คู่มือการเขียนหนังสือราชการ

45

4.3 ถอ้ ยคาสานวน

การเขียนหนังสือราชการ ควรใช้ภาษาที่สื่อความหมายได้อย่างถูก้องเหมาะสมตามกาลเทศะ

ใช้คาที่มีความชัดเจนและใช้ภาษท่ีสุภาพ เพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจตรงตามวัตถุประสงค์ ซึ่งเป็น “ศิลปะ”

การใช้สานวนภาษาของผู้เขยี นและข้นึ อยูก่ ับวัฒนธรรมองค์กรน้ัน ๆ ด้วย

ตารางท่ี 2.5 คาท่ีให้ความร้สู กึ ด้านบวก ด้านลบ

คาทใี่ หค้ วามร้สู ึก

ดา้ นบวก ดา้ นลบ

โครงการที่เสนอเป็นโครงการท่ีดี แต่ยังไม่ โครงการทเ่ี สนอใชไ้ มไ่ ด้

เหมาะสมทจ่ี ะดาเนินการขณะน้ี

ในกรณีน้ีทา่ นเขา้ ใจคลาดเคลือ่ น ในกรณนี ท้ี า่ นเข้าใจผิด

การปฏิบัติดังกล่าวยังไม่สอดคล้องกับท่ีระเบียบ การปฏิบตั ดิ งั กล่าวผดิ ระเบยี บ

กาหนด

เพ่ือให้การจัดโครงการดังกล่าว มีความคุ้มค่า โครงการดังกล่าว ไม่มีความจาเป็นตามภารกิจ

สอดคล้องกับความจาเป้นตามภารกิจของ ของหน่วยงานและไม่เป็นไปตามแผนปฏิบัติ

หน่วยงานเป็นไปตามแผนการพัฒนาหน่วยงาน ราชการประจาปี จึงไมส่ ามารถดาเนินโครงการได้

และหนังสือส่ังการที่เกี่ยวข้อง จึงเห็นควรให้…

พจิ ารณาทบทวนการดาเนนิ โครงการดงั กลา่ ว

ตารางที่ 2.6 คาขอ้ รอ้ ง คาบงั คับ

คาขอ้ รอ้ ง คาบงั คบั

โปรดส่งหนงั สือ ขอใหส้ ง่ หนงั สอื

โปรดรายงานผลโครงการ ขอใหร้ ายงานผลโครงการ

โปรดตรวจสอบความถกู ต้อง ขอให้ตรวจสอบความถูกตอ้ ง

โปรดตอบแบบสอบถาม ขอให้ตอบแบบสอบถาม

โปรดนาเสนอต่อไปด้วย ขอให้นาเสนอตอ่ ไปด้วย

ขอความร่วมมือท่านชาระค่าธรรมเนียมภายใน ขอให้ท่านชาระค่าธรรมเนียมภายในระยะเวลาที่

ระยะเวลาท่ีกาหนด เพ่ือปฏบิ ตั ิตามระเบยี บ… กาหนด มฉิ ะนน้ั จะดาเนนิ การตามระเบียบ

46

4.4 คาศพั ทย์ ุคดิจิทลั

ราชบัณฑิตยสถาน ได้บัญญัติศัพท์วิชาการ (คอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศ) เม่ือ

29 กรกฎาคม 2559 เพ่ือเขียนให้ถูกต้องตามเกณฑ์การเขียนคาทับศัพท์ภาษาอังกฤษ ประกอบกับ

ประกาศสานกั นายกรฐั มนตรี เม่อื วนั ท่ี 27 พฤษภาคม 2556 ใหใ้ ช้พจนานุกรมฉบบั ราชบณั ฑิตยสถาน

2554 เปน็ มาตรฐานในการเขียนหนงั สือไทยใหเ้ ปน็ ระเบียบเดยี วกนั

ตารางที่ 2.7 คาศพั ท์ยคุ ดิจิทัล

คาศัพท์ เขยี นถกู คาศพั ท์ เขยี นถกู

Address แอดเดรส E-book อบี กุ๊

Animation แอนเิ มชัน E-commerce อคี อมเมิร์ซ

Application แอปพลิเคชนั * E-learning อเี ลิร์นนิง

Blog บลอ็ ก E-mail อีเมล

Browser เบราว์เซอร์ Freeware ฟรแี วร์

Chat แชต Graphic กราฟิก

Click คลิก Hardware ฮาร์ดแวร์

Cloud คลาวด์ Home page โฮมเพจ

Comment คอมเมนต์ Hub ฮบั

Copy กอ๊ บปี้ Internet อินเตอร์เน็ต

Clip คลปิ Intranet อนิ ทราเน็ต

Computer คอมพวิ เตอร์ Link ลิงก์

Courseware คอร์สแวร์ Online ออนไลน์

Cyberspace ไซเบอร์สเปซ Platform แพลตฟอรม์

Desktop เดสก์ท็อป Program โปรแกรม

Digital ดิจทิ ลั Upload อปั โหลด

Download ดาวน์โหลด Web page เวบ็ เพจ

Facebook เฟซบุก๊ Wifi วายฟาย

ที่มา : (2559) สานักงานราชบัณฑิตยสภา.ศัพท์บัญญัติวชิ าการ.หนังสือภาษาไทย ภาษาสื่อ ฉบับราช

บัณฑิตยสภา จาก http://www.royin.go.th และประกาศสานักนายกรัฐมนตรี เรื่องระเบียบการใช้

ตวั สะกด เม่อื วนั ที่ 27 พฤษภาคม 2556

47

4.5 การใช้ “โปรด” “คาขอบคุณ”

ตารางที่ 2.8 การใช้ “โปรด”

จึงเรียนมาเพ่อื โปรดทราบ จึงเรียนมาเพ่ือทราบ

กรณผี ู้ใตบ้ ังคับบัญชามีหนงั สอื ถึงผู้บังคับบัญชา กรณีผ้บู ังคบั บัญชามหี นังสอื ถงึ ผใู้ ต้บังคับบญั ชา

กรณผี รู้ ับหนงั สอื อยู่ในระดบั เดียวกัน กรณีผรู้ บั หนงั สอื อยใู่ นระดับทต่ี ่ากวา่

กรณีที่ให้เกียรติผู้รับหนังสือ ถึงแม้จะอยู่ในระดับ

ต่างกัน

ทม่ี า : คู่มือการเขียนหนงั สอื ราชการของกรมสุขภาพจิต

ตารางท่ี 2.9 การใช้ “คาขอบคณุ ”

การใชค้ าขอบคุณ ใหพ้ ิจารณาถงึ ความอาวุโสของตาแหนง่ ผูร้ ับหนังสือ

ตาแหน่ง คาขอบคณุ

เสมอกนั /ต่ากว่า ขอขอบคณุ

สงู กว่า จะเป็นพระคณุ

ระดบั กราบเรียน จะเป้นพระคุณยิง่

ทม่ี า : คมู่ ือการเขยี นหนงั สอื ราชการของกรมสุขภาพจิต

4.6 การใช้คาบพุ บท กับ แก่ แด่ ต่อ

ตารางที่ 2.10 การใช้คาบพุ บท กับ แก่ แด่ ตอ่

คาบุพบท ความหมาย ใช้ในกรณี

กบั รวมกัน ใชเ้ ช่ือมคาหรอื ความเข้าดว้ ยกัน ใช้เมอื่ ท้งั สองฝ่ายทากิรยิ าร่วมกัน

เกย่ี วข้องกนั ตวั อยา่ ง

มหาวิทยาลัย…ได้กาหนดแนวทางการพัฒนาทรัพยากรบุคคลให้

สอดคลอ้ งกับยทุ ธศาสตร์การบริหารทรัพยากรบคุ คลของกระทรวง….

