10 melakukan pembicaraan mereka cenderung langsung pada persoalan atau di sampaikan secara ekspilit tanpa basa basi. Bahasa Tubuh Perbedaan bahasa tubuh sering kali menjadi sumber kesalahpahaman berkomunikasi lintas budaya. Sering kali orang perlu mewaspadai antara kata yang diucapkan dengan Gerakan-gerakan tubuhnya agar dapat di ketahui apa maksud yang sebenarnya. Contohnya, sinyal “Tidak”, orang Amerka Serikat, Kanada dan Indonesia dengan mengerakkan kepala ke kiri dan ke kanan, orang Bulgaria dengan menganggukkan kepala ke atas dan bawah, sementara orang Sisilia dengan mengangkat bahu ke atas. Contoh lain membungkuk badan yang dilakukan di Jepang dapat di pandang oleh orang Amerika Serikat sebagai sikap menjilat. Perilaku Sosial Perilaku sosial antara satu dengan negara lain bisa menjadi penghambat berkomunikasi. Apa yang dianggap sopan di suatu negara bisa jadi dianggap kurang sopan di negara lain. Contohnya, di negara-negara Arab memberikan suatu hadiah kepada istri orang lain dianggap tidak sopan, namun tidak demikian jika diberikan kepada anak-anaknya. Di Jerman, memberikan bunga mawar merah kepada wanita dianggap sebagai suatu undangan yang romantic, tetapi menjadi tidak baik jika dikaitkan dengan hubungan bisnis dengannya. Perilaku Etis Perilaku yang etis dan tidak etis antar negara pun bisa berbeda. Di beberapa negara, perusahaan diharapkan membayar sejumlah uang secara resmi untuk persetujuan kontrak pemerintah. Pembayaran tersebut dianggaap sebagai hal yang rutin,namun di negara Amerika Serikat dan Swedia hal tersebut dikategorikan sebagai bentuk suap sehingga tidaak etis dan illegal.
11 Perbedaan Budaya Perusahaan Budaya organisasi adalah cara perusahaan dalam melaksanakan sesuatu. Dengan kata lain, budaya organisasi mempengaruhi cara orang bereaksi dengan orang lain. Ia juga dapat melihat bagaimana pekerja melakukan tugasnya, bagaimana mereka meafsirkan dan bereaksi satu sama lainnya, dan bagaimana mereka memandang perubahan. Budaya organisai suatu Perusahaan tumbuh dan berkembang melalui satu proses yang lama. Saat ini, banyak Perusahaan di Amerika Serikat mencoba membuat aliansi strategis dengan perushaan asing dan Sebagian mengalami kegagalan. Salah satu alasan kegagalannya adalah pertentangan budaya antara satu perusahaan dengan Perusahaan lainnya.1 2.4 Komunikasi dengan Orang Berbudaya Asing a. Belajar tentang Budaya Ketika merencanakan untuk melakukan bisnis dengan orang yang memiliki budaya berbeda, seseorang akan dapat berkomunikasi secara efektif bila ia telah mempelajari budayanya. Lagi pula, ketika merencanakan untuk tinggal di negara lain, ia tentunya juga sudah mempersiapkan bahasa yang harus dikuasainya. Di samping itu, ketika tinggal di negara lain alangkah baiknya orang tersebut juga sedikit banyak mengenal budaya maupun adat istiadat yang berlaku di negara tersebut. Bahasa asing tentunya tidak bisa dipelajari dalam waktu singkat. Namun, memulai mengenal beberapa kata bahasa asing untuk suatu pergaulan di lingkungan bisnis merupakan langkah baik yang senantiasa perlu dikembangkan. Selain belajar bahasa, anda juga harus membaca buku dan artikel tentang budaya asing tersebut, dan selanjutnya menanyakan secara langsung kepada mitra 1 Ana Fitriyatul Bilgies Zul Rachmat, Nuraeni, Niscaya Hia, Eva Margareth Sarah, Lilik Uzlifatul Jannah, Dini Hadiati Putri Kinasih, Arief Yanto Rukmana, Salaki Reynaldo Joshua, Komunikasi Binis, ed. by Dian Purnama Sari (Padang Sumatera Barat: PT GLOBAL EKSEKUTIF TEKNOLOGI, 2023) <https://books.google.co.id/books?hl=id&lr=&id=9CO9EAAAQBAJ&oi=fnd&pg=PA13&dq=Pentingnya+Ko munikasi+Bisnis+Lintas+Budaya&ots=bo8iWooJVy&sig=TrzW9e1_v_a0h1tOO_myv3GT5X0&redir_esc=y#v =onepage&q=Pentingnya Komunikasi Bisnis Lintas Budaya&f=false>.
12 bisnis anda. Usahakan agar anda berkonsentrasi belajar pada masalah-masalah yang berkaitan dengan Sejarah budaya, agama, politik, nilai-nilai, dan adat istiadat. Berikut ini adalah contoh komunikasi lintas budaya ketika melakukan perjalanan ke suatu negara: Di Spanyol, orang berjabat tangan paing lama antara lima sampai dengan tujuh ayunan, melepas jabat tangan segera dapat diartikan sebagai suatu bentuk penolakan. Di Perancis, orang berjabat tangan cukup dengan hanya sekali ayunan atau gerakan. Jangan memberikan hadiah minuman-minuman berakohol di negara-negara Arab. Di Pakistan atau negara-negara yang berpenduduk mayoritas Muslim, jangan heran kalau di tengah-tengah suatu pertemuan bisnis mereka minta izin keluar untuk menunaikan ibadah sholat karena setiap Muslim wajib sholat lima kali sehari. Anda dianggap menghina tuan rumah jika anda menolak tawaran makanan, minuma, atau setiap bentuk kebaikan di negara-negara Arab. Namun, anda juga jangan cepat-cepat menerima segala bentuk tawaran tersebut. Kalau mau menolak suatu tawaran, tolaklah dengan cara-cara sopan. Tekankan usia Perusahaan anda ketika berhubungan bisnis dengan pengusaha di Jerman, Belanda dan Swiss. b. Mengembangkan Keterampilan Komunikasi Lintas Budaya Mempelajari apa yang dapat dilakukan oleh sesorang tentang budaya tertentu sebenarnya merupakan suatu cara yang baik untuk menemukan bagaimana mengirim dan menerima pesam-pesan lintas budaya secara efektif. Namun, perlu diingat dua hal penting yaitu pertama, jangan terlalu yakin bahwa seseorang akan dapat memahami budaya orang lain secara utuh atau sempurna. Kedua, jangan mudah terbawa kepada pola generalisasi terhadap perilaku seseorang dari budaya yang berbeda. Mempelajari keterampilan komunikasi lintas budaya pada umumnya akan membantu seseorang beradaptasi dalam setiap budaya, khususnya jika seseorang berhubungan dengan orang lain yang memiliki budaya berbeda. Berikut ini adalah beberapa petunjuk atau tips yang diperlukan seseorang ketika berhubungan dengan orang lain yang memiliki budaya berbeda. Asumsikan berbeda hingga suatu persamaan telah terbukti. Jangan berasumsi bahwa orang lain memiliki pandangan sama sampai benarbenar menjadi kenyataan.
13 Berani mengambil tanggung jawab saat berkomunikasi. Jangan berasumsi bahwa ini adalah pekerjaan orang lain untuk berkomunikasi dengan orang lain. Tidak memberi pendapat. Belajar mendengar suatu cerita yang utuh dan terimalah perbedaan dengan tanpa memberikan pendapat atau penilaian tentang mereka. Tunjukkan suatu penghargaan. Belajar bagaimana suatu penghargaan itu dikomunikasikan melalui suatu gerak isyarat, kontak mata dan sejenisnya dalam berbagai budaya yang berbeda. Empati. Sebelum menyampaikan suatu pesan, cobalah untuk membayangkan perasaan orang lain bagaimana dan mengapa berkomunikasi. Menahan sikap ambiguitas/mendua. Belajar untuk mengendalikan kekecewaan pada situasi yang membingungkan. Jangan melihat sesuatu yang superfisial. Jangan diganggu dengan sesuatu seperti pakaian, penampilan, atau ketidaknyamanan lingkungan. Sabar dan tekun. Ketika seseorang berkomunikasi dengan orang lain yang memiliki budaya berbeda, jangan mudah menyerah. Mengenai bias budaya anda sendiri. Belajar untuk mengidentifikasi ketika asumsi anda berbeda dengan orang lain. Fleksibel/luwes. Setiap mengubah kebiasaan atau sika anda ketika berkomunikasi dengan orang yang memiliki budaya berbeda. Tekankan hal-hal yang biasa. Carilah kesamaan untuk menjalin suatu kerja sama. Mengirim pesan yang jelas. Membuat sinyal verbal dan nonverbal yang jelas dan konsisten. Tingkatkan kepekaan budaya anda. Belajar tentang berbagai kebiasaan dan praktik,sehingga seseorang perlu waspada terhadap potensi munculnya salah komunikasi. Bersifat individual. Berkomunikasi dengan setiap orang sebagai individu bukanlah mewakili kelompok lain. Belajar secara langsung. Investigasi setiap budaya, sehingga anda tahu kapan mengirim suatu pesan dengan cara langsung atau tidak langsung.
