SISTEM INFORMASI PERSURATAN

51

Pada tahun 1994, Grady Booch dan James Rumbaugh sepakat bergabung
untuk menggunakan metode pengembangan berorientasi objek dengan tujuan
membuat proses standar tunggal untuk mengembangkan sistem berorientasi objek.
Ivar Jacobson bergabung pada tahun 1995, dan mereka bertiga fokus membuat
sebuah bahasa pemodelan objek standar sebagai ganti dari pendekatan atau metode
berorientasi objek standar. Berdasarkan keja mereka dan hasil kerja lainnya pada
industri, Unified Modeling Language (UML) versi 1.0 di rilis pada tahun 1997
(Whittenet.al, 2004). Pada tahun yang sama OMG merilis UML 1.1 sebagai standar
industri.

Unified Modeling Language (UML) adalah satu kumpulan konvensi
pemodelan yang di gunakan untuk menentukan atau menggambarkan sebuah
sistem software yang terkait dengan objek (Whittenet.al, 2004).

II.7 Unified Modelling Language (UML)
Unified Modeling Language (UML) adalah salah satu alat bantu yang sangat

handal di dunia pengembangan sistem yang berorientasi obyek. Hal ini di sebabkan
karena UML menyediakan bahasa pemodelan visual yang memungkinkan bagi
pengembang sistem untuk membuat cetak biru atas visi mereka dalam bentuk yang
baku, mudah di mengerti, serta di lengkapi dengan mekanisme yang efektif untuk
berbagi (sharing) dan mengkomunikasikan rancangan mereka dengan yang lain.

UML merupakan kesatuan dari bahasa pemodelan yang di kembangkan
oleh Booch, Object Modeling Technique (OMT) dan Object Oriented Software
Engineering (OOSE). Metode Booch dari Grady Booch sangat terkenal dengan
nama metode Design Object Oriented. Metode ini menjadikan proses analisis dan

52

design ke dalam 4 (empat) tahapan iterative, yaitu: identifikasi kelas-kelas dan
obyek-obyek, identifikasi semantik dari hubungan obyek dan kelas tersebut,
perincian interface dan implementasi. Keunggulan metode Booch adalah pada detil
dan kayanya dengan notasi dan elemen. Pemodelan OMT yang di kembangkan oleh
Rumbaugh di dasarkan pada analisis terstruktur dan pemodelan entity-relationship.

Desain sistem pada UML di susun oleh simbol-simbol yang terbentuk
menjadi sebuah diagram model. Berikut adalah simbol yang digunakan pada desain
sistem ini.

Unified Modeling Language (UML) memiliki beberapa diagram di
antaranya (Munawar, 2005):

1. Use Case Diagram
Use case adalah deskripsi fungsi dari sebuah sistem dari perspektif

pengguna. Use case bekerja dengan cara mendeskripsikan tipikal interaksi antara
User (pengguna) sebuah sistem dengan sistemnya sendiri melalui sebuah cerita
bagaimana sebuah sistem di pakai (Munawar, 2005).

Dalam sebuah pembicaraan tentang use case, pengguna biasanya di sebut
dengan actor. Actor adalah sebuah peran yang bisa di mainkan oleh pengguna
dalam interaksinya dengan sistem. Use case adalah alat bantu terbaik guna
menstimulasi pengguna potensial untuk mengatakan tentang suatu sistem dari sudut
pandangnya. Diagram use case mempunyai 3 notasi yang menunjukkan aspek dari
sistem (Munawar, 2005):
1. Pengguna (Actor) yaitu abstraksi dari orang dan sistem lain yang mengaktifkan

fungsi dari target sistem. Actor mewakili peran orang, sistem yang lain atau
alat ketika berkomunikasi dengan use case.

53

2. Use Case adalah abstraksi dari interaksi antara sistem dan actor. Use case di
buat berdasarkan keperluan actor. Use Case harus merupakan “apa” yang di
kerjakan software aplikasi, bukan “bagaimana” software aplikasi
mengerjakannya. Setiap use case harus diberi nama yang menyatakan apa hal
yang di capai dari hasil interaksinya dengan actor.

3. Hubungan (Relationship) yaitu hubungan antara actor/pelaku dengan use case
di mana terjadi interaksi di antara mereka.

Gambar 2. 1 Usecase Diagram

2. Class Diagram
Class dalam notasi UML di gambarkan dengan kotak. Nama class

menggunakan huruf besar di awal kalimatnya dan di letakkan di atas kotak. Bila
class mempunyai nama yang terdiri dari 2 (dua) suku kata atau lebih, maka semua
suku kata di gabungkan tanpa spasi dengan huruf awal tiap suku kata menggunakan
huruf besar. Atribute adalah property dari sebuah class. Attribute ini melukiskan
batas nilai yang mungkin ada pada obyek dari class. Sebuah class mungkin
mempunyai nol atau lebih attribute (Munawar, 2005).

Operation adalah sesuatu yang bisa di lakukan oleh sebuah class atau yang

54

anda (atau class yang lain) dapat lakukan untuk sebuah class. Responsibility adalah
keterangan tentang sesuatu yang akan di lakukan class yaitu apa yang akan di capai
oleh attribute dan operation (Munawar, 2005).

Class1 Class3

Class2 -Attribute 1 -Attribute 1
-Attribute 1
-Attribute 2 -Attribute 2 -Attribute 2
-Attribute n
1 1
*
-Attribute 3 -Attribute n
+Operation 1()
+Operation n() -Attribute n *

+Operation 1()

+Operation 1() +Operation n()

+Operation 2()

+Operation n()

Gambar 2. 2 Class Diagram

3. Activity Diagram
Activity Diagram adalah teknik untuk mendeskripsikan logika procedural,

proses bisnis dan aliran kerja dalam banyak kasus. Activity Diagram mempunyai
peran seperti halnya flowchart, akan tetapi perbedaannya dengan flowchart adalah
Activity Diagram bisa mendukung perilaku paralel sedangkan flowchart tidak bisa
(Munawar, 2005).

55

Gambar 2. 3 Activity Diagram

4. Sequence Diagram
Sequence diagram di gunakan untuk menggambarkan perilaku pada sebuah

scenario. Diagram ini menunjukkan sejumlah contoh obyek dan message (pesan) yang
di letakkan di antara obyek-obyek ini di dalam use case. Komponen utama sequence
diagram terdiri atas obyek yang di tuliskan dengan kotak segiempat bernama. Message
di wakili oleh garis dengan tanda panah dan waktu yang di tunjukkan dengan
progress vertical (Munawar, 2005).

Gambar 2. 4 Sequence Diagram

56

5. Statechart Diagram
Diagram ini mengilustrasikan siklus hidup objek dan keadaan yang dapat

di asumsikan oleh objek dan event yang menyebabkan objek beralih dari satu state
ke state yang lain.

6. Database Schema
Dengan menggunakan class diagram, dapat dirancang konstruksi dari

sebuah basis data. Apa saja entitas beserta bagaimana relasinya dapat diidentifikasi
menggunakan class diagram. Rancangan skema basis data nantinya akan
diimplementasikan langsung ke dalam aplikasi. Karena itu skema database
memiliki primary key dan foreign key yang menghubungkan antar entitas/tabel,
sehingga dapat terbentuk sebuah skema basis data yang lengkap.