แก่ สาหรับ ใชน้ าหน้านามฝา่ ยรับ ผูร้ ับมีศักดเ์ิ สมอหรือตา่ หวา่ ผูใ้ ห้

ตัวอย่าง มหาวิทยาลัย…จัดกิจกรรมมอบทุนการศึกษาให้แก่นักเรียน

เรยี นดี

แด่ สาหรบั ใช้แทน “แก่” นาหน้านามฝา่ ยรับ

เพ่อื มีศกั ดิส์ ูงกวา่ ผูใ้ ห้

อทุ ิศ ตวั อย่าง ขา้ ราชการถวายผา้ ไตรจวี รแดพ่ ระสงฆ์

ถวาย ยายถวายภัตตาหารแด่พระสงฆ์

48

คาบุพบท ความหมาย ใชใ้ นกรณี

ตอ่ เฉพาะ ใช้ในความติดตอ่ ความเฉพาะและความขดั แข้ง

ประจนั หน้า ผู้รบั เปน็ ผู้ใหญ่ มีอานาจหน้าท่สี งู กว่า

ตวั อย่าง

สานัก..จดั ทารายงานผลการฝึกอบรมการเขียนหนังสือราชการเสนอต่อ

ผบู้ รหิ าร

นกั ศกึ ษายืน่ เอกสารต่อสานกั ส่งเสริมวิชาการและทะเบยี น

ทม่ี า : พจนานกุ รม ฉบับบัณฑติ ยสถาน พ.ศ. 2554. คูม่ ือการเขียนหนงั สอื ราชการของกรมสขุ ภาพจติ

4.7 การใช้ “และ” “หรือ” ต่างกนั อย่างไร

ตารางที่ 2.11 การใช้ “และ” “หรอื ”

การใช้ ความหมายตามพจนานกุ รม ฉบบั ราช กฤษฎีกามีแนวทางการใชต้ าม

บณั ฑิตสถาน พ.ศ. 2554 ความหมายของพจนานุกรม

และ กับ การรวม การรว่ มกัน

ดว้ ยกัน รวมเป็นสิ่งเดียว การรวมสิ่งของ

ความคิดอย่างหนึ่งเข้ากบั อีกอย่างหนึง่

หรือ ใหเ้ ลือก การแยกออกจากกัน

อยา่ งใดอย่างหนึง่ การเสนอใหเ้ ลอื กอยา่ งใดอย่างหนึง่

ที่มา : วรกร โอภาสนันท์ และยอดฉัตร ตสาริกา. (2545) การใช้ “และ” “หรือ” และ “และ/หรือ”

ในส่วนของการร่างกฎหมายของต่างประเทศ. สานักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา. ค้นหาจาก

http://web.krisdika.go.th/activityDetail.

4.8 การใช้ “เชน่ ได้แก่ อาทิ”

ตารางท่ี 2.12 การใช้ “เช่น ไดแ้ ก่ อาทิ”

การใช้ ความหมาย

เช่น ใชย้ กตวั อย่างคาตา่ ง ๆ ที่มคี วามหมายใกลเ้ คียงกนั แล้วลงท้ายด้วย ฯลฯ หรือ เป็นต้น

ได้แก่ ไมใ่ ชก้ ารยกตวั อยา่ ง จะต้องยกมาทัง้ หมด

อาทิ ยกมาเฉพาะท่ีสาคัญหรอื ลาดับตน้ ๆ ไม่ต้องใช้ ฯลฯ และไมค่ วรใชค้ าว่า “อาทิเช่น” คือ

การยกตัวอย่าง จึงไมค่ วรใช้คาทัง้ สองคาน้ี ซอ้ นกนั

ที่มา : คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสานักงานปลัดกระทรวงวัฒนธรรม ฉบับ พ.ศ. 2561 คู่มือ

ปฏิบัติงานด้านงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบับปรับปรุง พ.ศ. 2555 และคู่มือการเขียน

หนังสือราชการของกรมสขุ ภาพจิต

49

4.9 การใชไ้ ม้ยกมก “ๆ”

ๆ ใช้เขียนหลังคา วลี หรอื ประโยค เพ่ือให้อา่ นซ้าคา วลี หรือประโยคอกี ครั้งหน่งึ เชน่

แต่ละวนั ๆ อ่านว่า แต่ - ละ - วัน - แต่ - ละ – วนั

ในวนั หนึง่ ๆ อ่านวา่ ใน - วัน - หนึง่ - วัน – หนึ่ง

ตารางท่ี 2.13 การใช้ไม้ยกมก “ๆ”

เขียนถกู เขยี นผิด

ซ้ือดินสอ 5 ดา้ ม ด้านละ 50 บาท ซ้อื ดินสอ 5 ด้าม ด้าน ๆ ละ 50 บาท

ซอ้ื ตน้ ไม้ 10 ต้น ต้นละ 130 บาท ซื้อตน้ ไม้ 10 ตน้ ตน้ ๆ ละ 130 บาท

เขาเคยมาทกุ วนั วนั นไี้ ม่มา เขาเคยมาทุกวัน ๆ วนั นไ้ี ม่มา

การใช้ “ตา่ ง ๆ นานา”

เขียนถกู เขยี นผดิ

ต่าง ๆ นานา ตา่ ง ๆ นา ๆ

ตา่ ง ๆ หลายอย่างซ่งึ ผิดกัน

นานา ต่าง ๆ

เป็นภาษาบาลี เปน็ คาพูด

ที่มา : สารวย นักการเรียน. (2551) ต่าง ๆ นานา. สานักงานราชบัณฑิตยสภา. ค้นหาจาก

http://www.royin.go.th/ และงานสารบรรณ ไม่ใช่เรื่องงา่ ย ไมใ่ ช่เรื่องยาก พมิ พค์ รัง้ ท่ี 4 (2564).

4.10 การใชไ้ ปยาลน้อย “ฯ”
มีหลักเกณฑ์การใช้ ดงั นี้
1. ใช้ละคาทีร่ ้กู ันดแี ลว้ โดยละสว่ นทา้ ยไว้เหลอื แต่ส่วนหน้าของคาพอเป็นทีเ่ ข้าใจ
ตวั อย่าง กรุงเทพมหานคร เขียนเปน็ กรงุ เทพฯ

โปรดเกล้าโปรดกระหม่อม เขียนเป็น โปรดเกล้าฯ
2. ใชล้ ะคาสว่ นทา้ ยของวสิ ามานยนาม
ตวั อยา่ ง วัดพระเชตุพลวิมลมังคลาราม ราชวรมหาวิหาร เขยี นเป็น วัดพระเชตพุ นฯ

กรมพระราชวงั บวรสถานมงคล เขียนเปน็ กรมพระราชวงั บวรฯ
ปัจจุบันมีการใช้ไปยาลน้อยผิดกันมาก เช่น นายวินัยฯ มหาวิทยาลัยฯ กระทรวงฯ บริษัทฯ
การสมั มนาฯ โครงการฯ
ควรใช้คาย่อหรือคาแทน เพื่อให้กระชับและไม่ซา้ ซาก
การใชค้ าแทนคา มี 5 วิธี
1. ใช้สรรพนาม เชน่ เขา กระผม

