Pilih tanggal awal layanan misal 01-01-2022; Pilih tanggal akhir layanan misal 31-12-2022; Pilih Filter, maka hasilnya akan tampil sebagai berikut : Gambar 111. RekapNilai Kepuasan Pelanggan lewat Sistem Manajemen Mutu UBAYA Dari hasil data tersebut dapat diperoleh data Pusat Arsip dan Museum sebagai Fungsi Kerja dibawah Direktorat Perpustakaan mendapat skor kepuasan pelanggan (Nilai PA) sebesar 5 dan Prosentase 91.85 % dengan nilai rata-rata yang sangat tinggi yaitu 4.59 dari 5.00. 97
BAB XI PROGRES PENGEMBANGAN PUSAT ARSIP DAN MUSEUM (PAM) 2019-2022 A. ARAHAN PROGRAM PENGEMBANGAN PUSAT ARSIP DAN MUSEUM UBAYA 2019-2023 Dengan masuknya Pusat Arsip dan Museum, perlu ide-ide dan upaya perancangan layanan baru dari perpustakaan terkait koleksi arsip dan museum yang disesuaikan dengan generasi pembelajar dan penikmat pustaka yang dilayani. B. CAPAIAN PENGELOLAAN ARSIP 2019-2022 Pusat Arsip dan Museum (PAM) telah melakukan: 1. Sinkronisasi data dengan menambahkan fitur penarikan data dokumen lulusan milik Direktorat Administrasi Akademik (Admik) pada Oktober 2019. Saat ini telah terdata kurang lebih 32.823 salinan dokumen ijasah beserta lampiran pendukungnya telah tersimpan di Pusat Arsip dan Museum Gambar 112. Fitur penarikan dokumen lulusan 98
Gambar 113. Daftar lulusan hasil penarikan dari SISKA Direktorat Admik Perbaikan Fitur Penarikan data lulusan satu per satu seperti diatas sangat tidak efektif dan efisien mengingat data mahasiswa yang lulus setiap periode lulusan (semester) berjumlah hampir 1000 data mahasiswa. Permohonan fitur baru yang diinginkan adalah fitur menarik data secara masal (gelondongan) yang sudah di kluster berdasarkan tahun lulus, periode lulusan (gasal atau genap) dan per program studi (prodi). Hal ini telah dibicarakan dengan pihak Direktorat Admik melalui Rapat Koordinasi pada tanggal 17 November 2022 lalu dan sudah mendapat ijin dari Bapak Daniel selaku Direktur Admik untuk menarik data secara masal. Pusat Arsip dan Museum telah menindaklanjuti dengan membuat usulan pengembangan kepada Direktorat SIM pada awal Desember 2022 Pada hari Jumat, 16 Desember 2022 telah dilakukan demo aplikasi penarikan data oleh Direktorat SIM kepada Pusat Arsip dan Museum, Direktorat Perpustakaan dan Direktorat SIM. Ada beberapa catatan yang perlu diperbaiki misalnya menghilangkan field prodi atau jurusan. Pada tanggal 19 Desember 2022 aplikasi telah siap digunakan oleh Direktorat Admik. Fitur distribusi dokumen lulusan ini 99
disematkan ke database SISKA, standar lampiran dokumen yang akan diunggah adalah PDF dengan format nama file menggunakan NRP. Mahasiswa. Untuk sekali pengiriman dibatasi 20MB atau kurang lebih 3 file (jika 1 file berukuran 6MB). File yang diunggah dikumpulkan dalan format ZIP. Distribusi itu akan otomatis terkirin ke Sistem Informasi Arsip dan Museum (SINTA) dan sekaligus tampil di Porta Ubaya yang digunakan untuk penelusuran arsip selama ini oleh Sivitas Akademika Universitas Surabaya. 2. Pengembangan layanan arsip melalui Portal Ubaya berkoordinasi dengan Direktorat SIM dan telah selesai pada Oktober 2021. Portal Ubaya dilengkapi fitur pencarian arsip online yang bisa diakses dari manapun selama 24 jam Gambar 114. Fitur pencarian arsip di Portal Ubaya 3. Pengembangan Protokol Arsip berkoordinasi dengan berbagai direktorat dan fakultas. Draf final telah diselesaikan oleh tim pada tanggal 17 Juni 2022 dan saat ini masih dalam proses pembakuan menjadi legalitas oleh Pimpinan Universitas. 100
Gambar 115. Draf Peraturan Rektor Ubaya tentang Arsip dan JRA 4. Pembuatan Jadwal Retensi Arsip (JRA) berkoordinasi dengan berbagai direktorat dan fakultas. Draf final telah diselesaikan oleh tim pada tanggal 17 Juni 2022 dan saat ini masih dalam proses pembakuan menjadi legalitas oleh Pimpinan Universitas. Gambar 116. Draf Jadwal Retensi Arsip (JRA) 5. Sosialisasi Protokol Arsip dan JRA kepada Manajer Adminsitrasi Fakultas dan Politeknik Ubaya, 25 Mei 2022, Sosialisasi dihadapan Pimpinan Universitas dan Fakultas , 21 Oktober 2022. 101
