Gambar 37. Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya melakukan Kegiatan Retensi Arsip Media Massa (Koran) pada Hari Sabtu, 2 Maret 2012 dengan menyumbangkan kepada LPPM Ubaya untuk dipergunakan sebagai Media Pengabdian Masyarakat. Kegiatan ini dibantu oleh rekan-rekan dari LPPM, Perpustakaan Ubayadan Tim Futsal Ubaya Pemusnahan Arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna secara total dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi atau bentuknya. Sebelum melakukan pemusnahan Pusat Arsip dan Museum membuatkan terlebih dahulu b ukti t ransaksi p emusnahan dan b erita a caranya. Setelah Berita Acaradan daftar arsip yang dimusnahkan di validasi oleh pelaksana pemusnahan, saksi dan Pimpinan Universitas, arsip kemudian dimusnahkan dengan cara dicacah atau dibakar sehingga tidak dapat dikenali lagi baik isi ataupun bentuknya. Kegiatan ini masih berlangsung sampai saat ini Gambar 38. Pemusnahan arsip 47
BAB VI LAYANAN AKSES PENGGUNA A. LAYANAN PEMINJAMAN Sistem layanan peminjaman arsip dan aset museum di Pusat Arsip dan Museum menggunakan sistem tertutup. Setiap layanan peminjaman harus melalui Petugas Layanan dengan terlebih dahulu mengajukan surat permohonan peminjaman arsip dan akses terhadap arsip dibatasi untuk yang hanya berhak menggunakannya. Setiap pengguna arsip/aset museum akan diberikan bukti transaksi peminjaman yang datanya otomatis tersimpan dalam database SIM Arsip dan Museum. Untuk Layanan perpanjangan terhadap arsip atau aset museum yang dipinjam dapat diberikan dengan terlebih dahulu mengkonfirmasi ulang kepada Petugas Layanan Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya. Ketentuan secara umum berdasar Surat Edaran Wakil Rektor II Universitas Surabaya Nomor 2454/UM/SR/VIII/2013 tentang Layanan Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya tertanggal 26 Agustus 2013. Gambar 39. Field yang harus diisi untuk membuat bukti transaksi peminjaman arsip 48
B. LAYANAN PEMBERIAN SALINAN Pusat Arsip dan Museum UBAYA memberikan layanan salinan arsip. Arsip yang diberikan dapat berupa hardcopy dan softcopy. Prosedur pemberian tetap berdasar Ketentuan Surat Edaran Wakil Rektor II Universitas Surabaya Nomor 2454/UM/SR/VIII/2013 tentang Layanan Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya tertanggal 26 Agustus 2013. Pengguna harus mengirim surat permohonan kepada Manajer Sekretariat Rektorat dan ditembuskan kepada PAM. Petugas PAM kemudian melakukan penelusuran arsip yang dimaksud pada database. Jika ada dalam bentuk softcopy maka petugas akan mengirimkannya dalam bentuk email. Begitu juga jikapeminjaman dilakukan secara langsung melalui meja layanan petugas, Petugas Layanan pengguna PAM akan melakukan penelusuran arsip yang dimaksud melalui database jikasoftcopy ada maka langsung dicetak. Jika tidak ada maka Petugas akan melakukan penelusuran secara fisik ke lokasi simpan arsip untuk kemudian arsip digandakan melalui mesin photo copy. Semua aktivitas layanan pemberian salinan arsip dibuatkan bukti transaksi penggandaan melalui database SIM Arsip-Museum. Gambar 40. Field yang harus diisi untuk membuat bukti transaksi penggandaan arsip 49
C. LAYANAN PENGEMBALIAN Pusat Arsip dan Museum UBAYA memberikan layanan menerima pengembalian arsip yang telah dipinjam. Arsip yang dikembalikan akan dibuatkan transaksi pengembalian melalui database SIM Arsip-Museum untuk merubah data status arsipterpinjam yang telah tercantum sebelumnya menjadi arsip sudah kembali. Petugas Layanan pengguna PAM kemudian akan memvalidasi dengan tanda tangan Petugas penerima dan tanda tangan peminjam atau yang menyerahkan arsip sebagai bukti arsip telah kembali. Gambar 41. Field yang harus diisi untuk membuat bukti transaksi pengembalian arsip D. LAYANAN PENAGIHAN Pusat Arsip dan Museum UBAYA akan memberikan surat penagihan terhadap arsip terpinjam yang belum kembali. Surat Tagihan dibuat dengan prosedur sebagai berikut : 1. Meminta nomor surat keluar ke Sekretariat Rektorat; 2. Membuka SIM Arsip-Museum; 3. Membuka fasilitas fitu pembuatan surat tagihan; 4. Mengisi field yang disediakan sebagaimana gambar dibawah ini : 50
