LAP PKP : PENINGKATAN PELAYANAN PERSONEL MELALUI PEMBANGUNAN SIGABKIN PADA BAGPAM ROUM SETJEN KEMHAN

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEMHAN
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN MANAJEMEN

PERTAHANAN

LAPORAN AKSI PERUBAHAN

PENINGKATAN PELAYANAN PERSONEL
MELALUI PEMBANGUNAN SIGABKIN PADA

BAGIAN PENGAMANAN BIRO UMUM
SETJEN KEMHAN

DYAH SUKMASARI, A.MTRU
NIP. 197405142010122001

DIKLAT PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS

JAKARTA
2022

LEMBAR PERSETUJUAN

JUDUL : PENINGKATAN PELAYANAN PERSONEL
MELALUI PEMBANGUNAN SIGABKIN PADA
BAGIAN PENGAMANAN BIRO UMUM SEKRETARIAT
JENDERAL KEMENTERIAN PERTAHANAN

PESERTA PKP KEMHAN TA. 2022

1. Nama : Dyah Sukmasari, A.MTrU

2. Pangkat/Gol : Penata III/c

3. NIP : 197405142010122001

Telah memenuhi syarat dan setuju untuk diuji
Jakarta, November 2022

Mentor, Coach,

Dendy Sawaluddin Akbar, S.E. Drs. Sri Indarti
Letkol Cpl. NRP. 11000055490977 Kolonel Caj (K) NRP.1930010050565

i

JUDUL LEMBAR PENGESAHAN

: PENINGKATAN PELAYANAN PERSONEL
MELALUI PEMBANGUNAN SIGABKIN PADA
BAGIAN PENGAMANAN BIRO UMUM SEKRETARIAT

PESERTA PKP KEMHAN TA.2022

1. Nama : Dyah Sukmasari, A.MTrU

2. Pangkat/Gol : Penata III/c

3. NIP : 197405142010122002

Telah diseminarkan di depan Tim Penguji Laporan Aksi Perubahan pada hari Kamis
tanggal 3 Nopember 2022 di Pusdiklat Manajemen Pertahanan Badiklat Kemhan Jl.
Jati No.1 Pondok Labu Jakarta Selatan

Mentor Dendy Sawaluddin Akbar, S.E. …………
Coach Letkol Cpl. NRP. 11000055490977 …………
Penguji …………
Dra. Sri Indarti
Kolonel Caj (K) NRP.1930010050565

Riska Riskawati, S.S,. M.Pd.
Pembina Tk. I IV/b

NIP. 197801152002122001

ii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah Yang Maha Kuasa karena atas
rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas Laporan Aksi
Perubahan dengan Judul:

PENINGKATAN PELAYANAN PERSONEL
MELALUI PEMBANGUNAN SIGABKIN PADA
BAGIAN PENGAMANAN BIRO UMUM SEKRETARIAT
JENDERAL KEMENTERIAN PERTAHANAN

Pada kesempatan ini, penulis menyampaikan rasa hormat dan ucapan terima kasih
kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, dukungan dan saran kepada
penulis dalam menyelesaikan proposal Rancangan Aksi Perubahan ini, terutama
kepada:

1. Brigadir Jenderal Zainul Arifin, S.A.P., M.Sc. selaku Kepala Biro Umum.
2. Kolonel Inf Suprapto selaku Kepala Bagian Pengamanan Biro Umum
3. Letkol Cpl Dendy Sawaluddin Akbar, S.E. selaku Mentor yang mendukung

aksi perubahan ini.
4. Kolonel Caj (K) Drs. Sri Indarti selaku Coach yang memberikan bimbingan

sehingga proposal aksi perubahan ini dapat diselesaikan.
5. Pembina Tk. I IV/b Drs. Teguh Wibowo, M.M. selaku Ka Kursus dan Pembina

IV/a Sapto Martono, S.H., M.H. selaku Waka Kursus yang selalu memberikan
motivasi.
6. Para Widyaiswara dari LAN dan PUSDIKLAT JEMENHAN BADIKLAT
KEMHAN yang telah memberikan materi.
7. Rekan-rekan seperjuangan peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas TA.
2022 yang selalu memberikan masukan dan semangat, serta pihak lain yang
tidak dapat disebutkan satu persatu.

iii

8. Kedua Orangtua yang saya hormati dan banggakan telah mendoakan dan
memberikan nasehat didalam pendidikan dan pelatihan ini.

9. Dan yang tercinta Suami saya yang telah mendukung, memotivasi dan
memberikan semangat serta doa dalam pendidikan dan pelatihan ini.

Penulis menyadari bahwa Laporan Aksi Perubahan ini masih banyak kekurangan,
baik bentuk, isi maupun teknik penyajiannya. Oleh sebab itu, penulis sangat
mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan
laporan ini.

Jakarta, November 2022

Peserta Diklat PKP,

Dyah Sukmasari, A.MTrU
Penata III/c NIP.197405142010122002

iv

DAFTAR ISI

PERSETUJUAN ...................................................................................... HALAMAN
i
PENGESAHAN ........................................................................................ ii
Iii
KATA PENGANTAR ............................................................................... iv
v
DAFTAR ISI ............................................................................................. vi
vii
DAFTAR TABEL .....................................................................................
1
DAFTAR GAMBAR ................................................................................. 3

DAFTAR LAMPIRAN .............................................................................. 7
7
BAB I PENDAHULUAN 9
1. Latar Belakang ………………………………………………………… 10
2. Tujuan Aksi Perubahan ...……………………………………………. 11
11
BAB II PROFIL KINERJA PELAYANAN 12
3. Pelayanan sesuai Tugas dan Fungsi .………………………………. 12
a. Dasar Hukum Organisasi ......................................................... 17
b. Struktur Organisasi .................................................................. 17
c. Tugas dan Fungsi Organisasi ...................................................
4. Pelayanan di Unit Kerja .................………………………………….. 18
a. Jenis Pelayanan ........................................................................ 19
b. Bentuk/Output Pelayanan ......................................................... 19
c. Pelanggan yang dilayani .......................................................... 22
d. Proses Pelayanan ....................................................................
e. Jangka Waktu Pelayanan ........................................................

BAB III ANALISA MASALAH PELAYANAN
5. Identifikasi Masalah Pelayanan ......................................................
6. Penetapan Masalah Utama ...........................................................
a. Causal Mapping ........................................................................
b. Tools Analysis ...........................................................................

v

BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH 25
7. Terobosan/Inovasi .......................................................................... 28
8. Tahapan Kegiatan .......................................................................... 34
9. Sumber Daya .................................................................................. 34
a. Tim Kerja ................................................................................... 36
b. Stakeholder/Pemangku Kepentingan ........................................ 45
c. Pemanfaatan Teknologi ............................................................ 45
d. Anggaran/Biaya yang Dibutuhkan ............................................ 47
10. Manajemen Pengendali Mutu Pekerjaan ........................................ 47
a. Teknik Pengendalian Mutu Pekerjaan ..................................... 51
b. Rencana Monitoring dan Pengendalian ................................... 54
c. Mitigasi Resiko ..........................................................................
11. Strategi Pengembangan Kompetensi/Potensi Diri dalam Aksi 55
Perubahan ………………………………………………………………
57
BAB V HASIL IDENTIFIKASI PENGEMBANGAN KOMPETENSI DAN
POTENSI DIRI DALAM AKSI PERUBAHAN

12. Hasil Penilaian Peserta dan Mentor ..........…………………………..
BAB VI DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN

13. Membangun Integritas ....................................................................
14. Pengelolaan Budaya Pelayanan ....................................................
15. Pengelolaan Tim .............................................................................
BAB VII DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN
16. Capaian Aksi Perubahan ................................................................
17. Capaian Dalam Perbaikan Sistem Pelayanan ................................
18. Manfaat Aksi Perubahan ................................................................
BAB VIII KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN
19. Legalitas Keberlanjutan Aksi Perubahan ........................................
20. Tindak lanjut kegiatan jangka pendek dengan menetapkan target

capaian jangka menengah dan jangka panjang .............................

