เอกสารประกอบการสอนวิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๓๘ ผู้รับ คำขึ้นต้น คำลงท้าย 1.7 พระอนุวงศ์ชั้นพระว รวงศ์เธอ (ที่มิได้ทรงกรม) ทูล (ออกพระนาม) ทราบฝ่า พระบาท ควรมิควรแล้วแต่จะโปรด 1.8 พระอนุวงศ์ชั้นหม่อม เจ้า ทูล (ออกพระนาม) แล้วแต่จะโปรด 2. พระภิกษุ 2.1 สมเด็จพระสังฆราช เจ้า ขอประทานกราบทูล (ออกพระ นาม) ควรมิควรแล้วแต่จะโปรดเกล้า โปรดกระหม่อม 2.2 สมเด็จพระสังฆราช กราบทูล..... ควรมิควรแล้วแต่จะโปรด 2.3 สมเด็จพระราชาคณะ รองสมเด็จพระราชาคณะ นมัสการ..... ขอนมัสการด้วยความเคารพ อย่างยิ่ง 2.4 พระราชาคณะ นมัสการ..... ขอนมัสการด้วยความเคารพ อย่างสูง 2.5 พระภิกกษุสงฆ์ นมัสการ..... ขอนมัสการด้วยความเคารพ 3. บุคคลภายนอก 3.1 ประธานองคมนตรี นายกรัฐมนตรี ประธานรัฐสภา ประธานสภา ผู้แทนราษฎร ประธานวุฒิสภา ประธานศาลฎีกา รัฐบุรุษ กราบเรียน..... ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง 3.2 บุคคลธรรมดา นอกจาก 3.1 เรียน.... ขอแสดงความนับถือ ตารางที่ ๑ การใช้คำขึ้นต้นและคำลงท้าย ที่มา : https://www.spe.go.th/files/com_news_rule/2020-06_138faf3f46e2220.pdf

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๓๙ ต่อมาในส่วนของเนื้อเรื่อง ซึ่งก็คือข้อความที่ผู้มีหนังสือแจ้งไปยังผู้รับหนังสือ โดยเนื้อเรื่อง จะเริ่มต้นด้วยการอ้างเหตุที่มีหนังสือไป ซึ่งอาจขึ้นต้นด้วยคำต่อไปนี้ ด้วย…………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………. เนื่องจาก……………………………………………………………………………………………………………… ……..……………………………………………………………………………………………………………………………………….. ตาม…………………………………………………………………………………………………………………….. …….....…………………………………………………………………………………………………………………………………นั้น ตามที่………………………………………………………………………………………………………………… …..……………………………………………………………………………………………………………………………….........นั้น อนุสนธิ………………………………………………………………………………………………………………… …..………………………………………………………………………………………………………………………………………นั้น การขึ้นต้นด้วยคำว่า “ด้วย” หรือ “เนื่องจาก” ใช้กรณีที่เป็นเรื่องใหม่ซึ่งไม่เคยติดต่อกัน มาก่อนระหว่างผู้มีหนังสือไปกับผู้รับหนังสือ กรณีขึ้นต้นด้วยคำว่า “ด้วย” นิยมใช้ในกรณีที่บอกกล่าว เล่าเหตุที่มีหนังสือไป โดยเกริ่นขึ้นมาลอยๆ กรณีขึ้นต้นด้วยคำว่า “เนื่องจาก” นิยมใช้กรณีอ้างเหตุที่ หนักแน่นจำเป็นต้องมีหนังสือไป เพื่อให้ผู้รับหนังสือดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง และจะไม่มีคำว่า “นั้น” อยู่ท้ายตอน ส่วนคำว่า “ตาม” “ตามที่” และ “อนุสนธิ” ใช้ในกรณีที่มีเรื่องเคยติดต่อ หรือ รับรู้กันมาก่อนระหว่างผู้ส่งหนังสือและผู้รับหนังสือ ซึ่งการใช้ “ตาม” และ “อนุสนธิ” จะต่อด้วย คำนาม ส่วนการใช้“ตามที่” จะต่อด้วยประโยค หนังสือที่ขึ้นต้นด้วย “ตาม” “ตามที่” และ “อนุสนธิ” จะมีเนื้อเรื่องอย่างน้อยสองตอนเสมอ คือมีการอ้างเรื่องเดิม และมีเรื่องต่อเนื่องอีกตอนหนึ่ง และต้องมี คำว่า “นั้น” อยู่ท้ายตอนแรกซึ่งอ้างเรื่องเดิมเสมอ หลังจากที่เขียนเนื้อเรื่อง ซึ่งบอกเหตุที่มีหนังสือไป แล้วนั้น ประการต่อมาคือการเขียนจุดประสงค์ เพื่อจะบอกความมุ่งหมายว่าต้องการให้ผู้รับ หนังสือทำอย่างไร ฉะนั้น จุดประสงค์ของเรื่องจึงเป็นเหตุผลของเนื้อเรื่อง โดยลักษณะเช่นนี้ จุดประสงค์ของเนื้อเรื่องจึงมักจัเขียยนขึ้นต้นว่า “จึง” โดยขึ้นย่อหน้าใหม่เป็นคนละตอนกับเนื้อเรื่อง สำหรับในส่วนสุดท้าย คือ ส่วนท้ายเรื่อง จะเป็นการเขียนคำลงท้ายซึ่งได้กล่าวไปแล้วข้างต้น

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๔๐ การทำสำเนาหนังสือราชการดังนี้ ๑. วิธีคัดหรือลอกออกจากต้นฉบับคำต่อคำให้ถูกต้องกับต้นฉบับเดิม ๒. วิธีถอดหรือจัดทำพร้อมต้นฉบับ ๓. วิธีถ่ายจากต้นฉบับ ๔. วิธีอัดสำเนาด้วยเครื่องอัดสำเนา วิธีปฏิบัติในการทำสำเนาแบ่งออกเป็น 2 ประเภทดังนี้ ๑. สำเนาคู่ฉบับ เป็นสำเนาที่จัดทำพร้อมกับต้นฉบับและเหมือนต้นฉบับทุกประการ โดยปกติใช้กระดาษคาร์บอนสอดระหว่างต้นฉบับกับกระดาษฉบับสำเนา เมื่อพิมพ์หรือเขียนต้นฉบับ ก็ติดลงบนกระดาษฉบับสำเนาไปด้วย ๒. สำเนาต้นฉบับ เป็นสำเนาที่ส่วนราชการ หรือเจ้าหน้าที่จัดทำขึ้น สำเนานี้อาจทำขึ้นด้วย การถ่าย คัด อัดสำเนา หรือด้วยวิธีอื่นใด ซึ่งสำเนาจะต้องมีการรับรองสำเนาคำรับรองว่า "สำเนา ถูกกต้อง" หนังสือเวียน หนังสือที่มีถึงผู้รับจำนวนมาก มีใจความอย่างเดียวกันในเพิ่มรหัสพยัญชนะ “ว” หน้า เลขทะเบียนหนังสือส่ง ซึ่งจะกำหนดเป็นเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะเริ่มตั้งแต่ ๑ เรียงเป็นลำดับไป จนสิ้นปีปฏิทิน หรือจะใช้เลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกก็ได้ หนังสือราชการที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ หนังสือราชการที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วย งานสารบรรณฯ ข้อ ๒๘ ได้แบ่งออกเป็น ๓ ประเภท คือ ๑. ด่วนที่สุด ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติในทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น ๒. ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว ๓. ด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติ เท่าที่จะทำได้ ให้ระบุชั้นความเร็วด้วยตัวอักษรสีแดงขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์โป้ง 32 พอยท์ ให้เห็นได้ ชัดบนหนังสือและบนซอง ในกรณีที่ต้องการให้หนังสือส่งถึงผู้รับภายในเวลาที่กำหนด ให้ระบุคำว่า ด่วนภายใน แล้วลงวันเดือนปี และกำหนดเวลาที่ต้องการให้หนังสือนั้นไปถึงผู้รับ กับให้เจ้าหน้าที่ส่งถึง ผู้รับซึ่งระบุบนหน้าซองภายในเวลาที่กำหนด หากเรื่องราชการที่จะดำเนินการหรือสั่งการด้วยหนังสือ ไม่ทัน ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณฯ

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๔๑ ข้อ ๒๙ กำหนดให้สามารถส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสาร เช่น โทรศัพท์ วิทยุสื่อสาร เป็นต้น และให้ผู้รับปฏิบัติเช่นเดียวกับการรับหนังสือ และในกรณีที่จำเป็นต้องยืนยันเป็นหนังสือก็ให้ ทำหนังสือยืนยันตามไปทันที หนังสือราชการลับ ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณฯ ไม่ได้กล่าวถึงแนวปฏิบัติใน เรื่องนี้ไว้ เนื่องจากมีระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ พ.ศ. ๒๕๑๗ และ พ.ศ. ๒๕๕๒ และ ระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔ และที่แก้ไขเพิ่มเติม กำหนดให้ ส่วนราชการถือปฏิบัติอยู่แล้ว โดยเฉพาะที่เกี่ยวกับหนังสือราชการลับ ได้กำหนดชั้นความลับของ หนังสือออกเป็น ๓ ชั้น คือ ลับที่สุด ลับมาก และลับ ๑. ลับที่สุด ได้แก่ ความลับที่มีความสำคัญที่สุดเกี่ยวกับข่าวสาร วัตถุหรือบุคคลซึ่งหาก ความลับดังกล่าวทั้งหมดหรือบางส่วนรั่วไหลไปถึงบุคคลผู้ไม่มีหน้าที่ได้ทราบ จะ ทำให้เกิดความเสียหาย หรือเป็นภยันตรายต่อความมั่นคง ความปลอดภัย หรือความสงบเรียบร้อยของประเทศชาติหรือ พันธมิตรอย่างร้ายแรงที่สุด ๒. ลับมาก ได้แก่ ความลับที่มีความสำคัญมากเกี่ยวกับข่าวสาร วัตถุหรือบุคคล ซึ่งถ้าหาก ความลับดังกล่าวทั้งหมดหรือบางส่วนรั่วไหลไปถึงบุคคลที่ไม่มีหน้าที่ได้ทราบ จะทำให้เกิดความเสียหาย หรือเป็นภยันตรายต่อความมั่นคง ความปลอดภัยของประเทศชาติหรือพันธมิตรหรือความเรียบร้อย ภายในราชอาณาจักรอย่างร้ายแรง ๓. ลับ ได้แก่ ความลับที่มีความสำคัญเกี่ยวกับข่าวสาร วัตถุหรือบุคคล ซึ่ง ถ้าหากความลับ ดังกล่าวทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนรั่วไหลไปถึงบุคคลผู้ไม่มีหน้าที่ได้ทราบจะทำให้เกิดความเสียหายต่อ ทางราชการ หรือเกียรติภูมิของประเทศชาติหรือพันธมิตรได้ เครื่องหมายแสดงชั้นความลับ กำหนดให้ใช้อักษรตามชั้นความลับของข้อมูลข่าวสารลับ โดยให้มีขนาดใหญ่กว่าตัวอักษรธรรมดา และใช้สีแดงหรือสีอื่นที่สามารถมองเห็นได้เด่นและชัด แต่นิยมปฏิบัติกันโดยทั่วไปจะต้องใช้อักษรสีแดงที่กำหนดชั้นความลับ การปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือราชการลับ ให้แสดงชั้นความลับที่กลางหน้ากระดาษ ทั้งด้านบนและด้านล่างของทุกหน้าเอกสารนั้น ถ้าเอกสารเข้าปกให้แสดงไว้ที่ด้านนอกของหน้าปกและ ปกหลังด้วย

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๔๒ ภาพที่ ๑๕ แบบหนังสือราชการลับ ที่มา : http://www.lib.mut.ac.th/files/1.pdf การปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือราชการลับ ๑. การลงทะเบียนเอกสารลับ ส่วนราชการต้องลงหลักฐานในทะเบียนเอกสารลับเพื่อ ควบคุมการรับ การดำเนินการ การส่ง การเก็บรักษา และการแจกจ่ายเอกสารลับให้เป็นไปโดยถูกต้อง และให้หัวหน้าส่วนราชการดังกล่าวแต่งตั้งบุคคลที่ได้รับความไว้วางใจและได้ผ่านการตรวจสอบประวัติ และ พฤติการณ์ตามชั้นความลับที่จำเป็นต้องปฏิบัติ เป็นเจ้าหน้าที่ควบคุม รับผิดชอบ เรียกว่า “นายทะเบียน เอกสารลับ” และ “ผู้ช่วยนายทะเบียนเอกสารลับ” ของส่วนราชการนั้น ๆ ๒. การแสดงชั้นความลับของเอกสารที่เป็นความลับ โดยปกติให้ประทับหรือเขียน ตัวอักษรตามชั้นความลับที่กึ่งกลางหน้ากระดาษทั้งด้านบนและด้านล่างของทุกหน้าเอกสารที่มี ชั้นความลับนั้น ตัวอักษรต้องให้มีขนาดโตกว่าตัวอักษรธรรมดาและใช้สีแดงหรือสีอื่นที่เห็นเด่นชัด

