MYPORTFOLIO-PK-T6 2021 RAZELA ARIFIN

PROSES KERJA

Aktiviti 21 : Mengurus disiplin murid

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-UNDANG,
JAWAB LAIN YANG PERATURAN DAN

ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/

DIRUJUK

1. P Melantik guru disiplin PK HEM
(dalam kalangan GAB)
sekolah

2. P Mengadakan mesyuarat PK HEM
Pengurusan Disiplin

3. PK HEM Menyenaraikan kesalahan PK HEM
4. GAB disiplin sekolah: PK HEM

1. Jenayah
2. Buli
3. Rokok
4. Ponteng sekolah
5. Lucah
6. Kurang sopan
7. Tingkah laku

musnah
8. Kelakuan nakal
9. Tidak patuh masa
10. Kekemasan diri

Memantau dan
pemeriksaan bagi
pencegahan disiplin
sekolah.

5. PK HEM Merekod kes-kes disiplin PK HEM
dalam sistem

6. PK HEM Menganalisis kes-kes
disiplin

7 PK HEM Mengambil tindakan
berdasarkan prosedur
ditetapkan bagi kes-kes
disiplin.sekolah
sepertimana garis panduan
yang berkuatkuasa

8 PK HEM Melaporkan kes-kes disiplin
sekolah sepertimana garis
panduan yang
berkuatkuasa.

CARTA ALIR

Aktiviti 21 : Mengurus disiplin murid

Tanggungjawab Mula Proses Kerja Tempoh masa

P Melantik guru disiplin sekolah 120 minit
P
PK HEM Mengadakan mesyuarat pengurusan 120 minit
GAB disiplin 390 minit
PK HEM 1920 minit
PK HEM Menyenaraikan kesalahan
disiplin sekolah 120 minit
PK HEM 120 minit
Memantau dan melaksanakan 260hhaariri
pemeriksaan pencegahan 480 minit
disiplin sekolah

Merekod kes-kes disiplin
sekolah

Menganalisis kes-kes disiplin sekolah

Mengambil tindakan bagi kes disiplin
berdasarkan garis panduan

PK HEM Melapor kes disiplin sekolah

Tamat 120 minit

SENARAI SEMAK

Aktiviti 21 : Mengurus disiplin murid

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Melantik guru disiplin sekolah

2. Mengadakan mesyuarat Pengurusan
disiplin

Menyenaraikan kesalahan disiplin
sekolah:

1. Jenayah

2. Buli

3. Rokok

3 4. Ponteng sekolah
5. Lucah

6. Kurang sopan

7. Tingkah laku

musnah

8. Kelakuan nakal

9. Tidak patuh masa

10. Kekemasan diri

Memantau dan melaksanakan

4. pemeriksaan bagi pencegahan disiplin

sekolah.

5. Merekod kes-kes disiplin dalam sistem SSDM

6. Menganalisis kes-kes disiplin Merujuk kepada
buku peraturan
Mengambil tindakan berdasarkan disiplin sekolah

7. prosedur ditetapkan bagi kes-kes
disiplin.sekolah sepertimana garis

panduan yang berkuatkuasa

Melaporkan kes-kes disiplin sekolah

8. sepertimana garis panduan yang

berkuatkuasa.

PROSES KERJA

Aktiviti 22 : Mengurus aspek bantuan murid

TANGG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG LAIN YANG PERATURAN DAN

JAWAB ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/
1. P Mengarahkan pelaksanaan
pengurusan bantuan DIRUJUK

2. PK HEM Menubuhkan dan melantik PKHEM
jawatankuasa bantuan
PK HEM

Membuat makluman kepada

3. PK HEM ibubapa dan murid tentang

bantuan

Menguruskan permohonan

4. PK HEM bantuan secara manual atau

atas atas talian

Memperakukan murid yang

5. P layak menerima bantuan dalam

mesyuarat panel

6. PK HEM Menyediakan senarai murid
yang layak bantuan

Mengesahkan senarai nama

7. P murid yang laya menerima

bantuan

Menghantar senarai nama

8. PK HEM murid layak bantuan kepada

JPN/ PPD

9. PK HEM Memastikan murid mendapat
bantuan kebajikan

Menyediakan analisis dan laporan
10. PK HEM penerimaan bantuan

11. PK HEM Membuat pelaporan
12. PK HEM Perekodan dan pembuatan

CARTA ALIR

Aktiviti 22: Mengurus aspek bantuan murid

TANGGUNG MULA PROSES KERJA TEMPOH
JAWAB MASA

P Keluar arahan pelaksanaan

PK HEM Tubuh dan lantik jawatankuasa bantuan

PK HEM Maklum kepada ibubapa dan murid tentang
PK HEM bantuan
P
PK HEM Uruskan permohonan
P
PK HEM Peraku murid layak dalam mesyuarat panel
PK HEM
Sedia senarai murid yang layak bantuan
PK HEM
PK HEM Sahkan senarai nama murid yang layak
PK HEM Menghantar senarai nama murid layak
bantuan kepada JPN/ PPD
Memastikan murid mendapat bantuan
kebajikan