14 Memperlakukan tafsiran anda sebagai hipotesis kerja. saat anda memahami budaya asing, berhati-hatilah umpan balik yang dilakukan si penerima pesan. c. Negosiasi Lintas Budaya Moran, Stahl & Boyer Internasional, sebuah Perusahaan yang bergerak dibidang pelatihan lintas budaya (cross-cultural training), membedakan budaya dalam dua kelompok yaitu: Budaya permukaan (surface culture) seperti makanan, liburan, gaya hidup.Budaya tinggi (deep culture), yang terdiri atas sikap dan nilai-nilai yang menjadi dasar budaya tersebut. Orang yang berasal dari budaya yang berbeda sering kali mempunyai pendekatan negosiasi yang juga berbeda. Tingkat toleransi untuk suatu ketidaksetujuan pun bervariasi. Contohnya, negosiator dan Amerika Serikat cenderung relatif impersonal dalam melakukan negosiasi. Mereka melihat tujuan merka dalam sudut pandang ekonomi dan biasanya mereka menganggap unsur kepercayaan penting di antara mereka. Sebaliknya, para negosiator dari Cina dan Jepang lebih suka pada suasana hubungan sosial. Jika ingin berhasil bernegosiasi, anda sebaiknya bersikap sabar dan menguasai bagaimana hubungan personal (pribadi) di Cina. Anda harus dapat menumbuhkan hubungan personal sebagai dasar membangun kepercayaan dalam proses negosiasi. Di Perancis, hubungannya relatif kurang personal dan menyukai suasana yang formal dan dimulai dengan unsur ketidakpercayaan kepada pihak lain. Negosiator dari budaya yang berbeda mungkin menggunakan teknik pemecahan masalah dan metode pengambilan keputusan yang berbeda. Jika mempelajari budaya partner anda sebelum bernegosiasi, anda akan lebih mudah dalam memahami pandangan mereka. Lebih lanjut, menunjukkan siap luwes, hormat, sabar dan sikap bersahabat akan membawa pengaruh yang baik bagi proses negosiasi yang sedang berjalan, yang pada akhirnya dapat menemukan solusi yang menguntungkan kedua belah pihak.2 2 PRABOWO YUDHO JAYANTO, Komunikasi Bisnis JILID 1, ed. by Eric Adie (Semarang: Cerdas Bersama, 2021).
15 BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan 1. Pentingnya Pemahaman Budaya: Pemahaman yang baik tentang budaya lawan bicara sangat penting. Ini mencakup bahasa, nilai-nilai, norma-norma sosial, dan aspek-aspek budaya lainnya. Tanpa pemahaman ini, kesalahpahaman dan konflik bisa muncul. 2. Peran Bahasa: Bahasa adalah alat komunikasi utama, dan kesalahan bahasa dapat mengarah pada kesalahpahaman. Oleh karena itu, penting untuk menggunakan bahasa yang sesuai dan menghindari frasa atau kata-kata yang dapat memiliki konotasi negatif dalam budaya lain. 3. Keterbukaan terhadap Perbedaan: Penting untuk tetap terbuka terhadap perbedaan budaya dan menerima bahwa cara berpikir dan bekerja orang dapat berbeda dari budaya satu ke budaya lainnya. Keterbukaan ini membantu mencegah stereotip dan prasangka. 4. Fleksibilitas dan Adaptasi: Organisasi yang berhasil dalam komunikasi bisnis lintas budaya harus mampu beradaptasi dengan berbagai budaya dan praktik bisnis yang berbeda. Ini mungkin melibatkan modifikasi dalam strategi pemasaran, negosiasi, atau bahkan produk dan layanan yang ditawarkan. 5. Pelatihan dan Pendidikan: Pelatihan karyawan dalam komunikasi lintas budaya dapat membantu mengurangi kesalahan dan konflik yang timbul akibat ketidakpahaman budaya. Pendidikan seperti ini dapat meningkatkan kualitas komunikasi bisnis. 6. Kesadaran Terhadap Etika Bisnis Global: Etika bisnis dapat berbeda di berbagai budaya. Kesadaran terhadap perbedaan etika bisnis sangat penting agar organisasi dapat beroperasi secara etis dalam lingkungan internasional. 7. Penghargaan terhadap Diversitas: Komunikasi bisnis lintas budaya bisa menjadi peluang untuk menghargai dan memanfaatkan diversitas budaya. Ini bisa mengarah pada inovasi, pemahaman yang lebih dalam tentang pasar global, dan hubungan bisnis yang kuat dengan berbagai pihak. 8. Rasa Hormat dan Kesopanan: Penting untuk menunjukkan rasa hormat dan kesopanan dalam komunikasi lintas budaya. Ini mencakup penggunaan bahasa yang sopan, penghargaan terhadap hierarki sosial yang mungkin ada dalam budaya lain, dan menjaga norma-norma budaya dalam interaksi bisnis. Dalam keseluruhan, komunikasi bisnis lintas budaya adalah aspek penting dari ekonomi global saat ini. Organisasi yang mampu mengelola komunikasi lintas budaya dengan baik
16 memiliki peluang lebih besar untuk sukses dalam lingkungan bisnis yang semakin terhubung secara global. 3.2 Saran Demikian makalah ini kami susun, semoga dengan membaca makalah ini dapat dijadikan pedoman kita dalam mempraktekkan komunikasi bisnis lintas budaya. Apakah ada kekuarangan dalam penulisan makalah ini, kami memohon maaf.