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๔๓ ๓. การบรรจุซอง ๓.๑ เอกสารชั้นลับที่สุดและลับมาก จะต้องบรรจุซองหรือห่อทึบแสงสองชั้นอย่าง มั่นคง เอกสารดังกล่าวต้องบรรจุอยู่ในซองหรือห่อชั้นใน พร้อมด้วยใบรับเอกสารลับตามแบบที่กำหนด ไว้ในระเบียบ แต่ใบรับเอกสารลับไม่ต้องกำหนดชั้นความลับ ให้ระบุแต่เพียงเอกสาร วัน เดือน ปี จำนวน และหมายเลขฉบับของเอกสาร และให้มีข้อความอื่นเท่าที่จำเป็นต้องใช้ หลักฐานเท่านั้น ห้ามเขียนชื่อเรื่องไว้ในใบรับเอกสารลับ ใบรับเอกสารลับนี้จะต้องส่งคืนส่วนราชการผู้ส่งเอกสารลับ โดยเร็วที่สุด และส่วนราชการผู้ส่งเอกสารนั้นจะต้องเก็บรักษาใบรับเอกสารลับนี้ไว้จนกว่าจะได้รับ เอกสารลับกลับคืน หรือเอกสารลับถูกทำลายหรือยกเลิกชั้นความลับแล้ว บนซองหรือห่อชั้นในให้ จ่าหน้าโดยลงเลขที่เอกสาร ชื่อ หรือตำแหน่งผู้รับ และส่วนราชการของผู้ส่ง พร้อมทั้งทำเครื่องหมาย “ลับที่สุด” หรือ “ลับมาก” ทั้งด้านหน้าและด้านหลัง ส่วนซองหรือห่อชั้นนอกนั้น ห้ามทำเครื่องหมาย แสดงชั้นความลับ ๓.๒ เอกสารชั้นลับ จะต้องบรรจุซองหรือห่อสองชั้นอย่างมั่นคง ซองหรือห่อชั้นนอก ต้องทึบแสง หากต้องการใบรับเอกสารลับก็ให้บรรจุใบรับนั้นไว้ในซองหรือห่อชั้นในร่วมกับเอกสารด้วย ๔. การปิดผนึก เอกสารชั้นลับที่สุดและลับมาก ผู้ปิดผนึกคือบุคคลผู้มีอำนาจกำหนดชั้น ความลับของเอกสาร หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย หรือนายทะเบียนเอกสารลับ หรือผู้ช่วยนายทะเบียน เอกสารลับของส่วนราชการนั้น ส่วนเอกสารชั้นลับ ผู้ปิดผนึกคือบุคคลดังกล่าวแล้วหรือข้าราชการชั้นตรี หรือเทียบเท่าขึ้นไปผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับเอกสารนั้น การปิดผนึกให้ผู้ปิดผนึกลงลายมือชื่อกำกับไว้บน รอยที่ปิดผนึกของซองหรือห่อชั้นในแล้วใช้แถบกาวชนิดใสปิดทับบนลายมือชื่อและเครื่องหมายแสดง ชั้นความลับอีกอย่างหนึ่ง ๕. การส่งเอกสารลับ เอกสารชั้นลับที่สุดและลับมาก ให้ส่งตรงต่อนายทะเบียนเอกสาร หรือผู้ช่วยนายทะเบียนเอกสารลับเพื่อลงทะเบียนเอกสารลับเสียก่อน ไม่ว่าจ่าหน้าซองหรือห่อของ เอกสารนั้นจะระบุชื่อหรือตำแหน่งก็ตาม เว้นแต่เมื่อมีเหตุผลเป็นพิเศษจึงยอมให้ส่งตรงต่อผู้รับตาม จ่าหน้าซองให้เป็นผู้รับเอกสารได้ ส่วนการส่งเอกสารชั้นลับและปกปิดก็ปฏิบัติเช่นเดียวกันเว้นแต่จะ ส่งผ่านเจ้าหน้าที่รับส่งหนังสือราชการธรรมดาไปยังนายทะเบียนเอกสารลับหรือผู้ช่วยนายทะเบียน เอกสารลับก็ได้หรือมีเหตุผลพิเศษจึงยอมให้ส่งตรงผู้รับ เช่นเดียวกับเอกสารลับที่สุดและลับมาก ๖. การรับเอกสารชั้นลับที่สุดและลับมากที่จ่าหน้าซองหรือห่อชั้นในระบุถึงชื่อบุคคลใด บุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ หรือระบุชื่อพร้อมกับระบุตำแหน่ง แล้วให้บุคคลนั้นหรือผู้ได้รับมอบหมายจาก ผู้นั้นโดยตรงเป็นผู้เปิดซอง และลงชื่อในใบรับเอกสารลับ แล้วให้นำเอกสารไปลงทะเบียนเอกสารลับที่ นายทะเบียนเอกสารลับ หรือผู้ช่วยนายทะเบียนเอกสารลับเสียก่อน จึงดำเนินการต่อไปได้ ถ้าเป็น กรณีเร่งด่วนอาจดำเนินการไปก่อนได้แล้วให้นำมาลงทะเบียนในโอกาสแรก ถ้าจ่าหน้าซองหรือ

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๔๔ ห่อชั้นในระบุถึงตำแหน่ง ก็ให้ผู้ครองตำแหน่งหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากผู้ครองตำแหน่งนั้นหรือ นายทะเบียนเอกสารลับหรือผู้ช่วยฯที่มีสิทธิเข้าถึงเอกสารลับที่สุด และลับมากเป็นผู้เปิดซองและลงชื่อ ในใบรับเอกสารลับ แล้วให้ดำเนินการลงทะเบียนเช่นเดียวกัน เมื่อลงทะเบียนแล้วให้นำเอกสารนั้น ส่งมอบโดยตรงให้แก่บุคคลที่ถูกระบุชื่อโดยเร็ว แต่ถ้าเป็นเอกสารที่ระบุตำแหน่งแล้วก็อาจพิจารณา มอบให้แก่ส่วนราชการที่มีหน้าที่ดำเนินการในชั้นต้น แทนบุคคลที่ถูกระบุตำแหน่งนั้นดำเนินการก่อน ในกรณีที่บุคคลที่เอกสารนั้นระบุชื่อหรือตำแหน่งยังไม่สามารถดำเนินการต่อเอกสารได้ในทันที ให้นำ เอกสารนั้นมาเก็บไว้ตามระเบียบการเก็บรักษาเอกสารลับที่สุดและลับมาก ส่วนเอกสารชั้นลับและ ปกปิดที่ จ่าหน้าซองหรือห่อชั้นในถึงตำแหน่ง ให้บุคคลผู้ครองตำแหน่งนั้นหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายหรือ นายทะเบียนเอกสารลับหรือผู้ช่วยฯ เป็นผู้เปิดซองหรือห่อและลงชื่อในใบรับเอกสารลับ ถ้ามีแต่ซอง หรือห่อชั้นในจ่าหน้าระบุถึงชื่อบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ หรือระบุชื่อพร้อมกับระบุตำแหน่งแล้ว บุคคล ผู้ถูกระบุชื่อที่หน้าซองหรือผู้ได้รับมอบหมายโดยตรงเท่านั้นเป็นผู้เปิดและลงชื่อในใบรับเอกสารลับ สำหรับเอกสารชั้นปกปิดที่ซองหรือห่อชั้นเดียว ให้เจ้าหน้าที่ผู้เปิดซองหรือห่อ ส่งเอกสารนั้นให้แก่ นายทะเบียนเอกสารลับหรือผู้ช่วยฯ ทันทีการส่งข้อมูลข่าวสารลับภายในบริเวณหน่วยงานเดียวกัน ทุกชั้นความลับ ต้องใช้ใบปกข้อมูลข่าวสารลับปิดทับข้อมูลข่าวสารลับ ซึ่งแบบใบปกข้อมูลข่าวสารลับ มีลักษณะดังนี้ ๑. แบบใบปกชั้นลับ ลักษณะเส้นขอบทึบ และตัวหนังสือของใบปกเป็นสีน้ำเงิน ๒. แบบใบปกชั้นลับมาก ลักษณะเส้นขอบทึบ และตัวหนังสือของใบปกเป็นสีแดง ๓. แบบใบปกชั้นลับที่สุด ลักษณะเส้นขอบทึบ และตัวหนังสือของใบปกเป็นสีเหลือง การส่งข้อมูลข่าวสารลับออกนอกบริเวณหน่วยงานต้องบรรจุซองหรือภาชนะทึบแสง สองชั้นอย่างมั่นคงพร้อมใบตอบรับ

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๔๕ ภาพที่ ๑๖ ปกข้อมูลข่าวสารลับ ที่มา : http://www.lib.mut.ac.th/files/1.pdf

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๔๖ ซองหรือภาชนะชั้นใน ให้จ่าหน้าระบุเลขที่หนังสือนำส่ง ชื่อหรือตำแหน่งผู้รับ และ หน่วยงานผู้ส่ง พร้อมทำเครื่องหมายแสดงชั้นความลับทั้งด้านหน้าและด้านหลัง ซองหรือภาชนะชั้นนอก ให้จ่าหน้าระบุข้อความเช่นเดียวกับซองหรือภาชนะชั้นใน แต่ไม่ต้อง มีเครื่องหมายแสดงชั้นความลับใด ๆ การนำส่งข้อมูลข่าวสารลับด้วยใบตอบรับ การนำส่งข้อมูลข่าวสารลับด้วยใบตอนรับที่นำไปพร้อมกับข้อมูลข่าวสารลับนั้น ที่ใบตอบ รับห้ามระบุชั้นความลับและชื่อเรื่องไว้ในใบตอบรับ แต่ให้ระบุเลขที่หนังสือส่ง ณ วัน เดือน ปี จำนวน หน้าและหมายเลขฉบับไว้ในใบตอบรับ และเก็บรักษาใบตอบรับนั้นไว้จนกว่าจะได้รับคืน หรือยกเลิก ชั้นความลับ หรือทำลายข้อมูลข่าวสารลับนั้นแล้ว สำหรับการนำส่งให้ปฏิบัติดังนี้ ๑. กรณีที่นำส่งโดยเจ้าที่นำสาร ให้รอรับใบตอบรับนำกลับทันที ๒. กรณีที่ส่งโดยวิธีอื่น ให้ผู้รับรีบจัดส่งใบตอบรับคืนโดยเร็ว ๓. การส่งข้อมูลข่าวสารลับออกนอกบริเวรหน่วยงานภายในประเทศ โดยเจ้าหน้าที่ นำสารให้หัวหน้าหน่วยงานของรัฐ หรือผู้ซึ่งหัวหน้าหน่วยงานของรัฐมอบหมาย ๔. การส่งข้อมูลข่าวสารลับออกนอกประเทศ ให้ปฏิบัติตามระเบียบกระทรวงการต่างประเทศ ว่าด้วยถุงเมล์การทูตโดยอนุโลม หรือเจ้าหน้าที่ซึ่งมีฐานะทางการทูตถือไปด้วยตนเองก็ได้ ๕. การส่งข้อมูลข่าวสารลับทั้งภายในประเทศและส่งออกนอกประเทศ จะส่งทาง โทรคมนาคมไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับ หรือโดยวิธีการอื่นใดก็ได้ ๖. ในกรณีที่เจ้าหน้าที่สารบรรณทราบว่าข้อมูลข่าวสารที่รับไว้เป็นข้อมูลข่าวสารลับให้รีบ ส่งข้อมูลข่าวสารลับดังกล่าวให้แก่นายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ ๗. ให้นายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ ลงชื่อใบตอบรับแล้วคืนใบตอบรับให้แก่ผู้นำส่งหรือ จัดส่งใบตอบรับคืนแก่หน่วยงานของรัฐที่เป็นผู้ส่ง และลงทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ ก่อนดำเนินการ อย่างอื่น ๘. ในกรณีที่เป็นการส่งถึงผู้รับตามจ่าหน้า ให้ผู้รับตามจ่าหน้าเป็นผู้เปิดซองและลงชื่อ ใบตอบรับ และให้แจ้งต่อนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ เพื่อให้ลงทะเบียนในทะเบียนข้อมูลข่าวสาร ลับโดยเร็ว ๙. ในกรณีที่เป็นการส่งถึงผู้รับระบุตำแหน่ง ก็ให้ผู้ครองตำแหน่ง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย จากผู้ครองตำแหน่ง หรือนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ เป็นผู้เปิดซองและลงชื่อในใบตอบรับ แล้วให้ ลงทะเบียนในทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๔๗ การรับหนังสือ หนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอก ให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางปฏิบัติ ตามที่กำหนดไว้ในส่วนนี้ การรับหนังสือที่มีชั้นความลับ ในชั้นลับหรือลับมาก ด้วยระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ให้ผู้ใช้งานหรือผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับการแต่งตั้งให้เข้าถึงเอกสารลับแต่ละระดับ เป็นผู้รับ ผ่านระบบการรักษาความปลอดภัย โดยให้เป็นไปตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทาง ราชการ ขั้นตอนการปฏิบัติในการรับหนังสือ ๑. จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของหนังสือเพื่อดำเนินการก่อนหลัง และให้ ผู้เปิดซองตรวจเอกสารหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือเพื่อดำเนินการให้ถูกต้องหรือบันทึกข้อบกพร่องไว้ เป็นหลักฐานแล้วจะดำเนินการเรื่องนั้นต่อไป ๒. ประทับตรารับหนังสือที่มุมบนด้านขวาของหนังสือโดยกรอกรายละเอียด ดังนี้ ๒.๑ เลขรับ ให้ลงเลขที่รับตามเลขที่รับในทะเบียน ๒.๒ วันที่ ให้ลงวันเดือนปีที่รับหนังสือ ๒.๓ เวลา ให้ลงเวลาที่รับหนังสือ ๓. กรอกรายละเอียดดังนี้ ๓.๑ ทะเบียนหนังสือรับ วันที่เดือน พ.ศ. ให้ลงวันเดือนปีที่ลงทะเบียน ๓.๒ เลขทะเบียนบัตรตลอดปีปฏิทิน ๓.๓ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือที่รับเข้ามา ๓.๔ ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีของหนังสือที่รับเข้ามา ๓.๕ จาก ให้ลงตำแหน่งเจ้าของหนังสือหรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลในกรณีที่ ไม่มีตำแหน่ง ๓.๖ ถึง หรือชื่อส่วนราชการ ๓.๗ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีทีไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ ๓.๘ การปฏิบัติให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น ๓.๙ หมายเหตุให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี) ๔. จัดแยกหนังสือที่ลงทะเบียนรับแล้วส่งให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องดำเนินการ โดยให้ลง ชื่อหน่วยงานที่รับหนังสือนั้นในช่องการปฏิบัติถ้ามีชื่อบุคคลหรือตำแหน่งที่เกี่ยวข้องกับการรับหนังสือ ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งไว้ด้วย ๕. การรับหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน เมื่อผู้รับได้รับหนังสือจากหน่วยงานสารบรรณ กลางแล้ว ให้ปฏิบัติตามวิธีการที่กล่าวข้างต้นโดยอนุโลม

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๔๘ วิธีการลงทะเบียนหนังสือรับ ๑. วัน....เดือน.........พ.ศ....... ให้ลงวันที่ เดือน ปี ที่ลงทะเบียนรับหนังสือ ทั้งนี้วันที่ เดือน พ.ศ. จะต้องตรงกับวันที่ในตรารับหนังสือด้วย ๒. เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขลำดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงลำดับติดต่อกันไปตลอดปี ปฏิทิน ทั้งนี้ เลขทะเบียนของหนังสือรับจะต้องตรงกับเลขที่ในตรารับหนังสือด้วย ๓. ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือรับเข้ามา ๔. ลงวันที่ ให้ลงวันที่.....เดือน........ปี....... ของหนังสือรับเข้ามา จาก.............................. ลงวันที่ ๑ มีนาคม ๒๕๖๓ ให้ลงทะเบียนหนังสือรับในช่อง "ลงวันที่" ๕. จาก ให้ลงตำแหน่งเจ้าของหนังสือ หรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคล ๖. ถึง ให้ลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีไปถึง หรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคล ๗. เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือนั้นมีไปถึง กรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องโดยย่อ ๘. การปฏิบัติ ให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น ๙. หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี) การส่งหนังสือ หนังสือที่ส่งออกไปภายนอก ให้เจ้าของเรื่องตรวจความเรียบร้อยของหนังสือ รวมทั้งสิ่งที่ จะส่งไปด้วยให้ครบถ้วน แล้วส่งเรื่องให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางเพื่อส่งออก ขั้นตอนการปฏิบัติในการส่งหนังสือ ๑. เจ้าหน้าที่ของเรื่องตรวจความเรียบร้อยของหนังสือรวมทั้งสิ่งที่จะส่งไปด้วยให้ ครบถ้วนแล้วส่งเรื่องให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางเพื่อส่ง ๒. เมื่อเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลาง หรือเจ้าหน้าที่รับ - ส่งหนังสือ ได้รับ เรื่องแล้ว ให้ลงเลขทะเบียนหนังสือส่งออกในทะเบียนหนังสือส่ง ๓. เมื่อลงทะเบียนหนังสือส่งเรียบร้อยแล้ว ให้ลงเลขที่ วัน เดือน ปี ในหนังสือที่จะ ส่งออกทั้งในต้นฉบับ และที่สำเนาคู่ฉบับ ให้ตรงกับเลขทะเบียนที่ส่ง ๔. ก่อนบรรจุหนังสือลงซอง ให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยสารบรรณกลางตรวจความเรียบร้อย ของหนังสือ ตลอดจนสิ่งที่ส่งไปด้วยอีกครั้งหนึ่ง แล้วจึงปิดผนึกซอง ๕. การจ่าหน้าซองให้ปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณฯ และคำอธิบายเพิ่มเติม ท้ายระเบียบว่าด้วยการจ่าหน้าซอง ส่วนการส่งหนังสือโดยทางไปรษณีย์ไปกับหนังสือเมื่อมีผู้รับเซ็นรับ หนังสือหรือใบรับหนังสือกลับคืนด้วย

