MYPORTFOLIO-PK-T6 2021 RAZELA ARIFIN

myPortfolio

PENOLONG KANAN TINGKATAN ENAM
SMK DATO HAJI TALIB KARIM, MELAKA

BAHAGIAN : SMK DATO HAJI TALIB KARIM
ALAMAT : 78000 ALOR GAJAH, MELAKA
NO. TELEFON : 06 5561285
NO. FAKS. : 06 5591285
LAMAN
SESAWANG : http://smkdatohajitalibkarim.edu.my

MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : RAZELA BINTI ARIFIN

Gelaran Jawatan : Penolong Kanan Tingkatan Enam

Gred Hakiki Jawatan : DG48

Tarikh Penempatan : 1 OGOS 1999

DILULUSKAN OLEH

Nama : EN AMRAN BIN ABD SUKOR
Gelaran Jawatan : Pegawai Penilai 1
Gred Jawatan : DG54
Tarikh :

JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN PENYELIA

1. 23 April 2021 Penyediaan MyPortfolio

……………………………….
AMRAN BIN ABD SUKOR

PENGETUA

CARTA ORGANISASI
1.1 1 CARTA ORGANISASI SMK DATO HAJI TALIB KARIM

JPN

PPD

1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN SMK DATO HAJI TALIB KARIM
PENGETUA

PENOLONG PENOLONG PENOLONG PENOLONG PENOLONG
KANAN PETANG KANAN KANAN HEM KANAN KANAN

PENTADBIRAN KOKURIKULUM TINGKATAN ENAM



CARTA FUNGSI

PENOLONG KANAN TINGKATAN ENAM

Bertanggungjawab dalam peningkatan
kurikulum, sahsiah dan kokurikulum
murid Tingkatan Enam serta
memastikan pelaksanaan selaras
dengan dasar KPM
Bertanggungjawab dalam hal-hal
pengurusan, pentadbiran dan sumber
manusia bagi sesi petang
Mewujudkan hubungan dua hala
dengan komuniti dan agensi-sgensi
luar
Mengajar mengikut pekeliling
berkuatkuasa

PENGURUSAN PENGOPERASIAN

Pengurusan Organisasi Pengurusan Kurikulum
Pengurusan Pentadbiran Pengurusan Kokurikulum
Pejabat Pengurusan Hal Ehwal
Pengurusan Persekitaran Murid
dan Kemudahan Fizikal
Sekolah
Pengurusan
Pembangunan Sumber
Manusia
Pengurusan Perhubungan
Luar

AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

PENOLONG KANAN TINGKATAN ENAM

PENGURUSAN ORGANISASI
a. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik, pengurusan

pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan mesyuarat, pengurusan
aduan, pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan program dan
pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
b. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan Pentaksiran Berasaskan
Sekolah bagi murid Tingkatan Enam
c. Membantu merancang dan melaksanakan hal ehwal pentadbiran pejabat
merangkumi pengurusan aset dan perolehan
d. Membantu merancang dan memantau urusan persekitaran dan kemudahan
fizikal
e. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan sumber manusia
meliputi latihan personel dan penilaian prestasi bagi guru Tingkatan Enam.
f. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan hubungan
dengan pihak luar

PENGURUSAN KURIKULUM

a. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan PdP Tingkatan Enam
b. Membantu merancang dan melaksanakan program panitia bagi meningkatkan

tahap profesionalisme guru dan pencapaian murid Tingkatan Enam
c. Membantu merancang dan menyelaraskan jadual waktu PdP bagi kelas dan

guru Tingkatan Enam supaya PdP dilaksanakan dengan terancang dan
berkesan
d. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan pencerapan dan
tindakan susulan bagi peningkatan kualiti guru Tingkatan Enam
e. Membantu merancang dan mengesahkan semakan hasil kerja murid
Tingkatan Enam
f. Membantu merancang dan mengelola pengurusan pusat sumber sekolah
g. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa

PENGURUSAN HAL EHWAL MURID

a. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program disiplin murid
Tingkatan Enam

b. Membantu merancang dan memantau perkhidmatan bimbingan dan
kaunseling murid Tingkatan Enam

c. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program kesihatan,
kebajikan dan keceriaan sekolah

d. Membantu merancang dan menyelaras pengurusan buku teks
e. Membantu mengawal dan menyelaras perkhidmatan keselamatan dan

kebersihan bangunan dan kawasan pada Tingkatan Enam
f. Membantu mengawal dan memantau pengurusan kantin dan kedai buku pada

Tingkatan Enam

PENGURUSAN KOKURIKULUM

a. Membantu merancang dan mengesahkan Pengurusan Unit Beruniform, Kelab
dan Persatuan, Sukan dan Permainan bagi Tingkatan Enam

b. Membantu merancang dan mengesahkan Pengurusan penyertaan murid sesi
petang dalam aktiviti luar

DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM

GELARAN Penolong Kanan KETUA Ketua Pengarah Pelajaran
JAWATAN Tingkatan Enam
RINGKASAN PERKHIDMATAN Malaysia
GELARAN PK T6
JAWATAN KEDUDUKAN DI
GRED JAWATAN DG48
WARAN Rujuk waran B63
GRED JD
PERJAWATAN

BIDANG UTAMA Pendidikan

STATUS JAWATAN Tetap SUB-BIDANG 1. Pengurusan
2. Pengoperasian
DISEDIAKAN
OLEH Razela binti Arifin

HIRARKI 1 SMK Dato Haji DISEMAK OLEH Amran bin Abd Sukor
(BAHAGIAN) Talib Karim Pengetua

HIRARKI 2 DILULUSKAN
(CAWANGAN/ OLEH
SEKTOR/UNIT)

SKIM Pegawai TARIKH
PERKHIDMATAN Perkhidmatan DOKUMEN
Pendidikan

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Menbantu merancang dan menyelaras pengurusan organisasi, pengurusan kurikulum,
pengurusan hal ehwal murid dan pengurusan kokurikulum murid Tingkatan Enam bagi
memastikan berlaku peningkatan kualiti sekolah serta kemenjadian murid yang seimbang dan
menyeluruh.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

Merancang, merangka dan 1. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik,

menetapkan program/ aktiviti pengurusan pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan

pengurusan sekolah yang mesyuarat, pengurusan aduan, pengurusan perhubungan

komprehensif bagi memastikan pelanggan, pengurusan program dan pengurusan dokumen dan

kualiti sekolah meningkat secara rekod kerajaan

konsisten. 2. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan

Pentaksiran Berasaskan Sekolah bagi murid Tingkatan Enam

3. Membantu merancang dan melaksanakan hal ehwal pentadbiran

pejabat merangkumi pengurusan aset dan perolehan

4. Membantu merancang dan memantau urusan persekitaran dan

kemudahan fizikal

5. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan

sumber manusia meliputi latihan personel dan penilaian prestasi

bagi guru Tingkatan Enam.

6. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan

hubungan dengan pihak luar

Merancang dan mentadbir pelaksanaan 1. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan PdP
kurikulum kepada guru bagi Tingkatan Enam
memastikan murid Tingkatan
Enam menerima pembelajaran 2. Membantu merancang dan melaksanakan program panitia bagi
berdasarkan dasar kurikulum meningkatkan tahap profesionalisme guru dan pencapaian murid
kebangsaan Tingkatan Enam

3. Membantu merancang dan menyelaraskan jadual waktu PdP
bagi kelas dan guru Tingkatan Enam supaya PdP dilaksanakan
dengan terancang dan berkesan

4. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan
pencerapan dan tindakan susulan bagi peningkatan kualiti guru
Tingkatan Enam

5. Membantu merancang dan mengesahkan semakan hasil kerja
murid Tingkatan Enam

6. Membantu merancang dan mengelola pengurusan pusat sumber
sekolah

7. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa

Merancang dan mentadbir 1. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program

pengurusan hal ehwal murid disiplin murid Tingkatan Enam

Tingkatan Enam bagi 2. Membantu merancang dan memantau perkhidmatan bimbingan

memastikan keselamatan, dan kaunseling murid Tingkatan Enam

kebajikan dan kemenjadian murid 3. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program

secara menyeluruh kesihatan, kebajikan dan keceriaan sekolah

4. Membantu merancang dan menyelaras pengurusan buku teks

5. Membantu mengawal dan menyelaras perkhidmatan

keselamatan dan kebersihan bangunan dan kawasan pada

Tingkatan Enam

6. Membantu mengawal dan memantau pengurusan kantin dan

kedai buku pada Tingkatan Enam

Merancang dan mentadbir 1. Membantu merancang dan mengesahkan Pengurusan Unit
pelaksanaan kokurikulum bagi Beruniform, Kelab dan Persatuan, Sukan dan Permainan bagi
menyokong kemenjadian murid Tingkatan Enam
secara menyeluruh dan
seimbang dalam aspek jasmani, 2. Membantu merancang dan mengesahkan Pengurusan
emosi, rohani dan intelektual penyertaan murid sesi petang dalam aktiviti luar

DIMENSI
● Kategori Sekolah : Luar Bandar
● Gred Sekolah: A
● Bilangan Sesi Persekolahan: Satu
● Bilangan Penolong Kanan: 4
● Bilangan Guru : 100
● Bilangan AKP: 19
● Bilangan Murid:
● Bilangan Kelas: 50
● Kelas PPKI:

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
● Ijazah Sarjana Muda Kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi

pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya; dan
● Sijil Perguruan / Diploma Pendidikan

ATAU

● Ijazah Sarjana Muda Pendidikan yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada
institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya;
KOMPETENSI

● Kemahiran kepimpinan
● Kemahiran merancang dan menganalisis
● Kemahiran membuat keputusan
● Kemahiran menyelia

PENGALAMAN
● Berkhidmat dalam pendidikan sekurang-kurangnya 8 tahun
● Berada dalam gred 41 sekurang-kurangnya 3 tahun
● Berada dalam gred 44 sekurang-kurangnya 3 tahun

PROSES KERJA

Aktiviti 1: Pengurusan Data

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
Mengeluarkan arahan PERATURAN
untuk mengumpul data ADA DAN PUNCA
yang diperlukan HUBUNGAN/
Mengumpul data dari GAB KUASA
yang berkaitan DIRUJUK
1. P Memasukkan data / PK(P)
2. PK menggabungkan data
3. PK yang dikumpul (sekiranya GAB
4. P perlu)
5. P Melaksanakan verifikasi GAB
6. PK dan validasi data
7. PK Membuat pengesahan ke PK(P)/GAB
atas data yang telah
8. PK/GAB disemak dan dikemaskini PK(P)/GAB
Menganalisis data dan
9. PK menyediakan laporan GAB
10. P berdasarkan keperluan GAB
11. GKMP Membentangkan laporan
dalam mesyuarat PK(P)
Membuat tindakan susulan
(tindakan pembetulan, GAB
pencegahan dan GPK/GAB/
penambahbaikan)
berdasarkan keputusan PM
mesyuarat. P
Menyediakan laporan
tindakan susulan
Membuat pengesahan ke
atas laporan yang telah
dikemaskini
Rekod dan dokumentasi

CARTA ALIR

Aktiviti 1: Pengurusan Data

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH
Mula

P Mengeluarkan arahan untuk
mengumpul data yang
PK diperlukan
PK
Mengumpul data dari
sumber-sumber yang
berkaitan

Memasukkan
data/menggabungkan data
yang dikumpul (sekiranya
perlu)

P Data perlu Data mengikut
diubahsuai
kehendak dan Melaksanakan verifikasi dan
keperluan
validasi data

P Membuat pengesahan ke
PK atas data yang telah
PK disemak dan dikemaskini

K(P)/GAB Menganalisis data dan
menyediakan laporan
PK berdasarkan keperluan
P
AGKMP Membentangkan laporan
dalam mesyuarat
pengurusan

Membuat tindakan susulan
(tindakan pembetulan,
pencegahan dan
penambahbaikan)
berdasarkan keputusan
mesyuarat.

Menyediakan laporan
tindakan susulan

Membuat pengesahan ke
atas laporan yang telah
dikemaskini
Rekod dan dokumentasi

Tamat

SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Pengurusan Data

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Mengeluarkan arahan untuk
mengumpul data yang diperlukan

Mengumpul data dari sumber-sumber
2. yang berkaitan

3. Memasukkan data / menggabungkan
data yang dikumpul (sekiranya perlu)

Melaksanakan verifikasi dan validasi
4. data

5. Membuat pengesahan ke atas data
yang telah disemak dan dikemaskini

Menganalisis data dan menyediakan
6. laporan berdasarkan keperluan

7. Membentangkan laporan dalam
mesyuarat pengurusan

Membuat tindakan susulan (tindakan
pembetulan, pencegahan dan
8. penambahbaikan) berdasarkan
keputusan mesyuarat.