Menyediakan analisis dan laporan
penerimaan bantuan

Membuat pelaporan

Perekodan dan pembuatan

TAMAT

SENARAI SEMAK

Aktiviti 22 : Mengurus aspek bantuan murid

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Mengarahkan pelaksanaan
pengurusan bantuan

2. Menubuhkan dan melantik
jawatankuasa bantuan

Membuat makluman kepada
3 ibubapa dan murid tentang

bantuan

Menguruskan permohonan
4. bantuan secara manual atau

atas atas talian

Memperakukan murid yang
5. layak menerima bantuan dalam

mesyuarat panel

6 Menyediakan senarai murid
yang layak bantuan

Mengesahkan senarai nama
7 murid yang laya menerima

bantuan

Menghantar senarai nama
8 murid layak bantuan kepada

JPN/ PPD

9 Memastikan murid mendapat
bantuan kebajikan

Menyediakan analisis dan laporan
10 penerimaan bantuan

11
Membuat pelaporan

12 Perekodan dan pembuatan

PROSES KERJA

Aktiviti 23 : Mengurus aspek kesihatan

TANGG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG LAIN YANG PERATURAN DAN

JAWAB ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/

DIRUJUK

1. P Mengarahkan pelaksanaan PKHEM
aktiviti kesihatan murid

2. P Menubuhkan dan melantik Guru
jawatankuasa

3. PK Merancang pelaksanaan aktiviti Guru
HEM kesihatan murid PK HEM
Melaksanakan aktiviti kesihatan
4. Guru murid

5. PK Memantau aktiviti kesihatan Guru
HEM murid

6. Guru Membuat analisis dan Guru
pelaporan aktiviti Guru
7. PK Guru
HEM Membuat pelaporan aktiviti

8. Guru Perekodan dan
pendokumentasian

CARTA ALIR

Aktiviti 23 : Mengurus aspek kesihatan

TANGGUNG MULA PROSES KERJA TEMPOH
JAWAB MASA
Mengarahkan pelaksanaan aktiviti
P kesihatan murid

P Menubuhkan dan melantik
jawatankuasa
PK HEM
Merancang pelaksanaan aktiviti
GAB kesihatan murid
PK HEM
GAB Melaksanakan aktiviti kesihatan murid
PK HEM
Memantau aktiviti kesihatan murid

Membuat analisis dan pelaporan aktiviti

Membuat pelaporan aktiviti

GAB Perekodan dan pendokumentasian

TAMAT

SENARAI SEMAK

Aktiviti 23 : Mengurus aspek kesihatan

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengarahkan pelaksanaan
1.

aktiviti kesihatan murid
Menubuhkan dan melantik
2. jawatankuasa
Merancang pelaksanaan aktiviti
3
kesihatan murid
Melaksanakan aktiviti kesihatan
4. murid
Memantau aktiviti kesihatan
5.
murid
6 Membuat analisis dan
pelaporan aktiviti

7. Membuat pelaporan aktiviti

Perekodan dan
8.

pendokumentasian

PROSES KERJA

Aktiviti 24 : Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

5. PROSES KERJA

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-UNDANG,
JAWAB LAIN YANG PERATURAN DAN

ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/
PINJAMAN BUKU TEKS
DIRUJUK
1. P Mengeluarkan arahan untuk
tindakan SPBT yang GPK
selanjutnya setelah Hem/Guru
menerima Borang Maklumat SPBT/Guru
Murid (BMM) Kelas

PK HEM Menerima arahan serta Guru
2. menyelaras percetakan BMM SPBT/Guru
Kelas
Guru SPBT/Guru Mengedarkan Borang BMM
3. Kelas GPK Hem
kepada murid / waris
GPK
Guru Kelas Mengumpul Borang BMM Hem/Guru
4. yang telah dilengkapkan SPBT
murid / waris GPK
Hem/Guru
Guru Kelas Membuat semakan BMM dan SPBT
5. dokumen sokongan dan
menyediakan enrolmen yang Guru Kelas
layak
GPK Hem
P/ GPK Mengadakan mesyuarat
GPK Hem /
jawatankuasa SPBT untuk Guru Kelas
6. Hem/Guru SPBT meluluskan murid yang layak
Guru Kelas
menerima SPBT
Guru SPBT/
Guru SPBT / Memaklumkan murid / waris Guru Kelas
7 Guru Kelas tentang kelulusan GPK Hem /
permohanan SPBT Guru SPBT /
Guru Kelas
8 Guru SPBT Menyediakan rumusan
enrolmen murid yang layak Guru Kelas

