PANDUAN PESERTA PROGRAM KELAYAKAN PROFESIONAL PEMIMPIN PENDIDIKAN KEBANGSAAN National Professional Qualification for Educational Leaders
SUBMODUL 4.1: PENGURUSAN SUMBER DAN OPERASI Hak Cipta Terpelihara©2023 Hak cipta terpelihara. Tiada mana-mana bahagian daripada buku panduan ini boleh dihasilkan semula ataupun dipetik secara menyeluruh atau ditukarkan ke dalam sebarang bentuk atau dengan sebarang alat juga pun, sama ada dengan cara elektronik, gambar serta rakaman dan sebagainya tanpa kebenaran bertulis daripada Pengarah Institut Aminuddin Baki. Salinan boleh dimuat turun hanya untuk kegunaan latihan Institut Aminuddin Baki sahaja. 4.1.2 PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN DAN PESEKITARAN FIZIKAL 4.1.3 PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN PEJABAT 4.1.4 PENGURUSAN SUMBER PENDIDIKAN DAN DIGITAL 4.1.1 PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH
PANDUAN PESERTA PROGRAM KELAYAKAN PROFESIONAL PEMIMPIN PENDIDIKAN KEBANGSAN National Professional Qualification for Educational Leaders
BIL PERKARA MUKA SURAT 1. Pengenalan BK43b 1 – 8 2. Tugasan Sebelum Kuliah (e-Resos) 2.1 Arahan Tugasan Kuliah Bersemuka 10 2.2 Arahan Tugasan 1: Pemantapan Belanjawan 11 – 13 3. Pengurusan Belanjawan Sekolah Slaid Mini Kuliah: Pengurusan Belanjawan Sekolah 14 – 28 4. Pengurusan Terimaan dan Pungutan Slaid Mini Kuliah: Pengurusan Terimaan dan Pungutan 29 – 39 5. Pengurusan Perolehan dan Bayaran Slaid Mini Kuliah: Pengurusan Perolehan dan Bayaran 40 – 54 6. Audit dan Akauntabiliti Slaid Mini Kuliah: Audit dan Akauntabiliti 55 – 72 7. Aktiviti Berasaskan Sekolah Arahan Tugasan 73 – 75 8. Rujukan 8.1 Soalan Lazim Pengurusan Kewangan Sekolah 77 – 89 8.2 Glosari Pengurusan Kewangan Sekolah 90 – 102 8.3 Rujukan Pengurusan Kewangan Sekolah 103 – 105 8.4 Penghargaan 106 – 108 4.1.1 PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH
1. PENGENALAN BK43b
1 RANCANGAN SESI LATIHAN Nama Program Latihan: PROGRAM KELAYAKAN PROFESIONAL PEMIMPIN PENDIDIKAN KEBANGSAAN (NPQEL) 2.0. (VERSI 2022) Topik Pengajaran: Pengurusan Sumber Operasi: Pengurusan Kewangan Sekolah Kompetensi: Menyelesaikan Masalah dan Berkeperibadian Tinggi A. OBJEKTIF PEMBELAJARAN A1: e-NPQEL 1. Mengenal pasti punca kuasa dalam pengurusan kewangan sekolah. 2. Menyenaraikan bidang utama pengurusan kewangan. 3. Mengaitkan bidang utama pengurusan kewangan dan tatacara pelaksanaan. 4. Mengenal pasti penemuan lazim dalam pengauditan kawalan pengurusan kewangan secara umum. 5. Mengenal pasti peranan dan tanggungjawab Pengurus Sekolah dalam pengurusan kewangan sekolah secara umum. A2: e-TUTORIAL 1. Mengenal pasti isu berdasarkan kajian kes pengurusan kewangan. 2. Menyediakan carta alir penyelesaian kajian kes mengikut prosedur berkuat kuasa A3: BERSEMUKA 1. Membuat perancangan perbelanjaan tahunan berdasarkan peruntukan tahun semasa bagi memastikan penyediaan persekitaran PdPc yang kondusif. 2. Menilai agihan peruntukan dan perbelanjaan bantuan persekolahan dibuat BK43b BK43b (Pindaan)
2 secara berkesan serta mematuhi peraturan yang berkuat kuasa. 3. Menilai tindakan pengurusan terimaan dan pungutan berdasarkan peraturan yang berkuat kuasa. 4. Menyemak, menilai dan membuat refleksi pengurusan perolehan dan bayaran yang dilaksanakan mematuhi pekeliling berkuat kuasa. 5. Menghubung kait pengauditan kawalan pengurusan kewangan sekolah dan akauntabiliti pengurus sekolah. A4: AKTIVITI BERASASKAN SEKOLAH/PRAKTIKUM 1. Mengaplikasikan peraturan dan pekeliling yang berkuat kuasa dalam menguruskan perolehan dan bayaran. B. KANDUNGAN TOPIK B1: e-NPQEL 1. Pengenalan Pengurusan Sumber Operasi i. Pengurusan Kewangan Sekolah. ii. Pengurusan Aset Alih Kerajaan dan Fizikal iii. Pengurusan dan Pentadbiran Pejabat. iv. Pengurusan Sumber Pendidikan dan Digital 2. Pengurusan Kewangan i. Objektif pembelajaran a. Mengenal pasti punca kuasa dalam pengurusan kewangan sekolah. b. Menyenaraikan bidang utama pengurusan kewangan. c. Mengaitkan bidang utama pengurusan kewangan dan tatacara pelaksanaan. d. Mengenal pasti penemuan lazim dalam pengauditan kawalan pengurusan kewangan. e. Mengenal pasti peranan dan tanggungjawab Pengurus Sekolah dalam pengurusan kewangan sekolah.
