Administrasi Umum Anyflip

Contoh: Drs. Prof.

Nama Unit 1 Unit II Unit III Kode Urutan S. E. S. T.
Slamet Rahajo Abjad Abjad
Siti Marfiah Sundari Rahajo Slamet - b) Gelar kebangsawanan, merupakan
Sundari Siti Marfiah Ra 1 gelar yang diperoleh karena seseorang
Su 2 berasal dari keturunan bangsawan.

3) Nama keluarga, suku dan marga

Nama orang yang diikuti nama keluarga Contoh: Raden, RA (raden Ayu), Sultan,
(Jawa) atau nama suku/ marga/ Teuku, Andi, Cut, Ida Bagus, KGPH
kaum(Minang, Batak, dll) diindeks (Kanjeng Gusti Pangeran Haryo).
berdasarkan nama keluarga, suku,
marga, dll. c) Gelar Kepangkatan, diperoleh karena
seseorang mempunyai pekerjaan di
Contoh: Unit 1 Unit II Unit III Kode Urutan lingkungan kedinasan/ ABRI.
Abjad Abjad
Nama Ramelan Rudi - Contoh : Marsekal, Laksamana,
Tanjung Akbar - Ra 2 Jenderal, Kombes (Komisaris Besar),
Rudi Ramelan Nasution Abdul Haris Ta 3 Ajun Komisaris.
Akbar Tanjung
Abdul Haris Na 1
Nasution

4) Nama yang memakai singkatan di d) Gelar Jabatan, diperoleh karean
depan atau di belakang seseorang menduduki jabatan/ posisi
tertentu dalam pekerjaannya.
Nama yang memakai singkatan baik di

depan atau belakang, maka diindeks Contoh : Presiden, Gubernur, Bupati,

lebih dahulu nama kepanjangannya. Kepala Bagian, Kepala Seksi.

Contoh: Kode Urutan
Abjad Abjad
Nama Unit 1 Unit II Unit Kode Urutan Nama Unit 1 Unit II Unit III
III Abjad Abjad Hernanto Sumantri He 1
BJ. Habibie Habibie Burhanudin Prof. Sumantri Prof
M . Fahrudin Fahrudin M Jusuf Ha 2 Hernanto Turnando Leo Tu 3
Anida Sari P - Fa 1 AKBP Leo AKBP,
Sari Anida P Sa 3 Turnando, SH SH Ka 2
RA Kartini Ya 4
5) N a m a y a n g m e m a k a i g e l a r KH Ali Yafi Kartini Raden Ajeng
kebangsawanan, keagamaan, Yafi Ali KH
kesarjanaan dan kepangkatan
6) Nama orang Indonesia dengan urutan
Jika nama yang diindeks menggunakan kelahiran (orang Bali)
gelar maka yang diindeks sebagai unit
pertama adalah nama asli atau nama Penulisan indesk diutamakan nama
marga. Gelar ditempatkan pada unit diri, diikuti urutan kelahiran dan gelar
terakhir. Bila seseorang memiliki gelar kalau ada.
lebih dari satu maka semua gelar
ditempatkan menjadi satu unit pada Contoh:
unit terakhir.
7) Nama yang didahului nama Baptis, maka
Beberapa gelar yang umum dipakai yang diindeks adalah nama aslinya.
meliputi:
Contoh:
a) Gelar akademis merupakan gelar yang
diperoleh karena seseorang telah 8) Nama wanita yang diikuti nama suami,
menyelesaikan satuan tingkat keluarga suami,atau nama orang
pendidikan tertentu. tuanya.

Contoh:

Ir. M. Pd.

Dra. S. Pd.

44

Termasuk nama yang memakai tanda Contoh:
hubung diutamakan nama suami,
keluarga suami atau nama keluarganya. Nama Unit 1 Unit II Unit III Kode Urutan
Sylvia - Abjad Abjad
Contoh: Sylvia Loper
Loper-Tiana Tiana Charles - Lo 2
Charles Blick
Blick – Grand Bl 1
Grand

3) Nama ketiga (surname) orang barat yang
diikuti dengan Prefiks (awalan) Seperti :

9) Nama yang memakai kata bin, binti, dan Nama Unit 1 Unit II Unit III Kode Urutan
al. MC Roberth - Abjad Abjad
Robberth MC Donnel Giovani -
Diindeks menjadi satu nama dalam Donnel Ro 2
satu unit. Giovani A A Prato
Prato Pr 1
Contoh:
Contoh:

2) Nama Bank atau Perusahaan yang
disingkat

Harus diperpanjang kemudian diindeks

Nama Unit 1 Unit II Unit III Kode Urutan
Abjad Abjad
The Liang Gie The Liang Gie
Tan Yow Hok Tan Yow Hok Th
Ta

10) Nama orang yang masih memakai ejaan sesuai nama.
lama.
Contoh :
Diindeks berdasarkan nama dalam
ejaan tersebut dan diberi Lembar 3) Nama perusahaan yang terdapat angka
penunjuk silang untuk melihat nama dan tanda penghubung.
dalam ejaan baru
Nama perusahaan yang terdapat unsure
Contoh: angka harus dipanjangkan dahulu
sebelum diindeks. Nama perusahaan
yang menggunakan tanda penghubung

B. Mengindeks nama orang asing Nama Unit 1 Unit II Unit Kode Urutan
III Abjad Abjad
1) Nama orang Barat, Jepang, India, Korea PT Indah Kiat Jaya Indah Kiat PT -
dan sejenisnya. CV Bangun Jaya Jaya In 3
Rumah Sakit Harapan Bangun Jaya CV -
Sentosa Harapan Rumah - Ba 1
Ramayana Dept Store Sentosa Sakit Ha 2
Dept -
Ramayana Store Ra 4

Diindeks berdasarkan nama keluarga seperti dan, pada, of,and dansebagainya
dan biasanya terdapat setelah nama
asli. maka dalam mengindeks kata

penghubung tidak diperhatikan dan
ditempatkan dalam tanda kurung (…).

Contoh: Contoh:

Nama Unit 1 Unit II Unit III Kode Urutan Nama Unit 1 Unit II Unit III Kode Urutan
Terry George - Abjad Abjad BRI Bank - Abjad Abjad
George R Takada Yashuhiro - Rakyat
Terry Ghandi Mahatma - Te 3 IBM Indonesia Business Machine Ra 3
Yashuhiro GIA Internasional Indonesia Airways
Takada Ta 2 In 2
Mahatma Garuda Ga 1
Ghandi Gh 1

2) Nama orang Eropa yang memakai tanda 4) Nama badan usaha yang bergerak
penghubung, diindeks sebagai satu dibidang pendidikan.
kata.

45

Contoh : menentukan indeksnya.
b. M e m b e r i k o d e : S e t e l a h p o k o k
5) Nama Instansi/Lembaga Pemerintah.
Yang diindeks adalah nama pokok dari masalahnya ditemukan atau diketahui,
instansinya, sifat organisasinya langkah selanjutnya ialah
ditempatkan dalam kurung, tapi bila
sifat organisasi diiringi nama tunggal, mencocokkan pokok masalah tersebut
maka sifat organisasi ikut diindeks dengan daftar indeks yang telah
mengutamakan nama pokok organisasi. disediakan untuk menentukan
kodenya.
Contoh: c. Mensortir: Arsip-arsip yang akan
disimpan setelah selesai diberi kode,
Nama Unit 1 Unit II Unit Kode Urutan arsip-arsip yang mempunyai kode
III Abjad Abjad sama dikelompokkan menjadi satu.
Toko 49 Empat Toko - d. Menyimpan Arsip: Sebelum dilakukan
Sembilan Em 2 penyimpanan, diterapkan terlebih
Es teller 77 Es teller - dahulu :
Tujuh Bridal (&) Tu 4 1) Dalam filling cabinet yang berkode
Modern Bridal Tujuh -
& Salon Moders Salon Mo 3 apa.
Bank Of Bank (of) - Contoh: “KU” atau Keuangan
America America Am 1 2) Di belakang guide apa.
Contoh: “Anggaran”
6) Mengindeks Nama Instansi Negara Asing 3) Di dalam folder yang berkode apa.
Contoh: “APBD Pembangunan”
Diindeks unit politik negara yang 2. Proses Penemuan Arsip
a. Menentukan pokok masalahnya, pokok
bersangkutan. Urutan masalah arsip yang akan dikeluarkan
Abjad dapat dilihat melalui kartu atau lembar
Nama Unit 1 Unit II Unit Kode pinjam arsip.
III Abjad 1 b. Menentukan kode arsip, dengan
UI Indonesia Universitas - 2 diketahui kode arsipnya, selanjutnya
SMK Jaya Jaya SMK - In 3 dapat diketahui pula di dalam laci
SMP 5 Manado Lima Ja mana, di belakang guide apa, dan di
SMA - dalam folder kode apa arsip yang akan
Manado Li dipinjam itu disimpan.
c. Pengambilan arsip; Setelah diketahui
Contoh : kodenya, selanjutnya dapat diketahui
dimana arsip yang diperlukan itu
7) Mengindeks dan Memberi Kode Nama disimpan.
Organisasi dan Perhimpunan

Diindeks kata pengenal terpenting dari
nama dan sifat organisasi ditempatkan
pada unit terakhir.

Contoh:

Nama Unit 1 Unit II Unit Kode Urutan
III Abjad Abjad
Departemen Dalam Departemen -
Dalam Negeri Negeri Da 2
BPN -
Pertanahan Badan Pe 3
Lembaga Nasional -
Administrasi Ad 1
Negara Administra- Lembaga
si Negara

H. Prosedur Penyimpanan dan Penemuan
Arsip

1. Prosedur Peyimpanan Arsip

a. Mengindeks: Mengindeks adalah
menentukan inti dari isi surat dan

46

I. PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN ARSIP kurangnya seminggu sekali dengan
menggunakan vacuum cleaner.
1. Pemeliharaan Arsip Jangan mempergunakan sapu,
karena debu akan
Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha berhamburan/beterbangan.
yang dilakukan, untuk menjaga arsip-
arsip dari kerusakan dan kemusnahan. 2) Arsip-arsip harus bersih dari karat.
Kegiatan usaha pemeliharaan arsip Apabila arsip menggunakan
berupa melindungi, mengatasi, penjepit (paper clip),
mencegah dan mengambil langkah- pergunakanlah paperclip yang
langkah, tindakan-tindakan yang dibuat dari plastik.
bertujuan untuk menyelamatkan arsip-
arsip berikut informasinya, serta 2. Pengamanan Arsip
menjamin kelangsungan hidup arsip dari
pemusnahan yang sebenarnya tidak a. P e n g a m a n a n A r s i p d a r i S e g i
diinginkan. Informasinya

Dalam kegiatan pemeliharaan arsip dapat Isi atau informasi yang ada dalam arsip
dilakukan usaha-usaha sebagai berikut : harus dijaga, dalam artian tidak boleh
bocor kepada pihak lain yang tidak
a. Pengaturan Ruangan berhak mengetahuinya. Menyebarkan
isi arsip kepada pihak yang tidak
1) Ruangan penyimpanan arsip tidak berhak akan dikenakan sanksi sesuai
boleh terlalu lembab. Suhu udara aturan dan hokum yang berlaku.
dalam ruangan antara 65° F sampai
75° F dan kelembaban udara antara b. Pengamanan Arsip dari Segi Fisiknya
50% dan 65%.
Dari segi fisiknya pengamaan kertas
2) R u a n g a n h a r u s t e r a n g d a n arsip harus dijaga dari kerusakan.
sebaiknya mempergunakan Penggunaan terhadap kertas arsip
penerangan alam, yaitu sinar dapat dilakukan dengan berbagai cara,
matahari. antara lain :

3) Memiliki ventilasi yang cukup. 1) Restorasi

4) Ruangan harus terhindar dari Restorasi adalah memperbaiki arsip-
bahaya kebakaran. arsip yang sudah rusak, sulit
dipergunakan kembali, sehingga
5) Ruangan harus terhindar dari banjir arsip tersebut dapat dipergunakan
dan disimpan untuk jangka waktu
6) Ruangan aman dari serangan hama yang lebih lama.
atau serangga perusak pemakan
arsip. 2) Laminasi Arsip adalah menutup
kertas arsip diantara 2 lembar
7) L o k a s i r u a n g a t a u g e d u n g plastik sehingga arsip itu terlindung
penyimpan arsip hendaknya dan aman dari bahaya air, udara
terbebas dari tempat-tempat (lembab, kering) dan serangga
industri. pemakan/perusak arsip. Dengan
cara demikian arsip akan lebih tahan
8) R u a n g a n a r s i p h e n d a k n y a lama untuk disimpan.
disesuaikan dengan bentuk arsip
yang akan disimpan di dalamnya. 3) Micro Film

b. Kebersihan Arsip-arsip yang sudah rusak, rapuh
sehingga tidak dapat direstorasi
1) Ruangan dibersihkan sekurang-

47

apalagi dilaminasi, apabila arsip- b. Sistem penataan arsip

arsip itu masih mempunyai nilai, c. Azas perngarsipan
perlu dimicrofilmkan.
d. Peralatan arsip
Tahukah anda bagaimana syarat kertas yang
baik untuk dokumen yang akan diarsip? e. Penyimpanan dan penemuan arsip

Yaitu kertas yang bebas asam atau yang ber Ph 2. Datalah nama keluargamu dan 5 orang
7. Kurang dari 7 berarti mengandung asam dan teman di kelasmu kemudian lakukan indeks
lebih dari 7 berarti alkalin. Alat-alat yang dengan mengisi tabel berikut :

sering digunakan untuk mengukur Ph adalah Arsip dan kearsipan merupakan dua istilah

Phmeter. Sedangkan kertas yang disarankan yang memiliki arti yang berbeda, arsip

digunakan menyimpan dalam jangka waktu ditekankan pada benda atau objeknya

lebih dari 10 tahun adalah kertas HVS diatas sedangkan kearsipan merupakan kegiatan

mengatur arsip. Tujuan kegiatan kearsipan

adalah memudahkan memperoleh kembali

data dan dokumen, menjaga agar dokumen

lebih awet dan tahan lama, efisiensi waktu,

70 gram. it it it j t
j
Untuk lebih mendalami masalah kearsipan
silakan searching ke alamat ini: …

https://www.anri.go.id/

1. Buatlah kelompok yang terdiri dari 3 orang!
Pilihlah satu topik diantara 5 pilihan materi
di bawah ini, kemudian cari referensinya!
Buat makalahnya dan media presentasinya,
cantumkan sumber referensinya dan

tenaga, tempat penyimpanan . Agar dapat

melakukan kegiatan kearsipan dengan baik

seorang petugas harus memahami jenis arsip,
presententasikan hasil makalahmu di depan az as kearsipan, pe r al at an arsip, c ara
kelas. Pilihan materi :
mengindeks, prosedur penyimpanan dan

a. Jenis arsip penemuan kemabali arsip.

Jenis arsip dapat diklasifikasikan:
berdasarkan sifatnya, fungsinya, bentuknya,
masalahnya, pemiliknya. Sistem penataan
arsip dibedakan atas sistem huruf, nomor,
geografi , subyek , tanggal , suara , campuran.
Azas penyimpanan arsip dibagi menjadi 3
bagian yaitu sentralisasi, desentralisasi,
campuran.

Peralatan arsip merupakan sarana yang
digunakan dalam kegiatan pengarsipan atau
kearsipan, pastinya kualitas peralatan arsip
yang baik secara tidak langsung akan

48

memperlama umur suatu arsip. Perlengkapan 5. Bagaimana sebaiknya syar at sebuah

dan alat kearsipan yang digunakan untuk ruangan penyimpanan arsip yang baik

menyimpan dokumen meliputi Filing Cabinet , s e h i n g g a d a p a t d i g u n a k a n u n t u k

Rotary (alat penyimpanan berputar), Lemari menyimpan arsip dan tahan lama?

