Administrasi Umum Anyflip

konfirmasi juga menyebutkan kode
konfirmasi.

Contoh surat konfirmasi

Gambar 7.8 Surat Penolakan (Refusal)
Sumber : Dokumen penulis

5. Banquet Event Order/ Funtion Bulletin

Gambar 7.7 Surat Confirmation (4) Merupakan document yang berisi
Sumber : Dokumen penulis informasi atau data tentang akan adanya
suatu event atau kegiatan. Dibuat oleh
4. Surat penolakan/ refusal pihak/ departemen yang mengurusi
banquet / event ditujukan kepada pihak/
Surat penolakan merupakan surat yang bagian lain yang terkait dengan kegiatan
dibuat oleh perusahaan karena tidak dapat tersebut. Fungsi bagi bagian yang
menyediakan barang atau jasa sesuai memperoleh banquet event order/ function
keinginan client/ pelanggan. Dalam bulletin ini adalah agar bagian yang terkait
membuat surat penolakan/ refusal maka dapat melakukan tugasnya sesuai informasi
harus tetap mencantumkan: tersebut. Isi dari banquet event order adalah:
nama kegiatan, waktu dilaksanakan, tempat,
a. ucapan terima kasih karena telah memilih kebutuhan peralatan, kebutuhan konsumsi,
produk kita kebutuhan lay out/ design ruangan,

b. ucapan permintaan maaf, karena tidak Contoh Banquet Event Order/ function
dapat memenuhi keinginan pelanggan bulletin:
dan memberikan alasan kondisi
perusahaan

c. m e m b e r i k a n s a r a n s o l u s i , m i s a l
menawarkan ke jenis produk lain atau
periode lain atau mengarahkan ke
perusahaan lain

d. tetap mencatat data pemesanan dengan
member status waiting list dan masuk
daftar tunggu

Contoh Refusal Letter:

94

Gambar 7.9 Function Bulletin 1. Pengetahuan dan keterampilan untuk
Sumber : Dokumen Penulis menulis surat bisnis.

6. Welcome letter Pengetahuan yang dibutuhkan untuk
Welcome letter merupakan ucapan menulis surat bisnis yang baik meliputi:

selamat datang, diberikan kepada pihak a. Pengetahuan mengenai cara membuat
perusahaan biasanya hotel untuk tamunya bermacam-macam jenis surat seperti
yang check in sebagai bentuk media penawarn, pemesanan, dan lainnya.
perhatian dari pihak manajemen kepada
pelanggan. b. Pengetahuan mengenai bentuk dan
Contoh Welcome Letter: bagian surat serta bagaimana
mengkomunikasikan ide-ide atau
Gambar 7.10 Surat Ucapan Selamat Datang/ Welcome Letter (1) pesan dengan cara yang berbeda-beda.
Sumber : https://www.tripadvisor.com/LocationPhotoDirectLink
c. P e n g e t a h u a n m e n g e n a i e t i k a
C. Membuat Dokumen Bisnis Pariwisata komunikasi khususnya etika
Menulis surat bisnis tampaknya mudah, komunikasi dalam pembuatan surat.

apakah demikian? Setelah dipraktikkan Adapun keterampilan yang dibutukan
ternyata tak semudah yang diduga. Butuh dalam membuat surat bisnis yang baik
pengetahuan dan keterampilan untuk dapat meliputi:
membuat dokumen bisnis yang baik, apalagi
bagi seorang pemula. a. Keterampilan menggunakan media
computer dalam pengetikan surat.

b. Ketrampilan dalam menyusun kalimat
secara singkat, efektif, padat dan jelas
sesuai dengan kaidah EYD.

c. Keterampilan untuk mengembangkan
gagasan yang diperlukan dalam
penulisan surat bisnis.

Disamping pengetahuan dan ketrampilan
dalam penulisan surat bisnis diperlukan
pula cita rasa seni. Setiap bagian
administrasi atau sekretaris yang menulis
surat bisnis memiliki cita rasa seni yang
unik dan mempunyai kemenarikan atau
daya tarik yang tidak akan sama.

a. Ciri-ciri surat bisnis yang baik

Suatu surat bisnis dapat dikatakan baik
atau tidak dapat dilihat dari hal-hal
sebagai berikut:

1) Ditulis dengan format yang menarik.

2) Menggunakan kalimat yang singkat,
padat dan jelas serta memiliki isi
surat yang mudah dipahami.

3) Ditulis menggunakan kaidah bahasa
Indonesia yang baik.

4) Tidak menggunakan singkatan-

95

singkatan tertentu yang sudah lazim Tahukah anda apakah bisnis case itu?
diguanakan dalam korespondensi. Business Case adalah dokumen yang berisikan
5) B a h a s a m e m p e r h a t i k a n e t i k a analisis dari nilai organisasi, kelayakan, biaya,
komunikasi dalam surat menyurat manfaat, dan risiko dari rencana proyek.

