LAP PKP : PENINGKATAN PELAYANAN PERSONEL MELALUI PEMBANGUNAN SIGABKIN PADA BAGPAM ROUM SETJEN KEMHAN

masing-masing anggota personil secara cepat, efektif dan
efisien.
6) Kasubbag Pam Wal VIP Bag Pam Roum Setjen Kemhan, Letkol
Cpm Puji Riyanto Joko Raharjo, S.E. masuk dalam kelompok
Promoters sebab beliau memiliki kepentingan yang tinggi
terhadap aksi perubahan ini. Bag Pam Roum Setjen Kemhan
adalah tempat aksi perubahan ini dilakukan dengan mendapat
manfaat dari aplikasi yang dibangun untuk mendapatkan
informasi gaji, KGB, dan tunjangan kinerja per masing-masing
anggota personil secara cepat, efektif dan efisien.
7) Kasubbag Pampersmat Bag Pam Roum Setjen Kemhan, Letkol
Cpm Antonius Hermawan masuk dalam kelompok Promoters
sebab beliau memiliki kepentingan yang tinggi terhadap aksi
perubahan ini. Bag Pam Roum Setjen Kemhan adalah tempat
aksi perubahan ini dilakukan dengan mendapat manfaat dari
aplikasi yang dibangun untuk mendapatkan informasi gaji, KGB,
dan tunjangan kinerja per masing-masing anggota personil
secara cepat, efektif dan efisien.
8) Kasubbag TU Biro Bag Pam Roum Setjen Kemhan, Letkol Cpl
Dendy Sawaluddin Akbar, S.E. Antonius Hermawan masuk
dalam kelompok Promoters sebab beliau memiliki kepentingan
yang tinggi terhadap aksi perubahan ini. Bag Pam Roum Setjen
Kemhan adalah tempat aksi perubahan ini dilakukan dengan
mendapat manfaat dari aplikasi yang dibangun untuk
mendapatkan informasi gaji, KGB, dan tunjangan kinerja per
masing-masing anggota personil secara cepat, efektif dan
efisien.
9) Staf Pampersmat Bag Pam Roum Setjen Kemhan masuk dalam
kelompok Defender karena sebagai personel yang sehari-hari
bertugas di Roum Setjen Kemhan dan menerima Gaji Pokok,
Tunjangan Kinerja, serta mengajukan Kenaikan Gaji Berkala
memiliki Kepentingan yang tinggi disini. Para Staf perlu aplikasi

38

ini dalam rangka memonitoring Kenaikan Gaji Berkala serta
mengetahui jumlah Gaji Pokok, Tunjangan Kinerja, serta
tunjangan-tunjangan lainnya yang masuk dalam komponen
pembayaran Gaji Personel PNS/TNI.
10) Staf Pam Wal VIP Bag Pam Roum Setjen Kemhan masuk
dalam kelompok Defender karena sebagai personel yang
sehari-hari bertugas di Roum Setjen Kemhan dan menerima
Gaji Pokok, Tunjangan Kinerja, serta mengajukan Kenaikan Gaji
Berkala memiliki Kepentingan yang tinggi disini. Para Staf perlu
aplikasi ini dalam rangka memonitoring Kenaikan Gaji Berkala
serta mengetahui jumlah Gaji Pokok, Tunjangan Kinerja, serta
tunjangan-tunjangan lainnya yang masuk dalam komponen
pembayaran Gaji Personel PNS/TNI.
11) Staf TU Biro Bag Pam Roum Setjen Kemhan masuk dalam
kelompok Defender karena sebagai personel yang sehari-hari
bertugas di Roum Setjen Kemhan dan menerima Gaji Pokok,
Tunjangan Kinerja, serta mengajukan Kenaikan Gaji Berkala
memiliki Kepentingan yang tinggi disini. Para Staf perlu aplikasi
ini dalam rangka memonitoring Kenaikan Gaji Berkala serta
mengetahui jumlah Gaji Pokok, Tunjangan Kinerja, serta
tunjangan-tunjangan lainnya yang masuk dalam komponen
pembayaran Gaji Personel PNS/TNI.
12) Staf Renminada Bag Bekhar Roum Setjen Kemhan, masuk
dalam kelompok Apathetics karena memiliki pengaruh dan
kepentingan yang kecil hal ini karena lingkup pengelolaan
Aplikasi ini untuk jangka pendek masih berpusat di Bagpam
Roum Setjen Kemhan.
13) Staf Pandisi Bag Bekhar Roum Setjen Kemhan, masuk dalam
kelompok Apathetics karena memiliki pengaruh dan kepentingan
yang kecil hal ini karena lingkup pengelolaan Aplikasi ini untuk
jangka pendek masih berpusat di Bagpam Roum Setjen
Kemhan.

39

14) Staf Harhapus Bag Bekhar Roum Setjen Kemhan, masuk dalam
kelompok Apathetics karena memiliki pengaruh dan kepentingan
yang kecil hal ini karena lingkup pengelolaan Aplikasi ini untuk
jangka pendek masih berpusat di Bagpam Roum Setjen
Kemhan.

15) Staf Yankes Bag Rumga Roum Setjen Kemhan, masuk dalam
kelompok Apathetics karena memiliki pengaruh dan kepentingan
yang kecil hal ini karena lingkup pengelolaan Aplikasi ini untuk
jangka pendek masih berpusat di Bagpam Roum Setjen
Kemhan.

16) Staf Yanum Bag Rumga Roum Setjen Kemhan, masuk dalam
kelompok Apathetics karena memiliki pengaruh dan kepentingan
yang kecil hal ini karena lingkup pengelolaan Aplikasi ini untuk
jangka pendek masih berpusat di Bagpam Roum Setjen
Kemhan.

17) Staf Yankomlek Bag Rumga Roum Setjen Kemhan, masuk
dalam kelompok Apathetics karena memiliki pengaruh dan
kepentingan yang kecil hal ini karena lingkup pengelolaan
Aplikasi ini untuk jangka pendek masih berpusat di Bagpam
Roum Setjen Kemhan.

18) Staf Renminada Konbang Bag Konbang dan BMN Roum Setjen
Kemhan, masuk dalam kelompok Apathetics karena memiliki
pengaruh dan kepentingan yang kecil hal ini karena lingkup
pengelolaan Aplikasi ini untuk jangka pendek masih berpusat di
Bagpam Roum Setjen Kemhan.

19) Staf Dalwas Konbang Bag Konbang dan BMN Roum Setjen
Kemhan, masuk dalam kelompok Apathetics karena memiliki
pengaruh dan kepentingan yang kecil hal ini karena lingkup
pengelolaan Aplikasi ini untuk jangka pendek masih berpusat di
Bagpam Roum Setjen Kemhan.

20) Staf BMN Bag Konbang dan BMN Roum Setjen Kemhan, masuk
dalam kelompok Apathetics karena memiliki pengaruh dan

40

kepentingan yang kecil hal ini karena lingkup pengelolaan
Aplikasi ini untuk jangka pendek masih berpusat di Bagpam
Roum Setjen Kemhan

Dapat digambarkan dalam netmap stakeholder seperti gambar
dibawah:

Gambar 10. Net Mapping Stakeholder

KELOMPOK
DEFENDER

Keterangan :

: Laporan : Konsultasi
: Perintah : Sosialisasi

c. Pemanfaatan Teknologi Digital

Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009
tentang Pelayanan Publik serta Peraturan Presiden Nomor 95
Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik,
pelayanan masyarakat dapat dikategorikan efektif apabila
masyarakat mendapatkan kemudahan pelayanan dengan prosedur
yang singkat, cepat, tepat dan memuaskan. Sesuai dengan
Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan
Strategi Nasional Pengembangan e-government sebagai upaya
untuk mendukung penerapan e-government dalam rangka

41

meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat dan
menciptakan good governance.
d. Anggaran/Biaya yang dibutuhkan
a) Jangka Pendek

Tabel 7. Uraian Rincian Anggaran Jangka Pendek

42

b) Jangka Menegah
Tabel 8. Uraian Rincian Anggaran Jangka Menengah

c) Jangka Panjang
Tabel 9. Uraian Rincian Anggaran Jangka Panjang

43

10. Manajemen Pengendalian Mutu Pekerjaan
a. Tehnik Pengendalian Mutu Pekerjaan

Aksi perubahan ini menggunakan tehnik pengendalian mutu yaitu
PDCA. PDCA singkatan dari “Plan, Do, Check, Act” (Rencanakan,
kerjakan, cek, tindak lanjuti) adalah suatu proses pemecahan
masalah empat langkah interatif yang umum digunakan dalam
pengendalian kualitas. PDCA adalah alat yang bermanfaat untuk
melakukan perbaikan terus-menerus (continuous improvement).
Intinya, langkah-langkah tersebut adalah perencanaan, tindakan,
evaluasi, dan tindakan berikutnya. Pengendalian mutu PDCA pada
aksi perubahan jangka pendek dapat dijelaskan sebagai berikut:

1) Plan. Perencanaan aksi perubahan jangka pendek pengendalian
mutu yang dilakukan sebagai berikut :

a) Melaporkan kepada mentor setelah sampai ke satker dan
melaporkan kepada mentor kegiatan pada tiap-tiap
tahapan. Pelaporan berupa penjadwalan, detail giat dan
kendala yang dihadapi.

b) Membentuk tim efektif dalam rangka sosialisasi mengenahi
jadwal dan pembagian tugas serta tanggung jawab sesuai
dengan tingkat pengaruh dan keahlian masing-masing
anggota tim efektif dalam rangka pencapaian tujuan,.
Teknik pengendalian yang digunakan adalah melalui
44

diskusi, brainstorming dengan menggunakan teknik
pengendalian nonstatistik.