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๔๙ ๖. กรณีที่ไม่จัดส่งทาไปรษณีย์ ให้ใช้สมุดส่งหนังสือ หรือใบรับหนังสือ ให้ผู้นำส่งหนังสือ นำสมุดส่งหนังสือ เมื่อผู้รับเซ็นรับหนังสือแล้วให้รับสมุดส่งหนังสือ หรือใบรับหนังสือกลับคืนมา วิธีการลงทะเบียนหนังสือส่ง ๑. ทะเบียนหนังสือส่ง วันที่ เดือน พ.ศ. ให้ลงวัน เดือน ปี ที่ลงทะเบียน ๒. เลขทะเบียนส่ง ให้ลงเลขลำดับของทะเบียนหนังสือส่งเรียงลำดับติดต่อกันไปตลอดปี ปฏิทิน ๓. ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจำของส่วนราชการเจ้าของเรื่องมีหนังสือที่จะ ส่งออกถ้าไม่มีที่ดังกล่าว ช่องนี้จะเว้นว่างไว้ ๔. ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปี ที่จะส่งหนังสือนั้นออก จากหนังสือสำนักอำนวยการ ๕. จาก ให้ลงตำแหน่งเจ้าของหนังสือ หรือส่วนราชการ หรือชื่อบุคคล ในกรณีที่ไม่มี ตำแหน่ง ๖. ถึง ให้ลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคล ในกรณีที่ ไม่มีตำแหน่ง ๗. เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้สรุปเรื่องย่อ ๘. การปฏิบัติ ให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น ๙. หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่น (ถ้ามี) การเก็บรักษา การยืม และการทำลายหนังสือราชการ การเก็บหนังสือราชการ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณฯ ข้อ ๕๒ แบ่งประเภทการเก็บ ออกเป็น การเก็บระหว่างปฏิบัติ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จ และการเก็บไว้เพื่อใช้ใน การตรวจสอบ การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ยังปฏิบัติไม่เสร็จ ให้อยู่ในความรับผิดชอบ ของเจ้าของเรื่องการเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว และไม่มี อะไรที่จะต้องปฏิบัติต่อไปอีก การเก็บหนังสือประเภทนี้เก็บไว้เพื่อรอการทำลายและความถี่ในการนำมา ใช้งานมีไม่มากนัก และเพื่อเป็นการลดภาระของเจ้าของเรื่องผู้ปฏิบัติให้มีเวลาทำเรื่องที่ยังดำเนินการ ไม่เสร็จสิ้น และเพื่อให้มีหน่วยที่ทำหน้าที่เรื่องนี้โดยเฉพาะ ระเบียบงานสารบรรณจึงกำหนดให้มี การ จัดตั้งศูนย์เก็บ หรือหน่วยเก็บกลางเพื่อทำหน้าที่รับผิดชอบงานด้านนี้ให้แก่หน่วยงานในสังกัด การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว แต่จำเป็นจะต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจำ ไม่สะดวกในการส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บของส่วน ราชการตามระเบียบสารบรรณให้เจ้าของเรื่องเก็บเป็นเอกเทศ

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๕๐ แบบบัญชีหนังสือส่งเก็บ (ตามระเบียบข้อ ๕๔) แบบบัญชีหนังสือส่งเก็บ ลำดับที่ ที่ ลงวันที่ เรื่อง อายุการเก็บ หนังสือ หมายเหตุ ลงเลขลำดับ เรื่องของ หนังสือ ลงเลขที่ ของหนังสือ แต่ละฉบับ ลงวัน เดือน ปีของหนังสือ แต่ละฉบับ ลงชื่อเรื่องของ หนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีเรื่อง ให้ลงสรุปเรื่องย่อ ลงวัน เดือน ปีที่ จะเก็บถึงในกรณี ให้เก็บไว้ตลอดไป ให้ลงคำว่า “ห้ามทำลาย” บันทึก ข้อความอื่น ใด (ถ้ามี) ตารางที่ ๒ แบบบัญชีหนังสือส่งเก็บ ที่มา : https://sites.google.com/site/karkebraksakaryum/ แบบบัญชีหนังสือเก็บ (ตามระเบียบข้อ ๕๕) ทะเบียนหนังสือเก็บ ลำดับที่ ที่ ลงวันที่ เรื่อง รหัสแฟ้ม กำหนดเวลา เก็บ หมายเหตุ ลงเลข ลำดับ เรื่องของ หนังสือ ลงวัน เดือน ปีที่นำ หนังสือนั้น เข้าทะเบียน เก็บ ลงเลข ทะเบียนรับ ของหนังสือ แต่ละฉบับ ลงชื่อเรื่อง ของหนังสือ แต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่ มีชื่อเรื่อง ให้ลงสรุป เรื่องย่อ ลงหมายเลข ลำดับหมู่ ของการจัด แฟ้มเก็บ หนังสือ ลงระยะเวลา การเก็บตามที่ กำหนดในตรา กำหนดเก็บ หนังสือ คือ “ห้ามทำลาย” หรือ “เก็บถึง พ.ศ.” บันทึก ข้อความอื่น ใด (ถ้ามี) ตารางที่ ๓ แบบบัญชีหนังสือเก็บ ที่มา : https://sites.google.com/site/karkebraksakaryum/

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๕๑ การกำหนดอายุการเก็บหนังสือ ระเบียบงานสารบรรณได้กำหนดอายุการเก็บหนังสือ ไว้ว่า โดยปกติให้เก็บหนังสือต่างๆ ไว้ไม่น้อยกว่า ๑๐ ปี เว้นแต่หนังสือดังต่อไปนี้ ๑. หนังสือต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัย แห่งชาติ ๒. หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สำนวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวนหรือ หนังสืออื่นใดที่ได้มีหรือระเบียบแบบแผนกำหนดไว้เป็นพิเศษแล้ว การเก็บให้เป็นไปตามกฎหมายและ ระเบียบแบบแผนว่าด้วยการนั้น ๓. หนังสือเกี่ยวกับประวัติศาสตร์ ขนบธรรมเนียมจารีตประเพณี สถิติ หลักฐานหรือเรื่อง ที่ต้องใช้สำหรับศึกษาค้นคว้า หรือหนังสืออื่นในลักษณะเดียวกัน ให้เก็บไว้เป็นหลักฐานทางราชการ ตลอดไป หรือตามที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากรกำหนด ๔. หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สำเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อื่นให้ เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๕ ปี ๕. หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไม่มีความสำคัญและเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจำ เมื่อดำเนินการแล้วเสร็จให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๑ ปี ๖. หนังสือที่เกี่ยวกับการเงินซึ่งมิใช่เอกสารสิทธิ โดยปกติหนังสือทางการเงินต้องเก็บไว้ ไม่น้อยกว่า ๑๐ ปี บางกรณีหรือบางเรื่องแม้จะครบกำหนด ๑๐ ปีแล้ว อาจจะยังไม่สามารถขอทำลายได้ เนื่องจากยังต้องเก็บไว้เพื่อรอการตรวจสอบหรือเก็บไว้เป็นหลักฐาน อย่างไรก็ตาม ในกรณีหนังสือที่ เกี่ยวกับการเงินซึ่งมิใช่เอกสารสิทธิ หากเห็นว่า ไม่มีความจำเป็นต้องเก็บไว้ถึง ๑๐ ปี ให้ทำความตกลง กับกระทรวงการคลังเพื่อขอทำลายได้ การยืมหนังสือราชการ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณฯ ข้อ ๖๒ มีหลักเกณฑ์ให้ปฏิบัติดังนี้ ๑. ผู้ยืมจะต้องแจ้งให้ทราบว่าเรื่องที่ยืมนั้นจะนำไปใช้ในราชการใด ๒. ผู้ยืมจะต้องมอบหลักฐานการยืมให้เจ้าหน้าที่เก็บ แล้วลงชื่อรับเรื่องที่ยืมไว้ในบัตรยืม หนังสือและเจ้าหน้าที่รวบรวมหลักฐานการยืม เรียงลำดับ วันที่ เดือน ปี ไว้เพื่อติดตาม ทวงถาม ส่วนบัตร ยืมหนังสือนั้นให้เก็บไว้แทนหนังสือที่ถูกยืมไป ๓. การยืมหนังสือระหว่างส่วนราชการ ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้า ส่วนราชการระดับกองขึ้นไปหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย ๔. การยืมหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้า ส่วนราชการระดับแผนกขึ้นไปหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๕๒ ๕. ห้ามมิให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือ เว้นแต่จะให้ดูหรือคัดลอกหนังสือ ทั้งนี้ จะต้อง ได้รับอนุญาตจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไปหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายก่อน แบบบัตรยืมหนังสือ (ตามระเบียบข้อ ๖๓) บัตรยืมหนังสือ รายการ ผู้ยืม ผู้รับ วันยืม กำหนดส่งคืน ผู้ส่งคืน วันส่งคืน ลงชื่อเรื่อง หนังสือที่ขอ ยืมพร้อม รหัสของ หนังสือ ลงชื่อ บุคคล ตำแหน่ง หรือ ส่วน ราชการที่ ยืมหนังสือ ให้ผู้รับ หนังสือลง ลายมือชื่อ และวงเล็บ ชื่อกำกับ พร้อมด้วย ตำแหน่ง ลงวัน เดือน ปี ที่ยืม ลงวัน เดือน ปี ที่จะส่ง หนังสือคืน ลงลายมือชื่อ ผู้ส่งคืน ลงวัน เดือน ปี ที่ส่งหนังสือคืน ตารางที่ ๔ แบบบัตรยืมหนังสือ ที่มา : https://sites.google.com/site/karkebraksakaryum/ การทำลายหนังสือราชการ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณฯ ข้อ ๖๖ หนังสือราชการที่หมด ความจำเป็นในการใช้งาน และเก็บไว้จนครบอายุการเก็บตามที่ระเบียบสารบรรณกำหนดแล้ว เพื่อมิให้ เป็นภาระแก่ส่วนราชการ จำเป็นต้องนำออกไปทำลายเพื่อช่วยให้ส่วนราชการต่าง ๆ มีสถานที่เก็บ หนังสือได้ต่อไป ขั้นตอนการทำลายหนังสือ ๑. ภายใน ๖๐ วัน หลังจากวันสิ้นปีปฏิทิน ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือ สำรวจที่ครบกำหนดอายุการเก็บในปีนั้น ไม่ว่าจะเป็นหนังสือที่เก็บไว้เองหรือที่ฝากเก็บไว้ที่ กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร แล้วจัดทำบัญชีหนังสือขอทำลายเสนอหัวหน้าส่วนราชการ ระดับกรมเพื่อพิจารณาแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๕๓ ๒. ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรม แต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ ประกอบด้วย ประธานกรรมการและกรรมการอีกอย่างน้อยสองคน โดยปกติให้แต่งตั้งจากข้าราชการ ตั้งแต่ระดับ ๓ หรือเทียบเท่าขึ้นไป คณะกรรมการทำลายหนังสือมีหน้าที่ ดังนี้ ๒.๑ พิจารณาหนังสือที่จะขอทำลายตามบัญชีหนังสือขอทำลาย หนังสือที่จะทำลาย ได้ต้องครบอายุการเก็บแล้วตามประเภทของหนังสือนั้น ๆ ถ้าเป็นหนังสือที่มีอายุการเก็บยังไม่ ครบกำหนด ต้องเก็บไว้ให้ครบอายุเสียก่อน ๒.๒ กรณีที่หนังสือนั้นครบอายุการเก็บแล้ว และคณะกรรมการมีความเห็นว่า หนังสือนั้นยังไม่ควรทำลาย และควรจะขยายเวลาการจัดเก็บไว้ ให้ลงความเห็นว่า จะขยายเวลาการเก็บ ไว้ถึงเมื่อใด ในช่อง “การพิจารณา” ของบัญชีหนังสือขอทำลาย แล้วให้แก้ไขอายุการเก็บในตรา กำหนดเก็บหนังสือ โดยให้ประธานกรรมการทำลายหนังสือลงลายมือชื่อกำกับการแก้ไข ๒.๓ ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่า หนังสือเรื่องใดควรทำลาย ให้กรอก เครื่องหมายกากบาท ลงในช่อง “การพิจารณา” ๒.๔ เสนอรายงานผลการพิจารณา พร้อมกับบันทึกความเห็นแย้งของคณะกรรมการ (ถ้ามี) ต่อหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม หรือผู้ว่าราชการจังหวัดแล้วแต่กรณีเพื่อพิจารณาสั่งการ ๒.๕ ควบคุมการทำลายหนังสือซึ่งผู้มีอำนาจอนุมัติให้ทำลายได้แล้ว ๒.๖ ทำบันทึกลงนามร่วมกันรายงานให้ผู้มีอำนาจอนุมัติทราบว่า ได้ทำลายหนังสือแล้ว มาตรฐานตรา แบบพิมพ์ และซอง มาตรฐานตรา ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณฯ ข้อ ๗๑ การพิมพ์ หนังสือราชการ กำหนดให้ใช้ตราครุฑในการพิมพ์หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ ประกาศ แถลงการณ์ และหนังสือรับรอง ซึ่งมาตรฐานตราครุฑสำหรับแบบพิมพ์ มี๒ ขนาด คือ ๑. ขนาดตัวครุฑสูง ๓ เซนติเมตร ให้ใช้กระดาษขนาดเอ ๔ พิมพ์ด้วยหมึกสีดำ หรือทำ เป็นครุฑดุนที่กึ่งกลางส่วนบนของกระดาษ ๒. ขนาดตัวครุฑสูง ๑.๕ เซนติเมตร ให้ใช้กับกระดาษบันทึกข้อความ และบนหน้าซอง จดหมายโดยพิมพ์ครุฑด้วยหมึกสีดำที่มุมบนด้านซ้ายของกระดาษบันทึกข้อความและหน้าซอง ตราชื่อส่วนราชการ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณฯ ข้อ ๗๒ มีลักษณะเป็นรูปวงกลมสองวงซ้อนกัน เส้นผ่าศูนย์กลางวงนอก ๔.๕ เซนติเมตร วงใน ๓.๕ เซนติเมตร ล้อมครุฑระหว่างวงนอกและวงในมีอักษรไทยชื่อกระทรวง ทบวง กรม หรือส่วนราชการที่เรียกชื่อ อย่างอื่น ที่มีฐานะเป็นกรมหรือ จังหวัด อยู่ขอบล่างของตรา ส่วนราชการใดที่มีการติดต่อกับ