BAB IX KETERKAITAN DENGAN MATA PILIHAN
21. Keterkaitan 3 Mata Pelatihan Pilihan dengan Aksi

vi

Perubahan .....…………………………………………………………..
BAB X DISEMINASI DAN PUBLIKASI AKSI PERUBAHAN

22. Diseminasi dan Publikasi ................................................................
BAB XI PELAKSANAAN PENGEMBANGAN POTENSI DIRI DALAM
AKSI PERUBAHAN

23. Pemetaan Potensi Diri ....................................................................
24. Capaian Hasil Pengembangan Potensi Diri ...................................
BAB VI PENUTUP
25. Kesimpulan .........................…………………………………………..
26. Rekomendasi ..................................................................................
DAFTAR PUSTAKA ………………………………………………………….

vii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Gedung dan Ruang Kantor Subbag TU Biro ................................ 10
Gambar 2. Struktur Organisasi Biro Umum Setjen Kemhan .......................... 11
Gambar 3 Struktur Organisasi Bag Pam Roum .............................................. 11
Gambar 4. Struktur Organisasi Subbag TU Biro Bag Pam.............................. 12
Gambar 5. Aplikasi GPP/DPP KPPN .................................................................. 16
Gambar 6. Alur Pikir Rencana Aksi .................................................................... 21
Gambar 7. Diagram Fishbone Analysis ............................................................. 22
Gambar 8. Tata Kelola Proyek ............................................................................. 34
Gambar 9 Peta Stakeholder ................................................................................ 36
Gambar 10 Net Map Stakeholder ....................................................................... 41
Gambar 11 Koordinasi Melalui Media WAG ..................................................... 58
Gambar 12 Pembentukan Tim Efektif ................................................................ 58
Gambar 13 Bimbingan Coach ............................................................................. 59
Gambar 14 Pengarahan Tatap Muka Dengan Mentor ..................................... 60
Gambar 15 Koordinasi & Rapat Pembentukan Tim Efekti................................ 61
Gambar 16 Gaji PNS Pusat (GPP)....................................................................... 68
Gambar 17 Daftar Pembayaran Penghasilan TNI (DPP)................................. 68
Gambar 18 Petikan KGB ....................................................................................... 69
Gambar 19 DPP/GPP Biro Umum Setjen Kemhan........................................... 73
Gambar 20 Koordinasi & Rapat Tim Efektif & IT................................................ 74

viii

Gambar 21 Koordinasi Dengan Tim IT................................................................ 74
Gambar 22 Peta Stake Holder Sebelum Sosialisasi SIGABKIN..................... 77
Gambar 23 Peta Stake Holder Setelah Sosialisasi SIGABKIN........................ 77
Gambar 24 Membaca Buku Wira.......................................................................... 102
Gambar 25 Membaca Buku Di Perpus................................................................ 103
Gambar 26 BIMTEK................................................................................................ 104
Gambar 27 Zoom SDS Series 34......................................................................... 105

ix

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Memilih Isu Strategis Kriteria ASTRID .................................................. 18
Tabel 2 Penilaian Isu dengan Metode USG ....................................................... 19
Tabel 3 Milestone Jangka Pendek........................................................................ 29
Tabel 4 Milestone Jangka Menengah ................................................................. 32
Tabel 5 Milestone Jangka Panjang ..................................................................... 32
Tabel 6 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan (Time Schedule) ................................ 33
Tabel 7 Uraian RAB Jangka Pendek.................................................................... 42
Tabel 8 Uraian RAB Jangka Menengah.............................................................. 43
Tabel 9 Uraian RAB Jangka Panjang.................................................................. 43
Tabel 10 Formulir Peserta .................................................................................... 52
Tabel 11 Formulir Mentor ...................................................................................... 53
Tabel 12 Rekap Nilai Gabungan Peserta & Mentor .......................................... 54
Tabel 13 Rekap Nilai Akhir Sikap Perilaku Peserta........................................... 54
Tabel 14 Tahapan Aksi Perubahan ..................................................................... 80
Tabel 15 Capaian Dalam Perbaikan Sistem Pelayanan................................... 83

x

LAMPIRAN
Lampiran 1 Sprint Tim Efektif
Lampiran 2 Surat Dukungan Tim IT
Lampiran 3 RAB & TOR
Lampiran 4 Dukungan Stakeholder
Lampiran 5 SE
Lampiran 6 Komitmen Kabag & Kasubbag
Lampiran 7 Aksi Dukungan Karoum (Surat)

xi

xii

ABSTRAK

Kenaikan gaji berkala (KGB) merupakan suatu jenis kenaikan gaji yang
diberikan kepada pegawai negeri sipil (PNS) dan Tentara Nasional Indonesia
(TNI) yang telah mencapai masa kerja golongan yang ditentukan untuk kenaikan
gaji berkala yaitu setiap dua tahun sekali dan apabila telah memenuhi
persyaratan berdasarkan peraturan perundang – undangan yang berlaku. Pada
proses pengurusan surat kenaikan gaji berkala (KGB) yang dilakukan selama ini,
masih terdapat beberapa masalah yang sering dihadapi seperti masih banyak
pegawai yang sering lupa tentang persyaratan pengurusan surat KGB. Selain itu,
untuk pembuatan surat kenaikan gaji berkala (KGB) masih dilakukan secara
manual yaitu dengan diketik satu per satu melalui software pengolah kata dan
disimpan di komputer Admin/Operator. Sehingga memungkinkan terjadinya
kesalahan pada surat KGB yang dibuat dan memungkinkan adanya surat yang
hilang ketika terjadi permasalahan pada komputer admin KGB. Berdasarkan
permasalahan di atas, dibutuhkan sebuah Sistem Informasi Gaji Berkala dan
Tunkin berbasis website untuk Subbag TU Biro Bag Pam Roum Setjen Kemhan
yang bertujuan menghimpun data-data terkait dengan kenaikan gaji berkala dan
untuk mempermudah serta mempercepat proses pembuatan surat kenaikan gaji
berkala (KGB). Sementara itu, dari sisi pegawai, diharapkan sistem tersebut
dapat membantu pegawai dalam melakukan pengecekan persyaratan dan
pengecekan terkait tanggal pengajuan KGB selanjutnya. Adapun metode yang
digunakan untuk membangun sistem tersebut adalah metode waterfall dengan
beberapa tahapan proses yaitu melakukan analisis proses bisnis, perancangan
sistem, perancangan database, perancangan antarmuka, implementasi ke
dalam bentuk kode program, dan pengujian sistem. Pengujian yang dilakukan
menggunakan metode black box testing dan melakukan presentasi serta demo
sistem terkait dengan tampilan dan fungsionalitas yang ada pada sistem
tersebut. Hasil yang diperoleh pada penelitian ini adalah Sistem Informasi Gaji
Berkala dan Tunkin (SIGABKIN). Admin/Operator sistem merupakan Staf
Subbag TU Biro Bag Pam Roum Setjen Kemhan yang dapat mengelola data
pegawai, mengelola data gaji dan tunkin, mengelola persyaratan KGB,

1

mengelola list penjagaan KGB, dan mengelola surat KGB. Sementara itu,
pegawai dapat melihat data pegawai, melihat persyaratan KGB, melihat
pengumuman pengajuan KGB, dan melihat data petikan KGB pegawai yang
bersangkutan yang diterima setelah pengajuan dari Admin/Operator SIGABKIN
ke Biro Kepegawaian Setjen Kemhan.
Kata kunci: Sistem Informasi Gaji Berkala dan Tunkin,Budaya pelayanan dan
kualitas sistem informasi.

2

BAB I

PENDAHULUAN

1. LATAR BELAKANG

Dalam dunia kepegawaian, kenaikan gaji merupakan suatu hal yang
sudah tidak asing lagi untuk dilakukan. Berdasarkan definisinya, kenaikan gaji
berkala atau yang disingkat dengan KGB merupakan suatu jenis kenaikan gaji
yang diberikan kepada pegawai negeri sipil (PNS) dan Tentera Negara
Indonesia (TNI) yang telah mencapai masa kerja golongan yang ditentukan
untuk kenaikan gaji berkala yaitu setiap dua tahun sekali dan apabila telah
memenuhi persyaratan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku. Kenaikan gaji berkala (KGB) merupakan salah satu program
pemerintah yang diterapkan untuk setiap pegawai diseluruh kementerian/
lembaga kedinasan yang ada tidak terkecuali pada Biro Umum Setjen Kemhan.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2019
tentang; Perubahan Kedelapan Belas atas Peraturan Pemerintah Nomor 7
Tahun 1977 tentang Peraturan Pegawai Negeri Sipil (PNS), terdapat Daftar Gaji
Pokok Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Peraturan Pemerintah Nomor 16 Tahun
2019 tentang; Perubahan Kedua Belas atas Peraturan Pemerintah Nomor 28
Tahun 2001 tentang Peraturan Gaji Anggota Tentara Nasianal Indonesia (TNI),
terdapat gaji pokok Tentara Nasional Indonesia yang melansir dari beberapa
sumber tersebut adalah besaran gaji PNS dan TNI dari mulai golongan rendah
hingga golongan tertinggi.
Dan begitu dengan PNS dan TNI, selain mendapatkan gaji pokok anggota TNI
juga mendapatkan beberapa tunjangan yang bisa didapatkan, tunjangan yang
pertama adalah tunjangan kinerja yang mana tunjangan ini diatur dalam
Peraturan Presiden Republik Indonesia nomor 104 tahun 2018, tentang
tunjangan kinerja pegawai di Lingkungan Kementerian Pertahanan (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 195), untuk tunjangan ini akan
disesuaikan dengan jabatan serta pangkat yang diterima dan Keputusan Menteri
Pertahanan Republik Indonesia nomor KEP/993.b/VII/2019 tanggal 6 Juni 2022,

3

tentang; perubahan 2 tunjangan kinerja perkelas jabatan di lingkungan
Kementerian Pertahanan.

