Administrasi Umum Anyflip

TUGAS SIMDIG
PEMBELAJARAN DENGAN E-BOOK

Nama : Dita Puspita Sari
Kelas : X PHT 3

No, Induk : 14953
NISN : 0044489378
SMK NEGERI 1 TUREN
Jl. Panglima Sudirman No.41, Turen, Kec. Turen, Malang,
Jawa Timur. Kode pos (65175), Nomor Telpon (0341) 824059
Email : [email protected] website : http://smkn1-turen.sch.id

Tahun 2020

administrasi
umum

BIDANGKEAHLIANpariwisata
program keahlian perhotelan danjasa pariwisata

patonah
rina kuswardani

Pengarah:
Direktur Pembinaan SMK
Kepala Sub Direktorat Kurikulum
Kepala Seksi Penilaian
Kepala Seksi Pembelajaran
Penulis:
Patonah
Rina Kuswardani
Pengendali Mutu:
Winih Wicaksono
Penyunting:
Rais Setiawan

Desain Sampul:
Sonny Rasdianto
Layout/Editing:
Sonny Rasdianto

ii

KataPengantar

Dalam rangka merespon perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi diperlukan
langkah strategis untuk memperbaiki kualitas proses pembelajaran sekaligus proses penilaian.
Salah satu langkah strategis tersebut adalah melalui pemenuhan kebutuhan bahan ajar
khususnya bagi peserta didik Sekolah Menengah Kejuruan (SMK). Bahan ajar tersebut untuk
pemenuhan mata pelajaran kejuruan, khususnya pada mata pelajaran dasar program keahlian
(C2) dan Kompetensi Keahlian ( C3)

Bahan ajar tersebut merupakan salah satu referensi dan disusun oleh guru-guru mata
pelajaran dari berbagai SMK, yang berbentuk modul dan berbentuk elektronik. Atas jerih payah
tersebut kami mengucapkan terima kasih kepada seluruh penyusun dan para pihak yang telah
berkontribusi hingga terciptanya bahan ajar tersebut.

Kami menyadari masih terdapat kekurangan, dan kami harapkan adanya masukan yang
positif dan konstruktif untuk perbaikan di kemudian hari. Semoga bahan ajar ini bermanfaat dan
sesuai harapan mampu memperbaiki kualitas pembelajaran sekaligus memotivasi guru dalam
proses belajar di SMK.

iii

Kegiatan administrasi merupakan KOMPETENSI DASAR KOMPETENSI DASAR
kegiatan sehari-hari yang dapat kita dijumpai PENGETAHUAN KETRAMPILAN
baik itu di rumah, di sekolah maupun di kantor-
kantor atau instansi. Kegiatan administrasi 3.1 Menganalisis dokumen kantor 4.1 Menyusun dokumen kantor
meliputi kegiatan untuk menerima dokumen,
membuat dokumen, menata dan menyimpan 3.2 Menerapkan dasar surat 4.2 Melakukan surat menyurat
dokumen, menggandakan dokumen,
mengirimkan atau mendistribusikan dokumen. 3.3 Menganalisis sistem kearsipan 4.3 Melakukan sistem kearsipan
Pengetahuan dan keterampilan tentang
administrasi ini merupakan kompetensi umum 3.4 Menganalisis penerimaan 4.4 Melakukan penerimaan dan
yang merupakan kompetensi dasar yang danpengeluaran uang pengeluaran uang kas kecil
dibutuhkan untuk setiap pekerja di setiap unit
kerja. 3.5 Menganalisis bukti pembayaran 4.5 Melakukan pencatatan bukti
pembayaran
Buku Administrasi Umum ini disusun
untuk memenuhi kebutuhan materi 3.6 Menganalisis laporan Kas 4.6 Membuat pembuatan laporan
pembelajaran pada Bidang Keahlian Kas Kecil
Pariwisata, Program Keahlian Perhotelan dan
Jasa Pariwisata pada Sekolah Menengah 3.7 Menerapkan pencarian data 4.7 Mencari Data Komputer
Kejuruan (SMK). B a h a n m a t e r i y a n g komputer
disusun mengacu pada Kurikulum 2013 dan
SKKNI Bidang Pariwisata 3.8 Menerapkan pembuatan 4.8 Membuat Dokumen di dalam
dokumen di dalam komputer Komputer
Dalam bidang Pariwisata, acuan kegiatan
administrasi ini sudah diatur dalam sebuah 3.9 Menganalisis dokumen bisnis 4.9 Menyiapkan dokumen bisnis
SKKNI (Standard Kerja Kompetensi Nasional
Indonesia) pada unit kompetensi dengan kode Pada Buku Administrasi Umum ini penulis
unit PAR.HT03.005.01 dengan judul unit mengelompokkan materi menjadi 7 bab yang
MELAKSANAKAN PROSEDUR ADMINISTRASI. mengcover apa yang ada di Kurikulum maupun
Unit kompetensi ini berhubungan dengan SKKNI. Materi tersebut meliputi: Bab I
pengetahuan dan keterampilan yang Dokumen Kantor, Bab II Surat Menyurat, Bab III
dibutuhkan untuk menyelesaikan jenis Sistem Kearsipan, Bab IV Penerimaan,
prosedur kantor yang rutin. Unit kompetensi Pengeluaran Uang dan Bukti Pembayaran, Bab
ini terdiri dari 3 elemen yaitu (1) Proses V Laporan Kas Kecil, Bab VI Mencari dan
dokumen-dokumen kantor, (2) Membuat draft Membuat Dokumen dalam Komputer, Bab VII
korespondensi yang sederhana , (3) Menjaga Dokumen Bisnis.
sistem dokumen.
Dari tersusunnya Buku Administrasi
Pada kurikulum 2013 pelajaran Umum, penulis berharap buku ini dapat
Administrasi Umum merupakan mata pelajaran bermanfaat dan memberikan sumbangan yang
kelompok C 2 yang terdiri dari 9 Kompetensi berarti bagi pengembangan pendidikan di
Dasar (Pengetahuan dan Ketrampilan). SMK, khususnya bagi siswa yang sedang
Kompetensi dasar tersebut meiliputi: mendalami mata pelajaran Administrasi
Umum pada Program Keahlian Perhotelan dan
Jasa Pariwisata.

Yogyakarta,

Patonah
Rina Kuswardani

iv

DAFTARISI

PRAKATA
DAFTAR ISI
BAB I DOKUMEN KANTOR

A. Pengertian Dokumen Kantor.
B. Jenis Dokumen Kantor
C. Ruang Lingkup Dokumen Kantor di dunia Pariwisata
D. Memproses Dokumen Kantor
E. Peralatan Kantor
BAB II SURAT MENYURAT
A. Pengertian dan Fungsi Surat
B. Jenis-Jenis Surat
C. Perlengkapan Surat
D. Bagian-Bagian Surat
E. Bentuk Surat
F. Surat di lingkup Pariwisata
BAB III SISTEM KEARSIPAN
A. Pengertian Arsip dan Kearsipan
B. Tujuan Penataan Arsip
C. Jenis-Jenis Arsip
D. Sistem Penataan
E. Azas Kearsipan
F. Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan
G. Indeks
H. Prosedur Penyimpanan dan Penemuan Arsip
I. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
BAB IV PENERIMAAN, PENGELUARAN UANG, DAN BUKTI

PEMBAYARAN
A. Kegiatan Penerimaan Uang
B. Kegiatan Pengeluaran Uang
C. Metode dan Jenis Pembayaran
D. Pembuatan Bukti Pembayaran
BAB V LAPORAN KAS KECIL
A. Pengertian Kas Kecil
B. Tujuan Kas Kecil
C. Jenis Bukti Transaksi Kas Kecil
D. Prosedur Penerimaan dan Penggunaan Kas Kecil
E. Sistem/ Metode Pembukuan Kas Kecil
F. Selisih Dana Kas Kecil

v

DAFTARISI

G. Pemeriksaan Fisik Kas Kecil (Cash Opname)
BAB VI MENCARI DAN MEMBUAT DOKUMEN DALAM KOMPUTER

A. Macam-macam Aplikasi Pengelolaan Data
B. Mencari Dokumen dalam Komputer
C. Membuat Dokumen dalam Komputer
BAB VII DOKUMEN BISNIS
A. Pengertian Dokumen Bisnis
B. Jenis Dokumen Bisnis dalam Lingkup Pariwisata
C. Membuat Dokumen Bisnis Pariwisata
Glosarium
Daftar Pustaka
Daftar Gambar
Daftar Tabel

vi

BABi

DOKUMENKANTOR

1. Setelah mempelajari materi tentang dokumen kantor, peserta didik mampu
menjelaskan dan menunjukkan pengertian dan ruang lingkup dokumen
kantor dengan tepat.

2. Setelah mempelajari materi tentang dokumen kantor peserta didik mampu
mengidentifikasi jenis-jenis dokumen kantor dengan tepat

3. Setelah mempelajari materi tentang dokumen kantor, peserta didik mampu
mengidentifikasi dan memproses ruang lingkup dokumen kantor di dunia
pariwisata dengan tepat

4. Setelah mempelajari materi tentang dokumen kantor, peserta didik mampu
menggunakan dan merawat peralatan kantor sesuai dengan karakteristiknya.

DOKUMEN
KANTOR

PENGERTIAN JENIS RUANG MEMPROSES PERALATAN
DOKUMEN LINGKUP DOC. DOKUMEN KANTOR
KANTOR DI DUNIA KANTOR

PARIWISATA

Kepentingannya Guest Mail Menerima
Bentuk fisiknya Customer record Mengirimkan
Fungsinya Correspondens Menggandakan
Sumbernya Report
Penelitiannya Banquest evem
Kegunaannya order
Pemaiakaiannya Accounting reports

Dokumen - Surat

1

yang dapat dijadikan sebagai alat bukti
untuk mendukung keterangan supaya lebih
meyakinkan. Dokumentasi merupakan suatu
kegiatan mencari, mengumpulkan,
menyusun, menyelidiki, meneliti, dan
mengolah, serta memelihara dan
menyiapkan dokumen baru sehingga lebih
bermakna. Salah satu jenis dokumen adalah
surat.

Gambar 1.1 Petugas menyiapkan dokumen kerja B. JENISDOKUMEN KANTOR
Sumber : https://news.okezone.com/read/2017/11/06/18/
Secara umum, jenis dokumen dapat
Dalam kehidupan sehari-hari kita tidak diklasifikasikan menjadi 7, yaitu:
bisa terlepas dari adanya dokumen. Dokumen
sangat diperlukan untuk mencapai keteraturan 1. Dokumen berdasarkan kepentingannya
dalam kehidupan manusia. Sejak kita belum
lahir kita telah memiliki dokumen berupa foto a. Dokumen Pribadi, yaitu dokumen yang
USG, setelah lahir orang tua kita membuatkan menyangkut kepentingan perorangan.
dokumen berupa akta kelahiran, saat kita Contoh: KTP, Ijasah, Akta Kelahiran,
memasuki bangku sekolah kita memiliki SIM.
dokumen berupa Raport, dan Ijazah. Dalam
masyarakat kita juga mengenal adanya b. Dokumen Niaga, yaitu dokumen yang
dokumen berupa KTP, Kartu Keluarga, Surat berkaitan dengan perniagaan. Contoh:
Keterangan Kelakuan Baik dan masih banyak Saham, Cek, Faktur, Invoice, Kuitansi,
lagi dokumen administrasi sebagai seorang Obligasi.
warga negara. Dalam urusan pekerjaan kita
mengenal adanya Surat Keputusan (SK), Surat c. Dokumen Sejarah, yaitu dokumen yang
Tugas, Surat Ijin, dan masih banyak lainnya. berkaitan dengan sejarah. Contoh:
fosil, tugu, prasasti, naskah proklamasi,
autobiografi.

Dokumen merupakan sesuatu yang sangat Gambar 1.2 Arca Dewa Hindu di Situs Arca Gupolo
penting dan berharga, dari sebuah dokumen Sumber : Tribun news.com
kita akan memperoleh informasi tentang
berbagai hal. Informasi tersebut bisa berupa
asal-usul/sejarah, identitas, bukti, dan lain-
lain. Dokumen yang begitu banyak dan
berharga tentunya memerlukan sebuah
pengaturan dalam penyimpanan supaya
mudah dalam pencarian, jika suatu saat
diperlukan.

Dalam kegiatan administrasi kantor, d. Dokumen Pemerintah, yaitu dokumen
khususnya administrasi di bidang pariwisata yang berisi tentang informasi
kita akan lebih banyak berurusan dengan salah ketatanegaraan suatu pemerintahan.
satu jenis dokumen yang berupa surat. Contoh: UU, Perpu, Perda, Permen.

A. PENGERTIAN DOKUMEN KANTOR 2. Dokumen berdasarkan bentuk fisiknya

Dokumen adalah surat-surat atau benda- a. Dokumen Literer, yakni dokumen yang
benda yang berharga, termasuk rekaman ada, karena dicetak, ditulis, digambar
atau direkam(dikumpulkan di

2

perpustakaan). Contoh: buku, majalah, 6. Dari segi fungsinya
dan film.
a. Dokumen aktif, dokumen yang sering
digunakan.

b. Dokumen semi aktif, dokumen yang
jarang digunakan.

c. Dokumen in aktif, dokumen yang sudah
tidak digunakan lagi.

d. Dokumen statis, dokumen yang tidak
digunakan secara langsung dalam
kegiatan organisasi.