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๕๔ ต่างประเทศ จะให้มีชื่อภาษาต่างประเทศเพิ่มขึ้นด้วยก็ได้โดยให้อักษรไทยอยู่ขอบบนและอักษรโรมัน อยู่ขอบล่างของตรา ส่วนราชการใดที่มีการติดต่อกับต่างประเทศ จะให้มีชื่อภาษาต่างประเทศเพิ่มขึ้น ด้วยก็ได้ โดยให้อักษรไทยอยู่ขอบบนและอักษรโรมันอยู่ขอบล่างของตรา ภาพที่ 17 ตราสัญลักษณ์สำนักงานตำรวจแห่งชาติ ที่มา : http://srakaew.police.go.th/ มาตรฐานกระดาษและซอง ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณฯ ข้อ ๗๔ ๑. มาตรฐานกระดาษ โดยปกติให้ใช้กระดาษปอนด์ขาว น้ำหนัก ๖๐ กรัมต่อ ตารางเมตร มี๓ ขนาด คือ ๑.๑ ขนาดเอ ๔ หมายความว่า ขนาด ๒๑๐ มิลลิเมตร x ๒๙๗ มิลลิเมตร ๑.๒ ขนาดเอ ๕ หมายความว่า ขนาด ๑๔๘ มิลลิเมตร x ๒๑๐ มิลลิเมตร ๑.๓ ขนาดเอ ๘ หมายความว่า ขนาด ๕๒ มิลลิเมตร x ๗๔ มิลลิเมตร ๒. มาตรฐานซอง โดยปกติให้ใช้กระดาษสีขาวหรือสีน้ำตาล น้ำหนัก ๘๐ กรัมต่อตารางเมตร เว้นแต่ซองขนาดซี ๔ ให้ใช้กระดาษน้ำหนัก ๑๒๐ กรัมต่อตารางเมตร มี๔ ขนาด คือ ๒.๑ ขนาดซี๔ หมายความว่า ขนาด ๒๒๙ มิลลิเมตร x ๓๒๔ มิลลิเมตร ๒.๒ ขนาดซี๕ หมายความว่า ขนาด ๑๖๒ มิลลิเมตร x ๒๒๙ มิลลิเมตร ๒.๓ ขนาดซี๖ หมายความว่า ขนาด ๑๑๔ มิลลิเมตร x ๑๖๒ มิลลิเมตร ๒.๔ ขนาดดีแอล หมายความว่า ขนาด ๑๑๐ มิลลิเมตร x ๒๒๐ มิลลิเมตร

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๕๕ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณฯ ข้อ ๗๕ กระดาษตราครุฑ ให้ใช้ กระดาษขนาดเอ ๔ พิมพ์ครุฑด้วยหมึกสีดำ หรือทำเป็นครุฑดุน ที่กึ่งกลางส่วนบนของกระดาษ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณฯ ข้อ ๗๖ กระดาษบันทึกข้อความ ให้ใช้ กระดาษขนาดเอ ๔ หรือขนาดเอ ๕ พิมพ์ครุฑด้วยหมึกสีดำที่มุมบนด้านซ้าย ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณฯ ข้อ ๗๗ ซองหนังสือ ให้พิมพ์ครุฑ ด้วยหมึกสีดำที่มุมบนด้านซ้ายของซอง โดยซองหนังสือแบ่งออกเป็น ๑. ขนาดซี๔ ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑ โดยไม่ต้องพับ มีชนิด ธรรมดา และขยายข้าง ๒. ขนาดซี๕ ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ ๒ ๓. ขนาดซี๖ ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ ๔ ๔. ขนาดดีแอล ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ ๓ ส่วนราชการใดมีความจำเป็นต้องใช้ซองสำหรับส่งทางไปรษณีย์อากาศโดยเฉพาะ อาจใช้ ซองพิเศษสำหรับส่งทางไปรษณีย์อากาศและพิมพ์ตราครุฑตามที่กล่าวข้างต้นได้โดยอนุโลม สรุปขั้นตอนการปฏิบัติงานในการร่างหนังสือราชการ ภาพที่ 18 สรุปขั้นตอนการปฏิบัติงานในการร่างหนังสือราชการ

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๕๖ แผนการสอน หลักสูตรการฝึกอบรมข้าราชการตำรวจชั้นประทวนยศดาบตำรวจ อายุ ๕๓ ปีขึ้นไป เพื่อเลื่อนตำแหน่งและเลื่อนยศแบบเลื่อนไหลเป็นชั้นสัญญาบัตรถึง ยศร้อยตำรวจเอก กลุ่มงานอำนวยการและสนับสนุน ประจำปีงบประมาณ พ.ศ.๒๕๖6 วิชา ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ชื่อหลักสูตร : หลักสูตร กดต.(อก.) ประจำปีงบประมาณ พ.ศ.๒๕๖6 สอนครั้งที่ 3 จากจำนวน 4 ครั้ง จำนวนชั่วโมงที่สอน 3 ชั่วโมง จำนวนชั่วโมงทั้งวิชา 12 ชั่วโมง ชื่อผู้สอน พ.ต.ท.หญิง ชนิดาภา ณัฐศิษฎางกูร อาจารย์ (สบ 2) กอจ.บช.ศ. จุดประสงค์ในการเรียนการสอน 1. เพื่อให้ผู้เรียนสามารถอธิบายระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2548 (ฉบับที่ 2) ได้อย่างถูกต้อง 1. เพื่อให้ผู้เรียนสามารถอธิบายระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2564 (ฉบับที่ 4) ได้อย่างถูกต้อง 2. เพื่อให้ผู้เรียนสามารถปฏิบัติงานตามระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่าง ถูกต้อง เนื้อหา/สาระการเรียนรู้ 1. ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2548 (ฉบับที่ 2) 2. ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2564 (ฉบับที่ 4) 3. ตัวอย่างการเข้าสู่ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ในคอมพิวเตอร์ 4. การค้นหาคำทับศัพท์ที่ประกาศใช้โดยราชบัณฑิตยสถาน ด้วยการค้นหาผ่าน อินเทอร์เน็ต สื่อและอุปกรณ์ 1. เอกสารประกอบการสอน 2. วิดีทัศน์ประกอบการสอน 3. โปรแกรม Power Point 4. โปรแกรม Zoom 5. อินเทอร์เน็ต 6. ใบงาน

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๕๗ กิจกรรมการเรียนรู้ 1. ทบทวนเนื้อหาความรู้ก่อนเรียน 2. อธิบายเนื้อหาสาระการเรียนรู้ตามจุดประสงค์การเรียนการสอน โดยสอดแทรก คุณธรรม จริยธรรม 3. จัดกลุ่มผู้เรียนแยกกลุ่ม โดยการทำ Break Out Room ผ่านโปรแกรม Zoom 4. ประเมินความรู้หลังเรียนผ่าน Google Form 5. แนะนำเอกสารและการสืบค้นข้อมูลในการศึกษาค้นคว้าเพิ่มเติม 6. แนะนำเนื้อหาสาระการเรียนการสอนครั้งต่อไป แผนประเมินการเรียนรู้ 1. ผลการเรียนรู้ 1.1 ผู้เรียนสามารถอธิบายอธิบายระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2548 (ฉบับที่ 2) ได้อย่างถูกต้อง 1.2 ผู้เรียนสามารถอธิบายระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2564 (ฉบับที่ 4) ได้อย่างถูกต้อง 1.3 ผู้เรียนสามารถปฏิบัติงานตามระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างถูกต้อง 2. วิธีการประเมินการเรียนรู้ 2.5 สังเกตจากการตรงต่อเวลาในการเข้าห้องเรียนออนไลน์ 2.6 คะแนนการทดสอบก่อนเรียนและหลังเรียนผ่าน Google Form 2.7 สังเกตจากการมีส่วนร่วม การตอบคำถาม และการแสดงความคิดเห็น 2.8 สังเกตพฤติกรรมการสนใจ และการมีส่วนร่วมในกิจกรรมเสริมการเรียนรู้ 3. วิธีการประเมินการเรียนรู้ 3.4 ประเมินจากการสังเกตพฤติกรรมและการมีส่วนร่วมในชั้นเรียน ร้อยละ 60 3.5 ประเมินจากการเข้าเรียนตรงต่อเวลาและการเข้าเรียนสม่ำเสมอ ร้อยละ 20 3.6 ประเมินจากแบบทดสอบหลังการเรียนรู้ ร้อยละ 20

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๕๘ บทที่ ๓ งานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ควานสำคัญของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์(e-Saraban) ปัจจุบันโลกได้ก้าวสู่ยุคของการสื่อสารแบบไร้พรมแดน ด้วยการติดต่อสื่อสารผ่าน เทคโนโลยีทางสารสนเทศ (อินเทอร์เน็ต) มีความก้าวหน้าอย่างรวดเร็วและมีบทบาท รวมถึง อิทธิพลต่อชีวิตประจ าวันของมนุษย์ในปัจจุบัน ระบบสารสนเทศจึงมีผลต่อองค์กรต่าง ๆ ไม่ว่า จะเป็นองค์กรของภาครัฐบาลหรือองค์กรภาคเอกชน องค์กรเหล ่านี้จึงได้น าเทคโนโลยีด้าน สารสนเทศมาช่วยในการท างาน เพื่อรองรับความต้องการของผู้ใช้งานในการท างานด้านต่าง ๆ ให้มีความสะดวกรวดเร็วและถูกต้องมากยิ่งขึ้น ในอดีตการปฏิบัติงานสารบรรณมีปัญหาต่างๆ เช่น ความล่าช้า ยุ่งยาก ซ ้าซ้อน สูญหาย เนื่องมาจากสาเหตุต่าง ๆ กัน ด้วยสาเหตุที่ไม่อาจควบคุมได้ ส่งผลต่อการใช้ทรัพยากรของทางราชการ ทั้ง คน วัสดุ เวลา และงบประมาณ ตลอดจนอาจจะทำให้เกิดความเสียหายอันเนื่องมาจากความล่าช้า และสูญหายได้ดังนั้น การนำเทคโนโลยีเข้ามาเพื่อช่วยสนับสนุนนับเป็นแนวทางการแก้ไขปัญหาและช่วย จัดการในกระบวนการ เกิดความรวดเร็ว ติดตามงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงการลดจำนวนการใช้ กระดาษลงได้ จึงมีการนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ โดยระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ มีการแก้ไขและเพิ่มนิยามศัพท์ของอิเล็กทรอนิกส์ คือ การประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอนไฟฟ้าคลื่นแม่เหล็กไฟฟ้าหรือวิธีอื่นใดในลักษณะ คล้ายกัน และให้หมายความรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทางแสง วิธีการทางแม่เหล็ก หรือ อุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการประยุกต์ใช้วิธีต่าง ๆ เช่นว่านั้น ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คือ การรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์สำหรับหน่วยงานภาครัฐ (e-Saraban) คือ ระบบ ให้บริการรับส่ง หนังสือ จัดเก็บเอกสาร เพื่อส่งต่อ สั่งการและลงนามในเอกสาร หรือส่งเข้า ระบบหนังสือเวียนที่มีการลงนามรับทราบผ่านระบบด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ สามารถ จำกัดสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสาร รองรับการปฏิบัติงานของผู้ใช้งานได้พร้อม ๆ กัน ซึ่งฟังก์ชันของ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์สอดคล้อง ตามข้อ ๖ แห่งระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย ระบบงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยระบบงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๔๘ (ฉบับที่ ๒) ล้วนมีวัตถุประสงค์เพื่อสนับสนุนการปฏิรูประบบราชการโดยการใช้เครื่องมือ การบริหารจัดการที่ทันสมัยสำหรับผู้ที่ทำงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์จำเป็นต้องรู้งานธุรการ เช่น การติดต่อ โต้ตอบ ประสานงาน และมีความคล่องแคล่วว่องไว เป็นต้น นอกจากนั้นต้องมีความรู้

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๕๙ ทางด้านภาษาเป็นอย่างดี โดยเฉพาะภาษาไทย รู้จักตัวสะกด การันต์ วรรคตอน แม่นยำ ศัพท์ และคำแปล ในพจนานุกรม ยิ่งมีความรู้ภาษาต่างประเทศด้วยยิ่งดี ต้องมีความละเอียดรอบคอบ สุขุมและรวดเร็ว ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2548 (ฉบับที่ 2) ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์คือ การรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือ ผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยรวมถึงการรับ ส่งโดยใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ของส่วนราชการหรือที่ส่วนราชการจัดให้แก่เจ้าหน้าที่ และระบบสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์อื่นใดตามที่ หัวหน้าส่วนราชการกำหนดด้วย หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ 1.1 หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ 1.2 หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีไปถึง บุคคลภายนอก 1.3 หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ 1.4 เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้น เพื่อเป็นหลักฐานในราชการ 1.5 เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ 1.6 ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ “ข้อ 29 การติดต่อสื่อสารให้ดำเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก เว้นแต่กรณีที่เป็นข้อมูลข่าวสารลับชั้นลับที่สุด ตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ หรือสิ่งที่เป็นความลับของทางราชการชั้นลับที่สุดตามตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย การรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ หรือมีเหตุจำเป็นอื่นใดที่ไม่สามารถดำเนินการด้วยระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ได้ในกรณีที่ติดต่อราชการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ส่งตรวจสอบผล การส่งทุกครั้งและให้ผู้รับแจ้งตอบรับเพื่อยืนยันว่าหนังสือได้จัดส่งไปยังผู้รับเรียบร้อยแล้ว ถ้าได้รับ การแจ้ง ตอบรับแล้วส่วนราชการผู้ส่งไม่ต้องจัดส่งหนังสือเป็นเอกสารตามไปอีก การส่งข้อความทาง เครื่องมือสื่อสาร เช่น โทรศัพท์ วิทยุสื่อสาร วิทยุกระจายเสียง ให้ผู้รับ ปฏิบัติเช่นเดียวกับได้รับหนังสือ ในกรณีที่ต้องยืนยันเป็นหนังสือ ให้ทำหนังสือยืนยันตามไปทันทีสำหรับกรณีที่ข้อความที่ส่งไม่มี หลักฐานปรากฏชัดแจ้ง ให้ผู้ส่งและผู้รับบันทึกข้อความไว้เป็นหลักฐาน การส่งหรือจัดเก็บข้อความตาม วรรคสามด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ไว้ในระบบ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้ถือเป็นการบันทึก ข้อความไว้เป็นหลักฐานแล้ว” “ข้อ 29/1 ให้ส่วนราชการจัดให้มีทะเบียนหนังสือรับ ทะเบียนหนังสือส่ง บัญชีหนังสือ ส่งเก็บ ทะเบียนหนังสือเก็บ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ 20 ปี บัญชีหนังสือครบ 20 ปี ที่ขอเก็บเอง