9. Menyediakan laporan tindakan
susulan

10. Membuat pengesahan ke atas laporan
yang telah dikemaskini

11. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 2: Pengurusan Strategik

BIL TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-UNDANG,
. JAWAB YANG ADA PERATURAN DAN
HUBUNGAN/
Menubuhkan Jawatan DIRUJUK PUNCA KUASA
1 P Kuasa Perancangan PK
PEKELILING
Strategik PK KEMAJUAN
PENTADBIRAN AWAM
Mengenal pasti isu PK BILANGAN 2 TAHUN
2 P strategik sekolah 2005
P/ PK/ GAB
3 P Menetapkan matlamat Garis Panduan Bagi
sekolah P/ PK/ GAB Mewujudkan Petunjuk-
Petunjuk Prestasi
4 Jawatankuasa Analisis persekitaran PK Utama Atau Key
(SWOT) Performance Indicators
(GKMPI) dan
Penyediaan Perancangan Melaksanakan
5 Jawatankuasa Strategik, Pelan Taktikal Pengukuran Prestasi di
Agensi Kerajaan
dan Pelan Operasi
Kelulusan Perancangan
6 P Strategik, Pelan Taktikal
dan Pelan Operasi

7 PK /GAB Pelaksanaan Pelan P/ PK
Operasi

Melaksanakan kajian PK
8 P semula dan menambah

baik

Mendokumentasikan P
9 Jawatankuasa Perancangan Strategik.

CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH MASA

Aktiviti 2: Pengurusan Strategik Menubuhkan Jawatan Kuasa 60 minit
Perancangan Strategik 180 minit
TANGGUNGJAWAB
Mengenal pasti isu strategik
MULA sekolah
P
P

P Menetapkan matlamat sekolah 180 minit
JK
JK Analisis persekitaran (SWOT) 1170 minit
1560 minit
P Penyediaan Perancangan 120 minit
Strategik, Pelan Taktikal dan Pelan
Tidak lulus Operasi

Penambahbaikan Kelulusan Perancangan Strategik,
Pelan Taktikal dan Pelan Operasi

Lulus

PK GAB Pelaksanaan Pelan Operasi
P
JK Melaksanakan kajian semula dan 1170 minit
menambah baik 1170 minit
TAMAT 60 minit
Mendokumentasikan Perancangan
Strategik.

SENARAI SEMAK

Aktiviti 2: Pengurusan Strategik

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Mengeluarkan surat pelantikan Jawatan kuasa
2. ● Mengenal pasti guru yang akan menguruskan
3.
4. perancangan strategik

5. Mengenal pasti isu strategik sekolah
● Surat arahan
6. ● Pengumpulan data dan laporan
7. ● Bengkel
8.
9. Menetapkan matlamat sekolah
● Surat arahan
● Bengkel

Analisis persekitaran (SWOT)
● Faktor membantu pencapaian objektif
● Faktor menjejas pencapaian objektif

Menyediakan Perancangan Strategik, Pelan Taktikal

dan Pelan Operasi
● Semakan Perancangan Strategik sedia ada
● Pelan Taktikal yang diterjemah dari Perancangan

Strategik
● Operasi lengkap dari setiap Pelan Taktikal yang

merangkumi 5W1H)

Semakan dan kelulusan Perancangan Strategik,

Pelan Taktikal dan Pelan Operasi
● Rekod dan dokumen

Taklimat pelaksananaan Pelan Taktikal dan Pelan

Operasi kepada semua guru dan Anggota Kumpulan

Sokongan
● Taklimat/ Bengkel/ Arahan
● Menubuhkan jawatan kuasa untuk setiap operasi

Pelaksanaan Pelan Operasi
● Kertas kerja/ Kertas konsep/ Brosur/ Risalah
● Laporan/ Dokumentasi

Kajian Semula/ Penambahbaikan
● Surat arahan
● Data/ Laporan/ Penilaian prestasi
● Keputusan penambahbaikan

10. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 3: Mengurus Kewangan Sekolah

BIL TANGGUN PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
G JAWAB LAIN YANG UNDANG,
Melantik Jawatankuasa PERATURAN DAN
Pengurusan Kewangan dan ADA PUNCA KUASA
Akaun (JPKA) HUBUNGAN
Menyedia agihan tugas dan / DIRUJUK
tugas JK dan carta
1. P organisasi. PPD
2. PK
3. PK Menentukan anggaran P A. Perintah Am
4. P perbelanjaan tahunan P B. Akta Acara
5. P PPD
6. P Mengesahkan anggaran PPD Kewangan
7. PK, GKMP perbelanjaan tahunan PPD C. Arahan
Melaksanakan Mesyuarat P
8. PK , GKMP JPKA sekurang-kurang 4 kali Perbendahar
setahun P aan
Pengagihan waran D. Surat-surat
peruntukan Pekeliling
Menerima waran peruntukan berkaitan
dan membuat perancangan
9. PK perbelanjaan melalui P
mesyuarat
10. PK, GKMP Membuat pembelian P
berdasarkan keputusan
mesyuarat
Mengawal dan menyemak
pemberian per kapita (PCG),
gaji guru dan staf sokongan,
rekod akaun, laporan
penyata kewangan dan
punca-punca kewangan
SUWA dan Kerajaan
Menyedia dan membentang
laporan prestasi kewangan
dalam mesyuarat JPKA

11. GPK, Tindakan susulan jika perlu P
GKMP

12. AKP/ GKMP Merekod dokumen ke dalam P
fail

CARTA ALIR

Aktiviti 3 : Mengurus Kewangan Sekolah

TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

P Melantik JPKA 60 minit
PGKMP Agihan tugas 60 minit
Tentukan perbelanjaan 390 minit
PK Mengesahkan perbelanjaan
P Laksana Mesyuarat JPKA 180 minit
P

P Agih waran 60 minit
PK, GKMP,
PK, GKMP Terima waran dan buat perancangan

PK Buat pembelian 180 minit
PK, GKMP Kawal dan semak kewangan
Bentang prestasi kewangan
Tindakan susulan jika perlu

PK, GKMP TIDAK YA
PT Buat susulan Merekod dokumen ke dalam fail

SENARAI SEMAK

Aktiviti 3: Mengurus Kewangan Sekolah

BIL. TINDAKAN TANDA CATATAN
(/)