Gambar 1.3 Perpustakaan tempat penyimpanan dokumen literer 7. Dokumen ari segi pemakaiannya
Sumber : http://sumsel.tribunnews.com/2014/01/02/
menciptakan-perpustakaan-yang-ideal a. Dokumen pribadi, digunakan untuk
kepentingan pribadi.
b. Dokumen Korporil, yakni dokumen
yang berupa benda bersejarah b. Dokumen niaga, digunakan untuk alat
(dokumen ini dikumpulkan di pembuktian dalam transaksi jual beli
museum). Contoh: candi, patung/archa. atau perdagangan.

c. Dokumen Privat, yakni dokumen yang c. Dokumen pemerintah, digunakan
berupa surat/arsip (disimpan dengan untuk pembuktian dalam kegiatan
sistem kearsipan). ketatanegaraan.

3. Dokumen dari segi kegunaannya d. Dokumen sejarah, digunakan untuk
pembuktian peristiwa sejarah .
a. Nilai penerangan/informasi

b. Yuridis C. RUANG LINGKUP DOKUMEN KANTOR DI
c. Perdagangan DUNIA PARIWISATA

d. Historis Kegiatan administrasi kantor, khususnya di

4. Dokumen dari segi penelitiannya dunia Pariwisata, kita mengenal banyak

a. Primer, dokumen asli. dokumen kantor, yang meliputi:

b. Sekunder, dokumen salinan. 1. Surat Tamu (Guest mail), surat ini meliputi
c. Tersier, lampiran dokumen. surat untuk tamu yang sedang stay di
5. Dokumen dari segi sumbernya hotel(mail for residence guests), yang
sudah check out (mail for departure

a. Pemerintah, dokumen berasal dari guests), dan surat untuk tamu yang akan

instansi atau lembaga pemerintah. check in(mail for future guests).

b. Swasta, dokumen berasal dari instansi
atau lembaga swasta.

c. Kontrak dagang, dokumen yang berasal
dari kegiatan perdagangan atau
ekonomi.

d. Persurat kabaran, dokumen yang
berasal dari kegiatan persurat kabaran.

e. Perseorangan, dokumen yang berasal
dari individu seseorang.

Gambar 1.4 Guest Registration Card
Sumber : Dokumen penulis

3

2. Data atau catatan pelanggan (customer Oorganizer) atau marketing atau banquet.
records), meliputi: dokumen pemesanan Banquet event order ini digandakan dan
(booking), rancangan/program didistribusikan ke bagian lain yang terkait
perjalanan, kartu pendaftaran sebagai dasar menyiapkan kebutuhan
(registration card), catatan permintaan even/ acara.
khusus. 6. Laporan Keuangan, meliputi: tagihan
(invoices), kuitansi (recepts), faktur.
3. K o r e s p o n d e n s i y a n g m a s u k d a n
keluar(incoming and outcoming Gambar 1.6 Invoices (1)
correspondence), meliputi: surat-surat, Sumber : www.traveloka.com
faximile, memo, e-mail.

4. Laporan-laporan Kerja (Report), meliputi:
daftar tamu yang akan datang (today
expected arrival), daftar tamu yang akan
berangkat (todays expected departure),
daftar tamu yang sedang stay (guest in the
house), tamu yang tidak datang (no show),
tamu yang membatalkan (cancellation),
daftar tamu penting (VIP guests list),
daftar perlengkapan untuk tamu VIP (VIP
aminities list), daftar tamu rombongan
(group list) , daftar tamu yang tidak
menginap di hotel (slept out).

D. MEMPROSES DOKUMEN KANTOR

Kegiatan yang berhubungan dengan
memproses dokumen kantor antara lain,
menerima dan mengirimkan dokumen,
menggandakan (memfotokopi), menerima
dan mengirimkan e-mail.

1. Menerima dokumen

a. Untuk tamu yang sedang stay di hotel:

1) Cek di daftar tamu stay.

2) Tulis nomor kamar pada dokumen.

Gambar 1.5 Contoh Today Expected Arrival List 3) Telepon ke nomor kamar tamu. Jika
Sumber : Dokumen penulis tamu ada di kamar sampaikan
dokumen dengan segera, tetapi
5. Informasi kegiatan perjamuan (banquet apabila tidak ada tamu di kamar,
event orders), yaitu rekapan data yang maka tinggalkan pesan dan
berisi informasi kegiatan suatu acara yang informasikan ke tamu jika ada
dibuat oleh bagian yang bertanggung dokumen untuknya.
jawab. Bagian yang menangani acara
tersebut, misalnya: bagian EO(Event b. Untuk tamu yang sudah meninggalkan
hotel:

1) Lihat di file mail forwarding untuk
mengecek alamat jika sebelum tamu
check out meninggalkan alamat.

4

2) Kirim dokumen ke alamat sesuai concierge untuk menyampaikan ke
yang tercantum mailforwarding. kamar tamu.

3) Jika tidak ada alamatnya maka kirim 6) P r o s e s p e m b a y a r a n d e n g a n

balik ke kantor Pos. membuat cash receipt atau posting/

c. Untuk tamu yang akan check in (belum masukkan jumlah transaksi ke bill
datang): tamu. Sampaikan cash receipt ke
tamu.
1) Cek data di daftar perkiraan tamu
yang akan dating. c. E-mail

2) Beri tanda pada Registration yang 1) E-mail baru: buka e-mail, ketik
sudah disiapkan. alamat email yang dituju, ketik
subjek, ketik berita atau mencari file
3) Simpan dokumen pada file rencana yang akan di emailkan, klik kirim.
kedatangan.
2) Membalas e-mail: buka email, baca,
4) Berikan ke tamu saat ia datang. respon, kirim e-mail.

d. Untuk Hotel staff 3. Menggandakan (memfotokopi)

1) Beri stamp tanggal saat dokumen a. Peroleh informasi nomor kamar
diterima. dan nama tamu yang stay, cek
ulang data di Guest in the house
2) P i l a h / s o r t i r s e s u a i l o k a s i / list.
departemen tempat karyawan
bekerja. b. Konfirmasi metode pembayaran.

3) Distribusikan. c. Copy dokumen.

2. Mengirimkan dokumen d. Kembalikan dokumen asli ke
tamu.
a. Surat

1) Menimbang. e. M e n e r i m a d a n m e m p r o s e s

2) Menetapkan dan menginformasikan pembayaran.

biaya pengiriman. E. Perlengkapan Kantor

3) M e n g a g e n d a k a n ( m e n c a t a t Perlengkapan kantor dibutuhkan dalam
transaksi). proses membuat, menggandakan dan

4) Mengirimkan / menyampaikan mengirimkan dokumen. Dalam kegiatan

m e l a l u i k ant or pos a ta u j as a administrasi di kantor kita akan menjumpai

pengiriman. berbagai macam jenis perlengkapan dan

b. Faximile peralatan kantor dengan berbagai fungsi.
Jenis peralatan kantor yang sering
1) Konfirmasi nomor fax yang dituju. digunakan antara lain: komputer,printer,
mesin ketik manual/electric, mesin fotokop,
2) Cek dokumen yang akan di fax dan faxcimile, sistem pager (paging system),
informasikan jumlah biayanya.

3) Konfirmasi masalah pembayaran kalkulator, mesin yang bisa menransfer ke

(cash atau charge to room). bahasa lain(audio-transcribing machine),

4) Kirim fax. mesin penjawab telepon, mesin penghitung
jumlah biaya pengiriman(franking machine),
5) Kembalikan document asli ke tamu. pemotong kertas(paper shredder), dan alat
Jika tamu tidak ada di tempat penjilid (binding machine).
masukkan document ke dalam
amplop, tulis nomor kamar dan nama Penggunaan peralatan kantor secara
tamu, sampaikan ke bagian umum digunakan untuk membuat

5

dokumen/surat,menggandakan(memfotoko g. Tanda atau (additional function): untuk
pi), mengirimkan data/ informasi. Prosedur program mesin.
pengoperasian setiap peralatan kantor
untuk tiap jenis merek akan berbeda, Teknik cara dasar menggunakan mesin
tergantung spesifikasi jenis peralatannya. fotocopy adalah :
Contoh prosedur penggunaan peralatan a. Fotokopi biasa:
kantor meliputi:
1) Pilih kertas / paper select
Gambar 1.8 Mesin Fotokopi 2) Tekan jumlah kertas yang diinginkan
Sumber : https://www.vanectro.com 3) Lalu tekan start
b. Fotokopi timbal balik:
1. Mesin Fotokopi 1) Pilih kertas/ paper select
Tidaklah terlalu sulit untuk mengetahui 2) Pilih two sided di layar
3) Pilih 1>2 sided
bagaimana cara menggunakan mesin 4) Tekan done
fotokopi. Setiap mesin fotokopi tentu 5) Scan hal 1, tekan start
memiliki tata cara pengoperasian 6) Lalu balik scan hal 2 (balik dari kanan
tertentu sesuai dengan karakteristik dan
merk masing-masing. Di pasaran kita ke kiri), tekan start
mengenal merk mesin fotokopi, yaitu: 7) Lalu tekan jumlah kertas yang
Canon dan Xerox.
diinginkan
Pertama, harus tahu dulu fungsi 8) Lalu tekan done yang di layar
tombol–tombol yang ada pada mesin c. F o tok o pi l e b i h dar i 1 halaman
fotokopi, antara lain: (contohnya: klipping, buku)
a. Reset (warna tombol kuning): untuk 1) Pilih kertas
2) Tekan finisher di layar
menghapus semua program. 3) Colete
b. Angka: untuk jumlah copy atau ukuran. 4) Done
c. C: untuk mengClear atau menghapus 5) Scan halaman satu per satu, tekan

atau mengulang jumlah. start
d. Stop (warna tombol kuning atau 6) Setelah selesai tekan done
d. Fotokopi lebih dari 1 halaman(timbal
orange): untuk menghentikan balik)
fotokopian pada waktu jalan. 1) Pilih kertas
e. Check counter: untuk melihat jumlah 2) Tekan finisher di layar
yang telah di copy oleh mesin. 3) Colete
f. On/off: untuk mematikan mesin(stand 4) Done
by)/ menyalakan kembali. 5) Pilih two sided 1>2 sided
6) done
7) Scan halaman satu per satu, tekan
start
8) Setelah selesai tekan done

6

e. Fotokopi KTP 6) Lalu Fotocopy seperti biasa
1) Pilih kertas i. Untuk memperbesar/ memperkecil
2) Pilih two sided di layar
3) Tekan 1>2 sided kopian
4) Lalu scan ktp bagian depan, tekan 1) Tekan zoom
start 2) M as uk an an g k a y a n g ak an d i
5) Lalu scan ktp bagian belakang balik
dari kiri ke kanan, letakan di ujung perbesar/ perkecil
kertas yang di inginkan / di copy (A4, 3) Done
B5, F4) 4) Lalu copy seperti biasa
6) Tekan jumlah 2. Faxcimile
7) Done
Istilah faksimile disebut juga dengan
f. Fotokopi memperbanyak KTP telecopier (fotokopi jarak jauh), dan
1) Tekan special feature disebut juga mesin salinan. Mesin ini
2) Tekan anak panah pilih halaman ke 2 desebut telecopier, karena dapat
3) Tekan image creation memindahkan data dari komputer dan
4) Tekan image repeat langsung mencetaknya di berbagai
5) Pilih X mendatar berapa(sesuai tempat, atau di berbagai negara. Selain
jumlah yang di inginkan) itu, disebut copying machine karena
6) Pilih y menurun berapa(sesuai jumlah mampu mengirim informasi atau
yang di inginkan) dokumen ke berbagai tempat dalam
7) Done waktu yang relatif singkat.
8) Pilih bolak balik (jika di inginkan/two
sided) Gambar 1.9 Mesin Fax
9) Lalu scan, tekan start Sumber : http://www.servicefaxcenter.com

10) Lalu setelah selesai tekan done Fungsi faksimile
g. Menggeser gambar yang dikopi Sebagai salah satu peralatan yang

1) Tekan special feature banyak digunakan di kantor-kantor,
2) Pilih margin mesin faksimile difungsikan:
3) Lalu masukkan ukuran atau geser a. U ntu k me ngir i m i n f or m a s i at a u

kearah yang di inginkan dokumen ke berbagai tempat sesuai
4) Done dengan yang kita inginkan.
5) Lalu fotocopy seperti biasa b. U ntu k menerima i n f or m a s i d ar i
h. Menghapus yang akan dikopi berbagai tempat.
1) Tekan special feature c. Apabila mesin faksimile itu dilengkapi
2) Pilih frame erase dengan sistem memori, maka faksimile
3) Pilih sisi yang akan di hapus dapat difungsikan untuk.
4) Masukan ukuran, mau inch atau Cara kirim fax pada mesin fax panasonic
a. Cara manual
milimeter
5) Done

7

1) Siapkan dokumen yang akan dikirim 6) Mesin fax akan bekerja, dan tunggu
sampai dokumen terkirim.
2) Masukan dokumen secara face down
atau tulisan membelakangi si pengirim 7) Display DOCUMENT SENT, berarti
dokumen sukses terkirim.
3) Tekan tombol sp-phone atau monitor
akan terdengar nada tone dari telkom b. Cara otomatis

4) Masukan nomor fax tujuan 1) Siapkan dokumen yang akan dikirim.