Arsip, Rak Arsip, Map Arsip, Ordner, Guide, Bacalah kembali tujuan pembelajaran

Stapler, Perforator, Alat Sortir, Tickler file, mengenai Sistem Kearsipan yang tercantum di
Cardex (card index) cabinet, label, Numerator. awal Bab !

Indeks adalah petunjuk atau tanda Manakah diantara tujuan-tujuan tersebut
pengenal untuk mempermudah dalam yang menurut anda belum tercapai? Ulangi
menentukan tempat penyimpanan arsip. mempelajari, diskusikan dengan teman dan
Dengan demikian ketika kita memerlukan guru pembimbing jika anda mengalami
suatu arsip maka untuk mempermudah kesulitan mencapai tujuan pembelajaran
penemuannya, digunakannya indeks.

Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha tersebut.
yang dilakukan, untuk menjaga arsip-arsip dari
kerusakan dan kemusnahan. Kegiatan usaha Pengetahuan tentang Sistem Kearsipan ini
pemeliharaan arsip berupa melindungi, akan sangat dibutuhkan dalam proses
mengatasi, mencegah dan mengambil pekerjaan administrasi, jadi sebelum
langkah-langkah, tindakan-tindakan yang melanjutkan ke materi bab selanjutnya anda
bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip diharapkan dapat memahami semua materi
berikut informasinya, serta menjamin
kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang ada dalam Bab ini.
yang sebenarnya tidak diinginkan.
Pengamanan arsip meliputi dari segi
informasinya & segi fisiknya.

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan
singkat, jelas, dan benar!

1. Manfaat kegiatan kearsipan dilakukan untuk
membantu memperlancar tugas seorang
petugas administrasi. Sebutkan tujuan dari
kegiatan kearsipan!

2. Dalam sistem penataan arsip kita mengenal
antara lain ada sistem alpabetis, sistem

tanggal (cronologi) dan sistem geografis.
Jelaskan apa maksudnya?
3. Dalam azas kearsipan terdapat azas
sentralisasi dan desentralisasi. Jelaskan
perbedaan keduanya!
4. Jelaskan bagaimana cara mengindeks nama
eseorang yang memiliki gelar! Berikan 3
contoh!

49

BABiv

PENERMI AAN,PENGELUARAN

UANGDANBUKTIPEMBAYARAN

1. Setelah mempelajari materi penerimaan, pengeluaran dan bukti pembayaran
peserta didik mampu mengidentifikasi jenis pembayaran dan memproses
penerimaan pembayaran sesuai prosedur.

2. Setelah mempelajari materi penerimaan, pengeluaran dan bukti pembayaran
peserta didik mampu membuat bukti pembayaran sesuai jenis pembayaran
yang diterima.

3. Setelah mempelajari materi penerimaan, pengeluaran dan bukti pembayaran
peserta didik mampu memproses pengeluaan uang sesuai prosedur.

penerimaan pengeluaran
uang dan bukti pembayaran

kegiatan kegiatan metode dan pembuatan
penerimaan pengeluaran jenis bukti

uang uang pembayaran pembayaran

1. jenis uang 1. metode p/a, c/z,
2. mendeteksi t/a
dan mengenali 2. jenis: tunai
uang palsu [cash] dan non
tunai [non cash]
meliputi: credir
card, voucer,
travel cheque

Uang – Cash - Non cash - Cash receipt
50

Dalam kehidupan sehari-hari kita akan banyak b) Uang kertas
melakukan aktifitas yang berhubungan dengan
uang. Salah satunya adalah uang merupakan
media transaksi dalam proses jual beli. Sebagai
seorang petugas administrasi kita akan sering
melakukan tugas-tugas yang terkait dengan
penerimaan uang, pengeluaran uang serta
membuat atau menerima bukti pembayaran.

A. KEGIATAN PENERIMAAN UANG Uang kertas sering disebut uang
fidusier(uang kepercayaan).
Dalam kegiatan administrasi setiap Masyarakat mau menerima uang
kegiatan penerimaan uang yang bersumber tersebut karena adanya
dari manapun harus dicatat dalam pembukuan, kepercayaan kepada pemerintah
hal ini agar mudah dalam proses pembuatan yang mengeluarkan uang kertas
laporan nantinya. tersebut, walaupun nilai intrinsiknya
sangat kecil dibandingkan dengan
Dalam kegiatan penerimaan uang maka nilai nominalnya. Contoh uang
seorang petugas administrasi harus mampu kertas Indonesia bernilai nominal:
mengidentifikasi dan memproses penerimaan Rp1.000,00; Rp5.000,00;
uang sesuai prosedur. Salah satu teknik dalam Rp10.000,00; Rp20.000,00;
mengidentifikasi adalah mengenal jenis uang Rp50.000,00; dan Rp100.000,00.
yang beredar di pasaran. Jadi uang kertas ini merupakan uang
yang dikeluarkan oleh pemerintah
1. Jenis Uang yang terbuat dari kertas dengan nilai
nominal tertentu dan gambar
Jenis uang dapat diklasifikasikan atas: tertentu serta ada benang
pengaman untuk menghindari
a. Berdasarkan Lembaga yang Menertbitkan pemalsuan.
Uang
2) Uang Giral/ Deposit Money
1) Uang Kartal (Common Money)
Uang giral adalah simpanan atau
Uang kartal adalah uang yang diterima rekening pada suatu bank dalam
oleh masyarakat sebagai alat bentuk giro yang dapat diambil
pembayaran yang sah(dilindungi UU) sewaktu waktu dengan cek, giro bilyet,
yang dikeluarkan oleh Bank Indonesia atau transfer. Uang giral ini dikeluarkan
dan dicet ak oleh Perum oleh bank umum. Cek adalah surat
Peruri(Perusahaan Umum Percetakan perintah dari nasabah yang
Uang Republik Indonesia) Jenis uang mempunyai rekening atau simpanan di
kartal ada dua, yaitu uang logam dan bank supaya bank membayar sejumlah
uang kertas. uang kepada pihak atau orang yang
disebutkan dalam cek.
a) Uang logam

Uang logam adalah uang yang
terbuat dari logam tertentu seperti
emas, perak, tembaga, perunggu
atau aluminium yang diberikan
tanda/cap sebagai alat pembayaran
yang sah. Contoh uang logam di
antaranya: uang logam bernilai
Rp100,00; Rp200,00; Rp500,00; dan
Rp1.000,00.

51

Bilyet Giro adalah surat perintah c. Berdasarkan Kawasan Penggunaan Uang

kepada bank supaya bank membayar Jenis uang ternyata juga dapat dilihat dari

dengan cara memindahbukukan daerah atau wilayah berlakunya uang

sejumlah uang dari rekening nasabah tersebut.

bank kepada rekening nasabah lain 1) Uang Lokal. Uang lokal adalah uang
yang ditunjuk. Pada pembayaran yang dipergunakan dalam satu area
melalui bilyet giro tidak terjadi tertentu. Misalnya rupiah yang
pengeluaran atau serah terima uang digunakan di Indonesia, ringgit
tunai, yang terjadi hanya pemindahan digunakan di Malaysia, dan rupee
rekening dari rekening seseorang digunakan di India.
kepada rekening orang lain. Sehingga
2) U a n g R e g i o n a l . U a n g r e g i o n a l
pembayaran melalui bilyet giro lebih
digunakan oleh beberapa daerah
aman jika dibandingkan dengan
dalam satu kawasan tertentu.
pembayaran melalui uang tunai atau
Penggunaan uang regional masih
cek. Bilyet giro hanya bisa terjadi
terbatas pada Euro yang digunakan di
apabila kedua belah pihak (penjual dan
kawasan Eropa. Akan tetapi, bukan
pembeli) mempunyai rekening di bank.
tidak mungkin dengan pesatnya
Telegrafic Transfer adalah perintah perdagangan bebas uang regional
pembayaran yang dilakukan dengan semakin banyak digunakan di
pemindahan antar rekening dalam beberapa kawasan perdagangan yang
suatu bank yang sama melalui lain.
telegram. Pembayaran melalui
3) Uang Internasional. Uang internasional
telegrafic transfer dilakukan apabila
merupakan uang yang berlaku antar
jarak antara pembayar dengan yang
negara di seluruh dunia dan menjadi
dibayar berjauhan dan ingin cepat,
standar pembayaran internasional.
aman, serta menghemat waktu.
Contohnya US dolar yang sampai saat
b. Berdasarkan Nilai ini digunakan sebagai standar

Jenis uang dapat dilihat dari nilai yang pembayaran internasional.

terkandung pada uang tersebut, yaitu 2. Mendeteksi dan Mengenali Uang Palsu
nilai bahan untuk membuat uang dan
Apabila kita mendapati uang rusak, uang
nilai nominal yaitu nilai yang tertera
d ala m uang ter se b ut. Jenis uang rusak tersebut masih bisa ditukar di BI dan
berdasarkan nilainya terdiri atas dua bisa mendapat ganti sepanjang uang
tersebut masih bisa dikenali keasliannya.
jenis berikut.
Tetapi bagaimana jika kita menerima uang
1) Bernilai Penuh (Full Bodied Money). palsu? Jangan harap BI mau menggantinya
Uang bernilai penuh artinya uang yang sekalipun uang palsu itu anda dapatkan dari
nilai intrinsiknya sama dengan nilai orang lain dari hasil transaksi jual-beli
nominalnya. Uang bernilai penuh misalnya. Maka sebagai petugas yang
biasanya terdapat pada uang logam menerima pembayaran dalam bentuk uang
mulia yang terbuat dari bahan emas bila sedang transaksi harus hati-hati.
atau perak.
Kita perlu mengetahui bagaimana cara
2) Bernilai Tidak Penuh (Representatif mendeteksi uang palsu, Uang palsu yang
Full Bodied Money) Uang jenis ini nilai dimaksud di sini adalah uang yang dicetak
intrinsiknya lebih kecil dari nilai atau dibuat oleh perseorangan maupun
nominalnya. Contoh uang ini adalah perkumpulan/sindikat tertentu dengan
uang kertas.

52

tujuan uang palsu hasil cetakannya dapat b. M e n d e t e k s i me n g g u n ak a n l a m p u
berlaku sesuai nilainya dengan ultraviolet
sebagaimana mestinya. Jadi bukan uang
palsu yang biasa dibuat mainan anak-anak . Untuk menghindari pemalsuan akhir-
uang permainan boleh saja beredar serta akhir ini BI mencetak uang dengan teknik
tidak melanggar . cetak tertentu yang lebih sulit karena
dalam cetaknya, BI menanamnya fitur-
a. Mendeteksi dan mengenali uang palsu fitur tambahan sebagai ciri-ciri keaslian
secara manual uang. Dan kita sebagai masyarakat bisa
mengenalinya menggunakan bantuan
1) Dilihat alat yang bernama lampu ultra violet.
Dengan lampu ultra violet ini ciri-ciri
Kalau dilihat, uang yang asli memiliki uang asli secara umum ada delapan poin:
warna yang cerah, tidak luntur, warna
tidak patah-patah. Sedangkan uang 1) Tanda Air (Watermark) dan electrotype.
yang palsu berwarna pucat dan seperti Tanda ini jika diterawangkan ke cahaya
luntur. Selain itu uang yang asli akan terlihat jelas.
mempunyai tanda air yang
menggambarkan tokoh-tokoh 2) Benang Pengaman (Security Thread).
pahlawan nasional, mempunyai
benang tali pengaman yang berada di Tanda ini ditanam dalam uang kertas
dalam uang kertas terlihat seperti dengan cara seperti dianyam. Bila
dianyam. diterawangkan ke lampu ultra violet
akan memendarkan cahanya tertentu.
Kemudian, untuk uang pecahan
dengan nilai nominal besar biasanya 3) Cetak Intaglio.
mempunyai ciri-ciri keaslian tertentu.
Misalnya, gambar yang lebih rumit Tanda ini berupa cetakan tanda kasar
sehingga menyulitkan penjahat untuk kalau diraba. Biasanya pada nomor seri
menirunya. dan kalau diterawang dengan lampu
ultraviolet akan memancarkan warna
2) Diraba emas.

D yang kedua dari 3D cara mendeteksi 4) Gambar Saling Isi (Rectoverso)
uang palsu adalah diraba. Dari segi
kertas sebagai bahan pembuatannya, Pencetakan suatu ragam bentuk yang
antara uang asli dan palsu biasanya ada menghasilkan cetakan pada bagian
perbedaan. Uang yang palsu biasanya muka dan belakang beradu tepat dan
berbahan kertas yang tipis dan mudah saling mengisi jika diterawangkan
kusam. Sedangkan kalau uang yang asli kearah cahaya.
berbahan kertas agak lebih tebal dan
halus. Dan bila diusap-usap pada 5) Tinta Berubah Warna (Optical Variable
bagian angka akan terasa agak Ink)
timbul/menonjol.
Hasil cetak mengkilap (glittering) yang
3) Diterawang berubah-ubah warnanya bila dilihat
dari sudut pandang yang berbeda.
D yang terakhir adalah diterawang. Jika
diraba masih meragukan, cobalah 6) Tulisan Mikro (Micro Text)
terawang uang tersebut ke sumber
cahaya yang kuat seperti matahari dan Tulisan berukuran sangat kecil yang
lampu misalnya. Lihat pada bagian hanya dapat dibaca dengan
tanda air dan tali pengaman, apakah menggunakan kaca pembesar.
tercetak baik?
7) Tinta Tidak Tampak (Invisible Ink)

Hasil cetak tidak kasat mata yang akan
memendar di bawah sinar ultraviolet.

53

8) Gambar Tersembunyi (Latent Image) harus membuat dan mengirimkan surat
jaminan (guarantee letter) yang berisi
Teknik cetak dimana terdapat tulisan jenis fasilitas yang ditanggung dan nama
tersembunyi yang dapat dilihat dari tamu yang ditanggung. Sebagi bukti
sudut pandang tertentu. keabsahan guarantie letter ini maka
guarantie letter harus ditandatangani
oleh manajer keuangan/ accoounting
manajer atau GM/ Direktur perusahaan
tersebut. Harga yang diterapkan
menggunakan corporate rate.

3. Travel Account (T/A)

Travel Account yaitu apabila transaksi

tamu ditanggung/ dibayar oleh travel.

Pembayaran ini berlaku jika sudah ada

kerjasama antara dengan travel. Dalam

hal ini maka tamu tersebut membawa

surat jaminan dari travel yang disebut

voucer yang berisi jenis fasilitas yang

ditanggung, nama tamu dan tanggal

B. KEGIATAN PENGELUARAN UANG berlaku. Harga yang diterapkan

Mengeluarkan uang dilakukan pada proses menggunakan contract rate.

pembayaran atau pembelian atau Jenis–jenis pembayaran dalam lingkup

memberikan uang kembali. Dalam kegiatan pariwista dapat digolongkan menjadi 2 bagian

administrasi setiap kegiatan pengeluaran besar yaitu Tunai (cash) dan Non tunai (non

uang harus ada bukti berupa tanda terima cash) meliputi: credit card, voucer, traveler
kemudian dilakukan pencatatan pada buku cheque dan guarantee letter. Masing–masing

pengeluaran uang. pembayaran memiliki kelebihan dan

kekurangan sendiri.