3 ii. Punca Kuasa a. Senarai Punca Kuasa Utama - Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (TPPKWS) Edisi 2012 - Surat Pekeliling Kewangan dan Pindaan - Arahan Perbendaharaan - Portal Pekeliling Perbendaharaan iii. Bidang utama pengurusan kewangan sekolah a. Pengurusan Bantuan Persekolahan - Jenis-jenis Bantuan - Bantuan Umum - Bantuan Khusus - Bantuan One-off b. Pengurusan Terimaan dan Pungutan - Maksud Terimaan - Tatacara Terimaan dan Pungutan c. Perolehan - Maksud perolehan - Jenis-jenis Perolehan - Tatacara Perolehan d. Pengurusan Bayaran - Maksud bayaran - Kaedah bayaran - Tatacara Bayaran iv. Pengauditan Pengurusan Kewangan Sekolah a. Kawalan Penyata Kewangan b. Kawalan Pengurusan c. Kawalan Terimaan d. Kawalan Perbelanjaan e. Kawalan Aset
4 v. Akauntabiliti Pengurus Sekolah dalam Pengurusan Kewangan Sekolah a. Penurunan kuasa b. Pelantikan c. Serahan Tugas d. Laporan Kewangan e. Pemeriksaan mengejut f. Surcaj dan Penalti 3. Kuiz Keseluruhan Pengurusan Sumber dan Operasi B2: BERSEMUKA 1. Pengurusan Belanjawan a. Sumber Kewangan i. Anggaran Belanja Mengurus ii. Bantuan Persekolahan b. Pengurusan Belanjawan Berkesan i. Punca Kuasa ii. Bantuan Umum iii. Langkah Penyediaan Belanjawan c. Peranan Pengurus Sekolah 2. Pengurusan Terimaan dan Pungutan i. Konsep dan prosedur Terimaan dan Pungutan ii. Peranan Pengurus Sekolah dalam Pengurusan Terimaan dan Pungutan 3. Pengurusan Perolehan dan Bayaran a. Pengurusan Perolehan i. Konsep dan Prosedur Perolehan ii. Peranan Pengurus Sekolah b. Pengurusan Bayaran i. Konsep dan Prosedur Bayaran ii. Peranan Pengurus Sekolah dalam pengurusan bayaran
5 4. Pengauditan dan Akauntabiliti a. Definisi, kaedah dan proses pengauditan b. Punca kuasa dan tanggungjawab Pengurus Sekolah c. Komponen Laporan Audit i. Penyata Kewangan Sekolah ii. Kunci Kira-Kira iii. Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan iv. Penyata Penerimaan dan Pembayaran v. Nota Kepada Akaun vi. Penyata Penyesuaian Bank vii. Pensijilan Penyata Kewangan Sekolah d. Refleksi Pengauditan Kawalan Pengurusan Kewangan i. Kawalan Penyata Kewangan ii. Kawalan Pengurusan iii. Kawalan Terimaan iv. Kawalan Perbelanjaan v. Penarafan Pengurusan Kewangan Sekolah e. Akauntabiliti dan Kawalan Pengurusan Kewangan Sekolah C. PENILAIAN 1. Penilaian Akhir e-NPQEL 2. e-Tugasan 3. Praujian dan Pascaujian 4. Senarai Semak Aktiviti 5. Validasi 1 6. Praktikum