5) Apabila sudah terdengar nada fax atau 2) Masukan dokumen secara face down
beep panjang, lalu tekan tombol start atau tulisan membelakangi si
pengirim.
6) Mesin fax akan bekerja, dan tunggu
sampai dokumen terkirim 3) Masukan nomer tujuan dan tekan
start.
7) Display DOCUMENT SENT, berarti
dokumen sukses terkirim cara ini 4) Mesin fax akan bekerja, dan tunggu
digunakan bila nomer yang dituju sampai dokumen terkirim.
belum pasti terhubung dengan mesin
fax atau posisi penerima di set dengan 5) Display DOCUMENT SENT, berarti
Tel mode, karena banyak pengguna dokument sukses terkirim.
yang memakai nomer fax sekaligus
sebagai nomer telepon. Nb: cara ini dilakukan apabila nomer
tujuan memang khusus untuk fax.
b. Cara otomatis
Cara Kirim Fax pada mesin fax Sharp
1) Siapkan dokument yang akan dikirim.
a. Cara manual
2) Masukan dokumen secara face down
atau tulisan membelakangi si pengirim. 1) Siapkan dokumen yang akan dikirim.

3) Masukan nomer tujuan dan tekan start. 2) Masukan dokumen secara face down
atau tulisan membelakangi si
4) Mesin fax akan bekerja, dan tunggu pengirim.
sampai dokumen terkirim.
3) Angkat handset atau tekan tombol
5) Display DOCUMENT SENT , berarti Speaker akan terdengar nada tone.
dokumen sukses terkirim.
4) Masukan nomor fax tujuan.
Nb: cara ini dilakukan apabila nomer
tujuan memang khusus untuk fax. 5) Apabila sudah terdengar nada fax
atau beep panjang, tekan tombol
Cara kirim fax pada mesin fax brother start.

a. Cara manual 6) Mesin fax akan bekerja, dan tunggu
sampai dokumen terkirim.
1) Siapkan dokumen yang akan dikirim.
7) Display DOCUMENT SENT, berarti
2) Masukan dokumen secara face down dokumen sukses terkirim.
atau tulisan membelakangi si
pengirim. b. Cara otomatis

3) Angkat handset atau tekan tombol 1) Siapkan dokumen yang akan dikirim.
Hook akan terdengar nada tone dari
telkom. 2) Masukan dokumen secara face down
atau tulisan membelakangi si
4) Masukan nomor fax tujuan. pengirim.

5) Apabila sudah terdengar nada fax 3) Masukan nomer tujuan dan tekan
atau beep panjang, tekan tombol start.
start.
4) Mesin fax akan bekerja, dan tunggu

8

sampai dokumen terkirim. 3) Tutup cover dokumen pada scanner
dengan sempurna.
5) Display DOCUMENT SENT , berarti
dokument sukses terkirim. 4) Klik >> Start menu >> All Programs
>> Canon Utilities >> IJScan Utility.
Nb: cara ini dilakukan apabila nomer
tujuan memang khusus untuk fax. 5) Lalu akan muncul kotak dialog
seperti gambar di bawah ini.
3. Scanner
6) Klik "Auto".
Proses scan dokumen atau men-scan 7) Proses scan akan berjalan.
dokumen adalah proses peng-copy-an 8) Simpan pada lokasi folder yang
dokumen atau gambar fisik, untuk
kemudian dapat disimpan ke dalam diinginkan.
komputer untuk tujuan tertentu. Alat yang b. Cara scan dokumen menggunakan
digunakan untuk melakukan proses
scanning disebut scanner. Tujuan tombol pada scanner:
mengapa dokumen atau berkas perlu 1) Buka cover dokumen pada scanner
discan: 2) Letakkan dokumen dengan posisi

a. Documen perlu dikirim dalam waktu seperti gambar di bawah ini
yang cepat. 3) Tutup cover dokumen pada scanner

b. Sarana backup dokumentasi, agar tidak dengan sempurna.
rusak. 4) Tekan tombol "AUTO SCAN" pada

c. Memiliki file digital(Soft file). scanner.
5) Proses scan akan berjalan.
Pada awalnya, alat yang digunakan 6) Simpan pada lokasi folder yang
untuk scan dokumen hanyalah dengan
menggunakan alat khusus scan yang diinginkan.
disebut dengan scanner. Pada Cara Scan Dokumen Menggunakan
perkembangannya, sekarang printer, Printer
mesin foto copy, bahkan HP android dapat a. Siapkan printer yang memang jenis
digunakan untuk scan dokumen. Jadi satu
mesin memiliki fitur multi fungsi printernya yang memiliki fitur scanner.
b. Siapkan komputer atau laptop anda
Cara Scan Dokumen Menggunakan
Scanner tentu saja di dalam laptop yang anda
siapkan sudah terinstal printer tadi.
a. Cara scan dokumen melalui menu Langkah-langkah cara scan dokumen.
program: c. Hubungkan kabel printer dengan
komputer(Kabel USB).
1) Buka cover dokumen pada scanner. d. Nyalakan printer dengan menekan
tombol ON.
2) Letakkan dokumen dengan posisi e. Nyalakan komputer anda.
seperti gambar di bawah ini.

9

f. Siapkan dokumen yang akan anda scan. l. Untuk “profil” dan “sourch”" anda
Saya akan memberikan contoh biarkan saja. Untuk format Anda bisa
menggunakan KTP. sesuaikan dengan kebutuhan anda.
Sedangkan file type pilih saja JPG.
g. Buka penutup scaner pada printer Anda Resolusi anda pilih 300 biar jelas
dan letakan dokumen tersebut gambarnya.
menghadap ke bawah. Tulisan berada
di bawah. m. Sebelum anda klik scan. Ada baiknya
anda lihat previewnya terlebih dahulu
h. Tutup penutup scaner. dengan klik "preview".

i. Setelah itu lihat di komputer anda n. Dari sini kita bisa melihat hasilnya dan
jalankan program "windows fax adn dapat juga mengatur file hasilnya.
scan". Buka di all program ini adalah
program default dari windows. o. Hilangkan tanda centang pada kontak
yang bertuliskan “Preview or scan
image as sparate files”, supaya Anda
bisa mengatur halaman yang akan kita
scan saja yang ikut ter-scan.

p. Setelah Anda rasa pas dan cukup.
Silahkan klik “scan” untuk mulai
menscan dokumen.

j. Setelah Anda masuk ke jendela fax and
scan di komputer anda.

k. Klik “New Scan” yang ada di pojok
kanan atas. Setelah itu akan tampil
jendela pengaturan scan.

q. Tunggu saja sampai proses scan
selesai.

r. File akan otomatis tersimpan di dalam
folder “Scanned Documents” yang ada
di komputer Anda. Anda bisa

10

menemukanya di direktori “My b. Selanjutnya jalankan CamScanner.
Dokumen”.
c. Tap ikon kamera untuk mengambil
gambar dokumen.

File hasil scan Anda tadi berbentuk file
JPG atau image. File tersimpan di folder
khusus default windows. Anda bisa cari
di my dokumen.
Cara Scan Dokumen Menggunakan
Android
Cara scan dokumen menggunakan
android bisa dilakukan dengan mudah
dengan bantuan aplikasi CamScanner.
Berikut ini cara menggunakan
CamScanner untuk scan dokumen melalui
ponsel android:
a. Instal CamScanner melalui Google Play
Store untuk Android atau AppStore
untuk iPhone.

d. Anda akan menemukan beberapa opsi,
seperti untuk mode ada dua yaitu batch
mode dan single mode. Untuk batch
mode digunakan untuk mengambil
gambar dokumen lebih dari satu secara
berurutan dan single mode mengambil
hanya satu dokumen, namun keduanya
sama saja. Ada tiga jenis data yang bisa
diambil diantaranya dokumen biasa, id
card dan barcode, namun untuk id card
hanya tersedia untuk versi premium.
Serta opsi pengaturan yang bisa
disesuaikan dengan kebutuhan seperti
flash, resolusi dan lainnya.

e. Atur r otasi dan area yang akan
dipotong seperti tepat di tepi
dokumen.

11

Semua perlengkapan kantor harus
dirawat secara teratur supaya bertahan lama
dan dapat digunakan setiap saat. Perawatan
perlengkapan kantor meliputi:
1. Matikan sistem komputer jika tidak

digunakan.
2. Matikan semua perlengkapan elektrik

seperti komputer, printer, mesin fotokopi
jika jam kerja sudah berakhir.
3. Cek kebersihan perlengkapan kantor/
mesin.
4. Laporkan segera ke supervisor atau
atasan jika ada masalah dengan
perlengkapan.
5. L a p o r k a n d a n m i n t a k e b a g i a n
engineering untuk memperbaiki jika
terdapat kerusakan. Jangan mencoba
memperbaiki sendiri jika bukan
bidangnya.

f. Anda juga dapat menyesuaikan warna
kontras seperti Auto, Original, Lighten,
Gray Mode, Magic Color, dan Hitam
Putih. Pilih yang terbaik dan jelas. Serta
memindai semua teks untuk disalin,
namun fitur ini hanya bisa untuk versi
premium.

g. Setelah semuanya selesai tap ikon
centang, sampai di sini sudah selesai.

h. Anda bisa gunakan kamera untuk
melakukan scanning dokumen, seperti
tanda terima, catatan, faktur, dikusi
papan tulis, kartu nama, sertifikat, dan
lainnya.

i. Selanjutnya kamu bisa menyimpan
dalam format PDF atau JPEG. Kamu juga
bisa langsung membagikannya ke
email atau media sosial. Untuk
mengirim menggunakan link, kamu
bisa mengatur kata sandinya.

12

Tahukah Anda dokumen tertulis tertua di 2. Dokumen 1.
dunia? berdasarkan 2.
fisiknya 3.
Sebuah pecahan tanah liat dari abad ke-14 SM, 1.
yang ditemukan pada penggalian di luar 3. Dari segi 2.
dinding kota tua Yerusalem berisi dokumen kegunaannya 3.
tertulis tertua yang pernah ditemukan di 4.
Yerusalem. Pecahan yang ditemukan tersebut 4. Dari segi 1.
berukuran 2 x 2,8 cm dan memiliki ketebalan 1 penelitiannya 2.
cm. Pecahan yang berasal dari abad ke-14 SM 3.
itu nampaknya merupakan bagian dari sebuah 5. Dari segi 1.
lembaran dan berisi tulisan simbol kuno dalam sumbernya 2.
bahasa Akkadia yang merupakan bahasa umum 3.
pada periode itu. Pecahan tersebut dulunya 4.
merupakan bagian dari "surat kerajaan".

5.

6. Dari segi 1.
fungsinya 2.

3.

Anda dapat mengakses informasi tentang 7. Dari segi 4.
dokumen di: pemakaiannya 1.
2.
www.adm-id.com/2015 3.
4.
https://biotechs.wordpress.com/2014/

https://ianspace.wordpress.com/2011/02/22/j 2. Berdasarkan tabel di atas, carilah masing
enis-%E2%80%93-jenis-file-dokumen/ masing 2 contoh gambar jenis dokumen
tersebut! Beri keterangan pada gambar!
Buatlah tugas tersebut dalam bentuk power
point kemudian presentasikan secara
bergantian antar kelompok di kelas kalian!

