PENINGKATAN PELAYANAN PERSONEL MELALUI PEMBANGUNAN SIGABKIN PADA BAG PAM ROUM SETJEN KEMHAN

ABSTRAK

Kenaikan gaji berkala (KGB) merupakan suatu jenis kenaikan gaji yang
diberikan kepada pegawai negeri sipil (PNS) dan Tentara Nasional Indonesia
(TNI) yang telah mencapai masa kerja golongan yang ditentukan untuk kenaikan
gaji berkala yaitu setiap dua tahun sekali dan apabila telah memenuhi
persyaratan berdasarkan peraturan perundang – undangan yang berlaku. Pada
proses pengurusan surat kenaikan gaji berkala (KGB) yang dilakukan selama ini,
masih terdapat beberapa masalah yang sering dihadapi seperti masih banyak
pegawai yang sering lupa tentang persyaratan pengurusan surat KGB. Selain itu,
untuk pembuatan surat kenaikan gaji berkala (KGB) masih dilakukan secara
manual yaitu dengan diketik satu per satu melalui software pengolah kata dan
disimpan di komputer Admin/Operator. Sehingga memungkinkan terjadinya
kesalahan pada surat KGB yang dibuat dan memungkinkan adanya surat yang
hilang ketika terjadi permasalahan pada komputer admin KGB. Berdasarkan
permasalahan di atas, dibutuhkan sebuah Sistem Informasi Gaji Berkala dan
Tunkin berbasis website untuk Subbag TU Biro Bag Pam Roum Setjen Kemhan
yang bertujuan menghimpun data-data terkait dengan kenaikan gaji berkala dan
untuk mempermudah serta mempercepat proses pembuatan surat kenaikan gaji
berkala (KGB). Sementara itu, dari sisi pegawai, diharapkan sistem tersebut
dapat membantu pegawai dalam melakukan pengecekan persyaratan dan
pengecekan terkait tanggal pengajuan KGB selanjutnya. Adapun metode yang
digunakan untuk membangun sistem tersebut adalah metode waterfall dengan
beberapa tahapan proses yaitu melakukan analisis proses bisnis, perancangan
sistem, perancangan database, perancangan antarmuka, implementasi ke
dalam bentuk kode program, dan pengujian sistem. Pengujian yang dilakukan
menggunakan metode black box testing dan melakukan presentasi serta demo
sistem terkait dengan tampilan dan fungsionalitas yang ada pada sistem
tersebut. Hasil yang diperoleh pada penelitian ini adalah Sistem Informasi Gaji
Berkala dan Tunkin (SIGABKIN). Admin/Operator sistem merupakan Staf
Subbag TU Biro Bag Pam Roum Setjen Kemhan yang dapat mengelola data
pegawai, mengelola data gaji dan tunkin, mengelola persyaratan KGB,

1

mengelola list penjagaan KGB, dan mengelola surat KGB. Sementara itu,
pegawai dapat melihat data pegawai, melihat persyaratan KGB, melihat
pengumuman pengajuan KGB, dan melihat data petikan KGB pegawai yang
bersangkutan yang diterima setelah pengajuan dari Admin/Operator SIGABKIN
ke Biro Kepegawaian Setjen Kemhan.
Kata kunci: Sistem Informasi Gaji Berkala dan Tunkin,Budaya pelayanan dan
kualitas sistem informasi.

2

BAB I

PENDAHULUAN

1. LATAR BELAKANG

Dalam dunia kepegawaian, kenaikan gaji merupakan suatu hal yang
sudah tidak asing lagi untuk dilakukan. Berdasarkan definisinya, kenaikan gaji
berkala atau yang disingkat dengan KGB merupakan suatu jenis kenaikan gaji
yang diberikan kepada pegawai negeri sipil (PNS) dan Tentera Negara
Indonesia (TNI) yang telah mencapai masa kerja golongan yang ditentukan
untuk kenaikan gaji berkala yaitu setiap dua tahun sekali dan apabila telah
memenuhi persyaratan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku. Kenaikan gaji berkala (KGB) merupakan salah satu program
pemerintah yang diterapkan untuk setiap pegawai diseluruh kementerian/
lembaga kedinasan yang ada tidak terkecuali pada Biro Umum Setjen Kemhan.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2019
tentang; Perubahan Kedelapan Belas atas Peraturan Pemerintah Nomor 7
Tahun 1977 tentang Peraturan Pegawai Negeri Sipil (PNS), terdapat Daftar Gaji
Pokok Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Peraturan Pemerintah Nomor 16 Tahun
2019 tentang; Perubahan Kedua Belas atas Peraturan Pemerintah Nomor 28
Tahun 2001 tentang Peraturan Gaji Anggota Tentara Nasianal Indonesia (TNI),
terdapat gaji pokok Tentara Nasional Indonesia yang melansir dari beberapa
sumber tersebut adalah besaran gaji PNS dan TNI dari mulai golongan rendah
hingga golongan tertinggi.
Dan begitu dengan PNS dan TNI, selain mendapatkan gaji pokok anggota TNI
juga mendapatkan beberapa tunjangan yang bisa didapatkan, tunjangan yang
pertama adalah tunjangan kinerja yang mana tunjangan ini diatur dalam
Peraturan Presiden Republik Indonesia nomor 104 tahun 2018, tentang
tunjangan kinerja pegawai di Lingkungan Kementerian Pertahanan (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 195), untuk tunjangan ini akan
disesuaikan dengan jabatan serta pangkat yang diterima dan Keputusan Menteri
Pertahanan Republik Indonesia nomor KEP/993.b/VII/2019 tanggal 6 Juni 2022,

3

tentang; perubahan 2 tunjangan kinerja perkelas jabatan di lingkungan
Kementerian Pertahanan.

Jumlah Pegawai Biro Umum sebanyak 750 orang yaitu PNS dan TNI.
Keseluruhan data-data Pegawai telah masuk, terdaftar, dan dikelola ke dalam
suatu basisdata Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG).
SIMPEG merupakan suatu sistem terpadu yang terdiri atas perangkat pengelola
meliputi pengumpul, prosedur, tenaga pengolah, dan perangkat lunak,
perangkat penyimpan yang meliputi pusat data dan bank data, serta perangkat
komunikasi yang saling berkaitan, berketergantungan, dan saling menentukan
dalam rangka penyediaan informasi di bidang kepegawaian. SIMPEG berada di
Biro Kepegewaian Setjen Kemhan. Sistem ini dikelola sebagai database pusat
data yang mengelola data-data kepegawaian yang meliputi NIP, nama, tempat
tanggal lahir, jenis kelamin, agama, golongan, dan masih banyak lagi. Data-data
yang dikelola oleh SIMPEG sering sekali digunakan oleh pegawai.
Dalam hal pengurusan masalah kenaikan gaji berkala, masih terdapat beberapa
kendala yang sering dialami yaitu pegawai yang ingin mengajukan pengurusan
kenaikan gaji berkala tentunya harus melengkapi berkas-berkas persyaratan
yang diminta agar dapat diproses lebih lanjut. Namun, terkadang masih sering
ditemukan terdapat beberapa pegawai yang lupa akan persyaratan yang diminta
sehingga berkas persyaratan yang diajukan belum lengkap dan proses
pengurusan KGB menjadi terhambat dan tidak bisa dilanjutkan. Selain itu, untuk
masalah pembuatan surat kenaikan gaji berkala (KGB) masih dilakukan secara
manual yaitu dengan diketik satu per satu melalui software pengolah kata dan
disimpan di komputer admin. Sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan
pada surat KGB yang dibuat dan adanya surat yang hilang ketika terjadi
permasalahan pada komputer admin KGB. Dari beberapa permasalahan atau
kendala di atas, maka perlu dibuat Sistem Informasi Gaji Berkala dan Tunkin
(SIGABKIN) khususnya pada Bag Pam Roum Setjen Kemhan.Dengan adanya
sistem ini, nantinya diharapkan Bag Pam Roum Setjen Kemhan akan memiliki
database sendiri khusus untuk database yang menghimpun data-data untuk
kenaikan gaji berkala. Dengan adanya sistem ini, akan mempermudah dalam
proses pembuatan KGB. Nantinya, akan disediakan kapan waktu KGB di dalam

4

sistem yang telah disesuaikan dengan data pegawai yang ada pada database
SIGABKIN dan database pusat yaitu SIMPEG. Sehingga, langsung bisa
diproses dan dicetak secara langsung melalui sistem yang ada. Dengan adanya
sistem ini, diharapkan akan dapat mengakomodir dan membantu dalam
menyelesaikan beberapa permasalahan yang dihadapi oleh Bag Pam Roum
Setjen Kemhan. Selain itu, dengan adanya sistem ini juga diharapkan mampu
untuk berkontribusi dalam peningkatan kinerja, sehingga mampu bekerja lebih
baik lagi ke depannya dengan didukung oleh penerapan sistem yang baik.

Kondisi saat ini masalah terkait pelayanan di Biro Umum Setjen Kemhan,
beberapa permasalahan di Biro Umum Setjen Kemhan, yaitu; kurangnya
informasi terkait pelayanan kepegawaian masih banyak dari pegawai Kemhan
yang belum mengetahui informasi terkait layanan kepegawaian, sebagai contoh
Kenaikan Gaji Berkala (KGB) secara administratif berada dibawah Subbag TU
Biro Bag Pam, masih ada keterlambatan dan kurang/lebih bayar gaji dengan
adanya kenaikan KGB dari pegawai khususnya dalam subsatker Biro Umum
dimana kenaikan ini harus dilakukan per periode yaitu 2 tahun sekali, tetapi
masih ada pegawai yang melewati/keterlambatan KGB ini dan berpengaruh
pada penerimaan hak nya yaitu berupa gaji menyebabkan kekurangan pada
gajinya tersebut dan terkait jabatan dari masing-masing pegawai dalam
menjalankan tugas pokok dan fungsinya yang tidak sesuai.