6) Ditulis dengan rapi, bersih, cermat Tujuan dari business case adalah untuk

dan teliti. menghasilkan manajemen bisnis dengan

b. Langkah-langkah penulisan surat semua informasi yang diperlukan untuk
membuat keputusan apakah suatu proyek
bisnis
Dalam penulisan surat bisnis perlu harus didanai.

memperhatikan langkah-langkah

sebagai berikut:

1) Buat perencanaan dan persiapan

penulisan surat (well-planned and well

prepared). Jenis surat apa yang akan Anda dapat mengakses informasi contoh

kita buat, untuk siapa, kapan waktunya, dokumen bisnis di:

lampiran apa yang menyertai. https://www.suratresmi.id/category/contoh-

2) Tentukan dan kuasai pokok materi yang surat/

akan disampaikan.

3) Siapkan informasi dan data untuk

penulisan isi surat.

4) Susun isi surat secara sistematis.

5) Ketahui secara pasti siapa yang akan
dikirimi surat.

6) Sadari posisi kita sebagai penulis surat.

7) Gunakan faslitas yang memadai untuk
menulis surat bisnis, misal
menggunakan kertas yang sesuai,
printer dengan kualitas tinta yang aik
dan amplop yang yang sesuai.

8) Teliti kembali (proff reading) apakah
surat yang telah ditulis itu memenuhi
standard mutu untuk dapat dikirimkan
kepada pihak lain

9) Kirimkan surat bisnis dengan perangko 1. Carilah 3 contoh dari internet tentang
yang cukup.
dokumen bisnis yang sering digunakan

dalam lingkup pariwisata!

2. Beri title dokumen tersebut dan beri alasan
mengapa dokumen bisnis tersebut masuk
dalam lingkup pariwisata!

3. Kirimkan tugas tersebut melalui email guru
pembimbing!

96

1. Buatlah sur at/ dokumen bisnis yang Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan

meliputi: singkat, jelas, dan benar!

a. Reservation letter 1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan

b. Confirmation letter dokumen bisnis!

2. Surat pertama anda buat dengan model Full 2. Sebut dan jelaskan 3 jenis dokumen bisnis
Block style dan surat kedua dengan model dalam lingkup dunia pariwisata!

block style! 3. Jelaskan 3 ciri sebuah dokumen dikatakan

3. Kirimkan surat tersebut melalui email guru baik!

pembimbing! 4. Buatlah contoh 2 dokumen bisnis dengan

model full block style dan block style yang

berupa confirmation letter!

5. Buatlah contoh 2 dokumen bisnis dengan

model full block style dan block style yang

berupa welcoming guest!

Dokumen bisnis adalah dokumen yang ada

hubungannya dengan kegiatan pekerjaan yang

menghasilkan barang atau jasa untuk

menghasilkan keuntungan. Dalam lingkup

pariwisata dokumen bisnis tidak akan berbeda Bac al a h k em b a li t u j u a n p embel ajar an
jauh dengan dokumen perusahaan lain. mengenai Dokumen Bisnis yang tercantum di
Dokumen bisnis dalam lingkup pariwisata awal BAB !
antara lain berupa surat penawaran, surat
reservasi, surat penolakan, surat confirmation, Manakah diantara tujuan-tujuan tersebut yang
banquet even order, ucapan selamat datang, menurut anda belum tercapai? Ulangi
mempelajari, diskusikan dengan teman dan
Kepiawaian seorang dalam membuat dan guru pembimbing jika anda mengalami
memproses dokumen bisnis merupakan hal kesulitan mencapai tujuan pembelajaran
yang sangat dibutuhkan dalam sebuah tersebut.
perusahaan. Karena dokumen bisnis yang baik
akan mampu menunjukkan bonafid tidaknya Penguasaan materi Dokumen Bisnis ini sangat
sebuah perusahaan. Dalam membuat sebuah dibutuhkan dalam kegiatan kerja sebagai
dokumen bisnis diperlukan pengetahuan dan seorang petugas administrasi, sehingga anda
keterampilan serta cita rasa seni yang baik. diharapkan dapat memahami semua materi
yang ada dalam BAB ini.

Dokumen bisnis yang berbentuk surat akan

dikatakan baik, jika ditulis dengan format yang

menarik, menggunakan kalimat yang singkat,

padat dan jelas serta memiliki isi surat yang

mudah dipaham, ditulis menggunakan kaidah

bahasa Indonesia yang baik, tidak

menggunakan singkatan-singkatan tertentu

yang sudah lazim diguanakan dalam

korespondensi, bahasa memperhatikan etika

komunikasi dalam surat menyurat, ditulis

dengan rapi, bersih, cermat dan teliti.

97

Jawablah pertanyaan berikut ini dengan C. petug as a d m i n is tr a si k antor at a u
memilih salah satu opsi jawaban A,B,C,D, atau sekretaris dapat meminta dana kembali
E! setiap saat

1. Laporan kas kecil harus dibuat accountable, D. uang yang ada di kas tidak dapat diketahui
maksudnya adalah …. setiap waktu

A. dapat dipertanggung jawabkan E. petugas a d m i n i s t r a s i k ant or at au

B. dapat dilakukan perubahan sekretaris dapat mengisi

C. terbukti kebenarannya 6. Saldo awal bulan sebesar Rp 500.000.
D. dapat dipercaya Selama satu bulan terjadi pengeluaran
E. masuk akal sebesar Rp 300.000. Pembukuan kas kecil
menggunakan fluctuation fund system maka