17 DAFTAR PUSTAKA Prabowo Yudho J, S.E., M.S.A.(2021). Komunikasi Bisnis: Jilid 1. Semarang: Cerdas Bersama. Miftahul Jannah, dkk. 2022. Komunikasi Lintas Budaya dan Negara. JAYANTO, PRABOWO YUDHO, Komunikasi Bisnis JILID 1, ed. by Eric Adie (Semarang: Cerdas Bersama, 2021) Zul Rachmat, Nuraeni, Niscaya Hia, Eva Margareth Sarah, Lilik Uzlifatul Jannah, Dini Hadiati Putri Kinasih, Arief Yanto Rukmana, Salaki Reynaldo Joshua, Ana Fitriyatul Bilgies, Komunikasi Binis, ed. by Dian Purnama Sari (Padang Sumatera Barat: PT GLOBAL EKSEKUTIF TEKNOLOGI, 2023) <https://books.google.co.id/books?hl=id&lr=&id=9CO9EAAAQBAJ&oi=fnd&pg=PA1 3&dq=Pentingnya+Komunikasi+Bisnis+Lintas+Budaya&ots=bo8iWooJVy&sig=TrzW9 e1_v_a0h1tOO_myv3GT5X0&redir_esc=y#v=onepage&q=Pentingnya Komunikasi Bisnis Lintas Budaya&f=false>
MAKALAH PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS Dosen Pengampu: Dr. Prabowo Yudo Jayanto SE,. M.SA Mata Kuliah: Komunikasi Bisnis Disusun Oleh: Kelompok 5 1. Ratri Wulan Dari (7211422003) 2. Gladis Rizki Maneges (7211422133) 3. Afiyahul Karomah (7211422135) 4. Ginanjar Surya Permana (7211422295) PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG 2022/2023
i KATAPENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan tugas penulisan makalah mata kuliah Komunikasi Bisnis dengan tepat waktu. Tidak lupa shalawat serta salam tercurah kepada Rasulullah SAW yang syafa’atnya kita nantikan kelak. Panulisan makalah berjudul “Perencanaa Pesan-Pesan Bisnis” dapat diselesaikan dengan tepat waktu tentunya karena bantuan banyak pihak. Kami berharap makalah tentang perencanaan pesan dalam komunikasi bisnis dapat menjadi referensi bagi pihak yang tertarik pada dunia bisnis. Selain itu, kami berharap agar pembaca mendapatkan sudut pandang baru setelah membaca makalah ini. Sebagai penyusun, kami menyadari bahwa masih terdapat kekurangan, baik dari penyusunan maupun tata bahasa penyampaian dalam makalah ini. Oleh karena itu, kami dengan rendah hati menerima saran dan kritik dari pembaca yang dapat membangun dan menyempurnakan makalah Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis. Apabila terdapat banyak kesalaha pada makalah ini, kami memohon maaf. Kami berharap semoga makalah yang kami susun ini memberikan manfaat dan juga inspirasi untuk pembaca. Semarang, 10 September 2023 Penyusun
ii DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ....................................................................................................................i DAFTAR ISI...................................................................................................................................ii BAB I PENDAHULUAN...............................................................................................................1 1.1 Latar Belakang............................................................................................................................1 1.2 Rumusan Masalah.......................................................................................................................1 1.3 Tujuan.........................................................................................................................................2 BAB II PEMBAHASAN ................................................................................................................3 2.1 Pemahaman Mengenai Proses Komposisi...................................................................................3 2.2 Penentuan Tujuan........................................................................................................................3 2.3 Analisis Audiens.........................................................................................................................6 2.4 Penentuan Ide Pokok...................................................................................................................8 2.5 Seleksi Saluran dan Media ..........................................................................................................9 BAB III PENUTUP......................................................................................................................12 3.1 Kesimpulan ...............................................................................................................................12 3.2 Saran .........................................................................................................................................12 DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................................................13
1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun komunikasi non verbal untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam dunia bisnis, seorang komunikator yang baik di samping harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik (tentu saja), juga harus mampu menggunakan berbagai macam alat atau media komunikasi yang ada untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain secara efektif dan efisien, sehingga tujuan penyampaian pesanpesan bisnis dapat tercapai. Dalam rangkaian kegiatan bisnis biasanya perusahaan perlu menyusun pesan bisnis dengan baik dalam rangka tercapainya proses komunikasi dalam bisnis. Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan satu langka strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Penyusunan pesan bisnis yang baik akan memudahkan proses komunikasi antar perusahaan. Penyusunan pesan bisnis yang baik sangat penting dipelajari oleh perusahaan yang memiliki kerja sama namun jarang melakukan komunikasi secara langsung, dimana komunikasi dua arah dilakukan secara tulisan yaitu lewat pesan bisnis. Pesan bisnis yang baik adalah pesan yang informatif dan dapat dipahami dengan maksud maupun tujuannya oleh pihak lain. 1.2 Rumusan Masalah 1. Apa yang dimaksud dengan proses komposisi? 2. Apa tujuan dari pesan bisnis? 3. Bagaimana cara menganalisis audiens? 4. Bagaimana cara menentukan ide pokok? 5. Apa saja saluran dan media yang digunakan untuk komunikasi dan menentukan pesan bisnis?
2 1.3 Tujuan 1. Mengetahui pemahaman mengenai proses komposisi. 2. Mengetahui tujuan dari sebuah pesan bisnis. 3. Mengetahui metode dan langkah-langkah dalam menganalisis audiens. 4. Mengetahui cara menentukan ide pokok dalam pesan bisnis. 5. Mengetahui bermacam saluran dan media yang digunakan untuk komunikasi dan menentukan pesan bisnis.
3 BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pemahaman Mengenai Proses Komposisi Pesan bisnis yang efektif bertujuan untuk menarik perhatian pihak lawan komunikasi, sehingga harus ringkas dan menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam penulisan pesan bisnis yang efektif adalah lebih bersifat untuk menyatakan ide daripada mengesankan lawan komunikasi. Proses komposisi adalah proses penyusunan pesanpesan bisnis yang meliputi tahapan-tahapan: 1. Perencanaan, meliputi maksud dan tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, saluran atau media yang akan digunakan. 2. Organisasi dan Komposisi, mengorganisasikan ide dan dituangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitmen pemikiran yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dan dilaksanakan oleh penerima pesan serta memilih ilustrasi yang diperlukan. 3. Revisi, proses perbaikan terhadap maksud dan isi pesan dari sisi substansi pesan yang disampaikan, gaya penulisan, struktur kalimat yang digunakan, dan bagaimana tingkat pemahamannya serta memperhatikan penggunaan kata-kata, kalimat, dan paragraf apakah telah diekspresikan dengan benar.1 2.2 Penentuan Tujuan Tujuan umum setiap pesan bisnis adalah menyampaikan informasi, menganjurkan, dan menjalin kerja sama dengan audiens. Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup, antara lain: 1. Mengapa Tujuan Harus Jelas Tujuan yang jelas akan membantu dalam mengarahkan pengambilan keputusan dan mencapai tujuan suatu organisasi, yang mencakup antara lain: a. Keputusan Untuk Meneruskan Pesan 1 M.SA Jayanto, Prabowo Yudo SE., Komunikasi Bisnis, ed. by M.SA Prabowo Yudo Jayanto SE., Jilid 1 (Semarang: Cerdas Bersama, 2019).
4 Sebelum menyampaikan pesan, terlebih dahulu mengidentifikasi apakah pesan tersebut membawa pengaruh kecil atau besar bagi audiens. Apabila pesan tersebut membawa pengaruh kecil, maka sebaiknya penyampaiannya ditahan dahulu. Sebaliknya apabila pesan yang ingin disampaikan membawa pengaruh besar, maka harus segera disampaikan. b. Keputusan Untuk Menanggapi Audiens Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audiens, komunikator perlu mempertimbangkan motif mereka. Tanpa mengetahui motif audiens, komunikator tidak akan dapat menanggapi mereka dengan baik. Komunikator dan audiens akan gagal mendapatkan apa yang mereka inginkan apabila harapan mereka tidak sesuai. c. Keputusan Untuk Memutuskan Isi Pesan Komukator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, relevan, dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Apabila informasi yang tidak penting dimasukkan dalam pesan yang akan disampaikan, inti pesan akan kabur, waktu akan terbuang percuma, dan pesan tidak akan mencapai sasaran. d. Keputusan Untuk Menetapkan Media yang akan Digunakan Penentuan media yang akan digunakan bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi yang digunakan dapat berup tulisan atau lisan. 2. Tujuan Komunikasi Bisnis Menentukan tujuan komunikasi bisnis dapat mengetahui apakah psan tersebut dapat diterima oleh organisasi atau tidak. Ada 3 tujuan komunikasi bisnis, yaitu: a. Memberi Informasi Informasi yang diberikan berkaitan dengan dunia bisnis yang disampaikan kepada pihak lain. Sebagai contoh, sebuah perusahaan sedang membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditempatkan sebagai staf pemasaran. Untuk memperluas pegawai tersebut, perusahaan dapat memasang iklan lowongan kerja melalui media surat kabar, radio, majalah, dan sosial media yang dimana memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing. b. Melakukan Persuasi
5 Persuasi dilakukan kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Sebagai contoh, negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis. Untuk dapat memperoleh hasil yang optimal, setiap pihak perlu memahami prinsip win-win solution. c. Melakukan Kolaborasi Kolaborasi merupakan kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Kerja sama bisni tersebut dapat dilakukan dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing. Tujuan Umum Tujuan Khusus • Memberi informasi • Menyajikan penjualan bulan lalu ke manager pemasaran. • Membujuk • Meyakinkan manager pemasaran untuk mengangkat beberapa karyawan baru bagian penjualan. • Kolaborasi • Membantu departemen personalia mengembangkan program pelatihan bagi beberapa anggota baru. 3. Cara Menguji Tujuan Penentuan tujuan yang baik tentunya harus mudah diaplikasikan dalam dunia nyata. Ada empat cara menguji tujuan, yaitu dengan melakukan pernyataan berikut: a. Apakah Tujuan Tersebut Realistik? Mengandung arti bahwa ide-ide atau gagasan yang akan disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yang ada. Kemampuan tersebut dapat berupa kemampuan managerial, finansial, sumber daya, dan teknik operasional. b. Apakah Waktunya Tepat? Sebagai contoh, dalam situasi krisis moneter, ide untuk melakukan ekspansi pabrik kemungkinan besar tidak akan diterima. Penyampaian ide ini tidak tepat
