GARIS PANDUAN EKSA 2019 MDKpr

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

MAJLIS DAERAH KAMPAR

KANDUNGAN

Ucapan Aluan Yang Dipertua Majlis Daerah Kampar 2

Tujuan 3
BAB 1 : Pengenalan Pelaksanaan EKSA MDKpr 4
BAB 2 : Dasar, Slogan dan Logo EKSA MDKpr 5
BAB 3 : Visi,Misi dan Objektif 6
BAB 4 : Perancangan Ke Arah Pensijilan EKSA 7-8

BAB 5 : Jawatankuasa Pelaksana 9

BAB 6 : Penentuan Zon 10

BAB 7 : Imbasan Konsep 5S & Pengenalan EKSA 11-14

BAB 8 : Elemen Baharu EKSA 15-19

BAB 9: Langkah-langkah Pelaksanaan EKSA 20-26
Langkah 1: Pengwujudan Jawatankuasa EKSA dengan Peranan Yang Jelas
Langkah 2: Mewujudkan Sektor/Zon EKSA
Langkah 3: Latihan
Langkah 4: Pelancaran EKSA

BAB 10: Pengauditan EKSA 27-28
Penilaian Model A
Penilaian Model B

BAB 11: Pelaksanaan Audit Dalam 29
Langkah 1 Membentuk Pasukan Audit
Langkah 2 Latihan Audit EKSA
Langkah 3 Mengaudit Prestasi EKSA
Langkah 4 Mengumumkan Penemuan Audit

BAB 12: Ke Arah Pensijilan EKSA 30
Kelayakan 31
Tempoh Sah Laku Sijil
Permohonan Rasmi
Saluran Permohonan

BAB 13: Faedah Pelaksanaan EKSA

BAB 14: Kunci Kejayaan EKSA 32

BAB 15: Penutup 33

Lampiran 34-129

Sumber Rujukan 130

1



GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
MAJLIS DAERAH KAMPAR

TUJUAN

Buku Garis Panduan Pelaksanaan ini disediakan
sebagai rujukan kepada semua warga Majlis Daerah
Kampar (MDKpr) dalam melaksanakan Ekosistem
Kondusif Sektor Awam (EKSA). Melalui panduan ini,
diperjelaskan mengenai konsep EKSA, elemen-elemen
baharu yang diperkenalkan, tindakan yang perlu
diambil pada setiap peringkat pelaksanaan, kaedah
pengauditan yang diguna pakai dan kelayakan serta
syarat-syarat yang perlu dipatuhi untuk mendapatkan
pensijilan EKSA.

EKSA juga merupakan satu program yang
menggalakkan warga MDKpr agar lebih kreatif dan
inovatif dalam usaha mewujudkan persekitaran kerja
yang kondusif dan mampu meningkatkan produktiviti
serta kualiti penyampaian perkhidmatan.

3

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

MAJLIS DAERAH KAMPAR

BAB
1

PENGENALAN PELAKSANAAN
EKSA MDKpr

 Dasar EKSA MDKpr
 Slogan dan Logo
 Visi, Misi dan Objektif
 Perancangan Ke Arah Pensijilan EKSA
 Jawatankuasa Pelaksana
 Penentuan Zon
 Imbasan Konsep 5S
 Objektif Penjenamaan Semula
 Elemen Baharu EKSA
 Keperluan Dokumentasi

4

BAB GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
2
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
MAJLIS DAERAH KAMPAR

DASAR EKSA MDKpr

“ MDKpr komited mengamalkan budaya
organisasi berprestasi tinggi melalui

penyediaan persekitaran kerja yang kondusif
dan budaya kerja yang positif”

SLOGAN EKSA MDKpr

“ Persekitaran Harmoni Kerja Selamat

LOGO EKSA MDKpr

5

BAB GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
3
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
MAJLIS DAERAH KAMPAR

VISI EKSA MDKpr

Mewujudkan persekitaran kerja yang selamat dan berkualiti
untuk meningkatkan produktiviti dan imej bagi memberi
perkhidmatan yang terbaik kepada pelanggan melalui
perbudayaan EKSA

MISI EKSA MDKpr

MMeenwyeumjuadikbaundpaeyarskerkeitaatrivainti,keinrojavaysaindgi skeallaamngaatndwanarbgearkMuDalKitpi r
melualnutiupkemlaeknsainngakaantksatrnatpergoidduakntivpietirbdealnanimjaeajnbbaegrihmeemmabheurni tuk

mpeewrkuhjuiddmkaantapnerysaenkgittaerrabnatikemkeppaatdkaeprjealaknogngdaunsimf deelanlguai n
memberi peprkehrbidumdaaytaanankeEpKaSdAa pelanggan

OBJEKTIF EKSA MDKpr

Tiga (3) objektif pelaksanaan EKSA MDKpr;
1) Menambahbaik persekitaran tempat kerja bagi meningkatkan
kualiti kerja dan produktiviti semua warga kerja MDKpr.
2) Mengurangkan pembaziran sumber, ruang, masa, kos dan
tenaga.
3) Menambahbaik imej korporat dengan meningkatkan semangat
berpasukan bagi mencapai visi dan misi EKSA MDKpr.