2. Laporan kas kecil yang dibuat oleh petugas pengisian kas kecil bulan berikutnya adalah
….
administrasi kantor atau sekretaris harus
mendapat persetujuan dari …. A. Rp 500.000

A. bendahara B. Rp 200.000

B. pimpinan C. Rp 800.000

C. direktur D. Rp 300.000

D. pemegang kas kecil E. Rp 100.000

E. pengawas 7. Saat terjadi pembentukan dana kas kecil, kas

3. Seorang Petugas administrasi/sekretaris kec il dis i dengan saldo sebesar Rp

/pemegng kas kecil mengajukan pengisian 1.500.000,00. Pada pengisian selanjutnya

dana kas kecil kepada bagian keuangan atau selalu diberikan dana sebesar jumlah yang

bendahara perusahaan dengan mengajukan sama yaitu Rp 1.500.000,00. Berarti kas
…. kecil ini menggunakan sistem ....

a. formulir pengajuan dana kas kecil a. voucher

b. buku kas masuk b. dana tidak tetap

c. buku kas keluar c. cash opname

d. nota kredit d. dana tetap

e. buku kas e. petty cash

4. Setiap melakukan kegiatan penggunaan 8. Pada akhir shift kerja kasir menghitung dan

dana kas kec il maka petugas harus membuat laporan kerja. Pada shift tersebut

mencatatnya kedalam …. terdapat kondisi bahwa uang tunai di cash

a. buku kas keluar box sebesar Rp 2.560.000,00 dan catatan
b. buku kas masuk
c. faktur laporan pembukuan buku kas menunjukkan

saldo Rp 2.550.000,00. Pada kondisi ini
maka selisih dana kas kecil adalah …

d. nota a. saldo ballance

e. kuitansi b. selisih kas lebih

5. K e u n t u n g a n s i s t e m i m p r e s t d a l a m c. selisih kas kurang
mengelola kas kecil adalah …. d. selisih saldo lebih
e. selisih saldo kurang
A. saldo kas kecil dapat diketahui setiap hari

B. menghemat waktu dalam pembukuan

98

9. Keuntungan penggunaan sistem dana tidak 13. Sebuah program aplikasi pengolah kata

tetap (fluctuation system) pada pengelolaan yang ada di bawah lisensi GPL (General
dana kas kecil adalah …. Public Lisence) adalah ....

a. pengeluaran tidak dapat dikelompokkan A. Microsoft Word

b. saldo kas kecil dapat diketahui setiap B. Microsoft Exel

harinya C. Star Office Writer

c. saldo kas kecil tidak dapat diketahui D. AbiWord

setiap harinya E. Google docs

d. tidak dapat diketahui pengeluaran 14. Pada program Microsoft Excel,
terkecil digunakan untuk apa sekumpulan sel yang bergerak dari atas

e. tidak dapat diketahui pengeluaran ke bawah halaman, yang diidentifikasi

terbanyak digunakan untuk apa dengan huruf adalah fitur ….

10. Perbedaan selisih dana kas kecil bisa a. Title
terjadi dikarenakan beberapa b. Cell
kemungkinan penyebab…. c. Row
d. Coloumn
a. adanya penyelewengan oleh karyawan
dan penggunaan sistem dana tetap

b. k e k u r a n g a n m e m b a y a r k a n d a n e. Scroll bar

penggunaan sistem dana tidak tetap 15. Klik File > Close atau Klik pada icon X

c. kelebihan membayarkan dan adanya yang terletak di sebelah kanan atas
penyelewengan karyawan lembar kerja merupakan perintah
untuk …
d. tidak tersedianya uang kembalian dan
adanya cash opname a. menyimpan file

e. a d a n y a c a s h o p n a m e d a n b. membuka file

penyelewengan karyawan c. mencetak file

11. Salah satu perangkat lunak yang digunakan d. menutup file

untuk menggolah angka yang e. mencari file

menggunakan spreadsheet berupa 16. Akses menu gambar berikut digunakan
untuk ….
kumpulan sel yang terdiri atas baris dan
kolom adalah ….

a. MS Word

b. Google Doc

c. Microssoft Excel

d. Math & Base Calc

e. Open Office Writer

12. Simbul gambar di bawah ini adalah simbul a. menyimpan file
aplikasi pengolah kata .... b. membuka file
A. Microsoft Word (MS Word) c. mencetak file
B. Star Office Writer d. menutup file
C. Open Office Writer e. mencari file
D. AbiWord
E. Google docs

99

17. Anda diminta untuk mengetik naskah d. mengenalkan produk

surat oleh atasan. Anda akan membuat e. menghasilkan keuntungan
document file baru menggunakan
Microsoft Word. Maka langkah yang 22. Surat yang berisi ucapan selamat
tepat anda akan memilh icon …. datang, diberikan kepada pihak
perusahaan sebagai bentuk media
a. perhatian dari pihak manajemen

b. kepada pelanggan. Surat tersebut
c. disebut dengan ….

d. a. confirmation letter

e. b. reservation letter

18. L a n g k a h - l a n g k a h m e n y i m p a n c. guarantee letter

dokumen dalam aplikasi MS Word d. welcome letter

adalah.... e. refusal letter

A. klik File >Save 23. Ucapan permintaan maaf, karena

B. klik File >Open tidak dapat memenuhi keinginan

C. klik File >New pelanggan dan memberikan alasan
D. klik File > pagesetup
E. klik File > New kondisi perusahaan, merupakan salah

satu ungkapan yang tertera pada jenis
surat ….

