คู่มือการเขียนหนังสือราชการ

คู่ มื อ

การเขียนหนังสือ
ราชการ

สุ พ ร ร ณี เ ก ตุ แ ก้ ว

คำนำ

การจัดทาคู่มือ เร่ือง การเขียนหนังสือราชการ คณะวิศวกรรมศาสตร์ มหาวิทยาลัย
เทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย จัดทาขึ้นเพื่อใช้เป็นแนวปฏิบัติในการเขียนหนังสือราชการในหน่วยงาน
เพ่ือให้สามารถปฏิบัติงานเป็นระบบเดียวกันและอ้างอิงได้ และเพ่ืออานวยในการปฏิบัติงานให้เป็น
เป็นไปในทิศทางและมาตรฐานเดียวกัน รวดเร็ว ถูกต้อง ประหยัดเวลาและงบประมาณ ทาให้การ
ปฏิบัตงิ านด้านงานสารบรรณของหนว่ ยงานในสงั กัดให้เกิดประสิทธิภาพมากย่ิงขึ้น และเป็นประโยชน์
ตอ่ ราชการโดยรวม

ทั้งนี้ผู้เขียน ได้รวบรวมขอ้ มูลเพ่ือจัดทาคู่มือ โดยอ้างองิ ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี
ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และท่ีแก้ไขเพิ่มเติม จนถึงการติดต่อราชการด้วยระบบสารบรรณ
อิเล็กทรอนิกส์ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี 4) พ.ศ. 2564 รวมทั้ง
ความรู้จากการแลกเปล่ียนเรียนรู้ KM จากประสบการณ์ในการทางานและการท่ีได้รับการฝึกอบรม
เพ่ือให้คู่มือฉบับนี้มีประโยชน์และบรรลุวัตถุประสงค์ในการดาเนินงานให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน
เขา้ ใจง่าย เข้าถึงได้ และเปน็ ปัจจบุ ัน หวังเปน็ อยา่ งย่งิ ว่าค่มู อื ฉบับน้จี ะเป็นประโยชนแ์ ก่ผู้ปฏบิ ตั งิ านใน
สายงานดังกลา่ วและผู้ทสี่ นใจ

ว่าที่ ร.ต.หญิงสพุ รรณี เกตแุ ก้ว
31 พฤษภาคม 2565

สารบัญ ก
เรื่อง
บทท่ี 1 บทนำ หน้า
ควำมสำคญั 1
วัตถุประสงค์ของคู่มอื 1
ประโยชนข์ องคู่มือ 4
ขอบเขตของคมู่ อื 4
นิยำมศพั ท์เฉพำะ 4
บทท่ี 2 เทคนคิ ในกำรเขยี นหนังสือรำชกำร 5
ระเบียบและหนงั สอื ท่ีเกย่ี วขอ้ งกบั งำนสำรบรรณ 6
สรุปควำมรเู้ กย่ี วกับงำนสำรบรรณ 7
แนวคดิ พน้ื ฐำนเก่ยี วกับกำรเขยี นหนงั สอื รำชกำร 8
ควำมสำคญั ของกำรเขียนหนังสอื รำชกำร 29
หลักกำรเขยี นหนงั สอื รำชกำรทดี่ ี 29
แนวทำงกำรเขียนหนงั สอื รำชกำรท่พี งึ ปฏิบัติ 30
ขอ้ ควรคำนงึ ในกำรเขยี นหนงั สอื รำชกำรเบือ้ งต้น 39
คณุ สมบตั ิพเิ ศษของผูเ้ ขยี นหนังสอื รำชกำร 39
สรุปหลักเกณฑ์ในกำรเขียนหนงั สอื รำชกำร 41
หลกั เกณฑ์กำรใชภ้ ำษำรำชกำร 41
กำรใชค้ ำ 43
ภำษำรำชกำร 43
ถอ้ ยคำสำนวน 43
คำบงั คับ คำขอรอ้ ง 45
คำศพั ทย์ คุ ดจิ ิตอล 45
กำรใช้ “โปรด” “คำขอบคณุ ” 46
กำรใช้คำบพุ บท กับ แก่ แด่ ตอ่ 47
กำรใช้ “และ” “หรือ” ตำ่ งกันอยำ่ งไร 47
กำรใช้ “เช่น ได้แก่ อำทิ” 48
กำรใชไ้ มย้ กมก “ๆ” 48
กำรใชไ้ ปยำลน้อย “ฯ” 49
กำรใช้จดุ ไขป่ ลำ “….” 49
50

ข

สารบัญ หน้า
เรื่อง 50
คำฟุม่ เฟือย 52
คำทีม่ ักเขยี นผดิ 53
พยญั ชนะ 54
คำย่อ 55
แนวคดิ กำรวเิ ครำะหง์ ำนและแนวคดิ ในกำรร่ำง-โต้ตอบ 55
ISPA Model 55
หลกั กำรสำมเหลย่ี มหัวกลบั 56
หลกั เกณฑใ์ นกำรพมิ พห์ นังสือรำชกำร 57
กำรใชโ้ ปรแกรม Microsoft Word ในกำรจัดพิมพเ์ อกสำรส่วนรำชกำร 59
งำนวิจัยที่เก่ยี วข้อง 60
วธิ กี ำรใหผ้ ้รู ับบริกำรมีควำมพึงพอใจ 63
จรรยำบรรณ คุณธรรม จริยธรรมในกำรปฏบิ ัติงำน 66
บทที่ 3 กระบวนกำรและข้ันตอนกำรจัดทำหนงั สือรำชกำร 72
รำยละเอยี ดของกระบวนกำรและขนั้ ตอนกำรปฏิบตั งิ ำน 91
บทที่ 4 ปัญหำกำรเขยี นและแนวทำงกำรแกไ้ ข 92
ขอ้ บกพร่องในกำรเขยี นและแนวทำงแก้ไข 94
ขอ้ เสนอแนะเพ่อื กำรพฒั นำงำนหรือปรับปรุงงำน 95
ภำคผนวก ก ระเบียบ 96
ภำคผนวก ข Template download 97
บรรณำนุกรม 98
ประวัติผเู้ ขียน

ค

สารบญั ภาพ หน้า
เร่ือง 3
ภำพท่ี 1.1 แผนภำพแสดงกำรวิเครำะหป์ ญั หำกำรเขียนหนังสอื รำชกำร 9
ภำพท่ี 2.1 รปู แบบหนงั สอื ภำยนอก 10
ภำพที่ 2.2 รูปแบบหนังสอื ภำยใน 12
ภำพท่ี 2.3 รูปแบบหนงั สือประทบั ตรำ 13
ภำพท่ี 2.4 รปู แบบคำสั่ง 14
ภำพที่ 2.5 รูปแบบระเบยี บ 15
ภำพที่ 2.6 รปู แบบข้อบังคับ 16
ภำพที่ 2.7 รปู แบบประกำศ 17
ภำพท่ี 2.8 รูปแบบแถลงกำรณ์ 18
ภำพท่ี 2.9 รูปแบบขำ่ ว 19
ภำพที่ 2.10 รูปแบบหนังสือรับรอง 20
ภำพที่ 2.11 รปู แบบรำยงำนกำรประชุม 56
ภำพท่ี 2.12 แสดงรูปแบบแนวคดิ กำรวิเครำะห์งำนและแนวคดิ ในกำรรำ่ ง
หนงั สือรำชกำรอย่ำงเป็นระบบ 61
ภำพท่ี 2.13 รูปแบบกำรบริกำรท่เี ปน็ เลิศ 66
ภำพที่ 3.1 แผนผังขั้นตอนกำรเขียนหนงั สอื รำชกำร 72
ภำพที่ 3.2 โครงสรำ้ งของหนังสอื รำชกำร 6 ชนดิ 79
ภำพท่ี 3.3 ตัวอย่ำงคำกิริยำ

ง

สารบัญตาราง หน้า
เรือ่ ง 32
ตำรำง 2.1 เทคนิคกำรศกึ ษำเร่ือง 34
ตำรำงที่ 2.2 ภำษำหนงั สือรำชกำร 43
ตำรำงที่ 2.3 กำรใช้คำ (ทงั้ น้ี ในกำรนี้ อน่ึง อย่ำงไรกต็ ำม) 43
ตำรำงที่ 2.4 ภำษำทว่ั ไป - ภำษำรำชกำร 45
ตำรำงที่ 2.5 คำที่ให้ควำมร้สู กึ ด้ำนบวก ด้ำนลบ 45
ตำรำงท่ี 2.6 คำขอ้ รอ้ ง คำบังคบั 46
ตำรำงท่ี 2.7 คำศพั ท์ยุคดิจิทัล 47
ตำรำงที่ 2.8 กำรใช้ “โปรด” 47
ตำรำงที่ 2.9 กำรใช้ “คำขอบคุณ” 47
ตำรำงที่ 2.10 กำรใชค้ ำบุพบท กับ แก่ แด่ ต่อ 48
ตำรำงที่ 2.11 กำรใช้ “และ” “หรือ” 48
ตำรำงที่ 2.12 กำรใช้ “เช่น ไดแ้ ก่ อำทิ” 49
ตำรำงที่ 2.13 กำรใชไ้ มย้ กมก “ๆ” 50
ตำรำงท่ี 2.14 กำรใชค้ ำฟมุ่ เฟอื ย 52
ตำรำงที่ 2.15 คำที่มักเขยี นผิด 65
ตำรำงท่ี 3.1 สัญลักษณท์ ่ีใช้ในกำรทำแผนผงั กำรปฏบิ ตั ิงำน (Work Flow) 67
ตำรำงท่ี 3.2 แผนผังขั้นตอนกำรปฏิบัติงำน (Work Flow) กำรเขียน
หนงั สือรำชกำรอยำ่ งเป็นระบบ 88
ตำรำงท่ี 3.3 ตัวอย่ำงคำลงทำ้ ย

บทที่ 1

บทนำ

1.1 ความสำคญั
การทำงานระบบราชการตองมีการติดตอสื่อสารระหวางกันทั้งภายในและภายนอก

หนวยงาน ดังน้ันงานธุรการและงานสารบรรณเปนงานท่ีเกี่ยวกับหนังสือราชการเพ่ือใชเปนหลักฐานทาง
ราชการ ซง่ึ มกี ระบวนการเร่มิ ตั้งแตมีการจัดทำหนังสอื ราชการ การสง หนังสือราชการ ตลอดจนการรกั ษา
และยืมหนังสือราชการไปใชงานและสิ้นสุดดวยการทำลายหนังสือราชการเม่ือกำหนดระยะเวลาในการ
เก็บและทำลาย และการติดตอส่ือสารท่ีใชตองเปนลายลักษณอักษร การเขียนนหนังสือราชการถือเปน
เรื่องที่มีความสำคัญ เน่ืองจากใชในการส่ือสารอยางเปนทางการ และมีแบบมาตรฐานการเขียนท่ีถูกตอง
ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แกไขเพิ่มเติม จนถึงระเบียบ
สำนกั นายกรัฐมนตรีวา ดวยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 และหนังสือเวียนอื่น ๆ ที่เก่ียวของ เปน
แนวทางในการปฏิบัติเพ่ือเปนระบบท่ีใหความสะดวก รวดเร็ว ถูกตอง ตรงเวลาและมีประสิทธิภาพเพ่ือ
ประหยัดเวลา แรงงาน และคาใชจ า ย ทีม่ ีความจำเปน ตอการดำเนินการของทางราชการ

ในการปฏิบัติงานสารบรรณของหนวยงานราชการปจจุบันถือเปนเรื่องที่มีความสำคัญ
ตองการความถูกตองและรวดเรว็ ในการรบั รูขาวสาร การเขียนจึงเปนกระบวนการหนึ่งของการสื่อสาร ซ่ึง
ตองมีความหมายท่ีดีและถูกตอง สามารถส่ือความหมายใหเขาใจตรงกัน จะชวยประหยัดเวลาและ
ปฏบิ ัตงิ านไดต รงจุดประสงค ซึ่งสิ่งที่สำคัญที่สุดในการส่ือสารโดยการใชภ าษาที่ดี ถูกตอง ชัดเจน สามารถ
บอกถึงวัตถุประสงคของผูเขียนไดอยางตรงประเด็นเขาใจงาย อันจะชวยทำใหการติดตอส่ือสารน้ันสราง
ทศั นคติท่ีดีแกผูทตี่ องการติดตอหรือผูที่เก่ียวของ ทำใหการดำเนินงานเกิดประสิทธิผลสวนการปฏิบัติงาน
สารบรรณอิเล็กทรอนิกสเปนกฎเกณฑใหมจำเปนตองพัฒนาความรูความสามารถดานการเขียนหนังสือ
ราชการ หนงั สือโตตอบและรายงานการประชุมฯ ซ่ึงการปฏบิ ัติงานดงั กลาวมีกฎเกณฑและวิธีการปฏิบตั ทิ ่ี
เปนมาตรฐานในการติดตอราชการและเปนหลักฐานในการปฏิบัติราชการ จากการตรวจสอบพบ
ขอผิดพลาดในการเขียนหนังสือราชการเปนหัวใจสำคัญของการปฏิบัติราชการ เพราะงานสวนใหญจะ
เก่ียวกบั หนงั สือ และปญหาที่พบบอยในการเขียนหนังสือราชการและเขยี นรายงานการประชุม คือผูเขียน
ยังไมเขาใจระเบียบและหลักการในการเขียนหนังสือราชการท่ีมีคุณภาพ เชน รูปแบบหนังสือ การใช

2

ถอยคำและภาษาในการเขียนหนังสือ การเขียนสวนเน้ือหาของหนังสือ จากการวิเคราะหรวบรวมสาเหตุ
ของปญหาโดยการสังเกตุ การสัมภาษณ การรวมกิจกรรมการแลกเปลี่ยนเรียนรู KM และจาก
ประสบการณการทำงานมายาวนานของผูเขียน แสดงรายละเอียดไดดังแผนภาพแสดงภาพรวมการ
วิเคราะหสาเหตุราก (Root cause Analysis) ของปญหาการเขียนหนังสือราชการ แสดงดังภาพที่ 1.1
อีกท้ังขอ ตรวจพบดังกลาวสอดคลองกับงานวิจัยของ สดใส เลิศเดช (2562) ไดศึกษาสภาพปญหาของการ
ปฏิบัติงานดานธุรการและงานสารบรรณ พบวาจากการสนทนากลุมการพัฒนารูปแบบการใหบริการใน
การพัฒนากระบวนการใหบริการแกคณาจารย คือ รูปแบบหนังสือราชการ หนังสือภายนอก หนังสือ
ภายใน และการโตตอบหนังสือยังคงไมถูกหลักตามสำนักนายกรฐั มนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526
ซึ่งจะพบบอยครั้งท่ีแบบฟอรมไมถูกตองตามชนิดหนังสือ และเนื้อหาขอความไมไดใจความชัดเจนของ
เน้ือหาและใจความสำคัญในการสื่อสาร ดวยเหตุน้ีผูปฏิบัติงานจะตองพัฒนาตนเองใหมีความรูและ
เชี่ยวชาญ การศึกษา กฎ ระเบียบ และขอบังคับ ใหเกิดความเขาใจ การเขียนและพิมพหนังสือราชการ
ถูกตอ ง แมน ยำ ตามระเบยี บทถ่ี ูกตอง จากปญหาท่ีพบจึงจำเปน จะตองมคี มู ือปฏบิ ตั ิงาน