6

BAB PERANCANGAN KE A
4
Jawatankuasa Induk EKSA MDKpr telah merangka akti
mendapatkan Pensijilan EKSA. Berikut merupakan Carta Perb

CARTA PERBATU

Majlis Daerah Kampar Disember 2018

PERKARA Disember Januari Februari Mac April M
2018 2019 2019
21 2019 2019 20
28
07@11 EKOSISTEM KONDUSI
30 28
PERANCANGAN & PENDEDAHAN 6 28
1 Perlantikan Jawatankuasa Induk 13 30
28
EKSA 29 05,12,19 03,1
& 26 & 24
2 Big Cleaning day EKSA & Gotong
Royong 21

3 Mesyuarat Jawatankuasa Induk 29
EKSA
03
LATIHAN & LAWATAN 06
1 Taklimat Awareness EKSA

2 Bengkel Pemantapan
Jawatankuasa & Penyelarasan
Dokumentasi EKSA

3 Bengkel Audit Dalam EKSA

4 Lawatan Penandaarasan (MPM)

11

PROMOSI 14
1 Pelancaran EKSA 20
14
2 Mencipta Logo 20
3
3 Info EKSA (LED) & Blogspot EKSA 6

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
MAJLIS DAERAH KAMPAR

ARAH PENSIJILAN EKSA

iviti bermula Disember 2018 hingga Oktober 2019 kearah
batuan bagi perancangan aktiviti-aktiviti yang tersebut dibawah:

UAN AKTIVITI EKSA

– Oktober 2019 (pindaan sehingga 14 Ogos 2019)

Mei Jun Julai Ogos September Oktober November Disember
019 2019 2019 2019 2019
IF SEKTOR AWAM 2019 2019 2019

10,17 07,14,21 05,12,19 02,09,16 06,13,20 04,11,18 01,08,15 06,13,20
& 27 & 25 & 22@29 & 27
4@31 & 28 & 26 & 23@30
11
13

7

Disember Januari Februari Mac April M
2019 20
2018 2019 2019 2019 19 1
19 2
GO GREEN 18 22 22
1 Program Kebun Kejiranan Hijau 18 15 18 1

2 Menambahbaik Sistem 21
Penjimatan Elektrik

3 Hari Tanpa Polisterin

4 Recycle Bin Guna Barang 03,10,17 07,14,21 07,14,21 04,11,18 02,0
Terpakai & 24 & 28 & 28 & 25 &

AUDIT DALAMAN & LUARAN 03,10,17 07,14,21 07,14,21 04,11,18 02,0
1 Pre-Audit semua zon & 24 & 28 & 28 & 25 &

2 Audit Keseluruhan Kali Pertama 14
28

3 Program Pengiktirafan Zon
Terbaik

4 Audit Keseluruhan Kali Kedua

5 Cross Audit (SUK)

7 Audit Persijilan oleh piham
MAMPU

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

MAJLIS DAERAH KAMPAR

Mei Jun Julai Ogos September Oktober November Disember

019 2019 2019 2019 2019 2019 2019 2019

17 21 19 16 20 18 29 20
24 21 19

16 20 18 22 19 17 21 19

09,16 13,20 04,11,18 01,08,15 05,12,19 03,10,17 07,14,21 05,12,19
23 & 27 & 25 & 22 & 26 & 24 & 28 & 26
09,16 13,20
23 & 27 04,11,18 01 & 08
& 25

19

24
26
14

21

5

Nota : Perancangan
Sebenar

8

BAB JAWATANKUA

5

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
MAJLIS DAERAH KAMPAR

ASA PELAKSANA

9

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

MAJLIS DAERAH KAMPAR

BAB
6

PENENTUAN ZON EKSA MDKpr
BERDASARKAN WARNA PENANDA

KULIT FAIL

10

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

MAJLIS DAERAH KAMPAR

BAB IMBASAN KONSEP
7

Mengamalkan aktiviti Mengasing/membuang
sish, susun, sapu dan barang-barang yang
seragam secara tidak diperlukan
istiqamah

Menyeragamkan Menyusun barang-barang
susunanan fail/ yang diperlukan dengan
meja kerja/ teratur supaya mudah
peralatan pejabat diambil

Menyapu/membersih ruang
pejabat/bilik dan peralatan
kerja

PENJENAMAAN SEMULA
AMALAN 5S

SEKTOR AWAM

MDKpr telah menggunapakai Amalan 5S ini
mulai pada tahun 2013.

MDKpr telah menerima Sijil Pengiktirafan
Amalan Persekitaran Berkualiti pada
17 Disember 2014.