19. Sebelum mencetak dokumen, ada baiknya A. confirmation letter
B. reservation letter
jika tampilan cetak dilihat terlebih dahulu. C. fuction bulletin

Hal ini dapat dilakukan dengan cara klik
pada menu ….

a. print D. welcome letter

b. publish E. refusal letter

c. prepare 24. Perhatikan contoh surat di bawah ini,
d. quick print
e. print preview surat tersebut termasuk dalam kategori
….

20. Pada proses pencetakan dokumen,

langkah apa yang harus dilakukan:

A. klik file, page setup, tekan CtrlV

B. klik file, page setup, tekan CtrlP

C. klik file, page setup, tekan CtrlX

D. klik file, page setup, tekan CtrlAg

E. klik fle ,page setup, tekan Ctrl U

21. Pengertian dokumen bisnis adalah

dokumen yang ada hubungannya dengan

kegiatan pekerjaan menghasilkan barang
atau jasa untuk ….

a. kegiatan sosial

b. kegiatan politik

c. kegiatan publikasi

100

A. confirmation letter D. reservation letter

B. reservation letter E. welcome letter

C. fuction bulletin 28. Anda hendak membuat surat penawaran

D. welcome letter produk perusahaan anda. Di bawah ini
terdapat informasi yang tidak tepat/tidak
E. refusal letter perlu disampaikan dalam surat
penawaran adalah ....
25. Surat pernyataan bahwa perusahaan
telah menerima pemesanan produk/jasa a. harga
dari pihak konsumen/client dan bersedia
menyediakan produk/jasa yang b. potongan harga

diinginkan sesuai dengan keinginan c. cara pengiriman

konsumen/client. Surat tersebut disebut d. cara pembayaran

dengan …. e. tempat service jika rusak

A. confirmation letter 29. Salah satu informasi yang perlu

B. reservation letter disampaikan dalam surat penawaran

C. fuction bulletin adalah after sales service yang atinya

D. welcome letter adalah ....

E. refusal letter a. garansi

26. Surat yang dibuat oleh perusahaan untuk b. cara pengiriman

menginformasikan produk yang c. cara pembayaran

dimiliki/dihasilkan kepada calon client d. layanan purna jual

atau tamu. Surat ini disebut dengan surat e. informasi tempat service
….
30. Adanya reservation letter (surat
A. surat penawaran produk pemesanan produk) bagi pihak

B. banquet event order perusahaan merupakan media untuk

C. confirmation letter ....

D. reservation letter a. peluang untuk mencar keuntungan
E. welcome letter yang maksimal

27. “I would like to accomodation for 7 – 10 b. p e l u a n g u n t u k m e m b e r i k a n
December this year and package city layanan penjualan
tour for one day. Please arrange for our
client for 15 persons consist are 10 man c. peluang untuk menentukan media
& 5 women. All payment will be settle penjualan
by our company PT Mahardika Jaya. We
wait your confirmation as soon as d. peluang untuk mempromosikan
posible.” produk
Kalimat di atas tepat diterapkan pada
jenis surat .... e. peluang untuk mencari pelanggan
A. surat penawaran produk
B. banquet event order B. Essay
C. confirmation letter Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan
tepat!
1. Dana kas kecil sangat diperlukan
untuk memperlancar operasional
kegiatan perusahaan. Apa yang

101

dimaksud dengan dana kas kecil? Setelah mempelajari bab kelima sampai

2. Bila terjadi pada saat pemeriksaan ketujuh ini dan mengerjakan evaluasi semester
fisik kas terdapat perbedaan antara genap, cobalah refleksi diri Anda mengenai
laporan kas dengan uang cash di materi pada satu semester ini, apakah masih
brankas ,apa yang harus dilakukan? ada materi yang belum dimengerti? Adakah
yang masih ingin ditanyakan pada guru
3. Sebutkan 3 jenis program pengolah pengampu? Jika iya, diskusikan dengan teman
kata! maupun guru Anda. Sampaikan juga

4. Jelaskan bagaimana syarat sebuah k ek u r a n g a n a t a u k e l e b i h a n k e g i a t a n

media presentasi yang baik ! pembelajaran selama satu semester ini kepada

5. Buatlah contoh surat konfirmasi guru pengampu untuk perbaikan kegiatan

bentuk full block style! pembelajaran ke depan.

