149 7.0 KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN 7.1. Keselamatan dan kebersihan stor hendaklah sentiasa dijaga dan perkara ini harus diambil berat oleh Penyelia, Pembantu Stor yang dipantau oleh Pengurus dan Penolong Pengurus dalam memastikan barangan atau peralatan tahan dan tidak rosak. Keselamatan juga harus dititikberatkan dalam memastikan tidak berlaku kehilangan atau kecurian barangan dari stor. 7.2. Stor juga perlu dilengkapkan dengan system kawalan kebakaran yang sesuai dan memadai seperti fire alarm, smoke detector dan lain-lain. Alat-alat pemadam api seperti fire extinguisher dan hose reel perlu ditempatkan di kawasan strategic dan diperiksa oleh Jabatan Perkhidmatan Bomba dan Penyelamat mengikut peraturan yang berkuatkuasa. 8.0 PELUPUSAN STOK 8.1. Pelupusan merupakan satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan bagi memastikan SSPD tidak menyimpan barang-barang yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukan. Pelupusan juga dilakukan untuk mendapatkan hasil pulangan yang terbaik, menjimatkan ruang simpanan/ stor dan membolehkan barang dipindahkan ke bahagian lain. 8.2. Tatacara Pelupusan Stok 8.2.1 Pelupusan dilaksanakan ke atas stok yang di dapati rosak, luput tempoh penggunaan (tidak boleh dikembalikan), tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerakl, melebihi keperluan dan disyorkan selepas pengiraan stok, pemeriksaan stok atu verifikasi stor. 8.2.2 Pelaksanaan Stok (a) Pelupusan stok akan dilaksanakan melalui jawatankuasa pelupusan yang dibentuk terdiri daripada Anggota Lembaga. (b) Permohonan pelupusan stok hendaklah menggunakan borang laporan yang disediakan oleh pihak pengurusan SSPD. (c) Pemeriksaan dilaksanakan dengan menggunakan borang laporan Jawatankuasa Pelupusan Stok. (d) Jawatankuasa pelupusan hendaklah mencatatkan stok serta memberi syor kaedah pelupusan yang sesuai merujuk kaedah tatacara pelupusan. (e) Tempoh pelupusan stok akan diambil dalam tiga (3) bulan sekali.
150 8.3 Kuasa untuk meluluskan pelupusan terbahagi kepada dua peringkat iaitu peringkat Jawatankuasa Pelupusan dan ALK. Pembantu Stor hendaklah memberikan senarai barangbarang yang perlu dilupuskan, disemak oleh penyelia dan disahkan oleh Pengurus Stesen/Penolong Pengurus untuk dibawa ke Jawatankuasa Pelupusan. Anggota Lembaga akan memaklumkan dan melaporkan dalam Mesyuarat Agung. 9.0 PENGURUSAN STOR DAN STOK EFEKTIF Langkah-langkah yang perlu diambil dalam menentukan pengurusan yang cekap dan berkesan serta efektif adalah seperti berikut:- (a) Bekalan barang dari stor sentiasa kedapatan dan tidak putus terutama barang-barang yang cepat jualannya. (b) Stor berupaya menyedia maklumat dan data yang berkualiti. (c) Tiada berlaku kekurangan/ Kehilangan ke atas barang-barang kecuali kekurangan yang dibenarkan dan terdapat pengesahan. (d) Stor menjalin hubungan dengan mesra dan pro-aktif dengan pelanggan dan bahagian kewangan/ perolehan dan pembekal-pembekal. (e) Stor sentiasa dalam keadaan kemas dan bersih serta tersusun rapi. (f) Pegawai stor berkeupayaan mengemukakan isu dan masalah pengurusan stor serta syor penyelesaian secara professional. 10.0 CARTA ALIRAN KERJA Carta pergerakan kerja sebagaiman di Lampiran 1 dan 2 11.0 KESIMPULAN Penyelenggaraan stor dan stok yang cekap dan berkesan amat penting demi menjaga peruntukan modal yang ditetapkan Koperasi. Satu kombinasi tindakan dan langkah-langkah perlu diambil untuk mengekal atau membaik pulih sesuatu sumber fizikal dalam keadaan berfungsi dan selamat. Tanggungjawab penyelenggaraan stor dan stok di Kedai Mesra dan Ibu Pejabat KOPERA bukan sahaja terletak di bahu Pengurus SSPD tetapi melibatkan semua pihak, dengan pengurusan yang baik segala sumber yang ada, akan dapat digunakan secara optimum.