C. METODE& JENIS-JENIS PEMBAYARAN 1. Pembayaran tunai/ cash payment/ Bank
Note
Dalam dunia pariwisata kita dapat
mengklasifikasikan metode pembayaran Pembayaran tunai atau cash payment
menjadi 3 kategori yaitu: atau bank note adalah pembayaran yang
dilakukan pada saat transaksi terjadi.
1. Personal Account (P/A) Penggunaan media tunai dalam transaksi
pembayaran banyak dipilih dengan
Personil Account yaitu jika transaksi alasan kemudahannya. Alat pembayaran
dibayar sendiri oleh tamu/ client yang yang digunakan dalam pembayaran cash
menggunakan fasilitas/ produk. ini adalah berupa uang, baik mata uang
Pembayaran dapat menggunakan 2 cara local yang berlaku di negara tersebut
yaitu Cash dan Kredit maupun mata uang asing. Dengan
menggunakan uang tunai maka jika
2. Company Account (C/A) seseorang melakukan jual beli barang
dan atau jasa, maka pada saat dia
Company Account yaitu apabila transaksi menerima barang dan atau jasa yang
dibayar oleh pihak company/ perusahaan dibeli, penjual juga menerima uang
yang mengirimkan tamu/client tersebut. sebagai pembayarannya.
Pembayaran ini berlaku jika sudah ada
kerjasama antara kedua belah pihak.
Untuk Company Account ini perusahaan

54

2. Pembayaran Non tunai transaksi yang dilakukan. Otorisasi ini
biasanya dilakukan secara on-line
a. Pengertian pembayaran non tunai dengan meng-insert kartu melalui
terminal EDC/POS(Electronic Data
Pengertian pembayaran non tunai Capture/Point of Sales). Ada
yaitu pembayaran yang dilakukan bermacam–macam Credit Card yang
setelah transaksi terjadi dengan dikeluarkan oleh berbagai perusahaan,
rentang waktu dan alat pembayaran baik yang bersifat domestik maupun
yang telah disepakati oleh kedua belah internasional. Beberapa Credit Card yang
pihak.(antara tamu dan pihak hotel). dapat diterima oleh industri pariwisata
Alat pembayaran non tunai yang sering adalah Amex (American Expres), Diners
digunakan sebagai alat pembayaran di Club, Master Card, Visa Card. Produk
dunia pariwisata antara lain: kartu khusus : JCB Card (Japan City Bank), En
kredit, traveler cheque, voucher Route dan GECC (Garuda Executive Credit
compliment, guarantiee letter, travel Card). Sedangkan produk domestik
voucher. antara lain BCA Card, BNI Card dll.

b. Jenis Pembayaran Non Tunai/ Non Cash Gambar 4.3 Jens-jenis Credit Card
Sumber : https://uangteman.com/blog/kartu-kredit
1) Credit Card/ Kartu Kredit.
Penggunaan mesin EDC untuk tiap
Kartu kredit adalah alat pembayaran perusahaan yang mengeluarkan kartu
berbentuk kartu yang dikeluarkan kredit / kartu debit akan berbeda
oleh sebuah perusahaan penerbit tergantung karakteristik masing-masing,
kartu kredit diberikan kepada tetapi secara umum prosedurnya sebagai
pemegang kartu kredit untuk berikut:
melakukan transaksi kredit. a) Menggesekkan kartu kredit/debit ke

Dalam penyelenggaraan kartu kredit mesin EDC, biasanya kasir yang akan
ini terdapat beberapa pihak yang melakukan ini.
terlibat yaitu: b) S e t e l a h i t u , k a s i r j u g a a k a n
memasukkan jumlah transaksi yang
a) Penerbit (Issuer), yaitu pihak yang harus dibayar.
menerbitkan kartu kredit. c) Selanjutnya, kasir akan meminta
pemilik kartu untuk memasukkan PIN.
Dalam hal ini, issuer merupakan d) Kemudian struk akan keluar. Perlu
pihak yang mengadakan dicatat jika sudah menggunakan PIN
perjanjian dengan dan yang maka tidak perlu ditandatangani struk
memberikan fasilitas kredit nya, tapi jika tidak memasukkan PIN
kepada pemegang kartu. maka harus tanda tangan.

b) Pengelola (Acquirer), yaitu pihak
yang mengadakan hubungan atau
kerjasama dengan pedagang.

c) Prinsipal adalah pihak pemilik hak
tunggal atas merk dalam
penyelenggaraan kartu kredit
seperti Visa, MasterCard, Dinners
dan lain-lain.

Setiap transaksi pembayaran dengan
menggunakan kartu kredit memerlukan
proses otorisasi terlebih dahulu oleh
penerbit mengenai keabsahan dari kartu
yang digunakan serta batas limit nominal

55

e) Selain menggesek, kartu juga bisa menengah ke atas menerima sistim
dimasukkan ke dalam slot yang ada di pembayaran dengan Traveler Cheque.
bagian depan. Ini biasanya untuk kartu
dengan chip seperti kartu kredit. Kartu Perlu rasanya disini kita menengok
kredit dengan chip dianggap lebih sedikit mengenai proses pembuatan
aman daripada kartu gesek karena Traveler Cheque. Pertama–tama peminat
meminimalisir bahaya skimming. menghubungi pihak bank untuk membeli
Traveler Cheque. Yang bersangkutan akan
Gambar 4.4 Mesin EDC diminta untuk mengisi kartu data diri baru
Sumber : http://bisnisnews.id/detail/berita bisa membeli sejumlah lembar dengan
nominal tertentu. Traveler Cheque dapat
Transaksi di mesin EDC juga bisa berlaku setelah si pembeli
mengalami kegagalan yang membubuhkan tanda tangan pada tiap
diakibatkan oleh eror. Beberapa eror lembar nilai nominal uangnya di hadapan
yang menjadi penyebab kegagalan petugas Bank. Pada saat pemakaian untuk
transaksi EDC antara lain: check out dari hotel, tamu harus sekali
a) PIN keliru lagi menandatangani Traveler Cheque
b) S i s t e m a t a u j ar i n g a n se dang tersebut dihadapan petugas hotel untuk
memastikan bahwa Traveler Cheque
mengalami gangguan tersebut memang benar–benar milik
c) Pita magnetik yang ada di kartu tamu yang bersangkutan.

rusak 3) Travel Voucher/ Airline Voucher
d) Saldo rekening/limit kartu kredit
Travel Voucher/Airline travel adalah surat
tidak mencukupi. berharga yang dikeluarkan oleh pihak
2) Traveler Cheque travel/airline dan dapat dipakai sebagai
alat pembayaran pada saat check in di
Gambar 4.5 Contoh Traveller Cheque hotel. Voucher biasanya dikeluarkan oleh
Sumber : http://artikelampuh.blogspot.com pihak travel agent atau airline company.
Bila dikeluarkan oleh travel agent
Traveler Cheque adalah kertas berharga dinamakan travel agent voucher,
yang dapat difungsikan sebagai alat sedangkan yang dikeluarkan oleh pihak
pembayaran pada sejumlah transaksi airline dinamakan airline voucher. Contoh
bisnis tertentu. Tidak semua tempat travel agent voucher dari luar negeri
bisnis dapat menerima sistim adalah Jet set tour dan Thomas Cook.
pembayaran ini. Biasanya hotel Sedangkan Voucher lokal yang
dikeluarkan oleh pihak travel agent
jumlahnya banyak sekali.

Cara perolehan Voucher adalah pertama –
tama tamu menghubungi pihak travel
agent untuk melakukan booking pada
hotel tertentu. Dalam hal ini tamu tidak
perlu menghubungi pihak hotel yang
dituju. Yang akan melakukannya adalah
pihak travel agent. Travel agent dapat
mengatakan pada tamu bahwa booking
sudah oke walaupun pihak travel agent
belum menghubungi pihak hotel. Hal ini

56

karena biasanya hotel yang ditawarkan 4) Guarantee letter
pada tamu adalah hotel yang telah
menggalang kerja sama dengan Guarantee letter adalah sistem
(membuat agreement rate dan memiliki pembayaran dengan menggunakan surat
jatah kamar/ room allotment). Harga jaminan. Dalam hal ini ada syarat khusus
kamar yang dibayar akan berbeda jika yang biasanya diberlakukan di antara
tamu tersebut langsung menghubungi perusahaan yang bersangkutan. Dengan
hotel tersebut. Yang agak aneh kata lain harus ada perjanjian kerja sama
kadang–kadang harga kamarnya justru terlebih dahulu. Tanpa perjanjian kerja
lebih mahal, kenapa demikian? Hal ini sama ini seorang petugas tidak berhak
karena pihak travel agent memperoleh untuk menerima pembayaran dengan
diskon khusus yang jelas tak akan guarantee letter. Pemberlakuan surat
diperoleh si tamu sebagai pribadi. jaminan biasanya hanya bagi perusahaan
domestik atau perusahaan asing yang
Sementara itu Airline voucher adalah telah berafiliasi dengan perusahaan
sebuah kertas berharga yang dapat lokal. Penggunaa fasilitas GL tergantung
digunakan oleh tamu untuk melakukan pada kebutuhan.
check in pada hotel yang ditunjuk oleh Ada yang semua transaksinya dibayar
pihak perusahaan penerbangan. Voucher oleh pihak perusahaan. Ada pula yang
ini biasanya digunakan oleh perusahaan sebagian dibayar, sedangkan yang lain
karena tamu memesan tiket pesawat dibayar oleh tamu itu sendiri. Sebagai
pada kantor penerbangan yang tidak contoh: room &meals (kamar dan makan)
dilalui oleh jalur pesawat yang dibayar seluruhnya oleh pihak
bersangkutan. Sebagai contoh orang dari perusahaan atau room, meal & loundry
luar Jakarta yang akan terbang ke (kamar, makan dan binatu) dibayar oleh
Hongkong dengan menggunakan perusahaan, tetapi diluar itu dibayar
pesawat Cathay Pasific. Padahal sendiri oleh tamu yang bersangkutan.
pesawatnya tidak singgah di kota 5) Voucher Complimentary
tersebut, tetapi memiliki kantor cabang di Pembayaran complimentary adalah sistim
sana. Maka yang bersangkutan harus pembayaran gratis/ bebas dengan
menuju ke Jakarta lebih dahulu. Karena
berbagai alasan si calon penumpang
katakanlah harus menginap semalam di
Jakarta. Nah, maka Voucher diberikan
kepadanya untuk bisa menginap pada
hotel tertentu. Airline Voucher biasanya
hanya berlaku untuk room only/ hanya
untuk kamar saja.

57

menggunakan voucher complimentary, menyimpan nilai uang elektronik dapat
yaitu voucher yang dikeluarkan sebuah berupa chip atau server.
perusahaan/ instansi/ travel diberikan
kepada seseorang sebagai suatu hadiah. c. Manfaat Uang Elektronik
Hal ini, dapat diberlakukan karena
berbagai sebab, misalnya untuk tujuan Penggunaan Uang Elektronik sebagai alat
promosi bisnis. Jenis-jenis komplimen ini pembayaran dapat memberikan manfaat
bermacam–macam misalnya karena kata sebagai berikut:
belece dari General Manajer(seseorang
GM berhak memberikan room 1) M e m b e r i k a n k e m u d a h a n d a n
complimentary). Hal itu, bisa juga terjadi kecepatan dalam melakukan transaksi
karena satu paket dengan penyewaan transaksi pembayaran tanpa perlu
lain di hotel tersebut, misalnya wedding membawa uang tunai.
banquette, atau karena memang lucky
draw pada saat new years even dan 2) Tidak lagi menerima uang kembalian
sebagainya.Perusahaan akan dalam bentuk barang (seperti permen)
menanggung pembayaran hanya akibat padagang tidak mempunyai
sejumlah transaksi sesuai deskripsi yang uang kembalian bernilai kecil(receh).
tercantum pada voucher tersebut.
3) Sangat applicable untuk transaksi
Gambar 4.8 Contoh Voucher Complimentary massal yang nilainya kecil namun
Sumber : : http://sixthseal.com/2012/09/party-21 frekuensinya tinggi, seperti:
transportasi, parkir, tol, fast food, dll.
6) Electronic Money (e-money)
Secara sederhana, uang elektronik d. Risiko Uang Elektronik
didefinisikan sebagai alat pembayaran
dalam bentuk elektronik dimana nilai Walapun di satu sisi terdapat beberapa
uangnya disimpan dalam media manfaat dari Uang Elektronik, tetapi di
elektronik tertentu. Penggunanya harus sisi lain terdapat risiko yang perlu
menyetorkan uangnya terlebih dahulu disikapi dengan kehati-hatian dari para
kepada penerbit dan disimpan dalam penggunanya, seperti:
media elektronik sebelum
menggunakannya untuk keperluan 1) Risiko uang elektronik hilang dan
bertransaksi. dapat digunakan oleh pihak lain,
Ketika digunakan, nilai uang elektronik karena pada prinsipnya uang
yang tersimpan dalam media elektronik elektronik sama seperti uang tunai
akan berkurang sebesar nilai transaksi yang apabila hilang tidak dapat diklaim
dan setelahnya dapat mengisi kembali kepada penerbit.
(top-up). Media elektronik untuk
2) Risiko karena masih kurang pahamnya
pengguna dalam menggunakan uang
elektronik, seperti pengguna tidak
menyadari uang elektronik yang
digunakan ditempelkan 2(dua) kali
pada reader untuk suatu transaksi yang
sama sehingga nilai uang elektronik
berkurang lebih besar dari nilai
transaksi.

e. Jenis Uang Elektronik dan Batas Nilai
Uang Elektronik

Jenis uang elektronik berdasarkan
tercatat atau tidaknya data identitas
pemegang pada penerbit Uang Elektronik

58

dibagi menjadi : pembayaran dari transaksi

1) Uang Elektronik registered, merupakan penggunaan Uang Elektronik.

Uang Elektronik yang data identitas 6) Penyelenggara kliring adalah bank

pemegangnya tercatat/terdaftar pada atau lembaga selain bank yang

penerbit Uang Elektronik. Dalam melakukan perhitungan hak dan

kaitan ini, penerbit harus menerapkan kewajiban keuangan masing-masing

prinsip mengenal nasabah dalam penerbit dan/atau acquirer dalam

menerbitkan Uang Elektronik rangka transaksi Uang Elektronik.

Registered. Batas maksimum nilai Uang 7) Penyelenggara penyelesaian akhir
Elektronik yang tersimpan pada media adalah bank atau lembaga selain bank
chip atau server untuk jenis registered yang melakukan dan
adalah Rp5.000.000,00(lima juta bertanggungjawab terhadap
Rupiah). penyelesaian akhir atas hak dan

2) U a n g E l e k t r o n i k u n r e g i s t e r e d , kewajiban keuangan masing-masing

merupakan Uang Elektronik yang data penerbit dan/atau acquirer dalam

identitas pemegangnya tidak rangka transaksi Uang Elektronik

tercatat/terdaftar pada penerbit Uang berdasarkan hasil perhitungan dari

Elektronik. Batas maksimum nilai Uang penyelenggara kliring.

Elektronik yang tersimpan pada media

chip atau server untuk jenis D. PEMBUATAN BUKTI PEMBAYARAN
unregistered adalah Rp1.000.000,00
Setiap petugas menerima pembayaran
(satu juta Rupiah).
maka akan membuatkan tanda terima
f. Pihak-Pihak dalam Penyelenggaraan pembayaran. Tanda terima pembayaran
Uang Elektronik adalah tanda bukti yang diterima setelah

1) Pemegang kartu adalah pengguna seseorang melakukan proses

yang sah dari Uang Elektronik. pembayaran suatu transaksi. Bukti

2) Prinsipal adalah bank atau lembaga tersebut kemudian diarsipkan menjadi

selain bank yang bertanggung jawab sebuah dokumen yang kemudian

atas pengelolaan sistem dan/atau menjadi alat untuk merekam seluruh

jaringan antar anggotanya, baik yang transaksi yang terjadi pada perusahaan

berperan sebagai penerbit dan/atau tersebut.

acquirer, dalam transaksi Uang Beberapa bukti pembayaran yang
Elektronik yang kerjasama dengan biasanya digunakan oleh perusahaan
anggotanya didasarkan atas suatu antara lain adalah kuitansi, cek, faktur,
perjanjian tertulis. nota kontan, nota debet, nota kredit, bukti

3) Penerbit adalah bank atau lembaga setoran pada bank, bilyet giro, rekening

selain bank yang menerbitkan Uang koran, bukti kas masuk , bukti kas keluar

Elektronik. serta bukti memo.