102

Airmail Paperkertas untuk menulis surat atau laci yang dapat ditarik keluar memanjang

untuk pos udara. Cash Tamu melakukan transaksi dan

Arsip Dinamis arsip yang digunakan secara setelah selesai langung bayarCash
langsung dalam kegiatan pencipta arsip Receipt Kuitansi pembayaran

dan disimpan selama jangka waktu Cek: Perintah tertulis nsabah kepada Bank

tertentu untuk menarik dananya sejumlah

Arsip Statis arsip yang tidak dipergunakan tertentu atas namanya atau atas unjuk
secara langsung untuk perencanaan Charge To Room Tamu melakukan
penyelenggaraan kehidupan berbangsa transaksi dan tagihannya dijadikan disatu
pada umumnya, maupun untuk kedalam guest bill tamu dan akan dibayar
penyelenggaraan administrasi negara. sekalian nanti pada saat check out

Audio-Transcribing Machine mesin yang bisa Cronologi System susunan dokumen menurut
nama, judul, atau barang bukan menurut
mentransfer ke bahasa lain
nama orang, perusahaan, maupun tempat
Azas Desentralisasi tiap-tiap unit atau
departemen membedakan sistem data Customer Records D a t a a t a u c a t a t a n
pelanggan
sendiri, atau pelaksanaan perolehan data

yang ditempatkan di masing-masing unit Dokumen Aktif Sering digunakan

dalam suatu organisasi. Dokumen In Aktif Dokumen yang sudah tidak

Azas Sentralisasi data-data disimpan terpusat digunakan lagi

pada satu tempat atau pelaksanaan Dokumen Korporil Dokumen yang berupa
pengelolaan data yang dipusatkan pada
benda bersejarah
suatu unit data.
Dokumen Literer: Dokumen yang ada karena
Bank Paper (Kertas Doorslag). kertas yang
dicetak, ditulis, digambar atau direkam
digunakan untuk lembar tembusan
Dokumen Primer Asli
Banquet Event Orders rekapan data yang berisi
informasi kegiatan suatu acara Dokumen Sekunder Salinan

Binding Machine Mesin penjilid kertas Dokumen Semi Aktif Dkumen yang jarang
digunakan
Bock Style Sem bentuk surat dengan
pengetikan secara lurus rata dari margin Dokumen Statis Dokumen yang tidak
kertas sebelah kiri, namun untuk tanggal digunakan secara langsung dalam
dan salam penutup, nama penanggung kegiatan organisasi

jawab dan tanda tangan dari margin Dokumen Tersier Lampiran dokumenEvent
Oorganizer (Eo) Bagian yang menangani
sebelah kiri.
suatu acara
Bond Paper kertas yang digunakan untuk
menulis surat asli atau laporan -laporan Faktur: Sebuah perincian pengiriman barang
yang mencatat daftar barang, harga dan
yang bersifat resmi.
hal lain yang biasanya terkait dengan
Booking Dokumen pemesanan pembayaran

Cancellation Tmu yang membatalkan Filing Cabinet lemari arsip

Carbon Copy (C.C) Tembusan yaitu Pihak atau Financial Record arsip yang berkaitan dengan
orang lain yang juga berhak mendapatkan masalah keuangan.
atau ada kaitannya dengan surat
Folder map tanpa dilengkapi dengan daun
Cardex alat yang digunakan untuk menyimpan penutup
kartu indeks dengan menggunakan laci-

103

Franking Machine mesin penghitung jumlah bis adiketahui oleh beberapa pejabat
biaya pengiriman surat/dokumen tertentu sesuai dengan kedianasanya

Full Block Style Bentuk surat dimana seluruh Lateral Menyamping

b a g i a n s u r a t k e c u a l i k o p s u r a t , Mail For Departure Guests Surat untuk tamu
pengetikannya dimulai dari margin
yang sudah check out
sebelah kiri.
Mail For Future Guests Surat untuk tamu yang
Geographical System Sistem susunan
akan check inMail Forwarding
dokumen menggunakan sistem geografi
Format yang berisi alamat bagi tamu yang
disusun menurut abjad dari lokasi dan
mengharapkan surat / dokumen dimana
kemudian menurut nama atau subyek
tamu tersebut sudah check out

Gest In The House Daftar tamu yang sedang Map Snelhecter map yang mempunyai
stay penjepit d i tengahnya dan ti d ak

Group List Daftar tamu rombongan mempunyai daun penutup.

Guest MailSurat Tamu Memorandum surat yang digunakan untuk

Hanging Folder folder yang mempunyai besi keperluan internal suatu organisasi yang
penggantung dan mempunyai tab untuk bertujuan untuk memberi/ meminta
menuliskan kode atau indeks arsip yang informasi antar pejabat kantor.

ada di dalamnya Mil For Residence Guests Surat untuk tamu

Hanging Style Bentuk surat dimana baris kedua yang sedang stay di hotel

pada paragraph surat tersebut dimulai 5 Noshow Tamu yang tidak datang

baris (menggantung) Numerator alat untuk membubuhkan nomor

Historis Dokumen yang berhubungan dengan pada lembaran dokumen

sejarah Numerical System Sistem filling menggunakan

Incoming And Outcoming Correspondence angka

Surat-surat yang masuk dan keluar Obligasi Suatu pernyataan hutang dari

Indeks petunjuk atau tanda pengenal untuk penerbit obligasi kepada pemegang

mempermudah dalam menentukan obligasi beserta janji untuk membayar

tempat penyimpanan arsip kembali pokok hutang beserta bunganya

Indented Style Bentuk lekuk, Bentuk surat pada saat tanggal jatuh tempoOfficial
yang cirinya pada alamat dalamnya yang Style
berlekuk, dan setiap awal paragraph Bentuk resmi yang sering digunakan
selalu menjorok 5 baris kedalam dalam institusi pemerintahan,

