BAB 6 PENGURUSAN

BAB 6

PENGURUSAN

6.1
PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN

6.1.1 FUNGSI PENGURUSAN

Maksud Pengurusan

Proses dan aktiviti merancang,
mengorganisasi, memimpin, dan mengawal
usaha semua ahli organisasi dan
menggunakan sumber organisasi untuk
mencapai objektif organisasi yang ditetapkan.

KEPENTINGAN PENGURUSAN

1) Membantu organisasi mencapai matlamat (F1)
yang ditetapkan secara cekap dan berkesan.
(H1)

2) Menggunakan sumber secara optimum
(F2)untuk mengelakkan berlakunya
pembaziran.(H2)

3) Memotivasi dan mendorong modal insan (F3)
untuk mencapai matlamt organisasi.(H3)

4) Mewujudkan satu struktur organisasi yang
cekap (F4) melalui sistem arahan dan pelaporan
yang jelas.(H4)

FUNGSI PENGURUSAN
(4)

1) Perancangan
2) Pengorganisasian
3) Kepimpinan
4) Pengawalan

PERANCANGAN

Satu proses menentukan matlamat organisasi
yang ingin dicapai

&
Membentuk tindakan yang paling sesuai
untuk diambil

bagi mencapai matlamat.

PENGORGANISASIAN

Satu proses penyusunan dan pengagihan
sumber manusia & sumber lain

untuk melaksanakan tugas yang telah
ditetapkan

bagi mencapai matlamat organisasi.

KEPIMPINAN

Satu proses mempengaruhi gelagat pekerja
agar dapat melaksanakan tugas yang diberikan
dengan cekap & berkesan
bagi mencapai matlamat organisasi.

PEGAWALAN

Satu proses mengukur prestasi organisai
berbanding dengan prestasi semasa

&
mengambil tindakan susulan

untuk memastikan hasil kerja akhir tercapai
seperti yang telah ditetapkan.

6.1.2
KONSEP KEBERKESANAN DAN KECEKAPAN

A. KECEKAPAN
- Melakukan sesuatu kerja dengan betul
- Sesuatu tugas yang dilakukan dengan penggunaan sumber

yang minimum
- Mengurangkan kos pengeluaran
- Mengurangkan pembaziran sumber

B. KEBERKESANAN
- Melakukan sesuatu kerja yangu betul
- Menetapkan matlamat yang betul
- Memilih kaedah yang tepat
- Membantu kepada pencapaian objektif organisasi.

6.1.3
PERANAN PENGURUS

TEORI MINTZBERG

1) Antara Perorangan

2) Peranan Bermaklumat

3) Pembuatan Keputusan

ANTARA PERORANGAN

1)Lambang / Simbol / Tunggak / Orang
terpenting

2) Ketua / Pemimpin

3) Penghubung / Perantara / Orang tengah

PERANAN BERMAKLUMAT

1) Pemantau
- Peka terhadap perubahan persekitaran.

2) Penyampai / Penyebar
- Menyampaikan maklumat kepada pekerja organisasi

dalam melaksanakan tugas.

3) Jurucakap
- Menyampaikan maklumat kepada pihak luar organisasi

berkaitan perancangan, polisi, yindakan & keputusan
organisasi.

PEMBUATAN KEPUTUSAN

1) Usahawan
2) Perunding
3) Pengagih Sumber
4) Pelerai masalah

6.1.4
Pendekatan Pemikiran

A. PENDEKATAN KLASIKAL

1) TEORI PENGURUSAN SAINTIFIK

FREDERICK TAYLOR
a) Mengenal pasti kaedah terbaik untuk melaksanakan tugas atau

kerja.
b) Memilih & melatih pekerja secara saintifik untuk mencapai tahap

prestasi yang maksimum.
c) Menggalakkan kerjasama antara pekerja & pihak pengurusan –

menggunakan kaedah bekerja saintifik – untuk mencapai
matlamat.
d) Menggalakkan pembahagian tugas tanggungjawab secara adil &
saksama antara pengurus dan pekerja.

