SISTEM INFORMASI PERSURATAN

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
JUDUL

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT

(STUDI KASUS: PT PASAR JAYA KANTOR CABANG PASAR INDUK
KRAMAT JATI)

Laporan Praktek Kerja Lapangan Diajukan sebagai Syarat Mata Kuliah Praktek
Kerja Lapangan dan Syarat Menyusun Skripsi

Disusun Oleh:
MUHAMAD MANARUL IQBAL

11140930000111
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

2019/1440 H

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
HALAMAN JUDUL

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT

(STUDI KASUS: PT PASAR JAYA KANTOR CABANG PASAR INDUK
KRAMAT JATI)

Laporan Praktek Kerja Lapangan Diajukan sebagai Syarat Mata Kuliah Praktek
Kerja Lapangan dan Syarat Menyusun Skripsi

Disusun Oleh:
MUHAMAD MANARUL IQBAL

11140930000111

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
2019/1440 H

LEMBAR PENGESAHAN

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT (STUDI KASUS: PT PASAR JAYA KANTOR CABANG PASAR
INDUK KRAMAT JATI)
Disusun Oleh:

Muhamad Manarul Iqbal
NIM: 11140930000111

Disetujui dan Disahkan Sebagai Salah Satu Syarat Mengajukan Skripsi
Program Studi Sistem Informasi,

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

Dosen Pembimbing

Bayu Waspodo, M.M
NIP : 19740812 200801 1 011

Mengetahui,
Ketua Prodi Sistem Informasi
FST UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Nia Kumaladewi, MMSI
NIP: 19750412 200710 2 002

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
2019/1440 H

iii

ABSTRAK

Muhamad Manarul Iqbal – 11140930000111. Analisis dan Perancangan Sistem
Informasi Pengarsipan Surat (Studi Kasus : Pasar Jaya Kantor Cabang Pasar Induk
Kramat Jati). Dibawah bimbingan Bayu Waspodo, M.M.

Semakin majunya perkembangan dunia teknologi karena didorong oleh kebutuhan
dari bisnis yang semakin meningkat. PD Pasar Jaya Induk Kramat Jati merupakan
salah satu perusahaan yang melakukan proses pendataan surat masuk dan surat
keluar masih belum terkomputerisasi, sehingga proses pendataan surat masuk dan
keluar memakan kertas yang cukup banyak dan tidak adanya media penyimpanan
yang layak membuat beberapa data hilang. Oleh karena itu dilakukan pengembangan
Rancang Bangun Sistem Informasi Persuratan Berbasis Web, yang diharapkan dapat
membantu staff persuratan dalam mengelola surat masuk dan surat keluar yang ada
pada perusahaan. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah observasi,
wawancara serta studi pustaka. Metode pengembangan sistem yang digunakan
adalah RAD (Rapid Application Development) dan menggunakan notasi Unified
Modelling Language (UML).
Kata kunci: Sumber Daya Manusia, Persuratan, Pengarsipan, Website, Rapid
Application Development, Unified Modelling Language.

xvii Halaman + V Bab + xxi Halaman + 111 Halaman + 55 Gambar + 4 Tabel +
Daftar Pustaka + Lampiran

Pustaka (2004;2014)

iv

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan
rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktek
Kerja Lapangan dengan judul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Pengarsipan Surat (Studi Kasus : Pasar Jaya Kantor Cabang Pasar Induk
Kramat Jati)”. Laporan ini disusun sebagai syarat mata kuliah praktek kerja
lapangan dan syarat menyusun skripsi.

Dalam penyusunan laporan ini penulis telah mendapat banyak bantuan dan
bimbingan serta semangat dari berbagai pihak. Tanpa bantuan dari berbagai pihak,
tentunya proses penyusunan laporan ini akan sangat sulit untuk diselesaikan. Oleh
karena itu, penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada:

1. Bapak. Dr. Agus Salim, M.Si selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Ibu Nia Kumaladewi, MMSI selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah
Jakarta.

3. Bapak Bayu Waspodo, M.M. selaku dosen pembimbing praktek kerja
lapangan, yang telah rela meluangkan banyak waktu, banyak masukan dan
saran serta ilmunya.

4. Dosen-dosen Program Studi Sistem Informasi yang telah memberikan ilmu
selama perkuliahan.

5. Bapak Sukardi, Bapak Agus, Bapak Eko, Bapak Iqbal dan Bapak Qomar yang
berada di divisi bidang persuratan yang telah memberikan informasi yang
dibutuhkan.

v

vi

6. Kedua orang tua penulis, Ibu dan ayah yang selalu memberikan semangat, kasih
sayang yang melimpah dan doa yang tiada henti sehingga penulis dapat
menyelesaikan laporan ini.

7. Sahabat yang luar biasa supportnya Syarah Yunita.
8. Keluarga Besar Sistem Informasi CCIT Pola 1,3 2013 dan 2,2 2014 yang

menjadi motivasi penulis dalam menyelesaikan laporan ini.
9. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu yang telah membantu

hingga terselesaikannya laporan ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini masih banyak
kekurangan yang disebabkan keterbatasan pengetahuan penulis. Untuk itu kiranya,
pembaca dapat memaklumi atas kekurangan dalam laporan ini.

Akhir kata penulis berharap semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi penulis
khususnya dan bagi para pembaca pada umumnya.

Jakarta, April 2019

Muhamad Manarul Iqbal

DAFTAR ISI

JUDUL................................................................................................................................. i
HALAMAN JUDUL .......................................................................................................... ii
LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................................... iii
ABSTRAK......................................................................................................................... iv
KATA PENGANTAR ........................................................................................................ v
DAFTAR ISI..................................................................................................................... vii
DAFTAR GAMBAR ......................................................................................................... xi
DAFTAR TABEL............................................................................................................ xiv
DAFTAR LAMPIRAN..................................................................................................... xv
BAB I PENDAHULUAN................................................................................................. 18

I.1 Latar Belakang .................................................................................................. 18
I.2 Identifikasi Masalah.......................................................................................... 23
I.3 Rumusan Masalah............................................................................................. 23
I.4 Batasan Masalah ............................................................................................... 23
I.5 Tujuan Penelitian .............................................................................................. 24
I.6 Manfaat Penelitian ............................................................................................ 25
I.7 Metodologi Penelitian ....................................................................................... 26
I.8 Sistematika Penulisan ....................................................................................... 27
BAB II LANDASAN TEORI........................................................................................... 29
II.1 Konsep Dasar Sistem Informasi........................................................................ 29

II.1 Definisi Sistem.............................................................................................. 29
II.2 Karakteristik Sistem...................................................................................... 30
II.4 Sistem Informasi ........................................................................................... 33
II.2 Konsep Dasar Rancang Bangun........................................................................ 34
II.2.1 Pengertian Rancang Bangun ..................................................................... 34

vii

viii

II.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi................................................ 35
II.4 Arsip.................................................................................................................. 36

II.4.1 Pengertian arsip......................................................................................... 36
II.6 Analisis dan Desain Berorientasi Objek ........................................................... 50
II.8 Metode Pengembangan Sistem ......................................................................... 56
II.9 Aplikasi Berbasis Web...................................................................................... 60