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๖๐ บัญชีฝากหนังสือ และบัญชีหนังสือขอทำลายในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยกรอกรายละเอียด เช่นเดียวกับทะเบียนหรือบัญชีในรูปแบบเอกสาร ทะเบียนหรือบัญชีอิเล็กทรอนิกส์จะอยู่ในระบบ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์หรือจัดทำโดยใช้โปรแกรม เช่น Microsoft Excel หรือ Google Sheets หรือ Apple Numbers หรือแอปพลิเคชันอื่นใดก็ได้ ทั้งนี้ เมื่อมีทะเบียนหรือบัญชีดังกล่าวในรูปแบบ อิเล็กทรอนิกส์แล้วไม่ต้องจัดทำทะเบียนหรือ บัญชีใดเป็นเอกสารอีก” ข้อ 9 หนังสือที่จัดทำขึ้นตามข้อ 30 แห่งระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย งานสารบรรณ พ.ศ. 2526 “หนังสือที่จัดทำขึ้นตามวรรคหนึ่งและหน่วยงานสารบรรณกลางได้ส่ง หนังสือด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ให้ถือว่าการเก็บสำเนาหนังสือไว้ในระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ที่ส่ง นั้นเป็นการเก็บสำเนาไว้ที่หน่วยงานสารบรรณกลางตามวรรคหนึ่ง ทั้งนี้ โดยไม่ต้อง เก็บเอกสารอีก” ข้อ ๑๐ ให้เพิ่มความต่อไปนี้เป็นหมวด ๕ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ข้อ ๘๙/๑ ข้อ ๘๙/๒ ข้อ ๘๙/๓ ข้อ ๘๙/๔ และข้อ ๘๙/๕ แห่งระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย งานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ “หมวด ๕ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ข้อ ๘๙/๑ ให้ส่วนราชการจัด ให้มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์สำหรับปฏิบัติงานสารบรรณ หรืออย่างน้อยต้องมีที่อยู่ไปรษณีย์ อิเล็กทรอนิกส์กลางสำหรับการรับและการส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ของส่วนราชการนั้น ในกรณีที่ ส่วนราชการใดมีหน่วยงานในสังกัดตั้งอยู่ในภูมิภาคหรือมีหน่วยงานในสังกัด ที่จ าเป็นต้องมีหน่วยงาน สารบรรณกลางแยกต่างหากจากส่วนกลางเพื่อประสิทธิภาพในการปฏิบัติราชการหรือมีเหตุจำเป็นอื่นใด ให้ต้องมีที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลางตามวรรคหนึ่งของตนเอง ส่วนราชการนั้นจะอนุญาตหรือ จัดให้หน่วยงานในสังกัดดังกล่าวมีที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลาง เฉพาะสำหรับการรับและการส่ง หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานนั้นก็ได้ ให้ส่วนราชการประกาศเผยแพร่ที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลางตามวรรคหนึ่งและ วรรคสองในเว็บไซต์ของส่วนราชการนั้น และให้แจ้งไปยังสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การ มหาชน) เพื่อรวบรวมเผยแพร่พร้อมกับหมายเลขโทรศัพท์ของเจ้าหน้าที่ที่มีหน้าที่ตรวจสอบหนังสือที่ ส่งมายังที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าวด้วย เพื่อเป็นการอำนวยความสะดวกให้แก่ประชาชนและ การปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของเจ้าหน้าที่ของรัฐ ให้สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) รวบรวมที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลางของหน่วยงานของรัฐทั้งหมดเพื่อเผยแพร่ ในที่เดียวกับที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลางของส่วนราชการตามวรรคสามด้วย หลักเกณฑ์และ วิธีการปฏิบัติในการรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารและหนังสือราชการ ด้วยระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ให้เป็นไปตามที่กำหนดไว้ในภาคผนวก ๖ ทั้งนี้โดยไม่รวมถึงการใช้ไปรษณีย์ อิเล็กทรอนิกส์

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๖๑ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2564 (ฉบับที่ 4) ตามระเบียบฉบับนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่วันถัดจกกวันประกําศในรําชกิจจานุเบกษาเป็นต้นไป เว้นแต่ข้อ ๗ และข้อ ๑๐ ให้ใช้บังคับเมื่อพ้นกำหนดเก้าสิบวันนับแต่วันประกาศในราชกิจจานุเบกษา เป็นต้นไป และข้อ ๘ ให้ใช้บังคับตั้งแต่วันที่ ๑ มกราคม พ.ศ.๒๕๖๕ เป็นต้นไป โดยให้ความหมายของ “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” ว่า การรับส ่งและเก็บรักษา ข้อมูลข่าวสาร หรือหนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยรวมถึงการรับส่งโดยใช้ ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ของส่วนร าชก ารหรือที่ส่วนร าชก ารจัดให้แก่เจ้าหน้าที่ และระบบสื่อสารทาง อิเล็กทรอนิกส์อื่นใดตามที่หัวหน้าส่วนราชการก าหนดด้วย “หนังสืออิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่า หนังสือราชการที่จัดท าและได้รับ ส่ง หรือเก็บ รักษาด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” การติดต่อราชการให้ด าเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก เว้นแต่กรณี ที่เป็นข้อมูลข่าวสารลับชั้นลับที่สุดตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ หรือเป็นสิ่งที่ เป็นความลับของทางราชการชั้นลับที่สุดตามระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการรักษาความปลอดภัย แห่งชาติ หรือมีเหตุจ าเป็นอื่นใดที่ไม่สามารถด าเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้ในกรณีที่ ติดต่อราชการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ส่งตรวจสอบผลการส่งทุกครั้ง และให้ผู้รับแจ้ง ตอบรับเพื่อยืนยันว่าหนังสือได้จัดส่งไปยังผู้รับเรียบร้อยแล้ว ถ้าได้รับการแจ้งตอบรับแล้ว ส่วนราชการ ผู้ส่งไม่ต้องจัดส่งหนังสือเป็นเอกสารตามไปอีกการส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสาร เช่น โทรศัพท์ วิทยุ สื่อสาร วิทยุกระจายเสียง ให้ผู้รับปฏิบัติเช่นเดียวกับได้รับหนังสือ ในกรณีที่จ าเป็นต้องยืนยันเป็น หนังสือให้ท าหนังสือยืนยันตามไปทันที ส าหรับกรณีที่ข้อความที่ส่งไม่มีหลักฐานปรากฏชัดแจ้ง ให้ผู้ส่ง และผู้รับบันทึกข้อความไว้เป็นหลักฐานการส ่งหรือจัดเก็บข้อความตามวรรคสามด้วยวิธีการทาง อิเล็กทรอนิกส์ไว้ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้ถือเป็นการบันทึกข้อความไว้เป็นหลักฐานแล้ว นอกจากนั้น หนังสือที่จัดท าขึ้นและหน่วยงานสารบรรณกลางได้ส่งหนังสือด้วยระบบ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ให้ถือว่าการเก็บส าเนาหนังสือไว้ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่ส่งนั้น เป็นการเก็บส าเนาไว้ที่หน่วยงานสารบรรณกลางแล้ว โดยไม่ต้องเก็บเป็นเอกสารอีก”

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๖๒ ส่วนราชการต้องปฏิบัติอย่างไร เมื่อระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2564 (ฉบับที่ 4) มีผลบังคับใช้ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2564 (ฉบับที่ 4) กำหนดให้ ส่วนราชการต้องจัดให้มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับปฏิบัติงานสารบรรณ หรืออย่างน้อย ต้องมีที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลางสำหรับการรับและการส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ของส่วน ราชการนั้น โดยมีหน้าที่ดังนี้ ๑. ตั้งแต่วันที่ 26 พฤษภาคม พ.ศ.2564 ส่วนราชการจะต้องจัดให้มี “Email Address กลาง” ของหน่วยงานสำหรับใช้รับและส่งหนังสือราชการ และต้องฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ ให้สามารถปฏิบัติงานสารบรรณด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างถูกต้องตาม ระเบียบฯ เช่น อบรม การใช้อีเมลรับส่งหนังสือ อบรมการใช้โปรแกรม Microsoft Excel สำหรับทำทะเบียน อิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น ๒. ตั้งแต่ 23 ส.ค. 2564 หน่วยงานราชการต้องจัดให้มี : 2.1 “Email Address กลาง” ของหน่วยงานตามรูปแบบที่กำหนดในข้อ 1 ภาคผนวก 7 (ชื่อต้องนำด้วย “Saraban” ตามด้วย Domain Name ของหน่วยงาน) แล้วเผยแพร่ในเว็บไซต์ ของหน่วยงาน 2.2 จัดให้มีเจ้าหน้าที่หน่วยงานสารบรรณกลางทำหน้าที่รับและ/ หรือส่งอีเมล (รวมทั้งแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ ที่มีอำนาจรับ และหรือส่ง หนังสือลับหรือลับมาก ทางอิเล็กทรอนิกส์) แล้วให้แจ้ง Email Address กลางดังกล่าว รวมทั้งเบอร์โทรศัพท์ที่ติดต่อ เจ้าหน้าที่ไปยัง สพร. (DGA) เพื่อรวบรวมเผยแพร่ใน Online Directory ต่อไป (ถ้าทราบแน่นอนก่อนวันที่ 23 สิงหาคม พ.ศ. 2564 หรือจะแจ้งก่อนก็ได้) 2.3 การติดต่อราชการให้ดำเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (หมายความ รวมถึงอีเมล) เป็นหลัก (การใช้เอกสาร กระดาษ และส่งไปรษณีย์ เป็นข้อยกเว้นในกรณีเรื่อง “ลับที่สุด” หรือมีเหตุจำเป็นอื่น) 2.4 เมื่อส่งหนังสือทางอิเล็กทรอนิกส์แล้วต้องตรวจสอบผลการส่งทุกครั้ง (ทั้งนี้ การส่งหนังสือราชการต้องใช้ Email Address กลางเท่านั้น) 2.5 เมื่อได้รับหนังสือทางอิเล็กทรอนิกส์แล้วต้องแจ้งตอบกลับ (Reply) ว่าได้รับแล้ว ทุกครั้ง (ตั้ง Auto Reply ก็ได้) 2.6 กรณีหน่วยงานไม่มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เฉพาะการติดต่อราชการ โดยใช้อีเมล ให้ปฏิบัติตามภาคผนวก 7

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๖๓ 2.7 กรณีหน่วยงานมีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เฉพาะการติดต่อราชการ โดย ระบบดังกล่าว ให้เป็นไปตามภาคผนวก 6 2.8 ให้กำหนดจำนวนครั้งและเวลาที่เจ้าหน้าที่ โดยต้องตรวจสอบหนังสือ ราชการที่ได้รับทาง Email Address กลาง (ซึ่งต้องไม่น้อยกว่าวันละ 2 ครั้ง ในช่วงเช้าและในช่วงบ่าย หรือจะบ่อยกว่านั้น รวมถึงจะตรวจสอบเป็นระยะตลอดวันก็ได้) 2.9 กำหนดหลักเกณฑ์และวิธีการสำรองข้อมูล (Backup) หนังสือราชการในรูปแบบ อิเล็กทรอนิกส์(บันทึกในรูปแบบ PDF ขนาดไม่น้อยกว่า 150 dpi) 3. ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม พ.ศ.2565 การจัดทำทะเบียนและบัญชีต่าง ๆ ดังต่อไปนี้ ส่วนราชการต้องดำเนินการในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และไม่ต้องทำเป็นรูปเล่ม หรือ กระดาษให้เป็นการซ้ำซ้อนอีก) ได้แก่ ทะเบียนหนังสือรับ ทะเบียนหนังสือส่ง บัญชีหนังสือส่งเก็บ ทะเบียนหนังสือเก็บ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปีบัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปีที่ขอเก็บเอง บัญชีฝาก หนังสือ และบัญชีหนังสือขอทำลาย กล่าวโดยสรุประเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณฉบับนี้จัดทำขึ้นมา ด้วยเหตุผลสำคัญ 2 ประการ ดังนี้ 2.1 เพื่อรองรับและสนับสนุนการปฏิบัติงานสารบรรณด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากต้องปฏิบัติงานให้ทันตามความก้าวหน้าของเทคโนโลยีหรือโลกยุคดิจิทัล นอกจากนั้นยังเป็น การลดขั้นตอนต่าง ๆ ในการปฏิบัติงาน และลดการใช้กระดาษ ไฟฟ้า รวมถึงวัสดุสิ้นเปลืองต่าง ๆ ทำให้ช่วยลดสภาวะโลกร้อนอีกด้วย 2.2 เพื ่อรองรับการปฏิบัติงานในสถานการณ์ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (COVID –19) เนื่องจากไม่สามารถมาปฏิบัติหน้าที่ในสถานที่ท างานได้ เพื่อเป็นการลดการแพร่กระจาย ของเชื้อโรค ท าให้ภาครัฐต้องปรับเปลี ่ยนรูปแบบในการปฏิบัติงาน จนท าให้เกิดระบบงานสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์อย่างเป็นรูปธรรมมากยิ่งขึ้น รวมถึงท าให้สามารถเชื่อมโยงระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ของหน่วยงานภาครัฐให้มีประสิทธิภาพด้วย

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๖๔ แผนการสอน หลักสูตรการฝึกอบรมข้าราชการตำรวจชั้นประทวนยศดาบตำรวจ อายุ ๕๓ ปีขึ้นไป เพื่อเลื่อนตำแหน่งและเลื่อนยศแบบเลื่อนไหลเป็นชั้นสัญญาบัตรถึง ยศร้อยตำรวจเอก กลุ่มงานอำนวยการและสนับสนุน ประจำปีงบประมาณ พ.ศ.๒๕๖6 วิชา ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ชื่อหลักสูตร : หลักสูตร กดต.(อก.) ประจำปีงบประมาณ พ.ศ.๒๕๖6 สอนครั้งที่ 4 จากจำนวน 4 ครั้ง จำนวนชั่วโมงที่สอน 3 ชั่วโมง จำนวนชั่วโมงทั้งวิชา 12 ชั่วโมง ชื่อผู้สอน พ.ต.ท.หญิง ชนิดาภา ณัฐศิษฎางกูร อาจารย์ (สบ 2) กอจ.บช.ศ. จุดประสงค์ในการเรียนการสอน 1. เพื่อให้ผู้เรียนทบทวนความรู้เกี่ยวกับงานสารบรรณตำรวจ 2. เพื่อให้ผู้เรียนสามารถอธิบายการเขียนหนังสือราชการภาษาอังกฤษได้อย่างถูกต้อง 3. เพื่อให้ผู้เรียนสามารถนำความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณไปปฏิบัติงานได้อย่าง ถูกต้อง เนื้อหา/สาระการเรียนรู้ 1. ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม ฉบับที่ 2, ฉบับที่ 3 และฉบับที่ 4 2. ระเบียบสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ว่าด้วยประมวลระเบียบการตำรวจไม่เกี่ยวกับคดี ลักษณะที่ 54 งานสารบรรณ พ.ศ.2556 3. อธิบายการเขียนหนังสือราชการภาษาอังกฤษ 4. ทบทวนความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ สื่อและอุปกรณ์ 1. เอกสารประกอบการสอน 2. วิดีทัศน์ประกอบการสอน 3. โปรแกรม Power Point 4. โปรแกรม Zoom 5. แบบทดสอบหลังเรียนด้วย Google Form และใบงาน