2) Do. Pada tahap pelaksanaan aksi perubahan jangka pendek
untuk pengendalian mutu dilakukan dilakukan pada saat
perancangan desain aplikasi dan pembangunanaplikasi.
Pada tahap perancangan desain aplikasi, teknik
pengendalian mutu melalui diskusi dengan tim IT untuk
mengkomunikasikan tujuan pembuatan aplikas, isi aplikasi
dan mendefinisikan teknologi yang akandigunakan yang
dilanjutkan dengan tahap pembangunan aplikasi. Teknik
pengendalian mutu melalui diskusi langsung dengan tim IT
pada tiap milestone untuk memastikan pembangunan
aplikasi sesuai yang telah direncanakan.

3) Check. Pengecekan atau pengendalian pelaksanaan aksi
perubahan dilakukan dengan cara mengevaluasi dan
memeriksa hal-hal yang mungkin bermasalah pada aplikasi
yang telah dibangun.Teknik pengendalian mutu pekerjaan
yang dilakukan adalah dengan melakukan uji fungsi aplikasi
dengan menggunakan aplikasi dengan data terinput apakah
sudah sesuai dengan grand design aplikasi dan fungsi
aplikasi yang diharapkan.

4) Act. Act adalah tindak lanjut dari pelaksaan check. Teknik
pengendalian mutunya melalui tahap pembuatan laporan
aksi perubahan. Hasil dari tahap monitoring dan evaluasi
ditindaklanjuti dengan cara mendokumentasikan semua
tahap kegiatan aksi perubahan jangka pendek serta
mendokumentasikan rekomendasi dan saran. Sehingga
rekomendasi dan saran yang telah terdokumentasi bisa
ditindaklanjuti pada aksi perubahan jangka menengah dan
jangka panjang.

45

b. Rencana Monitoring dan Pengendalian

Sebagai salah satu alat pemantauan aksi perubahan ini, digunakan
checklist berdasarkan tahapan kegiatan yang telah disusun dan
melaporkannya kepada mentor dan coach secara bertahap dan
berlanjut. Sehingga diharapkan pelaksanaan aksi perubahan ini dapat
berjalan dengan lancar dan sesuai dengan waktu yang telah
ditentukan. Penyusunan rencana monitoring dan pengendalian sesuai
dengan kerangka acuan kerja. Rencana monitoring dan pengendalian
yang akan dilaksanakan oleh Action Leader pada rencana monitoring
dan pengendalian dibagi menjadi 3 (tiga) tahapan jangka pendek,
jangka menengah dan jangka panjang

Tahapan aksi perubahan jangka pendek adalah sebagai berikut :

No. Tahapan Utama Kegiatan Pelaksana Evidence Checklist Pengendali

A. TAHAP PERSIAPAN

1. Pembentukan Koordinasi dengan - Action Foto kegiatan,  Tercapai nya
Leader Dokumentasi,
Tim Efektif Mentor kesepakatan
menjadi Tim
Membuat undangan - tim Surat Efektif Proyek
rapat administr undangan Perubahan
asi Daftar hadir,
Rapat pembentukan foto kegiatan,
Tim Efektif Minggu dokumentasi
ke 3 dan Notulen
2. Koordinasi Pengajuan anggota Oktober rapat  Tersedianya
pembuatan Tim Efektif untuk 2022 Sprin
sprin Tim pembuatan sprin sprin
Efektif Tanda terima penugasan
Mengecek sprin sebagai Tim
3. Menyusun terdistribusinya sprin Efektif
kebutuhan Tim Efektif Minggu Rencana
anggaran dan Mengidentifikasi ke 4 Sept Anggaran  Tersedia nya
kebutuhan anggaran 2022 Biaya (RAB)
kebutuhan
angggaran

46

pembuatan Menyusun kebutuhan Tersedia nya
jadwal kegiatan anggaran jadwal
kegiatan
Menyusun jadwal
kegiatan  Tersedia nya

B. TAHAP PELAKSANAAN desain dan
software
4. Membuat Membuat Minggu Surat SIGABKIN

sistem kesepakatan ke 4 Sept perjanjian  Diperoleh dan

informasi gaji, kerjasama untuk 2022 pembuatan terekam nya
dokumen hasil
KGB dan tunkin membuat sistem inf SIGABKIN pengumpulan
data personil
(SIGABKIN) dengan Tim IT s.d. Draft yg manual jd
SIGABKIN digital (excel &
Membuat desain Minggu
SIGABKIN ke 1 Software pdf)
Oktober
 Diperoleh nya
Membuat SIGABKIN 2022 SIGABKIN
informasi
5. Melaksanakan Mengumpulkan Mingggu Foto tentang
berfungsi atau
digitalisasi dokumen hasil data ke 1 dokumentasi tidaknya
SIGABKIN
dokumen dari personil tahun 2022 Oktober
 Tersedia nya
manual menjadi 2022
digital Tahun petunjuk
2022 Scanning dan Dokumen aplikasi
menyadur data dalam bentuk pelaksanaan
personil tahun 2022 digital (excel

Input dokumen ke dan pdf)

aplikasi dokumentasi

6. Melaksanakan Diskusi dengan Tim Minggu Foto

uji coba IT untuk pelaksanaan ke 2 dokumentasi

SIGABKIN uji coba Oktober

2022

Melaksanakan uji Laporan hasil
coba aplikasi dengan uji coba
dokumen yang telah

terinput

7. Membuat Koordinasi Tim Minggu Foto kegiatan,

informasi Administrasi dengan ke 2 dokumentasi

petunjuk Tim IT dalam Oktober

pelaksanaan pembuatan informasi 2022

47

penggunaan petunjuk Draft word penggunaan
SIGABKIN WhatsApp SIGABKIN
Melaksanakan petunjuk berupa e-book
penyusunan informasi pelaksanaan yg akan dikirim
petunjuk pelaksanaan penggunaan melalui media
penggunaan SIGABKIN telekomunikasi
SIGABKIN yaitu
WhatsApp
8. Melaksanakan Undangan dan Minggu Surat (wa) ke
undangan pegawai
sosialisasi di koordinasi dengan ke 3
Daftar hadir,  Diperolehnya
subbag TU Biro stakeholder Oktober foto kegiatan,
notulen rapat personil yang
Bag Pam 2022 dapat
Menyiapkan sosialisai Foto kegiatan, mengoperasio
dokuemntasi nalkan
C. TAHAP PENGAKHIRAN SIGABKIN
Laporan
9. Implementasi Diskusi dengan TIM Minggu implementasi  Diperoleh nya
surat
SIGABKIN IT untuk pelaksanaan ke 3 undangan informasi
Daftar hadir, tentang
implementasi Oktober foto, implementasi
dokumentasi system yang
2022 dan notulen berfungsi atau
rapat tidak
10. Memperkenala Melaksanakan Minggu
kan SIGABKIN implementsai aplikasi ke 4  Dikenal dan
dengan dokumen Oktober
yang telah terinput 2022 dapat
digunakannya
Membuat undangan SIGABKIN yg
rapat berfunsi untuk
informasi
11. Pelaksanaan Rapat dengan Tim Minggu Surat gaji,KGB dan
evaluasi Efektif terkait ke 4 undangan tunkin
pembuatan pembuatan dan tata Oktober
SIGABKIN cara penggunaan 2022 Daftar hadir Surat edaran

 Diperoleh nya

hasil evaluasi
dari
pembangunan

48

SIGABKIN SIGABKIN

12. Koordinasi Pembuatan undangan Minggu Foto, Notulen  Surat edaran
pembuatan SE rapat ke 4 rapat laporan
penggunaan Oktober evaluasi
sistem Rapat evaluasi hasil 2022 Surat Edaran
informasi data pembangunan
berbasis web; aplikasi denga Tim
SIGABKIN Efektif
Pembuatan draft surat
edaran

c. Mitigasi Resiko
Dalam melaksanakan aksi perubahan tentunya akan mengaklami
resiko yang dialami pada saat pelaksanaan aksi perubahan, sebagai
seorang Action Leader maka harus dapat mengidentifikasi resiko yang
terjadi dan dapat memitigasi resiko tersebut.

