เอกสารประกอบการสอนวิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ

เอกสารประกอบการสอน วิชา ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ พันต ารวจโทหญิง ชนิดาภา ณัฐศิษฎางกูร อาจารย์ (สบ ๒) กลุ่มงานอาจารย์ กองบัญชาการศึกษา ส านักงานต ารวจแห่งชาติ เอกสารฉบับนี้ใช้ประกอบการเรียนการสอนวิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ หลักสูตรการฝึกอบรมข้าราชการต ารวจชั้นประทวน ยศดาบต ารวจอายุ ๕๓ ปีขึ้นไป เพื่อเลื่อนต าแหน่งและเลื่อนยศแบบเลื่อนไหลเป็นชั้นสัญญาบัตรถึงยศร้อยต ารวจเอก (กดต.) ประจ าปีงบประมาณ พ.ศ. ๒๕๖๖ กลุ่มงานอาจารย์ กองบัญชาการศึกษา ส านักงานต ารวจแห่งชาติ เลขที่ ๑๐๐ ถนนวิภาวดีรังสิต แขวงลสดยาว เขตจตุจักร กรุงเทพมหานคร ๑๐๙๐๐ Email : [email protected]

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ก คำนำ เอกสารประกอบการสอน รายวิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณฉบับนี้ ได้จัดทำขึ้น เพื่อใช้ประกอบการเรียนการสอนผู้เข้ารับการฝึกอบรม หลักสูตรการฝึกอบรมข้าราชการตำรวจ ชั้นประทวนยศดาบตำรวจอายุ 53 ปีขึ้นไป เพื่อเลื่อนตำแหน่งและเลื่อนยศแบบเลื่อนไหลเป็นชั้น สัญญาบัตรถึงยศร้อยตำรวจเอก (กดต.) ประจำปีงบประมาณ พ.ศ. 2566 ของสำนักงานตำรวจ แห่งชาติโดยมุ่งเน้นให้ผู้เรียนมีความรู้ความเข้าใจ มีความรู้พื้นฐานทั่วไป และเพื่อเป็นแนวทาง ในการดำเนินงานธุรการและงานสารบรรณ รวมถึงสามารถนำไปใช้ปฏิบัติงานด้านสารบรรณได้อย่าง ถูกต้อง โดยเอกสารประกอบการสอนฉบับนี้ ได้แบ่งเนื้อหาออกเป็น 5 บท ได้แก่ ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับ งานสารบรรณ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 252๖ และที่แก้ไข เพิ่มเติม การเขียนหนังสือราชการ งานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548 และ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 งานสารบรรณตำรวจ (ระเบียบสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ว่าด้วยประมวลระเบียบการตำรวจไม่เกี่ยวกับคดีลักษณะที่ 54 งานสารบรรณ พ.ศ. 2556 และระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 3) พ.ศ. 2560) และหนังสือราชการภาษาอังกฤษ ผู้เขียนหวังเป็นอย่างยิ่งว่า เอกสารประกอบการสอนฉบับนี้ จะเป็นประโยชน์แก่ผู้เรียน และผู้สอนในหลักสูตรการฝึกอบรมข้าราชการตำรวจชั้นประทวนยศดาบตำรวจอายุ 53 ปีขึ้นไป เพื่อ เลื่อนตำแหน่งและเลื่อนยศแบบเลื่อนไหลเป็นชั้นสัญญาบัตรถึงยศร้อยตำรวจเอก (กดต.) และหลักสูตร อื่นๆ ของสำนักงานตำรวจแห่งชาติรวมถึงผู้สนใจทั่วไป หากมีข้อผิดพลาดประการใด ผู้เขียนขอน้อม รับด้วยความยินดียิ่ง และจะนำไปปรับปรุงเพื่อให้เกิดประโยชน์ต่อการศึกษาต่อไป พันตำรวจโทหญิง ชนิดาภา ณัฐศิษฎางกูร อาจารย์ (สบ ๒) กลุ่มงานอาจารย์กองบัญชาการศึกษา 6 มกราคม 2566

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ข สารบัญ หน้า คำนำ ก สารบัญ ข สารบัญภาพ ค สารบัญตาราง ง รายละเอียดของรายวิชา จ แผนการสอนครั้งที่ 1 1 บทที่ 1 ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ 3 ประวัติความเป็นมาของงานสารบรรณ 3 ความหมายของงานสารบรรณ 5 ความสำคัญของงานสารบรรณ 6 ชนิดของหนังสือราชการ 6 - หนังสือภายนอก 7 - หนังสือภายใน 12 - หนังสือประทับตรา 15 - หนังสือสั่งการ 17 - หนังสือประชาสัมพันธ์ 21 - หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ 24 แผนการสอนครั้งที่ 2 31 บทที่ ๒ การเขียนหนังสือราชการ 33 การร่างหนังสือราชการ 33 การพิมพ์หนังสือราชการด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ 33 การทำสำเนาหนังสือ 40 หนังสือเวียน 40 หนังสือราชการที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ 40 หนังสือราชการลับ 41 การรับหนังสือ 47 การส่งหนังสือ 48 การเก็บ การยืม และทำลายหนังสือ 49 มาตรฐานตรา แบบพิมพ์ และซอง 53

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ข หน้า แผนการสอนครั้งที่ 3 บทที่ ๓ งานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 58 ความสำคัญของระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 58 - ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ.2548 - ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ.2564 ส่วนราชการต้องปฏิบัติอย่างไร เมื่อระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี 62 ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ.2564 มีผลบังคับใช้ แผนการสอนครั้งที่ 4 64 บทที่ 4 งานสารบรรณตำรวจ 66 การใช้บันทึกข้อความ 66 การจัดทำหนังสือ 68 การเสนองาน 69 การรับและการส่งหนังสือ 70 การคัดสำเนาและการลงชื่อตรวจ 71 การกำหนดเลขประจำหน่วยงานภายในสำนักงานตำรวจแห่งชาติ 72 การใช้คำย่อในราชการตำรวจ 75 บทที่ 5 หนังสือราชการภาษาอังกฤษ 88 ประเภทของหนังสือราชการภาษาอังกฤษ 88 การใช้หนังสือราชการภาษาอังกฤษ 89 ส่วนประกอบของหนังสือราชการภาษาอังกฤษ 90 การจ่าหน้าซองหนังสือราชการภาษาอังกฤษ 100 บรรณานุกรม 107 ภาคผนวก 110 ผนวก ก Presentation ประกอบการเรียนการสอน 111

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ค สารบัญภาพ หน้า ภาพที่ 1 ความหมายของงานสารบรรณ 5 ภาพที่ 2 แบบหนังสือภายนอก 11 ภาพที่ 3 แบบหนังสือภายใน 14 ภาพที่ 4 แบบหนังสือประทับตรา 17 ภาพที่ 5 แบบคำสั่ง 18 ภาพที่ 6 แบบระเบียบ 19 ภาพที่ 7 แบบข้อบังคับ 20 ภาพที่ 8 แบบประกาศ 21 ภาพที่ 9 แบบแถลงการณ์ 22 ภาพที่ 10 แบบข่าว 23 ภาพที่ 11 แบบหนังสือรับรอง 24 ภาพที่ 12 แบบรายงานการประชุม 28 ภาพที่ 13 แบบบันทึก 29 ภาพที่ 14 รูปลักษณะและขนาดของครุฑ 34 ภาพที่ 15 แบบหนังสือราชการลับ 42 ภาพที่ 16 ปกข้อมูลข่าวสารลับ 45 ภาพที่ 17 ตราสัญลักษณ์สำนักงานตำรวจแห่งชาติ 54 ภาพที่ 18 สรุปขั้นตอนการปฏิบัติงานในการร่างหนังสือราชการ 55 ภาพที่ 19 แผนภูมิสรุปประเภทของหนังสือราชการภาษาอังกฤษ 88 ภาพที่ ๒๐ การจ่าหนาซองหนังสือราชการที่ฝากสงทางไปรษณียถึงผูรับในตางประเทศ ๑๐๐ ภาพที่ ๒๑ แบบหนังสือราชการภาษาอังกฤษที่เป็นแบบพิธีการ ๑๐๑ ภาพที่ ๒๒ แบบหนังสือราชการภาษาอังกฤษที่ไม่เป็นแบบพิธีการ ๑๐๓ ภาพที่ ๒๓ แบบหนังสือกลาง ๑๐๔ ภาพที่ ๒๔ แบบบันทึกช่วยจำ ๑๐๕ ภาพที่ ๒๕ แบบบันทึก ๑๐๖

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ง สารบัญตาราง หน้า ตารางที่ 1 การใช้คำขึ้นต้นและคำลงท้าย 37 ตารางที่ 2 แบบบัญชีหนังสือส่งเก็บ 50 ตารางที่ 3 แบบบัญชีหนังสือเก็บ 50 ตารางที่ 4 แบบบัตรยืมหนังสือ 52 ตารางที่ 5 โครงสร้างของเนื้อเรื่องหนังสือราชการ 91 ตารางที่ 6 คำขึ้นต้น คำลงท้าย ตำแหน่ง และสถานที่ของผู้รับ ๙๔ ซึ่งใช้ในหนังสือราชการภาษาอังกฤษที่เป็นแบบพิธี ตารางที่ 7 คำขึ้นต้น คำลงท้าย ตำแหน่ง และสถานที่ของผู้รับ ๙๖ ซึ่งใช้ในหนังสือราชการภาษาอังกฤษที่ไม่เป็นแบบพิธี ตารางที่ ๘ คำขึ้นต้น คำลงท้าย ตำแหน่ง และสถานที่ของผู้รับอื่น ๆ ๙๗