จากเหตุผลดังกลาวการเขียนหนังสือราชการจงึ มคี วามสำคัญมาก และจำเปนสำหรบั ผูที่
เปนบุคลากรสายสนับสนุน บุคลากรสายวชิ าการ หนวยงานในสังกัด คณะวศิ วกรรมศาสตร มหาวิทยาลัย
เทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย โดยเฉพาะบุคลากรหรือบุคคลท่ีมีสวนเก่ียวของ หรือมีความรับผิดชอบ
เกี่ยวกับงานสารบรรณ ไดม ีเอกสาร คูมือท่ีใชประกอบในการจดั ทำหนังสือราชการตามระเบียบ จะตองให
ความสำคัญเก่ียวกับเร่ืองนี้ มีความรู ความเขาใจเก่ียวกับหลักการเขียนหนังสือราชการตามระเบียบงาน
สารบรรณเปนอยางดี รวมถึงเทคนิคการเขียนหนังสือราชการท่ีดี การใชภาษา การเลือกใชคำ ประโยค
สำนวนภาษา ตองเขียนใหถูกตองตามรูปแบบ หลักการ กระชับ และตรงประเด็น ผูเขียนและผูอานเขาใจ
ตรงกัน ซ่ึงจะทำใหงานมีประสิทธิภาพและสัมฤทธ์ิผลท่ีตองการได อีกทั้งการเขียนหนังสือราชการมิไดมี
ความหมายเพียงตัวหนังสือ และเอกสารเทานั้น หากยังบงช้ีถึงประสิทธิภาพในการทำงานของบุคลากร
และเปนการเสริมสรางภาพลักษณท่ีดีตอองคกรอีกดวย ดังนั้น ผูเขียนพัฒนาคูมือปฏิบัติงาน เรื่อง “การ
เขียนหนังสือราชการท่ีมีประสิทธิภาพ” นี้เปนองคความรูสำหรับบุคลากรในสังกัดคณะวิศวกรรมศาสตร
และหนวยงานอืน่ เพ่ือใชเปน แนวทางสำหรับรา งโตตอบหนงั สอื ไดง า ยขึ้น ผเู ขียนไดศ ึกษาจากการรวบรวม
เอกสาร แนวคิด ทฤษฎีตาง ๆ ตัวอยางที่ถูกตอง รวมท้ังประสบการณการจากการทำงาน กิจกรรมการ
แลกเปล่ียนเรียนรู KM เพื่อนำขอมูลที่ไดเปนแนวทางในการพัฒนาคูมือปฏิบัติงานใหมีเกิดประสิทธิภาพ
และประสิทธผิ ลอยางสูงสดุ แกหนว ยงาน

3

ภาพที่ 1.1 แผนภาพแสดงภาพรวมการวิเคราะหส าเหตรุ าก (Root cause Analysis)
ของปญหาการเขียนหนงั สือราชการ

4

1.2 วตั ถุประสงคของคูมอื
1.2.1 เพ่ือใหผูปฏิบัติงานไดรับความรูความเขาใจสาระสำคัญระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสาร

บรรณ พ.ศ. 2526 และที่แกไขเพิ่มเติม จนถึงการติดตอราชการดวยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสตามระเบียบ
สำนักนายกรฐั มนตรีวา ดวยงานสารบรรณ (ฉบบั ท่ี 4) พ.ศ. 2564

1.2.2 เพอื่ ใหผปู ฏิบตั งิ านและบุคลากรในสงั กัด ใชเปน คมู อื ในการปฏบิ ัติงานตามระเบยี บ ขอบงั คับ
1.2.3 เพ่ือใหการปฏบิ ตั ิงานเปนไปตามมาตรฐานเดียวกนั

1.3 ประโยชนข องคมู อื
1.3.1 การปฏิบตั งิ านเปนระบบและมมี าตรฐานเดียวกนั ถกู ตองตามตามระเบยี บ และขอบงั คบั
1.3.2 บุคลากรมีความรูความเขาใจเกี่ยวกับหลักการเขียนหนังสือราชการตามระเบียบงานสารบรรณเปน

อยา งดี ปฏิบตั งิ านไดอ ยา งถกู ตอ ง รวดเรว็ ประหยัดเวลา งบประมาณ และปฏบิ ตั ิไดตรงจุดประสงค
1.3.3 เพื่อใหสวนงานอ่ืน ที่ปฏิบัติงานคลายคลึงกันสามารถนำไปศึกษา อางอิง ใชประโยชน ในการ

ปฏิบตั ิงานไดอยางราบร่นื รวดเรว็ คลอ งตัวมากข้ึน

1.4 ขอบเขตของคูม อื
ขอบเขตของคูมือการปฏิบัติงาน เรื่อง การเขียนนหนังสือราชการท่ีมีประสิทธิภาพ จัดทำขึ้นสำหรับ

ผูปฏิบัติงานธุรการและงานสารบรรณ และบุคคลท่ีสนใจ เนื้อหาประกอบดวย สรุปความรูเก่ียวกับงานสารบรรณ
ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และท่ีแกไขเพิ่มเติม จนถึงระเบียบสำนัก
นายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 และหนังสือเวียนอ่ืน ๆ ท่ีเก่ียวของ ระบบงานสาร
บรรณอิเล็กทรอนิกส หลักการเขียน รูปแบบตาง ๆ ของหนังสือราชการใหสามารถเขียนหนังสือราชการประเภท
ตาง ๆ ไดอยางถูกตอง หลักเกณฑในการเขียนหนังสือราชการท่ีดี เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ การใชภาษา
ราชการ การใชถอยคำสำนวนในหนังสือราชการ การรางและการตรวจแกไขหนังสือราชการ ตัวอยางการเขียน
หนังสือราชการ การนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใชในการจัดทำหนังสือราชการ นำไปสูการบรรลุเปาหมายอยางมี
ประสทิ ธภิ าพ

5

1.5 นยิ ามศัพทเฉพาะ

งานสารบรรณ หมายถึง งานท่ีเก่ียวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มต้ังแตการจัดทำ การรับ การสง การ
เกบ็ รกั ษา การยมื จนถึงการทำลาย

หนังสือราชการ หมายถึง เอกสารทเ่ี ปนหลกั ฐานในราชการ
1. หนังสอื ทมี่ ไี ปมาระหวา งสวนราชการ
2. หนงั สอื ทีส่ วนราชการมไี ปถึงหนว ยงานอืน่ ใดซ่ึงมิใชสวนราชการหรือท่มี ไี ปถึงบุคคลภายนอก
3. หนังสอื ทห่ี นวยงานอืน่ ใดซึง่ มใิ ชส วนราชการ หรอื บุคคลภายนอกมีมาถงึ สว นราชการ
4. เอกสารท่ที างราชการจดั ทำขน้ึ เพ่อื เปน หลักฐานในราชการ
5. เอกสารท่ีทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบยี บ หรือขอบังคบั
6. ขอ มูลขา วสารหรอื หนังสอื ทไ่ี ดร ับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส หมายถึง การรับสงและเก็บรักษาขอมูลขาวสาร หรือหนังสือผาน
ระบบส่ือสารดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส รวมถึงการรับสง โดยใชไปรษณียอิเล็กทรอนิกส (e-mail) ของสวน
ราชการหรอื ที่สวนราชการ จัดใหแกเ จาหนาท่ี และระบบสอ่ื สารทางอิเล็กทรอนกิ สอ่นื ใดตามที่หัวหนาสวนราชการ
กำหนดดว ย
หนังสืออิเล็กทรอนิกส หมายถึง หนังสือราชการท่ีจัดทำและไดรับสงหรือเก็บรักษาดวยระบบสารบรรณ
อิเลก็ ทรอนิกส
การเขียนหนังสือ หมายถึง ทักษะการใชภาษาที่แสดงออกเพ่ือถายทอดความรูสึก ความคิด ความรู
ประสบการณ จินตนาการ และขาวสารเปนลายลักษณอักษร เพื่อใหผูอานไดรับทราบถึงความตองการในสิ่ง
ดังกลาวตามเจตนาของผูเขียน งานเขียนจะเกิดผลดีหรือผลเสียน้ัน ข้ึนอยูกับคุณภาพของเนื้อหา และกลวิธีการ
เขยี นของผูเ ขียนเปน สำคญั

บทท่ี 2
เทคนคิ ในการเขียนหนังสือราชการ

การปฏิบัติราชการในปัจจุบัน การเขียนหนังสือราชการเป็นหัวใจสาคัญของการปฏิบัติ
ราชการ เพราะงานส่วนใหญ่จะเก่ียวกับหนังสือ และปัญหาท่ีเกิดข้ึนมักจะเกี่ยวกับการเขียนหนังสือ
ราชการ เช่น รปู แบบและโครงสร้างของหนังสือราชการ การใช้ถ้อยคาและภาษาในการเขียนหนังสือ
การเขียนส่วนเน้ือหาของหนังสือ การเขียนหนังสือราชการจงึ มีความสาคัญมาก โดยเฉพาะเจ้าหน้าท่ี
หรือบุคคลที่มีส่วนเก่ียวข้อง หรือมีความรับผิดชอบเกี่ยวกับงานสารบรรณ จะต้องให้ความสาคัญ
เก่ียวกับเรื่องนี้ ดังนั้น คู่มือปฏิบัติงาน เรื่อง “การเขียนหนังสือราชการท่ีมีประสิทธิภาพ” น้ีเป็นองค์
ความรู้สาหรับบุคลากรในสังกัดคณะวิศวกรรมศาสตร์ และหน่วยงานอื่น เพ่ือใช้เป็นแนวทางสาหรับ
ร่างโตต้ อบหนงั สอื ได้ง่ายขึ้น ในการเขยี นหนังสือราชการ ต้องคานึงถึงเรื่องตอ่ ไปน้ีเปน็ เบอ้ื งต้น ผเู้ ขยี น
ได้ศึกษาจากการรวบรวมเอกสาร แนวคิด ทฤษฎีต่าง ๆ ตัวอย่างที่ถูกต้อง รวมทั้งประสบการณ์การ
จากการทางาน ซ่ึงในบทที่ 2 น้ี เปน็ การนาเสนอในหลกั เกณฑแ์ ละวิธกี ารเขียนหนังสือราชการ โดยมี
รายละเอียดในประเดน็ ทเ่ี กี่ยวข้องดงั ต่อไปน้ี

1. ระเบยี บและหนงั สือราชการท่ีเกี่ยวข้องกับงานสารบรรณ
2. สรปุ ความรู้เกยี่ วกบั งานสารบรรณตามระเบียบฯ
3. หลักเกณฑ์การเขยี นและการพิมพ์หนังสือราชการ

3.1 ความสาคญั ของการเขียนหนงั สือราชการ
3.2 หลักการเขียนหนังสอื ราชการ
3.3 แนวทางในการเขียนหนังสอื ราชการท่ีพงึ ปฏบิ ัติ
3.4 ขอ้ ควรคานึงในการเขียนหนังสอื เบอ้ื งต้น
3.5 คณุ สมบัติพเิ ศษของผูเ้ ขียนหนงั สือราชการ
3.6 หลกั เกณฑใ์ นการเขยี นหนังสอื ราชการ
3.7 หลักเกณฑใ์ นการพิมพห์ นงั สือราชการ
3.8 หลักเกณฑก์ ารใช้ภาษาราชการ
4. แนวคดิ การวเิ คราะห์งานและแนวคิดในการรา่ ง-โต้ตอบ หนงั สอื ราชการอยา่ งเปน็ ระบบ
4.1 ISPA Model
4.2 หลักการสามเหลยี่ มหัวกลับ
5. งานวจิ ัยท่ีเก่ยี วขอ้ ง
6. วธิ ีการใหผ้ รู้ ับบรกิ ารมีความพึงพอใจ
7. จรรยาบรรณ คณุ ธรรม จริยธรรมในการปฏิบตั งิ าน

7

1. ระเบียบและหนังสือราชการท่ีเกีย่ วขอ้ งกับงานสารบรรณ
1.1 ระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526
1.2 ระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่2) พ.ศ. 2548
1.3 ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบับท่3ี ) พ.ศ. 2560
1.4 ระเบยี บสานักนายกรฐั มนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบบั ท4่ี ) พ.ศ. 2564
1.5 หนังสือสานักนายกรัฐมนตรี ท่ี นร 0106/ว913 ลงวันท่ี 8 พฤษภาคม 2555 เร่ืองการ

แกไ้ ขเพมิ่ เตมิ ภาคผนวก 2 ทา้ ยระเบียบสานักนายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.2526
1.6 ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรวี ่าด้วยการใช้ตาแหน่งทางวิชาการเป็นคานาหน้านาม พ.ศ.

2536
1.7 หนังสือสานักนายกรัฐมนตรี ท่ี นร 0106/ว2019 ลงวันท่ี 30 พฤศจิกายน 2553 เร่ือง

คาอธิบายการพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยด้วยโปรแกรมการพิมพ์ในเคร่ืองคอมพิวเตอร์และ
ตวั อย่างการพมิ พ์

1.8 หนังสือสานักงานเลขานุการคณะรัฐมนตรี ที่ นร 0205/ว 62 ลงวันที่ 10 พฤษภาคม
2543 เรื่องการดูแลกาชับให้หน่วยราชการทุกแห่งใช้เลขศักราชเป็นเลขปีพุทธศักราชในกิจกรรมทุก
ดา้ นของหน่วยราชการ

1.9 หนังสือกระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการส่ือสาร ด่วนมาก ท่ี ทก 0100/2120 ลง
วันที่ 10 สิงหาคม 2553 เรื่องโครงการฟอนตม์ าตรฐานราชการไทย

1.10 หนงั สือสานักนายกรฐั มนตรี ด่วนทส่ี ดุ ที นร 0106/ว1364 ลงวันท่ี 13 กันยายน 2553
เร่ืองโครงการฟอนต์มาตรฐานราชการไทย

1.11 ระเบียบกรุงเทพมหานครว่าด้วยวิธีปฏิบัติงานสารบรรณ พ.ศ.2546 และท่ีแก้ไข
เพ่มิ เตมิ (ฉบับท2่ี ) พ.ศ.2547 และ (ฉบบั ที่ 3) พ.ศ.2551

1.12 ระเบยี บว่าด้วยการรกั ษาความลับทางราชการ พ.ศ.2544
1.13 ระเบียบว่าดว้ ยการรักษาความลับทางราชการ (ฉบบั ที่ 2) พ.ศ.2561

8

2. สรุปความรู้เก่ยี วกบั งานสารบรรณตามระเบยี บฯ

ความหมายของงานสารบรรณ
งานสารบรรณ หมายถึง งานท่ีเก่ียวกับการบริหารงานเอกสาร เร่ิมตั้งแต่การจัดทา การรับ

การสง่ การเก็บรักษา การยืม จนถงึ การทาลาย

(ระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ข้อ 6)

ความหมายของหนังสือราชการ
หนังสอื ราชการ หมายถึง เอกสารทเี่ ป็นหลกั ฐานในราชการ
1. หนงั สือทีม่ ไี ปมาระหวา่ งส่วนราชการ
2. หนังสือท่ีส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอ่ืนใดซ่ึงมิใช่ส่วนราชการหรือที่ มีไปถึง
บคุ คลภายนอก
3. หนังสือทหี่ น่วยงานอ่ืนใดซง่ึ มใิ ช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถงึ ส่วนราชการ
4. เอกสารที่ทางราชการจดั ทาข้นึ เพือ่ เป็นหลักฐานในราชการ
5. เอกสารทีท่ างราชการจัดทาขึ้นตามกฎหมาย ระเบยี บ หรอื ขอ้ บังคบั
6. ขอ้ มูลข่าวสารหรอื หนงั สือที่ไดร้ บั จากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

(ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีวา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และ (ฉบบั ที่ 2) พ.ศ.2548 ขอ้ 9)

ประเภทของหนังสอื ราชการ
หนังสอื ราชการ มี 6 ชนิด ไดแ้ ก่

(ระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ข้อ 10)

1. หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการท่ีเป็นแบบพิธี เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วน
ราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอ่ืนใด ซ่ึงมิใช่ส่วนราชการ หรือท่ีมีถึงบุคคลภายนอก โดยใช้
กระดาษตราครุฑ ให้จัดทาตามแบบที่ 1 ท้ายระเบียบ ซ่ึงขนาดของครุฑในหนังสือราชการภายนอก
จะมีขนาดมาตรฐาน 3 เซนติเมตร และการพิมพ์หนังสือใช้รูปแบบตัวพิมพ์ ไทยสารบรรณ (TH
SarabunIT๙) ขนาด 16 พอยท์ รปู แบบหนังสือภายนอก ดงั ภาพท่ี 2.1

9

(ระเบยี บสานักนายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ขอ้ 11)

ภาพท่ี 2.1 รูปแบบหนังสือภายนอก

10
2. หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการท่ีเป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอกเป็น
หนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ และให้
จัดทาตามแบบท่ี 2 ท้ายระเบียบ ซ่ึงขนาดของครุฑในหนังสือภายใน จะมีขนาดมาตรฐาน 1.5
เซนติเมตร และการพิมพ์หนังสือใช้รูปแบบตัวพิมพ์ ไทยสารบรรณ (TH SarabunIT๙) ขนาด 16
พอยท์ รูปแบบหนังสอื ภายใน ดงั ภาพที่ 2.2

(ระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ขอ้ 12)

ภาพท่ี 2.2 รูปแบบหนังสือภายใน

11

3. หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการ
ระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือ ผู้ท่ีได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วน
ราชการ ระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบ ลงช่ือย่อกากับตรา ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทาตาม
แบบท่ี 3

หนังสือประทับตราให้ใช้ได้ท้ังระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการ
กบั บคุ คลภายนอก เฉพาะกรณที ่ไี ม่ใชเ่ ร่อื งสาคัญ ได้แก่
1) การขอรายละเอยี ดเพม่ิ เติม
2) การสง่ สาเนาหนังสอื ส่งิ ของ เอกสาร หรือบรรณสาร
3) การตอบรับทราบทไี่ ม่เกีย่ วกบั ราชการสาคัญหรอื การเงนิ
4) การแจง้ ผลงานทไี่ ดด้ าเนินงานไปแลว้ ใหส้ ว่ นราชการทเ่ี กีย่ วขอ้ งทราบ
5) การเตอื นเรอ่ื งท่คี า้ ง
6) เรือ่ งซง่ึ หวั หนา้ ส่วนราชการระดบั กรมขน้ึ ไปกาหนดโดยทาเป็นคาสั่งใหใ้ ชห้ นังสือประทับตรา
รูปแบบหนงั สอื ประทบั ตรา ดงั ภาพท่ี 2.3

12

(ระเบียบสานักนายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ข้อ 13 และ 14)

ภาพที่ 2.3 รูปแบบหนังสือประทับตรา

13
4.หนังสือสั่งการ
หนังสือสงั่ การมี 3 ชนิด ได้แก่ คาสั่ง ระเบียบ และขอ้ บังคับ

(ระเบียบสานักนายกรฐั มนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ขอ้ 15)

4.1 คาส่ัง คือ บรรดาข้อความท่ีผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้กระดาษตรา
ครฑุ และใหจ้ ดั ทาตามแบบที่ 4 ท้ายระเบยี บ รปู แบบหนงั สือคาส่งั ดงั ภาพที่ 2.4

(ระเบยี บสานกั นายกรฐั มนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ขอ้ 16)

ภาพที่ 2.4 รูปแบบคาสั่ง

14
4.2 ระเบียบ คือ บรรดาข้อความท่ีผู้มีอานาจหน้าท่ีได้วางไว้ โดยจะอาศัยอานาจของกฎหมายหรือไม่
ก็ได้ เพ่ือถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจา ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทาตามแบบที่ 5 ท้าย
ระเบียบ รูปแบบหนังสอื ระเบยี บ ดงั ภาพที่ 2.5

(ระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ขอ้ 17)

ภาพที่ 2.5 รปู แบบระเบยี บ

15
4.3 ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอานาจหน้าที่กาหนดให้ใช้ โดยอาศัยอานาจของกฎหมายที่
บัญญัติให้กระทาได้ ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทาตามแบบท่ี 6 ท้ายระเบียบ รูปแบบหนังสือ
ข้อบังคับ ดังภาพที่ 2.6

(ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ขอ้ 18)

ภาพที่ 2.6 รูปแบบข้อบงั คับ

16
5. หนงั สือประชาสัมพนั ธ์
หนงั สอื ประชาสมั พันธ์ มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และขา่ ว

(ระเบียบสานักนายกรฐั มนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ข้อ 19)

5.1 ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือช้ีแจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ
ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทาตามแบบท่ี 7 ท้ายระเบยี บ รูปแบบหนังสอื ประกาศ ดังภาพที่ 2.7

(ระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ขอ้ 20)

ภาพท่ี 2.7 รูปแบบประกาศ

17
5.2 แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลง เพ่ือทาความเข้าใจในกิจการของทางราชการ
หรือเหตุการณ์หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยท่ัวกัน ใช้กระดาษตราครฑุ และให้จัดทาตามแบบท่ี
8 ทา้ ยระเบียบ รูปแบบหนงั สอื แถลงการณ์ ดงั ภาพที่ 2.8

(ระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ข้อ 21)

ภาพที่ 2.8 รูปแบบแถลงการณ์

18
5.3 ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ ให้จัดทาตามแบบท่ี 9 ท้าย
ระเบยี บ รปู แบบหนงั สือขา่ ว ดงั ภาพที่ 2.9

(ระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ขอ้ 22)

ภาพที่ 2.9 รูปแบบข่าว

19
6. หนงั สอื ทีเ่ จา้ หนา้ ที่ทาขึ้นหรือรับไวเ้ ปน็ หลกั ฐานในราชการ

หนังสือท่ีเจ้าหน้าที่ทาข้ึนหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือ หนังสือที่หน่วยงานอ่ืนใด ซึ่ง
มิใช่ราชการ หรือบุคคลภายนอก มีมาถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทาง
ราชการ มี 4 ชนิด คอื หนงั สอื รับรอง รายงานการประชุม บันทกึ และหนงั สอื อืน่

(ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ข้อ 23)

6.1 หนังสือรับรอง คือ หนังสือท่ีส่วนราชการออกให้ เพ่ือรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงาน
เพ่ือวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคล โดยทั่วไปไม่มจาเพาะเจาะจง ใช้กระดาษตรา
ครุฑ และให้จดั ทาตามแบบที่ 10 ท้ายระเบียบ ดังภาพท่ี 2.10

(ระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ข้อ 24)

ภาพที่ 2.10 รูปแบบหนงั สอื รับรอง

20
6.2 รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของท่ี
ประชุมไว้เปน็ หลกั ฐาน ใหจ้ ดั ทาตามแบบที่ 11 ท้ายระเบียบ ดังภาพที่ 2.11

ทม่ี า : ระเบยี บสานกั นายกรฐั มนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ข้อ 25 และแก้ไขเพมิ่ เติม (ฉบับท่ี 2) พ.ศ.2548
คู่มือการเขียนหนังสอื ราชการและการจดรายงานการประชุมของมหาวิทยาลยั เกษตรศาสตร์ ฉบับท่ี พ.ศ.2557
และคมู่ อื การเขียนหนงั สอื ราชการของกรมสขุ ภาพจติ ฉบบั พ.ศ.2561

ภาพท่ี 2.11 รปู แบบรายงานการประชมุ

21

6.3 บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาส่ังการแก่
ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าท่ี หรือหน่วยงานระดับต่ากว่าส่วนราชการระดับกรม
ตดิ ตอ่ กนั ในการปฏบิ ตั ิราชการ โดยปกติให้ใชก้ ระดาษบันทึกข้อความ

(ระเบียบสานักนายกรฐั มนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ขอ้ 26)

6.4 หนังสอื อ่ืน คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดท่ีเกิดขึ้นเน่ืองจากการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ เพื่อเป็น
หลักฐานในทางราชการ ซ่ึงรวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพด้วย หรือหนังสือ
ของบุคคลภายนอก ที่ย่ืนต่อเจา้ หน้าที่และเจ้าหน้าท่ีได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้ว
มรี ูปแบบตามทก่ี ระทรวง ทบวง กรม จะกาหนดข้นึ ใช้ตามความเหมาะสม เว้นแต่มีแบบตามกฎหมาย
เฉพาะเร่ืองให้ทาตามแบบ เช่น โฉนด แผนท่ี แบบ แผนผงั สัญญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน
และคาร้อง เปน็ ตน้

(ระเบยี บสานกั นายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ข้อ 27)

ช้ันความเร็วของหนังสือราชการ
หนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติเป็นหนังสอื ท่ีต้องจัดส่งและดาเนินการทางสารบรรณด้วย

ความรวดเร็วเปน็ พิเศษ แบง่ เปน็ 3 ประเภท คอื
1. ด่วนทสี่ ดุ ให้เจ้าหนา้ ท่ี ปฏิบัตใิ นทันที ทไ่ี ดร้ บั หนงั สือนนั้
2. ดว่ นมาก ใหเ้ จ้าหนา้ ท่ี ปฏิบตั ิโดยเร็ว
3. ด่วน ใหเ้ จา้ หน้าท่ี ปฏบิ ตั ิเร็วกว่าปกติ เท่าทจี่ ะทาได้
ให้ชัน้ ความเร็ว ตวั อักษรสีแดง ขนาดไม่เล็กกว่า ตัวพิมพ์โป้ง 32 พอยท์ บนหนังสือและบน

ซอง ตามที่กาหนดไว้ในแบบที่ 1 (แบบหนังสือภายนอก) แบบท่ี 2 (แบบหนังสือภายใน) แบบที่ 3
(แบบหนงั สือประทับตรา) และแบที่ 15 (แบบการจ่าหนา้ ซอง) ทา้ ยระเบยี บ
โดยในกรณีที่ต้องการให้ หนังสือส่งถึงผู้รับภายในเวลาที่กาหนด ให้ระบุคาว่า ด่วนภายใน แล้วลง
วนั เดือน ปี และกาหนดเวลาที่ต้องการให้หนังสอื นั้นไปถึงผรู้ บั

(ระเบยี บสานกั นายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ข้อ 28)

ชนั้ ความลับ
ชัน้ ความลับของข้อมลู ข่าวสารลบั แบ่งออกเป็น 3 ชนั้ คอื

1. ลับทสี่ ุด (TOP SECRET) หมายความถงึ ข้อมลู ข่าวสารลับซ่ึงหากเปดิ เผยทง้ั หมดหรือเพียง
บางสว่ นจะก่อใหเ้ กิดความเสยี หายแกป่ ระโยชน์แห่งรัฐอยา่ งรา้ ยแรงทีส่ ดุ

2. ลับมาก (SECRET) หมายความถึง ข้อมูลข่าวสารลับ ซ่ึงหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียง
บางสว่ นจะก่อให้เกดิ ความเสียหายแกป่ ระโยชน์แหง่ รฐั อยา่ งรา้ ยแรง

22

3. ลับ (CONFIDENTIAL) หมายความถึง ข้อมูลข่าวสารลับ ซ่ึงหากเปิดเผยท้ังหมดหรอื เพียง
บางส่วนจะกอ่ ให้เกดิ ความเสียหายแกป่ ระโยชนแ์ หง่ รัฐ

(ระเบียบว่าดว้ ยการรักษาความลบั ของทางราชการ พ.ศ.2544 ข้อ 12-15)

ตราครุฑสาหรับแบบพิมพ์หนังสอื ราชการ
ตราครุฑสาหรบั แบบพมิ พ์ ให้ใช้ตามแบบท่ี 26 ทา้ ยระเบียบ มี 2 ขนาด คือ
1. ขนาดตัวครฑุ สงู 3 เซนติเมตร

2. ขนาดตวั ครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร

(ระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ข้อ 71)

การวางตราครุฑ ใหว้ างหา่ งจากขอบกระดาษบน ประมาณ 1.5 เซนตเิ มตร

(หนังสือสานักนายกรัฐมนตรี ที่ นร 0106/ว 2019 ลงวันที่ 30 พฤศจิกายน 2553 เรื่องคาอธิบายการพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทย
ดว้ ยโปรแกรมการพิมพใ์ นเครื่องคอมพิวเตอร์และตัวอยา่ งการพิมพ)์

กระดาษตราครุฑ ให้ใช้กระดาษขนาดเอ 4 พิมพ์ ครุฑขนาดสูง 3 เซนติเมตร ด้วยหมึกสีดา
หรือทาเปน็ ครุฑดนุ ทก่ี งึ่ กลางส่วนบนของกระดาษ ตามแบบท่ี 28 (กระดาษตราครฑุ ดุน) ท้ายระเบยี บ

(ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ขอ้ 75)

กระดาษบันทึกข้อความ ให้ใช้กระดาษขนาดเอ 4 หรือขนาดเอ 5 พิมพ์ครุฑขนาด 1.5
เซนตเิ มตร ด้วยหมึกสดี าที่มมุ บนดา้ นซ้าย ตามแบบท่ี 29 (แบบบันทึกข้อความ) ท้ายระเบียบ

(ระเบยี บสานกั นายกรฐั มนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ขอ้ 76)

ซองหนงั สือ ให้พมิ พค์ รฑุ ขนาดสงู 1.5 เซนติเมตร ดว้ ยหมึกสีดาทม่ี มุ บนด้านซา้ ยของซอง

(ระเบยี บสานกั นายกรฐั มนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ขอ้ 77)

23

การจัดทาสาเนาหนังสือราชการ
หนังสือที่จัดทาขึ้น โดยปกติจะจัดทาสาเนาคู่ฉบับเก็บไว้ท่ีต้นเร่ือง 1 ฉบับและสาเนาเก็บไว้ที่

หนว่ ยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบับ

(ระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ข้อ 30)

หากกรณที ่ีต้องการแจ้งให้ส่วนราชการอนื่ ทเี่ กย่ี วข้องควรได้รับทราบด้วยให้ส่งสาเนาใหท้ ราบ
โดยทาเปน็ หนงั สอื ประทบั ตรา

(ระเบียบสานักนายกรฐั มนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ข้อ 31)

สาเนาคู่ฉบับ ให้ผู้ลงชื่อลงลายมือช่ือ หรือลายมือช่ือย่อ และให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์และผู้ตรวจ ลง
ลายมือชอื่ หรอื ลายมือชอื่ ยอ่ ไวท้ ข่ี า้ งทายขอบลา่ งด้านขวาของหนังสอื

(ระเบยี บสานักนายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ข้อ 30)