Gambar 42. Field surat tagihan melalui SIM Arsip-Museum 5. Menyimpan data; 6. Mencetak surat tagihan; 7. Meminta validasi atau tanda tangan Direktur Perpustakaan dan Manajer PAM ; 8. Mengirimkan surat tagihan melalui petugas ekspedisi universitas. E. MENYEDIAKAN PORTAL PENCARIAN ARSIP Untuk meningkatan fungsionalitas layanan arsip digital UBAYA, Pusat Arsip dan Museum menyediakan portal perncarian arsip yang dapat diakses oleh dosen dan karyawan melalui https://portal.ubaya.ac.id/. Salah satu fitur utamanya adalah untuk pencarian dan download dokumen arsip yang dibutuhkan. Jenis arsip yang dapat diakses antara lain kebijakan, surat keputusan, statuta, surat tugas, dan sejenisnya. Hingga saat ini jumlah arsip digital yang dapat diakses sebanyak 66.148 arsip digital atau 90% dari total dokumen arsip. Jenis arsip yang dapat diakses ditentukan berdasarkan role atau hak akses yang telah ditetapkan oleh UBAYA. 51
Gambar 43. Tampilan depan Portal Ubaya dan untuk login menggunakan email karyawan Gambar 44 . Memilih role sesuai hak akses yang sudah ditentukan 52
Gambar 45 . Memilih menu Arsip-Museum Gambar 46. Memilih menu Cari Arsip 53
Gambar 47 . Tampilan fitur pencarian arsip Fitur pencarian arsip yang disematkan pada Portal Ubaya dikembangkan tahun 2021 atas kerjasama Pusat Arsip dan Museum, Direktorat Perpustakaan dan Direktorat SIM Ubaya. Saat ini terus dikembangkan sebagaimana diuraikan pada bab XI. F. MENGIRIMKAN QUESIONER KEPUASAN PELANGGAN Setiap menyelesaikan aktivitas layanan kepada pengguna arsip maka petugas layanan PAM akan memberikan quesioner kepuasan pelanggan. Tujuan pemberian quesioner kepuasan pelanggan antara lain : 1. Mengetahui umpan balik apakah layanan yang diberikan PAM sudah memenuhi standar layanan yang baik; 2. Indikator keberhasilan sasaran mutu PAM seperti yang tercantum dalan Rencana Mutu RM-PERPUS-07; 3. Indikator ketercapaian target kepuasan pelanggan unit kerja sebagai penunjang penilaian kinerja (performance appraisal) staf Pusat Arsip dan Museum UBAYA; 54
Pengiriman quisioner dilakukan secara online melalui situs https://layanan.ubaya.ac.id/, .Prosedur yang harus dilakukan petugas layanan PAM : 1. Login dengan alamat email petugas PAM; 2. Memilih Unit Kerja; 3. Memilih User yang dilayani antara lain mahasiswa, karyawan atau umum; 4. Untuk karyawan tinggal memasukkan NPK , Mahasiswa dengan NIM dan untuk umum memasukkan alamat email; 5. Memilih aktivitas layanan misalnya penyimpanan arsip dan benda museum; 6. Memberi keterangan singkat perihal apa yang dilayankan; 7. Simpan. Gambar 48 . login untuk mengirimkan quesioner kepuasan pelanggan 55
Gambar 49 . Field yang harus diisi untuk menyebarkan quesioner kepuasan pelanggan di lingkungan UBAYA 56
BAB VII SOSIALISASI, PROMOSI, PUBLIKASI DAN PAMERAN Untuk mendukung terselenggaranya berbagai event dengan dukungan kearsipan dan museum yang mampu memperkenalkan dan mensosialisasikan budaya serta nilai- nilai historisUbaya kepada warga Ubaya internal maupun masyarakat luas, Pusat Arsip dan Museum membutuhkan media publikasi. Media tersebut dapat berupa pameran, media massa dan internet. 1. SOSIALISASI a. Kegiatan Presentasi pembangunan cagar budaya dan sosialisasi nilai-nilai historis Ubaya, sejarah PAM, Tugas Pokok dan Fungsi PAM, Manajemen Pengelolaan Arsip serta observasi lapangan ke layanan pengelolaan arsip, ruang koleksi arsip dan layanan pengguna arsip kepada 10 Mahasiswa Diploma III PSTP UNAIR dalam Rangka Observasi Lapangan Mata Kuliah Teknik Kearsipan pada Tanggal 25 Oktober 2012; Gambar 50. Presentasi kepada 10 Mahasiswa Diploma III PSTP UNAIR dalam Rangka ObservasiLapangan Mata Kuliah Teknik Kearsipan pada Tanggal 25 Oktober 2012. 57