50

2. ใชค้ านาน เช่น มหาวทิ ยาลัย นายวินยั
3. ใชค้ าย่อ เช่น ครม. พ.ร.บ. ฯลฯ

กรณนี ้ีในการกล่าวครั้งแรกควรวงเลบ็ คาย่อไว้ด้วย
4. ใช้คาตัด เช่น ธนาคารเพ่ือการเกษตรฯ
5. ใช้คาบง่ ชี้ เชน่ หนว่ ยงานดงั กล่าว บุคคลขา้ งตน้
ที่มา : หนังสือหลักเกณฑ์การใช้เครอื่ งหมายวรรคตอนและเครื่องหมายอื่น ๆ หลักเกณฑ์การเว้นวรรค
หลกั เกณฑก์ ารเขียนคาย่อ ฉบบั ราชบัณฑติ ยสถาน พมิ พค์ รง้ั ที่ 7

4.11 การใชจ้ ดุ ไขป่ ลา “….”
มีหลักเกณฑ์การใช้ ดังน้ี
ใช้สาหรบั “ละขอ้ ความ” ท่ไี มต่ ้องการกลาว ขอ้ ความทน่ี ามากล่าวน้ัน ตดั ตอนมาเพยี งบางส่วน
ใช้ตรงส่วนใดของข้อความ ตอนขึน้ ต้น ตอนกลาง ตอนลงท้ายขอค้ วาม
ใช้ท่ีจุด ใช้ละด้วยจดุ อย่างน้อย 3 จดุ
ตัวอย่าง

“…หลักฐานใดทางราชการ ซึ่งรวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียงแถบบันทึกภาพด้วย
หรือหนังสือของบุคคลภายนอกที่ย่ืนต่อเจ้าหน้าที่และเจ้าหน้าท่ีได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทาง
ราชการแลว้ มรี ปู แบบตามทีก่ ระทรวง ทบวง กรมจะกาหนดข้ึนใช้ …”

4.12 คาฟุ่มเฟือย

การใช้คาจานวนมากแตไ่ ด้ความเทา่ เดิม และหากตัดคาเหล่านอ้ี อกกไ็ ม่ทาใหเ้ สยี ความหมาย

ตารางท่ี 2.14 การใช้คาฟ่มุ เฟอื ย

คาฟ่มุ เฟือย ตัวอยา่ ง

ทาการ ตารวจทาการสอบสวนผตู้ ้องหาคดีอาญา

ตารวจสอบสวนผตู้ อ้ งหาคดอี าญา

เจา้ หน้าทท่ี าการนดั หมายการประชุมคณะทางาน

เจ้าหน้าท่นี ัดหมายการประชมุ คณะทางาน

มกี าร ข้าราชการบรรจุใหม่มีการนดั เสนอแนวคิดการพัฒนางาน

ขา้ ราชการบรรจใุ หมน่ ดั เสนอแนวคดิ การพัฒนางาน

ประชาชนมกี ารสอบถามว่าการย่นื แบบกอ่ สรา้ ง

ประชาชนสอบถามวา่ การยื่นแบบกอ่ สรา้ ง

ให้การ ผ้บู รหิ ารสถานบันรว่ มใหก้ ารต้อนรับคณะที่ปรกึ ษาโครงการ

51

คาฟุม่ เฟือย ตัวอย่าง

ผบู้ ริหารสถาบนั ร่วมตอ้ นรับคณะที่ปรึกษาโครงการ

ประชาชนให้การอุดหนุนสนิ ค้าใหม่

ประชาชนอุดหนนุ สินค้าใหม่

ในการ นายอาเภอเป็นประธานในการเปิดงานเทศกาลท่องเที่ยว

นายอาเภอเปน็ ประธานเปดิ งานเทศกาลท่องเทย่ี ว

พนกั งานขับรถตรวจสอบรถยนต์กอ่ นใช้ในการเดินทาง

พนักงานขบั รถตรวจสอบรถยนตก์ อ่ นใช้เดินทาง

ทาความ นายกเทศมนตรีทาความตกลงกบั ผขู้ ายสินคา้

นายกเทศมนตรตี กลงกับผขู้ ายสนิ คา้

เราต้องทาความเขา้ ใจขัน้ ตอนการยน่ื ภาษี

เราต้องเขา้ ใจขั้นตอนการยน่ื ภาษี

มคี วาม นายโควดิ มีความวังวลมาก จนไมก่ ลา้ พูดในทปี่ ระชุม

นายโควดิ วังวลมาก จนไมก่ ลา้ พูดในที่ประชุม

นายสมหวังมีความตอ้ งการสอื่ สารกบั ชาวต่างชาติ

นายสมหวังตอ้ งการสื่อสารกับชาวตา่ งชาติ

ใหค้ วาม ผู้ปกครองใหค้ วามไว้วางใจในการเรียนแบบออนไลน์

ผู้ปกครองไวว้ างใจในการเรยี นแบบออนไลน์

ผู้ใจบุญให้ความอปุ การะเลยี้ งดูเดก็ ผ้ดู ้อยโอกาส

ผใู้ จบญุ อุปการะเลีย้ งดูเด็กผดู้ ้อยโอกาส

ในความ สนามกีฬาแห่งนเ้ี ปน็ พน้ื ท่ีในความรบั ผิดชอบของเทศบาล

สนามกฬี าแหง่ นีเ้ ปน็ พน้ื ทรี่ ับผดิ ชอบของเทศบาล

ท่มี า : ดอกบวั ใตเ้ สาชงิ ชา้ . งานสารบรรณ ไม่ใชเ่ ร่อื งง่าย ไม่ใช่เรอ่ื งยาก พมิ พ์ครัง้ ท่ี 4 (2564).

52

4.13 คาทม่ี ักเขยี นผิด

ตารางที่ 2.15 คาท่ีมกั เขียนผิด

คาท่ีเขยี นถูก คาท่มี ักเขยี นผดิ คาท่ีเขียนถูก คาที่มักเขียนผิด
คาสดดุ ี คาดษุ ฏี
นะคะ นะค่ะ ดาดฟา้ ดาดฟ้า
โคตร โครต
อนุญาต อนุญาต ซักไซ้ ซักไซร์
ผูกพัน ผกู พนั ธ์
สงั เกต สังเกตุ รถเมล์ รถเมย์
แป๊บ แป๊ป
นวัตกรรม นวตกรรม ฝรั่งเศส ฝร่งั เศษ
ปีติ ปิติ
รสชาติ รสชาด ราคาญ ราคาน
ยอ่ มเยา ยอ่ มเยา
เซน็ ชื่อ เซน็ ตช์ อ่ื โน้ต โนต้

สุคติ สขุ คติ อเนกประสงค์ เอนกประสงค์
กฎ กฏ
ยมทูต ยมทูต
ขะมักเขม้น ขมักเขม้น
ทตู ทูต ขาดดุล ขาดดุลย์
คานวณ คานวณ
สถิต สถิตย์ นวัตกรรม นวัฒกรรม
นานา นา ๆ
ลาไย ลาใย บาเหน็จ บาเนจ็
ปฏกิ ริ ิยา ปฏกิ ริยา
ผดั ไทย ผดั ไท ประณีต ปราณีต
ศรี ษะ ศรษี ะ
เซ็กช่อื เช็คชอื่ สังเขป สังเขบ
กาลเทศะ กาละเทศะ
เคก้ เค๊ก เกียรติ เกียรติ์
กะเพรา กระเพรา
เท่ เท่ห์

