9 dalam pesan bisnis yang kita inginkan dapat tersampaikan dan diterima oleh audiens.10 Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan secara lisan mencangkup tiga poin penting yaitu: • Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri) • Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengantar pesan di lanjutkan dengan substansi pesan) • Penutup (misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi). c) Gaya Bahasa Pada umumnya, penulisan pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan secara lisan cenderung hanya bersifat outline atau garis besarnya saja, sedangkan penyajian secara lebih rinci (lengkap) dapat disampaikan pada saat melakukan presentasi.11 Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan-pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak monoton. Di samping itu, melalui penyajian secara lisan penerimaan pesan akan lebih mudah memahami maksud dan tujuan suatu pesan yang ditunjukkan dengan penyampaian pesan-pesan secara langsung, pesan-pesan non verbal yang didukung dengan tampilan kata, huruf, gambar, bagan, dan tabel, dalam format animasi yang dinamis. 2.2 Pemilihan Kata yang Tepat dalam Pesan-Pesan Bisnis Pemilihan kata adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat.12 Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang disampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat dimengerti, anda harus dapat memilih kata-kata dengan sebaik-baiknya. 10 Diakses dari https://mahasiswaindonesia.id/apa-dan-bagaimana-cara-perencanaan-sertapengorganisasian-pesan-bisnis/#google_vignette, pada September 2023. 11 Prabowo, Op. Cit., hal. 58 12 Ibid.
10 Agar maksud komunikasi dapat tercapai, perlu beberapa hal berikut: 1. Pilihlah kata-kata yang sudah familier/dikenal Dalam menyampaikan sesuatu harus menggunakan bahasa yang mudah, agar mudah dimengerti oleh audiens. 2. Pilihlah kata-kata yang singkat Agar pesan-pesan bisnis lebih efisien, juga mudah dipahami audiens, tetapi harus tetap memperhatikan kaidah yang benar & baik. 3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda Agar tidak terjadi salah tafsir akibat tidak tercapainya tujuan dari pesanpesan tersebut. 2.3 Cara Membuat Kaliamat yang Efektif dalam Pesan-Pesan Bisnis Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat & baik. 13 1. Secara umum, ada tiga jenis kalimat, yaitu: a) Kalimat sederhana Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat. b) Kalimat majemuk Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. c) Kalimat kompleks Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat. 2. Cara mengembangkan paragraph Ada 2 pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. 13 Prabowo, Op. Cit., hal. 59
11 Cara-cara mengembangkan paragraf: a) Ilustrasi Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum. b) Perbandingan ( Persamaan dan Perbedaan ) Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain. c) Pembahasan sebab-akibat Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu. d) Klasifikasi Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus. e) Pembahasan Pemecah Masalah Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi. Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.
12 BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan Mengembangkan dan merevisi pesan-pesan bisnis adalah tahapan penting dalam upaya memastikan komunikasi yang efektif dalam lingkungan bisnis yang terus berubah. Dalam makalah ini, kami telah menguraikan keterampilan yang diperlukan untuk merevisi pesan-pesan bisnis, baik dalam bentuk tertulis maupun lisan. Kami juga telah menjelaskan pentingnya pemilihan kata yang tepat dalam pesan-pesan bisnis serta cara membuat kalimat yang efektif untuk meningkatkan daya informasi dalam komunikasi bisnis. Kami mengingatkan bahwa revisi pesan-pesan bisnis bukanlah langkah sekunder, melainkan langkah terakhir yang penting dalam mengembangkan komunikasi bisnis yang efektif. Ini melibatkan pengeditan isi, pengorganisasiannya, gaya penulisannya, serta format dan layout pesan. Dalam pesan-pesan bisnis lisan, perhatian terhadap substansi pesan, pengorganisasian pesan, dan gaya bahasa juga penting. 3.2 Saran Demikianlah tugas penyusunan makalah ini kami persembahkan. Harapannya dengan adanya makalah ini dapat membantu pembaca dalam memahami pentingnya revisi pesan-pesan bisnis dan memberikan saran yang berguna bagi pembaca untuk meningkatkan keterampilan mereka. Kritik dan saran sangat kami harapkan dari para pembaca demi kesempurnaan makalah ini. Apabila ada kekurangan atau kehilafan dalam penyusunan makalah ini, kami mohon maaf yang sebesar besarnya.
13 DAFTAR PUSTAKA Jayanto, P. Y. (2021). Komunikasi Bisnis Jilid 1. Semarang: Cerdas Bersama. Fatimah, S. (2021). Pengorganisasian Dan Revisi Pesan-Pesan Bisnis. Presentasi Bisnis Media, 90500120065, 1–18. Zahra, A. R., Syahputra, R., & Suhairi, S. (2021). Analisis Komunikasi Dalam Bisnis. Da’watuna: Journal of Communication and Islamic Broadcasting, 2(1), 25–34. https://doi.org/10.47467/dawatuna.v2i1.506 Apa dan Bagaimana Cara Perencanaan serta Pengorganisasian Pesan Bisnis? (2022, Oktober 8). Retrieved from Media Mahasiswa Indonesia: https://mahasiswaindonesia.id/apa-dan-bagaimana-cara-perencanaan-sertapengorganisasian-pesan-bisnis/ Putri, V. K. (2022, 1 21). Apa itu Komunikasi Lisan dan Tertulis? Retrieved from Kompas.com: https://www.kompas.com/skola/read/2022/01/21/120000469/apa-itukomunikasi-lisan-dan-tertulisSendari, A. A. (2021, November 29). Substansi adalah Elemen yang Paling Mendasar, Pahami Pengertiannya. Retrieved from Liputan6: https://www.liputan6.com/hot/read/4723512/substansi-adalah-elemenyang-paling-mendasar-pahami-pengertiannya?page=3
MAKALAH PENULISAN BAD NEWS Makalah ini Disusun Guna Memenuhi Tugas Mata Kuliah Komunikasi Bisnis Disusun Oleh: Kelompok 8 1. Nasywa Salsabila Yanikha (7211422013) 2. Raddinia Jasmine Raharjo (7211422131) 3. Ananda Wulandari (7211422132) 4. Siti Nur Rahmayanti (7211422134) Dosen Pengampu: Dr. Prabowo Yudo Jayanto, S. E., M. S. A. PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG TAHUN 2023
i KATA PENGANTAR Puji Syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul “Penulisan Bad News” ini tepat pada waktunya. Adapun tujuan penulisan dari makalah ini adalah untuk memenuhi tugas pada mata kuliah Komunikasi Bisnis dan kami juga berharap semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan tentang Komunikasi Bisnis mengenai Penulisan Bad News. Kami dari kelompok 8 mengucapkan terima kasih kepada Bapak Dr. Prabowo Yudo Jayanto, S. E., M. S. A. selaku dosen pengampu mata kuliah Komunikasi Bisnis yang telah memberikan tugas ini sehingga kami dapat menambah pengetahuan dan wawasan sesuai dengan bidang studi yang kami tekuni. Kami menyadari bahwa makalah ini masih ada kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Maka dari itu, kami dengan senang hati menerima kritikan dan juga saran dari para pembaca. Kritikan dan saran dapat membuat kami semua lebih berkembang ke depannya. Semarang, 01 September 2023 Kelompok 8
ii DAFTAR ISI KATA PENGANTAR................................................................................................................i DAFTAR ISI.............................................................................................................................ii BAB I.........................................................................................................................................1 PENDAHULUAN ....................................................................................................................1 1.1 Latar Belakang.........................................................................................................................1 1.2 Rumusan Masalah...................................................................................................................1 1.3 Tujuan......................................................................................................................................1 BAB II.......................................................................................................................................2 PEMBAHASAN.......................................................................................................................2 2.1 Strategi Pengorganisasian Pesan-Pesan Bad News.................................................................2 1. Menciptakan Audience-Centered Tone...................................................................................2 2. Memilih Pendekatan Organisasi..............................................................................................2 2.2 Mengomunikasikan Informasi Jawaban Negatif .....................................................................5 2.3 Penyampaian Bad News ke Pelanggan....................................................................................6 2.4 Penyampaian Bad News Tentang Orang .................................................................................8 2.5 Teknik untuk Menyampaikan Bad News...............................................................................10 PENUTUP...............................................................................................................................14 A. Kesimpulan................................................................................................................................14 B. Saran .........................................................................................................................................14 DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................................15
1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam kehidupan sehari-hari, setiap orang tidak bisa lepas dari dunia komunikasi. Berbagai aktivitas komunikasi dilakukan oleh manusia, di tempat kerja, di sekolah, di perjalanan, dan di rumah. Kegiatan komunikasi yang dilakukan dapat menggunakan berbagai media yang ada, baik media konvensional atau non-elektronik maupun media elektronik. Dalam dunia bisnis, komunikasi merupakan faktor yang sangat penting untuk mencapai tujuan organisasi. Salah satu fungsi komunikasi dalam dunia bisnis adalah menyampaikan pesan/informasi. Pesan yang disampaikan tentu tidak selalu berupa pesan positif atau menyenangkan. Bentuk pesannya juga sering disampaikan dengan pesan berita buruk atau biasa dikenal dengan Bad News. Berita buruk atau pesan buruk adalah pesan yang jika dikirimkan akan menimbulkan ketidaknyamanan bagi penerima pesan. Oleh karena itu, penciptaan dan penyampaian berita buruk harus memperhatikan banyak faktor dan harus menggunakan cara yang tepat agar pesan tersampaikan secara efektif, dengan tetap memperhatikan emosi penerima berita buruk. 1.2 Rumusan Masalah a) Bagaimana strategi pengorganisasian pesan negatif (bad news)? b) Bagaimana mengkomunikasikan jawaban dan informasi negatif (bad news)? c) Bagaimana cara penyampaian berita buruk negatif (bad news) ke audiens/ pelanggan? 1.3 Tujuan a) Untuk mengetahui dan memahami cara penulisan pesan negatif (bad news). b) Menjelaskan strategi pengorganisasian pesan negatif (bad news). c) Menjelaskan bagaimana cara mengkomunikasikan jawaban dan informasi negatif (bad news). d) Untuk memahami cara penyampaian berita buruk/negatif (bad news) ke audiens/pelanggan. e) Untuk memenuhi tugas pada mata kuliah Komunikasi Bisnis.