II.8 Metode Pengembangan Sistem
Metodologi adalah suatu cara atau metode yang disarankan untuk melakukan

sesuatu hal. Pendekatan sistem merupakan metodologi dasar untuk memecahkan
masalah. Metodologi pengembangan sistem informasi berbasis komputer. Metode
yang digunakan dalam perancangan sistem ini adalah Rapid Application
Development (RAD).

Menurut (Ade Setiawan, 2011) Rapid Application Development (RAD) atau
rapid prototyping adalah model proses pembangunan perangkat lunak yang
tergolong dalam teknik incremental (bertingkat). RAD menekankan pada siklus
pembangunan pendek, singkat dan cepat. Waktu yang singkat adalah batasan yang
penting untuk model ini. Rapid Application Development menggunakan metode
iteratif (berulang) dalam mengembangkan sistem dimana working model (model

57

kerja) sistem dikonstruksikan di awal tahap pengembangan dengan tujuan
menetapkan kebutuhan (requirement) pengguna. Model kerja digunakan hanya
sesekali saja sebagai basis desain dan implementasi sistem akhir.

Pengembangan Rapid Application Development (RAD) adalah suatu
pendekatan berorientasi objek terhadap pengembangan sistem yang mencakup
suatu metode pengembangan serta perangkat-perangkat lunak. Ada tiga fase dalam
RAD yang melibatkan penganalisis dan pengguna dalam tahap penilaian
perancangan dan penerapan yaitu:

1. Requirement Planning
Pada tahap ini dilakukan identifikasi dan analisis terhadap masalah-masalah

yang menjadi latar belakang pembangunan sistem. Tujuan dari tahap ini adalah
menentukan tujuan, batasan-batasan, syarat-syarat dan kebutuhan dari sistem yang
akan dibangun.

Tahap ini dibagi menjadi beberapa proses:
a) Analisis Permasalahan

Pertama-tama, sistem yang sudah berjalan dijabarkan proses bisnisnya
kemudian diidentifikasi permasalahan sistem tersebut secara keseluruhan,
hingga ditemukan batasan dan lingkup permasalahan. Dan terakhir, tujuan
dari pembangunan sistem juga dapat dirumuskan.
b) Analisis Sistem Berjalan

58

Terhadap masalah yang sudah teridentifikasi sebelumnya, dianalisis sistem
yang sedang berjalan agar dapat itentukan apa saja batasan yang menjadi
kebutuhan sistem untuk mencapai tujuan yang telah dirumuskan sebelumnya.
c) Analisis Usulan Sistem
Setelah melakukan analisis terhadap permasalahan dan menganalisis sistem
berjalan, maka selanjutnya adalah memutuskan bagaimana solusi yang
disetujui dan membuat alur mengavu pada sistem yang telah berjalan dalam
pembangunan arsitektur sistem, disebut sebagai analisis usulan sistem.
2. Workshop Design
Tahap ini merupakan tahapan perancangan arsitektur sistem, dari hasil
perumusan masalah, tujuan, syarat, dan kebutuhan, menjadi acuan dalam
pembangunan arsitektur sistem. Arsitektur ini melingkupi desain proses, desain
basis data, hingga desain antar muka. Pada tahap ini perlu dilakukan kerja sama
dengan pengguna, supaya perancangan yang dihasilkan sesuai dengan kemampuan,
kebutuhan dan keinginan pengguna. Selama proses workshop berjalan, pengguna
merespon hasil dari perancangan prototipe, kemudian sistem analis memperbaiki
rancangan modul sistem berdasarkan respon User.
Adapun yang harus dirancang pada tahap workshop design antara lain:
a) Rancangan Proses
Rancangan ini meliputi apa saja proses dan apa saja aktivitas yang terjadi
pada sistem, kemudian juga menentukan interaksi apa aja yang terjadi dan
apa saja yang terlibat, perancangan ini dapat menggunakan use case diagram,
Activity Diagram, sequence diagram dan yang lain.

59

b) Rancangan Basis Data
Merancang data dan informasi apa saja yang dibutuhkan oleh sistem, berikut
klasifikasinya dan hubungan antar data tersebut. Dapat dirancang dengan
menggunakan class diagram maupun Entity Relationship Diagram (ERD).

c) Rancangan Antar Muka
Merancang elemen-elemen yang menunjang dan menjadi jembatan interaksi
antara pengguna dan sistem, untuk itu tahap ini membutuhkan kerja sama
dengan pengguna.

3. Implementation
Rancangan yang telah disetujui dan sistem telah terbangun dan diperbaiki,

sistem yang baru kemudian diuji untuk memastikan apakah sistem yang dibangun
sesuai dengan persyaratan dan tujuan yang telah dirumuskan di awal, dan kemudian
diperkenalkan ke dalam organisasi. Ada dua langkah utama pada tahap ini:

a) Coding/Programming
Merupakan tahap dimana hasil dari rancangan proses sistem diubah ke dalam
bentuk algoritma dengan menuliskan ke baris-baris kode program
menggunakan bahasa program tertentu.

b) Testing
Tahap ini adalah merupakan tahap dimana sistem aplikasi yang telah
terbangun dijalankan dan diuji terlebih dahulu apakah sudah berfungsi dan
berjalan sebagaimana tujuan dan kebutuhan yang telah ditentukan
sebelumnya.

60

II.9 Aplikasi Berbasis Web
Menurut Shklar (2003) yang mendefinisikan aplikasi web adalah “What is a

‘Web application?’ By definition, it is something more than just a ‘Web site’. It is
a client/server application that uses a web browser as its client program, and
performs an interactive service by connecting with servers over the internet (or
intranet). A web site simply delivers content from static files. A web application
presents dynamically tailored content based on request parameters, tracked User
behaviors, and security considerations.”

Aplikasi web berbeda dengan situs web, dimana situs web bersifat statis
karena hanya menampilkan isi dari berkas statis, sedangkan aplikasi web lebih
bersifat dinamis karena menampilkan isi yang dinamis tergantung pada permintaan
klien. Web aplikasi dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman yang
sudah terintegrasi dengan basis data, sehingga dapat memungkinkan terjadinya
aktifitas masukan (input ), proses (process) dan keluaran(output).

II.10 Surat Elektronis
Sumber daya internet yang cukup banyak dimanfaatkan oleh para pemakai

adalah surat elektronis (e-mail). Sesuai dengan namanya, pengiriman surat secara
elektronis, bukan dalam bentuk kertas. Surat elektronis menawarkan keunggulan
berupa kecepatan pengiriman surat. Umumnya surat sampai ke tujuan hanya dalam
waktu beberapa detik (Kadir, 2003).

Transfer e-mail yang cepat menggunakan protokol yang disebut SMTP
(Simple Mail Transfer Protocol). Dalam hal ini, mail server segera menghubungi
tujuan dan kemudian mengirimkan surat. Model pengiriman e-mail yang lain adalah

61

simpan dan teruskan (store-and-forward). Cara ini diterapkan jika server tujuan
tidak terlalu terhubung ke internet. Setiap pengirim atau penerima e-mail memiliki
alamat e-mail.