151 12.0 PENUTUP Peraturan ini adalah sebagai tatakerja dan tatacara pengurusan stor dan stok yang lebih efektif dan berkesan. Aturan ini akan dibentang dan diluluskan di dalam Mesyuarat Agung Tahunan ke 30 bertarikh 4 Disember 2021
152 (8) ATURAN PINDAAN PENGURUSAN STOR DAN STOK HOTEL TAJUK 1. Aturan ini hendaklah dinamakan ATURAN PENGURUSAN STOR DAN STOK HOTEL-HOTEL Koperasi Pelaburan Pekerja-Pekerja Kejora Kota Tinggi Berhad. 2. Aturan-aturan ini diwujudkan berdasarkan Undang-Undang Kecil Koperasi 9 (1) (a) (vii) dan dikuatkuasakan selepas persetujuan Mesyuarat Agung Tahunan Koperasi ini pada 4 Disember 2021 dan dikemukakan kepada Suruhanjaya Koperasi Malaysia. TAFSIRAN 3. Dalam aturan ini, melainkan jika konteksnya menghendaki makna yang lain:- (a) “SKM” ertinya Suruhanjaya Koperasi Malaysia. (b) “Koperasi” ertinya Koperasi Pelaburan Pekerja-pekerja KEJORA Kota Tinggi Berhad atau ringkasnya KOPERA Sebagai pemilik sepenuhnya hotel koperasi yang aktiviti dijalankan di Taman Desaru Utama, Bandar Penawar (c) “Hotel-Hotel Koperasi” membawa ertinya aktiviti perhotelan koperasi ini termasuk hotel bajet dan selepas ini dipanggil Hotel Kopera yang beroperasi di dua lokasi berasingan dengan jenama dan logo masing-masing iaitu :- (i) Hotel Desaru Penawar beralamat di No.2-24, Jalan Kempas 4, Taman Desaru Utama, 81930 Bandar Penawar, Johor (ii) Desaru Penawar Inn beralamat di No.13 A1 dan 13 A 2& 15 01 dan 15 02, Jalan Cengal 1, Taman Desaru Utama, 81930 Bandar Penawar, Johor. (d) “Lembaga” ertinya Anggota Lembaga Koperasi sebagai pihak yang mengelola koperasi ini yang kepadanya pengurusan hal-ehwal koperasi ini diamanahkan, sebagaimana yang ditakrifkan menurut seksyen 2 Akta Koperasi 1993. (e) “Jawatankuasa Kerja Penginapan” ertinya Jawatankuasa Kerja yang dilantik oleh Lembaga terdiri daripada Anggota Lembaga, anggota dan individu yang berpengalaman dan pakar di dalam bidang perhotelan dan pelancongan. (f) “Aturan” ertinya aturan ini yang dibuat oleh Lembaga dari masa kesemasa bagi pengurusan stok dan stor hotel-hotel Koperasi ini.
