MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 1

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

MANUAL

SISTEM
PENGURUSAN

KUALITI
MSPK– 01/18

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 2

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

KAWALAN DOKUMEN

Manual Sistem Pengurusan Kualiti ini disediakan bagi menetapkan keperluan sistem
pengurusan kualiti untuk skop pengurusan program pengoperasian pendidikan di Bahagian
Pengurusan Sekolah Harian (BPSH), Jabatan Pendidikan Negeri (JPN), Pejabat Pendidikan
Wilayah (PPW) dan Pejabat Pendidikan Daerah (PPD) untuk menunjukkan keupayaan
menyediakan produk dan perkhidmatan yang memenuhi keperluan pelanggan, keperluan
berkanun dan peraturan yang berkenaan secara kosisten.

Manual ini juga bertujuan sebagai panduan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui
penggunaan sistem yang berkesan, termasuk proses penambahbaikan sistem dan jaminan
keakuran kepada pelanggan dan keperluan undang-undang serta peraturan dan MS ISO
9001:2015.

Dokumen ini TERKAWAL dan tertakluk kepada peraturan-peraturan berikut :-

a) Diberi nombor kawalan tertentu dan dikemaskini apabila terdapat pindaan.

b) Dipinda mana-mana bahagian atau keseluruhannya oleh JK Teknikal MS ISO
9001:2015 BPSH, JPN, PPW dan PPD dengan kelulusan Pengarah BPSH atau seperti
yang diputuskan di dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan peringkat
kebangsaan.

c) DOKUMEN TERKAWAL adalah seperti edaran kawalan yang disediakan manakala
setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau softcopy bukan lagi menjadi dokumen
kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 3

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

KANDUNGAN 6
6
1.0 PENGENALAN KEPADA MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI 6
1.1 Pendahuluan 7
1.2 Skop 7
1.3 Tujuan 8
1.4 Kandungan Manual
1.5 Penyediaan, Penguatkuasaan dan Pengedaran 8
1.6 Penyelarasan Pindaan
8
2.0 RUJUKAN NORMATIF
11
3.0 ISTILAH DAN DEFINISI 22
24
4.0 KONTEKS ORGANISASI
4.1 Memahami konteks berkaitan organisasi 24
4.2 Memahami keperluan dan jangkaan pihak berkepentingan
4.3 Skop pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti BPSH, JPN, PPW dan 28
PPD 28
4.4 Sistem Pengurusan Kualiti dan proses-proses 29
29
5.0 KEPIMPINAN 29
5.1 Kepimpinan dan komitmen 30
5.1.1 Umum 30
5.1.2 Tumpuan kepada pelanggan
5.2 Dasar Kualiti 31
5.2.1 Mewujudkan Dasar Kualiti BPSH, JPN, PPW dan PPD 31
5.2.2 Penyampaian Dasar Kualiti 31
5.3 Peranan organisasi, tanggungjawab dan kuasa 34
36
6.0 PERANCANGAN
6.1 Tindakan terhadap risiko dan peluang 36
6.1.1 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti 36
6.1.2 Perancangan BPSH, JPN, PPW dan PPD terhadap risiko 37
6.2 Objektif kualiti dan perancangan untuk mencapainya 37
6.3 Perancangan perubahan 37
38
7.0 SOKONGAN 38
7.1 Sumber
7.1.1 Umum
7.1.2 Sumber manusia
7.1.3 Infrastruktur
7.1.4 Persekitaran bagi proses operasi
7.1.5 Pemantauan dan pengukuran sumber
7.1.6 Pengurusan pengetahuan

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 4

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

KANDUNGAN 39
40
7.2 Kompetensi/ Kecekapan 40
7.3 Kesedaran 41
7.4 Komunikasi 41
7.5 Maklumat yang didokumentasikan 42
43
7.5.1 Umum
7.5.2 Membuat dan mengemaskini 45
7.5.3 Kawalan terhadap maklumat yang didokumenkan 46
46
8.0 OPERASI 46
8.1 Perancangan operasi dan kawalan
8.2 Keperluan produk dan perkhidmatan 47
8.2.1 Komunikasi dengan pelanggan
8.2.2 Menentukan keperluan berkaitan dengan produk dan 48
perkhidmatan 48
8.2.3 Semakan keperluan berkaitan dengan produk dan 48
perkhidmatan 48
8.2.4 Perubahan kepada keperluan produk dan perkhidmatan 48
8.3 Rekabentuk dan pembangunan produk dan perkhidmatan 48
8.3.1 Umum 48
8.3.2 Perancangan rekabentuk dan pembangunan 48
8.3.3 Input bagi merekabentuk dan pembangunan program 48
8.3.4 Kawalan rekabentuk dan pembangunan 48
8.3.5 Output rekabentuk dan pembangunan program 49
8.3.6 Perubahan rekabentuk dan pembangunan 50
8.4 Kawalan penyedia perkhidmatan luar, produk dan perkhidmatan 50
8.4.1 Umum 50
8.4.2 Jenis dan tahap kawalan 51
8.4.3 Maklumat bagi penyedia perkhidmatan luar 52
8.5 Pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan 52
8.5.1 Kawalan pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan 52
8.5.2 Identifikasi dan kemudahkesanan 52
8.5.3 Harta milik pelanggan atau pembekal luar 53
8.5.4 Pemeliharaan 53
8.5.5 Aktiviti selepas penghantaran
8.5.6 Kawalan perubahan
8.6 Pelepasan produk dan perkhidmatan
8.7 Kawalan ketidakpatuhan output

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 5

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

KANDUNGAN 54
54
9.0 PENILAIAN PRESTASI 54
9.1 Pemantauan, pengukuran, analisis dan penilaian 55
9.1.1 Umum 55
9.1.2 Kepuasan pelanggan 57
9.1.3 Analisis dan Penilaian 57
9.2 Audit dalaman 57
9.3 Kajian pengurusan 58
9.3.1 Umum
9.3.2 Input Kajian Pengurusan 58
9.3.3 Output Kajian Pengurusan 58
58
10.0 PENINGKATAN / PENAMBAHBAIKAN 59
10.1 Umum
10.2 Ketidakpatuhan dan tindakan pembetulan
10.3 Penambahbaikan Berterusan

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 6

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

1.0 PENGENALAN KEPADA MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI

1.1 Pendahuluan

Manual Sistem Pengurusan Kualiti ini adalah berdasarkan kepada keperluan dokumentasi
MS ISO 9001:2015. Manual Sistem Pengurusan Kualiti ini mengandungi Maklumat
Organisasi, Dasar Kualiti, Objektif Kualiti dan Prinsip Asas Kepastian Kualiti bagi memberi
perkhidmatan kepada pelanggan dan memandu BPSH, JPN, PPW dan PPD ke arah
memenuhi Standard MS ISO 9001:2015.

Terdapat 1 prosedur operasi untuk skop pengurusan program dan aktiviti utama
pengoperasian pendidikan dan 17 prosedur sokongan bagi menyokong Manual Sistem
Pengurusan Kualiti ini.

1.2 Skop

Manual Sistem Pengurusan Kualiti ini dibangunkan mengikut keperluan Standard
Antarabangsa MS ISO 9001:2015 bagi tujuan:

a) Menunjukkan keupayaan secara konsisten bagi menyediakan produk dan
perkhidmatan yang memenuhi keperluan pelanggan serta keperluan perundangan
dan peraturan yang berkenaan, dan

b) Bermatlamat untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui aplikasi sistem
pengurusan yang berkesan, termasuk proses penambahbaikan sistem dan jaminan
kepatuhan kepada pelanggan dan keperluan undang-undang dan peraturan.

Semua keperluan Standard Antarabangsa ini adalah generik dan digunapakai oleh BPSH,
JPN, PPW dan PPD bagi produk dan perkhidmatan yang ditawarkan.

1.3 Tujuan

Manual Sistem Pengurusan Kualiti ini adalah bertujuan untuk:

a) Menerangkan maklumat am mengenai BPSH, JPN, PPW dan PPD;

b) Menjelaskan secara ringkas Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 yang
dilaksanakan dalam pengurusan pengoperasian pendidikan;

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 7

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

c) Menggariskan dasar dan prinsip kepastian kualiti bagi setiap aktiviti berkaitan
dengan pengurusan pengoperasian pendidikan yang dilaksanakan dalam
memenuhi keperluan MS ISO 9001:2015;

d) Menjelaskan mengenai batasan aplikasi dalam memenuhi keperluan MS ISO
9001:2015;

e) Menjadi sumber maklumat tentang Sistem Pengurusan Kualiti sekiranya diperlukan
oleh pihak dalaman ataupun luar sebagai asas pengukuran Sistem Pengurusan
Kualiti di BPSH, JPN, PPW dan PPD.

1.4 Kandungan Manual

Manual ini mengandungi sepuluh (10) bahagian yang meliputi perkara-perkara berikut:

Bahagian 1 : Pengenalan Kepada Manual Sistem Pengurusan Kualiti
Bahagian 2 : Rujukan Normatif
Bahagian 3 : Istilah Dan Definisi
Bahagian 4 : Konteks Organisasi
Bahagian 5 : Kepimpinan
Bahagian 6 : Perancangan
Bahagian 7 : Sokongan
Bahagian 8 : Operasi
Bahagian 9 : Penilaian Prestasi
Bahagian 10 : Peningkatan/ Penambahbaikan

1.5 Penyediaan, Penguatkuasaan dan Pengedaran

Manual Sistem Pengurusan Kualiti ini hanya terpakai dan berkuatkuasa setelah diluluskan
dan ditandatangani oleh Pengarah Bahagian Pengurusan Sekolah Harian (BPSH).
Manual Sistem Pengurusan Kualiti ini adalah Dokumen Terkawal dan edaran kepada
warga BPSH, JPN, PPW dan PPD boleh dibuat melalui cetakan atau softcopy (google
drive dan e-mel). Dokumen asal Manual Sistem Pengurusan Kualiti ini adalah seperti
senarai edaran yang disediakan dan dalam kawalan Pengurus Kualiti manakala Salinan
Manual Sistem Pengurusan Kualiti sama ada bercetak atau softcopy bukan lagi sebagai
dokumen kawalan kecuali satu salinan yang ditandai dengan “DOKUMEN INDUK”.