II.11 World Wide Web
Sistem pengaksesan informasi dalam internet yang paling terkenal adalah

world wide web atau biasa dikenal dengan istilah web. Pertama kali diciptakan pada
tahun 1991 di CERN, Laboratorium Fisika Partikel Eropa, Jenewa Swiss. Tujuan
awalnya adalah untuk menciptakan media yang muda untuk berbagi informasi
diantara para fisikawan dan ilmuwan. Internet dan world wide web bukanlah hal
yang sama. Internet berfungsi sebagai mekanisme pengiriman, sedangkan world
wide web adalah aplikasi yang menggunakan fungsi-fungsi pengiriman tersebut.

Web adalah sistem dengan standar yang diterima secara universal untuk
menyimpan, menelusuri, memformat, dan menampilkan informasi melalui
arsitektur klien/server (Turban, dkk, 2006). Website atau situs web juga diartikan
sebagai tempan penyimpanan data dan informasi dengan berdasarkan topik tertentu
(Irawan, 2005). Menurut Deeyan (2005) Website juga dapat diartikan sebagai
kumpulan halaman yang menampilkan informasi data teks, data gambar diam atau
bergerak, data animasi, suara, video dan atau gabungan dari semuanya, baik yang
bersifat statis maupun dinamis yang membentuk suatu rangkaian bangunan yang
saling berkaitan dimana masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan
halaman. Bersifat statis apabila isi informasi website tetap, jarang terjadi perubahan
konten isi. Bersifat dinamis apabila konten isi berubah-ubah, dimana memuat
informasi yang interaktif dua arah berasal dari pemilik website dan pengguna.

62

II.12 Hyper Text Transfer Protocol (HTTP)
Saat ini dengan teknologi World Wide Web, dimungkinkan untuk

mengakses informasi secara interaktif, dan bentuk informasinya berupa tampilan
grafis maupun teks. Hal ini dimungkinkan dengan adanya Hypertext Transfer
Protocol (HTTP) yang digunakan untuk mengakses suatu informasi yang disimpan
pada suatu situs web (website). HTTP bertugas menangani permintaan-permintaan
(request) dari browser untuk mengambil dokumen-dokumen web (Syafii, 2004).

HTTP mendefinisikan bagaimana pesan diformat dan ditransmisikan, dan
apa tindakan web server dan browser harus mengambil sebagai respon terhadap
berbagai perintah. Sebagai contoh, ketika memasukkan URL di browser, ini benar-
benar mengirimkan perintah HTTP ke server dan web mengarahkannya untuk
mengambil dan mengirimkan halaman web yang diminta.

II.13 Hyper Text Mark-up Language (HTML)
Menurut Ariona (2013) yang menjelaskan bahwa HTML adalah

kependekan dari HyperText Markup Language. Artinya adalah bahasa markup
(penanda) berbasis text atau bisa juga disebut sebagai formatting language
(bahasa untuk memformat), Jadi sudah jelas bahwa HTML bukanlah bahasa
pemrograman, melainkan bahasa markup/formatting.

Fungsi utama HTML lebih fokus kepada menggambarkan struktur halaman
web, mulai bagaimana susunan elemen pada halaman hingga data-meta apa saja
yang dimuat. Dahulu HTML juga menentukan tampilan halaman, namun tugas itu
sekarang sudah diserahkan pada Cascading Style Sheet (CSS). Saat ini HTML
sudah mencapai versi HTML5.

63

II.14 Cascading Style Sheet (CSS)
Menurut Ariona (2013), CSS adalah kependekan dari Cascading Style

Sheet, berfungsi untuk mempercantik penampilan HTML atau menentukan
bagaimana elemen HTML ditampilkan, seperti menentukan posisi, merubah
warna kata (teks) atau latarbelakang (background) dan lain sebagainya.

Saat ini CSS sudah mencapai versi CSS3, dimana fungsinya sudah menjadi
lebih meluas dengan menambah dukungan terhadap animasi dan transisi elemen.
Selain itu dengan dukungan CSS3, sebuah halaman web juga dapat dibuat berjalan
secara responsif.

Dalam CSS dikenal adanya sebutan selector, yang berfungsi untuk
mendefinisikan dan menjelaskan bagian elemen mana yang akan dimanipulasi
tampilannya oleh CSS, secara umum terdapat beberapa jenis selector.

1. Tag  sebuah tag HTML dapat dijadikan sebuah selector
Contoh: input { }

2. Id  sebuah elemen biasanya memiliki atribut Id yang dapat dijadikan
sebuah selector
Contoh: #siteTitle { }

3. Class  elemen yang memiliki atribut class juga dapat digunakan sebagai
selector
Contoh: .navbar { }

64

II.15 Hypertext Preprocessor (PHP)
Menurut Winarno (2014), PHP atau PHP Hypertext Preprocessor, adalah

sebuah bahasa pemrograman web berbasis server (server-side) yang mampu
mem-parsing kode PHP dari kode web dengan ekstensi dot php (.php), sehingga
menghasilkan tampilan website yang dinamis di sisi client (browser).

PHP merupakan salah satu bahasa pemrograman berbasis web, yang
dijalankan dan diterjemahkan melalui sisi server (server-side), sehingga disebut
server-side script. Kode PHP tersebut diterjemahkan web server ke dalam
bentuk yang dapat diterjemahkan oleh web browser klien atau client-side script.
PHP bermanfaat untuk menghasilkan halaman web dinamis yang interaktif,
dengan mengintegrasikan pada halaman HTML dan ditambah bantuan
JavaScript.

Sebagai bahasa pemrograman web, PHP memiliki keunggulan
dibandingkan dengan bahasa pemrograman lain, antara lain:

1. Bersifat Open Source, sehingga bebas digunakan oleh siapa saja
2. Lebih ringan dibandingkan dengan ASP maupun Java
3. Dapat terintegrasi dengan banyak database server seperti MySQL, Oracle

maupun PostgreSQL.
4. Tidak perlu di-compile saat dijalankan.
5. Didukung oleh banyak Web Server seperti Apache, Lighttpd maupun IIS.
6. Pengembangan aplikasi sudah menjadi sangat mudah, karena sudah tersedia

banyak dokumentasi dan pengembang (developer) senior yang siap untuk
membantu.

65

7. Banyak contoh aplikasi dan source code yang dibagikan secara gratis.

II.16 MySQL Database
MySQL adalah salah satu aplikasi DBMS yang sudah sangat banyak

digunakan oleh para pemrogram aplikasi web (Hidayatullah, Pemrograman Web,
2014). Kelebihan dari MySQL adalah gratis, handal, selalu di-update dan banyak
sekali forum yang memfasilitasi para pengguna jika memiliki kendala.

Pada dasarnya, MySQL adalah salah satu database server yang paling
banyak digunakan, terutama dalam aplikasi web. Database server adalah media
persediaan dan pelayanan basis data, pada database server inilah terjadi
penyimpanan dan perekaman data.