II.10 Surat Elektronis......................................................................................... 60
II.11 World Wide Web ....................................................................................... 61
II.12 Hyper Text Transfer Protocol (HTTP) ..................................................... 62
II.13 Hyper Text Mark-up Language (HTML).................................................. 62
II.14 Cascading Style Sheet (CSS) .................................................................... 63
II.15 Hypertext Preprocessor (PHP) ................................................................. 64
II.16 MySQL Database ..................................................................................... 65
II.17 Javascript.................................................................................................. 66
II.18 XAMPP..................................................................................................... 67
BAB III METODOLOGI PENELITIAN ......................................................................... 70
III.1 Metodologi Pengumpulan Data ........................................................................ 70
III.1.1 Studi Pustaka............................................................................................. 70
III.1.2 Studi Lapangan ......................................................................................... 70
III.1.3 Wawancara................................................................................................ 71
III.2 Metodelogi Pengembangan Sistem................................................................... 71
III.2.1 Tahapan Requirement Planning................................................................ 72
III.2.2 Tahapan Workshop Planning .................................................................... 73
III.3 Kerangka Penelitian .......................................................................................... 74
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN .......................................................................... 76
IV.1 Gambaran Umum Pasar Jaya ............................................................................ 76
IV.1.1 Sejarah Singkat Pasar Jaya........................................................................ 78
IV.1.2 Visi dan Misi Pasar Jaya ........................................................................... 79

ix

IV.2 Struktur Organisasi Pasar Jaya.......................................................................... 80
IV.3 Pengembangan Sistem ...................................................................................... 80

IV.3.1 Permodelan Bisnis..................................................................................... 80
IV.4 Rancangan Proses ............................................................................................. 84

IV.4.1 Usecase Diagram ...................................................................................... 85
IV.4.2 Activity Diagram....................................................................................... 94
IV.5 Permodelan ..................................................................................................... 108
IV.5.1 Class Diagram ........................................................................................ 108
IV.5.2 Mapping Cardinality............................................................................... 110
IV.5.3 Sequence Diagram .................................................................................. 110
IV.5.4 User Interface ......................................................................................... 119
BAB V PENUTUP ......................................................................................................... 127
V.1 Kesimpulan ..................................................................................................... 127
V.2 Saran ............................................................................................................... 128
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................... 130
LAMPIRAN-LAMPIRAN ............................................................................................. 132

x

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Usecase Diagram.......................................................................................... 53
Gambar 2. 2 Class Diagram .............................................................................................. 54
Gambar 2. 3 Activity Diagram.......................................................................................... 55
Gambar 2. 4 Sequence Diagram ....................................................................................... 55
Gambar 3. 1 Kerangka Penelitian ..................................................................................... 75
Gambar 4. 1 Struktur Organisasi Pasar Jaya..................................................................... 80
Gambar 4. 2 Analisis Sistem Berjalan .............................................................................. 81
Gambar 4. 3 Analisis Sistem Usulan ................................................................................ 84
Gambar 4. 4 Usecase Diagram ......................................................................................... 85
Gambar 4. 5 Activity Diagram Login................................................................................ 95
Gambar 4. 6 Activity Diagram Logout.............................................................................. 96
Gambar 4. 7 Activity Diagram Input Data Surat Masuk .................................................. 96
Gambar 4. 8 Activity Diagram Input Data Surat Keluar.................................................. 97
Gambar 4. 9 Activity Diagram Edit Data Surat Masuk.................................................... 98
Gambar 4. 10 Activity Diagram Edit Data Surat Keluar.................................................. 99
Gambar 4. 11 Activity Diagram Lihat Surat Masuk ....................................................... 100
Gambar 4. 12 Activity Diagram Lihat Surak Keluar....................................................... 101
Gambar 4. 13 Activity Diagram Lihat Nomor Surat ....................................................... 102
Gambar 4. 14 Activity Diagram Input Disposisi Surat .................................................. 102
Gambar 4. 15 Activity Diagram Lihat Disposisi Surat ................................................... 103
Gambar 4. 16 Activity Diagram Lihat Laporan Surat Masuk ......................................... 104
Gambar 4. 17 Activity Diagram Lihat Laporan Surat Keluar ......................................... 105
Gambar 4. 18 Activity Diagram Cetak Laporan Surat Masuk ........................................ 106
Gambar 4. 19 Activity Diagram Cetak Laporan Surat Keluar ........................................ 107
Gambar 4. 20 Class Diagram ......................................................................................... 109
Gambar 4. 21 Mapping Cardinality................................................................................ 110
Gambar 4. 22 Squence Diagram Login........................................................................... 111
Gambar 4. 23 Squence Diagram Input Data Surat Masuk............................................. 111
Gambar 4. 24 Squence Diagram Input Data Surat Keluar............................................. 112
Gambar 4. 25 Squence Diagram Edit Data Surat Masuk............................................... 112
Gambar 4. 26 Squence Diagram Edit Data Surat Keluar............................................... 113
Gambar 4. 27 Squence Diagram Lihat Data Surat Masuk.............................................. 114

xi

xii

Gambar 4. 28 Squence Diagram Lihat Data Surat Keluar.............................................. 114
Gambar 4. 29 Squence Diagram Lihat Nomor Surat...................................................... 115
Gambar 4. 30 Squence Diagram Input Data Surat Disposisi......................................... 115
Gambar 4. 31 Squence Diagram Lihat Data Surat Disposisi.......................................... 116
Gambar 4. 32 Squence Diagram Lihat Laporan Surat Masuk ........................................ 116
Gambar 4. 33 Squence Diagram Lihat Laporan Surat Keluar ........................................ 117
Gambar 4. 34 Squence Diagram Cetak Laporan Surat Masuk ....................................... 118
Gambar 4. 35 Squence Diagram Cetak Laporan Surat Keluar ....................................... 118
Gambar 4. 36 Squence Diagram Logout......................................................................... 119
Gambar 4. 37 User Interface Login ................................................................................ 120
Gambar 4. 38 User Interface Beranda ............................................................................ 120
Gambar 4. 39 User Interface Beranda Kepala Bagian.................................................... 121
Gambar 4. 40 User Interface Input Data Surat Masuk .................................................. 121
Gambar 4. 41 User Interface Input Data Surat Keluar .................................................. 122
Gambar 4. 42 User Interface Edit Data Surat Masuk .................................................... 122
Gambar 4. 43 User Interface Edit Data Surat Keluar .................................................... 123
Gambar 4. 44 User Interface Lihat Data Surat Masuk ................................................... 123
Gambar 4. 45 User Interface Lihat Data Surat Keluar ................................................... 124
Gambar 4. 46 User Interface Input Data Surat Disposisi .............................................. 124
Gambar 4. 47 User Interface Lihat Data Disposisi Surat ............................................... 125
Gambar 4. 48 User Interface Menu Laporan.................................................................. 125
Gambar 4. 49 User Interface Lihat Laporan Surat Masuk.............................................. 126
Gambar 4. 50 User Interface Lihat Laporan Surat Keluar.............................................. 126

xiii

DAFTAR TABEL

Tabel 4. 1 Identifikasi Usecase ......................................................................................... 86
Tabel 4. 2 Penggunaan Sistem dengan Staff..................................................................... 88
Tabel 4. 3 Penggunaan Sistem dengan User KABAG...................................................... 92
Tabel 4. 4 Penggunaan Sistem dengan User Staff Divisi.................................................. 93

xiv

DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. WAWANCARA SESI 1............................................................................... xv
Lampiran 2 : Surat Keputusan PKL............................................................................... xviii
Lampiran 3 : Surat Pengantar PKL .................................................................................. xix
Lampiran 4 : Surat Keterangan Selesai PKL .................................................................... xx
Lampiran 5 : Absensi Mahasiswa PKL............................................................................ xxi
Lampiran 6 : Penilaian PKL ........................................................................................... xxii
Lampiran 7 : Form Penilaian Pembimbing PKL............................................................ xxiii
Lampiran 8 : Daftar Nilai PKL ...................................................................................... xxiii