Dari permasalahan tersebut kondisi yang diharapkan agar cepat, tepat dan
mudahnya kenaikan gaji berkala (KGB) dan pencairan tunkin sesuai waktunya.
Sehingga berdasarkan permasalahan tersebut yang menjadikan latar belakang
Action Leader mempunyai terobosan membuat inovasi aksi perubahan melalui
Sistem Informasi Gaji, KGB dan Tunkin (SIGABKIN) di subsatker Biro Umum
serta tersedianya informasi penjadwalan waktu kenaikan gaji berkala (KGB).

5

2. TUJUAN AKSI PERUBAHAN
Berdasarkan permasalahan diatas, tujuan utama yang ingin dicapai dalam
aksi perubahan terwujudnya aplikasi Sistem Informasi Gaji Berkala dan
Tunkin (SIGABKIN) yang cepat, efektif dan efisien dalam penyajian data
pegawai Biro Umum khususnya pada Bag Pam. Dari tujuan utama tersebut
terdapat tujuan yang ingin dicapai dari aksi perubahan berdasarkan target
waktu pencapaian, yakni:
a. Tujuan Jangka Pendek, yakni tujuan yang akan dicapai dalam waktu 2
bulan (60 hari) adalah Membangun Aplikasi berbasis Web Base di
lingkungan Bag Pam Roum Setjen, dengan kegiatan Terlaksananya
pembangunan sistem informasi gaji berkala dan tunkin (SIGABKIN)
pada Subbag TU Biro Bag Pam Roum Setjen Kemhan guna
memudahkan Penatausahaan KGB di lingkungan Subbag TU BagPam
Roum Setjen Kemhan.

b. Tujuan Jangka Menengah, yakni tujuan yang akan dicapai dalam
waktu 6 bulan adalah Terlaksananya pengembangan SIGABKIN
dengan penambahan fitur dan konten tunkin.

c. Tujuan Jangka Panjang, yakni tujuan yang akan dicapai dalam waktu
lebih dari 1 Tahun adalah Pengintegrasian SIGABKIN ke Biro Umum
Setjen Kemhan.

6

BAB II
PROFIL KINERJA PELAYANAN

3. PELAYANAN SESUAI TUGAS DAN FUNGSI
a. Dasar Hukum Organisasi
Berdasarkan Peraturan Menteri Pertahanan Nomor 14 Tahun 2019
tentang Organisasi dan Tata Kerja (OTK) Kementerian Pertahanan,
Biro Umum selanjutnya disebut Ro Um adalah unsur pelaksana
sebagian fungsi Sekretariat Jenderal (Setjen) dipimpin oleh Kepala
Biro Umum disebut Karoum mempunyai tugas melaksanakan
pembinaan dan pemberian dukungan kerumahtanggaan dan
pengelolaan Barang Milik Negara UO Kemhan. Dalam
melaksanakan tugas Biro Umum menyelenggarakan fungsi
pembinaan dan pelaksanaan urusan pengamanan dan pengawalan
di Kemhan, perencanaan dan pengelolaan kebutuhan perbekalan
dan pemeliharaan materiil Kemhan, pembinaan dan pelayanan
urusan dalam, kerumahtanggaan, pelayanan dan dukungan
kesehatan, pelayanan komunikasi dan elektronika, perencanaan,
pelaksanaan, pengawasan pengadaan dan pemeliharaan
konstruksi bangunan serta pengelolaan Barang Milik Negara (BMN)
UO Kemhan dan pengelolaan ketatausahaan dan kerumahtangga,
Biro Umum Setjen Kemhan disingkat Roum terdiri dari :

1. Bagian Pengamanan disingkat Bag Pam

1) Subbagian Pengamanan dan PengawalanVIP;

2) Subbagian Pengamanan Personel dan Materiil;

3) Subbagian Tata Usaha Biro.

2. Bagian Perbekalan dan Pemeliharaan disingkat Bag Bekhar

1) Subbagian Perencanaan dan Administrasi

Pengadaan;

2) Subbagian Penyimpanan dan Pendistribusian;dan

3) Subbagian Pemeliharaan dan Penghapusan.

7

3. Bagian Rumah Tangga disingkat Bag Rumga
1) Subbagian Pelayanan Umum;
2) Subbagian Pelayanan Kesehatan;dan
3) Subbagian Pelayanan Komunikasi danElektronika.

4. Bagian Konstruksi Bangunan dan Barang Milik Negara
disingkat Bag Konbang dan BMN
1) Subbagian Perencanaan dan Administrasi
Pengadaan Konstruksi Bangunan;
2) Subbagian Pengendalian dan Pengawasan
Konstruksi Bangunan;
3) Subbagian Barang Milik Negara.

Gambar 1.
Gedung dan Ruang Kantor Subbag TU Biro

Gedung Kapt. Piere Tendean Kantor Subbag TU Biro Bagpam Roum

8

b. Struktur Organisasi

Gambar 2.

Struktur Organisasi Biro Umum Setjen Kemhan

Gambar 3.

Struktur Organisasi Bagian Pengamanan Biro Umum
(Bag Pam Roum) Setjen Kemhan

9

Gambar 4.

Struktur Organisasi Sub Bagian Tata Usaha Biro
Bagian Pengamanan Biro Umum

(Subbag TU Biro Bag Pam Roum) Setjen Kemhan

c. Tugas dan Fungsi Organisasi
Tugas dan fungsi organisasi berdasarkan Peraturan Menteri
Pertahanan Nomor 14 Tahun 2019 tentang Organisasi dan Tata
Kerja (OTK) Kementerian Pertahanan, Bagian Pengamanan
selanjutnya disebut Bag Pam dipimpin oleh Kepala Bagian
Pengamanan disebut Kabag Pam mempunyai tugas
melaksanakan pengamanan personel dan materiil, urusan
pengamanan dan pengawalan VIP di Kemhan, serta perencanaan
program dan anggaran, evaluasi dan laporan, kepegawaian,
ketatausahaan dan kerumahtanggaan Biro, dalam melaksanakan
tugas Bagian Pengamanan (Bag Pam) menyelenggarakan fungsi :
a. Pelaksanaan pengamanan dan pengawalan VIP meliputi
pengamanan dan pengawalan Menteri, Sekjen dan Irjen
serta tamu resmi kementerian dari dalam dan luar negeri;

10

b. Pelaksanaan pengamanan di lingkungan Kemhan, meliputi
pengamanan terhadap satker/subsatker, materiil, personil,
kegiatan dan informasi, serta pembinaan kemampuan
personil pengamanan dan personil pemadam kebakaran;
dan

c. Penyusunan program dan anggaran, pelaksanaan
ketatausahaan dan kerumahtanggaan Biro.

Sedangkan Subbagian Tata Usaha Biro selanjutnya disebut
Subbag TU Biro dipimpin oleh Kepala Subbagian Tata Usaha Biro
disebut Kasubbag TU Biro mempunyai tugas melakukan
penyiapan bahan urusan kepegawaian, ketatausahaan,
kerumahtanggaan, keuangan dan laporan Sistem Informasi
Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN)
Biro serta mengoordinasikan penyusunan perencanaan, evaluasi
dan pelaporan program dan anggaran Biro.

Pihak yang terlibat dalam pelayanan Subbag TU Biro Bag Pam
Roum adalah Kabag Pam Roum Setjen Kemhan, Kasubbag TU
Biro Bag Pam Roum Setjen Kemhan, personil sesuai jabatan dan
tupoksinya di Subbag TU Biro Bag Pam Roum Setjen Kemhan
yaitu Bendahara Pengeluaran, Penyusun Naskah Administrasi
Kepegawaian Subbag TU Biro, Penyusun Naskah Program
Anggaran dan Pelaporan, Penyusun Naskah Simak BMN TU Biro,
Pengolah Data Pengelolaan Sistem Informasi Perbendaharaan,
Pengolah Data Perencanaan Penganggaran, Pengolah Data
Barang Milik Negara, Pengelola Data, Pengelola Kepegawaian,
Pengelola Laporan Keuangan, Pengelola Data Administrasi dan
Verifikasi, Pranata Teknologi Informasi Komputer,
Pengadministrasi Umum, Pengadministrasi Sarana dan Prasarana,
Pengadministrasi Persuratan, Petugas Penggandaan.

11

4. Pelayanan di Unit Kerja

a. Jenis dan Bentuk Pelayanan
Kewajiban Pemerintah adalah memberikan pelayanan publik yang
menjadi hak setiap warga negara ataupun memberikan pelayanan
kepada warganegara yang memenuhi kewajibannya terhadap
negara. Kewajiban pemerintah, maupun hak setiap warga negara
pada umumnya disebutkan dalam konstitusi suatu Negara. Sesuai
dengan Undang-Undang No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan
Publik, yaitu kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka
pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan bagi setiap warganegara dan penduduk akan
barang, jasa dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh
penyelenggara pelayanan publik. Adapun jenis dan bentuk
pelayanan yang diberikan oleh Kasubbag TU Biro Bagpam yaitu
pelayanan administratif; melaksanakan ketatausahaan dokumen
berupa takah (tata naskah) dan surat menyurat, pengusulan UKP
dan memasuki pensiun untuk pegawai, mengusulkan pegawai
mengikuti pendidikan, penyusunan program anggaran dan
pelaporan keuangan serta perencanaan kebutuhan logistik pegawai,
melayani pembayaran gaji, tunjangan dan perpajakan pegawai
Roum Setjen Kemhan serta memproses pencocokan dan
penyesuaian (rekonsiliasi) dengan beberapa sistem yang berbeda
dengan untuk menghasilkan kesamaan (SAIBA dan SIMAK BMN).

b. Bentuk/Output Pelayanan
Dalam melaksanakan kegiatan di Subbag TU Biro Bag Pam Roum,
output pelayanan adalah sebagai berikut :
1) Tersusunnya dokumen rencana kerja
2) Terlaksananya dokumen ketatausahaan
3) Terlaksananya pembayaran gaji dan tunjangan pegawai
4) Tersusunnya dokumen rekonsiliiasi SAIBA dan SIMAK BMN

12

c. Pelangggan yang dilayani
Pelanggan yang dilayani adalah penerima manfaat dari kegiatan
yang dilaksanakan oleh Subbag TU Biro Bagpam Roum Setjen
Kemhan yaitu pegawai dan pejabat serta pimpinan di Roum Setjen
Kemhan.