Untuk dapat berinteraksi dengan MySQL, harus menggunakan bahasa
pemrograman tingkat tinggi yang disebut Structured Query Language (SQL),
sehingga dalam MySQL perintah disebut dengan query. Secara umum perintah
SQL dibedakan menjadi beberapa jenis:

1. Data Definition Language (DDL)
Merupakan query atau perintah untuk mendefinisikan atau menjelaskan
sebuah struktur dalam database, baik itu pembuatan basis data, pembuatan
tabel, atau pendefinisian atribut/field. Ada beberapa query yang sering
dijalankan dalam DDL:
a) CREATE  query untuk membuat basis data atau tabel baru.
b) ALTER  untuk mengubah struktur pada sebuah table.
c) DROP  untuk menghapus keseluruhan tabel atau basis data.

66

2. Data Manipulation Language (DML)
Merupakan query yang berfungsi untuk memanajemen data atau record
pada tabel, berikut beberapa query yang sering digunakan:
a) INSERT  untuk menyisipkan baris data pada sebuah table.
b) UPDATE  untuk memperbarui data pada baris di sebuah table.
c) DELETE  untuk menghapus baris data (record) pada table.
MySQL secara default tidak memiliki DBMS berbasis GUI seperti

Microsoft Access, namun kita dapat menggunakan DBMS seperti PHPMyAdmin
untuk mempermudah memanajemen basis data yang menggunakan MySQL.
PHPMyAdmin merupakan DBMS berbasis web sehingga perlu dijalankan lewat
browser, tetapi ada juga aplikasi DBMS lain berbasis desktop seperti SQLite atau
SQLyog.

II.17 Javascript
Hidayatullah dan Kawistara dalam bukunya Pemrograman Web (2014)

menyatakan, javascript (js) ialah suatu bahasa scripting yang digunakan sebagai
fungsionalitas dalam membuat suatu web.

Dengan adanya javascript, halaman web bisa lebih hidup dan interaktif,
karena efektif dalam meningkatkan User Experience (UX). Oleh sebab itu,
biasanya javascript digunakan pada bagian front-end atau bagian pengguna.

Javascript bukan merupakan bahasa pemrograman, tapi merupakan sebuah
script. Lebih tepatnya javascript merupakan salah satu client-side script, yaitu
script yang diterjemahkan dan dijalankan oleh browser. Javascript biasanya

67

disisipkan bersama dengan HTML, atau bisa juga disimpan dalam file tersendiri
kemudian dipanggil dengan tag <script>.

Berikut adalah beberapa fungsi umum yang sering digunakan dengan
menggunakan javascript:

1. Validasi input form data
2. Memuat suatu halaman baru tanpa pindah atau memuat ulang halaman

tersebut, contohnya seperti pada mengirim posting pada sebuah sosial media
3. Pesan atau peringatan
4. Proses data secara real-time
5. Fungsi pintar lain seperti auto complete.
II.18 XAMPP

XAMPP adalah program aplikasi pengembang yang berguna untuk
pengembangan website berbasis PHP dan MySQL. Software XAMPP dibuat dan
dikembangkan oleh Apache Friends. Perangkat lunak komputer ini memiliki
kelebihan untuk bisa berperan sebagai server web Apache untuk simulasi
pengembangan website. Tool pengembangan web ini mendukung teknologi web
popular seperti PHP, MySQL dan Perl.

Melalui program ini, programmer web dapat menguji aplikasi web yang
dikembangkan dan mempresentasikannya ke pihak lain secara langsung dari
komputer, tanpa perlu terhubung ke internet. XAMPP dilengkapi dengan fitur
manajemen database PHP My Admin yang lengkap seperti pada server hosting
sungguhan, sehingga pengembang web dapat mengembangkan aplikasi web
berbasis database secara mudah. XAMPP merupakan perangkat lunak yang gratis
untuk digunakan.

68



69

BAB III
METODOLOGI PENELITIAN

III.1 Metodologi Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan oleh penulis dalam penelitian ini

dan informasi dibutuhkan untuk membantu melakukan penelitian dan penyusunan
laporan Praktek Kerja Lapangan sebagai bahan untuk mendukung kebenaran uraian
materi dan pembahasan, metode yang digunakan mencakup studi lapangan yaitu
observasi dan wawancara, serta studi pustaka.

III.1.1 Studi Pustaka
Pada metode pustaka ini, peneliti mengumpulkan, mencari, dan

mempelajari berbagai sumber bacaan adalah hal yang dilakukan dalam studi
pustaka. Berikut adalah referensi yang digunakan oleh penulis dalam penelitian ini:

1. E-Book Metode Desain & Analisis Sistem edisi 6 karya JeffreyL. Whitten,
2004.

2. Tulisan dan artikel dari internet dan buku-buku dapat di lihat di bagian
daftar pustaka.

III.1.2 Studi Lapangan

Observasi (observation) merupakan teknik atau pendekatan untuk

mendapatkan data primer dengan cara mengamati secara langsung obyek datanya

(Jogiyanto, 2008). Peneliti mengumpulkan data dan informasi dengan melakukan

pengamatan secara langsung yang dilakukan pada:

Tempat : Kantor Cabang UD. PASAR JAYA

70

Waktu : 1 Maret 2017 – 31 Maret 2017

Kunjuan Ke : Bagian Tata Usaha, divisi Pengarsipa Surat

III.1.3 Wawancara
Wawancara (interview) merupakan komunikasi dua arah untuk mengetahui

proses bisnis yang ada (Jogiyanto, 2008). Wawancara dengan Bapak Sukardi dan
Bapak Qomar selaku pihak yang menangani bidang persuratan perusahaan
sekaligus User dari aplikasi sistem informasi yang akan di bangun. Wawancara
dilakukan selama dilaksanakannya kegiatan Praktek Kerja Lapangan yang
dilakukan di kantor Pasar Jaya Pasar Induk Kramat Jati dari hasil wawancara
didapatkan informasi yang lebih mendalam mengenai sistem yang akan
dikembangan. Berdasarkan hasil wawancara didapatkan informasi sebagai berikut:

a. Penjelasan mengenai bagaimana alur proses untuk pengimplementasian
Pengarsipan Surat.

b. Mengetahui gambaran alur kegiatan yang telah dilaksanakan menggunakan
diagram berjalan.

c. Penjelasan mengenai kebutuhan User maupun kebutuhan sistem.
d. Mengetahui Keluhan dan Kelemahan pada sistem yang akan dibangun.

Gambaran singkat mengenai program dan proses implementasi sistem
Pengarsipan Surat pada Pasar Jaya.