TEORI PENGURUSAN SAINTIFIK
FRANK & LILIAN GILBRETH

• Menggunakan kaedah saintifik –
mengurangkan pergerakan yang tidak
penting dalam tugasan / kerja –
meningkatkan tahap kecekapan pekerja.

• Fokus aspek kemanusiaan dalam kerja
• Menitikberatkan – keperibadian & keperluan

pekerja

TEORI PENGURUSAN SAINTIFIK

HENRY L.GANTT
- Memperkenalkan CARTA GANTT
- Fungsi: merancang, menjadual & mengawal

perjalanan tugas atau operasi.
- Menekankan kepentingan masa & kos –

merancang & mengawal kerja
- Memperkenalkan sistem ganjaran – cth:

Bonus diberikan kepada penyelia / pekerja yang
mencapai standard output yang dihasilkan

2) Teori Organisasi Klasik

HENRY FAYOL (14 Prinsip Asas Pengurusan)

Bil Prinsip Maksud

1. Pembahagian kerja Pekerja melakukan kerja yang khusus / spesifik –
meningkatkan kecekapan & produktiviti

2. Esprit de corps Semangat kerjasama & kerja berpasukan – bagi
menyempurnakan tugas

3. Inisiatif Pekerja digalakkan mempunyai usaha / ikhtiar dalam
melakukan tugas

4. Ganjaran Sesuatu diberikan atau diterima sebagai tanda pekerja telah
berjasa (gaji, bonus, elaun) secara adil da saksama

5. Teratur Peralatan & pekerja berada di tempat yang betul & tepat –
memudahakan arahan diberikan kepada pekerja

6. Kesamarataan Pekerja dilayan dengan adil & saksama – melahirkan kesetiaan
kepada organisasi

7. Rantaian arahan Arah aliran komunikasi formal

(bermula dari PERINGKAT ATASAN ke PERINGKAT BAWAHAN)

2) Teori Organisasi Klasik

HENRY FAYOL (14 Prinsip Asas Pengurusan)

Bil Prinsip Maksud

8. Disiplin Pekerja mengikut arahan & mematuhi prosedur –
melancarkan perjalanan organisasi

9. Arahan uniti Pekerja menerima arahan daripada SEORANG KETUA sahaja –

mengelakkan konflik & kekeliruan

10. Arah tujuan uniti Aktiviti dirancang dan dilaksanakan -
mencapai matlamat yang sama

11 Mengutamakan Kepentingan peribadi diketepikan
kepentingan
organisasi

12 Pemusatan Pembuatan keputusan terletak pada PENGURUSAN ATASAN
(Memaksimumkan kepakaran atau kecekapan pekerja)

13 Kestabilan Kadar keluar masuk pekerja yang rendah
Perkhidmatan (menjamin kejayaan organisasi)
pekerja
Kadar keluar masuk pekerja yang tinggi perlu dielakkan.

14 Autoriti Hak memberi arahan kerja supaya tugas dapat dilaksanakan –
supayan pekerja dapat laksanakan tugas dengan baik.

MAX WEBER (Teori Birokrasi Pengurusan)

1) Pembahagian atau Pengkhususan Kerja – meningkatan
kemahiran pekerja

2) Hierarki & autoriti yang jelas – hubungan &
tanggungjawab terhadap sesuatu tugas yang ditetapkan

3) Kemajuan kerja berdasarkan merit – pemilihan &
kenaikan pangkat berdasarkan kelayakan & prestasi ahli

4) Tidak bersifat peribadi – peraturan, prosedur &
hukuman diaplikasikan secara menyeluruh & sama rata

5) Peraturan & autoriti ditetapkan secara jelas.

B.