No. RESIKO MITIGASI

1 Banyak pekerjaan program kerja yang Melaksanakan lembur diluar
harus diselesaikan pada saat off campus jam kantor agar pekerjaan
sehingga jadwal pelaksanaan kegiatan capat selesai
pembuatan aksi perubahan tidak sesuai

2 Tim Efektif yang tidak bisa mengikuti secara Melakukan komunikasi dan

optimal terkait adanya pandemic virus koordinasi dengan

Corona varian baru dan Tim Efektif juga menggunakan teknologi yang

mempunyai beban kerja yang banyak di ada WAG

tempatnya masing-masing

3 Waktu pembuatan aplikasi melesat dari Berkoordinasi dengan Tim IT
terget yang telah ditentukan agar pembuatan aplikasi bisa
dibuat terlebih dahulu dan
49

saat sosialisasi mendampingi
dalam mengantisipasi
adanya kendala.

11. Strategi Pengembangan Kompetensi/Potensi Diri dalam Aksi
Perubahan
Dari hasil Penilaian Sikap dan Perilaku, Action Leader perlu
melakukan strategi terkait pengembangan kompetensi atau potensi diri
dalam Aksi Perubahan, yaitu :

a. Mengenali diri secara mendalam, dengan mencari tahu kelebihan
dan kekurangan diri.

b. Memberikan kesempatan untuk mengembangkan dan
mengekspresikan potensi diri dan kemampuan berkomunikasi
didepan umum/public speaking. Dalam rancangan aksi perubahan,
Action Leader dituntut untuk dapat berkomunikasi dengan baik
didepan umum guna memaparkan rancangan aksi perubahan agar
mendapatkan dukungan. Karena itulah, Action Leader akan
memperbaiki kemampuan public speaking dengan cara belajar
otodidak melalui youtube dan berlatih secara rutin sebelum
melaksanakan paparan rancangan aksi perubahan didepan
pimpinan, mentor dan stakeholder terkait.

c. Melakukan update kemampuan, keahlian dan pengetahuan sesuai
dengan perkembangan yang ada, dengan cara mengikuti Seminar
singkat di satuan, belajar mandiri dengan belajar mandiri melalui
media sosial prihal perubahan.

d. Open minded terhadap saran dan kritik dari orang lain, selalu
berpikiran positif dan optimis dan berani mencoba hal yang baru.
Kemampuan untuk kepemimpinan melayani (servant leadership),
seorang pemimpin harus mampu menjadi sosok agen perubahan
maupun role model aksi perubahan dalam rangka meningkatkan
50

kualitas pelayanan. Konsep servant leadership merupakan model
kepemimpinan yang meletakkan pelayanan sebagai prioritas nomor
satu. Untuk dapat menerapkan kepemimpinan melayani, Action
Leader akan mengadopsi sifat-sifat kepemimpinan melayani dari
role model seperti Walikota Malang, Drs. H. Sutiaji, dan akan
mencoba menerapkan pengalaman tersebut pada tim efektif yang
akan dibentuknya serta rancangan aksi perubahan.

51

BAB V
HASIL IDENTIFIKASI PENGEMBANGAN KOMPETENSI DAN

POTENSI DIRI DALAM AKSI PERUBAHAN
12. Hasil Penilaian Peserta dan Mentor

A. Hasil Penilaian Peserta
Tabel 10. Formulir Peserta

52

B. Hasil Penilaian Mentor
Tabel 11. Formulir Mentor

53

C. Penilaian Gabungan Peserta dan Mentor
Tabel 12. Rekap Nilai Gabungan

D. Penilaian Rekap Nilai Sikap Perilaku Peserta
Tabel 13. Rekap Nilai Akhir

54

Berdasarkan hasil Pemetaan Sikap Perilaku yang ada ditemukan
beberapa Gap Kompetensi yang perlu dikembangkan oleh Action Leader
melalui beberapa Strategi Pengembangan Kompetensi/Potensi Diri dalam
Aksi Perubahan, antara lain:

a. Integritas
Dari beberapa indikator yang ada dalam kompetensi Integritas
ditemukan Gap kompetensi pada indikator Tanggung jawab,
Komitmen, Kedisiplinan, Kejujuran, dan Pengambilan Keputusan.
Action Leader akan berupaya meningkatkan kompetensi tersebut
melalui beberapa cara, yaitu:
1) Melaksanakan tahapan kegiatan sesuai dengan jadwal
kegiatan aksi perubahan.
2) Menepati waktu pelaksanaan aksi perubahan sesuai jadwal
3) Menentukan peran anggota tim efektif sesuai dengan
keahlian dan keterampilan yang dimiliki
4) Memonitor progress aksi perubahan dari mulai tahap
persiapan hingga pengakhiran
5) Mencari alternatif solusi ketika terjadi kendala dalam
pembuatan aksi perubahan

b. Kerjasama
Dari beberapa indikator yang ada dalam kompetensi Kerjasama
ditemukan Gap Kompetensi pada indikator Kerjasama Internal,
Komunikasi, Fleksibilitas. Action Leader akan berupaya
meningkatkan kompetensi tersebut melalui beberapa cara, yaitu:
1) Menerima saran dan masukan dari tim efektif dan Coach
terkait aksi perubahan
2) Berkoordinasi dan berkomunikasi dengan stakeholder terkait
3) Berkoordinasi dengan Mentor terkait pembuatan dan proses
SIGABKIN
4) Membangun dan menunjukkan komitmen dengan tim efektif
dalam penyelesaian aksi perubahan

55

c. Mengelola Perubahan
Dari beberapa indikator yang ada dalam kompetensi Mengelola
Perubahan ditemukan Gap Kompetensi pada indikator Pelayanan
Publik, Adaptabilitas, Pengembangan Orang Lain, Orientasi pada
hasil dan Inisiatif. Action Leader akan berupaya meningkatkan
kompetensi tersebut melalui beberapa cara, yaitu:
1) Menetapkan kebutuhan untuk melakukan perubahan dan
menyesuaikan diri dengan kondisi yang ada dilapangan saat
melaksanakan aksi perubahan
2) Mengenali hal-hal potensial yang dapat menghambat proses
perubahan dan memberikan kesempatan kepada tim efektif
untuk berkreativitas dalam pembuatan dan proses
SIGABKIN
3) Melaksanakan, mengevaluasi dan berinisiatif memberikan
ide/konsep dalam pembuatan dan proses SIGABKIN.

Menurut Black & Gregersen (2003) membagi strategi perubahan dalam tiga
kategori:

 Perubahan Antisipatif, yaitu perubahan sebelum segala sesuatu terjadi yang
biasa digunakan oleh pemimpin pasar untuk mendikte dan menguasai pasar.

 Perubahan Reaktif adalah perubahan yang paling sering digunakan
perusahaan sebagai reaksi atas setiap kejadian dan merespons setiap hal
yang baru terjadi.

 Perubahan Krisis , dimana sesuatu yang rutin menjadi kacau, tidak ada
keteraturan dan koordinasi. Orang yang jernih dan berani akan tampil
mengambil kesempatan, memimpin, dan mengembalikan krisis pada
keteraturan. Perusahaan dalam krisis membutuhkan biaya besar dan energi
yang sangat besar.

56

BAB VI

DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN

13. Membangun Integritas

Pengertian dari Integritas adalah kesesuaian antara hati, ucapan
dan tindakan, atau dalam bahasa agama lebih dikenal dengan istilah
munafik bagi orang yang tidak sesuai antara kata dan perbuatan. Integritas
merupakan hasil transformasi dari nilai-nilai agama, nilai-nilai pancasila
dan budaya bangsa dalam kehidupan sehari-hari sehingga integritas
sangat penting dan dapat diterapkan baik dalam kehidupan pribadi, dunia
kerja atau organisasi maupun dalam masyarakat. Integritas berasal dari
kata latin “Integrated” artinya “komplit”, utuh dan sempurna yang berarti
tidak ada cacat. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) integritas
adalah mutu, sifat atau keadaan yang menunjukkan kesatuan yang utuh
sehingga memiliki potensi dan kemampuan yang memancarkan
kewibawaan dan kejujuran, oleh sebab itu orang yang memiliki integritas
pasti akan menjadi orang yang jujur dan menyukai keadilan. Berintegritas
untuk bawahan adalah, pemimpin tersebut mampu untuk mengarahkan
kompetensi yang dimiliki tim kerja atau bawahannya untuk menghasilkan
kinerja yang baik dan berkualitas. Dalam laporan aksi perubahan ini, Action
Leader mengaktualisasikan prinsip-prinsip kepemimpinan melalui setiap
tahapan kegiatan, dalam pelaksanaan aksi perubahan yang Action Leader
lakukan berusaha membangun integritas kepada tim efektif agar dapat
bekerja cepat, efektif dan efisien dalam rangka pembangunan sistem
informasi gaji berkala dan tunkin (SIGABKIN) pada Subbag TU Biro Bag
Pam Roum guna penatausahaan pada gaji berkala pegawai yang
mengalami kenaikan yaitu 1 periode sama dengan 2 tahun sekali. Karena
masalah ini berhubungan dengan uang yang merupakan hak dari pegawai
dari hasil kerjanya sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya maka Action
Leader menegaskan bahwa pekerjaan dalam pembuatan sistem informasi
ini merupakan pekerjaan kewajiban pelayanan publik maka harus ikhlas,

57

tidak mengharapkan imbalan dalam bentuk apapun. Membangun integritas
bagi Action Leader merupakan kunci kesuksesan yang harus diberikan
kepada tim efektif agar dapat melaksanakan konsep aksi perubahan.
Action Leader pada tanggal 7 September 2022 pukul 10.00 wib,
mengumpulkan dan membentuk tim efektif (dengan staff TU Biro Bag Pam
Roum yang ditunjuk sesuai kepentingannya) dengan menjelaskan
rancangan aksi perubahan yang dibuat yaitu berupa inovasi yang
diterapkan pada Subbag TU Biro Bag Pam Roum Setjen Kemhan yaitu
membangun SIGABKIN guna memudahkan penatausahaan gaji berkala
pegawai dan selanjutnya membagi tugas kegiatan kepada tim efektif.