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ จ รายละเอียดของรายวิชา หลักสูตร การฝึกอบรมข้าราชการตำรวจชั้นประทวนยศดาบตำรวจอายุ 53 ปีขึ้นไป เพื่อ เลื่อนตำแหน่งและเลื่อนยศแบบเลื่อนไหลเป็นชั้นสัญญาบัตรถึงยศร้อยตำรวจเอก (กดต.) ประจำปีงบประมาณ พ.ศ. 2566 รายวิชา ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ จำนวนชั่วโมง 12 ชั่วโมง ขอบเขตรายวิชา ศึกษาเกี่ยวกับประวัติความเป็นมา ความหมาย ความสำคัญของงานสารบรรณ และชนิด ของหนังสือราชการ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 252๖ และที่แก้ไข เพิ่มเติม รวมถึงหลักการเขียนหนังสือราชการ การพิมพ์หนังสือราชการด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ การนำระบบสารสนเทศมาใช้ในงานสารบรรณ การรักษาความปลอดภัยเอกสารและพระราชบัญญัติ ข้อมูลข่าวสาร พ.ศ. ๒๕๔๐ งานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วย งานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548 และ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 งานสารบรรณตำรวจ ตาม ระเบียบสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ว่าด้วยประมวลระเบียบการตำรวจไม่เกี่ยวกับคดีลักษณะที่ 54 งานสารบรรณ พ.ศ. 2556 หนังสือราชการภาษาอังกฤษ พร้อมทั้งอธิบายขั้นตอนการบริหารงาน เอกสาร (การรับ การส่ง การเก็บ การยืม การทำลายหนังสือ และมาตรฐานการพิมพ์และซอง) รวมถึง การจัดทำหนังสือเสนอส่วนบังคับบัญชาของสำนักงานตำรวจแห่งชาติ หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย การเสนองาน การรับรองสำเนาหนังสือ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 3) พ.ศ. 2560 การใช้คำย่อในส่วนราชการสำนักงานตำรวจแห่งชาติ และการกำหนดเลขประจำ หน่วยงานภายในสำนักงานตำรวจแห่งชาติ จุดมุ่งหมายรายวิชา 1. เพื่อให้ผู้เรียนสามารถอธิบายประวัติความเป็นมา และความสำคัญของงานสารบรรณได้ ๒. ผู้เรียนสามารถอธิบายความหมายของงานสารบรรณได้อย่างถูกต้อง ๓. ผู้เรียนสามารถอธิบายชนิดของหนังสือราชการตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่า ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติมได้อย่างถูกต้อง 4. เพื่อให้ผู้เรียนสามารถอธิบายหลักการเขียนหนังสือราชการได้อย่างถูกต้อง 5. เพื่อให้ผู้เรียนสามารถร่าง เขียนและพิมพ์หนังสือ การทำสำเนาหนังสือราชการและ หนังสือเวียนได้อย่างถูกต้อง

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ จ 6. เพื่อให้ผู้เรียนสามารถอธิบายหนังสือราชการที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติและ หนังสือราชการลับได้ 7. เพื่อให้ผู้เรียนสามารถอธิบายขั้นตอนการรับและส่งหนังสือได้อย่างถูกต้อง 8. เพื่อให้ผู้เรียนสามารถอธิบายขั้นตอนการเก็บรักษา ยืม และการทำลายหนังสือได้ 9. เพื่อให้ผู้เรียนสามารถอธิบายระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2548 (ฉบับที่ 2) ได้อย่างถูกต้อง 10. เพื่อให้ผู้เรียนสามารถอธิบายระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2564 (ฉบับที่ 4) ได้อย่างถูกต้อง 11. เพื่อให้ผู้เรียนสามารถปฏิบัติงานตามระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างถูกต้อง 12. เพื่อให้ผู้เรียนทบทวนความรู้เกี่ยวกับงานสารบรรณตำรวจ 13. เพื่อให้ผู้เรียนสามารถอธิบายการเขียนหนังสือราชการภาษาอังกฤษได้อย่างถูกต้อง 14. เพื่อให้ผู้เรียนสามารถนำความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณไปปฏิบัติงานได้อย่าง เนื้อหารายวิชา แผนบริหารการสอนประจำบทที่ 1 ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ 3 ชั่วโมง - ความเป็นมาของงานสารบรรณ - ความหมายของงานสารบรรณ - ความสำคัญของงานสารบรรณ - ชนิดของหนังสือราชการ - ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม - ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2548 (ฉบับที่ 2) แผนบริหารการสอนประจำบทที่ ๒ หลักการเขียนหนังสือราชการ 6 ชั่วโมง - การร่างหนังสือราชการ - การพิมพ์หนังสือราชการด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ - การทำสำเนาหนังสือราชการ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2560 (ฉบับที่ 3) - หนังสือเวียน - หนังสือราชการที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ - หนังสือราชการลับ

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ จ - การรับ การส่ง การเก็บ การยืม และการทำลายหนังสือราชการ - มาตรฐานตรา แบบพิมพ์ และซอง แผนบริหารการสอนประจำบทที่ ๓ งานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 1 ชั่วโมง - ความสำคัญของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ - ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2548 (ฉบับที่ 2) - ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2564 (ฉบับที่ 4) - ส่วนราชการต้องปฏิบัติอย่างไร เมื่อระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสาร บรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 มีผลบังคับใช้ แผนบริหารการสอนประจำบทที่ 4 งานสารบรรณตำรวจ 1 ชั่วโมง - ระเบียบสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ว่าด้วยประมวลระเบียบการตำรวจไม่เกี่ยวกับคดี ลักษณะที่ 54 งานสารบรรณ พ.ศ. 2556 - การใช้บันทึกข้อความ - การจัดทำหนังสือ - การเสนองาน - การรับและการส่งหนังสือ - การตคัดสำเนา และการลงชื่อตรวจ - การกำหนดเลขประจำหน่วยงานภายในสำนักงานตำรวจแห่งชาติ - การใช้คำย่อในราชการตำรวจ แผนบริหารการสอนประจำบทที่ 5 หนังสือราชการภาษาอังกฤษ 1 ชั่วโมง - ประเภทของหนังสือราชการภาษาอังกฤษ - การใช้หนังสือราชการภาษาอังกฤษ - ส่วนประกอบของหนังสือราชการภาษาอังกฤษ - การจ่าหน้าซองหนังสือราชการภาษาอังกฤษ

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ จ วิธีการสอนและกิจกรรม ๑. การนำเข้าสู่บทเรียน ผู้สอนนำเข้าสู่บทเรียนโดยนำวิดีทัศน์หรือกรณีศึกษาที่เกี่ยวกับเนื้อหาที่จะสอนใน คาบเรียนนั้นๆ แล้วตั้งคำถามให้ผู้เรียนแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับประวัติความเป็นมา ความหมาย และความสำคัญของงานสารบรรณ การบริหารงานเอกสาร การเขียนหนังสือราชการในปัจจุบัน การเสนองานต่อผู้บังคับบัญชา รวมถึงระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และให้ผู้เรียนแบ่งปัน ประสบการณ์ต่าง ๆ เกี่ยวกับการปฏิบัติงานสารบรรณในที่ทำงานของตนเอง พร้อมทั้งเสนอ ความคิดเห็นในการช่วยกันพัฒนางานสารบรรณอย่างเป็นรูปธรรม เพื่อลดขั้นตอนและเพิ่ม ความรวดเร็วในการบริหารงานเอกสารในอนาคต ๒. การจัดกิจกรรม ๒.๑ ผู้สอนบรรยายและจัดกิจกรรมให้ผู้เรียนมีส่วนร่วมในเนื้อหาแต่ละเรื่อง พร้อม ยกตัวอย่างข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องตามที่กำหนดไว้ในแผนการสอน เพื่อให้ผลการสอนเป็นไปตาม จุดมุ่งหมายที่วางไว้ ๒.๒ ผู้สอนตั้งปัญหาให้ผู้เรียนวินิจฉัยเป็นรายบุคคลและส่วนรวม เพื่อให้รู้จัก คิดวิเคราะห์และวิจารณ์เนื้อหาที่เรียน ด้วยการนำเทคนิควิธีการต่างๆ เพื่อให้ผู้เรียนสนใจและติดตาม การสอนตลอดเวลาและเชื่อมโยงกับวิชาอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหา เพื่อให้ผู้เรียนสามารถบูรณาการ ความคิดได้ 2.3 ให้ผู้เรียนฝึกปฏิบัติ โดยการแบ่งกลุ่มปฏิบัติตามใบงานที่ได้รับมอบหมาย และ นำเสนอ เพื่อให้ผู้เรียนทุกคนได้มีส่วนร่วมในการทำงานกลุ่ม ๒.4 ผู้สอนมอบหมายภารกิจให้ผู้เรียนไปเตรียมการสำหรับการเรียนการสอนในคราว ต่อไป โดยให้ผู้เรียนศึกษาเนื้อหาในบทเรียนที่ต้องเรียนต่อไป ๒.5 ผู้สอนแนะนำแหล่งข้อมูลที่จะศึกษาค้นคว้าเพิ่มเติม 2.6 ผู้สอนให้ผู้เรียนทำแบบฝึกหัดก่อน – หลังเรียน ๒.7 ประเมินความพึงพอใจต่อคุณภาพการสอนและสิ่งสนับสนุนการเรียนรู้ สื่อการเรียนการสอน ๑. เครื่องคอมพิวเตอร์ โพรเจกเตอร์จอภาพ เครื่องขยายเสียง ๒. Presentation 3. คลิปวิดีโอ เว็บไซต์ ๔. โปรแกรมซูมในการสอนออนไลน์ ๕. เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๖. หนังสืองานสารบรรณ ไม่ใช่เรื่องง่ายไม่ใช่เรื่องยาก โดยดอกบัวใต้เสาชิงช้า พิมพ์ครั้งที่ 5 ๗. ใบงาน

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ จ การวัดผล ๑. วิธีการประเมินผลการเรียนรู้ ๑.๑ สังเกตความตั้งใจและความสนใจของผู้เรียน การตอบคำถามและการแสดง ความคิดเห็นในเนื้อหาที่เรียน ๑.๒ สังเกตจากการรับรู้และการใส่ใจต่อบทเรียนภายในห้องเรียน ๑.๓ สังเกตการมีส่วนร่วมในกิจกรรมที่อาจารย์มอบให้ ๑.๔ ประเมินผลจากการทดสอบในชั่วโมงเรียนเพื่อเป็นคะแนนเก็บ ๒. สัดส่วนของการประเมิน 2.1 สังเกตการเข้าร่วมกิจกรรมกลุ่ม 10 % 2.2 สังเกตการมีส่วนร่วมในชั้นเรียน 10 % 2.3 ประเมินผลจากผลงานตามใบงาน 10 % 2.๔ ประเมินผลจากการสอบปลายภาคการศึกษา 70 % รวม 100 % หมายเหตุ:- ผู้เรียนต้องสอบได้คะแนนไม่น้อยกว่า ๕๐ % ขึ้นไป การให้โอกาสนอกเวลาเรียนแก่ผู้เรียนเข้าพบและให้คำแนะนำด้านการเรียนและปรึกษา พันตำรวจโทหญิง ชนิดาภา ณัฐศิษฎางกูร อาจารย์(สบ 2) กลุ่มงานอาจารย์ กองบัญชาการศึกษา กลุ่มงานอาจารย์ กองบัญชาการศึกษา โทรศัพท์ 0 2513 9371 ต่อ 606 - 7