sedangkan baris berikutnya tetap pada Ordner map besar yang terbuat dari kardus

margin kiri atau plastik tebal dengan ukuran

Inventory Record arsip yang berhubungan punggung sekitar 5 cm yang didalamnya

dengan masalah barang inventaris. terdapat besi penjepit yang

Invoice : Suatu dokumen yang digunakan dipergunakan untuk menjepit arsip

sebagai pernyataan penagihan yang Paper Shredder Mesin pemotong kertas

dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli Parallel Fold Lipatan ganda sejajar

yang berisi perincian item yang dibeli, Per Procurationem Seseorang yang diberi
harga satuan dan total harga serta tanggal
kuasa oleh pimpinan perusahaan swasta
pembeliannya
untuk menandatangani surat

Konfidensial Surat terbatas yang isinya hanya

104

Perforator alat untuk melubangi kertas Travel Account (T/A) transaksi tamu

Personal Record arsip yang berhubungan ditanggung / dibayar oleh travel.

dengan masalah kepegawaian. VIP Aminities List Daftar perlengkapan untuk

Petty Cash sejumlah dana yang diperuntukkan tamu VIP

khusus sebagai pengeluaran yang jumlah VI Guests List Daftar tamu penting

dan sifatnya relatif kecil. Warkat Pos surat tertutup yang dibuat dari

Production Record arsip yang berhubungan sehelai kertas cetakan dan dapat dilipat

dengan masalah produksi. seperti amplop

Refusal Letter Surat penolakan Yuridis Dokumen yang berhubungan dengan
Registration Card Kartu pendaftaran hukum

Reservation Letter Surat pemesanan

Rotary Arsip alat penyimpanan arsip seperti
filing cabinet yang dapat digerakkan
secara berputar

Sales Record arsip yang berhubungan dengan Agus, Sugiarto dan Teguh Wahyono. 2015.
masalah penjualan
Manajemen Kearsipan Modern dari

Single Fold Lipatan tunggal Konvensional ke Basis Komputer.

Slept Out Daftar tamu yang tidak menginap di Yogyakarta: Gaya Media.

hotel Farouk, Zuhdi Umar. 2012. Teknik Menulis Surat

Soundtrek System Sistem suara, Penyimpanan Bisnis Yang Efisien dan Menarik.

warkat (records) menggunakan nomor Yogyakarta: Wahana Totalita.

kode atau huruf nama diikuti juga oleh Prasetyo, Hendrawan. 2009. Business Letters.

angka-angkaStamp Stempel cap Yogyakarta: Pustaka Grhatama.

Stens il Dupli kato r ( D uplicating Pa pe Priyo, Candra Pratama. Administrasi Umum

kertas yang digunakan untuk stensil atau Bidang Keahlian Bisnis dan

menggandakan tulisan Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara.

Stopmap Folio map yang memiliki daun Sambas, Ali Muhidin & Hendri Winata. 2018.

penutup pada setiap sisinya. Manajemen Kearsipan Untuk

Subjectical System susunan dokumen Organisasi Publik, Bisnis, Sosial
menurut nama, judul, atau barang bukan Politik, dan Kemasyarakatan.
menurut nama orang, perusahaan, Bandung: CV Pustaka Setia.

maupun tempat Sri, Endang R, Sri Mulyani dan Suyetty. 2009.

Telegram pesan singkat yang dikirim dari jarak Modul Melakukan Prosedur
jauh dalam waktu cepat dengan bantuan Administrasi untuk SMK dan MAK.
pesawat telegram Jakarta: Erlangga.

Tickler File alat yang terbuat dari kotak kayu Sri, Endang R, Sri Mulyani dan Suyetty. 2010.

atau baja, yang berfungsi untuk Modul Memahami Prinsip-Prinsip

menyimpan arsip berbentuk kartu atau Penyelenggaraan Administrasi

lembaran yang berukuran kecil Perkantoran untuk SMK dan MAK.

T o d a y Ex p e c t e d A r r i v a l Jakarta; Erlangga.

Daftar tamu yang akan datang Sri, Endang R, Sri Mulyani dan Suyetty. 2010.

Todays Expected Departure Daftar tamu yang Modul Memahami Prinsip-Prinsip
akan berangkat Penyelenggaraan Administrasi