Gambar 11.

Koordinasi melalui media whatsapp grup (WAG)

58

Gambar 12. Pembentukkan Tim Efektif

Terkait dengan aksi perubahan yang dilakukan Action Leader agar
dapat membangun integritas kepada tim efektif dimulai dari proses
kegiatan berikut ini:
a. Koordinasi dan bimbingan dengan Coach
Sebelum memulai kegiatan pada tahap perencanaan, persiapan,
pelaksanaan dan pengakhiran kegiatan aksi perubahan hingga
tersusunnya Laporan Aksi Perubahan Action Leader melaksanakan
koordinasi dengan coach yaitu Kol.Caj (K) Drs. Sri Indarti selaku Coach
memberikan bimbingan agar dapat memenuhi target yang diharapkan.
Adapun foto kegiatan bimbingan terlampir dibawah ini:

Gambar 13. Bimbingan Coach

59

b. Koordinasi Persiapan dan Pembentukan Tim Efektif
Membangun integritas Action Leader kepada tim efektif, dilakukan
diberbagai kesempatan karena berhubungan dengan tugas Subbag TU
Biro Bag Pam Roum Setjen Kemhan terlebih dalam pelaksanaan aksi
perubahan SIGABKIN yang membutuhkan koordinasi dan konsolidasi
dengan beberapa stakeholder melalui komunikasi intensif baik melalui
pengarahan (briefing) tatap muka, koordinasi melalui media whatsapp,
dan telephone serta pada saat berkunjung ke tempat kerja tim efektif.

Gambar 14. Pengarahan tatap muka dg Mentor

Pelaksanaan rapat pembentukan tim efektif, untuk itu perlu keterbukaan
(stewardship) yang merupakan salah satu pandangan baru tentang cara
mengelola organisasi dan personel-personel yang terkait didalamnya.
Konsep kebersamaan (collectivity), kemitraan, pemberdayaan
(empowerment), dan saling percaya. Dalam pelayanan dari seorang
Action Leader, untuk benar-benar mengajak anggota tim yang secara
legalitas belum terbentuk serta keterbukaan bahwa Action Leader bahwa
tidak bisa bekerja sendiri tanpa dibantu oleh tim. Action leader
merencanakan mengundang personel yang telah dipilih untuk merapatkan
dengan agenda pekerjaan tim efektif yang dilaksanakan pada hari Kamis
tanggal 14 September 2022 pukul 09.45 W.I.B., dengan tatap muka yang
dihadiri oleh Action Leader, dan staff pada Subbag TU Biro Bag Pam

60

Roum yang dipilih sebagai tim dan dihadiri juga oleh Mentor. Pada tahap
ini disepakati bahwa Tim Efektif akan terbagi menjadi 2 (tiga) Tim yaitu
Tim IT dan Tim Administrasi.

Gambar 15. Koordinasi dan rapat pembentukan Tim Efektif

61

c. Membuat Surat Perintah Tim Efektif

Setelah Action Leader membentuk tim efektif ini agar dalam kegiatan
aksi perubahan dapat berjalan dengan lancar sesuai tugas dan peran
masing-masing serta tim dapat bekerja secara efektif untuk mencapai
tujuan bersama, dengan bekerjasama seluruh anggota tim memberikan
kontribusi sesuai kapasitas dan kemampuannya sehingga tim dapat
menampilkan performa terbaik dan mencapai hasil terbaik.maka perlu
adanya legalitas dari kegiatan tersebut dengan dikeluarkannya Surat
Perintah Kepala Biro Umum Setjen Kemhan yang ditandatangani oleh
Kepala Bagian Pengamanan Biro Umum Setjen Kemhan dengan Nomor:
SPRIN638/IX/2022 tanggal 14 September 2022 tentang penunjukan
Personel Subbag TU Biro Bag Pam Roum sebagai Tim Efektif dalam
rangka Pembangunan Sistem informasi Gaji Berkala dan Tunkin
(SIGABKIN). Surat Perintah Tim Efektif Biro Umum Setjen Kemhan
Lampiran 1 (Surat Perintah Tim Efektif).

62

d. Membuat Kesepakatan dengan Tim IT

Pada tahapan pembuatan sistem informasi gaji berkala dan tunkin
berbasis web, Action Leader lebih kepada prinsip mengawasi tanpa
harus memandori, dengan selalu berkonsultasi dan berkoordinasi
apakah sistem yang dibangun sudah sesuai dengan perencanaan yang
di buat, mengawasi jangan sampai melewati schedule yang sudah ada,
dengan tetap juga memperhatikan dan mendengarkan (listening)
keinginan dan keluhan dari tim IT. Contohnya ketika tim IT kesulitan
ketika suatu layanan yang diinginkan dalam sistem, sulit untuk di
wujudkan dalam jangka pendek, hal ini perlu pemahaman dari Action
Leader dan mencoba mencari solusi terbaik agar keinginan Action
Leader dengan kemampuan tim IT terwadahi. Dalam aksi perubahan
Action Leader membuat surat pernyataan dukungan dan kesepakatan
kerja dengan tim IT, tim IT yang dilibatkan yaitu dengan Serma Dian
Safredi jabatan Pranata TIK (Teknologi Informasi Komputer) Subbag TU
Biro Bag Pam Roum Setjen, Serda Hariyanto jabatan Pengadministrasi
Umum Subbag TU Biro Bag Pam Roum Setjen, Pengatur II/c Andhika
Abhitah Daffa, A.Md,Ak jabatan Verifikator Keuangan Subbag TU Biro
Bag Pam Roum Setjen dan Penda III/a Sohib Pahlupi jabatan Pengelola
Data Subbag Lahdafor Bag Induk PNS Ropeg Setjen Kemhan. Isi dari
kesepakatan kerja ini adalah agar memberi dukungan aksi perubahan
langsung kepada action leader dalam pembangunan Sistem Informasi
Gaji Berkala dan Tunkin (SIGABKIN). Surat Dukungan Tim IT Biro
Umum Setjen Kemhan pada Lampiran 2.

63

e. Menyusun Perencanaan Pelaksanaan Kegiatan

Dalam aksi perubahan Action Leader menyusun perencanaan
pelaksanaan kegiatan dimulai dari membuat jadwal kegiatan dan
menyusun rencana kebutuhan anggaran yang dituangkan dalam TOR dan
RAB kegiatan Pembangunan Sistem Gaji Berkala dan Tunkin (SIGABKIN).
Untuk melengkapi Term of Reference (TOR) atau Kerangka Acuan
Kegiatan (KAK) membutuhkan Rincian Anggaran Biaya (RAB) karena
berisi rincian komponen-komponen masukan (input) dari sebuah kegiatan
serta besaran biaya dari masing-masing komponen Dari TOR, RAB dan
Jadwal kegiatan tertuang pada Rencana pelaksanaan kegiatan Aksi
Perubahan, Lampiran 3.

14. Pengelolaan Budaya Pelayanan

Budaya pelayanan memiliki peran penting dalam organisasi.
Menurut Ueno (2012), ada beberapa alasan yang membuat budaya
pelayanan menjadi menjadi faktor penting. Pertama, budaya yang kuat
dalam pelayanan akan mengarahkan perilaku personel secara konsisten
dalam melayani stakeholder/pelanggan. Kedua, budaya pelayanan
merupakan prasyarat sukses untuk membangun organisasi yang
berorientasi pada stakeholder/pelanggan. Ketiga, manajemen tidak mampu
mengawasi semua personel sehingga budaya pelayanan diharapkan
mampu mempengaruhi dan memastikan ketepatan perilaku personel dalam
pelayanan. Sehingga tidak salah jika kemudian Ostrom et al. (2010)
menyatakan bahwa salah satu prioritas dalam kajian tentang pelayanan
yaitu bagaimana menciptakan dan memelihara budaya pelayanan. Jika
demikian pada tataran individu, maka untuk membangun pelayanan menjadi
sebuah budaya tentu merupakan sebuah tantangan berat tersendiri, konsep
pelayanan telah dipahami dengan sekian banyak variasi konsep yang
seringkali membingungkan baik di kalangan peneliti maupun praktisi. Dari
segi bahasa misalnya, seringkali tumpang tindih konsep antara budaya
dengan iklim. Manfaat budaya pelayanan merupakan kualitas pelayanan

64

yang dapat memprioritaskan stakeholder/pelanggan untuk mendapatkan
kepuasan.