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๑ แผนการสอน หลักสูตรการฝึกอบรมข้าราชการตำรวจชั้นประทวนยศดาบตำรวจ อายุ ๕๓ ปีขึ้นไป เพื่อเลื่อนตำแหน่งและเลื่อนยศแบบเลื่อนไหลเป็นชั้นสัญญาบัตรถึง ยศร้อยตำรวจเอก กลุ่มงานอำนวยการและสนับสนุน ประจำปีงบประมาณ พ.ศ.๒๕๖6 วิชา ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ชื่อหลักสูตร : หลักสูตร กดต.(อก.) ประจำปีงบประมาณ พ.ศ.๒๕๖6 สอนครั้งที่ 1 จากจำนวน 4 ครั้ง จำนวนชั่วโมงที่สอน 3 ชั่วโมง จำนวนชั่วโมงทั้งวิชา 12 ชั่วโมง ชื่อผู้สอน พ.ต.ท.หญิง ชนิดาภา ณัฐศิษฎางกูร อาจารย์ (สบ 2) กอจ.บช.ศ. จุดประสงค์ในการเรียนการสอน 1. เพื่อให้ผู้เรียนสามารถอธิบายประวัติความเป็นมา และความสำคัญของงานสารบรรณได้ ๒. ผู้เรียนสามารถอธิบายความหมายของงานสารบรรณได้อย่างถูกต้อง ๓. ผู้เรียนสามารถอธิบายชนิดของหนังสือราชการตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติมได้อย่างถูกต้อง เนื้อหา/สาระการเรียนรู้ 1. ประวัติความเป็นมา และความสำคัญของงานสารบรรณ 2. ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม 3. ความหมาย คำนิยาม ชนิดหนังสือราชการ (หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือ ประทับตรา หนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัมพันธ์ และหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็น หลักฐานในราชการ) สื่อและอุปกรณ์ 1. เอกสารประกอบการสอน 2. วิดีทัศน์ประกอบการสอน 3. โปรแกรม Power Point 4. โปรแกรม Zoom 5. แบบทดสอบด้วย Google Form

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๒ กิจกรรมการเรียนรู้ 1. แนะนำอาจารย์ประจำวิชา 2. ชี้แจงขอบเขตรายวิชา การวัดผลและประเมินผล 3. ประเมินความรู้ก่อนเรียนผ่าน Google Form 4. อธิบายเนื้อหาสาระการเรียนรู้ตามจุดประสงค์การเรียนการสอน โดยสอดแทรก คุณธรรมจริยธรรม 5. ประเมินความรู้หลังเรียนจากการตอบคำถาม 6. แนะนำเอกสารประกอบการสอนและการสืบค้นข้อมูลในการศึกษาค้นคว้าเพิ่มเติม 7. แนะนำเนื้อหาสาระการเรียนการสอนครั้งต่อไป แผนประเมินการเรียนรู้ 1. ผลการเรียนรู้ 1.1 ผู้เรียนสามารถอธิบายประวัติความเป็นมา และความสำคัญของงานสารบรรณได้ 1.2 ผู้เรียนสามารถอธิบายความหมายของงานสารบรรณได้อย่างถูกต้อง 1.3 ผู้เรียนสามารถอธิบายชนิดของหนังสือราชการ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติมได้อย่างถูกต้อง 2. วิธีการประเมินการเรียนรู้ 2.1 สังเกตจากการตรงต่อเวลาในการเข้าห้องเรียนออนไลน์ 2.2 คะแนนการทดสอบก่อนเรียนและหลังเรียนผ่าน Google Form 2.3 สังเกตจากการมีส่วนร่วม การตอบคำถาม และการแสดงความคิดเห็น 2.4 สังเกตพฤติกรรมการสนใจ และการมีส่วนร่วมในกิจกรรมเสริมการเรียนรู้ 3. วิธีการประเมินการเรียนรู้ 3.1 ประเมินจากการสังเกตพฤติกรรมและการมีส่วนร่วมในชั้นเรียน ร้อยละ 60 3.2 ประเมินจากการเข้าเรียนตรงต่อเวลาและการเข้าเรียนสม่ำเสมอ ร้อยละ 20 3.3 ประเมินจากแบบทดสอบหลังการเรียนรู้ ร้อยละ 20

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๓ บทที่ ๑ ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ประวัติความเป็นมาของงานสารบรรณ งานสารบรรณ เป็นงานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย โดยก่อนที่จะมีการจัดทำระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ ขึ้นนั้น พบว่าระบบการจัดเก็บเอกสารของหน่วยงานรัฐของไทยได้ ถือปฏิบัติตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ ในการศึกษาระบบการจัดเก็บ เอกสารของหน่วยงานรัฐ โดยมุ่งเน้นการศึกษาในด้านการจัดเก็บเอกสารเป็นสำคัญ จากการศึกษาใน ขั้นต้นพบว่า ระเบียบงานสารบรรณฉบับแรกที่รัฐบาลจัดทำและประกาศให้ใช้เป็นแนวทางในการ ปฏิบัติงานสารบรรณของทุกกระทรวงทบวงกรม ได้ประกาศใช้ในปี พ.ศ. ๒๔๙๖ – 2497 และเป็น รากฐานของระเบียบสำนักนายกรฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณฉบับต่อ ๆ มา ซึ่งมีการแก้ไขปรับปรุง เรื่อยมาจนถึงปัจจุบัน พบว่า มี 3 ฉบับด้วยกัน คือ 1. ระเบียบสำนักนายกรฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2497 2. ระเบียบสำนักนายกรฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2506 3. ระเบียบสำนักนายกรฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 โดยระเบียบแต่ละฉบับมีรายละเอียด ดังนี้ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2497 ก่อนปี พ.ศ. 2497 อาจกล่าวได้ว่าส่วนราชการไทยยังไม่มีการกำหนดระเบียบงาน สารบรรณขึ้นโดยเฉพาะ แต่ละส่วนราชการต่างมีระเบียบเกี่ยวกับงานหนังสือราชการหรือเอกสารเป็น ของตนเอง ไม่มีหลักในการปฏิบัติที่แน่นอน ทั้งในขั้นตอนการร่างหนังสือ การรับ – ส่งหนังสือ การเก็บ และการค้นหา ตลอดจนการทำลายเอกสาร ทำให้หนังสือที่ติดต่อในระหว่างกระทรวง ทบวง กรม ไม่เป็นระเบียบ รัฐบาลในขณะนั้นได้มองเห็นถึงปัญหาในการบริหารงานสารบรรณของส่วนราชการ คณะรัฐมนตรีจึงได้มีมติให้จัดตั้งคณะอนุกรรมการเพื่อพิจารณาประมวลร่างระเบียบงานสารบรรณ โดยมีพลเรือเอกหลวงชลธาร พฤติไกร เป็นประธานคณะอนุกรรมการ และได้ยกร่างระเบียบใน การปฏิบัติเกี่ยวกับงานสารบรรณขึ้น โดยจัดแบ่งออกเป็น ๓ ตอน คือ ตอนที่ 1 ว่าด้วยการรับ เสนอ ส่ง และระบบการเก็บค้น ซึ่งคณะรัฐมนตรีมีมติเห็นชอบ เมื่อวันที่ 10 มิถุนายน พ.ศ. 2496 และประกาศใช้บังคับตั้งแต่วันที่ ๑ มกราคม พ.ศ. ๒๔๙๗

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๔ ตอนที่ 2 ว่าด้วยแบบหนังสือในราชการ และมาตรฐานแบบพิมพ์ ซึ่งคณะรัฐมนตรีมีมติ เห็นชอบเมื่อวันที่ 14 ธันวาคม พ.ศ. 2496 และประกาศใช้บังคับตั้งแต่วันที่ ๑ มกราคม พ.ศ. ๒๔๙๗ ตอนที่ 3 ว่าด้วยหลักงานสารบรรณทั่วไป ระบบการเก็บค้นแบบดัชนีการออกบัตรให้ เหมาะสมกับงานเพื่อหาตัวเลข สถิติ และการเขียนกราฟ ซึ่งคณะรัฐมนตรีเห็นชอบ และประกาศใช้ บังคับตั้งแต่วันที่ ๓ มกราคม พ.ศ. ๒๔๙๘ โดยก่อนที่จะมีการประกาศใช้ระเบียบงานสารบรรณใหม่ คณะอนุกรรมการฯ ได้มี การประชุม ชี้แจงแก่ส่วนราชการและเจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้องเพื่อให้เกิดความเข้าใจร่วมกัน ต่อมาแม้จะได้ ประกาศใช้ระเบียบงานสารบรรณฉบับนี้แล้วก็ตาม คณะอนุกรรมการฯ ก็ยังเปิดโอกาสให้ส่วนราชการ ออกความเห็นเพื่อเสนอแก้ไข ปรับปรุง เพื่อสะดวกในการปฏิบัติได้อีก โดยให้ส่วนราชการต่าง ๆ จัดส่ง ความเห็นมายังคณะอนุกรรมการฯ ที่ร่างระเบียบงานสารบรรณนี้ได้โดยตรงหรือที่เลขาธิการ คณะรัฐมนตรีฝ่ายบริหาร เพื่อรวบรวมปัญหาและพิจารณาแก้ไขต่อไป ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2506 ในปี พ.ศ. ๒๕๐๒ หลังจากที่ได้ใช้ระเบียบงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๔๙๗ มาเป็นเวลา 4 ปีเศษ คณะอนุกรรมการก็ได้มีการรวบรวมปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในการทำงานภายใต้ระเบียบงานสารบรรณ ฉบับแรกนี้ และคณะรัฐมนตรีจึงได้มีมติแต่งตั้งคณะกรรมการฯ ขึ้นมาเพื่อพิจารณาปัญหาต่าง ๆ เพื่อ แก้ไขปรับปรุงระเบียบงานสารบรรณใหม่อีกครั้ง โดยมีคณะกรรมการ 2 ชุด คือ คณะกรรมการร่าง ระเบียบงานสารบรรณ โดยมีพลเอกหลวงชลธาร พฤฒิไกร เป็นประธานกรรมการ และคณะกรรมการ พิจารณาร่างระเบียบงานสารบรรณ โดยมีพลเอกประภาส จารุเสถียร เป็นประธานกรรมการ ดำเนินการ ในการพิจารณาแก้ไขครั้งนี้ คณะอนุกรรมการฯ ได้เปิดโอกาสให้ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับ การใช้ระเบียบได้ออกความเห็นกันอย่างกว้างขวาง โดยผู้ที่ปฏิบัติงานสารบรรณได้เข้าร่วมสัมมนาและ แลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันหลายครั้ง จนได้ข้อสรุปที่แน่นอน จากนั้นคณะอนุกรรมการร่างฯ จึงได้ จัดทำต้นฉบับ และจัดพิมพ์ขึ้น โดยระเบียบงานสารบรรณฉบับใหม่นี้ได้กำหนดให้มีการจัดกลุ่มหนังสือขึ้น จำนวน 23 กลุ่ม 269 หมวด และ 1,610 หมู่ ในภาคผนวกของระเบียบ เพื่อเป็นแนวทางให้ ส่วนราชการและเจ้าหน้าที่สามารถจัดเก็บและค้นหาได้สะดวกและรวดเร็ว การแก้ไขระเบียบงานสารบรรณใหม่นี้ใช้เวลาถึง 4 ปีโดยแล้วเสร็จในปี พ.ศ. 2506 ซึ่งคณะรัฐมนตรีมีมติเห็นชอบใน “ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2506” เมื่อวันที่ ๒๔ ธันวาคม พ.ศ. ๒๕๐๖ และได้ประกาศใช้ตั้งแต่วันที่ ๑ มกราคม พ.ศ. ๒๕๐๗