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 8

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

1.6 Penyelarasan Pindaan

BPSH bertanggungjawab untuk menyelaraskan pindaan ke atas manual ini seperti
mana keperluan Seksyen 7.5.3 Kawalan terhadap maklumat didokumentasikan.
Mana-mana bahagian daripada dokumen ini tidak boleh dikeluarkan atau dipinda
tanpa kebenaran pihak yang menyediakan dokumen ini.

2.0 RUJUKAN NORMATIF

Dokumen-dokumen berikut, secara keseluruhan atau sebahagiannya, adalah berbentuk
rujukan normatif dalam dokumen ini dan sangat diperlukan bagi pelaksanaan MS ISO
9001:2015.

 ISO 9000: 2015 - Asas dan perbendaharaan kata.

3.0 ISTILAH DAN DEFINISI

Bagi tujuan dokumen ini, terma dan definisi yang diberikan dalam ISO 9000: 2015 dan terma
yang digunapakai oleh BPSH, JPN, PPW dan PPD adalah terpakai.

a) Program / Aktiviti Utama Pengoperasian Pendidikan
Program / aktiviti utama pengoperasian pendidikan yang menyokong dasar dan
inisiatif Kementerian Pendidikan Malaysia dalam mencapai aspirasi negara. Program
/ aktiviti utama yang dimaksudkan ialah seperti yang terkandung dalam sasaran kerja
tahunan/ sasaran kerja utama/ pelan strategik BPSH, JPN, PPW dan PPD.

b) Pelanggan

Antara pelanggan BPSH, JPN, PPW dan PPD termasuklah:

i. Murid
ii. Guru
iii. Pembekal luar
iv. Pelanggan dalaman iaitu warga BPSH, JPN, PPW dan PPD
v. Pengurusan Tertinggi Kementerian Pendidikan Malaysia
vi. Institusi dan agensi kerajaan yang terlibat secara langsung dengan BPSH, JPN, PPW

dan PPD

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 9

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

c) Pihak berkepentingan

Pihak berkepentingan adalah orang atau kumpulan yang mempunyai kepentingan dalam

kejayaan atau prestasi BPSH, JPN, PPW dan PPD:

i. Agensi Kerajaan yang terlibat secara langsung dengan BPSH, JPN, PPW dan PPD
seperti Kementerian Kesihatan Malaysia, Bomba dan Penyelamat, Polis Di-Raja
Malaysia (PDRM), Agensi Anti Dadah Kebangsaan (AADK), Angkatan Pertahanan
Awam Malaysia (APAM), Jabatan Pendaftaran Negara, Jabatan Kebajikan
Masyarakat, Jabatan Perpaduan dan Integrasi Nasional (JPNIN) Kementerian
Pembangunan Wanita, Jabatan Alam Sekitar (JAS), Maritim, Jabatan Laut, Jabatan
Agama Islam, Majlis Agama Islam, Kementerian Belia dan Sukan, Unit
Penyelarasan Pelaksanaan, Jabatan Perdana Menteri (ICU), Kementerian
Kewangan dan lain-lain.

ii. Ibu Bapa/ Penjaga
iii. Warga BPSH, JPN, PPW dan PPD
iv. Media masa
v. Pembekal
vi. Badan Bukan Kerajaan (NGO) Pendidikan
vii. Government Linked Companies (GLC)

d) Pengurusan Tertinggi BPSH, JPN, PPW, PPD

i. Pengurusan Tertinggi BPSH terdiri daripada Pengarah, Timbalan Pengarah (Dasar),
Timbalan Pengarah (Sekolah), Timbalan Pengarah (Murid), Ketua Penolong
Pengarah dan Pengetua Sekolah Bimbingan Jalinan Kasih.

ii. Pengurusan Tertinggi JPN terdiri daripada Pengarah, Timbalan Pengarah dan Ketua
Sektor.

iii. Pengurusan Tertinggi PPW terdiri daripada Timbalan Pengarah Pendidikan,
Timbalan Pegawai Pendidikan.

iv. Pengurusan Tertinggi PPD terdiri daripada Pegawai Pendidikan Daerah, Timbalan
Pegawai Pendidikan Daerah.

e) Warga BPSH, JPN, PPW dan PPD

Warga BPSH, JPN, PPW dan PPD terdiri daripada Pegawai atau Anggota Kumpulan
Pelaksana yang dilantik secara tetap atau kontrak.

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 10

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

f) Unit Inovasi

Unit Inovasi adalah unit yang ditugaskan untuk membangun, melaksana, menyelenggara
dan memastikan penambahbaikan berterusan Sistem Pengurusan Kualiti BPSH, JPN,
PPW dan PPD selaras dengan skop pensijilan MS ISO 9001:2015.

g) Pengurus Kualiti

Personel yang dilantik bagi menyelenggara dan memastikan Sistem Pengurusan Kualiti
BPSH, JPN, PPW dan PPD dilaksanakan selaras dengan keperluan MS ISO 9001:2015.

h) Ketua Juruaudit

Ketua Juruaudit ialah personel yang mengetuai pasukan juruaudit dalaman bagi
menjalankan audit untuk SPK. Beliau akan mengetuai sepasukan juruaudit terlatih untuk
merancang, melakukan dan melaporkan tentang pematuhan sistem-sistem dan
penemuan-penemuan.

i) Dokumen Kualiti

Dokumen yang dikawal dalam Sistem Pengurusan Kualiti BPSH, JPN, PPW dan PPD
adalah Manual Sistem Pengurusan Kualiti, Prosedur Kualiti.

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 11

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

4.0 KONTEKS ORGANISASI

4.1 Memahami Konteks Berkaitan Organisasi

Bahagian Sekolah (BS) yang diwujudkan pada awal tahun 50-an kini dikenali sebagai
Bahagian Pengurusan Sekolah Harian (BPSH) semenjak tahun 2009 merupakan salah
sebuah Bahagian yang penting di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM).

Alamat Bahagian Pengurusan Sekolah Harian (BPSH);

Bahagian Pengurusan Sekolah Harian,

Kementerian Pendidikan Malaysia,

Aras 3 & 4, Blok E2,
Kompleks Kerajaan Parcel E,

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62604 Putrajaya.

Tel.: 03-88849000 | Faks: 03-88849315

BPSH bertanggungjawab merancang, menyelaras, memudah cara, menyelia dan menguat
kuasa pengoperasian Dasar Pendidikan KPM yang dilaksanakan pada peringkat JPN,
PPW dan PPD. Senarai JPN, PPW dan PPD adalah seperti yang berikut:

a) Jabatan Pendidikan Negeri Perak

Alamat Jabatan Pendidikan Negeri Perak;

Jabatan Pendidikan Negeri Perak,

Jalan Tun Abdul Razak,

30640 Ipoh, Perak Darul Ridzuan.

Tel.: 05-5274355 | Faks: 05-5277273

Pejabat-Pejabat Pendidikan Daerah:
1. Pejabat Pendidikan Daerah Perak Tengah

2. Pejabat Pendidikan Daerah Larut, Matang dan Selama
3. Pejabat Pendidikan Daerah Manjung
4. Pejabat Pendidikan Daerah Kerian
5. Pejabat Pendidikan Daerah Hulu Perak
6. Pejabat Pendidikan Daerah Kinta Utara
7. Pejabat Pendidikan Daerah Kinta Selatan
8. Pejabat Pendidikan Daerah Hilir Perak
9. Pejabat Pendidikan Daerah Batang Padang
10. Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Kangsar
11. Pejabat Pendidikan Daerah Mualim (PPD Satelit)
12. Pejabat Pendidikan Daerah Bagan Datuk

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 12

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

b) Jabatan Pendidikan Negeri Kedah

Alamat Jabatan Pendidikan Negeri Kedah;

Jabatan Pendidikan Negeri Kedah,

Kompleks Pendidikan Jalan Stadium,

05604 Alor Setar, Kedah Darul Aman.
Tel.: 04-7404000 | Faks: 04-7404340

Pejabat-Pejabat Pendidikan Daerah:
1. Pejabat Pendidikan Daerah Langkawi
2. Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Muda Yan
3. Pejabat Pendidikan Daerah Padang Terap
4. Pejabat Pendidikan Daerah Kota Setar
5. Pejabat Pendidikan Daerah Kubang Pasu
6. Pejabat Pendidikan Daerah Baling
7. Pejabat Pendidikan Daerah Kulim Bandar Baharu
8. Pejabat Pendidikan Daerah Pendang
9. Pejabat Pendidikan Daerah Sik

c) Jabatan Pendidikan Negeri Johor

Alamat Jabatan Pendidikan Negeri Johor;

Jabatan Pendidikan Negeri Johor,

Wisma Pendidikan,
Jalan Tun Abdul Razak,

80604 Johor Bahru, Johor Darul Takzim.

Tel.: 07- 2310198 | Faks: 07- 2347132

Pejabat-Pejabat Pendidikan Daerah:
1. Pejabat Pendidikan Daerah Johor Bahru
2. Pejabat Pendidikan Daerah Kulai
3. Pejabat Pendidikan Daerah Pontian
4. Pejabat Pendidikan Daerah Kota Tinggi
5. Pejabat Pendidikan Daerah Batu Pahat
6. Pejabat Pendidikan Daerah Mersing
7. Pejabat Pendidikan Daerah Kluang
8. Pejabat Pendidikan Daerah Segamat
9. Pejabat Pendidikan Daerah Muar
10. Pejabat Pendidikan Daerah Pasir Gudang
11. Pejabat Pendidikan Daerah Tangkak

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 13

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

d) Jabatan Pendidikan Negeri Kelantan

Alamat Jabatan Pendidikan Negeri Kelantan;

Jabatan Pendidikan Negeri Kelantan,
Bandar Baru Tunjong,

16010, Kota Bharu, Kelantan Darul Naim.