6 D. RUJUKAN Tatacara Pengurusan Kewangan Sekolah dilaksanakan berdasarkan peruntukan undang-undang dan peraturan seperti berikut: 1. Perlembagaan Persekutuan 1.1 Perkara 97(1) Segala hasil dan wang tidak kira bagaimana jua pun diperdapatkan atau diterima oleh Persekutuan, tertakluk kepada peruntukan Perlembagaan ini dan undang-undang persekutuan, hendaklah dibayar ke dalam dan menjadi satu kumpulan wang, yang dikenali sebagai Kumpulan Wang Disatukan Persekutuan. 1.2 Perkara 104(3) – Tiada apa-apa wang boleh dikeluarkan daripada Kumpulan Wang Disatukan kecuali mengikut cara yang diperuntukkan oleh Undangundang Persekutuan. 2. Akta Tatacara Kewangan 1957 (Akta 61) 2.1 Seksyen 3 - Kumpulan Wang Disatukan bermakna Kumpulan Wang Disatukan Persekutuan dan Kumpulan Wang Disatukan Negeri sebagai yang diberi oleh Artikel 97(1) dan (2) Perlembagaan Persekutuan dan rujukan kepada Akaun Hasil Disatukan, Akaun Pinjaman Disatukan dan Akaun Amanah Disatukan adalah rujukan-rujukan bagi akaun kumpulan wang tertentu yang dimaksudkan. 2.2 Seksyen 15A – berkaitan dengan penetapan had kuasa dan tugas yang diberi oleh Pegawai Pengawal kepada Pegawai Perakaunan. 3. Akta Pendidikan 1996 {Peraturan-peraturan (Akaun dan Audit) 2002} 4. Arahan Perbendaharaan (AP) 4.1 AP 11 – Penetapan Kuasa dan Tugas Pegawai Pengawal; 4.2 AP 53, 53A – Tanggungjawab Pegawai Pengawal; 4.3 AP 54 – Pegawai Pengawal Dikehendaki Mengawal Perbelanjaan; 4.4 AP 55 – Perbelanjaan Darurat; 4.5 AP 58 – Pembayaran Yang Memerlukan Kebenaran Khas 4.6 AP 59 – Pembayaran Bagi Barang-barang Dan Perkhidmatan Yang Dibekal Dengan Suci Hati Tidak Boleh Ditahan; 4.7 AP 60 hingga 91 – Terimaan; 4.8 AP 92 hingga 103 – Bayaran; 4.9 AP 111 hingga 113 – Panjar; 4.10 AP 115 hingga 124 – Cek, Draf dan Pindaan Dana Elektronik; 4.11 AP 125 hingga 135 – Peti Besi atau Bilik Kebal;
7 4.12 AP 145 – Akaun Perbendaharaan Kecil; 4.13 AP 150 – Pemusnahan Buku Akaun dan Rekod Kewangan; 4.14 AP 166 hingga 236 – Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja; 4.15 AP 306 – Pertanyaan Audit 4.16 AP 308 – Pemeriksaan Dalaman; 4.17 AP 309 – Pemeriksaan Mengejut; 4.18 AP 322 – Pelarasan Kewangan Sementara Mengenai Kehilangan; 4.19 AP 327(a) – Kehilangan Kerana Pembayaran Lebih Atau Pembayaran Tanpa Kuasa; 4.20 AP 327(b) – Mendapatkan Balik Pembayaran Lebih Dengan Ansuran; 4.21 AP lain berkaitan yang berkuat kuasa. Rujuk : https://www.mof.gov.my/ms/ 5. Pekeliling Perbendaharaan (PP) 5.1 PP Pengurusan Belanjawan PB 3.1 – Garis Panduan Penjimatan Perbelanjaan Awam 5.2 PP Pengurusan Belanjawan PB 3.3 – Garis Panduan Perbelanjaan Darurat (AP 55) dan Perolehan Darurat (AP 173.2); 5.3 PP Perolehan Kerajaan PK 1.1 – Punca Kuasa, Prinsip Dan Kategori Perolehan Kerajaan; 5.4 PP Perolehan Kerajaan PK 2.1 – Perihal Umum; 5.5 PP Perolehan Kerajaan PK 2.2 – Tender Terbuka; 5.6 PP Perolehan Kerajaan PK 2.5 – Kontrak Pusat 5.7 PP Perolehan Kerajaan PK 2.7 – Kontrak Panel Berpusat 5.8 PP Perolehan Kerajaan PK 2.9 – Sebut Harga 5.9 PP Perolehan Kerajaan PK 2.10 – Pembelian Terus (Bekalan dan Perkhidmatan) 5.10 PP Perolehan Kerajaan PK 2.11 – Lantikan Terus dan Kerja-kerja Requisition 5.11 PP Perolehan Kerajaan PK 2.16 – Tatacara Perolehan Perkhidmatan Pengendalian Kursus Dan Latihan 5.12 PP Pengurusan Wang Awam WP 10.3 – Pengurusan Kehilangan Dan Hapus Kira Wang Awam
