46
47
48
49
50
51
52
53
54
6. AUDIT DAN AKAUNTABILITI
56 1. Mengenal pasti dan menghubung kait maklumat bermakna dalam Laporan Audit Sekolah. 2. Membuat refleksi terhadap penemuan-penemuan audit dengan akauntabiliti pengurus sekolah dalam pengurusan kewangan. PAPARAN SLAID CATATAN SLAID MINI KULIAH: AUDIT DAN AKAUNTABILITI Di akhir sesi ini diharapkan anda dapat: ❖ Mengenal past i dan menghubungkait makl umat bermaknadal amLaporan Audit Sekol ah. ❖ Membuat refl eksi t erhadap penemuan- penemuanaudit dengan akauntabil it i pengurussekol ah dal ampengur usan kewangan. OBJEKTIF 2
57 Peraturan-peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002 yang dibuat di bawah Seksyen 130 Akta Pendidikan 1996 (Akta 550) Institusi pendidikan Islam, institusi pendidikan Kerajaan atau bantuan Kerajaan yang menerima bantuan kewangan tahunan dikehendaki mengemukakan Penyata Kewangan Sekolah bagi tahun berakhir pada 31 Disember setiap tahun mengikut prinsip perakuan yang diterima umum kepada Ketua PTJ (Ketua Pusat Tanggungjawab). 3 PUNCA KUASA 4 PENGAUDITAN OLEH BAHAGIAN AUDIT SEKOLAH (BAS) ❑ Pengauditan terhadap Penyata Kewangan Sekolah ❑ Pengauditan Pengurusan Kewangan Sekolah 5
58 6 PENYERAHAN PENYATA DAN DOKUMEN KEWANGAN SEKOLAH PENGAUDITAN PENYATA DAN PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH PEMERHATIAN AUDIT DIKELUARKAN SESI EXIT CONFERENCE BERSAMA PENGURUS SEKOLAH DAN PEGAWAI PIHAK SEKOLAH TERLIBAT MENJAWAB PEMERHATIAN AUDIT SECARA BERTULIS PENYEDIAAN DAN PENGELUARAN LAPORAN AUDIT LAPORAN AUDIT TAHUNAN DISATUKAN PROSES KERJA PENGAUDITAN LAPORAN AUDIT SEKOLAH DISATUKAN TAHUN 2020 7 PENGAUDITAN Penyata Kewangan Sekolah Pengauditan dijalankan adalah untuk memberi pendapat sama ada penyata kewangan sekolah di bawah Kumpulan Wang Sekolah menggambarkan kedudukan yang benar dan saksama selaras dengan Jadual (Peraturan 3) Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002. 8
59 PENYATA KEWANGAN TAHUNAN (PKT) Penyata yang menunjukkan kedudukan kewangan kumpulan wang berkenaan bagi sesuatu tahun berakhir 31 Disember Nota Kepada Akaun Penyata Penerimaan & Pembayaran Penyata Pendapatan & Perbelanjaan Kunci Kira-Kira ▪ Buku Tunai KW ▪ Buku Tunai PWR ▪ Akaun Subsidiari ▪ Daftar Bil ▪ Daftar Penghuni Asrama ▪ Jadual Kedatangan Murid ▪ Daftar Akaun Belum Terima ▪ Daftar Akaun Belum Bayar ▪ Penyata Kewangan Tahunan Sebelum ▪ Sijil Perakuan PWR ▪ Penyata Penyesuaian Bank DOKUMEN UNTUK SEDIA PKT 9 10 JENIS SIJIL AUDIT PENDAPAT TANPA TEGURAN BERTENTANGAN TANPA PENDAPAT BERTEGURAN PENDAPAT BOLEHUBAH TANPA TEGURAN TANPA TEGURAN DENGAN Emphasis of Matter 11 CONTOH PENSIJILAN PENYATA KEWANGAN SEKOLAH - BERTEGURANCONTOH PENSIJILAN PENYATA KEWANGAN SEKOLAH - TANPA TEGURAN -
60 PENGESAHAN PENYATA KEWANGAN SEKOLAH BAGI TAHUN BERKAHIR 31 DISEMBER 2019 12 ANALISIS PENSIJILAN PENYATA TAHUNAN SEKOLAH 13 AKTIVITI 1 14 Laporan Audit: Penyata Kewangan Sekolah § Pensijilan Penyata Kewangan Sekolah § Kunci kira-kira § Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan § Penyata Penerimaan dan Pembayaran § Nota Kepada Akaun LEMBARAN 4A1
61 Baki awal yang dinyatakan di penyata kewangan tidak mengikut baki yang diaudit 29 PENDAPAT BERTEGURAN Kesilapan mengisytihar amaun di penyata kewangan seperti deposit sewaan tidak diisytihar sebagai Deposit Diterima dan lain-lain salah nyata Penyata kewangan yang dikemukakan tidak seimbang Penyata kewangan lewat dikemukakan 69 83 243 Penemuan Audit terhadap empat (4) isu penyata kewangan sekolah bagi tahun berakhir pada 31 Disember 2019 adalah seperti berikut: 15 16 Baki awal tidak dapat disahkan kerana penyata tahun lalu diberi Tanpa Pendapat 5 PENDAPAT BERTENTANGAN Baki awal di penyata kewangan tidak dapat disahkan Penyata kewangan tidak tepat dan tidak dapat disahkan Pembayaran tidak dapat disahkan 2 1 5 Penemuan Audit melibatkan empat (4) isu di penyata kewangan sekolah bagi tahun berakhir 31 Disember 2019 menyebabkan Pendapat Bertentangan diberikan terhadap 9 sekolah. 17
62 18 PENDAPAT TANPA PENDAPAT 19 PENGAUDITAN Pengurusan Kewangan Sekolah Pengauditan terhadap pengurusan kewangan sekolah bertujuan untuk memberi penarafan terhadap tahap pengurusan kewangan di sekolah sama ada ianya dilaksanakan mengikut undang-undang dan peraturan kewangan yang berkaitan. Penarafan mengikut tahap pencapaian pengurusan kewangan sekolah telah diperkenalkan oleh Bahagian Audit Sekolah bagi membantu pihak sekolah dalam usaha meningkatkan tahap pengurusan kewangan sekolah. 20
63 21 PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH KAWALAN PENYATA KEWANGAN KAWALAN PERBELANJAAN KAWALAN TERIMAAN KAWALAN PENGURUSAN 1 2 3 4 Menyemak rekod dan dokumen kewangan bagi tujuan penilaian terhadap elemen utama pengurusan kewangan PENARAFAN PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH 22 23 CONTOH PENARAFAN PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH
64 PENARAFAN PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH TAHUN 2019 24 25 AKTIVITI 2 26 LAPORAN AUDIT: PENGURUSAN KEWANGAN ▪ Penarafan Pengurusan Kewangan Sekolah ▪ Kawalan Penyata Kewangan ▪ Kawalan Pengurusan ▪ Kawalan Terimaan ▪ Kawalan Perbelanjaan LEMBARAN 4A2
65 27 28 29
66 SIASATAN ❖ LAPORAN KHAS ❖ LAPORAN ADUAN 30 Laporan Khas dikeluarkan untuk melaporkan hasil siasatan lanjut terhadap penemuan-penemuan audit berkaitan ketidakpatuhan peraturan kewangan yang menjurus kepada wujudnya penipuan, pecah amanah, penyelewengan dan salah guna kuasa. Laporan Aduan ialah laporan daripada siasatan yang dijalankan hasil daripada aduan yang diterima daripada pelbagai sumber termasuk surat aduan awam, emel dan Sistem Pengurusan Aduan Awam (SISPAA), Kementerian Pendidikan Malaysia. 31 LAPORAN AUDIT SEKOLAH DISATUKAN TAHUN 2020 32
67 RUMUSAN DAPATAN AUDIT ❖ Isu penyelewengan dan pecah amanah ini disebabkan oleh kelemahan pihak pengurusan sekolah. Kebanyakan kes yang berlaku disebabkan oleh: i. kutipan dibuat tanpa kelulusan Pendaftar terlebih dahulu; ii. buku cek diserahkan kepada Pembantu Tadbir tanpa pemantauan yang khusus oleh Pengurus Sekolah; iii. penyediaan penyata kewangan dan perbelanjaan yang tidak dikawal selia oleh Pengurus Sekolah;dan iv. pemeriksaan mengejut tidak dijalankan secara berkala selaras dengan AP309. 33 MENGAPA PENGURUS SEKOLAH PERLU TAHU MENTAFSIR LAPORAN AUDIT 01:PLANNING Merancang Belanjawan 02:ORGANIZING Tindakan penambahbaikan 03:LEADING Pemantauan berterusan dan bimbingan 04:CONTROLLING Kawalan pengurusan dan penilaian 34 AKAUNTABILITI Akauntabiliti ad alah memikul amanah untuk menjalankan aktiviti yang ditentukan, secara b ertanggungjawab ke atas kejayaan atau kegagalannya. 35