9 Guru SPBT Mengisi borang keperluan
SPBT

10 PK HEM Membuat semakan borang
pesanan BTBTR 190 dan

Buku Stok

Mengesahkan borang

11 P pesanan BTBTR 190 dan
Buku Stok

12 PK HEM / Guru Menghantar borang BTBTR
SPBT 190 ke Unit SPBT Jabatan
Pendidikan

URUSAN PENERIMAAN
BUKU TEKS

Menerima bekalan buku teks
daripada pembekal. Melalui
invois, sila pastikan bahawa

13 a) Kod dan nama sekolah GPK Hem /
Guru SPBT betul Guru Kelas

b) Judul buku dan bilangan
buku adalah sama seperti
dalam BTBTR Kew. 460

c) Buku yang dibekalkan
dalam keadaan baik

Mengisi invois berdasarkan;
a) Menurunkan tandatangan

dan kad pengenalan
b) Menulis tarikh

penerimaan buku
c) Meletakkan cap sekolah
14 d) Mengisi buku penerimaan P/GPK Hem

buku
Guru SPBT / PT e) Menyerahkan invois yang

lengkap kepada
pembekal
f) Menyimpan salinan invois
/ SAP

15 PK HEM / Guru Menghantar pelaporan P
SPBT penerimaan buku teks ke Unit
SPBT Jabatan Pendidikan
Negeri

URUSAN PELUPUSAN
BUKU TEKS

16 Mengasing dan mengikat PT
Guru SPBT buku teks yang rosak. Buku
Pendidikan Islam hendaklah
diasingkan.

Menyediakan bilangan

17 Guru SPBT / PT naskah yang telah rosak GPK Hem
menggunakan borang

Kew.300 V

Melaksanakan proses

18 Guru SPBT / PT pelupusan selaras dengan GPK Hem
keperluan Akta Arkib yang

sedang berkuatkuasa.

19 Guru SPBT / PT Mengemaskini rekod dan GPK Hem
dokumentasi.

CARTA ALIR

Aktiviti 24 : Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

6. CARTA ALIR

Tanggungjawab Mula Proses Kerja Tempoh masa

TanggungjPawab Mula PMIeNPnJgrAeoluMsaeArksNanKBaUeraKrhjaUanTuEntKukStindakanTemp3o0hmminitasa
A
SPBT seterusnya

PK HEM Mencetak Borang Maklumat Murid 31890 minit
P (BMM)
Membuat ketetapan pengurusan 30 minit
GK pMuesnagt esduamrkbaenr BMM kepada murid / 1170 minit
GPM waris
Menyediakan peraturan penggunaan, 390 minit
GK Mpiennjagmumanpudlaknandadnanpemmeumlabnugaatnsebmukaukan 15 minit
BpMusMatysaunmgbteerlah dilengkapkan oleh 30 minit
GPM GK mMuernidge/ lwuaarrkisan kad peminjaman buku 5 minit
Mkeepnaydeadimakuarnidsenarai enrolmen murid
P/GPK GHPEMM/ G SPBT/ yang layak 158m0inmitinit
GK 60 hari
Merekod buku pinjaman murid 23600hammriinniitt
GPM Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa 60 hari
GK SSePmBTakan pemulangan buku pinjaman 3600 mmiinniitt
GPM murid

GPS/GPPBKT Memaklumkan murid / waris keputusan
pMeernmgoehluoanraknanSPseBnTarai murid tidak
mematuhi jadual pemulangan buku

Menyediakan rumusan enrolmen murid
Myaennggelaluyaarkkan surat peringatan kepada
murid yang gagal memulangkan buku

GPM G SPBT Mengisi borang keperluan SPBT 6300 mmiinniitt
BTBTR 190

GPK HEM MAneamlibsuisabt islaenmgaaknamn ubroidraynagng tidak 1305 mmiinniitt
BmTeBnTgRem1b9a0likan buku 15 minit
GPM 15 minit
TMinednagkeasnahskuasnulbaonrang BTBTR 1605 mmiinniitt
GPM / PPT 190
Merekod dan mendokumentasi
GPK HEM / G SPBT
GPM / PT Menghantar borang BTBTR 190
kMeeUrenkitoSdPdBaTn Jmaebnadtaonkumentasi
GPM / PT Pendidikan

15 minit

Merekod dan mendokumentasi

CARTA ALIR

Aktiviti 24 : Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

6. CARTA ALIR

Tanggungjawab A Proses Kerja Tempoh masa

TanggunGgjSaPwBTab Mul URUSAN PENERIMAAN BUKU Te3m90pmoinhit masa
a
G SPBT / PT TEKS
P
PK HEM / G MPenreorimsea sbeKkaelarnjabuku teks daripada

GPM SPBT pembekal
G SPBT / PT
MMeenmgbisui aintvkoeitceetapan pengurusan pusat 30 minit
G SPBT / PT sumber 1170 minit
GPM
GPGMSPBT /PT Menghantar pelaporan penerimaan 15 minit
Mbueknuyetedkiaskkaen UpneirtaStuPraBnT pJeanbgagtaunnaan,
GPM pPinejnadmidaiknadnaNnedgaenripemulangan buku 60 hari
G SPBT /GPPTM UpMuResUnaSgt eAsluuNmaPrbkEearLnUkPaUd SpAemNinBjaUmKaUnTbEuKkuS 2 hari
Mkepnagdaasinmgudriadn mengikat buku teks 30 minit
P/GPK yang rosak 60 hari
Merekod buku pinjaman murid
SMeemnayekdainakpaenmbuillaannggaann bnuaksukaphinyjaamngan 180 minit
mteularihd rosak 5 minit