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๖๕ กิจกรรมการเรียนรู้ 1. ทบทวนเนื้อหาสาระ 2. ประเมินความรู้ก่อนเรียนด้วยการสุ่มเลขที่ 3. อธิบายเนื้อหาสาระการเรียนรู้ตามจุดประสงค์การเรียนการสอน โดยสอดแทรก คุณธรรม จริยธรรม 4. ยกตัวอย่างหนังสือราชการชนิดต่าง ๆ และให้ผู้เรียนสังเกตข้อผิดพลาดแล้วปรับแก้ ให้ถูกต้อง 5. ประเมินความรู้หลังเรียนด้วยการทดสอบหลังเรียนผ่าน Google Form 6. แนะนำเอกสารและการสืบค้นข้อมูลในการศึกษาค้นคว้าเพิ่มเติม 7. สรุปบทเรียนทั้งหมดและแนะแนวการทดสอบปลายภาค แผนประเมินการเรียนรู้ 1. ผลการเรียนรู้ 1.1 ผู้เรียนทบทวนความรู้เกี่ยวกับงานสารบรรณตำรวจ 1.2 ผู้เรียนสามารถอธิบายการเขียนหนังสือราชการภาษาอังกฤษได้อย่างถูกต้อง 1.3 ผู้เรียนสามารถนำความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณไปปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง 2. วิธีการประเมินการเรียนรู้ 2.1 สังเกตจากการตรงต่อเวลาในการเข้าห้องเรียนออนไลน์ 2.2 คะแนนการทดสอบก่อนเรียนและหลังเรียนผ่าน Google Form 2.3 สังเกตจากการมีส่วนร่วม การตอบคำถาม และการแสดงความคิดเห็น 2.4 สังเกตพฤติกรรมการสนใจ และการมีส่วนร่วมในกิจกรรมเสริมการเรียนรู้ 3. วิธีการประเมินการเรียนรู้ 3.1 ประเมินจากการสังเกตพฤติกรรมและการมีส่วนร่วมในชั้นเรียน ร้อยละ 60 3.2 ประเมินจากการเข้าเรียนตรงต่อเวลาและการเข้าเรียนสม่ำเสมอ ร้อยละ 20 3.3 ประเมินจากแบบทดสอบหลังการเรียนรู้ ร้อยละ 20

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๖๖ บทที่ ๔ งานสารบรรณตำรวจ งานสารบรรณตำรวจ งานสารบรรณตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณฯ หมายถึง งานที่ เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย ดังนั้นเพื่อประโยชน์ในราชการของสำนักงานตำรวจแห่งชาติ จึงได้มีการวางวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือ เป็นการภายในเพื่อให้งานสารบรรณภายในสำนักงานตำรวจแห่งชาติดำเนินไปด้วยความเรียบร้อย โดยที่ ข้อ ๒ ของระเบียบสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ได้แก่ ประมวลระเบียบการตำรวจเกี่ยวกับคดี ประมวล ระเบียบการตำรวจไม่เกี่ยวกับคดีและระเบียบสำนักงานตำรวจแห่งชาติที่ผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ ได้กำหนดหรือสั่งการไว้เป็นระเบียบแบบแผนเพื่อให้ข้าราชการตำรวจถือปฏิบัติซึ่งประมวลระเบียบ การตำรวจเกี่ยวกับคดีเป็นระเบียบที่วางไว้ให้ข้าราชการตำรวจหรือพนักงานสอบสวนปฏิบัติเกี่ยวกับ การใช้อำนาจ หรือปฏิบัติหน้าที่ตามประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความอาญาหรือกฎหมายอื่น ส่วนประมวลระเบียบการตำรวจไม่เกี่ยวกับคดีเป็นระเบียบที่วางไว้ให้ข้าราชการตำรวจปฏิบัติ และ ระเบียบสำนักงานตำรวจแห่งชาติเป็นระเบียบที่ผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติได้วางไว้โดยอาศัยอำนาจ ของกฎหมายอื่น การสั่งการ ตามข้อ ๕ ของระเบียบสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ว่าด้วยประมวลระเบียบ การตำรวจไม่เกี่ยวกับคดี ลักษณะที่ ๕๔ งานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๕๖ สามารถกระทำได้ ๔ วิธี ได้แก่ ๑. กระทำด้วยหนังสือ ๒. กระทำด้วยวาจา ๓. กระทำด้วยเครื่องมือสื่อสาร ๔. กระทำด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยปกติให้สั่งการด้วยหนังสือ แต่หากเป็นกรณีเรื่องสำคัญเร่งด่วน จำเป็น อาจกระทำ ด้วยวาจา ด้วยเครื่องมือสื่อสาร หรือด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ แล้วมีหนังสือยืนยันตามไปโดยเร็ว ที่สุด เว้นแต่การสั่งการทางอิเล็กทรอนิกส์ ได้ปฏิบัติตามวิธีการที่กำหนดไว้ในพระราชบัญญัติว่าด้วย ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.๒๕๔๔ และที่แก้ไขเพิ่มเติม การใช้บันทึกข้อความ การใช้บันทึกข้อความเป็นหนังสือราชการภายในสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ให้ปฏิบัติตาม ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติม รวมทั้งให้ส่วน

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๖๗ ราชการในสำนักงานตำรวจแห่งชาติปฎิบัติตามระเบียบสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ว่าด้วยประมวล ระเบียบการตำรวจไม่เกี่ยวกับคดี ลักษณะที่ ๕๔ งานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๕๖ ให้ใช้กระดาษบันทึก ข้อความไม่ว่าจะเป็นการเสนอผู้บังคับบัญชา บันทึกเรื่องย่อ บันทึกรายงานที่ตนได้ปฏิบัติมา บันทึก ความเห็น บันทึกติดต่อ หรือบันทึกสั่งการ โดยแบบบันทึกข้อความมี ๒ ขนาด คือ ขนาดใหญ่ (A ๔) ใช้ บันทึกเสนอเรื่องที่มีข้อความยาว ซึ่งไม่สามารถบรรจุข้อความที่จะเสนอลงในบันทึกขนาดเล็กได้หมด และขนาดเล็ก (A ๕) ใช้บันทึกเสนอเรื่องที่มีข้อความสั้น คำขึ้นต้นในบันทึกข้อความ กรณีที่ผู้ใต้บังคับบัญชามีบันทึกเสนอผู้บังคับบัญชา ให้ขึ้นต้น ด้วยคำว่า “เรียน” ส่วนกรณีที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการผู้ใต้บังคับบัญชาไม่ต้องมีคำว่า “เรียน” โดยให้ระบุ ยศ ชื่อตัว ชื่อสกุล หรือตำแหน่ง หรือยศ ชื่อตัว ชื่อสกุล และตำแหน่งของผู้ใต้บังคับบัญชา การลงความเห็นของเจ้าหน้าที่ ตามปกติให้ใช้บันทึกฉบับเดียว ถ้าข้อความสั้นให้เขียน ถ้าข้อความยาวให้พิมพ์ หากมีข้อความยาวเกิน ๑ หน้า หน้าต่อไปให้ใช้กระดาษไม่ต้องมีตราครุฑ แต่ให้มีคุณภาพเช่นเดียวหรือใกล้เคียงกับแผ่นแรก ซึ่งการลงความเห็นนั้น ถ้าเป็นเรื่องที่ต้องเสนอ ต่อไป ให้ลงความเห็นตามลำดับตำแหน่งทุกคนจนถึงที่สุด ส่วนผู้บังคับบัญชาที่มีอำนาจในเรื่องนั้น จะสั่งการในตอนท้ายของกระดาษบันทึก หรือจะบันทึกสั่งการในส่วนที่ว่างของกระดาษบันทึกหน้าแรก ก็ได้ กรณีที่ผู้บังคับบัญชามีคำสั่งปรากฏในกระดาษบันทึกแล้ว ผู้รับคำสั่งจะมีความเห็นอื่นหรือคำสั่ง อื่นต่อไม่ได้ หากจะขอแก้ไขให้ทำบันทึกความเห็นเสนอขึ้นมาใหม่ ห้ามใช้บันทึกเดิม การลงชื่อ ให้วงเล็บชื่อตัว ชื่อสกุล ไว้ใต้ลายมือชื่อ และลงวัน เดือน ปี ไว้ใต้ตำแหน่งทุกครั้ง การสั่งงานของผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ หรือการสั่งงานแทนผู้บัญชาการตำรวจ แห่งชาติในบางเรื่องที่เป็นระเบียบที่หน่วยงานต่างๆจะถือปฏิบัติเป็นเวลานาน ให้สมควรมีเลขที่ประจำ บันทึกหรือการสั่งการไว้ เพื่อสะดวกในการค้นหา ซึ่งการกำหนดการออกเลขที่สั่งการในบันทึกหรือ เรื่องต่างๆให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานนั้นเมื่อได้รับแล้วให้นำเรื่องไปให้สำนักงานเลขานุการตำรวจ แห่งชาติออกเลขที่หนังสือส่งและลงทะเบียนคุมไว้ การออกเลขที่ให้ออกตามลำดับของเรื่องตลอดปี ปฏิทิน ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติม โดยให้ปรากฏในสมุดออกเลขที่ไว้ด้วยว่าเป็นเรื่องของหน่วยงานใด วัน เดือน ปีใด เพื่อเป็นหลักฐาน ในการตรวจค้าต่อไป กรณีที่เป็นเรื่องลับให้ปฏิบัติเช่นเดียวกับหนังสือราชการลับ แล้วรับเรื่องคืนเพื่อ ดำเนินการต่อไป หากเป็นการสั่งการในบันทึกสั่งการของผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติถ้าเป็นเรื่องของ ระเบียบถาวรหรือที่ต้องมีการแก้ไข ให้เจ้าหน้าที่ของเรื่องนั้นส่งสำเนาบันทึกสั่งการ จำนวน ๓ ชุด ไปยังกองกฎหมาย สำนักงานกฎหมายและคดี เพื่อรวบรวมไว้เป็นหลักฐานและดำเนินการส่วนที่ เกี่ยวข้อง

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๖๘ การจัดทำหนังสือ การจัดทำหนังสือเสนอต่อสำนักงานตำรวจแห่งชาติหรือนายกรัฐมนตรี หรือผู้ที่ได้รับ มอบหมายให้จัดทำตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ และที่แก้ไข เพิ่มเติม มีหัวข้อประกอบด้วย ๑. เรื่องเดิมหรือต้นเรื่อง ที่เป็นความเป็นมาของเรื่องนั้น ๆ ตลอดจนขั้นตอนที่ได้ ดำเนินการไปแล้ว หรือบางกรณีอาจเป็นเรื่องที่เข้ามาใหม่ ๒. ข้อเท็จจริง เป็นการสรุปความเป็นมาของเรื่องโดยใส่รายละเอียดให้ชัดเจน ๓. ข้อกฎหมายหรือระเบียบ (ถ้ามี) ให้สำเนาข้อกฎหมายหรือระเบียบที่เกี่ยวข้องแนบมาด้วย ๔. ข้อพิจารณา ให้ชี้ถึงปัญหาหรือข้อสังเกต ประเด็นสำคัญต่างๆ รวมถึงความเห็นใน การดำเนินการต่อเรื่องนั้น ๆ หากมีทางเลือกหลายทางเลือกให้เสนอโดยเปรียบเทียบข้อดี ข้อเสียของ แต่ละทางให้ชัดเจน เพื่อผู้บังคับบัญชาจะใช้ประกอบการตัดสินใจสั่งการ ๕. ข้อเสนอ เป็นการสรุปเพื่อให้ผู้บังคับบัญชาทราบว่าจะต้องดำเนินการต่ออย่างไรกับ หนังสือหรือเรื่องที่เสนอมาว่าจะเป็นเรื่องที่ต้องอนุญาต อนุมัติ หรือให้ความเห็นชอบ หากการประมวลเรื่องเสนอสำนักงานตรวจแห่งชาติมีปัญหาเกี่ยวกับข้อกฎหมาย ระเบียบ หรือคำสั่งให้หน่วยงานเจ้าของเรื่องประมวลข้อเท็จจริงและสภาพปัญหาโดยละเอียด พร้อมมี ความเห็นว่าหน่วยที่เสนอมีความเห็นประการใด โดยอ้างอิงปัญหาข้อกฎหมายหรือระเบียบโดยชัดแจ้ง และสำเนาหลักฐานหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องซึ่งรับรองความถูกต้องเพื่อประกอบการพิจารณา และ ให้เสนอการพิจารณาตามลำดับชั้นสายการบังคับบัญชาเพื่อนำเสนอสำนักงานตำรวจแห่งชาติเพื่อ วินิจฉัยสั่งการ กรณีปัญหาข้อกฎหมายหรือระเบียบใด ๆ หากมีหน่วยงานที่รับผิดชอบโดยตรงเกี่ยวกับ การนั้นอยู่แล้วให้หารือไปยังหน่วยงานนั้นก่อน การพิมพ์ที่ตั้งของส่วนราชการเจ้าของหนังสือในหนังสือภายนอก ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานที่ราชการซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือนั้น และโดยปกติให้ลงที่ตั้งไว้ด้วย การพิมพ์หรือเขียนชื่อบุคคล หน่วยงาน สถานที่ และอื่น ๆ ที่มีชื่อเป็นภาษาอังกฤษ หากจะพิมพ์หรือเขียนเป็นภาษาไทย ก็ให้พิมพ์ หรือเขียนภาษาอังกฤษกำกับไว้ด้วย สำนักงานตำรวจแห่งชาติ ถนนพระรามที่ ๑ เขตปทุมวัน กรุงเทพมหานคร ๑๐๓๓๐