กิจจะลักษณะ กิจลักษณะ

ระบบนเิ วศ ระบบนเิ วศน์

เจตจานง เจตจานงค์

ชะลอ ชลอ

เซนตเิ มตร เซน็ ติเมตร

ดารง ดารงค์

ถนนลาดยาง ถนนราดยาง

ทยอย ทะยอย

ธรรมเนียม ทาเนยี ม

ผดั วันประกนั พรุ่ง ผลัดวันประกันพรุ่ง

ธนบตั ร ธนาบตั ร

กะทันหนั กระทนั หัน

53

คาที่เขียนถกู คาทีม่ กั เขียนผิด คาที่เขียนถกู คาทม่ี กั เขียนผดิ

กรีฑา กรที า เกม เกมส์

ครองราชย์ ครองราช โควตา โควตา

ไขม่ ุก ไขม่ ุข ตารับ ตาหรับ

ทแยง ทะแยง เบรก เบรก

สันนิษฐาน สณั นิษฐาน รังสรรค์ รังสรรค์

ฌาปนกิจ ฌาปณกิจ ฟงั ก์ชนั ฟังก์ชั่น

ปฐมนเิ ทศ ปฐมนเิ ทศก์ ภาคทัณฑ์ ภาคฑณั ฑ์

ผลลัพธ์ ผลลัพท์ มาตรการ มาตรการ

มาตรฐาน มาตราฐาน ลิดรอนสิทธิ์ ลดิ รอนสทิ ธ์ิ

เวนคืน เวรคืน ยศถาบรรดาศกั ดิ์ ยศฐาบรรดาศักด์ิ

ทม่ี า : เพจเฟซบุ๊กรกั ษาไทย. วกิ ิพจนานุกรม.รายช่อื คาในภาษาไทยท่มี ักเขยี นผิด

พยญั ชนะ

ฎ (ฎ – ชฎา) ฏ (ฏ - ปฏกั )

กฤษฎีกา ฎกี า ปรากฏ กบฏ

กฎหมาย ดุษฎี ปฏิทนิ ปฏกิ ริ ิยา

กฎเกณฑ์ ทฤษฎี ปฏิบตั ิ ปฏิสงั ขรณ์

กรกฎาคม มงกุฎ ปฏเิ สธ ปาฏิหาริย์

ไตรปิฎก ราษฎร วัฏจักร โศกนาฏกรรม

ตวั อยา่ ง ตามกฎหมายท่ีเกย่ี วข้อง ตวั อยา่ ง รายละเอยี ดปรากฏตามเอกสารแนบ

ทม่ี า : พจนานกุ รมฉบับราชบณั ฑติ ยสถาน พ.ศ. 2554

54

4.14 คายอ่
หลักเกณฑ์การเขียนคายอ่ โดยราชบณั ฑิตยสถานได้กาหนดไว้ เพอ่ื ให้เป็นมาตรฐานในการใช้

คายอ่ สาหรับสอ่ื ความ

คา คายอ่ ความหมาย

จงั หวัด จ. ใชพ้ ยญั ชนะตน้ ของพยางคแ์ รกของคา

ทหารบก ทบ. ใชพ้ ยัญชนะต้นของพยางค์แรกและพยัญชนะตน้ ของคาถดั ไป

ตารวจ ตร.

มหาวิทยาลยั ม. กรณีเป็น “คาสมาส”

วทิ ยาลัย ว. ใชพ้ ยญั ชนะต้นของพยางคแ์ รกเพียงตัวเดียว

ช่ัวโมง ชม. กรณเี ปน็ “คาประสม”

โรงเรยี น รร. ใชพ้ ยัญชนะตน้ ของแตล่ ะคา

คณะกรรมการ กกต. กรณีเป็น “คาประสม” ประกอบด้วยคาหลายคามีความยาว

การเลอื กตัง้ มาก อาจเลือกเฉพาะพยัญชนะต้นของคาท่ีเป็นใจความสาคัญ

ท้ังนีไ้ มค่ วรเกิน 4 ตวั

พระราชกาหนด พ.ร.ก. ถ้าใช้พยัญชนะต้นของแต่ละคาแล้วทาให้เกิดความสับสนให้ใช้

พระราชกฤษฎา พ.ร.ฎ. พยัญชนะตน้ ของพยางค์ถัดไปแทน

สารวัตรใหญ่ สวญ. กรณีพยางค์ท่มี ี “ห”เป็นอกั ษรนา เช่น หญ หล ใช้พยัญชนะตัว

ทางหลวง ทล. ท่อี อกเสยี งเปน็ ตัวย่อ

ประกาศนยี บตั ร ป. กรณีคาทพ่ี ยญั ชนะตน้ เป็นอักษรควบกลา้ /อักษรนา ใช้อกั ษรตัว

ถนน ถ. หน้าตัวเดียว

เมษายน เม.ย. ตัวยอ่ ไมค่ วรใชส้ ระ

เสนาธกิ าร เสธ. ยกเว้นกรณีเป็นคาทเ่ี คยใช้มาก่อนแลว้

ท่มี า : ญาณฏั ฐ์ ไทรงาม. 2557.คายอ่ .สานกั งานราชบัณฑิตยสภา

ตัวยอ่ ต้องมีจดุ กากบั เสมอ ตวั ยอ่ ตั้งแต่ 2 ตัวขึ้นไปใหจ้ ดุ ทต่ี ัวสุดท้ายเพียงจดุ เดียว ยกเวน้ ตัวท่ี
ใชม้ ากอ่ นแลว้ / เว้นวรรคเลก็ หนา้ ตัวยอ่ ทุกแบบ และเวน้ วรรคระหว่างกลุ่มอกั ษรยอ่

55

5. แนวคิดการวิเคราะหง์ านและแนวคดิ ในการรา่ ง-โตต้ อบ หนังสือราชการอยา่ งเปน็ ระบบ
ในการปฏิบัติราชการที่เก่ียวข้องกับหนังสือหรือเอกสารราชการโดยท่ัวไป เพ่ือให้บุคลากรท่ี

ปฏิบัติงานด้านสารบรรณสามารถที่จะทาความเข้าใจเน้ือหาสาระของหนังสือเข้า รวมท้ังสามารถจะ
วิเคราะห์ สังเคราะห์ และร่างหนังสือโต้ตอบหรือเสนอต่อผู้บังคับบัญชาได้อย่างเป็นระบบและมี
ประสทิ ธิภาพ หวั ขอ้ นีจ้ ะกลา่ วถึงหลกั การท่สี าคญั 2 ประการ คือ

5.1 ISPA Model
5.2 หลักการสามเหล่ยี มหวั กลับ

5.1 ISPA Model
ISPA Model เป็นแนวคิดในการวิเคราะหง์ านและแนวคิดในการร่างหนงั สือราชการอย่างเป็น

ระบบ เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพของการทางาน ซ่งึ ประกอบด้วย
I = Ideal คือ อุดมคติ เป็นการพูดถึงความสาคัญของสาระและเนื้อหาท่ีเป็นหลักการ เป็น

ข้อกฎหมาย หรือที่มาของหนังสือหรือเรื่องท่ีจะร่างเสนอผู้บังคับบัญชา เช่น กฎหมาย นโยบายของ
รฐั บาล กระทรวง/กรม หรอื หน่วยงานตน้ สังกัด ท้ังนี้ เพ่ือให้ทราบทีม่ า หลักการท่ีสาคัญที่จาเป็นต้อง
ดาเนนิ การในเร่ืองนน้ั ๆ

P = Problem คือ ปัญหา ผู้ปฏิบัติงานจะต้องสามารถวิเคราะห์และมีความใจประเด็นที่
เป็นปญั หาของหนังสือ รวมท้ังสามารถระบสุ ภาพปญั หาทจี่ ะร่างในหนังสอื ถงึ ผู้บังคบั บัญชา