Tel.: 09-7418001 | Faks: 09-7482554

Pejabat-Pejabat Pendidikan Daerah:

1. Pejabat Pendidikan Daerah Kota Bharu
2. Pejabat Pendidikan Daerah Pasir Mas
3. Pejabat Pendidikan Daerah Pasir Puteh
4. Pejabat Pendidikan Daerah Tanah Merah
5. Pejabat Pendidikan Daerah Gua Musang
6. Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Krai
7. Pejabat Pendidikan Daerah Bachok
8. Pejabat Pendidikan Daerah Jeli
9. Pejabat Pendidikan Daerah Machang
10. Pejabat Pendidikan Daerah Tumpat

e) Jabatan Pendidikan Negeri Melaka

Alamat Jabatan Pendidikan Negeri Melaka;

Jabatan Pendidikan Negeri Melaka,

Jalan Istana, Bukit Beruang,

75902 Melaka. Faks: 06-2320500
Tel.: 06-2323777 |

Pejabat-Pejabat Pendidikan Daerah:

1. Pejabat Pendidikan Daerah Melaka Tengah
2. Pejabat Pendidikan Daerah Alor Gajah
3. Pejabat Pendidikan Daerah Jasin

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 14

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

f) Jabatan Pendidikan Negeri Sembilan

Alamat Jabatan Pendidikan Negeri Sembilan;

Jabatan Pendidikan Negeri Sembilan,

Jalan Dato’ Hamzah,

70990 Seremban, Negeri Sembilan Darul Khusus.
Tel.: 06-7653100 | Faks: 06-7639969

Pejabat-Pejabat Pendidikan Daerah:
1. Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Pilah
2. Pejabat Pendidikan Daerah Seremban
3. Pejabat Pendidikan Daerah Tampin
4. Pejabat Pendidikan Daerah Port Dickson
5. Pejabat Pendidikan Daerah Jempol/Jelebu
6. Pejabat Pendidikan Daerah Rembau

g) Jabatan Pendidikan Negeri Pahang

Alamat Jabatan Pendidikan Negeri Pahang;

Jabatan Pendidikan Negeri Pahang,
Indera Mahkota,

25604 Kuantan, Pahang Darul Makmur.

Tel. : 09-5715700 | Faks: 09-5734857

Pejabat-Pejabat Pendidikan Daerah:
1. Pejabat Pendidikan Daerah Kuantan
2. Pejabat Pendidikan Daerah Pekan
3. Pejabat Pendidikan Daerah Maran
4. Pejabat Pendidikan Daerah Temerloh

5. Pejabat Pendidikan Daerah Jerantut
6. Pejabat Pendidikan Daerah Lipis
7. Pejabat Pendidikan Daerah Raub
8. Pejabat Pendidikan Daerah Bentong
9. Pejabat Pendidikan Daerah Cameron Highlands
10. Pejabat Pendidikan Daerah Rompin
11. Pejabat Pendidikan Daerah Bera

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 15

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

h) Jabatan Pendidikan Negeri Pulau Pinang

Alamat Jabatan Pendidikan Negeri Pulau Pinang;

Jabatan Pendidikan Negeri Pulau Pinang,
Jalan Bukit Gambir,

11700 Pulau Pinang.

Tel.: 04-6575500 | Faks: 04-6582500

Pejabat-Pejabat Pendidikan Daerah:
1. Pejabat Pendidikan Daerah Timur Laut
2. Pejabat Pendidikan Daerah Seberang Perai Utara
3. Pejabat Pendidikan Daerah Barat Daya
4. Pejabat Pendidikan Daerah Seberang Perai Tengah
5. Pejabat Pendidikan Daerah Seberang Perai Selatan

i) Jabatan Pendidikan Negeri Selangor

Alamat Jabatan Pendidikan Negeri Selangor;

Jabatan Pendidikan Negeri Selangor,

Jalan Jambu Bol 4/3E, Seksyen 4,

40604 Shah Alam, Selangor Darul Ehsan.
Tel.: 03-55186500 | Faks: 03-55102133

Pejabat-Pejabat Pendidikan Daerah:

1. Pejabat Pendidikan Daerah Klang
2. Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Langat
3. Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Selangor

4. Pejabat Pendidikan Daerah Hulu Langat
5. Pejabat Pendidikan Daerah Hulu Selangor
6. Pejabat Pendidikan Daerah Sabak Bernam
7. Pejabat Pendidikan Daerah Gombak
8. Pejabat Pendidikan Daerah Petaling Perdana
9. Pejabat Pendidikan Daerah Sepang
10. Pejabat Pendidikan Daerah Petaling Utama

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 16

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

j) Jabatan Pendidikan Negeri Sabah

Alamat Jabatan Pendidikan Negeri Sabah;

Jabatan Pendidikan Negeri Sabah,

Wisma Jabatan Pendidikan Negeri Sabah,
Jalan Punat Tanah, Likas,

88450 Kota Kinabalu, Sabah.

Tel.: 088-513444 | Faks: 088-234828

Pejabat-Pejabat Pendidikan Daerah:
1. Pejabat Pendidikan Daerah Kota Belud
2. Pejabat Pendidikan Daerah Beaufort
3. Pejabat Pendidikan Daerah Keningau
4. Pejabat Pendidikan Daerah Tawau
5. Pejabat Pendidikan Daerah Sandakan
6. Pejabat Pendidikan Daerah Kota Marudu
7. Pejabat Pendidikan Daerah Kota Kinabalu
8. Pejabat Pendidikan Daerah Lahad Datu
9. Pejabat Pendidikan Daerah Ranau

10. Pejabat Pendidikan Daerah Penampang
11. Pejabat Pendidikan Daerah Tuaran
12. Pejabat Pendidikan Daerah Papar
13. Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Penyu
14. Pejabat Pendidikan Daerah Sipitang
15. Pejabat Pendidikan Daerah Tenom
16. Pejabat Pendidikan Daerah Tambunan
17. Pejabat Pendidikan Daerah Kudat
18. Pejabat Pendidikan Daerah Pitas
19. Pejabat Pendidikan Daerah Nabawan
20. Pejabat Pendidikan Daerah Semporna

21. Pejabat Pendidikan Daerah Kunak
22. Pejabat Pendidikan Daerah Kinabatangan
23. Pejabat Pendidikan Daerah Telupid
24. Pejabat Pendidikan Daerah Beluran

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 17

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

k) Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak

Alamat Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak;

Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak,

Jalan Diplomatik off Jalan Bako,

Petra Jaya, 93050 Kuching, Sarawak.
Tel.: 082-473473 | Faks: 082-472478

Pejabat-Pejabat Pendidikan Daerah:
1. Pejabat Pendidikan Daerah Kuching
2. Pejabat Pendidikan Daerah Sri Aman
3. Pejabat Pendidikan Daerah Sibu
4. Pejabat Pendidikan Daerah Miri
5. Pejabat Pendidikan Daerah Limbang
6. Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei
7. Pejabat Pendidikan Daerah Kapit
8. Pejabat Pendidikan Daerah Betong
9. Pejabat Pendidikan Daerah Mukah

10. Pejabat Pendidikan Daerah Bintulu
11. Pejabat Pendidikan Daerah Samarahan
12. Pejabat Pendidikan Daerah Bau
13. Pejabat Pendidikan Daerah Lundu
14. Pejabat Pendidikan Daerah Padawan
15. Pejabat Pendidikan Daerah Lubok Antu
16. Pejabat Pendidikan Daerah Kanowit
17. Pejabat Pendidikan Daerah Selangau
18. Pejabat Pendidikan Daerah Subis
19. Pejabat Pendidikan Daerah Baram
20. Pejabat Pendidikan Daerah Lawas
21. Pejabat Pendidikan Daerah Meradong

22. Pejabat Pendidikan Daerah Julau
23. Pejabat Pendidikan Daerah Song
24. Pejabat Pendidikan Daerah Belaga
25. Pejabat Pendidikan Daerah Serian
26. Pejabat Pendidikan Daerah Simunjan
27. Pejabat Pendidikan Daerah Tatau
28. Pejabat Pendidikan Daerah Dalat
29. Pejabat Pendidikan Daerah Daro
30. Pejabat Pendidikan Daerah Saratok
31. Pejabat Pendidikan Daerah Sebauh

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 18

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

l) Jabatan Pendidikan Negeri Terengganu

Alamat Jabatan Pendidikan Negeri Terengganu;

Jabatan Pendidikan Negeri Terengganu,
Jalan Bukit Kecil,

20604 Kuala Terengganu, Terengganu Darul Iman.

Tel.: 09-6244500 | Faks: 09-6244553

Pejabat-Pejabat Pendidikan Daerah:
1. Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Terengganu
2. Pejabat Pendidikan Daerah Besut
3. Pejabat Pendidikan Daerah Dungun
4. Pejabat Pendidikan Daerah Kemaman
5. Pejabat Pendidikan Daerah Hulu Terengganu
6. Pejabat Pendidikan Daerah Marang
7. Pejabat Pendidikan Daerah Setiu
8. Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Nerus (PPD Satelit)

m) Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur

Alamat Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur;

Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur
Persiaran Tuanku Syed Sirajuddin, Off Jalan Tunku Abdul Halim,

50604 Kuala Lumpur.

Tel.: 03-62037777 | Faks: 03-62037788

Pejabat-Pejabat Pendidikan Wilayah:
1. Pejabat Pendidikan Wilayah Bangsar Pudu
2. Pejabat Pendidikan Wilayah Sentul

3. Pejabat Pendidikan Wilayah Keramat

n) Jabatan Pendidikan Negeri Perlis

Alamat Jabatan Pendidikan Negeri Perlis;

Jabatan Pendidikan Negeri Perlis,

Jalan Tun Abd. Razak,
01990 Kangar, Perlis.