Jumlah Pegawai Biro Umum sebanyak 750 orang yaitu PNS dan TNI.
Keseluruhan data-data Pegawai telah masuk, terdaftar, dan dikelola ke dalam
suatu basisdata Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG).
SIMPEG merupakan suatu sistem terpadu yang terdiri atas perangkat pengelola
meliputi pengumpul, prosedur, tenaga pengolah, dan perangkat lunak,
perangkat penyimpan yang meliputi pusat data dan bank data, serta perangkat
komunikasi yang saling berkaitan, berketergantungan, dan saling menentukan
dalam rangka penyediaan informasi di bidang kepegawaian. SIMPEG berada di
Biro Kepegewaian Setjen Kemhan. Sistem ini dikelola sebagai database pusat
data yang mengelola data-data kepegawaian yang meliputi NIP, nama, tempat
tanggal lahir, jenis kelamin, agama, golongan, dan masih banyak lagi. Data-data
yang dikelola oleh SIMPEG sering sekali digunakan oleh pegawai.
Dalam hal pengurusan masalah kenaikan gaji berkala, masih terdapat beberapa
kendala yang sering dialami yaitu pegawai yang ingin mengajukan pengurusan
kenaikan gaji berkala tentunya harus melengkapi berkas-berkas persyaratan
yang diminta agar dapat diproses lebih lanjut. Namun, terkadang masih sering
ditemukan terdapat beberapa pegawai yang lupa akan persyaratan yang diminta
sehingga berkas persyaratan yang diajukan belum lengkap dan proses
pengurusan KGB menjadi terhambat dan tidak bisa dilanjutkan. Selain itu, untuk
masalah pembuatan surat kenaikan gaji berkala (KGB) masih dilakukan secara
manual yaitu dengan diketik satu per satu melalui software pengolah kata dan
disimpan di komputer admin. Sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan
pada surat KGB yang dibuat dan adanya surat yang hilang ketika terjadi
permasalahan pada komputer admin KGB. Dari beberapa permasalahan atau
kendala di atas, maka perlu dibuat Sistem Informasi Gaji Berkala dan Tunkin
(SIGABKIN) khususnya pada Bag Pam Roum Setjen Kemhan.Dengan adanya
sistem ini, nantinya diharapkan Bag Pam Roum Setjen Kemhan akan memiliki
database sendiri khusus untuk database yang menghimpun data-data untuk
kenaikan gaji berkala. Dengan adanya sistem ini, akan mempermudah dalam
proses pembuatan KGB. Nantinya, akan disediakan kapan waktu KGB di dalam

4

sistem yang telah disesuaikan dengan data pegawai yang ada pada database
SIGABKIN dan database pusat yaitu SIMPEG. Sehingga, langsung bisa
diproses dan dicetak secara langsung melalui sistem yang ada. Dengan adanya
sistem ini, diharapkan akan dapat mengakomodir dan membantu dalam
menyelesaikan beberapa permasalahan yang dihadapi oleh Bag Pam Roum
Setjen Kemhan. Selain itu, dengan adanya sistem ini juga diharapkan mampu
untuk berkontribusi dalam peningkatan kinerja, sehingga mampu bekerja lebih
baik lagi ke depannya dengan didukung oleh penerapan sistem yang baik.

Kondisi saat ini masalah terkait pelayanan di Biro Umum Setjen Kemhan,
beberapa permasalahan di Biro Umum Setjen Kemhan, yaitu; kurangnya
informasi terkait pelayanan kepegawaian masih banyak dari pegawai Kemhan
yang belum mengetahui informasi terkait layanan kepegawaian, sebagai contoh
Kenaikan Gaji Berkala (KGB) secara administratif berada dibawah Subbag TU
Biro Bag Pam, masih ada keterlambatan dan kurang/lebih bayar gaji dengan
adanya kenaikan KGB dari pegawai khususnya dalam subsatker Biro Umum
dimana kenaikan ini harus dilakukan per periode yaitu 2 tahun sekali, tetapi
masih ada pegawai yang melewati/keterlambatan KGB ini dan berpengaruh
pada penerimaan hak nya yaitu berupa gaji menyebabkan kekurangan pada
gajinya tersebut dan terkait jabatan dari masing-masing pegawai dalam
menjalankan tugas pokok dan fungsinya yang tidak sesuai.

Dari permasalahan tersebut kondisi yang diharapkan agar cepat, tepat dan
mudahnya kenaikan gaji berkala (KGB) dan pencairan tunkin sesuai waktunya.
Sehingga berdasarkan permasalahan tersebut yang menjadikan latar belakang
Action Leader mempunyai terobosan membuat inovasi aksi perubahan melalui
Sistem Informasi Gaji, KGB dan Tunkin (SIGABKIN) di subsatker Biro Umum
serta tersedianya informasi penjadwalan waktu kenaikan gaji berkala (KGB).

5

2. TUJUAN AKSI PERUBAHAN
Berdasarkan permasalahan diatas, tujuan utama yang ingin dicapai dalam
aksi perubahan terwujudnya aplikasi Sistem Informasi Gaji Berkala dan
Tunkin (SIGABKIN) yang cepat, efektif dan efisien dalam penyajian data
pegawai Biro Umum khususnya pada Bag Pam. Dari tujuan utama tersebut
terdapat tujuan yang ingin dicapai dari aksi perubahan berdasarkan target
waktu pencapaian, yakni:
a. Tujuan Jangka Pendek, yakni tujuan yang akan dicapai dalam waktu 2
bulan (60 hari) adalah Membangun Aplikasi berbasis Web Base di
lingkungan Bag Pam Roum Setjen, dengan kegiatan Terlaksananya
pembangunan sistem informasi gaji berkala dan tunkin (SIGABKIN)
pada Subbag TU Biro Bag Pam Roum Setjen Kemhan guna
memudahkan Penatausahaan KGB di lingkungan Subbag TU BagPam
Roum Setjen Kemhan.

b. Tujuan Jangka Menengah, yakni tujuan yang akan dicapai dalam
waktu 6 bulan adalah Terlaksananya pengembangan SIGABKIN
dengan penambahan fitur dan konten tunkin.

c. Tujuan Jangka Panjang, yakni tujuan yang akan dicapai dalam waktu
lebih dari 1 Tahun adalah Pengintegrasian SIGABKIN ke Biro Umum
Setjen Kemhan.

6

BAB II
PROFIL KINERJA PELAYANAN

3. PELAYANAN SESUAI TUGAS DAN FUNGSI
a. Dasar Hukum Organisasi
Berdasarkan Peraturan Menteri Pertahanan Nomor 14 Tahun 2019
tentang Organisasi dan Tata Kerja (OTK) Kementerian Pertahanan,
Biro Umum selanjutnya disebut Ro Um adalah unsur pelaksana
sebagian fungsi Sekretariat Jenderal (Setjen) dipimpin oleh Kepala
Biro Umum disebut Karoum mempunyai tugas melaksanakan
pembinaan dan pemberian dukungan kerumahtanggaan dan
pengelolaan Barang Milik Negara UO Kemhan. Dalam
melaksanakan tugas Biro Umum menyelenggarakan fungsi
pembinaan dan pelaksanaan urusan pengamanan dan pengawalan
di Kemhan, perencanaan dan pengelolaan kebutuhan perbekalan
dan pemeliharaan materiil Kemhan, pembinaan dan pelayanan
urusan dalam, kerumahtanggaan, pelayanan dan dukungan
kesehatan, pelayanan komunikasi dan elektronika, perencanaan,
pelaksanaan, pengawasan pengadaan dan pemeliharaan
konstruksi bangunan serta pengelolaan Barang Milik Negara (BMN)
UO Kemhan dan pengelolaan ketatausahaan dan kerumahtangga,
Biro Umum Setjen Kemhan disingkat Roum terdiri dari :

1. Bagian Pengamanan disingkat Bag Pam
1) Subbagian Pengamanan dan PengawalanVIP;
2) Subbagian Pengamanan Personel dan Materiil;
3) Subbagian Tata Usaha Biro.

2. Bagian Perbekalan dan Pemeliharaan disingkat Bag Bekhar
1) Subbagian Perencanaan dan Administrasi
Pengadaan;
2) Subbagian Penyimpanan dan Pendistribusian;dan
3) Subbagian Pemeliharaan dan Penghapusan.
7

3. Bagian Rumah Tangga disingkat Bag Rumga
1) Subbagian Pelayanan Umum;
2) Subbagian Pelayanan Kesehatan;dan
3) Subbagian Pelayanan Komunikasi danElektronika.

4. Bagian Konstruksi Bangunan dan Barang Milik Negara
disingkat Bag Konbang dan BMN
1) Subbagian Perencanaan dan Administrasi
Pengadaan Konstruksi Bangunan;
2) Subbagian Pengendalian dan Pengawasan
Konstruksi Bangunan;
3) Subbagian Barang Milik Negara.

Gambar 1.
Gedung dan Ruang Kantor Subbag TU Biro

Gedung Kapt. Piere Tendean Kantor Subbag TU Biro Bagpam Roum

8

b. Struktur Organisasi

Gambar 2.

Struktur Organisasi Biro Umum Setjen Kemhan

Gambar 3.

Struktur Organisasi Bagian Pengamanan Biro Umum
(Bag Pam Roum) Setjen Kemhan

9

Gambar 4.