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๕ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ถึงแม้ว่าจะได้ปรับปรุงแก้ไขระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2506 แล้ว การปฏิบัติงานภายใต้ระเบียบดังกล่าวก็ไม่ได้ครอบคลุมถึงงานสารบรรณที่ปฏิบัติอยู่ ทั้งหมด ในปี 2518 สำนักนายกรัฐมนตรีจึงได้เสนอพิจารณาแต่งตั้งคณะกรรมการพิจารณาปรับปรุง และพัฒนาระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี โดยมีปลัดสำนักนายกรัฐมนตรีเป็นประธานกรรมการ พิจารณาปรับปรุงและพัฒนาระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีได้แต่งตั้งคณะกรรมการวิชาการ ซึ่งต่อมาได้ เปลี่ยนชื่อเป็นคณะอนุกรรมการปรับปรุงระเบียบงานสารบรรณ พ.ศ. 2506 ในปีเดียวกัน เพื่อ ปรับปรุงระเบียบงานสารบรรณโดยเฉพาะ และคณะอนุกรรมการดังกล่าวได้เสนอร่างระเบียบงาน สารบรรณขึ้นมาใหม่ เพื่อให้คณะกรรมการพิจารณาปรับปรุงและพัฒนาระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี เมื่อเดือนเมษายน พ.ศ. 2526 ซึ่งคณะรัฐมนตรีได้มีมติเห็นชอบและประกาศให้“ระเบียบสำนัก นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖” มีผลใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายน พ.ศ. 2526 เป็นต้นมา (บุญชู เจนพนัส และพนมวัน ณ อยุธยา, 2518) ความหมายของงานสารบรรณ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ ๒) พ.ศ.๒๕๔๘ ข้อ ๖ งานสารบรรณ หมายถึง งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่ การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บ การยืม จนถึงการทำลาย ซึ่งผู้ที่ทำหน้าที่เกี่ยวกับงานสารบรรณนั้นจะต้อง ทำเป็นระบบเพื่อให้เกิดความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง มีประสิทธิภาพ ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย โดยต่อมาได้มีการประกาศเพิ่มคำนิยามของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาในระเบียบสำนัก นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณด้วย ภาพที่ ๑ ความหมายของงานสารบรรณ ที่มา : http://www.phichit.go.th/

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๖ ความสำคัญของงานสารบรรณ ในการปฏิบัติงานของส่วนราชการต่าง ๆ หน่วยงานดำเนินงานด้วยระบบเอกสาร ทำให้ งานสารบรรณมีความสำคัญในการดำเนินงานเพื่อให้เป็นไปในรูปแบบปฏิบัติเดียวกัน โดยสามารถสรุป ความสำคัญของงานสารบรรณได้ ดังนี้ ๑. สามารถใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงในการปฏิบัติงานได้ ๒. ระบบงานสารบรรณเป็นศูนย์รวมข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ และบันทึกเตือนของหน่วยงาน ๓. งานสารบรรณเป็นเครื่องมือในการติดต่อสื่อสาร ใช้เพื่อทำความเข้าใจระหว่าง หน่วยงานกับหน่วยงาน หน่วยงานกับบุคคล และบุคคลกับบุคคล ๔. เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการบริหารงานของหน่วยงานให้สามารถปฏิบัติได้อย่าง มีประสิทธิภาพ ๕. ระบบงานสารบรรณสามารถแสดงให้เห็นถึงการพัฒนาเกี่ยวกับเอกสารต่าง ๆ ได้อย่าง มีประสิทธิภาพ การติดต่อประสานงานระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ หน่วยงาน หรือบุคคล งานสารบรรณถือเป็นการปฏิบัติงานด้านหนังสือที่เป็นหัวใจสำคัญ การได้เรียนรู้ให้เข้าใจอย่างถูกต้อง และเข้าใจจึงมีความสำคัญก่อนที่จะนำไปสู่การปฏิบัติ ชนิดของหนังสือราชการ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ข้อ ๖ ได้ให้ความหมาย ของ “หนังสือ” หมายความว่า หนังสือราชการ และระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ ข้อ ๙ ได้ให้ความหมายของ “หนังสือราชการ” คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ ๑. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ ๒. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึง บุคคลภายนอก ๓. หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดที่ไม่ใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีถึงส่วนราชการ ๔. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ ๕. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ ๖. ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับเข้าจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๗ ปัจจุบันการติดต่อราชการทั้งหน่วยงานภายใน หน่วยงานภายนอกและระหว่างบุคคล ยังมีการสื่อสารที่ยังเกิดปัญหาทั้งจากหน่วยงานและตัวผู้ปฏิบัติ ดังนั้นเพื่อให้การปฏิบัติเป็นไปใน แนวทางเดียวกัน ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ข้อ ๑๐ ได้จำแนก หนังสือราชการไว้มี ๖ ชนิด คือ ๑. หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อ ระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคล ภายนอก โดยส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกระทรวง หรือทบวงให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ทั้งระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของ เรื่องเพียงระดับกองหรือ หน่วยงานที่รับผิดชอบ โดยรายละเอียดการจัดทำ ให้จัดทำตามระเบียบสำนัก นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณฯ ข้อ ๑๑ โครงสร้าง ประกอบด้วยส่วนสำคัญ 4 ส่วน

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๘ 1.1 ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเรื่องตามที่กำหนดไว้แล้วทับด้วย เลขทะเบียนหนังสือส่ง (เลขทะเบียนเริ่มต้นทุกปีปฏิทิน) ตัวอย่าง - หนังสือของสำนักงานตำรวจแห่งชาติตช 0001/245 - หนังสือเวียนที่มีถึงผู้รับจำนวนมาก โดยมีข้อความอย่างเดียวกัน ให้เพิ่มรหัสตัว พยัญชนะ “ว” หน้าเลขทะเบียนหนังสือ เช่น ตช 0001/ว 771 - หนังสือของคณะกรรมการ ให้กำหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่มขึ้นได้ตามความจำเป็น หรือใช้ที่ของหน่วยงานระดับกองที่เลขาฯ คณะสังกัด 1.2 ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานที่ราชการ หรือคณะกรรมการ ซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือนั้น และลงที่ตั้งไว้ด้วย ซึ่งส่วนราชการเจ้าของหนังสือต้องสอดคล้องกับผู้ลงนาม หนังสือ 1.3 วัน เดือน ปี ให้ลงเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ ออกหนังสือ (ไม่ต้องแสดงพยัญชนะ พ.ศ.) เช่น 30 เมษายน 2556 1.4 เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือ ต่อเนื่องให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม 1.5 คำขึ้นต้น ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามรายการใช้คำขึ้นต้น สรรพนาม และคำลงท้ายที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ แล้วลงตำแหน่งของ ผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่ ตัวอย่าง เรียน อธิบดีกรมที่ดิน เรียน นายระเบียบ ประกอบกิจ 1.6 อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันเฉพาะหนังสือที่ส่วนราชการผู้รับ หนังสือได้รับมาก่อนแล้ว จะจากส่วนราชการใดก็ตาม โดยเรียงลำดับ ดังนี้ ชื่อส่วนราชการเจ้าของ หนังสือ ชั้นความลับ (ถ้ามี) ชั้นความเร็ว (ถ้ามี) เลขที่หนังสือ และวันที่ เดือน ปี ของหนังสือนั้น ตัวอย่าง อ้างถึง หนังสือสำนักงาน ก.พ. ลับ ด่วนมาก ที่ นร 070833/142 ลงวันที่ 15 มีนาคม 2556 กรณีเป็นหนังสือถึงประชาชนที่มีหนังสือมา โดยไม่มีเลขที่หนังสือ ตัวอย่าง อ้างถึง หนังสือของท่าน ลงวันที่............................ อ้างถึง หนังสือของท่าน เรื่อง............................... (กรณีไม่ได้ลงวันที่)

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๙ 1.7 สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสารที่ส่งไปพร้อมกับ หนังสือนั้น หากมีหลายชุดให้ระบุจำนวนชุดไว้ด้วย (กรณีมีสิ่งที่ส่งมาด้วยตั้งแต่ 2 หัวข้อขึ้นไป ใน เนื้อหาของหนังสือจะต้องบอกสิ่งที่ส่งมาด้วยทั้งหมด เช่น รายละเอียดตามสิ่งที่ส่งมาด้วย 1 และ 2) ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด ตัวอย่าง - กรณีมีเอกสารเพียงเรื่องเดียว แสดงดังนี้ สิ่งที่ส่งมาด้วย รายงานการประเมินผลการปฏิบัติงาน จำนวน 5 ชุด - กรณีมีเอกสารส่งมากกว่า 1 เรื่อง แสดงดังนี้ สิ่งที่ส่งมาด้วย 1. แบบประเมินผลการปฏิบัติงาน จำนวน 3 ชุด 2. รายชื่อข้าราชการที่มีคุณสมบัติ จำนวน 2 ชุด 1.8 ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลาย ประการให้แยกเป็นข้อ ๆ เหตุที่มีหนังสือไป เป็นข้อความที่ผู้มีหนังสือไป แจ้งเหตุที่ต้องมีหนังสือไปยังผู้รับ หนังสือ ซึ่งอาจเป็นข้อความตอนเดียว หรือ 2 ตอน หรือหลายตอนก็ได้ จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป เป็นข้อความแสดงความประสงค์ที่มีหนังสือไปให้ผู้รับ หนังสือทำอะไร ตัวอย่าง จึงเรียนมาเพื่อทราบ (ผู้บังคับบัญชา มีถึงผู้ใต้บังคับบัญชา) จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ (ผู้ใต้บังคับบัญชา มีหนังสือถึงผู้บังคับบัญชา หรือใน กรณีที่อยู่ในระดับเดียวกัน หรือในกรณีที่ให้เกียรติผู้รับถึงแม้จะอยู่ในระดับต่างกัน) จึงขอเรียนหารือมาว่า.......... จึงเรียนขอความกรุณามาเพื่อโปรดอนุเคราะห์ จึงขอกำชับมาเพื่อจักได้ระมัดระวังมิให้เกิดกรณีเช่นนี้ขึ้นอีก 1.9 คำลงท้าย ให้ใช้คำลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือ ตามตารางการใช้คำขึ้นต้น สรรพนาม และคำลงท้ายที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ 1.10 ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ ใต้ลายมือชื่อ 1.11 ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ (ตำแหน่งของผู้ลงลายมือชื่อต้อง สอดคล้องกับส่วนราชการเจ้าของหนังสือ) 1.12 ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออก หนังสือ