153 (g) “Pengurus” ertinya seseorang yang dilantik oleh Lembaga dan dipertanggungjawabkan untuk menguruskan dan mengendalikan operasi perniagaan hotel-hotel Kopera, memastikan pengurusan penyelenggaraan stor dan stok dengan baik dan cekap; (h) “Penyelia” ertinya seseorang yang dilantik oleh Lembaga bagi kerja-kerja penyeliaan dan bertanggungjawab memantau, membantu kerja-kerja pengurusan operasi hotel Kopera serta memastikan stor dan stok diselanggara dengan baik, kemas dan teratur; Stor yang terlibat adalah stor linen, stor simpanan, stor banquet, stor “Food & Beverages” (selepas ini disebut stor F&B), stor runcit, stor “Maintenance” dan bilik Janitor. (i) “Stor” ertinya tempat atau lokasi bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan,pengendalian dan pengeluaran stok untuk penggunaan atau pembelian barang stor menggunakan peruntukan HDP dan bagi tujuan jualan dan operasi HDP sahaja; (j) “Stor Linen” ertinya stor linen adalah stor yang menyedia, menerima, mengurus dan membekal barang-barang linen dan ameniti bagi bahagian “Housekeeping” untuk keseluruhan stok bagi kegunaan operasi bilik penginapan hotel di mana stor ini adalah di premis HDP; (k) “Stor simpanan” ertinya stor simpanan adalah stor yang digunakan bagi menyimpan dan mengurus barang-barang yang masih belum digunakan lagi untuk jangka masa tertentu dan masih dalam keadaan baru; (l) “Stor Banquet” ertinya stor banquet adalah stor yang menyedia, menerima, mengurus dan membekal barang-barang untuk kegunaan dewan seminar bagi bahagian “Banquet” untuk kegunaan operasi dewan hotel di mana stor ini adalah di dewan HDP; (m) “Stor F&B” ertinya stor F&B adalah tempat yang dikhaskan untuk menyedia, menerima, mengurus dan membekal barang-barang bagi kegunaan penyediaan makanan dan minuman untuk kegunaan operasi cafe hotel di mana stor ini adalah di Cafe HDP; (n) “Stor Runcit” ertinya stor runcit adalah tempat yang menyedia, menerima, mengurus dan membekal barang-barang jualan runcit seperti makanan ringan, barang kegunaan harian dan minuman ringan untuk jualan runcit secara kecil-kecilan; (o) “Stor Maintenance” ertinya stor Maintenance adalah stor yang menyedia, menerima, mengurus dan membekal barang-barang keperluan bagi kegunaan Maintenance untuk keseluruhan proses penyelenggaraan hotel di mana stor ini adalah di premis HDP; (p) “Bilik Janitor” ertinya bilik janitor adalah bilik yang menyedia, menerima, mengurus dan membekal bahan kimia serta peralatan yang digunakan untuk proses pembersihan bagi keseluruhan kawasan awam hotel;
154 (q) “stok atau inventori” ertinya barangan yang dibeli oleh HDP melalui (peruncit, pemborong , pengedar) untuk digunakan dalam operasi harian hotel atau jualan barang runcit; (r) “stok akhir” ertinya baki barangan yang belum digunakan, atau dijual pada akhir tempoh perakaunan; (s) “stok awal” ertinya baki barangan yang tidak digunakan atau tidak habis dijual dalam tempoh perakaunan yang lepas; (t) “inventori” ertinya senarai terperinci barang-barang yang terdapat di tempat tertentu untuk operasi di hotel-hotel Kopera dan ia penting yang perlu dipantau dengan rapi kerana inventori yang terlalu banyak boleh menyebabkan masalah alirantunai, perbelanjaan tambahan (contohnya, penyimpanan , insurans), serta kerugian jika barangan menjadi usang atau rosak; (u) “pembekal” ertinya orang yang membekalkan