III.2 Metodelogi Pengembangan Sistem
Metodelogi pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini

adalah metodologi Rapid Application Development (RAD) dengan memakai

71

pemodelan obyek dan menggunakan tools Unified Modeling Language (UML),
model proses ini mengembangkan perangkat lunak yang bersifat incremental
terutama untuk pengerjaan yang pendek, tahapannya adalah sebagai berikut.
III.2.1 Tahapan Requirement Planning

a) Pada tahapan Requirement Planning ini penulis dan pengguna bertemu
untuk mengidentifikasi tujuan dari sistem dan kebutuhan informasi yang
akan dibuat. Dari pertemuan ini dihasilkan perencanaan yang akan dibuat,
yaitu: Analisis Permasalahan
Pertama-tama, sistem yang sudah berjalan dijabarkan proses bisnisnya
kemudian diidentifikasi permasalahan sistem tersebut secara keseluruhan,
hingga ditemukan batasan dan lingkup permasalahan. Dan terakhir, tujuan
dari pembangunan sistem juga dapat dirumuskan.

b) Analisis Sistem Berjalan
Terhadap masalah yang sudah teridentifikasi sebelumnya, dianalisis sistem
yang sedang berjalan agar dapat itentukan apa saja batasan yang menjadi
kebutuhan sistem untuk mencapai tujuan yang telah dirumuskan
sebelumnya.

c) Analisis Usulan Sistem
Setelah melakukan analisis terhadap permasalahan dan menganalisis sistem
berjalan, maka selanjutnya adalah memutuskan bagaimana solusi yang
disetujui dan membuat alur mengavu pada sistem yang telah berjalan dalam
pembangunan arsitektur system, yang disebut sebagai analisis usulan sistem.

72

III.2.2 Tahapan Workshop Planning
Pada tahap ini dilakukan perancangan terhadap sistem yang diusulkan oleh

penulis. Kontribusi pengguna dalam tahapan ini sangat menentukan dalam
mencapai tujuan, karena pengguna dapat memberikan saran jika rancangan yang
dibuat tidak sesuai dengan yang diinginkannya.

a) Rancangan Proses
Rancangan ini meliputi proses dan aktivitas yang terjadi pada sistem,
kemudian juga menentukan interaksi yang terjadi dan orang yang terlibat,
pada tahap ini penulis membuat rancangan proses menggunakan Diagram
UML yang dijelaskan sebagai berikut:
a. Pembuatan Diagram Use Case
Dalam pembuatan Diagram Use Case ini penulis memcoba untuk
menggambarkan tingkah laku dari sistem yang akan dibuat.
b. Pembuatan Narasi Use Case
Penulis membuat deskripsi dari diagram use case yang telah dibuat
sebelumnya.
c. Pembuatan Activity Diagram
Dalam membuat Diagram Activity, penulis menggambarkan bagaimana
alur dan eksekusi dari sistem yang akan dibuat.
d. Pembuatan Sequence Diagram
Dalam Sequence Diagram dijelaskan interaksi objek yang disusun
dalam suatu urutan waktu.

73

b) Rancangan Basis Data
Pada tahap ini data dan informasi apa saja yang dibutuhkan oleh sistem,
serta klasifikasinya dan hubungan antar data tersebut. Penulis merancang
dengan menggunakan class diagram, maupun Mapping Cardinality.

c) Rancangan Antar Muka
Pada tahap ini penulis merancang elemen-elemen yang menunjang dan
menjadi jembatan interaksi antara pengguna dan sistem, untuk itu tahap ini
membutuhkan kerja sama dengan pengguna.

III.3 Kerangka Penelitian
Penyusunan laporan PKL Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

Persuratan disusun melalui beberapa tahapan, adapun kerangka penelitian yang
peneliti lakukan dalam menyusun laporan PKL ini adalah sebagai berikut:

74

Start Observasi
Metode Wawancara
Pengumpulan Data

Studi Pustaka

Studi Lapangan

Rapid Application Analisis Diagram Use Identifikasii
Design Permasalahan Case Usecase

Tahapan Analisis Berjalan Activity Diagram Narasi Usecase
Requirement
Analisa Usulan
Planning SIstem

Tahapan Workshop Rancangan
Design Proses

Rancangan Class Diagram
Basis Data
Mapping
Cardinality

Sequence
Diagram

Rancanga Antar User Interface
Muka

Finish

Gambar 3. 1 Kerangka Penelitian

75

BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN

IV.1 Gambaran Umum Pasar Jaya
Pasar Jaya adalah Perusahaan Daerah milik Pemerintah Provinsi DKI Jakarta

yang melaksanakan pelayanan umum dalam bidang pengelolaan area pasar,
membina pedagang pasar, ikut membantu stabilitas harga dan kelancaran distribusi
barang dan jasa.

Dari 152 Pasar yang dimiliki, Pasar Jaya mengelola 148 pasar dengan omset
bisnis yang diperdagangkan lebih dari 150 triliun rupiah per tahun dengan 105.223
tempat usaha. Berdasarkan survey, pasar-pasar yang dikelola Pasar Jaya dikunjungi
lebih dari 2 juta pengunjung setiap harinya, atau kurang lebih 20% dari penduduk
DKI Jakarta.

PD Pasar Jaya didirikan berdasarkan Keputusan Gubernur Kepala Daerah
Khusus Ibukota Jakarta Nomor : Ib.3/2/15/66 pada tanggal 24 Desember 1966.
Kemudian pengesahan oleh Menteri Dalam Negeri lewat Keputusan No. Ekbang
8/8/13-305 tanggal 23 Desember 1967. Maksud pendirian PD Pasar Jaya adalah
dalam rangka peningkatan efisiensi umum di bidang perpasaran di lingkungan
Jawatan Perekonomian Rakyat DKI Jakarta sehingga merupakan unit usaha yang
mandiri dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi masyarakat,
juga merupakan sumber penghasilan riil bagi daerah.

Selanjutnya untuk meningkatkan status dan kedudukan hukum serta
penyesuaian dengan perkembangan Ibukota Jakarta, maka Keputusan Gubernur
tersebut ditingkatkan dengan Peraturan Daerah No. 7 Tahun 1982 tentang

76

77

Perusahaan Daerah Pasar Daerah Khusus Ibukota Jakarta. Perda tersebut disahkan
dengan Keputusan Menteri Dalam Negeri No. 511.231-181 tanggal 19 April 1983
dan telah diumumkan dalam Lembaran Daerah DKI Jakarta No. 34 Tahun 1983
Seri D No. 33. Peraturan Daerah tersebut kemudian diubah dengan Peraturan
Daerah DKI Jakarta No. 12 Tahun 1999 tentang Perusahaan Daerah Pasar Jaya
Provinsi DKI Jakarta, yang telah diumumkan dalam Lembaran Daerah Provinsi
DKI Jakarta No. 35 Tahun 1999.

Saat ini PD Pasar Jaya mengelola 153 pasar yang tersebar diseluruh wilayah
provinsi DKI Jakarta.

Tugas Pokok PD Pasar Jaya adalah melaksanakan pelayanan umum dalam
bidang pengelolaan area pasar, membina pedagang pasar, ikut membantu stabilitas
harga dan kelancaran distribusi barang dan Jasa. Dalam melaksanakan tugas pokok
tersebut PD.Pasar Jaya mempunyai fungsi :

 Perencanaan, pembangunan, pemeliharaan dan perawatan area pasar
 Penyediaan, pemeliharaan dan perawatan sarana dan kelengkapan area

pasar
 Pengawasan dan pengendalian pemanfaatan area pasar
 Pengelolaan dan pengembangan area pasar
 Pembinaan pedagang dalam rangka pemanfaatan area pasar
 Bantuan terhadap stabilitas harga barang
 Bantuan terhadap ketersediaan dan kelancaran distribusi barang dan jasa
 Pelaksanaan dan pengembangan kerjasama, dan
 Pengendalian keamanan dan ketertiban dalam area pasar.