MMeelnagkesalunaarkkaann pseronsaersaipmeluurpidustiadnak
mematuhi jadual pemulangan buku

Mengemaskini rekod dan dokumentasi. 6300 mmiinniitt

Analisis bilangan murid yang tidak 30 minit
mengembalikan buku
TAMAT

SENARAI SEMAK

Aktiviti 24: M7e. nSgEurNuAs SRkAimI SPiEnjMamAaKn Buku Teks

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

PINJAMAN BUKU TEKS

1. Mengeluarkan arahan untuk tindakan

SPBT yang selanjutnya.

2. Menerima arahan serta menyelaras
percetakan BMM

3 Mengedarkan Borang BMM kepada
murid / waris

4. Mengumpul Borang BMM yang telah
dilengkapkan murid / waris

Membuat semakan BMM dan

5. dokumen sokongan dan menyediakan

enrolmen yang layak

Mengadakan mesyuarat jawatankuasa

6. SPBT untuk meluluskan murid yang

layak menerima SPBT

7. Memaklumkan murid / waris tentang
kelulusan permohanan SPBT

7. Menyediakan rumusan enrolmen
murid yang layak

8. Mengisi borang keperluan SPBT

9. Membuat semakan borang pesanan
BTBTR 190 dan Buku Stok

10. Mengesahkan borang pesanan
BTBTR 190 dan Buku Stok

Menghantar borang BTBTR 190 ke

Unit SPBT Jabatan Pendidikan

11.

URUSAN PENERIMAAN BUKU
TEKS

a) Menerima bekalan buku teks
daripada pembekal. Melalui invois,
sila pastikan bahawa;

13. b) Kod dan nama sekolah betul

c) Judul buku dan bilangan buku
adalah sama seperti dalam BTBTR
Kew. 460

d) Buku yang dibekalkan dalam
keadaan baik

Memastikan invois diisi berdasarkan;
a) Menurunkan tandatangan dan kad

pengenalan
b) Menulis tarikh penerimaan buku

14. c) Meletakkan cap sekolah

d) Mengisi buku penerimaan buku
e) Menyerahkan invois yang lengkap

kepada pembekal
f) Menyimpan salinan invois / SAP

Menghantar pelaporan penerimaan

15. buku teks ke Unit SPBT Jabatan

Pendidikan Negeri

URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS

16. Mengasing dan mengikat buku teks

yang rosak. Buku Pendidikan Islam

hendaklah diasingkan.

Menyediakan bilangan naskah yang

17. telah rosak menggunakan borang

Kew.300 V

Melaksanakan proses pelupusan

18. selaras dengan keperluan Akta Arkib

yang sedang berkuatkuasa.

19. Mengemaskini rekod dan
dokumentasi.

PROSES KERJA

Aktiviti 25 : PENGURUSAN PERKHIDMATAN SUMBER LUAR

TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
BIL. JAWAB YANG ADA UNDANG,
HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA

Memerima Surat Setuju

Terima (SST) dan Dokumen
1. P Kontrak daripada JPN/ PPD

P Menyemak Dokumen Kontrak .

2.

P Membuat penurunan kuasa
3. pemantauan keperluan

kontrak kepada GPK HEM
P
4. Melaksanakan pemantauan

berdasarkan keperluan
kontrak
P Sekiranya berlaku
5. ketidaGKMPatuhan, tindakan
susulan perlu diambil
Menyediakan laporan
perkhidmatan dan penilaian
6. GPK HEM prestasi
.

Membuat pengasahan
7. P laporan perkhidmatan dan

penilaian prestasi

Mengantar laporan
perkhidmatan dan penilaian
8. PT prestasi ke JPN/PPD untuk
proses pembayaran

Merekod dan
9. GPK HEM mendokumentasi

CARTA ALIR

Aktiviti 25 : PENGURUSAN PERKHIDMATAN SUMBER LUAR

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

Menerima Surat Setuju Terima (SST)
P dan Dokumen Kontrak daripada

JPN/ PPD

Menyemak Dokumen Kontrak
P

Membuat penurunan kuasa
P pemantauan keperluan kontrak

kepada GPK HEM

P Melaksanakan pemantauan
P
berdasarkan keperluan kontrak
GPK HEM
Tidak Patuh Pematuhan kontrak
P patuh

Tindakan
susulan

Menyediakan laporan perkhidmatan
dan penilaian prestasi

Membuat pengesahan laporan
perkhidmatan dan penilaian prestasi

GPK HEM Mengantar laporan perkhidmatan
dan penilaian prestasi ke JPN/PPD
PT untuk proses pembayaran