Gambar 117. Sosialisasi Protokol Arsip, JRA, Porta Ubaya dan Museum Virtual C. CAPAIAN PENGELOLAAN MUSEUM 2019-2022 1. Pengembangan database Sistem Informasi Arsip dan Museum Beberapa inovasi yang dilakukan antara lain sinkronisasi data aset museum ke website Pusat Arsip dan Museum dalam bentuk pembuatan catalog online dan pembuatan QR-Code untuk kebutuhan ekshibisi atau pameran statis. 102
Gambar 118. Fitur Pencarian koleksi museum Gambar 119. Daftar koleksi Museum Online 103
Gambar 120. Koleksi mesin elektronik Gambar 121. Contoh katalog museum hasil sinkronisasi dari database SINTA 104
Gambar 122. Fitur pembuatan QR-Code koleksi museum 2. Pengembangan museum virtual Pengembangan dilakukan dengan upgrade website Pusat Arsip dan Museum yang lama dengan tampilan yang lebih kekinian. Banyak penambahan fitur diantaranya catalog online, fitur pencarian koleksi museum dan Ubaya Museum Virtual Tour. Pengembangan museum virtual dengan konten museum virtual tour ini juga sudah disosialisasikan dalam acara Sosialisasi Kearsipan dan Museum Virtual untuk Manajer Administrasi Fakultas (MAF) dan Politeknik Ubaya pada tanggal 25 Mei 2022 di Perpustakaan Universitas Surabaya. Acara tersebut dihadiri oleh 9 orang Manajer Administrasi Fakultas dan Politeknik Ubaya. 105
Gambar 123 . Tampilan website Pusat Arsip dan Museum yang lebih kekinian Gambar 124. Fitur Museum Virtual Tour 106
3. Pembuatan fisik item-item koleksi mobile dan display di ruang perpustakaan. Barang koleksi akan diatur dan ditampilkan dalam bentuk yang mudah dipindahkan (portable) Gambar 125. Koleksi Ubaya Heritage yang dipamerkan secara statik di lt. 1 GedungPerpustakaan Ubaya Tenggilis 4. Pemanfaatan dan penataan ruang eks. SIM sebagai galeri dan studio untuk penyimpanan dan pembuatan konten museum virtual. Pada tanggal 27 September 2022, Pusat Arsip dan Museum telah memindahkan koleksi museum yang tersimpan di ruang Pusat Arsip dan Museum Ubaya Ngagel ke kampus Ubaya Tenggilis. 107
Gambar 126 . Pemindahan koleksi museum dari ruang Pusat Arsip dan Museum Ubaya Ngagel ke ruang Galeri Pusat Arsip dan Museum di kampus Ubaya Tenggilis, 27 September 2022 108
Gambar 127 . Penataan koleksi museum di ruang galeri Pusat Arsip dan Museum UbayaTenggilis, Oktober 2022 D. STATUS AKTIVITAS YANG BERJALAN 2022-2023 1. Pengembangan legalitas online yang diinisiasi oleh Sekretariat Rektorat Legalitas Online akan memfasilitasi pendistribusian arsip secara otomasi sehingga dapat langsung tampil di Portal Ubaya. Beberapa field data akan ditambahkan seperti kode arsip dan hak akses baru menyesuaikan Protokol Arsip dan JRA yang telah selesai disusun oleh tim pada tanggal 17 Juni 2022 dan saat ini menunggu untuk mendapatkan legalitas dari pimpinan universitas. Aplikasi ini akan dimulai pada bulan Januari 2023. 109
2. Pengembangan migrasi data dokumen lulusan dari SISKA Direktorat Admik ke database Sistem Informasi Arsip dan Museum. Hal ini dilakukan untuk menyesuaikan field data kode arsip dan hak akses baru menyesuaikan Protokol Arsip yang telah selesai disusun oleh tim pada tanggal 17 Juni 2022 dan saat ini menunggu untuk mendapatkan legalitas dari pimpinan universitas. Hal lain yang diperbaiki adalah penarikan data lulusan satu per satu seperti yang telah berjalan saat ini sangat tidak efektif dan efisien mengingat data mahasiswa yang lulus setiap periode lulusan (semester) berjumlah hampir 1000 data mahasiswa. Permohonan fitur baru yang diinginkan adalah fitur menarik data secara masal (gelondongan) yang sudah di kluster berdasarkan tahun lulus, periode lulusan (gasal atau