1 Melantik JPKA

2 Menyedia agihan tugas dan tugas JK
dan carta organisasi.

3 Menentukan anggaran perbelanjaan
tahunan

4 Mengesahkan anggaran perbelanjaan
tahunan

5 Melaksanakan Mesyuarat JPKA
sekurang-kurang 4 kali setahun

6 Pengagihan waran peruntukan

Menerima waran peruntukan dan

7 membuat perancangan perbelanjaan

melalui mesyuarat

8 Membuat pembelian berdasarkan
keputusan mesyuarat

Mengawal dan menyemak pemberian

per kapita (PCG), gaji guru dan staf

9 sokongan, rekod akaun, laporan

penyata kewangan dan punca-punca

kewangan SUWA dan Kerajaan

Menyedia dan membentang laporan

10 prestasi kewangan dalam mesyuarat

JPKA

11 Tindakan susulan jika perlu

12 Merekod dokumen ke dalam fail

PROSES KERJA
Aktiviti 4 : Pengurusan Aduan

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-UNDANG,
JAWAB LAIN YANG PERATURAN DAN

ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/
1. PK HEM Menerima dan
merekod aduan DIRUJUK
P
Mengeluarkan surat
PK/GAB
2. P/PK akuan terima (SAT)
PK/GAB
kepada pengadu.
P
Menyalurkan aduan
P
3. P kepada pihak
PK
berkaitan.

4. PK /GKMP/GAB Menjalankan siasatan

5. PK /GKMP/GAB Melaporkan hasil
siasatan .

6. PK /GKMP/GAB Menyediakan ulasan.

7. P Mengesahkan laporan PK/GKMP/GAB

Menghantar keputusan

siasatan aduan

8. PK /GKMP/GAB bersama Borang P
PK
Maklum Balas kepada P

pengadu

Menyediakan analisis

9. GKMP/GAB aduan setiap bulan
dan dilaporkan dalam

mesyuarat pengurusan

10. GAB/PT Rekod dan
dokumentasi

CARTA ALIR

Aktiviti 4 : Pengurusan Aduan

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

PK HEM Menerima dan merekod aduan 60 minit
P/PK
P Mengeluarkan surat akuan terima (SAT) kepada 30 minit
pengadu.
PK /GKMP/GAB
PK /GKMP/GAB Menyalurkan aduan kepada pihak berkaitan. 90 minit

PK /GKMP/GAB Menjalankan siasatan 2730 moniti
P
Melaporkan hasil siasatan . 60 minit
PK /GKMP/GAB
GKMP/GAB Menyediakan ulasan. 120 minit

GAB/PT Pengesahan laporan 30 minit

Menghantar keputusan siasatan aduan bersama 390 minit

Borang Maklum Balas kepada pengadu

Menyediakan analisis aduan setiap bulan dan 300 minit
dilaporkan dalam mesyuarat pengurusan

Rekod dan dokumentasi 60 minit

TAMAT

SENARAI SEMAK
Aktiviti 4 : Pengurusan Aduan

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Menerima dan merekod aduan

2. Mengeluarkan surat akuan terima
(SAT) kepada pengadu.

3. Menyalurkan aduan kepada pihak
berkaitan.

4. Menjalankan siasatan

5. Melaporkan hasil siasatan .

6. Menyediakan ulasan.

Menghantar keputusan siasatan aduan
7. bersama Borang Maklum Balas

kepada pengadu
Menyediakan analisis aduan setiap
8 bulan dan dilaporkan dalam mesyuarat
pengurusan

9 Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 5: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
ADA DAN PUNCA
HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK
1. 1 P Melantik Jawatankuasa bagi
1. P memastikan infratstruktur dan PK
persekitaran berada dalam
keadaan yang baik PK /GKMP
Memberi arahan
melaksanakan pemantauan P
secara berkala PK/GKMP

2. PK HEM Menyediakan jadual Pegawai
pemantauan Aduan

3. AJK Melaksanakan pemantauan PK /GKMP
secara berkala
PK /GKMP
Sekiranya ada aduan/isu
tindakan segera perlu diambil
4. AJK bagi menyelesaikan
aduan/isu tersebut

Menyediakan laporan dan
5. AJK dibentangkan dalam

mesyuarat pengurusan
Membuat tindakan susulan
6. PK HEM berdasarkan laporan yang
telah dibentangkan

7. AGKMP Rekod dan dokumentasi PK /GKMP

CARTA ALIR
Aktiviti 5: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA
P
MULA Melantik Jawatankuasa
P Ya
Beri arahan melaksanakan
PK HEM Tindakan pemantauan secara
AJK berkala
AJK penyelesaian

Menyediakan
jadual
pemantauan

Laksana
pemantauan
berkala

AJK Aduan/Isu
60 minit

AJK Laporan 5850 minit

AJK Tindakan 120 minit

susulan

Tidak Rekod dan 120 minit
dokumentasi 180 minit

TAMAT

SENARAI SEMAK

Aktiviti 5: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Melantik Jawatankuasa bagi

1. memastikan infratstruktur dan
persekitaran berada dalam keadaan

yang baik

2. Memberi arahan melaksanakan
pemantauan secara berkala

3. Menyediakan jadual pemantauan

4. Melaksanakan pemantauan secara
berkala

Sekiranya ada aduan/isu tindakan
5. segera perlu diambil bagi

menyelesaikan aduan/isu tersebut
Menyediakan laporan dan
6. dibentangkan dalam mesyuarat
pengurusan
Membuat tindakan susulan
7. berdasarkan laporan yang telah
dibentangkan

8. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 6: Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB YANG ADA UNDANG,
HUBUNGAN/ PERATURAN
DIRUJUK DAN PUNCA

KUASA

1. P Arahan pelaksanaan program PK(P) / PK
Petang
2. PK(P)/ PK
Petang A. PERANCANGAN GKMP

Menyediakan kertas kerja/
pelan tindakan yang
mempunyai keperluan minimum
seperti berikut :

a) Tajuk,
b) Tarikh, Masa, Tempat
c) Kumpulan Sasaran
d) Objektif
e) GKMPI (Indikator Output

dan Outcome)
f) Implikasi Kewangan (Bajet)
g) Jawatankuasa Program
h) Strategi Pelaksanaan /