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๖๙ สำหรับหน่วยงานที่ทำหนังสือในนามสำนักงานตำรวจแห่งชาติเพื่อให้ผู้บัญชาการตำรวจ แห่งชาติ จเรตำรวจแห่งชาติ รองผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ ผู้ช่วยผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ หรือ ผู้ดำรงตำแหน่งเทียบเท่า ลงชื่อ ให้ใช้ชื่อและที่ตั้งของสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ส่วนการออกเลขที่ หนังสือให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขที่ประจำส่วนราชการของหน่วยงานเจ้าของเรื่องทับด้วยลำดับ เลขที่หนังสือส่งของสำนักงานตำรวจแห่งชาติหนังสือที่ลงชื่อโดยนายกรัฐมนตรี ผู้บัญชาการตำรวจ แห่งชาติ หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย ให้ออกเลขที่หนังสือที่สำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติ โดยให้ หน่วยงานเจ้าของเรื่องนำหนังสือต้นฉบับ สำเนาคู่ฉบับ และสำเนามาออกเลขที่หนังสือ แล้วเก็บสำเนา ไว้ที่สารบรรณกลางของสำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติ จำนวน ๑ ชุด ส่วนคำสั่งสำนักงานตำรวจ แห่งชาติที่ลงชื่อโดยนายกรัฐมนตรี ผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย ให้ออกเลข คำสั่งที่กองกฎหมาย สำนักงานกฎหมายและคดี โดยให้หน่วยงานเจ้าของเรื่องนำคำสั่งต้นฉบับและ สำเนาคู่ฉบับมาออกเลขที่คำสั่ง แล้วเก็บต้นฉบับไว้ที่กองกฎหมาย สำนักงานกฎหมายและคดี ส่วนสำเนาคู่ฉบับคืนให้หน่วยงานเจ้าของเรื่องดำเนินการต่อไป ในการรับรองสำเนาหนังสือทุกชนิด ให้ใช้คำว่า “สำเนาถูกต้อง” โดยผู้ลงนามรับรองเป็นข้าราชการตำรวจยศร้อยตำรวจตรีขึ้นไปของ หน่วยงานเจ้าของเรื่องเป็นผู้รับรอง พร้อมทั่งวงเล็บชื่อตัว ชื่อสกุลตัวบรรจง ตำแหน่ง และวัน เดือน ปี ไว้ใต้ตำแหน่งที่ขอบล่างของหนังสือ การเสนองาน การเสนองานต่อผู้บังคับบัญชาให้เสนอต่อผู้บังคับบัญชาตามลำดับชั้นและตามสาย การบังคับบัญชา เว้นแต่เรื่องที่มีระเบียบหรือคำสั่งกำหนดให้เป็นอย่างอื่น หรือเป็นกรณีเร่งด่วน หากล่าช้าจะเกิดความเสียหายต่อทางราชการ ส่วนการเสนอหนังสือต่อนายกรัฐมนตรีหรือผู้ที่ได้รับ มอบหมาย และการเสนอหนังสือต่อสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ในกรณีปกติ ให้หน่วยงานเจ้าของเรื่อง จัดเจ้าหน้าที่นำส่งสำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติเพื่อให้ฝ่ายสารบรรณนำเสนอผู้บังคับบัญชา เมื่อผู้บังคับบัญชาสั่งการแล้ว ให้ฝ่ายสารบรรณแจ้งหน่วยงานเจ้าของเรื่องมารับเรื่องคืนเพื่อดำเนินการ ต่อ ทั้งนี้ให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานเจ้าของเรื่องลงชื่อรับเรื่องคืน โดยลงชื่อให้สามารถอ่านออกได้ พร้อมหมายเลขโทรศัพท์ที่สามารถติดต่อได้ไว้เป็นหลักฐาน สำหรับกรณีพิเศษ มีลักษณะเร่งด่วน มีเหตุ พิเศษ หรือเป็นเรื่องที่ไม่ควรเปิดเผยเนื่องจากอาจเกิดการเสียหายต่อทางราชการ ก่อนนำเสนอ ผู้บังคับบัญชาให้หน่วยงานนั้นนำเรื่องมาลงทะเบียนรับที่สำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติและ ให้หน่วยงานเจ้าของเรื่องจัดเจ้าหน้าที่นำเสนอผู้บังคับบัญชาโดยตรงและรับผิดชอบติดตาม จนถึงผู้บังคับบัญชาสั่งการ สำหรับการนำเสนอเรื่องของสำนักงานตำรวจแห่งชาติไปยังคณะรัฐมนตรี ให้ปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยการเสนอเรื่องและการประชุมคณะรัฐมนตรี และระเบียบว่าด้วย หลักเกณฑ์และวิธีการเสนอเรื่องต่อคณะรัฐมนตรี

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๗๐ การรับและการส่งหนังสือ หนังสือที่มีถึงสำนักงานตำรวจแห่งชาติโดยจ่าหน้าซองระบุตำแหน่งผู้บัญชาการตำรวจ แห่งชาติ จเรตำรวจแห่งชาติ รองผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ ผู้ช่วยผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ หรือ ตำแหน่งเทียบเท่า หรือระบุชื่อส่วนราชการสำนักงานตำรวจแห่งชาติ โดยสำนักงานเลขานุการตำรวจ แห่งชาติจัดแยกส่งให้หน่วยงานในสังกัดสำนักงานตำรวจแห่งชาติและกองบัญชาการหรือเทียบเท่าที่มี หน้าที่เกี่ยวข้องมากที่สุดตามกำหนดหน้าที่การงานรับไปดำเนินการในฐานะเจ้าของเรื่อง โดยไม่ต้อง นำเสนอผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายสั่งการก่อน ในกรณีที่มีการจ่าหน้าซองระบุ ชื่อกับตำแหน่ง หรือระบุชื่ออย่างเดียว ให้สำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติลงวัน เดือน ปี ที่หน้า ซองโดยไม่ต้องเปิดซอง แล้วส่งถึงชื่อที่จ่าหน้าซอง และให้หน่วยงานในสังกัดสำนักงานตำรวจแห่งชาติ และกองบัญชาการหรือเทียบเท่า ซึ่งมีที่ตั้งอยู่ในเขตกรุงเทพมหานคร จัดเจ้าหน้าที่ไปรับงานที่งานรับ - ส่ง หนังสือสำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติ (ศูนย์รับ -ส่งหนังสือสำนักงานตำรวจแห่งชาติ) วันละ ๒ ครั้ง ช่วงเช้าก่อนเวลา ๑๐.๐๐ น. และช่วงบ่ายก่อนเวลา ๑๕.๐๐ น. และกำหนดตัวเจ้าหน้าที่รับ - ส่ง หนังสือและติดตามงานให้ชัดเจน รวมทั้งกำหนดผู้ควบคุมการปฏิบัติให้มีการติดตามอย่างใกล้ชิด และให้แจ้งยศ ชื่อตัว ชื่อสกุล และตำแหน่งของเจ้าหน้าที่ผู้ทำหน้าที่รับ –ส่งหนังสือของหน่วยงาน อย่างน้อย ๒ คน พร้อมหมายเลขโทรศัพท์ ส่งให้กับงานรับ - ส่งหนังสือ สำนักงานเลขานุการตำรวจ แห่งชาติ หากมีการเปลี่ยนแปลงเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ ให้แจ้งการเปลี่ยนแปลงทราบทุกครั้ง เมื่อหน่วยงานที่รับเรื่องไปดำเนินการในฐานะเจ้าของเรื่องเห็นว่าจะต้องแจ้งเวียนเรื่องที่รับไป ดำเนินการให้หน่วยต่างๆทราบหรือถือปฏิบัติให้จัดทำหนังสือแจ้งเวียนและจัดส่ง ทั้งนี้ไม่ว่าจะเป็น หนังสือแจ้งเวียนในนามหน่วยงานนั้น หรือแจ้งเวียนในนามสำนักงานตำรวจแห่งชาติหากหน่วยงานที่ ได้รับงานที่สำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติแยกส่งให้เห็นว่าเป็นเรื่องที่ไม่อยู่ในความรับผิดชอบ ให้หน่วยงานนั้นรีบทำหนังสือส่งงานคืนสำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติภายในวันเดียวกันหรือ อย่างช้าภายในวันรุ่งขึ้น โดยผู้ลงชื่อส่งคืนต้องดำรงตำแหน่งไม่ต่ำกว่าผู้กำกับการ หรือตำแหน่ง เทียบเท่า พร้อมเหตุผลที่ส่งคืน หากทราบว่าเป็นของหน่วยงานใดให้แจ้งด้วย นอกจากการดำเนินการโดยหนังสือเป็นเอกสารแล้ว สามารถดำเนินการด้วยระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ได้อีกทางหนึ่ง โดยให้ผู้ส่งตรวจสอบผลการส่งทุกครั้งและให้ผู้รับแจ้งตอบรับยืนยันว่า หนังสือได้จัดส่งไปยังผู้รับเรียบร้อยแล้ว ส่วนราชการผู้ส่งไม่ต้องจัดส่งหนังสือเป็นเอกสาร เว้นแต่ เป็นเรื่องสำคัญจำเป็นต้องยืนยันเป็นเอกสารก็ให้ทำเอกสารยืนยันตามไปทันที การส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสาร ไม่ว่าจะทางโทรพิมพ์ โทรศัพท์ โทรสาร วิทยุสื่อสาร วิทยุกระจายเสียง หรือวิทยุโทรทัศน์ เป็นต้น ให้ผู้รับปฏิบัติเช่นเดียวกับได้รับหนังสือ ในกรณี จำเป็นต้องยืนยันเป็นเอกสารก็ให้ทำเอกสารยืนยันตามไปทันที ในการส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสาร

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๗๑ ซึ่งมาปรากฏหลักฐานชัดแจ้ง เช่น โทรศัพท์ วิทยุสื่อสาร วิทยุกระจายเสียง หรือวิทยุโทรทัศน์ เป็นต้น ให้ผู้ส่งและผู้รับบันทึกข้อความไว้เป็นหลักฐาน การส่งไปรษณีย์ของหน่วยงานต่างๆของสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ให้ปฏิบัติตามเงื่อนไข ของบริษัทไปรษณีย์ไทย จำกัด โดยให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการฝาก ส่งตัวอย่างลายมือชื่อให้ หัวหน้าที่ทำการไปรษณีย์ที่จะฝากส่ง การคัดสำเนาและการลงชื่อตรวจ การคัดสำเนาเอกสารสามารถกระทำได้หลายวิธี ซึ่งการคัดสำเนาข้อความจะต้องคัด ข้อความที่ปรากฏในเรื่องทุกอย่างให้เป็นไปอย่างเดียวกับต้นฉบับทุกประการโดยการถ่ายเอกสาร ถ้าจะใช้วิธีอื่น เช่น การคัดจากต้นฉบับ หรือลอกจากต้นฉบับ ต้องมีการตรวจทานให้ถูกต้องกับต้นฉบับ อย่างแท้จริง สำเนาชนิดนี้อาจผิดพลาดไปจากต้นฉบับได้ ถ้าผู้จัดทำไม่มีความละเอียดรอบคอบ ซึ่งหนังสือราชการที่ทำในนามของสำนักงานตำรวจแห่งชาติที่ผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติหรือผู้ที่ได้รับ มอบหมายลงชื่อ ให้ข้าราชการตำรวจตำแหน่งสารวัตรหรือผู้ดำรงตำแหน่งเทียบเท่าขึ้นไปลงชื่อตรวจ ตามลำดับชั้นกำกับรับผิดชอบไว้ในสำเนาที่มุมล่างด้านขวาของหนังสือราชการฉบับนั้น เว้นแต่เป็นเรื่อง สำคัญต้องเสนอให้ผู้บัญชาการ หรือผู้ดำรงตำแหน่งเทียบเท่าผู้บังคับการในสังกัดสำนักงานผู้บัญชาการ ตำรวจแห่งชาติ หรือผู้ดำรงตำแหน่งเทียบเท่า แล้วแต่ลงชื่อตรวจหนังสือราชการฉบับนั้น สำเนาคำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว คำแนะนำ คำชี้แจง หรือแจ้งความ ซึ่งผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้ลงชื่อ และมีต้นฉบับอยู่ที่กองกฎหมาย สำนักงานกฎหมายและคดี โดยเจ้าหน้าที่หน่วยงานต่างๆมาขอออกเลขที่ ให้ผู้บังคับการกองกฎหมาย หรือรองผู้บังคับการกองกฎหมายที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้ลงชื่อรับรองว่าเป็นสำเนาที่ถูกต้อง การรับรองสำเนาดังกล่าวเป็นการรับรองเฉพาะครั้งแรกที่มีการสำเนาเอกสารนั้นๆเท่านั้น ส่วนสำเนา คำสั่ง ข้อบังคับ ประกาศ แจ้งความ ซึ่งผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายได้ลงชื่อใน ฐานะเป็นเจ้าพนักงานผู้ปฏิบัติตามกฎหมายอื่นใด หรือกรณีอื่นใด ให้หน่วยงานเจ้าของเรื่องนั้นเป็น ผู้รับรองสำเนา ถ้าหนังสือหรือคำสั่งนั้นทำในนามสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ให้ข้าราชการตำรวจ ตำแหน่งสารวัตรหรือผู้ดำรงตำแหน่งเทียบเท่าขึ้นไปเป็นผู้รับรองสำเนา ถ้าหนังสือหรือคำสั่งทำในนาม ของผู้บัญชาการ ผู้บังคับการ ผู้กำกับการ สารวัตรหรือผู้ดำรงตำแหน่งเทียบเท่า ให้ข้าราชการตำรวจ ยศร้อยตำรวจตรีขึ้นไปเป็นผู้รับรองสำเนา การลงชื่อรับรองเอกสารให้ลงตำแหน่งด้วย ถ้าลงชื่อรับรอง แทนกันให้ลงตำแหน่งของผู้ที่ลงนั้นว่าดำรงตำแหน่งใด ลงชื่อในฐานะใด และลงวัน เดือน ปี ไว้ใต้ ตำแหน่งที่ขอบล่างของหนังสือ

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๗๒ การสำเนาเรื่องต่าง ๆ ของสำนักงานตำรวจแห่งชาติ เพื่อจัดส่งให้หน่วยงานต่าง ๆ เป็นหน้าที่ความรับผิดชอบของหน่วยงานเจ้าของเรื่องในการทำสำเนาส่งเองทุกเรื่อง การกำหนดเลขประจำหน่วยงานภายในสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ สำนักนายกรัฐมนตรีได้กำหนดรหัสตัวพยัญชนะประจำสำนักงานตำรวจแห่งชาติ โดยกำหนดรหัสพยัญชนะ คือ “ตช” และสำนักงานตำรวจแห่งชาติได้กำหนดเลขที่ประจำส่วนราชการ เจ้าของเรื่องเรียงไปตามลำดับส่วนราชการตามกฎหมายว่าด้วยการแบ่งส่วนราชการสำนักงานตำรวจ แห่งชาติ หากมีการเปลี่ยนแปลงโดยยุบส่วนราชการใด ให้ปล่อยตัวเลขนั้นว่าง หากมีการจัดตั้งส่วน ราชการขึ้นใหม่ ให้ใช้เรียงลำดับถัดไป ๑. สำนักงานผู้บังคับบัญชาระดับสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ส่วนราชการ เลขที่ประจำส่วนราชการ 1. สำนักงานผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ ตช 0001 (...)/ 2. สำนักงานจเรตำรวจแห่งชาติ ตช 0001 (...)/ 3. สำนักงานรองผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ หรือเทียบเท่า ตช 0001 (...)/ 4. สำนักงานผู้ช่วยผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ หรือเทียบเท่า ตช 0001 (...)/ สำนักงานผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติให้ใช้พยัญชนะตัวแรกของชื่อผู้บัญชาการแห่งชาติ ภายในวงเล็บ ส่วนสำนักงานรองผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติหรือสำนักงานผู้ช่วยผู้บัญชาการตำรวจ แห่งชาติ ให้ใช้อักษรย่อลักษณะงานที่ได้รับมอบหมายและหมายเลขลำดับอาวุโสแล้วแต่กรณีภายใน วงเล็บที่ต่อท้าย สำหรับตำแหน่งเทียบเท่ารองผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติผู้ช่วยผู้บัญชาการตำรวจ แห่งชาติให้สำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติขออนุมัติใช้ให้สอดคล้องกับคำสั่งมอบหมายหน้าที่การงาน หนังสือที่มีไปยังหน่วยงานภายในสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ให้ใช้เลขที่ประจำหน่วยงาน โดยไม่ต้องมีรหัสตัวพยัญชนะ “ตช” นำหน้า เช่น “๐๐๐๑/......” ส่วนหนังสือที่มีไปยังหน่วยงาน ภายนอกสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ให้ใช้รหัสตัวพยัญชนะ “ตช” นำหน้าและตามด้วยเลขที่ประจำ หน่วยงานหลังคำว่า “ตช” เช่น “ตช ๐๐๐๑/......”สำหรับตำรวจภูธรจังหวัดการกำหนดเลขที่หน่วย ประจำหน่วยงานให้ตำรวจภูธรภาคที่ตำรวจภูธรจังหวัดนั้นๆ สังกัดอยู่เป็นผู้กำหนด โดยถือตาม แนวทางปฏิบัติในการกำหนดเลขที่ประจำส่วนราชการเจ้าของเรื่อง เช่น ตำรวจภูธรจังหวัด พระนครศรีอยุธยา ให้ใช้คำว่า “ตช ๐๐๐๑๖(อย)/......”