6 waktunya karen pada saat itu penjualan produk sedang menurun sampai 50% dibandingkan dengan tahun sebelumnya. c. Apakah Orang yang Mengirimkan Pesan Sudah Tepat? Pesan atau ide yang disampaikan oleh seseorang yang memiliki kedudukan atau jabatan tinggi cenderung lebih dapat diterima. Sedangkan pesan yang disampaikan oleh seseorang yang memiliki kedudukan atau jabatan rendah cenderung kurang dapat diterima. Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak menyampaikan suatu pesan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan. d. Apakah Tujuannya Selaras dengan Tujuan Organisasi Perusahaan? Apabila ingin menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens, usahakan agar pesan tersebut sesuai dengan kebijakan organisasi. 2.3 Analisis Audiens Analisis audiens dilakukan setelah komunikasi bisnis memiliki maksud dan tujuan yang jelas. 1. Cara Mengembangkan Profil Audiens Penentuan profil audiens lebih mudah apabila audiens adalah orang-orang yang sudah dikenal secara baik. Namun jika audiens bukanlah orang yang sama sekali belum dikenal maka komunikator perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka, dengan cara : a. Menentukan Ukuran dan Komposisi Audiens Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan bergantung pada jumlah audiens. Untuk audiens dengan jumlah kecil materi dapat dikemas dalam suatu laporan kemudian dipresentasikan. Namun untuk audiens dengan jumlah besar materi dikemas dalam suatu makalah dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal. b. Siapa Audiensnya Komunikator perlu mengidentifikasi audiens mengenai siapa yang memegang proses paling penting atau memiliki status organisasi paling tinggi. c. Reaksi Audiens
2 Jayanto, Prabowo Yudo SE. 7 Komunikator perlu mengantisipasi reaksi yang akan terjadi. Jika komposisi audiens merupakan orang-orang yang tidak suka berdebat, lebih baik presentasi disajikan langsung pada bagian kesimpulan. d. Tingkat Pemahaman Audiens Komunikator perlu mengetahui latar belakang pendidikan audiens sehingga dapat memutuskan seberapa audiens harus dididik. Komunikator tidak boleh terlalu menggurui karena akan berdampak pada audiens yang menjadi jenuh dan kurang tertarik pada pesan yang akan disampaikan. e. Hubungan Komunikator dengan Audiens Jika audiens dan komunikator belum saling mengenal maka audiens harus dapat diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan, sehingga akan membuat audiens termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraan sehingga pesan tersampaikan dengan baik.2 2. Cara Memuaskan Audiens dan Kebutuhan Informasi Tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens antara lain : a. Temukan Apa yang Diinginkan oleh Audiens Komunikator harus dapat menemukan apa yang ingin audiens ketahui dan segera memberikan informasi yang diminta. b. Antisipasi Pertanyaan yang Tidak Diungkapkan Komunikator dihimbau untuk memberikan tambahan informasi yang mungkin sangat membantu meskipun tidak diminta oleh audiens. c. Berikan Semua Informasi yang Diperlukan Komunikator harus dapat memastikan semua informasi penting yang diminta audiens tidak terlewatkan dengan melakukan pengecekan terlebih dahulu sebelum disampaikan pada auidens. d. Pastikan Informasinya Akurat Informasi yang disampaikan harus akurat dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. e. Tekankan Ide-Ide yang Paling Menarik
3 Jayanto, Prabowo Yudo SE. 8 Komunikator hendaklah menemukan hal penting yang menarik bagi audiens serta memberikan perhatian khusus pada hal tersebut. 3. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens Pesan-pesan yang disampaikan oleh komunikator harus diatur sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima dengan mudah dan audiens mau mengubah perilaku mereka dengan hal baru. Salah satunya dengan melakukan pendekatan emosi audiens dan memberikan argumentasi yang bersifat rasional.3 2.4 Penentuan Ide Pokok Setiap pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok (main idea). Hal selain ide pokok merupakan ide pendukung (supporting idea). Topik adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari sebuah topik sehingga dapat diterima oleh audiens. Hal yang perlu diidentifikasi sebelum menentukan ide pokok : 1. Teknik Curah Pendapat Pendekatan yang paling baik adalah curah pendapat (brainstorming) yang memberikan keleluasaan pikiran unttuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada dengan beberapa teknik, antara lain: a. Storyteller’s Tour Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, butir utama nada, rasionalitas, dan implikasi bagi si penerima. Dengarkan dengan teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat ditemukan dengan mudah. b. Random List Untuk dapat menemukan ide pokok dengan pendekatan radom list, seorang komunikator perlu menuliskan segala sesuatu yang ada dalam pikiran. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide yang sama dengan ide yang lain.
9 Kemudian, begi ke dalam kelompok-kelompok, dan temukan butir penting dan yang tidak penting . c. CFR (Conclusions, Findings, Recommendetions) Worksheet Apabila subjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakan suatu lembar kerja (worksheet) yang dapat membantu menjelaskan hubungan antara temuan (finding), kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi (recommendations) yang akan diberikan. d. Journalistic Approach Pendekatan jurnalistik memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa (what), kapan (when), dimana (where), dan bagaimana (how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi. e. Question and Answer Chain Secara umum pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens. 2. Pembatasan Cakupan Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah dikenal, hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini dapat membangkitkan rasa hormat (respect) audiens kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversional akan memakan waktu yang lebih lama, terutama jika audiens yang hadir terdiri atas orang yang skeptis atau orang yang tidak dikenal sebelumnya. Penyampaian ide pokok dari pesan disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin-poin penting tidak terabaikan. Selain itu, ide pokok yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima audiens. 2.5 Seleksi Saluran dan Media Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan tertulis (written). Pilihan mendasar antara penyampaian secara lisan maupun tertulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens, dan karakteristik dari kedua saluran tersebut.
4 Jayanto, Prabowo Yudo SE. 10 1. Komunikasi Lisan Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral communication) adalah kemampuannya memberikan umpan balik (feedback) dengan segera. Saluran ini digunakan bila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman (convenient). Kelebihan lain dari komunikasi lisan adalah sifatnya yang ekonomis. Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau lebih, pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil (diskusi kelompok), seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya. Alat bantu audiovisual seperti film, video klip, audio rekaman, proyektor LCD, dan side show sering kali digunakan untuk memberikan daya terik bagi suatu presentasi.4 2. Komunikasi Tertulis Pesan-pesan tertulis memilki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis (written communications) adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas,, tingkat kerahasiaannya, emosional, dan biaya pengiriman serta harapan audiens. Komunikasi Lisan Komunikasi Tertulis • Komunikator ingin umpan balik segera dari audiens. • Komunikator tidak membutuhkan umpan balik segera.
5 Jayanto, Prabowo Yudo SE. 11 • Pesan komunikator relatif sederhana dan mudan diterima. • Pesan komunikator sangat rinci, kompleks, dan memerlukan perencanaa yang teliti. • Komunikator tidak membutuhkan catatan permanen. • Komunikator membutuhkan catatan permanen. • Komunikator dapat mengumpulkan audiens lebih mudah. • Komunikator ingin mencapai audiens yang luas. • Komunikator menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah. • Komunikator ingin meminimalisasi distrosi penyampaian pesan. Media Komunikasi Lisan Media Komunikasi Tertulis • Percakapan secara langsung, pidato, pertemuan-pertemuan • Telepon dan surat suara (voice mail) • VOIP (Voice Over Internet Protocols) • Audiotape dan videotape • Telekonferensi dan konferensi video • Surat-surat, memo, laporan proposal • Email • Surat regular dan khusus • Faksimile5
12 BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan Komunikasi merupakan salah satu faktor penting dalam sebuah organisasi atau perusahaan dalam mencapai tujuan. Dengan komunikasi, harapan dan keberhasilan suatu organisasi dapat tersampaikan dan diwujudkan bersama. Dalam sebuah organisasi seorang pemimpin harus dapat mengambil keputusan yang bijak dalam menyelesaikan masalah maupun membuat rencana untuk kemajuan organisasi. Mengambil keputusan yang berkaitan dengan kepentingan organisasi berarti memilih satu diantara banyak alternatif yang tersedia. Setiap keputusan yang diambil memiliki dampak dan konsekuensi yang berbeda-beda, sehingga dalam penyusunan pesan bisnis, kita harus mengetahui kemana arah tujuan pesan tersebut. Menganalisis audiens menjadi salah satu faktor penting yang harus diterapkan dalam menyampaikan pesan bisnis, karena tidak semua audiens memiliki tipe pemahaman yang sama. Pesan bisnis yang baik adalah pesan yang mengandung informasi jelas sehingga mudah dipahami secara langsung oleh penerima pesan. 3.2 Saran Demikian makalah yang dapat kami buat, semoga dapat bermanfaat dan menambah pengetahuan bagi para pembaca. Kami mohon maaf apabila ada kesalahan ejaan dalam penulisan kata dan kalimat yang kurang jelas. Kami hanyalah manusia biasa yang tak luput dari kesalahan sehingga mengharapkan saran dan kritik dari para pembaca demi kesempurnaan makalah ini. Sekian penutup dari kami semoga dapat diterima dihati dan kami ucapkan terima kasih.