68 1. Penurunan Kuasa 2. Serahan Tugas 3. Penyata Kewangan Sekolah 4. Melantik Juruaudit Dalam 5. Pelantikan JPKA di sekolah 6. Penyediaan Rekod/ Dokumen Kewangan Untuk Pengauditan 8. Menjawab Laporan/ Pertanyaan Audit 7. Mengadakan Pemeriksaan Mengejut 9. Kehilangan dan Hapuskira Surcaj dan Penalti 36 CONTOH PENURUNAN KUASA CONTOH SERAHAN TUGAS 37 38 Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002 Peraturan 6 : Penyata Kewangan Sekolah disediakan setiap tahun oleh Pengurus Sekolah Menyediakan Penyata Kewangan Tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember setiap tahun mengikut prinsip perakaunan yang telah ditetapkan ❖ Walau bagaimanapun perlu dikemukakan pada 28/29 Februari kepada Ketua PTJ atau Pejabat Audit SPK Bil 4/1988 Penyata Kewangan tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember tiaptiap tahun perlu dikemukakan kepada Bahagian Audit Sekolah tidak lewat dari 31 Mac tahun berikutnya bagi tujuan pengauditan 1 2
69 39 Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002 Peraturan 13: Kegagalan menghantar Penyata Kewangan Sekolah boleh dikenakan PENALTI i) Didenda tidak melebihi RM5,000.00 atau ii) Dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi 3 bulan atau iii) Kedua-duanya Tugas Juruaudit Dalam adalah seperti berikut: (a) menyemak rekod kewangan; (b) memastikan prosedur dan peraturan kewangan d ip atuhi (c) menyediakan laporan hasil pemeriksaan dan mengemukakan kepada Pengurus Sekolah serta membentangkan dalam Mesyuarat JPKA. Pengurus Sekolah perlu melantik secara bertulis seorang guru yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan kewangan dan perakaunan sekolah sebagai Juruaudit Dalam untuk memastikan wujud kawalan dalaman dalam pengurusan kewangan dan perakaunan sekolah. CONTOH SURAT LANTIKAN JURUAUDIT DALAM 40 Pelantikan JPKA di sekolah Penyediaan Rekod/ Dokumen Kewangan Untuk Pengauditan Pengurus Sekolah bertanggungjawab: (a) menyedia dan mengemukakan semua rekod/dokumen kewangan kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri; (b) memberi penjelasan atau maklumat yang diperlukan ; (c) membenar dan memberi kerjasama ke atas pengauditan atau pemeriksaan. PS 5.1 Garis Panduan Pelaksanaan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (Pindaan 2021) JPKA hendaklah bertanggungjawab bagi perkara- perkara berikut: 1. Pengurusan Belanjawan 2. Pengurusan Perakaunan a) Perakaunan Kewangan b) Perakaunan Pengurusan 3. Pengurusan Perolehan 4. Pengurusan Aset dan Stor 5. Pemantauan Penyediaan dan Pembentangan Penyata Kewangan dan Laporan Tahunan oleh Badan Berkanun 41
70 PEMERIKSAAN MENGEJUT JK ❖ Pengurus Sekolah hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut secara berkala ke atas peti besi atau peti wang tunai dalam penyimpanan wang awam, setem atau barang-barang lain yang berharga. ❖ Dilakukan tidak kurang dari sekali dalam enam (6) bulan dan hasilnya hendaklah direkodkan dalam Buku Pemeriksaan Mengejut (Am 28). 42 “Kehilangan” bermaksud kehilangan wang awam yang disebabkan oleh kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai, kebakaran, kemalangan, bencana alam, kekurangan, bayaran terlebih, pembayaran tanpa kuasa, hutang yang tidak boleh dapat balik, hasil yang tidak boleh didapatkan dan perbelanjaan yang sia-sia. ❖ Hapus kira pada amnya merupakan satu prosedur perakaunan bagi memastikan laporan kewangan yang disediakan adalah kemas kini, tepat dan teratur. ❖ Hapus kira kehilangan wang awam juga bertujuan untuk membolehkan Pihak Berkuasa Kewangan mengesyorkan tindakan surcaj atau tatatertib ke atas pegawai yang bertanggungjawab menyebabkan kehilangan Kehilangan dan Hapuskira 44
71 Surcaj adalah suatu kaedah bagi kerajaan mengutip balik segala kehilangan atau kerugian di pihak kerajaan yang telah dilakukan oleh pegawai. Surcaj boleh dikenakan kepada Pengurus Sekolah jika:- (a) gagal memungut apa-apa wang yang telah dipertanggungjawabkan ke atasnya; (b) telah bertanggungjawab tentang apa-apa bayaran wang awam yang tidak disahkan dengan sempurna; (c) telah menyebabkan berlakunya kekurangan atau kehilangan wang awam atau harta benda kerajaan; (d) Gagal menyimpan akaun dan rekod kewangan dengan sempurna dan teratur; atau (e) Gagal membuat apa-apa bayaran atau bertanggungjawab bagi apa- apa kelewatan dalam pembayaran wang awam. Seseorang yang melanggar Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 yang t erkandung di dalam Akt a Pendidikan 1996 adalah dianggap telah melakukan suatu kesalahan dan apabila disabitkan boleh d idenda tidak melebihi lima rib u Ringgit Malaysia (RM5,000) atau dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi tiga (3) bulan atau kedua-duanya. PENALTI SURCAJ 45 SYOR AUDIT ▪ Pendekatan Punitif yang bersesuaian di bawah Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 ▪ Tindakan Surcaj mengikut Seksyen 18 Akta Tatacara Kewangan 1957 ▪ Pemantauan berterusan oleh Pengurus Sekolah dan Ketua PTJ 46 47 PASCAKUIZ
72
7. AKTIVITI BERASASKAN SEKOLAH (PRAKTIKUM) 7.1 Arahan Tugasan
74 1. Tugasan Aktiviti Berasaskan Sekolah (ABS) Submodul Pengurusan Sumber dan Operasi (PSO) perlu dilengkapkan secara individu oleh semua peserta NPQEL. 2. Peserta dari sekolah melaksanakan ABS di sekolah peserta bertugas. Manakala peserta dari Bahagian KPM/JPN/PPD melaksanakan ABS di sekolah perantisan. 3. ABS boleh dilaksanakan sebaik sahaja sesi bersemuka Submodul 4.1 PSO tamat. 4. Pelaksanaan bermula pada 7/8 Mei 2023 sehingga 19/20 Mei 2023. 5. Sesi bimbingan secara dalam talian akan dilaksanakan pada 10 Mei 2023 (Rabu), jam 2.30 petang. 6. Peserta perlu melaksanakan ABS berdasarkan arahan tugasan bagi tiga (3) submodul iaitu: a. Pengurusan Kewangan Sekolah - Perolehan dan Bayaran b. Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pemeriksaan Aset Alih Kerajaan c. Pengurusan dan Pentadbiran Pejabat - Pengurusan Kelakuan dan Tatatertib 7. Pelaporan pelaksanaan hendaklah ditulis menggunakan jenis font Arial saiz 11 dan jarak antara baris 1.15. Bagi dokumen kewangan/aset/carta alir/ jadual/ infografik adalah mengikut kesesuaian dan kreativiti peserta. 8. Semua pelaporan dan dokumen sokongan perlu dilengkapkan dengan sempurna dalam satu fail bagi setiap submodul dan dinamakan seperti berikut: a. PSO_ABS PKEW_NAMA_KELAS b. PSO_ABS PASET_NAMA_KELAS c. PSO_ABS PPJBT_NAMA_KELAS 9. Draf bahan tugasan perlu dibawa bersama semasa sesi bimbingan. 10. Laporan dan dokumen tugasan yang lengkap perlu dimuat naik ke tapak yang disediakan dalam e-LAPORAN sebelum 22 Mei 2023 (Isnin), jam 1.55 tengah hari. 7.1 ARAHAN TUGASAN