BUDAYA KUALITAS KEPUASAN
PELAYANAN PELAYANAN STAKEHOLDER/

PELANGGAN

Dengan ini Action Leader berperan dalam memberikan pengarahan kepada Tim
agar dapat bekerjasama, memprioritaskan pelayanan prima bagi
stakeholder/pelanggan yang ditinjau melalui Prinsip Pelayanan Publik yaitu;
keserderhanaan, kejelasan, kepastian waktu, akurasi, keamanan, tanggung
jawab, kemudahan akses dan kelengkapan sarana dan prasarana. Dari masing-
masing layanan tersebut, Action Leader ingin memberikan gambaran budaya
pelayanan yang ada saat ini:

1. Urutan Prosedur Pelayanan Gaji

1) PPABP menginput surat-surat keputusan ke Aplikasi GPP/DPP
2) Kasubbag Keuangan (Kasubbag TU Biro Bag Pam Roum)

memeriksa Daftar Gaji yang telah dibuat PPABP
3) Bendahara Pengeluaran menandatangani Daftar Gaji yang telah

diperiksa
4) PPK menandatangani Daftar Gaji yang telah diperiksa
5) PPABP Membuat daftar perubahan data pegawai
6) PPSPM memeriksa dan menantangani daftar perubahan data

pegawai
7) PPABP mencetak daftar gaji pegawai, surat setoran pajak dan slip

gaji
8) PPSPM menandatangani surat setoran pajak (SSP) yang telah

dikerjakan
9) PPK membuat Surat Permintaan Pembayaran (SPP) dan Surat

Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM)

65

10) PPK mengecek dan menandatangani Surat Pemintaan Pembayaran
(SPP) dan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM)

11) PPSPM mengoreksi/ menguji Surat Permintaan Pembayaran (SPP)
dan kelengkapan data dukungnya

12) PPSPM menerbitkan Surat Perintah Membayar dan menginjek SPM
ke Aplikasi PIN PPSPM dan menandatangaini SPM

13) PPABP Menyerahkan SPM ke KPPN
14) KPPN memeriksa kebenaran SPM dan data dukung yang

selanjutnya diterbitkan Surat Perintah Pencairan Dana oleh KPPN
15) PPABP mengarsipkan SPP/SPM/SSP/SP2D dan data

pendukungnya
Adapun proses alur flow chart kegiatan penggajian :

66

2. Istilah dan Definisi

1) Aplikasi GPP/DPP : Merupakan singkatan dari Aplikasi Gaji PNS
Pusat (GPP) dan Daftar Pembayaran Pengahasilan TNI (DPP) yaitu
Suatu aplikasi komputer yang dibuat oleh Kementerian Keuangan
Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara - KPPN (Khusus
Penerimaan merupakan Instansi Vertikal Eselon III di lingkungan
Direktorat Jenderal Perbendaharaan) untuk membuat gaji pegawai
baik gaji induk, gaji terusan, gaji susulan dan tunjangan pegawai
beserta data gaji pegawai.

67

2) Gaji Induk : Gaji yang dibayarkan secara rutin bulanan kepada
pegawai negeri sipil/calon pegawai negeri sipil yang telah diangkat
oleh pejabat yang berwenang.
Gambar 16. Gaji PNS Pusat (GPP)

Gambar 17. Daftar Pembayaran Penghasilan TNI (DPP)

68

3) Gaji Susulan : Gaji pegawai yang belum masuk pada daftar gaji
induk dikarenakan pegawai tersebut pindah atau gaji CPNS yang
diajukan pembayarannya pertama kali

4) Kekurangan Gaji : Pengajuan selisih antara gaji lama dan gaji baru
(kekurangan gaji) yang disebakan adanya kenaikan tarif, kenaikan
pangkat, KGB, menduduki jabatan.

5) KGB : Singkatan dari Kenaikan Gaji Berkala artinya kenaikan gaji
yang diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil yang telah mencapai
masa kerja golongan yang ditentukan untuk kenaikan gaji berkala
yaitu setiap 2 (dua) tahun sekali dan apabila telah memenuhi
persyaratan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.

Gambar 18. Petikan KGB

6) Aplikasi SAS : Merupakan singkatan dari Sistem Aplikasi Satker
(SAS) yang dipergunakan untuk membuat Surat Permintaan
Pembayaran (SPP), Surat Perintah Membayar (SPM), Ringkasan
Kontrak dan Arsip Data Komputer (ADK) yang akan dikirim ke
Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN)

7) SPP : Merupakan singkatan dari Surat Permintaan Pembayaran
yaitu Surat yang diterbitkan oleh Pejabat Pembuat
Komitmen/Pejabat yang ditunjuk, ditujukan kepada Pejabat Penerbit
SPM untuk diterbitkan SPM.
69

8) SPM : Merupakan singkatan dari Surat Perintah Membayar yaitu
dokumen yang digunakan/diterbitkan oleh Pejabat Penandatangan
SPM (PPSPM) untuk mencairkan alokasi dana yang sumber
dananya dari DIPA.

9) ADK : Merupakan singkatan dari Arsip Data Komputer yaitu data
komputer yang sumbernya dari aplikasi keuangan yang digunakan
untuk pengiriman data ke KPPN.

10) PPK : Merupakan singkatan dari Pejabat Pembuat Komitmen yaitu
pejabat yang diberi kewenangan untuk membantu dalam
menerbitkan keputusan yang berkaitan dengan perjanjian/kontrak
kepada pihak ketiga dan pengangkatan panitia dalam rangka
pengadaan barang/jasa dan surat perintah lainnya yang
berhubungan dengan tugas pelaksanaan kegiatan.

11) PPSPM : Merupakan singkatan dari Pejabat Penandatangan SPM
yaitu pejabat yang diberi kewenangan untuk menguji, menerbitkan
dan menadatangani Surat Perintah Membayar (SPM).

12) KPPN : Merupakan singkatan dari Kantor Pelayanan
Perbendaharaan Negara selaku Kuasa Bendahara Umum Negara.

13) Aplikasi PIN PPSPM : Aplikasi yang digunakan oleh PPSPM untuk
menandatangani ADK SPM secara elektronik.

14) SPTJM : Merupakan singkatan dari Surat Pernyataan Tanggung
Jawab Mutlak yaitu surat yang ditandatangani oleh Kuasa
Pengguna Anggaran dalam mempertanggungjawabkan
pengeluaran anggaran.

15) SP2D : Merupakan singkatan dari Surat Perintah Pencairan Dana
yaitu surat yang diterbitkan oleh KPPN kepada Bank Operasional
untuk melakukan pencairan dana.

16) KIPS : Merupakan singkatan dari Kartu Identitas Pengantar/
Pengambil SPM yang berfungsi untuk dapat mengirimkan dan
mengambil SPMdi KPPN.
70

17) PPABP : Petugas Pengelola Administrasi Belanja Pegawai,
operator GPP/DPP

3. Informasi Laporan Pembayaran dan Pengarsipan Dokumen

Kompetensi yang harus dimiliki oleh bendahara pengeluaran yaitu mampu
menjalankan sistem pengarsipan dokumen keuangan negara terkait
pengelolaan kebendaharaan. Hal ini menandakan betapa pentingnya
pengarsipan dokumen keuangan negara yang dilakukan oleh bendahara
pengeluaran. Dokumen keuangan negara merupakan dokumen resmi
yang menjadi tanda bukti terjadinya pengeluaran negara yang suatu saat
dapat dimintakan oleh aparat penegak hukum dalam melakukan
pemeriksaan. Untuk dapat melakukan pengarsipan yang baik, bendahara
pengeluaran harus memahami seluruh dokumen yang berada dalam
pengelolaannya, termasuk dokumen keuangan negara. Dokumen tersebut
dapat dikategorikan menjadi sebagai berikut:

a) Dokumen pembayaran merupakan dokumen-dokumen yang menjadi
dasar dalam melakukan pembayaran kepada pihak ketiga, antara lain:
Daftar Nominatif Pembayaran, Kuitansi (UP/Hotel) Daftar Rincian Riil
Perjalanan Dinas, Surat Keputusan (SK), Surat Perintah Kerja
(SPK),Surat Perintah Bayar (SPBy), Surat Perintah Pendebitan
Rekening (SPPR), Surat Perjalanan Dinas (SPD), Tiket, Nota
pembelian

b) Dokumen Pembukuan Dokumen pembukuan merupakan dokumen-
dokumen yang menjadi dokumen sumber pembukuan bendahara
pengeluaran, antara lain: Cek, DIPA (Daftar Isian Pelaksanaan
Anggaran), Kuitansi, Rekening Koran dan SPM (Surat Perintah
Membayar) / SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana).

c) Dokumen Perpajakan Dokumen perpajakan merupakan dokumen-
dokumen yang berkaitan dengan pajak yang dipungut/dipotong,
disetorkan, dan dilaporkan oleh bendahara pengeluaran, antara lain:

71

Bukti Potong/Pungut, Faktur Pajak, Surat Setoran Pajak (SSP),SPT
Masa (PPN/PPh Pasal 4 ayat (2)/PPh 21/PPh 22/PPh 23)
d) Dokumen Penerimaan Negara Bukan Perpajakan Dokumen
penerimaan negara bukan pajak merupakan dokumen-dokumen yang
berkaitan dengan penerimaan negara bukan pajak yang
dipungut/dipotong, disetorkan, dan dilaporkan oleh bendahara
pengeluaran, antara lain: Bukti Potong/Pungut, Surat Setoran Bukan
Pajak (SSBP) dan Surat Setoran Pengembalian Belanja (SSPB).
e) Dokumen Pertanggungjawaban Dokumen pertanggungjawaban
merupakan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan
pertanggungjawaban bendahara pengeluaran, antara lain: Daftar
rincian saldo rekening, Rekening koran, Berita Acara Pemeriksaan
Kas dan Rekonsiliasi, Konfirmasi Penerimaan Negara yang diterbitkan
oleh KPPN dan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Bendahara
Pengeluaran.