xv

xvi



18

BAB I
PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang
Secara umum salah satu tujuan organisasi adalah berkembang, agar mampu

berkembang maka organisasi sebagai suatu sistem kerja yang terbentuk dari
berbagai ragam aktivitas harus saling bekerja sama untuk mewujudkan tujuan yang
ingin dicapai. Suatu organisasi dan lembaga apapun jenisnya baik besar maupun
kecil pasti mempunyai tujuan yang akan dicapai. Untuk mencapai tujuan tersebut
setiap organisasi ataupun lembaga tidak lepas dari kegiatan administrasi. Kegiatan
administrasi ini dilakukan untuk memberikan pelayanan kepada unit-unit kegiatan
di dalam organisasi guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Aktivitas pelayanan dalam organisasi baik dalam bentuk struktur maupun
mekanisme kerjanya akan sangat berperan dalam rangka pencapaian mutu dan
kelancaran kegiatan pelayanan. Dalam upaya memberikan pelayanan, setiap
organisasi dituntut untuk dapat bertindak cepat dan akurat. Organisasi harus dapat
mengelola secara cermat, tepat dan menghasilkan informasi yang dapat digunakan
dalam pengelolaan administrasi persuratan organisasi.

Efektivitas pengelolaan kerasipan surat pada suatu instansi atau organisasi
dipengaruhi oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan surat, sarana atau
fasilitas yang digunakan dalam membantu pengarsipan surat yang tersedia untuk
penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan pengarsipan surat tersebut. Fungsi
arsip sebagai alat ingatan, sumber informasi dan Pasar Jaya sebagai alat
pengawasan perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh pekerjaan
kantor yang berdayaguna. Untuk dapat melaksanakan tugas ini, pegawai yang

19

bekerja pada unit kerarsipan surat bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan
terhadap pekerjaan tetapi juga harus memiliki keterampilan khusus di bidang
kearsipan sehingga tujuan yang ingin dicapai dapat terlaksana dengan baik.

Menurut Sukron Amir, Kondar Siahaan dalam penelitian yang berjudul
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Berbasis Web Pada
Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah (STIT) Kabupaten Tebo. Dimana dalam proses
pengarsipan dokumen program studi di Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah (STIT) Tebo,
khusus dalam menyusun masing-masing dokumen ke dalam buku, masih
menggunakan sistem manual dan bagi dosen yang meminjam dokumen program
studi harus turun dan mencari dokumen ke Kaprodi, dan membuat sistemnya
berjalan lamban, sehingga pencarian dokumen mungkin kurang maksimal. Itu
sebabnya untuk dipecahkan kita butuh sistem yang bisa diarsipkan. Dokumen
menjadi lebih banyak kursus baik dalam bentuk web. Sistem informasi akan
dirancang dengan metode Prototype dan pemodelan sistem dengan menggunakan
pemodelan berorientasi obyek yaitu use case diagram, Activity Diagram, dan class
diagram. Hasil dari penelitian ini adalah rancang sistem prototipe informasi
Manajemen Rekaman Berbasis Web Di Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah (STIT)
Tebo. Dengan adanya sistem informasi ini dapat meminimalisasi permasalahan dan
diharapkan bisa semakin baik dalam pengarsipan dokumen.

Menurut Egia subhiyakto, Yani Parti Astuti, Liya Umaroh, Danang Wahyu
Utomo, Eko Hari Rachmawanto, Christy Atika Sari, Dimana penelitianya yang
berjudul Rancang Bangun Sistem Informasi Pengarsipan Data Pasien Klinik
Cemara dalam Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer,
Universitas Dian Nuswantoro. Dalam Pengelolaan data pasien pada sebuah rumah

20

sakit atau klinik menjadi hal yang penting demi lancarnya aktivitas di rumah sakit
atau klinik tersebut. Penelitian ini memiliki tujuan merancang Sistem Informasi
Pengarsipan Data Pasien pada Klinik Cemara. Perangkat lunak yang dirancang
memiliki fitur penambahan data diri pasien baru, menyimpan data diri pasien,
menghapus data pasien yang sudah lama tidak berobat, serta mengupdate data diri
pasien, jika sewaktu mendaftar ada ketentuan yang belum terpenuhi. Analisis
kebutuhan sistem menggunakan analisis berorientasi objek dengan menggunakan
diagram use case untuk menggambarkan fungsionalitas sistem, dan diagram kelas
untuk menggambarkan hubungan antar kelas. Setelah dilakukan implementasi dan
evaluasi hasil penggunaan aplikasi dilakukan pengujian baik secara alpha maupun
beta. Pengujian dilingkungan pengguna menggunakan empat parameter yakni
kebermanfaatan aplikasi, kemudahan dipelajari, kemudahan penggunaan dan
kepuasan pengguna. Hasil evaluasi menunjukan bahwa 80% pengguna setuju
aplikasi bermanfaat, 80% setuju aplikasi mudah dipelajari, dan 80% pengguna puas
terhadap aplikasi tersebut. Bahkan 100% pengguna setuju aplikasi mudah untuk
digunakan. Hal tersebut mengindikasikan bahwa aplikasi ini bermanfaat dan
membantu dalam proses pengarsipan data pasien di Klinik Cemara.

Menurut Zulpriansyah dan Dafid Jurusan Sistem Informasi STMIK GI MDP
dalam penelitianya yaitu Sistem Informasi Pengolahan Dokumen Persuratan Pada
Badan Lingkungan Hidup Provinsi Sumsel. Dalam Pembuatan skripsi ini bertujuan
untuk membuat Sistem Informasi Pengolahan Data Terdistribusi berbasis Dekstop
pada Badan Lingkungan Hidup SumSel. Pelaksana membangun sebuah Informasi
Pengolahan Data Terdistribusi berbasis desktop menggunakan SQL Server 2005
sebagai database. Metode yang digunakan dalam penulisan laporan ini adalah

21

metode iterasi, dengan melakukan fase perencanaan, fase analisis, fase
perancangan, analisis sistem yang berjalan, wawancara dan observasi serta
pengumpulan data-data untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Identifikasi
masalah ditunjukkan dengan pembuatan kerangka PIECES, kebutuhan User
digambarkan dengan use case diagram dan glosarium use case. Metode
perancangan proses dengan menggambarkan Diagram Konteks dan Diagram Aliran
Data Sistem, pemodelan data dengan menggambarkan ERD, rancangan antar muka
program sebagai penghubung antara User dengan database. Dengan adanya sebuah
sistem aplikasi Sistem Pengolahan Data Dokumen Persuratan berbasis desktop,
maka diharapkan dapat meningkatkan kualitas keamanan data yang disimpan
dijadikan sebagai laporan dan dapat digunakan oleh Badan Lingkungan Hidup
Provinsi Sumsel dalam pemberian informasi data dokumen persuratan kepada
KaBan, karyawan, dan masyarakat dalam tahapan proses surat-surat.