Tel.: 04-9737777 | Faks: 04-9767080

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 19

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

o) Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan Labuan

Alamat Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan Labuan;

Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan Labuan,
Aras 10, Blok D, Ujana Kewangan,

Peti Surat 81097, 87020 Wilayah Persekutuan Labuan.

Tel.: 087-583351 | Faks: 087-583352

p) Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan Putrajaya

Alamat Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan Putrajaya;

Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan Putrajaya,

Aras 7, Blok E2,

Kompleks Kerajaan Parcel E,
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62604 Putrajaya.

Tel.: 03-8889 0000 | Faks: 03-8890 3087

Fungsi Organisasi

a) Fungsi BPSH

i. Pengurusan Pengoperasian Dasar dan Keurusetiaan
ii. Pengurusan Pentadbiran Pengurusan dan Kewangan
iii. Pengurusan Hal Ehwal Guru Sekolah Harian
iv. Pengurusan Hal Ehwal Persekolahan
v. Pengurusan Pembelajaran Sekolah Harian
vi. Pengurusan Hal Ehwal Murid

b) Fungsi JPN

i. Pengurusan Jaminan Kualiti
ii. Pengurusan Khidmat Pengurusan dan Pembangunan
iii. Pengurusan Sekolah
iv. Pengurusan Akademik
v. Pengurusan Penilaian dan Peperiksaan
vi. Pengurusan Pendidikan Islam
vii. Pengurusan Pembangunan Kemanusiaan
viii. Pengurusan Pendidikan Swasta dan Pendidikan Khas
ix. Pengurusan Maklumat dan ICT
x. Pengurusan Psikologi dan Kaunseling

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 20

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

c) Fungsi PPW dan PPD

i. Pengurusan Kualiti
ii. Pengurusan Sekolah
iii. Pengurusan Akademik
iv. Pengurusan Pendidikan Islam
v. Pengurusan Pembangunan Kemanusiaan
vi. Pengurusan Pendidikan Swasta dan Pendidikan Khas
vii. Pengurusan Maklumat dan ICT
viii. Pengurusan Perkhidmatan dan Pentadbiran
ix. Pengurusan Psikologi dan Kaunseling
x. Pengurusan Penilaian dan Peperiksaan
xi. Pengurusan Pembangunan dan Bekalan

Visi KPM
Pendidikan Berkualiti Insan Terdidik Negara Sejahtera

Misi KPM

Melestarikan Sistem Pendidikan yang Berkualiti untuk Membangunkan Potensi Individu
bagi Memenuhi Aspirasi Negara

BPSH, JPN, PPW dan PPD telah mengenalpasti isu luaran dan dalaman yang berkaitan
dengan matlamat dan hala tuju strategik yang akan mempengaruhi kemampuan untuk
mencapai keputusan yang dikehendaki oleh Sistem Pengurusan Kualiti.

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah memantau dan mengkaji informasi tentang isu
luaran dan dalaman yang berkenaan secara berkala untuk memastikan Sistem
Pengurusan Kualiti yang dilaksanakan masih relevan dengan keperluan pihak-pihak
tersebut.

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 21

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

4.1.1 Konteks luaran

Memahami konteks luaran boleh dikendalikan melalui isu-isu yang timbul daripada
undang-undang, teknologi, berdaya saing, pasaran, budaya, sosial dan
persekitaran ekonomi, sama ada antarabangsa, serantau, kebangsaan atau
tempatan.

Antara konteks luaran yang dikenalpasti:

 Wawasan dan dasar kerajaan terhadap pembangunan pendidikan yang jelas.
 Badan Swasta dan NGO yang bersedia melaksanakan Corporate Social

Responsibility (CSR).
 Kesediaan dan dasar kerajaan terhadap prasarana teknologi yang terkini.
 Pengiktirafan dari pihak ketiga untuk peningkatan kualiti.
 Tahap kesedaran komuniti yang tinggi dalam bersama-sama membangunkan

pendidikan.
 Aduan pihak luar.
 Campurtangan pihak luar dalam mempengaruhi pengoperasian.
 Bencana alam yang menjejaskan pengoperasian.
 Kebebasan media sosial yang sukar dikawal.

4.1.2 Konteks dalaman

Memahami konteks dalaman boleh dikendalikan dengan mempertimbangkan isu-
isu berkaitan dengan nilai, budaya, pengetahuan dan prestasi organisasi.

Antara konteks dalaman yang dikenalpasti:

 Saiz organisasi yang besar mencakupi seluruh negara.
 Struktur organisasi, dasar dan strategi yang jelas dan berwawasan.
 Kepakaran dalam pelbagai bidang yang dipunyai oleh warga organisasi.
 Jumlah peruntukan belanja mengurus setiap tahun yang besar.
 Amalan budaya korporat dalam pengurusan pendidikan.
 Kelengkapan dan prasarana bagi tujuan pengoperasian pendidikan yang

lengkap dan terkini.

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 22

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

4.2 Memahami Keperluan Dan Jangkaan Pihak Berkepentingan
BPSH, JPN, PPW dan PPD berkeupayaan untuk menyediakan produk dan perkhidmatan
yang memenuhi keperluan pelanggan dan keperluan perundangan yang berkenaan secara
konsisten, juga melibatkan KESAN (EFFECT) dan KEBARANGKALIAN KESAN
(POTENTIAL EFFECT) , maka BPSH, JPN, PPW dan PPD akan menentukan:

a. Pihak-pihak berkepentingan yang berkaitan dengan sistem pengurusan kualiti.

b. Kehendak pihak-pihak berkepentingan yang berkaitan dengan sistem pengurusan
kualiti.

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah memantau dan mengkaji semula maklumat
mengenai pihak berkepentingan dan keperluan yang berkaitan mereka. Antara pihak
berkepentingan yang dimaksudkan ialah:

i. Agensi Kerajaan yang terlibat secara langsung dengan BPSH, JPN, PPW dan PPD
seperti Kementerian Kesihatan Malaysia, Bomba dan Penyelamat, Polis Di-Raja
Malaysia (PDRM), Agensi Anti Dadah Kebangsaan (AADK), Angkatan Pertahanan
Awam Malaysia (APAM), Jabatan Pendaftaran Negara, Jabatan Kebajikan
Masyarakat, Jabatan Perpaduan dan Integrasi Nasional (JPNIN) Kementerian
Pembangunan Wanita, Jabatan Alam Sekitar (JAS), Maritim, Jabatan Laut, Jabatan
Agama Islam, Majlis Agama Islam, Kementerian Belia dan Sukan, Unit
Penyelarasan Pelaksanaan, Jabatan Perdana Menteri (ICU), Kementerian
Kewangan dan lain-lain.

ii. Ibu Bapa/ Penjaga

iii. Warga BPSH, JPN, PPW dan PPD

iv. Media masa

v. Pembekal

vi. Badan Bukan Kerajaan (NGO) Pendidikan

vii. Government Linked Companies (GLC)

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 23

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

Bagi merealisasikan hasrat pihak berkepentingan, BPSH, JPN, PPW dan PPD telah
membangunkan Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013 - 2025 dan teras strategi
adalah seperti berikut:

Rajah 1: 5 Aspirasi Sistem Pendidikan Malaysia

Rajah 2: 6 Aspirasi Murid

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 24

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

4.3 Skop Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti BPSH, JPN, PPW dan PPD

Pengurusan program/aktiviti utama pengoperasian pendidikan seperti yang terkandung
dalam pelan strategik organisasi.

4.3.1 Batasan aplikasi pelaksanaan MS ISO 9001:2015

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO
9001:2015 bagi mencapai dasar dan objektif kualiti BPSH, JPN, PPW dan PPD. Walau
bagaimanapun BPSH, JPN, PPW dan PPD tidak menuntut pematuhan kepada keperluan-
keperluan MS ISO 9001:2015 yang berikut:-

Seksyen 7.1.5 - Pemantauan dan pengukuran sumber

Keperluan ini tidak digunapakai oleh BPSH, JPN, PPW dan PPD kerana semua peralatan
pengukuran yang digunapakai di BPSH, JPN, PPW dan PPD adalah bertujuan untuk
memberikan kefahaman dan pendedahan terhadap aplikasi penggunaannya sahaja yang
tidak menjejaskan keputusan pengukuran serta tidak melibatkan kepada penghasilan
pengkomersilan produk.

Seksyen 8.3 - Rekabentuk Dan Pembangunan Produk Dan Perkhidmatan

BPSH, JPN, PPW dan PPD tidak menggunapakai keperluan ini kerana tiada program yang
direkabentuk oleh BPSH, JPN, PPW dan PPD.

4.4 Sistem Pengurusan Kualiti dan Proses-Proses
4.4.1 Keperluan umum

Pengurusan Tertinggi BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah mewujudkan,
melaksanakan, menyimpan dan terus meningkatkan Sistem Pengurusan Kualiti
dan memperbaiki keberkesanannya secara berterusan selaras dengan
kehendak pelanggan dan keperluan piawaian MS ISO 9001:2015. Pengurusan
Tertinggi BPSH, JPN, PPW dan PPD akan:-

a. Mengenalpasti input yang diperlukan dan output yang dijangka daripada
setiap proses. Sila rujuk rajah 3 (Pendekatan proses)

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 25

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

Rajah 3: Pendekatan Proses

b. Menentukan urutan (sequence) proses yang betul dan hubungkait
dengan proses-proses yang terlibat. Sila rujuk rajah 4 (proses utama).