Gaji dan tunjangan adalah pengeluaran untuk kompensasi yang harus
dibayarkan kepada pegawai pemerintah berupa gaji pokok dan berbagai
tunjangan yang diterima berkaitan dengan jenis dan sifat pekerjaan yang
dilakukan (tunjangan istri/suami, kompensasi kerja, tunjangan perbaikan
penghasilan, tunjangan beras, tunjangan pajak penghasilan, tunjangan irian
jaya/papua, tunjangan pengabdian wilayah terpencil, tunjangan khusus
wilayah pulau-pulau kecil terluar dan/atau wilayah terluar, dan tunjangan
umum), baik dalam bentuk uang maupun barang.

72

Gambar 19. DPP/GPP Biro Umum Setjen Kemhan

15. Pengelolaan Tim
Agar pelaksanaan aksi perubahan dapat berjalan dengan baik, efektif dan
efisien sesuai dengan perencanaan yang telah disusun, maka dilakukan
diskusi dengan pemantauan baik yang dilakukan secara langsung pada
saat bekerja dikantor maupun dilakukan dengan via whatsapp dan
telephone. Pembagian peran dalam tim efektif tidak kalah penting dalam
73

keberhasilan aksi perubahan, kemampuan dari setiap individu berbeda-
beda sehingga perlu ada yang mengontrol dan mengecek peran dari tim
efektif agar aksi perubahan dapat berhasil dilaksanakan dengan efektif dan
efisien.

Gambar 20. Koordinasi dan rapat Tim Efektif dan IT

Gambar 21. Koordinasi dg Tim IT

Selain berkoordinasi dengan tim efektif, koordinasi juga dilaksanakan
dengan stakeholder terkait guna mendukung aksi perubahan agar didapat
persamaan persepsi dan pemahaman tujuan yang ingin dicapai oleh Action
Leader. Untuk peta pembagian tim efektif masing-masing tim mempunyai
tugas sebagai berikut:

74

a. Tim IT bertugas Membantu dalam pembuatan aplikasi dari mulai
desain sampai uji coba aplikasi beserta perangkat IT yang
menunjangnya.

b. Tim Materi bertugas Membantu pengumpulan data dukung yang
dibutuhkan untuk membuat aksi perubahan.

c. Tim Administrasi bertugas Membantu kegiatan yang bersifat
administrasi, surat-menyurat, notulensi dan pengarsipan/dokumentasi
kegiatan.

Tim efektif diatas disusun agar semua tim memberikan kontribusi
penyelesaian aksi perubahan yang nyata. Kontribusi tim terhadap
keberhasilan proyek perubahan dapat dipertanggungjawabkan, karena
proyek perubahan ini tidak bisa berhasil dan berjalan dengan baik apabila
ada salah satu tim yang tidak melaksanakan fungsi dengan baik.

No Nama Jabatan Jabatan Peran
dalam Tim

1 Kol. Inf. Suprapto Kabag Pam Sponsor Memberikan Dukungan

Roum Setjen

Kemhan

2 Kol. Caj (K) Drs. Sri Widyaswara Coach Memberikan Bimbingan

Indarti Madya

Pusjemenhan

Badiklat Kemhan

3 Letkol. Cpl Dendy Kasubbag TU Mentor Membantu memberikan

Sawaluddin Akbar, Biro Bag Pam masukan, arahan serta

S.E. Roum Setjen dukungan kepada
action leader. Aksi
Kemhan Action
Merancang
4 Dyah Sukmasari, Penyusun Perubahan
Naskah Akuntansi Leader
A.MTrU.

Simak BMN

Subbag TU Biro

Bag Pam Roum

Setjen Kemhan

5 Eka Ayu S., S.E. Pengolah Data Tim Mengkoordinasikan dg

Perencanaan Administrasi Tim Efektif
Penganggaran pengumpulan data

Subbag TU Biro dukung yg dibutuhkan

Bag Pam Setjen untuk membuat aksi

Roum perubahan

75

6 Lia Intani S.E. Pengolah Data Tim Membantu kegiatan

Pertanggungjawa Administrasi yang bersifat admin,
ban Keuangan pengarsipan data

Subbag TU Bag pegawai

Pam Roum

Setjen

7 Euis Suzana, S.A.P Pengolah Data Tim Membantu kegiatan

Subbag TU Biro Administrasi yang bersifat
Bag Pam Roum administrasi

Setjen kepegawaian, surat-

menyurat, notulensi

kegiatan.

8 Dian Safredi Pranata TIK Tim IT Membantu dalam

Subbag TU Biro pembuatan aplikasi dari

Bag Pam Roum mulai desain sampai uji

Setjen Kemhan coba aplikasi beserta

perangkat IT yang

menunjangnya

9 Hariyanto Pengadministrasi Tim Materi Membantu

Umum Subbag pengumpulan data

TU Biro Bag Pam dukung yg dibutuhkan

Roum Setjen utk membuat aksi

Kemhan perubahan.

10 Malahayati Belangi, Anggota Biro Tim Materi Membantu kegiatan yg

S.A.P. Umum Setjen bersifat administrasi,
Kemhan (utk surat-menyurat,

Arsiparis) notulensi& pengarsipan

/dokumentasi kegiatan.

11 Penata Muda III/a Pengelola Data Tim IT Membantu dalam

Sohib Pahlupi Subbag Lahdafor pembuatan aplikasi dari
Bag Induk PNS mulai desain sampai uji

Ropeg Setjen coba aplikasi beserta

Kemhan perangkat IT yang

menunjangnya.

Agar pelaksanaan pembagian tugas tim berjalan dengan lancar, Action
Leader menerapkan strategi komunikasi yaitu dengan cara:

a. Public Speaking

Merupakan teknik berbicara secara langsung yang bertujuan
menyampaikan atau pesan kepada banyak orang atau di depan umum.
Saat pelaksanaan public speaking, penerapan komunikasi non verbal
berupa eye contact, mimik muka, bahasa tubuh, artikulasi suara yang

76

jelas, intonasi suara yang memberikan penekanan-penekanan pada
kata-kata tertentu yang menjadi pesan utama, dan jeda-jeda dalam
berbicara yang mencerminkan keterbukaan, keramahan, kehangatan,
dan kepercayaan diri yang seyogyanya dilakukan sejak sebelum
dimulai berbicara, selama berbicara, dan bahkan saat mengakhiri
pembicaraan untuk selalu membangun hubungan (liking and
respect) dan kepercayaan (trust) dari audience, sehingga audience
mau menerima, mengerti, dan memberikan umpan balik dari setiap
informasi atau pesan yang disampaikan

b. Presentasi

Presentasi merupakan salah satu teknik komunikasi publik yang
dilakukan secara langsung dan efisien, cenderung bersifat formal, dan
menggunakan media berupa bahan tayang. Bahan tayang presentasi
mengandung poin-poin informasi atau pesan terutama dalam bentuk
visual berupa tulisan, gambar, diagram, dan dapat juga dilengkapi
dengan audiovisual seperti video yang bertujuan memperjelas informasi
atau pesan yang disampaikan. Sehingga dibutuhkan paling tidak dua
kemampuan untuk dapat melakukan presentasi dengan efektif, yaitu
kemampuan public speaking dan kemampuan membuat bahan tayang.

Perubahan kuadran pada stakeholder dari Rancangan Aksi Perubahan
menuju Laporan Aksi Perubahan sebagai berikut:

a) Stakeholder Rancangan Aksi Perubahan
Gambar 22. Peta Stakeholder sebelum Sosialisasi SIGABKIN

77

b) Stakeholder Laporan Aksi Perubahan
Gambar 23. Peta Stakeholder setelah Sosialisasi SIGABKIN

78

Dari hasil sosialisasi dan implementasi kepada stakeholder, telah di
dapat hasil perubahan pada tingkat pengaruh oleh stakeholder yaitu:
1) Untuk stakeholder latens yang mempunyai pengaruh tinggi dan

ketertarikan rendah sebelum di lakukan sosialisasi dan
implementasi semuanya mengalami perubahan menjadi
pengaruh tinggi dan ketertarikan tinggi (Promotors) yaitu :
a) Karoum Setjen Kemhan
b) Kabag Bekhar Roum Setjen Kemhan
c) Kabag Konbang dan BMN Roum Setjen Kemhan
d) Kabag Rumga Roum Setjen Kemhan
2) Untuk stakeholder Apathetic yang mempunyai pengaruh yang
rendah dan kepentingan rendah, setelah dilakukan sosialisasi
dan impelentasi, semuanya mengalami perubahan menjadi
pengaruh rendah dan kepentingan tinggi (Defender) yaitu:
a) Staf-staf di Subbag-subbag Bag Bekhar Roum
b) Staf-staf di Subbag-subbag Bag Konbang dan BMN Roum
c) Staf-staf di Subbag-subbag Bag Rumga Roum
Adapun bentuk dukungan stakeholder dalam aksi perubahan
pembangunan Sistem Infromasi Gaji Berkala dan Tunkin (SIGABKIN) di
Subbag TU Biro Bag Pam Roum Setjen Kemhan guna memudahkan
penatausahaan dan controlling di lingkungan Biro Umum Setjen Kemhan
terdapat pada Lampiran 4.