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๑๐ 1.12.1 ส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ระดับกระทรวงหรือทบวง ให้ลงชื่อส่วน ราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรม และระดับกอง 1.12.2 ส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการ เจ้าของเรื่องเพียงระดับกอง หรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ 1.13 โทร. ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออก หนังสือ 1.14 โทรสาร ให้ลงหมายเลขโทรสารของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ ออกหนังสือ ต่อจากหมายเลขโทรศัพท์ 1.15 ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (ถ้ามี) ให้ระบุไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ในการรับส่ง ข้อมูลข่าวสารอิเล็กทรอนิกส์ 1.16 สำเนาส่ง (ถ้ามี) ในกรณีที่ผู้ส่งจัดทำสำเนาส่งไปให้ส่วนราชการ หรือบุคคลอื่น ทราบ และประสงค์จะให้ผู้รับทราบว่าได้มีสำเนาส่งไปให้ผู้ใดแล้วให้พิมพ์ชื่อเต็ม หรือชื่อย่อของส่วน ราชการ หรือชื่อบุคคลที่ส่งสำเนาไปให้เพื่อให้เป็นที่เข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับ ถ้าหากมีรายชื่อที่ ส่งมากให้พิมพ์ว่าส่งไปตามรายชื่อที่แนบ และแนบรายชื่อไปด้วย

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๑๑ ภาพที่ ๒ แบบหนังสือภายนอก ที่มา : https://www.slideshare.net/ ชั้นความลับ ชั้นความลับ

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๑๒ ๒. หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือที่ติดต่อ ภายในกระทรวง ทบวง กรมหรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ (การใช้หนังสือภายใน ส่วนราชการมักนิยมใช้เฉพาะเรื่องที่ติดต่อภายในกรมเดียวกันเป็นส่วนใหญ่ หากมีหนังสือไปต่างกรม แม้อยู่ในกระทรวงเดียวกัน มักนิยมใช้หนังสือราชการภายนอก) โดยรายละเอียดการจัดทำ ให้จัดทำ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณฯ ข้อ ๑๒ โครงสร้าง ประกอบด้วยส่วนสำคัญ 4 ส่วน หัวหนังสือ เหตุที่มีหนังสือไป จุดประสงค์ ท้ายหนังสือ 2.1 ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือโดยมี รายละเอียดพอสมควร ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมขึ้นไป ให้ลงชื่อส่วนราชการ เจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกองถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ำกว่ากรมลงมา ให้ลงชื่อ ส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกองหรือส่วนราชการเจ้าของเรื่อง พร้อมทั้งหมายเลขโทรศัพท์ โทรสาร (ถ้ามี) และไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (ถ้ามี) 2.2 ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเรื่อง ตามที่กำหนดไว้ทับเลขทะเบียน หนังสือส่ง ตัวอย่าง - หนังสือสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ตช 0001/245 ส่วนราชการ........................................................................................................................ ที่............................................วันที่..................................................................................... เรื่อง.................................................................................................................................... (คำขึ้นต้น).......................................... (ข้อความ).............................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................ จึง........................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ................................................................................................................. (ลงชื่อ)...................................................... (พิมพ์ชื่อเต็ม)..................................... (ตำแหน่ง)......................................

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๑๓ - หนังสือเวียนที่มีถึงผู้รับจำนวนมาก โดยมีข้อความอย่างเดียวกัน ให้เพิ่มรหัส ตัวพยัญชนะ “ว” หน้าเลขทะเบียนหนังสือ เช่น ตช 0001/ว 771 - หนังสือของคณะกรรมการ ให้กำหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่มขึ้นได้ตามความจำเป็น หรือใช้ที่ของหน่วยงานระดับกองที่เลขาฯ คณะสังกัด 2.3 วัน เดือน ปีให้ลงเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออก หนังสือ 2.4 เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือ ต่อเนื่องให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม 2.5 คำขึ้นต้น ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามรายการใช้คำขึ้นต้น สรรพนาม และคำลงท้ายที่กำหนด แล้วลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงตัวบุคคล ไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่ 2.6 ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์ หลายประการ ให้แยกเป็นข้อ ๆ ในกรณีที่มีการอ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันหรือมีสิ่งที่ส่งมาด้วย ให้ระบุไว้ในข้อนี้ 2.7 ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อ ไว้ใต้ลายมือชื่อ 2.8 ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ ในกรณีที่กระทรวงทบวงกรมหรือ จังหวัดใดประสงค์จะกำหนดแบบการเขียนโดยเฉพาะ เพื่อใช้ตามความเหมาะสมก็ให้กระทำได้

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๑๔ ภาพที่ ๓ แบบหนังสือภายใน ที่มา : https://www.slideshare.net/

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๑๕ ทั้งนี้หนังสือภายนอกกับหนังสือภายในมีความแตกต่างกัน โดยหนังสือภายใน มีความเป็น แบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอกกล่าวคือ หนังสือภายในไม่ต้องลงที่ตั้ง ไม่มีหัวข้ออ้างอิง หรือสิ่งที่ ส่งมาด้วยเป็นหัวข้อแยกออกมาและไม่ต้องมีคำลงท้ายโดยถือหลักความเป็นกันเอง เนื่องจากเป็น การติดต่อระหว่างหน่วยงานในกระทรวง ทบวง กรมหรือจังหวัดเดียวกัน ซึ่งเป็นที่รู้จักกันดีอยู่แล้ว หรือเป็นหน่วยงานในสังกัดเดียวกัน ขอบเขตการใช้หนังสือภายนอกใช้ได้ทุกกรณี แต่หนังสือภายในจะ ใช้ได้เฉพาะการติดต่องานของหน่วยงานภายในกระทรวง ทบวง กรมหรือจังหวัดเดียวกันเท่านั้น จะใช้ หนังสือภายในติดต่อกับหน่วยงานเอกชนที่มิใช่ส่วนราชการหรือกับบุคคลภายนอกไม่ได้ ๓. หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา หนังสือประทับตราให้ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอกเฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ ได้แก่ 3.๑ การขอรายละเอียดเพิ่มเติม 3.๒ การส่งสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร ๓.3 การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญหรือการเงิน 3.๔ การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ 3.๕ การเตือนเรื่องที่ค้าง 3.๖ เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนดโดยทำเป็นคำสั่งให้ใช้หนังสือ ประทับตรา ให้จัดทำตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณฯ ข้อ ๑๓ และ ๑๔

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๑๖ โครงสร้าง ประกอบด้วยส่วนสำคัญ 3 ส่วน - ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง ตามที่กำหนดไว้ - ถึง ให้ลงชื่อส่วนราชการ หน่วยงาน หรือบุคคลที่หนังสือนั้นมีถึง เช่น ถึงกรมพัฒนา ที่ดิน, นายขจร เพียรทำ - ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย - ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก - ตราชื่อส่วนราชการ ให้ประทับตราชื่อส่วนราชการด้วยหมึกแดง และให้ผู้รับผิดชอบ ลงลายมือชื่อย่อกำกับตรา - วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราช ที่ออกหนังสือ -ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ - โทร. หรือที่ตั้ง ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง และหมายเลข ภายในตู้สาขา (ถ้ามี) ด้วย ในกรณีที่ไม่มีโทรศัพท์ ให้ลงชื่อที่ตั้งของส่วนราชการเจ้าของเรื่องโดยให้ลง ตำบลที่อยู่ตามความจำเป็น และแขวงไปรษณีย์(ถ้ามี) - ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (ถ้ามี) ให้ระบุไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ในการรับส่ง ข้อมูลข่าวสารอิเล็กทรอนิกส์

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๑๗ ภาพที่ ๔ แบบหนังสือประทับตรา ที่มา : https://sites.google.com/site/thanaphanmakmanee/hnangsux-prathab-tra ๔. หนังสือสั่งการ มี 3 ชนิด ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ ให้จัดทำตามระเบียบ สำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณฯ ข้อ ๑๕ ข้อ ๑๖ ข้อ ๑๗ และ ข้อ ๑๘

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๑๘ 4.1 คำสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วย กฎหมาย ให้ใช้กระดาษตราครุฑ ภาพที่ ๕ แบบคำสั่ง ที่มา : https://sites.google.com/site/thanaphanmakmanee/hnangsux-prathab-tra

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๑๙ 4.2 ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้โดยอาศัยอำนาจของ กฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจำ ให้ใช้กระดาษตราครุฑ ภาพที่ ๖ แบบระเบียบ ที่มา : https://www.spe.go.th/files/com_news_rule/2020-06_138faf3f46e2220.pdf

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๒๐ 4.3 ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้ โดยอาศัย อำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้ ให้ใช้กระดาษตราครุฑ ภาพที่ ๗ แบบข้อบังคับ ที่มา : https://www.spe.go.th/files/com_news_rule/2020-06_138faf3f46e2220.pdf

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๒๑ ๕. หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว ให้จัดทำตาม ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณฯ ข้อ ๑๙ ข้อ ๒๐ ข้อ ๒๑ และข้อ ๒๒ 5.1 ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศ หรือชี้แจงให้ทราบ หรือ แนะแนวทางปฏิบัติ ให้ใช้กระดาษตราครุฑ ภาพที่ ๘ แบบประกาศ ที่มา : https://www.spe.go.th/files/com_news_rule/2020-06_138faf3f46e2220.pdf

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๒๒ 5.2 แถลงการณ์คือบรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความ เข้าใจใน กิจการของทางราชการ หรือเหตุการณ์ หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ให้ใช้กระดาษครุฑ ภาพที่ ๙ แบบแถลงการณ์ ที่มา : https://www.spe.go.th/files/com_news_rule/2020-06_138faf3f46e2220.pdf

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๒๓ 5.3 ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ ภาพที่ ๑๐ แบบข่าว ที่มา : https://www.spe.go.th/files/com_news_rule/2020-06_138faf3f46e2220.pdf

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๒๔ ๖. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ ทำขึ้นนอกจากที่กล่าวแล้วข้างต้น หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือ บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึกและหนังสืออื่น ให้จัดทำตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณฯ ข้อ ๒๓ ถึงข้อ ๒๗ 6.1 หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานเพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไป ไม่จำเพาะเจาะจงให้ใช้ กระดาษครุฑ ภาพที่ ๑๑ แบบหนังสือรับรอง ที่มา : https://www.spe.go.th/files/com_news_rule/2020-06_138faf3f46e2220.pdf รูปถ่ายขนาด 4x6 ซ.ม.