Jadual / Pengisian Program

3. PK(P) / PK Menentukan kaedah GKMP

Petang pemantauan berdasarkan salah

satu dari kaedah berikut :

a) Pelaporan Jawatan kuasa

Instrumen

b) Pengumpulan Data

c) Soal selidik

d) Temu bual

e) Semakan dokumen

4. P Mendapatkan kelulusan PK(P)/ PK
daripada P Petang

5. PK(P) / PK Melaksanakan mesyuarat / GAB / AGKMP

Petang perbincangan jawatan kuasa

6. GAB B. PELAKSANAAN GKMP / GAB /
Melaksanakan program seperti AGKMP
yang telah dirancang

C. PEMANTAUAN DAN
PENGUKURAN
Melaksanakan pemantauan
7. dan pengukuran

PK/ PK a) Pelaksanaan program GKMP / GAB /
Petang b) Pencapaian GKMPI AGKMP

8. GKMP / GAB Menyediakan laporan program PK(P) / PK

setelah program selesai. Petang

9. P D. KEBERKESANAN PK(P) / PK
Petang / GKMP /
Kajian semula; GAB
Menjalankan mesyuarat post
mortem untuk mengenalpasti
kekuatan dan kelemahan
pelaksanaan program.

10. PK/ PK Membuat tindakan susulan GAB
Petang berdasarkan keputusan
mesyuarat post mortem.

11. GAB Penilaian prestasi; PK/ PK Petang /
GKMP
12. PK(P) / PK Melaksanakan penilaian
Petang prestasi ke atas kumpulan GKMP / GAB
sasar untuk melihat
keberkesanan pelaksanaan
program.
Membentangkan laporan
penilaian prestasi dalam
mesyuarat.

13. GKMP / GAB Membuat penambahbaikan PK/ PK Petang

berdasarkan keputusan

mesyuarat.

14. GKMP/ GAB Merekod dan mendokumentasi. P/GPK

CARTA ALIR

Aktiviti 6 : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

Mula

PK Menyediakan kertas kerja

PK Mendapatkan kelulusan 60 minit

P Tidak lulus Lulus
GAB Penambahbaikan Melaksanakan program

1170 minit

PK Melaksanakan pemantauan 60 minit
pelaksanaan program

Ada isu

Tindakan Tiada isu
pembetulan Kajian semula

P

PK Tindakan susulan 60 minit
GAB
GAB Menyedia dan membentang 1440 minit
GAB laporan dalam mesyuarat 1440 minit
20 minit
Melaksanakan tindakan
penambahbaikan

Merekod dan mendokumentasi

Tamat

SENARAI SEMAK

Aktiviti 6 : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
1. Menyediakan kertas kerja

2. Mendapatkan kelulusan

3 Melaksanakan program

4. Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program

5. Kajian semula

6. Tindakan Susulan

7. Membentang laporan dalam
mesyuarat

7. Melaksanakan tindakan
penambahbaikan

8. Merekod dan mendokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 7: Mengurus jaringan dan hubungan luar

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB YANG ADA UNDANG,
Mengenal pasti agensi-agensi yang HUBUNGAN/ PERATURAN
dapat berkerjasama dengan pihak DIRUJUK DAN PUNCA
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama PK/GKMP KUASA
agensi luar / PIBG untuk
1. P membincangkan program yang PIHAK LUAR
memberi impak kepada sekolah
2. P dan PK Memberi arahan untuk melaksanakan PK
program P
3. P PK
4. PK Menerima arahan untuk PK/GKMP
5. GAB melaksanakan program PK/GKMP
6. PK PK/GKMP
7. GAB Menyediakan kertas kerja bagi setiap
8. GAB program yang dirancang P
9. PK
10. GAB Mendapatkan kelulusan kertas kerja PK/GKMP
daripada P

Melaksanakan aktiviti mengikut
prosedur

Menyediakan laporan setiap aktiviti
yang dilaksanakan
Mengadakan mesyuarat post mortem
bagi mengenal pasti keberkesanan
aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

Rekod dan dokumentasi

CARTA ALIR

Aktiviti 7: Mengurus jaringan dan hubungan luar

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

P dan PK MULA penamba
Ya
Tindakan

60 minit

120 minit

P dan PK Mengenal pasti
P agensi

GAB Mesyuarat awal
bersama agensi

Arahan melaksanakan
tugas

PK

GAB Menyediakan kertas kerja 120 minit
GAB Laporan

Laksana aktiviti

PK Rekod dan 120 minit
GAB dokumentasi 120 minit
60 minit
TAMAT

SENARAI SEMAK
Aktiviti 7 : Mengurus jaringan dan hubungan luar

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengenal pasti agensi-agensi yang

1. dapat berkerjasama dengan pihak

sekolah

Mengadakan mesyuarat awal bersama

2. agensi luar/PIBG untuk
membincangkan program yang

memberi impak kepada sekolah

Memberi arahan untuk melaksanakan
3. program

4. Menerima arahan untuk melaksanakan
program

Menyediakan kertas kerja bagi setiap
5. program yang dirancang

6. Mendapatkan kelulusan kertas kerja
daripada P

Melaksanakan aktiviti mengikut
7. prosedur

8. Menyediakan laporan setiap aktiviti
yang dilaksanakan

Mengadakan mesyuarat post mortem
9. bagi mengenal pasti keberkesanan

aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

10. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 8 : Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset

TANGG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-UNDANG,
UNG LAIN YANG PERATURAN DAN

BIL. JAWAB ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/

DIRUJUK

1. P Mengurus pelantikan Pegawai Aset, PPD 1PEKELILING
2. GAB Pegawai Pemeriksa Aset dan PERBENDAHARA
Lembaga Pemeriksa Pelupusan. AN (1PP):
3. GAB Pegawai Penerima Aset menerima
aset bersama dokumen lain dan PT Pengurusan Aset
4. GAB menyemak butiran dalam dokumen.
5. GAB Memeriksa, mengira, menimbang, P
6. GAB mengukur dan menguji aset seperti
7 PT dalam senarai bagi memastikan aset P
8 GAB menepati spesifikasi. (Pemeriksaan GAB
9 PT teknikal oleh pegawai bertauliah jika PT
perlu). GAB
Menyediakan laporan penerimaan PT
jika terdapat perkara yang tidak GAB
memenuhi spesifikasi. PT

Daftar aset dalam tempoh 2 minggu
dari tarikh penerimaan.

Menyediakan senarai daftar aset
(Harta Modal / Aset Alih Bernilai
Rendah).
Menanda pengenalan aset (melabel/
mengecat/ mencetak timbul) dengan
“Hak Kerajaan Malaysia”

Menempatkan Aset / Mengemaskini
penempatan aset.