b. Kegiatan Presentasi dan menjawab Quisioner kepada 2 orang Mahasiswa Prodi S1 Ilmu Informasi dan Perpustakaan FISIP UNAIR pada tanggal 6 Mei 2013 dalam Rangka Penelitian Analisis Pengelolaan Dokumen Perguruan Tinggi di Surabaya. Presentasi meliputi topik SDM pengelola arsip di PAM Ubaya, regulasi Tata Kearsipan, regulasi JRA, Tata Pengelolaan Arsip yang baik dan kelengkapan sarana dan Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya; c. Menerima kunjungan mahasiswa Fakultas Vokasi UNAIR prodi Teknisi Perpustakaan dalam rangka observasi lapangan mata kuliah kearsipan pada tanggal 6 Nopember 2014; Gambar 51,52,53. Kunjungan Mahasiswa PSTP UNAIR pada 4 Nopember 2014 58
d. Sosialisasi fungsi layanan arsip dan aset museum dalam rangka orientasi kelembagaan untuk dosen dan karyawan tetap baru Universitas Surabaya pada bulan Januari 2015; e. Sosialisasi dalam rangka membangun sadar arsip dan cinta cagar budaya Universitas kepada Mahasiswa Prodi Sekretari Politeknik UBAYA pada tanggal 23 Maret 2015 dan 30 Maret 2015; 59
Gambar. 54,55,56,57,. Sosialisasi Sadar Arsip bagi Mahasiswa Prodi Sekretari PoltekUBAYA 60
f. Program Magang untuk Mahasiswa Prodi Teknisi Perpustakaan UNAIR Gambar. 58. Peserta Magang Ketika Praktek Pengolahan Arsip Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya Menerima 2 Mahasiswa Program Studi Teknisi Perpustakaan (PSTP) Fakultas Vokasi Universitas Surabaya dalam program Magang Kerja selama 1 (satu) Bulan dimulai pada tanggal 3-31 Agustus 2015 bertempat di Pusat Arsip dan Museum UBAYA, Jl. Ngagel Jaya Selatan 169 Surabaya. Gambar. 59. Peserta Magang Ketika Praktek Akuisisi Arsip Magang Kerja dimaksudkan untuk memberi wawasan kerja, mempelajari sistem dan melatih keterampilan secara teknis kepada peserta magang sehingga mendapatkan pengalaman dan pengetahunan yang akan digunakan selepas lulus kuliah nantinya. 61
Peserta mendapat materi antara lain orientasi pengenalan institusi baik sejarah, visi, misi, tugas pokok dan struktur organisasi, pengenalan sistem layanan, observasi lapangan, praktek kerja dan penulisan laporan. Gambar. 60. Peserta Magang Ketika Praktek Shelving Arsip 2. KUNJUNGAN EKSTERNAL a. Pusat Arsip pernah menerima kunjungan studi banding dari Arsip UGM pada tanggal12 Mei 2015; Gambar 61. Kunjungan Studi Banding dari Arsip UGM Yogyakarta 62
Kunjungan rekan-rekan Arsiparis ITB dan UNPAD Bandung pada tanggal 21 Oktober2015; Gambar. 62. Kunjungan Rekan Arsiparis ITB dan UNPAD Bandung 3. WEBSITE PUSAT ARSIP DAN MUSEUM Pada tanggal 12 September 2012, Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya telah dilengkapi Fasilitas Website yang dibuat bekerja sama dengan Direktorat Sistem Informasi Manajemen (SIM) dan Perpustakaan Universitas Surabaya. Proyek tersebut merupakan program yang tertunda ketika PAM masih dibawah Manajemen Sekretariat Rektorat. Anggaran pembuatannya menggunakan SPP Manajemen SR 2011-2012 perihal Pembuatan Website PAM. Pembuatan website tersebut dilakukan sejak 8 Agustus 2012 dan selesai 12 September 2012. Dengan selesainya website PAM tersebut diharapkan publikasi informasi-infromasi yang berkaitan dengan nilai historis Universitas Surabaya kepada sivitas akademika Ubaya dan masyarakat umum bisa menjadi lebih efektif dan efisien. 63