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๒๕ 6.2 รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน มีรายละเอียด ดังนี้ 6.2.1. รายงานการประชุม ให้ลงชื่อคณะที่ประชุมหรือชื่อการประชุมนั้น 6.2.2 ครั้งที่ ให้ลงครั้งที่ประชุม เช่น ครั้งที่ ๕/ ๒๕๔๗ 6.2.3 เมื่อ ให้ลงวันเดือนปีที่ประชุม เช่น วันจันทร์ที่ ๕ กรกฎาคม ๒๕๔๗ 6.2.4 ณ ให้ลงสถานที่ที่ประชุม เช่น ห้องประชุม 2 ชั้น 1 อาคาร 1 ตร. 6.2.5 ผู้มาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ ประชุมซึ่งมาประชุม ในกรณีที่มีผู้มาประชุมแทนให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทน และลงว่ามาประชุมแทน ผู้ใดหรือตำแหน่งใด 6.2.6 ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็น คณะที่ประชุมซึ่งมิได้มาประชุม พร้อมทั้งเหตุผล 6.2.7 ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้ง เป็นคณะที่ประชุมซึ่งได้เข้าร่วมประชุม 6.2.8 เริ่มประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม 6.2.9 ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติเริ่มต้นด้วยประธาน กล่าวเปิดประชุมและเรื่องที่ประชุมกับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่องตามลำดับ 6.2.10 เลิกประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม 6.2.11 ผู้จดรายงานการประชุม ให้ลงชื่อผู้จดรายงานการประชุมครั้งนั้น 6.2.10 เลิกประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม 6.2.11 ผู้จดรายงานการประชุม ให้ลงชื่อผู้จดรายงานการประชุมครั้งนั้น การเตรียมการและจัดทำรายงานการประชุม การเตรียมการประชุม เป็นการเตรียมความพร้อมเพื่อให้การประชุมดำเนินไปด้วย ความเรียบร้อย เริ่มตั้งแต่ก่อนประชุม ระหว่างประชุม หลังประชุมและเพื่อการประชุมครั้งต่อไป ซึ่ง ผู้มีหน้าที่ในการจัดเตรียมการประชุม หรือเป็นเลขานุการคณะกรรมการฯ จะต้องดูแลความเรียบร้อย ดังนี้ ก่อนประชุม ควรมีข้อมูลที่ต้องทราบว่า จะประชุมอะไร มีวาระการประชุมอะไร (เพื่อ จัดเตรียมข้อมูลและเอกสารประกอบ) คณะกรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุมคือใคร และท่านใด ติดภารกิจในช่วงไหน (เพื่อเป็นข้อมูลในการกำหนดการประชุม) เมื่อได้ข้อมูลเบื้องต้นแล้ว หากหน่วยงานของตนเองไม่มีสถานที่สำหรับการประชุม เป็น หน้าที่ของผู้จัดต้องหาสถานที่เพื่อใช้ประชุม โดยดูว่าสถานที่นั้นอยู่ในความดูแลของใคร ห้องประชุมที่ ใช้เพียงพอกับจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมหรือไม่ วัสดุอุปกรณ์ที่มีตรงตามความต้องการและมีประสิทธิภาพ

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๒๖ หรือไม่ มีวันใดที่ห้องประชุมนั้นว่าง เมื่อได้ข้อมูลและความพร้อมของห้องประชุมแล้ว ให้แจ้งประธาน ที่ประชุมทราบเพื่อพิจารณาว่าเห็นควรประการใด และจะกำหนดวันประชุมเป็นวันและเวลาใด เมื่อประธานที่ประชุมเห็นควรและกำหนดวัน เวลา และสถานที่ที่ประชุมแล้ว ขั้นต่อไป คือ แจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบ โดยจัดทำหนังสือเชิญประชุม (กรณีที่เร่งด่วนไม่สามารถจัดทำ หนังสือเชิญได้ทัน ให้ประสานงานแจ้งโดยวาจาเพื่อให้ผู้เข้าประชุมทราบ) แจ้งให้คณะกรรมการฯ หรือ ผู้เข้าประชุมทราบ พร้อมส่งเอกสารประกอบการประชุม (หากสามารถจัดเตรียมได้ทัน) กรณีที่ไม่สามารถจัดเอกสารประกอบการประชุมส่งไปพร้อมกับหนังสือเชิญประชุมได้ ให้จัดส่งภายหลังแต่ควรส่งก่อนการประชุมเพื่อให้ผู้เข้าประชุมได้ศึกษาข้อมูล และเตรียมการในส่วนที่ เกี่ยวข้อง วันประชุม ก่อนที่จะมีการประชุมผู้มีหน้าที่ในการจัดเตรียม ต้องไปตรวจสอบความพร้อม ของสถานที่ วัสดุอุปกรณ์ที่ใช้ในการประชุม ว่าเรียบร้อยและพร้อมในการประชุมหรือไม่ หากพบปัญหา จะได้แก้ไขได้ทันก่อนเริ่มประชุม อย่ารอให้ถึงเวลาเข้าประชุมเพราะถ้าพบปัญหาอาจไม่สามารถแก้ไขได้ทัน ซึ่งจะถือเป็นความบกพร่องของผู้จัดเตรียมการประชุม ระหว่างการประชุม ให้ตรวจสอบองค์ประชุม ว่าจำนวนผู้มาประชุมเพียงพอที่จะเปิด การประชุมหรือไม่ โดยทั่วไปจะมีจำนวน ๓ ใน ๔ ของผู้มาประชุม (ไม่นับผู้เข้าร่วมประชุม) จึงจะเปิด การประชุมได้ หลังจากนั้นให้บันทึกรายชื่อผู้มาประชุม ผู้ไม่มาประชุม และผู้เข้าร่วมประชุม ทั้งนี้ ในระหว่างการประชุมจะต้องเตรียมเจ้าหน้าที่เพื่ออำนวยความสะดวกในการประชุมด้วย เช่น เจ้าหน้าที่ ที่จะทำการนำเสนอข้อมูลขึ้นหน้าจอ หรือเขียนกระดาน เจ้าหน้าที่ประสานด้านอื่น ๆ เป็นต้น จุดมุ่งหมายของการจดรายงานการประชุม ๑. เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง ๒. เพื่อยืนยันการปฏิบัติงาน ว่าใครทำอะไร มีการอภิปรายอย่างไร มีมติในเรื่องใดไว้ อย่างไร ใครจะต้องปฏิบัติต่อไป และแสดงถึงข้อเท็จจริงและเหตุผลในการพิจารณาของที่ประชุม ๓. เพื่อแสดงถึงผลงานที่ได้ดำเนินการมาแล้ว ว่าได้ทำอะไรมาบ้าง ๔. เป็นเครื่องมือในการติดตามงาน ที่ได้มอบหมายว่าได้ดำเนินการอย่างไร ๕. เพื่อแจ้งผลการประชุมให้บุคคลที่เกี่ยวข้องทราบและปฏิบัติต่อไป

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๒๗ วิธีการจดรายงานการประชุม ทำได้ ๓ วิธี 1. จดละเอียดทุกคำพูด พร้อมด้วยมติของที่ประชุม 2. จดย่อเรื่องที่พิจารณาเฉพาะประเด็นสำคัญที่นำไปสู่มติของที่ประชุม พร้อมด้วย มติการประชุม 3. จดสรุปสาระสำคัญของเรื่องที่พิจารณา ความเห็น เหตุผลในการพิจารณาของที่ ประชุม และมติของที่ประชุม เรื่องที่นำเสนอในการประชุมจะจัดเป็นหัวข้อ ที่เรียกว่า “วาระ” หรือ “ระเบียบวาระการประชุม” ในแต่ละวาระก็จะมีเรื่องย่อย ๆ ออกไป

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๒๘ ภาพที่ ๑๒ แบบรายงานการประชุม ที่มา : https://www.spe.go.th/files/com_news_rule/2020-06_138faf3f46e2220.pdf

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๒๙ 6.3 บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือ ผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่ หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วน ราชการระดับกรมติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ โดยปกติให้ใช้กระดาษบันทึกข้อความ และในกรณีที่ ไม่ใช้กระดาษบันทึกข้อความ ให้ลง วัน เดือน ปี กำกับใต้ลายมือชื่อที่บันทึกไว้ด้วย ภาพที่ ๑๓ แบบบันทึก ที่มา : https://www.spe.go.th/files/com_news_rule/2020-06_138faf3f46e2220.pdf

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๓๐ 6.4 หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติงานของ เจ้าหน้าที่เพื่อเป็นหลักฐานในทางราชการ ซึ่งรวมถึงภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ ด้วย หรือหนังสือของบุคคลภายนอกที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่ และเจ้าหน้าที่ได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของ ทางราชการแล้ว มีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรมจะกำหนดขึ้นใช้ตามความเหมาะสม เว้นแต่ มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องให้ทำตามแบบ เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา คำร้อง เป็นต้น

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๓๑ แผนการสอน หลักสูตรการฝึกอบรมข้าราชการตำรวจชั้นประทวนยศดาบตำรวจ อายุ ๕๓ ปีขึ้นไป เพื่อเลื่อนตำแหน่งและเลื่อนยศแบบเลื่อนไหลเป็นชั้นสัญญาบัตรถึง ยศร้อยตำรวจเอก กลุ่มงานอำนวยการและสนับสนุน ประจำปีงบประมาณ พ.ศ.๒๕๖6 วิชา ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ชื่อหลักสูตร : หลักสูตร กดต.(อก.) ประจำปีงบประมาณ พ.ศ.๒๕๖6 สอนครั้งที่ 2 จากจำนวน 4 ครั้ง จำนวนชั่วโมงที่สอน 3 ชั่วโมง จำนวนชั่วโมงทั้งวิชา 12 ชั่วโมง ชื่อผู้สอน พ.ต.ท.หญิง ชนิดาภา ณัฐศิษฎางกูร อาจารย์ (สบ 2) กอจ.บช.ศ. จุดประสงค์ในการเรียนการสอน 1. เพื่อให้ผู้เรียนสามารถอธิบายหลักการเขียนหนังสือราชการได้อย่างถูกต้อง 2. เพื่อให้ผู้เรียนสามารถร่าง เขียนและพิมพ์หนังสือ การทำสำเนาหนังสือราชการและ หนังสือเวียนได้อย่างถูกต้อง 3. เพื่อให้ผู้เรียนสามารถอธิบายหนังสือราชการที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติและหนังสือ ราชการลับได้ 4. เพื่อให้ผู้เรียนสามารถอธิบายขั้นตอนการรับและส่งหนังสือได้อย่างถูกต้อง 5. เพื่อให้ผู้เรียนสามารถอธิบายขั้นตอนการเก็บรักษา ยืม และการทำลายหนังสือได้ เนื้อหา/สาระการเรียนรู้ 1. การร่างหนังสือราชการ และการพิมพ์หนังสือราชการด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ 2. การทำสำเนาหนังสือราชการ และหนังสือเวียน 3. หนังสือราชการที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ 4. การบริหารงานเอกสาร (การรับ การส่ง การยืม การเก็บ และการทำลายหนังสือราชการ) 5. มาตรฐานตรา แบบพิมพ์ และซอง 6. จัดกลุ่มผู้เรียนและทำแบบฝึกหัดจากใบงาน เพื่อฝึกฝนทักษะการเขียนหนังสือราชการได้ อย่างถูกต้อง สื่อและอุปกรณ์ 1. เอกสารประกอบการสอน 2. วิดีทัศน์ประกอบการสอน 3. กิจกรรมเสริมความรู้ 4. โปรแกรม Power Point 5. โปรแกรม Zoom 6. ใบงาน