TUGAS Buatlah kelompok yang beranggotakan 5
orang! Lakukan observasi jenis peralatan
1. Buatlah kelompok yang beranggotakan 5 kantor yang ada di sekolah kalian! Amati dan
orang, kerjakan tugas di bawah ini dengan pelajarilah cara kerjanya dan lakukan praktik
kerja tim! Kemudian lengkapi tabel berikut : cara menggunakan peralatan kantor tersebut!
Kemudian buatlah laporan praktik yang
JD meliputi:

D 1. Nama alat

ti 2. Lokasi penempatan peralatan

3. Fungsi alat

4. Cara penggunaan

13

Dokumen merupakan sesuai yang sangat Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan

yang berharga. Dari sebuah dokumen kita akan singkat, jelas, dan benar!

dapat mem per oleh i n f orm as i te nt ang 1. Berdasarkan kepentingannya dokumen
beberapa hal misalnya asal-usul/ sejarah, dapat dibedakan atas dokumen pribadi,
identitas, bukti dan lain-lain. Dokumen adalah dokumen niaga, dokumen sejarah dan
surat-surat atau benda-benda yang berharga, d o ku me n p e m e r i n t a h . A p a m ak s u d
termasuk rekaman yang dapat dijadikan dokumen tersebut dan berikan masing-
seb ag ai a l a t b u k t i u nt uk mendukung masing satu contoh dokumen!
keterangan supaya lebih meyakinkan.
2. Dalam kegiatan ad ministras i kantor,
Secara umum jenis dokumen dapat khususnya di dunia Pariwisata kit a
diklasifikasikan menjadi dua yaitu mengenal banyak dokumen kantor.
berdasarkan kepentingannya dan berdasarkan
Sebutkan 3 contoh dokumen yang termasuk
bentuk fisiknya. Dokumen berdasarkan dalam laporan kerja (report)!

kepentingannya diklasifikasikan atas 3. Bagaimana prosedur memproses dokumen
dokumen pribadi, niaga, sejarah dan surat yang datang untuk tamu di hotel yang
belum check in?
pemerintah. Dokumen berdasarkan bentuk
4. Sebagai petugas administrasi anda diminta
fisiknya diklasifikan atas literer, korporil dan

privat. tamu hotel dari kamar 430 untuk
mengirimkan fax dokumen kerjanya.
Dalam ruang lingkup parwisata kita Bagaimana prosedur untuk menangani
mengenal banyak dokumen kantor meliputi permintaan tamu tersebut?
surat tamu(guest mail), Data atau catatan
pelanggan(customer records), Korespondensi,
Laporan-laporan Kerja(Report), Informasi 5. Apa yang anda lakukan dalam upaya
kegiatan perjamuan (Banquet Event Orders), mel akuk a n per awata n perlengk apan
Laporan Keuangan. Untuk dapat menangani kantor?

dokumen dengan baik maka petugas

administrasi perlu memahami bagaimana

memproses dokumen tersebut. Kegiatan

memproses dokumen meliputi menerima

dokumen, mengirimkan serta menggandakan. Bacalah kembali tujuan pembelajaran

Perlengkapan kantor dibutuhkan dalam proses mengenai Dokumen Kantor yang tercantum di

membuat, menggandakan dan mengirimkan awal Bab !

dokumen. Jenis peralatan kantor yang sering Manakah diantara tujuan-tujuan tersebut
digunakan antara lain: komputer, printer, yang menurut anda belum tercapai? Ulangi
mesin ketik manual/electric, mesin foto copy, mempelajari, diskusikan dengan teman dan
faxcimile, sistem pager (pagingsystem), guru pembimbing jika anda mengalami
kalkulator, mesin yang bisa menransfer ke kesulitan mencapai tujuan pembelajaran
bahasa lain (audio-transcribing machine), tersebut.
mesin penjawab telepon, mesin penghitung
Materi tentang Dokumen Kantor ini ada
jumlah biaya pengiriman(franking machine),
pemotong kertas(paper sredder), alat penjilid kaitannya dengan materi selanjutnya yaitu
(binding machine). supaya peralatan kantor Melakukan Surat Menyurat. Jadi sebelum
dapat berfungsi dengan baik dan tahan lama melanjutkan ke materi bab selanjutnya anda
maka petugas perlu menguasai bagaimana diharapkan dapat memahami semua materi
menggunakan dan merawat peralatan kantor yang ada dalam BAB ini.

tersebut sesuai dengan karakteristiknya.

14

BABIi

MELAKUKANSURATMENYURAT

1. Setelah mempelajari materi tentang surat menyurat peserta didik mampu
mengidentifikasi jenis-jenis surat, perlengkapan surat, bagian-bagian surat,
bentuk surat dan surat di lingkup pariwisata dengan tepat.

2. Setelah mempelajari materi tentang surat menyurat peserta didik mampu
membuat surat sesuai dengan ketentuan dan fungsinya.

3. Setelah mencermati materi tentang surat menyurat peserta didik mampu
mengidentifikasi dan memproses surat di ruang lingkup dunia pariwisata
dengan tepat.

SURAT
MENYURAT

Pengertian Jenis-Jenis Perlengkapan Bagian-Bagian Bentuk Surat
dan Fungsi Surat Surat di lingkup
Surat Surat Pariwisata
Surat

1. Tujuannya 1. Kop surat 1. Lurus Penuh
2. Wujudnya 2. Tanggal surat (Full Block Style
3. Sifat Isi dan 3. Nomor surat
4. Lampiran 2. Lurus (Block
Asalnya 5. Hal / Perihal Style)
4. Jumlah 6. Alamat dalam
7. Salam Pembuka 3. Setengah Lurus
Penerima 8. Isi (Semy Block
5. Kerahasiaan 9. Salam Penutup Style)
10.Jabatan
dan 4. Lekuk (Indented
Keamanan Penanggung Jawab Style)
Isinya Surat
6. Jangkauannya 11.Tanda tangan 5. Alinea
7. Urgensi 12.Nama Penanda Menggantung
Penyelesaian tangan (Hanging Style)
nya 13.Tembusan/ Carbon
Copy (c.c) 6. Resmi (Official
14.Inisial Style).

Surat - Card

15

Jika terdapat suatu perselisihan antar
individu atau organisasi maka surat dapat
dijadikan sebagai bukti tertulis.

3. Sebagai alat untuk membantu mengingat
suatu kegiatan atau kejadian.

Surat dapat dijadikan sebagai pengingat
suatu kejadian yang telah terjadi, telah
disepakati atau disetujui di masa lampau.

4. Sebagai catatan atau dokumentasi historis
untuk keperluan kegiatan lain.

Gambar 2.1 Petugas menandatangani surat Surat dapat digunakan sebagai bahan
Sumber : https://thegorbalsla.com/contoh-surat-dinas/ penelitian untuk mendapatkan informasi

Pada era kemajuan teknologi informasi tentang aktivitas organisasi/ isntansi/
seperti sekarang ini telah banyak mengubah individu di masa lampau.

cara manusia mengirimkan informasi atau 5. Sebagai duta organisasi/ individu.

pesan, misalnya melalui email, chatting, SMS Surat dapat mewakili pribadi atau lembaga

atau WharsApp. Namun, pengiriman pesan pembuat surat yang menyampaikan pesan,

melalui surat tetap dilakukan untuk keperluan informasi atau misi yang ingin disampaikan

tertentu, misalnya surat perjanjian, surat pada penerima.

warisan, dan surat-surat penting lainnya untuk 6. Sebagai Pedoman.
keperluan arsip.
Surat dapat dijadikan sebagai pedoman atau
S u r a t s e b a g a i m e d i a i n f o r m a s i acuan dalam melaksanakan suatu kegiatan,
merupakan dokumen penting bagi setiap contoh Surat Tugas, Surat Keputusan.
individu maupun instansi/ kantor, Oleh
karenanya, dokumen yang berupa surat ini 7. Sebagai media promosi.

membutuhkan pengelolaan yang baik. Untuk Surat dapat dijadikan sebagai media

dapat mengelola dokumen yang berupa surat promosi karena dalam surat biasanya

maka diperlukan pemahaman tentang surat terdapat Kop surat yang berisikan identitas

secara lebih mendalam. sebuah perusahaan/ instansi. Dengan

adanya Kop surat maka pembaca/ penerima

A. PENGERTIAN DAN FUNGSI SURAT akan mengetahui, mengenal tentang
instansi/ perusahaan asal surat tersebut.

Surat adalah sarana komunikasi untuk B. JENIS-JENISSURAT
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu
pihak kepada pihak lain menggunakan media Surat dapat diklasifikasikan dalam beberapa
berupa kertas. Surat memiliki fungsi yang jenis berdasarkan tujuan, sifat, wujud,
beragam, sebuah surat terkadang tidak hanya jumlah penerima, keamanan isi surat dan
memiliki satu fungsi, tetapi dapat memiliki urgensi penyelesaiannya.

berbagai fungsi. Fungsi surat meliputi: 1. Jenis surat berdasarkan tujuannya

1. Sebagai sarana komunikasi. a. Surat pemberitahuan, biasanya berisi
pemberitahuan kepada banyak pihak
Surat merupakan media untuk yang merupakan bagian dari suatu
menyampaikan pemberitahuan, instansi.
permohonan/permintaan, perintah,
pernyataan, laporan, dan lain-lain. b. Surat perintah, surat yang diberikan
kepada pihak tertentu agar melakukan
2. Sebagai alat bukti tertulis yang memiliki

kekuatan hokum.

16

sesuatu yang tertera dalam surat D. Memorandum dan Nota, surat yang
tersebut. digunakan untuk keperluan internal
c. Surat permintaan, surat yang isinya suatu organisasi yang bertujuan untuk
meminta informasi lebih detail memberi/ meminta informasi antar
mengenai barang atau jasa yang pejabat kantor.
ditawarkan.
d. Surat peringatan, surat ini bertujuan E. Telegram, pesan singkat yang dikirim
untuk mengingatkan kesalahan dari jarak jauh dalam waktu cepat
seseorang di suatu instansi. dengan bantuan pesawat telegram.
e. Surat panggilan, bertujuan untuk
memanggil pihak lain baik secara 3. Jenis surat menurut sifat isi dan asalnya
personal maupun organisasi.
f. Surat Susulan, merupakan penegasan a. surat yang isinya berupa informasi
dari surat yang pernah dikirim kedinasan dan dibuat oleh suatu
sebelumnya. instansi atau kantor.
g. Surat keputusan, surat yang berisi
keputusan yang diambil oleh suatu b. Surat Niaga/ Bisnis, surat yang dipakai
organisasi atas dasar pertimbangan. untuk keperluan bisnis oleh lembaga-
h. Surat laporan, surat yang berisi laporan lembaga usaha.
kerja kepada orang lain.
i. umumnya surat ini berhubungan c. Surat Pribadi, surat yang sifatnya
dengan jual-beli barang atau jasa yang pribadi yang dikirimkan atas nama
isinya mengenai penawaran pribadi yang bersifat kekeluargaan,
spesifikasi dan harga. persahabatan, perkenalan atau
2. Jenis surat berdasarkan wujudnya bersifat setengah resmi misal surat
A. Kartu pos, surat yang isinya ditulis pada lamaran kerja.
secarik kertas dan dikirim melalui pos.
Biasanya berukuran 10×15 cm. 4. Jenis surat menurut jumlah penerima
B. Warkat pos, surat tertutup yang dibuat
dari sehelai kertas cetakan dan dapat a. Surat Biasa, umumnya ditujuk an
dilipat seperti amplop. kepada satu orang atau petugas
sebuah lembaga.
C. Surat bersampul, surat yang dibuat
dalam beberapa helai kertas terpisah b. Surat edaran, ditujukan kepada banyak
dimana untuk mengirimnya harus orang atau banyak lembaga, bahkan
menggunakan amplop. kepada seluruh masyarakat.

c. S u r a t p e n g u m u m a n , u m u m n y a
ditujukan kepada sekelompok orang
atau lembaga.

5. Jenis surat menurut kerahasiaan dan
keamanan isinya

a. Surat biasa, surat yang isinya tidak
terdapat hal-hal yang perlu
dirahasiakan sehingga jika dibaca oleh
orang lain tidak menimbulkan
kerugian bagi yang bersangkutan atau
organisasi.

b. Surat rahasia, surat yang isinya hanya
boleh diketahui oleh orang tertentu
yang berkepentingan saja. Biasanya
diberi tanda “RHS” atau “R” dan
dimasukkan dalam 2 sampul surat.
Sampul pertama diberi tanda: RHS/R

17

kemudian dilak, sampul kedua tanpa diselesaikan berdasarkan urutan
diberi tanda RHS/R. kedatangannya.

c. Surat sangat rahasia, surat yang C. PERLENGKAPAN SURAT
kerahasiaan isinya dijaga sangat ketat
agar tidak diketahui oleh orang lain. Dalam kegiatan surat menyurat diperlukan
Menggunakan 3 buah sampul, sampul adanya beberapa perlengkapan, yang
pertama dan kedua diberi tanda meliputi:
SRHS/SR lalu dilak, sampul ketiga
tanpa diberi kode SRHS/SR. 1. Kertas surat

d. Surat terbatas/ konfidensial (biasa a. Jenis k e r t a s s ur a t ber da sar ka n
diberi kode K), yang isinya hanya dapat wujudnya terdapat 5 macam, yakni:
diketahui oleh beberapa pejabat
tertentu sesuai dengan sifat 1) Bond paper (kertas HVS)
kedinasannya. Bilamana disiarkan
tidak sah, dapat merugikan martabat Kertas HVS adalah kertas yang
dan kewibawaan pemerintah atau digunakan untuk menulis surat asli
dapat menimbulkan hal-hal yang tidak atau laporan-laporan yang bersifat
diinginkan. resmi.