สาเนา ให้มีคารับรองว่า สาเนาถูกตอ้ ง โดยให้ข้าราชการพลเรอื น หรือ พนักงานส่วนท้องถิ่น
ประเภทวิชาการ ระดับปฏิบัติการ หรือประเภททั่วไป ระดับชานาญงานขึ้นไป หรือเจ้าหน้าท่ีของรัฐ
อื่นที่เทียบเท่า หรือพนักงานราชการซึ่งเป็นเจ้าของเร่ืองท่ีทาสาเนาหนังสือน้ัน ลงลายมือชื่อรับรอง
พรอ้ มท้ังลงชอื่ ตวั บรรจง ตาแหน่ง และ วนั เดือน ปี ที่รับรอง ไว้ท่ีขอบล่างของหนงั สอื

(ระเบยี บสานกั นายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ ฉบับที่ 3 พ.ศ.2560 ข้อ 3)

สาเนาอิเล็กทรอนิกส์หนังสือ ท่ีหน่วยงานสารบรรณกลางได้ส่งหนังสือด้วยระบบสารบรรณ
อิเล็กทรอนิกส์แล้ว ให้ถือว่าเป็น “การเก็บสาเนาหนังสือ” ไว้ ในระบบอิเล็กทรอนิกส์โดยไม่ต้องเก็บ
เปน็ เอกสารอีก

(ระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณ ฉบับที่ 4 พ.ศ.2564 ข้อ 9)

หนังสอื เวียน
หนังสือเวียน คือ หนังสือท่ีมีถึงผู้รับเป็นจานวนมาก มีใจความอย่างเดียวกัน ให้เพ่ิมรหัสตัว

พยัญชนะ ว หนา้ เลขทะเบียนหนังสอื สง่ โดยกาหนดเป็นเลขที่หนงั สือเวยี นโดยเฉพาะ เริม่ ตงั้ แต่เลข 1
เรียงเป็นลาดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทิน หรือใช้เลขที่ของหนังสือท่ัวไปตามแบบหนังสือภายนอกอย่งหนึ่ง
อย่างใด

(ระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ข้อ 32)

24

การเก็บรักษาหนงั สอื
การเก็บหนงั สอื แบ่งออกเป็น

การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จ ให้อยู่ในความรับผิดชอบของ
เจ้าของเรอื่ ง โดยให้กาหนดวธิ ีการเก็บเหมาะสมตามขั้นตอนของการปฏบิ ัติงาน

การเกบ็ เมอ่ื ปฏิบัติเสรจ็ แล้ว คือ การเกบ็ หนงั สอื ท่ีปฏิบตั ิเสร็จเรยี บร้อยแลว้
การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้วแต่จาเป็น
จะต้องใช้ตรวจสอบเป็นประจา ไม่สะดวกส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บของส่วนราชการ ให้เจ้าของเรื่องเก็บ
เป็นเอกเทศ โดยแต่งตงั้ เจา้ หน้าทีข่ นึ้ รบั ผดิ ชอบก็ได้ เมื่อไมม่ ีความจาเป็นท่จี ะต้องใช้ตรวจสอบแลว้ ให้
จดั ส่งหนังสอื น้นั ไปยงั หนว่ ยเกบ็ ส่วนราชการ

(ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ข้อ 52-56)

ทะเบียนหนังสือเก็บและบัญชีหนังสือส่งเก็บสามารถจัดทาในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ได้

(ระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ฉบับที่ 4 พ.ศ.2564 ขอ้ 8)

อายุการเก็บหนังสอื โดยปกติให้เก็บไวไ้ มน่ ้อยกว่า 10 ปี เว้นแต่หนังสอื ดังตอ่ ไปนี้
1. หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบว่าด้วยการรักษาความ

ปลอดภัยแห่งชาติหรือระเบียบว่าด้วยการรรักษาความลบั ของทางราชการ
2. หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สานวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวนหรือ

หนังสืออ่ืนใดท่ีได้มีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกาหนดไว้เป็นพิเศษแล้ว การเก็บให้เป็นไปตาม
กฎหมายและระเบียบแบบแผนวา่ ดว้ ยการน้ัน

3. หนังสือท่ีมีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ ทุกสาขาวิชา และมีคุณค่าต่อการศึกษา ค้นคว้าวิจัย
ให้เก็บไว้เป็นหลักฐานสาคัญทางประวัติศาสตร์ของชาติตลอดไปหรือตามที่สานักหอจดหมายเหตุ
แห่งชาติ กรมศิลปากร กาหนด

4. หนังสือทไ่ี ดป้ ฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเปน็ คู่สาเนาที่มีต้นเรอื่ งจะคน้ ไดจ้ ากที่อนื่ ให้เก็บไว้
ไมน่ อ้ ยกวา่ 5 ปี

5. หนังสือท่ีเป็นเรื่องธรรมดาสามัญ ซ่ึงไม่มีความสาคัญ และเป็นเร่ืองท่ีเกิดขึ้นเป็นประจา
เมือ่ ดาเนนิ การแล้วเสรจ็ ให้เกบ็ ไวไ้ ม่นอ้ ยกว่า 1 ปี

6. หนังสือหรือเอกสารเก่ียวกับการรับเงนิ การจ่ายเงิน หรือการก่อหนผี้ ูกพันทางการเงินที่ไม่
เป็นหลักฐานแห่งการก่อเปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงบั ซึ่งสทิ ธิในทางการเงิน รวมถึงหนังสือหรือ
เอกสารเกี่ยวกับการรับเงิน การจ่ายเงิน หรือการก่อหนี้ผูกพันทางการเงินที่ไม่มีความจาเป็นในการใช้
เป็นหลักฐานแห่งการก่อเปล่ียนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงิน เพราะได้มีหนังสือ
หรอื เอกสารอน่ื ทสี่ ามารถนามาใช้อา้ งองิ หรือทดแทนหรือเอกสารดังกล่าวแลว้

25

เมื่อสานักงานตรวจเงินแผ่นดินตรวจสอบแล้วไม่มีปัญหา และไม่มีความจาเป็นต้องใช้
ประกอบการตรวจสอบหรือเพื่อการใด ๆ อีก ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี หนังสือที่เก่ียวกับการเงิน ซ่ึง
เห็นว่าไม่มีความจาเป็นต้องเก็บไว้ถึง 10 ปี หรือ 5 ปี แล้วแต่กรณี ให้ทาความตกลงกับ
กระทรวงการคลัง

(ระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณ ฉบับท่ี 2 พ.ศ.2548 ข้อ 57)

หนังสอื อิเล็กทรอนิกส์ “ไม่มีอายุการเก็บหนังสอื ” โดยปกติให้เกบ็ ไวต้ ลอดไป เว้นแต่กรณีจาเป็นต้อง
เพิ่มพน้ื ทจี่ ัดเกบ็ ในระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์หรือมีเหตผุ ลความจาเปน็ อน่ื ใด

(ระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ฉบบั ที่ 4 พ.ศ.2564 ข้อ 89/5)

การจัดส่งหนงั สือจดั เกบ็ ทีก่ องจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศลิ ปากร
ทกุ ปีปฏิทนิ ให้สว่ นราชการจัดสง่ หนงั สือที่มอี ายคุ รบ 20 ปนี ับจากวันทไี่ ด้จัดทาขน้ึ ท่ีเก็บไว้ ณ

ส่วนรากรใด พรอ้ มทั้งบัญชสี ่งมอบหนังสือครบ 20 ปี ให้สานักหอจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศิลปากร
ภายในวนั ที่ 31 มกราคมของปถี ดั ไป เว้นแต่หนังสอื ดงั ต่อไปนี้

1. หนังสือท่ีต้องสงวนเป็นความลับให้ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบว่าด้วยการรักษาความ
ปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบียบวา่ ด้วยการรักษาความของทางราชการ

2. หนังสอื ท่มี ีกฎหมาย ขอ้ บังคบั หรือระเบียบท่ีออกใช้เป็นการทัว่ ไปกาหนดไวเ้ ป็นอย่างอน่ื
3.หนังสือท่ีส่วนราชการมคี วามจาเป็นตอ้ งเก็บไว้ที่ส่วนราชการนั้น ให้จดั ทาบัญชีหนังสือครบ
20 ปที ่ขี อเกบ็ เอง ส่งมอบให้สานกั หอจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร
((ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณ ฉบับท่ี 2 พ.ศ.2548 ข้อ 58)
งานสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์
ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564 หมวด 5
กาหนดให้ส่วนราชการจัดให้มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ในการปฏิบัติงานสารบรรณ หรืออย่าง
น้อย ต้องมีท่ีอยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลาง เพื่อใช้ รับ – ส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ของส่วนราชการ
นัน้
การติดต่อราชการให้ดาเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก เว้นแต่กรณี
ทีเ่ ป็นข้อมูลข่าวสารลับ ชน้ั ลับท่ีสดุ ตามระเบียบว่าด้วยการรกั ษาความลับของทางราชการ หรอื เป็น
ส่ิงท่ีเป็นความลับของทางราชการช้ันลับท่ีสุดตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการรักษาความ
ปลอดภัยแห่งชาติ หรือมีเหตุจาเป็นอ่ืนใดท่ีไม่สามารถดาเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ได้
ในกรณีท่ีติดต่อราชการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ส่งตรวจสอบผลการส่งทุก
คร้ังและให้ผู้รบั แจ้งตอบรับเพ่ือยืนยนั ว่าหนังสือได้จัดส่งไปยงั ผู้รับเรียบรอ้ ยแล้ว ถา้ ได้รับการแจ้งตอบ
รบั แล้ว สว่ นราชการผสู้ ง่ ไมต่ อ้ งจัดส่งหนังสอื เปน็ เอกสารตามไปอกี

26

การส่งข้อความทางเครื่องมือส่ือสาร เช่น โทรศัพท์ วิทยุสื่อสาร วิทยุกระจายเสียง ให้ผู้รับ
ปฏิบัติเช่นเดียวกับได้รับหนังสือ ในกรณีท่ีจาเป็นต้องยืนยันเป็นหนังสือให้ทาหนังสือยืนยันตามไป
ทนั ที

การส่งหรอื จดั เก็บขอ้ ความ ดว้ ยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ไว้ในระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์
ใหถ้ อื เป็นการบันทึกขอ้ ความไว้เป็นหลกั ฐานแล้ว

(ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรีวา่ ด้วยงานสารบรรณ ฉบบั ท่ี 4 พ.ศ.2564 ข้อ 7)

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หมายความว่า การรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสาร หรือ

หนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงการรับส่ง โดยใช้ไปรษณีย์
อเิ ล็กทรอนกิ ส์ (e-mail) ของส่วนราชการหรอื ทส่ี ่วนราชการ จดั ใหแ้ ก่เจา้ หนา้ ที่ และระบบสื่อสารทาง
อเิ ล็กทรอนิกส์อ่นื ใดตามทหี่ ัวหนา้ ส่วนราชการกาหนดดว้ ย

(ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณ ฉบับที่ 4 พ.ศ.2564 ขอ้ 3)

หนังสืออิเล็กทรอนกิ ส์
หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ หมายความ หนังสือราชการท่ีจัดทาและได้รับส่งหรือเก็บรักษาด้วย

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์

(ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ฉบบั ท่ี 4 พ.ศ.2564 ขอ้ 4)

การจดั ทา “บนั ทกึ ” ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์
กรณีท่ีมีการจัดทา “บันทึก” ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือพิมพ์ข้อความใน

ไปรษณยี อ์ ิเล็กทรอนิกส์ หรือระบบสื่อสารอื่นใดท่ีมีการยนื ยนั ตัวตน จะพิมพ์ ช่ือผู้บนั ทึกแทน การลง
ลายมือชือ่ กไ็ ด้ และจะไม่ลงวัน เดอื น ปี ทบี่ ันทกึ กไ็ ด้หากระบบมีการบนั ทึกวัน เดอื น ปไี วอ้ ยแู่ ล้ว

(ระเบยี บสานกั นายกรฐั มนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณ ฉบบั ที่ 4 พ.ศ.2564 ข้อ 5)

ส่ือกลางบนั ทกึ ขอ้ มลู
สื่อกลางบันทึกข้อมูล หมายความว่า ส่ือใด ๆ ท่ีอาจใช้บันทึกข้อมูลได้ด้วยอุปกรณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์
รวมทั้ง พื้นท่ีที่ส่วนราชการใช้ในการจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ด้วย เช่น บริการคลาวด์ (Cloud
Computing)

(ระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ ฉบับที่ 4 พ.ศ.2564 ขอ้ 6)

27

ทะเบยี นหนังสอื
ทะเบยี นหนังสือรบั ทะเบียนหนงั สอื สง่

ให้ส่วนราชการจัดให้มีทะเบียนหนังสือรับ ทะเบียนหนังสือส่ง บัญชีหนังสือส่งเก็บ ทะเบียน
หนังสือเก็บ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ 20 ปี บัญชีหนังสือครบ 20 ปี ที่ขอเก็บเอง บัญชีฝากหนังสือ
และบัญชีหนังสือขอทาลายในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยกรอกรายละเอียดเช่นเดียวกับทะเบียนหรือ
บัญชีในรปู แบบเอกสาร

ทะเบียนหรือบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ จะอยู่ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือจัดทาโดยใช้
โป ร แ ก ร ม เช่ น Microsoft Excel ห รื อ Google Sheets ห รื อ Apple Numbers ห รื อ
แอปพลิเคชนั อืน่ ใดก็ได้

เม่ือมีทะเบียนหรือบัญชีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ไม่ต้องจัดทาทะเบียนหรือบัญชีใดเป็น
เอกสารอกี

(ระเบียบสานักนายกรฐั มนตรีวา่ ด้วยงานสารบรรณ ฉบับที่ 4 พ.ศ.2564 ข้อ 8)

การรับหรือส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ให้ลงเวลาที่ปรากฎในระบบว่าส่วนราชการได้รับหรือได้
ส่งหนังสือไว้ในทะเบียนหนังสือรับหรือทะเบียนหนังสือส่ง แล้วแต่กรณี ไว้เพื่อเป็นหลักฐานทาง
ราชการด้วย

ในกรณีที่ได้ส่งไปทางท่ีอยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์แล้ว แต่ไม่สาเร็จ ให้ลงวันและเวลาที่
ปรากฎในระบบว่าได้จดั สง่ ครั้งแรกเป็นวนั และเวลาที่ไดส้ ง่ หนงั สอื

(ระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ ฉบบั ที่ 4 พ.ศ.2564 ข้อ 10)

สาเนาหนงั สืออเิ ล็กทรอนิกส์
ห นั งสื อ ท่ี จั ด ท า ข้ึ น แ ล ะ ห น่ ว ย งา น ส า ร บ ร ร ณ ก ล า ง ได้ ส่ ง ห นั ง สื อ ด้ ว ย ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ

อิเล็กทรอนิกส์แล้ว ให้ถือว่าการเก็บสาเนาหนังสือไว้ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่ส่งนั้น เป็น
การเกบ็ สาเนาไวท้ ห่ี นว่ ยงานสารบรรณกลางแล้ว โดยไมต่ อ้ งเก็บเป็นเอกสารอกี

(ระเบยี บสานกั นายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณ ฉบบั ท่ี 4 พ.ศ.2564 ข้อ 9)

การเกบ็ หนงั สอื อิเล็กทรอนิกส์
การเก็บหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ นอกจากจะเก็บไว้ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่มาจาก

การรับหรือการส่งหนังสือแล้ว ให้ “สารองข้อมูล (Backup)” หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ไว้อีกแห่งเป็น
อย่างนอ้ ยดว้ ย ตามหลักเกณฑ์และวิธกี ารท่หี ัวหน้าสว่ นราชการกาหนด