11

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
MAJLIS DAERAH KAMPAR

PENGENALAN EKSA

EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014 sebagai inisiatif penjenamaan
semula Amalan 5S Sektor Awam dengan mengambil kira keperluan bagi
mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif
supaya lebih relevan kepada jabatan/agensi sektor awam di Malaysia.
Langkah penjenamaan semula ini difikirkan sesuai dan seiring dengan
perubahan dan kehendak semasa untuk meningkatkan prestasi dan daya
saing organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif dan
inovatif dalam kalangan jabatan/agensi sektor awam.
Penerbitan buku ini diharap dapat memantapkan lagi pengurusan
persekitaran pejabat sehingga semua warga sektor awam dapat bekerja
dalam persekitaran tempat kerja yang sistematik, selesa dan kondusif.

Buku Panduan Amalan 5S Sektor Awam
MAMPU telah memperkenalkan Amalan 5S Sektor Awam pada tahun 2010 melalui

Panduan Amalan 5S Sektor Awam seperti pada Rajah 1 di atas
12

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

MAJLIS DAERAH KAMPAR

Amalan 5S SektorAwam

SISIH merupakan pengasingan dan pelupusanbarang-barang
yangtidak diperlukan di tempat kerja.

SUSUN peralatan dengan teratur, kemas, berkesan, selamat
dan mudah dicapai.

SAPU untuk memastikan ruang tempat kerja atau peralatan
bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan
fungsi peralatan, kualitiproduk dan kesihatan.

SERAGAM bermaksud sekeadaan,sebentuk dan sewarnasama ada
pada ciri-ciri, susun atur atau peraturannya.

SENTIASA ialah usaha mengekalkan 4 amalan 5S iaitu sisih,
AMAL susun, sapu dan seragam di samping melaksanakan
penambahbaikan berterusan di jabatan/agensi masing-
masing.

Penjenamaan Semula Amalan 5S

EKSA merupakan penjenamaan semula Amalan 5S yang telah diguna pakai
dalam sektor awam sejak tahun 2010. Komponen utama dalam
pelaksanaan EKSA masih berteraskan Amalan 5S yang ditambah baik di
samping penambahan beberapa elemen baharu. EKSA bukan bertujuan
untuk menggantikan konsep 5S yang diamalkan sebelum ini, sebaliknya
menambah baik elemen 5S tersebut dengan menyokong kepada
pewujudan persekitaran kerja yang lebih kondusif. Amalan 5S ditambah
baik dengan menambah lima elemen baharu, iaitu:

• Imej Korporat;
• Kreativiti dan Inovasi;
• Amalan Hijau
• Persekitaran Kondusif; dan
• Kepelbagaian Agensi.

13

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
MAJLIS DAERAH KAMPAR

Objektif utama penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam
kepada EKSA adalah untuk membolehkan jabatan/agensi kerajaan:

Ekosistem Kondusif Sektor AWAM (EKSA) adalah penjenamaan semula Pelaksanaan
Amalan 5S untuk memenuhi keperluan sektor awam.
Pelaksanaan EKSA mempunyai matlamat yang sama untuk mewujudkan persekitaran
kerja yang berkualiti secara sistematik dan praktikal.
EKSA yang berkesan dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos dan
memudahkan proses kerja.
EKSA berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti berasaskan Standard MS
ISO 9001, dalam memenuhi keperluan klausa Pengurusan Sumber berkaitan Persekitaran
Kerja.
EKSA yang cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah kepada imej
korporat MDKpr secara keseluruhan.
Dalam usaha pembudayaan dan pengekalan persekitaran berkualiti dan kondusif jabatan
melaksanakan aktiviti seperti Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal dengan pelaksanaan
aktiviti gotong-royong secara berkala.

14

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

MAJLIS DAERAH KAMPAR

BAB
8

ELEMEN BAHARU EKSA

EMPAT ELEMEN:
• Imej Korporat
• Kreativiti dan Inovasi
• Amalan Hijau
• Persekitaran Kondusif

Keadaan Bersih, Selesa dan Berimej Korporat
Bilik Mesyuarat Casia Bifflora

15

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
MAJLIS DAERAH KAMPAR

Penampilan Imej Korporat di Kaunter

Susun Atur Perabot yang Kemas
Imej Korporat merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak
berkepentingan terhadap persekitaran, tindakan dan pencapaian
sesebuah organisasi. Nilai, etika dan norma kerja yang seragam dalam
kalangan warga kerja amat diperlukan untuk mewujudkan budaya
korporat yang positif. Selain ciri-ciri ini, EKSA juga turut
menitikberatkan aspek keselamatan persekitaran di setiap jabatan
dalam MDKpr.