105

Perkantoran untuk SMK dan MAK. Gambar 2.4 Lipatan Single Fold /T unggal
Jakarta: Erlangga. tampak atas
Lipatan Ganda Sejajar (Parallel
Sri, Endang R, Sri Mulyani dan Suyetty. 2011. Gambar 2.5 Fold) langkah 3
Modul Menangani Surat/ Dokumen Gambar 2.6 Lipatan Ganda Sejajar (Parallel
Kantor untuk SMK dan MAK. Jakarta: Fold) langkah 4
Erlangga. Lipatan Baron
Lipatan Perancis
Sri, Endang R, Sri Mulyani dan Suyetty. 2011. Gambar 2.7 Lipatan Baku (Standard Fold)
Modul Mengelola Dana Kas Kecil Gambar 2.8 Lipatan Baku Rendah (Low
untuk SMK dan MAK. Jakarta: Gambar 2.9 Standard Fold)
Erlangga. Lipatan Akordion (Accordion
Fold)
Widiatmoko, Herbimo. 2018. Simulasi dan Gambar 2.10 Lipatan Akordion Rendah (Low
Accordion Fold)
Komunikasi Digital untuk SMK/MAK Macam-macam sampul surat
(gambar)
k e l a s X . J a k a r t a : G r a m e d i a Gambar 2.11 Petugas Mencari Arsip
Filing Cabinet
Widiasarana Indonesia. Rotary Filing Cabinet
Lemari Arsip
Suranto dan Joko Pramono. 2017. Simulasi Gambar 2.12 Rak arsip
Stop Map
Digital untuk SMK/MAK Kelas X.
Snelhecter
Yogyakarta: Andi Offset. Gambar 2.13 Folder
Hanging Folder
Koesharyatin dan Isniar Budiarti. ___. Simulasi Bantex
Guide
dan Komunikasi Digial untuk SMK/ Gambar 3.1 Stapler
MAK Kelas X. Bandung: HUP (Penerbit Perforator
Gambar 3.2 Baki Surat/ Paper Tray
Buku Pendidikan). Tickler File
Cardex
Gambar 3.3 Label
Numerator
Gambar 3.4 Jenis uang kertas di Indonesia
Ciri-ciri mata uang rupiah
Gambar 3.5 kertas Rp 100.00
Jens-jenis Credit Card
Gambar 3.6

Gambar 3.7

Gambar 1.1 Petugas menyiapkan dokumen Gambar 3.8
Gambar 1.2 kerja
Gambar 1.3 Gambar 3.9
Arca Dewa Hindu di Situs Arca
Gambar 3.10
Gupolo

P e r p u s t a k a a n t e m p a t Gambar 3.11

penyimpanan dokumen literer Gambar 3.12

Gambar 1.4 Registration card Gambar 3.13
Gambar 1.5 Today Expected Arrival List Gambar 3.14

Gambar 1.6 Invoice (1) Gambar 3.15

Gambar 1.7 Invoice (2) Gambar 3.16

Gambar 1.8 Mesin Foto Copy Gambar 3.17

Gambar 1.9 Mesin Fax Gambar 3.18

Gambar 2.1 Petugas menandatangani surat Gambar 4.1

Gambar 2.2 Warkat Pos Gambar 4.2

Gambar 2.3 Bentuk lipatan surat Single
F o l d / T u n g g a l t a m p a k Gambar 4.3

samping

106

Gambar 4.4 Mesin EDC Gambar 6.10 Akses MS Word dari Windows
Gambar 4.5 Contoh Traveller Cheque Explorer
Gambar 4.6 Contoh Travel Voucher
Gambar 4.7 Contoh Guarantee Letter Gambar 6 .11 Akses MS Word dari Start >
Gambar 4.8 Cont oh Voucher Search > All Files and Folders
Complimentary
Gambar 4.9 Kuitansi (1) Gambar 6.12 Jendela Open
Gambar 4.10 Kuitansi (2)
Gambar 4.11 Cek Gambar 6.13 File > Close
Gambar 4.12 Faktur
Gambar 4.13 Nota Kontan Gambar 6.14 Mencetak file pada microsoft
Gambar 4.14 Nota Debit word
Gambar 4.15 Nota Kredit
Gambar 4.16 Bukti Setoran Bank Gambar 6 .15 Tampilan kotak dialog pada
Gambar 4.17 Bilyet Giro perintah print
Gambar 4.18 Rekening Koran
Gambar 4.19 Bukti Kas Masuk (BKM) Gambar 7.1 Surat Penawaran Produk
Gambar 4.20 Bukti Kas Leluar (BKK)
Gambar 4.21 Bukti Memo Gambar 7.2 Letter Of Guarant ee
Gambar 5.1 Pembuatan Laporan Kas Kecil Pemesanan Tiket Pesawat
Gambar 5.2 Formulir Pengajuan Dana Kas
Kecil Gambar 7.3 Surat Pesanan (Reservation)
Gambar 5.3 Alur Penerimaan dan
Pengeluaran dana Kas Kecil Gambar 7.4 Surat Confirmation (1)
Gambar 5.4
Gambar 7.5 Surat Confirmation (2)
Gambar 6.1
Gambar 6.2 Gambar 7.6 Surat Confirmation (3)

Gambar 6.3 Gambar 7.7 Surat Confirmation (4)

Gambar 6.4 Gambar 7.8 Surat Penolakan (Refusal)
Gambar 6.5
Gambar 6. 6 Gambar 7.9 Function Buletin
Gambar 6.7
Gambar 7.10 Surat Ucapan Selamat Datang/
Gambar 6.8 . Welcome Letter (1)

Gambar 6..9 Gambar 7. 11 Surat Selamat datang/ Welcome
Letter (2)

Petty Cash Box (tempat
penyimpanan uang)