77

78

Pembinaan pedagang pasar antara lain meliputi :

 Memfasilitasi kerjasama wadah para pedagang dalam kemitraan dengan
pihak lain

 Memfasilitasi peningkatan kualitas pelayanan kepada konsumen oleh
pedagang

 Memfasilitasi peningkatan kualitas sumberdaya manusia pedagang
 Memberikan hak prioritas kepada pedagang lama untuk memperoleh tempat

usaha yang baru hasil pembangunan
 Memfasilitasi pemberian krEdit bagi pedagang bekerjasama dengan

lembaga keuangan.

IV.1.1 Sejarah Singkat Pasar Jaya
Perusahaan Daerah Pasar Jaya didirikan berdasarkan Keputusan Gubernur

Kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta No. lb.3/2/15/66 pada tanggal 24 Desember
1966. Kemudian pengesahan oleh Menteri Dalam Negeri lewat Keputusan No.
Ekbang 8/8/13-305 tanggal 23 Desember 1967. Selanjutnya untuk meningkatkan
status dan kedudukan hukum serta penyesuaian dengan perkembangan Ibukota
Jakarta, maka Keputusan Gubernur tersebut ditingkatkan dengan Peraturan Daerah
No. 7 Tahun 1982 tentang Perusahaan Daerah Pasar Jaya Provinsi DKI Jakarta.
Perda tersebut disahkan dengan Keputusan Menteri Dalam Negeri No. 511.231-181
tanggal 19 April 1983 dan telah diumumkan dalam Lembaran Daerah DKI Jakarta
No. 34 Tahun 1983 Seri D No. 33.

Dalam upaya peningkatan peranan Pasar Jaya sebagai perusahaan daerah
yang lebih profesional serta mengantisipasi tuntutan perkembangan bisnis

78

79

perpasaran di DKI Jakarta yang makin kompetitif dan untuk meningkatkan fungsi
dan peranannya maka Pasar Jaya, pada tanggal 30 Desember 1999, ditetapkan
kembali dengan Peraturan Daerah DKI Jakarta No. 12 Tahun 1999 tentang
Perusahaan Daerah Pasar Jaya Provinsi DKI Jakarta, yang telah diumumkan dalam
Lembaran Daerah Provinsi DKI Jakarta No. 35 Tahun 1999.

Dengan bergulirnya waktu, pasar terus berkembang. Pada mulanya pasar
merupakan tempat bertemunya pedagang dan pembeli dan terjadinya transaksi
langsung, seiring berjalannya waktu dan tuntutan konsumen pasar yang terus
berubah maka pasar tidak hanya sekedar menjadi tempat bertemunya pedagang dan
konsumen. Pasar sudah merupakan entitas bisnis yang lengkap dan kompleks
dimana kenyamanan dan kepuasan pelanggan (consumer satisfaction) yang
menjadi tujuan utama.

IV.1.2 Visi dan Misi Pasar Jaya
Visi :
“Menjadikan pasar tradisional dan modern sebagai sarana unggulan
dalam penggerak perekonomian daerah Propinsi DKI Jakarta”.

Misi:
“Menyediakan pasar tradisional dan modern yang bersih, nyaman, aman
dan berwawasan lingkunan serta memenuhi kebutuhan barang dan
jasa yang lengkap, segar, murah dan bersaing”.

79

80

IV.2 Struktur Organisasi Pasar Jaya

Gambar 4. 1 Struktur Organisasi Pasar Jaya

IV.3 Pengembangan Sistem
IV.3.1 Permodelan Bisnis

IV.3.1.1 Analisis Permasalahan
Berdasarkan analisis permasalahan, saat ini pengelolaan surat yang ada

pada PT Induk Pasar Jaya masih dengan cara yang konvensional. Seperti
pendataan surat masuk dan surat keluar yang masih menggunakan buku biasa,
surat-surat yang tidak tertata rapih sehingga ada kasus beberapa surat hilang,
pembuatan pelaporan yang masih mengacu kepada buku surat masuk dan keluar
sehingga apabila buku hilang maka laporan tidak dapat dibuat.
IV.3.1.2 Analisis Sistem Berjalan

Analisis diagram berjalan ini dilakukan dengan menggunakan rich
picture. Rich picture digunakan untuk melihat gambaran langkah-langkah proses
bisnis yang sedang berjalan pada kegiatan pengarsipan surat masuk dan surat
keluar PT Induk Pasar Jaya cabang Kramat Jati.

80

81

Gambar 4. 2 Analisis Sistem Berjalan

Pada gambar diatas digambarkan alur proses pada saat pemrosesan
surat masuk dan surat keluar pasar jaya cabang induk kramat jati yang sedang
berjalan. Secara rinci berikut ini penjelasannya :
a. Surat Masuk

1) Kurir mengantarkan surat masuk dari luar perusahaan ke staff
persuratan.

2) Staff persuratan mencatat data surat masuk ke dalam buku daftar surat
yang telah disediakan.

3) Staff persuratan memberikan surat yang dikirimkan kurir kepada divisi
yang bersangkutan.

81

82

4) Setelah staff divisi menerima surat yang diberikan, maka staff divisi
membuat surat serah terima surat ke staff persuratan.

b. Surat Keluar
1) Staff Divisi meminta nomor surat kepada staff persuratan untuk
membuat surat.
2) Staff persuratan melihat data surat keluar dari buku data persuratan.
3) Staff persuratan memberi tahu nomor terakhir surat keluar kepada staff
divisi yang bersangkutan.
4) Staff divisi menerima nomor surat lalu membuat surat keluar sesuai
dengan nomor yang diberikan, setelah itu staff divisi memberikan surat
tersebut kepada staff persuratan.
5) Staff persuratan mendata surat keluar yang diberikan staff divisi ke
dalam buku data persuratan.
6) Setelah staff persuratan mendata surat keluar yang diberikan, staff
persuratan kemudian menyerahkan surat tersebut ke kurir untuk
dikirimkan.

c. Disposisi Surat
1) Staff Divisi memberikan surat disposisi kepada staff persuratan untuk
mendapat verifikasi dari kepala bagian kesekretariatan.
2) Staff Persuratan memberikan surat disposisi yang diberikan staff divisi
kepada kepala bagian untuk dicek dan diverifikasi.
3) Kepala bagian mengembalikan surat disposisi yang telah diverifikasi
kepada staff persuratan untuk dikirim ke tujuan.

82

83

4) Staff Persuratan mencatat surat disposisi kedalam buku daftar surat untuk
di data sebelum diberikan ke kurir

5) Staff persuratan memberikan surat disposisi kepada kurir untuk
dikirimkan sesuai dengan tujuan.

d. Laporan
1) Staff persuratan membuat laporan surat dengan mencatat kembali
informasi surat masuk dan surat keluar yang ada pada perusahaan untuk
dilaporkan ke kepala bagian.
2) Staff persuratan memberikan laporan persuratan yang ada di perusahaan
kepada kepala bagian untuk dilihat.