75 AKTIVITI BERASASKAN SEKOLAH PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH Sila baca arahan dengan teliti dan laksanakan tugasan dengan berkesan 1. Peserta perlu merujuk: 1. Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 1 Tahun 2021 (SPK 1/21) - Garis Panduan Pengurusan Kewangan Peruntukan Bantuan Persekolahan ke Sekolah Berdasarkan Per Kapita dan Enrolmen Murid 2. Tuntutan Bantuan Persekolahan (TBPR/M) 3. Belanjawan Bidang/Panitia 4. Prestasi Kewangan pada 30 April 2023 5. Tatacara Perolehan dan Bayaran 2. Kaji jenis, kadar dan maksud belanja bantuan persekolahan dalam SPK1/2021 untuk mengetahui punca pendapatan dan perbelanjaan yang dibenarkan. 3. Peserta perlu mendapatkan maklumat TBPR/M atau e-SPKWS tahun semasa dan merujuk Belanjawan Tahunan Bidang/Panitia bagi tahun semasa. Jika belanjawan tidak disediakan, peserta perlu menyediakan belanjawan tersebut. 4. Bagi peserta dari Bahagian KPM, Jabatan Pendidikan Negeri atau Pejabat Pendidikan Daerah, boleh mendapatkan maklumat daripada sekolah Perantisan dengan izin pengetua/ guru besar sekolah berkaitan. 5. Merujuk perkara 3, peserta perlu memilih satu perbelanjaan yang dirancang dan melaksanakan perolehan serta bayaran tersebut dengan mematuhi pekeliling yang berkuat kuasa. 6. Peserta perlu menyediakan Laporan Prestasi Kewangan Bidang/Panitia yang dipilih 7. Peserta perlu memuat naik dokumen berikut ke e-Laporan: a. Belanjawan Tahunan Bidang/Panitia yang dipilih b. Laporan Prestasi Kewangan Bidang/Panitia yang dipilih selepas pembayaran dilaksanakan c. Semua salinan dokumen perolehan dan bayaran
74 8. RUJUKAN 8.1 Soalan Lazim Pengurusan Kewangan 8.2 Glosari Pengurusan Kewangan 8.3 Rujukan Pengurusan Kewangan Sekolah 8.4 Penghargaan
77 Bil. Isu/ Soalan Cadangan Penyelesaian 1. Kekeliruan pada lajur bagi Mata Pelajaran Teras / Wajib. Rekodkan terimaan seperti dalam Borang TBP kemudian pinda peruntukan antara mata pelajaran mengikut lajur mata pelajaran yang sedang dipelajari oleh murid selaras dengan SPI yang berkuatkuasa. TPPKWS 6.4.1 & SPK 1/2021 2. Pembelian peralatan pencuci menggunakan peruntukan Bantuan Makanan Prasekolah. Dibenarkan kerana termasuk sebagai “perkara yang melibatkan penyediaan makanan” SPK 1/2021 3. Kegunaan baki duit Insurans Takaful atau Yuran MSSM bagi tahun-tahun dahulu yang masih dalam akaun sekolah. Bayaran Insurans Takaful dibayar terus oleh Bkew kepada STM Bhd. Sekolah hanya membuat kutipan RM1.50/murid BUKAN WARGANEGARA dan mengemukakan bayaran premium tersebut kepada Cawangan STM Bhd yang terdekat. Yuran MSSM disalurkan melalui WARAN kepada JPN bagi menyelaras perbelanjaan kos pengelolaan kejohanan sukan MSSM. SPK 1/2021 4. Pindah peruntukan bantuanbantuan persekolahan umum. Pengurus Sekolah mempunyai autonomi untuk membuat pindah peruntukan sekiranya ada keperluan untuk menampung kekurangan peruntukan seperti berikut: i. antara mata pelajaran dalam PCG Mata Pelajaran ii. antara sub-bantuan dalam sesuatu jenis Bantuan Persekolahan Umum dalam KWK iii. antara jenis Bantuan Persekolahan Umum dalam KWK atau KWA setelah mendapat kelulusan Ketua PTJ masingmasing SPK 1/2021 5. Dana PIBG dimasukkan dalam akaun KWK/ KWA untuk menampung kos program sekolah. TIDAK DIBENARKAN. Peruntukan KWK/ KWA dan dana sumbangan PIBG tidak boleh digabungkan. Rekod perbelanjaan program berkenaan perlu dibuat secara berasingan. TPPKWS 3.3 & TPPKWS 3.5 8.1.1 SOALAN LAZIM BANTUAN PERSEKOLAHAN UMUM
78 6. Baki peruntukan tahun-tahun sebelumnya bagi PCG Bukan Mata Pelajaran hanya boleh digunakan untuk maksud belanja asal. TIDAK. Pihak sekolah boleh menggunakan baki tersebut bagi maksud perbelanjaan asal dan perkara lain seperti yang dinyatakan dalam SPK 1/2021. SPK 1/2021 7. Kertas cadangan (Proposal) bagi setiap program/aktiviti perlu disediakan oleh Guru Panitia/Bidang berkenaan dan mendapat kelulusan Pengurus Sekolah sebelum pelaksanaan. YA. Kertas cadangan perlu mengandungi objektif program, kumpulan sasaran dan implikasi kewangan beserta maklumat sumber kewangan yang jelas seperti di dalam SPK 1/2021 TPPKWS 11.5.1 & SPK 1/2021 8. Perkara-perkara yang termasuk dalam pelaksanaan sesuatu program atau aktiviti di sekolah. 1. Makan minum murid 2. Penginapan murid 3. Pengangkutan murid/guru pengiring 4. Elaun penceramah/pengadil 5. Perolehan/penyediaan bahan 6. Sewaan 7. Pembayaran yuran penyertaan murid 8. Hadiah, saguhati, piala, pingat. Perkara lain yang berkaitan denganprogram/aktiviti untuk murid. SPK 1/2021 – Maksud Belanja bagi jenis bantuan yang berkaitan 9. Istilah Lebihan dan Baki Bantuan Persekolahan Umum. Lebihan – peruntukan terlebih tuntut selepas pelarasan enrolmen murid pada 1 Jun tahun semasa yang perlu dipulangkan kepada Bkew selewat-lewatnya pada 31 Ogos tahun semasa melalui cek. (Murid berkurangan, maka ada lebihan) SPK 1/2021 Bab D Baki – peruntukan tahun semasa yang tidak habis dibelanja dan boleh dibawa ke tahun hadapan untuk kegunaan maksud perbelanjaan asal dan/atau maksud belanja yang ditetapkan dalam SPK 1/2021 SPK 1/2021