Merekod dan mendokumentasi

TAMAT

SENARAI SEMAK

Aktiviti 25 : PENGURUSAN PERKHIDMATAN SUMBER LUAR

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Memerima Surat Setuju Terima (SST)
dan Dokumen Kontrak daripada JPN/
1. PPD

Menyemak Dokumen Kontrak
i. Biodata
2. ii. Tapisan Keselamatan
iii. Laporan Kesihatan
iv. Senarai Bahan

Membuat penurunan kuasa
pemantauan keperluan kontrak
3. kepada GPK HEM

Melaksanakan pemantauan
4. berdasarkan keperluan kontrak

Sekiranya berlaku ketidaGKMPatuhan,
5. tindakan susulan perlu diambil

Menyediakan laporan perkhidmatan
6. dan penilaian prestasi

Membuat pengasahan laporan
perkhidmatan dan penilaian prestasi
7.

Mengantar laporan perkhidmatan dan
penilaian prestasi ke JPN/PPD untuk
8 proses pembayaran

Merekod dan mendokumentasi
9

PROSES KERJA
Aktiviti 26 : Pengurusan Pendaftaran Murid

BIL. TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
YANG ADA UNDANG,
HUBUNGAN/ PERATURAN
DIRUJUK DAN PUNCA

PK KUASA

19. PK HEM/PT Mengenal pasti murid yang yang

akan mendaftar masuk

20. PK HEM/ PT Mendapatkan dokumen kelulusan P
kemasukan murid

Mendapatkan salinan dokumen

yang diperlukan seperti berikut:

a. Salinan surat beranak

b. Salinan kad pengenalan ibu bapa /

21. PK HEM/ PT penjaga PK

c. Salinan surat nikah

d. Surat hak penjagaan anak (jika

berkaitan)

e. Surat anak angkat (jika berkaitan)

Bil air/letrik/cukai pintu

22. PGKMP Menetapkan kemasukan murid ke Guru Kelas
kelas bersuaian Guru Kelas
Guru Data
23. Guru Data Menguruskan pendaftaran murid
masuk melalui sistem APDM

Memastikan data murid yang

24. Guru Kelas lengkap dan tepat melalui sistem

APDM

Menyemak dan mengemaskini

dokumen fail peribadi murid yang

mengandungi:

1. Salinan Keputusan Peperiksaan

Terakhir (jika berkaitan)

2. Buku Rekod Profil Pentaksiran

25. Guru Kelas Sekolah PK
PK
3. Buku Rekod Kesihatan Murid

4. Kad Rawatan Perkhidmatan

Pergigian

5. Buku Rekod Pencapaian Murid

Program j-Qaf

6. Sijil-sijil Pengiktirafan

8. Guru Kelas Mendaftar murid ke dalam buku
daftar rasmi sekolah

9. Guru Kelas /PT Rekod dan dokumentasi PK
CARTA ALIR
Aktiviti 26 : Pengurusan Pendaftaran Murid

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

PK HEM/PT MULA Mengenal pasti murid yang yang akan 2 Minit
PK HEM/ PT mendaftar masuk 2 Minit
PK HEM/ PT Tidak Mendapatkan dokumen kelulusan 5 Minit
Lengkap? kemasukan murid
PGKMP Ya 10 Minit
Guru Data Mendapatkan salinan dokumen yang
Guru Kelas TAMAT diperlukan 5 Minit
Guru Kelas 10 Minit
Guru Kelas Menetapkan kemasukan murid ke kelas
Guru Kelas /PT bersuaian

Menguruskan pendaftaran murid masuk
melalui sistem APDM

Memastikan data murid yang lengkap dan
tepat melalui sistem APDM

Menyemak dan mengemaskini dokumen 60 Minit
fail peribadi murid 5 Minit
3 Minit
Mendaftar murid ke dalam buku daftar
rasmi sekolah

Rekod dan dokumentasi

SENARAI SEMAK
Aktiviti 26 : Pengurusan Pendaftaran Murid

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Mengenal pasti murid yang yang akan mendaftar
masuk

2. Mendapatkan dokumen kelulusan kemasukan
murid

Mendapatkan salinan dokumen yang diperlukan
seperti berikut:
a. Salinan surat beranak
3. b. Salinan kad pengenalan ibu bapa / penjaga
c. Salinan surat nikah
d. Surat hak penjagaan anak (jika berkaitan)
e. Surat anak angkat (jika berkaitan)
f. Bil air/letrik/cukai pintu

4. Menetapkan kemasukan murid ke kelas bersuaian

5. Menguruskan pendaftaran murid masuk melalui
sistem APDM

6. Memastikan data murid yang lengkap dan tepat
melalui sistem APDM

Menyemak dan mengemaskini dokumen fail
peribadi murid yang mengandungi:
1. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir (jika

berkaitan)
7. 2. Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah

3. Buku Rekod Kesihatan Murid
4. Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian
5. Buku Rekod Pencapaian Murid Program j-Qaf
6. Sijil-sijil Pengiktirafan