28

หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บรักษาไว้ในการสารองข้อมูล และที่ส่งให้สานักหอจดหมายเหตุ
แห่งชาติ กรมศิลปากร ให้อยู่ในรูปแบบมาตรฐาน เช่น PDF ความละเอียดไม่น้อยกว่า 150 dpi และ
ใหต้ ้ังชอื่ ไฟล์ ตามหลกั เกณฑท์ ่กี าหนดไว้ในภาคผนวก 7

(ระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ ฉบบั ท่ี 4 พ.ศ.2564 ข้อ 10)

อายุการเก็บหนังสืออิเล็กทรอนกิ ส์
หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ “ไม่มีอายุการเก็บหนังสือ” โดยปกติให้เก็บไว้ตลอดไป เว้นแต่กรณีมี

ความจาเป็นต้องเพิ่มพื้นที่จัดเก็บในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของส่วนราชการ หรือมีเหตุผล
ความจาเปน็ อ่นื ใด

(ระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ ฉบับที่ 4 พ.ศ.2564 ขอ้ 89/5)

หากมีความจาเป็นต้องทาลายหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ หัวหน้าส่วนราชการ จะมีคาส่ังให้
ทาลายหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ที่มิใช่เอกสารจดหมายเหตุตามกฎหมายว่าด้วยจดหมายเหตุแห่งชาติ ที่
เก็บมาเปน็ เวลาเกินกว่า 10 ปีแลว้ ก็ได้

การทาลายหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ หัวหน้าส่วนราชการจะต้องมีคาสั่งให้ทาลายได้เฉพาะ
หนังสือท่ีเก็บมาเป็นเวลาเกินกว่า 20 ปี ซ่ึงมีการส่งให้สานักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
แล้ว เม่ือหัวหน้าส่วนราชการมีคาส่ังให้ทาลายหนังสืออิเล็กทรอนิกส์แล้ว ให้ทาลายโดยใช้วิธีลบออก
จากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และให้ลบหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ท่ีเก็บไว้เป็นเวลานานท่ีสุดย้อน
ข้ึนมา

การพฒั นาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์
การพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของส่วนราชการ ให้ขอรับการสนับสนุนหรือขอ

ความช่วยเหลือจาก สานักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) หรือสานักงานพัฒนาธุรกรรม
ทางอิเลก็ ทรอนิกส์ได้

หากมีปัญหาอุปสรรคทางเทคนิคในการปฏิบัติงานสารบรรณด้วยระบบสารบรรณอเล็กทรอ
นิกส์ หรือในการเชื่อมโยงข้อมูลหรอื ระบบกับส่วนราชการและหน่วยงานอื่นให้ขอความช่วยเหลอื จาก
สานักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) หรือ สานักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ได้
เช่นกนั

(ระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณ ฉบับท่ี 4 พ.ศ.2564 ขอ้ 11)

29

การปฏบิ ตั งิ านสารบรรณดว้ ยระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์กอ่ นหนา้ ระเบยี บนี้
การปฏิบัติงานสารบรรณด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ก่อนวันที่ระเบียบนี้ใช้บังคับ

รวมท้ังหนังสอื เอกสาร และสาเนาท่ีเกย่ี วขอ้ ง
ถา้ ปฏิบัตโิ ดยสอดคล้องกบั หลักเกณฑ์หรอื วิธกี ารที่กาหนดไว้ในระเบยี บ สานักนายกรัฐมนตรี

ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ที่แก้ไขเพ่ิมเติม โดยระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสาร
บรรณ ฉบับที่ 4 พ.ศ.2564 ให้ถือว่าชอบด้วยระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.
2526 และให้ปฏิบตั ติ อ่ ไปตามที่กาหนดไว้

(ระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ ฉบบั ที่ 4 พ.ศ.2564 ขอ้ 12)

3. แนวคดิ พื้นฐานเก่ียวกับการเขยี นหนงั สือราชการ
3.1 ความสาคัญของการเขยี นหนังสอื
1. เป็นกระบวนการสื่อสารท่ีมีวิธีการชัดเจน เพราะมีรูปแบบในลักษณะต่าง ๆ มีวิธีการ

ปฏิบัติในกระบวนการสื่อสารที่เรียกว่า หนังสือราชการ มีข้ันตอน เนื้อหาปรากฏอยู่จึงเป็น
กระบวนการส่ือสารที่ถูกนามาใช้แบบยั่งยืน และเป็นต้นเหตุของกระบวนการส่ือสารเรื่องอื่น ๆ เช่น
กระบวนการสือ่ สารดา้ นโทรสาร โทรศพั ท์

2. เป็นเครื่องมือการบริหารราชการ คือ การส่ังการ การตัดสินใจ การวางแผน
การกาหนดกฎเกณฑ์ซึ่งจะทาเป็นลายลักษณ์อักษรเป็นหนังสือราชการ จะทาให้การส่ังการมี
ประสทิ ธภิ าพสูงสุด

3. เป็นเอกสารพยาน หรือหลักฐานที่น่าเชื่อถือ สิ่งที่ปรากฎอยู่ในหลักฐานทางราชการ
ถอื เปน็ ขอ้ เทจ็ จรงิ

4. เป็นหลักฐานอ้างอิงและตรวจสอบ หลักฐานจะเช่ือมโยงทาให้เกิดความถูกต้อง
สมบูรณ์และแมน่ ยา ซึง่ หากเราจะตรวจสอบว่าส่ิงใดเกดิ ข้ึนในอดีต สามารถใช้เอกสารตรวจสอบได้ว่า
เกิดขึ้นได้อย่างไร และถือว่าสิ่งที่ปรากฏอยู่ในเอกสารคือข้อเท็จจริง ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่า
ด้วยระเบียบงานสารบรรณ ก็คือกระบวนการวิธีการจัดทาหนังสือราชการ ซึ่งมีขั้นตอนวิธีการปฏิบัติ
เรียกช่ือหนังสือ มีตัวอย่างของหนังสือต่าง ๆ ให้เราปฏิบัติได้ถูกต้อง ซ่ึงทุกคนท่ีปฏิบัติงานสารบรรณ
จาเป็นทจ่ี ะต้องรู้และปฏิบตั ใิ หถ้ กู ต้อง

ดังนั้น การเขียนหนังสือราชการท่ีดี จึงมีความสาคัญและมีประโยชน์ต่อตนเองและ
หน่วยงาน (นภาลัย สุวรรณธาดา, 2550; นราชัย อัศเวศน์ และคณะ, 2552) ได้สรุปดังรายละเอียด
ตอ่ ไปนี้

1. ส่ือความหมายไดถ้ กู ตอ้ ง ตรงประเด็น ผู้เขียนและผูอ้ า่ นเข้าใจตรงกัน
2. สร้างความเข้าใจ สรา้ งมนษุ ยสมั พันธท์ ดี่ ีตอ่ กนั ทาใหเ้ กิดบรรยากาศทีด่ ีในองค์กร

30

3. ประหยัดเวลา ในการตีความหรือตรวจสอบข้อมูล ไม่ต้องสอบถามหรือเขียนใหม่
ทาให้สิ้นเปลืองเวลาและงบประมาณของหนว่ ยงานเป็นอย่างมาก

4. งา่ ยแก่การปฏบิ ัติ ผรู้ ับสามารถปฏิบัติในแนวทางหรอื มาตรฐานเดียวกัน
5. ทาให้งานประสบความสาเร็จตามความมุ่งหมาย เป็นผลดีแก่ราชการ ซ่ึงส่งผลถึง
ประเทศชาติดว้ ย
6. เป็นภาพลกั ษณท์ ี่ดีของหน่วยงาน หนังสือราชการท่ีดคี ือภาพลกั ษณ์ทีด่ ีของหนว่ ยงาน
แสดงถึงคุณภาพของผู้ปฏิบัติงาน ตรงกันข้าม หนังสือท่ีเข้าใจยาก ผิดพลาดหรือภาษาไม่สละสลวย
จะเป็นภาพลกั ษณท์ ่ีไมด่ ขี องหน่วยงาน ผบู้ ังคับบัญชผี ลู้ งนามก็พลอยเสียหายไปด้วย
7. เป็นตัวอย่างต่อไป สาเนาหนังสือท่ีปรากฏอยู่ในแฟ้มหรือไฟล์อิเล็กทรอนิสก์ท่ีปรากฎ
ในคอมพวิ เตอร์ จะเป็นตวั อย่างแก่ผู้ศึกษางานและผปู้ ฏิบตั ิงานต่อไป
8. เป็นการธารงรกั ษาภาษา ซึ่งเป็นเอกลักษณข์ องชาติ

3.2 หลกั การเขียนหนังสอื ราชการทีด่ ี
การเขียนหนังสอื เป็นปัจจัยหนง่ึ ท่ีสาคัญในการปฏิบตั ิงานไม่วา่ ในภาครัฐหรือภาคเอกชน ทัง้ น้ี

เพราะการเขียนหนังสือเป็นช่องทางการสื่อสารท่ีใช้ในการติดต่อส่ือสาร จากผู้ส่งสารถึงผู้รับสารมี
จดุ ประสงค์เพือ่ ใหเ้ ข้าใจไดถ้ ูกต้องตรงกัน หนังสือติดตอ่ ราชการทด่ี ีนอกจากจะต้องเขียนตามแบบและ
เขียนให้อ่านเข้าใจและส่ือความหมายแล้ว ยังจะต้องเขียนให้ถูกต้องในเน้ือหา หลักภาษา ถูกความ
นยิ ม มคี วามชัดเจนและกระชับรัดกุม กะทดั รดั อีกทงั้ ให้หวงั ผลไดต้ ามจุดประสงคข์ องการมหี นังสอื ไป
ดังนั้น การเขียนหนังสือโดยเฉพาะอย่างย่ิงหนังสือราชการ และหนังสือโต้ตอบของหน่วยงานต่าง ๆ
ผู้เขียนควรมีความรู้ทางทฤษฎี และปฏิบัติจนเกิดความชานาญ จึงจะสามารถเขียนหนังสือได้ดี โดยมี
ขั้นตอนการดาเนินการ ดังน้ี

1. ศึกษาและจดจารูปแบบของหนังสือราชการ (ตามระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงาน
สารบรรณ) ใหถ้ ูกตอ้ งและแมน่ ยา

2. เข้าใจในโครงสร้างของหนังสือราชการแต่ละชนิด เช่น หนังสือภายนอก หนังสือภายใน
หนังสือประทับตรา หนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัมพันธ์ หนังสือที่เจ้าหน้าท่ีทาขึ้นหรือรับไว้เป็น
หลักฐานในราชการ

3. จับประเด็นของเร่ืองทีจ่ ะรา่ ง
4. บอกความประสงค์ใหช้ ัดเจน เพอ่ื ใหผ้ ู้รับสามารถพิจารณาได้อยา่ งรวดเรว็
5. กรณมี คี วามประสงค์หลายขอ้ ให้แยกเปน็ ข้อๆ
6. กรณีจาเป็นจะต้องอ้างตัวบทกฎหมาย หรือตัวอย่างให้ระบุให้ชดั เจน เพื่อให้ผู้รับค้นหามา
ตรวจสอบได้สะดวก

31

7. ใช้ถ้อยคากะทดั รดั ได้ใจความ
8. ใชถ้ อ้ ยคาเป็นภาษาราชการ
9. การใช้ถ้อยคาปฏเิ สธ ใหใ้ ช้ภาษาที่นมุ่ นวล รนื่ หู
10. หลกี เลยี่ งถอ้ ยคาทีเ่ ปน็ คาซ้าซอ้ น คาฟมุ่ เฟือย
11. การใช้อกั ขระวิธี ตวั สะกอด ตวั การันต์ และวรรคตอนให้ถกู ต้อง
12. ใชค้ าราชาศัพทใ์ หถ้ กู ต้อง
13. ระมัดระวงั ในการใชค้ าทีม่ คี วามหมายใกลเ้ คยี งกนั
14. หลีกเลี่ยงการใช้คาท่เี ป็นภาษาตา่ งประเทศให้มากที่สดุ
15. ไม่ใชค้ าที่ใชใ้ นโฆษณา
16. อ่านและตรวจทานความถูกตอ้ ง
อดุล จันทรศักด์ิ (2550 :100-106) สรุปหลักการเขียนหนังสือติดต่อราชการที่ดี หลักท่ีนิยม
ยดึ ถือในการเขียนหนงั สือติดต่อราชการ โดยใช้หลัก 5C น้ัน ในการเขียนหนังสือ คิดค้นเพ่ือการจดจา
ท่ีงา่ ยข้ึน ไดแ้ ก่

1. ถูกต้อง (Correct)
2. ชัดเจน (Clear)
3. รัดกุม (Confirm)
4. กะทัดรัด (Concise)
5. การโนม้ นาสู่จดุ ประสงค์ (Convince)
ท้ังน้ี แต่ละหลักมีความหมายและรายละเอยี ด ดังน้ี
1. ถูกต้อง (Correct) การเขียนหนังสือติดต่อราชการให้ถูกต้องน้ัน ควรเขียนให้ถูกลักษณะ
แตล่ ะหลักมีความหมายและรายละเอียดดงั นี้
1.1 ถกู แบบ
1.2 ถูกเนอ้ื หา
1.3 ถูกหลักภาษาราชการ
1.4 ถกู ความนิยม
1.1 ถูกแบบ ถูกตอ้ งในรปู แบบตามระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณ เชน่

แบบ “หนงั สอื ภายนอก” ทล่ี งช่อื หัวหนา้ ส่วนราชการระดับกรมข้นึ ไป
แบบ “หนงั สือภายใน” สาหรบั ใช้ติดต่อภายในกระทรวง กรม หรือจงั หวัดเดียวกนั
แบบ “หนังสอื ประทบั ตรา” แทนการลงชือ่
ทั้งน้ี ต้องใช้แบบใดแบบหนึ่งให้ถูกต้องตามควรแก่กรณี รวมท้ังจัดโครงสร้างของหนังสือ
พรอ้ มทัง้ เขยี น

32

“เรื่อง” ต้องเขียนในหนังสือภายนอกและหนังสือภายใน แต่ต้องไม่เขียนในหนังสือ
ประทับตรา

“คาข้ึนตน้ ” ใชค้ าตามระเบียบสานักนายกรฐั มนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ
“คาลงทา้ ย” และรายละเอียดอ่ืน ๆ ให้ถูกแบบ ถกู ระเบียบ
1.2 ถูกเนื้อหา การเขียนหนังสือราชการ จะต้องเขียนให้ถูกต้องในเน้ือหาของเรื่อง ซ่ึง
โครงสรา้ งของหนงั สอื ราชการประกอบดว้ ย 4 สว่ น คือ
สว่ นท่ี 1 หัวหนงั สอื มชี ือ่ เรอ่ื ง และคาขนึ้ ต้น ซ่ึงจะตอ้ งเขียนใหถ้ กู
ส่วนที่ 2 เหตุที่มีหนังสือไป จะต้องเขียนเริ่มต้นด้วยคาที่เหมาะสม อ้างเหตุท่ีมี
หนงั สือไปให้ถูกและใชค้ าสรรพนามใหเ้ หมาะสม
ส่วนท่ี 3 จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป จะต้องเขียนให้ตรงกับลักษณะของเร่ืองและ
ความมุ่งหมายที่มหี นงั สือไป
ส่วนท่ี 4 ท้ายหนังสือ จะต้องเขียนคาลงท้ายในหนังสือภายนอกให้ถูกและเขียน
รายการอน่ื ๆ ในหนังสือทุกชนดิ ให้ถูกต้อง
การเขียนหนังสือติดต่อราชการให้ถูกต้องในเน้ือหาใดน้ัน ถ้าเป็นเร่ืองยากๆ จาเป็นจะต้อง
เตรียมการ ก่อนลงมือเขียน โดย การศึกษาเรื่อง การจับประเด็นเรื่อง และการย่อเรื่อง รายละเอียด
ดงั นี้
การศึกษาเรื่อง เทคนิคในการการศึกษาเรื่องต้องใช้ทั้ง ตา ปาก หู หัว ใจ และ มือ
ในการศกึ ษา ดงั ตาราง 2.1 เทคนิคการศึกษาเร่อื ง
ตา ต้องใช้อ่านเรื่องให้รู้เร่ืองมีความหมายอย่างไร มีเรื่องต่อเน่ืองหรือไม่