2 BAB II PEMBAHASAN 2.1 Strategi Pengorganisasian Pesan-Pesan Bad News Ketika memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan, Mengomunikasikan permasalahan tentang pesanan, atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra organisasi bisnis secara negatif, ada tiga hal yang perlu di perhatikan, yaitu (1) penyampaian Bad-News, (2) penerimaan pesan tersebut, (3) menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens.1 Disamping itu, perlu juga dijaga citra organisasi / perusahaan sebaik mungkin. 1. Menciptakan Audience-Centered Tone Nada atau intonasi anda dalam menyampaikan bad-news mampu memberikan konstribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis. Hal tersebut mempunyai tiga tujuan spesifik: ✓ Membantu audiens Anda mengerti bahwa bad-news menggambarkan suatu keputusan yang tegas; ✓ Membantu audiens Anda mengerti bahwa keputusan Anda adil; ✓ Membentu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan. Dalam penyampaian pesan pesan bad-news perlu diperhatikan bahwa Anda perlu menekankan apa tujuan audiens Anda, carilah dan temukan apa yang terbaik bagi audiens, dan gunakan pernyataan yang positif bukan pernyataan negatif. 2. Memilih Pendekatan Organisasi Sebagaimana telah dijelaskan pada bab-bab sebelumnya, ada dua pendekatan organisasional yang dapat diterapkan dalam penyampaian pesan pesan yang kurang menyenangkan bagi audiens (bad-news), yaitu pendekatan tak langsung (indirect approach) dan pendekatan langsung (direct approach). Kedua pendekatan organisasional tersebut dijelaskan secara lebih rinci berikut ini. 1 M.SA Prabowo Yudo Jayanto SE, Komunikasi Bisnis, ed. by SE M.SA Prabowo Yudo Jayanto, Jilid 1 (Semarang: Cerdas Bersama, 2019).
3 a) Pendekatan Tak Langsung Pendekatan tak langsung (inderct approach) merupakan pendekatan yang paling familier atau lazim digunakan untuk penulisan penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens (bad news). Barangkali anda sering menggunakan pendekatan ini untuk menghindari kekecewaan orang lain. Dalam pendekatan tak langsung terdapat 4 bagian penting yaitu (1) pembuka, (2) alasan pendukung untuk keputusan-keputusan negatif, (3) pernyataan badnews, dan (4) penutup yang positif dan bersahabat. 1) Pembuka Tahap awal dalam menggunakan pendekatan tak langsung adalah menempatkan audiens pada situasi yang netral melalui pernyataan tanpa beban bagi audiens Anda. Pernyataan netral yang mengantarkan pernyataan bad-news sering di sebut dengan buffer.2 Dalam menulis paragraf pembuka ada beberapa hal yang perlu dihindari antara lain: • Mengatakan "Tidak!" • Penggunaan frase yang tidak relevan • Permohonan maaf • Penulisan buffer yang terlalu panjang 2) Alasan Tahap berikutnya adalah memberikan alasan mengapa suatu keputusan tersebut harus diambil/terjadi, sebelum menyatakan apa keputusan yang sebenarnya. Dengan mengemukakan alasan mengapa suatu keputusan harus diambil, sebelum menyampaikan yang sebenarnya, penyampaian alasan yang efektif akan sangat membantu audiens menyadari bahwa keputusan yang diambil adalah fair atau logis.3 Sebagai contoh, tatkala anda ingin menolak 2 Dwinarko Sjafrizal Tabrani Dwinarko and others, ‘Pelatihan Manajemen Komunikasi Bisnis Dan Budaya Masyarakat Dalam Pemberdayaan Ekonomi Masyarakat Desa Ponggang Serangpanjang Subang’, Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat UBJ, 3.1 (2020), 73–84 <https://doi.org/https://doi.org/10.31599/jabdimas.v3i1.59>. 3 Taringan Setia Dewi Eka, ‘Komunikasi Bisnis’, 2017, 67 <https://repositori.uma.ac.id/handle/123456789/14494>.
4 pengajuan kredit seorang nasabah, anda dapat memberikan penjelasan kepada mereka bahwa apabila pengajuan tersebut dipenuhi akan berakibat beban yang ditanggungnya menjadi semakin berat di kemudian hari. 3) Bad-News Setelah Anda memberikan alasan "mengapa" suatu keputusan harus diambil, pada tahapan ini anda dapat secara langsung mengemukakan apa keputusan yang diambil, seperti keputusan menolak lamaran kerja, menolak permintaan kredit, pemutusan hubungan kerja (PHK) mengumumkan kegagalan ujian (tidak lulus ujian) dan lain sebagainya.4 4) Penutup Setelah Anda menyampaikan pesan-pesan yang kurang menyenangkan, tahap berikutnya adalah memberikan kata penutup yang bersifat positif, hangat, bersahabat, dan lebih menyenangkan. Di samping itu, Anda dapat mengusulkan suatu cara pemecahan masalah yang dihadapi oleh audiens Anda. Dan yang lebih penting lagi adalah berikan kesan yang baik kepada audiens Anda. Pendekatan tidak langsung ini banyak digunakan oleh Perusahaan untuk menjaga hubungan bisnis yang baik dengan pelanggan dan menciptakan citra yang baik di mata masyarakat, yang pada akhirnya akan meningkatkan nilai bisnis Perusahaan. b) Pendekatan Langsung Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisasikan dengan pendekatan langsung akan diawali dengan suatu pernyataan bad-news, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat. Walaupun relatif jarang diterapkan, pendekatan ini memiliki suatu keuntungan yaitu audiens hanya memerlukan waktu yang relatif singkat untuk sampai pada ide pokoknya yaitu bad-news. 5 Suatu pendekatan organisasi direct approach dapat di terapkan jika: a. Penerima pesan menyukai pesan langsung ke poin yang dituju. 4 Prabowo Yudo Jayanto SE. 5 Dwinarko and others.
5 b. Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan. c. Pesan disampaikan secara empati. Mengenai penulisan berita buruk dengan menggunakan model langsung, seperti yang dikemukakan Guffey, Rhodes dan Rogin, pendekatan langsung terhadap berita buruk sebelumnya bisa lebih efektif dalam beberapa situasi seperti berikut: ➢ Ketika penerima bisa mengabaikan kabar buruk tersebut. Dengan boomingnya surat saat ini, banyak pembaca menyaring artikel dan hanya melihat paragraf pembuka. Jika mereka tidak dapat menemukan dokumen penting, kemungkinan besar pesan tersebut akan ditolak. Kenaikan harga, perubahan layanan, permintaan kebijakan baru, dan banyak lagi. Jenis pesan penting ini mungkin memerlukan keberanian untuk menarik perhatian. ➢ Ketika kebijakan organisasi memerlukan kesinambungan. Beberapa perusahaan mengharapkan semua pesan dan pengumuman internal, termasuk berita buruk, bersifat sederhana dan tanpa hiasan. ➢ Ketika penerima lebih menyukai kelangsungan Manajer yang sibuk mungkin lebih memilih kelangsungan. Pesan yang singkat memungkinkan pembaca mengerti suatu informasi dengan segera. Jika pembaca dapat dipercaya bahwa mereka lebih menyukai fakta yang disajikan secara lebih lugas, maka model langsung dapat digunakan, ➢ Ketika diperlukan ketegasan Pesan yang harus menunjukkan determinasi dan kekuatan sebaiknya tidak menggunakan teknik penundaan. Misalnya, surat peringatan terakhir dari serangkaian tagihan yang harus dibayar. Surat yang dimaksud memerlukan pembukaan langsung. ➢ Ketika berita buruk tidak merusak Jika bad-news tidak signifikan (contohnya kenaikan kecil dalam biaya) dan tidak secara pribadi memengaruhi penerima, dalam hal ini strategi langsung dapat digunakan. 2.2 Mengomunikasikan Informasi Jawaban Negatif Dalam situasi seperti ini, keterampilan komunikasi seorang komunikator diuji saat mengatakan "tidak" dengan tetap menjaga hubungan baik dengan berbagai pihak di kemudian hari.