PENDEKATAN KEMANUSIAAN/ GELAGAT

HUBUNGAN KEMANUSIAAN

(menumpukan kepada sumber manusia dalam organisasi)

Pelopor Teori

Hugo Munsterberg  Membuat kajian – kerja & mencari jalan mengenal

pasti individu yang sesuai terhadap sesuatu kerja.
 Mengenal pasti keadaan psikologi yang sesuai –

individu – melakukan kerja dengan baik.
 Membangunkan strategi – mempengaruhi pekerja

untuk berkelakuan seperti yang fikehendaki oleh

pengurusan.

Mary Parker Follet  Menekankan penglibatan pekerja & matlamat
perkongsian bersama – antara pengurus & pekerja

Elyon Mayo  Menekankan aspek sosial & pengikhtirafan kumpulan

(melalui kajian Hawthorne) pekerja

 Beri tumpuan aspek sosial di tempat kerja – penuhi

keperluan pekerja

 Beri tumpuan hubungan baik antara sesama pekerja

B.

PENDEKATAN KEMANUSIAAN/ GELAGAT

SAINS TINGKAH LAKU
TEORI HIERARKI KEPERLUAN MASLOW

(ABRAHAM MASLOW
KEPERLUAN:
1) FISIOLOGI
2) KESELAMATAN
3) SOSIAL
4) PENGHARGAAN
5) PENCAPAIAN HASRAT DIRI

TEORI X dan TEORI Y
(Douglas McGregor)

Teori X
- Pekerja dilihat sebagai pekerja yang negatif
- Pekerja menganggap kerja sebagai satu beban
- Malas untuk bekerja
- Sentiasa melengah-lengahkan kerja
- Sentiasa disuruh atau diarah untuk bekerja

Teori Y

- Pekerja-pekerja yang mempunyai ciri-ciri
positif

- Melihat kerja sebagai sesuatu yang
menyeronokkan.

- Tidak perlu disuruh atau diarah melakukan
kerja

- Melakukan dan melengkapkan kerja tepat
pada masa.

C.

Pendekatan Sains Pengurusan / Kuantitatif

1) Sains Pengurusan (SP)
- Penggunaan model matematik & kaedah sains untuk

meningkatkan keberkesanan pembuatan keputusan.

2) Pengurusan Operasi (PO)
- Memudahkan pengurusan pengeluaran & penghantaran

barang @ perkhidmatan yang ditawarkan oleh organisasi.

3) Sistem Pengurusan Maklumat (SPM)
- Menekan penggunaan komputer dalam reka bentuk &

mengurus maklumat penting bagi membantu pengurus
membuat keputusan.

D. PENDEKATAN MODEN / KONTEMPORARI

1) TEORI SISTEM
- Organisasi satu sistem yang kompleks – ada hubung kait antara satu sama lain
Proses terlibat:
(a) INPUT - Organisasi terima input (maklumat & sumber manusia)
(b) PROSES TRANSFORMASI - Proses transformasi – ubah input kepada output

melalui kemahiran teknologi & kemahiran
(c) OUTPUT - Output dihasilkan akan disalurkan kepada elemen luar seperti

pembekal & pengguna

2) TEORI KONTINGENSI / SITUASI
- Tindakan pengurus disesuaikan dengan situasi.
- Situasi yang berlainan menuntut tindak balas yang berbeza daripada pengurus
- Cth: GAYA AUTOKRATIK – Sesuai semasa pertempuran & peperangan
- - mengurus pekerja yang bermasalah

6.2

KEMAHIRAN PENGURUSAN

PERINGKAT PENGURUSAN

1) PERINGKAT ATASAN
- Bertanggungjawab terhadap seluruh kejayaan organisasi
- Cth: PENGURUS BESAR / PRESIDEN / KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF

2) PERINGKAT PERTENGAHAN
- Menterjemahkan wawasan, hala tuju & strategi jangka panjang organisasi ke

dalam objektif & aktiviti yang khusus.
- Cth: PENGURUS CAWANGAN / PENGURUS SUMBER MANUSIA