d. Proses Pelayanan
Proses jenis pelayanan yang diberikan oleh Subbag TU Biro
Bagpam Roum adalah Pelayanan Administratif yaitu jenis pelayanan
yang diberikan oleh unit pelayanan berupa pencatatan, dokumentasi
surat menyurat dan kegiatan tata usaha secara keseluruhan yang
menghasilkan berupa dokumen, secara administrasi yaitu digunakan
untuk mengumpulkan dan mengolah data yang nantinya
dimanfaatkan untuk penyusunan atau perencanaan sebuah kegiatan
atau hal tertentu lainnya. Artinya administrasi digunakan untuk
menyusun serta menjalin komunikasi antar anggota dalam sebuah
organisasi.

e. Jangka Waktu Pelayanan
Jangka waktu pelayanan yang diberikan oleh Subbag

Subbag TU Biro Bag Pam berupa program kerja, sesuai dengan
yang di rencanakan di dalam Term of Reference (TOR) atau
Kerangka Acuan Kerja (KAK). Kegiatan ini dilaksanakan selama
kurang lebih satu tahun anggaran, mulai tahap perencanaan sampai
tahap pengakhiran. Dalam memberikan layanan khususnya
informasi Gaji, KGB dan Tunkin terlebih dahulu harus membuka
aplikasi GPP/DPP yang membutuhkan waktu dan memerlukan
proses identifikasi yang hanya dapat dioperasikan oleh operator
aplikasi ini yaitu PPABP. Dengan akan dibuatnya Sistem Informasi
Gaji Berkala dan Tunkin (SIGABKIN) diharapkan akan
mempercepat waktu memperoleh informasi personel khususnya
Bag Pam Roum, dapat melihat langsung dana sesuai masa kerja
personil dan dapat mengkoreksinya apabila masa kerja tidak sesuai.

13

Berikut adalah contoh informasi pengajuan gaji dari aplikasi GPP/DPP
dari KPPN :

Gambar 5.

Aplikasi GPP/DPP

14

BAB III
ANALISA MASALAH PELAYANAN

5. Identifikasi Masalah Pelayanan

Untuk mengidentifikasi area bermasalah yang ada dalam organisasi perlu
dikaitkan dengan program reformasi birokrasi yang telah ditetapkan dalam
roadmap. Dalam roadmap reformasi birokrasi terdapat 8 (delapan) area
atau sektor perubahan reformasi birokrasi yang perlu mendapatkan
perhatian. Perubahan-perubahan dalam area tertentu dalam lingkup
birokrasi diharapkan akan menciptakan kondisi yang kondusif untuk
mendukung pencapaian sasaran reformasi birokrasi. 8 area tersebut
antara lain: Mental Aparatur, Pengawasan, Akuntabilitas, Kelembagaan,
Tata Laksana, SDM Aparatur, Peraturan Perundang-undangan dan
Pelayanan Publik.

Sesuai dengan Permenhan 14 Tahun 2019 tugas dan fungsi Subbag TU
Biro Bag Pam Roum Setjen Kemhan adalah mempunyai tugas melakukan
penyiapan bahan urusan kepegawaian, ketatausahaan, kerumahtanggaan,
keuangan dan laporan Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang
Milik Negara (SIMAK BMN) Biro serta mengoordinasikan penyusunan
perencanaan, evaluasi dan pelaporan program dan anggaran Biro. Saat ini
action leader mengidentifikasi isu-isu strategis dari Subbag TU Bag Pam
Roum Setjen Kemhan yang diambil dari 8 (delapan) area perubahan
diantaranya terkait Akuntabilitas.

Dari tugas dan fungsi diatas salah satu permasalahan saat ini pada
Subbag TU Biro Bag Pam Roum Setjen Kemhan adalah belum optimalnya
penatausahaan KGB dan tunkin. Maksud penatausahaan KGB dan tunkin
adalah memberikan informasi terkait gaji berkala dan tunkin pegawai
dengan tujuan pegawai tertib administrasi kapan harus mengajukan KGB
nya dan penyesuaian gaji pokok dengan masa kerja pegawai yang efektif,
efisien, optimal dan akuntabel. Ruang lingkup penatausahaan KGB dan

15

tunkin terdiri dari pembukuan dan pelaporan. Dilihat kondisi saat ini masih
adanya keterlambatan dalam penyesuaian masa kerja dengan gaji berkala
dan tunkin disesuaikan dengan jabatan pegawai. Hal ini dapat dibuktikan
dengan adanya teguran dari KPPN dan Asabri perihal kurang dan
kelebihan bayar kepada pegawai yang aktif maupun akan pensiun.

Diawali dari isu strategis dalam pelaksanaan tugas dan fungsi Subbag TU
Biro Bag Pam Roum Setjen Kemhan terdapat beberapa isu yang menjadi
masalah dan perlu untuk segera ditangani yaitu sebagai berikut :
a. Keterbatasan pengetahuan personil subsatker Biro Umum perihal hak

dan kewajiban khususnya pada gaji, KGB per periodenya, tunjangan
kinerja dan pensiun.
b. Belum adanya data yg terintegrasi terkait Gaji (GPP/DPP), KGB dan
Tunkin di Subbag TU Roum
c. Tidak adanya informasi yg akurat ttg kapan pegawai akan naik Gaji
(GPP/DPP), KGB dan Tunkin di Subbag TU Roum
d. Masih lambatnya pemahaman pegawai tentang aturan LHKASN dan
perpajakan terkait PNS.
e. Kurangnya sarana dan prasarana yg memfasilitasi pegawai dalam
pengetahuan pengenalan, proses, prosedur untuk peran kerja
pengembangan kemampuan.
Jika isu dalam masalah ini tidak segera diselesaikan maka akan
terdampak pada penilaian kerja organisasi khususnya subsatker Biro
Umum, tidak memenuhi standar penilaian yaitu berupa penilaian Sasaran
Kerja Pegawai (SKP) yang ada dalam salah satu unsur di dalam Penilaian
Prestasi Kerja PNS yang diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 46
Tahun 2011.

16

6. Penetapan Masalah Utama
a. Causal Mapping
Berdasarkan permasalahan di atas dalam pemilihan isu
strategis/masalah yang menjadi gagasan perubahan yang action
leader adalah mengklasifikasikan isu strategis yang telah diidentifikasi
menggunakan Metode ASTRID. Perlu dianalisa permasalahan untuk
mendapatakan isu strategis yang dinilai paling tinggi kepentingannya
dilihat dari aspek Aktual, Spesifik, Transformasi, Relevan, Inovatif dan
dapat dilaksanakan sesuai masa pelatihan.

Tabel 1.

Memilih isu strategis

kriteria ASTRID

Bobot Isu Strategis

No. Kriteria Kriteria a b c d Ket.

1 Aktual 15 15 15 15 15 e
2 Spesifik 15
3 Transformasi 10 10 10 10 10 10
4 Relevan 10
5 Inovatif 10 10 10 10 10 15
6 Dapat dilaksanakan 20
15 15 15 15 15 10
sesuai masa depan
20 20 10 15 10 80

30 25 20 10 10

100 95 85 75 70

Jika data dan informasi sudah dikumpul dan dianalisis, dan ditemukan
bahwa ternyata unsur-unsur tersebut tidak memenuhi standar yang
ditetapkan, sehingga terdapat kesenjangan atau gap, maka gap itulah
yang dapat menjadi sasaran dari obyek perubahan. Gap dapat diciptakan
dengan meningkatkan standar yang sudah terpenuhi. Dengan demikian,
gap merupakan pintu masuk untuk melakukan perubahan.

17

Dari hasil tabel 1 yaitu ASTRID, Isu yang terpilih adalah isu strategis a
dengan total nilai 95. Sekalipun isu b dan e juga strategis dan mungkin
dapat meningkat kinerja dan citra yang baik bagi unit organisasi.
Isu strategis a, yaitu : Keterbatasan/kurangnya perhatian pegawai
subsatker Biro Umum perihal hak dan kewajiban khususnya pada
gaji, KGB per periodenya, tunjangan kinerja, dari hasil penilaian bobot
kriteria pada aktual, spesifik, transformasi, relevan, inovatif dan dapat
dilaksanakan sesuai masa depan, untuk menetapkan pemahaman yang
menyeluruh mengenai suatu sistem dan menjadikannya sebagai dasar
dalam menentukan perubahan apa yang diinginkan. Berangkat dari gap
atau kesenjangan tersebut, langkah-langkah intervensi dapat disusun.
Pertama, deskripsikan secara terukur tentang kondisi pelayanan yang
diharapkan, sekaligus mendeskripsikan secara terukur tentang kondisi
kegiatan pelayanan saat ini.

Dari lima permasalahan, ditemukan 3 isu strategis yang akan ditentukan
sebagai sasaran prioritas utama melalui metode USG (Urgency,
Seriousness, Growth) yang dilakukan dengan mentor terhadap area
organisasi yang dianggap perlu dirubah, dimana analisis ini
mengidentifikasi :

a. Urgency artinya seberapa mendesak isu tersebut harus dibahas dan
dikaitkan dengan waktu yang tersedia serta seberapa keras tekanan
waktu tersebut untuk memecahkan masalah yang menyebabkan isu.

b. Seriousness artinya seberapa serius isu tersebut perlu dibahas
dikaitkan dengan akibat yang timbul dengan penundaan pemecahan
masalah yang menimbulkan isu tersebut.

c. Growth artinya seberapa kemungkinan-kemungkinannya isu tersebut
menjadi berkembang dikaitkan kemungkinan masalah penyebab isu
akan semakin memburuk kalau dibiarkan. Isu dapat menghambat
kecepatan memberikan informasi atau kinerja sesuai yang diinginkan
atasan.

18

Dapat dihasilkan seperti table berikut:

Tabel 2.