16

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
MAJLIS DAERAH KAMPAR

ELEMEN BAHARU:

• Imej Korporat
• Kreativiti dan Inovasi
• Amalan Hijau
• Persekitaran Kondusif

Dalam usaha untuk mempertingkatkan produktiviti di tempat
kerja, EKSA menggalakkan warga MDKpr membudayakan
elemen kreativiti dan inovasi semasa melaksanakan tugas dan
tanggungjawab masing-masing. Persekitaran sektor awam
yang seringkali berubah mengikut peredaran masa menuntut
pewujudan budaya organisasi yang dinamik berasaskan
kreativiti dan inovasi. Warga MDKpr digalakkan untuk sentiasa
berfikir di luar kotak (out of the box) untuk menghasilkan
persekitaran kerja yang kondusif dan selamat.

Tempat Simpanan Alat Tulis
yang Kreatif

Pelabelan yang Memudahkan Carian

17

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
MAJLIS DAERAH KAMPAR

ELEMEN BAHARU:

• Imej Korporat
• Kreativiti dan Inovasi
• Amalan Hijau
• Persekitaran Kondusif

Penekanan turut diberikan pada aspek Amalan Hijau di pejabat
dengan melaksanakan program seperti kitar semula dan
meningkatkan kecekapan penggunaan tenaga ke arah
penjimatan sumber. Aktiviti Amalan Hijau diharap dapat
diterapkan kepada keseluruhan warga MDKpr ke arah
penggunaan sumber secara optimum.

Ruang Kitar Semula

Peringatan Penjimatan Aktiviti Kitar Semula yang
Dijalankan

18

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
MAJLIS DAERAH KAMPAR

ELEMEN BAHARU:

• Imej Korporat
• Kreativiti dan Inovasi
• Amalan Hijau
• Persekitaran Kondusif

Persekitaran kondusif adalah penting dalam memperkukuhkan
budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif dalam
kalangan warga MDKpr. Amalan EKSA menggalakkan semua
anggota MDKpr memberikan penekanan pada penyampaian
sistem perkhidmatan, mesra pelanggan dan memberi
keselesaan semasa berurusan. Bagi pelanggan orang kurang
upaya (OKU), kemudahan yang sesuai harus disediakan.

Ruang Kerja yang Kemas

Kemudahan OKU Disediakan

19

BAB GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
9
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
MAJLIS DAERAH KAMPAR

LANGKAH-LANGKAH
PELAKSANAAN EKSA

EKSA dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan tadbir
urus dan tindakan pengurusan yang mantap merangkumi
perkara-perkara seperti yang berikut:

1 Mewujudkan Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA dan
menetapkan pelan tindakan pelaksanaan yang jelas;

2 Mewujudkan sektor/zon kerja;
3 Mengadakan program latihan; dan
4 Mengadakan pelancaran EKSA.

Tahap pelaksanaan bagi setiap peringkat tindakan yang diambil
seperti rajah berikut perlu dilaporkan secara berkala kepada
pengurusan atasan melalui mekanisme yang ditetapkan.
Pemantauan secara berterusan perlu dilakukan bagi menilai
keberkesanan pelaksanaan pada semua peringkat, manakala kajian
semula hendaklah dilakukan bagi menentukan langkah-langkah
penambahbaikan yang perlu diambil.

Langkah Pelaksanaan EKSA

20

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
MAJLIS DAERAH KAMPAR

LANGKAH 1: PENGWUJUDAN JAWATANKUASA EKSA DENGAN
PERANAN YANG JELAS

Penasihat/Pengerusi Jawatankuasa
Pelaksanaan EKSA

• Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA;
• Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA;
• Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan;
• Menentukan belanjawan dan sumber-sumber kewangan;
• Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan

fasilitator;
• Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan;
• Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan; dan
• Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh

amalan terbaik.

Penyelaras

• Menjadualkan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan
EKSA;

• Menyelaras program EKSA;
• Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA;
• Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan

audit; dan
• Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA

dalam organisasi.

Fasilitator

• Memberikan latihan dan panduan kepada ketua zon dan
ahli;

• Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan
panduan yang disediakan;

• Menentukan pembahagian zon;
• Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat

terkini antara pihak pengurusan dengan kumpulan
pelaksana; dan

Setiausaha

• Sebagai urusetia pencatat minit, penyediaan memo
arahan dan menyelaras mesyuarat serta program EKSA
secara berkala.

21

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
MAJLIS DAERAH KAMPAR

Jawatankuasa Latihan

• Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi
memupuk budaya EKSA kepada semua warga kerja dalam
organisasi;

• Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa
ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti EKSA; dan

• Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan
latihan EKSA secukupnya.

Jawatankuasa Promosi

• Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA;
• Mengenal pasti aktiviti/kempen promosi bagi memupuk

kesedaran penyertaan untuk menjayakan pelaksanaan
EKSA; dan
• Menganalisis keberkesanan aktiviti dan tahap kesedaran
EKSA di kalangan warga MDKpr.