Gambar 63. Tampilan Website Pusat Arsip dan Museum Awal Agustus 2015, tampilan website sedikit mengalami perubahan. Beberapa menu tampilan ditambahkan, antara lain: a) Exibitions; b) Virtual Museum; c) PencarianArsip; d) Link; e) Data. 64
Gambar 64. Penambahan Menu Exibitions dan Virtual Museum pada Tampilan WebsitePusat Arsip dan Museum Gambar 65. Penambahan Menu Link pada Tampilan website Pusat Arsip dan Museum 65
Gambar 66. Penambahan Menu Pencarian Arsip pada Tampilan Website Pusat Arsip dan Museum Gambar 67. Penambahan Menu Data pada Tampilan Website Pusat Arsip dan Museum 66
Pengembangan tampilan tersebut dibantu atas kerjasama dengan peserta magang Mahasiswa PSTP UNAIR. Namun seiring perkembangan teknologi informasi dan komunikasi dan diberikannya kesempatan oleh pimpinan Universitas untuk mengembangkan website PAM melalui dana inovasi yang dimenangkan oleh Pusat Arsip dan Museum pada tahun 2021 maka tampilan website dan pendukungnya diganti agar support untuk dakses melalui gadget seperti trend masa kini. Hal lebih detail dibahas pada BAB XI buku ini. 4. JEJARING SOSIAL PUSAT ARSIP DAN MUSEUM Untuk mendukung terselenggaranya berbagai event dengan dukungan Kearsipan dan Museum yang mampu memperkenalkan dan mensosialisasikan budaya serta nilainilai historis Ubaya kepada warga Ubaya internal maupun masyarakat luas, Pusat Arsip dan Museum telah melakukan publikasi melalui jejaring sosial diantaranya melalui facebook dan twitter. Akun faceebook sendiri telah dimiliki PAM sejak 27 September 2010. Gambar. 68. Tampilan informasi PAM dalam Facebook Sedangkan akun twitter dimiliki oleh PAM sejak 29 Agustus 2012 untuk mendukung up date berita pada website PAM. 67
Gambar 69. Tampilan Twitter PAM 5. PAMERAN ASET MUSEUM DENGAN TEMA “ UBAYA HERITAGE ” Untuk mendukung terselenggarnya berbagai event dengan dukungan kearsipan dan museum yang mampu memperkenalkan dan mensosialisasikan budaya serta nilai-nilai historis Ubaya kepada warga Ubaya internal maupun masyarakat luas Pusat Arsip dan Museum telah menyelenggarakan pameran aset museum dengan tama “ UBAYA HERITAGE “ pada tanggal 20 Agustus – 20 September 2013 bertempat di Gedung Perpustakaan Universitas Surabaya lantai II. Tujuan pameran tersebut juga dalam rangka menyambut kedatangan mahasiswa baru (MAHARU) Universitas Surabaya tahun akademik 2013-2014 yang mengikuti masa orientasi pengenalan kampus dan program studi(MOB). 68
Gambar 70. Pameran Aset Museum dengan tema “ UBAYA HERITAGE “ pada tanggal 20 Agustus – 20 September2013 bertempat di Gedung Perpustakaan Universitas Surabaya lantai II 69
BAB VIII SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) ARSIP – MUSEUM (SINTA) Ketika Pusat Arsip dan Museum Berdiri pada tahun 2002 sistem kearsipan yang terstruktur, sistematis dan tertib khususnya untuk arsip statis dan arsip vital mulai direncanakan dan diaplikasikan meskipun masih dalam bentuk yang sederhana. Pada waktu itu pengelolaan masih fokus pada pengolahan manual. Sedangkan penggunaan database untuk pencarian arsip masih terkendala perangkat lunak sehingga arsip hanya disimpan dalam folder atau file-file yang tersebar dalam perangkat hardisk komputer saja. Pada tahun 2008 ketika Pusat Arsip dan Museum Ubaya berada di bawah Biro Adum (sekarang bernama LAUM), telah dibuat sebuah direktori arsip berbasis web yang berfungsi sebagai database kearsipan yang terpusat sehingga diharapkan dapat mempermudah temu kembali informasi arsip yangdibutuhkan oleh user arsip. Dengan bekerjasama Unit Manajemen SIM-Ubaya pada tahun 2008 sebuah Direktori Arsip dan Museum telah dioperasikan meskipun dengan fasilitas yang sangat sederhana dengan domain http://pusatarsip.ubaya.ac.id. Gambar 71. Contoh Tampilan Direktori Arsip Berbasis web milik PAM Tahun 2008 70