2) Bank paper (kertas doorslag)

6. Jenis surat berdasarkan jangkauannya Jenis kertas bank paper ini adalah
kertas yang digunakan untuk lembar
tembusan.

a. Surat Internal, surat yang asalnya dari 3) Stensil duplikator (duplicating paper)
dalam suatu kantor/ perusahaan dan
ditujukan ke divisi lain di perusahaan Jenis kertas ini adalah kertas yang
yang sama. digunakan untuk stensil atau
menggandakan tulisan.
b. Surat Eksternal, surat yang asalnya dari
luar kantor/ perusahaan yang masuk 4) Airmail paper
melalui pengiriman pos surat.
Jenis kertas ini digunakan untuk
7. Jenis s u r a t b e rd a s a r ka n ur g e ns i menulis surat atau untuk pos udara.
penyelesaiannya
5) Kertas tulis bergaris

a. Surat sangat segera, surat yang perlu Jenis kertas ini digunakan untuk
menulis surat yang menggunakan
secepatnya diketahui oleh tulisan tangan.

penerimanya at au

dijawab/diselesaikan. Oleh karena itu, b. Jenis kertas berdasarkan ukuran

“surat sangat segera” memerlukan NO JENIS KERTAS UKURAN

cara penyelesaian dan pengiriman 1 Kertas folio 21 cm x 33 cm

yang sesingkat-singkatnya sehingga 2 Kertas A4 (HVS) 21 cm x 29,7 cm

lebih didahulukan daripada surat- 3 Kertas kuarto 21 cm x 28 cm

surat lainnya. 4 Kertas A0 atau A nol atau 84,1 cm x 118,9 cm
rangkap empat 59,4 cm x 84,1 cm
b. Surat Segera, surat yang berisi tentang
5 Kertas A1 atau rangkap dua
informasi yang memerlukan jawaban
penyelesaian yang segera, namun 6 Kertas ukuran A2 45 cm x 59,1 cm

tidak secepat surat yang bersifat 7 Kertas A3 atau lembar separuh 42 cm x 29,7 cm
“sangat segera”
8 Kertas A5 atau kertas oktavo 14,8 cm x 21 cm jenis kertas oktavo

biasa digunakan untuk menulis
surat-surat yang pendek.

c. Surat Biasa, surat yang isinya tidak 9 Kertas A6 atau A enam atau 10,5 cm x 14,8 cm
memerlukan jawaban/ penyelesaian ukuran yang pendek 42 cm x 33 cm
yang secepatnya, tetapi perlu
10 Kertas dobel folio

18

Ada kesan tersendiri pada saat kita b. Cara melipat surat bentuk Parallel Fold

menerima surat dan melihat bahwa surat (Ganda Sejajar)

terlipat dengan rapi. Kita akan berasumsi si 1) Posisikan kertas surat pada posisi portrait
pengirim surat orang yang professional. Selain (vertical)
mengenal jenis kertas surat maka pengetahuan
dan keterampilan melipat kertas surat perlu 2) Tulisan isi surat ada di dalam
juga dipahami. Teknik dan kerapian dalam
melipat surat apalagi surat resmi akan memiliki 3) Lipat kertas kearah dalam ke arah vertikal
menjadi 2 bagian

kesan yang baik bagi si pengirim surat. Jenis 4) Lipat kembali kearah dalam ke arah

lipatan surat antara lain adalah surat bentuk vertical menjadi 2 bagian

Single Fold (Tunggal), Parallel Fold (Ganda

Sejajar), Baronial Fold (Baron), French Fold

(with vertical Crease), Standard Fold (Baku), Low

Standard Fold (Baku rendah), Accordion Fold

(Akordion), Low Accordion Fold (Akordion

rendah). Berikut akan dipelajari cara melipat

surat tersebut satu persatu.

a. Cara melipat surat bentuk Single Fold Gambar 2.5 Lipatan Ganda Sejajar (Parallel Fold) langkah 3
(Tunggal) Sumber : Dokumen Penulis

1) Posisikan kertas surat pada posisi portrait
(vertical)

2) Tulisan isi surat ada di dalam

3) Lipat kertas kearah dalam ke arah vertikal
menjadi 2 bagian.

Gambar 2.6 Lipatan Ganda Sejajar (Parallel Fold) langkah 4
Sumber : Dokumen Penulis

c. Cara melipat surat bentuk Baronial Fold
(Baron)

1) Posisikan kertas surat pada posisi portrait
(vertical)

2) Tulisan isi surat ada di dalam

Gambar 2.3 Bentuk lipatan surat Single Fold/ Tunggal tampak samping 3) Lipat kertas ke arah dalam ke arah vertikal
Sumber : Dokumen penulis menjadi 2 bagian

4) Dari arah kiri dan kanan lipat ke arah
dalam saling berhadapan

Gambar 2.4 Lipatan Single Fold/ Tunggal tampak atas
Sumber : Dokumen Penulis

19

d. Cara melipat surat bentuk French Fold (with
vertical Crease)

1) Posisikan kertas surat pada posisi portrait
(vertical)

2) Tulisan isi surat ada di dalam

3) Lipat kertas ke arah dalam ke arah vertikal Gambar 2.9 Lipatan Baku (Standard Fold)
menjadi 2 bagian Sumber : Dokumen Penulis

4) Lipat kembali kertas ke arah horisontal f. Cara melipat surat bentuk Low Standard Fold

menjadi 2 bagian (Baku rendah)

1) Posisikan kertas surat pada posisi portrait
(vertical)

2) Tulisan isi surat ada di dalam

3) Bagi kertas menjadi 3 bagian yang tidak
sama

4) Dari arah bawah lipat kertas ke arah atas,
dari arah atas lipat ke arah bawah bagian

Gambar 2.8 Lipatan Perancis
Sumber : Dokumen Penulis

e. Cara melipat surat bentuk Standard Fold g. Cara melipat surat bentuk Accordion Fold

(Baku) (Akordion)

1) Posisikan kertas surat pada posisi portrait 1) Posisikan kertas surat pada posisi portrait
(vertical) (vertical)

2) Tulisan isi surat ada di dalam 2) Tulisan isi surat ada di dalam

3) Bagi kertas menjadi 3 bagian yang sama 3) Bagi kertas menjadi 3 bagian yang sama

4) Dari arah bawah lipat kertas ke arah atas 4) Dari arah bawah lipat kertas ke arah atas
sepertiga bagian, dari arah atas lipat ke sepertiga bagian, dari arah atas lipat ke
arah bawah sepertiga bagian arah luar sepertiga bagian, sehingga kop
surat berada/ terbaca dari sis luar.

20

kegiatan surat menyurat:

a. Model sampul surat commercial

b. Model sampul surat visiting card

c. Model sampul surat drug

d. Model sampul surat bifold

e. Model sampul surat card

Gambar 2.11. Lipatan Akordion (Accordion Fold) f. Model sampul surat double fold
Sumber : Dokumen Penulis g. Model sampul surat air mail
h. Model sampul surat open end
h. Cara melipat surat bentuk Low Accordion i. Model sampul surat coin
Fold (Akordion rendah) j. Model sampul surat window

1) Posisikan kertas surat pada posisi portrait
(vertical)

2) Tulisan isi surat ada di dalam k. Model sampul surat official

3) Bagi kertas menjadi 3 bagian yang tidak l. Model sampul surat postage saver

sama m. Model sampul surat pence

4) Dari arah bawah lipat kertas ke arah atas, n. Model sampul surat work docket
dari arah atas lipat ke arah luar sepertiga
b a g i a n , s e h i n g g a k o p s u r a t o. Model sampul surat catalogue

berada/terbaca dari sis luar p. Model sampul surat button and string

q. Model sampul surat eyelet and clasp

r. Model sampul surat invoice tag

s. Model sampul surat church

t. Model sampul surat x–ray

u. Model sampul surat receipt and wage

Gambar 2.12 Lipatan Akordion Rendah (Low Accordion Fold)
Sumber : Dokumen Penulis

1. Amplop surat

Surat yang telah dilipat dan hendak
dikirimkan, tentu perlu untuk disampuli atau
dimasukkan ke dalam sampul. Macam jenis
atau model sampul surat ada banyak. Jenis
sampul surat standar sering dipilih, karena
memang banyak dijual di toko–toko buku.
Surat yang dikirimkan untuk tujuan tertentu,
terkadang ada juga yang dikirimkan tanpa
dilipat terlebih dahulu, atau dalam bentuk
lembaran surat utuh tanpa lipatan. Untuk surat
yang dikirimkan tanpa menggunakan lipatan,
bentuk sampul suratnya juga harus
menyesuaikan, yakni model sampul surat
dengan ukuran yang besar.

Berikut ini adalah macam–macam model
sampul surat yang dapat digunakan dalam

21

9. Formulir tanda terima/ buku ekspedisi.
Formulir tanda terima digunakan pada pola
desentralisasi dan buku ekspedisi
digunakan pada pola sentralisasi.

10. Lembar di s po s isi , U nt uk m e nc a t at
transaksi dari pimpinan berkaitan dengan
proses tindak lanjut. Lembar ini digunakan
pada pola sentralisasi.

D. BAGIAN-BAGIAN SURAT

Mengetahui tentang bagian-bagian surat
merupakan salah satu syarat dan ketentuan
penulisan surat yang baik dan benar. Bagian-
bagian surat resmi tersebut sebagai berikut:

1. Kepala surat/ kop surat

Gambar 2.13 Macam-macam sampul surat Kepala surat atau yang bisa juga disebut
Sumber : Dokumen Penulis dengan kop surat merupakan bagian teratas
dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan
kepala surat tersebut tidak terlepas dari
pemberian informasi mengenai nama,
alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta
juga bisa menjadi alat promosi. Kepala/ Kop
surat berisi:

2. Baki surat (tray), Alat ini berguna sebagai a. Logo atau lambang dari sebuah instansi
tempat dari berkas surat yang ada. atau lembaga

3. Buku agenda, buku ini digunakan untuk b. Nama instansi atau lembaga
mencatat surat masuk dan keluar.
c. Alamat instansi atau lembaga.
4. Kartu kendali, lembar pengantar surat
masuk, lembar pengantar surat rahasia. d. Nomor telepon, kode pos, alamat email
Peralatan ini digunakan jika pengurusan atau alamat web.
surat menggunakan sistem kartu kendali.
Digunakan untuk mencatat data surat yang Biasanya setelah penulisan kepala surat
masuk maupun keluar. atau kop surat terdapat sebuah garis
horizontal pemisah yang memisahkan
5. Secretaries desk file, merupakan kumpulan antara kepala surat dengan bagian-bagian
map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan surat yang lain seperti tempat dan tanggal
sesuai dengan kelompok berkas yang pembuatan.
ditanganinya.
Contoh Kop Surat:

6. Alat tulis, berupa: pulpen, pensil, penggaris,
kertas catatan, stapler dan penjepit kertas.

7. Alat pembuka surat, berupa: pisau, gunting
atau alat elektrik dengan mesin pembuka 2. Tempat dan tanggal surat

surat. Pencantuman tempat dan tanggal surat

8. Stempel, digunakan untuk stempel tanggal tersendiri ditujukan untuk memberikan
terima dari perusahaan. informasi mengenai tempat dan tanggal

22

penulisan surat tersebut. Untuk tempat a. Setiap awal kata ditulis dengan huruf

biasanya tidak dicantumkan kembali jika capital kecuali kata depan dan kata tugas

tempat sudah ditulis di kepala surat yang b. Perihal tidak boleh menggunakan huruf
berupa alamat instansi. Tapi bagi surat
capital semua kecuali digunakan pada
bukan resmi yang tidak memiliki kepala
surat yang memakai judul
surat, perlu menuliskan tempat di bagian ini. c. Pada akhir perihal tidak diberi tanda titik
Contoh:
Contoh :
Yogyakarta, 3 November 2018
Perihal: Pesanan Barang Elektronik
3. Nomor Surat
6. Alamat dalam
Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah
lembaga, instansi, perusahaan atau Terdapat dua alamt yang dituliskan dalam
organisasi biasanya menggunakan surat, yaitu alamat luar(yang ditulis di
penomoran terhadap surat yang sampul surat) dan alamat dalam(yang ditulis
dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat di dalam surat). Alamat yang dimaksud
biasanya meliputi nomor urut penulisan dalam bagian ini merupakan alamat dalam.

surat, kode surat, tanggal, bulan, dan tahun Ada beberapa hal yang harus diperhatikan
penulisan surat. Penomoran surat tersebut dalam menulis alamat dalam ini, hal-hal
tersebut adalah sebagai berikut:
berfungsi untuk:

a. Memudahkan pengaturan, baik untuk a. Kata "kepada" pada alam at dalam
penyimpanan maupun penemuannya sebenarnya tidak harus ada. Kata
kembali apabila diperlukan. "kepada" dirasa berlebihan karena sudah
ada kata "YTH/ yang terhormat".
b. Mengetahui jumlah surat yang diterima
dan yang dikeluarkan oleh organisasi, b. Menggunakan kata "Yang terhormat"
lembaga atau perusahaan. yang bisa disingkat menjadi "YTH".

c. Memudahkan pengklasifikasian surat c. Menggunakan kata "Bapak", "Ibu" atau
berdasarkan isinya. "Sdr". Jika yang dituju adalah seseorang
bukan nama instasi. Kata "Bapak, Ibu, Sdr"
d. Penunjukan secara akurat sumber dalam selalu ditulis dengan huruf kapital diawal
hubungan surat menyurat. kata dan diikuti oleh nama orang.