Jawatankuasa Audit

• Menyediakan kriteria audit dalam EKSA;
• Menentukan kekerapan aktiviti audit dalam EKSA;
• Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalam

EKSA; dan
• Menyemak kriteria audit dalam EKSA dari semasa ke

semasa mengikut keperluan.

Jawatankuasa Go Green
• Merancang, melaksana dan memantau aktiviti Go Green

peringkat MDKpr;
• Menerap kesedaran di kalangan anggota MDKpr tentang

kepentingan Go Green; dan
• Menggalakkan Pelaksanaan Go Green bagi menyokong

kempen guna semula, kitar semula dan penjimatan.

Jawatankuasa Kebersihan & Persekitaran

• Mengawal selia tempat letak kereta di kawasan Kompleks
MDKpr dalam keadaan baik;

• Memastikan kebersihan dan kesiapsiagaan pondok
pengawal; dan

• Dipertanggungjawab kepada Kelab Sukan, MDKpr.

22

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

MAJLIS DAERAH KAMPAR

Jawatankuasa Fasiliti Bangunan

• Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat
terkini antara pihak pengurusan dengan operator
kafeteria;

• Mengendali susun atur dan kekemasan surau dalam
Kompleks MDKpr; dan

• Dipertanggungjawab kepada Badan Kebajikan, MDKpr.

Jawatankuasa Penjagaan Pusat Kitar Semula

• Memastikan ruang pameran dan tempat kerja dalam
keadaan kemas, teratur dan bersih;

• Merancang, melaksana dan memantau aktiviti kitar
semula peringkat MDKpr; dan

• Dipertanggungjawab oleh unit kitar semula.

Ketua Sektor/Zon

• Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli

kumpulan;

• Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan

EKSA;

• Merancang aktiviti kumpulan;

• Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan

EKSA kepada fasilitator; dan

b b Ahkli-ahli d d k

• Memberikan komitmen secara berterusan dalam
pelaksanaan EKSA;

• Menyertai aktiviti EKSA secara aktif;
• Bekerjasama dalam kumpulan; dan
• Menghadiri mensyuarat dan menyumbangkan idea bagi

menjayakan pelaksanaan EKSA.

23

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
MAJLIS DAERAH KAMPAR

Zon-Zon EKSA

24



GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
MAJLIS DAERAH KAMPAR

LANGKAH 3: LATIHAN

i. Tujuan latihan EKSA adalah untuk mendalami
pengetahuan berkaitan EKSA di samping membudayakan
EKSA dalam kalangan warga MDKpr.

ii. Mengemaskini fail dan rekod mengikut garis panduan
yang ditetapkan oleh pekeliling/ARKIB Negara.

iii. Mengadakan latihan kebakaran dan pertolongan cemas
kepada semua anggota MDKpr sekurang-kurangnya 2 kali
setahun.

iv. Menganjurkan lawatan perkongsian ilmu berkaitan
pelaksanaan program EKSA.

LANGKAH 4: PELANCARAN EKSA

i. Pelancaran dan perasmian EKSA boleh diadakan
sebagai tanda mula program ini di samping
menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan bagi
melaksanakan EKSA dalam MDKpr.

ii. Pihak pengurusan perlu terlibat secara langsung dan
memberi komitmen serta sokongan padu kepada
pelaksanaan EKSA melalui penetapan sasaran yang
ingin dicapai, dasar dan objektif EKSA serta
menentukan matlamat setiap langkah pelaksanaan.

iii. Antara perkara yang perlu diberikan penekanan
semasa pelancaran EKSA adalah seperti yang berikut:
• Dasar EKSA;
• Zon EKSA;
• Objektif EKSA;
• Pelan Tindakan Pelaksanaan EKSA; dan
• Buku Panduan Pelaksanaan EKSA.

26

BAB GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
10
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
MAJLIS DAERAH KAMPAR

PENGAUDITAN EKSA

Selaras dengan penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam,
beberapa kriteria penilaian baharu telah dibangunkan. EKSA
memperkenalkan model penilaian baharu yang mengandungi kriteria
generik dan kriteria khusus yang mengambil kira kepelbagaian di setiap
jabatan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan yang
dipraktikkan sebelum ini iaitu one size fits all digantikan dengan model
baharu seperti berikut.

MODEL A MODEL B

Generik Generik dan
Khusus

Komponen A hingga E Komponen A hingga F

Model Baharu Penilaian EKSA

Penilaian Model A adalah berdasarkan kriteria generik manakala
penilaian Model B merupakan gabungan antara kriteria generik dan
khusus. Kriteria penilaian yang diguna pakai adalah mengikut
kesesuaian MDKpr di mana terdapat 6 komponen kriteria penilaian
seperti berikut. Kriteria-kriteria yang disusun adalah bersesuaian
dengan keperluan yang terdapat di MDKpr. Ini bagi memastikan
pengauditan dilaksanakan secara menyeluruh dan memenuhi aspek
kepelbagaian dan perbezaan antara jabatan.