Pada tahun 2009 Universitas Surabaya mendapatkan bantuan dana hibah PHKI untuk pengembangan Sistem Informasi Manajemen terintegrasi termasuk didalamnya pengembangan Sistem Informasi Arsip dan Museum. Program tersebut dapat diselesaikan pada bulan Desember tahun 2010 dan mulai diaplikasikan pada Januari 2011 meskipun masih dalam tahap migrasi data dan uji coba. Saat ini SIM Arsip dan Museum menjadi sistem utama dalam pengolahan data arsip dan layanan kepada pengguna arsip. 1. DATABASE SIM ARSIP DAN MUSEUM Gambar. 72. Contoh tamplan SIM Arsip dan Museum Ubaya 71
Gambar 73. Contoh Tampilan Menu SIM Arsip dan Museum Ubaya Gambar 74. Contoh Tampilan Daftar Arsip pada SIM Arsip dan Museum Ubaya 72
Gambar 75. Contoh Tampilan Daftar Barang Museum pada SIM Arsip dan Museum Ubaya 2. FITUR DAN FASILITAS DATABASE S I S T E M I N F O R M A S I ARSIP DAN MUSEUM Fitur lain dari sistem ini adalah penggunaan fasilitas sebagai berikut : a. Pencarian data berdasar metode pengurutan/sorting; b. Pencarian data berdasar metode filter; c. Kelengkapan field database sehingga tidak hanya dapat menyimpan arsip berupa dokumen tetapi juga deskripsi data pustaka, multimedia dan aset museum; d. Penyimpanan lampiran arsip dengan berbagai format seperti doc., pdf, jpg, jpeg, excel dan ppt; e. Kapasitas penyimpanan lampiran arsip sampai 5MB f. Penomoran register arsip sehingga memudahkan dalam penelusuran informasi arsip dan penggunaan dalam transasksi layananarsip; g. Dukungan fasilitas transaksi penyerahan, peminjaman, pengembalian, penggandaan, retensi dan pemusnahan; h. Tampilan langsung lampiran dan katalog aset museum; 73
i. Fasilitas cetak nomor register arsip dengan model barcode yang nantinya bisa dibacadengan scanner barcode; j. Fasilitas data penelusuran unit kerja yang memanfaatkan salinanarsip; k. Pembuatan surat penagihan peminjaman arsip dan fungsi cetaknya langsung dari database; l. Adminsitrator database PAM dapat melakukan setting dan pemberian login dan hak akses bagi pengguna arsip langsung daridatabase; m. Alat pencari arsip ( searching tools ) yang terintegrasi ke seluruh Unit Kerja di Lingkungan UniversitasSurabaya; n. Sistem ini juga terintegrasi dengan database pengelolahan aset yang dilakukan oleh Direktorat Manajemen Aset dan Pengadaan(MAP) Gambar 76. Mesin Pencari Arsip Lokal ( Archives Local Search Engine ) 74
3. LEVEL SECURITY ACCESS Bahwa ada kebijakan Direktorat SIM Universitas Surabaya untuk semua fasilitas Database di Lingkungan Universitas Surabaya menggunakan Level Security Access, termasuk didalamnya PusatArsip dan Museum. Ada 5 (lima) Level Security Access pada SIM Arsip dan Museum untuk memberikan layanan kepada pengguna, yaitu : - Level 1 : Yayasan, Rektor, Wakil Rektor, StafAhli Rektor - Level 2 : Dekan, Wakil Dekan, Direktur - Level 3 : Kajur, Ka. Pusat, Kalab, Ka. Dept - Level 4 : Manajer - Level 5 : D o s e n , P e n e l i t i , TPA, Administrasi Hal tersebut diatas mengacu pada surat edaran Universitas Surabaya No. 1885.A/UM/III/2010 namun ada sedikit perbaikan pada tahun 2022. Gambar 77. Level Security Access 75