79

BAB VII

DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN

16. Capaian Aksi Perubahan

Dalam aksi perubahan pembangunan Sistem Informasi Gaji Berkala
dan Tunkin, action leader merencanakan ke dalam 3 (tiga) tahap yaitu
tahap Jangka Pendek, tahap Jangka Menengah dan tahap Jangka
Panjang. Namun dalam pelaksanaan aksi perubahan ini, action leader
fokus pada aksi perubahan pada jangka pendek. Untuk jangka pendek
action leader melaksanakan menjadi 3 (tiga) tahapan yaitu tahap persiapan,
tahap pelaksaaan dan tahap pengakhiran yang dilaksanakan selama
kurang lebih 60 (enam puluh) hari kalender. Pembagian tahapan ini untuk
mengendalikan dan mengawasi jalannya kegiatan aksi perubahan sesuai
rencana dan jadwal yang telah ditentuan sehingga menghasilkan output
yang diharapkan. Capaian yang didapatkan selama pelaksanaan aksi
perubahan pada setiap tahapannya dapat dilihat dari tabel berikut:

Tabel 14. Tahapan Aksi Perubahan

No Nama Kegiatan Waktu Waktu Output Evidence
Tahapan Utama Perencanaan Pelaksanaan
(Tgl/Bln/Thn) Foto kegiatan
. (dokumentasi),
Surat Undangan
JANGKA PENDEK Daftar hadir

A. TAHAP PERSIAPAN Sprin Tim
Tanda terima
1. Pembentukan Tim Koordinasi dengan Mentor Minggu ke 2 5 September 2022 Tercapainya sprin

Efektif September kesepakatan menjadi Rencana
Anggaran Biaya
Membuat undangan rapat 2022 7 September 2022 Tim Efektif Proyek (RAB)

Perubahan

Rapat pembentukan Tim 9 September 2022

Efektif

2. Koordinasi Pengajuan anggota Tim Minggu ke 3 14 September 2022 Tersedianya sprin

pembuatan sprin Efektif untuk pembuatan sprin September penugasan sebagai

Tim Efektif 2022 Tim Efektif

Mengecek terdistribusinya

sprin Tim Efektif kepada 15 September 2022

personil dimaksud

3. Menyusun Mengidentifikasi kebutuhan Minggu ke 4 19 September 2022 Tersedianya

kebutuhan anggaran September kebutuhan angggaran

anggaran dan 2022 19 - 20 Sept 2022

80

pembuatan jadwal Menyusun kebutuhan
kegiatan anggaran

22 Sep 2022 Tersedianya jadwal
kegiatan
Menyusun jadwal kegiatan

B. TAHAP PERSIAPAN

4. Membuat Membuat kesepakatan Minggu ke 4 26 September 2022 Tersedianya desain Surat perjanjian
dan software sistem pembuatan
SIGABKIN kerjasama untuk membuat September informasi sistem informasi
Foto dokumetsi
sistem informasi dengan Tim 2022 Draft SIGABKIN
Software
IT SIGABKIN

s.d. 26 Sep - 5 Oktober Foto dokumentasi
2022 Dokumen dalam
Membuat desain SIGABKIN bentuk digital
(excel dan pdf)
Minggu ke 1

Membuat SIGABKIN Oktober 2022 10-21 Oktober 2022
3-7 Oktober 2022
5. Melaksanakan Mengumpulkan dokumen Mingggu ke 1 Diperoleh dan
5-8 Oktober 2022 terekamnnya
digitalisasi hasil data personil Juli-Sept Oktober 2022 dokumen hasil
pengumpulan data
dokumen dari 2022 personil yang manual
menjadi digital (excel
manual menjadi dan pdf)

digital Scanning dan menyadur data

personil Juli-Sept 2022

Input dokumen ke sistem

informasi

6. Melaksanakan uji Diskusi dengan Tim IT untuk Minggu ke 2 12 Oktober 2022 Diperolehnya Foto dokumentasi
20 Oktober 2022 informasi tentang Laporan hasil uji
coba sistem pelaksanaan uji coba Oktober 2022 berfungsi atau coba
tidaknya aplikasi
informasi

Melaksanakan uji coba sistem Minggu ke 3

informasi dg dokumen yg Oktober 2022

telah terinput

7. Membuat Koordinasi Tim Administrasi Minggu ke 3 20-21 Oktober 2022 Tersedianya Foto kegiatan,
dokumentasi
informasi petunjuk dengan Tim IT dalam Oktober 2022 22-23 Oktober 2022 petunjuk,pelaksanaan E-book petunjuk
pelaksanaan
pelaksanaan pembuatan informasi 24 Oktober 2022 penggunaan sistem inf penggunaan
24 Okt 2022
penggunaan petunjuk berupa draft word ke Surat undangan
Daftar hadir, foto
sistem informasi pdf yang akan dikirim kegiatan, notulen
rapat
gaji, KGB dan Melaksanakan penyusunan melalui media

tunkin (SIGABKIN) informasi petunjuk telekomunikasi yaitu

pelaksanaan penggunaan WhatsApp (wa) ke

sisinfo pegawai

8. Melaksanakan Undangan dan koordinasi Minggu ke 4 Diperolehnya personil
yang dapat
sosialisasi di dengan stakeholder Oktober 2022 mengoperasionalkan
aplikasi
subbag TU Biro

Bag Pam Menyiapkan sosialisasi

C. TAHAP PERSIAPAN

9. Implementasi Diskusi dengan TIM IT untuk Minggu ke 4 25 Oktober 2022 Diperolehnya Foto kegiatan,
25 Oktober 2022 informasi tentang Laporan
SIGABKIN pelaksanaan implementasi Oktober 2022 implementasi sist yang implementasi
berfungsi atau tidak surat undangan
10. Memperkenalkan Melaksanakan implementsai Minggu ke 4 Dikenal dan dapat Daftar hadir, foto,
SIGABKIN aplikasi dengan dokumen Oktober 2022 digunakannya aplikasi dokumentasi dan

81

yang telah terinput SIGABKIN yang notulen rapat
berfungsi untuk
Membuat undangan rapat informasi gaji,KGB Surat undangan
dan tunkin Daftar hadir
11. Pelaksanaan Rapat dengan Tim Efektif Minggu ke 4 25 Oktober 2022 Diperolehnya hasil Foto, Notulen
26 Oktober 2022 evaluasi dari rapat laporan
evaluasi terkait pembuatan sistem inf Oktober 2022 pembangunan sistem evaluasi
26 Okt 2022 informasi
pembuatan sistem dan tata cara penggunaannya Surat Edaran
(SE)
informasi

Surat undangan dalam

proses penandatanganan

pejabat yang berwenang

12. Koordinasi Pembuatan undangan rapat Minggu ke 4 27-28 Oktober 2022 Tersedianya draft
1 Nopember 2022 surat edaran
pembuatan SE Oktober 2022

penggunaan Rapat evaluasi hasil

SIGABKIN pembangunan aplikasi dg Tim

Efektif dan draft SE

Dalam capaian aksi perubahan action leader memetakan menjadi 2
(dua) langkah yaitu:

a. Mengatasi Permasalahan dan Kendala

Pada tahap ini tidak ada permasalahan dan kendala berarti, karena
Action Leader sebelum mengadakan rapat ataupun melakukan
pengecekan tim efektif sudah diberitahukan secara lisan dan juga
melalui media social yaitu email, whatsapp, dan telegram serta
telephone sehingga semua tim efektif sudah memahami tugas dan
tanggung jawabnya masing-masing. Hanya saja karena waktu kerja
tim efektif yang cukup padat mengakibatkan rapat atau koordinasi
dengan tim efektif harus dilakukan di luar jam kerja yaitu pukul 17.00
WIB sampai dengan selesai kegiatan sesuai batas waktu yang
diinginkan dan dicapai.

b. Stategi Mengatasi Masalah

Dalam rangka mengatasi permasalahan waktu dari tim efektif, maka
sebelum rapat dilakukan, action leader berkomunikasi secara
langsung dan juga melalui email, whatsapp dan telephone mengenai

82

aksi perubahan yang akan di buat dan perlunya tim dalam membantu
aksi perubahan tersebut.