Merekod dan mengawal pergerakan
aset.

10 GAB Mengemaskini senarai aset.

11 GAB Memeriksa kerosakan aset (jika ada). PT
12 P
13 P Pemeriksaan aset sekurang- GAB
14 P kurangnya sekali dalam setahun dan GAB
mengemukakan Laporan GAB
Pemeriksaan Aset kepada Ketua
Jabatan.
Mengadakan Mesyuarat JK
Pengurusan Aset Alih Kerajaan
(JGKMPAK) sekurang-kurangnya 4
kali setahun atau sekali dalam
tempoh tiga (3) bulan.
Mengemukakan KEW. PA-10 dan
KEW. PA-11 bersama-sama Sijil
Tahunan Pemeriksaan Harta Modal
Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW.
PA-12 kepada Pegawai Pengawal.

CARTA ALIR

Aktiviti 8 : Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset

Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh
Masa

Mula

P Urus lantikan Pegawai Aset, 120 minit
Pegawai Pemeriksa Aset Lembaga

Pemeriksa Pelupusan

GAB Tidak penuhi Penerimaan aset 60 minit
GAB sepesifikasi Semak spesifikasi aset 240 minit

Sediakan
laporan

Laporan lengkap

GAB Laporan penerimaan 260h1ah2ra0iriminit
GAB Daftar aset 120 minit
GAB
Sediakan Daftar Aset 1920 minit
PT
GAB Tanda pengenalan 180 minit

PT Penempatan aset 60 minit
GAB
Kemaskini Tidak lengkap Rekod dan kawal pergerakan aset 120 minit
laporan

Lengkap

Kemaskini senarai aset 30 minit

GAB Periksa kerosakan aset (jika ada) 30 minit
P
P Tamat Pemeriksaan aset 80 minit
P Mesyuarat JGKMPAK 120 minit

Kemuka laporan 30 minit

SENARAI SEMAK

Aktiviti 8: Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengurus pelantikan Pegawai Aset, Pegawai

Pemeriksa Aset dan Lembaga Pemeriksa

1. Pelupusan.

● Permohonan Pelantikan

● Surat Lantikan

Pegawai Penerima Aset menerima aset

bersama dokumen lain dan menyemak butiran

2. dalam dokumen.
● Dokumen berkaitan

● Borang Penerimaan Aset Alih

● Borang Penolakan Aset Alih

Memeriksa, mengira, menimbang, mengukur

dan menguji aset seperti dalam senarai bagi

memastikan aset menepati spesifikasi.

3 (Pemeriksaan teknikal oleh pegawai bertauliah
jika perlu).

● Lantikan pegawai penerima

● Dokumen pemeriksaan penerimaan

● Surat lantikan teknikal (jika perlu)

4. Menyediakan laporan penerimaan jika terdapat
perkara yang tidak memenuhi spesifikasi.

Daftar aset dalam tempoh 2 minggu dari tarikh

5. penerimaan.
● Dokumen pendaftaran

● Nombor siri pendaftaran aset

Menyediakan senarai daftar aset (Harta Modal /

6. Aset Alih Bernilai Rendah).

● Rekod daftar aset

Menanda pengenalan aset dengan “Hak

Kerajaan Malaysia”

7. ● Tanda pengenalan aset;
- melabel, atau

- mengecat

- cetak timbul

Menempatkan Aset / Mengemaskini

penempatan aset.

8. ● Dokumen penempatan aset di lokasi

● Pamerkan

● Kemaskini

9. Merekod dan mengawal pergerakan aset.
● Dokumen pergerakan aset

10. Mengemaskini senarai aset.
● Laporan

11. Memeriksa kerosakan aset (jika ada).
● Borang aduan kerosakan

Pemeriksaan aset sekurang-kurangnya sekali

dalam setahun dan mengemukakan Laporan

Pemeriksaan Aset kepada Ketua Jabatan.

12. ● Dokumen Laporan Pemeriksan
● Laporan Tindakan hasil penemuan

pemeriksaan

● Sijil Tahunan Pemeriksaan

● Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut

Mengadakan Mesyuarat JK Pengurusan Aset

Alih Kerajaan (JGKMPAK) sekurang-kurangnya

4 kali setahun atau sekali dalam tempoh tiga (3)

bulan.

13. ● Senarai Jawatankuasa

● Surat panggilan

● Senarai kehadiran

● Minit mesyuarat

● Maklum balas mesyuarat

Mengemukakan KEW. PA-10 dan KEW. PA-11

14. bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan
Harta Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah

KEW. PA-12 kepada Pegawai Pengawal.

PROSES KERJA

Aktiviti 9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan
(a) Perolehan Terus

TANGG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG LAIN YANG PERATURAN DAN

JAWAB ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/

DIRUJUK

1. PT Membuat permohonan perolehan GPK/ GPK 1PEKELILING
2. P berdasarkan keperluan. Petang/ GAB PERBENDAHARA
GPK/ GPK AN (1PP):
3. PT Meluluskan permohonan Petang Perolehan
perolehan jika peruntukan Kerajaan
mencukupi. P
Memilih pembekal yang berdaftar 1PEKELILING
dengan organisasi atau pembekal PERBENDAHARA
yang berkelayakan jika pembekal AN (1PP): Tadbir
berdaftar tidak mempunyai Urus Kewangan
kemampuan membekal perolehan
tersebut.

4. PT Mengemukakan permohonan P
untuk kelulusan.

5. PT Membuat permohonan melalui P
sistem.

6. PT Mengeluarkan Pesanan P
Tempatan/ Inden.

Menerima dan mengesahkan GPK/ GPK

7. P perolehan bekalan/ perkhidmatan/ Petang/

kerja. GAB/ PT

8. PT Memproses pembayaran. P

9. PT Menilai prestasi pembekal. GPK/ GPK
Petang/
10. PT Menyediakan analisis prestasi GAB/
11. PT pembekal. GPK/ GPK
12. PT Petang/
Melaporkan laporan prestasi GAB/
pembekal.
Mengemaskini senarai pembekal P
berdasarkan prestasi semasa.
P

13 PT Rekod dan dokumentasi P

CARTA ALIR

Aktiviti 9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan
(a) Perolehan Terus

Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh Masa

PT Mula 20 minit
P 30 minit
Permohonan perolehan
PT
PT Kelulusan
PT
PT Pemilihan pembekal 60 minit

P Permohonan kelulusan perolehan 20 minit
PT
PT Permohonan melalui sistem 40 minit
PT
PT Pesanan tempatan 30 minit
PT
PT Penerimaan dan pengesahan 60 minit

Proses bayaran 20 minit

Menilai prestai pembekal 10 minit

Analisis prestasi pembekal 20 minit

Laporan prestasi pembekal 60 minit
20 minit
Tamat Kemaskini senarai pembekal

Perekodan dan pendokumentasian 60 minit

SENARAI SEMAK

Aktiviti 9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan
(a) Perolehan Terus

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Membuat permohonan perolehan berdasarkan
1. keperluan.