79 Bil. Isu/ Soalan Cadangan Penyelesaian 1. Apakah perbezaan terimaan dengan pungutan? Terimaan adalah wang yang pihak sekolah perolehi daripada kerajaan dan orang awam dalam bentuk wang tunai, cek, kiriman wang dan pindahan dana elektronik (EFT). Manakala pungutan pula adalah wang yang dipungut oleh pihak sekolah daripada orang awam untuk tujuan tertentu. Contohnya seperti yuran Majalah Sekolah dan yuran aktiviti perkhemahan. TPPKWS 4.1 2. Apakah sumber terimaan bagi sesebuah sekolah? Terdapat dua jenis terimaan iaitu; i. Terimaan daripada sumber Kerajaan seperti Bantuan Umum Persekolahan, Bantuan Khusus dan Bantuan One Off. ii. Terimaan daripada sumber bukan Kerajaan seperti kutipan daripada murid. Contohnya Yuran Makan Asrama, derma atau sumbangan daripada orang awam, TPPKWS 3.3 & 3.4 3. Bolehkan guru membuat kutipan daripada murid sekolah? Guru tidak dibenarkan membuat kutipan daripada murid sekolah melainkan telah mendapat kelulusan daripada Pendaftar atau bayaran-bayaran yang dibenarkan mengikut peruntukan Akta Pendidikan 1996, Peraturanperaturan Pendidikan dan Surat-surat Siaran berkaitan Bayaran Persekolahan yang masih berkuatkuasa. TPPKWS 3.4.2(a) 4. Bolehkah pembantu tadbir membuat kutipan sewa kantin? Pengurus Sekolah hendaklah memberi kebenaran khusus secara bertulis kepada pegawai-pegawai yang membuat pungutan bagi pihaknya. Pemungut hendaklah menyelenggara rekod mengenai kebenaran yang telah diberi. Setiap kutipan mestilah mengikut peraturan yang berkuatkuasa. TPPKWS 4.3.1 & 4.3.2 8.1.2 SOALAN LAZIM PENGURUSAN TERIMAAN DAN PUNGUTAN
80 5. Bilakah Resit Rasmi Pejabat perlu dikeluarkan kepada pembayar? Jika pembayar hadir sendiri, Resit Rasmi Pejabat perlu dikeluarkan pada masa urusan dibuat dan diserahkan kepadanya. Jika Wang Awam diterima melalui pos atau penghantar, Resit Rasmi Pejabat mesti disediakan pada hari itu juga dan dihantar selewat-lewatnya pada hari bekerja berikutnya. AP 60 (b) 6. Terimaan Bantuan Persekolahan melalui akaun bank sekolah perlu dikeluarkan Resit Rasmi Pejabat atau pun tidak. Resit Rasmi Pejabat perlu dikeluarkan berdasarkan tarikh terimaan Nota Kredit/ Penyata Bank/ makluman rasmi secara bertulis daripada pihak yang menyalurkan peruntukan dengan pengesahan daripada bank. TPPKWS 4.4.5(a) 7. Apakah tindakan yang perlu dilakukan sekiranya Resit Rasmi Pejabat yang telah dikeluarkan terdapat kesilapan? Jika terdapat sebarang kesilapan pada Resit Rasmi Pejabat, resit itu perlu dibatalkan dan resit yang baru perlu dikeluarkan. Resit yang dibatalkan itu hendaklah dikepilkan bersama-sama salinannya untuk tujuan pengauditan. Dalam persekitaran elektronik, resit rasmi batal dan laporan resit rasmi batal perlu dikemukakan untuk diaudit. Resit Rasmi Pejabat hanya boleh dibatalkan oleh pegawai yang diberi kuasa secara bertulis. AP 62 & TPPKWS 4.3.7 8. Sekiranya jumlah kutipan sewa kantin hanya RM200, bolehkah duit sewa itu disimpan untuk dibankkan dengan kutipan sewa pada bulan berikutnya? Tidak dibenarkan. Semua pungutan tanpa mengira jumlahnya yang masih ada dalam tangan hendaklah dimasukkan ke akaun bank sekolah pada hari kerja yang akhir dalam bulan berkenaan. Walau bagaimanapun, tiap-tiap cek yang diterima mestilah dikreditkan ke akaun sekolah dalam tempoh seminggu selepas diterima. Semua pungutan yang diterima pada sesuatu tahun juga hendaklah diperakaunkan pada tahun itu juga. AP 78(b) & TPPKWS 4.2.10
81 9. Bolehkah Slip Bayar Masuk Bank bagi Kumpulan Wang Suwa dan Kumpulan Wang Kerajaan disekalikan jika kedua-duanya adalah dari bank yang sama? Tidak dibenarkan. Ini adalah kerana nombor akaun adalah berbeza dan Buku Tunai juga perlu diselenggara secara berasingan. Ini bertujuan untuk memudahkan proses penyediaan Penyata Penyesuaian Bank dan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah. TPPKWS 6.3.1 Slip Bayar Masuk Bank hendaklah disediakan mengikut kumpulan wang yang berkenaan apabila pungutan hendak dimasukkan ke akaun bank sekolah. Slip berkenaan boleh didapati dari bank di mana akaun sekolah dibuka. Pastikan nombor akaun bank di Slip Bayar Masuk Bank adalah betul sebelum pungutan dibankkan. TPPKWS 4.2.11 Salinan Slip Bayar Masuk Bank yang telah diakui terima oleh bank hendaklah disemak dengan Buku Tunai oleh Pengurus Sekolah dan ditandatangan ringkas beserta tarikh sebelum difailkan mengikut jenis kumpulan wang. TPPKWS 4.2.12
82 Bil. Isu/ Soalan Cadangan Penyelesaian 1. Apakah kaedah perolehan semasa yang boleh dilaksanakan oleh sekolah? Kaedah perolehan semasa yang boleh dilaksanakan oleh sekolah adalah Panjar Wang Runcit, pembelian terus, sebut harga dan Kontrak Pusat. TPPKWS 11.3 2. Bolehkah Pengurus Sekolah membuat perolehan alat pendingin udara? Perolehan atau penggantian alat pendingin udara tidak dibenarkan. Peruntukan bagi tujuan ini hendaklah dipohon daripada Ketua PTJ masing-masing. SPK 1/2021 3. Bolehkah Pengurus Sekolah membuat perolehan ICT? Pengurus Sekolah perlu mendapatkan kelulusan teknikal daripada Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) bagi perolehan Peralatan ICT. ● Perkakasan ICT yang memerlukan CPU untuk beroperasi. ● Perisisan Komputer. ● Talian Internet. TPPKWS 11.6.2 4. Siapakah yang boleh menyediakan Nota Minta? Nota Minta boleh disediakan oleh Guru Penolong Kanan/ Ketua Bidang / Ketua Panitia/ Penyelia Asrama/ Pembantu Tadbir dan diluluskan oleh Pengurus Sekolah. TPPKWS 11.5.1(a) 5. Sekiranya Pengurus Sekolah tiada di sekolah dalam tempoh yang lama, bolehkah Guru Penolong Kanan Pentadbiran menandatangani Pesanan Sekolah? Tidak dibenarkan. Hanya Pengurus Sekolah sahaja boleh mendatangani Pesanan Sekolah. TPPKWS 11.5.1(e) Walau bagaimanapun Pengurus Sekolah perlu mengelurkan surat perwakilan kuasa kepada pegawai yang lain untuk menjalankan tugas semasa ketiadaannya. TPPKWS 2.2.4(a) Sekiranya Pengurus Sekolah bersara atau bertukar dan menyebabkan kekosongan dalam tempoh yang panjang, menjadi tanggungjawab pegawai yang paling kanan di sekolah untuk memaklumkan kepada Ketua PTJ bagi mendapatkan surat perwakilan kuasa. TPPKWS 2.2.4(b) 8.1.3 SOALAN LAZIM PENGURUSAN PEROLEHAN