S = Solution คอื เป็นการเสนอแนวคิดหรือวธิ ีการท่ีจะแก้ปัญหาของหนังสือหรือแนวทาง
ในการแก้ปญั หาท่ีจะเสนอผู้บงั คบั บญั ชาพจิ ารณาให้ความเห็นชอบหรือสงั่ การในการแก้ปัญหางาน

A = Application คอื เปน็ การบอกประโยชน์ทจ่ี ะได้รบั หลังจากทีไ่ ดด้ าเนนิ การแก้ปัญหา

5.2 หลักการสามเหลี่ยมหัวกลบั
โดยปกติในการร่างหนังสือหรือบทความโดยท่ัวไปจะพบว่ามีประเด็นต่าง ๆ ท่ีเกี่ยวข้อง

จานวนมากที่จะนามากล่าวถึง นามาเขียน หรือร่างหนังสือเพ่ือเสนอต่อผู้บังคับบัญชา ดังน้ัน เพื่อให้
การนาเสนอเป็นระบบไม่สับสนในลาดับความคิดหรือความสาคัญท่ีเกี่ยวข้อง ผู้ร่างหนังสือควรที่จะตี
กรอบแนวคดิ โดยใช้หลักการสามเหลี่ยมหวั กลบั โดยใหเ้ รียงลาดับของการนาเสนอประเด็นท่ีเกี่ยวข้อง
โดยกล่าวเรื่องทั่วไปก่อน แล้วจึงตีกรอบให้มีความเฉพาะลงเรื่อย ๆ จากนั้นจึงค่อยนาเข้าสู่เน้ือหาท่ี
สาคัญที่ต้องการสง่ สารหรอื สื่อสารให้ผอู้ ่านหรือผู้บงั คับบัญชาได้ทราบและเข้าใจประเดน็ การเขยี นจะ
นาเสนอเป็นภาพกวา้ งสู่ภาพเล็ก ในลกั ษณะรูปสามเหล่ยี มคว่า ดงั ภาพที่ 2.12

56

ประเดน็ ทวั่ ๆ ไป

ประเด็นที่มคี วามเฉพาะเจาะจง

ประเด็นหลัก

สาระของ
เรอื่ ง

ภาพท่ี 2.12 แสดงรูปแบบแนวคิดการวิเคราะห์งานและแนวคิดในการร่างหนงั สือราชการ
อยา่ งเป็นระบบ

6. หลกั เกณฑ์ในการพมิ พ์หนงั สอื ราชการ
หนังสือราชการ ใช้เพ่ือการส่ือสารหรือสื่อความหมายโดยการเรียบเรียงและลาดับความเป็น

ตวั หนงั สอื เพอื่ แจ้งความประสงค์หรือความต้องการใหผ้ ้รู บั เข้าใจตามความมุ่งหมาย

การพิมพ์หนงั สือราชการภาษาไทยดว้ ยโปรแกรมในเครื่องคอมพวิ เตอร์
การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทย การจดั ทากระดาษตราครุฑ และกระดาษบันทึกข้อความ
โดยใช้โปรแกรมการพิมพ์ในเคร่ืองคอมพิวเตอร์ ให้จัดทาให้ถูกต้องตามแบบของกระดาษตราครุฑ
(แบบที่ 28) และแบบของกระดาษบันทึกข้อความ (แบบที่ 29) ท้ายระเบียบ โดยเฉพาะส่วนหัวของ
แบบกระดาษบันทึกข้อความจะต้องใช้จุดไข่ปลาแสดงเส้นบรรทัดที่เป็นช่องว่างหลังคา ดังต่อไปน้ี
ส่วนราชการ ที่ วนั ที่ เรื่อง และไมต่ อ้ งมีเสน้ ขีดทึบแบ่งส่วนระหว่างหัวกระดาษบนั ทึกข้อความกบั ส่วน
ที่ใช้สาหรบั การจัดทาข้อความ
1.การต้งั ค่าในโปรแกรมการพิมพ์
1.1 การต้งั ระยะขอบหน้ากระดาษ ขอบซา้ ย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนตเิ มตร
1.2 การตัง้ ระยะบรรทัด ให้ใชค้ ่าระยะบรรทดั ปกติ คอื 1 เท่า หรอื Single

57

1.3 การกน้ั ค่าไมบ้ รรทัดระยะการพิมพ์ อยูร่ ะหวา่ ง 0 – 16 เซนตเิ มตร
2. ขนาดตราครฑุ
2.1 ตราครฑุ สูง 3 เซนติเมตร ใช้สาหรับการจัดทากระดาษตราครุฑ และตราครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร
ใชส้ าหรับการจดั ทากระดาษบันทกึ ข้อความ
2.2 การวางตราครุฑ ใหว้ างห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ 1.5 เซนติเมตร
3. การพมิ พ์
3.1 หนังสอื ภายนอก

3.1.1 การพิมพ์เรื่อง คาขึ้นต้น อ้างถึง ส่ิงท่ีส่งมาด้วย ให้มีระยะบรรทัดระหว่างกันเท่ากับ
ระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่ากอ่ นหนา้ อีก 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt)

3.1.2 การพิมพ์ข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป ให้มีระยะบรรทัดระหว่าง
ข้อความแต่ละภาคห่างเท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพ่ิมค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (1 Enter +
Before 6 pt)

3.1.3 การย่อหนา้ ขอ้ ความภาคเหตุ ภาคความประสงค์

การใช้เทคโนโลยีช่วยเพมิ่ ประสทิ ธิภาพในการปฏบิ ัติงานสารบรรณ
คู่มือเล่มน้ีจะแนะนาแนวทางการใช้เทคโนโลยีท่ีทันสมัยเข้ามาช่วยในการปฏิบัติงานสาร

บรรณ เพ่ืออานวยความสะดวกและเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานของบุคลากรผู้ปฏิบัติงานด้าน
สารบรรณ ดงั น้ี
1. การใชโ้ ปรแกรม Microsoft Word ในการจดั พมิ พ์เอกสารราชการ
2. การนาข้อมูลตวั หนงั สอื (Text) เข้าไปในโปรแกรม Microsoft Word

การใช้โปรแกรม Microsoft Word ในการจดั พิมพเ์ อกสารสว่ นราชการ
ในการจัดการงานเอกสารงานพิมพ์ให้มีรูปแบบที่เรียบร้อยสวยงามและเป็นระบบน้ัน Microsoft
Word สามารถดาเนินการได้ จะขอแนะนาฟงั กช์ ันใชง้ านพิเศษทจี่ าเป็น ดงั น้ี

การตั้งคา่ Style
Style เป็นเคร่ืองมือในการจัดรูปแบบเอกสารให้เป็นระบบและสะดวกต่อผู้ใช้ เช่น การ
กาหนดหัวข้อเอกสาร การกาหนดระยะการเยื้องของเอกสาร เป็นต้น โดยมีข้ันตอนการ กาหนดสไตล์
การใช้งาน ดงั น้ี
1.เมื่อต้ังค่าหน้ากระดาษเรียบร้อยแล้ว ให้พิมพ์หัวข้อหลัก เช่น บทที่ 1 แล้วกาหนดให้เป็น
Heading 1 โด ย เลื อ ก ค ลิ ก Style > Heading 1 > เลื อ ก Update Heading 1 to Match
Selection ดังภาพ

58

2.สาหรบั การทา Heading ย่อยอ่นื ๆ สามารถทาไดเ้ ช่นเดียวกบั ข้อ 1
3.กรณีท่ีจะกาหนด Style ข้ึนแองเพอื่ ใชง้ านในเอกสาร ให้ดาเนนิ การ ดงั น้ี
3.1 กาหนดระยะ Tap และ Font ท่ตี อ้ งการ
3.2 วาง Cursor ทบี่ รรทัดที่ตอ้ งการกาหนด Style > Save Selection as a New Style
3.3 ต้ังช่อื Style