BAB IX SARANA DAN PERLENGKAPAN A. SARANA DAN PERLENGKAPAN KERJA Saat ini sarana pendukung kerja yang dimiliki Pusat Arsip dan Museum terdiri dari : - 8 unit CPU beserta kelengkapannya termasuk monitor, keyboard dan mouse ; - 2 unit printer beserta kelengkapannya ; - 5 unit scanner beserta kelengkapannya ; - 1 unit mesin laminasi beserta kelengkapannya - 1 unit mesin binder beserta kelengkapannya ; - 1 unit mesin photocopy; - 1 unit handtools; - 1 unit mesin paperschreder; - 1 unit pemotong kertas; - 1 unit mesin fax; - 1 unit pesawat telpon; - 1 unit server (ditempatkan di Direktorat SIM Ubaya); - Pelindung kertas atau sheet protector; - ATK; - 1 unit tangga kecil; - 1 unit tangga panjang; B. SARANA PENYIMPANAN ARSIP Saat ini sarana penyimpanan koleksi yang dimiliki Pusat Arsip dan Museum terdiri dari : - 5 mobile file untuk kebutuhan arsip inaktif dan statis; - 4 unit brankas besi tahan api untuk kebutuhan penyimpanan arsip vital; - 3 unit filling cabinet untuk penyimpanan arsip statis; - 1 rak pustaka untuk penyimpanan penerbitan internal Ubaya dalam bentukbuku; - 1 rak multimedia untuk penyimpanan arsip dalam bentuk CD, Kaset, dll; - 3 rak penyimpanan peta/denah gambar; - 8 rak pameran aset museum; - 1 almari besi; 76
- 1 almari kayu dengan tutup kaca; - 1 almari ATK; - 1 almari besi dengan tutup kaca; - 1 unit storage (ditempatkan di Direktorat SIM Ubaya) C. SARANA RUANG Saat ini sarana pendukung ruangan yang dimiliki Pusat Arsip dan Museum terdiri dari : - 4 unit hygrometer; - 2 unit smooke detector; - 5 unit AC; - 1 unit exhausfan; - 1 unitAPAR; - 1 unit kursi tunggu; - 1 unit meja layanan / counter; - 2 unit meja diskusi + 8 kursi; - 4 unit meja kerja; - 5 unit kursi kerja. D. RENOVASI DAN PEMELIHARAAN Fasilitas sarana dan prasarana yang baru saja ditambahkan atau diadakan pada tahun 2013-2021 1. Pembuatan Pintu Masuk Utama Yang Baru (2013) Pintu Masuk ini untuk menggantikan pintu masuk lama yang akhirnya difungsikansebagai pintu keluar masuk ruang gudang transit arsipPAM. Gambar 78. Proses Renovasi Pembuatan Pintu Masuk yang baru 77
-- Gambar 79. Pintu Masuk Utama PAM yang baru (tampak depan) 3. Renovasi Gudang PAM (2013) Pusat Arsip dan Museum juga telah merealisasikan Renovasi Gudang Transit Arsip. Pembuatan Gudang yang selama ini tidak dimiliki PAM untuk mengurangi penumpukan arsip retensi yang selama ini masih tersimpan di ruang koleksi dan ruang kerja staf. 4. Termitte Control ( Pengendalian Rayap) (2013) Pusat Arsip dan Museum pernah melakukan termitte control atau pengendalian rayap. Termitte Control dimaksudkan sebagai upaya preventif atau pencegahan terhadap kerusakan arsip yang diakibatkan oleh faktor biologi seperti rayap atau serangga. Termitte control pada Gedung Pusat Arsip dan Museum sendiri telah dilaksanakan pada tanggal 2 Maret 2013 oleh vendor yang ditunjuk Biro Administrasi Umum (sekarang bernama LAUM). Diharapkan kegiatan pengendalian rayap ini akan dilakukan rutin minimal 3 tahun sekali. 78
Gambar 80. Contoh Rayap yang ditemukan di Ruang PAM Gambar 81. Termitte Control di PAM 79
5. Merenovasi Atap Teras Gedung PAM (2013) Pusat Arsip dan Museum juga telah merealisasikan Renovasi Atap Teras Gedung PAM. Perbaikan ini meliputi penambalan atap yang bocor dan pengecatan ulang plafon atap pada teras depan dan samping gedung PAM dan telah dilakukan pada awal bulan April 2013 lalu Gambar 82. Renovasi atap teras Gedung PAM 6. Melengkapi Meja Layanan PAM (2013) Pusat Arsip dan Museum juga telah dilengkapi dengan meja layanan / meja counter yang selama ini tidak dimiliki PAM. Pembelian meja ini dalam rangka untuk memberikan pelayanan prima (gives excellence services) kepada pengguna arsip dan museum. Gambar 83. Meja Counter PAM (tampak depan) 80
Gambar 84. Meja Counter PAM (tampak belakang) 7. Pembelian Rak Pustaka, Rak Display Museum dan Kursi Kerja (2013) Pada Tahun 2013 Pusat Arsip dan Museum juga telah merealisasikan pembelian rak pustaka, rak display museum dan kursi kerja staf. Rak tersebut digunakan untuk menyimpan koleksi pustaka milik PAM, rak display museum sebagai sarana pendukung kegiatan pameran sedangkan kursi kerja staf baru untuk menggantikan kursi kerja staf yang sudah rusak. Gambar 85. Rak Pustaka PAM 81