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๓๒ กิจกรรมการเรียนรู้ 1. ทบทวนเนื้อหาความรู้ก่อนเรียน 2. อธิบายเนื้อหาสาระการเรียนรู้ตามจุดประสงค์การเรียนการสอน โดยสอดแทรก คุณธรรม จริยธรรม 3. จัดกลุ่มผู้เรียนแยกกลุ่ม โดยการทำ Break Out Room ผ่านโปรแกรม Zoom 4. ทำแบบทดสอบหลังเรียนผ่าน Google Form 5. แนะนำเนื้อหาสาระการเรียนการสอนครั้งต่อไป แผนประเมินการเรียนรู้ 1. ผลการเรียนรู้ 1.1 เพื่อให้ผู้เรียนสามารถอธิบายหลักการเขียนหนังสือราชการได้อย่างถูกต้อง 1.2 เพื่อให้ผู้เรียนสามารถร่าง เขียนและพิมพ์หนังสือ การทำสำเนาหนังสือราชการ และหนังสือเวียนได้อย่างถูกต้อง 1.3 เพื่อให้ผู้เรียนสามารถอธิบายหนังสือราชการที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติและ หนังสือราชการลับได้ 1.4 เพื่อให้ผู้เรียนสามารถอธิบายขั้นตอนการรับและส่งหนังสือได้อย่างถูกต้อง 1.5 เพื่อให้ผู้เรียนสามารถอธิบายขั้นตอนการเก็บรักษา ยืม และการทำลายหนังสือได้ 2. วิธีการประเมินการเรียนรู้ 2.1 สังเกตจากการตรงต่อเวลาในการเข้าห้องเรียนออนไลน์ 2.2 คะแนนการทดสอบก่อนเรียนและหลังเรียนผ่าน Google Form 2.3 สังเกตจากการมีส่วนร่วม การตอบคำถาม และการแสดงความคิดเห็น 2.4 สังเกตพฤติกรรมการสนใจ และการมีส่วนร่วมในกิจกรรมเสริมการเรียนรู้ 3. วิธีการประเมินการเรียนรู้ 3.1 ประเมินจากการสังเกตพฤติกรรมและการมีส่วนร่วมในชั้นเรียน ร้อยละ 60 3.2 ประเมินจากการเข้าเรียนตรงต่อเวลาและการเข้าเรียนสม่ำเสมอ ร้อยละ 20 3.3 ประเมินจากแบบทดสอบหลังการเรียนรู้ ร้อยละ 20

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๓๓ บทที่ ๒ การเขียนหนังสือราชการ การร่างหนังสือราชการ การร่างหนังสือราชการนับเป็นเรื่องที่มีความสำคัญในการจัดทำหนังสือราชการ เพื่อที่จะ ได้ข้อความที่เหมาะสม ถูกต้องและสื่อสารได้ตรงประเด็น การร่างหนังสือราชการ ผู้ร่างหนังสือต้องมี ความเข้าใจในเรื่องราวของหนังสือเพื่อที่จะเก็บรายละเอียดได้อย่างครบถ้วน บรรลุวัตถุประสงค์ โดย การเริ่มต้นจากข้อความที่เป็นเหตุต่อไป จึงเป็นข้อความที่เป็นความประสงค์หรือข้อความตกลง ถ้ามี หลายข้อให้แยกเป็นข้อ ๆ แล้วตามด้วยข้อความที่เป็นความประสงค์สุดท้าย ถ้ามีการอ้างอิงกฎหมาย ระเบียบ คำสั่ง หรือเรื่องตัวอย่าง ต้องระบุให้ชัดเจนการอ้างชื่อกฎหมายและระเบียบ การเขียนจะใช้ สำนวนราชการ นอกจากนี้ผู้ร่างต้องมีความรู้ทางภาษาไทยเป็นอย่างดี เพื่อที่ผู้พิมพ์จะได้พิมพ์ตามร่าง ได้อย่างถูกต้อง สิ่งที่พึงระวังอีกประการ ผู้ร่างจะต้องรู้จักยศ ชื่อ ตำแหน่ง และส่วนราชการที่ถูกต้อง ด้วย เมื่อร่างแล้วต้องทบทวนว่าข้อความครบถ้วน ถูกต้องหรือไม่ หากมีการแก้ไข ให้ดำเนินการก่อน การส่งพิมพ์ให้เรียบร้อยเสร็จ การร่างหนังสือจะทำให้สามารถเก็บประเด็น ความสำคัญเพื่อเขียนหนังสือราชการได้ อย่างครบถ้วน การเขียนหนังสือราชการสามารถแบ่งออกเป็น ส่วนหัวเรื่อง เนื้อเรื่อง จุดประสงค์ของ เรื่อง และส่วนท้ายเรื่อง โดยส่วนของหัวเรื่องของหนังสือภายในและหนังสือภายนอกมีเรื่องสำคัญคือ เรื่องและคำขึ้นต้น การเขียน “เรื่อง” ต้องเขียนให้บรรลุวัตถุประสงค์อย่างน้อย ๒ ประการ คือ ๑. ย่อให้สั้น ไม่เขียนยาวเกินความจำเป็น สามารถเข้าใจได้ว่าเป็นเรื่องเกี่ยวกับอะไร ๒. สะดวกต่อการเก็บค้นอ้างอิง ในส่วนของคำขึ้นต้นและคำลงท้ายนั้นใช้ตามฐานะของ ผู้รับหนังสือตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณฯ การพิมพ์หนังสือราชการด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ การจัดทำกระดาษตราครุฑ และกระดาษบันทึกข้อความ โดยใช้โปรแกรมการพิมพ์ใน เครื่องคอมพิวเตอร์ ให้จัดทำให้ถูกต้องตามแบบของกระดาษตราครุฑ และแบบของกระดาษบันทึก ข้อความ ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 โดยเฉพาะส่วนหัวของแบบกระดาษบันทึกข้อความ จะต้องใช้จุดไข่ปลาแสดงเส้นบรรทัดที่เป็นช่องว่างหลังคำดังต่อไปนี้ ส่วนราชการ ที่ วันที่ เรื่อง และ ไม่ต้องมีเส้นขีดทึบแบ่งระหว่างหัวกระดาษบันทึกข้อความกับส่วนที่ใช้สำหรับการจัดทำข้อความ (สำนักนายกรัฐมนตรี, 2553)

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๓๔ ๑. การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์ ๑.๑ การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ ขอบซ้าย ๓ เซนติเมตร ขอบขวา ๒ เซนติเมตร ๑.๒ การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ ๑ เท่า หรือ Single 2. รูปลักษณะและขนาดของครุฑ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ กำหนดขนาดของครุฑไว้ ๒ ขนาด คือ 2.1 หนังสือภายนอก กำหนดขนาดครุฑไว้ ๓ เซนติเมตร 2.2 หนังสือภายใน และบันทึกข้อความขนาดครุฑไว้ ๑.๕ เซนติเมตร ขนาดตัวครุฑสูง ๓ เซนติเมตร ขนาดตัวครุฑสูง ๑.๕ เซนติเมตร ภาพที่ 14 รูปลักษณะและขนาดของครุฑ ที่มา : http://osmnortheast-n2.moi.go.th/web2020/?p=617 ทั้งนี้ การพิมพ์หนังสือราชการที่ต้องใช้กระดาษตราครุฑ ถ้ามีข้อความมากกว่า ๑ หน้า หน้าต่อไปให้ใช้กระดาษ ไม่ต้องมีตราครุฑ แต่ให้มีคุณภาพเช่นเดียวหรือใกล้เคียงกับแผ่นแรก 3. ขนาดและแบบของตัวอักษร แบบตัวอักษรควรเป็นแบบสุภาพ มีหัวพยัญชนะ สระ และวรรณยุกต์ ที่ชัดเจน และ ใช้ขนาดมาตรฐานคือ ๑๖ พอยต์ ไม่ควรใช้ตัวเล็กกว่านี้ เพราะจะทำให้อ่านยาก แบบอักษรที่ควรใช้ เช่น Angsana New, Angsana UPC แต่บางหน่วยงานเลือกใช้ Browalia New, Browalia UPC, Codia New, Codia UPC, ซึ่งจะถือว่าไม่เหมาะสมก็มิได้ เพื่อเป็นการส่งเสริมการใช้เลขไทยตามมติ คณะรัฐมนตรีเห็นชอบ เมื่อวันที่ 7 กันยายน พ.ศ. 2553 ให้หน่วยงานภาครัฐทุกหน่วยดำเนินการ ติดตั้งฟอนต์สารบรรณ และฟอนต์อื่น ๆ จำนวน ๑๓ ฟอนต์ ของสำนักงานส่งเสริมอุตสาหกรรม ซอฟต์แวร์แห่งชาติ (องค์การมหาชน) และกรมทรัพย์สินทางปัญญา เพิ่มเข้าไปในระบบปฏิบัติการ คอมพิวเตอร์ และใช้ฟอนต์ดังกล่าว แทนฟอนต์เดิม และให้ส่วนราชการใช้ฟอนต์ TH Sarabun PSK และให้จัดพิมพ์ตัวเลขเป็นเลขไทย และใช้เลขศักราชเป็นเลขพุทธศักราช ในกิจกรรมทุกด้านของหน่วย ราชการ