59

7. งานวิจัยที่เก่ยี วข้อง

ณฐั รตั น์ แท่นทอง และคณะ (2563) ศึกษาเรื่องการใช้ภาษาในการเขียนหนังสือราชการ ทีว่ ่า
การอาเภอทุ่งใหญ่ จังหวัดนครศรีธรรมราช ผลการศึกษาวิเคราะห์การใช้ภาษาในการเขียนหนังสือ
ราชการ ด้านการใช้ภาษามีการใช้ภาษาในระดับทางการ ใช้ภาษาท่ีชัดเจนมีการใช้คาได้อย่าง
เหมาะสมกับบุคคลและโอกาส การใช้ประโยคท่ีมีความกระชับสามารถส่ือความหมายได้ดีไม่ซับซ้อน
ไม่มีภาษาพูดหรือคาแสลง โดยสามารถสังเกตได้จากการใช้คาว่า “เพ่ือให้การดาเนากรบรรลุตาม
วัตถุประสงค์” และคาว่า “พิจารณาปรับปรุง” ซ่ึงเป็นภาษาระดับทางการ จะใช้กล่าวในเร่ืองที่เป็น
ทางการ ในพิธีการหรือการเขียนข้อความทางราชการตา่ ง ๆ แสดงให้เห็นวา่ ผเู้ ขยี นใช้ภาษาในระดับที่
เหมาะสมนอกจากยังมีหนังสือราชการภายนอกบางฉบับที่มีการใชภ้ าษาบกพร่อง รวมถึงใช้คา การใช้
พยัญชนะ ฎ ฏ พบว่ามีการใช้ผิดบ่อยที่สุด และให้ความสาคัญกับการพิมพ์หนังสือราชการให้ถูกต้อง
ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพ่ิมเติม ประโยชน์
จากงานวิจัยดังกล่าว คือผู้เขียนได้นาประเด็นของการใช้ภาษาในการเขียนหนังสือราชการมาเขียนใน
คู่มือปฏิบัติและให้ความสาคัญกับการใช้พยัญชนะ รวบรวมคาที่ใช้ผิดบ่อยท่ีสุด เพื่อประกอบการ
จดั ทาคูม่ ือปฏิบัติงานให้สมบูรณ์และถกู ต้อง

สดใส เลิศเดช (2562) ทาการวิจัย เพื่อศึกษาพัฒนาคู่มือการปฏิบัติงานธุรการและงานสาร
บรรณ คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยราชภัฏนครสวรรค์ ได้ศึกษาสภาพปัญหา
ของการปฏิบัติงานด้านธุรการและงานสารบรรณ ปัญหาท่ีพบ ไดแ้ ก่ ความไม่เป็นระเบยี บเรยี บรอ้ ยใน
การจัดทาหนังสือราชการ การเก็บ การค้นหา ไม่มีการวางแผนและกาหนดระยะเวลาในการเก็บและ
ทาลาย เจ้าหน้าท่ีธุรการและงานสารบรรณไม่มีความรู้ความสามารถในเรื่องของระเบียบที่เกี่ยวข้อง
กับงานธุรการและงานสารบรรณ การตีความหรือการวินิจฉัยหนังสอื ราชการ จึงจาเป็นต้องมีคู่มอื การ
ปฏบิ ัติงานเพื่อให้การปฏบิ ัตงิ านมีประสิทธิภาพและประสิทธผิ ลเพิ่มมากยิ่งขึ้น มกี ลุ่มให้ข้อมลู หลัก คือ
ผู้บริหาร คณาจารย์ เจ้าหน้าที่ และนักศึกษา โดยใช้แบบสอบถามและการสนทนากลุ่ม ผลการวิจัย
พบว่า ระดับสภาพปัญหา คือระดับปานกลาง โดยผู้เข้าร่วมการสนทนากลุ่มพูดคุยเก่ียวกับประเด็น
การปรบั ปรงุ แก้ไขเล่มคู่มือการปฏิบัติงานธุรการและงานสารบรรณ ประเด็นจะเกี่ยวขอ้ งกับการพิมพ์
ผิด ข้อความสลับซับซ้อน รูปแบบของเล่มคู่มือยังไม่สมบูรณ์จึงต้องมีการปรับแก้ไขรายละเอียดหลาย
อย่างในเล่มคู่มือ มีข้อเสนอแนะจากงานวิจัยในเร่ืองเก่ียวข้องกับเอกสาร พบว่าจากการสนทนากลุ่ม
การพฒั นารูปแบบการใหบ้ ริการในการพัฒนากระบวนการให้บริการแก่คณาจารย์ คือ รูปแบบหนังสือ
ราชการ หนังสือภายนอก หนังสือภายใน และการโต้ตอบหนังสือยังคงไม่ถูกหลักตามสานัก
นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ซง่ึ จะพบบ่อยครง้ั ที่ผิดแบบฟอร์ม และเนอื้ หาข้อความ
แล้วยังไม่ได้ใจความชัดเจนของเนือ้ หาและใจความสาคัญในการสื่อสาร ผู้ปฏิบัตงิ านต้องพัฒนาตนเอง

60

ให้มีความรู้และเชี่ยวชาญ การศึกษา กฎ ระเบียบ และข้อบังคับ ให้เกิดความเข้าใจ และแม่นยาใน
ระเบยี บท่ีถูกต้องในเรื่องทเ่ี กยี่ วข้องกบั งานธุรการและงานสารบรรณ รู้จกั พัฒนางานนานวัตกรรมใหม่
ๆ มาปรับปรุงงาน และควรมีการฝึกอบรม เทคนิคการพิมพ์หนังสือราชการ เพื่อสร้างองค์ความรู้ใน
การปฏิบัตงิ านและช่วยลดความผิดพลาดจากผู้ปฏิบัติได้และใหเ้ กดิ มาตรฐานเดียวกันของผู้ปฏิบัติงาน
ด้านงานธุรการและงานสารบรรณในการศึกษาวิจัยนี้ ประโยชน์จากงานวิจัยดังกล่าว คือ นาประเด็น
ในเร่ืองของการพิมพ์หนังสือราชการ สรุปประเด็นเกี่ยวกับกฎ ระเบียบ ข้อบังคับท่ีเก่ียวข้องกับงาน
สารบรรณ และเทคนิคการเขียนและพมิ พ์หนังสือราชการ เพือ่ จดั ทาค่มู ือปฏิบัตงิ าน

8. วิธกี ารให้ผรู้ บั บรกิ ารมีความพงึ พอใจ
การบริการ หมายถึง การกระทากิจกรรมใด ๆ ด้วยร่างกายเพื่อตอบสนองความต้องการของ

บุคคลอ่ืนซึ่งเก่ียวข้องกับการอานวยความสะดวก ความสามารถสร้างความพึงพอใจให้กับผู้รับบริการ
ได้ ซึ่งการกระทาด้วยร่างกาย : คือการแสดงออกด้วยการแต่งงาน ปฏิบัติการ กิริยา ท่าทาง และ
วธิ กี ารพดู จา ซง่ึ การบริการสามารถแสดงออกเป็น 2 แบบคอื

1. ข้ันตอนการให้บริการ เป็นการปฏิบัติการตามขั้นตอนและเทคนิคของวิธีปฏิบัติท่ีถูกต้อง
เหมาะสม เพ่ือใหผ้ ู้บริการ ได้ประโยชน์ ตรงตามความต้องการมากที่สดุ