Penilaian isu dengan metode USG

No. Uraian Masalah Pokok Kriteria Penilaian Rangking

U S G Bobot

1 (a) Ditemukannya keterbatasan/perhatian 15 I
pegawai subsatker Biro Umum perihal 5 5 5
hak dan kewajiban khususnya pada
gaji (DPP/GPP), KGB per periodenya,
tunjangan kinerja

2 (b) Belum adanya data yg terintegrasi t’kait 13 II
Gaji (GPP/DPP), KGB dan Tunkin di 4 4 5
Subbag TU Roum

3 (e) Belum memadainya sarana dan

prasarana yg memfasilitasi pegawai 434 11 III

dalam pengetahuan pengenalan, proses,

prosedur untuk peran kerja

pengembangan kemampuan

Keterangan berdasarkan skala 3 - 5

3 = Cukup penting
4 = Penting
5 = Sangat penting

Berdasarkan hasil dan penentuan sasaran prioritas permasalahan, maka
didapatkan bahwa masalah masih ditemukannya keterbatasan
pengetahuan pegawai subsatker Biro Umum perihal hak dan kewajiban
khususnya pada gaji, KGB per periodenya, tunjangan kinerja dan pensiun
menjadi masalah prioritas yang akan dianalisis dan ditentukan cara
penyelesaian masalahnya. Dari tabel penentuan sasaran prioritas, isu

19

nomor 1 terpilih sebagai program sasaran prioritas untuk dilaksanakan
sebagai aksi perubahan yaitu masih ditemukannya keterbatasan
pengetahuan pegawai subsatker Biro Umum perihal hak dan kewajiban
khususnya pada gaji, KGB per periodenya, tunjangan kinerja dan pensiun.
Salah satu teknik analisis masalah manajemen dengan menggunakan
diagram fishbone analisis. Teknik analisis manajemen adalah alat bantu
yang digunakan untuk menganalisis permasalahan dalam organisasi,
hubungan antar elemen masalah dan merumuskan solusinya (LAN, 2019).
Berikut alur pikir manajemen rencana aksi perubahan;

Gambar 6.

b) Tools Analysis
Analisis permasalahan yang dilaksanakan pada aksi perubahan ini
menggunakan teknik analisis diagram tulang ikan/fishbone. Watson
(2004) dalam Ilie G. Dan Ciocoiu C.N. (2010) mendefinisikan diagram
20

Fishbone sebagai alat (tool) yang menggambarkan sebuah cara yang
sistematis dalam memandang berbagai dampak atau akibat dan
penyebab yang membuat atau berkontribusi dalam berbagai dampak
tersebut. Oleh karena fungsinya tersebut, diagram ini biasa disebut
dengan diagram sebab-akibat.
Dari isu strategis yang terpilih dilakukan analisis faktor-faktor
penyebab yang berakibat kepada lambatnya penyajian informasi
kepada pimpinan menggunakan analisis fishbone. Analisisnya adalah
sebagai berikut:

Gambar 7.

Diagram Fishbone Analysis

Dari diagram tersebut dapat dilihat bahwa faktor penyebab masih
terbatasnya pemahaman pegawai Kemhan khususnya di satker
Roum dalam penerapan dan perhitungan gaji, KGB dan tunkin
adalah sebagai berikut:

21

1) Man (manusia), penyebab permasalahan terletak pada
pelaksanaan tugas pegawai kurangnya pemahaman
teknologi informasi dikarenakan bekerja berdasarkan
kebiasaan, dan keinginan untuk meningkatkan kompetensi
melalui diklat masih rendah sehingga tingkat kompetensi
yang dimiliki oleh pegawai dirasa rendah, hal ini sejalan
dengan rendahnya pemahaman terhadap standar
kompetensi yang telah ditetapkan dalam suatu jabatan.

2) Measurement (pengukuran), maka dengan adanya
ketidakpahaman perihal gaji, KGB dan tunkin, maka
terdapat ketidaksesuaian penerimaan gaji terkait masa kerja
dan teguran dari KPPN dikarenakannya adanya
kelebihan/kurang bayar kepada pegawai terkait gaji.

3) Machine (mesin), penggunaan teknologi dan media
informasi komunikasi pada dokumen gaji, KGB dan tunkin
masih sangat kurang oleh personel dan belum tersedianya
sistem informasi berbasis data web.

4) Method (metode), pemrosesan data dalam pengajuan KGB
yang terlambat dan tidak terorganisir pada subbag masing-
masing pegawai khususnya Roum.

5) Material (material/bahan produksi), kurang optimalnya
sosialisasi, bimtek dan tidak adanya evaluasi data yang
terintegrasi terkait gaji, KGB dan tunkin kepada pegawai
khususnya Roum.

6) Environment (lingkungan), lingkungan kerja dimana
pegawai kurang peduli terhadap informasi gaji, KGB dan
tunkin dan tidak ada informasi yang akurat kapan waktu
kenaikan gaji berkala.

22

Berdasar uraian yang ada, akar masalah yang hendak ditangani
adalah permasalahan masih terbatasnya pemahaman pegawai
Kemhan khususnya Roum dalam informasi gaji, KGB dan tunkin
yang merupakan hak dan kebutuhan pegawai. Untuk itu kondisi
yang diharapkan Terwujudnya informasi yang dapat diakses
dengan cepat dan tepat, diukur dengan kunci keberhasilan
sebagai berikut:

1) Terwujudnya sistem informasi gaji, KGB dan tunkin yang
dapat dipahami dalam pengaksesannya dengan mudah
oleh personel.

2) Pegawai Kemhan khususnya Roum dapat memahami
uraian sistem informasi gaji, KGB dan tunkin secara akurat.

3) Pegawai dapat memonitor penghasilannya melalui sistem
informasi berbasis data berupa website dengan baik dan
aman.

4) Pemimpin atau pejabat terkait dapat memonitor jalannya
sistem informasi ini terhadap pegawai.

5) Tidak ada teguran berupa email dan surat Kantor
Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Tipe A1 yang
mempunyai tugas melaksanakan kewenangan
perbendaharaan dan Bendahara Umum Negara (BUN) ,
penyaluran pembiayaan atas beban anggaran, serta
penatausahaan penerimaan dan pengeluaran anggaran
melalui dan dari kas negara berdasarkan peraturan
perundang-undangan.

23

BAB IV
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH

7. Terobosan Inovasi
Berfikir kreatif merupakan suatu proses yang digunakan ketika seorang
individu mendatangkan atau memunculkan suatu ide baru. Ide baru
tersebut merupakan gabungan ide-ide sebelumnya yang belum pernah
diwujudkan. Pengertian ini lebih difokuskan pada proses individu untuk
memunculkan ide baru yang merupakan gabungan ide-ide sebelumnya
yang belum diwujudkan atau masih dalam pemikiran. Pemikiran tersebut
merupakan suatu gagasan yang akan menjadi sebuah inovasi apabila
diimplementasikan. Inovasi merupakan sebuah proses yang sangat
panjang dan melibatkan banyak pihak untuk mewujudkannya. Yang
semula bersifat konvensional menjadi dokumen elektronik, melalui
mekanisme alih media digitalisasi, dengan menggunakan peralatan
tambahan seperti computer, server dan scanner. Dokumen-dokumen
tersebut di scan dan hasil scan di input di aplikasi, berarti bahwa inovasi
merupakan hasil pemikiran dan implementasi dari pemikiran kreatif dalam
organisasi yang mempunyai pembaharuan dari produk lama menjadi
produk baru dan dapat direplikasi yang selanjutnya dapat dikembangkan
dengan mempunyai manfaat yang luas dari terobosan inovasi.
Permasalahan masih ditemukannya keterbatasan pengetahuan pegawai
subsatker Biro Umum perihal hak dan kewajiban khususnya pada gaji
(DPP/GPP), KGB per periodenya, tunjangan kinerja dan pensiun dan
apabila ini dibiarkan akan berpengaruh terhadap kualitas ketepatan dan
pelayanan yang diberikan Subbag TU Biro Bag Pam Roum.
Solusi inovasi ini mempunyai nilai tambah bagi organisasi dengan adanya
unsur kebaharuan dan meningkatkan yang sudah ada. Maka ini dapat
ditiru dan dikembangkan dengan bagian yang terkait karena dapat
diintegarasikan dan diterapkan berkelanjutan. Sehingga pelayanan yang
belum optimal di Subbag TU Biro Roum dapat dilaksanakan secara

24

aktual dan akuntabel yang dapat dipertanggungjawabkan secara cepat
dan tepat.
Ada beberapa jenis terobosan inovasi yang bisa dilaksanakan untuk
melaksanakan aksi perubahan ini yaitu :
a. Invensi (penemuan), yaitu penemuan produk atau jasa yang

benarbenar baru.
b. Ekstensi (pengembangan), yaitu pemanfaatan baru atau penerapan

lain pada produk, jasa atau proses yang telah ada.
c. Duplikasi (pengadaan), yaitu replikasi kreatif atas konsep yang telah

ada.
d. Sintesis, yaitu kombinasi dari konsep atau faktor-faktor yang telah

ada dalam penggunaan formulasi baru.

Adapun jenis terobosan inovasi yang akan dilaksanakan oleh Action
Leader adalah Ekstensi (pengembangan) merupakan ide terhadap
sebuah produk guna pemanfaatan dan penerapan untuk proses yang
telah ada. Berdasarkan permasalahan yang ada, Action Leader
menawarkan dan mempunyai gagasan sebuah inovasi berupa “Sistem
Informasi Gaji Berkala dan Tunkin (SIGABKIN) melalui aplikasi
berbasis Web di Subbag TU Biro”.