6 a) Bad-news tentang produk Pada penyampaian bad-news tentang produk bagi para pelanggan (misalnya kenaikan harga pokok produk atau penarikan produk), lebih baik digunakan pendekatan tidak langsung yang diawali dengan pernyataan yang bersifat netral, didukung dengan alasan logis, baru disampaikan pesan bad-news serta diakhiri dengan pernyataan yang positif dan bersahabat.6 b) Penolakan kerja sama Apabila seseorang meminta informasi atau partisipasi dalam suatu kegiatan tertentu, sementara itu Anda tidak dapat memenuhi permintaannya, Anda dapat menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung. 7 c) Penolakan undangan Bila harus mengatakan "tidak" atas suatu undangan teman bisnis, Anda dapat menggunakan pendekatan organisasional pendekatan langsung dan pendekaan tak langsung. Penggunaan pendekatan organisasional tersebut sangat bergantung pada seberapa dekat hubungan Anda dengan pihak lain. 2.3 Penyampaian Bad News ke Pelanggan Ketika pengirim ingin memberikan kabar buruk kepada pelanggan atau calon pelanggan, maka perlu dipastikan bahwa pembaca pesan tersebut merasa puas dan dapat terus berbisnis di kemudian hari. Berikut adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyampain pesan-pesan bad-news yaitu: - Tetap bekerja sebaik mungkin menuju kepada terwujudnya suatu penjualan ulang (resale) - Tetap menjaga instruksi atau informasi tambahan sejelas mungkin - Tetap optimis dan percaya diri sehingga pembaca tidak akan kehilangan minat Membangun kepercayaan pelanggan dengan menyediakan produk dan layanan berkualitas merupakan cara efektif untuk membangun penjualan kembali pelanggan. Jangan mengecewakan pelanggan karena memilih metode yang salah. Hal ini sangat perlu 6 Radna Andi Wibowo, Komunikasi Bisnis, ed. by Radna Andi Wibowo (Semarang: Radna Andi Wibowo, 2019) <https://books.google.co.id/books?id=uBOtDwAAQBAJ>. 7 Prabowo Yudo Jayanto SE.
7 diperhatikan, terutama dari sudut pandang pengambil kebijakan perusahaan. Berikut ini adalah contoh peristiwa yang mungkin terjadi dalam perjalanan bisnis suatu perusahaan: a. Bad news tentang pesanan Ada sejumlah alasan mengapa perusahaan mengirimkan berita buruk tentang pesanan. Dalam menulis berita buruk untuk pelanggan, setidaknya ada dua jenis berita buruk yang bisa dikirimkan kepada pelanggan, yaitu: ✓ Pengusaha hanya dapat memenuhi sebagian produk yang dipesan, atau ✓ Pengusaha tidak bisa mengirimkan semua produk yang dipesan. Jika seorang pengusaha hanya dapat memenuhi sebagian pesanan produk pelanggan, ia dapat melakukan pendekatan organisasi perencanaan tidak langsung, diawali dengan paragraf pembuka berisi kabar baik bahwa sejumlah pesanan produk dapat dipenuhi, dilanjutkan dengan tindakan untuk mengingatkan produk tersebut untuk dijual kembali, dan diakhiri dengan penutupan yang dapat mendorong terselesaikannya seluruh transaksi tersebut. Jika mereka sama sekali tidak mampu memenuhi pesanan produk pelanggan, pengusaha selalu dapat menggunakan metode pengorganisasian tidak langsung. Namun pembuka atau buffer hanya akan mengkonfirmasi penjualan dan menjelaskan mengapa tidak dapat terpenuhi atau mengirimkan produk yang dipesan. b. Penolakan surat aduan dan keluhan Saat menolak keluhan pelanggan, sebaiknya hindari penggunaan bahasa yang berdampak negatif bagi mereka. Sebaliknya, tunjukkan bahwa kita memahami keluhan tersebut dan memperhatikannya. Kemudian, jika tuntutan tersebut tidak berdasar, berikan penjelasan yang masuk akal mengapa tuntutan tersebut ditolak.8 Secara umum, ketika menanggapi surat pengaduan, pemberi kerja dapat menggunakan metode perencanaan organisasi tidak langsung yang mencakup pernyataan penolakan di tengah surat. Misalnya seorang pelanggan ingin mengembalikan produk yang dibeli dari perusahaan. Dalam hal ini, pada bagian awal dapat dinyatakan sesuatu yang bersifat netral. Selain itu, pada bagian selanjutnya perlu dijelaskan alasan terhadap keputusan tersebut dan mencantumkan disclaimer yang jelas. Di akhir surat, kita perlu menarik kesimpulan 8 Prabowo Yudo Jayanto SE.
8 ramah dan memberikan informasi yang menarik minat pelanggan, seperti penawaran produk baru. c. Mengganti produk Pelanggan dapat meminta atau memesan produk yang sudah habis terjual atau produk yang sudah tidak diproduksi lagi. Jika pengusaha merasa puas bahwa pelanggan dapat menyetujui produk pengganti, maka produk pengganti tersebut dapat dikirimkan kepada pelanggan. Namun jika ragu, pengusaha dapat mengirimkan surat kepada pelanggan yang menjelaskan cara pemesanan. Pendekatan yang dapat digunakan untuk menggantikan suatu produk adalah pendekatan perencanaan tidak langsung organisasi. Terkadang permasalahan muncul ketika harga produk pengganti lebih mahal dibandingkan produk aslinya. Pengusaha harus mampu menunjukkan kepada pelanggan mengapa produk substitusi lebih mahal dibandingkan produk aslinya. Jika produk pengganti disetujui, maka harga produk tersebut perlu disesuaikan. d. Tidak memenuhi pesanan Terkadang pengusaha tidak mampu memenuhi sebagian pesanan atau dengan produk pengganti (unfillable order). Jika hal ini terjadi, maka tugas pengusaha untuk menegaskan bahwa perusahaan tidak dapat memenuhi pesanan pelanggan. Salah satu pendekatan yang dapat digunakan adalah dengan menggunakan perencanaan tidak langsung. Salah satu cara untuk menjaga kepercayaan pelanggan terhadap bisnis Anda adalah dengan membantu mereka dengan memberikan informasi tempat membeli produk. Manajer sering kali dihadapkan pada keputusan yang merugikan ketika harus menyampaikan kabar buruk kepada karyawannya. Surat bagi calon manajer mungkin dapat ditulis dengan menggunakan pendekatan organisasional perencanaan langsung. Di sisi lain, surat pelamar kerja sering kali ditulis dengan metode pengorganisasian terencana tidak langsung, karena pembaca akan terpengaruh secara emosional. 2.4 Penyampaian Bad News Tentang Orang Dibawah ini adalah beberapa bad-news tentang orang yang dimana fokusnya ada dalam organisasi bisnis yaitu: - Penolakan menulis surat rekomendasi
9 Pada prinsipnya penulisan surat penolakan rekomendasi dapat dilakukan dengan pendekatan organisasi baik langsung maupun tidak langsung. Hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat penolakan adalah menyebutkan alasan penolakan secara singkat dan jelas. - Penolakan lamaran pekerjaan Dalam dunia bisnis, mengisi lowongan adalah hal yang wajar. Secara keseluruhan, jumlah pencari kerja lebih banyak dibandingkan jumlah tawaran pekerjaan yang tersedia. Untuk dapat mengisi lowongan tersebut, pencari kerja harus menulis surat lamaran (job application letter). Untuk memberikan jawaban terhadap surat lamaran kerja yang memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, dapat digunakan pendekatan organisasi langsung. Namun untuk menolak surat lamaran yang tidak memenuhi syarat yang ditentukan, dapat digunakan metode organisasi tidak langsung. - Surat penolakan kredit Surat penolakan kredit suatu lembaga dapat disebabkan oleh berbagai macam alasan, antara lain persyaratan administrasi yang tidak memadai, tujuan kredit yang tidak sesuai dengan kebijakan lembaga, dan karakteristik atau perilaku buruk peminjam. Untuk memberikan jawaban kepada pencari kredit, Anda dapat menggunakan metode organisasi tidak langsung. Bersikaplah netral terlebih dahulu, kemudian berikan penjelasan yang lengkap, termasuk fakta-fakta yang mendukung, barulah di akhir surat dapat disampaikan penutup yang hangat dan bersahabat. Poin-poin penting yang perlu diperhatikan saat membuat pesan negatif Menurut Bovee (2007), beberapa poin penting yang harus diperhatikan ketika membuat pesan negatif, antara lain: 1. Kelola waktu dengan hati-hati. Saat membuat pesan negatif/berita buruk, aturlah waktu yang dibutuhkan untuk membuat dan menyampaikan pesan negatif menjadi faktor penting dalam keberhasilan pesan negatif tersebut. 2. Ketika masalah telah teratasi. Jangan menyiratkan bahwa permasalahannya masih terbuka. Dalam menyampaikan pesan-pesan negatif, hindari menggunakan bahasa atau ungkapan