Contoh: d. Di setiap baris pada bagian alamat dalam
tidak diakhiri oleh tanda titik.
Nomor : 023/PMR/04/11/2018

4. Lampiran e. Menuliskan alamat orang atau lembaga

Bagian lampiran merupakan bagian yang dituju, lengkap lebih bagus.

penjelas yang menginformasikan bahwa Contoh:
ada sejumlah berkas atau dokumen yang
disertakan dalam surat tersebut misalnya Yth. Bapak Sugiono
brosur, daftar harga, dan lain-lain. Kepala Sekolah SMA Karang Tengah 01
Jalan Mawar, Losari Lor Brebes, 52255
5. Hal/ Perihal
7. Salam Pembuka
Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi
pembaca mengenai pokok isi surat tersebut. Salam pembuka berfungsi sebagai sapaan
Fungsi perihal seperti fungsi judul dari dalam surat. Salam pembuka diulis dengan
sebuah surat sehingga penulisannya huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda
mengikuti tata cara penulisan judul dalam koma.

sebuah karangan, sebagai berikut: Contoh:

23

Dengan hormat, menandatangai surat adalah orang yang
Salam pramuka, namanya tercantum dalam surat tersebut.
Assalamualaikum wr.wb., Orang yang menandatangani tersebut
adalah orang yang bertanggung jawab atas
8. Isi surat organisasi atau kegiatan yang dilaksanakan.
Namun, apabila ia tidak dapat
a. Alinea Pembuka, merupakan alenia menandatangani secara langsung, maka
pertama yang berfungsi sebagai akan dilakukan pelimpahan wewenang.
pengantar atau pendahuluan terhadap Berikut contoh penulisan pelimpahan
informasi yang disampaikan di alenia isi. wewenang bagi penanggung jawab:
a. Atas nama, disingkat a.n
Contoh:
1) Kami beritahukan bahwa …. Cara ini dipakai jika pejabat utama
2) Bersama ini kami kirimkan …. melimpahkan kekuasaan kepada
bawahannya untuk menandatangi surat
3) Sehubungan dengan surat saudara atas nama pejabat utama.
tertanggal …nomor …tentang …. Contoh:
a.n. Menteri Pemuda dan Olah Raga
4) Berdasarkan iklas Saudara dalam Sekretaris Jenderal
harian ….terbitan tanggal ….
Drs. Susetyo
b. Isi, alenia isi berisi informasi atau pesan NIP ……………............
yang akan disampaikan. Dalam
penulisannya harus lengkap, ringkas, Contoh tersebut menunjukkan bahwa
jelas, sopan, dan tidak bertele-tele. Sekretaris Jenderal Departemen Pemuda
dan Olah Raga berhak menandatangani
c. Alinea Penutup, alenia ini berisi atas nama Menteri Pemuda dan Olah Raga
kesimpulan atau penegasan yang berarti berdasarkan pelimpahan wewenang.
pembicaraan dalam surat telah selesai. b. Beliau, disingkat menjadi u.b
Kata-kata dalam alinea penutup harus Cara ini dipakai jika pejabat yang
singkat dan tegas serta tidak berisi basa- mendapatkan wewenang atau atas nama
basi yang berlebihan. kemudian melimpahkan kembali kepada
pejabat yang berada di bawahnya dan
Contoh : member kuasa menandatangani surat
sesuai dengan tugas rutinnya.
a. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan Contoh :
terima kasih. a.n. Menteri Pemuda dan Olah Raga
Sekretaris Jenderal
b. Demikian laporan ini kami sampaikn, u.b. Kepala Biro Keuangan
semoga mendapat perhatian Saudara.
Ruanda Siantoro, S. E.
c. Harapan kami, semoga kerjasama yang NIP……….......…………
telah kita bina dapat terus ditingkatkan.

9. Salam penutup

Salam penutup merupakan penutup surat
yang biasanya menggunakan kata: "Hormat
saya, Hormat kami, Wassalam". Penulisan
salam penutup tersebut seperti salam
pembuka, diawali oleh huruf kapital dan
diakhiri oleh tanda koma.

10. Nama penanggung jawab Surat dan tanda
tangan

Dalam kegiatan surat menyurat di
Indonesia, orang yang berwenang

24

Dalam kegiatan korespondensi pada 1. Bentuk lurus penuh (Full block style)

perusahaan swasta dikenal dengan Pada bentuk surat lurus penuh (Full Block
petunjuk p.p (per procurationem) yaitu Style) seluruh bagian surat kecuali kop surat,
seseorang yang diberi kuasa oleh pengetikannya dimulai dari margin sebelah
pimpinan perusahaan kiri.

Contoh: Contoh :

p.p Sulthan Batik Galery

Amelia Keterangan :
1. Kop surat
Manager Pemasaran 2. Tanggal surat
3. Nomor surat
11. Tembusan/ Carbon Copy(c.c) 4. Lampiran
5. Hal / Perihal
Tembusan merupakan bagian surat yang 6. Alamat dalam
menunjukkan pihak atau orang lain yang 7. Salam Pembuka
juga berhak mendapatkan atau ada 8. Isi : (a) salam pembuka, (b) isi surat, (c)
kaitannya dengan surat tersebut.
Penulisannya diletakkan di kiri bawah. alinea penutup
9. Salam Penutup
Contoh: 10. Jabatan Penanggung Jawab Surat
11. Tanda tangan
Tembusan: 12. Nama Penanda tangan
13. Tembusan / Carbon Copy (c.c)
1. Kepala SMA Negeri 01 Tanjung 14. Inisial nama pengonsep dan pengetik

2. Pembina OSIS SMA Negeri 01 Tanjung surat

12. Inisial

Inisial merupakan singkatan dari nama
pengonsep surat dan pengetik surat.
Biasanya inisial pengonsep surat
dituliskan dengan huruf capital
sedangkan pengetik surat dengan huruf
kecil

Contoh :

JK/nn

JK : Joko (Pengonsep Surat) sedangkan nn
: Nani (pengetik surat)

E. BENTUK SURAT

Bentuk surat adalah susunan atau tata
letak bagian-bagian surat (layout). Surat
memiliki banyak ragam bentuk, tetapi di sini
akan mengulas jenis surat yang biasa
digunakan dalam surat dinas, yaitu: lurus
penuh (Full block style), lurus (Block style),
setengah lurus (Semy block style), lekuk
(Indented style), alinea menggantung (Hanging
Style), Resmi (Official Style).

25

FULL BLOCK STYLE lurus rata dari margin kertas sebelah kiri,
namun untuk tanggal dan salam penutup,
nama penanggung jawab dan tanda tangan
dari margin sebelah kiri.

Contoh:

2. Bentuk lurus (Block style) Keterangan :
1. Kop surat
Surat bentuk lurus atau block style adalah 2. Tanggal surat
bentuk surat dengan pengetikan secara 3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal / Perihal
6. Alamat dalam
7. Salam Pembuka
8. Isi : (a) salam pembuka, (b) isi surat, (c)

alinea penutup
9. Salam Penutup
10. Jabatan Penanggung Jawab Surat
11. Tanda tangan
12. Nama Penanda tangan
13. Tembusan/ Carbon Copy (c.c)

26

BLOCK STYLE 5 karakter ke dalam, kemudian tanda tangan
berada di sebelah kanan surat, bisa dilihat
gambar layout dan gambar surat di bawah
ini:

3. Bentuk setengah lurus (Semy block style) Keterangan :
1. Kop surat
Yang membedakan bentuk Semi Block Style 2. Tanggal surat
dengan Block Style maupun Full Block Style 3. Nomor surat
adalah pada awal paragraph yang menjorok 4. Lampiran
5. Hal / Perihal
6. Alamat dalam
7. Salam Pembuka
8. Isi : (a) salam pembuka, (b) isi surat, (c)

alinea penutup
9. Salam Penutup
10. Jabatan Penanggung Jawab Surat
11. Tanda tangan
12. Nama Penanda tangan
13. Tembusan / Carbon Copy (c.c)
14. Inisial nama pengonsep dan pengetik

surat

27

SEMI BLOCK STYLE 4. Bentuk lekuk (Indented style)

Bentuk surat ini dikenali pada alamat
dalamnya yang berlekuk, dan setiap awal
paragraph selalu menjorok 5 baris ke dalam,
sedangkan baris berikutnya tetap pada
margin kiri. Berikut contoh gambar layout
dan contoh surat di bawah ini:

Keterangan :
1. Kop surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal / Perihal
6. Alamat dalam
7. Salam Pembuka
8. Isi : (a) salam pembuka, (b) isi surat, (c)

alinea penutup
9. Salam Penutup
10. Jabatan Penanggung Jawab Surat
11. Tanda tangan
12. Nama Penanda tangan

28

IDENTED STYLE paragraph surat tersebut dimulai 5
baris(menggantung). Kita lihat contoh
gambar layout dan contoh surat dibawah
ini:

5. Bentuk alinea menggantung (Hanging Keterangan :
Style) 1. Kop surat
2. Tanggal surat
Perbedaan surat bentuk ini terletak pada isi 3. Nomor surat
paragrafnya, di mana baris kedua pada 4. Lampiran
5. Hal / Perihal
6. Alamat dalam
7. Salam Pembuka
8. Isi : (a) salam pembuka, (b) isi surat, (c)

alinea penutup
9. Salam Penutup
10. Jabatan Penanggung Jawab Surat
11. Tanda tangan
12. Nama Penanda tangan
13. Tembusan / Carbon Copy (c.c)
14. Initial

29

HANGING STYLE kanan, kemudian paragraf isi surat menjorok
sedikit kedalam, setiap awal paragraf
menjorok 5 spasi kedalam. Lebih jelas
perhatikan contoh gambar layout dan
contoh surat dibawah ini.

Keterangan :

6. Bentuk Surat Resmi (Official Style) 1. Kop surat
2. Tanggal surat
Bentuk resmi ini sering digunakan dalam 3. Nomor surat
institusi pemerintahan, pada pengetikannya 4. Lampiran
alamat dalam berada pada sisi sebelah 5. Hal / Perihal
6. Alamat dalam
7. Salam Pembuka
8. Isi : (a) salam pembuka, (b) isi surat, (c)

alinea penutup
9. Salam Penutup
10.Jabatan Penanggung Jawab Surat
11.Tanda tangan
12.Nama Penanda tangan
13.Tembusan / Carbon Copy (c.c)
14. Initial

30

OFFICIAL STYLE 7. Surat di lingkup Pariwisata

Bekerja di lingkungan pariwisata baik itu di
travel, di bidang akomodasi atau hotel, di
restaurant dan lainnya tidak bisa terlepas
dari kegiatan surat menyurat. Jenis surat
yang sering dijumpai dalam kegiatan bisnis
pariwisata antara lain, meliputi: surat
penawaran produk, surat pesanan
(reservation), surat balasan
pemesanan(confirmation), surat jaminan
pembayaran, surat ucapan selamat
datang(welcome letter), surat penolakan
(refusal). Surat –surat tersebut akan dibahas
lebih lanjut pada materi bab Dokumen
Bisnis yang ada di Bab VII.

31

Tahukah anda surat terkecil di dunia? 1. Car ilah cont oh 3 macam surat dan

"The Smallest Postal Service" merupakan identifikasilah!

layanan surat terkecil. Surat terkecil di dunia A. Jenis surat

ini diciptakan oleh kepala kantor pos San- B. Bentuk surat
Francisco Lea Redmond, yang memutuskan
untuk menaruh ide yang muncul di kepalanya. C. Bagian-bagian surat

Sejak itu dia menyadari banyak orang yang 2. Carilah contoh 3 surat yang termasuk surat
dalam lingkup bisnis pariwisata!
tertarik dengan karyanya.

Di dalam surat kecil ini, surat-surat Anda

ditulis dalam huruf kecil, dengan hati-hati

dibungkus dan disegel dengan perangko, dan

dibawa ke si pengirim awal. Untuk memastikan

bahwa pesan-pesan kecil tidak tersesat, surat

it u dikemas dalam amplop transparan 1. Buatlah 5 buah lipatan kertas surat dan beri

dilengkapi dengan kaca pembesar untuk identitas nama lipatan!

m e n g i d e n t i f i k a s i a l a m a t s u r a t . B i a y a 2. Buatlah 5 jenis sampul dan beri nama

pengiriman surat terkecil adalah $ 8 - $ 10. identitas nama sampulnya!

3. Buatlah surat berikut dalam bentuk lurus
(block style)

Pengirim: PT Maju Jaya , Jl Daan Mogot No
75 Jakarta Selatan

Anda dapat mengakses informasi tambahan Tujuan: Hotel Merdeka , Jl Teratai No 10
tentang surat di : Kalimantan

https://www.maxmanroe.com/vid/surat/penge No: 205 / 12 / 2018
rtian-surat-resmi.html
Tanggal: 1 Desember 2018

http://www.mikirbae.com/2017/03/mengenal- Perihal : Pemesanan Kamar
dan-memahami-surat.html Lampiran : -

Isi surat:

Dengan hormat, dalam rangka kegiatan
bisnis yang akan dilakukan di Kalimantan
maka kami membutuhkan 2 kamar king size
bed atas nama Mr Roberth dan Mrs Rianti
yang akan stay pada tanggal 10 – 13
Desember 2018. Karena kami sudah
menjadi pelanggan, kami berharap
mendapat potongan harga 20 %.
Pembayaran akan ditanggung oleh
perusahaan kami meliputi kamar, laundry
dan makan. Hormat kami, Romeo Satata,
Bagian Personalia.

32

Surat sebagai media informasi merupakan kegiatan bisnis pariwisata. Dokumen berupa

dokumen penting bagi setiap individu maupun surat yang sering dijumpai dalam kegiatan

i n s t a n s i / k a n t o r , k a r e n a n y a s u r a t bisnis pariwisata sebenarnya tidak berbeda

membutuhkan pengelolaan yang baik. Untuk jauh dengan surat di kegiatan bisnis sektor

dapat mengelola dokumen yang berupa surat lai n nya karena b i s n i s p ar i wi s ata j uga

maka diperlukan pemahaman tentang surat menghasilkan produk berupa barang dan jasa

lebih mendalam. untuk pelanggan(tamu). Contoh jenis surat

Sebagai media penyampai informasi yang sering dijumpai dalam kegiatan bisnis
tertulis surat berfungsi sebagai : sarana pariwisata antara lain, meliputi: surat
komunikasi, bukti tertulis yang memiliki penawaran produk, surat pesanan(reservation),
kekuatan hukum, alat untuk membantu surat balasan pemesanan(confirmation).

mengingat suatu kegiatan atau kejadian ,

catatan atau dokumentasi historis, duta

organisasi / individu, pedoman, media

promosi.