Sistem Informasi Gaji Berkala dan Tunkin (SIGABKIN) melalui aplikasi
berbasis Web di Subbag TU Biro ini juga menjadi solusi pemecahan
masalah yang inovatif karena sesuai dengan kriteria inovasi, sebagai
berikut:

a. Memberi nilai tambah bagi organisasi dan stakeholder; adanya
aplikasi ini memberikan nilai tambah bagi Bagian Pengamanan
Biro Umum Setjen Kemhan karena meningkatkan kinerja layanan
dengan pembuatan laporan dokumen kenaikan gaji berkala yang
cepat, efektif, dan akuntabel dan dapat digunakan oleh stakeholder
sebagai bahan pendukung kelancaran laporan

25

b. Memiliki unsur kebaruan; Aplikasi ini memiliki unsur kebaruan atau
orisinalitas karena saat ini informasi gaji, kenaikan gaji berkala dan
tunkin di Kemhan masih dilakukan secara manual.

c. Bisa direplikasi; Replikasi adalah proses adopsi dan adaptasi
inovasi, baik sebagian maupun secara keseluruhan yang dapat di
implementasikan dari organisasi asal ke organisasi penerima yang
ingin menerapkan aplikasi. Penggunaan fitur yang mudah (user
friendly) dan adanya manual book serta kemanfaatannya membuat
aplikasi ini dapat direplikasi untuk digunakan oleh satuan-satuan
kerja di Kementerian Pertahanan.

d. Dapat diterapkan secara berkelanjutan; saat ini aplikasi ini akan
digunakan untuk Subbag TU Biro Bag Pam dalam jangka pendek
dan jangka menengah sedangkan jangka panjang akan dapat
digunakan oleh seluruh Satker-satker di Kementerian Pertahanan.

e. Sesuai dengan nilai-nilai organisasi; penerapan aplikasi ini sesuai
dengan fungsi Bag Pam Roum Setjen Kemhan yaitu mempunyai
tugas melaksanakan pengamanan personel dan materiil, urusan
pengamanan dan pengawalan VIP di Kemhan, serta perencanaan
program dan anggaran, evaluasi dan laporan, kepegawaian,
ketatausahaan dan kerumahtanggaan Biro, karena penggunaan
aplikasi ini akan meningkatkan kecepatan dan keefektifan kerja
yang secara langsung berpengaruh pada meningkatnya kinerja
Subbag TU Biro Bag Pam.

Inovasi ini akan dijadikan sebagai acuan oleh Action Leader untuk
melakukan sebuah terobosan yaitu dengan inovasi berupa pelayanan
prima administrasi dan tata kerja personil didalam Biro Umum. Hal ini
dilakukan guna meningkatkan efektivitas dan efisiensi pekerjaan di
Subbag TU Biro Bag Pam Roum Setjen Kemhan. Inovasi ini merubah
pelayanan informasi gaji, kenaikan gaji dan tunjangan kinerja secara
berkala yang semula bersifat konvensional/manual menjadi penyimpanan
yang bersifat komputerisasi/digital.

26

8. Tahapan Kegiatan Aksi Perubahan
Rencana tahapan (milestone) aksi perubahan ini terdiri dari Jangka
Pendek, Jangka Menengah dan Jangka Panjang. Pada tahapan jangka
pendek dibagi menjadi 3 (tiga) kegiatan yaitu Perencanaan, Pelaksanaan
dan Pengakhiran. Adapun untuk setiap rincian tahapan rencana beserta
outputnya dapat dilihat pada tabel berikut ini :

Tabel 3.

Milestone Jangka Pendek

No. Tahapan Utama Kegiatan Waktu Output Evidence

A. TAHAP PERSIAPAN Minggu ke Tercapainya Foto kegiatan
2 kesepakatan (Dokumentasi)
1. Pembentukan Tim Koordinasi dengan September menjadi Tim
2022 Efektif Proyek Surat
Efektif Mentor Perubahan Undangan

Membuat undangan
rapat

Rapat pembentukan Daftar hadir,

Tim Efektif foto kegiatan,

dokumentasi

dan notulen

rapat

2. Koordinasi Pengajuan anggota Minggu ke Tersedianya sprin Sprin

pembuatan sprin Tim Efektif untuk 3 penugasan

Tim Efektif pembuatan sprin September sebagai Tim

2022 Efektif

Mengecek Tanda terima
terdistribusinya sprin sprin

Tim Efektif kepada

personil dimaksud

3. Menyusun Mengidentifikasi Minggu ke Tersedianya Rencana

kebutuhan kebutuhan anggaran 4 kebutuhan Anggaran

anggaran dan September angggaran Biaya (RAB)
pembuatan jadwal 2022
kegiatan Menyusun
kebutuhan anggaran

Menyusun jadwal Tersedianya
kegiatan jadwal kegiatan

27

B. TAHAP PELAKSANAAN

4. Membuat Membuat Minggu ke Tersedianya Surat perjanjian
4 desain dan pembuatan
SIGABKIN kesepakatan September software sistem sistem informas
kerjasama untuk 2022 informasi
Foto dokumetsi
membuat sistem
Draft
informasi dengan SIGABKIN

Tim IT s.d. Software
SIGABKIN
5. Melaksanakan Membuat desain Minggu ke Diperoleh dan Foto
digitalisasi SIGABKIN 1 Oktober terekamnnya dokumentasi
dokumen dari 2022 dokumen hasil
manual menjadi Membuat SIGABKIN pengumpulan Dokumen
digital Mengumpulkan Mingggu ke data personil dalam bentuk
dokumen hasil data 1 Oktober yang manual digital (excel
personil Juli-Sept 2022 menjadi digital dan pdf)
2022 (excel dan pdf)

Scanning dan
menyadur data
personil Juli-Sept
2022

Input dokumen ke

sistem informasi

Dokumentasi

6. Melaksanakan uji Diskusi dengan Tim Minggu ke Diperolehnya Foto

coba sistem IT untuk 2 Oktober informasi tentang dokumentasi

informasi pelaksanaan uji 2022 berfungsi atau

coba tidaknya aplikasi

Melaksanakan uji Laporan hasil
coba sistem uji coba

informasi dg

dokumen yg telah

terinput

7. Membuat informasi Koordinasi Tim Minggu ke Tersedianya Foto kegiatan,

petunjuk Administrasi dengan 2 Oktober petunjuk,pelaksan dokumentasi

pelaksanaan Tim IT dalam 2022 aan penggunaan
penggunaan pembuatan sistem inf berupa
E-book

28

sistem informasi informasi petunjuk draft word ke pdf petunjuk
yang akan dikirim pelaksanaan
gaji, KGB dan Melaksanakan melalui media penggunaan
tunkin (SIGABKIN) penyusunan telekomunikasi
yaitu WhatsApp
informasi petunjuk (wa) ke pegawai

pelaksanaan

penggunaan sisinfo

8. Melaksanakan Undangan dan Minggu ke Diperolehnya Surat
3 Oktober personil yang undangan
sosialisasi di koordinasi dengan 2022 dapat
mengoperasional Daftar hadir,
subbag TU Biro stakeholder Minggu ke kan aplikasi foto kegiatan,
3 Oktober notulen rapat
Bag Pam 2022

Menyiapkan

sosialisasi

C. TAHAP PENGAKHIRAN

9. Implementasi Diskusi dengan TIM Diperolehnya Foto kegiatan,

SIGABKIN IT untuk informasi tentang dokumentasi,

pelaksanaan implementasi Laporan

implementasi system yang implementasi

berfungsi atau surat undangan

tidak

10. Memperkenalkan Melaksanakan Minggu ke Dikenal dan dapat Daftar hadir,
SIGABKIN implementsai 4 Oktober
aplikasi dengan 2022 digunakannya foto,
dokumen yang telah
terinput aplikasi dokumentasi

SIGABKIN yang dan notulen

berfungsi untuk rapat

informasi

Membuat undangan gaji,KGB dan
rapat
tunkin
Rapat dengan Tim
11. Pelaksanaan Efektif terkait Minggu ke Diperolehnya Surat
evaluasi pembuatan sistem 4 Oktober
pembuatan sistem inf dan tata cara 2022 hasil evaluasi dari undangan
informasi penggunaannya
pembangunan Daftar hadir
sistem informasi

Surat undangan Foto, Notulen
dalam proses rapat laporan
penandatanganan evaluasi
pejabat yang
berwenang

29

12. Koordinasi Pembuatan Minggu ke Tersedianya draft Surat Edaran
pembuatan SE undangan rapat 4 Oktober
penggunaan Rapat evaluasi hasil 2022 surat edaran (SE)
SIGABKIN pembangunan
aplikasi dg Tim
Efektif dan draft SE

Tabel 4.

Milestone Jangka Menengah

No. Tahapan Utama Kegiatan Waktu Output Evidence
1. Melaksanakan Surat undangan
Undangan dan Diperolehnya Bahan sosialisasi
sosialisasi di Bag Foto kegiatan
Pam koordinasi dengan personil yang Dokumentasi
Laporan hasil
2. Melaksanakan stakeholder dapat koneksi aplikasi
koneksi aplikasi
kejaringan local Menyiapkan mengoperasio Laporan hasil
Kemhan pendukung nalkan aplikasi pengembangan
aplikasi
3. Melaksanakan sosialisasi
pengembangan Laporan hasil
aplikasi di Bag Mengoneksikan Tersedianya pengembengan
Pam aplikasi
aplikasi offline aplikasi yang

menjadi online ke Di tahun sudah
jaringan local terkoneksi

Kemhan 2023 jaringan local

Kemhan

Melaksanakan Tersedianya

pengembangan gambaran

aplikasi di Subbag pada sistem

TU Biro Bag Pam untuk memuat

Melaksanakan dokumen

pengembangan sist lampiran

inf.di Subbag kontrak dan

Yankomlek terkait addendum di

addendum untuk Bag Pam

mekanisme

kelancaran jaringan

Tabel 5.

Milestone Jangka Menengah

No. Tahapan Utama Kegiatan Waktu Output Evidence

30

1. Melaksanakan Undangan dan Di akhir Diperolehnya Surat undangan
sosialisasi di Biro koordinasi dengan personil yang
Umum stakeholder Tahun dapat Bahan
2023 mengoperasionalk sosialisasi
Menyiapkan an aplikasi
pendukung Foto kegiatan
sosialisasi

2. Melaksanakan Mengoneksikan Tersedianya Dokumentasi
aplikasi yang Laporan hasil
koneksi aplikasi aplikasi offline sudah terkoneksi koneksi aplikasi
jaringan local Biro
kejaringan local menjadi online ke Umum Setjen
Kemhan
Biro Umum Setjen jaringan local

Kemhan Kemhan

Tabel 6.