P PP
A CD
A AA

Rajah 4: Proses Utama

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 26

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

c. Menentukan dan menggunakan kriteria dan kaedah (termasuk
pemantauan, pengukuran dan petunjuk prestasi yang berkaitan)
diperlukan untuk memastikan keberkesanan operasi dan kawalan setiap
proses.

d. Menentukan sumber yang diperlukan untuk proses ini dan memastikan
ketersediaan mereka.

e. Menetapkan tanggungjawab dan kuasa untuk setiap proses.

f. Menangani risiko dan peluang sebagaimana yang ditentukan mengikut
keperluan klausa 6.1.

g. Menilai proses-proses ini dan melaksanakan apa-apa perubahan yang
diperlukan untuk memastikan bahawa proses ini mencapai keputusan
yang dikehendaki.

h. Memperbaiki proses-proses dan juga Sistem Pengurusan Kualiti.

Rajah 5: Model Pendekatan Proses

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 27

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

Struktur Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti tersebut adalah berasaskan kepada
rajah-rajah di bawah:

Rajah 6: Struktur Dokumentasi

Rajah 7

4.4.2 Penyimpanan Maklumat
BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menyimpan maklumat yang didokumenkan
untuk tujuan berikut:
a) menyokong operasi proses-prosesnya, dan

b) menunjukkan keyakinan bahawa proses sedang dijalankan seperti yang
dirancang.

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 28

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

5.0 KEPIMPINAN
5.1 Kepimpinan dan Komitmen

5.1.1 Umum

Pengurusan Tertinggi BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah sentiasa komited
kepada pembangunan dan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO
9001:2015 BPSH, JPN, PPW dan PPD, dan sentiasa berusaha secara berterusan
untuk menambahbaik sistem bagi menjamin keberkesanannya dengan:

a. Mengambil kebertanggungjawaban terhadap keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti.

b. Memastikan bahawa dasar kualiti dan objektif kualiti dibangunkan bagi Sistem
Pengurusan Kualiti dan sesuai dengan konteks dan hala tuju strategik BPSH, JPN,
PPW dan PPD.

c. Memastikan integrasi keperluan Sistem Pengurusan Kualiti ke dalam proses
pengurusan BPSH, JPN, PPW dan PPD.

d. Menggalakkan penggunaan pendekatan proses dan pemikiran berasaskan risiko.

e. Memastikan sumber-sumber sentiasa tersedia apabila diperlukan dalam Sistem
Pengurusan Kualiti.

f. Menyampaikan kepentingan Sistem Pengurusan Kualiti yang berkesan dan pematuhan
kepada keperluan terhadap Sistem Pengurusan Kualiti.

g. Memastikan Sistem Pengurusan Kualiti mencapai keputusan yang dikehendaki.

h. Melibatkan diri secara menyeluruh dan memberi sokongan kepada setiap individu
yang menyumbang kepada keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti.

i. Menggalakkan penambahbaikan.

j. Menyokong peranan-peranan Pengurusan yang relevan untuk menunjukkan
kepemimpinan yang berkaitan dengan bidang yang dipertanggungjawabkan
kepada mereka.

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 29

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

5.1.2 Tumpuan kepada pelanggan

Pengurusan Tertinggi BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menunjukkan
kepimpinan dan komitmen berkaitan dengan tumpuan kepada pelanggan dengan
memastikan bahawa:

a) Keperluan pelanggan, kehendak berkanun dan peraturan yang berkenaan
ditentukan, difahami dan dipenuhi secara kosisten.

b) Risiko dan peluang yang boleh menjejaskan pematuhan produk dan
perkhidmatan serta keupayaan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan
ditentukan dan ditangani.

c) Fokus terhadap kepuasan pelanggan adalah dikekalkan.

5.2 Dasar Kualiti

5.2.1 Mewujudkan Dasar Kualiti BPSH, JPN, PPW dan PPD

Dasar Kualiti BPSH, JPN, PPW dan PPD ialah seperti berikut:
BPSH, JPN, PPW dan PPD komited dalam meningkatkan kecekapan dan
keberkesanan penyampaian perkhidmatan bagi memenuhi kehendak
pelanggan dan aspirasi negara.

Pengurusan Tertinggi BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah mewujudkan,
melaksanakan dan mengekalkan Dasar Kualiti BPSH, JPN, PPW dan PPD supaya:
a) Dasar Kualiti hendaklah sesuai dengan tujuan dan konteks organisasi serta

ia menyokong hala tuju pelan strategik.

b) Satu rangka kerja yang berkaitan dengan objektif kualiti dapat disediakan.
;

c) Komitmen untuk memenuhi keperluan-keperluan yang berkaitan dapat
ditingkatkan.

d) Komitmen untuk penambahbaikan berterusan melalui Sistem Pengurusan
Kualiti dapat ditingkatkan.

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 30

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

5.2.2 Penyampaian Dasar Kualiti

Dasar kualiti hendaklah:-

a) Disediakan, didokumentasikan dan diselenggarakan.

b) Disampaikan, dikongsikan, difahami dan diamalkan di BPSH, JPN, PPW dan
PPD.

c) Dipaparkan kepada pihak yang berkepentingan mengikut kesesuaian.

5.3 Peranan Organisasi, Tanggungjawab dan Kuasa

Pengurusan Tertinggi hendaklah memastikan tanggungjawab dan kuasa yang relevan
untuk peranan yang diberikan, disampaikan dan difahami dalam organisasi.

Pengurusan Tertinggi hendaklah menetapkan tanggungjawab dan kuasa untuk:

a) Memastikan Sistem Pengurusan Kualiti sesuai dengan keperluan Standard
Antarabangsa ini.

b) Memastikan proses-proses dapat menghasilkan output yang dikehendaki.

c) Melaporkan mengenai prestasi Sistem Pengurusan Kualiti dan peluang untuk
penambahbaikan (rujuk klausa 10.1), khususnya kepada Pengurusan Tertinggi.

d) Memastikan promosi konsep berfokuskan pelanggan dilaksanakan secara
menyeluruh di BPSH, JPN, PPW dan PPD.

e) Memastikan integriti Sistem Pengurusan Kualiti dikekalkan sekiranya Sistem
Pengurusan Kualiti perlu dipinda, dirancang dan dilaksanakan.

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 31

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

6.0 PERANCANGAN

6.1 Tindakan Terhadap Risiko dan Peluang

6.1.1 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti

Apabila merancang untuk Sistem Pengurusan Kualiti, BPSH, JPN, PPW dan PPD
hendaklah mengambil kira isu-isu yang dirujuk dalam seksyen 4.1 dan keperluan-
keperluan yang dirujuk dalam seksyen 4.2 bagi menentukan risiko dan peluang
yang perlu ditangani untuk:

a) Memberi jaminan bahawa Sistem Pengurusan Kualiti boleh mencapai hasil
yang diinginkan.

b) Meningkatkan kesan yang diingini.

c) Mencegah atau mengurangkan kesan yang tidak diingini.

d) Mencapai peningkatan.

6.1.2 Perancangan BPSH, JPN, PPW dan PPD terhadap risiko

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah merancang:

a) Tindakan untuk menangani risiko-risiko dan peluang-peluang.

b) Bagaimana untuk:
i. Mengintegrasi dan melaksanakan tindakan ke dalam setiap proses
yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti di BPSH, JPN, PPW
dan PPD (Rujuk 4.4).

ii. Menilai keberkesanan tindakan yang diambil.

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 32

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

Tindakan yang diambil untuk menangani risiko dan peluang hendaklah setimpal
dengan kesan potensi ke atas pematuhan produk dan perkhidmatan.

Kaedah 1: Pilihan untuk menangani risiko termasuklah mengelakkan risiko,
mengambil risiko untuk merebut peluang, menghapuskan sumber risiko, mengubah
kemungkinan atau akibat, perkongsian risiko, atau menyimpan risiko dengan
keputusan yang dimaklumkan kepada semua warga di BPSH, JPN, PPW dan PPD.

Kaedah 2: Memaksimumkan peluang dengan mengadaptasikan peluang sebagai
amalan baru, pelancaran produk baru, memperkembangkan pasaran baru,
menangani pelanggan baru, membina perkongsian, menggunakan teknologi baru,
dan keinginan lain yang berdaya maju bagi memenuhi keperluan organisasi dan
pelanggan.

6.1.2.1 Menjelaskan satu pendekatan sistematik untuk penilaian risiko

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah mengenalpasti satu kaedah
penilaian risiko yang sesuai bagi memenuhi keperluan-keperluan
berkanun, perundangan dan Piawaian MS ISO 9001:2015. Penetapan
dasar dan objektif kualiti juga mengambil kira proses mengurangkan
risiko-risiko ke tahap yang boleh diterima.

6.1.2.2 Mengenalpasti risiko dan peluang

a) Setiap proses utama dalam skop Sistem Pengurusan Kualiti
hendaklah dikenalpasti risiko dan peluang.

b) Menentukan nilai KEBARANGKALIAN (likelihood) mengikut
skala yang ditetapkan.

c) Menentukan nilai KESAN (severity) mengikut skala yang
ditetapkan.

d) Membuat penilaian risiko (likelihood x severity) untuk
menentukan sama ada aras risiko itu RENDAH, SEDERHANA.

e) Merancang dan melaksanakan tindakan mitigasi (mengurangi)
terhadap proses yang memiliki nilai risiko yang TINGGI.