Menurut Ahmad Rahman Harsono, pada penelitianya yang berjudul Sistem
Informasi Persuratan Dinas Sosial Pemuda Dan Olahraga Kota Semarang Berbasis Web
pada Universitas Dian Nuswantoro Semarang 2014. Dimana Sistem Informasi Persuratan
adalah suatu sistem informasi manajemen yang menghasilkan berbagai informasi yang
dapat berguna untuk mendukung kegiatan pengelolaan atau pengarsipan surat di Dinas
Sosial Pemuda dan Olahraga Semarang. Tujuan penulisan dalam penelitian adalah
membuat sistem informasi pengarsipan surat berbasis web yang dapat diakses oleh instansi
sehingga dapat diakses dari manapun dan kapanpun. Dalam melakukan analisa dan
perancangan sistem baru ini, penulis menggunakan metode pengembangan sistem
prototyping. Sedangkan untuk melakukan proses analisa, penulis menggunakan metode
analisa abbot.

22

Menurut Muhammad Luqman dalam penelitianya yang berjudul
Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Surat Masuk dan Surat Keluar Pada
Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Pacitan, Dimana pada Sekretariat
Daerah Kabupaten Pacitan, surat merupakan sarana penting. Informasi-informasi
penting dan rahasia terkait dengan instansi tersebut terkandung di dalamnya.
Ketepatan waktu dalam penerimaan surat baik surat keluar maupun surat masuk
juga harus diperhatikan, oleh karena itu manajemen surat masuk dan keluar harus
dilaksanakan dengan tepat. Pada saat ini, prosedur yang diterapkan pada
manajemen surat masuk dan surat keluar pada Bagian Umum Sekretariat Daerah
Kabupaten Pacitan mulai dari penerimaan, pembuatan, penyimpanan,
pendokumentasian, hingga verifikasi surat, semua dilakukan secara konvensional.
Dokumentasi surat masuk dan keluar hanya berupa penulisan di buku besar.
Sedangkan pada tahap pengarsipan surat hanya berupa penyimpanan dokumen
hardcopy. Dengan adanya masalah yang telah sebutkan, Bagian Umum Sekretariat
Daerah Kabupaten Pacitan dirasa perlu untuk merubah metode manajemen
persuratan yang saat ini mereka gunakan, yaitu metode konvensional, menjadi
metode manajemen persuratan yang terkomputerisasi dan otomatis.

Berdasarkan penelitian sejenis diatas maka diperlukan suatu sistem kearsipan
yang baik mendorong penulis untuk mengetahui bagaimana Sistem Kearsipan pada
bagian Tata Usaha melalui penulisan laporan Praktek Kerja Lapangan yang
berjudul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat (Studi
Kasus : Pasar Jaya Cabang Pasar Induk Kramat Jati)”.

23

I.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan diatas, maka penulis

mengambil kesimpulan dari permasalahan yang ada pada bagian pengarsipan surat,
khususnya pada bagian penyimpanan data berupa arsip – arsip penting, yaitu :

1. Bagaimana perancangan sistem pengarsipan surat yang dapat
memaksimalkan kinerja dalam mencari arsip surat dengan cepat dan akurat
pada Pasar Jaya?

2. Bagaimana proses bisnis yang berjalan dalam sistem pengarsipan surat pada
Pasar Jaya?

3. Bagaimana perancangan Unified Modelling Language (UML) Diagram pada
sistem pengarsipan surat Pasar Jaya?

4. Bagaimana perancangan User Interface sistem pengarsipan surat pada Pasar
Jaya?

I.3 Rumusan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah, maka rumusan masalah yang diangkat
adalah :

1. Bagaimana mengalisa dan merancang sistem pengrasipan surat untuk
meningkatkan kinerja pegawai pada Pasar Jaya.

I.4 Batasan Masalah

Adapun batasan-batasan masalah dari rumusan masalah diatas adalah :
1. Studi Kasus hanya dilaksanakan di kantor Pasar Jaya pada bagian Pengarsipan

surat.

24

2. Laporan ini hanya membahas mengenai Analisis dan Perancangan sistem
pengarsipan surat yang dikembangkan oleh Divisi Pengarsipan

3. Perancangan system yang akan dibangun hanya meliputi perancangan UML
dan perancangan User Interface.

I.5 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari analisis perancangan yang dilaksanakan oleh penulis
terbagi menjadi dua yaitu, tujuan umum dan tujuan khusus. Berikut ini adalah
tujuan umum dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Menghasilkan analisa dan rancangan terhadap sistem pengarsipan surat
berbasis web untuk meningkatkan kinerja pegawai pada Pasar Jaya.

Dan tujuan khusus dari penelitian ini adalah:
1. Menghasilkan rancangan sistem informasi yang dibutuhkan baik dari sisi
pengguna maupun dalam sistem pengarsipan surat pada Pasar Jaya.
2. Mengetahui proses bisnis yang berjalan dalam sistem pengarsipan surat pada
Pasar Jaya.
3. Menghasilkann rancangan Unified Modelling Language (UML) Diagram pada
sistem pengarsipan surat Pasar Jaya.
4. Menghasilkan rancangan User Interface pada sistem pengarsipan surat Pasar
Jaya.

25

I.6 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini yang terbagi menjadi dua manfaat yaitu,
manfaat teoritis (bagi mahasiswa) dan manfaat praktis (bagi instansi atau
perusahaan) :
1. Manfaat Teoritis
a) Melakukan identifikasi dan analisis terhadap sistem informasi yang
ada pada perusahaan dan membuat perancangan sistem pengarsipan
berdasarkan teori dan pengetahuan yang diperoleh selama
perkuliahan.
b) Merancang dan memodelkan usulan sistem informasi untuk
pemanfaatan pengetahuan dalam perusahaan di masa mendatang.
c) Meningkatkan kreatifitas berfikir untuk menganalisa suatu masalah di
dalam sebuah proses bisnis.
d) Memberikan pengalaman kerja kepada mahasiswa dalam rangka
menerapkan atau membandingkan serta menganalisis teori dan
pengetahuan dengan kondisi yang sebenarnya di lapangan.

2. Manfaat Praktis
a) Informasi yang didapat dari hasil analisis sistem, dapat dijadikan
bahan acuan untuk mengambil keputusan dalam membangun suatu
sistem informasi yang akan digunakan oleh instansi.
b) Hasil analisa dan penelitian yang dilakukan selama kerja praktek
dapat menjadi bahan masukan bagi pihak perusahaan untuk
menentukan kebijaksanaan perusahaan di masa yang akan datang

26

khususnya di bidang Sistem Informasi. Membina kerjasama yang baik
antara lingkungan akademis dengan lingkungan kerja.

I.7 Metodologi Penelitian

Dalam menganalisa dan merancang sistem ini menggunakan 3 (tiga)
metodologi penelitian, yaitu:

1) Observasi
Observasi merupakan teknik atau pendekatan untuk mendapatkan data primer
dengan cara mengamati langsung obyek datanya (Jogiyanto, 2008).

2) Wawancara
Wawancara adalah komunikasi dua arah untuk mendapatkan data dari
respoden (Jogiyanto, 2008). Wawancara dapat berupa wawancara personal
(tatap muka langsung dengan respoden), wawancara intersep (respoden
dipilih di lokasi umum), dan wawancara telepon. Melakukan wawancara agar
mendapat gambaran mengenai sistem yang dibutuhkan dan mendapatkan data
– data yang dibutuhkan.

3) Studi Pustaka
Metode ini dilakukan dengan mengamati penelitian-penelitian yang sudah ada
melalui literatur-literatur yang memuat berbagai macam materi tentang proses
listrik melalui buku, makalah, laporan, kerja praktek, skripsi, browsing
internet.

27

I.8 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan dan penyusunan laporan Praktek Kerja Lapangan ini
dengan urutan sebagai berikut:

1) BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menerangkan tentang latar belakang masalah, identifikasi,
masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian,
manfaat penelitian, metode penelitian serta sistematika penulisan.

2) BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini menguraikan secara singkat, teori – teori yang digunakan atau
dasar dari penulisan laporan Praktek Kerja Lapangan ini.

3) BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini menguraikan penjelasan metode pengumpulan data dan Analisa
Sistem yang digunakan untuk menyusun laporan Praktek Kerja
Lapangan.

4) BAB IV HASIL dan PEMBAHASAN
Bab ini berisi penjelasan dan pembahasan Analisis dan Perancangan
Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar di Pasar Jaya serta
hasilnya dan berbagai permasalahan selama Praktek Kerja Lapangan dan
solusi yang dilakukan.

5) BAB V PENUTUP

28

Bab ini merupakan bab terakhir yang berisi solusi atau hasil dari
perancangan sistem penngarsipan yang sesuai kebutuhan pada Divisi
Pengarsipan di Pasar Jaya kantor Cabang Pasar Induk Kramat Jati serta
saran untuk Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar di Pasar
Jaya serta perkembangan penelitian dimasa mendatang.

29

BAB II
LANDASAN TEORI

II.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
II.1 Definisi Sistem

Definisi sistem menurut Sofyanti (2014), mengemukakan bahwa pengguaan
istilah sistem diadopsi oleh banyak konteks, dimana kata sistem merujuk kepada
suatu perkumpulan dari komponen-komponen atau aturan. Dikutip dari penelitian
Anwar (2010), Johnson mendefinisikan sistem sebagai bagian-bagian yang
terhimpun atau berkumpul menjadi suatu kesatuan yang akan membantu
menentukan sistem yang lebih sesuai berdasarkan pendesainan yang telah
dilakukan untuk memenuhi tujuan tertentu yang telah direncanakan. Menurut
Gerald, Sofyanti (2014) menyatakan bahwa sistem adalah kumpulan penyebaran
(jaringan) kerja dari prosedur-prosedur yang saling berkaitan, berkumpul bersama-
sama untuk melakukan aktivitas atau kegiatan yang bertujuan menyelesaikan suatu
sasaran tertentu, dimana penekananya lebih kepada uruta-urutan operasi di dalam
sistem (Jogiyanto, 2005).

Menurut Hariyanto (2004) mengatakan bahwa sistem adalah kumpulan
objek atau elemen yang saling berkaitan dengan tujuan mencapai suatu tujuan yang
telah ditetapkan. Berikut ini beberapa prinsip umum sistem:

1. Sistem selalu merupakan bagian dari sistem yang lebih besar, sekaligus
sistem tersebut dapat dipartisi menjadi subsistem-subsistem yang lebih
kecil.

2. Sistem yang lebih terspesialisasi akan kurang dapat beradaptasi untuk
menghadapi keadaan-keadaan yang berbeda.

30

3. Lebih besar ukuran sistem, maka akan memerlukan sumber daya yang lebih
banyak untuk operasi dan pemeliharaanya.

4. Sistem senantiasa mengalami perubahan, tumbuh dan berkembang.

II.2 Karakteristik Sistem
Selain itu, menurut Kadir (2003) mengatakan bahwa sistem memiliki

beberapa elemen untuk membentuk sebuah sistem, yaitu:
1. Tujuan (Goal)
Setiap sistem memiliki tujuan (goal). Tujuan inilah yang menjadi
pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tidak
terarah dan tidak terkendali.
2. Masukan (Input )
Masukan (input ) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem
dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukan dapat berupa hal-
hal berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak(berupa
informasi).
3. Keluaran (Output)
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi,
keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan
sebagainya.
4. Proses (Process)
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari
masukan menjadi keluaran yang berguna, misalnya berupa informasi dan

31

produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya sisa
pembuangan atau limbah pabrik.
5. Mekanisme pengendalian dan umpan balik (Control Mechanism and
Feedback)
Merupakan cara yang digunakan untuk mengendalikan baik masukan
maupun proses. Tujuannya adah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai
dengan tujuan. Jika terdapat penyimpangan (tidak sesuai dengan standar
yang telah ditetapkan), maka akan dilakukan pengiriman masukan untuk
upaya penyesuaian terhadap proses selanjutnya agar mendekati kebijakan
atau standar yang telah dibuat.
6. Batasan sistem (Boundary System)
Batasan sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem
(lingkungan), yang meliputi menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau
kemampuan sistem. Batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi
sehingga akan mengubah perilaku sistem.
II.3 Definisi Data dan Informasi
Kata data dalam bahasa Inggris berasal dari kata datum dari bahasa Latin
yang berarti fakta. Kata tersebut bersifat plural, sebagaimana kata air, udara, dan
semacamnya. Karenanya, kata data akan salah jika disebut atau ditulis dengan data-
data, banyak data, dan semacamnya (Wahyudi, 2008). Secara konseptual, data
adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi, yang tidak
mempunyai makna dan tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai (Kadir,
2003).

32

Data adalah fakta atau kenyataan yang masih mentah, sehingga perlu diolah
lebih lanjut untuk menghasilkan informasi. Informasi merupakan proses dari data
yang sudah memiliki nilai tambah. Yang dimana dapat dikatakan bahwa informasi
adalah data yang telah diolah atau diklasifikasikan sehingga dapat digunakan dalam
proses pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data. Informasi dapat
dikelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu:

a. Informasi Strategis

Informasi Strategis merupakan informasi yang digunakan dalam
pengambilan keputusan untuk jangka panjang, seperti rencana perluasan
perusahaan.

b. Informasi Taktis

Informasi Taktis adalah informasi yang digunakan dalam pengambilan
keputusan jangka menengah, seperti informasi yang digunakan untuk
mengatur rencana penjualan.

c. Informasi Teknis

Informasi Teknis adalah informasi yang digunakan untuk keperluan
operasional, seperti informasi persediaan stok barang.

Sistem pengolahan informasi akan mengolah data yang tidak berguna
menjadi berguna bagi penerimanya. Fungsi utama informasi adalah menambah
pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian bagi penerima informasi. Kualitas
suatu informasi tergantung kepada tiga hal, yaitu:

33

a. Akurat (accurate), informasi harus terbebas dari gangguan (noise) yang
dapat mengubah atau merusak suatu informasi.

b. Tepat Waktu (Timelines), informasi tidak boleh terlambat sampai di
penerima, informasi yang sudah berlalu tidak akan mempunyai nilai lagi
karena informasi adalah landasan dalam proses pengambilan keputusan.

c. Relevan (Relevance), informasi harus mempunyai manfaat bagi
penerimanya.

II.4 Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem yang terdiri atas beberapa komponen

utama yang saling bekerja sama atau berkaitan atau terhubung satu dengan yang
lainnya, yaitu manusia, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber data,
dalam proses mengumpulkan, mengelola, menyimpan, menganalisa data, dan
menyebarkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah ditetapkan.
(Waspodo)

Sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat
lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan
perangkat keras dan perangkat lunak tersebut, selain itu data juga memegang
peranan yang penting dalam sistem informasi, data yang akan dimasukkan dalam
sebuah sistem informasi dapat berupa formulir-formulir, prosedur-prosedur, dan
bentuk data lainnya (Kristanto, 2003). Dalam suatu sistem informasi terdapat
komponen-komponen seperti (Kadir, 2003):

a. Perangkat keras (hardware): mencakup piranti-piranti fisik seperti
komputer dan printer.