13 DAFTAR PUSTAKA Jayanto, Prabowo Yudo SE., M.SA, Komunikasi Bisnis, ed. by M.SA Prabowo Yudo Jayanto SE., Jilid 1 (Semarang: Cerdas Bersama, 2019)
i MAKALAH HAL-HAL YANG MENYEBABKAN PESAN-PESAN TIDAK TERORGANISASI DENGAN BAIK Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis Dosen pengampu: Dr. Prabowo Yudho Jayanto S.E., M.S.A Oleh: Kelompok 6 Anggota: 1. Agnesia Pramudia (001) 2. Abela Putri Anasyah (118) 3. Shertina Margareta (007) 4. Yusril Wahid Saifulloh (170) PROGRAM STUDI AKUTANSI FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG 2023
ii KATA PENGANTAR Puji dan syukur atas kehadiran Allah SWT dengan segala rahmat dan karunia-Nya, sehingga tim penulis dapat menyelesaikan tugas penyusunan makalah yang berjudul “Hal-Hal Yang Menyebabkan Pesan-pesan Tidak Terorganisasi Dengan Baik” pada akhirnya dapat terselesaikan dengan tepat waktu. Tujuan disusunnya makalah ini adalah dalam rangka memperdalam pemahaman mengenai materi komunikasi bisnis, yang utamanya terfokus pada materi penyebabab pesanpesan tidak terorganisasi dengan baik dan penyelesainnya. Tidak lupa pula pada bagian ini, dengan segala kerendahan hati dan rasa hormat yang setinggi- tingginya tim penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu tim penulis dalam menyelesaikan makalah ini. Tim penulis juga menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini tidak bisa terlepas dari segala kesalahan dan kekurangan. Oleh karena itu, tim penulis menerima kritik dan saran dari para pembaca sebagai bahan masukan sehingga makalah ini ke depannya dapat berkembang dan berguna lebih baik lagi bagi pihak-pihak yang membutuhkan. Akhir kata, tim penulis mengucapkan terimakasih. Semarang, 03 Agustus 2023 (Kelompok 6)
iii DAFTAR ISI KATA PENGANTAR............................................................................................ ii DAFTAR ISI......................................................................................................... iii BAB I.......................................................................................................................1 PENDAHULUAN...................................................................................................1 1.1 Latar Belakang ...............................................................................................1 1.2. Rumusan Masalah .........................................................................................2 1.3. Tujuan Penulisan ...........................................................................................2 BAB II .....................................................................................................................3 PEMBAHASAN .....................................................................................................3 2.1. Faktor Penyebab Pesan Tidak Terorganisasi Dengan Baik ...........................3 1. Bertele-tele....................................................................................................3 2. Memasukan Bahan-Bahan yang Tidak Relevan ...........................................3 3. Menyajikan Ide-Ide secara Tidak Logis........................................................3 4. Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercakup Di dalam Pembahasan. ....4 2.2 Pentingnya Pengorganisasian Yang Baik .......................................................4 1. Subjek dan tujuan penyampaian bisnis haruslah jelas..................................4 2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan..................5 3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis............5 4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup...................................5 1. Memahami pesan yang disampaikan ............................................................5 2. Membantu audiens menerima pesan.............................................................6 3. Menghemat waktu audiens ...........................................................................6 4. Mempermudah pekerjaan komunikator........................................................6 2.3. Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline (garis besar).......................7 1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide ............................................7 2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional ..................................8 Berikut adalah empat rencana organisasional untuk pesan-pesan singkat: ....10 Simpulan dari empat rencana organisasional untuk pesan-pesan singkat ........................................................................................................................11
iv BAB III..................................................................................................................12 PENUTUP.............................................................................................................12 3.1. Kesimpulan..................................................................................................12 3.2. Saran............................................................................................................12 DAFTAR PUSTAKA............................................................................................14
1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Hidup di zaman modern seperti sekarang ini tentu membutuhkan banyak penyesuaian disetiap waktunya. Hal ini dikarenakan banyaknya perubahan yang terjadi karena pengaruh dari globalisasi. Pengaruh dari globalisasi memang sangatlah besar dan cenderung memberikan dampak yang positif bagi kehidupan. Salah satu dari dampak globalisasi yang memiliki pengaruh cukup kuat adalah dalam bidang komunikasi atau penyampaian pesan. Dan seperti yang telah kita ketahui juga, bahwa sekarang ini komunikasi menjadi salah satu hal yang sangat penting dan diperhatikan dalam aspek kehidupan. Komunikasi, baik dalam komunikasi pribadi, bisnis, pendidikan, maupun organisasi sosial, harus sangat diperhatikan karena hal ini akan menjadikan salah satu faktor kritis dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Namun sayangnya, sering kali masih banyak kita jumpai situasi dimana seseorang masih belum bisa secara baik dalam menyampaian suatu pesan atau melakukan komunikasi. Situasi di mana pesan-pesan yang disampaikan tidak terorganisasi dengan baik, sehingga mengakibatkan kebingungan, ketidakjelasan, dan bahkan kegagalan dalam mencapai komunikasi yang efektif. Dampak ke depan dari gagalnya mencapai komunikasi yang efektif ini adalah pada tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, sehingga akan sangat merugikan baik bagi pihak komunikator maupun pihak komunikan, terlebih jika masing-masing pihak telah terlibat dalam suatu ikatan bisnis. Situasi yang menyebabkan pesan-pesan dalam komunikasi tidak dapat tersampaikan atau terorganisir dengan baik diantaranya adalah kurangnya pemahaman terhadap audiens dan isi dari komunikasi yang terlalu bertele-tele. Maka dari hal ini, dapat disimpulkan bahwa komunikasi sangatlah berpengaruh terhadap keuntungan kita ke depannya, sedangkan di sisi lain semakin ke sini justru juga semakin banyak kita temui orang-orang yang masih memiliki kemampuan rendah dalam berkomunikasi. Jika hal ini terus dibiarkan maka nantinya kita sendiri yang akan merugi besar.
2 Maka dari hal ini, kami dari kelompok 6 akan membahas secara lebih terperinci terkait dengan faktor-faktor yang menyebabkan pesan-pesan masih sulit untuk disampaikan secara jelas atau terorganisir dalam suatu komunikasi. Dengan membahas faktor-faktor tersebut, diharapkan mampu memberikan pemahaman dan bantuan kepada khalayak umum terkait kendala apa saja yang masih membuat mereka kesulitan dalam penyampaian pesan kepada pihak lain. 1.2. Rumusan Masalah 1. Apa faktor-faktor penyebab pesan tidak terorganisasi dengan baik? 2. Apa pentingnya pengorganisasian pesan dengan baik? 3. Apa itu pengorganisasian pesan melalui outline? 4. Apa rencana organisasional untuk pesan-pesan singkat? 1.3. Tujuan Penulisan 1. Mengetahui penyebab pesan seringkali tidak terorganisasi dengan baik. 2. Mengetahui mengapa pengorganisasian pesan yang baik itu penting. 3. Mengetahui apa itu pengorganisasian pesan melalui outline. 4. Mengetahui apa saja yang termasuk ke dalam rencana organisasional untuk pesan-pesan singkat.
3 BAB II PEMBAHASAN 2.1. Faktor Penyebab Pesan Tidak Terorganisasi Dengan Baik Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang tidak disampaikan oleh pimpinan kepada bawahan, kadang kala tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menjadikan pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendakinya. Hal ini bisa terjadi karena tidak terjadinya komunikasi dengan baik ataupun disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut: 1. Bertele-tele Seringkali pesan pembuka awal surat terlalu panjang sehingga mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik pembahasan. Dengan kata lain, pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, sehingga pembaca membutuhkan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan yang disampaikan. 2. Memasukan Bahan-Bahan yang Tidak Relevan Faktor berikutnya adalah adanya informasi yang tidak relevan dan tidak penting dalam pesan yang disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan disamping membuang-buang waktu juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan dan penting saja yang disampaikan kepada audiens 3. Menyajikan Ide-Ide secara Tidak Logis Penyebab selanjutnya adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan kepada audiens. Hal ini menyebabkan ketidak lancaran komunikasi karena audiens akan sulit memahami poin-poin penting yang disampaikan.1 1 M.SA Jayanto, Prabowo Yudo SE., Komunikasi Bisnis, ed. by M.SA Prabowo Yudo Jayanto SE., Jilid 1 (Semarang: Cerdas Bersama, 2019).