Gambar 86. Rak Display Museum Gambar 87. unit Kursi Kerja yang baru milik PAM 82
8. Pembelian Mesin Laminasi yang Baru (2016) Pusat Arsip dan Museum juga telah merealisasikan pembelian mesin laminasi yang baru sebagai sarana pendukung kegiatan preservasi atau perawatan arsip yang rusak. Mesin ini juga berfungsi menggantikan mesin lama yang sudah rusak. Gambar 88. Mesin Laminasi yang Baru merk Dynamic 450 milik PAM 9. Pengadaan Komputer besertakelengkapannya (2013) Pusat Arsip dan Museum juga telah merealisasikan pembelian beberapa unit Komputer lengkap ( PC, Monitor, keyboard, Mouse dan UPS ).Saat ini sudah terpasang 7 unit komputer yang dioperasikan oleh Pusat Arsip dan Museum untuk mendukung aktivitas kerja yang terhubung dengan LAN di Ubaya. Komputer ini mendukung fungsi administrasi, pengolahan data arsip dan layanan penelusuran kepada pengguna arsip dan museum. 83
Gambar 89. Komputer PAM pengadaan SPP 2012-2013 10.Pembelian Hygrometer (2013) Pusat Arsip dan Museum juga telah dilengkapi dengan 4 unit Hygrometer. Alat digunakan sebagai upaya preventif dalam pelestarian arsip dan berfungsi sebagai pengatur kelembaban dan suhu ruangan koleksi sehingga dengan pengaturan tersebut umur koleksi dapat lebih panjang atauawet. Gambar 90. Hygrometer 84
11.Pembelian Smoke Detector Pusat Arsip dan Museum telah merealisasikan pembelian 2 unit Smoke Detector pada tahun 2013. Alat digunakan sebagai upaya preventif dalam pelestarian dan keamanan terhadap penyimpanan arsip khususnya deteksi dini terhadap musibah kebakaran. Sehingga diharapkan PAM bisa mengambil langkahlangkah penyelamatan jika terjadi kebakaran. Gambar 91. Illustrasi Smoke Detector 12.Pengadaan alat Penunjang Preservasi (Hand Tool Kit) Pusat Arsip dan Museum juga dilengkapi 1 set Hand Tool Kit yang dibeli pada tahun 2013. Alat digunakan untuk mendukung kegiatan preservasi atau pelestarian arsip dan aset museum. Gambar 92. Illustrasi Hand Tool Kit 85
13. Pemasangan Alat Pemadam Api Ringan (APAR) Pusat Arsip dan Museum memasang APAR dengan standart jenis Dry Chemical Powder. APAR tersebut serbaguna, aman, dapat menahan radiasi panas (tidak menghantarkan listrik, tidak beracun, tidak berbahaya bagi manusia) dan luas pemakaiannya karena dapat mematikan api kelas A, B dan C. Fungsi APAR tersebut selalu dikontrol oleh Direktorat ADUM dengan masa pakai 5 (lima)tahun. Fungsi Alat tersebut digunakan untuk : Mencegah Kebakaran; Memadamkan Kebakaran kecil; Sebagai alat menyelamatkan diri pada saat kebakaran. Gambar 93. APAR 86
14.Fumigasi Gudang Arsip Pusat Arsip dan Museum pernah melakukan fumigasi untuk pengendalian rayap. Fumigasi dimaksudkan sebagai upaya preventif atau pencegahan terhadap kerusakan arsip yang diakibatkan oleh faktor biologi seperti rayap atau serangga. Fumigasi pada Gudang Pusat Arsip dan Museum sendiri telah dilaksanakan pada tanggal 20 Juli 2022 oleh vendor yang ditunjuk Direktorat Layanan Umum ( LAUM). Diharapkan kegiatan pengendalian rayap ini akan dilakukan rutin minimal 1 tahun sekali. Gambar 94. Fumigasi Gudang PAM, 20 Juli 2022 15.Mesin Scanner Pusat Arsip pernah beberapa kali merealisasikan pengadaan mesin scanner yaitu tahun 2010, 2015, 2018 dan terakhir 2021. Scanner tersebut digunakan untuk mempercepat proses alih media atau digitasi arsip dalam bentuk fisik menjadi arsip dalam bentuk digital yang masih berlangsung sampai saat ini. 87