sesuatu barangan untuk disimpan sebagai stok di stor dan jualan di hotel; (v) “Stok dilupus” ertinya barang-barang yang perlu dilupuskan dimana barang tersebut tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan untuk kegunaan operasi hotel dan perlu dilupuskan mengikut aturan pelupusan yang telah ditetapkan. TUJUAN 4. Tujuan aturan pengurusan stor dan stok hotel-hotel Kopera (selepas ini disebut “aturan ini”) diwujudkan ialah untuk:- (a) Garis panduan dan rujukan pengurusan Hotel Kopera dalam mengurus stor dan stok hotel. (b) Sebagai memudahkan pelaksanaan dan pengurusan operasi hotel supaya selari dan tidak melanggar perkara-perkara yang berkaitan dengan peruntukan UUK, Akta Koperasi, Persatuan Hotel Malaysia dan Kementrian Pelancongan. (c) Memastikan perancangan dan pengurusan dari membuat pesanan pembelian untuk tambahan stok jualan, penerimaan barang-barang yang dipesan sehingga barangan dipamerkan adalah mengikut prosedur yang telah ditetapkan (d) Memastikan penyimpanan barang secara terbaik dengan memberi perlindungan ,penjagaan dan penyelenggaraan sewajarnya semasa dalam simpanan. Kualiti stok perlu sentiasa terjamin dengan cara memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan yang
155 sewajarnya semasa dalam simpanan serta mengikut kaedah dan lokasi-lokasi yang ditetapkan dengan mengunakan ruang stor secara optimum. (e) Pemeriksaan untuk mengesan dan mengenalpasti sebarang kelemahan yang menyebabkan berlaku perselisihan stok, stok rosak, usang, luput tempoh penggunaan dan tidak bergerak. (f) Mengambil tindakan pelupusan keatas stok yang usang/obsolete, rosak, luput tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak atau melebihi keperluan supaya prestasi stor tidak terjejas dan mengelakkan pembaziran ruang penyimpanan. PELAKSANAAN PENGURUSAN KAWALAN STOK 5. Pengurusan kawalan stok bertujuan memastikan paras keperluan yang betul dari segi kuantiti dapat disediakan apabila dikehendaki oleh pelanggan. Ia juga mengambil kira penjimatan penggunaan ruang simpanan, kos memesan, harga pembelian dan modal yang terlibat. 6. Pengurusan kawalan stok yang cekap dan berkesan dapat memberikan banyak faedah antaranya ketiadaannya stok dapat dielakkan dan keperluan pelanggan dapat dipenuhi. Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya wang terikat dalam bentuk stok. Ia lebih tertumpu kepada barang-barang yang tinggi kadar pengeluarannya. Stok yang tidak bergerak ,tamat tempoh penggunaan, rosak dan usang dapat dikurangkan. Ruang simpanan juga dapat dioptimumkan. PENERIMAAN 7. Penyelia/Kerani Am atau Pembantu/penyelenggara stor hendaklah:- (w) Semak nota/bil serahan (Delivery Order), nota bungkusan dan invois beserta pesanan belian yang telah dibuat (x) Semak dan menghitung kuantiti yang diterima bersama-sama pembekal (y) Memberi akuan terima setelah dipastikan semua barang yang diterima adalah mengikut spesifikasi, dalam keadaan baik dan cukup kuantitinya (z) Barang-barang yang dikembalikan kepada pembekal, urusan penggantian hendaklah dicatatkan dalam baucer penerimaan barang-barang dan nyatakan sebab-sebabnya (aa) Semua penerimaan hendaklah dicatatkan dalam kad kawalan stok/kad petak/lejar/kad bin dengan kadar segera dan dikemaskini menggunakan manual berkomputer yang disediakan