Jadwal Pelaksanaan Kegiatan (time schedule)

Sep 2022 Okt 2022 Nov 2022

No. Milestone Minggu ke Minggu ke Minggu ke Output Evidence (Bukti

I II III IV I II III IV I II III IV Fisik)

12 3 45

Jangka Pendek

a. Persiapan I II III IV I II III IV I II III IV

1 Koordinasi dengan Mentor - Tercapainya - Foto, Surat
dan Pembentukan tim
efektif kesepahaman Perintah,Surat
menjadi Tim undangan rapat,
Efektif proyek
perubahan dan Daftar hadir,
tugas tim efektif Notulen

- Terwujudnya

kesepakatan

bersama

2 Koordinasi pembuatan - Tersedianya sprin - Sprin
sprin Tim efektif
penugasan - Tanda terima
3 Menyusun kebutuhan sebagai Tim
anggaran dan pembuatan EFektif sprin
jadwal kegiatan
- Tersedianya - Rencana
Anggaran Biaya
kebutuhan (RAB)
anggaran

- Tersedianya - Time schedule

31

jawdal kegiatan

b. Pelaksanaan I II III IV I II III IV I II III IV

4 Merancang SIGABKIN - Tersedianya - Surat perjanjian

desain dan pembuatan

software aplikasi aplikasi dg Tim

IT

- Draft aplikasi

SIGABKIN

- Software aplikai

SIGABKIN

5 Melaksanakan digitalisasi  Diperolehnya dan - Foto
dokumen dari manual dokumentasi
menjadi digital tahun2022 terekamnya
dokumen hasil Dokumen (data
base) dalam
pengumpulan - bentuk digotal

data personil
manual menjadi

digotal (excell &
pdf)

6 Melaksanakan uji coba  Diperolehnya - Foto
aplikasi dokumentasi
informasi tentang
Laporan hasil uji
berfungsi tidaknya - coba

aplikasi

7 Membuat informasi  Tersedianya - Draft word
petunjuk petunjuk apliasi whatsApp
penggunaan petunjuk
pelaksanaan pelaksanaan
penggunaan penggunaan
aplikasi berupa aplikasi
word yang akan
dikirim melalui
media
telekomunikasi
yaitu WhatsApp
(wa) ke pegawai

8 Melaksanakan sosialisasi  Diperolehnya - Surat undangan
di subbag TU Biro Bag
Pam personil yg dpt Daftar hadir

mengoperasionalk - Foto
dokumentasi
an aplikasi -

c . Pengakhiran I II III IV I II III IV I II III IV

9 Implementasi SIGABKIN  Diperolehnya - Foto giat
di Subbag TU Biro Bag dokumentasi
Pam informasi tentang
Laporan
implementasi - implementasi
sistem yang

berfungsi atau

32

tidak surat undangan

10 Sosialisasi SIGABKIN di  Dikenal dan dapat - Daftar hadir
Bag Pam Roum
digunakanya - Foto
11 Pelaksanaan evaluasi aplikasi dokumentasi
pembuatan aplikasi
SIGABKIN
12 Koordinasi pembuatan SE
penggunaan aplikasi - Notulen rapat
SIGABKIN
 Diperolehnya hasil- Foto
Dokumetasi
evaluasi dari

pembangunan

aplikasi

 Tersedianya surat - Surat edaran

draft surat edaran

2 Jangka Menengah I II III IV I II III IV I II III IV

Memonitoring dan Mengevaluasi Program Jangka Menengah mulai dari Maret 2023 s.d.
sistem, Mensosialisasikan di Bag September 2023
Pam

3 Jangka Panjang I II III IV I II III IV I II III IV

Mengintregasikan dan Nopember 2023
menerapkan SIGABKIN di Biro
Umum Setjen

9. Sumber Daya (Peta dan Pemanfaatan)

a. Tim Kerja

Tim Kerja dalam suatu rancangan aksi perubahan adalah penentu
keberhasilan proyek, oleh karenanya seorang pemimpin perubahan
diharuskan terlebih dahulu merancang pembentukan tim yang
selanjutnya disebut membangun Tim Kerja Efektif yaitu Efektif
dalam melakukan perubahan. Untuk melaksanakan aksi perubahan
Action Leader memberdayakan sumber daya manusia yang ada di
Subbag TU Biro Bag Pam sebagai tim efektif;

33

Gambar 10.

Tata Kelola Proyek

1) Kolonel Inf. Suprapto, selaku Sponsor memiliki tugas sebagai
berikut :

a) Memberikan persetujuan terhadap aksi perubahan
b) Memberikan arahan, masukan serta dukungan kepada

Action Leader
2) Letnan Kolonel Cpl Dendy Sawaluddin Akbar, S.E. selaku Mentor

memiliki tugas sebagai berikut :
a) Menerima informasi atas pelaksanaan aksi perubahan
b) Memberikan arahan, masukan serta dukungan kepada

Action Leader
3) Kolonel Caj (K) Dra. Sri Indarti, selaku Coach memiliki tugas

sebagai berikut :
a) Menerima informasi atas pelaksanaan aksi perubahan
b) Memberikan pembimbingan kepada Action Leader dalam

melaksanakan aksi perubahan

34

4) Penata III/c Dyah Sukmasari, A.MTrU selaku Action Leader memiliki
tugas sebagai berikut :

a) Merancang aksi perubahan sampai dapat
diimplementasikan di Subbag TU Biro Bag Pam Roum
Setjen Kemhan

b) Memberikan informasi kepada Mentor dan Coach atas
perlaksanaan aksi perubahan

c) Melakukan pembimbingan dengan Mentor dan Coach
secara insentif dan berkala atas jalannya aksi perubahan

d) Melakukan koordinasi dengan Tim Efektif agar aksi
perubahan dapat dilaksankan dengan baik.

5) Penda Tk.I III/b Eka Ayu S, selaku ketua tim administrasi memiliki
tugas yaitu membantu Action Leader dalam melaksanakan hal yang
berhubungan dengan tim administrasi seperti pembuatan undangan,
daftar hadir, surat perintah, notulen rapat, inventarisir dan scanning
dokumen pada aplikasi

6) PNS Pengatur II/c Andhika, selaku anggota tim administrasi
memiliki tugas yaitu membantu Action Leader dalam melaksanakan
pembuatan aksi perubahan

7) Serma Dian Safredi, selaku anggota tim administrasi memiliki tugas
yaitu membantu Action Leader dalam melaksanakan pembuatan
aksi perubahan

8) Serma Juwita, selaku anggota tim administrasi memliki tugas
sebagai berikut membantu Action Leader dalam melaksanakan
pembuatan aksi perubahan

9) Sertu Haryanto, selaku anggota tim administrasi memliki tugas
sebagai berikut membantu Action Leader dalam melaksanakan
pembuatan aksi perubahan

10) Saudara Sohib, selaku Tim IT memiliki tugas sebagai berikut
membantu Action Leader dalam melaksanakan hal yang

35

berhubungan dengan merancang SIGABKIN, melakukan uji coba
aplikasi dan membantu dalam melaksanakan sosialisasi dan
bimbingan teknis
11) Narasumber Bapak Sumino dan Bapak Hartanto

b. Stakeholder
Dalam membangun Tim Efektif, upaya mempengaruhi Stakeholder
harus diawali dengan mengelompokkan mengelompokkan
Stakeholder berdasarkan pengaruh dan kepentingan yang
dimilikinya Stakeholder dalam kegiatan ini memiliki peran dan
pengaruh terhadap keberhasilan Aksi Perubahan yang
dilakukanoleh Action Leader. Pemilihan Stakeholder merupakan
suatu hal yang harus dicermati dalam keberhasilan aksi perubahan
dan kemungkinan akan terjadi selisih paham yang dapat berakibat
terhambatnya aksi perubahan. Stakeholder dikelompokkan
berdasarkan pengaruh dan kepentingan yang dimiliki.

Gambar 11.

PETA Stakeholder

36

Analisia tiap-tiap stakeholder yang terkait dengan aksi perubahan
adalah sebagai berikut:
1) Karoum Setjen Kemhan, Brigadir Jenderal TNI Zainul Arifin,

S.A.P., M.Sc. masuk kedalam kelompok Latens sebab beliau
memiliki Pengaruh yang tinggi terhadap aksi perubahan ini.
Karoum sebagai Pejabat Eselon II dan Pimpinan tertinggi di
satker Biro Umum Setjen Kemhan memiliki Pengaruh yang
tinggi terhadap aksi perubahan ini.
2) Kabag Bekhar Roum Setjen Kemhan, Kolonel Cku Frans Dicky
Tamara, S.E., M.M. masuk kedalam kelompok Latens sebab
beliau memiliki Pengaruh yang tinggi terhadap aksi perubahan
ini. Kabag Bekhar sebagai Eselon III dan Pimpinan tinggi di
satker Biro Umum Setjen Kemhan memiliki Pengaruh yang
tinggi terhadap aksi perubahan ini.
3) Kabag Konbang Roum Setjen Kemhan, Kolonel Czi Heru
Prayitno, S.I.P., masuk kedalam kelompok Latens sebab beliau
memiliki Pengaruh yang tinggi terhadap aksi perubahan ini.
Kabag Bekhar sebagai Pejabat Eselon III dan Pimpinan tinggi di
satker Biro Umum Setjen Kemhan memiliki Pengaruh yang
tinggi terhadap aksi perubahan ini.
4) Kabag Rumga Roum Setjen Kemhan, Kolonel Adm Dedi
Saprudin Samsudin, S.E. masuk kedalam kelompok Latens
sebab beliau memiliki Pengaruh yang tinggi terhadap aksi
perubahan ini. Kabag Bekhar sebagai Pejabat Eselon III dan
Pimpinan tinggi di satker Biro Umum Setjen Kemhan memiliki
Pengaruh yang tinggi terhadap aksi perubahan ini.
5) Kabag Pam Roum Setjen Kemhan, Kolonel Inf Suprapto, masuk
dalam kelompok Promoters sebab beliau memiliki kepentingan
yang tinggi terhadap aksi perubahan ini. Bag Pam Roum Setjen
Kemhan adalah tempat aksi perubahan ini dilakukan dengan
mendapat manfaat dari aplikasi yang dibangun untuk
mendapatkan informasi gaji, KGB, dan tunjangan kinerja per