4) Acquirer adalah bank atau lembaga 1. Kuitansi
selain bank yang melakukan kerjasama
dengan pedagang (merchant), yang Kuitansi merupakan merupakan sebuah
dapat memproses Uang Elektronik bukti dari transaksi pada saat penerimaan
yang diterbitkan oleh pihak lain. sejumlah uang. Kuitansi ini dibuat dan
ditanda tangani oleh pihak penerima
5) Pedagang (merchant) adalah penjual uang kemudian diserahkan kepada yang
barang dan/atau jasa yang menerima melakukan pembayaran. Umumnya

59

kuitansi terdiri dari dua bagian, dimana sebagian bukti arsip pihak yang
bagian pertama akan diberikan kepada mengeluarkan dan menandatangani
pihak yang membayar sebagai bukti cek tersebut.
pencatatan pengeluaran uang, sedang
bagian yang kedua dapat dijadikan 2. Sedangkan pada bagian sebelah kanan
sebagai bukti pencatatan penerimaan terdapat nama dari pihak yang
uang. menerima cek tersebut.

Berikut ini adalah bagian dari ciri-ciri 3. Faktur atau Invoice
yang terdapat pada kuitansi: tanggal
transaksi, nama pihak pemberi uang,
jumlah/ nominal uang, keterangan atau
maksud dan tujuan dari transaksi
pemberian uang tersebut, tanda tangan
yang disertai materai bila dibutuhkan.

Gambar 4.10 Kuitansi (2) Gambar 4 .12 Faktur
Sumber : http://www.krishand.com/software-kwitansi-pembayaran Sumber : https://7infomedia.blogspot.com

2. Cek Invoice atau Faktur adalah surat bukti
terjadinya transaksi pembelian atau
Gambar 4.11 Cek penjualan secara kredit. Faktur
Sumber : https://www.finansialku.com dikeluarkan oleh penjual kepada
pembeli. Salah satu fungsi dari faktur
Cek adalah sebuah surat perintah adalah sebagai bahan pertimbangan
pembayaran yang dibuat oleh pihak yang pembeli dalam meneliti kembali akan
mempunyai rekening di suatu bank, barang-barang yang telah dibelinya.
dengan tujuan agar pihak bank
membayarkan sejumlah uang kepada Bukti faktur ini juga diperlukan apabila
orang yang membawa surat atau yang nantinya akan terjadi retur pembelian
namanya tertulis didalam cek tersebut. atau retur penjualan. Faktur dibedakan
Ciri-ciri cek, dalam lembaran cek terdapat kedalam dua jenis, yakni faktur
dua bagian atau 2 ciri khusu. Berikut ini pembelian dan faktur penjulan. Untuk
adalah ciri khusus dari cek tersebut: pihak pembeli, faktur yang diterima
1. Pada bagian kiri buku cek merupakan merupakan faktur pembelian, begitu pula
bagi penjual, faktur yang ada
ditangannya adalah faktur penjualan
barang dagangannya.

Isi di dalam faktur terdapat informasi
mengenai hal-hal sebagai berikut: Nama
barang dan alamat penjual, Nomor faktur,
Nama dan alamat pembeli, Tanggal
pembayaran, Syarat pembayaran,
Keterangan mengenai barang yang
meliputi harga satuan barang, jenis
barang, barang kuantitas, dan jumlah
harga.

60

4. Nota Kontan Nota kredit adalah bukti transaksi
penerimaan kembali barang yang sudah
Gambar 4.13 Nota Kontan dijual(retur penjualan). Nota kredit
Sumber : http://dodirullyandapgsd.blogspot.com dibuat oleh penjual ketika barang yang
dijual dikembalikan oleh pembeli.
Nota Kontan adalah sebuah bukti 7. Bukti Setoran pada Bank
transaksi pembelian/ penjualan secara Bukti Setoran Bank adalah sebuah catatan
tunai. Lembaran pertama atau asli untuk transkip atau slip setoran yang di
pembeli sedangkan lembaran kedua atau sediakan oleh pihak bank untuk
copy-anya akan disimpan oleh penjual digunakan nasabah pada saat melakukan
sebagai bukti transaksi atas penjualan setoran maupun transaksi lainya. Bukti ini
barang secara tunai. dapat digunakan sebagai rekonsialiasi
Dalam nota kontan memuat sebuah bank apabila terjadi kesalahan
informasi mengenai hal-hal sebagai pencatatan yang dilakukan oleh pihak
berikut: nama perusahaan/ nama toko bank.
yang mengeluarkan nota, nomor nota, 8. Bilyet giro
tanggal transaksi, jenis barang, jumlah
barang yang diambil/dibeli, harga satuan Gambar 4.17 Bilyet Giro
barang, jumlah harga. Sumber : https://www.google.co.id
5. Nota Debet
Biliyet giro adalah sebuah surat perintah
Gambar 4.14 Nota Debit untuk memindah bukukan sejumlah uang
Sumber : http://dodirullyandapgsd.blogspot.com dari reknening nasabah suatu bank ke
rekening penerima yang namanya tertera
Nota debit adalah bukti transaksi pada biliyet giro, baik pada bank yang
pengembalian barang yang sudah sama maupun pada bank yang berbeda.
dibeli(retur pembelian). Nota debit Perlu kita ketahui bahwa peneriman
dibuat oleh pihak pembelian. biliyet giro tidak dapat langsung
6. Nota Kredit menukarkan biliyet gironya dengan uang
tunai, akan tetapi dapat menyetorkan
Gambar 4.15 Nota Kredit biliyet giro tersebut kepada pihak bank
Sumber : http://dodirullyandapgsd.blogspot.com untuk menambahkan pada simpanan
direkeningnya.
9. Rekening Koran
Dalam dunia perbankan, rekening

koran(dari bahasa Belanda rekening-
courant) adalah ringkasan transaksi
keuangan yang telah terjadi pada
periode tertentu pada rekening bank

yang dimiliki oleh individu atau

perusahaan di lembaga keuangan.

61

Pengertian Bukti kas masuk merupakan
bukti transaksi atas peristiwa
penerimaan uang(kas) yang telah
dilengkapi dengan buktinya. Bukti kas
masuk ini nantinya akan digunakan dalam
proses penyusunan jurnal kas masuk/
jurnal penerimaan kas.

11. Bukti Kas Keluar

Gambar 4.18 Rekening Koran Gambar 4.20 Bukti Kas Leluar (BKK)
Sumber : https://id.wikipedia.org Sumber : https://pesakblog.wordpress.com/2016

Rekening koran umumnya dicetak secara Pengertian Bukti kas keluar merupakan
berkala dan dikirim langsung ke bukti dari kejadian transaksi pengeluaran
pemegang rekening, atau hanya dicetak kas ataupun pembayaran. Bukti
atas permintaan pemegang rekening. pengeluaran kas ini biasanya akan
Dalam beberapa tahun terakhir, terjadi digunakan untuk dokumen ketika
pergeseran dalam pencetakan laporan menyusun jurnal pengeluaran kas.
elektronik tanpa kertas. Beberapa 12. Bukti Memo
lembaga keuangan menawarkan
nasabahnya untuk melihat atau Gambar 4.21 Bukti Memo
Sumber :rhttp://rekhna.blogspot.com/2016/
mengunggah langsung rekening koran
miliknya melalui situs web bank atau Pengertian Bukti memo adalah bukti
transaksi yang dibuat oleh pimpinan
melalui aplikasi telepon pintar. Beberapa perusahaan atau orang yang diberikan
wewenang untuk suatu kejadian-
ATM juga menawarkan kemungkinan kejadian yang berlangsung didalam
internal perusahaan bersangkutan.
untuk mencetak riwayat transaksi atau Contoh memo seperti untuk mencatat
mutasi rekening secara langsung. gaji pegawai yang masih harus dibayar
pada akhir periode.
Rekening koran memuat semua aktivitas

rekening seperti tabungan, transfer

uang, debit atau kredit, yang diperlukan
oleh bank atau kreditur sebagai bukti
untuk menunjukkan bahwa pemegang
rekening benar memiliki penghasilan

atau mempunyai arus kas.

10. Bukti Kas Masuk

Gambar 4.19 Bukti Kas Masuk (BKM)
Sumber : https://pesakblog.wordpress.com/2016

62

Tahukah anda apakah 10 mata uang dengan Buatlah kelompok 3 – 5 orang, kerjakan tugas

nilai tukar tertinggi? dibawah ini secara kelompok!

1. Dinar Kuwait , Nilai Tukar dengan Dolar AS : 1. Pilihlah 1 mata uang rupiah dan 1 mata uang

USD. 3,31 rupiah lakukan identifikasi mata uang

2. Dinar Bahrain, Nilai Tukar dengan Dolar AS : tersebut kemudian laporkan hasil
USD. 2,65 identifikasi dengan mengisi data pada tabel
berikut:
3. Rial Oman Nilai Tukar dengan Dolar AS :
USD. 2,60 No Deskripsi Hasil Identifikasi
Tahun pembuatan …………………………………….
4. Dinar Yordania, Nilai Tukar dengan Dolar
AS : USD. 1,41 1 …………………………………….
Warna

2

5. Poundsterling, Nilai Tukar dengan Dolar AS Ukuran …………………………………….
3

: USD. 1,31 Gambar tampak depan …………………………………….
4
6. Pound Gibraltar, Nilai Tukar Dengan Dolar
As : Usd. 1,32 5 Gambar tampak belakang …………………………………….

7. Dollar Cayman Islands, Nilai Tukar Dengan 2. Carilah masing-masing 2 contoh travel
Dolar As : Usd. 1,20 voucher dan 2 contoh guarantee letter!

8. Euro Eropa, Nilai Tukar Dengan Dolar As : Cermati dan identifikasi informasi apa saja
Usd. 1,17
yang ada di dalam travel voucher dan

9. Franc Swiss, Nilai Tukar Dengan Dolar As : g uara nt ee l e t t e r ! k em u d i a n b u a t l a h

Usd. 1,01 kesimpulan apa persamaan dan perbedaan

10. Dollar Amerika Serikat, Nilai Tukar dengan keduanya! Buatlah laporan hasil
Rupiah : Rp. 14.390,60 pengamatanmu dalam power point dan
presentasikan di depan kelas!

Anda dapat mengakses informasi tentang uang Anda berperan sebagai petugas kasir sebuah
kertas dan uang logam mata uang rupiah di: restaurant, Anda menerima pembayaran atas
nama tamu Mr. Roberth Brandon yang membeli
https://www.peruri.co.id/ produk berupa:

a. 2 Orrange Juice @ Rp.15.000

b. 2 beaf steak @ Rp 75.000

c. 2 strawberry pudding @ 25.500

Mr. Roberth Brandon membayar dengan uang
rupiah sebesar Rp. 300.000

Peragakan bagaimana anda menerima uang
pembayaran dan bagaimana anda membuat
bukti penerimaan uang.

63

D a l a m k e g i a t a n p e n e r i m a a n d a n 2. Anda menerima pembayaran penjualan

pengeluaran uang maka seorang petugas produk dari client berupa:

administrasi harus mampu mengidentifikasi a. Uang Rp 200.000
dan memproses penerimaan dan pengeluaran b. Credit card
uang sesuai prosedur. Jenis uang dapat
diklasifikasikan menjadi : (1) berdasarkan Bagaimana prosedur anda menerima
lembaga yang menertbitkan yaitu uang kartal pembayaran tersebut?

(common money) dan uang giral/ deposit 3. Metode pembayaran diklasifikasikan

money, (2) berdasarkan nilai yaitu bernilai menjadi 3 kategori yaitu: personal account,

penuh dan ber nilai tidak penuh, (3) company account dan travel account.

berdasarkan kawasan penggunaan uang yaitu Jelaskan ketiga apa yang dimaksud ketiga

uang lokal , uang regional dan uang metode tersebut!

internasional. 4. Seorang petugas penerima pembayaran

U n t uk m en g hi n d a r i k es al a h a n dan harus menguasai penggunaan EDC. Apa

kerugian pada saat menerima pembayaran yang dimaksud dengan Electronic Data

maka petugas harus terlebh dahulu memiliki Capture(EDC)?

kemampuan untuk mendeteksi keaslian uang 5. Anda diminta oleh atasan untuk membeli 5
dan menguasai prosedur menerima uang. materai dan mengcopy laporan rangkap 3.
Mendeteksi keaslian uang dapat dilakukan Sebagai seorang petugas administrasi
dengan cara manual dan menggunakan alat bagaimana prosedur anda memproses
bantu (money detektor). Cara manual dilakukan pengeluaran uang untuk tugas tersebut!
dengan 3 D yaitu dilihat, diraba, diterawang.

Metode pembayaran dalam dunia

pariwisata dapat diklasifikasikan menjadi 3

kategori yaitu: personal account, company

account dan travel account. Untuk jenis Bacalah kembali tujuan pembelajaran
pembayaran dapat digolongkan menjadi 2
bagian besar yaitu tunai (cash) dan non tunai mengenai Penerimaan, Pengeluaran Uang dan
(non cash) meliputi: credit card, voucer, traveler Bukti Pembayaran yang tercantum di awal B !

cheque dan guarantee letter. Manakah diantara tujuan-tujuan tersebut

Setiap petugas yang menerima yang menurut anda belum tercapai? Ulangi
pembayaran akan membuatkan tanda terima mempelajari, diskusikan dengan teman dan

pembayaran berupa nota, kuitansi atau yang guru pembimbing jika anda mengalami
lainnya kemudian akan dicatat kedalam buku kesulitan mencapai tujuan pembelajaran
penerimaan. Pembuatan bukti pembayaran tersebut.

harus tepat jumlahnya, rapi dan terbaca Penguasaan materi tentang Penerimaan,

dengan jelas. Pengeluaran Uang dan Bukti Pembayaran ini

sangat berhubungan dengan materi

selanjutnya yaitu Laporan Kas Kecil sehingga

sebelum melanjutkan ke materi bab

selanjutnya anda diharapkan dapat memahami

semua materi yang ada dalam Bab ini.

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan

singkat, jelas dan benar!