Meluluskan permohonan perolehan jika
2. peruntukan mencukupi.

Memilih pembekal yang berdaftar dengan
organisasi atau pembekal yang berkelayakan
3 jika pembekal berdaftar tidak mempunyai
kemampuan membekal perolehan tersebut.

4. Mengemukakan permohonan untuk kelulusan.

5. Membuat permohonan melalui sistem.

6. Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ Inden.
Menerima dan mengesahkan perolehan

7. bekalan/ perkhidmatan/ kerja.

8. Memproses pembayaran.

9. Menilai prestasi pembekal.

10. Menyediakan analisis prestasi pembekal.

11. Melaporkan laporan prestasi pembekal.
Mengemaskini senarai pembekal berdasarkan

12. prestasi semasa.

13. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan
(b) Perolehan melalui sebut harga (Perolehan bernilai melebihi
RM20,000 hingga RM50, 000)

TANGG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG LAIN YANG PERATURAN DAN

JAWAB ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/

DIRUJUK

Mewujudkan permintaan sebut

harga seperti berikut: 1PEKELILING

a. Menyediakan dokumen PERBENDAHARA

1. P sebut harga. PPD / JPN AN (1PP):
b. Membuat pelawaan sebut Perolehan

harga. Kerajaan

c. Menerima tawaran sebut

harga. 1PEKELILING

2. P Membuat keputusan pemilihan GPK / GPK PERBENDAHARA
dan pengesahan sebut harga. Petang AN (1PP): Tadbir
Urus Kewangan
GPK / Memaklumkan keputusan sebut P

3. GPK harga kepada pembekal yang

Petang berjaya.

4. PT Mengeluarkan Pesanan P
Tempatan/ Inden/ Dokumen
Kontrak.

5. P Menerima dan mengesahkan
perolehan bekalan/ perkhidmatan/ PT

kerja.

6. PT Mengurus pembayaran. P

7. PT Menilai prestasi pembekal. P

8. PT Menyediakan analisis prestasi P
pembekal.

9. PT Melaporkan laporan prestasi P
pembekal.

Mengemaskini senarai pembekal P

10. PT berdasarkan prestasi semasa

11. PT Rekod dan dokumentasi P

CARTA ALIR

Aktiviti 9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan
(b) Perolehan melalui sebut harga (Perolehan bernilai melebihi
RM20,000 hingga RM50, 000)

Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh Masa

P Mula
P
GPK/ GPK Wujud permintaan sebut harga 20 minit
Petang
PT Keputusan pemilihan sebut harga 40 minit
P
PT Pemakluman keputusan 10 minit
PT
PT Pesanan tempatan/ Inden/ Dokumen 20 minit
PT
PT Penerimaan dan pengesahan 40 minit
PT
Proses bayaran 60 minit

Menilai prestai pembekal 120 minit

Analisis prestasi pembekal 30 minit

Laporan prestasi pembekal 30 minit

Kemaskini senarai pembekal 80 minit

Tamat

Perekodan dan pendokumentasian 60 minit

SENARAI SEMAK

Aktiviti 9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan
(b) Perolehan melalui sebut harga (Perolehan bernilai melebihi
RM20,000 hingga RM50, 000)

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mewujudkan permintaan sebut harga seperti

berikut:

1. a. Menyediakan dokumen sebut harga.

b. Membuat pelawaan sebut harga.

c. Menerima tawaran sebut harga.

Membuat keputusan pemilihan dan pengesahan

2. sebut harga.
● Surat lantikan jawatankuasa

● Minit mesyuarat pemilihan

3 Memaklumkan keputusan sebut harga kepada
pembekal yang berjaya.

4. Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ Inden/
Dokumen Kontrak.

5. Menerima dan mengesahkan perolehan
bekalan/ perkhidmatan/ kerja.

6. Mengurus pembayaran.

7. Menilai prestasi pembekal.

8. Menyediakan analisis prestasi pembekal.

9. Melaporkan laporan prestasi pembekal.

10. Mengemaskini senarai pembekal berdasarkan
prestasi semasa

11. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan
(b) Perolehan melalui sebut harga (Perolehan bernilai melebihi
RM50,000 hingga RM500, 000)

PEGAWAI

TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,

BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN

JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA

DIRUJUK

Mewujudkan permintaan sebut harga

1. P seperti berikut: PPD /JPN 1PEKELILING
● Menyediakan dokumen sebut PERBENDAHAR
AAN (1PP):
harga. Perolehan
● Membuat pelawaan sebut Kerajaan

harga.
● Menerima tawaran sebut harga.

Meluluskan permintaan sebut harga

2. P melalui mesyuarat pembukaan sebut PPD / JPN 1PEKELILING
PERBENDAHAR
harga. AAN (1PP):
● Surat lantikan jawatankuasa
● Dokumen

Mendapatkan kelulusan teknikal dan Tadbir Urus

kewangan seperti berikut: Kewangan
a. perolehan bekalan dan

3. P perkhidmatan: PPD/ JPN
i. penilaian teknikal

ii. penilaian Kewangan

b. perolehan kerja, hanya satu

penilaian sahaja dibuat.

Membuat keputusan pemilihan dan

4. P pengesahan sebut harga. . PPD/ JPN
● Surat lantikan jawatankuasa
● Minit mesyuarat pemilihan

5. P Memaklumkan keputusan sebut harga PPD/ JPN
kepada pembida yang berjaya.

6. P Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ P
Inden/ Dokumen Kontrak.

Menerima dan mengesahkan

7. P perolehan bekalan/ perkhidmatan/ PPD / JPN

kerja.