Dari penjelasan proses bisnis yang sedang berjalan diatas, ada beberapa
kelemahan yang ada pada proses persuratan yang ada pada perusahaan. Berikut
beberapa kelemahan dari proses bisnis diatas :
1. Pendataan surat yang masih menggunakan buku catatan sangat riskan akan

kehilangan maupun kerusakan.
2. Pemberian nomor surat dengan melihat nomor surat terakhir dibuku data

surat sangat riskan akan duplikasi data.
3. Pembuatan laporan persuratan yang harus ditulis atau diketik ulang terasa

tidak efisien secara waktu maupun tenaga.
4. Buku data surat bisa saja hilang ataupun rusak, itu akan membuat

perusahaan kehilangan data-data persuratan yang ada.
5. Duplikasi data bisa saja terjadi pada saat pembuatan laporan persuratan,

dikarenakan pengerjaannya dikerjakan oleh manusia dimana manusia itu
sendiri sangat riskan akan kesalahan (human error).

IV.3.1.3 Analisis Sistem Usulan
Berdasarkan pada kelemahan sistem yang telah di analisa pada

sistem berjalan, maka penulis mengusulkan adanya implementasi sistem

83

84

informasi berbasis website dimana penyimpanan data menggunakan database
yang tiap aksesnya dibatasi oleh hak akses masing-masing User yang dirasa
dapat memberkecil kerumitan dan membudahkan User yang terkait untuk
mengakses informasi yang mudah untuk dimengerti dan mendukung dalam
pengambilan keputusan. Adapun usulan yang telah dijelaskan diatas akan
digambarkan sebagai berikut.

Gambar 4. 3 Analisis Sistem Usulan

IV.4 Rancangan Proses
Dalam tahap pemodelan proses perancangan sistem informasi jabatan

fungsional pranata komputer menggunakan tools Unified Model Language (UML)
sebagai berikut:

84

85

IV.4.1 Usecase Diagram
Usecase Diagram berikut menjelaskan kegiatan-kegiatan apa saja yang

terjadi pada sebuah sistem dengan melibatkan aktor siapa saja yang berinteraksi
dengan sistem tersebut.

Gambar 4. 4 Usecase Diagram
85

86

IV.4.1.1 Identifikasi Usecase

Tabel 4. 1 Identifikasi Usecase

No Usecase Name Description Actor

1 Login Usecase ini menggambarkan Staff

kegiatan untuk memasukan Persuratan,

Username dan password untuk Staff Divisi,

masuk ke dalam system. Kabag

2 Input Data Surat Usecase ini menggambarkan Staff

Masuk kegiatan untuk memasukan data Persuratan

surat masuk yang ada di

perusahaan ke dalam sistem.

3 Input Data Surat Usecase ini menggambarkan Staff

Keluar kegiatan untuk memasukan data Persuratan

surat keluar yang ada di

perusahaan ke dalam sistem.

4 Edit data surat Usecase ini menggambarkan Staff

masuk kegiatan untuk memperbaiki data Persuratan

surat masuk yang sudah di

masukan ke dalam sistem.

5 Edit data surat Usecase ini menggambarkan Staff

keluar kegiatan untuk memperbaiki data Persuratan

surat keluar yang sudah di

masukan ke dalam sistem.

86

87

6 Lihat data surat Usecase ini menggambarkan Staff
masuk
kegiatan untuk melihat data surat Persuratan,
7 Lihat data surat
keluar masuk yang ada dalam sistem. Kabag

8 Input data surat Usecase ini menggambarkan Staff
disposisi
kegiatan untuk melihat data surat Persuratan,

keluar yang ada dalam sistem. Kabag

Usecase ini menggambarkan Staff

kegiatan untuk memasukan data Persuratan

surat disposisi yang ada dalam

perusahaan ke dalam sistem.

9 Lihat Nomor Surat Usecase ini menggambarkan Staff
kegiatan untuk melihat nomor Persuratan,
surat masuk, surat keluar Staff Divisi
maupun surat disposisi.

10 Lihat data surat Usecase ini menggambarkan Staff
disposisi
kegiatan untuk melihat data surat Persuratan,
11 Lihat laporan surat
masuk disposisi yang ada dalam Staff Divisi,

perusahaan. Kabag

Usecase ini menggambarkan Staff

kegiatan untuk melihat laporan Persuratan,

Kabag

87

88

data surat masuk yang ada dalam

perusahaan.

12 Lihat laporan surat Usecase ini menggambarkan Staff

keluar kegiatan untuk melihat laporan Persuratan,

data surat keluar yang ada dalam Kabag

perusahaan.

13 Cetak laporan surat Usecase ini menggambarkan Staff

masuk kegiatan untuk mencetak laporan Persuratan,

data surat masuk yang ada dalam Kabag

perusahaan.

14 Cetak laporan surat Usecase ini menggambarkan Staff

keluar kegiatan untuk mencetak laporan Persuratan,

data surat keluar yang ada dalam Kabag

perusahaan.

15 Logout Usecase ini menggambarkan Staff

kegiatan untuk keluar dari sistem Persuratan,

kabag

IV.4.1.2 Narasi Usecase
1. Penggunaan Sistem dengan User Staff

Tabel 4. 2 Penggunaan Sistem dengan Staff

Nama Usecase Penggunaan Aplikasi untuk Staff Persuratan
Prioritas Perlu
Prakondisi Komputer Pegawai yang terkoneksi dengan internet

88

Bagian Dasar 89

 Login
Sebelum pengguna mengakses sistem, pengguna
diwajibkan untuk Login terlebih dahulu agar bias
langsung mengakses menu sesuai dengan hak
aksesnya.

 Input data surat masuk
Setelah pengguna berhasil Login, pengguna dapat
memasukan data surat masuk yang ditujukan pada
perusahaan dengan cara memilih menu input data
surat masuk pada sistem.

 Input data surat keluar
Pengguna dapat memasukan data surat keluar dari
perusahaan dengan cara memilih menu input data
surat keluar pada sistem.

 Edit Data surat masuk
Untuk memperbaiki data surat masuk yang sudah
dimasukan ke dalam sistem, pengguna dapat
memilih menu Edit data surat masuk pada sistem.

 Edit data surat keluar
Untuk memperbaiki data surat keluar yang sudah
dimasukan ke dalam sistem, pengguna dapat
memilih menu Edit data surat masuk pada sistem.

 Lihat data surat masuk

89

90

Setelah pengguna memasukan data surat masuk,
pengguna dapat melihat data tersebut dengan
memilih menu lihat data surat masuk pada sistem.
 Lihat data surat keluar
Setelah pengguna memasukan data surat keluar,
pengguna dapat melihat data tersebut dengan
memilih menu lihat data surat masuk pada sistem.
 Lihat Nomor Surat
Untuk membuat surat, Staff diwajibkan
mencantumkan nomor surat dengan melihat nomor
surat yang ditampilkan pada sistem.
 Input data surat disposisi
Setelah dimasukan data surat keluar, pengguna
dapat mengisi data surat disposisi untuk persetujuan
perusahaan mengeluarkan surat tersebut dengan
memilih menu input data surat disposisi
 Lihat data surat disposisi
Setelah data surat disposisi dimasukan, pengguna
dapat melihat data tersebut dengan memilih menu
lihat data surat disposisi
 Lihat laporan surat masuk
Untuk melihat data-data surat masuk yang sudah
dimasukan, pengguna dapat memilih menu lihat
laporan surat masuk.