4 4. Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercakup Di dalam Pembahasan. Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poinpoin yang justru terlupakan dari topik pembahasan. Karena asyik membahas halhal yang bersifat pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan yang lebih besar menjadi terabaikan. Keempat masalah tersebut sering terjadi dalam komunikasi bisnis. Oleh karena itu, hal-hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang seksama bagi para komunikator. 2.2 Pentingnya Pengorganisasian Yang Baik Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator. Adapun hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik adalah sebagai berikut: 1. Subjek dan tujuan penyampaian bisnis haruslah jelas. Seorang pengirim pesan-pesan bisnis harus dapat menentukan pesan bisnis apa yang akan disampaikan kepada pihak lain. Selain itu, harus dipahami dengan baik apa maksud dan tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut. Secara umum tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis adalah untuk menginformasikan pesan-pesan bisnis, mempengaruhi penerima pesan, atau melakukan kerja sama dengan pihak lain.2 2 Jayanto, Prabowo Yudo SE.
5 2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan. Usahakan isi dari pesan-pesan bisnis yang disampaikan tersebut berkaitan dengan subjek dan tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis. Penyampaian pesanpesan bisnis yang tidak fokus pada subjek dan tujuannya, dengan sendirinya akan berakibat pada pencapaian tujuan yang tidak relevan dan tidak optimal. Disamping itu, penyampaian pesan-pesan bisnis yang tidak fokus juga dapat menjadikan pesan yang disampaikan bias dan kabur. 3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis. Untuk mempermudah pemahaman penerima pesan, perlu adanya pengelompokan ide atau gagasan secara logis dan runtut. Pengelompokan ide atau gagasan yang baik akan dapat membantu mempercepat pencapaian tujuan-tujuan bisnis yang telah ditetapkan sebelumnya. 4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup. Perlu dilakukan pengecekan ulang untuk meyakinkan bahwa substansi yang ingin disampaikan dalam pesan-pesan bisnis benar-benar sudah tercangkup. Dalam praktik, bisa saja terjadi dimana pesan-pesan bisnis yang penting dan seharusnya disampaikan terlupakan. Sementara itu, pesan-pesan bisnis yang disampaikan tersebut menjadi tidak efektif. Pesan pesan bisnis yang disusun dengan baik akan membantu penerima pesan memahami apa yang disampaikan. Selain itu, juga menghemat waktu dan mempermudah pekerjaan komunikator dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis. Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam hal-hal berikut ini: 1. Memahami pesan yang disampaikan Dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam
6 pesan, maka audiens akan lebih mudah dalam memahami maksud dan isi pesan dengan baik.3 2. Membantu audiens menerima pesan Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiens dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut. Misalnya, seorang konsumen mengadukan masalah pembelian suatu produk kepada manajer toko, namun memperoleh jawaban yang tidak menyenangkan atau mengecewakan. Mungkin saja, surat jawaban yang diberikan telah disusun secara logis dan nuntut, namun tidak dapat diterima oleh konsumen karena gaya bahasa yang digunakan langsung kepada sasaran yang dituju. 3. Menghemat waktu audiens Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Mengapa demikian? Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah penyampaian informasi atau ideide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi. 4. Mempermudah pekerjaan komunikator Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan menghemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang penting dalam dunia bisnis, dimana penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien. Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien dalam menyelesaikan pekerjaan. 3 Jayanto, Prabowo Yudo SE.
7 2.3. Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline (garis besar) Pesan yang disampaikan hendaknya bisa tersampaikan kepada audiens sesuai maksud dari pemberi pesan. Oleh karena itu diperlukan adanya pengorganisasian pesan yang baik. Dalam pengorganisasian pesan-pesan melalui Outline (garis besar) diperlukan tahapan tahapan dalam mencapainya, yaitu: 1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide Seorang pemberi pesan atau komunikator yang baik harus bisa memutuskan apa saja yang akan disampaikan kepada audiens. Jangan sampai pesan yang disampaikan membuat bingung atau bahkan menimbulkan perspektif yang berbeda antara komunikator dengan audiens. Dalam penyampaian pesan yang panjang dan kompleks outline menjadi hal yang sangat diperlukan dalam penyampaian pesan sehingga audiens bisa menerima pesan tersebut sesuai maksud dari komunikator. Selain itu, outline juga akan menuntun komunikator untuk mengkomunikasikan ide-ide secara lebih sistematik, efisien, dan efektif serta hasil akhir yang diharapkan dengan audiens mengerti dan memahami pola pikir komunikator.4 Lalu, susunan suatu outline itu sendiri dapat digolongkan dalam tiga golongan, yaitu: a. Mulai dengan ide pokok Ide pokok merupakan masalah utama yang akan dibahas atau juga bisa disebut pokok pikiran, gagasan utama, gagasan pokok, dan pikiran utama. Ide pokok akan membantu komunikator dalam menentukan tujuan pesan yang disampaikan. Dua hal yang biasanya terdapat dalam ide pokok: ▪ Apa yang komunikator inginkan terhadap audiens untuk melakukan atau memikirkannya ▪ Alasan mendasar mengapa audiens harus melakukan atau memikirkannya b. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting 4 Jayanto, Prabowo Yudo SE.
8 Setelah menyusun ide pokok, poin-poin pendukung juga harus dipersiapkan agar bisa mengembangkan kalimat-kalimat untuk menjelaskan ide pokok yang telah ada. Contoh: Ide pokok: seorang manager memutuskan untuk melakukan PHK kepada karyawannya. Poin pendukung: perusahaan mengalami defisit atau rugi yang secara terus menerus, perusahaan mempunyai banyak hutang yang ditanggung, dan perusahaan tidak mampu menggaji karyawan. c. Ilustrasi dengan bukti-bukti Tahap ketiga dalam menyusun outline ialah menunjukkan illustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang dapat diungkapkan, maka outline yang dibuat semakin baik. Contoh: (berdasarkan contoh poin b) Bukti: Laporan keuangan Perusahaan, bukti utang Perusahaan. Bagan tentang penyusunan outline: 2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional Setelah proses mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide dengan memilih rencana organisasional yang cocok untuk mencapai pengorganisasian yang baik. Ada dua pendekatan yang digunakan untuk menentukan ide-idenya, yaitu: Ide Pokok Ide Pokok Ide Pendukung Bukti A Bukti B Bukti A Bukti B