10 yang dapat memberikan kesan bahwa persoalan yang sedang dibicarakan sedang berlangsung padahal sebenarnya persoalan tersebut sudah selesai dan tidak dapat dilanjutkan secara adat. Pemilihan kata-kata yang tepat dan jelas penting untuk mengembangkan pesan-pesan negatif yang tidak menyesatkan. 3. Tawarkan ide alternatif bila memungkinkan. Jika memungkinkan, tawarkan solusi atau tindakan alternatif yang dapat diambil sebagai respons terhadap pesan negatif yang diterima penerima. Ini bisa menjadi cara untuk mengurangi dampak pengiriman pesan negatif. 4. Jangan menyiratkan bahwa ada bantuan atau informasi lain mungkin tersedia padahal sesungguhnya tidak ada. Saat menyampaikan pesan negatif atau kabar buruk, hindari istilah-istilah yang dapat memberikan kesan bahwa bantuan atau informasi lain perlu diberikan kepada penerimanya namun nyatanya tidak ada. Memilih kata-kata yang tepat dan jelas selalu penting untuk menghindari hal ini. Daftar Istilah Penting: ✓ Back-order ✓ Bad-news ✓ Complaint ✓ Claim letter ✓ Customer ✓ Direct approach ✓ Indirect approach ✓ Job applications letters ✓ Substituions product ✓ Recommendation letters ✓ Unfillable order 2.5 Teknik untuk Menyampaikan Bad News Teknik ini merupakan salah satu teknik khusus dalam menggunakan bentuk tidak langsung untuk menyampaikan pesan berita buruk. Empat komponen model tidak langsung teknik penyampaian bad-news adalah: 1. Menyangga Pembukaan
11 Penyangga merupakan cara untuk mengurangi keterkejutan atau kekecewaan serta perasaan negatif. Oleh karena itu, yang terbaik adalah memulai dengan pernyataan yang netral namun bermakna untuk menarik pembaca untuk membaca pesan tersebut. Berikut beberapa cara untuk membuka berita buruk, yaitu: a. Berita terbaik, mulailah dengan bagian pesan yang mengungkapkan berita terbaik. b. Pujian, pujilah pencapaian, organisasi, atau usaha penerima. c. Apresiasi, ucapkan terima kasih kepada pembaca karena telah berbisnis dengan Anda, karena telah mengirimkan sesuatu, karena menunjukkan kepercayaan mereka terhadap organisasi Anda, karena mengungkapkan perasaan mereka, atau sekadar memberikan umpan balik atau feedback. d. Persetujuan, buatlah pernyataan relevan yang disetujui oleh pembaca dan penerima. e. Fakta, berikan informasi yang obyektif sebelum berita buruk. f. Pemahaman, tubjukkan bahwa Anda peduli dengan pembaca Anda. g. Permintaan maaf, sebuah permintaan maaf tepat untuk membuka penyangga. Penyangga yang baik menghindari mengemukakan berita buruk dengan segera. Lebih jauh lagi, mereka tidak menyampaikan kesan salah bahwa aka nada berita baik yang mengikuti, selain itu mereka memberi transisi alami menuju komponen surat berita buruk selanjutnya. 2. Mengemukakan Alasan Bagian terpenting dari berita buruk adalah penjelasan mengapa diperlukan keputusan negatif. Jika tidak ada alasan kuat untuk menolak permohonan atau pengaduan, surat tersebut akan gagal, tidak peduli seberapa baik rancangan atau tulisannya. Berikut beberapa kemungkinan untuk alasan yang bagus: a. Hati-hati dalam penjelasan Anda. Jika alasannya tidak bersifat rahasia dan tidak memerlukan tindakan hukum, kami mungkin akan menjelaskannya secara spesifik. b. Sebutkan manfaatnya bagi pembaca atau orang lain bila perlu. Pembaca lebih terbuka terhadap berita buruk jika hal itu membantu mereka, bahkan secara tidak langsung. c. Menjelaskan kebijakan perusahaan. Pembaca tidak akan menyukai pernyataan politik yang tidak jelas dan melarang sesuatu.
12 d. Pilih kata-kata yang positif. Karena kata-kata yang kita gunakan dapat mempengaruhi pembacanya, maka pilihlah kata-kata yang positif dengan hati-hati. e. Tunjukkan bahwa kekhawatiran ditanggapi dengan serius dan adil. Dengan menjelaskan alasannya, tunjukkan kepada pembaca bahwa kami menangani segala sesuatunya dengan serius, menyelidiki secara menyeluruh, dan membuat keputusan yang tidak memihak. 3. Meringankan Berita Buruk Meskipun kita tidak bisa mencegah kekecewaan terhadap berita buruk, kita bisa mengurangi rasa frustrasi dengan mengkomunikasikan berita tersebut secara sensitif. Kita harus mempertimbangkan kapan pembaca harus menanggung kabar buruk ini. Beberapa teknik yang masuk akal untuk meringankan pukulan pembaca meliputi: a. Tetapkan berita buruk secara strategis. Daripada menggaris bawahinya, mari kita letakkan kabar buruk di antara kalimat lain, mungkin di antara alasan kita. b. Gunakan kalimat pasif. Kata kerja pasif memungkinkan kita untuk mengurangi penekanan pada orang yang melakukan suatu tindakan. c. Mengatakan hal-hal positif. Pesan akan jauh lebih efektif ketika kita menjelaskan apa yang bisa kita lakukan dibandingkan apa yang tidak bisa kita lakukan. d. Ekspresikan penolakan secara tidak langsung. Terkadang kita tidak bisa mengungkapkan ketidaksetujuan secara langsung. Seringkali, alasan dan penjelasan kita pasti mengarah pada penolakan suatu permintaan. Penyangkalan yang terangterangan pada saat ini juga bisa menjadi tindakan yang kejam dan tidak diperlukan. e. Usulkan kompromi atau solusi alternatif. Penolakan tidak terlalu mengecewakan jika kompromi, pengganti, atau alternatif yang sesuai tersedia. 4. Penutupan yang Menyenangkan Setelah menjelaskan berita buruk secara sensitif, tutuplah pesan dengan pernyataan yang menyenangkan dengan menunjukkan niat baik. Penutupan harus bersifat pribadi, berikut beberapa teknik untuk membuat penutupan yang baik: a. Harapan ke depan. Antisipasi hubungan atau bisnis di masa depan. b. Alternatif. Jika ada alternatif lain, akhiri surat dengan saran yang bisa diikuti. c. Harapan Terbaik. Akhiri surat dengan menyampaikan harapan.
13 d. Layanan gratis. Ketika konsumen mengeluh, perusahaan sering kali mengirimkan kupon, sampel, atau hadiah gratis untuk mendapatkan kembali kepercayaan dan mempromosikan bisnis di masa depan. e. Penjualan kembali atau promosi. Jika berita buruk tidak bersifat destruktif atau bersifat pribadi, mungkin tepat untuk menyebutkan informasi penjualan kembali atau promosi.
14 BAB III PENUTUP A. Kesimpulan Sebelum menyampaikan pesan negatif (bad news), sebagai komunikator harus mengerti strategi pengorganisasian dalam pesan negatif yang tujuannya untuk menjaga goodwill dengan audiens atau pelanggan sebaik mungkin dengan langkah pertama, yaitu menciptakan Audience-Centered Tone agar audiens mengerti bahwa bad-news mampu menggambarkan suatu keputusan yang tegas, audiens mengerti bahwa keputusan tersebut adil, dan agar audiens tetap memberikan goodwill bagi perusahaan. Lalu langkah kedua, yaitu memilih Pendekatan Organisasional yang terdiri dari Pendekatan Langsung dan Pendekatan Tidak Langsung. Untuk mengkomunikasi jawaban dan informasi negatif tentang produk, penolakan kerjasama, dan penolakan undangan dapat memilih terlebih dahulu Pendekatan Organisaional, Pendekatan Langsung atau Pendekatan Tidak Langsung. Untuk bad news tentang produk lebih baik memilih menggunakkan Pendekatan Tidak Langsung karena bersifat lebih formal dan dapat menekan reaksi negatif yang besar, untuk bad news tentang produk yang dikomunikasikan ke internal perusahaan lebih baiknya menggunakan Pendekatan Langsung karena reaksi negatifnya lebih berpengaruh kecil. Jadi, harus tepat dalam menentukan Pendekatan Organisasional tergantung pesan negatif (bad news) yang akan dikomunikasikan. B. Saran Sebagai komunikator atau perusahaan yang baik, untuk menyampaikan atau menulis pesan negatif (bad news) sebaiknya langkah pertama yang harus dilakukan yaitu mengerti mengorganisasikan strategi penulisan pesan-pesan negatif (bad news) agar audiens/komunikan mengerti bahwa keputusan buruk/negatif tersebut adil, dan agar audiens/komunikan tetap memberikan goodwill bagi perusahaan. Memilih pendekatan organisasional penting dalam mengkomunikasikan informasi, jadi pilihlah pendekatan organisasional yang tepat agar hubungan audiens/pelanggan tetap baik kedepannya. Untuk menyampaikan pesan bad news ke pelanggan juga menggunakan pendekatan operasional, tetapi sesuaikanlah dengan hal apa atau pesan bad news tentang apa yang akan disampaikan ke pelanggan tergantung reaksi negatif yang berpengaruh terhadap pelanggan.