1. Jelaskan perbedaan uang kartal dan uang
giral!

64

PENILAIAN AKHIR SEMESTERGANJIL receipt atau posting ke guest bill

A. Pilihan Ganda konfirmasi nomor fax yang dituju, cek

Jawablah pertanyaan berikut ini dengan dokumen yang akan di fax dan
memilih salah satu option jawaban A,B,C,D, informasikan jumlah biayanya, kirim fax,
atau E! kembalikan document asli ke tamu

1. Travel Jaya Abadi membuatkan rencana E. Konfirmasi nomor fax yang dituju, cek
perkiraan biaya kepada perusahaan PT dokumen yang akan di fax dan
Makmur terkait kegiatan tour karyawan pada informasikan jumlah biayanya,
bulan Desember tahun ini. Perkiraan biaya konfirmasi masalah pembayaran, kirim
yang dibuat oleh Travel Jaya Abadi untuk PT fax, kembalikan dokumen asli ke tamu,
Makmur disebut dengan…. proses pembayaran dengan membuat
cash receipt atau posting ke guest bill
A. Invoice
3. Salah satu tujuan mengapa dokumen atau
B. Itenarry
berkas perlu discan yang tidak ditemui jika

C. Expected Arriva List menggunakan peralatan kantor lain adalah
D. Banquet Event Order ….

E. Travel Voucher A. memiliki back up data dalam bentuk soft
file
2. Mrs. Anne yang tinggal di ruang 4415
hendak mengirimkan dokumen bisnisnya B. memperoleh dokumen sesuai aslinya.

dengan fax, anda diminta membantu C. agar dosumen tidak mudah rusak

mengirimkannya. Langkah kerja yang anda D. cepat sampai tujuan
lakukan sesuai SOP adalah ….
E. biaya murah

A. K o n f i r m a s i m a s a l a h pembayar an, 4. Anda seorang petugas administrasi sebuah
konfirmasi nomor fax yang dituju, cek perusahaan, diminta supervisor untuk
dokumen yang akan di fax dan menggandakan laporan kerja. Pada saat
informasikan jumlah biayanya, kirim fax, akan menggunakan mesin foto copy
kembalikan document asli ke tamu, ternyata anda mengalami kendala karena
proses pembayaran dengan membuat mesin foto copy tidak dapat berjalan sesuai
cash receipt atau posting ke guest bill fungsinya. Langkah yang harus anda lakukan

B. Cek dokumen yang akan di fax dan andalah ….
informasikan jumlah biayanya,
konfirmasi nomor fax yang dituju, A. menghubungi bagian engineering

konfirmasi masalah pembayaran, kirim B. menghubungi bagian room service

fax, kembalikan dokumen asli ke tamu, C. menghubungi bagian security

proses pembayaran dengan membuat D. memperbaiki sendiri mesin
cash receipt atau posting ke guest bill
E. menyalin ke luar kantor
C. Konfirmasi nomor fax yang dituju, kirim
fax, cek dokumen yang akan di fax dan 5. Dengan adanya surat tugas atau surat
informasikan jumlah biayanya, keputusan maka seseorang akan memiliki
konfirmasi masalah pembayaran, dasar untuk melaksanakan suatu kegiatan.
kembalikan dokumen asli ke tamu, proses Dalam hal ini maka surat berfungsi sebagai
pembayaran dengan membuat cash ....

receipt atau posting ke guest bill A. pedoman

D. Konfirmasi masalah pembayaran, proses B. media promosi

pembayaran dengan membuat cash C. alat bukti tertulis

65

D. sarana komunikasi D. alinea penutup

E. duta organisasi/individu E. salam penutup

6. Kartu pos, warkat pos, surat bersampul, 11. “Atas bantuan Saudara ….”. Kalimat

memorandum, telegram, hal tersebut tersebut merupakan kalimat pada ….

merupakan contoh jenis surat yang A. salam pembuka

tergolong dalam jenis surat .... B. alinea pembuka

A. berdasarkan sifatnya C. alinea isi

B. berdasarkan wujudnya D. alinea penutup

C. berdasarkan tujuannya E. salam penutup

D. berdasarkan jumlah penerima 12. Bentuk surat dimana pada pengetikan isi

E. berdasarkan kerahasiaan isinya surat pada baris pertama setiap alinea

7. Perlengkapan surat berupa kertas surat yang diketik dari sebelah kiri, kemudian baris

digunakan untuk menggandakan tulisan berikutnya diketik masuk lima spasi
adalah ….
sampai pada pergantian alinea. Bentuk
A. kertas tulis bergaris surat seperti ini disebut ….

B. bond paper A. block style

C. doorslag B. semi block style

D. stensil C. hanging paragraph style

E. airmail D. indented style

8. S e h e l a i k e r t a s y a n g t e l a h d i c e t a k E. official style

sedemikian rupa sehingga apabila dilipat 13. Penulisan bagian-bagian surat semuanya

akan membentuk sampul surat disebut …. dimulai dari kiri, merupakan bentuk surat

A. kartu pos yang disebut dengan bentuk …

B. nota A. block style

C. memo B. full block style

D. warkat pos C. semi block style

E. wesel D. indented style

9. Penulisan tanggal surat yang benar jika E. official style

menggunakan kertas berkop surat adalah …. 14. Mengetahui jumlah surat yang sudah

A. Yogyakarta, 25 September 2017 dikeluarkan oleh suatu organisasi adalah
salah satu fungsi dari bagian surat yaitu ….
B. 25 September 2017 A. nomor surat
B. tanggal surat
C. 25-09-2017 C. hal/perihal
D. lampiran
D. 25 Sept 17 E. tembusan

E. 25/09/2017
10. “Dengan ini kami sampaikan bahwa …”.

Kalimat tersebut merupakan kalimat pada ….

A. salam pembuka 15. Memberikan petunjuk kepada pembaca
B. alinea pembuka
C. alinea isi mengenai isi pokok surat, hal ini

merupakan fungsi dari bagian surat yaitu
….

66

A. nomor surat A. Rizal, Syarif, Hussein, Drs

B. tanggal surat B. Rizal, Hussein, Syarif, Drs

C. hal/perihal C. Hussein, Syarif, Rizal, Drs

D. lampiran D. Hussein, Rizal, Syarif, Drs

E. tembusan E. Drs, Rizal, Syarif, Hussein, Drs

16. Arsip yang tidak dipergunakan secara 20. Jika nama menggunakan gelar maka kita

langsung untuk perencanaan perlu memperhatikan cara

penyelenggaraan kehidupan berbangsa mengindeksnya.Yang termasuk gelar

pada umumnya, maupun untuk akademis adalah ….

penyelenggaraan administrasi Negara, A. KGPH, BRA, Ray, RA

hal tersebut merupakan pengertian dari B. Ir, M.M, M.Ed, Drs, Dr

arsip .... C. Haji, Hajjah, KH, Pastur, Bhiksu

A. biasa D. Gubernur, Presiden, Kepala Bagian

B. statis E. Jenderal, Kopral, Sersan, Laksamana

C. dinamis 21. Perhatikan gambar berikut

D. personal

E. inventory

17. Suatu sistem penyimpanan surat-surat

atau records berdasarkan “tanggal” atau

“bulan”, dimana tanggal yang akan

dijadikan kode surat adalah “tanggal Sampul surat seperti gambar tersebut

pembuatan surat” atau “tanggal disebut dengan sampul ….

penerimaan surat” tersebut. Hal tersebut A. bifold

merupakan sistem sistem penataan arsip B. air mail
yaitu ....

A. Geographical System C. official

B. Alphabetical System D. open end

C. Subjectical System E. commercial

D. Numerical System 22. Jenis lipatan surat seperti gambar di
bawah ini disebut dengan lipatan surat ….
E. Cronologi System

18. Alat yang digunakan untuk menyimpan
kartu indeks dengan menggunakan laci-
laci yang dapat ditarik keluar memanjang,
alat ini disebut dengan ....

A. filing cabinet

B. almari arsip

C. rak arsip A. lipatan perancis
B. lipatan baron
D. rotary C. lipatan akordion
D. lipatan baku
E. cardex E. ganda sejajar
19. Apabila nama “Drs. Rizal Syarif Hussein”

diindeks maka menjadi ….

67

23. Perhatikan gambar di bawah ini. Bentuk C. kartu pos
surat dibawah ini merupakan bentuk D. memorandum
surat E. surat bersampul

26. Uang yang diterima oleh masyarakat
sebagai alat pembayaran yang sah
(dilindungi UU) yang dikeluarkan oleh
Bank Indonesia dan dicetak oleh Perum
Peruri. Hal tersebut merupakan definisi
dari ....

A. uang kartal

B. uang kertas

C. uang logam

D. deposit money

E. common money

27. Uang emas (logam mulia) merupakan
salah satu contoh jenis uang yang dilihat
dari nilainya dikategorikan kedalam ....

A. lurus penuh (Full block style) A. uang lokal

B. lurus (Block style) B. uang regional

C. setengah lurus (Semy block style C. full bodied money

D. lekuk (Indented style), D. uang internasional

E. linea menggantung (Hanging Style) E. representatif full bodied money

24. Bagian surat yang menunjukkan pihak 28. Pembayaran atas pembelian dapat

atau orang lain yang juga berhak dilakukan dengan uang tunai atau cek.

mendapatkan atau ada kaitannya dengan Cek adalah ….

surat tersebut. Penulisannya diletakkan A. bukti transaksi adanya penerimaan

di kiri bawah. Bagian surat tersebut uang karena adanya pembayaran
adalah …. B. surat perintah agar bank membayar

A. lampiran sejumlah uang kepada pihak yang

B. tanda tangan namanya tertera dalam cek

C. nama penanda tangan C. bukti transaksi terjadinya penjualan

D. tembusan/carbon copy (c.c) tunai

E. inisial nama pengonsep dan pengetik D. bukti transaski terjadinya pembelian
surat secara tunai

25. Surat yang digunakan untuk keperluan E. bukti transaksi terjadinya penjualan
internal suatu organisasi yang bertujuan secara kredit

untuk memberi/ meminta informasi antar 29. Alat pembayaran non tunai yang sering

pejabat kantor. Hal tersebut disebut digunakan sebagai alat pembayaran di

dengan …. hotel antara lain ….

A. telegram A. traveler cheque, voucher compliment,
B. warkat pos uang

68

B. kartu kredit, guarantiee letter, travel Setelah mempelajari bab kesatu sampai

voucher keempat ini dan mengerjakan evaluasi

C. cek, t ra v e l e r cheq ue, voucher semester ganjil, cobalah refleksi diri Anda
mengenai materi pada satu semester ini,
compliment
apakah masih ada materi yang belum
D. uang, voucher compliment, traveler dimengerti? Adakah yang masih ingin
cheque ditanyakan pada guru pengampu? Jika iya,

E. cek, uang, voucher compliment diskusikan dengan teman maupun guru Anda.

30. PT Makmur Jaya menjual 10 buah buku Sampaikan juga kekurangan atau kelebihan

dan mengirimnya kepada pembeli ibu kegiatan pembelajaran selama satu semester

Loren di Jakarta. Setelah ibu Loren ini kepada guru pengampu untuk perbaikan

menerima dan mengecek buku tersebut kegiatan pembelajaran ke depan.

diketahui 10 buku sudah sampai di tujuan

tetapi 2 buku diterima dalam kondisi

rusak, maka ibu Loren menginformasikan

dan mengembalikannya kepada PT

Makmur Jaya. Dalam kasus pengembalian

barang ini maka PT Makmur jaya akan

membuat ....

A. nota kontan

B. nota kredit

C. nota debit

D. kuitansi

E. faktur
B. Essay

Jawablah pertanyaan dibawah ini
dengan tepat!

1. Jelaskan 3 contoh dokumen kantor
yang ada di lingkup pariwisata!

2. Buatlah sebuah surat resmi, kemudan
identifikasikan bagian-bagian surat
yang ada pada surat yang anda buat
tersebut!

3. Mengapa documen kantor perlu
diarsip?

4. Jelaskan bagaimana anda mendeteksi
uang yang anda terima tersebut asli?

5. Jelaskan 3 jenis bukti pembayaran!

69

BABv
LAPORANKASKECIL

1. Setelah mempelajari materi tentang laporan kas kecil, peserta didik mampu
menyimpulkan pengertian dan tujuan kas kecil dengan tepat.

2. Setelah mempelajari materi tentang laporan kas kecil, peserta didik mampu
mengidentifikasi dan membuat jenis transasksi kas kecil dengan tepat.

3. Setelah mempelajari materi tentang laporan kas kecil, peserta didik mampu
melakukan kegiatan penerimaan dan penggunaan kas kecil sesuai prosedur.

4. Setelah mempelajari materi tentang laporan kas kecil, peserta didik mampu
menerapkan sistem pembukuan untuk membuat laporan pembukuan dengan
tepat.

5. Setelah mempelajari materi tentang laporan kas kecil, peserta didik mampu
menemukan penyebab adanya selisih dana kas kecil dengan tepat.

6. Setelah mempelajari materi tentang laporan kas kecil, peserta didik mampu
melakukan pemeriksaan fisik kas kecil (cash opname) dengan tepat.

Kas Kecil/ petty cash - Imprest Fund System - Fluctuation Fund -Cash Opname

70

aktivitas kerja sama atau pun penanaman
modal dapat berjalan dengan lebih lancar.

Setelah kita membahas apa itu kas maka

akan dibahas lebih lanjut mengenai apa itu kas

kecil. Kas Kecil atau biasa disebut sebagai petty

cash merupakan sejumlah dana yang

diperuntukkan khusus sebagai pengeluaran

yang jumlah dan sifatnya relatif kecil. Secara

umum Kas Kecil ini nantinya akan digunakan

untuk mendanai pengeluaran pimpinan yang

Gambar 5.1 Pembuatan Laporan Kas Kecil jumlahnya kecil seperti dana menjamu tamu,
Sumber: https://www.kata.co.id dana konsumsi rapat, dan lainnya. Dana kas
kecil biasanya disimpan dalam lemari uang
A. PENGERTIAN KAS KECIL

Istilah kas pada dasarnya berasal dari atau brankas.

Bahasa Inggris yaitu kata cash yang artinya Orang yang ditugaskan untuk mengelola

uang tunai. Lawan kata dari kas atau cash ini kas kecil ini adalah sekretaris atau bagian

adalah kredit yang memiliki arti dibayar administrasi. Sekretaris diharapkan mampu

kemudian baik itu dengan cara dibayar merencanakan penggunaan dana kas kecil ini

sekaligus ataupun dibayar dengan cara dan membuat pembukuan untuk disetor ke

diangsur atau dicicil. Oleh karena itu, jika bagian keuangan. Jadi nantinya pihak

diartikan menurut sumber bahasa atau pun adminsitrasi / kesekretariatan tidak perlu lagi

kata pembentuknya, kas merupakan kekayaan meminta dana ke bagian keuangan jika ingin

milik perusahaan yang berbentuk uang tunai. mengeluarkan dana yang sifatnya tidak terlalu

Kas merupakan aktiva perusahaan yang paling besar dan untuk kepentingan sehari-hari.

lancar, karena kas paling sering digunakan

untuk transaksi-transaksi dalam perusahaan.
Dalam arti lebih luas kas tidak hanya B. TUJUAN KAS KECIL

berbentuk uang kontan tetapi juga termasuk Tujuan dibentuknya kas kecil antara lain:

cek, postal money, cashiers check, traveller 1. Untuk membayar pengeluaran yang

check, simpanan bank, money order. Yang tidak sifatnya mendadak.

temasuk dalam kas perusahaan antara lain: 2. Untuk membayar keperluan jumlah nilai
deposit berjangka, obligasi yang dikeluarkan nominalnya kecil yang tidak efektif jika
oleh perusahaan lain dan saham yang harus menggunakan cek.
dikeluarkan oleh perusahaan lain
3. M em b a nt u s t a f f karyaw an d a l a m
Dalam dunia bisnis, jumlah kas sebuah memberikan pelayanan secara maksimal
perusahaan merupakan salah satu indikator kepada pelanggan juga kepada relasi
kemampuan ataupun kinerja perusahaan bisnis pimpinan.
tersebut. Semakin besar nilai kas yang dimiliki
oleh perusahaan, maka semakin baik pula 4. Membantu memperlancar aktivitas
kinerja perusahaan tersebut(dengan syarat atasan yang menggunakan dana secara
nilai aktiva tetap sebanding dengan nilai aktiva mendadak dan tidak terencana
lancarnya). Ketika perusahaan memiliki jumlah sebelumnya.
kas yang besar, pihak – pihak terkait(kreditor,
pemasok, pemerintah, lembaga keuangan, 5. Mempercepat pembayaran yang butuh
investor, dll) perusahaan cenderung akan lebih dilunasi segera, sehingga tidak butuh
menunggu dalam waktu lama.

mempercayai perusahaan tersebut, sehingga 6. Menghindari kekurangan stok kebutuhan

71

kantor yang bersifat kecil namun penting. Keterangan

Dengan adanya kas kecil, kebutuhan 1. Isi dengan nama bagian atau divisi atau
kantor dapat dibeli dengan cepat
departemen penerima dana kas kecil.
sehingga selalu tersedia.
2. Periode kas kecil merupakan periode
7. Memudahkan pegawai tanpa harus
berikutnya, dalam soal ini berarti periode
membuat mereka menggunakan uang
kas kecil bulan November 2017.
sendiri dulu untuk keperluan kantor.
3. Tuliskan dana awal kas kecil, dalam soal ini

imprest tiap periode adalah

C. JENISBUKTI TRANSAKSI KAS KECIL Rp15.000.000,00.

Mengelola dana kas kecil tidak terlepas 4. Saldo akhir atau sisa kas kecil pada tanggal

dari adanya transaksi keuangan. Dari hasil 31 mei 2017 (saldo diperoleh dari imprest
transaksi akan muncul adanya bukti-bukti sejumlah Rp15.000.000,00. –

transaksi keuangan. Transaksi adalah Rp12.068.000,00. <semua pengeluaran

persetujuan jual beli di dalam perdagangan pada bulan Mei 2017> = Rp2.932.000,00.

antara dua belah pihak. Bukti transaksi <saldo akhir>).

tersebut antara lain kuitansi, cek, faktur, nota 5. Keterangan: Pengisian kembali dana kas
kontan, nota kredit, nota debet, bukti kas
kecil.
masuk, bukti kas keluar, bukti pengajuan kas
kecil. 6. Tuliskan jumlah pengisian kembali yang di
ajukan dalam format huruf.
Bukti-bukti transaksi tesebut diatas sudah
dibahas pada bab sebelumnya yaitu pada bab 7. Tuliskan jumlah pengajuan pengisian
IV, topik pembuatan bukti pembayaran. Pada kembali dana kas kecil dalam format
pembahasan ini akan dibahas yang belum angka.

dibahas yaitu bukti pengajuan kas kecil. 8. Disetujui oleh pimpinan, dalam soal

Formulir pengajuan dana kas kecil adalah praktik kas kecil ini pimpinan dijabat oleh
formulir yang digunakan untuk mengajukan Dr. Tati Sekartaji Langitan, SH, MH.

pengisian dana kas kecil. Formulir dana kas 9. Cantumkan tanggal atau titim angs a
pengajuan dana kas kecil, dalam soal ini
kecil ini hanya digunakan jika kas kecil
tanggal 31 Mei 2017.
menggunakan sistem/ metode pembukuan

sistem imprest yaitu sistem dana tetap. Akan 10. Dibuat oleh pemegang kas kecil, dalam soal

tetapi, jika sistem pembukuan kas kecil ini pemegang kas kecil adalah Veronika

menggunakan fluktuatif(tidak tetap) maka dengan jabatan sekretaris direktur

formulir pengajuan dana kas kecil ini tidak pemasaran.

diperlukan.