Surat dapat diklasifikasikan dalam Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan
beberapa jenis berdasarkan tujuan, sifat, singkat, jelas dan benar!
wujud, jumlah penerima, keamanan isi surat

dan urgensi penyelesaiannya. Dalam kegiatan 1. Sebagai media penyampai informasi tertulis

surat menyurat diperlukan adanya beberapa surat dapat berfungsi sebagai duta

perlengkapan meliputi kertas surat, sampul organisasi/ individu dan sebagai pedoman.

surat, alat tulis kantor. Penggunaan peralatan Jelaskan apa maksudnya?

tersebut membuat surat menjadi lebih 2. Berdasarkan keamanan is inya s ur at

menarik. diklasifikasikan atas surat biasa, surat

Mengetahui tentang bagian-bagian surat rahasia dan surat sangat rahasia. Jelaskan
merupakan salah satu syarat dan ketentuan perbedaan ketiganya!

penulisan surat yang baik dan benar .Bagian- 3. Sebutkan 3 jenis lipatan surat dan 3 jenis

bagian surat resmi tersebut adalah Kop surat, sampul surat!

Tanggal surat, Nomor surat, Lampiran, Hal/ 4. Dalam sebuah isi surat terdapat alinea
Perihal, Alamat dalam, Salam Pembuka, Isi : (a) pembukaan, isi/ inti surat, dan alinea
salam pembuka, (b) isi surat, (c) alinea penutup, penutup. Buatlah 3 contoh kalimat dalam
Salam Penutup, Jabatan Penanggung Jawab alinea pembuka!
Surat, Tanda tangan, Nama Penanda tangan,
Tembusan/ Carbon Copy (c.c), Inisial nama 5. Buatlah contoh sebuah surat pemesanan
pengonsep dan pengetik surat. kamar hotel, kemudian identifikasikan:

Bentuk surat adalah susunan atau tata letak a. Bentuk surat yang anda buat

bagian-bagian surat (layout). Surat memiliki b. Bagian-bagian surat yang ada dalam surat
yang Anda buat
banyak ragam bentuk, jenis surat yang biasa

digunakan dalam surat dinas, yaitu: lurus

penuh (Full block style, lurus (Block style),

setengah lurus (Semy block style), lekuk

(Indented style), alinea menggantung (Hanging

Style), Resmi (Official Style).

Sebagai seseorang yang berkecimpung di
dunia pariwisata kita sebaiknya memahami
jenis-jenis surat yang sering dijumpai dalam

33

Bacalah kembali tujuan pembelajaran
mengenai Melakukan Surat Menyurat yang
tercantum di awal Bab !

Manakah diantara tujuan-tujuan tersebut
yang menurut anda belum tercapai? Ulangi
mempelajari, diskusikan dengan teman dan
guru pembimbing jika anda mengalami
kesulitan mencapai tujuan pembelajaran
tersebut.

Materi tentang Melakukan Surat Menyurat
ini ada kaitannya dengan materi selanjutnya
yaitu Sistem Kearsipan. Jadi sebelum
melanjutkan ke materi bab selanjutnya anda
diharapkan dapat memahami semua materi
yang ada dalam Bab ini.

34

BABiII

SISTEMKEARSIPAN

1. Setelah mempelajari materi sistem kearsipan peserta didik mampu menyimpulkan
arti arsip dan kearsipan serta tujuan arsip dengan tepat

2. S e t e l a h m e m p e l a j a r i m a t e r i s i s t e m ke a rs i pa n p e s e r t a d i d i k m a m p u
mengklasifikasikan jenis arsip, sistem penataan arsip, azas kearsipan dengan tepat

3. Setelah mempelajari materi sistem kearsipan peserta didik mampu mengidentifikasi
dan menggunakan peralatan kearsipan sesuai dengan karakteristiknya

4. Setelah mempelajari materi sistem kearsipan peserta didik mampu melakukan indeks
dengan tepat

5. Setelah mempelajari materi sistem kearsipan peserta didik mampu menganalisis dan
melakukan penyimpanan dan penemuan arsip sesuai prosedur.

6. Setelah mempelajari materi sistem kearsipan peserta didik mampu melakukan
pemeliharaan dan pengamanan arsip dengan tepat

SISTEM KEARSIPAN

PENGERTIAN TUJUAN JENIS-JENIS SISTEM AZAS PERALATAN & INDEKS PROSEDUR PEMELIHARAAN
ARSIP DAN PENATAAN ARSIP PENATAAN KEARSIPAN PENYIMPANAN & PENGAMANAN
KEARSIPAN PERLENGKAPAN & PENEMUAN
ARSIP KEARSIPAN ARSIP
ARSIP

Arsip – Kearsipan - Indeks

35

Seringkali k ita mengalami k esulitan B. TUJUAN PENATAAN ARSIP

menemukan data dan dokumen yang kita Tujuan dilakukannya kegiatan kearsipan

butuhkan, kalaupun ketemu memerlukan adalah sebagai berikut:
waktu yang cukup lama untuk
memperolehnya. Apalagi jika dokumen yang 1. Memudahkan memperoleh kembali data
kita cari bukan dokumen milik kita sehingga
dan dokumen yang dibutuhkan.

kita tidak tahu dimana menyimpannya. Data dan dokumen yang disimpan dengan

Hal inilah, yang melatarbelakangi mengapa sistem kearsipan akan lebih mudah dalam
kita membutuhkan suatu penataan dan mencari kembali jika suatu saat dibutuhkan
pengaturan dokumen yang disepakati secara karena dalam penyimpanannya
umum. Penataan dan penyimpanan dokumen ditempatkan pada tempat yang sudah
tersebut diatur dalam suatu sistem yaitu diklasifikasikan sendiri-sendiri.

sistem kearsipan. 2. Menjaga agar dokumen lebih awet dan tahan

lama.

Dokumen yang diletakkan dalam ruang
penyimpanan arsip akan lebih terawat dan
terjaga dari sisi kebersihan, pengaturan, dan
penyimpanan. Dengan demikian maka akan
lebih awet dan tahan lama.

3. Efisie nsi waktu, tenaga, dan te mpat

penyimpanan.

Kegiatan kearsipan berdampak pada

efisiensi dari sisi waktu dan tenaga karena

Gambar 3.1 Petugas Mencari Arsip lebih cepat dalam proses penyimpanan dan
Sumber : https://www.kata.co.id proses pencarian kembali dokumen.
Dengan peletakan dokumen menggunakan
A. PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN

Secara etimologi arsip berasal dari bahasa sistem kearsipan maka dokumen akan lebih

Yunani (Greek) yaitu archium, yang artinya peti tertata rapi, sehingga akan membutuhkan

untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian tempat lebih sedikit.

arsip itu menunjukkan suatu tempat untuk C. JENIS-JENISARSIP

menyimpan arsip, tetapi perkembangan akhir- 1. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya
akhir ini orang cenderung menyebut arsip a. Arsip tidak penting yaitu arsip hanya
sebagai warkat.
memiliki kegunaan informasi saja.
Arsip adalah setiap catatan yang tertulis, Contoh arsip tidak penting adalah surat
tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, undangan atau brosur.
angka, atau gambaran yang mempunyai arti
b. Arsip biasa yaitu arsip yang semula
atau tujuan serta sebagai bahan komunikasi
penting, namun akhirnya tidak berguna
dan informasi yang terekam pada kertas(kartu,
lagi pada saat informasinya sudah
formulir, surat-surat), kertas film, media
berlalu. Contoh arsip biasa adalah surat
komputer (disket, hardisk, piringan).
lamaran kerja atau surat keterangan.
Kearsipan adalah suatu proses kegiatan c. Arsip penting yaitu arsip yang memiliki
pengaturan arsip dalam pelaksanaan
hubungan dengan masa lalu dan masa
administrasi yang disimpan secara sistematis yang akan datang. Contoh arsip penting
dan teratur dengan menggunakan sistem adalah surat perjanjian atau surat
tertentu, sehingga arsip dapat ditemukan kuasa.
kembali sewaktu-waktu diperlukan.

36

d. Arsip sangat penting yaitu arsip yang d. S al e s r e c o r d y a i t u a r s i p y a n g

dapat dijadikan alat pengingat selama- berhubungan dengan masalah

lamanya yang bernilai sejarah atau penjualan. Contoh arsip sales adalah

ilmiah. Contoh arsip sangat penting daftar agen distributor dan daftar

adalah naskah proklamasi atau teks penjualan barang.

deklarasi internasional. e. Production record yaitu arsip yang

e. Arsip rahasia yaitu arsip yang hanya berhubungan dengan masalah

boleh diketahui oleh orang tertentu produksi. Contoh arsip production

saja dalam organisasi tertentu. Contoh adalah data produksi barang atau jasa.

arsip rahasia adalah data pegawai 5. J e n i s - J e n i s A r s i p B e r d a s a r k a n
sebuah perusahaan atau instansi. Pemiliknya

2. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya a. Arsip Lembaga Pemerintahan, antara
a. Arsip dinamis adaPlraohducatirosniprecyoradng lain meliputi Arsip Nasional di

digunakan secara langsung dalam Indonesia(Arsip Nasional Republik

kegiatan pencipta arsip dan disimpan Indonesia). Arsip Nasional di tiap ibu

selama jangka waktu tertentu. Arsip kota Daerah Tingkat I atau

dinamis terdiri dari 3 jenis, yaitu arsip provinsi(Arsip Nasional Daerah).

aktif, arsip inaktif dan arsip vital. b. Arsip Instansi Pemerintah/swasta,

b. Arsip statis yaitu arsip yang tidak antara lain meliputi arsip primer dan

dipergunakan secara langsung untuk sekunder serta arsip sentral dan arsip

perencanaan penyelenggaraan unit.

kehidupan berbangsa pada umumnya,

maupun untuk penyelenggaraan D. SISTEM PENATAAN
administrasi negara.
1. Sistem Huruf (Alphabetical System)
3. JenisArsip Berdasarkan Bentuknya
Sistem Huruf adalah suatu sistem
a. Arsip berbentuk lembaran, seperti dimana huruf-huruf dalam urutan
surat, kuitansi, dan faktur. alpabet tersebut digunakan untuk

b. Arsip tidak berbentuk lembaran, menyimpan sistem kearsipan, yang

seperti disket, flashdisk, CD, dan DVD. biasanya banyak digunakan untuk

4. Jenis-Jenis Arsip Menurut Masalahnya menyimpan nama-nama orang, nama

a. Financial record yaitu arsip yang perusahaan, nama hotel, dan lain-lain.

berkaitan dengan masalah keuangan. 2. Sistem Nomor (Numerical System),

Contoh arsip financial adalah kuitansi, Sistem filling menggunakan angka ini

giro, dan cek. ada dua (2) macam yaitu:

b. Inventory record yaitu arsip yang a. Sistem Dewey
berhubungan dengan masalah barang
inventaris. Contoh arsip inventory b. Sistem Terminal Digit(Digital System)
adalah catatan tentang jumlah barang,
merek, ukuran, dan harga. 3. Sistem Geografi(Geographical System)

c. Personal record yaitu arsip yang Sistem ini sering juga dianggap sama
berhubungan dengan masalah dengan sistem wilayah atau sistem
kepegawaian. Contoh arsip personal daerah regional. Sistem susunan
adalah surat lamaran kerja, curriculum dokumen menggunakan sistem geografi
vitae(CV), dan absensi. disusun menurut abjad dari lokasi dan
kemudian menurut nama atau subyek.

37

4. Sistem Subjek (Subjectical System) Dalam azas campuran ini tiap-tiap unit
satuan kerja dimungkinkan
Sistem subjek yaitu susunan dokumen menyelenggarakan sendiri
menurut nama, judul, atau barang bukan penyimpanan datanya karena
menurut nama orang, perusahaan, mempunyai spesifikasi data tersendiri.
maupun tempat.

5. SistemTanggal (Cronologi System)

Sistem tanggal yaitu suatu sistem F. P E R A L A T A N D A N P E R L E N G K A P A N
penyimpanan surat-surat atau records KEARSIPAN

berdasarkan “tanggal” atau “bulan”, Peralatan arsip merupakan sarana yang

dimana tanggal yang akan dijadikan digunakan dalam kegiatan pengarsipan
kode surat adalah “tanggal pembuatan atau kearsipan, pastinya kualitas peralatan
surat” atau “tanggal penerimaan surat” arsip yang baik secara tidak langsung akan

tersebut. memperlama umur suatu arsip. Peralatan

6. Sistem Suara (Soundtrek System) ini pada umumnya dibuat menggunakan
bahan-bahan yang tahan lama seperti,
Penyimpanan warkat (records) logam, kayu, alumunium, besi, plastik,
menggunakan nomor kode atau huruf maupun bahan kuat, dan lain sebagainya.
nama diikuti juga oleh angka-angka.
Fungsi peralatan arsip adalah sebagai
7. Sistem Campuran berikut:

Sistem ini adalah campuran dari sistem- 1. Sebagai sarana penyimpan arsip.
sistem sebelumnya dengan memberikan
kode huruf dan angka-angka. 2. A l a t b a n t u u nt uk memperc epat,
meringankan, dan mempermudah

E. AZAS KEARSIPAN pekerjaan dibidang kearsipan.

Dilihat dari kearsipan, azas penyimpanan 3. A lat pelindung arsip dari bahaya
arsip dibagi menjadi 3(tiga) bagian, yaitu kerusakan, sehingga arsip bertahan
sebagai berikut: lama.