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 33

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

6.1.2.3 Menilai risiko-risiko

a) Pemilik risiko adalah seseorang yang bertanggungjawab secara
terus dengan proses dan operasi di mana risiko dikenal pasti
dan mampu untuk menguruskan sumber-sumber untuk
menyelesaikan risiko tersebut. Pemilik risiko dinyatakan dalam
Pelan Pemulihan Risiko kerana beliau bertanggungjawab untuk
melaksanakan tindakan kawalan.

b) Nilaikan kemudaratan yang mungkin terhasil daripada kegagalan
keselamatan, mengambil kira akibat-akibat yang berpotensi
untuk kehilangan kerahsiaan, integriti dan ketersediaan proses-
proses.

c) Nilaikan kemungkinan realistik kegagalan keselamatan sebegini
berlaku dalam mengatasi ancaman-ancaman dan kelemahan-
kelemahan dan impak-impak yang dikaitkan dengan proses-
proses tesebut dan kawalan yang sedang dilaksanakan.

d) Anggarkan tahap-tahap risiko.

e) Tentukan sama ada risiko tersebut boleh diterima atau
memerlukan penambahbaikan menggunakan kriteria yang
diwujudkan.

Contoh penilaian risiko seperti jadual di bawah yang terdapat di dalam setiap prosedur.

Risiko Kebarangkalian Kesan Penilaian Aras Mitigasi
(Risk) (Likelihood) (Severity) Risiko Risiko (Mitigation)
a axb
Gagal mencapai b Meningkatkan kemahiran dan
KPI ditetapkan 2 8 Sederhana kecekapan pegawai meja
4

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 34

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

6.1.2.4 Mengenal pasti dan menilai pilihan-pilihan untuk mengurangi
risiko-risiko.

Tindakan-tindakan yang sesuai termasuklah:

a) Menggunakan kawalan-kawalan yang bersesuaian untuk
mengurangkan risiko-risiko.

b) Menerima risiko-risiko dengan penuh erti dan secara
objektif, dengan syarat ianya memuaskan dasar
organisasi untuk penerimaan risiko.

c) Mengelakkan risiko.

d) Memindahkan risiko-risiko organisasi berkaitan kepada
lain-lain pihak, contohnya syarikat insurans, pembekal-
pembekal (jika ada)

6.2 Objektif Kualiti dan Perancangan Untuk Mencapainya

6.2.1 Objektif kualiti
Bagi memastikan Objektif Kualiti Sistem Pengurusan Kualiti tercapai, BPSH, JPN,
PPW dan PPD juga telah mewujudkan Objektif Kualiti bagi setiap proses-proses
utama yang terlibat di dalam Skop Sistem Pengurusan Kualiti. Objektif Kualiti
Sistem Pengurusan Kualiti yang dibangunkan adalah:

a) Konsisten dengan Dasar Kualiti.

b) Boleh diukur.

c) Mengambilkira keperluan Sistem Pengurusan Kualiti dan hasil daripada
penilaian risiko dan pemulihan risiko.

d) Berkaitan dengan pematuhan produk dan perkhidmatan dan peningkatan
kepuasan pelanggan.

e) Boleh dipantau oleh setiap pemilik proses dan juga melalui audit dalaman
dan laporan MKSP.

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 35

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

f) Boleh disampaikan melalui kursus-kursus kesedaran, pengedaran brosur,
infografik dan lain lain.

g) Boleh dikemaskinikan jika diperlukan.

BPSH, JPN, PPW dan PPD perlu mengekalkan Objektif Kualiti sebagai maklumat
yang didokumentasikan.

Objektif Kualiti BPSH, JPN, PPW dan PPD adalah seperti berikut:

Pengurusan Program / Aktiviti Utama 100% mencapai sasaran mengikut KPI
pengoperasian pendidikan organisasi

Kepuasan pelanggan 100% pelanggan berpuashati dengan
perkhidmatan yang diberikan
Aduan Pelanggan
100% aduan diselesaikan mengikut SOP
Pengurusan Latihan
100% warga menjalani latihan minima 7
hari

6.2.2 Bagi memastikan objektif kualiti tercapai dan perancangan untuk mencapainya,
BPSH, JPN, PPW dan PPD perlu menentukan:

a) Apa yang akan dilakukan.
Contoh: Boleh menggunakan kaedah Brain storming, SWOT analisis, dan
dengan menggunakan 7 alatan kawalan kualiti (7 QC Tool)

b) Sumber apa yang diperlukan.

c) Siapa yang dipertanggungjawabkan.

d) Bila ia akan disiapkan/ disempurnakan.

e) Bagaimana keputusan dinilai.

Pemantauan, audit dalaman secara berkala dan laporan dalam Mesyuarat
Kajian Semula Pengurusan (MKSP).

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 36

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

6.3 Perancangan Perubahan

Apabila BPSH, JPN, PPW dan PPD ingin menentukan keperluan untuk perubahan kepada
Sistem Pengurusan Kualiti, perubahan tersebut hendaklah dijalankan dengan kaedah yang
dirancang (lihat 4.4).

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah mengambil kira:

a) Tujuan perubahan dan potensi kesan ke atasnya.

b) Intergriti Sistem Pengurusan Kualiti.

c) Ketersediaan sumber.

d) Peruntukan atau pengagihan semula tanggungjawab dan kuasa.

Syor atau cadangan perubahan hendaklah dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian
Semula Pengurusan (MKSP) untuk mendapatkan persetujuan dan kelulusan bagi
setiap perancangan perubahan.

7.0 SOKONGAN
7.1 Sumber
7.1.1 Umum

BPSH, JPN, PPW dan PPD perlu menentukan dan menyediakan sumber yang
diperlukan bagi mewujudkan, melaksanakan, mengekalkan dan peningkatan
berterusan Sistem Pengurusan Kualiti. Untuk itu, BPSH, JPN, PPW dan PPD perlu
mengambil kira:

a) Keupayaan dan kekangan pada sumber-sumber dalaman sedia ada.
b) Keperluan yang perlu diperolehi daripada pembekal luar.

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 37

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

7.1.2 Sumber manusia

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menentukan dan menyediakan sumber
manusia yang diperlukan bagi memastikan keberkesanan Sistem Pengurusan
Kualiti untuk operasi dan kawalan proses-prosesnya.

7.1.3 Infrastruktur

BPSH, JPN, PPW dan PPD komited untuk menentukan, menyediakan dan
mengekalkan infrastruktur yang diperlukan bagi operasi proses-prosesnya untuk
mencapai pematuhan terhadap produk dan perkhidmatan. Infrastruktur yang
dimaksudkan termasuklah:

a) Bangunan dan ruang pejabat staf.

b) Peralatan dan perkakasan yang digunapakai untuk pelaksanaan
termasuk komputer dan lain-lain alat pandang-dengar serta perisian yang
bersesuaian.

c) Kemudahan sokongan yang diperlukan seperti; pengangkutan,
komunikasi dan sistem maklumat.

d) Penyelenggaraan berkala ke atas a), b) dan c) bagi memastikan ia
sentiasa sedia untuk digunapakai bagi tujuan proses perkhidmatan yang
dapat memberi kepuasan pelanggan.

7.1.4 Persekitaran bagi proses operasi

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah memastikan dan menyediakan persekitaran
kerja yang kondusif serta mengamalkan etika kerja yang cemerlang. Pengurusan
BPSH, JPN, PPW dan PPD perlu memastikan penyelenggaraan dan pengurusan
ruang tempat kerja dilaksanakan sepertimana keperluan yang ditetapkan mengikut
peraturan am keselamatan dan kesihatan di tempat kerja.

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 38

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

Kemudahan persekitaran kerja termasuk:
a) Sistem pencahayaan.

b) Sistem ventilasi dan penghawa dingin.

c) Tempat kerja yang ergonomik.

d) Sistem keselamatan dan pencegahan kebakaran.

e) Kebersihan ruang.

f) Interaksi sosial.

g) Kemudahan pekerja.

7.1.5 Pemantauan dan pengukuran sumber
7.1.5.1 dan 7.1.5.2
Keperluan ini tidak digunapakai oleh BPSH, JPN, PPW dan PPD kerana semua
peralatan pengukuran yang digunapakai di BPSH, JPN, PPW dan PPD adalah
bertujuan untuk memberikan kefahaman dan pendedahan terhadap aplikasi
penggunaannya sahaja yang tidak menjejaskan keputusan pengukuran serta tidak
melibatkan kepada penghasilan pengkomersilan produk. (rujuk seksyen 4.3.1)

7.1.6 Pengurusan Pengetahuan.

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menentukan pengetahuan yang diperlukan
bagi memastikan operasi bagi setiap proses perkhidmatan yang ditawarkan
tercapai. Ini termasuk juga pengetahuan dan maklumat yang diperolehi daripada:
a) Sumber dalaman seperti perkongsian ilmu, maklumbalas peserta dan harta

intelek.

b) Sumber luaran yang dijadikan sebagai standard seperti sumbangan
akademik, persidangan atau latihan yang diperolehi daripada pelanggan
ataupun pembekal.

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 39

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

Maklumat ini perlu dikemaskini dan tersedia apabila diperlukan. Apabila
berlaku sebarang keperluan yang berkaitan, BPSH, JPN, PPW dan PPD
perlu mempertimbangkan pengetahuan semasa dan mampu menentukan
keperluan dan capaian pengetahuan tambahan tersebut.

7.2 Kompetensi/ Kecekapan

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah memastikan semua warga yang diperolehi
mempunyai kelayakan dan kompetensi yang diperlukan.