3) PERINGKAT BAWAHAN
- Dikenali juga sebagai PENGURUS LINI
- Melaksanakan rancangan & aktiviti khusus yang telah ditetapkan oleh pengurus

peringkat pertengahan.
- Cth: PENYELIA / KETUA KUMPULAN / FORMEN

6.2.2
JENIS-JENIS KEMAHIRAN

1) KONSEPTUAL
MAKSUD: Kemahiran pengurus melihat
keperluan & agihan dari perspektif
organisasi secara keseluruhan
Contoh: Membuat perancangan strategik

6.2.2
JENIS-JENIS KEMAHIRAN

2) ANTARA PERORANGAN

MAKSUD: Kebolehan pengurus dalam
mengendalikan hubungan, kerja dalam
kumpulan dan bekerjasama dengan orang
lain sama ada di dalam / luar syarikat

Contoh: Memberi motivasi kepada pekerja

6.2.2
JENIS-JENIS KEMAHIRAN

3) TEKNIKAL

MAKSUD: Menggunakan kaedah, prosedur,
teknik dan pengetahuan dalam bidang yang
khusus untuk melaksanakan tugas.

Contoh: mengendalikan perkakasan dan
peralatan berteknologi tinggi

6.2.2
JENIS-JENIS KEMAHIRAN

4) PENGURUSAN MASA

MAKSUD: Kemahiran pengurus
menggunakan masa dengan cekap &
berkesan dalam menyempurnakan sesuatu
tugas dan aktiviti organisasi

Contoh: Membuat penjadualan dan
perancangan projek dengan rapi.

6.2.2
JENIS-JENIS KEMAHIRAN

5) PEMBUATAN KEPUTUSAN

MAKSUD: Kemahiran pengurus memilih
alternatif terbaik bagi menyelesaikan
sesuatu masalah organisasi.

Contoh: Bijak menggunakan kaedah
kuantitatif dan kualitatif dalam
menyelesaikan masalah.

Hubung kait antara KEMAHIRAN PENGURUSAN
dengan PERINGKAT PENGURUSAN

PERINGKAT KONSEPTUAL ANTARA TEKNIKAL PENGURUSAN PEMBUATAN
PENGURUSAN PERORANGAN MASA KEPUTUSAN
ATASAN SP KP
P SP P P SP
PERTENGAHAN KP SP
SP P P
BAWAHAN
SP P KP

6.3 PERANCANGAN

6.3.1 JENIS-JENIS PERANCANGAN
1) JANGKA MASA
(a) Jangka panjang (5-10 tahun)
(b) Jangka sederhana (1-5 tahun)
(c) Jangka pendek (kurang 1 tahun)

2) KEGUNAAN

(a) Rancangan Tersedia
- Digunakan berulang-ulang kali dalam organisasi
- Garis panduan yang dibangunkan untuk menangani

situasi yang sering berlaku
- CTH; DASAR / TATACARA / PERATURAN

(b) Rancangan Kegunaan Tunggal
- Digunakan sekali sahaja
- Memenuhi keperluan tertentu atau mencapai

matlamat khusus dalam tempoh waktu ditetapkan
- CTH: BELANJAWAN

3) PERINGKAT

1) Rancangan STRATEGIK
2) Rancangan TAKTIKAL
3) Rancangan OPERASI

PERBEZAAN PERANCANGAN
STRATEGIK, TAKTIKAL DAN OPERASI

DIMENSI PS PT PO
JANGKA MASA
PANJANG IAITU SEDERHANA IAITU 1 PENDEK IAITU
LEBIH 5 TAHUN HINGGA 5 TAHUN KURANG DARI

SETAHUN

KEGUNAAN MENCAPAI MENGAGIH MENGAWAL
OBJEKTIF SUMBER KEPADA OPERASI HARIAN
PERINGKAT MENYELURUH AKTIVITI ATAU
SKOP DAN LIPUTAN SYARIKAT KEGIATAN
(VISI/MISI)
PERTENGAHAN BAWAHAN
ATASAN FUNGSIAN OPERASI HARIAN