Struktur Organisasi Sub Bagian Tata Usaha Biro
Bagian Pengamanan Biro Umum

(Subbag TU Biro Bag Pam Roum) Setjen Kemhan

c. Tugas dan Fungsi Organisasi
Tugas dan fungsi organisasi berdasarkan Peraturan Menteri
Pertahanan Nomor 14 Tahun 2019 tentang Organisasi dan Tata
Kerja (OTK) Kementerian Pertahanan, Bagian Pengamanan
selanjutnya disebut Bag Pam dipimpin oleh Kepala Bagian
Pengamanan disebut Kabag Pam mempunyai tugas
melaksanakan pengamanan personel dan materiil, urusan
pengamanan dan pengawalan VIP di Kemhan, serta perencanaan
program dan anggaran, evaluasi dan laporan, kepegawaian,
ketatausahaan dan kerumahtanggaan Biro, dalam melaksanakan
tugas Bagian Pengamanan (Bag Pam) menyelenggarakan fungsi :
a. Pelaksanaan pengamanan dan pengawalan VIP meliputi
pengamanan dan pengawalan Menteri, Sekjen dan Irjen
serta tamu resmi kementerian dari dalam dan luar negeri;

10

b. Pelaksanaan pengamanan di lingkungan Kemhan, meliputi
pengamanan terhadap satker/subsatker, materiil, personil,
kegiatan dan informasi, serta pembinaan kemampuan
personil pengamanan dan personil pemadam kebakaran;
dan

c. Penyusunan program dan anggaran, pelaksanaan
ketatausahaan dan kerumahtanggaan Biro.

Sedangkan Subbagian Tata Usaha Biro selanjutnya disebut
Subbag TU Biro dipimpin oleh Kepala Subbagian Tata Usaha Biro
disebut Kasubbag TU Biro mempunyai tugas melakukan
penyiapan bahan urusan kepegawaian, ketatausahaan,
kerumahtanggaan, keuangan dan laporan Sistem Informasi
Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN)
Biro serta mengoordinasikan penyusunan perencanaan, evaluasi
dan pelaporan program dan anggaran Biro.

Pihak yang terlibat dalam pelayanan Subbag TU Biro Bag Pam
Roum adalah Kabag Pam Roum Setjen Kemhan, Kasubbag TU
Biro Bag Pam Roum Setjen Kemhan, personil sesuai jabatan dan
tupoksinya di Subbag TU Biro Bag Pam Roum Setjen Kemhan
yaitu Bendahara Pengeluaran, Penyusun Naskah Administrasi
Kepegawaian Subbag TU Biro, Penyusun Naskah Program
Anggaran dan Pelaporan, Penyusun Naskah Simak BMN TU Biro,
Pengolah Data Pengelolaan Sistem Informasi Perbendaharaan,
Pengolah Data Perencanaan Penganggaran, Pengolah Data
Barang Milik Negara, Pengelola Data, Pengelola Kepegawaian,
Pengelola Laporan Keuangan, Pengelola Data Administrasi dan
Verifikasi, Pranata Teknologi Informasi Komputer,
Pengadministrasi Umum, Pengadministrasi Sarana dan Prasarana,
Pengadministrasi Persuratan, Petugas Penggandaan.

11

4. Pelayanan di Unit Kerja

a. Jenis dan Bentuk Pelayanan
Kewajiban Pemerintah adalah memberikan pelayanan publik yang
menjadi hak setiap warga negara ataupun memberikan pelayanan
kepada warganegara yang memenuhi kewajibannya terhadap
negara. Kewajiban pemerintah, maupun hak setiap warga negara
pada umumnya disebutkan dalam konstitusi suatu Negara. Sesuai
dengan Undang-Undang No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan
Publik, yaitu kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka
pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan bagi setiap warganegara dan penduduk akan
barang, jasa dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh
penyelenggara pelayanan publik. Adapun jenis dan bentuk
pelayanan yang diberikan oleh Kasubbag TU Biro Bagpam yaitu
pelayanan administratif; melaksanakan ketatausahaan dokumen
berupa takah (tata naskah) dan surat menyurat, pengusulan UKP
dan memasuki pensiun untuk pegawai, mengusulkan pegawai
mengikuti pendidikan, penyusunan program anggaran dan
pelaporan keuangan serta perencanaan kebutuhan logistik pegawai,
melayani pembayaran gaji, tunjangan dan perpajakan pegawai
Roum Setjen Kemhan serta memproses pencocokan dan
penyesuaian (rekonsiliasi) dengan beberapa sistem yang berbeda
dengan untuk menghasilkan kesamaan (SAIBA dan SIMAK BMN).

b. Bentuk/Output Pelayanan
Dalam melaksanakan kegiatan di Subbag TU Biro Bag Pam Roum,
output pelayanan adalah sebagai berikut :
1) Tersusunnya dokumen rencana kerja
2) Terlaksananya dokumen ketatausahaan
3) Terlaksananya pembayaran gaji dan tunjangan pegawai
4) Tersusunnya dokumen rekonsiliiasi SAIBA dan SIMAK BMN

12

c. Pelangggan yang dilayani
Pelanggan yang dilayani adalah penerima manfaat dari kegiatan
yang dilaksanakan oleh Subbag TU Biro Bagpam Roum Setjen
Kemhan yaitu pegawai dan pejabat serta pimpinan di Roum Setjen
Kemhan.

d. Proses Pelayanan
Proses jenis pelayanan yang diberikan oleh Subbag TU Biro
Bagpam Roum adalah Pelayanan Administratif yaitu jenis pelayanan
yang diberikan oleh unit pelayanan berupa pencatatan, dokumentasi
surat menyurat dan kegiatan tata usaha secara keseluruhan yang
menghasilkan berupa dokumen, secara administrasi yaitu digunakan
untuk mengumpulkan dan mengolah data yang nantinya
dimanfaatkan untuk penyusunan atau perencanaan sebuah kegiatan
atau hal tertentu lainnya. Artinya administrasi digunakan untuk
menyusun serta menjalin komunikasi antar anggota dalam sebuah
organisasi.

e. Jangka Waktu Pelayanan
Jangka waktu pelayanan yang diberikan oleh Subbag

Subbag TU Biro Bag Pam berupa program kerja, sesuai dengan
yang di rencanakan di dalam Term of Reference (TOR) atau
Kerangka Acuan Kerja (KAK). Kegiatan ini dilaksanakan selama
kurang lebih satu tahun anggaran, mulai tahap perencanaan sampai
tahap pengakhiran. Dalam memberikan layanan khususnya
informasi Gaji, KGB dan Tunkin terlebih dahulu harus membuka
aplikasi GPP/DPP yang membutuhkan waktu dan memerlukan
proses identifikasi yang hanya dapat dioperasikan oleh operator
aplikasi ini yaitu PPABP. Dengan akan dibuatnya Sistem Informasi
Gaji Berkala dan Tunkin (SIGABKIN) diharapkan akan
mempercepat waktu memperoleh informasi personel khususnya
Bag Pam Roum, dapat melihat langsung dana sesuai masa kerja
personil dan dapat mengkoreksinya apabila masa kerja tidak sesuai.

13

Berikut adalah contoh informasi pengajuan gaji dari aplikasi GPP/DPP
dari KPPN :

Gambar 5.

Aplikasi GPP/DPP

14

BAB III
ANALISA MASALAH PELAYANAN

5. Identifikasi Masalah Pelayanan

Untuk mengidentifikasi area bermasalah yang ada dalam organisasi perlu
dikaitkan dengan program reformasi birokrasi yang telah ditetapkan dalam
roadmap. Dalam roadmap reformasi birokrasi terdapat 8 (delapan) area
atau sektor perubahan reformasi birokrasi yang perlu mendapatkan
perhatian. Perubahan-perubahan dalam area tertentu dalam lingkup
birokrasi diharapkan akan menciptakan kondisi yang kondusif untuk
mendukung pencapaian sasaran reformasi birokrasi. 8 area tersebut
antara lain: Mental Aparatur, Pengawasan, Akuntabilitas, Kelembagaan,
Tata Laksana, SDM Aparatur, Peraturan Perundang-undangan dan
Pelayanan Publik.

Sesuai dengan Permenhan 14 Tahun 2019 tugas dan fungsi Subbag TU
Biro Bag Pam Roum Setjen Kemhan adalah mempunyai tugas melakukan
penyiapan bahan urusan kepegawaian, ketatausahaan, kerumahtanggaan,
keuangan dan laporan Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang
Milik Negara (SIMAK BMN) Biro serta mengoordinasikan penyusunan
perencanaan, evaluasi dan pelaporan program dan anggaran Biro. Saat ini
action leader mengidentifikasi isu-isu strategis dari Subbag TU Bag Pam
Roum Setjen Kemhan yang diambil dari 8 (delapan) area perubahan
diantaranya terkait Akuntabilitas.