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๓๕ 4. ถ้าคำสุดท้ายของบรรทัดมีหลายพยางค์ไม่สามารถพิมพ์จบคำในบรรทัดเดียวกันได้ให้ ใช้เครื่องหมายยัติภังค์( - ) ระหว่างพยางค์ 5. การย่อหน้าซึ่งใช้ในกรณีที่จบประเด็นแล้วจะมีการขึ้นข้อความใหม่ให้เว้นห่างจาก ระยะกั้นหน้า ๑๐ จังหวะเคาะ หรือ 2.5 ซ.ม. 6. การเว้นบรรทัดโดยทั่วไปจะต้องเว้นบรรทัดให้ส่วนสูงสุดของตัวพิมพ์และส่วนต่ำสุด ของตัวพิมพ์ไม่ทับกัน 7. การเว้นวรรค 7.๑ การเว้นวรรคโดยทั่วไปเว้น ๒ จังหวะเคาะ 7.๒ การเว้นวรรคระหว่างหัวข้อเรื่องกับเรื่อง ให้เว้น ๑ จังหวะเคาะ ถ้าเนื้อหาต่างกัน ให้เว้น ๒ จังหวะเคาะ 8. การพิมพ์หนังสือที่มีหลายหน้า ต้องพิมพ์เลขหน้า โดยให้พิมพ์ตัวเลขหน้ากระดาษไว้ ระหว่างเครื่องหมายยัติภังค์ ( - ) ที่กึ่งกลางด้านบนของกระดาษห่างจากขอบกระดาษด้านบนลงมา ประมาณ ๓ เซนติเมตร 9. การพิมพ์หนังสือที่มีความสำคัญ และมีจำนวนหลายหน้าให้พิมพ์คำต่อเนื่องของ ข้อความที่จะยกไปพิมพ์หน้าใหม่ไว้ด้านล่างทางมุมขวาของหน้านั้น ๆ แล้วตามด้วย ... (จุด ๓ จุด) โดย ปกติให้เว้นระยะห่างจากบรรทัดสุดท้าย ๓ ระยะบรรทัดพิมพ์และควรจะต้องมีข้อความของหนังสือ เหลือไปพิมพ์ในหน้าสุดท้ายอย่างน้อย ๒ บรรทัด ก่อนพิมพ์คำลงท้าย ทั้งนี้ เพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลง เอกสารที่มีการลงนามแล้ว 10. การเขียนวันที่ การเขียนวัน เดือน ปี ในหนังสือภายนอก เขียนหลังจากเขียนส่วนที่อยู่แล้ว โดยขึ้น บรรทัดใหม่ เขียนตรงกลางหน้ากระดาษ ให้ระบุเฉพาะวันที่ เดือน และปี เท่านั้น โดยให้ตัวเลขของ วันที่ตรงกับส่วนกลางด้านล่าง ซึ่งแหลมที่สุดของตัวครุฑ ข้อควรระวัง การเขียนวันที่ ๑๒ ตุลาคม ๒๕๕๔ จะไม่มีคำว่า วันที่ เดือน และ พ.ศ. การลงวันที่ ควรลงภายหลังจากลงนามแล้ว และควรเป็นวันที่ส่งหนังสือออก มิใช่ลงวันที่แล้วอีกหนึ่ง สัปดาห์จึงส่งออก 11. การเขียนชื่อที่อยู่ของผู้ออกหนังสือ ต้องเขียนไว้ด้านบนสุดทางขวามือ บรรทัดแรกให้อยู่ตรงกับตีนครุฑ และเป็น บรรทัดเดียวกันกับเลขที่ออกหนังสือ บรรทัดแรกจะเขียนชื่อหน่วยงาน บรรทัดที่สองเขียนเลขที่ ตำบล อำเภอ บรรทัดถัดมาเขียนจังหวัด ตามด้วยรหัสไปรษณีย์ และไม่ควรเขียนคาย่อของ ถนน.. , ตำบล.., อำเภอ.., จังหวัด.., เป็น ถ.., ต.., อ.., จ..,

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๓๖ 12. การเขียนชื่อผู้รับ ให้เขียนต่อจากคาขึ้นต้น เช่น กราบเรียน เรียน ถึง โดยเว้นวรรคให้ห่าง กัน ๒ ช่วง ตัวอักษรหรือเท่ากับ ๔ เคาะในคอมพิวเตอร์ 12.1 ผู้รับที่เป็นบุคคล ให้ระบุ ๒ ส่วน ได้แก่ คำนำหน้าชื่อ และชื่อตัว-ชื่อ สกุล การระบุคำนำหน้าชื่อ มีหลักการดังนี้ 12.1.1 กรณีที่เป็นบุคคลทั่วไป ให้ระบุ นาย นาง นางสาว 12.1.2 กรณีเป็นผู้ดำรงตำแหน่งทางวิชาการ ให้ระบุตำแหน่งดังกล่าวโดย ไม่ต้องใช้คำย่อ ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ศาสตราจารย์ รองศาสตราจารย์ 12.1.3 กรณีที่เป็นสตรีซึ่งได้รับพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ตั้งแต่ ชั้นทุติยจุลจอมเกล้าวิเศษขึ้นไป หรือเครื่องราชอิสริยาภรณ์ชั้นทุติยจุลจอมเกล้า ตติยจุลจอมเกล้าและ จตุตถจุลจอมเกล้า สาหรับสตรีที่มีสามีแล้ว ให้ใช้ท่านผู้หญิง หรือคุณหญิงแล้วแต่กรณี ส่วนสตรีที่มิได้ มีสามีให้ใช้ คุณ 12.1.4 กรณีเป็นผู้มีบรรดาศักดิ์หรือฐานันดรศักดิ์ เช่น หม่อมราชวงศ์ หม่อมหลวง ให้ระบุให้ถูกต้อง โดยระบุคำเต็ม ไม่ต้องใช้คำย่อ 12.1.5 กรณีเป็นผู้มียศ เช่น ร้อยเอก ว่าที่ร้อยตรี พลเอก ให้ระบุให้ ถูกต้อง โดยไม่ต้องใช้คำย่อ 12.1.6 กรณีเป็นพระภิกษุ ให้ระบุคำนำหน้าชื่อให้ถูกต้อง ตั้งแต่คำแสดง สมณศักดิ์เช่น พระพรหมมุนี พระธรรมคุณาภรณ์ หรือคาแสดงสถานภาพ ได้แก่พระ และคาแสดง สถานภาพว่าเป็นผู้สอบได้เปรียญธรรมตั้งแต่ประโยค ๓ ขึ้นไป ซึ่งได้รับพระราชทานตำแหน่งจาก สมเด็จพระสังฆราช ได้แก่ พระมหา 12.2 ผู้รับที่เป็นผู้ดารงตำแหน่งนั้น ๆ มิใช่ในฐานะส่วนบุคคล 12.2.1 กรณีที่เป็นหนังสือภายนอกและหนังสือประทับตรา ให้ระบุชื่อ ตำแหน่งเต็มของหน่วยงานนั้น 12.2.2 กรณีที่ผู้รับเป็นชื่อตำแหน่งของส่วนราชการย่อยในส่วนราชการใหญ่ ให้ระบุชื่อส่วนราชการใหญ่ต่อท้ายชื่อตำแหน่งด้วย เช่น รองผู้บัญชาการ กองบัญชาการศึกษา 12.2.3 กรณีที่เป็นหนังสือภายใน ถ้าผู้รับเป็นผู้ดำรงตำแหน่งสูงสุดซึ่งมีเพียง ตำแหน่งเดียวของส่วนราชการนั้น ให้ระบุเฉพาะชื่อตำแหน่งไม่ต้องระบุชื่อส่วนราชการ 12.3 ถ้าผู้รับเป็นคณะบุคคล มักจะใช้กับหนังสือเวียน หรือหนังสือที่ไม่จำเพาะลงไป ว่า ผู้รับเป็นใคร ให้ระบุชื่อผู้รับเป็นนามวลี ที่สื่อความหมายครอบคลุมที่สุด เช่น คณาจารย์ ข้าราชการ และพนักงานทุกท่าน ผู้สนใจทุกท่าน

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๓๗ การใช้คำขึ้นต้นและคำลงท้าย ผู้รับ คำขึ้นต้น คำลงท้าย 1. พระราชวงศ์ 1.1 พระบาทสมเด็จพระ เจ้าอยู่หัว ขอเดชะฝ่าละอองธุลีพระบาท ปกเกล้าปกกระหม่อม ข้าพระพุทธเจ้า (ออกชื่อเจ้าของ หนังสือ) ขอพระราชวโรกาส กราบบังคมทูลพระกรุณาทราบ ฝ่าละอองธุลีพระบาท ควรมิควรแล้วแต่จะทรงพระ กรุณาโปรดเกล้าโปรด กระหม่อม ขอเดชะ ข้าพระพุทธเจ้า (ลงชื่อ) (หรือ จะเอาคำว่าขอเดชะมาไว้ท้าย ชื่อเจ้าของหนังสือก็ได้) 1.2 สมเด็จ พระบรมราชินีนาถ ขอเดชะฝ่าละอองธุลีพระบาท ปกเกล้าปกกระหม่อม ข้าพระพุทธเจ้า (ออกชื่อ เจ้าของหนังสือ) ขอ พระราชทานพระบรมราช วโรกาสกราบบังคมทูลทราบฝ่า ละอองธุลีพระบาท ควรมิควรแล้วแต่จะทรงพระ กรุณาโปรดเกล้าโปรด กระหม่อม ขอเดชะ ข้าพระพุทธเจ้า (ลงชื่อ) (หรือ จะเอาคำว่าขอเดชะมาไว้ท้าย ชื่อเจ้าของหนังสือก็ได้) 1.3 สมเด็จพระบรมราชินี สมเด็จพระบรมราชชนนี สมเด็จพระยุพราช (สยามมกุฎราชกุมาร) สมเด็จพระบรมราชกุมารี ขอพระราชทานกราบบังคมทูล ...... (ออกพระนาม) ทราบฝ่า ละอองพระบาท ควรมิควรแล้วแต่จะทรงพระ กรุณาโปรดเกล้า โปรด กระหม่อม ข้าพระพุทธเจ้า ..............(ลงชื่อ)................ 1.4 สมเด็จเจ้าฟ้า ขอพระราชทานกราบทูล (ออก พระนาม) ทราบฝ่าพระบาท ควรมิควรแล้วแต่จะโปรดเกล้า โปรดกระหม่อม ข้าพระพุทธเจ้า ..............(ลงชื่อ)................ 1.5 พระบรมวงศ์ชั้น พระองค์เจ้า ขอประทานกราบทูล (ออกพระ นาม) ทราบฝ่าพระบาท ควรมิควรแล้วแต่จะโปรดเกล้า โปรดกระหม่อม ข้าพระพุทธเจ้า ..............(ลงชื่อ)................ 1.6 พระเจ้าวรวงศ์เธอ (ที่ มิได้เป็นทรงกรม) พระอนุวงศ์ชั้นพระวรวงศ์เธอ (ที่ทรงกรม) กราบทูล (ออกพระนาม) ทราบ ฝ่าพระบาท ควรมิควรแล้วแต่จะโปรด