8 5.13 PP Pengurusan Wang Awam WP 10.6 – Pengurusan Akaun Belum Terima 5.14 PP Tadbir Urus Kewangan PS 5.1 – Garis Panduan Pelaksanaan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun; dan 5.15 PP lain berkaitan yang berkuat kuasa. Rujuk : https://ppp.treasury.gov.my/ 6. Surat Pekeliling Perbendaharaan dan Garis Panduan yang dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia yang berkuat kuasa. 7. Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia (SPANM) 7.1 SPANM Bilangan 1 Tahun 2020 – Tatacara Pengurusan Bayaran Emolumen Pegawai Awam Persekutuan 7.2 SPANM Bilangan 3 Tahun 2019 – Tatacara Pengurusan Terimaan; 7.3 SPANM Bilangan 4 Tahun 2019 – Tatacara Pengurusan Akaun Deposit; 7.4 SPANM Bilangan 7 Tahun 2018 – Tatacara Pengurusan Bayaran; dan 7.5 SPANM lain berkaitan yang berkuat kuasa. Rujuk : https://www.anm.gov.my/utama 8. Surat Pekeliling Kewangan dan Garis Panduan yang dikeluarkan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia 8.1 Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah Edisi 2012; 8.2 Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 1 Tahun 2021 – Pengurusan Kewangan Bagi Peruntukan Bantuan Persekolahan Umum Kementerian Pendidikan Malaysia; 8.3 Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 3 Tahun 2021 – Bantuan Persekolahan Khusus Asrama Kementerian Pendidikan Malaysia; 8.4 Prosedur Tetap Operasi – Pengurusan Kehilangan Dan Hapus Kira Wang Awam; dan 8.5 Surat Pekeliling Kewangan dan Garis Panduan lain berkaitan yang berkuat kuasa. Rujuk : https://www.moe.gov.my/ 9. Surat Siaran/Arahan Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) berkaitan yang berkuat kuasa.
2. TUGASAN SEBELUM KULIAH PROGRAM KELAYAKAN PROFESIONAL PEMIMPIN PENDIDIKAN KEBANGSAAN National Professional Qualification for Educational Leaders
10 2.1 ARAHAN TUGASAN SEBELUM KULIAH BERSEMUKA 1. Submodul Pengurusan Kewangan Sekolah mempunyai satu (1) tugasan yang perlu dilengkapkan secara individu oleh semua peserta sebelum sesi kuliah bersemuka. 2. Tugasan tersebut perlu dilengkapkan dengan sempurna dalam lembaran kerja yang disediakan dan dimuat naik ke e-Laporan dua (2) hari sebelum sesi bersemuka dijalankan. 3. Semua bahan tugasan perlu dibawa semasa sesi kuliah untuk dibincangkan. 4. Semua peserta juga perlu membawa Salinan Penyata Kewangan Beraudit Bagi Tahun Berakhir Pada 31 Disember 2020 atau 2019 dan Laporan Pengurusan Kewangan Sekolah masing-masing. 5. Bagi peserta dari Bahagian KPM, Jabatan Pendidikan Negeri atau Pejabat Pendidikan Daerah, boleh mendapatkan bahan perkara 4 daripada mana-mana sekolah dengan izin pengetua/ guru besar sekolah berkaitan. 6. Tugasan/ dokumen ini adalah semata-mata bagi tujuan kegunaan latihan sahaja.