15 DAFTAR PUSTAKA Dwinarko, Dwinarko Sjafrizal Tabrani, Nita Komala Dewi, Sulistyanto Ari, and Widodo Aan, ‘Pelatihan Manajemen Komunikasi Bisnis Dan Budaya Masyarakat Dalam Pemberdayaan Ekonomi Masyarakat Desa Ponggang Serangpanjang Subang’, Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat UBJ, 3.1 (2020), 73–84 <https://doi.org/https://doi.org/10.31599/jabdimas.v3i1.59> Eka, Taringan Setia Dewi, ‘Komunikasi Bisnis’, 2017, 67 <https://repositori.uma.ac.id/handle/123456789/14494> Prabowo Yudo Jayanto SE, M.SA, Komunikasi Bisnis, ed. by SE M.SA Prabowo Yudo Jayanto, Jilid 1 (Semarang: Cerdas Bersama, 2019) Wibowo, Radna Andi, Komunikasi Bisnis, ed. by Radna Andi Wibowo (Semarang: Radna Andi Wibowo, 2019) <https://books.google.co.id/books?id=uBOtDwAAQBAJ>
MAKALAH DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS Dosen Pengampu: Dr. Prabowo Yudho Jayanto, S. E., M. S.A. Disusun oleh: Kelompok 9 Amanda Hermannisa 7211422002 Haikal Rangga Febriansyah 7211422012 Egma Mukholifah 7211422167 Ayesha Syadinia Royani 7211422294 PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG 2023
i KATA PENGANTAR Assalamualaikum wr.wb Segala puji dan syukur kami panjatkan atas kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat dan karunia-Nya kami dapat menyelesaikan tugas penulisan makalah dengan baik. Tidak lupa shalawat serta salam senantiasa tercurah kepada Rasulullah SAW yang syafaatnya kita nantikan di akhirat kelak. Penulisan makalah berjudul DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS ini guna menyelesaikan tugas dari dosen pengampu mata kuliah Komunikasi Bisnis di Universitas Negeri Semarang. Makalah ini telah kami susun dengan maksimal, untuk itu kami menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan makalah ini. Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah untuk memberikan pemaparan dan penjabaran materi tentang Dasar-Dasar Korespondensi Bisnis. Terlepas dari semua itu, kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu, dengan tangan terbuka kami menerima segala saran dan kritik agar kami dapat memperbaiki makalah ini. Dengan demikian, kami berharap makalah ini dapat bermanfaat dan menambah wawasan pembaca mengenai Dasar-Dasar Korespondensi Bisnis. Wassalamualaikum wr.wb Semarang, 17 September 2023
ii DAFTAR ISI KATA PENGANTAR........................................................................................................ i DAFTAR ISI...................................................................................................................... ii BAB I PENDAHULUAN...................................................................................................1 A Latar Belakang ...........................................................................................................1 B. Rumusan Masalah .....................................................................................................1 C. Tujuan........................................................................................................................2 BAB II PEMBAHASAN....................................................................................................3 1. Pengertian Surat dan Surat Bisnis..............................................................................3 2. Fungsi Surat Bisnis....................................................................................................3 3. Pengelompokkan Surat ..............................................................................................4 4. Bagian-Bagian Surat ..................................................................................................6 5. Bahasa Surat...............................................................................................................7 6. Format Lipatan Surat dan Amplop ............................................................................9 5. Contoh-Contoh Surat Bisnis....................................................................................11 BAB III PENUTUP..........................................................................................................15 A. Kesimpulan .............................................................................................................15 B. Saran........................................................................................................................16 DAFTAR PUSTAKA......................................................................................................17
1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Korespondensi bisnis adalah salah satu aspek yang sangat penting dalam dunia bisnis modern. Dalam konteks ini, istilah korespondensi berasal dari kata ‘correspondance’ dalam bahasa Inggris, yang berarti surat menyurat atau berkomunikasi dengan menggunakan media surat. Dapat dikatakan bahwa korespondensi merupakan salah satu bentuk komunikasi verbal yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis kepada pihak lain. Sebagai salah satu bentuk komunikasi tertulis antara perusahaan, pelanggan, mitra bisnis, dan pihak lainnya, surat bisnis memiliki peranan yang sangat signifikan dalam menjalankan operasi bisnis yang efektif dan efisien. Dalam dunia bisnis yang semakin berkembang pesat, kemampuan untuk menghasilkan surat bisnis yang baik menjadi sangat penting. Pentingnya korespondensi bisnis tidak hanya terletak pada kemampuan untuk mengirim dan menerima pesan, tetapi juga pada kemampuan untuk melakukannya dengan benar, sopan, dan efektif. Korespondensi yang buruk atau tidak sesuai dengan norma-norma bisnis dapat memiliki konsekuensi serius, seperti kesalahpahaman, kerugian finansial, atau kerusakan reputasi perusahaan. Selain itu, korespondensi bisnis juga mencerminkan citra dan identitas suatu perusahaan. Pesan yang ditulis dengan baik dan profesional dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan dan mitra bisnis, sementara pesan yang tidak memadai dapat merusak reputasi perusahaan. Oleh karena itu, pemahaman yang baik tentang dasardasar korespondensi bisnis menjadi kunci untuk mencapai kesuksesan dalam dunia bisnis yang kompetitif. B. Rumusan Masalah 1. Apa pengertian dari surat dan surat bisnis? 2. Apa saja fungsi surat bisnis? 3. Bagaimana pengelompokkan surat tersebut? 4. Apa saja bagian-bagian dari surat tersebut? 5. Bagaimana bahasa surat tersebut? 6. Bagaimana format lipatan surat dan amplop?
2 7. Apa saja contoh-contoh surat bisnis? C. Tujuan 1. Mengetahui pengertian surat dan surat bisnis 2. Mengetahui fungsi surat bisnis 3. Mengetahui pengelompokkan surat 4. Mengetahui bagian-bagian surat 5. Mendeskripsikan bahasa surat 6. Mengetahui format lipatan surat dan amplop 7. Mengetahui contoh-contoh surat bisnis
3 BAB II PEMBAHASAN A. Pengertian Surat dan Surat Bisnis Sebelum memahami pengertian surat bisnis perlu diketahui terlebih dahulu terkait konsep dasar surat. Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan Nasional, surat didefinisikan sebagai sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak yang dituju. Pengertian ini bersifat umum dan berlaku untuk keperluan atau kepentingan pada maksud dan tujuan masing-masing pengirim surat. Oleh karena itu, diperlukan teknik membuat atau menulis surat yang baik. Dalam penulisan surat perlu juga diperhatikan beberapa hal seperti bahasa yang mudah dipahami, menggunakan kalimat sederhana, isi pesan jelas, dan tidak bertele-tele. Poin plus dalam surat yaitu dalam ketika menggunakan kertas, pilihlah kertas yang baik, bersih dan sesuai dengan tujuan dan maksud dari surat. Surat yang ditujukan pada pihak lain dapat berupa surat pengantar, perkenalan, permohonan kerja, penawaran barang, dan lainnya. Surat bisnis secara umum adalah surat yang digunakan seseorang, lembaga organisasi atau institusi untuk menyampaikan pesan bisnis secara tertulis pada pihak tujuan dengan media tertentu seperti lewat POS, FAX, HP atau internet. Surat bisnis sendiri sangat variatif seperti pemesanan produk, penawaran produk, surat perjanjian jual beli, surat perintah kerja dan lainnya. Dalam hubungan antara penerima dan pengirim pesan itu disebut dengan istilah korespondensi yang dimana berorientasi pada keuntungan (profit motive). Meskipun dalam praktiknya jarang menemukan kegiatan bisnis yang semata-mata mencari keuntungan, karena pada dasarnya banyak yang melakukan kegiatan sosial di lingkungan masyarakat. Contoh: perusahaan membantu korban gempa dan tsunami di suatu daerah B. Fungsi Surat Bisnis a. Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesanpesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain. Oleh karena surat bisnis berfungsi sebagai wakil dari pengirim surat, pengirim surat perlu
4 memperhatikan berbagai kaidah penting dalam penulisan surat. Misalnya objektivitas, sistematika, kesederhanaan dan kemudahan b. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah bisnis, misal surat permintaan informasi produk baru, surat pemesanan produk dan lainnya c. Alat bukti tertulis (dokumen tertulis), misalnya surat perjanjian jual beli, surat perintah kerja, surat kerja sama dan lain sebagainya. Melalui surat bisnis tersebut, seseorang dapat melakukan pengecekan berbagai kegiatan bisnis ynag telah dilakukan pada masa lalu sehingga dapat digunakan untuk memprediksi kegiatan bisnis kedepannya d. Alat untuk mengingat, misalnya surat bisnis yang diarsipkan. Pada saat membutuhkan surat tersebut dapat dilihat atau dicek kembali untuk mengingat berbagai kegiatan yang telah dilakukan e. Bukti sejarah (historis), misalnya surat izin pendirian usaha, surat kepailitan usahadan penggabungan usaha atau merger. Surat tersebut menjadi bukti catatan bagi perusahaan f. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah. Dimana hal itu berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam melakukan kegiatan bisnis g. Media promosi bagi pengirim surat. Dalam perkembangannya, surat bisnis dapat digunakan oleh pengirim untuk mempromosikan perusahaan termasuk produk-produk yang dihasilkan (termasuk jasa) pada pihak lain. Contohnya surat perkenalan perusahaan, surat penawaran produk dan lain sebagainya.1 C. Pengelompokkan Surat a. Pengelompokkan surat menurut wujudnya 1) Surat Bersampul (surat tertutup) Surat yang dikirimkan dari seseorang dan ditujukan ke pihak tertentu yang ditutup dengan sampul supaya terjaga kerahasiaannya dan tidak diketahui oleh pihak yang tidak berhak menerimanya. 2) Kartu Pos Selembar kertas yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan penting dan tidak direkomendasikan untuk mengirim pesan rahasia karena kartu pos pada umumnya tidak dimasukkan dalam amplop. 1 Djoko Purwanto, Komunikasi Bisnis (Jakarta: Erlangga, 2006).