9 a. Pendekatan Langsung Pendekatan langsung (direct approach) sering disebut juga dengan pendekatan deduktif (deductive approach), merupakan pendekatan dimana mengemukakan ide pokok di awal kemudian diikuti dengan bukti pendukung. Ide pokok dapat berupa deskripsi singkat yang membahas masalah atau gagasan dari pesan yang akan disampaikan. Pendekatan ini sesuai jika reaksi audiens cenderung positif. Hal ini dikarenakan reaksi audiens yang positif atau kata lain tertarik terhadap ide pokok yang disampaikan akan membuat audiens ingin lebih tahu terkait ide pokok tersebut. Maka dari itu, setelah ide pokok yang disampaikan sudah menjadi daya tarik bagi audiens, dapat dilanjutkan dengan bukti-bukti pendukung untuk memperjelas dan memperkuat ide pokoknya. b. Pendekatakan Tidak Langsung Pendekatan tidak langsung (indirect approach) sering disebut juga dengan pendekatan induktif (inductive approach), merupakan pendekatan dimana memunculkan bukti-bukti pendukung terlebih dahulu kemudian diikuti dengn ide pokoknya. Pendekatan ini kebalikan dengan pendekatan langsung yang mana sesuai dengan reaksi audiens yang cenderung negatif. Hal ini dikarenakan reaksi audiens yang negatif atau tidak menyenangkan terhadap pesan yang disampaikan, perlu dipaparkan bukti-bukti pendukung terlebih dahulu untuk memaparkan fakta-fakta yang ada. Agar pesan yang disampaikan dapat mengubah persepsi atau pemikiran audiens sehingga dapat diterima dengan baik oleh audiens. Setelah bukti-bukti pendukung tersebut dipaparkan, ide pokok disampaikan untuk menegaskan kembali apa yang disampaikan. Jadi, sebelum menentukan urutannya, harus terlebih dahulu menganalisis bagaimana reaksi audiens terhadap pesan yang disampaikan. Kedua pendekatan ini dapat diterapkan untuk pesan-pesan singkat seperti memo dan surat maupun pesanpesan formal seperti laporan, usulan dan presentasi. Setelah menentukan urutannya
10 berdasarkan analisis reaksi audiens, maka dapat memilih rencana organisasional yang sesuai. Berikut adalah empat rencana organisasional untuk pesan-pesan singkat: • Direct Request Jenis atau tipe pesan bisnis yang paling lazim dipakai adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju. Direct request (permintaan langsung) mampu berupa surat maupun memo. Misalnya, Anda tertarik terhadap sebuah produk gres dan Anda ingin sekali mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut seperd karakteristik, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka Anda mampu menciptakan surat undangan eksklusif. Permintaan pribadi menggunakan pendekatan langsung, karena pribadi pada poin yang dituju. • Pesan-Pesan Rutin, Good News, atau Goodwill Informasi rutin sebagai bagian dari bisnis tetap, audiens kemungkinan akan menjadi netral. Misalnya ucapan selamat dari rekan kerja. Rekan kerja merasa ikut senang atas capaian Perusahaan A rekan kerja menyampaikan melalui surat diawali dengan ide pokok atau good news yang akan diucapkan kemudian berisi rincian mengenai apa yang dicapai Perusahaan A kemudian ditutup dengan rasa hormat. Jenis pesan ini cocok menggunakan pendekatan langsung karena reaksi audiens yang positif. • Pesan-Pesan Bad News Pesan-pesan yang menyampaikan berita buruk umumnya akan membuat para audiens tidak senang mendengarnya. Misalnya penolakan suatu lamaran. Oleh karena itu, berita yang kurang menyenangkan ini menggunakan pendekatan yang tidak langsung dengan menyatakan ide-ide pokok diakhir. Pesan-pesan bad news sebaiknya dimulai dengan pernyataan real terlebih dahulu dengan menyatakan berita secara tidak langsung. Kemudian disampaikan berita tersebut dengan alasanalasan yang logis dan menggunakan bahasa yang halus agar setidaknya pesan yang
11 disampaikan dapat diterima oleh audiens walaupun berita yang tidak menyenangkan. Pesan tersebut diakhiri dengan rasa hormat. • Pesan-Pesan Persuasif Pesan persuasif merupakan pesan yang sifatnya mengajak audiens untuk menerima pesan yang disampaikan. Dalam hal ini misalnya untuk melakukan penjualan produk. Pesan-pesan persuasif dilakukan dengan menggunakan pendekatan tidak langsung karena perlu membuka pikiran audiens terkait penjualan produk dengan bukti bukti pendukung yang nantinya diakhiri dengan ide pokok yag akan disampaikan. Simpulan dari empat rencana organisasional untuk pesan-pesan singkat Keempat rencana organisasional diatas dapat digunakan untuk pesan-pesan singkat. Namun, untuk pesan-pesan yang lebih panjang seperti laporan dan presentasi perlu pola yang lebih kompleks untuk menangani informasi yang lebih banyak. Pola tersebut dapat dibedakan menjadi dua, yaitu informasional dan analitikal. Pola pesan yang informasional biasanya lebih mudah dibuat karena hanya memaparkan fakta- fakta yang berhasil ditemukan. Ide pokok disampaikan beserta dengan sub-sub topik yang disusun secara kronologis. Contoh dari pola pesan yang informasional antara lain instruksi operasi, laporan status, dam deskripsi prosedur dalam suatu perusahaan. Pola pesan yang analitikal umumnya lebih sulit dibandingkan dengan yang informasional karena tidak hanya memaparkan fakta-fakta yang ada. Dalam pola analitikal, perlu adanya kegiatan menganalisis suatu pesan misalnya menganalisis suatu laporan atau presentasi. Sehingga dari proses analisis tersebut menghasilkan sebuah kesimpulan tertentu.5 5 Jayanto, Prabowo Yudo SE.
12 BAB III PENUTUP 3.1. Kesimpulan Dalam suatu pesan, terutama dalam pesan bisnis yang dapat diorganisasikan dengan baik, maka semua informasi penting serta maksud dan tujuan penulisan pesan-pesan yang dinyatakan tersebut dapat secara jelas untuk dipahami dan diterima. Oleh karenan itu, ide-ide harus disajikan secara logis dan runtut. Pengorganisasian pesan yang baik menjadi sangat penting dalam suatu komunikasi karena dari penyampaian pesan yang efektif dan efisien tersebut akan memberikan dampak keuntungan yang lebih mudah dan besar. Keuntungan yang dimaksud disini bukan hanya berorientasi pada materiil, namun juga non materiil, contohnya yaitu memudahkan dan menyederhanakan pekerjaan dari komunikator. Dalam pengorganisasian suatu pesan juga memerlukan pengelompokan ide-ide secara tepat. Ada dua pendekatan organisasional yang cukup mendasar terkait pengelompokkan suatu pesan yaitu, pendekatan langsung dan pendekatan tidak langsung. Dengan pendekatan langsung, maka ide pokok ditempatkan pada bagian terdahulu kemudian baru diikuti bukti-bukti pendukungnya. Sedangkan dalam pendekatan tidak langsung, bukti-bukti pendukung ditempatkan terdahulu kemudian diikuti dengan ide pokoknya. Untuk pendekatan langsung sendiri sangat cocok diterapkan bagi orang-orang yang memiliki daya tertarik lebih besar atau senang terhadap pesan-pesan yang nantinya akan disampaikan. Sementara itu, pendekatan tidak langsung lebih tepat untuk orang-orang yang bersikap atau tidak senang terhadap pesan-pesan yang akan disampaikan. 3.2. Saran Demikianlah makalah berjudul “Hal-Hal Yang Menyebabkan Pesan-Pesan Tak Terorganisasi Dengan Baik” yang dapat disusun oleh kelompok enam. Semoga dengan adanya makalah ini dapat membantu bagi para pembaca terkait materi penyebab pesan tidak terorganisasi dengan baik dan penyelesainnya. Dari kelompok enam selaku penyusun makalah ini juga menyadari bahwa, kami
13 hanyalah manusia biasa yang tentunya tidak bisa terlepas dari kelalaian dan kesalahan, maka dari itu kami dari kelompok enam menyadari bahwa makalah ini juga tidak bisa terlepas dari ketidak sempurnaan. Dari hal ini maka, kami dari kelompok enam memohon maaf atas banyaknya kekeliruan ketik dan kurang lengkapnya materi pada makalah yang telah kami susun ini. Di akhir kata, kelompok enam juga sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari para pembaca demi lebih baiknya makalah ini ke depannya.