Komponen A - Keperluan Utama Pelaksanaan

Komponen B - Ruang Tempat Kerja / Pejabat

Komponen C - Tempat Umum

Komponen D - Keselamatan Persekitaran

Komponen E - Kawasan Persekitaran Jabatan

Komponen F - Tempat Khusus
Komponen-komponen Penilaian
Komponen A hingga F yang dikeluarkan oleh pihak MAMPU adalah seperti di Lampiran A

27



BAB GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
11
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
MAJLIS DAERAH KAMPAR

PELAKSANAAN AUDIT
DALAM EKSA

Audit Dalam EKSA perlu dilaksanakan oleh MDKpr secara penilaian
kendiri. Audit Dalam ini perlu dijadualkan secara berkala untuk
memastikan setiap jabatan membuat penambahbaikan secara
berterusan dalam memastikan EKSA sentiasa diamalkan dengan
jayanya di sesebuah organisasi. Audit Dalam dilaksanakan oleh
juruaudit yang dilantik oleh MDKpr. Langkah yang terlibat adalah
seperti yang berikut:

LANGKAH 1 MEMBENTUK
PASUKAN AUDIT

• Jawatankuasa Pelaksana EKSA perlu mengenal pasti,
melatih dan melantik juruaudit untuk melaksanakan
aktiviti Audit Dalam EKSA MDKpr.

• Jawatankuasa Pelaksana ini juga perlu menyediakan
kriteria Audit Dalam EKSA dan menentukan kekerapan
aktiviti Audit Dalam EKSA.

LANGKAH 2 LATIHAN AUDIT

• Pasukan Audit Dalam EKSA hendaklah diberi latihan
untuk memastikan urusan audit dalam EKSA dapat
dijalankan dengan cekap dan berkesan.

LANGKAH 3 MENGAUDIT PRESTASI

• Pasukan Audit Dalam akan menjalankan audit seperti
yang dijadualkan oleh Jawatankuasa Pelaksana EKSA.

LANGKAH 4 MENGUMUMKAN
PENEMUAN AUDIT

• Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalam EKSA hendaklah
melaporkan penemuan audit dalam kepada Pengerusi
Jawatankuasa Pelaksana EKSA.

• Penemuan turut dimaklumkan kepada ketua dan
semua warga MDKpr.

29

BAB GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
12
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
MAJLIS DAERAH KAMPAR

PENSIJILAN EKSA MAMPU

Kelayakan

1. Pensijilan dikeluarkan oleh MAMPU bagi Jabatan yang

berjaya memperoleh markah purata 80% ke atas.

2. Pecahan markah pensijilan adalah seperti berikut:

Markah Kategori Sijil

90.0% - 100.0% Cemerlang

80.0% - 89.9% Baik

Tempoh Sah Laku

1. Tempoh sah laku adalah selama dua (2) tahun dari tarikh
dipaparkan dalam Sijil Pengiktirafan EKSA.

2. Jabatan boleh memohon pembaharuan Sijil Pengiktirafan
daripada MAMPU, satu (1) bulan sebelum tarikh tamat
tempoh sah laku Sijil Pengiktirafan EKSA.

Permohonan Rasmi

Permohonan untuk mendapatkan pensijilan EKSA perlu
dikemukakan secara rasmi bersama-sama Laporan Audit Dalaman
yang dibuat sekurang-kurangnya 2 kali atau lebih yang mencapai
purata markah 80.0% selewat-lewatnya sebulan tarikh
pengauditan yang dicadangkan.

Saluran Permohonan

1. Permohonan Rasmi Melalui Surat
Ketua Pengarah
Unit Pemodenan Tadbiran
dan Perancangan Pengurusan Malaysia
(MAMPU)
Aras 6, Blok B2,
Kompleks Jabatan Perdana Menteri,
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan,
62502 WILAYAH PERSEKUTUAN PUTRAJAYA
(u.p.: Pengarah Bahagian Perundingan
Pengurusan 2)

2. Permohonan Rasmi Melalui e-mail
[email protected]

30

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

MAJLIS DAERAH KAMPAR

BAB
13

FAEDAH PELAKSANAAN
EKSA

Pelaksanaan EKSA di MDKpr memberikan faedah seperti berikut:
Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti
(bersih, kemas dan rapi)

Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan
organisasi

Mengenal pasti, mengurang dan menghapuskan pembaziran

Meningkatkan imej MDKpr sektor awam
Menjana idea kreatif dalam kalangan warga MDKpr

Meningkatkan semangat kerja berpasukan
Meningkatkan disiplin warga MDKpr

Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan
Mewujudkan piawaian kerja yang jelas

31

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

MAJLIS DAERAH KAMPAR

BAB
14

KUNCI KEJAYAAN EKSA

Kejayaan pelaksanaan EKSA di MDKpr bergantung pada

faktor-faktor seperti berikut :-

32

BAB GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
15
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
MAJLIS DAERAH KAMPAR

PENUTUP

Melalui pelaksanaan EKSA, diharapkan MDKpr memperoleh
manfaat dan faedah yang positif iaitu bekerja di dalam persekitaran
yang kondusif seterusnya dapat meningkatkan produktiviti
organisasi masing-masing.