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๗๓ ๒. หน่วยงานที่จัดตั้งขึ้นตามกฎหมายว่าด้วยการแบ่งส่วนราชการสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ส่วนราชการ เลขที่ประจำส่วนราชการ 1. สำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติ ตช 0001 2. กองการต่างประเทศ ตช 0002 3. กองสารนิเทศ ตช 0003 4. สำนักงานคณะกรรมการนโยบายตำรวจแห่งชาติ ตช 0004 5. กองบินตำรวจ ตช 0005 6. กองวินัย ตช 0006 7. สำนักงานยุทธศาสตร์ตำรวจ ตช 0007 8. สำนักงานส่งกำลังบำรุง ตช 0008 9. สำนักงานกำลังพล ตช 0009 10. สำนักงานงบประมาณและการเงิน ตช 00010 11. สำนักงานกฎหมายและคดี ตช 00011 12. สำนักงานคณะกรรมการข้าราชการ ตช 00012 13. สำนักงานจเรตำรวจ ตช 00013 14. สำนักงานตรวจสอบภายใน ตช 00014 15. กองบัญชาการตำรวจนครบาล ตช 00015 16. ตำรวจภูธรภาค 1 ตช 00016 17. ตำรวจภูธรภาค 2 ตช 00017 18. ตำรวจภูธรภาค 3 ตช 00018 19. ตำรวจภูธรภาค 4 ตช 00019 20. ตำรวจภูธรภาค 5 ตช 00020 21. ตำรวจภูธรภาค 6 ตช 00021 22. ตำรวจภูธรภาค 7 ตช 00022 23. ตำรวจภูธรภาค 8 ตช 00023 24. ตำรวจภูธรภาค 9 ตช 00024 25. ศูนย์ปฏิบัติการตำรวจจังหวัดชายแดนภาคใต้ ตช 00025 26. กองบัญชาการตำรวจสอบสวนกลาง ตช 00026 27. กองบัญชาการตำรวจปราบปรามยาเสพติด ตช 00027 28. กองบัญชาการตำรวจสันติบาล ตช 00028 29. สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง ตช 00029 30. กองบัญชาการตำรวจตระเวนชายแดน ตช 00030 31. สำนักงานนายตำรวจราชสำนักประจำ ตช 00031 32. สำนักงานพิสูจน์หลักฐานตำรวจ ตช 00032

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๗๔ 33. สำนักงานเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ตช 00033 34. กองบัญชาการศึกษา ตช 00034 35. โรงเรียนนายร้อยตำรวจ ตช 00035 36. โรงพยาบาลตำรวจ ตช 00036 ๓. หน่วยงานที่มิได้จัดตั้งขึ้นตามกฎหมายว่าด้วยการแบ่งส่วนราชการสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ๔. รัฐวิสาหกิจในสังกัดสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ส่วนราชการ เลขที่ประจำส่วนราชการ โรงพิมพ์ตำรวจ ตช 5100

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๗๕ การใช้คำย่อในราชการตำรวจ ๑. ยศตำรวจ ให้ใช้คำย่อดังนี้ ว่าที่ชั้นยศใดให้ใช้คำว่า “ว่าที่” อยู่ข้างหน้าคำย่อสำหรับยศชั้นนั้น สำหรับข้าราชการ ตำรวจหญิงให้เพิ่มคำว่า “หญิง” ท้ายยศตำรวจนั้นด้วย ๒. ตำแหน่งข้าราชการตำรวจ ให้ใช้คำย่อดังนี้ ๒.๑ ตำแหน่งที่กำหนดในพระราชบัญญัติตำรวจแห่งชาติ พ.ศ.๒๕๔๗

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๗๖

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๗๗ ๒.๒ ตำแหน่งที่เรียกชื่ออย่างอื่น

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๗๘ ๒.๓ “รักษาราชการแทน” ให้ใช้คำว่า “รรท.” และ “ปฏิบัติราชการแทน” ให้ใช้คำว่า “ปรท.” ๓. ส่วนราชการหรือหน่วยงานของสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ให้ใช้คำย่อดังนี้ ๓.๑ คำย่อทั่วไป

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๗๙ ๓.๒ คำย่อส่วนราชการหรือหน่วยงานของสำนักงานตำรวจแห่งชาติ

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๘๐

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๘๑

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๘๒

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๘๓ ในปี พ.ศ.๒๕๖๐ พระราชกฤษฎีกาแบ่งส่วนสำนักงานตำรวจแห่งขาติ (ฉบับที่ ๗) พ.ศ. ๒๕๖๐ ให้ยุบเลิกศูนย์ปฏิบัติการจังหวัดชายแดนภาคใต้ (ศชต.) และจัดตั้งกองบัญชาการตำรวจ ท่องเที่ยว โดยใช้คำย่อ “บช.ทท.” ประกอบด้วย ๑. กองบังคับการอำนวยการ ๒. กองบังคับการตำรวจ ท่องเที่ยว ๑ – ๓ ต่อมาได้มีการจัดตั้งกองบัญชาการตำรวจสืบสวนสอบสวนอาชญากรรมทาง เทคโนโลยีซึ่งราชกิจจานุเบกษา ได้ประกาศกฎหมาย ๓ ฉบับ คือ พระราชกฤษฎีกาแบ่งส่วนราชการ สำนักงานตำรวจแห่งชาติ (ฉบับที่ ๕) พ.ศ. ๒๕๖๓ กฎกระทรวงแบ่งส่วนราชการเป็น กองบังคับการ หรือส่วนราชการอย่างอื่นในสำนักงานตำรวจแห่งชาติ (ฉบับที่ ๑๗) พ.ศ. ๒๕๖๓ และ ประกาศ สำนักงานตำรวจแห่งชาติ เรื่อง การกำหนดหน่วยงานและเขตอำนาจ การรับผิดชอบหรือเขตพื้นที่ การปกครองของส่วนราชการ (ฉบับที่ ๒๙) พ.ศ.๒๕๖๓ โดยใช้คำย่อ “บช.สอท.” ประกอบด้วย ๑. กองบังคับการอำนวยการ ๒. กองบังคับการตำรวจสืบสวนสอบสวนอาชญากรรมทางเทคโนโลยี ๑ – ๕ ๓. กองบังคับการตรวจสอบและวิเคราะห์อาชญากรรมทางเทคโนโลยี เป็นการจัดตั้งกองบัญชาการใหม่ขึ้นมา สำหรับส่วนราชการอื่นที่มีชื่อเหมือนกัน เมื่อใช้คำย่อของหน่วยงานต้นสังกัดต่อท้ายด้วย เช่น กองบังคับการอำนวยการ ตำรวจภูธรภาค ๑ ให้ใช้คำย่อ บก.อก.ภ.๑ เป็นต้น

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๘๔ ๔. ข้าราชการตำรวจชั้นพลตำรวจและนักเรียนตำรวจในสังกัดสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ให้ใช้คำย่อดังนี้ ๕. การเขียนคำย่อทั้งตำแหน่งและส่วนราชการหรือหน่วยงานผสมกันและการอ่าน ๕.๑ กรณีทั่วไป ให้ใช้คำย่อตำแหน่งนำหน้าคำย่อส่วนราชการหรือหน่วยงานและ การอ่านให้เป็นคำเต็มต่อกัน เช่น ๕.๒ สำหรับในกรณีดังนี้ ๕.๒.๑ ตำแหน่งผู้บัญชาการ หรือ รองผู้บัญชาการ ส่วนราชการหรือหน่วยงานที่ มีชื่อนำหน้าด้วย กองบัญชาการ ๕.๒.๒ ตำแหน่งผู้บังคับการ หรือ รองผู้บังคับการ ส่วนราชการหรือหน่วยงานที่ มีชื่อนำหน้าด้วย กองบังคับการ ๕.๒.๓ ตำแหน่งผู้กำกับการ หรือ รองผู้กำกับการ ส่วนราชการหรือหน่วยงานที่ มีชื่อนำหน้าด้วย กองกำกับการ

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๘๕ การใช้คำย่อให้ตัดคำย่อ “บช.” “บก.” หรือ “กก.” ที่ซ้ำกันออกแล้วแต่กรณี และ การอ่านให้อ่านเป็นคำเต็มโดยตัดคำว่า “กองบัญชาการ” “กองบังคับการ” หรือ “กองกำกับการ” ออกแล้วแต่กรณี ๖. คำย่อ วัน เดือน ปี และเวลา ๖.๑ วันที่ ใช้เฉพาะตัวเลขข้างหน้าชื่อเดือน ๖.๒ คำย่อชื่อ เดือน ให้ใช้ดังนี้ ๖.๓ ปีพุทธศักราช ให้ใช้เฉพาะเลขข้างท้าย ๒ ตำแหน่งต่อท้ายอักษรย่อชื่อเดือน เว้นแต่ปี พ.ศ. ที่ลงท้ายด้วย ๐๐ ให้ใช้เลขเต็มทั้งสี่ตำแหน่ง ๖.๔ การเขียนคำย่อเวลา ให้ใช้เวลา ๔ ตำแหน่ง ๒ ตำแหน่งข้างหน้าหมายถึง นาฬิกา ๒ ตำแหน่งข้างหลังหมายถึง นาที ถ้าตำแหน่งใดไม่มีนาฬิกาหรือนาทีให้เขียน ๐ (ศูนย์) ลงแทน เช่น ๒๔ นาฬิกา ใช้ว่า “๒๔.๐๐” หรือเมื่อขึ้นวันใหม่ยังไม่เต็มชั่วโมง เช่น เพิ่งขึ้นได้ ๑ นาทีให้ใช้คำว่า “๐๐.๐๑” และอ่านว่าศูนย์นาฬิกา ๑ นาที เป็นต้น ๖.๕ การเขียนคำย่อระยะเวลาให้ใช้ดังนี้

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๘๖ ๖.๓ ปีพุทธศักราช ให้ใช้เฉพาะเลขข้างท้าย ๒ ตำแหน่งต่อท้ายอักษรย่อชื่อเดือน เว้นแต่ปี พ.ศ. ที่ลงท้ายด้วย ๐๐ ให้ใช้เลขเต็มทั้งสี่ตำแหน่ง ๖.๔ การเขียนคำย่อเวลา ให้ใช้เวลา ๔ ตำแหน่ง ๒ ตำแหน่งข้างหน้าหมายถึง นาฬิกา ๒ ตำแหน่งข้างหลังหมายถึง นาที ถ้าตำแหน่งใดไม่มีนาฬิกาหรือนาทีให้เขียน ๐ (ศูนย์) ลงแทน เช่น ๒๔ นาฬิกา ใช้ว่า “๒๔.๐๐” หรือเมื่อขึ้นวันใหม่ยังไม่เต็มชั่วโมง เช่น เพิ่งขึ้นได้ ๑ นาที ให้ใช้คำว่า “๐๐.๐๑” และอ่านว่าศูนย์นาฬิกา ๑ นาที เป็นต้น ๖.๕ การเขียนคำย่อระยะเวลาให้ใช้ดังนี้ เช่น จะเขียนว่าใช้เวลาปฏิบัติงาน ๒ ชั่วโมง ๒๐ นาที ๒๐ วินาที ให้เขียนว่า “ใช้เวลาปฏิบัติงาน ๒ ชม. ๒๐ นท. ๒๐ วท.” ๗. คำย่อกรุงเทพมหานคร จังหวัด อำเภอและตำบล ให้ใช้ดังนี้ ๗.๑ คำว่า “จังหวัด” ให้ใช้ จว. คำว่า “อำเภอ” ให้ใช้ อ. คำว่า “ตำบล” ให้ใช้ ต. ๗.๒ ชื่อย่อจังหวัด ให้ใช้อนุโลมเช่นเดียวกับรหัสพยัญชนะประจำจังหวัดที่กำหนดไว้ ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ โดยให้ใส่จุดหลังรหัสพยัญชนะ ประจำจังหวัดด้วย และการย่อชื่อจังหวัดให้มีคำว่าจังหวัดนำหน้าด้วย เช่น “จังหวัดกำแพงเพชร” ใช้ว่า “จว.กพ.” สำหรับการใช้ชื่อจังหวัดต่อท้ายชื่อส่วนราชการหรือหน่วยงานของสำนักงานตำรวจ แห่งชาติ ไม่ควรใช้ชื่อย่อจังหวัด เช่น ตำรวจภูธรจังหวัดนครสวรรค์ เมื่อใช้คำย่อให้ใช้ “ภ.จว. นครสวรรค์” ไม่ใช้ “ภ.จว.นว.” ๗.๓ ชื่อย่อ “กรุงเทพมหานคร” ให้ใช้ “กทม.” ๘.การอ่านถ้อยคำซึ่งใช้คำย่อให้อ่านเป็นคำเต็มเว้นแต่กรณีที่มีกำหนดคำอ่านไว้เฉพาะ ๙. การใช้คำย่อต้องใช้ให้ถูกต้อง และให้ใช้เฉพาะในราชการสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ๑๐. คำย่อหน่วยงานภายในกองบัญชาการหรือเทียบเท่า ผู้บัญชาการหรือตำแหน่ง เทียบเท่าที่เป็นหัวหน้าส่วนราชการสามารถอนุมัติให้ใช้ได้เท่าที่ไม่ขัดแย้งกับระเบียบหรือคำสั่งของ สำนักงานตำรวจแห่งชาติ และให้ใช้เฉพาะราชการภายในกองบัญชาการหรือเทียบเท่านั้น หากจะใช้ ติดต่อหรืออ้างอิงกับหน่วยงานนอกสังกัดกองบัญชาการ จะต้องใช้ชื่อเต็มของหน่วยงาน หรือ

เอกสารประกอบการสอน วิชาความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ๘๗ หากจำเป็นหรือประสงค์จะใช้คำย่อหน่วยงานภายในสำหรับติดต่อหรืออ้างอิงกับหน่วยงานนอก กองบัญชาการจะต้องเสนอสำนักงานตำรวจแห่งชาติอนุมัติ กรณีกองบัญชาการที่มีโครงสร้างหน่วยงานภายในเหมือนกัน เช่น ตำรวจภูธรภาค ๑ – ๙ และศูนย์ปฏิบัติการตำรวจจังหวัดชายแดนภาคใต้ ควรใช้คำย่อหน่วยงานภายในเหมือนกัน โดยให้ กองบัญชาการดังกล่าว เสนอสำนักงานตำรวจแห่งชาติพิจารณาอนุมัติเพื่อใช้คำย่อหน่วยงานภายใน สำหรับติดต่อภายในกองบัญชาการ หรืออ้างอิงกับหน่วยงานนอกกองบัญชาการ ดังนั้น เพื่อให้การปฏิบัติงานด้านสารบรรณของทุกหน่วยในสำนักงานตำรวจแห่งชาติ เป็นไปในแนวทางเดียวกัน การปฏิบัติจึงต้องเป็นไปตามระเบียบสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ว่าด้วย ประมวลระเบียบการตำรวจไม่เกี่ยวกับคดี ลักษณะที่ ๕๔ งานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๕๖