37

masing-masing anggota personil secara cepat, efektif dan
efisien.
6) Kasubbag Pam Wal VIP Bag Pam Roum Setjen Kemhan, Letkol
Cpm Puji Riyanto Joko Raharjo, S.E. masuk dalam kelompok
Promoters sebab beliau memiliki kepentingan yang tinggi
terhadap aksi perubahan ini. Bag Pam Roum Setjen Kemhan
adalah tempat aksi perubahan ini dilakukan dengan mendapat
manfaat dari aplikasi yang dibangun untuk mendapatkan
informasi gaji, KGB, dan tunjangan kinerja per masing-masing
anggota personil secara cepat, efektif dan efisien.
7) Kasubbag Pampersmat Bag Pam Roum Setjen Kemhan, Letkol
Cpm Antonius Hermawan masuk dalam kelompok Promoters
sebab beliau memiliki kepentingan yang tinggi terhadap aksi
perubahan ini. Bag Pam Roum Setjen Kemhan adalah tempat
aksi perubahan ini dilakukan dengan mendapat manfaat dari
aplikasi yang dibangun untuk mendapatkan informasi gaji, KGB,
dan tunjangan kinerja per masing-masing anggota personil
secara cepat, efektif dan efisien.
8) Kasubbag TU Biro Bag Pam Roum Setjen Kemhan, Letkol Cpl
Dendy Sawaluddin Akbar, S.E. Antonius Hermawan masuk
dalam kelompok Promoters sebab beliau memiliki kepentingan
yang tinggi terhadap aksi perubahan ini. Bag Pam Roum Setjen
Kemhan adalah tempat aksi perubahan ini dilakukan dengan
mendapat manfaat dari aplikasi yang dibangun untuk
mendapatkan informasi gaji, KGB, dan tunjangan kinerja per
masing-masing anggota personil secara cepat, efektif dan
efisien.
9) Staf Pampersmat Bag Pam Roum Setjen Kemhan masuk dalam
kelompok Defender karena sebagai personel yang sehari-hari
bertugas di Roum Setjen Kemhan dan menerima Gaji Pokok,
Tunjangan Kinerja, serta mengajukan Kenaikan Gaji Berkala
memiliki Kepentingan yang tinggi disini. Para Staf perlu aplikasi

38

ini dalam rangka memonitoring Kenaikan Gaji Berkala serta
mengetahui jumlah Gaji Pokok, Tunjangan Kinerja, serta
tunjangan-tunjangan lainnya yang masuk dalam komponen
pembayaran Gaji Personel PNS/TNI.
10) Staf Pam Wal VIP Bag Pam Roum Setjen Kemhan masuk
dalam kelompok Defender karena sebagai personel yang
sehari-hari bertugas di Roum Setjen Kemhan dan menerima
Gaji Pokok, Tunjangan Kinerja, serta mengajukan Kenaikan Gaji
Berkala memiliki Kepentingan yang tinggi disini. Para Staf perlu
aplikasi ini dalam rangka memonitoring Kenaikan Gaji Berkala
serta mengetahui jumlah Gaji Pokok, Tunjangan Kinerja, serta
tunjangan-tunjangan lainnya yang masuk dalam komponen
pembayaran Gaji Personel PNS/TNI.
11) Staf TU Biro Bag Pam Roum Setjen Kemhan masuk dalam
kelompok Defender karena sebagai personel yang sehari-hari
bertugas di Roum Setjen Kemhan dan menerima Gaji Pokok,
Tunjangan Kinerja, serta mengajukan Kenaikan Gaji Berkala
memiliki Kepentingan yang tinggi disini. Para Staf perlu aplikasi
ini dalam rangka memonitoring Kenaikan Gaji Berkala serta
mengetahui jumlah Gaji Pokok, Tunjangan Kinerja, serta
tunjangan-tunjangan lainnya yang masuk dalam komponen
pembayaran Gaji Personel PNS/TNI.
12) Staf Renminada Bag Bekhar Roum Setjen Kemhan, masuk
dalam kelompok Apathetics karena memiliki pengaruh dan
kepentingan yang kecil hal ini karena lingkup pengelolaan
Aplikasi ini untuk jangka pendek masih berpusat di Bagpam
Roum Setjen Kemhan.
13) Staf Pandisi Bag Bekhar Roum Setjen Kemhan, masuk dalam
kelompok Apathetics karena memiliki pengaruh dan kepentingan
yang kecil hal ini karena lingkup pengelolaan Aplikasi ini untuk
jangka pendek masih berpusat di Bagpam Roum Setjen
Kemhan.

39

14) Staf Harhapus Bag Bekhar Roum Setjen Kemhan, masuk dalam
kelompok Apathetics karena memiliki pengaruh dan kepentingan
yang kecil hal ini karena lingkup pengelolaan Aplikasi ini untuk
jangka pendek masih berpusat di Bagpam Roum Setjen
Kemhan.

15) Staf Yankes Bag Rumga Roum Setjen Kemhan, masuk dalam
kelompok Apathetics karena memiliki pengaruh dan kepentingan
yang kecil hal ini karena lingkup pengelolaan Aplikasi ini untuk
jangka pendek masih berpusat di Bagpam Roum Setjen
Kemhan.

16) Staf Yanum Bag Rumga Roum Setjen Kemhan, masuk dalam
kelompok Apathetics karena memiliki pengaruh dan kepentingan
yang kecil hal ini karena lingkup pengelolaan Aplikasi ini untuk
jangka pendek masih berpusat di Bagpam Roum Setjen
Kemhan.

17) Staf Yankomlek Bag Rumga Roum Setjen Kemhan, masuk
dalam kelompok Apathetics karena memiliki pengaruh dan
kepentingan yang kecil hal ini karena lingkup pengelolaan
Aplikasi ini untuk jangka pendek masih berpusat di Bagpam
Roum Setjen Kemhan.

18) Staf Renminada Konbang Bag Konbang dan BMN Roum Setjen
Kemhan, masuk dalam kelompok Apathetics karena memiliki
pengaruh dan kepentingan yang kecil hal ini karena lingkup
pengelolaan Aplikasi ini untuk jangka pendek masih berpusat di
Bagpam Roum Setjen Kemhan.

19) Staf Dalwas Konbang Bag Konbang dan BMN Roum Setjen
Kemhan, masuk dalam kelompok Apathetics karena memiliki
pengaruh dan kepentingan yang kecil hal ini karena lingkup
pengelolaan Aplikasi ini untuk jangka pendek masih berpusat di
Bagpam Roum Setjen Kemhan.

20) Staf BMN Bag Konbang dan BMN Roum Setjen Kemhan, masuk
dalam kelompok Apathetics karena memiliki pengaruh dan

40

kepentingan yang kecil hal ini karena lingkup pengelolaan
Aplikasi ini untuk jangka pendek masih berpusat di Bagpam
Roum Setjen Kemhan

Dapat digambarkan dalam netmap stakeholder seperti gambar
dibawah:

Gambar 12. Net Mapping Stakeholder

KELOMPOK
DEFENDER

Keterangan :

: Laporan : Konsultasi
: Perintah : Sosialisasi

c. Pemanfaatan Teknologi Digital

Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009
tentang Pelayanan Publik serta Peraturan Presiden Nomor 95
Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik,
pelayanan masyarakat dapat dikategorikan efektif apabila
masyarakat mendapatkan kemudahan pelayanan dengan prosedur
yang singkat, cepat, tepat dan memuaskan. Sesuai dengan
Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan
Strategi Nasional Pengembangan e-government sebagai upaya
untuk mendukung penerapan e-government dalam rangka

41

meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat dan
menciptakan good governance.
d. Anggaran/Biaya yang dibutuhkan
a) Jangka Pendek

Tabel 7. Uraian Rincian Anggaran Jangka Pendek

42

b) Jangka Menegah
Tabel 8. Uraian Rincian Anggaran Jangka Menengah

c) Jangka Panjang
Tabel 9. Uraian Rincian Anggaran Jangka Panjang

43

10. Manajemen Pengendalian Mutu Pekerjaan

a. Tehnik Pengendalian Mutu Pekerjaan

Aksi perubahan ini menggunakan tehnik pengendalian mutu yaitu
PDCA. PDCA singkatan dari “Plan, Do, Check, Act” (Rencanakan,
kerjakan, cek, tindak lanjuti) adalah suatu proses pemecahan
masalah empat langkah interatif yang umum digunakan dalam
pengendalian kualitas. PDCA adalah alat yang bermanfaat untuk
melakukan perbaikan terus-menerus (continuous improvement).
Intinya, langkah-langkah tersebut adalah perencanaan, tindakan,
evaluasi, dan tindakan berikutnya. Pengendalian mutu PDCA pada
aksi perubahan jangka pendek dapat dijelaskan sebagai berikut:
1) Plan. Perencanaan aksi perubahan jangka pendek pengendalian

mutu yang dilakukan sebagai berikut :
a) Melaporkan kepada mentor setelah sampai ke satker dan

melaporkan kepada mentor kegiatan pada tiap-tiap
tahapan. Pelaporan berupa penjadwalan, detail giat dan
kendala yang dihadapi.
b) Membentuk tim efektif dalam rangka sosialisasi mengenahi
jadwal dan pembagian tugas serta tanggung jawab sesuai
dengan tingkat pengaruh dan keahlian masing-masing
anggota tim efektif dalam rangka pencapaian tujuan,.

44

Teknik pengendalian yang digunakan adalah melalui
diskusi, brainstorming dengan menggunakan teknik
pengendalian nonstatistik.

2) Do. Pada tahap pelaksanaan aksi perubahan jangka pendek
untuk pengendalian mutu dilakukan dilakukan pada saat
perancangan desain aplikasi dan pembangunanaplikasi.
Pada tahap perancangan desain aplikasi, teknik
pengendalian mutu melalui diskusi dengan tim IT untuk
mengkomunikasikan tujuan pembuatan aplikas, isi aplikasi
dan mendefinisikan teknologi yang akandigunakan yang
dilanjutkan dengan tahap pembangunan aplikasi. Teknik
pengendalian mutu melalui diskusi langsung dengan tim IT
pada tiap milestone untuk memastikan pembangunan
aplikasi sesuai yang telah direncanakan.