156 MEREKOD STOK 8. Semua jenis stor hendaklah merekodkan stok yang diterima dan dikeluarkan dengan menggunakan kad yang telah ditetapkan bagi tujuan mengetahui kedudukan stok simpanan, memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat dan mengawal paras stok. 9. Semua barang yang direkodkan dalam kad kawalan stok hendaklah diisi berdasarkan kuantiti sebagaimana jualan seperti rekod unit jika jualan secara unit satu persatu atau rekod secara karton jika jualan adalah secara karton. 10. Stok yang diterima hendaklah direkodkan oleh pembantu stor (jika jawatan ini ada diwujudkan, jika tidak ia hendaklah dibawah tanggungjawab Penyelia/Kerani Am) secara manual, Ia hendaklah disemak oleh Kerani Am dan disahkan oleh Penyelia atau Pengurus hotel. 11. Barang yang usang/obsolete, rosak, luput tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak atau melebihi keperluan hendaklah direkodkan dan perlu dilaporkan kepada penyelia untuk tindakan lanjut. Penyelia mesti memaklumkan segera kepada pengurus dan barang tersebut hendaklah diasingkan di tempat ditetapkan untuk semakan bagi proses pelupusan atau pemulangan semula. PENYIMPANAN 12. Penyimpanan dalam stor hendaklah sentiasa tersusun, seragam dan mengikut system FIFO atau LIFO mengikut jenis barang supaya stok tidak mudah rosak, senang dikeluarkan dan penggunaan ruang yang optimum. PEMERIKSAAN 13. Pengiraan stok setiap akhir bulan hendaklah dibuat dengan membuat pengiraan secara fizikal untuk rekod stok akhir setiap bulan. Pemeriksaan perlu dijalankan dari masa ke semasa untuk mengesan dan mengenalpasti kelemah-kelemahan yang menyebabkan stok hilang, stok berlebihan, terlalu cepat berkurangan, rosak, usang, luput tempoh penggunaan dan sebagainya supaya tindakan susulan dapat diambil. 14. Semakan perbezaan sebelum kiraan dan selepas kiraan audit setiap bulan perlu dibuat bagi mengenalpasti punca-punca perbezaan yang ketara. KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN 15. Keselamatan dan kebersihan stor hendaklah sentiasa dijaga dan perkara ini harus diambil berat oleh Pengurus dan Penyelia dalam memastikan barangan atau peralatan tahan dan tidak rosak.
157 Keselamatan juga harus dititikberatkan dalam memastikan tidak berlaku kehilangan atau kecurian barangan dari stor. 16. Stor juga perlu dilengkapkan dengan sistem kawalan kebakaran yang sesuai dan memadai seperti fire alarm, smoke detector dan lain-lain. Alat-alat pemadam api sepeti fire extinguisher dan hose reel perlu ditempatkan di kawasa strategik dan diperiksa oleh Jabatan Bomba dan Penyelamat mengikut peraturan yang berkuatkuasa. PELUPUSAN 17. Pelupusan merupakan satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan bagi memastikan hotel tidak menyimpan barang-barang yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukan. Pelupusan juga dilakukan untuk mendapatkan hasil pulangan yang terbaik, menjimatkan ruang simpanan/stor dan membolehkan barang dipindahkan ke bahagian lain. 18. Kuasa untuk meluluskan pelupusan terbahagi kepada dua peringkat iaitu peringkat Jawatankuasa Pelupusan dan ALK. Pelupusan di peringkat jawatankuasa adalah sebagai pengesahan jumlah nilai yang dilupus adalah sama dengan barang fizikal dan ALK adalah untuk meluluskan jumlah nilai barang yang dilupus. PENGURUSAN STOR DAN STOK EFEKTIF 19. Langkah-langkah yang perlu diambil dalam menentukan pengurusan yang cekap dan berkesan serta efektif adalah seperti berikut: (a) Bekalan