D. P R O S E D U R P E N E R I M A A N D A N
PENGGUNAAN KAS KECIL

Selain itu pemegang kas kecil perlu
memiliki ketelitian, kerapihan dan
kejujuran. Prosedur penerimaan dan
penggunaan kas kecil dapat diuraikan
sebagai berikut:

Gambar 5.2 Formulir Pengajuan Dana Kas Kecil
Sumber : http://ganteung.blogspot.com/2017/

72

1. Prosedur Penerimaan 2. Prosedur Penggunaan

Permohonan Pengisian Dana Kecil a. Uang dikeluarkan

b. Catat dalam Buku Kas Keluar(BKK)

Menerima Dana Kas Kecil c. Lampiri Bukti transaksi
d. Catat dalam Buku Kas

Pencatatan di BKM dan Buku Kas e. Buat laporan pembukuan kas kecil
Untuk dapat memperlancar kegiatan

Penyimpanan penerimaan dan pengeluaran kas kecil ini
Uang simpan di Pe y Cash Box maka diperlukan peralatan sebagai
berikut:
BKM simpan di Ordner
1. Formulir : Bukti Kas Masuk (BKM), Bukti
Bagan 5.3 Alur Penerimaan dan Pengeluaran dana Kas Kecil Kas Keluar(BKK), Formulir Pengajuan
Sumber: Doc Penulis

a. Petugas administr asi/ sekretaris/ Dana Kas Kecil

pemegng kas kecil mengajukan 2. Berbagai macam bukti transaksi
permohonan pengisian dana kas kecil 3. Petty cash box/ brankas
kepada bagian keuangan atau 4. Buku Kas
bendahara perusahaan dengan 5. Komputer dan printer
melampirkan laporan pembukuan kas

kecil. 6. ATK: polpen, perforator, stapler, tabs

b. Menerima dana kas kecil berupa uang guide

tunai atau cek. E. SISTEM PEMBUKUAN KAS KECIL

c. Mencatat penerimaan dana kas kecil ke Ada dua macam sistem dalam pengelolaan
dalam: kas kecil:

1) Buku Kas Masuk (BKM) lampiri 1. Imprest Fund Sytem (Sistem Dana
dengan foto copy cek jika dana kas Tetap)
kecil diberikan dalam bentuk cek.
Sistem dana tetap adalah metode
2) Buku Kas. pembukuan dana kas kecil di mana

d. Simpan uang dalam brankas/ petty cash jumlah dana kas kecil selalu sama pada
box setiap pembukuan buku kas baru. Pada
sistem imprest ini, tanggal berapapun
e. Simpan Buku Kas Masuk pada ordner dana habis, pembukuan dana kas kecil

ditutup.

Keuntungan sistem dana tetap antara
lain:

a. Pengeluaran uang dapat diketahui
secara rinci

Gambar 5.4 Petty Cash Box (tempat penyimpanan uang) Dalam metode dana tetap,
Sumber : https://www.blibli.com/cash-box pengeluaran uang kas kecil dapat
diketahui lebih rinci. Hal ini karena
pencatatan dilakukn berdasarkan
pada pos-pos pengeluaran yang ada
di pembukuan. Juga dengan adanya
bukti pengeluaran yang dilampirkan.

73

b. Menghemat waktu dalam pembukuan 13:Jilid laporan Rp.12.000,00
Pencatatan metode tetap hanya
dilakukan saat hendak melakukan 14 :Beli materai Rp. 60.000,00
pengisian kembali. Tidak perlu
dilakukan setiap ada pengeluaran. 17 :Beli snack Rp.32.000,00

18 :Beli bingkisan tamu Rp. 75.000,00

Kelemahan sistem dana tetap antara lain: 19 :Bayar taksi Rp. 54.000,00

a. Uang /saldo yang ada di kas tidak 20 :Foto copy Rp.22.000,00
dapat diketahui setiap waktu.
26 :Foto copy Rp.12.000,00

Karena pencatatan baru dilakukan 27 :Beli pewangi ruanganRp.18.000,00
ketika hendak mengisi kembali kas
kecil, maka saldo kas kecil tidak dapat 28 :Beli karangan bunga Rp. 85.000,00
diketahui setiap waktu. Saldo baru
bisa diketahui ketika pemegang kas 29 :Beli sapu lantai Rp.32.000,00
kecil menghitung manual atau
melakukan perkiraan atas 30 :Ongkos antar barang Rp.50.000,00
pengeluaran yang dilakukan.
31 :Jilid laporan Rp.18.000,00

Total Rp. 733.500,00

b. Adminitrasi kantor atau sekretaris Dari transaksi tersebut saldo kas kecil
tidak dapat mengambil mengisi/ uang periode ini adalah sebagai berikut:
kas setiap waktu.
Rp 1.000.000,00
Karena saldo kas kecil tidak selalu ter- Rp 733.500,00 _
update atau tidak diketahui setiap Rp 266.500,00
saat, pengisian juga tidak dapat
dilakukan setiap waktu. Pengisian Pada pengisian kas kecil untuk periode
dilakukan setelah melakukan berikutnya, diisi dari kas besar sebesar Rp
penghitungan jumlah dana atau 733.500,00 sehingga saldo kas kecil
perkiraan dana yang tersisa. setelah pengisian kembali seperti semula
menjadi Rp 1.000.000,00 sama dengan
Contoh Imprest Fund System: dana awal pada periode lalu.

Pada tanggal 3 Desember 2018 kas kecil Dana awal kas kecil adalah jumlah dana
dari kas besar sebesar Rp kas kecil pada saat pembentukan atau
1.000.000,00(satu juta rupiah) jumlah saldo kas kecil setelah diisi
berdasarkan bukti pengeluaran selama kembali.
bulan Desember 2018. Antara tanggal
3–31 Desember 2018 telah dikeluarkan Pencatatan transaksi tersebut di atas
dana kas kecil untuk transaksi-transaksi dalam sistem metode dana tetap (imprest
berikut ini. fund system) dapat dilihat pada buku kas
kecil beikut:
Tanggal

4 :Bayar surat kabar Rp. 60.000,00

5 :Bayar taksi 6 Rp. 40.000,00

:Beli snack 7 Rp. 25.000,00

:Beli snack 10 Rp. 85.000,00

:Bayar taksi 11 Rp.32.000,00

:Beli ATK Rp.15.000,00

12 :Foto copy Rp. 6.500,00

74

2. Fluctuation Fund System (Sistem Dana Kelemahan sistem dana tidak tetap:
Tidak Tetap)
a. Pengeluaran tidak terkelompokkan.
Fluctuation Found system(sistem dana
tidak tetap) disebut juga sistem tanggal Pencatatan dalam metode fluktuasi
tetap adalah metode pembukuan kas dilakukan tiap ada pengeluaran,
kecil di mana jumlah kas kecil selalu tidak dibagi ke dalam pos-pos
berubah-ubah pada saat pembuatan tertentu. Kita hanya dapat melihat
buku kas baru. Sitem ini selalu dibuka apa saja pengeluaran pada hari itu,
awal bulan dan ditutup pada akhir tapi tidak ada kelompok
bulan. Kebanyakan sistem ini pengeluaran apa saja.
digunakan oleh perusahaan swasta.
b. Tidak dapat diketahui pengeluaran
Keuntungan sistem dana tidak tetap: terbanyak digunakan untuk
keperluan apa.
a. Saldo kas kecil dapat diketahui
setiap hari. Tidak dibuat pos-pos pengeluaran,
perusahaan tidak dapat melihat pos
Pencatatan pengeluaran pada atau bagian apa yang memiliki
metode fluktuasi dilakukan setiap pengeluaran terbanyak.
terjadi pengeluaran tersebut.
Sehingga jumlah saldo kas kecil pun Contoh Fluctuation Fund System:
selalu dapat diketahui, atau selalu
update. Pada tanggal 3 Desember 2018 kas
kecil diisi dari kas besar sebesar Rp
b. Administrasi kantor danpa meminta 1.000.000,00 (satu juta rupiah)
kembali apabila dana yang tersedia berdasarkan bukti pengeluaran selama
kuran. bulan Desember 2018 antara tanggal 3
– 31 Desember 2018 telah dikeluarkan
Jumlah saldo selalu diketahui, dana kas kecil untuk transaksi-
pemegang kas kecil mengetahui transaksi yang sama dengan
dengan pasti berapa dana yang pengeluaran pada contoh system dana
tersisa. Begitu dana sudah jelas tetap (imprest).
terlihat menipis, tanpa perlu
melakukan penghitungan, Dari transaksi tersebut saldo kas kecil
pemegang kas kecil dapat periode bulan Desember 2018 adalah
mengajukan pengisian kembali. sebagai berikut:

75 Rp 1.000.000,00

Rp 733.500,00 _

Rp 266.500,00

Pada system dana tidak tetap
(fluctuation fund system) pengisian
kembali kas kecil sebesar Rp
1.000.000,00 (jumlah selalu sama
setiap periode) sehingga setelah diisi
saldo kas kecil menjadi Rp
1.266.500,00

Pencatatan transaksi dalam sistem
dana tidak tetap dapat dilihat pada
buku kas kecil berikut:

Penyesuaian perbedaan tersebut
(adjustment) dapat dilaksanakan pada saat
kas kecil diisi kembali (reimbursement).
Pemegang kas kecil (petugas administrasi)
dalam hal ini meminta pengisian kembali kas
kecil sebesar jumlah yang telah dikeluarkan
sehingga saldo kas kecil akan sama dengan
saldo kas kecil periode sebelumnya. Tentu
saja bagian keuanganan harus melakukan
pemeriksaan secara seksama terhadap
laporan kas kecil yang dibuat oleh bagian
administrasi, sehingga apabila ada selisih
kas hal itu dapat dipertanggungjawabkan.

Contoh :

F. SELISIH DANA KAS KECIL Pemegang kas kecil PT Jaya Makmur telah
membuat laporan kas kecil bulan November
Selisih dana kas kecil adalah perbedaan atau 2018 dengan sistem dana tetap dimana
terjadinya selisih antara uang kas(secara saldo awal Rp 1.000.000,00. Uang yang telah
fisik) yang ada di cash box dengan catatan di dikeluarkan untuk biaya kebutuhan
pembukuan. Selisih dana kas kecil dapat kepegawaian Rp 900.000,00. Saldo pada
dibedakan atas: akhir kas sebesar Rp 100.000,00. Setelah
diperiksa oleh bagian keuangan ternyata
1. Selisih kas lebih, yaitu jika saldo uang nilai bukti pengeluaran hanya Rp
tunai lebih besar daripada catatan yang 899.000,00. Hal ini karena tidak ada uang
ada di buku. kembalian .

2. Selisih kas kurang, yiatu jika saldo uang Dari contoh tersebut saat pengisian kembali
tunai lebih kecil daripada catatan yang administrasi kantor tetap meminta sebesar
ada di buku kas. Rp. 900.000,00 sesuai jumlah uang yang
telah dikeluarkan. Sedangkan bagian
Perbedaan selisih dana kas kecil ini bisa keuangan akan mencatat pengisian kembali
terjadi dikerenakan beberapa kemungkinan kas kecil dengan ayat jurnal sebagai berikut:
penyebab:
Bukti pengeluaran kas kecil Rp. 899.000,00
1. Tidak tersedianya uang kembalian
Selisih kas kecil Rp. 1.000,00
2. Kekurangan/ kelebihan membayarkan
Kas Rp. 900.000,00
3. Adanya penyelewengan oleh karyawan
Apabila terjadi selisih kas lebih, akan dicatat
Apabila selisish dana akibat tidak adanya bagian keuangan dengan ayat jurnal :
uang kembalian maka hal ini masih bisa
dimaklumi tetapi jika kesalahan tersebut Bukti pengeluaran kas kecil Rp. 899.000,00
akibat adanya kesalahan datau kelalaian
karyawan maka harus dilakukan pengusutan Kas Rp. 1.000,00
dan tindakan perbaikan.
Selisih kas kecil Rp. 1.000,00

Kas Rp 900.000,00

76

G. PEMERIKSAAN FISIK KAS KECIL (CASH Anda dapat mengakses informasi tentang

OPNAME) akutansi di:

Untuk mencegh terjadinya penyelewengan http://www.ksap.org/sap
dana kas kecil oleh karyawan atau
pemegang kas itu sendiri, perlu diadakan
perhitungan pemeriksaan jumlah fisik dana
kas kecil secara berkala. Besarnya saldo
dana kas kecil yang diperiksa harus sama
dengan saldo yang ada di catatan
pembukuan. Kegiatan pemeriksaan untuk
mencocokkan saldo pada catatan
pembukuan dengan saldo fisik dana kas
kecil di brankas ini disebut dengan cash
opname.