3) Check. Pengecekan atau pengendalian pelaksanaan aksi
perubahan dilakukan dengan cara mengevaluasi dan
memeriksa hal-hal yang mungkin bermasalah pada aplikasi
yang telah dibangun.Teknik pengendalian mutu pekerjaan
yang dilakukan adalah dengan melakukan uji fungsi aplikasi
dengan menggunakan aplikasi dengan data terinput apakah
sudah sesuai dengan grand design aplikasi dan fungsi
aplikasi yang diharapkan.

4) Act. Act adalah tindak lanjut dari pelaksaan check. Teknik
pengendalian mutunya melalui tahap pembuatan laporan
aksi perubahan. Hasil dari tahap monitoring dan evaluasi
ditindaklanjuti dengan cara mendokumentasikan semua
tahap kegiatan aksi perubahan jangka pendek serta
mendokumentasikan rekomendasi dan saran. Sehingga
rekomendasi dan saran yang telah terdokumentasi bisa

45

ditindaklanjuti pada aksi perubahan jangka menengah dan
jangka panjang.

b. Rencana Monitoring dan Pengendalian

Sebagai salah satu alat pemantauan aksi perubahan ini, digunakan
checklist berdasarkan tahapan kegiatan yang telah disusun dan
melaporkannya kepada mentor dan coach secara bertahap dan
berlanjut. Sehingga diharapkan pelaksanaan aksi perubahan ini dapat
berjalan dengan lancar dan sesuai dengan waktu yang telah
ditentukan. Penyusunan rencana monitoring dan pengendalian sesuai
dengan kerangka acuan kerja. Rencana monitoring dan pengendalian
yang akan dilaksanakan oleh Action Leader pada rencana monitoring
dan pengendalian dibagi menjadi 3 (tiga) tahapan jangka pendek,
jangka menengah dan jangka panjang

Tahapan aksi perubahan jangka pendek adalah sebagai berikut :

No. Tahapan Utama Kegiatan Pelaksana Evidence Checklist Pengendali

A. TAHAP PERSIAPAN

1. Pembentukan Koordinasi dengan - Action Foto kegiatan,  Tercapai nya
Leader Dokumentasi,
Tim Efektif Mentor kesepakatan
menjadi Tim
Membuat undangan - tim Surat Efektif Proyek
rapat administr undangan Perubahan
asi Daftar hadir,
Rapat pembentukan foto kegiatan,
Tim Efektif Minggu dokumentasi
ke 3 dan Notulen
2. Koordinasi Pengajuan anggota Oktober rapat  Tersedianya
pembuatan Tim Efektif untuk 2022 Sprin
sprin Tim pembuatan sprin sprin
Efektif Tanda terima penugasan
Mengecek sprin sebagai Tim
terdistribusinya sprin Efektif
Tim Efektif
46

3. Menyusun Mengidentifikasi Minggu Rencana  Tersedia nya

kebutuhan kebutuhan anggaran ke 4 Sept Anggaran kebutuhan
angggaran
anggaran dan 2022 Biaya (RAB)
pembuatan Tersedia nya
jadwal kegiatan Menyusun kebutuhan jadwal
anggaran kegiatan

Menyusun jadwal  Tersedia nya

kegiatan desain dan
software
B. TAHAP PELAKSANAAN SIGABKIN

4. Membuat Membuat Minggu Surat  Diperoleh dan

sistem kesepakatan ke 4 Sept perjanjian terekam nya
dokumen hasil
informasi gaji, kerjasama untuk 2022 pembuatan pengumpulan
KGB dan tunkin membuat sistem inf SIGABKIN data personil
(SIGABKIN) dengan Tim IT s.d. yg manual jd
Draft digital (excel &
Membuat desain Minggu SIGABKIN
SIGABKIN ke 1 pdf)
Oktober Software
 Diperoleh nya
Membuat SIGABKIN 2022 SIGABKIN
informasi
5. Melaksanakan Mengumpulkan Mingggu Foto tentang
ke 1 dokumentasi berfungsi atau
digitalisasi dokumen hasil data tidaknya
SIGABKIN
dokumen dari personil tahun 2022 Oktober
 Tersedia nya
manual menjadi 2022
digital Tahun petunjuk
2022 Scanning dan Dokumen
menyadur data dalam bentuk 47
personil tahun 2022 digital (excel
dan pdf)
Input dokumen ke

aplikasi dokumentasi

6. Melaksanakan Diskusi dengan Tim Minggu Foto

uji coba IT untuk pelaksanaan ke 2 dokumentasi
SIGABKIN
uji coba Oktober

2022

Melaksanakan uji Laporan hasil
coba aplikasi dengan uji coba
dokumen yang telah
terinput

7. Membuat Koordinasi Tim Minggu Foto kegiatan,

informasi Administrasi dengan ke 2 dokumentasi

petunjuk Tim IT dalam Oktober aplikasi
pelaksanaan pembuatan informasi 2022 pelaksanaan
penggunaan petunjuk penggunaan
SIGABKIN SIGABKIN
Draft word berupa e-book
Melaksanakan WhatsApp yg akan dikirim
penyusunan informasi petunjuk melalui media
petunjuk pelaksanaan pelaksanaan telekomunikasi
penggunaan penggunaan yaitu
SIGABKIN SIGABKIN WhatsApp
(wa) ke
8. Melaksanakan Undangan dan Minggu Surat pegawai
undangan
sosialisasi di koordinasi dengan ke 3  Diperolehnya
Daftar hadir,
subbag TU Biro stakeholder Oktober foto kegiatan, personil yang
notulen rapat dapat
Bag Pam 2022 mengoperasio
Menyiapkan sosialisai Foto kegiatan, nalkan
dokuemntasi SIGABKIN
C. TAHAP PENGAKHIRAN
Laporan  Diperoleh nya
9. Implementasi Diskusi dengan TIM Minggu implementasi
surat informasi
SIGABKIN IT untuk pelaksanaan ke 3 undangan tentang
Daftar hadir, implementasi
implementasi Oktober foto, system yang
dokumentasi berfungsi atau
2022 dan notulen tidak
rapat
10. Memperkenala Melaksanakan Minggu  Dikenal dan
kan SIGABKIN implementsai aplikasi ke 4
dengan dokumen Oktober dapat
yang telah terinput 2022 digunakannya
SIGABKIN yg
Membuat undangan berfunsi untuk
rapat informasi
gaji,KGB dan
11. Pelaksanaan Rapat dengan Tim Minggu Surat tunkin
evaluasi Efektif terkait ke 4 undangan
Surat edaran

 Diperoleh nya

hasil evaluasi

48

pembuatan pembuatan dan tata Oktober Daftar hadir dari
SIGABKIN cara penggunaan 2022 pembangunan
SIGABKIN Foto, Notulen SIGABKIN
rapat laporan
12. Koordinasi Pembuatan undangan Minggu evaluasi  Surat edaran
pembuatan SE rapat ke 4 Surat Edaran
penggunaan Oktober
sistem Rapat evaluasi hasil 2022
informasi data pembangunan
berbasis web; aplikasi denga Tim
SIGABKIN Efektif
Pembuatan draft surat
edaran

c. Mitigasi Resiko
Dalam melaksanakan aksi perubahan tentunya akan mengaklami
resiko yang dialami pada saat pelaksanaan aksi perubahan, sebagai
seorang Action Leader maka harus dapat mengidentifikasi resiko yang
terjadi dan dapat memitigasi resiko tersebut.

No. RESIKO MITIGASI

1 Banyak pekerjaan program kerja yang Melaksanakan lembur diluar
harus diselesaikan pada saat off campus jam kantor agar pekerjaan
sehingga jadwal pelaksanaan kegiatan capat selesai
pembuatan aksi perubahan tidak sesuai

2 Tim Efektif yang tidak bisa mengikuti secara Melakukan komunikasi dan

optimal terkait adanya pandemic virus koordinasi dengan

Corona varian baru dan Tim Efektif juga menggunakan teknologi yang

mempunyai beban kerja yang banyak di ada WAG

tempatnya masing-masing

3 Waktu pembuatan aplikasi melesat dari Berkoordinasi dengan Tim IT
agar pembuatan aplikasi bisa

49

terget yang telah ditentukan dibuat terlebih dahulu dan
saat sosialisasi mendampingi
dalam mengantisipasi
adanya kendala.

11. Strategi Pengembangan Kompetensi/Potensi Diri dalam Aksi
Perubahan
Dari hasil Penilaian Sikap dan Perilaku, Action Leader perlu
melakukan strategi terkait pengembangan kompetensi atau potensi diri
dalam Aksi Perubahan, yaitu :

a. Mengenali diri secara mendalam, dengan mencari tahu kelebihan
dan kekurangan diri.

b. Memberikan kesempatan untuk mengembangkan dan
mengekspresikan potensi diri dan kemampuan berkomunikasi
didepan umum/public speaking. Dalam rancangan aksi perubahan,
Action Leader dituntut untuk dapat berkomunikasi dengan baik
didepan umum guna memaparkan rancangan aksi perubahan agar
mendapatkan dukungan. Karena itulah, Action Leader akan
memperbaiki kemampuan public speaking dengan cara belajar
otodidak melalui youtube dan berlatih secara rutin sebelum
melaksanakan paparan rancangan aksi perubahan didepan
pimpinan, mentor dan stakeholder terkait.

c. Melakukan update kemampuan, keahlian dan pengetahuan sesuai
dengan perkembangan yang ada, dengan cara mengikuti Seminar
singkat di satuan, belajar mandiri dengan belajar mandiri melalui
media sosial prihal perubahan.

d. Open minded terhadap saran dan kritik dari orang lain, selalu
berpikiran positif dan optimis dan berani mencoba hal yang baru.
Kemampuan untuk kepemimpinan melayani (servant leadership),
seorang pemimpin harus mampu menjadi sosok agen perubahan
50