Dari tugas dan fungsi diatas salah satu permasalahan saat ini pada
Subbag TU Biro Bag Pam Roum Setjen Kemhan adalah belum optimalnya
penatausahaan KGB dan tunkin. Maksud penatausahaan KGB dan tunkin
adalah memberikan informasi terkait gaji berkala dan tunkin pegawai
dengan tujuan pegawai tertib administrasi kapan harus mengajukan KGB
nya dan penyesuaian gaji pokok dengan masa kerja pegawai yang efektif,
efisien, optimal dan akuntabel. Ruang lingkup penatausahaan KGB dan

15

tunkin terdiri dari pembukuan dan pelaporan. Dilihat kondisi saat ini masih
adanya keterlambatan dalam penyesuaian masa kerja dengan gaji berkala
dan tunkin disesuaikan dengan jabatan pegawai. Hal ini dapat dibuktikan
dengan adanya teguran dari KPPN dan Asabri perihal kurang dan
kelebihan bayar kepada pegawai yang aktif maupun akan pensiun.

Diawali dari isu strategis dalam pelaksanaan tugas dan fungsi Subbag TU
Biro Bag Pam Roum Setjen Kemhan terdapat beberapa isu yang menjadi
masalah dan perlu untuk segera ditangani yaitu sebagai berikut :
a. Keterbatasan pengetahuan personil subsatker Biro Umum perihal hak

dan kewajiban khususnya pada gaji, KGB per periodenya, tunjangan
kinerja dan pensiun.
b. Belum adanya data yg terintegrasi terkait Gaji (GPP/DPP), KGB dan
Tunkin di Subbag TU Roum
c. Tidak adanya informasi yg akurat ttg kapan pegawai akan naik Gaji
(GPP/DPP), KGB dan Tunkin di Subbag TU Roum
d. Masih lambatnya pemahaman pegawai tentang aturan LHKASN dan
perpajakan terkait PNS.
e. Kurangnya sarana dan prasarana yg memfasilitasi pegawai dalam
pengetahuan pengenalan, proses, prosedur untuk peran kerja
pengembangan kemampuan.
Jika isu dalam masalah ini tidak segera diselesaikan maka akan
terdampak pada penilaian kerja organisasi khususnya subsatker Biro
Umum, tidak memenuhi standar penilaian yaitu berupa penilaian Sasaran
Kerja Pegawai (SKP) yang ada dalam salah satu unsur di dalam Penilaian
Prestasi Kerja PNS yang diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 46
Tahun 2011.

16

6. Penetapan Masalah Utama
a. Causal Mapping
Berdasarkan permasalahan di atas dalam pemilihan isu
strategis/masalah yang menjadi gagasan perubahan yang action
leader adalah mengklasifikasikan isu strategis yang telah diidentifikasi
menggunakan Metode ASTRID. Perlu dianalisa permasalahan untuk
mendapatakan isu strategis yang dinilai paling tinggi kepentingannya
dilihat dari aspek Aktual, Spesifik, Transformasi, Relevan, Inovatif dan
dapat dilaksanakan sesuai masa pelatihan.

Tabel 1.

Memilih isu strategis

kriteria ASTRID

Bobot Isu Strategis

No. Kriteria Kriteria a b c d Ket.

1 Aktual 15 15 15 15 15 e
2 Spesifik 15
3 Transformasi 10 10 10 10 10 10
4 Relevan 10
5 Inovatif 10 10 10 10 10 15
6 Dapat dilaksanakan 20
15 15 15 15 15 10
sesuai masa depan
20 20 10 15 10 80

30 25 20 10 10

100 95 85 75 70

Jika data dan informasi sudah dikumpul dan dianalisis, dan ditemukan
bahwa ternyata unsur-unsur tersebut tidak memenuhi standar yang
ditetapkan, sehingga terdapat kesenjangan atau gap, maka gap itulah
yang dapat menjadi sasaran dari obyek perubahan. Gap dapat diciptakan
dengan meningkatkan standar yang sudah terpenuhi. Dengan demikian,
gap merupakan pintu masuk untuk melakukan perubahan.

17

Dari hasil tabel 1 yaitu ASTRID, Isu yang terpilih adalah isu strategis a
dengan total nilai 95. Sekalipun isu b dan e juga strategis dan mungkin
dapat meningkat kinerja dan citra yang baik bagi unit organisasi.
Isu strategis a, yaitu : Keterbatasan/kurangnya perhatian pegawai
subsatker Biro Umum perihal hak dan kewajiban khususnya pada
gaji, KGB per periodenya, tunjangan kinerja, dari hasil penilaian bobot
kriteria pada aktual, spesifik, transformasi, relevan, inovatif dan dapat
dilaksanakan sesuai masa depan, untuk menetapkan pemahaman yang
menyeluruh mengenai suatu sistem dan menjadikannya sebagai dasar
dalam menentukan perubahan apa yang diinginkan. Berangkat dari gap
atau kesenjangan tersebut, langkah-langkah intervensi dapat disusun.
Pertama, deskripsikan secara terukur tentang kondisi pelayanan yang
diharapkan, sekaligus mendeskripsikan secara terukur tentang kondisi
kegiatan pelayanan saat ini.

Dari lima permasalahan, ditemukan 3 isu strategis yang akan ditentukan
sebagai sasaran prioritas utama melalui metode USG (Urgency,
Seriousness, Growth) yang dilakukan dengan mentor terhadap area
organisasi yang dianggap perlu dirubah, dimana analisis ini
mengidentifikasi :

a. Urgency artinya seberapa mendesak isu tersebut harus dibahas dan
dikaitkan dengan waktu yang tersedia serta seberapa keras tekanan
waktu tersebut untuk memecahkan masalah yang menyebabkan isu.

b. Seriousness artinya seberapa serius isu tersebut perlu dibahas
dikaitkan dengan akibat yang timbul dengan penundaan pemecahan
masalah yang menimbulkan isu tersebut.

c. Growth artinya seberapa kemungkinan-kemungkinannya isu tersebut
menjadi berkembang dikaitkan kemungkinan masalah penyebab isu
akan semakin memburuk kalau dibiarkan. Isu dapat menghambat
kecepatan memberikan informasi atau kinerja sesuai yang diinginkan
atasan.

18

Dapat dihasilkan seperti table berikut:

Tabel 2.

Penilaian isu dengan metode USG

No. Uraian Masalah Pokok Kriteria Penilaian Rangking

U S G Bobot

1 (a) Ditemukannya keterbatasan/perhatian 15 I
pegawai subsatker Biro Umum perihal 5 5 5
hak dan kewajiban khususnya pada
gaji (DPP/GPP), KGB per periodenya,
tunjangan kinerja

2 (b) Belum adanya data yg terintegrasi t’kait 13 II
Gaji (GPP/DPP), KGB dan Tunkin di 4 4 5
Subbag TU Roum

3 (e) Belum memadainya sarana dan

prasarana yg memfasilitasi pegawai 434 11 III

dalam pengetahuan pengenalan, proses,

prosedur untuk peran kerja

pengembangan kemampuan

Keterangan berdasarkan skala 3 - 5

3 = Cukup penting
4 = Penting
5 = Sangat penting

Berdasarkan hasil dan penentuan sasaran prioritas permasalahan, maka
didapatkan bahwa masalah masih ditemukannya keterbatasan
pengetahuan pegawai subsatker Biro Umum perihal hak dan kewajiban
khususnya pada gaji, KGB per periodenya, tunjangan kinerja dan pensiun
menjadi masalah prioritas yang akan dianalisis dan ditentukan cara
penyelesaian masalahnya. Dari tabel penentuan sasaran prioritas, isu

19

nomor 1 terpilih sebagai program sasaran prioritas untuk dilaksanakan
sebagai aksi perubahan yaitu masih ditemukannya keterbatasan
pengetahuan pegawai subsatker Biro Umum perihal hak dan kewajiban
khususnya pada gaji, KGB per periodenya, tunjangan kinerja dan pensiun.
Salah satu teknik analisis masalah manajemen dengan menggunakan
diagram fishbone analisis. Teknik analisis manajemen adalah alat bantu
yang digunakan untuk menganalisis permasalahan dalam organisasi,
hubungan antar elemen masalah dan merumuskan solusinya (LAN, 2019).
Berikut alur pikir manajemen rencana aksi perubahan;

Gambar 6.

b) Tools Analysis
Analisis permasalahan yang dilaksanakan pada aksi perubahan ini
menggunakan teknik analisis diagram tulang ikan/fishbone. Watson
(2004) dalam Ilie G. Dan Ciocoiu C.N. (2010) mendefinisikan diagram
20

Fishbone sebagai alat (tool) yang menggambarkan sebuah cara yang
sistematis dalam memandang berbagai dampak atau akibat dan
penyebab yang membuat atau berkontribusi dalam berbagai dampak
tersebut. Oleh karena fungsinya tersebut, diagram ini biasa disebut
dengan diagram sebab-akibat.
Dari isu strategis yang terpilih dilakukan analisis faktor-faktor
penyebab yang berakibat kepada lambatnya penyajian informasi
kepada pimpinan menggunakan analisis fishbone. Analisisnya adalah
sebagai berikut:

Gambar 7.