barang dari stor sentiasa kedapatan dan tidak putus terutama barang-barang yang cepat jualannya (b) Stor berupaya menyedia maklumat dan data yang berkualiti (c) Tiada berlaku kekurangan/kehilangan ke atas barang-barang kecuali kekurangan yang dibenarkan dan terdapat pengesahan. (d) Stor menjalin hubungan dengan mesra dan pro-aktif dengan pelanggan dan bahagian kewangan/perolehan dan pembekal-pembekal (e) Stor sentiasa dalam keadaan kemas dan bersih serta tersusun rapi (f) Pegawai kakitangan stor berkeupayaan mengemukakan isu dan masalah pengurusan stor serta syor penyelesaian secara professional
158 PENGURUSAN 20. Penyelenggaraan stor dan stok yang cekap dan berkesan amat penting demi menjaga peruntukan modal yang ditetapkan koperasi. Satu kombinasi tindakan dan langkah-langkah perlu diambil utnu mengekal atau membaik pulih sesuatu sumber fizikal dalam keadaan berfungsi dan selamat. 21. Tanggungjawab penyelenggaraan stor dan stok di hotel bukan sahaja tertakluk dalam bidang Pengurus tetapi ia melibatkan semua pihak, dengan pengurusan yang baik segala sumber yang ada, akan dapat digunakan secara optimum. MAKLUMAN KEPADA MESYUARAT AGUNG 22. Anggota lembaga hendaklah membentangkan Aturan Pengurusan Stor dan Stok Hotel-hotel Kopera ini di dalam Mesyuarat Agung Tahunannya, laporan-laporan mengenainya serta cadangan bagi memperbaiki lagi aktiviti ini pada masa hadapan. TAHUN KEWANGAN 23. Tahun kewangan aturan ini adalah sama sebagaimana laporan penyata kewangan koperasi ini pada setiap tahun. PERTIKAIAN 24. Jika berbangkit sebarang perselisihan faham atas tafsiran aturan ini atau timbul apa-apa perbalahan mengenainya, maka pertikaian itu hendaklah dirujuk kepada Suruhanjaya mengikut undang-undang kecil 81 koperasi ini. Aturan ini dibentang dan diluluskan di dalam Mesyuarat Agung Tahunan Ke 30 pada 4 Disember 2021
159 (9) ATURAN PENGURUSAN ADUAN ANGGOTA TAJUK 1. Aturan ini hendaklah dinamakan GARIS PANDUAN PENGURUSAN ADUAN KEANGGOTAAN Koperasi Pelaburan Pekerja-Pekerja Kejora Kota Tinggi Berhad. 2. Aturan ini diwujudkan dibawah undang-undang kecil 85 Koperasi ini dan dikuatkuasakan selepas persetujuan mesyuarat agong Koperasi ini pada 20 Jun 2020 dan dikemukakan kepada Suruhanjaya . TAFSIRAN 3. Dalam aturan ini, melainkan jika konteksnya menghendaki makna yang lain- (m)‘Koperasi’ ertinya Koperasi Pelaburan Pekerja-Pekerja Kejora Kota Tinggi Berhad; (n) ‘Lembaga’ ertinya badan pengelola Koperasi yang dilantik menurut undang-undang kecil 34 Koperasi; (o) “Anggota” termasuklah seseorang yang turut sama di dalam permohonan pendaftaran koperasi ini dan yang telah menandatangani minit mesyuarat agung koperasi dan seseorang yang diterima menjadi anggota koperasi mengikut peraturan dan undang-undang kecil koperasi selepas pendaftaran. (p) “KEJORA” ertinya Lembaga Kemajuan Johor Tenggara. (q) “Keluarga’ ertinya isteri, suami, anak-anak yang sah disisi undang-undang. (r) “waris” ertinya orang yang berhak mendapat hak atau bahagian mengikut hokum islam daripada harta pusaka seseorang anggota muslim yang mati. (s) “Aduan” perasaan tidak puashati anggota terhadap tindakan, dasar/polisi, amalan dan penyampaian perkhidmatan oleh Koperasi yang dirasai tidak adil, tidak mematuhi undangundang kecil, Akta, aturannya yang sedia ada termasuk salah laku, penyelewengan, salah guna kuasa, salah tafsir dan seumpamanya.