MENYELURUH

Contoh Soalan

13 Huraikan perbezaan peringkat perancangan dalam sesebuah organisasi. [12]

Ciri-ciri/ Rancangan Strategik Rancangan Taktikal Rancangan Operasi
dimensi/item

Jangka Masa Jangka masa panjang Jangka masa sederhana Jangka masa pendek
Skop liputan Menyeluruh meliputi
Terperinci setiap jabatan Lebih khusus untuk unit/
seluruh organisasi.
untuk mencapai matlamat bahagian bagi mencapai
Penyediaan/ Rancangan ini dirancang
peringkat oleh pihak pengurusan jabatan rancangan operasi.
atasan.
Kandungan Kandungan umum Perancangan taktikal Dirancang oleh pengurus
maklumat dirancang oleh pengurus bawahan.
pertengahan.

Kandungan khusus untuk Kandungan terperinci

jabatan mengikut unit operasi

[3F+4D= 12m]

6.3 PERANCANGAN

Maksud Perancangan
H1: Menentukan Visi, Misi, Objektif (VMO)
H2: Mengagihkan sumber manusia & sumber fizikal
H3: Supaya matlamat organisasi tercapai

Kepentingan Perancangan (FU)

Bil Kepentingan Huraian + Contoh

1 Menentukan hala tuju H: Menentukan VMO berdasarkan analisis SWOT

organisasi / perniagaan C: Membentuk imej syarikat

2 Menyelaras sumber H: Menyusun dan mengagihkan sumber manusia &

sumber fizikal secara cekap

C: Pengurus mengagihkan sumber peralatan dan

sumber manusia di tempat / lokasi yang betul

3 Sebagai garis panduan dalam H: Perancangan strategik dan taktikal sebagai asas
pembuatan keputusan untuk membuat keputusan, selaras dengan matlamat
dicapai.
C: Pengurus membentuk imej organisasi, bahagian
pengeluaran perlu mengeluarkan produk berkualiti.

4 Sebagai alat kawalan H: membuat pemantauan dengan membuat

perbandingan antara pencapaian sebenar dengan

sasaran dan membuat tindakan pembetulan /

penambahbaikan.

C: kegagalan mencapai sasaran jualan bulanan perlu

dikenal pasti punca dan langkah pembetulan

6.3.2 PROSES PERANCANGAN

1) Menentukan matlamat dan objektif
2) Menganalisis persekitaran perniagaan
3) Membentuk alternatif tindakan
4) Menilai alternatif
5) Memilih alternatif tindakan

Contoh soalan

12. Jelaskan proses perancangan bagi sesebuah
organisasi perniagaan. [20]

Proses perancangan bagi sesebuah organisasi
perniagaan ialah;
(i) Menentukan matlamat dan objektif [F1-1M]
(ii) Menganalisis persekitaran perniagaan[F2-1M]
(iii) Membentuk alternatif tindakan [F3-1M]
(iv) Menilai alternatif tindakan [F4-1M]
(v) Memilih alternatif tindakan [F5-1M]

Contoh soalan

Proses perancangan bagi sesebuah organisasi
perniagaan barangan kosmetik ialah;
(i) Menentukan matlamat dan objektif [F1-1M]
H1 – Menetapkan hala tuju & tujuan yang ingin
dicapai organisasi dalam jangka masa panjang dan
jangka masa pendek. [H1-1M]
H2 – Hala tuju dijadikan sebagai garis panduan dalam
tindakan
C – Perniagaan berhasrat meluaskan pasaran produk
kosmetik ke peringkat antarabangsa. [1M]

6.3.3
ALAT-ALAT PERANCANGAN

1) ANALISIS PULANG MODAL
2) CARTA GANTT
3) BAJET

2 jenis: a) Bajet Operasi
b) Bajet Kewangan

4) CARA LALUAN GENTING / CRITICAL PATH
METHOD

ANALISIS PULANG MODAL

1) TPM (unit) = KOS TETAP @ Kos tetap

Harga Jualan – Kos Berubah Caruman Seunit

seunit seunit

2) TPM (nilai) = TPM (Unit) x Harga Jualan Seunit

3) JUMLAH KOS / JUMLAH KOS OPERASI
= Kos tetap + Kos Berubah
= Kos tetap + ( KB seunit x Kuantiti dijual)