5 3) Warkat Pos Berupa gabungan dari surat dan amplop. Apabila kertas warkat pos tersebut dilipat akan membentuk seperti amplop. Sehingga amplop tersebut sekaligus berfungsi sebagai lembaran isi surat. 4) Telegram dan Telex Telegram adalah berita yang tercetak dan disampaikan dari jarak jauh. Biaya pengirimannya dihitung menurut banyak sedikitnya kata yang dikirimkan. Sedangkan Telex adalah pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh yang sifatnya lebih modern karena lebih cepat, langsung, tertulis, lengkap, dapat dievaluasi, dan dapat mencangkup dalam jumlah yang banyak. 5) Memorandum (memo) dan Nota Memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan pesan singkat dalam suatu organisasi. Sedangkan Nota adalah suatu pesan singkat yang dibuat oleh pimpinan suatu organisasi untuk meminta data atau informasi penting. 6) Surat Tanda Bukti Tanda bukti sah dalam suatu pembayaran tertentu antara satu pihak dengan pihak lainnya. b. Pengelompokkan surat menurut pemakaiannya 1) Surat Pribadi Surat yang ditulis seseorang untuk menyampaikan keperluan pribadi dan biasanya ditulis dengan format tidak baku dan cenderung bersifat informal. 2) Surat Dinas Surat yang berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah yang bersifat formal dengan menggunakan tata penulisan yang baku. 3) Surat Bisnis (surat niaga) Surat yang digunakan untuk keperluan menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis. 4) Surat Sosial Surat yang digunakan organisasi atau lembaga sosial kemasyarakatan untuk kepentingan sosial bagi masyarakat pada umumnya.
6 c. Pengelompokkan surat menurut banyaknya (jumlah) sasaran yang dituju 1) Surat Biasa Surat yang berisi suatu informasi yang bersifat umum dan terbuka, sehingga orang lain dapat dengan mudah membaca dan mengetahui isi dari surat tersebut. 2) Surat Edaran Surat yang tentang pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan kepada publik dalam jumlah yang banyak. 3) Surat Pengumuman Surat yang berisi pemberitahuan tentang suatu hal yang perlu diketahui oleh pegawai atau karyawan suatu organisasi atau masyarakat luas. d. Pengelompokkan surat menurut sifatnya 1) Surat Biasa Surat yang berisi suatu informasi yang bersifat umum dan terbuka, sehingga orang lain dapat dengan mudah membaca dan mengetahui isi dari surat tersebut. 2) Surat Konfidensial (terbatas) Surat yang bersifat rahasia dan hanya ditujukan untuk pejabat tertentu dan tidak untuk disebarluaskan. 3) Surat Rahasia Surat yang hanya ditujukan kepada orang yang berhak menerimanya dan memiliki hak untuk membuka dan membacanya. D. Bagian-Bagian Surat a. Kepala Surat (Kop Surat) Bagian surat yang memuat nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor faksimile, nomor kotak pos, alamat kawat, alamat situs Web dan E-mail, serta logo instansi. b. Tanggal Surat Berfungsi untuk memberitahukan kapan surat tersebut ditulis oleh seorang penulis surat. c. Nomor, Lampiran, dan Hal atau Perihal Penomoran bersifat bebas guna untuk mempermudah petugas dalam melakukan penelusuran kembali. Penulisan lampiran hanya diperlukan apabila ada berkas yang dilampirkan. Hal atau perihal berfungsi untuk mengetahui isi atau inti dari pokok
7 masalah pada surat yang dikirimkan tanpa harus membaca surat tersebut secara keseluruhan. d. Nama dan Alamat Surat Tulis nama dan alamat yang dituju serta kata sapaan dan gelar akademik maupun non akademik secara benar menurut ejaan yang baku. e. Salam Pembuka Sapaan penghormatan sebelum menyampaikan maksud dan tujuan dari isi pesan. f. Isi Surat Inti dari informasi yang ingin disampaikan dari seorang penulis kepada yang menerima surat tersebut. g. Salam Penutup Suatu ungkapan sikap hormat serta sopan dalam beretika ketika mengirimkan surat. h. Tanda Tangan, Nama Lengkap, dan Jabatan Sebagai tanda bukti bahwa surat tersebut telah disahkan oleh pihak penulis. i. Tembusan Tembusan Hanya jika sebuah surat memerlukan tembusan untuk beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut. j. Inisial Merupakan tanda pengenal bagi petugas yang membuat konsep dan yang mengetik surat tersebut. Berguna untuk mengetahui siapa pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam pengetikan surat tersebut. E. Bahasa Surat Bahasa surat adalah bahasa yang digunakan dalam pembuatan konsep atau penulisan surat. Bahasa surat yang digunakan adalah bahasa yang baik dan benar sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku dalam dunia surat menyurat, seperti bagaimana memilih kata, pemakaian ejaan yang disempurnakan, penyusunan kalimat, dan penyusunan paragraf. Dalam penulisan surat resmi maupun surat bisnis, hendaknya menggunakan pilihan kata yang memenuhi syarat yang baik atau baku, lazim (umum, biasa), dan cermat. Karena surat seperti ini biasanya digunakan untuk keperluan yang formal atau resmi oleh pihak-pihak tertentu, baik itu perorangan, lembaga, organisasi, maupun instansi tertentu untuk saling berkomunikasi secara formal atau resmi. Berikut adalah contoh kata baku dan kata tidak baku:
8 KATA BAKU KATA TIDAK BAKU Objek Obyek Pasif Pasip Praktik Praktek Efektif Efektip Karena Karna Foto Poto Bus Bis Aktif Aktip November Nopember Apotek Apotik Negeri Negri Teknik Tekhnik Daftar Daptar Nasihat Nasehat Formal Formil Subsistem Sub sistem Mengubah Merubah Di bawah Dibawah Antarwarga Antar warga Tunakarya Tuna Karya
9 Dalam penulisan surat bisnis perlu menggunakan kata yang lazim (umum) dalam masyarakat, apabila tidak menggunakan bahasa yang lazim maka masyarakat tidak dapat mengerti isi maupun tujuan dari pengiriman tersebut. Kemudian penggunaan bahasa dalam sebuah surat bisnis perlu mempertimbangkan bahasa yang cermat sesuai dengan kedudukan dari siapa penerima surat. Apabila kedudukan yang menerima lebih tinggi maka bahasa yang digunakan diusahakan harus sesuai dengan kaidah kebahasaan atau sesuai dengan aturan bahasa dalam penulisan surat yang baik. Meskipun suatu kata terkadang memiliki makna yang sama, tetapi apabila kurang tepat dalam penggunaannya dalam suatu kalimat akan berakibat kurang baik bagi penerima surat. F. Format Lipatan Surat dan Amplop 1. Format Lipatan Surat Bentuk lipatan surat (format surat) yang baik mencerminkan bagaimana etika berkorespodensi dalam dunia bisnis. Apabila dalam melipat surat hanya asal-asal maka akan memberikan kesan kurang baik dari penerima kepada pengirimnya. Mungkin sebagian orang menganggap bahwa lipatan surat yang benar merupakan suatu hal yang sepele, akan tetatapi apabila kita melipat surat dengan baik maka akan menimbulkan kesan yang baik juga pada kita. Berikut ini beberapa contoh lipatan dan caranya: a. Lipatan Baku (Standart Fold) Lipatan kertas jenis Baku adalah jenis lipatan surat yang paling umum digunakan. Maksudnya adalah lipatan ini sering digunakan dalam melipat surat. Cara melipat jenis Baku: Kertas dibagi menjadi tiga bagian sama besar (Bagian 1, 2, dan 3) lalu dilipat dengan posisi bagian 1 dan bagian 3 semuanya dilipat ke arah bagian 2. b. Lipatan Setengah Baku (Semi Standart Fold) Lipatan kertas surat jenis Setengah Baku adalah variasi dari lipatan surat bentuk baku, perbedaan terletak pada bagian lipatan atasnya saja. Cara melipat jenis Setengah Baku: Kertas dibagi tiga bagian, dua bagian sama besar dan satu bagian lebih kecil, kemudian kertas dilipat. c. Lipatan Akordion (Accordion Fold) Lipatan Surat jenis Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku. Lipatan ini sebenarnya sama dengan lipatan baku. Akan tetapi, bentuk lipatannya yang berbeda yaitu kalau lipatan baku lipatannya mengarah ke depan