8. Mendaftar murid ke dalam buku daftar rasmi
sekolah

9. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 27 : Pengurusan Pertukaran Murid

BIL TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
. JAWAB YANG ADA UNDANG,
HUBUNGAN/ PERATURAN
DIRUJUK DAN PUNCA

Guru Kelas KUASA

1. PK / PT Mengenal pasti murid yang akan
bertukar keluar

2. PK / PT Menyerahkan borang pertukaran Guru Aliran
kepada pemohon

3. PK /GAB/PT Memastikan borang lengkap diisi dan P
maklumat tepat sebanyak 5 salinan

4. GAB/PT Mendapatkan salinan dokumen yang PK HEM
diperlukan seperti berikut: PK HEM

a. Salinan surat beranak
b. Salinan kad pengenalan ibu bapa /

penjaga
c. Salinan surat nikah
d. Surat hak penjagaan anak (jika

berkaitan)
e. Surat anak angkat (jika berkaitan)
f. Bil air/letrik/cukai pintu
5. P Mengesahkan permohonan pertukaran
murid keluar

6. PK / PT Menyerahkan dokumen permohonan PK
yang lengkap kepada pemohon untuk
proses kelulusan

7. PK / PT Selepas Kelulusan P

Mendapatkan 1 salinan kelulusan
permohonan pertukaran murid

8. PK /GAB/PT Penyerahan dokumen fail peribadi murid PK/Guru Aliran
kepada pemohon yang mengandungi:

1. Salinan Keputusan Peperiksaan Guru Kelas
Terakhir

2. Buku Rekod Profil Pentaksiran
Sekolah

3. Buku Rekod Kesihatan Murid
4. Kad Rawatan Perkhidmatan

Pergigian
5. Buku Rekod Pencapaian Murid

Program j-Qaf
6. Sijil-sijil Pengiktirafan

9. Guru data Mengeluarkan data murid dari sekolah
melalui sistem APDM

10. PT Rekod dan dokumentasi PK HEM

CARTA ALIR
Aktiviti 27 : Pengurusan Pertukaran Murid

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

PK / PT MULA Mengenal pasti murid yang akan bertukar 5 Minit
PK / PT keluar 2 Minit
PK /GAB/PT TAMAT
GAB/PT Menyerahkan borang pertukaran kepada
pemohon
P
PK / PT Memastikan borang lengkap diisi dan 2 Minit
maklumat tepat sebanyak 5 salinan
PK / PT
PK /GAB/PT Mendapatkan salinan dokumen yang 3 Minit
diperlukan
Guru data
PT Mengesahkan permohonan pertukaran 2 Minit
murid keluar 2 Minit

Menyerahkan dokumen permohonan yang
lengkap kepada pemohon untuk proses
kelulusan

Selepas Kelulusan 2 Minit
Mendapatkan 1 salinan kelulusan
permohonan pertukaran murid

Penyerahan dokumen fail peribadi murid 10 Minit
kepada pemohon

Mengeluarkan data murid dari sekolah 5 Minit
melalui sistem APDM

Rekod dan dokumentasi 3 Minit

SENARAI SEMAK
Aktiviti 27 : Pengurusan Pertukaran Murid

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Mengenal pasti murid yang akan bertukar
keluar

2. Menyerahkan borang pertukaran kepada
pemohon

3. Memastikan borang lengkap diisi dan
maklumat tepat sebanyak 5 salinan

Mendapatkan salinan dokumen yang
diperlukan seperti berikut:

a. Salinan surat beranak

4. b. Salinan kad pengenalan ibu bapa / penjaga

c. Salinan surat nikah
d. Surat hak penjagaan anak (jika berkaitan)
e. Surat anak angkat (jika berkaitan)

f. Bil air/letrik/cukai pintu

5. Mengesahkan permohonan pertukaran
murid keluar

Menyerahkan dokumen permohonan
6. yang lengkap kepada pemohon untuk

proses kelulusan
Selepas Kelulusan

7. Mendapatkan 1 salinan kelulusan
permohonan pertukaran murid

Penyerahan dokumen fail peribadi murid
kepada pemohon yang mengandungi:

7. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir

8. 8. Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah

9. Buku Rekod Kesihatan Murid
10. Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian
11. Buku Rekod Pencapaian Murid Program j-Qaf
12. Sijil-sijil Pengiktirafan

9. Mengeluarkan data murid dari sekolah
melalui sistem APDM

10. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 28 : Pengurusan Aktiviti Unit Beruniform / Kelab dan Persatuan / Sukan dan

Permainan.