90

91

 Lihat laporan surat keluar
Untuk melihat data-data surat keluar yang sudah
dimasukan, pengguna dapat memilih menu lihat
laporan surat keluar.

 Cetak laporan surat masuk
Setelah laporan data surat masuk di tampilkan,
pengguna dapat mencetak laporan tersebut dengan
cara memilih cetak laporan surat masuk.

 Cetak laporan surat keluar
Setelah laporan data surat keluar di tampilkan,
pengguna dapat mencetak laporan tersebut dengan
cara memilih cetak laporan surat keluar.

 Logout
Setelah selesai menggunakan system pengguna
diwajibkan untuk keluar dari system tersebut
dengan memanfaatkan menu logout.

Alternatif N/A

Tempat Kondisi Saat User atau Staff Persuratan masuk ke dalam system

dan mengakses menu yang disediakan untuk User atau

staff persuratan

Bagian Pengecualian Apabila terjadi putus koneksi internet User atau pegawai

tidak dapat mengakses system

91

92

2. Penggunaan Sistem dengan User KABAG

Tabel 4. 3 Penggunaan Sistem dengan User KABAG

Nama Usecase Penggunaan Aplikasi untuk KM Staff
Prioritas Perlu
Prakondisi Komputer KM Staff yang terkoneksi dengan internet
Bagian Dasar  Login

Sebelum pengguna mengakses system, pengguna
diwajibkan untuk Login terlebih dahulu agar bias
langsung mengakses menu sesuai dengan hak
aksesnya.
 Lihat data surat disposisi
Setelah data surat disposisi dimasukan, pengguna
dapat melihat data tersebut dengan memilih menu
lihat data surat disposisi
 Lihat laporan surat masuk
Untuk melihat data-data surat masuk yang sudah
dimasukan, pengguna dapat memilih menu lihat
laporan surat masuk.
 Lihat laporan surat keluar
Untuk melihat data-data surat keluar yang sudah
dimasukan, pengguna dapat memilih menu lihat
laporan surat keluar.
 Cetak laporan surat masuk

92

93

Alternatif Setelah laporan data surat masuk di tampilkan,
Tempat Kondisi pengguna dapat mencetak laporan tersebut dengan
cara memilih cetak laporan surat masuk.
Bagian  Cetak laporan surat keluar
Pengecualian Setelah laporan data surat keluar di tampilkan,
pengguna dapat mencetak laporan tersebut dengan
cara memilih cetak laporan surat keluar.
 Logout
Setelah selesai menggunakan sistem pengguna
diwajibkan untuk keluar dari sistem tersebut dengan
memanfaatkan menu logout.

Saat Kabag masuk ke dalam sistem dan mengakses
menu yang disediakan untuk Kabag
Apabila terjadi putus koneksi internet Kepala Bagian
tidak dapat mengakses sistem

3. Penggunaan Sistem dengan User Staff Divisi

Tabel 4. 4 Penggunaan Sistem dengan User Staff Divisi

Nama Usecase Penggunaan Aplikasi untuk Staff Divisi

Prioritas Perlu

Prakondisi Komputer Pegawai yang terkoneksi dengan internet
Bagian Dasar  Login

93

94

Sebelum pengguna mengakses system, pengguna
diwajibkan untuk Login terlebih dahulu agar bias
langsung mengakses menu sesuai dengan hak
aksesnya.
 Lihat Nomor Surat
Untuk membuat surat, Staff diwajibkan
mencantumkan nomor surat dengan melihat nomor
surat yang ditampilkan pada sistem.
 Lihat data surat disposisi
Setelah data surat disposisi dimasukan, pengguna
dapat melihat data tersebut dengan memilih menu
lihat data surat disposisi
 Logout
Setelah selesai menggunakan system pengguna
diwajibkan untuk keluar dari system tersebut
dengan memanfaatkan menu logout.

Alternatif N/A

Tempat Kondisi Saat User atau Staff Divisi masuk ke dalam sistem dan

mengakses menu yang disediakan untuk User atau staff

divisi

Bagian Pengecualian Apabila terjadi putus koneksi internet User atau staff

divisi tidak dapat mengakses system

IV.4.2 Activity Diagram

94

95

Activity Diagram menggambarkan aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam
Sistem Informasi Pengarsipan Urat PT Induk Pasar Jaya cabang Kramat Jati,
berikut adalah aktivitas yang digambarkan menggunakan Activity Diagram:

1. Activity Diagram Login

Gambar 4. 5 Activity Diagram Login

Pada gambar 4.5 diatas menjelaskan tentang aktifitas yang dilakukan
User, yaitu: Staff dan Kabag. Saat User ingin masuk ke dalam sistem
persuratan dan melakukan beberapa aksi tambahan, User harus melakukan
Login terlebih dahulu, yang telah disediakan oleh sistem. Setelah User
berhasil memasukkan Username dan password yang telah terdaftar dan
sesuai dengan yang tersimpan di sistem maka User berhasil masuk ke dalam
sistem berdasarkan hak akses yang telah ditentukan.

95

96

2. Activity Diagram Logout

Gambar 4. 6 Activity Diagram Logout

Pada gambar 4.6 menjelaskan aktifitas yang dilakukan oleh User
yaitu: Staff dan Kabag saat ingin melakukan keluar dari sistem, dapat
memilih logout yang telah disediakan oleh sistem setelah itu sistem akan
otomatis akan menampilkan halaman Login kembali.

3. Input data surat masuk

Gambar 4. 7 Activity Diagram Input Data Surat Masuk

96

97

Pada gambar 4.7 menjelaskan aktifitas yang dilakukan oleh User yaitu: Staff
saat ingin melakukan input data surat masuk ke dalam sistem. Staff yang
menerima surat mengakses sistem lalu mengisi form data surat sesuai dengan
surat yang diterima, setelah itu sistem menyimpan data tersebut.
4. Input data surat keluar

Gambar 4. 8 Activity Diagram Input Data Surat Keluar

Pada gambar 4.8 menjelaskan aktifitas yang dilakukan oleh User yaitu: Staff
saat ingin melalakukan input data surat keluar ke dalam sistem. Setelah staff
menerima surat keluar staff memasukan data surat tersebut ke form input data
surat keluar pada sistem.

97

98

5. Edit Data surat masuk

Gambar 4. 9 Activity Diagram Edit Data Surat Masuk

Pada gambar 4.9 menjelaskan aktifitas yang dilakukan oleh User yaitu: Staff
saat ingin melakukan perubahan data surat masuk yang telah diinput kan. Staff
melakukan Login terlebih dahulu setelah itu memilih menu surat masuk lalu
memilih surat masuk yang akan dirubah, kemudian staff merubah data surat
masuk tersebut.

98

99

6. Edit data surat keluar

Gambar 4. 10 Activity Diagram Edit Data Surat Keluar

Pada gambar 4.10 menjelaskan aktifitas yang dilakukan oleh User yaitu: Staff
saat ingin melakukan perubahan pada data surat keluar yang telah dimasukan.
Pada tahap awal staff melakukan Login untuk masuk ke dalam sistem lalu staff
memilih menu surat keluar, setelah itu staff merubah data surat yang ingin di
rubah.

99