10 semua, sedangkan lipatan akordion di variasi lipatannya ke depan dan ke belakang. Cara melipat jenis Akordion: Kertas dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3) kemudian bagian I dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah. d. Lipatan Setengah Akordion (Semi Accordion Fold) Lipatan Surat jenis Semi Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku. Lipatan ini sama dengan lipatan baku dan lipatan akordion, yang membedakan adalah ada satu lipatan yang kecil. Cara melipat jenis Semi Akordion: Kertas dibagi 3 bagian (bagian 1 dan 2 sama besar dan bagian 3 lebih kecil). Bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah. e. Lipatan Tunggal (Single Fold) Lipatan kertas jenis Tunggal adalah jenis lipatan kertas yang paling sederhana serta paling mudah dibuat karena hanya dengan membagi kertas surat menjadi dua bagian yang sama panjang kemudian dilipat. Cara melipat jenis Tunggal: Kertas dibagi dua bagian sama besar, lalu dilipat. f. Lipatan Ganda (Parallel Double Fold) Lipatan kertas surat jenis Ganda juga adalah jenis lipatan yang mudah untuk dibuat, karena hanya meneruskan lipatan sekali lagi setelah lipatan tunggal. Lipatan ini bisa dibilang merupakan variasi dari lipatan tunggal. Cara melipat jenis Ganda: Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dibagi 2 sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 2). g. Lipatan Perancis (French Fold) Lipatan kertas jenis Perancis sering digunakan untuk surat-surat niaga. Tetapi sekarang banyak surat surat dinas yang menggunakan jenis lipatan kertas surat yang semula merupakan lipatan kertas surat yang digunakan oleh raja dan kaum bangsawan Eropa tersebut. Cara melipat jenis Perancis: Kertas dibagi dua sama besar kemudiam dilipat (lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dilipat kembali sama besar sehingga menghasilkan lipatan ke 2. h. Lipatan Baron (Baronial Fold) Lipatan surat jenis Baron sering digunakan untuk surat-surat dinas atau surat yang menggunakan amplop atau sampul yang panjang karena panjang lipatan ini melebihi sampul atau amplop ukuran pendek. Cara melipat jenis Baron: Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1), kemudian
11 lipatan ke 1 dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3). Bagian 1 dilipat ke kiri dan bagian 2 dilipat ke kanan. 2. Aneka Bentuk Amplop Berikut adalah beberapa jenis amplop berdasarkan wujudnya, ukurannya, dan penggunaannya: a. Berdasarkan wujudnya 1. Amplop biasa 2. Amplop berjendela b. Berdasarkan Ukurannya 1. Amplop resmi 2. Amplop kartu 3. Amplop bisnis 4. Amplop pendek 5. Amplop panjang c. Berdasarkan Penggunaannya 1. Amplop katalog 2. Amplop mata terkait 3. Amplop kancing bertali G. Contoh-Contoh Surat Bisnis 1. Surat Pemesanan Surat pemesanan atau order letters adalah surat yang dibuat oleh seseorang, sekelompok orang, atau organisasi dalam rangka melakukan pemesanan barang maupun jasa kepada pihak lain guna memenuhi kebutuhan mereka. 2 Surat pemesanan dapat dilakukan oleh perorangan maupun organisasi bisnis seperti perusahaan yang bergerak dalam proses perdagangan, jasa, maupun pengolahan. Ketentuan dalam penulisan surat pemesanan: 1. Mencantumkan identitas perusahaan 2. Mencantumkan detail perusahaan a. Nama barang yang dipesan b. Jumlah barang yang dipesan c. Harga per unit barang yang dipesan d. Spesifikasi barang yang dipesan e. Penjelasan mengenai waktu pemesanan dan pengiriman, cara 2 Djoko Purwanto, Komunikasi Bisnis (Jakarta: Erlangga, 2006).
12 pembayaran serta pengiriman barang
12 3. Mencantumkan prosedur atau suplier yang bersangkutan 4. Mencantumkan media tempat iklan produk ditawarkan Contoh Surat: 2. Surat Konfirmasi Surat konfirmasi lebih difokuskan untuk penyampaian konfirmasi secara tertulis. Surat konfirmasi atau confirmation letters merupakan surat yang berisi tentang penjelasan tertentu yang lebih berfungsi sebagai pemberitahuan, penegasan, atau meyakinkan atas sesuatu. Dalam penulisan surat konfirmasi perlu adanya penjelasan latar belakang dibuatnya surat konfirmasi pada paragraf pertama. Sedangkan pada paragraf isi dijelaskan tentang apa saja yang akan dikonfirmasi. Kemudian bagian penutup dikemukakan tentang sesuatu penghargaan yang positif. Contoh Surat:
13 3. Surat Pengaduan Surat pengaduan atau claim letters adalah surat pengaduan pelanggan kepada pihak lain dengan cara yang baik dan sopan karena pelanggan merasa dirugikan maupun dikecewakan agar segera mendapatkan solusi terbaik dari kedua belah pihak (Piyanto 2006:181). Ketika pelanggan merasa tidak puas ataupun kecewa dengan pihak terkait, pelanggan dapat mengadukan keluhannya ke pihak manajemen. Ada juga cara lain dengan menggunakan tulisan seperti menulis surat pengaduan yang dapat dikirimkan langsung ke perusahaan melalui pos, e-mail, maupun lainnya. Surat pengaduan pelanggan akan lebih baik digunakan sebagai intropeksi bagi perusahaan agar kedepannya lebih baik lagi dengan tidak mengulangi kesalahan yang sama di kemudian hari. Surat pengaduan sebaiknya ditulis dengan bahasa yang sopan dan beretika karena tujuan dari surat pengaduan adalah mendapatkan solusi dari perusahaan serta agar perusahaan dapat meningkatkan kualitas produk. Contoh Surat: 4. Surat Permintaan Informasi Surat permintaan informasi diperlukan perusahaan ketika hendak menjalin kerjasama. Surat permintaan informasi merupakan surat yang dikirimkan dari individu maupun kelompok organisasi lainnya untuk menerima informasi penting yang dibutuhkan kepada pihak lain. Sebagai contoh, permintaan informasi mengenai cara pemesanan barang, harga barang, produk baru, jasa pendidikan, dan lain sebagainya.
14 Contoh Surat:
15 BAB III PENUTUP A. Kesimpulan Korespondensi bisnis adalah komponen kunci dalam operasi perusahaan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan dan mitra bisnis, serta memastikan komunikasi yang efektif dan efisien dalam bisnis mereka. Etika, struktur, bahasa, dan penggunaan alat yang tepat adalah faktor-faktor penting dalam korespondensi bisnis yang sukses. Materi dasar-dasar korespondensi bisnis mengacu pada prinsip-prinsip dasar yang perlu diperhatikan saat berkomunikasi secara tertulis dalam konteks bisnis. Berikut adalah kesimpulan terkait dengan materi dasar-dasar korespondensi bisnis: 1. Korespondensi sebagai Alat Komunikasi: Korespondensi bisnis adalah alat komunikasi tertulis yang penting dalam dunia bisnis. Ini digunakan untuk pertukaran informasi, pesan, permintaan, atau penawaran antara perusahaan, karyawan, dan pihak lain. 2. Tujuan Korespondensi: Korespondensi bisnis memiliki berbagai tujuan, termasuk memberikan informasi, meminta informasi, menjalin hubungan, menjawab pertanyaan, memberikan tawaran, dan sebagainya. 3. Jenis Korespondensi: Terdapat berbagai jenis korespondensi bisnis, termasuk surat, email, memo, laporan, proposal, dan sebagainya. Pemilihan jenis korespondensi harus sesuai dengan keperluan dan sasaran komunikasi. 4. Struktur Dasar: Surat bisnis biasanya memiliki struktur dasar yang mencakup pengantar, isi pesan, dan penutup. Ini membantu pesan disampaikan dengan jelas dan terorganisir. 5. Etika dan Profesionalisme: Korespondensi bisnis harus mematuhi standar etika dan profesionalisme. Bahasa yang digunakan harus sopan, tata letak harus rapi, dan informasi harus akurat. 6. Bahasa dan Gaya Penulisan: Bahasa dalam korespondensi bisnis harus jelas, mudah dimengerti, dan bebas dari kesalahan tata bahasa. Gaya penulisan harus disesuaikan dengan audiens dan tujuan komunikasi. 7. Alat Bantu Korespondensi: Dalam era digital, email, perangkat lunak pengolah kata, dan alat komunikasi lainnya adalah alat penting dalam korespondensi bisnis. Penggunaan yang efektif dari alat-alat ini memungkinkan efisiensi dalam komunikasi.
16 8. Identitas Perusahaan: Korespondensi bisnis sering mencerminkan identitas perusahaan, termasuk penggunaan logo, kop surat, dan tanda tangan perusahaan. Ini membantu membangun citra perusahaan yang konsisten. B. Saran Sebelum memulai menulis korespondensi bisnis, pastikan memahami tujuan komunikasi dengan jelas. Apakah ingin memberikan informasi, meminta informasi, membuat tawaran, atau melakukan tindakan lainnya. Kenali siapa yang akan menerima korespondensi. Gaya penulisan, bahasa, dan format korespondensi harus disesuaikan dengan audiens. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau sulit dimengerti. Pastikan korespondensi bebas dari kesalahan tata bahasa, ejaan, dan tanda baca. Untuk jenis korespondensi tertentu, seperti surat formal atau proposal, pelajari format yang tepat.