เขียนเหตุท่ีมีหนังสือไปได้อย่างถูกต้อง เพื่อจะได้เขียนแจ้งเน้ือความไปยัง
ผู้รับหนงั สอื ได้ถูกต้อง
ปาก ต้องใช้ปากถามผู้เกี่ยวข้อง เกยี่ วกับรายละเอียดเพม่ิ เติมของเร่อื ง หรือผู้ที่
เคยทาเรือ่ งเช่นนั้น ทานองเดยี วกนั น้เี คยทาอย่างไร
หู ต้องสดับตรับฟังว่าเรื่องนี้เกี่ยวข้องกับใคร อย่างไร เคยมีเรื่องทานองน้ี
หรือเกี่ยวข้องมาอยา่ งไรบ้าง และการดาเนนิ การ มีปัญหาอะไรหรือไม่
หวั ต้องใช้คิดวิเคราะห์ เน้ือหาสาระท่ีเป็นแก่นแท้ของเร่ืองน้ัน ตลอดจน
แนวทางท่ีจะเขียน
ใจ ต้องตั้งใจศึกษาเรื่องให้เข้าใจ ทาจิตว่าง วางใจเป็นกลาง ปราศจากอคติ
ท้งั ปวง
มอื ตอ้ งค้นคว้าหาเรอ่ื งที่เกี่ยวข้อง ข้อเทจ็ จริง ขอ้ กฎหมาย และตวั อย่างเร่ือง
ทีเ่ คยทากนั มาแล้ว รวมทัง้ หาตัวอยา่ งร่างหนงั สอื ดี ๆ มาเป็นแบบ

33

การจับประเด็นของเรอื่ ง จบั จุดสาคัญแก่นแท้ของเนื้อเรื่องที่จะต้องเขียนไปถึงผู้รับ
หนังสือ จุดประสงค์อย่างไร เพ่ือจะได้นาไปพิจารณาในเขียนเร่ือง เนื้อความ จุดประสงค์ ของหนังสือ
ท่มี ไี ปใหถ้ กู ตอ้ ง

การย่อเรื่อง คือ การสรุปสาระสาคัญของเร่ืองโดยสังเขปเพียงสั้นๆ แต่สมบูรณ์และ
ชัดเจน เพ่ือประโยชน์ในการเขียนเน้ือความท่ีอ้างถึงเรื่องเดิม เทคนิคในการย่อเรื่อง ควรดาเนินการ
ดังนี้

1. ศึกษาเร่ืองให้เข้าใจโดยละเอยี ด
2. จับประเด็นสาคัญของเร่ือง การย่อเร่ืองให้ส้ัน คือ ย่อเอาแต่ใจความที่เป็น
สาระสาคัญ โดยไม่เอารายละเอียดแต่ต้องได้ความสมบูรณ์และชัดเจน ท้ังนี้ เท่าท่ีจะนาไปเขียน
เนอ้ื ความท่อี ้างถงึ เรื่องเดมิ และทจ่ี ะกลา่ วถึงการดาเนินการตอ่ มา รวมทงั้ ผลท่ีเกิดข้นึ
3. ประมวลสาระสาคัญ หรือจุดสาคัญที่จะต้องนามาใช้เป็นเหตุและผลเช่ือมโยงกัน
ของเร่อื งท่จี ะร่างหนังสือนั้น
4. ลาดับขน้ั ตอนของเร่ืองใหเ้ ขา้ ใจง่าย ไดแ้ ก่

4.1 การลาดบั เรือ่ งท่เี คยติดต่อระหวา่ งกนั มาก่อน
4.2 การลาดับเหตกุ ารณท์ เี่ กิดขึ้น
4.3 การลาดบั เนื้อหาสาระที่จะกล่าวถงึ กอ่ นหลงั
4.4 การลาดับจุดประสงค์ของหนงั สือ
4.5 ยอ่ เรอ่ื งให้สัน้ ได้ความสมบรู ณ์และชัดเจน ไมค่ วรใหย้ าวเกนิ 2 บรรทัด
4.6 อ้างและแนบรายละเอียดประกอบ เชน่ อ้างวา่

“ตามหนังสือท่ีอ้างถึง”
“ตามทไี่ ดเ้ รยี นให้ทราบทางโทรศพั ท์แลว้ ”
“ความละเอยี ดแจง้ แล้วนั้น”
“รายละเอียดปรากฏในเอกสารท่ีแนบมานี้”
5. ใหส้ ะดวกแก่การเกบ็ ค้น อ้างอิง ได้งา่ ย คือ
ผู้เก็บ พออ่านช่ือเรื่อง ก็สามารถแยกเก็บเข้าหมวดหมู่ตามประเภทเรื่องได้
โดยไม่ตอ้ งอา่ นรายละเอยี ดทัง้ ฉบับ
ผู้คน้ พอบอกชอื่ เร่อื ง กส็ ามารถคน้ หาโดยไม่ย่งุ ยากสบั สน
ผูอ้ า้ งอิง สามารถบอกเชื่อเรื่องให้ผอู้ นื่ เข้าใจไดโ้ ดยไมส่ ับสนไขว้เขว
สรุป การที่จะเขียนหนังสือติดต่อราชการให้ถูกต้องในเนื้อหาเป็นอย่างดีได้นั้น
จาเป็นท่ีจะต้องเตรียมการกอ่ นเขยี น ซึ่งอาจจะต้อง ศึกษาเร่ือง จบั ประเด็นของเร่อื ง ย่อเรื่อง ทง้ั น้ี พึง
กระทาการดงั กล่าวตามความจาเป็น สุดแตว่ ่าเรอ่ื งนนั้ จะยากหรอื ง่ายเพียงใด

34

1.3 ถูกหลักภาษาราชการ หลกั ภาษาราชการท่ีควรระวัง มี 2 เร่ือง คือ

1.3.1 รูปประโยค เม่ือรา่ งหนังสือแล้วต้องแยกประโยคออก ตรวจสอบไวยากรณ์ดูที

ละประโยคว่า ถูกรูปประโยคหรือไม่ มีคากริยาในแต่ละประโยคหรือไม่ คาแต่งประธาน-กริยา-กรรม

อยูถ่ ูกทีห่ รือไม่ อ่านไดค้ วามหรอื ไม่ ส่วนคาประธานและกรรมอาจละไวใ้ นฐานท่ีเขา้ ใจกไ็ ด้

1.3.2 ความสมั พันธท์ างไวยากรณ์ อาจแยกพจิ ารณาไดเ้ ป็น 5 ประการ คือ

(1) ความสมั พนั ธร์ ะหว่างประโยคกับประโยค

(2) ความสัมพนั ธร์ ะหว่างประธาน-กรยิ า-กรรม

(3) ความสัมพนั ธ์ระหวา่ งคาทแ่ี ยกครอ่ มข้อความ

(4) ความสมั พันธร์ ะหว่างคาหลกั กบั คาขยาย

1.4 ถูกความนิยม

ความนิยม หมายถึง ความนิยมท่ีใช้กันโดยทั่วไปในวงราชการ และความนยิ มเฉพาะ

ผูล้ งนามในหนงั สอื ซง่ึ เป็นความนยิ มในเร่อื งดังตอ่ ไปน้ี

1.4.1 ความนิยมในสรรพนาม ความนิยมโดยทั่วไปสาหรับหนังสือภายนอก หรือ

หนังสอื ติดต่อในนามส่วนราชการจะไม่นิยมใชค้ าสรรพนาม ว่า “ข้าพเจ้า” หรอื “กระผม” แตจ่ ะนยิ ม

ใช้ชื่อสว่ นราชการ เช่น “คณะวิศวกรรมศาสตร์” “มหาวิทยาลยั เทคโนโลยีราชมงคลศรีวชิ ัย” หรอื ละ

ไว้ในฐานทเ่ี ขา้ ใจโดยไม่ระบุช่อื สว่ นราชการ ตวั อย่าง คณะวิศวกรรมศาสตร์พจิ ารณาแล้วเห็นว่า

1.4.2 ความนิยมในถ้อยคาสานวน มคี วามนยิ มโดยท่วั ไป ดงั นี้

(1) หนงั สือราชการนยิ มใชภ้ าษาราชการ

ตารางท่ี 2.2 ภาษาหนังสือราชการ

ภาษาพูด ภาษาราชการ

ใคร ผ้ใู ด

ไหน ท่ใี ด

แบบไหน แบบใด

อะไร อันใด สงิ่ ใด

ไดไ้ หม ไดห้ รอื ไม่

อยา่ งไร เช่นใด ประการใด

ทาไม เพราะอะไร เหตใุ ด

เด๋ยี วนี้ บัดนี้ ขณะน้ี

ในเรอื่ งนี้ ในการนี้ ในกรณนี ี้

เรอื่ งนนั้ กรณดี ังกล่าว

เหมอื นกนั เช่นเดยี วกัน

35

ภาษาพดู ภาษาราชการ

ยงั ไม่ไดท้ าเลย ยังไม่ไดด้ าเนินการแต่อยา่ งใด

เสร็จแล้ว แลว้ เสร็จ เรียบร้อยแลว้

ตวั อย่าง

ไมม่ ขี อ้ เท็จจรงิ อะไรเพ่มิ เตมิ ใชค้ าวา่ ไมม่ ขี ้อเท็จจรงิ อันใดเพ่มิ เติม

เวลาผา่ นมานานแลว้ ใช้คาว่า เวลาล่วงเลยมานานแลว้

ยังไม่รับแจง้ ผลการพิจารณาเลย ใชค้ าว่า ยังไม่รบั แจง้ ผลการพจิ ารณาแตป่ ระการใด

ไม่ร้มู าก่อนว่าตอ้ งการข้อมลู ใชค้ าวา่ ไม่ทราบวา่ ประสงค์จะขอรบั ขอ้ มลู

(2) การเช่ือมคาหรือประโยค ด้วยคาบุพบท หรือคาสันธาน ซึ่งมี

ความหมายอย่างเดยี วกัน ไม่นิยมใช้คาซ้ากัน เพราะจะไมไ่ พเราะหรืออาจทาใหเ้ ข้าใจสับสนได้ จึงนยิ ม

ใช้คาให้แตกต่างกัน เช่น “ท่ี – ซึ่ง - อัน” เป็นคาท่ีใช้แทนกันได้ท้ัง 3 คา “และ – กับ – รวมท้ัง –

ตลอดจน” ทั้ง 4 คานี้ ใช้แทนกนั ได้

(3) การเช่ือมคาประธาน หรือกริยา หรือกรรมหลายๆ คาเข้าด้วยกัน ด้วย

คา “และ” “หรือ” ไม่นิยมใส่คาเช่ือมทุกคา แต่นิยมใสค่ าเชอ่ื ม คาสดุ ทา้ ยคาเดียว

(4) ใช้กรยิ า “บญั ญตั ิ” สาหรบั พระราชบญั ญตั ิ ใช้กรยิ า “กาหนด” สาหรับ

กฎ ระเบยี บ

(5) ใช้ “ฝา่ ฝืน” สาหรับขอ้ ห้าม ใช้ “ไม่ปฏบิ ตั ติ าม” สาหรบั ขอ้ ปฏบิ ตั ิ

(6) คาท่ใี ชแ้ ทนกนั ได้ และแทนกนั ไมไ่ ด้

กับ  (ตดิ ต่อ เท่ากัน ดว้ ยกนั )

แก่  (สาหรบั )

แด่  (สาหรับ ถวาย อุทิศ เพื่อ)

ตอ่  (กระทาตอ่ ฝ่ายเดียว ตาม)

และ  (ทัง้ หมด)

หรือ  (อยา่ งไหนก็ได)้

และ หรือ  (ท้ังหมดก็ได,้ อย่างเดยี วก็ได้)

(7) คาเบา – คาหนกั แนน่

จะ – จกั

จะ  (ธรรมดา-ใชใ้ นกรณีทว่ั ไป)

จกั  (หนักแนน่ -ใช้ในคาขู่ คาสั่ง คากาชับ)

ควร – พงึ - ยอ่ ม - ต้อง - ให้

36

ควร  (เปน็ คาแนะนา มผี ลบังคบั ทางจติ ใจ)

พงึ  (เป็นการวางปทัสถาน มีบงั คบั ทางสงั คม)

ยอ่ ม  (บงั คบั เป็นทางการ แต่ไม่เด็ดขาด ใช้ดุลยพนิ ิจ)

ตอ้ ง  (เป็นคาส่ัง ซ่ึงจะมีมาตรการลงโทษผุ้ไม่ปฏิบัติ

ตามหรือไม่ก็ได)้

ให้  (เป็นคาบังคับ ซ่ึงโดยท่ัวไปจะมีมาตรการลงโทษ

ผฝู้ า่ ฝนื ดว้ ย

(8) คาบังคับ – คาขอร้อง ไม่นิยมใช้ “คาบังคับ” ในหนังสือท่ีมีถึงบุคคล

หรือผู้ดารงตาแหน่ง ท่ีไมไ่ ดอ้ ยใู่ นบงั คบั บัญชา แต่นยิ มใช้ “คาขอร้อง หรอื “ขอความรว่ มมือ” เช่น

คาบังคบั คาขอร้อง

ขอให้สง่ โปรดสง่

ขอให้ไปติดต่อ โปรดไปติดต่อ

ขอใหน้ าเสนอตอ่ ไปด้วย โปรดนาเสนอต่อไป

(9) คาทาลาย – คาเสรมิ สร้าง ไมน่ ยิ มใช้คาทาลาย แตน่ ิยมใช้คาเสรมิ สร้าง

คาทาลาย คาเสรมิ สรา้ ง

ไมต่ งั้ ใจศกึ ษาจึงสอบตก ถา้ ตัง้ ใจศึกษาก็คงสอบได้

โครงการท่เี สนอใชไ้ มไ่ ด้ โครงการท่ีเสนอเป็นโครงการท่ีดี แต่

ยั ง ไม่ เห ม า ะ ส ม ที่ จ ะ ด า เนิ น ก า ร

ขณะนี้

ท่านเข้าใจผดิ ความเขา้ ใจของท่านยงั คาดเคลอื่ น

(10) หางเสียง การลงท้ายประโยค นิยมใส่คา “หางเสียง” ให้ลงล่ืนและ

ร่ืนหู เช่น การเติมคาว่า “ด้วย” ไวข้ ้างท้ายประโยค “จึงเรียนมาเพอื่ โปรดทราบ และดาเนินการต่อไป

ดว้ ย จกั ขอบคุณยิ่ง”