Gambar 95. Scanner Merk EPSON type Work Force GT-1500 milik PAM F. PENATAAN LAY OUT RUANG Pusat Arsip dan Museum telah melakukan penataan ulang (lay out) tata ruang dan fasilitas yang ada berkenaan dengan pembuatan pintu masuk utama ruang arsip danmuseum yang baru serta pembuatan gudang. Penataan tersebut meliputi : Ruang LayananKearsipan; Gambar 96. Ruang Layanan Kearsipan-Museum 88
Ruang Kerja Staf; Gambar 97. Ruang Kerja Staf Ruang Koleksi dan Penataan Arsip Gambar 98. Ruang Koleksi Arsip 89
Gambar 99. Meja Penataan Arsip Ruang Preservasi Arsip; Gambar 100. Ruang Preservasi Arsip 90
Tempat verifikasidanidentifikasi arsip Gambar 101. Meja untuk Verifikasi dan Identifikasi Arsip Ruang Tunggu dan Meja Diskusi Gambar 102. Kursi Tunggu Pengguna PAM 91
Gambar 103. Meja Diskusi PAM Galeri Mini Aset Museum Gambar 104. Galeri PAM 92
BAB X PENGUKURAN KINERJA A. RENCANA MUTU Pusat Arsip dan Museum memiliki Rencana Mutu sebagai sasaran pokok program (SPP) untuk pengembangan koleksi dan meningkatkan kualitas layanan. Rencana mutu PAM dapat di uraikan sebagai berikut : 1. Akuisisi dan entri data dokumen yang diterima PusatArsip dan Museum 2. Layanan penelusuran informasi arsip Gambar 105, 106. Rencana Mutu PAM Prosedur Mutu Nomor Prosedur : PM-PERPUS-07 Nama Dokumen : Pengelolaan Arsip dan Aset Museum Rencana Mutu Nomor Rencana Mutu : RM-PERPUS-07 Sasaran Mutu : Layanan penelusuran informasi Arsip Kriteria Keberhasilan 80 % waktu untuk memberikan respon tidak lebih dari 1 hari kerja Baseline 80 Target 80 Metode Pengukuran Menghitung waktu memberikan respon berdasarkan rekapitulasi permintaan layanan penelusuran informasi arsip Periode Laporan 1 x sebulan 93
B. PENGUKURAN Perhitungan Capaian Sasaran Mutu Pusat Arsip dan Museum dihitung berdasarkan akumulasi laporan data per bulan yang tersimpan dalam database SIM PAM Perhitungan capaian Sasaran Mutu PAM dapat di uraikan sebagai berikut : 1. Pencapaian target Akuisisi dan entri data dokumen yang diterima Pusat Arsip dan Museum arsip yang teregister dalam database PAM melalui transaksi penyerahan perbulan. Kriteria keberhasilan yaitu 95% dokumen yang diterima telah diproses ke dalam database Pusat Arsip dan Museum. Metode pengukurannya dengan menghitung akumulasi register dokumen yang diunggah ke dalam database Pusat Arsip dan Museum dengan rincian sebagai berikut : Buka Fitur Laporan lalu pilih menu sasaran mutu akuisisi dan entri data Pilih bulan dan tahun Pilih “tampilkan” Akan muncul tampilan data sebagai berikut : Gambar 107. Fitur Laporan pada database SIM Arsip-Museum 94
Gambar 108. Memilih variabel bulanan, kemudian bulan dan tahun Gambar 109. Jumlah Transaksi PenyerahanArsip yang sudah teregister dalam database Januari 2023 95
Dari data diatas jumlah capaiannya adalah 250 arsip yang sudah teregister ke dalam database pada bulan Januari 2023. 2. Layanan penelusuran informasi arsip Kriteria keberhasilan adalah 80 % waktu untuk memberikan respon tidak lebih dari 1 hari kerja. Metode pengukrannya dengan menghitung waktu memberikan respon berdasarkan rekapitulasi permintaan layanan penelusuran informasi arsip. Periode pelaporannya adalah 1 (satu) bulan sekali melalui fitur Monitoring ISO menggunakan aplikasi My.Ubaya. 3. Kepuasan pelanggan terhadap kualitas layanan PAM minimal memperoleh skor 4 (80%). Pencapaian sasaran mutu kepuasan pelanggan dapat dilihat dari database dengan url : https://my.ubaya.ac.id/, Untuk memperoleh data ketercapaian sasaran mutu langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : Membuka https://my.ubaya.ac.id/ ; Login dengan memasukkan email dan password; Pilih fitur Sistem Manajemen Mutu; Pilih fitur Kepuasan Pelanggan; Gambar 110. Fitur rekap nilai kuisioner Pilih Fitur Rekap Nilai Kuisioner per BDU - Pertanyaan Utama; Pilih jenis layanan dengan Pengelolaan Arsip dan Aset Museum Pilih kuisioner kepuasan 2016 96