Diagram Fishbone Analysis

Dari diagram tersebut dapat dilihat bahwa faktor penyebab masih
terbatasnya pemahaman pegawai Kemhan khususnya di satker
Roum dalam penerapan dan perhitungan gaji, KGB dan tunkin
adalah sebagai berikut:

21

1) Man (manusia), penyebab permasalahan terletak pada
pelaksanaan tugas pegawai kurangnya pemahaman
teknologi informasi dikarenakan bekerja berdasarkan
kebiasaan, dan keinginan untuk meningkatkan kompetensi
melalui diklat masih rendah sehingga tingkat kompetensi
yang dimiliki oleh pegawai dirasa rendah, hal ini sejalan
dengan rendahnya pemahaman terhadap standar
kompetensi yang telah ditetapkan dalam suatu jabatan.

2) Measurement (pengukuran), maka dengan adanya
ketidakpahaman perihal gaji, KGB dan tunkin, maka
terdapat ketidaksesuaian penerimaan gaji terkait masa kerja
dan teguran dari KPPN dikarenakannya adanya
kelebihan/kurang bayar kepada pegawai terkait gaji.

3) Machine (mesin), penggunaan teknologi dan media
informasi komunikasi pada dokumen gaji, KGB dan tunkin
masih sangat kurang oleh personel dan belum tersedianya
sistem informasi berbasis data web.

4) Method (metode), pemrosesan data dalam pengajuan KGB
yang terlambat dan tidak terorganisir pada subbag masing-
masing pegawai khususnya Roum.

5) Material (material/bahan produksi), kurang optimalnya
sosialisasi, bimtek dan tidak adanya evaluasi data yang
terintegrasi terkait gaji, KGB dan tunkin kepada pegawai
khususnya Roum.

6) Environment (lingkungan), lingkungan kerja dimana
pegawai kurang peduli terhadap informasi gaji, KGB dan
tunkin dan tidak ada informasi yang akurat kapan waktu
kenaikan gaji berkala.

22

Berdasar uraian yang ada, akar masalah yang hendak ditangani
adalah permasalahan masih terbatasnya pemahaman pegawai
Kemhan khususnya Roum dalam informasi gaji, KGB dan tunkin
yang merupakan hak dan kebutuhan pegawai. Untuk itu kondisi
yang diharapkan Terwujudnya informasi yang dapat diakses
dengan cepat dan tepat, diukur dengan kunci keberhasilan
sebagai berikut:

1) Terwujudnya sistem informasi gaji, KGB dan tunkin yang
dapat dipahami dalam pengaksesannya dengan mudah
oleh personel.

2) Pegawai Kemhan khususnya Roum dapat memahami
uraian sistem informasi gaji, KGB dan tunkin secara akurat.

3) Pegawai dapat memonitor penghasilannya melalui sistem
informasi berbasis data berupa website dengan baik dan
aman.

4) Pemimpin atau pejabat terkait dapat memonitor jalannya
sistem informasi ini terhadap pegawai.

5) Tidak ada teguran berupa email dan surat Kantor
Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Tipe A1 yang
mempunyai tugas melaksanakan kewenangan
perbendaharaan dan Bendahara Umum Negara (BUN) ,
penyaluran pembiayaan atas beban anggaran, serta
penatausahaan penerimaan dan pengeluaran anggaran
melalui dan dari kas negara berdasarkan peraturan
perundang-undangan.

23

BAB IV
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH

7. Terobosan Inovasi
Berfikir kreatif merupakan suatu proses yang digunakan ketika seorang
individu mendatangkan atau memunculkan suatu ide baru. Ide baru
tersebut merupakan gabungan ide-ide sebelumnya yang belum pernah
diwujudkan. Pengertian ini lebih difokuskan pada proses individu untuk
memunculkan ide baru yang merupakan gabungan ide-ide sebelumnya
yang belum diwujudkan atau masih dalam pemikiran. Pemikiran tersebut
merupakan suatu gagasan yang akan menjadi sebuah inovasi apabila
diimplementasikan. Inovasi merupakan sebuah proses yang sangat
panjang dan melibatkan banyak pihak untuk mewujudkannya. Yang
semula bersifat konvensional menjadi dokumen elektronik, melalui
mekanisme alih media digitalisasi, dengan menggunakan peralatan
tambahan seperti computer, server dan scanner. Dokumen-dokumen
tersebut di scan dan hasil scan di input di aplikasi, berarti bahwa inovasi
merupakan hasil pemikiran dan implementasi dari pemikiran kreatif dalam
organisasi yang mempunyai pembaharuan dari produk lama menjadi
produk baru dan dapat direplikasi yang selanjutnya dapat dikembangkan
dengan mempunyai manfaat yang luas dari terobosan inovasi.
Permasalahan masih ditemukannya keterbatasan pengetahuan pegawai
subsatker Biro Umum perihal hak dan kewajiban khususnya pada gaji
(DPP/GPP), KGB per periodenya, tunjangan kinerja dan pensiun dan
apabila ini dibiarkan akan berpengaruh terhadap kualitas ketepatan dan
pelayanan yang diberikan Subbag TU Biro Bag Pam Roum.
Solusi inovasi ini mempunyai nilai tambah bagi organisasi dengan adanya
unsur kebaharuan dan meningkatkan yang sudah ada. Maka ini dapat
ditiru dan dikembangkan dengan bagian yang terkait karena dapat
diintegarasikan dan diterapkan berkelanjutan. Sehingga pelayanan yang
belum optimal di Subbag TU Biro Roum dapat dilaksanakan secara

24

aktual dan akuntabel yang dapat dipertanggungjawabkan secara cepat
dan tepat.
Ada beberapa jenis terobosan inovasi yang bisa dilaksanakan untuk
melaksanakan aksi perubahan ini yaitu :
a. Invensi (penemuan), yaitu penemuan produk atau jasa yang

benarbenar baru.
b. Ekstensi (pengembangan), yaitu pemanfaatan baru atau penerapan

lain pada produk, jasa atau proses yang telah ada.
c. Duplikasi (pengadaan), yaitu replikasi kreatif atas konsep yang telah

ada.
d. Sintesis, yaitu kombinasi dari konsep atau faktor-faktor yang telah

ada dalam penggunaan formulasi baru.

Adapun jenis terobosan inovasi yang akan dilaksanakan oleh Action
Leader adalah Ekstensi (pengembangan) merupakan ide terhadap
sebuah produk guna pemanfaatan dan penerapan untuk proses yang
telah ada. Berdasarkan permasalahan yang ada, Action Leader
menawarkan dan mempunyai gagasan sebuah inovasi berupa “Sistem
Informasi Gaji Berkala dan Tunkin (SIGABKIN) melalui aplikasi
berbasis Web di Subbag TU Biro”.

Sistem Informasi Gaji Berkala dan Tunkin (SIGABKIN) melalui aplikasi
berbasis Web di Subbag TU Biro ini juga menjadi solusi pemecahan
masalah yang inovatif karena sesuai dengan kriteria inovasi, sebagai
berikut:

a. Memberi nilai tambah bagi organisasi dan stakeholder; adanya
aplikasi ini memberikan nilai tambah bagi Bagian Pengamanan
Biro Umum Setjen Kemhan karena meningkatkan kinerja layanan
dengan pembuatan laporan dokumen kenaikan gaji berkala yang
cepat, efektif, dan akuntabel dan dapat digunakan oleh stakeholder
sebagai bahan pendukung kelancaran laporan

25

b. Memiliki unsur kebaruan; Aplikasi ini memiliki unsur kebaruan atau
orisinalitas karena saat ini informasi gaji, kenaikan gaji berkala dan
tunkin di Kemhan masih dilakukan secara manual.

c. Bisa direplikasi; Replikasi adalah proses adopsi dan adaptasi
inovasi, baik sebagian maupun secara keseluruhan yang dapat di
implementasikan dari organisasi asal ke organisasi penerima yang
ingin menerapkan aplikasi. Penggunaan fitur yang mudah (user
friendly) dan adanya manual book serta kemanfaatannya membuat
aplikasi ini dapat direplikasi untuk digunakan oleh satuan-satuan
kerja di Kementerian Pertahanan.

d. Dapat diterapkan secara berkelanjutan; saat ini aplikasi ini akan
digunakan untuk Subbag TU Biro Bag Pam dalam jangka pendek
dan jangka menengah sedangkan jangka panjang akan dapat
digunakan oleh seluruh Satker-satker di Kementerian Pertahanan.

e. Sesuai dengan nilai-nilai organisasi; penerapan aplikasi ini sesuai
dengan fungsi Bag Pam Roum Setjen Kemhan yaitu mempunyai
tugas melaksanakan pengamanan personel dan materiil, urusan
pengamanan dan pengawalan VIP di Kemhan, serta perencanaan
program dan anggaran, evaluasi dan laporan, kepegawaian,
ketatausahaan dan kerumahtanggaan Biro, karena penggunaan
aplikasi ini akan meningkatkan kecepatan dan keefektifan kerja
yang secara langsung berpengaruh pada meningkatnya kinerja
Subbag TU Biro Bag Pam.

Inovasi ini akan dijadikan sebagai acuan oleh Action Leader untuk
melakukan sebuah terobosan yaitu dengan inovasi berupa pelayanan
prima administrasi dan tata kerja personil didalam Biro Umum. Hal ini
dilakukan guna meningkatkan efektivitas dan efisiensi pekerjaan di
Subbag TU Biro Bag Pam Roum Setjen Kemhan. Inovasi ini merubah
pelayanan informasi gaji, kenaikan gaji dan tunjangan kinerja secara
berkala yang semula bersifat konvensional/manual menjadi penyimpanan
yang bersifat komputerisasi/digital.