2. พฤติกรรมการบริการ เป็นการแสดงออกด้านการแต่งกาย สีหน้า แววตา กิริยา ท่าทาง
และการพูดจา ซ่ึงพฤติกรรมที่ดี ย่อมสร้างความสุข ให้เกิดข้ึนกับผู้รบั บริการได้เป็นอย่างดี ได้แก่ การ
แต่งกายที่สุภาพ สะอาด เรียบร้อย สีหน้าและแววตาท่ีย้ิมแย้ม แจ่มใส ออ่ นโยน กิรยิ าทา่ ทางที่สุภาพ
ออ่ นน้อม การพดู จาด้วยนาเสียงท่นี ุ่มนวล สุภาพ ชดั เจน ให้เกียรติ มหี างเสยี ง

1. ลักษณะการให้บรกิ ารของหนว่ ยงาน มี 2 แบบ คือ
1.1 การให้บริการที่พบหน้ากัน ในการบริการเช่นนี้ ก็จะเป็นการบริการโดย พูดคุยสอบถาม

รายละเอยี ดเกี่ยวกับการขอรับบริการคอื อะไร บรกิ ารให้คาปรึกษา แนะนา จากนั้นก็จะรีบดาเนินการ
ตามที่ขอรับบริการ หรือดาเนินการให้เจ้าหน้าที่ท่ีเก่ียวข้องหรือรับผิดชอบดาเนินการในทันที
ผ้ใู ห้บรกิ ารควรทราบถึงเทคนิคของการให้บรกิ ารทีด่ ี ดังน้ี

การต้อนรับ ผู้ให้บริการ การต้อนรับต้องย้ิมแย้มแจ่มใส พูดจากทักทาย แสดงออกถึงความ
เอาใจใส่ตอ่ ผ้มู าบริการ

การค้นหาความต้องการ ผู้ให้บริการต้องรู้จักสอบถามความต้องการของผู้มารับบริการและ
เข้าใจความตร้องการทแ่ี ทจ้ รงิ ของผ้มู ารับบริการ

61
การเสนอความช่วยเหลือ ผู้ให้บริการต้องตอบสนองความต้องการของผู้มารับบริการ ด้วย
การให้ข้อมูลต่าง ๆ ที่ถูกต้องชัดเจนหรือความช่วยเหลืออื่น ๆ ที่สามารถดาเนินการได้โดยมุ่งให้
ผรู้ ับบริการมีความพงึ พอใจมากทส่ี ดุ
การประเมินผล ผู้ให้บริการต้องทาการประเมินผลการให้บริการและสรุปผลการให้บริการ
ทัง้ นีเ้ พ่อื จะไดน้ าผลจากการประเมนิ ไปปรับปรุงแก้ไขและพฒั นาการบริการให้ดยี ่งิ ข้นึ ไป
1.2 การให้บริการทางสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เช่น ระบบ E-Doc Google Drive หรือ
Facebook Line E-mail
8. รูปแบบ ศิลปะการให้บรกิ ารสกู่ ารบริการที่เปน็ เลิศ ของหน่วยงาน ยดึ ถือปฏบิ ตั ดิ ังน้ี

ภาพท่ี 2.13 รปู แบบการบรกิ ารที่เป็นเลศิ

62

3. เทคนคิ การให้บริการ โดยเฉพาะอยา่ งยิง่ การสนทนาเพราะการสนทนาเปน็ ส่ือกลางระหวา่ ง
ผรู้ ับบรกิ ารกบั ผู้ให้บริการ การสนทนาใหผ้ ูร้ ับบริการเกดิ ความประทบั ใจ มวี ิธกี ารงา่ ยๆ ดังนี้

3.1 สร้างความเป็นกนั เอง เพ่ือให้ผ้รู ับบรกิ ารเกิดความอนุ่ ใจ แสดงความเป็นมิตรโดยอาจ
แสดงออกทางสีหน้า แววตา กริ ิยาทา่ ทางหรือนา้ เสยี งที่สุภาพ มหี างเสียง อาทิเช่น ขอประทานโทษ
ครบั (ค่ะ) มีอะไรใหผ้ ม (ดิฉนั ) ช่วยประสานงานไดบ้ ้างครัง (คะ่ ) กรุณารอสักครูนะครับ (ค่ะ) เปน็ ต้น
การพูดจาต้องชดั เจน งา่ ยต่อการเข้าใจและไม่เร็วหรือรวั จนผรู้ ับบรกิ ารไม่รู้เร่ือง

3.2 เน้นการฟงั เป็นหลัก คือ ผ้ใู หบ้ ริการควรตง้ั ใจฟงั ด้วยความอดทนขณะทีผ่ รู้ ับบริการพูดไม่
ควรแสดงอาการที่ไม่พอใจออกมา ควรสบตากับผ้รู ับบริการเป็นระยะๆ พรอ้ มแสดงกิรยิ าตอบรับ เชน่
การพยักหนา้ รบั ทราบหรือยม้ิ ให้

3.3 ทวนคาพูด เพ่ือแสดงใหผ้ ู้รับบริการทราบวา่ ผูใ้ ห้บริการกาลังต้ังใจฟังในเร่ืองท่ี
ผูร้ ับบริการพดู อยู่
การเป็นผูใ้ ห้บรกิ ารท่เี ป็นเลศิ จะต้องทาดงั น้ี

1. ต้องมคี วามรู้ในงานท่ีให้บริการ ผู้ให้บริการต้องมีความรู้ในงานที่ตนรับผิดชอบท่ีสามารถ
ตอบข้อซักถามจากผู้รับบริการได้อย่างถูกต้องและแม่นยา ในเรื่องของเนื้อหาของงานท่ีตนเอง
รับผิดชอบ เพ่ือมิให้เกิดความผิดพลาดเสียหาย และต้องขวนขวายหาความรู้จากเทคโนโลยีใหม่ๆ
เพม่ิ ขึ้นอย่างสมา่ เสมอ

2. มีความช่างสังเกต ผู้ทางานบริการจะต้องมีลักษณะเฉพาะตัวเป็นคนมีความช่างสังเกต
เพราะหากมีการรับรู้ว่าบริการอย่างไร จึงจะเป็นที่พอใจของผู้รับบริการก็จะพยายามนามาคิด
สรา้ งสรรค์ ใหเ้ กิดบริการที่ดีย่ิงขึ้น เกิดความพอใจและตอบสนองความต้องการของผ้รู ับบรกิ ารได้มาก
ยง่ิ ข้ึน

3. มีความกระตือรอื ร้น พฤติกรรมความกระตือรือร้น จะแสดงถงึ ความมีจิตใจในการต้อนรับ
ใหค้ วามช่วยเหลอื แสดงความหว่ งใย จะทาใหเ้ กดิ ภาพลกั ษณ์ที่ดี ในการชว่ ยเหลือผู้รับบรกิ าร

4. ต้องมีกิริยาวาจาสุภาพ กริ ิยาวาจาเป็นสงิ่ ท่ีแสดงออกจากความคิด ความรูส้ ึกและส่งผลให้
เกดิ บคุ ลกิ ภาพที่ดี ดงั นั้นเพอ่ื ให้ผู้รับบรกิ ารมีความสบายใจที่จะตดิ ต่อขอรบั บริการ