83 6. Bolehkan Pengurus Sekolah memperakui penerimaan bekalan dalam Pesanan Sekolah? Pengurus Sekolah tidak dibenarkan memperakui penerimaan bekalan/ perkhidmatan/ kerja dalam Pesanan Sekolah sebagai langkah kawalan dalaman. TPPKWS 11.5.1(h) 7. Sekiranya pembekal telah menghilangkan dokumen asal Pesanan Sekolah, adakah pembekal tersebut layak menuntut bayaran dari sekolah? Sekiranya dokumen asal Pesanan Sekolah hilang, pembekal perlu membuat permohonan secara bertulis satu salinan Pesanan Sekolah dari pihak sekolah untuk melayakkannya menuntut bayaran tersebut. Pengurus Sekolah boleh mengeluarkan satu salinan fotostat yang diperakui benar bagi menggantikan Pesanan Sekolah asal yang hilang. Salinan yang telah diperakui ini hendaklah dilampirkan bersama bil untuk bayaran dan satu perakuan hendaklah diberi bahawa pesanan tersebut belum pernah dibayar sebelumnya. Contoh perakuan adalah seperti berikut: “Saya mengesahkan bahawa dokumen asal Pesanan Sekolah telah didapati hilang dan saya memperakukan bahawa pembayaran sebenarnya belum lagi dibuat dan jika dokumen asal Pesanan Sekolah tersebut dijumpai, ia tidak boleh digunakan untuk tujuan pembayaran”. TPPKWS 11.5.1 (j) 8. Berapakah had nilai perolehan bagi kaedah pembelian terus yang boleh dilaksanakan oleh Pengurus Sekolah? Perolehan yang tidak melebihi RM20,000 setahun bagi setiap jenis item. TPPKWS 11.4.2(a)(ii) 9. Perolehan melalui kaedah Panjar Wang Runcit perlu kajian pasaran atau pun tidak? Tidak. Ini adalah merujuk kepada maksud Panjar Wang Runcit iaitu sejumlah wang yang membolehkan Pengurus Sekolah membuat pembayaran kecil yang SEGERA dan perbelanjaan runcit tanpa mempertanggungkannya terlebih dahulu kepada butiran peruntukan. TPPKWS 7.1.1
84 10. Berapa kajian pasaran perlu dibuat bagi perolehan yang bernilai RM500? Had nilai perolehan sehingga RM50,000 setahun perlu dibuat kajian pasaran. Kajian pasaran seboleh-bolehnya dibuat dengan mendapatkan sekurang-kurangnya tiga (3) tawaran harga daripada pembekal tempatan supaya harga bekalan atau perkhidmatan yang hendak diperolehi adalah berpatutan dan menguntungkan Kerajaan. Pembekal tempatan berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan beralamat di negeri berkaitan. Sekiranya bilangan di negeri berkenaan tidak mencukupi, pembuat/pembekal di negeri berhampiran/ sempadan boleh dipelawa; PK 2.10 Para 2.1(iii) 11. Adakah Nota Minta perlu disediakan bagi perolehan melalui Panjar Wang Runcit? Ya. Nota Minta perlu disediakan bagi semua kaedah perolehan. Tujuan penyediaan Nota Minta adalah untuk memastikan baki peruntukan semasa mencukupi dan mendapat kelulusan Pengurus Sekolah sebelum membuat sesuatu perolehan. TPPKWS 11.5.1 & Lampiran 11-1
85 Bil. Isu/ Soalan Cadangan Penyelesaian 1. Bilakah bil yang lengkap dan sempurna perlu dijelaskan? Semua bil dijelaskan dalam tempoh 14 hari dari tarikh bil diterima dengan lengkap dan sempurna. TPPKWS 5.2.1(b) Walau bagaimanapun bagi agensi di bawah KPM perlu menjelaskan semua bil dalam tempoh 7 hari dari tarikh bil diterima dengan lengkap dan sempurna. APP 2023 Pengurusan Perakaunan Para 5.2 2. Apakah dokumen sokongan yang perlu dikepilkan bersama Baucar Bayaran? Setiap Baucar Bayaran mesti disertakan dengan dokumen sokongan yang asal iaitu: i. Bil/ Invois ii. Pesanan Sekolah iii. Nota Minta iv. Kertas Kerja (jika perlu) v. Baucar Kecil (untuk Panjar Wang Runcit) vi. Nombor Kontrak (bayaran bagi sesuatu kontrak) TPPKWS 5.5.6 3. Mengapa Daftar Bil perlu disemak? Daftar Bil merupakan satu daftar yang merekodkan setiap bil yang diterima dan butiran bayaran oleh sekolah. Tujuan semakan daftar bil adalah seperti berikut: 1. Memastikan peruntukan mencukupi dan pembayaran belum dibuat sebelum meluluskan sesuatu baucar bayaran. 2. Semua bil/ invois/ tuntutan (kecuali bil Panjar Wang Runcit) direkod dan dijelaskan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh ianya diterima dengan lengkap dan sempurna. Bagi tujuan ini semua bil/ invois/ tuntutan yang diterima hendaklah dicop tarikh terima. 3. 8.1.4 SOALAN LAZIM PENGURUSAN BAYARAN
86 4. Dapat mengesan bil/ invois/ tuntutan yang belum dijelaskan sebelum akhir tahun kewangan. 5. Semua bil/ invois/ tuntutan yang belum dijelaskan pada akhir tahun kewangan dapat diambil kira sebagai Akaun Belum Bayar. TPPKWS 5.3.1 4. Bila Daftar Bil perlu disemak dan siapa yang perlu menyemaknya? Daftar Bil hendaklah diperiksa sekurangkurangnya sekali sebulan oleh Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa dan hendaklah ditandatangan beserta tarikh. TPPKWS 5.3.3 5. Dalam persekitaran elektronik, adakah Daftar Bil perlu ditandatangan selepas disemak? Daftar Bil perlu ditandatangan beserta tarikh oleh Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa sebagai bukti semakan telah dibuat. TPPKWS 5.3.3 6. Pada tahun semasa terdapat seorang pembekal membuat tuntutan bil bagi tahun lepas. Hasil semakan pada tahun semasa, didapati bil tersebut memang belum dibuat bayaran oleh pihak sekolah. Sekiranya bil tersebut telah direkodkan dalam Daftar Bil dan diambil kira dalam Akaun Belum Bayar oleh pihak sekolah, maka bil tersebut boleh dibayar oleh pihak sekolah dengan syarat semua dokumen asal adalah lengkap dan sempurna mengikut peraturan yang sedang berkuatkuasa. TPPKWS 5.3.1(b) Bagi bil yang tidak direkodkan ke dalam Daftar Bil dan tidak diambil kira dalam Akaun Belum Bayar pada akhir tahun kewangan hendaklah mendapatkan kelulusan Ketua PTJ sebelum membuat pembayaran. TPPKWS 5.3.4 7. Adakah Baucar Bayaran sahaja yang perlu dicop “TELAH BAYAR” apabila pembayaran telah dilakukan? Sebaik sahaja pembayaran dilakukan, bukan sahaja Baucar Bayaran yang perlu dicop tetapi semua dokumen sokongan sama ada salinan atau pun asal termasuklah depan belakang muka surat dokumen hendaklah dicop “TELAH BAYAR” bagi mengelakkan berlaku pembayaran dua kali. TPPKWS 5.5.11
87 8. Bolehkah cek kepada pembekal dibuka palang bagi memudahkan pengeluaran tunai? Semua cek yang dikeluarkan tidak boleh dibuka palang kecuali cek yang dikeluarkan bagi tujuan Panjar Wang Runcit, bayaran yang dibuat kepada penerima yang tiada akaun bank dan pembayaran di bawah AP 96 (a). TPPKWS 5.9.1 9. Adakah semua pembekal perlu mengambil cek di sekolah? Tidak. Merujuk kepada AP 122, cek juga boleh dihantar kepada pembekal melalui pos dalam sampul berdaftar. Maklumat cek seperti nombor, tarikh dan amaun pada cek hendaklah direkodkan ke dalam Daftar Bil. Diruangan catatan catatkan perkara yang berkaitan seperti nombor pos daftar atau nama pembekal yang mengambil cek dan tarikh. Pastikan sekolah menerima resit daripada pembekal apabila pembekal telah menerima cek. Resit pembekal perlu dikepilkan bersama Baucar Bayaran. 10. Berapakah tempoh laku cek yang telah dikeluarkan oleh sekolah? Cek yang dikeluarkan hendaklah dihadkan tempoh laku selama tiga bulan. Semua cek yang dikeluarkan hendaklah dicetak/ dicop “Laku dalam tempoh hanya tiga bulan dari tarikh”. TPPKWS 5.9.6