160 TUJUAN 4. (1) Tujuan garis panduan ini disediakan bertujuan memastikan pengurusan aduan daripada anggota koperasi ini dapat dikendalikan dengan cekap, teratur dan berkesan. (2) Mana-mana anggota yang dibuktikan telah membuat pengaduan atau merujukkannya kepada mana-mana orang selain daripada Suruhanjaya hendaklah dianggap telah bertindak dengan cara yang memudaratkan kepentingan Koperasi. SKOP 5. Aturan ini akan diguna pakai di dalam pengurusan KOPERA sahaja. SUMBER PENERIMAAN ADUAN 6. Sumber penerimaan aduan adalah melalui :- (a) Surat Rasmi dan Surat laying (b) Email dan Faksmili (d) Talifon (e) Hadir Sendiri (f) Peti Cadangan/Aduan (g) Media Massa (Media cetak/Elektronik/online) (h) Media Sosial (FB, Twiter, Youtube, Instergram) (i) Biro Pengaduan Awam TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA/PEGAWAI YANG DIBERI KUASA PENYELARAS ADUAN 7. Dalam memastikan prosedur ini dapat dilaksanakan dengan berkesan, setiap Jawatankuasa dan Pegawai yang diberikuasa hendaklah :- (Akan diperincikan) JENIS ISU/ADUAN 8. Terdapat jenis isu dan aduan di dalam koperasi antaranya :- ➢ Kelewatan/Tiada tindakan • Tidak mememenuhi janji kepada anggota • Tidak menjawab permohonan., pertanyaan atau aduan daripada anggota
161 ➢ Tindakan tidak adil • Double standard • Keputusan yang tidak konsisten dengan amalan biasa dan tidak selaras dengan peraturan, UUK dan Akta Koperasi. ➢ Tiada kemudahan untuk mengemukakan aduan ➢ Kepincangan dasar/polisi dan kelemahan UUK ➢ Salah guna kuasa/Penyelewengan ➢ Salah laku warga koperasi • Melibatkan individu • ALK • Kakitangan • Tatatertib/Displin • Kecuaian ➢ Kualiti perkhidmatan yang tidak memuaskan ➢ Pelbagai aduan PENGURUSAN ADUAN ANGGOTA 9. Pengurusan aduan anggota hendaklah bergantungan kepada aduan disampaikan oleh anggota dan diterima oleh Koperasi menggunakan kaedah-kaedah yang dinyatakan seperti di atas. TINDAKAN (1) Merekod aduan yang diterima melalui apa kaedah juga (2) Menyediakan surat akaun terima kepada pengadu melalui apa juga kaedah cth e-mel, surat atau talifon dalam tempoh 3 sehingga 5 hari bekerja dari tempoh aduan diterima. (3) Semakan aduan (4) Laporan aduan kepada Jawatankuasa/Pegawai Penyelaras sebelum dibentangkan kepada ALK untuk tindakan. (5) Membuat siasatan dan dapatkan bukti yang berasas. (6) Laksanakan pembetulan/penambahbaikan (hasil siasatan) dalam tempoh 15 hari bekerja (Jika terbukti kesilapan dari pengurusan koperasi). (7) Rekod semua hasil siasatan dan cadangan tindakan pembetulan/penamahbaikan.
162 (8) maklumkan kepada pengadu jawapan/tindakan yang telah diambil bersama bukti yang berasas oleh pengurusan melalui surat atau emel sebagai maklumbalas aduan 15 hari selepas keputusan siasatan diperolehi. (9) Sediakan borang aduan di kaunter Koperasi. (10) Kumpul soal selidik untuk dianalisa. (11) Bentang laporan kepada ALK (12) Mengambil tindakan pembetulan/penambahbaikan seperti yang diputuskan oleh ALK. REKOD ➢ Borang aduan ➢ Buku daftar aduan’ ➢ Maklumbalas aduan ➢ Borang kajian/maklumbalas kepuasan anggota ➢ Laporan analisa aduan dan maklumbalas ➢ Minit Mesyuart pengurusan CARTA ALIRAN KERJA (1) Carta aliran pengurusan aduan (2) Carta aliran maklumbalas pengadu (Akan diperincikan) MAKLUMAN KEPADA MESYUARAT AGUNG 10. Anggota lembaga hendaklah membentangkan Garis Panduan Pengurusan Aduan Anggota Kopera ini di dalam Mesyuarat Agung Tahunannya, laporan-laporan mengenainya serta cadangan bagi memperbaiki lagi pada masa hadapan. PERTIKAIAN 11. Jika berbangkit sebarang perselisihan faham atas tafsiran garis panduan ini atau timbul apa-apa perbalahan mengenainya dan pertikaian yang tidak dapat diselesaikan hendaklah diputuskan oleh Suruhanjaya dan keputusannya adalah muktamad. Aturan ini yang dibentang dan diterima oleh Mesyuarat Agung Tahunan Ke 30 pada 4 Disember 2021
163