TANGGU PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
BIL. NG PROSES KERJA PERATUR
JAWAB ADA AN DAN
HUBUNGAN/
PUNCA
DIRUJUK KUASA

1. P Memberi arahan untuk melaksanakan PK KOKO /

aktiviti kokurikulum GAB

2. PK KO Membuat pelantikan jawatankuasa GAB
3. PK KO kokurikulum GAB

4. GAB Membuat perancangan tahunan dan PK KOKO
mingguan dan penyediaan bahan
kokurikulum

Melaksana aktiviti kokurikulum yang
ditetapkan

5. PK KO Membuat pemantauan dan penilaian GAB
kemajuan murid

6. GAB Membuat perekodan dan analisis keputusan PK KOKO
penilaian murid untuk tindakan
penambahbaikan prestasi murid
dalam kokurikulum

7. PK KO Membuat penilaian keberkesanan GAB
8. GAB aktiviti kokurikulum dan membuat PK KOKO
penambahbaikan terhadap aktiviti
kokurikulum dari masa ke semasa

Membuat pelaporan dan dokumentasi

CARTA ALIR
Pengurusan Aktiviti Unit Beruniform / Kelab dan Persatuan / Sukan dan

Aktiviti 28 : Permainan.

Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh Masa

Mula

P Memberi arahan untuk melaksanakan 30 minit

aktiviti kokurikulum

PK KOKO Melantik jawatankuasa kokurikulum 60 minit
PK KOKO 120 minit
Membuat perancangan tahunan dan
GAB mingguan dan penyediaan bahan
kokurikulum

Melaksana aktiviti kokurikulum yang 120 minit
ditetapkan

PK KOKO Memantau dan menilai kemajuan murid 120 minit
GAB
Merekod, menganalisis dan mengambil 120 minit
PK KOKO tindakan penambahbaikan prestasi murid
GAB dalam kokurikulum

Menilai keberkesanan aktiviti kokurikulum dan 60 minit
membuat penambahbaikan 20 minit

Pelaporan dan dokumentasi

Tamat

SENARAI SEMAK

Aktiviti 28 : Pengurusan Aktiviti Unit Beruniform / Kelab dan Persatuan / Sukan dan
Permainan.

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menerima arahan daripada P untuk
melaksanakan aktiviti kokurikulum

2. Melantik jawatankuasa kokurikulum

Membuat perancangan tahunan dan
3. mingguan dan penyediaan bahan

kokurikulum

Melaksana aktiviti kokurikulum yang
4. ditetapkan

5. Memantau dan menilai kemajuan murid

Merekod, menganalisis dan mengambil
6. tindakan penambahbaikan prestasi murid

dalam kokurikulum

Menilai keberkesanan aktiviti kokurikulum
7. dan membuat penambahbaikan

8. Pelaporan dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 29 : Lawatan Murid

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB YANG ADA UNDANG,
HUBUNGAN/ PERATURAN
DIRUJUK DAN PUNCA

KUASA

Menyediakan kertas cadangan

1. GAB dan mendapatkan kelulusan P
daripada Pengetua atau P

2. GAB Mengedar dan mendapatkan IBU BAPA
kebenaran daripada waris.

3. GAB Mengadakan mesyuarat PK
penyelarasan.

Menyediakan dokumen bagi

mendapatkan kelulusan aktiviti
4. GAB daripada JPN/PPD (35 Hari JPN/PPD

sebelum tarikh lawatan).

5. P Mengesahkan permohonan GAB
lawatan murid

6. GAB Memberi taklimat kepada peserta PK
lawatan dan waris

7. GAB Menyediakan arahan dan PK
peraturan secara bertulis.

Memaklumkan pergerakan
kepada hospital/pusat kesihatan, HOSPITAL
BALAI POLIS
8. GAB balai polis dan JPN/PPD yang JPN
berhampiran dengan tempat PPD

lawatan.

Memastikan Kotak Pertolongan

9. GAB Cemas diperiksa,peralatan PK
mencukupi serta sentiasa ada

bersama sepanjang aktiviti

10. GAB Mencatat pergerakan dalam buku PK

log

Membuat dan menghantar

11. GAB laporan lawatan dan laporan P
perbelanjaan secara bertulis

kepada pelulus

12. GAB Perekodan dan PK
pendokumentasian

CARTA ALIR

Aktiviti 29 : Pengurusan Lawatan murid

Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh Masa

GAB Menyediakan kertas cadangan dan 2880 minit
mendapatkan kelulusan daripada P
GAB
GAB Mengedar dan mendapatkan kebenaran 1440 minit
GAB daripada waris 120 minit

P Mengadakan mesyuarat penyelarasan

GAB Menyediakan dokumen bagi mendapatkan 60,480 minit/ 6 minggu
GAB kelulusan aktiviti daripada JPN (35 hari 1440 minit
GAB sebelum tarikh lawatan)
GAB
GAB Mengesahkan permohonan lawatan murid
GAB
GAB Memberi taklimat kepada peserta lawatan
dan waris

Menyediakan arahan dan peraturan secara 20 minit
bertulis 1440 minit
4320 minit
Memaklumkan pergerakan kepada

hospital/pusat kesihatan, balai polis dan

JPN/PPD yang berhampiran dengan tempat

lawatan

Memastikan peti kecemasan diperiksa dan
sentiasa ada bersama sepanjang aktiviti

Mencatat pergerakan dalam buku log 4320 minit

Membuat dan menghantar laporan lawatan 1440 minit
dan laporan perbelanjaan secara bertulis 20 minit
kepada Pengetua atau P

Perekodan dan pendokumentasian

SENARAI SEMAK

Aktiviti 29 : Lawatan murid

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menyediakan kertas cadangan dan mendapatkan
1. kelulusan daripada P

Mengedar dan mendapatkan kebenaran daripada waris
2.