8. PT Mengurus pembayaran. P

9. PT Menilai prestasi pembekal. P
10. PT P
11. PT Menyediakan analisis prestasi P
12. PT pembekal. P
13. PT Melaporkan laporan prestasi P
pembekal.
Mengemaskini senarai pembekal
berdasarkan prestasi semasa

Rekod dan dokumentasi

CARTA ALIR

Aktiviti 9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan
(b) Perolehan melalui sebut harga (Perolehan bernilai melebihi
RM50,000 hingga RM500, 000)

Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh Masa

P Mula
P
P Wujud permintaan sebut harga 20 minit
P
P Kelulusan sebut harga dan teknikal 40 minit
P
PT Keputusan pemilihan 30 minit
PT
Pemakluman keputusan 10 minit
PT
PT Pesanan tempatan/ Inden/ Dokumen 20 minit
PT
PT Penerimaan dan pengesahan 40 minit

Proses bayaran 60 minit

Menilai prestai pembekal 120 minit

Analisis prestasi pembekal 30 minit

Laporan prestasi pembekal 30 minit

Kemaskini senarai pembekal 80 minit

Tamat

Perekodan dan pendokumentasian 60 minit

SENARAI SEMAK

Aktiviti 9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan
(b) Perolehan melalui sebut harga (Perolehan bernilai melebihi
RM50,000 hingga RM500, 000)

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mewujudkan permintaan sebut harga seperti berikut:

1. ● Menyediakan dokumen sebut harga.
● Membuat pelawaan sebut harga.

● Menerima tawaran sebut harga.

Meluluskan permintaan sebut harga melalui

2. mesyuarat pembukaan sebut harga.
● Surat lantikan jawatankuasa

● Dokumen

Mendapatkan kelulusan teknikal dan kewangan

seperti berikut:

a. perolehan bekalan dan perkhidmatan:

3 i. penilaian teknikal

ii. penilaian Kewangan

b. perolehan kerja, hanya satu penilaian sahaja

dibuat.

Membuat keputusan pemilihan dan pengesahan

4. sebut harga. .
● Surat lantikan jawatankuasa

● Minit mesyuarat pemilihan

5. Memaklumkan keputusan sebut harga kepada
pembida yang berjaya.

6. Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ Inden/ Dokumen
Kontrak.

7. Menerima dan mengesahkan perolehan bekalan/
perkhidmatan/ kerja.

8. Mengurus pembayaran.

9. Menilai prestasi pembekal.

10. Menyediakan analisis prestasi pembekal.

11. Melaporkan laporan prestasi pembekal.

12. Mengemaskini senarai pembekal berdasarkan
prestasi semasa

13. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 10 : Pengurusan Perhubungan Pelanggan

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-UNDANG,
JAWAB LAIN YANG PERATURAN DAN
MAKLUMBALAS
PELANGGAN (Luar) ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN
Menubuhkan jawatan kuasa / DIRUJUK
pengurusan maklum balas.
1. P PK / PK 1. Akta Pendidikan
2. PK Petang Menyediakan borang maklum Petang
3. P balas pelanggan GAB 1996 (Akta 550)
GPK
4. PK / PK Petang Menyediakan Peti Cadangan/ 2. Pelan
5. PK / PK Petang Maklum Balas Pelanggan di GAB
tempat yang sesuai dan Pembangunan
berkunci P
Pendidikan
Menyemak dan menganalisis Malaysia 2013 –
maklum balas pelanggan
setiap bulan 2025

Membentangkan analisis 3. Pekeliling
dalam mesyuarat pengurusan
untuk tindakan susulan. Kemajuan
TAHAP KEPUASAN GURU
DAN STAF (Pelanggan Perkhidmatan
Dalam)
Awam Bilangan 1

Tahun 2008:

Panduan

Pengurusan

Perhubungan

Pelanggan

6. PK / PK Petang Menyedia dan mengedar GAB
Borang Tahap Kepuasan
guru dan Staf sekurang-
kurangnya 1 kali setahun.

7 PK / PK Petang Menyediakan laporan analisis P
tahap kepuasan guru dan
staf untuk dibentang dalam
mesyuarat pengurusan

8P Membuat tindakan pembetulan PK / PK
dan penambahbaikan yang telah Petang
diputuskan dalam mesyuarat
pengurusan

9 PK / PK Petang Menyerahkan tindakan GAB

pembetulan dan

penambahbaikan kepada Pihak

Pengurusan

14 PK / Petang Merekod dan GAB
mendokumentasi

CARTA ALIR

Aktiviti 10 : Pengurusan Perhubungan Pelanggan

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

P Menubuhkan Jawatan Kuasa 60 minit
PK / PK Petang Pengurusan Maklum Balas 390 minit

Sedia borang maklum balas

P Sedia peti maklum balas 1170 minit
PK / PK Petang Analisis maklum balas 390 minit

P

Perbincangan profesional 45 minit

PK / PK Petang Bentang laporan maklum balas 60 minit
pelanggan
Tindakan Ada isu
Pembetulan dan
Penambahbaikan

Tiada isu

PK / Petang Perekodan dan pendokumentasian
15 minit
TAMAT

SENARAI SEMAK

Aktiviti 10 : Pengurusan Perhubungan Pelanggan

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

MAKLUMBALAS PELANGGAN

1. Menubuhkan jawatan kuasa pengurusan
maklum balas.

Mesyuarat penubuhan jawatan kuasa

Menyediakan borang maklum balas pelanggan
2. a) Mencetak borang maklum balas

b) Mengedar dan menempatkan borang
berdekatan dengan peti cadangan

Menyediakan Peti Cadangan / Maklum Balas
Pelanggan di tempat yang sesuai dan berkunci
3 a) Menyediakan peti cadangan
b) Meletakkan peti cadangan di tempat yang

telah ditetapkan
c) Memastikan kunci pada setiap peti maklum

balas

Menyemak dan menganalisis maklum balas

4. pelanggan setiap bulan
a) Mengumpul dan menyatukan borang

maklum balas

b) Melaksanakan analisis maklum balas

Membentangkan analisis dalam mesyuarat
5. pengurusan untuk tindakan susulan.

a) Menyediakan bahan pembentangan
b) Membentangkan laporan kepada P

TAHAP KEPUASAN GURU DAN STAF

Menyedia dan mengedar Borang Tahap
6. Kepuasan guru dan Staf sekurangkurangnya 1

kali setahun.
a) Mencetak borang maklum balas
b) Mengedarkan borang kepada semua guru
c) Pengumpulan dan analisis

Menyediakan laporan analisis tahap kepuasan

7. guru dan staf untuk
dibentang dalam mesyuarat pengurusan

a) Menyediakan bahan pembentangan

b) Membentangkan laporan kepada P