88 Bil. Isu/ Soalan Cadangan Penyelesaian 1. Dimanakah surat perwakilan kuasa boleh diperolehi? Surat Perwakilan Kuasa daripada Pegawai Pengawal boleh dimuat turun dari laman sesawang KPM. 2. Sekiranya Pengurus Sekolah cuti sakit dalam tempoh yang lama, adakah tugas-tugasnya boleh dilaksanakan oleh Guru Penolong Kanan Pentadbiran? Adalah menjadi tanggungjawab pegawai yang paling kanan di sekolah untuk memaklumkan kepada Ketua PTJ berkaitan ketiadaan Pengurus Sekolah dalam tempoh yang panjang bagi mendapatkan surat perwakilan kuasa. TPPKWS 2.2.4(b) 3. Adakah Guru Penolong Kanan HEM boleh dilantik sebagai Juruaudit Dalam? Tidak. Ini adalah kerana Guru Penolong Kanan HEM boleh diberi kuasa menandatangan Baucar Bayaran dan cek sekolah. Pengurus Sekolah perlu melantik secara bertulis seorang guru yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan kewangan dan perakaunan sekolah sebagai Juruaudit Dalam untuk memastikan wujud kawalan dalaman pengurusan kewangan dan perakaunan sekolah. TPPKWS 2.5.1 4. Bolehkan Mesyuarat JPKA dan JKPAK diadakan pada hari yang sama tetapi berlainan waktu? Ya. Mesyuarat JKPAK perlu dilaksanakan terlebih dahulu dan diikuti dengan Mesyuarat JPKA. Ini adalah kerana hasil Mesyuarat JKPAK perlu dibentangkan dalam Mesyuarat JPKA. PS 5.1 Para 3.4 5. Bilakah maklumbalas atau jawapan terhadap laporan/ pertanyaan audit perlu dihantar kepada pihak audit? Pengurus Sekolah hendaklah memberi jawapan ke atas laporan atau pertanyaan audit dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh laporan atau pertanyaan audit. TPPKWS 2.9 8.1.5 SOALAN LAZIM AKAUNTABILITI
89 6. Penyata Kewangan Tahunan Sekolah dihantar terus kepada pihak audit atau melalui Ketua PTJ? Sekolah dikehendaki mengemukakan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah pada atau sebelum 28 Februari tahun berikutnya kepada Ketua PTJ dan kemudiannya Ketua PTJ akan mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri tidak lewat daripada 31 Mac. TPPKWS 1.1.3(b) 7. Siapakah Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ)? Pusat Tanggungjawab (PTJ) merujuk kepada pejabat di mana Pemegang Waran Peruntukan/ Ketua Jabatan/ Pemungut telah menerima perwakilan kewajipan daripada Pegawai Pengawal dan bertanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber kewangan di bawah seliaannya seperti peruntukan mengurus, peruntukan pembangunan, pengurusan akaun amanah dan pengurusan terimaan serta sumber-sumber lain yang berkaitan. PS 6.1 Para 2.1 Ketua PTJ sekolah ialah: i. Pengarah Bahagian Pengurusan Sekolah Berasrama Penuh dan Sekolah Kecemerlangan bagi Sekolah Berasrama Penuh. ii. Pengarah Bahagian Sukan bagi Sekolah Sukan iii. Pengarah Bahagian Kokurikulum dan Kesenian bagi Sekolah Seni iv. Pengarah Bahagian Pendidikan Teknik dan Vokasional bagi Sekolah Menengah Teknik dan Sekolah Menengah Vokasional v. Pengarah Bahagian Pendidikan Khas bagi Sekolah Pendidikan Khas vi. Pengarah Pelajaran Negeri bagi Prasekolah, Sekolah Rendah, Sekolah Menengah dan Program Pendidikan Khas Integrasi di Sekolah Rendah dan Menengah Harian. vii. Pengarah Bahagian Pendidikan Islam bagi Sekolah Agama Bantuan Kerajaan TPPKWS – Bab 17 Takrifan 11
90 Glosari A Akaun Bank Sekolah Akaun semasa sekolah dibuka di bank tempatan yang diluluskan oleh Pejabat Perakaunan. Akaun Belum Terima (ABT) Terimaan yang sepatutnya diterima tetapi masih belum diterima sehingga berakhir tahun kewangan semasa. Akaun Belum Bayar (ABB) Perbelanjaan yang sepatutnya dibayar tetapi masih belum dijelaskan oleh pihak sekolah sehingga berakhir tahun kewangan semasa. Akaun Subsidiari Akaun Subsidiari ialah akaun yang perlu diselenggara secara berasingan mengikut tahun kewangan bagi peruntukan yang memerlukan keterangan lanjut. Arahan Perbendaharaan 3(e) Panjar Wang Runcit adalah sejumlah wang yang diberi kepada pegawai perakaunan untuk membolehkannya membuat pembayaran kecil yang segera dan perbelanjaan runcit tanpa mempertanggungkannya terlebih dahulu kepada sesuatu maksud perbelanjaan. Ia boleh juga digunakan bagi memberi pendahuluan wang tunai segera kepada pegawai-pegawai yang memerlukan wang untuk membayar belanja perjalanan kecuali untuk membayar tuntutan perjalanan. Arahan Perbendaharaan 11(a) Kewajipan kewangan dan perakaunan bagi pegawai-pegawai bawahan yang bekerja di bawah seseorang Pegawai Pengawal mestilah dinyatakan dengan jelas olehnya, dan khususnya setakat mana mereka itu dibenarkan menjalankan bagi pihaknya, tugas-tugas yang menjadi tanggungjawabnya mestilah dinyatakan dengan bertulis. Arahan Perbendaharaan 53 Tanggungjawab Pegawai Pengawal. Semua Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab melaksanakan kewajipan kewangan Kementerian/ Jabatan masing-masing dengan sempurna. Tanggungjawab tersebut adalah bagi memungut dengan sewajarnya segala Wang Awam yang patut diterima oleh atau di bawah arahan mereka, menyimpannya dengan selamat serta juga bertanggungjawab sekiranya akaun yang dikemukakan oleh mereka atau di bawah kuasa mereka didapati tidak betul. Sebarang perwakilan kewajipan ini kepada pegawai lain hendaklah dibuat dengan arahan bertulis. Bagaimanapun seorang Pegawai Pengawal itu secara amnya tidak terlepas dari tanggungjawabnya sendiri setelah perwakilan dibuat. 8.2 GLOSORI PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH
91 Arahan Perbendaharaan 58(a)(i) Pembayaran Yang Memerlukan Kebenaran Khas. Kebenaran Akauntan Negara atau Akauntan Negeri/ Bendahari Negeri adalah diperlukan bagi membayar/ menyelaras baucar perbelanjaan mengurus yang dikemukakan dalam tahun kewangan semasa, berkaitan dengan pertanggunganpertanggungan yang kena dibayar pada atau sebelum hujung tahun kewangan yang lama. Arahan Perbendaharaan 59(i) Pembayaran Bagi Barang-barang Dan Perkhidmatan Yang Dibekal Dengan Suci Hati Tidak Boleh Ditahan. Walau apa pun peruntukan mana-mana Arahan Perbendaharaan yang lain, pembayaran sesuatu bil yang dikemukakan dengan sempurnanya oleh seseorang bagi barang atau perkhidmatan yang dipesan dan dibekalkan dengan suci hati kepada kerajaan tidak boleh ditahan oleh sebab apa-apa keraguan sama ada pertanggungan itu telah dilakukan dengan sepatutnya oleh pegawai kerajaan yang bertanggungjawab. Arahan Perbendaharaan 60 Resit Rasmi. (i) Resit Rasmi secara manual atau elektronik mestilah dikeluarkan sebagai akuan terima wang yang dibayar kepada seseorang pegawai awam. (ii) Resit Rasmi mestilah dikeluarkan pada masa urusan dibuat dan jika seseorang pembayar hadir sendiri, Resit Rasmi itu mestilah diserahkan kepadanya. Apabila Wang Awam diterima melalui pos atau penghantar, Resit Rasmi baginya mestilah disediakan pada hari itu juga dan dihantar selewatlewatnya pada hari bekerja berikutnya. Arahan Perbendaharaan 61(a) Memberitahu Orang Awam. (a) Pegawai Pengawal dan Pemungut Wang Awam hendaklah menentukan supaya orang awam diberitahu dengan sepenuhnya bahawa mereka hendaklah: (i) Mendapatkan Resit Rasmi bagi semua wang yang dibayar. (ii) Hanya menerima Resit Rasmi yang bercetak dan bernombor atau Resit Rasmi yang dikeluarkan oleh mesin daftar wang, jika mesin daftar wang digunakan, atau Resit Rasmi yang dijana secara elektronik. (iii) Bagi pembayaran melalui cek, Resit Rasmi hanya sah apabila cek ditunaikan oleh bank. Arahan Perbendaharaan 62 Pindaan Dan Pembatalan Resit Rasmi (a) Meminda sesuatu Resit Rasmi adalah dilarang. Jika kerana apa-apa sebab sesuatu Resit Rasmi itu rosak dan tidak boleh dikeluarkan, ia mestilah jangan dimusnahkan tetapi hendaklah dibatalkan dan disimpan. Resit Rasmi batal
92 tersebut berserta salinannya hendaklah dikemukakan untuk diaudit. Dalam persekitaran elektronik, Resit Rasmi batal dan laporan Resit Rasmi batal perlu dikemukakan untuk diaudit. (b) Resit Rasmi hanya boleh dibatalkan oleh pegawai yang diberi kuasa secara bertulis. Arahan Perbendaharaan 69 Kebenaran Bertulis Untuk Menerima Wang. Tiasa seseorang pegawai boleh menerima wang dalam apa jua bentuk terimaan kecuali diberi kebenaran khusus secara bertulis oleh Pemungut untuk berbuat demikian. Pemungut hendaklah menyelenggara suatu rekod mengenai kebenaran yang telah diberi. Arahan Perbendaharaan 70(a) Pengeluaran Resit Rasmi. (a) Resit Rasmi mestilah ditulis menggunakan karbon dua muka oleh pegawai yang menerima wang dalam apa jua bentuk terimaan dan ditandatangani oleh seorang pegawai lain. Pengecualian daripada kaedah ini dibenarkan hanya jika: (i) Resit Rasmi dikeluarkan dengan menggunakan sistem terimaan bermesin atau elektronik yang diluluskan oleh Akauntan Negara atau Pegawai Kewangan Negeri; (ii) Suatu bayaran tetap ada tercetak pada Resit Rasmi, lessen atau tiket; (iii) Seseorang pegawai dipertanggungkan dengan sepatutnya oleh Pemungut dengan kewajipan membuat pungutan luar atau pungutan yang seumpamanya dalam keadaan di mana ia mesti bekerja seorang diri dengan syarat penyeliaan rapi dibuat oleh penyelia/ pegawai atasan; atau (iv) Seorang pegawai lain tidak ada dan kebenaran khusus telah didapati daripada Akauntan Negara atau Akauntan Negeri/ Bendahari Negeri. Arahan Perbendaharaan 96(a) Mengeluarkan Wang Untuk Dibahagi-bahagikan. (a) Wang yang dikehendaki oleh sesuatu pejabat bagi bayaran tunai hendaklah dikeluarkan daripada Perbendaharaan atau Perbendaharaan Kecil atas permintaan Pusat Tanggungjawab (PTJ), dengan menggunakan borang yang ditetapkan dan ditandatangani oleh seorang pegawai yang diberi kuasa oleh Pegawai Pengawal untuk memperakui baucar, atas nama dua orang pegawai yang dilantik olehnya untuk menerima wang itu. Tiap-tiap permintaan itu mestilah disertai dengan senarai penerima wang atau baucar yang dijadual dan diperakui dengan sempurna sebagai betul supaya pegawai yang bertanggungjawab boleh memastikan bahawa bayaran yang dicadangkan itu adalah betul. Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah menyimpan permintaan itu (yang diaku terima oleh pegawai yang
93 dilantik) sementara menanti baucar yang diselesaikan dengan sempurna dipulangkan. Bagi persekitaran elektronik Pegawai Pengawal dan pegawai yang diberi kuasa hendaklah menyimpan selamat daftar pembayaran yang telah dibuat. (b) Tertakluk kepada Arahan Perbendaharaan 96(a), seorang pegawai perlu dilantik untuk menerima dan menunaikan cek tersebut. Arahan Perbendaharaan 97(b) Pembayaran Kepada Orang Yang Tidak Ada Akaun Bank. (b) Jika bayaran perlu dibuat kepada sesiapa yang tidak mempunyai akaun bank, tetapi terdapat suatu Perbendaharaan atau bank yang berhampiran maka pegawai yang memperakui baucar itu hendaklah menguruskan supaya suatu cek perintah yang tak berpalang atas nama penerima dihantar kepadanya untuk diserahkan kepada penerima. Sebelum menyerahkan cek itu ia hendaklah mencatatkan di atasnya nombor kad pengenalan penerima bersama tandatangan dan nama jawatannya sendiri. Arahan Perbendaharaan 99(a) Baucar Hendaklah Disokong Dengan Dokumen Sokongan Yang Lengkap. (a) Semua baucar atau baucar elektronik hendaklah disokong dengan dokumen sokongan yang lengkap mengenai tiaptiap satu perkhidmatan, bekalan atau kerja seperti tarikh, nombor, kuantiti, kiraan jauhnya dan kadar, untuk membolehkan ianya disemak tanpa merujuk kepada apaapa dokumen selain daripada yang dikembarkan padanya. Apabila bayaran dibuat bagi sesuatu kontrak, baucar itu hendaklah mengandungi rujukan mengenai nombor kontrak itu. Dalam persekitaran elektronik, baucar elektronik beserta dokumen sokongan hendaklah disimpan dengan teratur dan selamat di jabatan penyedia. Arahan Perbendaharaan 99(b) Nama Seseorang Pegawai Kerajaan Tidak Boleh Ditunjukkan Sebagai Penerima Bayaran (b) Nama seseorang pegawai Kerajaan tidak boleh dicatatkan sebagai penerima bayaran pada sesuatu baucar kecuali berkenaan dengan gaji, pendahuluan dan pinjaman atau tuntutan persendirian yang lain. Arahan Perbendaharaan 101 Pemberian Kuasa Menandatangani Baucar. Seseorang Pegawai Pengawal atau Pemegang Waran Peruntukan boleh memberi kuasa secara bertulis bagi memperakui baucar dan, dalam hal yang demikian, ia hendaklah menghantar kepada pegawai pembayar yang bertanggungjawab di Perbendaharaan nama pegawai yang diberi kuasa berserta dengan contoh tandatangannya di dalam persekitaran manual dan elektronik. Pemberian kuasa ini adalah terhad dan tidak boleh meliputi perkara-perkara yang telah ditetapkan oleh Pegawai Pengawal sebagai tanggungjawab Pemegang Waran Peruntukan itu sendiri.