Mengadakan mesyuarat penyelarasan
3.

Menyediakan dokumen bagi mendapatkan kelulusan
aktiviti daripada JPN (35 hari sebelum tarikh lawatan)
4.

Mengesahkan permohonan lawatan murid
5.

Memberi taklimat kepada peserta lawatan dan waris
6.

Menyediakan arahan dan peraturan secara bertulis
7.

Memaklumkan pergerakan kepada hospital/pusat
kesihatan, balai polis dan JPN/PPD yang berhampiran
8. dengan tempat lawatan

Memastikan peti kecemasan diperiksa dan sentiasa ada
9. bersama sepanjang aktiviti

Mencatat pergerakan dalam buku log
10.

Membuat dan menghantar laporan lawatan dan laporan
11. perbelanjaan secara bertulis kepada Pengetua atau P

Perekodan dan pendokumentasian
12.

SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1.0 Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)
2.0 Falsafah Pendidikan Kebangsaan
3.0 Arahan Pegawai Pengawal

SENARAI BORANG KOD BORANG

BIL. BORANG FM03/01
FM03/02
1. Borang Pemantauan Maklumat Pengurusan Disiplin Di Sekolah FM03/03
2. Format Kebenaran Keluar Kawasan Sekolah FM03/04
3. Format Surat Amaran Pertama Untuk Ketidakhadiran Ke Sekolah FM03/05
4. Format Surat Jawapan Ibu Bapa / Penjaga FM03/06
5. Format Surat Amaran Kedua Untuk Ketidakhadiran Ke Sekolah FM03/07
6. Format Surat Amaran Ketiga Untuk Ketidakhadiran Ke Sekolah FM03/08
7. Format Surat Pemberitahuan Pembuangan Sekolah
8. Format Surat Lantikan Pengawas Sekolah

9. Borang Permohonan Bantuan Di Bawah Kumpulan Wang Amanah Pelajar FM03/09
Miskin FM03/10
FM03/11
10 Borang Ringkasan Permohonan Bantuan Kumpulan Wang Amanah Pelajar FM03/12
Miskin FM03/13
FM03/14
11. Contoh Surat Panggilan Penyerahan Bantuan KWAPM Kepada Ibu Bapa / FM03/15
Penjaga FM03/16
FM03/17
12. Borang Maklumat Mengenai Murid Yang Menyertai RMT FM03/18
FM03/19
13. Borang Kehadiran Murid RMT FM03/20
FM03/21
14. Borang Maklumat Murid RMT (KP/RMT/C) FM03/22
FM03/23
15. Borang Maklumat Murid Guru SBT (SBT3/2008) FM03/24
FM03/25
16. Borang Maklumat SBT Sekolah (SBT 2/2008) FM03/26

17. Contoh Surat Makluman Pemberitahuan Bantuan Tuisyen Di Bawah Skim
Bantuan Tuisyen (SBT 1/2008)

18. Contoh Surat Perakuan Penerimaan Bantuan Tuisyen Di Bawah Skim Bantuan
Tuisyen

19. Borang Permohonan Untuk Berkhidmat Sebagai Guru Tuisyen SBT (SBT
4/2008

20. Surat Perlantikan Sebagai Guru Tuisyen SBT (SBT 5/2008)

21. Borang Tuntutan Bayaran Tuisyen Guru (SBT 6(A)/2008)

22. Penyata Senari Murid Yang Layak Menerima Bantuan Tuisyen / Kehadiran
Murid (SBT 6(B)/2008)

23. Borang Laporan Pemantauan Kelas SBT Di Sekolah (SBT 7/2008)

24. Borang Laporan Pemantauan Kelas SBT Oleh Pegawai Akademik Pejabat
Pelajaran Daerah (SBT 8/2008)

25. Borang Pemantauan Kelayakan Murid SPBT (SPBT 1- Pind 11/03)

26. Borang Pengakuan Pendapatan Untuk Penjaga Yang Tiada Penyatagaji

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

BIL. NAMA JAWATANKUASA
1 Ketua Panitia Pengajian Perniagaan Tingkatan 6
2 JK Bidang Pentadbiran dan Pengurusan
3 JK Bidang Kurikulum
4 JK Bidang HEM
5. JK Bidang Kokurikulum
JK PIBG
6.
7. JK Kewangan