14 DAFTAR PUSTAKA Jayanto, Prabowo Yudo SE., M.SA, Komunikasi Bisnis, ed. by M.SA Prabowo Yudo Jayanto SE., Jilid 1 (Semarang: Cerdas Bersama, 2019)
MAKALAH REVISI PESAN-PESAN BISNIS Dosen Pengampu: Dr. Prabowo Yudo Jayanto SE,. M.SA Mata Kuliah: Komunikasi Bisnis Disusun Oleh: Kelompok 7 1. Dina Nur Himmatina (7211422122) 2. Martiningsih (7211422123) 3. Rahtriani Septya Anjani (7211422127) 4. Arvel Hadiansyah (7211422297) PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG 2023
ii KATA PENGANTAR Dalam era yang terus berkembang dan berubah dengan cepat ini, komunikasi bisnis menjadi salah satu unsur kunci dalam keberhasilan perusahaan. Pesan-pesan bisnis yang efektif adalah fondasi dari hubungan yang kuat antara perusahaan dan pemangku kepentingan, termasuk pelanggan, mitra bisnis, dan karyawan. Makalah ini, yang berjudul "Revisi Pesan-Pesan Bisnis," bertujuan untuk menjelajahi pentingnya revisi dan pembaruan pesan-pesan bisnis dalam konteks lingkungan bisnis yang dinamis saat ini. Kami akan membahas mengapa revisi pesan-pesan bisnis menjadi kunci strategis, bagaimana melaksanakan revisi tersebut dengan sukses, dan dampak positif yang dapat diharapkan dari upaya tersebut. Proses penyusunan makalah ini tidak terlepas dari dukungan dan inspirasi yang kami terima dari berbagai pihak. Kami ingin menyampaikan terima kasih kepada dosen pengajar kami yang telah memberikan bimbingan dan wawasan berharga selama mata kuliah ini berlangsung. Kami juga menghargai teman-teman sekelas kami yang selalu berbagi pandangan dan ide-ide yang membantu kami dalam mengembangkan makalah ini. Semoga makalah ini dapat memberikan kontribusi kecil kami dalam memahami pentingnya pesan-pesan bisnis yang efektif di dunia bisnis yang selalu berubah ini. Semarang, 2 Oktober 2023 Penulis
iii DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ............................................................................................ ii DAFTAR ISI.......................................................................................................... iii BAB I: PENDAHULUAN...................................................................................... 4 1.1 Latar Belakang ......................................................................................... 4 1.2 Rumusan Masalah .................................................................................... 5 1.3 Tujuan....................................................................................................... 5 BAB II: PEMBAHASAN ....................................................................................... 6 2.1 Keterampilan Merevisi Pesan-Pesan Bisnis............................................. 6 2.2 Pemilihan Kata yang Tepat dalam Pesan-Pesan Bisnis............................ 9 2.3 Cara Membuat Kaliamat yang Efektif dalam Pesan-Pesan Bisnis......... 10 BAB III: PENUTUP ............................................................................................. 12 3.1 Kesimpulan............................................................................................. 12 3.2 Saran....................................................................................................... 12 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 13
4 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam lingkungan bisnis yang terus berubah dengan cepat dan kompetitif, kemampuan perusahaan untuk beradaptasi menjadi kunci utama untuk kelangsungan dan pertumbuhan. Salah satu aspek yang tidak boleh diabaikan adalah pesan-pesan bisnis yang digunakan oleh perusahaan. Pesan-pesan ini mencakup berbagai jenis komunikasi, seperti pesan kepada pelanggan, mitra bisnis, karyawan, dan pemangku kepentingan lainnya. Memperhatikan komunikasi dalam bisnis merupakan hal yang sangat penting guna memperlancar aktivitas bisnis dan meminimalisir kesalahan yang dapat mempengaruhi seluruh elemen dalam lingkup bisnis.1 Pesan-pesan bisnis yang efektif tidak hanya berperan dalam menjalin hubungan yang kuat dengan berbagai pihak saja, tetapi juga mampu memengaruhi persepsi dan citra perusahaan di mata publik. Dalam beberapa tahun terakhir, dunia bisnis telah mengalami perubahan signifikan dalam hal teknologi, perilaku konsumen, dan dinamika pasar. Pandemi COVID-19 yang melanda dunia juga telah mempercepat transformasi digital dan mengubah cara komunikasi bisnis dilakukan. Oleh karena itu, perusahaan-perusahaan harus senantiasa mempertimbangkan untuk merevisi pesan-pesan bisnis mereka agar tetap relevan, efektif, dan sesuai dengan tuntutan waktu. Makalah ini akan menggali lebih dalam mengenai pentingnya revisi pesan-pesan bisnis dalam menghadapi perubahan lingkungan bisnis yang dinamis, serta bagaimana perusahaan dapat melaksanakan revisi ini dengan sukses untuk mencapai tujuan bisnis yang lebih baik. Dengan memahami peran dan strategi revisi pesan-pesan bisnis, perusahaan dapat memperkuat posisinya dalam pasar yang kompetitif dan terus beradaptasi dengan perkembangan yang ada. 1 Zahra dkk, Analisis Komunikasi Dalam Bisnis, Da’watuna: Journal of Communication and Islamic Broadcasting, Vol. 2(1), 25–34. https://doi.org/10.47467/dawatuna.v2i1.506
5 1.2 Rumusan Masalah 1. Apa yang dimaksud keterampilan merevisi pesan-pesan bisnis? 2. Bagaimana pemilihan kata yang tepat dalam merevisi pesan-pesan bisnis? 3. Bagaimana cara membuat kalimat yang efektif dalam pesan-pesan bisnis? 1.3 Tujuan 1. Mengetahui yang dimaksud keterampilan merevisi pesan-pesan bisnis. 2. Mengetahui pemilihan kata yang tepat dalam merevisi pesan-pesan bisnis. 3. Mengetahui cara membuat kalimat yang efektif dalam pesan-pesan bisnis.
6 BAB II PEMBAHASAN 2.1 Keterampilan Merevisi Pesan-Pesan Bisnis Revisi merupakan langkah terakhir dalam mengembangkan pesan-pesan bisnis secara efektif. 2 Menurut pendapat lain, revisi pesan bisnis juga diartikan sebagai langkah dalam melakukan koreksi, penyempurnaan, atau perbaikan terhadap pesan-pesan bisnis. 3 Setiap pesan bisnis, perlu dilakukan pengeditan atau penyuntingan baik menyangkut masalah isi dan pengorganisasiannya, gaya, penyampaiannya, maupun format penulisannya. Pesan-pesan bisnis diketahui mencakup pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan. Kedua bentuk pesan-pesan tersebut memiliki persamaan dan perbedaan dari sisi format penulisan, gaya penulisan (writing style), maupun cara penyampaiannya. 4 1. Pesan-Pesan Bisnis Tertulis Proses penulisan pesan-pesan bisnis dalam bentuk tertulis dimulai dari: a) Mengedit isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan. Untuk membantu memberikan gambaran yang lebih rinci tentang halhal apa saja yang perlu diperbaiki atau disempurnakan, berikut ini terdapat beberapa pertanyaan penting yang perlu diperhatikan, antara lain: • Apakah anda telah memasukan poin-poin dengan urutan yang logis? • Apakah terdapat keseimbangan yang baik antara hal-hal yang bersifat umum dengan hal-hal yang khusus? • Apakah ide yang paling penting telah memperoleh porsi pembahasan yang cukup? • Apakah anda telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan pemeriksaan ulang (cross check) terhadap fakta-fakta yang ada? . 2 Prabowo, Komunikasi Bisnis jilid 1 (Semarang: Cerdas Bersama: 2021), hal. 56. 3 Fatimah, Pengorganisasian Dan Revisi Pesan-Pesan Bisnis (Presentasi Bisnis Media) hal 1–18. 4 Prabowo, loc.cit.
7 • Apakah anda ingin menambahkan informasi yang baru? b) Mengedit Mekanik/Teknis Penulisan Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan - pesan bisnis yang mencakup antara lain:5 • Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik. • Penggunaan kapitalisasi secara tepat (perhatikan kata-kata yang harus ditulis dengan huruf kapital). • Penulisan tanda baca secara benar (perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya, dan tanda seru). • Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami dengan mudah. • Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan-pesan bisnis yang telah disampaikan. c) Mengedit Format dan Layout Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalah mengedit format dan layout secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, ditata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik, audiens anda akan senang membacanya.6 5 Prabowo, Op. Cit., hal. 57. 6 Ibid.
8 2. Pesan-Pesan Bisnis Lisan Komunikasi lisan dilakukan ketika komunikator dan komunikan berhadapan secara langsung untuk berkomunikasi. Namun, tak jarang pula bentuk komunikasi ini dilakukan jarak jauh, misalnya video call dan telepon.7 Sebagaimana pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis, pesan-pesan bisnis yang disampaikan dalam bentuk lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan,atau pengeditan (editing) seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami audiens dengan baik.8 Oleh karena itu, meskipun penyampaian pesan-pesan bisnis yang dilakukan secara lisan, tetap perlu dilakukan kegiatan pengeditan yang mencangkup antara lain: a) Substansi pesan Secara umum, substansi adalah inti atau gagasan utama dari sesuatu. Substansi digunakan untuk mendefinisikan seseorang yang memiliki kejujuran dan kecerdasan, atau ketika meneliti sebuah pesan untuk menemukan esensinya.9 Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan (editing) pesan-pesan adalah mengedit substansi pesan yang akan disampaikan pada audiens: • Apakah substansi (inti) pesan yang ingin disampaikan telah tercantum di dalamnya? • Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio, audiovisual) juga sudah tercantum di dalamnya? b) Pengorganisasian Pesan Pengorganisasian pesan bisnis adalah penyusunan kata, kalimat, dan paragraf yang akan dipakai dalam pesan bisnis agar tujuan yang dipakai 7 Diakses dari https://www.kompas.com/skola/read/2022/01/21/120000469/apa-itu-komunikasilisan-dan-tertulis-, pada September 2023. 8 Prabowo, Op. Cit., hal 57. 9 Diakses dari https://www.liputan6.com/hot/read/4723512/substansi-adalah-elemen-yang-palingmendasar-pahami-pengertiannya?page=4, pada September 2023.