Memastikan semua warga diberi latihan dalam bidang pengkhususan yang diperlukan.

a) Warga yang terlibat dalam pengkhususan yang ditetapkan perlu diberi latihan dan
pendedahan dengan menghadiri latihan-latihan yang ditetapkan.

b) Menilai keberkesanan latihan dan pendedahan untuk memenuhi kompetensi yang
diperlukan.

c) Memastikan warga mempunyai kesedaran yang tinggi dan memberi keutamaan
dalam pencapaian Objektif Kualiti BPSH, JPN, PPW dan PPD

d) Mengemaskini dan menyimpan rekod latihan, kompetensi dan pengalaman warga
yang terlibat.

Contoh: Tindakan berkenaan termasuklah penyediaan latihan kepada warga, mentor, atau
tugasan semula warga yang masih bekerja; atau pengambilan atau kontrak semula warga
yang kompeten.

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 40

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

7.3 Kesedaran
BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menentukan warga yang melaksanakan kerja di
bawah pengawasan BPSH, JPN, PPW dan PPD mengetahui perkara berikut:

a) Dasar Kualiti;

b) Objektif kualiti yang berkaitan;

c) Sumbangan mereka terhadap keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti, termasuk
juga faedah-faedah yang diperolehi daripada peningkatan prestasi;

d) Implikasi apabila tidak mematuhi keperluan sistem pengurusan kualiti.

7.4 Komunikasi

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah memastikan sistem komunikasi dalaman dan
luaran yang bersesuaian dengan Sistem Pengurusan Kualiti diwujudkan melalui:

a. Perkara yang akan dikomunikasikan.

b. Bila komunikasi itu akan dijalankan.

c. Dengan siapa berkomunikasi.

d. Bagaimana untuk berkomunikasi

e. Siapa yang berkomunikasi.

Antara kaedah komunikasi yang terdapat di BPSH, JPN, PPW dan PPD adalah seperti
berikut:

1. E-mel warga
2. Surat / Memo
3. Perhimpunan Bulanan
4. Sistem Maklumat
5. Papan Kenyataan
6. Telekomunikasi
7. Pekeliling Dalaman
8. Laman Sesawang Rasmi
9. Whatapps
11. 10. Facebook, dan sebagainya

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 41

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

7.5 Maklumat Yang Didokumentasikan
7.5.1 Umum

Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti di BPSH, JPN, PPW dan PPD termasuk
yang berikut:

a) Maklumat yang didokumentasikan bagi memenuhi keperluan MS ISO
9001:2015.

b) Maklumat yang didokumentasikan bagi memenuhi keperluan BPSH, JPN,
PPW dan PPD.

Berikut adalah contoh maklumat yang didokumentasikan:

a) Kenyataan Dasar dan Objektif Kualiti.

b) Kenyataan Dasar dan Objektif Keselamatan.

c) Manual dan skop pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti.

d) Daftar Penilaian Risiko.

e) Pemilihan Kawalan-kawalan dan Pelan Pengurangan Tahap Risiko.
f) Prosedur-prosedur yang didokumentasikan (SOP) yang diperlukan oleh

organisasi untuk memastikan perancangan, pengendalian dan kawalan
proses-proses utama Sistem Pengurusan Kualiti yang berkesan.
g) Rekod-rekod yang diperlukan menurut Standard MS ISO 9001:2015.
h) Lain-lain dokumen yang perlu bagi membuktikan keberkesanan Sistem
Pengurusan Kualiti.

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 42

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

7.5.2 Membuat dan mengemaskini

a) Setiap dokumen Sistem Pengurusan Kualiti yang baru dan pindaan
mestilah disemak dan mendapat kelulusan.

b) Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti mempunyai format tertentu dan
dibangunkan dalam Bahasa Melayu.

c) Semua dokumen Sistem Pengurusan Kualiti mempunyai identifikasi dan
penerangan tertentu seperti tajuk, tarikh, disediakan oleh, diluluskan oleh
dan nombor rujukan.

d) Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti mempunyai status klasifikasi
dokumen yang telah ditetapkan (Penyataan pada bahagian footer pada
setiap prosedur: RAHSIA- Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad
kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama
ada bercetak atau softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan).

e) Setiap pindaan terhadap dokumen Sistem Pengurusan Kualiti perlu
direkodkan oleh Pengurus Kualiti di dalam senarai Rujukan Pindaan.

f) Pengurus Kualiti perlu memastikan semua dokumen Sistem Pengurusan
Kualiti adalah yang terkini dan diterbitkan supaya mudah dicapai atau
dirujuk.

g) Pengurus Kualiti perlu mengemaskini dari masa kesemasa Senarai
Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti yang mengandungi semua dokumen
Sistem Pengurusan Kualiti dan status terkini apabila terdapat sebarang
perubahan.

h) Pengurus Kualiti perlu memaklumkan kepada Jawatankuasa Teknikal
Sistem Pengurusan Kualiti terhadap sebarang perubahan dan
pengemaskinian dokumen Sistem Pengurusan Kualiti.

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 43

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

7.5.3 Kawalan terhadap maklumat yang didokumenkan

7.5.3.1 Sistem Pengurusan Kualiti akan mengambil kira mana-mana keperluan
perundangan yang berkenaan dan keperluan MS ISO 9001:2015. Maklumat
yang didokumenkan (dokumen dan rekod) mudah didapati dan sesuai untuk
digunakan, di mana dan apabila ia diperlukan. Ia dilindungi secukupnya
dan back-up terhadap sistem secara berkala bagi memastikan ia tidak
hilang dan boleh diperolehi semula dan kebolehbacaan jika diperlukan. Satu
proses pengurusan sebagai bukti pematuhan terhadap keperluan seperti
berikut:

a) Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti boleh dirujuk dengan mudah
di mana dan apabila ia diperlukan.

b) Pengurus Kualiti perlu menguruskan dan merekodkan sebarang
perubahan terhadap dokumen Sistem Pengurusan Kualiti.

c) Bagi dokumen terkawal hanya warga yang terlibat sahaja
dibenarkan mempunyai dokumen terkawal.

d) Bagi dokumen kawalan proses penyimpanan dan pelupusan
hendaklah mengikut ketetapan tempoh penyimpanan rekod yang
dinyatakan pada setiap prosedur Sistem Pengurusan Kualiti dan
proses pelupusan hendaklah mengikut Pekeliling Arkib Negara.

7.5.3.2 Maklumat yang didokumenkan bagi memenuhi keperluan Sistem
Pengurusan Kualiti dan Standard Antarabangsa MS ISO 9001:2015 ini,
boleh dikawal secara atas talian atau secara manual dalam bentuk
dokumen bercetak oleh pemilik-pemilik proses bagi proses-proses berkaitan
dengan Sistem Pengurusan Kualiti.

a) Dokumen kualiti yang perlu dikawal ialah Manual Sistem
Pengurusan Kualiti, Prosedur Utama, Prosedur Sokongan meliputi
garis panduan yang berkaitan hendaklah diluluskankan sebelum
diterbitkan.

b) Satu senarai induk yang mengandungi semua dokumen yang
digunakan dalam Sistem Pengurusan Kualiti berkenaan akan
disediakan. Senarai ini perlu dikemaskini dari masa ke semasa
apabila berlaku sesuatu perubahan atau pindaan.

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 44

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

c) Manual dan Prosedur Kualiti asal perlu diberikan; kod rujukan,
identifikasi nombor keluaran/nombor pindaan dan diluluskan.
Sebanyak 1 salinan sahaja yang akan dibuat dan ditandakan di kulit
luar sebagai “DOKUMEN INDUK”.

7.5.3.3 Untuk kawalan maklumat yang didokumenkan, aktiviti-aktiviti seperti
pengedaran, akses, dapatan semula, penggunaan, penyimpanan dan
pemeliharaan, termasuk pemeliharaan kebolehbacaan, kawalan perubahan,
penyimpanan dan pelupusan, boleh dikawal melalui sistem atau manual.

a) Setiap warga BPSH, JPN, PPW dan PPD boleh memberikan
cadangan pindaan kepada dokumen yang dikawal. Cadangan
pindaan hendaklah dikemukakan kepada Pengurusan Tertinggi
melalui Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan untuk kelulusan.

b) Semua pindaan yang dibuat hendaklah dicatatkan dalam ruangan
SENARAI PINDAAN DOKUMEN dan dikemaskini sepenuhnya.
Pindaan dokumen dibuat dengan menggantikan muka surat yang
terlibat, nombor pindaan dan nombor keluaran dikemaskini serta
tarikh kuatkuasa baru akan diberikan.

c) Setelah mendapat kelulusan (sila rujuk b), sebarang terbitan
pindaan baru bagi semua dokumen kualiti perlu diedarkan secara
elektronik ataupun manual kepada semua warga BPSH, JPN, PPW
dan PPD.

d) Satu salinan Dokumen Terkawal asal yang dipinda perlu disimpan
dan ditandai “BATAL” dan untuk sistem di dalam talian, dokumen
lama perlu disimpan secara automatik ke dalam ARKIB DOKUMEN
TERBITAN. Senarai Pindaan yang berkaitan juga perlu dikemaskini.

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 45

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

8.0 OPERASI

8.1 Perancangan Operasi Dan Kawalan
BPSH, JPN, PPW dan PPD perlu merancang, melaksana, dan mengawal proses seperti
(rujuk 4.4) yang diperlukan bagi memenuhi keperluan untuk penyediaan produk dan
perkhidmatan, dan untuk melaksanakan tindakan yang diperlukan dalam keperluan
seksyen 6, dengan:

a) Menentukan keperluan untuk produk dan perkhidmatan.

b) Mewujudkan kriteria bagi setiap proses-proses dan penerimaan produk dan
perhidmatan dinyatakan di dalam setiap prosedur yang berkaitan dengan Sistem
Pengurusan Kualiti.

c) Menentukan sumber yang diperlukan untuk mencapai kepatuhan terhadap
keperluan produk dan perkhidmatan.

d) Melaksanakan kawalan ke atas proses-proses mengikut kriteria yang ditetapkan.

e) Menentukan dan memastikan maklumat yang didokumenkan mengikut keperluan
seperti:

i. Proses yang telah dijalankan adalah mengikut perancangan.

ii. Dapat menunjukkan kepatuhan bahawa produk dan perkhidmatan memenuhi
keperluan.