26

8. Tahapan Kegiatan Aksi Perubahan
Rencana tahapan (milestone) aksi perubahan ini terdiri dari Jangka
Pendek, Jangka Menengah dan Jangka Panjang. Pada tahapan jangka
pendek dibagi menjadi 3 (tiga) kegiatan yaitu Perencanaan, Pelaksanaan
dan Pengakhiran. Adapun untuk setiap rincian tahapan rencana beserta
outputnya dapat dilihat pada tabel berikut ini :

Tabel 3.

Milestone Jangka Pendek

No. Tahapan Utama Kegiatan Waktu Output Evidence

A. TAHAP PERSIAPAN Minggu ke Tercapainya Foto kegiatan
2 kesepakatan (Dokumentasi)
1. Pembentukan Tim Koordinasi dengan September menjadi Tim
2022 Efektif Proyek Surat
Efektif Mentor Perubahan Undangan

Membuat undangan
rapat

Rapat pembentukan Daftar hadir,

Tim Efektif foto kegiatan,

dokumentasi

dan notulen

rapat

2. Koordinasi Pengajuan anggota Minggu ke Tersedianya sprin Sprin

pembuatan sprin Tim Efektif untuk 3 penugasan

Tim Efektif pembuatan sprin September sebagai Tim

2022 Efektif

Mengecek Tanda terima
terdistribusinya sprin sprin

Tim Efektif kepada

personil dimaksud

3. Menyusun Mengidentifikasi Minggu ke Tersedianya Rencana

kebutuhan kebutuhan anggaran 4 kebutuhan Anggaran

anggaran dan September angggaran Biaya (RAB)
pembuatan jadwal 2022
kegiatan Menyusun
kebutuhan anggaran

Menyusun jadwal Tersedianya
kegiatan jadwal kegiatan

27

B. TAHAP PELAKSANAAN

4. Membuat Membuat Minggu ke Tersedianya Surat perjanjian
4 desain dan pembuatan
SIGABKIN kesepakatan September software sistem sistem informas
kerjasama untuk 2022 informasi
Foto dokumetsi
membuat sistem
Draft
informasi dengan SIGABKIN

Tim IT s.d. Software
SIGABKIN
5. Melaksanakan Membuat desain Minggu ke Diperoleh dan Foto
digitalisasi SIGABKIN 1 Oktober terekamnnya dokumentasi
dokumen dari 2022 dokumen hasil
manual menjadi Membuat SIGABKIN pengumpulan Dokumen
digital Mengumpulkan Mingggu ke data personil dalam bentuk
dokumen hasil data 1 Oktober yang manual digital (excel
personil Juli-Sept 2022 menjadi digital dan pdf)
2022 (excel dan pdf)

Scanning dan
menyadur data
personil Juli-Sept
2022

Input dokumen ke

sistem informasi

Dokumentasi

6. Melaksanakan uji Diskusi dengan Tim Minggu ke Diperolehnya Foto

coba sistem IT untuk 2 Oktober informasi tentang dokumentasi

informasi pelaksanaan uji 2022 berfungsi atau

coba tidaknya aplikasi

Melaksanakan uji Laporan hasil
coba sistem uji coba

informasi dg

dokumen yg telah

terinput

7. Membuat informasi Koordinasi Tim Minggu ke Tersedianya Foto kegiatan,

petunjuk Administrasi dengan 2 Oktober petunjuk,pelaksan dokumentasi

pelaksanaan Tim IT dalam 2022 aan penggunaan
penggunaan pembuatan sistem inf berupa
E-book

28

sistem informasi informasi petunjuk draft word ke pdf petunjuk
yang akan dikirim pelaksanaan
gaji, KGB dan Melaksanakan melalui media penggunaan
tunkin (SIGABKIN) penyusunan telekomunikasi
yaitu WhatsApp
informasi petunjuk (wa) ke pegawai

pelaksanaan

penggunaan sisinfo

8. Melaksanakan Undangan dan Minggu ke Diperolehnya Surat
3 Oktober personil yang undangan
sosialisasi di koordinasi dengan 2022 dapat
mengoperasional Daftar hadir,
subbag TU Biro stakeholder Minggu ke kan aplikasi foto kegiatan,
3 Oktober notulen rapat
Bag Pam 2022

Menyiapkan

sosialisasi

C. TAHAP PENGAKHIRAN

9. Implementasi Diskusi dengan TIM Diperolehnya Foto kegiatan,

SIGABKIN IT untuk informasi tentang dokumentasi,

pelaksanaan implementasi Laporan

implementasi system yang implementasi

berfungsi atau surat undangan

tidak

10. Memperkenalkan Melaksanakan Minggu ke Dikenal dan dapat Daftar hadir,
SIGABKIN implementsai 4 Oktober
aplikasi dengan 2022 digunakannya foto,
dokumen yang telah
terinput aplikasi dokumentasi

SIGABKIN yang dan notulen

berfungsi untuk rapat

informasi

Membuat undangan gaji,KGB dan
rapat
tunkin
Rapat dengan Tim
11. Pelaksanaan Efektif terkait Minggu ke Diperolehnya Surat
evaluasi pembuatan sistem 4 Oktober
pembuatan sistem inf dan tata cara 2022 hasil evaluasi dari undangan
informasi penggunaannya
pembangunan Daftar hadir
sistem informasi

Surat undangan Foto, Notulen
dalam proses rapat laporan
penandatanganan evaluasi
pejabat yang
berwenang

29

12. Koordinasi Pembuatan Minggu ke Tersedianya draft Surat Edaran
pembuatan SE undangan rapat 4 Oktober
penggunaan Rapat evaluasi hasil 2022 surat edaran (SE)
SIGABKIN pembangunan
aplikasi dg Tim
Efektif dan draft SE

Tabel 4.

Milestone Jangka Menengah

No. Tahapan Utama Kegiatan Waktu Output Evidence
1. Melaksanakan Surat undangan
Undangan dan Diperolehnya Bahan sosialisasi
sosialisasi di Bag Foto kegiatan
Pam koordinasi dengan personil yang Dokumentasi
Laporan hasil
2. Melaksanakan stakeholder dapat koneksi aplikasi
koneksi aplikasi
kejaringan local Menyiapkan mengoperasio Laporan hasil
Kemhan pendukung nalkan aplikasi pengembangan
aplikasi
3. Melaksanakan sosialisasi
pengembangan Laporan hasil
aplikasi di Bag Mengoneksikan Tersedianya pengembengan
Pam aplikasi
aplikasi offline aplikasi yang

menjadi online ke Di tahun sudah
jaringan local terkoneksi

Kemhan 2023 jaringan local

Kemhan

Melaksanakan Tersedianya

pengembangan gambaran

aplikasi di Subbag pada sistem

TU Biro Bag Pam untuk memuat

Melaksanakan dokumen

pengembangan sist lampiran

inf.di Subbag kontrak dan

Yankomlek terkait addendum di

addendum untuk Bag Pam

mekanisme

kelancaran jaringan

30

Tabel 5.

Milestone Jangka Menengah

No. Tahapan Utama Kegiatan Waktu Output Evidence
1. Melaksanakan Undangan dan Diperolehnya Surat undangan
koordinasi dengan Di akhir personil yang
sosialisasi di Biro stakeholder Tahun dapat Bahan
Umum 2023 mengoperasionalk sosialisasi
Menyiapkan an aplikasi
2. Melaksanakan pendukung Foto kegiatan
koneksi aplikasi sosialisasi
kejaringan local Tersedianya Dokumentasi
Biro Umum Setjen Mengoneksikan aplikasi yang Laporan hasil
Kemhan aplikasi offline sudah terkoneksi koneksi aplikasi
menjadi online ke jaringan local Biro
jaringan local Umum Setjen
Kemhan Kemhan

Tabel 6.