genap) dan per program studi (prodi). Hal ini telah dibicarakan dengan pihak Direktorat Admik melalui Rapat Koordinasi pada tanggal 17 November 2022 lalu dan sudah mendapat ijin dari Bapak Daniel selaku Direktur Admik untuk menarik data secara masal. Pusat Arsip dan Museum telah menindaklanjuti dengan membuat usulan pengembangan kepada Direktorat SIM pada awal Desember 2022. Pada hari Jumat, 16 Desember 2022 telah dilakukan demo aplikasi penarikan data oleh Direktorat SIM kepada Pusat Arsip dan Museum, Direktorat Perpustakaan dan Direktorat SIM. Ada beberapa catatan yang perlu diperbaiki misalnya menghilangkan field prodi atau jurusan. Pada tanggal 19 Desember 2022 aplikasi telah siap digunakan oleh Direktorat Admik. Fitur distribusi dokumen lulusan ini disematkan ke database SISKA, standar lampiran dokumen yang akan diunggah adalah PDF dengan format nama file menggunakan NRP. Mahasiswa. Untuk sekali pengiriman dibatasi 20MB atau kurang lebih 3 file (jika 1 file berukuran 6MB). File yang diunggah dikumpulkan dalan format ZIP. Distribusi itu akan otomatis terkirin ke Sistem Informasi Arsip dan Museum (SINTA) dan sekaligus tampil di Porta Ubaya yang digunakan untuk penelusuran arsip selama ini oleh Sivitas Akademika Universitas Surabaya. 110
3. Melanjutkan penataan koleksi museum dengan membuatkan perangkat pendukung pameran seperti katalog pameran dan QR-Code. 111
112
113
Gambar. 128 ,129,130,131,132,133 dan 134 Penataan dan pemasangan katalogpameran 4. Pembuatan konten-konten koleksi museum virtual untuk dipromosikan di website dan jejaring media sosial milik Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya Universitas Gambar. 135 Website Pusat Arsip dan Museum Ubaya 114
Gambar 136. Promosi konten museum Ubaya di Instagram Pusat Arsip danMuseum Ubaya Gambar 137. Pembuatan catalog promosi untuk website dan media socialPusat Arsip dan Museum 115
5. Melanjutkan sosialisasi Protokol Arsip dan JRA kepada seluruh unit kerja baik Fakultas, Politeknik dan unit kerja penunjang akademik maupun administrasi di lingkungan Universitas Surabaya Gambar 138. Sosialisasi Protokol Arsip dan JRA yang akan dilanjutkan untuk semua sivitas akademika Universitas Surabaya 6. Pembuatan fitur distribusi arsip dari Sistem Informasi Surat ke Sistem Informasi Arsip dan Museum. Beberapa field data akan ditambahkan seperti kode arsip dan hak akses baru menyesuaikan Protokol Arsip dan JRA. Proses saat ini masih dalam bentuk kajian sistem dan akan dikoordinasikan dengan seluruh unit kerja pengguna Sistem Informasi Surat di lingkungan Universitas Surabaya. Pengembangan fitur ini masih berjalan dan menunggu kesepakatan dengan Manajer Administrasi Fakultas dan Poltek UBAYA yang rencananya akan melakukan rapat koordinasi pada Januari 2023 nanti. E. CAPAIAN DALAM ANGKA 1. Jenis dan Jumlah Arsip Teregister dalam Database Saat ini tersedia 73.344 regeister arsip tersedia (aktif) dalam database Pusat Arsip dan Museum dengan 66.148 arsip sudah ada dalam bentuk digitalnya (softfile) atau 90 % dalam prosentase. 116
Jenis Arsip Arsip Tersedia (Aktif) Arsip yang sudah digitasi Surat Perjanjian Kerja (SPK) 470 265 Publikasi Berkala 98 79 Akreditasi dan Ijin Operasional 357 345 Keuangan 249 318 Laporan 218 157 Berita Media Massa 2979 2497 Dokumen Lulusan 21037 20673 Regulasi Pemerintah 47 40 Software 48 4 Transkrip Nilai 6493 5602 Surat Tugas 3774 5283 Peraturan Yayasan 75 73 Peraturan Rektor 372 368 Surat Edaran 161 158 Ijazah 12836 10469 MOU (Naskah Kerjasama) 1066 1326 Keputusan Yayasan 5636 5210 Polis 136 79 Dokumen Tanah dan Bangunan 1242 852 Statuta 19 16 Berita Acara 24 16 Dokumen Kendaraan 38 30 KHS 894 1 Surat Pengantar 124 108 Kesepakatan Kerja 572 529 Peraturan Perundangundangan 24 16 Profile 125 97 Paten dan HKI 25 24 Personal 395 8 117