11 ARAHAN TUGASAN : PEMANTAPAN BELANJAWAN SEKOLAH 1. Peserta perlu merujuk: a. Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 1 Tahun 2021 (SPK 1/2021) - Pengurusan Kewangan Bagi Peruntukan Bantuan Persekolahan Umum Kementerian Pendidikan Malaysia b. Borang Tuntutan Bantuan Persekolahan Umum (TBPR/M) Tahun 2022 c. Lembaran Kerja L1 2. Kaji jenis, kadar dan maksud belanja bantuan persekolahan dalam SPK1/2021 untuk mengetahui punca pendapatan dan perbelanjaan yang dibenarkan. 3. Peserta perlu mendapatkan maklumat TBPR/M ATAU e-SPKWS tahun semasa dari sekolah peserta untuk mengetahui amaun peruntukan bantuan persekolahan yang diterima daripada sumber kerajaan. Peruntukan daripada sumber lain juga boleh diambil kira sekiranya ada. 4. Bagi peserta dari Bahagian KPM, Jabatan Pendidikan Negeri atau Pejabat Pendidikan Daerah, boleh mendapatkan maklumat daripada mana-mana sekolah mana sekolah dengan izin pengetua/ guru besar sekolah berkaitan. 5. Berdasarkan peruntukan bantuan yang diterima (perkara 3 atau 4), serta maksud belanja dalam SPK 1/2021, peserta perlu menyediakan anggaran belanjawan tahunan mengikut format Lembaran Kerja L1 (excel) berdasarkan bidang SKKSM. 6. Setiap individu dalam kumpulan perlu menyediakan belanjawan mengikut bidang yang telah ditetapkan seperti Jadual di bawah: Agihan Kumpulan Mengikut Bidang SKKSM KUMPULAN BIDANG 1 Pengurusan Kurikulum 2 Pengurusan Ko-Kurikulum 3 Pengurusan Hal Ehwal Murid 4 Pengurusan Kurikulum
12 7. Panduan Mengisi Lembaran Kerja L1 a. Matlamat Nyatakan apakah matlamat yang ingin dicapai oleh bidang berkenaan pada tahun 202... dengan menggunakan anggaran peruntukan/pendapatan yang akan diterima. b. Baki Awal pada 1.1.202… Nyatakan jika ada baki yang dibawa daripada tahun sebelumnya. c. Pendapatan Senaraikan semua sumber kewangan berdasarkan Bantuan-bantuan Persekolahan yang sekolah terima sama ada daripada sumber Kerajaan atau bukan Kerajaan bagi bidang berkenaan sahaja. Boleh tambah baris PENDAPATAN jika diperlukan. d. Perbelanjaan Nyatakan program/aktiviti/perolehan yang dirancang beserta kos yang diperlukan dengan merujuk kepada anggaran PENDAPATAN. Boleh tambah baris PERBELANJAAN jika perlu. e. Justifikasi Berikan justifikasi terhadap agihan perbelanjaan yang dilaksanakan, Nyatakan mengapa sesuatu program/aktiviti/perolehan tersebut dibuat dengan sejumlah agihan peruntukan (kaitkan dengan matlamat bidang) contohnya Program Peningkatan Prestasi Bahasa Melayu diberi agihan yang lebih besar kerana GPS Bahasa Melayu yang rendah. f. Baki untuk penggunaan tahun berikut
13 Lembaran Kerja L1 SK/SMK………………………………………………………….….……… Anggaran Belanjawan …………………………………………….… Bagi Tahun Kewangan …….……………………. Matlamat: PERKARA RM PENDAPATAN Baki Awal Pada 1.1.202…. Anggaran Pendapatan (Nyatakan Sumber) 1. 2. 3. JUMLAH PENDAPATAN PERBELANJAAN 1. 2. 3. 4. 5. JUMLAH PERBELANJAAN BAKI AKHIR Justifikasi: Disediakan oleh: Kumpulan: Tarikh: Nota: Sila gunakan template format excel. Ruangan boleh ditambah jika perlu.
3. PENGURUSAN BELANJAWAN SEKOLAH
15 1. Membuat perancangan perbelanjaan tahunan berdasarkan peruntukan tahun semasa bagi memastikan penyediaan persekitaran PdPc yang kondusif. 2. Menilai agihan peruntukan dan perbelanjaan bantuan persekolahan dibuat secara berkesan serta mematuhi peraturan yang berkuat kuasa. PAPARAN SLAID CATATAN SLAID MINI KULIAH: PENGURUSAN BELANJAWAN SEKOLAH
16
17 \\
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
4. PENGURUSAN TERIMAAN DAN PUNGUTAN
30 1. Menilai tindakan pengurusan terimaan berdasarkan peraturan yang berkuat kuasa. 2. Menilai tindakan pengurusan pungutan berdasarkan peraturan yang berkuat kuasa. PAPARAN SLAID CATATAN SLAID MINI KULIAH: PENGURUSAN TERIMAAN DAN PUNGUTAN
31
32
33
34
35
36
37
38
39
5. PENGURUSAN PEROLEHAN DAN BAYARAN
41 1. Menyemak dan menilai pengurusan perolehan dan bayaran berdasarkan dokumen sekolah. 2. Membuat refleksi pengurusan perolehan dan bayaran berdasarkan pekeliling yang berkuatkuasa. PAPARAN SLAID CATATAN SLAID MINI KULIAH: PENGURUSAN PEROLEHAN DAN BAYARAN
42
43
44
45