94 Arahan Perbendaharaan 103 Semua Bil Dan Tuntutan Bayaran Hendaklah Dibayar Dengan Segera (a) Ketua Jabatan atau Ketua Pejabat hendaklah meminta supaya semua bil dan tuntutan disampaikan dengan segera. Mereka hendaklah memastikan bahawa bil itu dibayar dengan segera tidak lewat dari 14 hari dari tarikh ianya diterima dengan lengkap dan sempurna. (b) Bagi mematuhi Arahan di atas, Ketua Jabatan hendaklah menyenggara suatu Daftar Bil yang menunjukkan maklumat seperti terkandung di dalam Lampiran V. Daftar ini hendaklah diperiksa tidak kurang daripada sekali sebulan oleh Ketua Jabatan atau wakilnya yang diberi kuasa dan hendaklah ditandatangan ringkas.Penyenggaraan Daftar Bil secara manual seperti di Lampiran V adalah dikecualikan bagi Kementerian/ Jabatan/ Pusat Tanggungjawab yang melaksanakan sistem elektronik di mana Daftar Bil adalah disediakan secara elektronik. Arahan Perbendaharaan 115 Pemeriksaan Stok Cek. Stok cek Kerajaan hendaklah diperiksa dengan serta-merta apabila diterima daripada bank unutk menentukan bahawa tiada cek yang hilang. Pemeriksaan ini hendaklah dilakukan oleh pegawai yang bertanggungjawab menjaga urusan akaun bank dan pegawai itu hendaklah mengaku saksi dengan tandatangan ringkas di belakang kaunterfoil yang akhir atau di dalam daftar stok cek bahawa pemeriksaan itu telah dibuat. Arahan Perbendaharaan 116 Penyimpanan Stok Cek. Mana-mana stok cek yang tidak dikeluarkan untuk digunakan hendaklah disimpan dalam peti besi yang kuncinya dipegang oleh pegawai yang bertanggungjawab. Stok cek yang dikeluarkan hendaklah dikunci apabila tidak sebenarnya digunakan sama ada dalam peti besi atau tempat lain yang selamat tetapi mestilah disimpan di dalam peti besi pada penutupan urusan tiap-tiap hari. Arahan Perbendaharaan 117 Tempoh Laku Cek. Semua cek yang dikeluarkan atas Akaun Bank Kerajaan, hendaklah dicetak “Laku dalam tempoh hanya tiga bulan dari tarikh”. Mana-mana cek yang tidak diserahkan dalam tempoh yang ditetapkan tidak akan dibayar oleh bank pembayar. Arahan Perbendaharaan 147 Pindaan Atau Pemadaman Dalam Buku Tunai Tidak Dibenarkan. (i) Pindaan atau pemadaman angka tidak boleh dibuat dalam apa-apa hal pun dalam buku tunai, baucar atau dokumen akaun yang lain. Pembayaran haruslah ditolak sekiranya terdapat pindaan dan pemadaman di dokumen tersebut. (ii) Sekiranya apa-apa pembetulan diperlukan kecuali bagi baucar bayaran, angka asal hendaklah digaris dengan satu
95 garisan sahaja untuk menunjukkan dengan terang apakah angka yang dicatatkan pada asalnya, dan angka yang betul ditulis di bahagian atas angka asal, pembetulan ditandatangan riingkas oleh Ketua Jabatan atau wakilnya yang diberi kuasa. Kaedah yang sama hendaklah diikuti mengenai pembetulan dalam semua buku akaun, daftar sewa dan kadar dan geran tanah. Mengenai resit, Arahan Perbendaharan 62 hendaklah diikuti. Arahan Perbendaharaan 169 dan 169.1 169. Kajian Pasaran Dalam Perolehan. 169.1 Adalah menjadi kewajipan setiap pegawai yang menguruskan perolehan membuat kajian pasaran yang berpatutan supaya perolehan itu adalah yang paling sesuai dan menguntungkan. Kajian hendaklah mengambil kira aspek kualiti, harga, kegunaan, kos penyenggaraan dan faktor-faktor lain yang berkaitan. Arahan Perbendaharaan 177.1 Tatacara Bayaran. (a) Pegawai yang menandatangani sesuatu Pesanan Kerajaan hendaklah mencatatkan jumlah harga dengan perkataan selepas sahaja butiran akhir dan hendaklah menandatangani ringkas catatan itu. Sebelum pembayaran dibuat, pesanan asal hendaklah dibandingkan dengan salinan pejabat. Nombor pesanan hendaklah dicatatkan pada baucar bayaran. Bagi persekitaran elektronik Pesanan Kerajaan dijana oleh sistem. (b) Bekalan yang diterima hendaklah direkod mengikut tatacara Pengurusan Aset dan Pengurusan Stor semasa yang berkuat kuasa. Arahan Perbendaharaan 306 Pertanyaan Audit. Adalah menjadi kewajipan semua pegawai awam memberi kepada Ketua Audit Negara atau wakilnya segala kemudahan dan kerjasama yang perlu dalam masa melaksanakan kewajipannya dan menjawab apa-apa pertanyaan audit dengan cepat iaitu tidak lewat dari satu (1) bulan dari tarikh pertanyaan audit dialamatkan kepada mereka. Arahan Perbendaharaan 308 Pemeriksaan Dalaman. Pegawai Pengawal dan Ketua Jabatan, selain daripada menjalankan penyeliaan biasa urusan pejabat tiap-tiap hari dan pemeriksaan mengejut wang tunai dan barang-barang berharga yang dinyatakan dalam Arahan Perbendaharaan 309, hendaklah dari semasa ke semasa menjalankan atau melantik pegawai lain untuk menjalankan pemeriksaan mengejut atas sebahagian atau keseluruhan kewajipan kewangan atau perakaunan (termasuk perakaunan Aset Awam) yang dilakukan oleh pegawai-pegawai di bawah kawalannya, bagi maksud mengetahui sama ada prosedur-prosedur yang betul difahami dengan sepatutnya dan sentiasa diikuti. Perihal mengenai kewajipan yang diperiksa bersama dengan catatan pemeriksaan itu hendaklah dimasukkan ke dalam buku