Sebarang pertanyaan mengenai pelaksanaan EKSA boleh diajukan
kepada Unit Perhubungan Korporat & Hal Ehwal Komuniti melalui:

Email : [email protected]
Telefon : 05-4671020, 4671030
Faks : 05-4671040

LOGO DAN SLOGAN MDKpr

33

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
MAJLIS DAERAH KAMPAR

Lampiran

Lampiran 1
Komponen Penilaian EKSA

Pembudayaan Amalan Hijau

34

KOMPONEN GENERIK

KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1 KOMPO
A1) DasarEKSA 2
Garis panduan
1 Menyediakan garis panduan tidak disediakan
selaras dengan Dasar EKSAagensi.

2 Menyebar Dasar dan Garis Dasar dan Garis

Panduan EKSA serta memastikan Panduan EKSA

semua warga kerjamemahaminya. tidak disebarkan

3 Memastikan EKSAdiamalkan dan EKSA tidak
dipatuhi oleh semua warga agensi. diamalkan dan
dipatuhi oleh
warga agensi

4 Memastikan dokumentasi Dokumentasi

berkaitan pelaksanaan EKSA tidak teraturdan

disusun dengan teratur dan tidak dikemas

sentiasa dikemas kini termasuk kini

perkara yang berikut:

i. Minit mesyuarat

ii. Surat lantikanJawatankuasa

iii. Laporan aktiviti Jawatankuasa

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

MAJLIS DAERAH KAMPAR

PONEN A

3 4 5 MARKAH

Garispanduan Garispanduan
disediakan kepada disediakan
sebahagian warga kepada semua
agensi warga agensi

Dasar dan Garis Dasar dan Garis
Panduan EKSA disebar Panduan EKSA
dan difahami oleh disebar dan
sebahagian warga difahami oleh
semua warga
EKSA diamalkan dan
dipatuhi oleh EKSA diamalkan
sebahagian warga dan dipatuhi oleh
agensi semua warga
agensi
Sebahagian
dokumentasi Semua
teratur dan dokumentasi
dikemas kini teratur dan
dikemas kini

35

KOMPONEN GENERIK

KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1 KOMPO
2
5 Mewujudkan keseragaman Tiada
pelaksanaan EKSAseperti keseragaman Sudut EKSA
ketetapan agensi/garis disediakan
panduan yang dibangunkan tetapi hanya
olehagensi. mengandungi
dua perkara
6 a) Menyediakan dan Sudut EKSA seperti
dicadangkan
memaparkan sudut EKSAdi tidak

tempat yang strategik (secara disediakan

maya ataufizikal) dan

mengandungi perkaraseperti

yang berikut:

i. Dasar EKSAagensi

ii. Carta organisasi

iii. Gambar aktivitisebelum

dan selepas

iv. Pelan lantai

v. Carta perbatuan semasa

vi. Informasi/hebahan

vii. Tarikh kemas kini sudut

EKSA

b) Memastikan maklumat Tidak terkini
dan bahan yang dipaparkan dan tidak
sentiasa dikemas kinidan berada dalam
dalam keadaan baik. keadaan baik

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

MAJLIS DAERAH KAMPAR

ONEN A 4 5 MARKAH

3 Keseragaman
pada
Keseragaman keseluruhan
pada sebahagian agensi
agensi

Sudut EKSA Sudut EKSA Sudut EKSA
disediakan mengandun mengandungi
tetapi hanya gi semua semua perkara
mengandungi perkara seperti dicadang
tiga hingga seperti serta dipaparkan
empat perkara dicadangkan secara kreatif dan
seperti inovatif
dicadangkan

Sebahagian Terkini dan
sahaja yang berada
terkini dan dalam dalam
keadaan baik keadaan baik

36

KOMPONEN GENERIK

KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1 KOMPO
2

A2) Jawatankuasa PelaksanaEKSA

7 a) Membentuk dan melantik Jawatankuasa
Jawatankuasa Pelaksana EKSA pelaksana tidak
yang terdiri sekurang- dibentuk dan
kurangnya tiga Jawatankuasa tidak dilantik
seperti yang berikut:
i. Jawatankuasa Latihan
ii. Jawatankuasa Promosi
iii. Jawatankuasa Audit

b) Melantik fasilitator terlatih Fasilitator tidak
sebagai pakar rujuk dilantik
pelaksanaan EKSA.