1. Azas Sentralisasi Perlengkapan dan alat kearsipan yang
digunakan untuk menyimpan dokumen

Azas Sentralisasi adalah semua data- meliputi:

data disimpan terpusat pada satu 1. Filing Cabinet
tempat atau pelaksanaan pengelolaan

data yang dipusatkan pada suatu unit

data.

2. Azas Desentralisasi

Azas Desentralisasi adalah tiap-tiap unit Gambar 3.2 Filing Cabinet
atau departemen membedakan sistem Sumber : https://rajafireproof.com
data sendiri, atau pelaksanaan
perolehan data yang ditempatkan di
masing-masing unit dalam suatu
organisasi.

3. Azas Campuran

Azas Campuran adalah azas yang Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang
mengkombinasikan antara azas terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci;
sentralisasi dan azas desentralisasi. tetapi yang paling banyak digunakan

38

adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat 3. Lemari Arsip
menampung kurang lebih 5.000 lembar Lemari arsip adalah tempat menyimpan
arsip ukuran surat yang disusun berdiri berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip
tegak lurus (vertikal) berderet ke dapat dilakukan dengan cara berdiri
belakang. Filing cabinet berguna untuk menyamping(lateral) dengan terlebih
menyimpan arsip atau berkas yang dahulu arsip dimasukan ke dalam ordner
masih bersifat aktif. atau ditumpuk secara mendatar.

Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih Gambar 3.4 Lemari Arsip
dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan Sumber : www.tokofurnitureyenz.com
ke dalam f older atau map
gantung(hanging folder). Penyimpanan 4. Rak Arsip
arsip dalam laci sebaiknya tidak terlalu Rak arsip adalah lemari tanpa pintu
padat, karena diperlukan ruang longgar tempat menyimpan arsip yang disusun
untuk memasukkan dan mengeluarkan secara lateral (menyamping). Arsip-arsip
arsip dari dalam laci. yang akan disimpan di rak terlebih
dahulu dimasukan ke dalam ordner atau
Dalam laci filing cabinet dilengkapi kotak arsip. Ordner atau kotak arsip
dengan sepasang gawang yang dipasang ditempatkan di rak arsip sehingga
di kiri dan kanan bagian atas memanjang tampak punggung dari ordner atau kotak
ke belakang sepanjang lacinya. Gawang arsip, yang berguna menempatkan
tersebut digunakan untuk label/ judul arsip yang ada di dalamnya.
menggantungkan hanging folder. Filing
cabinet dapat terbuat dari plastik atau
logam.

2. Rotary (alat penyimpanan berputar)

Rotary merupakan alat penyimpanan
arsip seperti filing cabinet yang dapat
digerakkan secara berputar, sehingga
dalam penempatan dan penemuan
kembali tidak banyak memakan tenaga.
Alat ini terbuat dari bahan yang kuat
seperti logam atau besi. Arsip disimpan
pada alat ini secara lateral.

Gambar 3.3 Rotary Filing Cabinet
Sumber https://id.primterest.com

Gambar 3.5 Rak arsip
Sumber : https://m.indotrading.com

39

5. Map Arsip penjepit di tengahnya dan tidak
mempunyai daun penutup. Untuk
Map arsip adalah lipatan yang terbuat menopang arsip/surat yang ada di
dari karton/ kertas tebal atau plastik dalamnya maka digunakan penjepit
yang digunakan untuk menyimpan tersebut, maka sebelumnya arsip
arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan harus terlebih dulu dilubangi dengan
tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 menggunakan perforatormap yang
lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai memiliki penjepit di tengahnya. Map
disimpan terlalu banyak sehingga map ini digunakan untuk menyimpan arsip
sulit ditutup. Map arsip ada beberapa yang bersifat in aktif, tetapi dapat
macam, antara lain sebagai berikut: juga menyimpan arsip aktif. Arsip
yang ditempatkan di dalamnya
a. Stopmap Folio terlebih dahulu harus dilubangi
menggunakan perforator.

c. Folder

Gambar 3.6 Stop Map Gambar 3.8 Folder
Sumber : stationery.tokotata.com Sumber : https: pixabay.com

Stopmap folio adalah map yang Folder adalah map tanpa dilengkapi
memiliki daun penutup pada setiap dengan daun penutup. Map ini berupa
sisinya. Daun penutup ini berfungsi lipatan kertas tebal/ plastik saja.
untuk menopang surat yang ada di Karena tidak ada daun penutupnya,
dalamnya agar tidak jatuh. Pada maka map ini fungsinya untk
umumnya, stopmap folio digunakan menyimpan arsip yang selanjutnya
untuk menyimpan arsip yang masih akan dimasukan ke dalam kotak arsip
dalam proses, tetapi juga untuk secara vertikal.
menyimpan arsip yang sudah in aktif.
d. Hanging folder
b. Map snelhecter

Gambar 3.7 Snelhecter Gambar 3.9 Hanging Folder
Sumber : rustari.com Sumber : www.servmart.org

Map snelhecter atau lebih sering
disebut dengan snelhecter map
adalah map yang mempunyai

40

Hanging folder adalah folder yang Gambar 3.12 Stapler
mempunyai besi penggantung, besi Sumber : dian4anggraeni.wordpress.com
penggantung ini dipasang pada
gawang yang ada di filing cabinet. a. stapler kecil, yaitu stapler yang
Hanging folder juga mempunyai tab bentuknya kecil dan mampu
untuk menuliskan kode atau indeks membendel maksimum 10 lembar
arsip yang ada di dalamnya. kertas.
6. Ordner
b. stapler sedang, yaitu stapler yang
Gambar 3.10 Bantex bentuknya sedang dan mampu
Sumber : tokopedia.com membendel 10-20 lembar kertas.

Ordner adalah map besar yang terbuat c. stapler besar, yaitu stapler yang
dari kardus atau plastik tebal dengan bentuknya besar dan mampu
ukuran punggung sekitar 5 cm yang membendel lebih dari 20 lembar
didalamnya terdapat besi penjepit kertas.
yang dipergunakan untuk menjepit
arsip. Untuk itu arsip sebelum 9. Perforator
disimpan harus dilubangi terlebih
dahulu dengan menggunakan Gambar 3.13 Perforator
perforator. Sumber : www.picswe.com
7. Guide
Perforator adalah alat untuk
Gambar 3.11 Guide melubangi kertas, perforator dapat
Sumber : tikaarsip.blogspot.com dibedakan sebagai berikut:
a. Perforator dengan satu pelubang,
Guide adalah lembaran kertas tebal
atau karton manila yang digunakan digunakan untuk melubangi kartu
sebagai penunjuk dan atau perpustakaan, papan nama plastik,
sekat/pemisah dalam penyimpanan dan lain-lain.
arsip. b. Perforator dengan dua pelubang,
8. Stapler digunakan untuk melubangi kertas
Menurut kemampuan dan bentuknya, yang akan disimpan dalam map
stapler dapat dibedakan menjadi: snelohecter atau ordner.
c. Perforator dengan lima pelubang,
digunakan untuk melubangi kertas
yang akan dimasukan ke dalam
ordner.

41

10. Alat Sortir

Gambar 3.14 Baki Surat/ Paper Tray Gambar 3.16 Cardex
Sumber: pinspens.com Sumber : www.publicdomainpicture.net

Alat sortir adalah alat yang digunakan dengan menggunakan laci-laci yang
untuk memisahkan surat yang dapat ditarik keluar memanjang. Di
diterima. Alat sortir mempunyai dalam cardex terdapat semacam
berbagai bentuk dan bahan. Ada yang kantung plastik tempat menyimpan
berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan kartu indeks. Alat ini terbuat dari
sebagainya. Alat sortir ini dapat bahan besi baja.
dibuat dari berbagai bahan, misalnya
logam, kayu, plastik atau karton. 13. Label

11. Tickler file

Gambar 3.15 Tickler File Gambar 3.17 Label
Sumber : www.flickr.com Sumber : www.weknowyourdreams.com

Trickler file adalah alat yang terbuat Label adalah alat yang digunakan
dari kotak kayu atau baja, yang untuk memberi judul pada map/
berfungsi untuk menyimpan arsip folder yang biasa diletakkan pada
berbentuk kartu atau lembaran yang bagian tab dari sebuah folder/ guide.
berukuran kecil seperti, lembar 14. Numerator
pinjam arsip, atau kartu-kartu lain
yang memiliki jatuh tempo. Di dalam Gambar 3. 18 Numerator
tickler file dilengkapi juga dengan Sumber : fatiaramadhani.blogspot.com
guide atau pembatas. Ticker file
berfungsi sebagai alat pengingat bagi Numerator adalah alat untuk
petugas arsip. membubuhkan nomor pada lembaran
dokumen. Menurut bentuk dan
12. Cardex (card index) cabinet ukurannya, numerator dibedakan
sebagai berikut:
Cardex adalah alat yang digunakan a. Numerator kecil, yaitu numerator
untuk menyimpan kartu indeks
yang ukuran angkanya kecil dan
terdiri dari 4-6 digit.

42

b. Numerator besar, yaitu numerator Kelima, jika suatu instansi menggunakan

yang ukuran angkanya lebih besar penyimpanan sistem nomor (numerical filing

dan terdiri dari lebih dari 6 digit. system), maka yang menjadikan kata tangkap

G. INDEKS adalah nomor urut yang terdapat dalam buku

Indeks adalah petunj uk atau tanda arsip atau daftar klasifikasi yang tersedia.
pen gen al unt uk mempermudah d al a m 1. Kegunaan Indeks

menentukan tempat penyimpanan arsip. Indeks s an g at ber guna da l am h a l

Dengan demikian, ketika kita memerlukan penyimpanan arsip dunia administrasi.

suatu arsip maka untuk mempermudah Keguanaan indeks antara lain sebagai

penemuannya, digunakannya indeks. berikut :

Mengindeks merupakan penentuan urutan a. Untuk mengelompokan atau menyatukan

berbagai unit atau bagian dari kata beberapa arsip atau dokumen yang

tangkap(caption) yang akan disusun mempunyai kode dan kegiatan yang

berdasarkan abjad. Kata tangkap bisa berupa sama, untuk kemudian disatukan kembali

nama orang, nama badan usaha, judul masalah, ke dalam satu berkas yang sama.

nama tempat, atau angka yang tergantung dari b. Indeks sebagai media penemuan kembali
sistem penyimpanan yang digunakan dalam
arsip atau dokumen.
suatu instansi.
2. Syarat Mengindeks
Kata tangkap merupakan tanda
penganal(ID) dari suatu dokumen yang Untuk mempermudah dalam melakukan
disimpan, sehingga kata tangkap digunakan pengindeksan suatu arsip, maka perlu
berdasarkan sistem penyimpanan yang diperhatikannya berbagai syarat dibawah
digunakan oleh instansi. ini, sebagai berikut:

Pertama, jika suatu instansi menggunakan a. Indeks harus singkat, jelas, dan mudah
penyimpanan sistem abjad(alphabetical filing dipahami.

system), yang menjadi kata tangkap adalah b. M e n g g u n a k a n k a t a y a n g m u d a h
dimengerti orang.
nama orang atau nama badan usaha / lembaga /

perusahaan / organisasi. Oleh sebab itu, yang c. Mempunyai orientasi kepada kebutuhan

harus diindeks adalah nama orang atau nama pengguna.

perusahaan. d. Diambil dan ditentukan dari isi surat

Kedua, jika perusahaan tersebut tersebut.

menggunaan penyimpanan sistem subjek 3. Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode

(subjectical filing system), yang menjadi kata Nama
tangkap adalah judul masalah atau subjek dari
surat yang disimpan. Peraturan tersebut dibedakan sebagai
berikut:

Ketiga, jika suatu instansi menggunakan a. Mengindeks nama orang Indonesia
penyimpanan sistem tanggal (chronological
1) Nama Tunggal, yaitu nama yang terdiri
filing system), maka yang menjadi kata tangkap
dari satu kata diindeks sebagai mana
adalah tanggal surat dari suatu arsi atau
nama itu ditulis.
dokumen yang disimpan.

Keempat, jika suatu instansi menggunakan Contoh: Unit 1 Unit II Unit III Kode
penyimapanan sistem wilayah (geographical Safitri Sa
filing system), maka yang menjadi kata tangkap Nama Yudika - - Yu
adalah nama tempat/ daerah/ wilayah dari Safitri - -
surat yang disimpan. Yudika

2) Nama Ganda, adalah nama yang terdiri
dari lebih satu kata diindeks
berdasarkan nama akhir.

43