17 DAFTAR PUSTAKA Jayanto, Prabowo Y. 2021. Komunikasi Bisnis. Semarang: Cerdas Bersama. Purwanto, Djoko, Komunikasi Bisnis (Jakarta: Erlangga, 2006)
MAKALAH WAWANCARA KERJA Dosen Pengampu: Dr. Prabowo Yudo Jayanto SE,. M.SA Disusun Oleh: Kelompok 10 1. Sheva Alfiansyah (7211422004) 2. Naida Aulia Putri (7211422011) 3. Anisa Putri Nurcahyani (7211422117) 4. Agita Dini Febrianti (7211422121) PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG 2023
i KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan tugas penyusunan makalah yang berjudul “Wawancara Keraja” dengan tepat waktu. Tujuan disusunnya makalah ini adalah untuk memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis dan memperdalam pemahaman mengenai materi komunikasi bisnis, yang utamanya terfokus pada materi wawancara kerja. Penyusun juga mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada dosen pengampu mata kuliah Komunikasi Bisnis yaitu Bapak Dr. Prabowo Yudo Jayatno SE,. M.SA yang telah memberikan bimbingan dan wawasan berharga selama mata kuliah ini berlangsung dan semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan makalah ini. Sebagai penyusun, kami menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan, baik dari penyusunan maupun tata bahasa penyampaian dalam makalah ini. Oleh karena itu, kami dengan rendah hati menerima kritik dan saran dari pembaca sebagai bahan masukan, sehingga makalah ini ke depannya dapat berkembang dan berguna lebih bagi pihak-pihak yang membutuhkannya. Akhir kata, penyusun mengucapkan terima kasih. Kami berharap semoga makalah ini dapat memberikan kontribusi dalam memahami materi wawancara kerja serta memberikan manfaat dan juga inspirasi untuk pembaca. Semarang, 29 Oktober 2023
ii DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ....................................................................................................................i DAFTAR ISI..................................................................................................................................ii BAB I PENDAHULUAN.............................................................................................................1 1.1 Latar Belakang.................................................................................................................1 1.2 Rumusan Masalah ...........................................................................................................1 1.3 Tujuan...............................................................................................................................1 BAB II PEMBAHASAN ..............................................................................................................2 2.1 Arti Penting Wawancara Kerja .......................................................................................2 2.2 Persiapan Wawancara Kerja............................................................................................3 2.3 Cara Mengenali Pekerjaan dan Perusahaan ...................................................................4 2.4 Pertanyaan Penting dalam Wawancara Kerja ................................................................5 2.5 Surat Penerimaan Kerja...................................................................................................7 2.6 Surat Penolakan Kerja.....................................................................................................8 BAB III PENUTUP ....................................................................................................................10 3.1 Kesimpulan ....................................................................................................................10 DAFTAR PUSTAKA.................................................................................................................. 11
1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Wawancara kerja merupakan salah satu hal yang terpenting bagi seseorang yang akan masuk kedalam dunia keria. Dengan melakukan wawancara, perusahaan dapat menyeleksi pelamar yang ada dan dapat mengetahui informasi sebanvak-banyakya dari calon karyawan. Wawancara keria, umumnva adalah proses akhir untuk memutuskan apakah calon karyawan tadi akan diangkat sebagai karyawan atau tidak. Yang menentukan berhasil atau tidaknya wawancara tersebut adalah tentang bagaimana pemahaman calon karvawan akan pertanyaan-pertanyaan yang diajukan pewawancara sehingga bisa memberi jawaban yang tepat. Pengendalian diri serta pengelolaan emosi sangat penting dalam mengikuti wawancara kerja. Oleh sebab itu, masalah utama yang biasanya dihadapi oleh sebagian besar calon karyawan atau pegawai dalam wawancara kerja adalah tentang kepercayaan diri. 1.2 Rumusan Masalah 1. Apa itu wawancara kerja? 2. Apa pentingnya wawancara kerja? 3. Apa saja persiapan dalam wawancara kerja? 4. Bagaimana cara mengenali pekerjaan dan Perusahaan? 5. Apa pertanyaan penting dalam wawancara kerja? 6. Bagaimana cara penerimaan atau penolakan kerja? 1.3 Tujuan 1. Untuk mengetahui pengertian dari wawancara kerja 2. Untuk mengetahui pentingnya wawancara kerja 3. Untuk mengetahui persiapan apa saja dalam wawancara kerja 4. Agar bisa mengenali pekerjaan dan perusahaan 5. Untuk mengetahui pertanyaan penting apa saja yang ada dalam wawancara kerja 6. Untuk mengetahui cara dan bentuk surat penerimaan atau penolakan kerja
2 BAB II PEMBAHASAN 2.1 Arti Penting Wawancara Kerja Wawancara kerja merupakan salah satu cara yang sangat penting bagi suatu Perusahaan dalam menyaring jumlah pelamar yang ada. Seorang calon pelamar mungkin saja diwawancarai lebih dari satu kali. Hal ini sangat tergantung pada jumlah pelamar yang akan diseleksi, sementara jumlah tenaga yang dibutuhkan sangat sedikit. Sebelum berlatih menulis surat lamaran keria, menviapkan diri menghadapi wawancara juga termasuk bagian dari usaha untuk mendapatkan pekrjaan. Persiapan diri harus benar-benar dilakukan, sehingga dapat memberikan kesan yang baik dan membuat pewawancara yakin atas kemampuan yang dimiliki. Berbagai aspek, khususnya kepribadian yang ditampilkan baik secara verbal maupun non-verbal, bahkan pada saat mulai memasuki ruang wawancara akan memperoleh perhatian dari pewawancara. Aspek-aspek kepribadian yang akan dinilai antara lain mencakup; 1. Penampilan anda secara fisik 2. Gerak gerik dan sopan santun 3. Nada suara 4. Rasa percaya diri 5. Inisiatif 6. Kebijaksanaan 7. Daya tanggap dan kerja sama 8. Ekspresi wajah 9. Kemampuan berkomunikasi 10. Sikap terhadap pekerjaan 11. Selera humor Dengan memperhatikan berbagai karakter di atas, pewawancara akan dapat memprediksi apakah anda termasuk salah seorang yang dipilih untuk menduduki posisi tertentu dalam suatu perusahaan atau tidak. pewawancara dapat juga melihat apakah Anda nantinya mempunyai peluang untuk sukses atau tidak dengan melihat berbagai
3 isyarat verbal maupun non-verbal yang Anda tampilkan pada saat wawancara. (Jayanto, P. Y. 2016)1 Wawancara pada tahap awal sering disebut juga dengan wawancara pendahuluan. Pada tahapan ini, wawancara yang dilakukan didasarkan pada saat lamaran yang telah dibuat oleh pelamar. Hal in untuk memastikan bahwa pelamar secara administrasi telah memberikan atau mengisi semua informasi penting dan untuk menilai kesesuaian antara kualifikasi pelamar dengan jenis jabatan yang akan diisi. Setelah wawancara pendahuluan (preliminary interview) 2 tahap berikutnya adalah wawancara seleksi, yang pada umumnya memerlukan waktu yang lebih lama daripada wawancara pendahuluan. Dalam wawancara seleksi, mungkin akan diwawancarai oleh suatu tim yang biasanya terdiri dari lebih dari satu orang. Pada tahapan ini calon pelamar akan ditanya berbagai hal mengenai latar belakangnya yang mencakup kualifikasi, pengalaman kerja, pelatihan, dan semangat kerja secara umum untuk memperoleh informasi penting bagi pewawancara, agar sesuai dengan posisi yang dikehendaki oleh pelamar tersebut. Bentuk pertanyaannya lebih bersifat terbuka, dalam artian bahwa pelamar diberi kesempatan seluas-luasnya untuk mengungkapkan latar belakang dirinya. 2.2 Persiapan Wawancara Kerja Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan pada saat akan menghadapi wawancara Yang Boleh Dilakukan Yang Harus Dihindari 1. Berdoa menurut agama dan keyakinan masing-masing 2. Datang lebih awal dari yang ditentukan 3. Bersikap yakin dan optimis 4. Bersikap tenang 5. Menyiapkan sertifikat,diploma, suratsurat penghargaaan yang dimiliki 6. Tersenyum secara wajar 7. Berpakaian yang rapi dan sopan 1. Datang terlambat 2. Terlihat kesal 3. Datang ke wawancara kerja tanpa persiapan atau seadanya 4. Berpenampilan buruk/berlebihan 5. Membawa barang yang tidak diperlukan 6. Mengajak teman atau keluarga saat wawancara kerja 1 Jayanto, P. Y. (2021). Komunikasi Bisnis. Semarang: Cerdas Bersama. 2 Sakina, Adinda Syanin. (2021). Tahap Tahap Seleksi. 1–12.