(11) สานวนตามสมัยนิยม เช่น ได้ผลเป็นที่พอใจระดับหน่ึง ทาเป็นระบบ

ครบวงจร ทาตามขน้ั ตอน

1.4.3 ความนยิ มในวรรคตอน

(1) แบ่งประโยค วรรค และตอนให้ถูกต้อง การแบ่งวรรคตอนผิด ทาให้

ความหมายเปลย่ี น

ตวั อยา่ ง

ยานด้ี ี กินแล้วแข็ง แรงไม่มี โรคภยั เบียดเบียน

ยานด้ี ี กินแล้วแขง็ แรง ไมม่ ีโรคภยั เบียดเบยี น

37

หา้ มขา้ ราชการสตรีนุ่งกางเกง ในเวลาปฏบิ ัติราชการ
หา้ มขา้ ราชการสตรนี ุ่งกางเกงใน เวลาปฏบิ ัติราชการ

(2) ให้แต่ละประโยค แต่ละวรรค แต่ละตอนเป็นเอกภาพ กล่าวคือ แต่ละ

ประโยค กล่าวถึงส่ิงสาคัญส่ิงเดียว แต่ละวรรคแต่ละตอน กล่าวถึงสิ่งสาคัญส่ิงเดียว ถ้ามีหลายสิ่งท่ี

จะตอ้ งกลา่ วถึงควรแยกเป็นคนละประโยค คนละวรรค คนละตอนแลว้ แต่กรณี

1.4.4 ความนยิ มในรูปแบบ รปู แบบในหนังสอื ติดต่อราชการ มี 3 รูปแบบ คือ

(1) หนงั สอื ภายนอก

(2) หนงั สือภายใน

(3) หนังสอื ประทบั ตรา

2. ชัดเจน (Clear)

การเขียนหนังสือติดต่อราชการให้ชัดเจนนั้น คือ การเขียนให้เข้าใจง่าย พิจารณาง่าย และ

อ่านง่าย จงึ ตอ้ งเขียนให้มีลักษณะ ดงั ตอ่ ไปน้ี

2.1 การเขียนให้ชัดเจนในเน้อื ความ

ตอ้ งเขียนให้เนื้อความกระจ่างชัด ไม่คลุมเครอื ไม่ทาให้ผู้อ่าน อ่านด้วยความลาบาก

ในการแปลความหมาย ถ้อยคา หรอื ขอ้ ความ

2.2 การเขยี นให้ชัดเจนในจดุ ประสงค์

หนังสอื ทุกฉบับจะต้องมีจดุ ประสงคว์ ่า จะให้ผรู้ บั หรือผ้อู ่านทาอะไร เชน่

เพ่ือทราบ เพือ่ อนุมตั ิ

เพื่อใหเ้ ขา้ ใจ เพ่อื ให้ความรว่ มมือ

เพ่ือพจิ ารณา เพอื่ ถอื ปฏบิ ตั ิ

ท้ังน้ี มีจุดประสงค์อย่างไร ต้องเขียนให้ชัดเจนว่า ต้องการให้ผู้รับหนังสือทาอะไร

และถา้ มจี ุดประสงคห์ ลายประการ ก็ตอ้ งระบใุ ห้ชดั ว่าต้องการให้ผรู้ บั หนังสือทาอะไร

2.3 การเขียนให้กระจา่ งในวรรคตอน

2.3.1 การเขียนหนังสือ ควรแบ่งเป็นตอน ๆ ย่อหน้า โดยทั่วไปหนังสือย่อหน้าหน่ึง

ไมค่ วรเกนิ 10 บรรทัด

2.3.2 ไม่ควรเขยี นหนังสือโดยใชป้ ระธานร่วม หรอื กรยิ าร่วม หรือใชอ้ นปุ ระโยคแต่ง

เพราะจะอ่านยากและสับสน ควรแยกเปน็ ประโยคเอกเทศ

2.3.3 ในกรณีท่ีใช้คากริยา โดยมีประธานหลาย ๆ คา ถ้าเกรงว่าจะสับสน หรือไม่

กระจา่ งก็อาจใชค้ าว่า “กด็ ”ี เติมทา้ ยคาประธานทุกคาเพื่อใหช้ ัดเจน

38

2.3.4 ในประโยคซ้อนท่ีใช้คาประธานรว่ ม และแยกกริยาควรเว้นวรรคแยกคากรยิ า
ใหเ้ หน็ ประโยคตา่ ง ๆ ชดั เจน

2.3.5 ประโยคหรือวลีท่ีใช้ประกอบประโยค ที่กล่าวก่อนหลายๆ ประโยค ควรเว้น
วรรคให้เหน็ ชดั วา่ ประกอบทุกประโยค

2.3.6 เมื่อเปล่ียนเรื่อง หรือเปลี่ยนกระบวนการ และมีข้อความในแต่ละเรื่อง หรือ
แต่ละกระบวนการยาว ควรย่อหน้าขึ้นวรรคใหม่ เช่น เปลี่ยนจาก อารัมภบท มาเป็นการ พิจารณา
หรอื ความเห็น กย็ ่อหน้าข้ึนวรรคใหม่ เปลย่ี นจากพิจารณาหรอื ความเห็นมาเป็น มติ หรอื ข้อตกลงใจ
ก็ย่อหน้าข้ึนวรรคใหม่ เปล่ียนจากมติ จากข้อตกลงใจ มาเป็น จุดประสงค์ (คาสั่ง คาขอ คาซักซ้อม
ฯลฯ) ก็ยอ่ หนา้ ขน้ึ วรรคใหม่

2.3.7 ถา้ กริยาของประโยคมีหลายๆ คา คือให้ประธานทาอะไรหลายๆ อย่าง หรือมี
กรรม หรือคาประกอบกรรมของกริยาเดียวกันหลายๆ คา ซ่ึงเมื่อเขียนเป็นร่างยาวดูทึบเป็นพืด และ
อา่ นยาก ควรแยกการกระทาหรอื กรรมนัน้ ออกเปน็ ข้อๆ ให้กระจา่ ง

3. รัดกุม (Confirm)
หนังสือราชการที่ดี ต้องมีความลักษณะรัดกุม ไม่มีช่องโหว่ สามารถยืนยันได้แน่นอนในคาที่

เขียนน้ัน การเขียนหนังสือควรมีความถูกต้อง ความชัดเจนแล้ว ควรมีความรัดกุม คืออ่านแล้วไม่ต้อง
ตคี วาม เขียนให้เข้าใจด้วยความเรียบง่าย ไม่มแี ง่มมุ ให้พิจารณาเปน็ อย่างอืน่ ข้อมูลที่ใช้เขียนควรเป็น
ข้อเท็จจริง สามารถยืนยันได้ หรอื เป็นการอ้างอิงกฎหมาย กฎ ระเบียบ ข้อบังคับ และมติต่าง ๆ ทง้ั นี้
ถ้าเป็นกรณีที่ไม่อาจยืนยันได้แน่นอนว่ากรณีจะเป็นเช่นนั้น เสมอไป ก็ไม่ควรใช้คายืนยันให้เป็นการ
ผูกมัด แต่ควรใช้คาแบ่งรับ แบ่งสู้ เช่น ในการตอบข้อหารือ ที่เราเห็นว่า โดยท่ัวไปกรณีจะเป็นอย่าง
น้นั แต่อาจมกี รณีพิเศษท่ีอาจไม่เป็นอย่างนั้นก็ได้ เชน่ น้ีควรเติมคาว่า “โดยปกติ” ลงไปในคาตอบน้ัน
เป็นตน้
4. กะทดั รัด (Concise)

หนังสือราชการต้องมีความสั้น กระชับ กะทัดรัดได้ใจความ ไม่ใช้ถ้อยคาฟุ่มเฟือย ไม่วกวน
ไมซ่ ้าซาก ควรเขียนในลกั ษณะสรุปความ คือ นาเสนอส่วนข้อมูลทีเ่ ป็นสาระสาคญั เพ่ือให้ผ้อู ่านเขา้ ใจ
ได้

5. การโน้มนาส่จู ดุ ประสงค์ (Convince)
การโน้มน้าว เป็นสิ่งจาเป็นอย่างย่ิงในการเขียนหนังสือเพื่อขอความอนุเคราะห์ ขอความ

ร่วมมือ ขอความช่วยเหลือ การเขียนหนังสือเพื่อโน้มน้าวควรใช้ภาษาท่ีดี สุภาพ และเขียนด้วย
ความร้สู ึกท่ีดงี ามอยา่ งแท้จริง

39

หากนาหลัก 5C ไปใช้ในการเขียนหนังสือจนเกิดความชานาญแล้ว จะเกิด 2C ตามมา คือ
การยอมรับ (Credit) ได้แก่ การยอมรับจากผู้บังคับบัญชา เพื่อนร่วมงานและผู้ใต้บังคับบัญชา และ
ความม่ันใจ (Confidence) หมายถึง ความมั่นใจในการเขียนหนงั สือ ทกุ รปู แบบ ซึ่งเป็นปัจจัยท่ีสาคัญ
ทสี่ ุดประการหนึ่งในการเขยี นหนังสอื

การเขียนหนงั สอื ราชการน้ัน ถ้าผรู้ ่างมีหลกั เกณฑด์ งั กลา่ วข้างต้น ประกอบกบั มีการวเิ คราะห์
และใช้ดุลยพินิจ ก็สามารถที่จะร่างหนังสอื ได้ดีโดยไม่ยากอยา่ งทคี่ ิด แต่ตอ้ งมีการฝึกฝนบ่อย ๆ พรอ้ ม
ท้ังศึกษาเรื่องต่าง ๆ โดยท้ังตา ปาก หู หัว ใจ และมือ ทุกท่านกส็ ามารถท่ีจะร่างหนังสือได้เสร็จอย่าง
รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังบ่งบอกถึงศักยภาพของผู้ร่างหนังสืออีกด้วย และการร่างหนังสือ
อาจขึ้นอยู่กับแนวทางการปฏิบัติของแต่ละหน่วยงาน นอกจากน้ี ในการส่งหนังสือราชการแต่ละครั้ง
ผู้ส่งสาร ที่ดีควรคานึงถึงกฎขั้นพื้นฐานด้วย คือความเป็นจริงของหนังสือ มีประโยชน์ เป็นที่พึ่ง
ประสงค์และมคี วามเหมาะสม (เวลา โอกาส สถานท่ี บคุ คล)

3.3 แนวทางในการเขียนหนังสือราชการท่ีพงึ ปฏบิ ตั ิ
1. ยดึ ถือตามระเบยี บ (ยึดรูปแบบ ตามทีร่ ะเบียบกาหนด)
2. ยดึ หลกั ปฏบิ ัติตามองคก์ ร (วฒั นธรรมของแต่ละองค์กร)
3. ยึดหลักนโยบายขององค์กร เช่น กรณีการเรียงหนังสือเสนอผู้บังคับบัญชา ให้จัดเรียง

หนังสือฉบบั จริงขึน้ กอ่ น ตามด้วยสาเนาคู่ฉบับ (หรือ เชน่ หนังสือฉบับจรงิ และคฉู่ บับจัดเรียงเสนอคน
ละหน้าไมใ่ หเ้ รียงซอ้ นกนั ติด “โปรดลงนาม” “ทุกแผน่ ท่ี จะให้ผู้บงั คับบัญชาลงนาม พรอ้ มแนบเร่ือง
เดิม หรือ กฎหมาย ระเบียบท่ีเกี่ยวขอ้ เปน็ ตน้ )

3.4 ข้อควรคานงึ ในการเขียนหนังสอื ราชการเบื้องตน้
ในการเขียนหนังสือผู้เขียนจะต้องคานึงถึงเรอ่ื งตอ่ ไปนี้ คือ
1. เขียนให้เข้าใจงา่ ย คือ ต้องเขียนใหช้ ัดเจน กระจ่าง ไม่คลุมเครือ หรือแปลความได้หลาย

อย่าง เจะทราบไดว้ ่าหนังสือฉบับใดอ่านแลว้ เข้าใจงา่ ย ด้วยวิธีงา่ ยๆ คือ เมือ่ ได้รบั หนังสอื แลว้ ลองอา่ น
ดูสัก 2 – 3 จบ ก็จะหาคาตอบได้ทันทีว่า “หมายความว่าอย่างไร” บางฉบับอ่านคนเดียว 2 – 3 จบ
แลว้ กไ็ มเ่ ขา้ ใจ ต้องไปให้คนอ่นื ๆ ช่วยอา่ น เพื่อช่วยกันวเิ คราะห์ และตีความอกี กม็ ี

ตวั อยา่ ง เชน่
ด้วยศูนย์...ได้จัดการฝึกอบรมหลักสูตร...ตามโครงการที่แนบมานี้ โดยกาหนดให้มีการ
บรรยายในข้อวิชา...ในวันที่...เวลา..ณ..ทางศูนย์ได้พิจารณาเห็นว่า ท่านเป็นผู้มีความรู้ประสบการณ์
เหมาะสมที่จะบรรยายวชิ าน้ี จึงใครจ่ ะขอเชิญท่านเป็นผู้บรรยายในหวั ขอ้ วชิ าดงั กลา่ ว
จงึ เรียนมาเพอ่ื ทราบ และหวงั วา่ คงจะได้รับความร่วมมอื จากทา่ นดงั เชน่ เคย

40

ข้อความที่ยกเป็นตัวอย่างข้างต้นนี้ เขยี นไปขอเชิญบรรยาย แตข่ ้อความชวนให้เข้าใจเปน็ การ
ทาบทามกอ่ น เพราะใช้คาว่า “ใคร่ขอเชญิ ” และยงั ไม่มีข้อความตอนใดทที่ บี่ อกเชิญเลย

2. เขียนให้เข้าใจตรงกัน หมายความว่า เขียนแล้วผู้รบั หนงั สืออา่ นเขา้ ใจถกู ตอ้ งตรงกันกับท่ี
ผเู้ ขียนต้องการ ไม่เข้าใจไปเป็นอย่างอ่ืน ไม่ต้องเสียเวลาสอบถามกันไปมาว่าอย่างนั้นใช่มัย อย่างน้ีใช่
หรือเปล่า จะใหผ้ ูร้ ับจดหมายปฏิบัตอิ ยา่ งไรตอ่ ไป เชน่

2.1ถ้าต้องการเพียงให้ผู้รับทราบก็ให้ลงท้ายให้ชัดเจนว่า “ จึงเรียนมาเพื่อทราบ”
หรอื “จึงเรียนมาเพ่ือโปรดทราบ”

2.2 ถ้าต้องการให้ผู้รับเข้าใจก็ต้องเขียนชี้แจงให้ชัดเจนสมเหตุสมผลแล้วลงท้ายให้
ชดั เจนว่าเป็นการชี้แจง เช่น ลงทา้ ยว่า

“จึงเรยี นซอ้ มความเข้าใจมาเพือ่ ถือเป็นหลกั ปฏิบตั ติ ่อไป”
“จงึ เรยี นชี้แจงมาเพอื่ ขอได้โปรดเข้าใจตามนดี้ ้วย”

2.3 ถ้าต้องการให้ผู้รับอนุมัติก็ให้เขียนช้ีแจงเหตุผล ความจาเป็นท่ีจะโน้มน้าวให้ผู้
พิจารณาอนุมตั ิ และเขยี นตอนทา้ ยบอกจุดประสงค์ให้ชดั เจนวา่ ขออนุมัตอิ ะไร

2.4 ถ้าต้องการให้ผู้รับพิจารณา ก็ให้เขียนในตอนท้ายบอกจุดประสงค์ให้ชัดเจนว่า
ขอให้พิจารณาอะไร ในประเด็นไหน หากมปี ระเด็นทจ่ี ะพจิ ารณาหลายประเดน็ ก็ควรแยกประเดน็ ทจี่ ะ
ขอให้พิจารณาให้เห็นชัดเปน็ ขอ้ ๆ