Tahukah anda apa yang harus dipertimbangkan

dalam memilih atau menentukan dalam

membeli cash box sebagai tempat menyimpan

uang? 1. Perhatikan dan pelajari dengan seksama

Panduan memilih cash box: situasi berikut kemudian jawab dan kerjakan
tugas sesuai perintah!
1) Jenis kunci (digital, kunci model putar, atau
kombinasi diputar dan digilat) Anda adalah seorang administrasi kantor
atau sekretaris Mr Jhon Scada Manajer PT
2) Ukuran cash box Sindu Aji yang beralamat di Jl Mawar Putih

3) Fitur tambahan (memakai alarm atau non 437 Surabaya. Selama bulan November

alarm) 2018 terjadi transaksi sebagai berikut:

4) Bisa ditanam di dinding atau tidak a. Tanggal 1 November 2018 menerima
dana kas kecil dari bagian keuangan
sebesar Rp 12.500.000,00 dengan
menggunakan cek.

b. Dana Kas kecil digunakan untuk hal-hal
berikut ini:
1) Tanggal 2 November 2018 membeli
ATK di toko Maju Jaya sebesar Rp
425.000,00

2) Tanggal 3 November 2018 membeli
membayar biaya perjalanan dinas Mr
Jhon Scada sebesar Rp 2.250.000,00

3) Tanggal 5 November 2018 membeli
10 lembar materai di Kantor Pos @ Rp
6.000,00

77

4) Tanggal 6 November 2018 membeli 3. Buatlah laporan pembukuan dengan
snack untuk 5 tamu ke Toko Joss menggunakan sistem dana tidak tetap!
Bakry & Snack @ Rp 12.500,00
4. Buatlah berita acara pemeriksaan dana
5) Tanggal 7 November 2018 membayar kas kecil!
ongkos antar barang Rp 50.000,00

6) Tanggal 8 November 2018 membayar
taxi on line sebesar Rp 27.500,00

7) Tanggal 9 November 2018 membeli 5

nasi box untuk kegiatan rapat @ Rp Buatlah kelompok yang beranggotakan 5
17.500.000,00
orang! Kemudian cermati transaksi PT Sindu Aji

8) T a n g g al 1 3 N ov e m ber 2 0 1 8 pada tugas sebelumnya!

membayar biaya iklan di Harian 1. Buatlah bukti transaksi untuk setiap
Surabaya Post Rp 225.000,00
kegiatan transaksi menggunakan kuitansi,

9) T a n g g a l 1 4 N o v e m b e r 2 0 1 8 dan nota kontan!

membayar sewa stand pameran 2. Buatlah Bukti Kas Masuk dan Bukti Kas
kepada PT Gemilang Organizer Keluar!
sebesar Rp 750.000,00
3. Susunlah Bukti-bukti tersebut secara
10) T a n g g a l 1 5 N o v e m b e r 2 0 1 8 berurutan sesuai kronologis tanggal
membayar biaya seminar kepada PT transaksi!
Gemilang Organizer untuk 2 orang @
Rp 200.000,00 4. Buatlah pengajuan dana kas kecil dengan
membuat Formulir Pengajuan Kas Kecil!
11) Tanggal 16 November 2018 membeli
kertas HVS A4 sebanyak 5 rim @ Rp 5. Ketiklah laporan:

45.000,00 a. Sistem Dana Imprest

12) T a n g g a l 2 1 N o v e m ber 2 0 1 8 b. Sistem Dana Fluctuation

membayar ongsos taxi Rp 55.000,00 c. Berita Acara Pemeriksaan

13) Tanggal 23 November 2018 membeli 6. Susun bukti transaksi dan laporan tersebut

snack rapat koordinasi untuk 10 menjadi sebuah Laporan Praktik dengan

orang @ Rp 14.000,00 Judul “ Praktik Mengelola Dana Kas Kecil”!

14) T a n g g a l 2 7 N o v e m b e r 2 0 1 8 7. Lengkapi dengan Cover, Prakata dan Daftar

membayar. ongkos antar barang Rp Isi, kemudian jilid dan serahkan ke guru

50.000,00 pembimbing!

15) Tanggal 30 November 2018 membeli
isi tinta printer Rp 150.000,00

2. Buatlah laporan pembukuan dengan

menggunakan sistem dana tetap dengan

nama akun sebagai berikut! Untuk memperlancar tugas operasional

a. Transportasi perusahaan keberadaan kas kecil sangat besar

b. Konsumsi manfaatnya. Kas kecil merupakan dana yang
c. ATK diperuntukkan khusus sebagai pengeluaran
yang jumlah dan sifatnya relatif kecil dan

d. Lain-lain dikelola oleh bagian adminstrasi/sekretaris.

Hal-hal yang belum ditentukan dapat Kas kecil dibentuk dengan tujuan untuk

anda tentukan sendiri membayar pengeluaran yang sifatnya

78

mendadak, membayar keperluan jumlah nilai pembukuan dan bukti transaksi yang ada.
nominalnya kecil, memberikan pelayanan Kegiatan pemeriksaan tersebut disebut
secara maksimal kepada pelanggan juga dengan cash opname.
kepada relasi bisnis, memperlancar aktivitas
atasan, mempercepat pembayaran yang butuh
dilunasi segera, menghindari kekurangan stok
kebutuhan kantor, agar pegawai tidak
menggunakan uang sendiri dulu untuk
keperluan kantor.

Dalam melakukan kegiatan pembukuan Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan
kas keci, keberadaan bukti transaksi keuangan singkat, jelas, dan benar!
sangat dibutuhkan. Bukti transaksi tersebut
antara lain kuitansi, cek, faktur, nota kontan, 1. K a s k e c i l s a n g a t d i p e r l u k a n u n t u k
nota kredit, nota debet, bukti kas masuk, bukti memperlancar kegiatan di perusahaan.
kas keluar, bukti pengajuan kas kecil. Bukti Sebut dan jelaskan 5 tujuan diperlukannya
transaksi tersebut dilampirkan dalam Buku Kas kas kecil!

Keluar dan dibutuhkan dalam proses cash 2. Untuk dapat melakukan pencatatan kas kecil

opname. dibutuhkan document bukti transaksi. Sebut

Kegiatan penerimaan dan penggunaan dan jelaskan 3 contoh bukti transaksi!

dana kas kecil dapat berjalan lancar jika 3. Metode pembukuan kas kecil meliputi

petugas pemegang kas kecil memahami dan Imprest Fund System dan Fluctuation Fund

menerapkan prosedur dengan d isi pli n. System. Jelaskan apa yang dimaksud dengan

Prosedur dimulai dari pengajuan dana kas metode tersebut!

kecil, penerimaan dana kas kecil, pencatatan, 4. Dalam kegiatan pembukuan kas kecil
penyimpanan dana., pengeluaran dana dan memungkinkan terjadinya selisih dana kas
pembuatan laporan.
kecil. Apa yang menyebabkan sehingga hal

Ada dua macam metode pengelolaan dana tersebut bisa terjadi?

kas kecil yatu imprest fund system (dana tetap) 5. Di akhir periode tugas bagian keuangan
dan fluctuation fund system(dana tidak tetap). akan melakukan kegiatan cash opname
Setiap metode dari sistem pembukuan dengan membuat berita acara. Apa yang
tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan dimaksud dengan cash opname?
masing-masing.

Dalam kegiatan pembukuan

memungkinkan terjadinya selisih atau ketidak

cocokan antara saldo uang kas dengan catatan

pembukuan. Dalam istilah akutansi dikenal

dengan selisih kas lebih dan selisih kas kurang.
Penyebab terjadinya selisih antara lain karena Bac al ah k em b a li tu j u a n pembel aj ar a n
t i d a k t e r s e d i a n y a u a n g k e m b a l i a n , mengenai Laporan Kas Kecil yang tercantum di
kekurangan/ kelebihan membayarkan, adanya awal Bab !

penyelewengan o leh karyawan. U ntu k Manakah diantara tujuan-tujuan tersebut yang
mencegh terjadinya penyelewengan dana kas menurut anda belum tercapai? Ul an gi
kecil oleh karyawan atau pemegang kas itu mempelajari, diskusikan dengan teman dan
sendiri, perlu diadakan perhitungan guru pembimbing jika anda mengalami
pemeriksaan jumlah fisik dana kas kecil secara kesulitan mencapai tujuan pembelajaran
berkala dicocokkan dengan catatan di tersebut.

79

Penguasaan materi Laporan Kas Kecil ini
sangat dibutuhkan dalam kegiatan kerja
sebagai seorang petugas administrasi,
sehingga sebelum melanjutkan ke materi bab
selanjutnya anda diharapkan dapat memahami
semua materi yang ada dalam BAB ini.

80

BABvi

MENCARIDAN
MDOEKMUBMUEANTDALAMKOMPUTER

1. Setelah mempelajari materi tentang mencari data di komputer peserta didik
diharapkan mampu menentukan software aplikasi yang tepat untuk
pembuatan dokumen, membuka file dalam sistem komputer, memanggil
kembali file, merubah data dalam komputer serta menutup, dan
mengeluarkan file dalam komputer secara benar.

2. Setelah mempelajari materi tentang membuat dokumen di dalam komputer
peserta didik diharapkan mampu membuat file, membuat dokumen dari teks
lisan maupun tertulis, mencetak dan mengirim dokumen serta menyimpan,
mengeluarkan file serta mematikan komputer dengan benar.

Aplikasi sofware - Soft ware - File – Worksheet - Icon
81

A. MACAM-MACAM APLIKASI PENGOLAH KATA

Sofware pengolah kata adalah software
yang digunakan untuk mengetik suatu laporan,
dokumen atau mungkin cerita. Ada banyak
macam software pengolah kata yang sering
digunakan orang untuk menunjang pekerjaan
kantor antara lain :

1. Microsoft Word (MS. Word)

Gambar 6.1 Komputer Ms. Word merupakan program untuk
Sumber : https://videojuegos.fandom.com/es/wiki/PC?file=PC_2018.jpg mengolah kata. Program ini bisa digunakan
untuk menulis dokumen misalnya karya
Seiring berkembangnya jaman semakin tulis, skripsi, novel,dan sebagainya. Selain
modern teknologi komunikasi informasi menulis dokumen, MS Word juga dapat
semakin dibutuhkan, salah satunya adalah digunakan untuk bekerja dengan tabel,
teknologi komputer. Saat ini banyak sekali menulis teks dengan kreasi, menyisipkan
penduduk di dunia sudah menggunakan gambar dan lain- lain. Secara default
komputer dalam kehidupan sehari–hari tampilan area kerja program MS. Word 2007
mereka. Salah satu perkembangan komputer terdiri atas Title Bar, Office Button, Quick
yang terlihat jelas dan sudah banyak orang Access Toolbar, Menu Bar, Ribbon, Ruler,
yang mengetahuinya adalah kehadiran Status Bar, dan View Toolbar, tampilan dapat
teknologi jaringan komputer. dilihat dibawah ini:

Semakin dikenalnya jaringan komputer ini
semakin membuat jaringan komputer
berkembang pesat. Tak hanya untuk
menghubungkan dengan internet, bahkan
dengan adanya jaringan komputer mampu
menghubungkan antar komputer satu dengan
komputer yang lain. Manfaat dari adanya
jaringan komputer adalah :

1. Membantu mempermudah dalam sharing Gambar 6.2 Aplikasi pengolah kata Microsoft word
files

2. Proteksi keamanan terhadap data Microsoft Word merupakan teks editor yang
dikembangkan oleh Microsoft. Microsoft
3. Komunikasi antar divisi Word termasuk bagian dari Microsoft Office
di mana versi yang terbaru sampai saat ini
4. Membantu penyebaran informasi adalah Microsoft Office 2016 yang sudah
dirilis dengan versi free preview. Untuk saat
5. Mempermudah pekerjaan ini sebagian besar pengguna komputer
menggunakan Microsoft Office dalam
Pada BAB Mencari dan Membuat Dokumen menunjang pekerjaan sehari-hari untuk
di komputer ini ada beberapa topik yang akan mengolah kata dan angka(spreedsheet). Hal
khusus kita bahas dalam rangka tersebut dipengaruhi oleh faktor fasilitas
mempermudah pekerjaan antara lain yang disediakan, kemudahan dalam
bagaimana menerapkan aplikasi pengolah
kata, mencari dokumen dalam komputer dan
membuat dokumen dalam komputer.

82

mengunakannya dan tampilan yang menarik
tentunya.

2. Microsoft Excel

Ms. Exel adalah salah satu perangkat lunak
yang digunakan untuk mengolah angka yang
merupakan bagian dari aplikasi microsoft
Office. Aplikasi ini digunakan untuk
mengerjakan perhitungan, menyimpan,
mengatur dan menganalisis data yang
berbentuk angka. Microsoft Excel secara
fundamental menggunakan spreadsheet
untuk memanagemen data serta melakukan
fungsi-fungsi Excel yang lebih dikenal
dengan formula Excel. Excel merupakan
program spreadsheet elektronik.
Spreadsheet adalah kumpulan dari Sel yang
terdiri atas baris dan kolom tempat
memasukkan angka pada Microsoft Excel.

Gambar 6.3 Tampilan sheet pada Microsoft Exel 3. Star Office Writer

Star Office Writer merupakan pemroses kata
yang merupakan bagian dari StarOffice.
StarOffice Writer memiliki fitur-fitur yang
hampir sama dengan Open Office karena
memang dikembangkan dari kode sumber
yang hampir sama. Dokumen yang disimpan
dengan ektensi.odt.versi terakhir dari
StarOffice Writer adlah versi 8.

83

4. Open Office Writer dalam sebuah komputer sebelum

Program Open Office Writer merupakan digunakan. Selama ini Google dikenal
sebuah program aplikasi seperti Microsoft sebagai mesin pencari data. Google Docs
Office hanya bedanya Open Office Writer sangat mudah digunakan seperti pengolah
dikembangkan dengan lisensi GPL(Generl kata yang lain, cepat dan bisa digunakan dari
Public Lisence), sehingga program ini bebas mana saja.

didistribusikan secara gratis, serta memiliki

beberapa paket program antara lain B. MENCARI DOKUMEN DALAM KOMPUTER
Open-Office Draw, Writer, Impres, Math
dan Base Calc. Aktivitas mencari dokumen dalam komputer
merupakan kegiatan yang hampir setiap hari

kita lakukan pada saat bekerja dikantor yang

berhubungan dengan pengelolaan

dokumen. Untuk memudahkan cara kerja

mencari dokumen dalam komputer

dibutuhkan manajemen file yang baik,

sehingga data apa yang perlukan bisa kita

cari dengan cepat.

Gambar 6.5 Fitrur OpenOffice Dalam pencarian dokumen dalam komputer
Sumber : http://onyetganteng.blogspot.com/2015/07/9-software-\ biasanya aplikasi yang sering pakai adalah
pengolah-kata-terpopuler.html menggunakan Microsoft Word dan Microsoft

5. AbiWord Excel. Berikut ini kita uraikan bagaimana

Pada prinsipnya sama seperti Open Office. langkah- langkah mencari dokumen,
Abiword merupakan software pengolah kata membuka dokumen, menutup dokumen dan
yang menggunakan lisensi GPL(General mencetak files dalam Komputer.

Public License) yang dikembangkan oleh 1. Mencari Dokumen

komunikatas Open Source. Dengan lisensi ini Ada beberapa cara yang bisa dilakukan:
kita bebas menginstal dan menggunakan a. Melalui Start
sof t ware Abiword dengan
mengunduh(download) secara gtaris di Langkah – langkahnya adalah :

www.abiword.org. Klik start > Programs, baru masuk ke

6. Google Docs folder MS Office. Atau mungkin langsung
dari klik start > Programs > Microsoft

Word.

Gambar 6. 6 Fitur Google Docs Gambar 6.7 Akses MS Word dari Start > Programs
Sumber : http://onyetganteng.blogspot.com/2015/07/9-software-
pengolah-kata-terpopuler.html

Google Docs merupakan aplikasi pengolah
kata online terkenal yang diciptakan oleh
Google. Google Docs tidak perlu diinstal di

84

b. Dari shortcut yang sebelumnya kita buat nama file yang ingin kita cari misalnya
terlebih dahulu. Langkah langkahnya winword. Setelah ditemukan tinggak klik
adalah dengan klik ganda shortcut yang maka file tersebut akan dieksekusi.
akan dibuka.

Gambar 6.8 Akses MS Word shortcut pada desktop

c. Dari Start > Run lalu kita pilih Browse
Langkah – langkahnya adalah tinggal kita
cari letak dari file yang akan kita buka.
Misalnya di Program Files\Microsoft
Office\Winword.exe. Setelah terpilih klik
Ok.