34

b. Perangkat lunak (software) atau program: sekumpulan instruksi yang
memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.

c. Prosedur (Procedur): sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan
pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.

d. Orang (Brainware): semua pihak yang bertanggung jawab dalam
pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran
sistem informasi.

e. Basis data (Database): sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang
berkaitan dengan penyimpanan data.

f. Jaringan komputer dan komunikasi data: sistem penghubung yang
memungkinkan sesumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses
oleh sejumlah pemakai.

II.2 Konsep Dasar Rancang Bangun
II.2.1 Pengertian Rancang Bangun

Rancang bangun merupakan serangkaian prosedur untuk menerjemahkan
hasil analisa dari sebuah sistem ke dalam bahasa pemograman untuk
mendeskripsikan dengan detail bagaimana komponen-komponen sistem
diimplementasikan. Rancang bangun sistem adalah penentu proses dan data yang
diperlukan oleh sistem baru. Perancangan adalah kegiatan yang dimiliki tujuan
untuk mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang
dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilih alternatif sistem yang terbaik

Sedangkan pengertian bangun atau pembangunan sistem adalah kegiatan
menciptakan sistem baru maupun mengganti atau memperbaiki sistem yang telah

35

ada baik secara keseluruhan maupun sebagian. Bangun sistem adalah membangun
sistem informasi dan komponen yang berdasarkan pada spesifikasi desain.

Dengan demikian pengertian rancang bangun merupakan kegiatan
menerjemah hasil analisa kedalam bentuk paket perangkat lunak kemudian
menciptakan sistem tersebut ataupun memperbaiki sistem yang sudah ada.

II.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi
Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi adalah

sebagai berikut:
1. Analisis Sistem: menganalisis dan mendefinisikan masalah dan
kemungkinan solusinya untuk sistem informasi dan proses organisasi.
2. Perancangan Sistem: merancang sistem baru yang dapat menyelesaikan
masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan
alternatif sistem yang baik. Kegiatan yang dilakukan antara lain merancang
output, input , struktur file, program, prosedur, perangkat keras dan perangkat
lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi.
3. Programming dan Testing Sistem: pada tahap ini dilakukan perancangan
algoritma dengan menggunakan psedocode yang ditulis dalam bahasa
Indonesia terstruktur/bahasa Inggris terstruktur. Perancangan algoritma
sebaiknya dilakukan dengan menggunakan pendekatan Top-Down
(Pemograman Modular). Setelah selesai pembuatan algoritma, maka
dibuatlah program aplikasi dengan menggunakan salah satu bahasa
pemograman terpilih.
4. Implementasi Sistem: beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan

36

pelatihan dan panduan seperlunya.
5. Operasi dan Perawatan: mendukung operasi sistem informasi dan

melakukan perubahan atau tambahan fasilitas.
6. Evaluasi Sistem: mengevaluasi sejauh mana sistem telah dibangun dan

seberapa bagus sistem telah dioperasikan.

II.4 Arsip
II.4.1 Pengertian arsip

Menurut Mulyono dkk (2000) kearsipan adalah tata cara pengurusan
penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat
3 (tiga) unsur pokok yang meliputi: penyimpanan (storing), penempatan (placing)
dan penemuan kembali.

Menurut Barthos (2003) filling atau kearsipan adalah proses pengaturan dan
penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan tersebut dengan
mudah dan cepat dapat ditemukan kemmbali setiap kali diperlukan.

Berdasarkan beberapa definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa kearsipan
adalah suatu proses pengaturan dan penyimpanan warkat-warkat secara sistematis
sehingga mempermudahkan dalam pencarian warkat yang diperlukan.

Sistem (system) adalah suatu rangkaian prosedur yang merupakan suatu
kebulatan untuk melaksanakan suatu fungsi.

System kearsipan (filling system) adalah rangkaian tata cara atau langkah-
langkah yang harus dilakukan atau dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat,
sehinga apabila diperlukan lagi dapat ditemukan secara cepat.

37

II.4.2 Tujuan Pengarsipan
Adapun tujuan sistem pengarsipan adalah:

1. Menghemat Waktu
Dengan menggunakan filling system yang tepat, penyimpanan dan penemuan
kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat.

2. Menghemat Tenaga
Dalam kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding) arsip
tidak terlalu banyak mengeluarkan atau menimbulkan tenaga.

3. Menghemat Tempat
Dengan menggunakan filling system yang tepat, penyimpanan arsip tidak
tidak membutuhkan ruangan yang luas dan peralatan yang banyak, karena
arsip yang disimpan hanyalah arsip-arsip yang bernila dan berguna saja.

II.4.3 Syarat Arsip
Dari pengertian arsip diatas, dapat disimpulkan bahwa tidak semua warkat

tau surat dapat dikatagorikan sebagai arsip, sebab surat atau warkat baru dapat
dinyatkan sebagai arsip apabila memenuhi syarat - syarat sebagai berikut;

1. Merupakan kumpulan warkat
2. Mempunyai nilai guna
3. Disimpan menurut system tertentu
4. Apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.
Barthos (20003) menyatakan “tujuan kearsipan adalah untuk menjamin
keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan,

38

pelaksanaan dan penyelengaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan
bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah”.

II.4.4 Jenis-Jenis Arsip
Jenis-jenis arsip dapat dilihat dari beberapa sudut pandang di antaranya sebagai

berikut:
1. Ditinjau dari kepentingannya, yaitu melihat arsip dari segi penting tidaknya
suatu arsip tersebut sesuai dengan nilai guna yang dikandung di dalam
warkat itu sendiri. Menurut Ensklopidia Administrasi, arsip atau warkat
dapat dibedakan menjadi beberapa bagian sesuai nilai warkat tersebut:
a) Vital record (warkat yang penting), yaitu warkat yang mempunyai nilai
sangat penting bagi suatu organisasi atau instansi, untuk itu warkat jenis
ini perlu disimpan secara terus -menerus (abadi) selama organisasi itu
masi berdiri.
b) Important record (warkat penting) yaitu warkat yang mempunyai
kegunaan besar untuk suatu jangka waktu yang cukup lama (3 tahun ke
atas), untuk itu warkat jenis ini perlu disimpa secara tertip.
c) Uselful record (warkat berguna) yaitu warkat yang mempunyai
kegunaan biasa untuk jangka waktu yang biasa, untuk itu warkat ini
perlu disimpan sesuai dengan daftar retensinya (lama penyimpanan),
biasanya diberbagai organisasi atau instansi jenis warkat ini paling
banyak jumlahnya atau yang sering digunakan.
d) Non essential record (warkat yang tidak penting), yaitu warkat yang
kegunannya menjadi habis setelah selesai dibaca. Untuk warkat seperti

39

ini tidak perlu disimpan dalam file, tetapi dapat lansung dimusnakan
atau cukup diingan isinya/dicatat dalam agenda harian.
2. Ditinjau dari fisiknya, yaitu melihat arsip atau warkat dari wujud warkat itu
sendiri, warkat jenis ini terdiri dari 2 (dua ) bentuk yaitu;
a) Arsip tertulis, yaitu wujud arsib berupa tulisan misalnya surat dinas, akta
dan lain sebagainya
b) Arsip visual, yaitu wujud arsip yang dapat dilihat berupa gambarm,
lukisan, ukiran dan pahatan seperti peta, relief, poster dan sebagainya.
3. Ditinjau dari isinya, yaitu melihat arsip/warkat dari segi isi yang terkandung
didalamnya Arsip jenis ini terdiri dari:
a) Finansial record adalah catatan - catatan mengenai masalah keuangan.
b) Inventory record adalah catatan yang berhubungan dengan barang
dagangan.
c) Personal record adalah catatan - catatan yang yang berhubungan dengan
masalah kepegawaian, seperti catatan riwayat hidup pengalaman kerja,
konduite absensi kepegawaian.
d) Sales record adalah catatan yang berhubungan tentang informasi
mengenai penjualan.
e) Production record adalah catatan - catatan tentang produksi
4. Ditinjau dari pemiliknya yaitu melihat arsip dari aspek pemiliknya serta asal
arsip tersebut bagi organisaasi atau kantor tersebut. Jenisnya antara lain :
a) Berasal dari lembaga pemerintahan
b) Berasal dari instansi pemerintah atau swasta.