Pedoman Akademik 30 22 Akademik 308 130 Pidato / Sambutan 64 47 Keputusan Dekan 87 82 Program Kerja 23 31 Keputusan Senat 15 14 Arsip Inaktif 5 5 Keputusan Rektor 12279 10751 Pustaka 207 114 Piagam Penghargaan 34 30 Photo 483 150 Peta/Gambar/Denah 146 10 Akta 129 119 Total 73344 66148 Tabel 2. Jumlah arsip yang telah teregister ke dalam database Sistem Informasi Arsip danMuseum sampai tanggal 21 Desember 2022 118
2. Jenis dan Jumlah Koleksi Museum teregister dalam Database Tabel 3. Jumlah Koleksi Museum yang sudah teregister dalam database Sistem InformasiArsip dan Museum sampai tanggal 21 Desember 2022 119
3. Jumlah Pengunjung dan Jumlah Konten yang Diakses sampai tanggal21 Desember 2022 Gambar 139. Capaian indikator jumlah pengunjung website Pusat Arsip dan Museum, sumber data visitor log website PAM, sampai tanggal 21 Desember 2022 120
BAB XII PENUTUP Demikian gambaran Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya sebagai sebuah Unit Kerja di Lingkungan Universitas Surabaya yang memiliki tugas pokok mengelola berbagai dokumentasi kearsipan Universitas dan pengelolahan aset museum dengan tujuan agar pengembangan dan pelestarian cagar budaya serta nilai-nilai historis Universitas Surabaya tidak serta merta hilang, dapat menjadi bahan ajar dan menambah wawasan sejarah UBAYA bagi seluruh civitas akademika dan masyarakat luas. 121
REFERENSI : 1. Universitas Surabaya. 2002. Keputusan Rektor Universitas Surabaya Nomor 282 tahun 2002 tentang Pembentukan Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya, Surabaya, 2002; 2. Universitas Surabaya. 2002. Keputusan Rektor Universitas Surabaya Nomor 283 tahun 2002 tentang Protokol Akses pada Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya, Surabaya, 2002; 3. Universitas Surabaya. 2013. Keputusan Rektor Universitas Surabaya Nomor 291 Tahun 2013 tentang PengalihanKewenangan Pengelolaan Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya Dari Direktorat Perpustakaan Ke Sekretariat Rektorat Universitas Surabaya, 1 Agustus2013; 4. Universitas Surabaya. 2013. Peraturan Rektor Universitas Surabaya Nomor 255 Tahun 2013 tentang Penataan StrukturOrganisasi Menurut Unsur-Unsur: Pimpinan Universitas, Bidang-Bidang Manajemen Strategis, Pelaksana Akademik, Penunjang Pelaksana Akademik dan Pelaksana Administrasi Layanan - Teknis Di lingkungan Universitas Surabaya; 1 Juli 2013; 5. Universitas Surabaya. 2021. Keputusan Rektor Universitas Surabaya nomor 184 tahun 2021 tentang Penataan Struktur Organisasi Menurut Unsur-Unsur: Pimpinan Universitas, Bidang-Bidang Manajemen Strategis, Pelaksana Akademik, Penunjang Pelaksana Akademik dan Pelaksana Administrasi Layanan - Teknis Di lingkungan Universitas Surabaya, Surabaya, 2021. 6. Sekretariat Rektorat. 2015. Prosedur Mutu Nomor PM-SR-06 tahun 2015 tentang Prosedur Mutu Penyimpanan Arsip dan BendaMuseum; Surabaya, 2015. 7. Direktorat Perpustakaan. 2021. Prosedur Mutu Perpustakaan Nomor PM-PERPUS07 tahun 2021 tentang Prosedur Mutu Pengelolaan Arsip dan Aset Museum; Surabaya, 2021 8. Pusat Arsip dan Museum Ubaya. 2010. Summary Report 2009-2010, Surabaya : PAM, 2010; 9. Pusat Arsip dan Museum Ubaya. 2011. Summary Report 2010-2011, Surabaya : PAM, 2011; 10. Pusat Arsip dan Museum Ubaya. 2012. Summary Report 2011-2012, Surabaya : PAM, 2012; 11. Pusat Arsip dan Museum Ubaya. 2013. Summary Report 2012-2013, Surabaya : PAM, 2013; 122
12. Pusat Arsip dan Museum Ubaya. 2015. Profil PAM April 2015, Surabaya : PAM, 2015; 13. Universitas Surabaya. 2013. Surat Edaran Wakil Rektor II Universitas Surabaya Nomor 2454/UM/SR/VIII/2013 tentang Kebijakan Layanan pada Pusat Arsip dan MuseumUBAYA, Surabaya, 2013; 14. Universitas Surabaya. 2004. Surat Edaran Wakil Rektor I Universitas Surabaya Nomor : 1885.A/UM/III/2004 tentang Info Manajemen UniversitasSurabaya, Surabaya, 2004. 123