Gambar 6..9 Akses MS Word dari Start > Run > Browse Gambar 6.11 Akses MS Word dari Start >
Search > All Files and Folders
d. Cara lain adalah melalui Windows

Explorer, lalu kita cari lokasinya seperti Di dalam mencari dokumen hendaknya kita

pada langkah nomor tiga memahami letak penyimpanan dokumen pada

masing- masing folder. Managemen file

sangatlah penting . Dalam mengatur file

hendaknya kita bisa mengelompokkan file

berdasarkan nama kegiatan , sehingga mudah

untuk mencari atau menelusur dokumen

tersebut. Sebagus dan selengkap apapun

dokumen apabila tidak disertai managemen

file yang baik, maka pencarian data- data yang

Gambar 6.10 Akses MS Word dari Windows Explorer diperlukan akan membutuhkan waktu yang

lama sehingga dapat menghambat pekerjaan.

e. Sedangkan yang terakhir adalah melalui Selain kegiatan mencari dokumen didalam
fasilitas pencarian yang dimiliki oleh komputer, seorang karyawan bagian

Windows.Langkah langkahnya adalah administrasi juga harus mampu untuk
klik start > Search > All files and folders. membuka file, memanggil kembali file,
Pada form isian kita bisa menuliskan merubah data dalam komputer , menutup dan

85

mengeluarkan file dalam komputer secara mencetak dan mengirim file, menyimpan dan
benar. mengeluarkan fie serta mematikan komputer
dengan benar.
2. Membuka Dokumen
1. Membuat dokumen file

a. Klik File > Open a. Untuk membuat dokumen file pada
b. Dengan keyboard shortcut Ctrl + O Microsoft Word yang baru juga memiliki
lebih dari satu cara:

1) Klik File > New

c. Dan klik pada icon

Ketiga cara di atas akan mengaktifkan 2) Dengan keyboard shortcut Ctrl + N
jendela Open, kemudian kita tinggal
mencari file mana yang akan kita buka. Dan klik pada icon , Kemudian akan
muncul lembar kerja kosong seperti
Gambar diatas baru mulai membuat
atau mengetik naskah.

b. Membuat dokumen file pada Microsoft
Excel

Gambar 6.12 Jendela Open Setiap workbook secara default berisi
satu lembar kerja (worksheet). Ketika
3. Menutup Dokumen bekerja dengan sejumlah besar data,
dapat membuat beberapa lembar kerja
Setelah berhasil membuka sebuah file maka untuk membantu mengatur buku kerja
kita harus bisa menutupnya secara benar, dan membuatnya lebih mudah untuk
tetapi sebelum kita menutup file sebaiknya menemukan konten. Lembar kerja juga
harus disimpan dulu.. Cara yang bisa dapat dikelompokan, agar dapat
ditempuh adalah sebagai berikut: menambahkan informasi dengan cepat
ke beberapa lembar kerja sekaligus.

a. Klik File > Close

Gambar 6.13. File > Close 1) Menambah Baru
Menambah lembar kerja baru dapat
b. Dan klik pada icon X yang terletak di dilakukan dengan klik tombol New
sebelah kanan atas lembar kerja. Sheet yang berada di sebelah kanan
lembar kerja.
C. MEMBUAT DOKUMEN DALAM KOMPUTER
Dalam kegiatan membuat dokumen dalam 2) Menyalin Lembar Kerja
Untuk menyalin lembar kerja yang
komputer seorang karyawan bagian sudah ada, dilakukan dengan cara:
administrasi dituntut untuk bisa membuat file,

86

a. Klik kanan dan pilih Move or Copy. geser(drag) ke posisi yang diinginkan.
Misalnya menggeser slide maret yang
sebelumnya setelah Sheet4 menjadi
setelah Sheet Februari.

b. Maka akan muncul kotak dialog c. Membuat dok umen f i l e pada
Move or Copy, pilih lokasi akan Microsoft Power Point
ditempatkan. Pada contoh ini sheet
yang baru akan ditempatkan Klik Start, pilih All Programs, Pilih
sebelum sheet 4. Kemudian beri Microsoft Office, Klik Microsoft
kalian centang pada Create a copy.
Office Powerpoint seperti pada
gambar dibawah ini :

Setelah Anda mengikuti langkah-
langkah tersebut segera akan tampil
lembaran kerja Microsoft PowerPoint
seperti tampilan berikut ini:

c. Klik tombol OK, maka akan tampil Untuk Mengakhiri Microsoft powerpoint
hasil berikut : bisa juga dilakukan dengan berbagai cara.
Tetapi umumnya dengan memilih exit dari
3) Memindahkan Lembar Kerja menu file. Untuk jelasnya dengan
Jika sheet yang telah dibuat kurang menggunakan langkah-langkah berikut: klik
sesuai dengan keinginan, dapat menu file 2 x € klik exit atau klik tanda close
dipindahkan dengan melakukan pada lembaran kerja sudut kanan atas. Lihat
tampilan berikut ini :

87

Nama Printer
Print Range

2. Mencetak dokumen file Jumlah cetak
Hand Out
a. Mencetak dokumen file pada Microsoft
Word Gambar 6 .15 tampilan kotak dialog pada perintah print

Sebelum mencetak dokumen, ada
baiknya jika tampilan cetak dilihat
terlebih dahulu. Hal ini dapat dilakukan
dengan cara klik Office Button > Print >
Print Preview. Jika sudah sesuai, cara
untuk mencetak adalah dengan klik menu
File > Print (Ctrl+P), sehingga muncul
kotak dialog Print.. Atur properti atau
lakukan pengaturan hasil cetakan yang
dihendaki jika diperlukan. Klik OK. Untuk
lebih jelasnya lihat gambar di bawah ini :

Gambar 6.14 Mencetak file pada microsoft word

b. Mencetak dokumen file pada Microsoft
Power Point
Hal – hal yang harus diperhatikan dalam
proses pencetakan antara lain jenis dan
nama printer yang digunakan, print range,
seluruh slide atau slide tertentu, print
sebagai slide atau hand out, print dengan
grey scale atau black white.

88

Tahukah anda siapa yang menemukan dalam formal MS. Excel kemudian

komputer untuk petama kali? presentasikan hasil laporan tersebut

Tahun 1821 Charles Babbage , menciptakan kedalam bentuk Power Point!

sebuah mesin yang disebut Difference Engine.

Selanjutnya pada tahun 1856 mesin tersebut

memiliki fungsi yang lebih kompleks yang

disebut Analytical Engine. Analytical Engine

inilah yang dianggap cikal bakal komputer di 1. Lakukan urutan langkah-langkah untuk
masa depan. Dan oleh karena jasanya tersebut, membuka salah satu file dokumen di
Charles Babbage dijuluki sebagai Bapak komputer Anda pada program MS. Word ,
Komputer.
MS. Excel dan Power Point

(sumber : 2. Simpan File yang kalian buka kedalam satu
https://brainly.co.id/tugas/1864914 ) Folder Khusus Tugas Administrasi Umum!

3. Cetak file dokumen yang sudah Anda simpan
dalam Folder tersebut!

Anda dapat mengunduh antivirus secara gratis

di:https://www.avast.com/id-id/free-antivirus-

download Perangkat Lunak Word Processor(selanjutnya

disebut pengolah kata) adalah suatu program

pengolah dokumen berisi teks dan gambar

yang memiliki banyak keistimewaan dan

sangat profesional dibanding dengan program

teks yang sudah ada. Perangkat Lunak

pengolah kata yang paling banyak digunakan

saat ini adalah MS Word, hampir disemua

instansi pemerintah dan perusahaan-

perusahaan menggunakannya. Selain MS.

Word perangkat lunak yang sering digunakan
dikantor–kantor adalah MS. Excel dan Power

Point yang digunakan untuk kegiatan

prsentasi.

Pilihlah jawab yang kalian anggap benar !

1. B uatlah Dokumen Laporan Keg iat an 1. Jelaskan langkah-langkah menyimpan

Praktikum Menerima tamu hotel atau Field dokumen dalam aplikasi MS. Word!

Trip yang sudah pernah dilakukan dalam 2. Pada proses pencetakan dokumen, langkah
bentuk MS. Word dan presentasikan dalam apa yang harus dilakukan?
bentuk Power Point!
3. Jelaskan langkah mengganti nama dokumen
2. Buatlah Dokumen Laporan Keuangan suatu
perusahaan Jasa Hotel atau travel agent dengan nama file tertentu pada aplikasi MS.
Word!

89

4. Jelaskan langkah membuka file pada MS
Word yang sudah pernah disimpan
sebelumnya!

5. Jelaskan cara mencari dokumen dengan
menggunakan nama dokumen teresebut!

Bacalah kembali tujuan pembelajaran BAB ini
sebagaimana tertulis di awal pembahasan
materi ! Manakah diantara tujuan- tujuan
pembelajaran tersebut yang menurut
pendapat anda belum tercapai setelah anda
selelesai mempelajari materi pada BAB ini?

90

BABvi

DOKUMENbisnis

1. Setelah mempelajari materi tentang dokumen bisnis peserta didik mampu
menyimpulkan pengertian dokumen bisnis dengan tepat

2. Setelah mempelajari materi tentang dokumen bisnis peserta didik mampu
mengidentifikasi jenis dokumen bisnis di lingkup pariwisata dengan tepat

3. Setelah mempelajari materi tentang dokumen bisnis peserta didik mampu
membuat dokumen bisnis dalam lingkup pariwisata dengan tepat

DOKUMEN BISNIS
DOKUMEN BISNIS

PENGERTIAN JENIS DOKUMEN MEMBUAT DOKUMEN
DOKUMEN BISNIS BISNIS DALAM BISNIS DI LINGKUP
LINGKUP PARIWISATA PARIWISATA

Dokumen bisnis - Surat

91

A. PENGERTIAN DOKUMEN BISNIS Dari pengertian dokumen dan pengertian

Apa yang anda pikirkan jika kita membahas bisnis maka yang dimaksud dengan dokumen
dokumen bisnis? Apa itu dokumen bisnis? bisnis adalah dokumen yang ada hubungannya
Akan kita bahas satu persatu mulai dari dengan kegiatan pekerjaan yang menghasilkan
etimologi katanya. Masalah dokumen pernah barang at au j a sa untuk menghasilk an
kita bahas di Bab I tentang Dokumen Kantor, keuntungan. Bentuk dokumen bisnis yang akan
baik itu pengetian dokumen maupun jenis- kita bahas lebih lanjut adalah dokumen
berbentuk tertulis atau surat bisnis.
jenis dokumen.

Dokumen merupakan surat-surat atau

benda-benda yang berharga, termasuk B. JENIS DOKUMEN BISNIS DALAM LINGKUP

rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat PARIWISATA

bukti untuk mendukung keterangan supaya Surat bisnis merupakan salah satu bentuk

lebih meyakinkan. Bentuk dokumen tertulis surat resmi yang ser ingk ali digunakan
yang paling banyak kita temui dalam urusan digunakan oleh perusahaan untuk urusan
bisnis adalah berbentuk surat.
bisnis. Seperti kita ketahui kalau sampai saat

Bisnis adalah suatu urusan atau kegiatan ini perusahaan masih tetap menggunakan

dagang, i n d u s t r i at a u keuangan yang surat sebagai media komunikasi resmi mereka.

dihubungkan dengan produksi atau pertukaran Walapun penggunaan sura resmi untuk

barang atau jasa, dengan menempatkan uang komunikasi pribadi sudah semakin menipis,

dari pada entrepreneur dalam risiko tertentu namun t idak demikian halnya dengan

dengan motif untuk mendapatkan keuntungan perusahaan yang masih menggunakan surat.

(Friedman, & Jack P. dalam Fuady 2008). Mereka menggunakan media ini untuk

Secara etimologi bisnis berarti keadaan m e n j a l i n k o m u n i k a s i , k e r j a s a m a d a n
dimana seseorang atau sekelompok orang melakukan transaksi bisnis mereka.

s i b u k m e l a k u k a n p e k e r j a a n y a n g Terdapat banyak jenis contoh surat yang

menghasilkan keuntungan. Kata “bisnis” dapat dikategorikan sebagai dokumen bisnis.

sendiri memiliki tiga penggunaan, tergantung Jenis surat bisnis antara lain surat informasi/

ruang lingkupnya. Kata bisnis dapat merujuk penawaran produk, surat pesanan, surat

p a d a b a d a n u s a h a , y a i t u k e s a t u a n pengiriman, dan lain-lain. Dalam lingkup

yuridis(hukum), teknis, dan ekonomis yang pariwisata dokumen bisnis tidak akan berbeda

bertujuan mencari laba atau keuntungan. jauh dengan dokumen tersebut karena bisnis

Penggunaan yang paling luas merujuk pada pariwisata juga menghasilkan produk barang

seluruh a k t i f i t a s yang d ilak uk an oleh dan jasa. Pada pembahasan ini akan lebih

k o m u n i t a s p eny e di a bar ang da n j a s a memfokuskan pada dokumen-dokumen bisnis

(Etimol ogi dalam Sutrisno). Sedangkan yang sering kita jumpai dalam dunia bisnis

menurut KBBI (2015), bisnis adalah usaha pariwisata, meliputi surat penawaran, surat

komersial dalam dunia perdagangan, bidang reservasi, surat penolakan, surat confirmation,

usaha atau usaha dagang. Berdasarkan banquet event order, ucapan selamat datang,

beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan dan lainnya.

bahwa bisnis adalah suatu kegiatan yang 1. Surat Penawaran Produk
dilakukan oleh seseorang atau sekelompok
orang yang sibuk melakukan pekerjaannya Surat penawaran produk merupakan surat
yang berada di bidang kegiatan dagang, yang dibuat oleh perusahaan untuk
industri atau keuangan yang dihubungkan menginformasikan produk yang dimiliki/
dengan produksi atau pertukaran barang atau dihasilkan kepada calon client atau tamu.
jasa yang bertujuan untuk menghasilkan Surat penawaran produk ini bisa dikirim atas
keuntungan. dasar permintaan dari calon client atau

92

merupakan program kegiatan marketing 2. Surat reservasi

atau sales untuk memperkenalkan produk Surat reservasi atau pemesanan
yang dimiikinya. merupakan surat pembelian produk yang

Informasi yang perlu disampaikan dalam dilakukan atau dibuat oleh client untuk

surat penawaran produk meliputi : waktu yang membutuhkan barang atau jasa

a. Jenis produk, dari suatu perusahaan atau industry. Bagi
b. Harga (prices), calon pembeli atau client dalam membuat
c. Potongan harga (discount), surat reservasi maka harus memperhatikan
dan mempertimbangkan apakah barang/

d. Layanan purna jual (after sales services), jasa tersebut kualifikasinya sesuai dengan

e. Cara pembayaran (terms of payment), kebutuhan, apakah harga/ biaya sesuai
f. Cara pengiriman (terms of delivery), dengan budget/ anggaran, bagaimana aturan
g. Garansi (warranty), paymentnya.
h. Contoh / sampel (specimen),
Bagi pihak perusahaan adanya surat
reservasi merupakan kesempatan emas/

I. Informasi sifat penawaran (penawaran p e l u a n g u n t u k m e l a k u k a n l a y a n a n

bebas, terikat atau berjangka). Dalam penjualan dan service yang maksimal.

penawaran bebas harga dapat berubah Adanya surat reservasi ini harus segera

sewaktu-waktu tanpa pemberitahua. ditindaklanjuti sesuai dengan aturan/

Dalam penawaran terikat perubahan prosedur yang berlaku di perusahaan (SOP/

harga yang terjadi sewaktu-waktu akan Standard Operating Procedure).

diinfor mas ik an kepada pelanggan. Contoh surat reservasi:
Adapun penawaran berjangka adalah

penawaran yang hanya berlaku untuk

waktu tertentu saja

j. Informasi apakah barang/ jasa sudah

termasuk pajak penjualan.

Contoh surat penawaran:

Gambar 7.2 Letter Of Guarantee Pemesanan Tiket Pesawat
Sumber : Travel Boss.com

3. Surat Konfirmasi

Surat konfirmasi merupakan surat
pernyataan bahwa perusahaan telah
menerima pemesanan produk/ jasa dari
pihak konsumen/ client dan bersedia
menyediakan produk/ jasa yang diinginkan
sesuai dengan keinginan konsumen/ client.
Dalam surat konfirmasi diinformasikan
tentang rincian perrmintaan pemesanan
dan aturan/ kesepakatan mengenai
pembayaran, waktu penyediaan, syarat-
syarat lain perjanjian. Untuk beberapa
perusahaan produk/ jasa maka surat

93