40

II.4.5 Peranan Kearsipan
Barthos (2000) menyatakan peranan kearsipan adalah sebagai pusat ingatan,

sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan
dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan,
pengembangan, perumusan kebijaksanaan dalam mengambil keputusan,
pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-
tepatnya.

Sedarmayanti (2003) menyatakan bahwa peranan arsip sebagai sumber
informasi, maka arsip dapat membantu dalam mengingatkan dalam rangka
pengambilan keputusan secara tepat dan cepat mengenai suatu masalah.

Maka berdasarkan pengertian diatas arsip mempunyai peranan yang angat
penting dalam proses penyajian informasi bagi perusahaan untuk mengambil
keputusan dan merumuskan kebijakan, karena itu untuk mendapatkan penyajian
informasi yang lengkap, cepat dan benar harus ada system dan penanganan yang
baik dibidang kearsipan demi melancarkan pelaksanaan kinerja kearsipan dalam
organisasi atau instansi.

II.4.6 Fungsi Arsip
Menurut Barthos (2003) fungsi arsip dapat dibedakan menjadi beberapa

fungsi menurut jenisnya.
a. Arsip dinamis
Arsip dinamis yaitu arsip yang dipergunakan secara lansung didalam
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara lansung dalam penyelenggaraan admistarsi Negara.

41

b. Arsip statis
Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara lansung dalam
perencanaan, pelaksanaan, serta penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya, maupun penyelenggaraan admistrasi sehari-hari.
Setiap kegiatan akan sangat baik bila mempunyai prosedur sendiri. Begitu
juga dengan kegiatan penyimpanan arsip yang mempunyai prosedur yang harus
diikuti agar teratur. Prosedur penyimpanan untuk surat masuk dan surat keluar
(arsip atau pertinggal) adalah sama yaitu meliputi pemeriksaan, mengindeks,
mengkode, menyortir, dan meletakkan (Amsyah, 2003).
Adapun urutan - urutan penyimpanan atau prosedur penyimpanan arsip
menurut Amsyah (2003) adalah sebagai berikut:
a. Mengumpulkan (collecting)

Yaitu mengumpulkan surat dari berbagai tempat untuk disimpan.
b. Memeriksa (inspecting)

Yaitu persiapan menyimpan warkat atau arsip dengan cara memeriksa setiap
lembaran warkat untuk memperoleh kepastian atau ketentuan bahwa
warkat-warkat yang bersangkutan memang sudah siap atau pantas untuk
disimpan.
c. Mengindeks (indexing)
Mengindeks adalah pekerjaan menentukan nama atau subjek apa atau kata
tangkap lainnya dari warkat atau dokumen yang akan disimpan.
d. Memberi kode atau tanda (coding)

42

Memberi kode atau tanda ini dapat dilakukan dengan memberi tanda garis
bawah atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang
sudah ditentukan pada pekerjaan mengindeks.
e. Penunjuk silang (cross reference)
Penyimpanan surat atau arsip dilakukan di dua tempat karena ragu- ragu
atau kurang jelas.
f. Menyortir (sorting)
Menyortir adalah mengelompokan warkat - warkat untuk persiapan ke
langka terakhir yaitu penyimpanan.
g. Penyimpanan (placing)
Yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan system penyimpanan dan
peralatan yang dipergunakan.

II.5 Surat
a. Pengertian Surat
Setiap kegiatan kantor selalu membutuhkan surat sebagai
alatkomunikasi, walaupun sudah terdapat alat komunikasi lain seperti
telepon, radio, televisi.
Menurut Astini dan Johariah (2004), surat adalah suatu alat untuk
menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis yang dibuat oleh
seseorang atau pejabat kepada pihak lain baik atas nama sendiri maupun
jabatan dalam organisasi.
Selain pendapat di atas Sumpriana (2004) berpendapat bahwa surat
adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau

43

informasi secara tertulis dan pihak satu kepada pihak lain, baik atas nama
sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi
ataupun perusahaan. Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam
kehidupan sehari-hari, termasuk dalam berorganisasi. Komunikasi bisa
dilakukan dengan berbagai cara, diantaranya melalui surat.

Menurut Yatimah (2008) Surat merupakan salah satu sarana
komunikasi secara tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak
(orang,instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang,instansi, atau
organisasi). Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.

Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa pengertian
surat adalah berita atau informasi yang disampaikan dari satu pihak kepada
pihak lain atas nama pribadi atau organisasi yang ditulis di atas sehelai
kertas atau media lainnya.
b. Fungsi Surat

Semakin canggihnya peralatan berkomunikasi antarmanusia seperti
telepon, telegram, telex, radio, televisi atau bahkan email (electronikmail)
dan internet, surat masih saja digunakan dalam dunia komunikasi. Hal ini
dapat terjadi karena dengan surat seseorang akan lebih bebas dalam
menyampaikan panjang pendeknya informasi sedangkan surat yang isinya
rahasia pun akan terjamin keamanannya. Menurut pendapat Yatimah
(2008), secara umum surat memiliki beberapa fungsi yaitu sebagai berikut:
1. Duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.

Oleh karena itu, surat merupakan mentalitas pengirimnya;

44

2. Alat pengingat atau berfikir karena surat dapat diarsipkan dan dapat
dilihat lagi jika diperlukan;

3. Pedoman untuk bertindak, seperti surat keputusan atau surat instruksi;
4. Bukti tertulis yang oetentik terutama surat-surat perjanjian;
5. Dokumen historis (sejarah), misalnya surat-surat perubahan dan

perkembangan suatu instansi, yuridis dan administratif;
6. Alat untuk menjamin keamanan, misalnya surat keterangan jalan.
Sedangkan menurut Astini & Johariah (2004), fungsi surat antara lain
sebagai berikut:
a. Tanda bukti tertulis yang otentik

Surat dapat digunakan untuk pembuktian bila terjadi perselisihan antar
kantor-kantor atau pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan
korespondensi. Contoh surat perjanjian, surat jual beli, surat kuasa, surat
tanah atau bangunan kantor dan sebagainya.
b. Pedoman
Surat dapat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan sesuatu atau
bertindak. Misalnya surat perintah, surat instruksi, surat keputusan.
c. Alat pengingat atau berfikir
Surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah terlupakan
atau telah lama. Misalnya surat-surat yang diarsipkan.
d. Duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat
Surat sebagai wakil organisasi dianggap sebagai mentalitas jiwa dan
kondisi intern dari organisasi yang bersangkutan. Berdasarkan dari
kedua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa surat mempunyai