17. Capaian Dalam Perbaikan Sistem Pelayanan

Action Leader untuk memetakan capaian hasil Aksi Perubahan dalam
sistem pelayanan maka yang dilakukan oleh action leader adalah
melaksanakan pembandingan di lingkungan kerja Subbag TU Biro Bag
Pam Roum Setjen Kemhan sebelum dilaksanakan inovasi dan sesudah
dilaksanakan inovasi dengan indicator sebagai berikut:

Tabel 15. Capaian dalam Perbaikan Sistem Pelayanan

INDIKATOR

No. PERBAIKAN SEBELUM INOVASI SESUDAH INOVASI
1. KUALITAS

2. PELAYANAN
3.
Kesederhanaan Proses pengajuan data Proses pengajuan data usulan

pegawai berupa gaji berkala pegawai untuk gaji berkala dan

dan tunjangan memerlukan tunjangan tidak perlu yang

proses yang panjang dan panjang, waktu penerimaan data

memerlukan waktu yang lama, menjadi cepat, sudah

data yang diambil dari data menggunakan sistem teknologi

nominatif pegawai dg adanya dalam bentuk aplikasi SIGABKIN
perubahan berbasis wab base

Kejelasan Kejelasan data yang diisi oleh Kejelasan untuk mengisi data

petugas Pembayaran gaji sudah sesuai format dan standar

(PPABP-Juyar) banyak yang dari Kemenkeu

tidak terisi secara lengkap dan

detail sesuai standar yang

diminta oleh Kemenkeu

Kepastian dan Pengiriman data gaji berkala Dengan adanya pembangunan

Tepat Waktu dari subbag masing2 pegawai sistem informasi gaji berkala dan

kpd PPABP-Juyar tidak tepat tunkin (SIGABKIN)menjadi lebih

waktu yang akan dikirimkan cepat, efektif dan efisien

pengajuan kenaikan gaji diharapkan dapat diperoleh

berkala ke Biro Kepegawaian dalam waktu kurang lebih 1 bulan

untuk pembuatan petikannya. dalam penerimaan petikan

83

4. Keakuratan membutuhkan waktu lebih dari kenaikan gaji berkala
5. Kemudahan 3 bulan karena prosesnya
berjejang sehingga kepastian Dengan adanya pembangunan
dan ketepatan waktu sistem informasi gaji berkala dan
menerima data menjadi tidak tunkin (SIGABKIN) dapat
cepat, efektif dan efisien membantu petugas KGB dan
Data usulan gaji berkala pegawai khususnya dapat
pegawai selama ini waktu menerima notifikasi kapan waktu
pengajuannya ada akan mengajukan KGB yang
keterlambatan KGB akutrat dan pasti, maka tidak
dikarenakan kurangnya terjadi keterlambatan kenaikan
perhatian pegawai untuk gaji berkala pegawai.
pengajuan dan informasi yang Dengan adanya SIGABKIN
kurang akurat, kapan pegawai petugas KGB dan pegawai
harus mengajukan dengan mudah mendapat
notifikasi atau reminder untuk
Petugas KGB dan pegawai segera mengajukan KGB dengan
dalam mengusulkan usulan dokumen pendukungnya, dengan
kenaikan gaji berkala mudah dapat memonitor usulan
mengalami kesulitan karena yang diusulkan
harus selalu mengingat dan
reminder kapan harus
melakuukan pengajuannya
untuk melengkapi pengisian
data serta sulit untuk
mengetahui atau memonitor
usulan yang diusulkan
tersebut.

Pembangunan aplikasi memberikan suatu kecepatan dalam pelaksanaan
pekerjaan, dimana yang selama ini dilakukan manual berdampak pada
pencarian informasi kenaikan gaji berkala dan tunkin menjadi lebih cepat
setelah beralih dengan menggunakan aplikasi.
Pembangunan aplikasi memberikan suatu keakuratan dalam pelaksanaan
pekerjaan, dimana yang selama ini dilakukan manual atau petugas KGB
dan pegawai harus mengingat harus difilter terlebih dahulu karena
nominatif pegawai, yang berdampak pada pencarian informasi KGB

84

pegawai menjadi lebih akurat setelah beralih dengan menggunakan
aplikasi.
Pembangunan aplikasi memberikan suatu kemudahan dalam
pelaksanaan pekerjaan, dimana yang selama ini dilakukan manual
berdampak pada pencarian informasi gaji berkala dan tunkin sulit namun
setelah beralih dengan menggunakan aplikasi dapat memberikan
kemudahan dalam pencarian informasi KGB dan Tunkin
Pembangunan aplikasi memberikan dampak yaitu peningkatan
pengetahuan dan keterampilan teknologi informasi bagi pegawai dengan
memberikan pelatihan dan keterampilan sehingga didapatkan pegawai
yang handal. Penguasaan ilmu dan teknologi informasi akan berdampak
pada pelaksanaan kegiatan, berpengaruh terhadap meningkatnya
pelayanan dan kinerja organisasi, pekerjaan dapat dengan mudah, cepat,
efekti dan efisien serta dilakukan dtidak terbatas dengan tempat dan
waktu yang akan berpengaruh terhadap pengambilan keputusan.

18. Manfaat Aksi Perubahan
Pembangunan aplikasi Sistem Informasi Gaji Berkala dan Tunkin
(SIGABKIN) di Subbag TU Biro Bag Pam Roum Setjen Kemhan adalah
suatu sistem yang dapat memberikan kemudahan dalam proses
pelaksanaan penatausahaan kenaikan gaji berkala dan tunjangan kinerja
pegawai Biro Umum khususnya Subbag TU Biro Bag Pam Roum yang
semula berjalan secara manual kemudian dilakukan melalui aplikasi atau
melalui aplikasi sistem informasi tentunya pembangunan aplikasi ini akan
bermanfaat baik internal maupun eksternal.

a. Manfaat Bagi Subbag TU Biro Bag Pam Roum (Internal)
1) Pemberian informasi gaji berkala dan tunkin kepada
petugas KGB menjadi lebih mudah dan cepat
2) Memudahkan proses pengajuan kenaikan gaji berkala
pegawai menjadi cepat, efektif dan efisien sesuai batas
waktu yang diminta
3) Memberikan kemudahan mengakses data secara online
85

4) Penatausahaan KGB di Subbag TU Biro Bag Pam Roum
Setjen Kemhan menjadi lebih baik.

b. Manfaat bagi stakeholder di luar Subbag TU Biro Bag Pam Roum
(eksternal)
1) Pemberian informasi kepada Pegawai dan Pejabat Roum
Setjen Kemhan menjadi lebih mudah dan cepat
2) KPPN dapat menerima kejelasan tidak adanya
ketelatan/keterlambatan masa kerja dan berkurangnya/lebih
gaji pegawai dalam pembayaran
3) Asabri dalam memberikan pembayaran pensiun, masa kerja
gaji berkala pegawai sesuai dengan masa kerjanya
4) Pegawai tidak dirugikan dalam gaji pokok yang diterima
karena telah disesuaikan dengan masa kerja pegawai.

86

BAB VIII

KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN

19. Legalitas Keberlanjutan Aksi Perubahan

Terobosan inovatif pada aksi perubahan dengan judul Pembangunan
Sistem Informasi Peningkatan Pelayanan Personil Melalui Pembangunan
SIGABKIN pada Bagian Pengamanan Biro Umum Setjen Kemhan merupakan
sebuah inovasi pembuatan sistem informasi yang akan di gunakan. Legalitas
penerapan inovasi sangat diperlukan untuk keberlanjutan inovasi. Berkaitan
dengan hal tersebut dalam penerapan inovasi yang digagas dalam aksi
perubahan Optimalisasi Pelayanan Informasi Gaji Berkala dan Tunkin melalui
SIGABKIN tidak serta merta langsung dapat diimplementasikan namun
diperlukan legalitas dalam penggunaannya, untuk itu diperlukan penekanan dari
pimpinan sebagai legalitas pemberlakuannya, Action Leader menyampaikan
kepada pimpinan bahwa aplikasi ini penting untuk mendapatkan informasi gaji
berkala dan tunkin secara cepat, mudah dan akurat. Setelah dilakukan
komunikasi yang baik dengan pimpinan akhirnya pimpinan mendukung aplikasi
ini dengan menerbitkan surat edaran, maka diterbitkanlah Surat Edaran
Karoum Setjen Kemhan Nomor: SE/28/X/2022 tanggal 31 Oktober 2022
tentang Penggunaan Sistem Informasi Gaji Berkala dan Tunkin Biro Umum
Setjen Kemhan. Dengan adanya surat edaran tersebut maka penggunaan
Sistem Informasi Gaji Berkala dan Tunkin (SIGABKIN) dapat diberlakukan.

Dengan adanya legalitas berupa surat edaran Karoum Setjen Kemhan tentang
Penggunaan SIGABKIN Biro Umum Sejen Kemhan maka menjadi dasar bagi
Action Leader untuk diajukan sebagai salah satu program kerja TU Biro Bag
Pam Roum Setjen Kemhan yang akan dilaksanakan tahun 2023.

87