2.5 ถ้าต้องการให้ผรู้ ับช่วยเหลือก็ให้เขียนอยา่ งนอบน้อยยกย่อง ขอความกรณุ าจาก
ผู้รับและขอบคณุ เขาลว่ งหนา้ ด้วย

3. เขยี นใหต้ รงเปา้ คือ เขียนให้ตรงประเด็นท่ีต้องการ หนังสอื ไม่ใช่จดหมายรกั หรอื จดหมาย
ขอเงิน จึงไม่จาเป็นต้องออดอ้อน อ้อมค้อม วกวน หรือบรรยายความแบบน้าท่วมทุ่ง เขียนยาวถึง 2
หน้ากระดาษ แต่อ่านจบแล้วไม่รู้วา่ ต้องการอะไร จะถามหรอื หารือก็ไม่ใช่ จะขอหรอื แจง้ ให้ทราบก็ไม่
เชงิ สรปุ แลว้ คือไมร่ เู้ รอ่ื ง ทาไมถ่ ูก

4.เขียนให้เกิดผลดี คือ ผู้รับอ่านแล้วเกิดความรู้สึกไปในทางท่ีดี ในทางท่ีเป็นมิตรหรือยินดี
พร้อมท่ีจะดาเนินการให้ สรปุ ก็คือกอ่ ให้เกิดความสัมพันธอ์ ันดตี อ่ กนั โดยเฉพาะอยา่ งยง่ิ ถ้าเป็นหนังสือ
ตอบปฏเิ สธ ซ่งึ โดยปกตใิ คร ๆ ก็ไมช่ อบถกู ปฏิเสธก็ควรใช้ถอ้ ยคาสภุ าพ

5. เขียนให้ถูกหลัก คือ การเขียนหนังสือต้องให้ถูกต้องทั้งไวยากรณ์ ตัวสะกด การันต์ และ
ถกู ตอ้ งตามความนิยม คอื ต้องใช้ภาษาราชการไม่ใช้ภาษาพดู หรือภาษานักประพันธ์ เช่น

ถึงตอนนี้ เวลาผา่ นมานานแลว้ ยงั ไมไ่ ด้รบั แจ้งผลการพจิ ารณาเลย
ขอ้ ความข้างบนน้เี ป็นภาษาพูด ภาษาราชการจะต้องใช้วา่
บัดนี้ เวลาลว่ งเลยมานานแล้ว ยงั ไม่ได้รับทราบผลการพจิ ารณาแต่ประการใด
พร้อมกนั นีไ้ ด้แจ้งไปทางกองคลัง เหมอื นกนั

41

คาวา่ เหมอื นกัน เปน็ ภาษาพดู ภาษาราชการจะใช้ภาษาเขยี นวา่
พร้อมกันนี้ได้จา้ งไปทางกองคลังดว้ ยแลว้

จะเห็นได้ว่าหลักในการเขียนหนังสือนั้น ในส่วนของข้อความที่เขียนจะต้องมีความกะทัดรัด
ไม่เยิ่นเย้อ มีความชัดเจน เข้าใจง่าย มีการแบ่งวรรคตอนให้ถูกต้อง และเรียงลาดับข้อความท่ีมี
ข้อความต่อเนื่องสัมพันธ์กัน การใช้ถ้อยคาก็ควรใช้คาธรรมดาที่ไม่มีความหมายได้หลายทาง ใช้คา
สุภาพถูกต้องตามฐานะของบุคคลที่เป็นผู้รับ ข้อสาคัญต้องระลึกถึงผู้รับหนังสือว่า เข้าเข้าใจถูกต้อง
ตามความประสงค์ของเราหรือไม่ (กองเทพ เคลือบพณิชกุล, อา้ งแลว้ , หน้า 92-95)

3.5 คุณสมบตั พิ เิ ศษของผูเ้ ขยี นหนังสือราชการ
นอกจากหลักเกณฑ์ดังกล่าวแล้วผู้ที่จะเขียนหนังสือได้ประเภทเขียนดีจะต้องมีคุณสมบัติ

พิเศษที่แตกต่างไปจากผอู้ ื่นอยู่บา้ ง ถ้าผู้ใดขวนขวายแสวงหาคุณสมบัติต่อไปน้ีให้ตรงกับตนเองแล้ว ก็
เชอื่ ได้วา่ ผนู้ ัน้ จะประสบความสาเรจ็ เปน็ นกั เขยี นหนงั สือทมี่ ีประสิทธภิ าพ คอื

1. มีความรรู้ ะเบียบงานสารบรรณดี
2. มคี วามรแู้ ละสามารถใชภ้ าษาไทยไดถ้ กู ตอ้ งเป็นอยา่ งดี
3. รู้จกั ใชพ้ จนานุกรรม
4. ยอ่ ความเกง่
5. รู้ เข้าใจ สามารถใช้สานวนราชการได้ถูกตอ้ ง เหมาะสม
6. เขียนภาษาราชการเปน็ และถกู ต้อง
7. เขยี นไดถ้ กู แบบตามชนิดของหนังสอื
8. เขียนได้ถูกตอ้ ง เหมาะสม เป็นแบบอยา่ งที่ดี
9. มีความละเอียด รอบคอบ มคี วามจาดี

3.6 สรปุ หลักเกณฑใ์ นการเขียนหนงั สอื ราชการ
อาจกลา่ วไดว้ ่าการเขียนหนงั สอื ควรคานึงถงึ หลักเกณฑ์ ดังน้ี
1. ก่อนจะเขียนหนังสือ ควรตอบคาถามให้ได้ก่อนว่าจะเขียนเร่ืองอะไร ถึงใคร เขียนทาไม

และเขียนอยา่ งไร
2. ต้องรู้ชนิดและรูปแบบของหนังสือ สามารถใช้ได้อยา่ งถกู ตอ้ ง
3. ต้องรู้ และเข้าใจเรื่องท่ีจะเขียน (ร่าง) ให้ชัดเจน อ่านง่าย อย่างแจ่มแจ้ง สะดวกแก่การ

ตรวจแก้ การพมิ พ์

42

4. ได้สาระสมบูรณ์ ทัง้ ในส่วนทเ่ี ป็น “เหตุ ซึ่งนามาอ้างและส่วนที่เปน็ “จุดประสงค์” ซ่ึงแจ้ง
ให้ผรู้ บั ทราบหรือปฏิบตั ิ ท้งั นต้ี ้องระบลุ งไปให้ได้สาระสมบูรณต์ ามความประสงค์

5. ต้องเขียนภาษาชัดเจนเข้าใจง่าย ชัดเจน ไม่ใช้คากากวมหรือคลุมเครือ หรือตีความหมาย
ไดห้ ลายอยา่ งหรอื มแี ง่ใหต้ ้องคดิ ตีความกนั

6. กะทัดรัด คือ ต้องส้ัน รัดกุม ไม่ใช้คาฟุ่มเฟือย หรือข้อความท่ีเย่ินเย้อ หรือให้รายละเอียด
เกนิ ความจาเป็น

7. คานึงถึงความถูกต้องในเรอื่ งต่อไปนี้ คือ ถูกแบบฟอรม์ ถูกไวยากรณ์ ถูกความนิยม (ชอบ)
ของผู้ลงนามหนังสือ อาจจะเป็นความนิยมเฉพาะบุคคล หรือความนิยมโดยทั่ว ๆ ไป ต้องระวัง
อกั ขรวธิ ี ตวั สะกด การนั ต์ ต้องจัดวรรคตอนใหถ้ ูกตอ้ ง ใช้ภาษาเขียน

8. จัดลาดับเน้ือความได้ดี คือ เรียงลาดับเร่ืองไปตามเหตุตามผลที่สัมพันธ์กัน ไม่วกวน
กลบั ไปกลับมา เหตกุ ับผลต้องสอดคลอ้ งกัน

9. มีความเป็นเอกภาพ คือ จดหมายราชการฉบับหนึ่งต้องพูดถึงเรื่องเดียว ในย่อหน้าหน่ึง
ต้องพูดถงึ ประเดน็ เดยี ว ในการบอกจดุ ประสงคถ์ า้ มีหลายจดุ ประสงค์ต้องแยกเปน็ ขอ้ ๆ

10. ใช้คาเช่ือมโยงสัมพันธ์กัน คือ เนื้อความแต่ละประโยค แต่ละย่อหน้าต้องสัมพันธ์
กลมกลืนกนั โดยใชค้ าหรอื วลีเช่ือมความคดิ ท่เี หมาะสม

11. จะต้องเขียนให้ตรงประเด็นกัน เน้นจุดประสงค์ตามเร่ืองที่กาลังติดต่อกันเพ่ือให้ผู้รับ
เข้าใจได้ถูกต้อง อย่าเขียนตอนเรื่องกับตอนเนื้อเร่ืองไม่ตรงกัน หรือเข้าหารอื มาเรื่องหนึ่งแต่กลับตอบ
ไปอกี เรอ่ื งหน่ึง เหตุกบั ผลตอ้ งสอดคล้องกนั

12. ควรเขียนให้สุภาพ คือ ใช้คาไม่กระทบกระเทอื นใจผอู้ ื่น หรือไม่ขัดหูผูร้ ับจดหมายสาหรับ
ปฏเิ สธโดยเฉพาะอย่างย่ิงในตอนเขียนเรอื่ งไม่ควรใช้อย่างยิ่ง เช่น ได้รับจดหมาย “เร่ือง ขออนุญาตให้
ข้าราชการไปช่วยปฏิบัติงาน” แล้วตอบกลับไปว่า “เรื่อง ไม่อนุญาตให้ข้าราชการไปช่วยปฏิบัติงาน”
เช่นน้ีไม่ควรทา ถ้อยคาที่รุนแรง แข็งกรา้ ว หรือตาหนิก็ไม่พึงใช้ เพราะจะทาให้ขาดความสัมพันธ์อันดี
ระหว่างหน่วยราชการด้วยกัน หรือระหว่างราชการกับประชาชน ควรเลย่ี งไปใชค้ าอ่ืนที่เป็นการแสดง
ความเสียใจท่ีมีเหตุอันไม่สมควรข้ึนน้ัน หรือคาในลักษณะบังคับก็ควรเปล่ียนเป็นคาขอร้อง ขอความ
รว่ มมอื ขอความช่วยเหลอื เป็นต้น

13. ควรเขียนให้บรรลุวัตถุประสงค์ท่ีวางไว้ เช่น เพ่ือให้ทราบ เพื่อซักซ้อม-ความเข้าใจ
เพื่อให้ปฏิบัติ เพ่ือให้อนุมัติ เพ่ือให้อนุญาต หรือเพ่ือขอความช่วยเหลือ คือ ให้ผู้รับจดหมายรู้สึก
ตระหนกั ว่าจะตอ้ งทาอะไรอยา่ งไร และปฏิบัติถกู ตอ้ ง

14. เขยี นให้เป็นผลดีแกห่ นว่ ยงาน คอื เมือ่ ผรู้ ับเข้าใจและนาไปปฏบิ ัตแิ ลว้ เกดิ ผลดีท้ัง 2 ฝ่าย
หรือก่อให้เกดิ ความสมั พนั ธ์อันดีตอ่ กัน (ประวณี ณ นคร หน้า 5-7)

43

4. หลักเกณฑก์ ารใช้ภาษาราชการ

4.1 การใช้คา

ตารางท่ี 2.3 การใชค้ า (ทงั้ นี้ ในการนี้ อนึง่ อย่างไรกต็ าม)

การใช้คา ความหมาย หมายเหตุ

ท้ังน้ี ตามท่ีกลา่ วมาแลว้ ใช้กล่าวเพ่ิมเติมเรื่องท่ีกล่าวมาแล้วบางครั้งมี

ลักษณะเปน็ เงือ่ นไข

ในการนี้ การดาเนินการท่กี ล่าวขา้ งต้น ใช้กล่าวแทนข้อความท่ีกล่าวไปแล้ว เพ่ือ

เพิม่ เตมิ วา่ จะดาเนินการอย่างไรตอ่ ไป

อน่ึง อีกอยา่ งหนึง่ อกี ประการหน่งึ ใช้กล่าวเพ่ิมเติมในประเด็นท่ีแตกต่างจากท่ี

กล่าวไปแลว้ บ้างมใิ ช่แตกตา่ งโดยสิน้ เชงิ

อยา่ งไรกต็ าม ถึงเช่นนั้น แม้กระนน้ั แต่ ใช้กล่าวเพิ่มเติมในกรณีท่ีขัดแย้งกับข้อความท่ี

กล่าวมาแล้ว แต่มีลักษณะผ่อนปรน เห็นอก

เห็นใจ นุ่มนวล

ทีม่ า : ค่มู อื การเขียนหนงั สือราชการสานักงานปลัดกระทรวงวัฒนธรรม ฉบบั พ.ศ.2561

คู่มือปฏิบัติงานด้านงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบับปรับปรุง พ.ศ. 2555 และคู่มือการเขียน

หนงั สอื ราชการของกรมสุขภาพจติ

4.2 ภาษาราชการ

การเขียนหนังสือราชกรควรใช้คามาตรฐานที่บัญญัติตามพจนานุกรม ฉบับราชบัณฑิตสถาน

โดยใช้คาเป็นภาษาเขยี น ภาษาราชการเป็นหลกั และคานงึ ถงึ ความถูกต้องในการเลอื กใช้คา

ตารางที่ 2.4 ภาษาทั่วไป - ภาษาราชการ

ภาษาท่ัวไป ภาษาราชการ

บอก แจง้

ทา ดาเนินการ

ตรวจดู ตรวจสอบ

ใคร่ ประสงค์

ช่วย อนเุ คราะห์

ถ้า หาก

เดย๋ี วนี้ ขณะน้ี

เหมอื นกัน เช่นเดียวกัน

อยา่ งไร เชน่ ใด ประการใด

44

ภาษาทว่ั ไป ภาษาราชการ

ไดไ้ หม ได้หรือไม่

ไมไ่ ด้ มไิ ด้ หาไดไ้ ม่ มอิ าจ…ได้

ไมด่ ี มชิ อบ ไม่สมควร

ทาไม เหตุใด

อะไร ส่งิ ใด อันใด

ขอยืม ขอรบั การสนับสนนุ

ติดตอ่ ไปยงั ประสานงานไปยงั

ในเร่ืองนี้ ในกรณีนี้

เรือ่ งนนั้ เรื่อง (กรณ)ี ดงั กลา่ ว

ขอเตือนว่า ขอเรียนให้ทราบวา่

ใช้ไม่ได้ ยงั ตอ้ งปรบั ปรุง

ตอ้ งการ ประสงค์

ความจรงิ ข้อเท็จจรงิ

คดิ แลว้ วา่ พจิ ารณาแล้วเห็นวา่

ไมว่ า่ ง ติดภารกจิ

จา่ ยเงนิ ให้ สนบั สนนุ คา่ ใช้จ่าย

แก้ไข พจิ ารณาทบทวน

สงสัยวา่ มีขอ้ สงั เกตวา่

เสรจ็ แลว้ แลว้ เสรจ็ เรยี บร้อยแลว้

ยงั ไม่ไดท้ าเลย ยังไม่ได้ดาเนินการแต่อยา่ งใด

มีปญั หาไมส่ ามารถทาได้ มีขอ้ ขัดข้องไม่สามารถดาเนนิ การได้

ท่มี า : ค่มู อื การเขียนหนังสือราชการของสานกั งานปลดั กระทรวงวฒั นธรรม ฉบับ พ.ศ. 2561