Komputer
Aplikasi pengolah kata
Microsoft word

Tampilan sheet pada Microsoft
Exel

Fitur StarOffice Writer

Fitrur OpenOffice

Fitur Google Docs

Akses MS Word dari Start >
Programs

Akses MS Word shortcut pada
desktop

Akses MS Word dari Start > Run
> Browse

107

Biodata Penulis I : Patonah, M.Pd
Nama Lengkap : 081578131145
Telepon /HP : [email protected]
Email :-
Akun Facebook : SMK N 4 Yogyakarta
Alamat Kantor
Jl Sidikan 60 Umbulharjo Yogyakarta
Kompetensi Keahlian : Perhotelan

Riwayat Pekerjaan/Profesi (10 Tahun Terakhir)
1. Guru Perhotelan SMK N 4 Yogyakarta

Riwayat Pendidikan Tinggi dan Tahun Belajar
1. S2 Manajemen Pendidikan di UNY lulus tahun 2012
2. S1 Psikologi Pendidikan dan Bimbingan di IKIP PGRI Wates lulus tahun 2006
3. Manajemen Perhotelan di STP Nusa Dua Bali lulus tahun 1997

Informasi Lain dari Penulis
Tinggal di Yogyakarta, Lahir di Tanjung Jabung Jambi, 27 Desember 1974, Sekolah Dasar di lalui
di SD Negeri Terbahsari Wates Kabupaten Kulon Progo. Demikian juga untuk jenjang SMP di lalui
di daerah yang sama tepatnya di SMPN 1 Wates. Tahun 1990 melanjutkan ke SMTK Yogyakarta
pada Jurusan Pariwisata. Tahun 1993 mendapat beasiswa Ikatan Dinas untuk kuliah di Jurusan
Perhotelan di Sekolah Tinggi Pariwisata (STP) Nusa Dua Bali Lulus tahun 1996. Sejak itu merintis
karir di bidang pendidikan sebagai tenaga penngajar di SMK N 4 Yogyakarta. Tahun 2006
berhasil menyelesaikan studi S1 dari IKIP PGRI Wates dan Tahun 2012 menyelesaikan S2 di
Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) Aktif di organisasi profesi guru MGMP Perhotelan Kota
Yogyakarta dan Propinsi DIY, aktif sebagai Asessor Kompetensi Perhotelan yang sejak tahun
2006 di bawah LSP P3 Pariwisata Cabang DIY dan LSP P1 SMK N 4 Yogyakarta.

108

Biodata Penulis II : Rina Kuswardani, S.E
Nama Lengkap : 081328003223
Telepon /HP : rhiena.wardani @gmail.com
Email :-
Akun Facebook : SMK Negeri 4 Yogyakarta
Alamat Kantor JL. Sidikan No. 60, Umbulharjo,
Yogyakarta
Kompetensi Keahlian : Usaha Perjalanan Wisata

Riwayat Pekerjaan/Profesi (10 Tahun Terakhir)
1. Staff Tiketing & Reservasi pada PT. Mitra Tour & Travel Yogyakarta 2003 – 2004
2. Staff Tiketing & Resevasi pada PT. Lintas Nusantara Tour & Travel Yogyakarta 2004 – 2009
3. Guru SMK Negeri 4 Yogyakarta 2007 – sekarang
4. Mengajar di SMK Dirgantara Putra Bangsa 2017 – sekarang
5. Dosen di Akademi Manajemen Administrasi Transportasi Udara AMA Yogyakarta 2008 –

sekarang
6. Dosen di STIE Pariwisata “ API “ Yogyakarta 2012 – sekarang

Riwayat Pendidikan Tinggi dan Tahun Belajar

1. D3 Pariwisata Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gajah Mada Yogyakarta lulus 2003
2. S1 Manajemen Pariwisata STIE Pariwisata “ API “ Yogyakarta lulus 2006

Judul Buku dan Tahun Terbit (10 Tahun Terakhir)
a. Komunikasi Industri Pariwisata, Yudhistira ,terbit 2018

Informasi Lain dari Penulis
Tinggal di Yogyakarta, Lahir di Klaten , 08 November 1980 , Sekolah Dasar di lalui di SD Negeri
Pakahan I, Klaten , Jawa Tengah. Demikian juga untuk jenjang SMP di lalui di daerah yang sama
tepatnya di SMP Negeri 1 Kebonarum . Tahun 1996 melanjutkan ke SMU N 2 Klaten. Tahun 2000
melanjutkan Studi ke D3 Pariwisata Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gajah Mada Yogyakarta.
Lulus D3 kemudian bekerja di PT. Mitra Tour & Travel Yogyakarta sebagai staff Tiketing &
Reservasi . Tahun 2004 Melanjutkan Studi ke STIE Pariwisata “ API “ Yogyakarta . Sejak saat itu
memulai karier sebagai karyawan di PT. Lintas Nusantara Tour & Travel sampai dengan tahun
2009, Tahun 2007 di terima sebagai guru kompetensi keahlian Usaha Perjalanan Wisata di SMK
N 4 Yogyakarta , Dosen STIE pariwisata “ API “ dan Dosen Akademi Transportasi AMA Yogyakarta
sampai sekarang . Aktf sebagai Assesor LSP P3 Pariwisata cabang D.I.Y sejak tahun 2015 & LSP
P1 SMK Negeri 4 Yogyakarta sampai sekarang

109