Jadwal Pelaksanaan Kegiatan (time schedule)

Sep 2022 Okt 2022 Nov 2022

No. Milestone Minggu ke Minggu ke Minggu ke Output Evidence (Bukti

I II III IV I II III IV I II III IV Fisik)

12 3 45

Jangka Pendek

a. Persiapan I II III IV I II III IV I II III IV

1 Koordinasi dengan Mentor - Tercapainya - Foto, Surat
dan Pembentukan tim
efektif kesepahaman Perintah,Surat
menjadi Tim
Efektif proyek undangan rapat,
perubahan dan Daftar hadir,
tugas tim efektif Notulen

- Terwujudnya

kesepakatan

bersama

2 Koordinasi pembuatan - Tersedianya sprin - Sprin
sprin Tim efektif
penugasan - Tanda terima
sebagai Tim
EFektif sprin

31

3 Menyusun kebutuhan - Tersedianya - Rencana
anggaran dan pembuatan Anggaran Biaya
jadwal kegiatan kebutuhan (RAB)
anggaran
- Time schedule
- Tersedianya

jawdal kegiatan

b. Pelaksanaan I II III IV I II III IV I II III IV

4 Merancang SIGABKIN - Tersedianya - Surat perjanjian

desain dan pembuatan

software aplikasi aplikasi dg Tim

IT

- Draft aplikasi

SIGABKIN

- Software aplikai

SIGABKIN

5 Melaksanakan digitalisasi  Diperolehnya dan - Foto
dokumen dari manual dokumentasi
menjadi digital tahun2022 terekamnya
dokumen hasil Dokumen (data
base) dalam
pengumpulan - bentuk digotal

data personil

manual menjadi
digotal (excell &

pdf)

6 Melaksanakan uji coba  Diperolehnya - Foto
aplikasi dokumentasi
informasi tentang
Laporan hasil uji
berfungsi tidaknya - coba

aplikasi

7 Membuat informasi  Tersedianya - Draft word
petunjuk petunjuk apliasi whatsApp
penggunaan petunjuk
pelaksanaan pelaksanaan
penggunaan penggunaan
aplikasi berupa aplikasi
word yang akan
dikirim melalui
media
telekomunikasi
yaitu WhatsApp
(wa) ke pegawai

8 Melaksanakan sosialisasi  Diperolehnya - Surat undangan
di subbag TU Biro Bag
Pam personil yg dpt Daftar hadir

mengoperasionalk - Foto
dokumentasi
an aplikasi -

c . Pengakhiran I II III IV I II III IV I II III IV

32

9 Implementasi SIGABKIN  Diperolehnya - Foto giat
di Subbag TU Biro Bag dokumentasi
Pam informasi tentang
Laporan
10 Sosialisasi SIGABKIN di implementasi - implementasi
Bag Pam Roum surat undangan
sistem yang
11 Pelaksanaan evaluasi
pembuatan aplikasi berfungsi atau

12 Koordinasi pembuatan SE tidak
penggunaan aplikasi
SIGABKIN  Dikenal dan dapat - Daftar hadir

digunakanya - Foto
aplikasi dokumentasi

SIGABKIN

- Notulen rapat

 Diperolehnya hasil- Foto
Dokumetasi
evaluasi dari

pembangunan

aplikasi

 Tersedianya surat - Surat edaran

draft surat edaran

2 Jangka Menengah I II III IV I II III IV I II III IV

Memonitoring dan Mengevaluasi Program Jangka Menengah mulai dari Maret 2023 s.d.
sistem, Mensosialisasikan di Bag September 2023
Pam

3 Jangka Panjang I II III IV I II III IV I II III IV

Mengintregasikan dan Nopember 2023
menerapkan SIGABKIN di Biro
Umum Setjen

9. Sumber Daya (Peta dan Pemanfaatan)

a. Tim Kerja

Tim Kerja dalam suatu rancangan aksi perubahan adalah penentu
keberhasilan proyek, oleh karenanya seorang pemimpin perubahan
diharuskan terlebih dahulu merancang pembentukan tim yang
selanjutnya disebut membangun Tim Kerja Efektif yaitu Efektif
dalam melakukan perubahan. Untuk melaksanakan aksi perubahan
Action Leader memberdayakan sumber daya manusia yang ada di
Subbag TU Biro Bag Pam sebagai tim efektif;

33

Gambar 8.

Tata Kelola Proyek

1) Kolonel Inf. Suprapto, selaku Sponsor memiliki tugas sebagai
berikut :

a) Memberikan persetujuan terhadap aksi perubahan
b) Memberikan arahan, masukan serta dukungan kepada

Action Leader
2) Letnan Kolonel Cpl Dendy Sawaluddin Akbar, S.E. selaku Mentor

memiliki tugas sebagai berikut :
a) Menerima informasi atas pelaksanaan aksi perubahan
b) Memberikan arahan, masukan serta dukungan kepada

Action Leader
3) Kolonel Caj (K) Dra. Sri Indarti, selaku Coach memiliki tugas

sebagai berikut :
a) Menerima informasi atas pelaksanaan aksi perubahan
b) Memberikan pembimbingan kepada Action Leader dalam

melaksanakan aksi perubahan
34

4) Penata III/c Dyah Sukmasari, A.MTrU selaku Action Leader memiliki
tugas sebagai berikut :

a) Merancang aksi perubahan sampai dapat
diimplementasikan di Subbag TU Biro Bag Pam Roum
Setjen Kemhan

b) Memberikan informasi kepada Mentor dan Coach atas
perlaksanaan aksi perubahan

c) Melakukan pembimbingan dengan Mentor dan Coach
secara insentif dan berkala atas jalannya aksi perubahan

d) Melakukan koordinasi dengan Tim Efektif agar aksi
perubahan dapat dilaksankan dengan baik.

5) Penda Tk.I III/b Eka Ayu S, selaku ketua tim administrasi memiliki
tugas yaitu membantu Action Leader dalam melaksanakan hal yang
berhubungan dengan tim administrasi seperti pembuatan undangan,
daftar hadir, surat perintah, notulen rapat, inventarisir dan scanning
dokumen pada aplikasi

6) PNS Pengatur II/c Andhika, selaku anggota tim administrasi
memiliki tugas yaitu membantu Action Leader dalam melaksanakan
pembuatan aksi perubahan

7) Serma Dian Safredi, selaku anggota tim administrasi memiliki tugas
yaitu membantu Action Leader dalam melaksanakan pembuatan
aksi perubahan

8) Serma Juwita, selaku anggota tim administrasi memliki tugas
sebagai berikut membantu Action Leader dalam melaksanakan
pembuatan aksi perubahan

9) Sertu Haryanto, selaku anggota tim administrasi memliki tugas
sebagai berikut membantu Action Leader dalam melaksanakan
pembuatan aksi perubahan

10) Saudara Sohib, selaku Tim IT memiliki tugas sebagai berikut
membantu Action Leader dalam melaksanakan hal yang

35

berhubungan dengan merancang SIGABKIN, melakukan uji coba
aplikasi dan membantu dalam melaksanakan sosialisasi dan
bimbingan teknis
11) Narasumber Bapak Sumino dan Bapak Hartanto

b. Stakeholder
Dalam membangun Tim Efektif, upaya mempengaruhi Stakeholder
harus diawali dengan mengelompokkan mengelompokkan
Stakeholder berdasarkan pengaruh dan kepentingan yang
dimilikinya Stakeholder dalam kegiatan ini memiliki peran dan
pengaruh terhadap keberhasilan Aksi Perubahan yang
dilakukanoleh Action Leader. Pemilihan Stakeholder merupakan
suatu hal yang harus dicermati dalam keberhasilan aksi perubahan
dan kemungkinan akan terjadi selisih paham yang dapat berakibat
terhambatnya aksi perubahan. Stakeholder dikelompokkan
berdasarkan pengaruh dan kepentingan yang dimiliki.

Gambar 9.

PETA Stakeholder

36

Analisia tiap-tiap stakeholder yang terkait dengan aksi perubahan
adalah sebagai berikut:
1) Karoum Setjen Kemhan, Brigadir Jenderal TNI Zainul Arifin,

S.A.P., M.Sc. masuk kedalam kelompok Latens sebab beliau
memiliki Pengaruh yang tinggi terhadap aksi perubahan ini.
Karoum sebagai Pejabat Eselon II dan Pimpinan tertinggi di
satker Biro Umum Setjen Kemhan memiliki Pengaruh yang
tinggi terhadap aksi perubahan ini.
2) Kabag Bekhar Roum Setjen Kemhan, Kolonel Cku Frans Dicky
Tamara, S.E., M.M. masuk kedalam kelompok Latens sebab
beliau memiliki Pengaruh yang tinggi terhadap aksi perubahan
ini. Kabag Bekhar sebagai Eselon III dan Pimpinan tinggi di
satker Biro Umum Setjen Kemhan memiliki Pengaruh yang
tinggi terhadap aksi perubahan ini.
3) Kabag Konbang Roum Setjen Kemhan, Kolonel Czi Heru
Prayitno, S.I.P., masuk kedalam kelompok Latens sebab beliau
memiliki Pengaruh yang tinggi terhadap aksi perubahan ini.
Kabag Bekhar sebagai Pejabat Eselon III dan Pimpinan tinggi di
satker Biro Umum Setjen Kemhan memiliki Pengaruh yang
tinggi terhadap aksi perubahan ini.
4) Kabag Rumga Roum Setjen Kemhan, Kolonel Adm Dedi
Saprudin Samsudin, S.E. masuk kedalam kelompok Latens
sebab beliau memiliki Pengaruh yang tinggi terhadap aksi
perubahan ini. Kabag Bekhar sebagai Pejabat Eselon III dan
Pimpinan tinggi di satker Biro Umum Setjen Kemhan memiliki
Pengaruh yang tinggi terhadap aksi perubahan ini.
5) Kabag Pam Roum Setjen Kemhan, Kolonel Inf Suprapto, masuk
dalam kelompok Promoters sebab beliau memiliki kepentingan
yang tinggi terhadap aksi perubahan ini. Bag Pam Roum Setjen
Kemhan adalah tempat aksi perubahan ini dilakukan dengan
mendapat manfaat dari aplikasi yang dibangun untuk
mendapatkan informasi gaji, KGB, dan tunjangan kinerja per

37