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah merancang kawalan terhadap sebarang
perubahan dan menyemak semula kesan yang disebabkan oleh perubahan yang
tidak dirancang.

BPSH, JPN, PPW dan PPD juga perlu memastikan setiap pembekal luar dikawal.
Penilaian prestasi pembekal perlu dinilai, dianalisis dan dilaporkan.

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 46

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

8.2 Keperluan Produk Dan Perkhidmatan

8.2.1 Komunikasi dengan pelanggan

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menyediakan perantara bagi kemudahan
komunikasi yang terancang dan berkesan dengan pelanggan seperti:

a) Menyediakan maklumat yang berkaitan dengan produk dan perkhidmatan
seperti buku panduan, pamplet, brosur dan poster dan lain-lain.

b) Mengendalikan pertanyaan, kontrak, atau pesanan termasuk perubahan.

c) Mendapatkan maklumbalas pelanggan yang berkaitan dengan produk dan
perkhidmatan termasuk aduan pelanggan.

d) Pengendalian atau mengawal harta pelanggan seperti penyediaan laci
berkunci di kaunter utama / lobi untuk penyimpanan barang peribadi
pelanggan dan maklumat-maklumat peribadi pelanggan disimpan di dalam
bilik fail.

e) Mewujudkan keperluan tertentu untuk tindakan luar jangka apabila perlu.

8.2.2 Menentukan keperluan berkaitan dengan produk dan perkhidmatan
Apabila menentukan keperluan berkaitan produk dan perkhidmatan yang hendak
ditawarkan kepada pelanggan maka BPSH, JPN, PPW dan PPD perlu memastikan
bahawa:

a) Keperluan bagi produk dan perkhidmatan akan dijelaskan termasuk:

i. Apa-apa keperluan perundangan dan peraturan yang digunapakai.

ii. Mana-mana yang dianggap perlu oleh BPSH, JPN, PPW dan PPD.

b) BPSH, JPN, PPW dan PPD sedia bertanggungjawab atas segala tuntutan
terhadap produk dan perkhidmatan yang ditawarkan.

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 47

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

8.2.3 Semakan keperluan berkaitan dengan produk dan perkhidmatan

8.2.3.1 BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menyemak keperluan yang berkaitan
dengan produk dan perkhidmatan yang ditawarkan kepada pelanggan.
Semakan semula ini hendaklah dilakukan sebelum BPSH, JPN, PPW dan
PPD membuat komitmen untuk membekalkan produk dan perkhidmatan,
termasuklah:

a) Keperluan yang ditetapkan oleh pelanggan, termasuk keperluan
untuk penghantaran dan aktiviti selepas penghantaran.

b) Keperluan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi memerlukan
penjelasan yang lebih spesifik atau diperlukan, maka perlu
dinyatakan.

c) Keperluan-keperluan lain yang ditentukan oleh BPSH, JPN, PPW
dan PPD.

d) Keperluan undang-undang dan peraturan yang terpakai secara
langsung untuk penghasilan produk dan perkhidmatan.

e) Keperluan kontrak atau pesanan yang berbeza daripada yang
terdahulu juga perlu dinyatakan.

Jika berlaku sebarang perubahan kepada keperluan produk dan
perkhidmatan, BPSH, JPN, PPW dan PPD perlu memastikan semua
dokumen yang berkaitan dipinda sewajarnya dan semua warga yang
terlibat dimaklumkan tentang perubahan yang telah dibuat.

8.2.3.2 BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menyimpan maklumat yang
dokumenkan, yang berkaitan dengan:

a) Keputusan bagi setiap semakan

b) Sebarang keperluan baharu yang diperlukan bagi produk dan
perkhidmatan.

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 48

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

8.2.4 Perubahan kepada keperluan produk dan perkhidmatan

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah memastikan maklumat yang didokumenkan
berkaitan pindaan, dan individu yang berkaitan akan dimaklumkan tentang
keperluan yang berubah, apabila keperluan untuk produk dan perkhidmatan
bertukar.

8.3 Rekabentuk Dan Pembangunan Produk Dan Perkhidmatan

8.3.1, 8.3.2, 8.3.3, 8.3.4, 8.3.5, 8.3.6

BPSH, JPN, PPW dan PPD tidak menggunapakai keperluan ini kerana tiada program yang
direkabentuk oleh BPSH, JPN, PPW dan PPD.

8.4 Kawalan Penyedia Perkhidmatan Luar, Produk Dan Perkhidmatan

8.4.1 Umum
Jika sumber dan perkhidmatan luar diperlukan, BPSH, JPN, PPW dan PPD
hendaklah memastikan semua kehendak dan keperluan piawaian yang ditetapkan
oleh MS ISO 9001:2015 dipatuhi dan dikawal.

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah mengenalpasti jabatan yang terlibat bagi
proses yang berkaitan dengan sumber dan perkhidmatan luar. Antaranya adalah
seperti berikut:

i. Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset – Proses Penyelenggaraan
Kebersihan Kawasan, iaitu aktiviti menjaga kebersihan setiap kawasan di
bawah kawalan BPSH, JPN, PPW dan PPD sama ada milik tetap atau di
sewa. Proses kawalan dilakukan dengan membuat penilaian ke atas
kontraktor secara berkala.

ii. Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset – Proses Perkhidmatan
Keselamatan, iaitu aktiviti kawalan keselamatan ke atas setiap bangunan di
bawah kawalan BPSH, JPN, PPW dan PPD sama ada milik tetap atau di
sewa. Proses kawalan dilakukan dengan membuat penilaian ke atas
kontraktor secara berkala.

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 49

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

iii. Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset – Proses Perkhidmatan Bekalan
Makanan Bermasak, iaitu aktiviti penyediaan makanan di asrama sekolah di
bawah kawalan BPSH, JPN, PPW dan PPD. Proses kawalan dilakukan
dengan membuat penilaian ke atas kontraktor secara berkala.

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menentukan dan menggunakan kriteria
untuk penilaian, pemilihan, pemantauan prestasi, dan penilaian semula pembekal
luar berdasarkan kepada keupayaan mereka untuk menyediakan proses atau
produk dan perkhidmatan mengikut keperluan.

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menyimpan maklumat yang didokumenkan
bagi aktiviti-aktiviti ini dan apa-apa tindakan yang timbul daripada penilaian.

8.4.2 Jenis dan tahap kawalan
BPSH, JPN, PPW dan PPD akan memastikan penyedia perkhidmatan luar
menyediakan proses produk dan perkhhidmatan yang tidak memberi kesan negatif
terhadap BPSH, JPN, PPW dan PPD agar BPSH, JPN, PPW dan PPD berupaya
secara konsisten menyampaikan produk dan perkhidmatan kepada pelanggan.
Bagi tujuan tersebut, BPSH, JPN, PPW dan PPD akan:

a) Memastikan setiap penyedia perkhidmatan luar menyediakan proses yang
kekal dalam kawalan Sistem Pengurusan Kualiti.

b) Menjelaskan kepada kedua-dua pihak bahawa kawalan yang perlu dipatuhi
bagi setiap penyedia perkhidmatan dan bagi pihak yang berhajat
menggunakannya untuk memberi keputusan bagi setiap output yang akan
dikeluarkan.

c) Mempertimbangkan/ mengambil kira:

i. Kesan dari proses luaran yang dibekalkan, produk dan perkhidmatan
kepada kemampuan BPSH, JPN, PPW dan PPD memberi perkhidmatan
kepada pelanggan dan pihak berkepentingan.

ii. Keberkesanan kawalan yang digunakan oleh penyedia perkhidmatan luar.

d) Menentukan pengesahan atau aktiviti-aktiviti lain, yang diperlukan bagi
memastikan setiap penyedia perkhidmatan luar memenuhi keperluan
terhadap proses, produk dan perkhidmatan.

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 50

Manual Sistem Pengurusan Kualiti
No. Rujukan: MSPK-01/18

Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018
No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

8.4.3 Maklumat bagi penyedia perkhidmatan luar

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah memastikan kecukupan keperluan sebelum
berkomunikasi dengan pembekal luar.

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah memaklumkan kepada pembekal luar
keperluan untuk:

a) Proses-proses, produk dan perkhidmatan yang akan disediakan.

b) Kelulusan:
i. Produk dan perkhidmatan.
ii. Kaedah, proses-proses dan peralatan.
iii. Pelepasan produk dan perkhidmatan.

c) Kecekapan, termasuklah sebarang keperluan kelayakan orang yang
diperlukan.

d) Interaksi pembekal luar dengan BPSH, JPN, PPW dan PPD.

e) Kawalan dan pemantauan prestasi pembekal luar yang terpakai oleh BPSH,
JPN, PPW dan PPD.

f) Pengesahan atau aktiviti validasi BPSH, JPN, PPW dan PPD, atau
pelanggannya, bercadang untuk melaksanakannya di premis pembekal luar.

8.5 Pengeluaran Dan Penyediaan Perkhidmatan

8.5.1 Kawalan pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan

BPSH, JPN, PPW dan PPD bertanggungjawab mewujud dan menyelenggarakan
prosedur untuk mengawal semua proses penyediaan perkhidmatan.

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menentukan semua proses penyediaan dan
pengendalian perkhidmatan dijalankan di bawah keadaan terkawal yang meliputi:

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015
RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau
softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.