4) UNTUNG / RUGI
= JUMLAH HASIL – JUMLAH KOS
= ( Harga Jualan seunit x kuantiti) – (Kos tetap + [KB/unit x kuantiti)

5) Caruman seunit = Harga jualan seunit – Kos berubah seunit

6) Kuantiti yang perlu dijual = _____Untung sasaran + Kos Tetap____
Harga jualan seunit – Kos berubah seunit

Analisis Pulang Modal

(contoh soalan)

Jualan = RM 5,000,000

Harga jualan seunit = RM5.80

Kos tetap = RM 2,000,000

Kos berubah seunit = RM 1.80

(a) Titik pulang modal (TPM) dalam unit
= ____Kos Tetap______

Harga jualan seunit – Kos berubah seunit

= ___RM2,000,000______
RM 5.80 – RM1.80

= 500,000 unit

(b) Titik pulang modal dalam nilai
= TPM (unit) x Harga jualan seunit
= 500,000 unit x RM5.80
= RM2,900,000

Titik Pulang Modal (TPM)
(bentuk grafik)

**tak perlu guna kertas graf (hanya lakaran saja)

1

Hasil / Kos (RM)

3
Jumlah Hasil

TPM Jumlah Kos 5

Harga 4
TPM Kos tetap
(p)

Kuantiti 2
TPM (q) Volum jualan

(unit)

Carta Gantt
(contoh soalan)
Apa itu Carta Gantt?
Menunjukkan tahap kemajuan dan pencapaian setiap aktiviti –
berdasarkan jangka masa yang diperlukan / ditetapkan.

Kegunaan Carta Gantt
1. Menetapkan masa mula kerja dan masa tamat kerja bagi

setiap projek.
2. Mengenal pasti urutan proses / susunan kerja / aktiviti

sesuatu projek.
3. Menunjukkan anggaran tempoh masa pelaksanaan projek .
4. Mengenal pasti penyelewengan yang berlaku semasa proses

kerja dijalankan.
5. Membantu mengawal sesuatu projek dari mula hingga akhir.

Carta Gantt
(contoh soalan)

Langkah membina Carta Gantt

1. Baca soalan dantentukan sama ada soalan hanya minta calon
menyediakan perancangan atau perancangan dan
pelaksanaan sahaja.

2. Tuliskan tajuk carta, bersertakan tempoh yang dinyatakan
dalam soalan.

3. Lukiskan petak yang merangkumi turutan aktiviti dan
tempoh pelaksanaannya. Sekiranya soalan tidak menyatakan
aktiviti secaras spesifik, maka calon perlu menyatakan
aktiviti yang sesuai mengikut urutan.

4. Lakarkan tempoh perancangan dan pelaksanaan dalam
carta. Calon boleh menggunakan lorekan atau mewarnakan
perkembagan projek.

5. Tuliskan petunjuk di sebelah bawah kini carta dan murnikan
lakaran dengan kemas.

Contoh soalan

Dengan menggunakan Carta Gantt, lakarkan empat aktiviti dalam pembinaan
sesebuah premis perniagaan.

Bil Aktiviti Tempoh
(minggu)

1 Pemilihan lokasi 1 hingga 2
2 Pencarian bahan mentah 3 hingga 8
3 Kerja-kerja pembinaan 8 hingga 14
4 Bangunan siap 15

Carta Gantt menunjukkan aktiviti pembinaan sesebuah premis
perniagaan (1M)

(4M)

Aktiviti Tempoh (minggu)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Pemilihan
lokasi

Pencarian
bahan

Kerja-kerja
pembinaan

Bangunan
siap

Petunjuk: [1M]
Jangka masa aktiviti

[4M]