8 Merancang dan Program/aktivit

melaksana i EKSAtidak

program/aktiviti EKSA dirancang dan

secara berkala seperti dilaksanakan

yang berikut:

i. Menyedia dan mengemas

kini carta perbatuan aktiviti

ii. Menyebar maklumat latihan,

promosi dan audit

iii. Melaksanaprogram

pengayaan ilmu

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

MAJLIS DAERAH KAMPAR

ONEN A

3 4 5 MARKAH

Jawatankuasa Jawatankuasa
pelaksana pelaksana
dibentuk dibentuk dan
dan dilantik tetapi dilantik serta
hanya mempunyai mempunyai
satu hinggadua semua
jawatankuasa yang jawatankuasa
disyorkan yang disyorkan

Fasilitator dilantik Fasilitator telah
tapitidak terlatih dilantik dan
terlatih
Program/aktiviti
EKSAdirancang Program/aktiviti
tetapi tidak EKSAdirancang
dilaksanakan dan dilaksanakan

37

KOMPONEN GENERIK

KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1 KOMPO
2
A3) Penglibatan PengurusanAtasan
Mempunyai
9 Melibatkan pengurusan atasan Pengurusan program
kesedaran/
sebagai penaung/penasihat atasan bukan pendedahan
yang kurang
EKSA. penaung/ aktif

penasihat EKSA

10 Melibatkan pengurusan Program tidak
atasan dalam aktiviti EKSA dilaksanakan
seperti program
kesedaran/pendedahan dan
lawatan.

11 Membentang dan Aktiviti EKSA
melaporkan pelaksanaan tidak dibentang
aktiviti EKSAdalam dan dilaporkan
mesyuarat pengurusan. dalam mesyuarat
pengurusan

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

MAJLIS DAERAH KAMPAR

ONEN A 4 5 MARKAH
3

Mempunyai Mempunyai Pengurusan
program program atasan sebagai
kesedaran/ kesedaran/ penaung/
pendedahan pendedahan penasihat EKSA
yang aktif yang aktif
tanpa dengan Mempunyai
penglibatan sebahagiannya program
pengurusan melibatkan kesedaran/
atasan pengurusan pendedahan
atasan yang aktif
Sebahagian dengan
aktiviti EKSA penglibatan
dibentang dan pengurusan
dilaporkan atasan
dalam sepenuhnya
mesyuarat
pengurusan Semua aktiviti
EKSAdibentang
dan dilaporkan
dalam mesyuarat
pengurusan

38

KOMPONEN GENERIK

KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1 KOMPO
2
A4) Penilaian Kendiri (SelfAssessment) Audit
dalam
12 Melaksana audit pematuhan/audit tidak
dalam secara berterusan sama ada dilaksanakan
oleh jawatankuasa dalaman atau
agensi luar/lain sekurang- Hasil/laporan
kurangnya dua kalisetahun. audit dalamtidak
disebarkan
13 Menyebarkan hasil/laporan audit
dalam untuk makluman dan
tindakan susulan wargaagensi.

14 Mengemukakan LaporanPenilaian Laporan
Kendiri kepada MAMPUselepas Penilaian
setahun menerima pensijilan Kendiri tidak
(hanya untuk pensijilansemula). dikemukakan
kepada MAMPU

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

MAJLIS DAERAH KAMPAR

ONEN A

3 4 5 MARKAH

Audit dalam Audit dalam
dilaksanakan sekali dilaksanakan
dalamsatu tahun mengikut jadual

Hasil/laporan Hasil/laporan
audit dalam audit dalam
disebarkan disebarkan
kepada kepada semua
sebahagian warga
warga
Laporan
Penilaian Kendiri
dikemukakan
kepada MAMPU

39

KOMPONEN GENERIK

KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1 KOMPO
2
A5) Pengiktirafan
Satu hingga
15 Melaksanakan program Program dua program
pengiktirafan EKSAdi pengiktirafan pengiktirafan
peringkat agensi seperti tidak dilaksanakan
contohanugerah yang dilaksanakan
berikut:
i. ZonTerbaik
ii. BilikTerbaik
iii. Bahagian Terbaik
iv. Ruang KerjaTerbaik
v. TandasTerbaik
vi. Hasil Kreativiti Terbaik
vii. Anugerah AmalanHijau
Terbaik

16 Menerima pengiktirafan dan Tiada
ditanda aras sama ada di pengiktirafan
peringkat diterima/tidak
jabatan/daerah/negeri/ ditanda arasoleh
kebangsaan atau lain-lain. agensi lain

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

MAJLIS DAERAH KAMPAR

ONEN A

3 4 5 MARKAH

Sekurang- Empat Lima atau
kurangnya program lebih
tiga program pengiktirafan program
pengiktirafan dilaksanakan pengiktirafan
dilaksanakan dilaksanakan

Menerima Menerima
pengiktirafan pengiktirafan
tetapi tidak dan ditanda
ditanda arasoleh aras oleh
agensi lain agensi lain

40