45

fungsi antara lain sebagai berikut: duta atau wakil penulis, alat pengingat
atau berfikir, pedoman untuk bertindak, bukti tertulis yang otentik,
dokumen historis (sejarah), dan alat untuk menjamin keamanan.
c. Macam/Jenis surat
Dalam kehidupan sehari-hari terdapat bermacam-macam jenis surat yang
beredar, baik antarorganisasi, antarinstansi maupun antarperusahaan. Dalam
hal-hal tertentu jelas ada perbedaan-perbedaan, baik dan asal surat, sifat surat
tujuan, cara pembuatan ataupun cara pengirimannya. Jenis surat dapat ditinjau
dari beberapa segi sebagaimana yang diuraikan oleh Sumpriana (2004), sebagai
berikut:
1. Berdasarkan sifat surat
a. Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan.
b. Surat dinas pribadi (surat setengah resmi) adalah surat-surat yang
dikirimkan dari seseorang kepada instansi-instansi perusahaan.
c. Surat dinas swasta (surat resmi) adalah surat-surat yang dibuat oleh
instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawan ataupun
untuk para relasinya.
d. Surat niaga adalah surat yang berisi soal-soal perdagangan yang dibuat
oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para pelanggannya.
e. Surat dinas pemerintah adalah surat-surat yang berisi masalah-masalah
administrasi pemerintahan.
2. Berdasarkan wujud surat

46

a. Surat yang menggunakan kartu pos, kartu pos adalah blanko yang
dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia atau instansi lain yang telah diberi
izin PT Pos Indonesia.

b. Warkat pos, adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai
lambang dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh PT Pos
Indonesia atau instansi lain yang telah diberi izin.

c. Surat bersampul, adalah surat-surat yang dimasukkan kedalam sampul
atau amplop.

d. Surat terbuka dan surat tertutup, surat terbuka adalah surat surat yang
isinya dapat dibaca oleh umum, surat tertutup adalah surat yang isinya
tidak boleh diketahui oleh orang lain

e. Memorandum dan nota, memorandum adalah salah satu alat komunikasi
berupa surat-surat di lingkungan dinas yang penyampaiannnya tidak
resmi dan digunakan secara intern Nota adalah alat komunikasi
kedinasan antara pejabat dan suatu unit organisasi yang digunakan
secara intern tetapi bersifat resmi.

f. Telegram, adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan
berita melalui radio atau pesawat telegrap mengenai sesuatu hal yang
perlu mendapat penyelesaian dengan cepat.

g. Surat biasa, adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia.
3. Berdasarkan keamanan isinya

a. Surat sangat rahasia, adalah surat yang berhubungan dengan keamanan
negara sehingga bila surat ini jatuh ke tangan yang tidak berhak maka
akan membahayakan masyarakat atau bangsa dan negara.

47

b. Surat rahasia, adalah surat yang isinya harus dirahasiakan atau tidak
boleh dibaca oleh orang lain.

c. Surat konfidensial, adalah surat rahasia yang isinya hanya diketahui oleh
pejabat yang bersangkutan.

4. Surat berdasarkan proses penyelesaiannya
a. Surat sangat segera atau surat kilat, adalah surat yang harus ditangani
secepat mungkin, karena harus segera dikirimkan secepatnya.
b. Surat segera, adalah surat yang secepatnya diselesaikan dan segera
dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesaiannya dari pihak
penerima.
c. Surat biasa, adalah tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaiannya
karena tidak perlu mendapat tanggapan secepatnya dari penerima.
Sedangkan menurut Astini & Johariah (2004), jenis-jenis surat dapat

digolongkan sebagai berikut:
1) Menurut wujud surat
a. Surat biasa atau bersampul adalah surat yang biasanya dimasukkan ke
dalam sampul kemudian dikirimkan.
b. Memo dan nota, dipergunakan untuk meminta atau memberi informasi
serta petunjuk antar pejabat kantor.
c. Kartu pos adalah benda pos berbentuk kartu berukuran 10 x 15 cm atau
15 x 20 cm yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.
d. Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan
kertas surat.

48

e. Telegram adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi
pokok-pokok singkat permasalahan.

f. Surat tanda bukti adalah berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda
bukti keabsahan aktivitas antara dua pihak.

2) Menurut isi surat
a. Surat pribadi adalah surat yang isinya menyangkut kepentingan pribadi
b. Surat dinas adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga
baik pemerintah maupun swasta dan ditandatangani oleh pejabat atau
yang mewakilinya.

3) Menurut keamanan isi
a. Surat biasa yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau
merugikan bagi organisasi yang bersangkutan jika isinya diketahui atau
dibaca orang lain.
b. Surat rahasia yaitu surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang
lain karena akan menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat
yang bersangkutan.
c. Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi masalah yang
b. sangat penting dan hanya boleh dibaca oleh orang tertentu yang berhak
menyelesaikan atau mengambil keputusan.

4) Menurut proses penyelesaiannya
a. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau
penyelesaian secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat
yang diterima.

49

b. Surat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan
penyelesaian dengan segera lebih cepat dari surat biasa.

c. Surat sangat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan
penyelesaian yang secepatnya.

5) Menurut kegiatan
a. Surat intern adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu
organisasi atau instansi sendiri.
b. Surat ekstern adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi
atau instansi.

6) Menurut sasaran yang dituju
a. Surat biasa adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau
organisasi tertentu.
b. Surat edaran adalah surat yang ditujukan kepada orang atau organisasi
yang jumlahnya tidak terbatas.

7) Menurut dinas pos
a. Surat biasa adalah surat yang dalam pengirimannya tidak perlu dikirim
secepatnya, karena surat semacam ini tidak memerlukan tanggapan
paling dahulu
b. Surat kilat adalah surat yang harus ditanggapi oleh penerima surat
terlebih dahulu.
c. Surat kilat khusus adalah surat yang dikirim lebih dahulu atau mendapat
prioritas utama dalam pengirimannya, biasanya dibuat resi sebagai tanda
bukti.

50

d. Surat tercatat adalah surat yang dikirimkan secara biasa tetapi ada tanda
pengirimannya (resi) yang dibuat oleh kantor pos.

e. Surat berharga adalah surat yang dapat dipercaya kebenarannya.
Berdasarkan kedua pendapat tersebut dapat disimpulkan macam/jenis surat
antara lain berdasarkan sifat surat, berdasarkan wujud surat, berdasarkan keamanan
isinya, surat berdasarkan proses penyelesaiannya, berdasarkan kegiatan, menurut
sasaran yang dituju, dan menurut dinas pos.
II.6 Analisis dan Desain Berorientasi Objek
Teknik analisis berorientasi objek merupakan alat terbaik yang dapat di
gunakan untuk sebuah proyek yang akan mengimplementasikan sistem yang
menggunakan teknologi objek untuk membangun, mengelola, dan merakit objek-
objek itu menjadi aplikasi yang berguna. Teknik pemodelan objek menyajikan
penggunaan metodologi dan notasi diagram yang sama sekali berbeda dengan
teknik lainnya yang biasa digunakan untuk pemodelan data dan pemodelan proses.
Pada akhir tahun 80-an dan awal 90-an, di gunakan beberapa metode berorientasi
objek yang berbeda-beda.
Yang paling terkenal adalah metode Booch dari Grady Booch Object
Modeling Technique (OMT) dari James Rumbaugh (OMT), dan Object Oriented
Software Engineering (OOSE) dari Ivar Jacobson. Banyaknya teknik yang di
gunakan membatasi kemampuan untuk memakai model-model pada proyek lain
(mengurangi reuse) dan tim pengembang. Konsekuesinya, teknik ini menghambat
komunikasi antara anggota tim dan pengguna, yang mengakibatkan banyak terjadi
error di dalam proyek. Masalah ini dan lainnya mendorong di lakukannya usaha
untuk mendesain bahasa pemodelan standar (Whitten, 2004).