5. ต้องมีความคิดริเร่ิมสร้างสรรค์ ผู้ให้บริการควรมีความคิดใหม่ๆ ไม่ควรยึดติดกับ
ประสบการณ์รหือบริการท่ีทาอยู่เคยปฏิบัติมาอย่างไรก็ทาไปอย่างนั้น ไม่มีการปรับเปลี่ยน
วิธกี ารให้บริการจึงควรมคี วามคดิ ใหม่ๆ ในการปฏริ ูปงานบรกิ ารได้ดี
6. ต้องสามารถควบคุมอารมณ์ได้ งานบริการเป็นงานที่ให้ความช่วยเหลือจากผู้อื่น ต้อง
พบปะผู้คนมากมายหลายชนช้ันมีการศึกษาท่ีต่างกัน ดังน้ันกิริยามารยาทจากผู้รับบริการจะแตกต่าง
กัน เม่ือผู้รับบริการไม่ได้ต้ังใจ อาจจะถูกตาหนิ พูดจาก้าวร้าวกิริยามารยาทไม่ดี ซ่ึงผู้ให้บริการต้อง
สามารถควบคุมสติอารมณ์ได้เป็นอย่างดี

63

7. ต้องมีสติในการแก้ปัญหาท่ีเกิดขึ้น ผู้รับบริการส่งนใหญ่จะติดต่อขอความช่วยเหลือ
ตามปกติ แต่บางกรณีผู้ขอรับบริการท่ีมีปัญหาเร่งด่วน ผู้ให้บริการจะต้องสามารถวิเคราะห์ถึงสาเหตุ
และคิดหาวิธีในการแก้ไขปัญหาอย่างมีสติ อาจจะเลือกทางเลือกที่ดีที่สุดจากหลายทางเลือกในการ
ใหบ้ รกิ ารแก่ผขู้ อรับบรกิ าร

8. มีทัศนคติต่องานบริการดี การบริการเป็นการชว่ยเหลือ ถ้าผู้ใดมีความคิด ความรู้สึก ไม่
ชอบงานบริการ ความรู้สึกต่องานบริการในทางที่ชอบหรือเต็มใจท่ีจะให้บริการ ถ้าผู้ใดมีความคิด
ความรู้สึก ไม่ชอบงานบริการ แม้จะพอใจในการรับบริการจากผู้อื่น ก็ไม่อาจจะทางานบริการให้เป็น
ผลดีได้ ถ้าบุคคลใดมีทัศนคติต่องานบริการดี ก็จะให้ความสาคัญต่องานบริการและปฏิบัติงานอย่าง
เต็มที่ เป็นผลให้งานบรกิ ารมีคุณคา่ และนาไปสคู่ วามเปน็ เลศิ
ปัจจยั ที่จะประสบความสาเร็จ

1. การประเมนิ ผลการดาเนนิ งาน เพอื่ ให้ทราบจดุ บกพร่องในการให้บรกิ าร
2. การแลกเปลยี่ นเรยี นรูร้ ่วมกนั เพ่ือหาแนวปฏิบตั ทิ ่ีดใี นการใหบ้ ริการ
3. นโยบาย แนวปฏิบตั ิ และการจัดการทมี่ ีความเข้มแข็งชัดเจน

9. จรรยาบรรณ คุณธรรม จริยธรรมในการปฏบิ ัติงาน
9.1 จรรยาบรรณ และจรยิ ธรรมของนกั เขยี นในการเขียนหนงั สอื ราชการ
1. ไมเ่ ขยี นเพอ่ื เปน็ การทาลาย
2. ไมใ่ ช้งานเขยี นในการแสวงหาผลประโยชน์เพอื่ ตนเองหรือพวกพ้อง
3. มคี วามเปน็ ไท ไม่ตกเป็นทาสของใคร
4. ไมบ่ ิดเบือนข้อมลู ขา่ วสาร
5. มีมารยาทในการใช้ภาษาอยา่ งสุภาพ
6. ไม่ละเมิดสทิ ธิของผู้อ่นื
7. มคี วามซ่อื สัตย์ในบทบาทหน้าท่ีและความรบั ผดิ ชอบต่อตนเองและผูอ้ น่ื
9.2 จรรยาบรรณ คณุ ธรรม จริยธรรมในการปฏิบัติงานในภาพรวม
1. ปฏิบัติงานตรงตอ่ เวลา สม่าเสมอ ถกู ตอ้ ง รวดเร็ว เสรจ็ ตามกาหนดเวลา
2. มีความมุ่งมั่นและความตั้งใจในการทางานไปสู่จุดหมายตามพันธกิจและ
วิสยั ทศั นข์ องคณะฯ
3. มีทัศนคติที่ดีต่อเพื่อนร่วมงาน สนใจ กระตือรือร้น และให้ความร่วมมือ โดย
มุ่งเนน้ แลกเปลยี่ นความร้ใู นการทางานรว่ มกนั
4. มีเหตุผล รับฟังความคดิ เหน็ ของผู้อื่น มภี าวะผนู้ าตนเอง

64

5. มีการพัฒนาระบบงาน/กระบวนการ/นวัตกรรม ให้สอดคล้องต่อความต้องการ
ของสังคม

6. มีการประเมินตนเองอยู่เสมอ การนาข้อมูลป้อนกลับมาพัฒนาปรับปรุงการ
ทางานในส่วนทร่ี บั ผดิ ชอบใหด้ กี ว่าเดมิ

บทที่ 3
กระบวนการและขนั้ ตอนการจดั ทาหนงั สอื ราชการ

เน้ือหาในบทท่ี 3 กล่าวถึงกระบวนการและขั้นตอนการปฏิบัติงาน ซ่ึงประกอบด้วย แผนผังการ

ปฏิบัติงาน (Work Flow) รายละเอียดของกระบวนการและขั้นตอนการปฏิบัติงาน แสดงให้เห็นความ

ชัดเจนของการเขยี นหนงั สือราชการที่มีประสิทธภิ าพ โดยมรี ายละเอียดดงั ต่อไปนี้

4.1 ขั้นตอนการปฏบิ ัติงาน

กระบวนการปฏิบัติงานในการเขียนหนังสือราชการ (ร่าง - โต้ตอบ หนังสือราชการ) ผู้เขียนจะ

อธิบายโดยใช้ผังตามตารางท่ี 3.2 และตามภาพท่ี 3.1 และเพื่อให้สามารถทาความเข้าใจผังกระบวนการ

ได้ดีย่งิ ข้ึน ผเู้ ขยี นอธิบายสญั ลักษณท์ ใี่ ชใ้ นการอธิบายความในตาราง ดังน้ี

ตารางที่ 3.1 สญั ลักษณท์ ่ีใช้ในการทาแผนผังการปฏิบตั งิ าน (Work Flow)

สัญลักษณ์ ความหมาย

จุดเรมิ่ ต้นและจุดส้ินสุด

การปฏิบตั ิงาน หรอื จุดท่ีมีการปฏิบัตงิ านหรอื ประมวลผลงาน

การรับข้อมูลทางแป้นพิมพ์ หรือเมาส์ โดยการป้อนข้อมูลด้วย
ตนเอง
การตัดสินใจ การตัดสินใจ ทางเลือก หรือการอนุมัติอย่างใด
อย่างหนง่ึ
ทิศทาง แทนทิศทางของขั้นตอนการดาเนินงาน ซึ่งจะปฏิบัติ
ตอ่ เนอื่ งตามหัวลกู ศร
จุดเชื่อมต่อในหน้าเดียวกัน แทนจุดเช่ือมต่อของผังงานในที่มี
เสน้ บรรจบกนั เพื่อไปสกู่ ารทางานท่เี หมือนกัน
สาหรับแผนผังขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Work Flow) ของการเขียนหนังสือราชการอย่างเป็น
ระบบ ตามขอบเขตของการจัดทาคูม่ ือน้ี สามารถเขยี นสรปุ เปน็ ภาพรวมไดต้ ามภาพที่ 3.1 และตามตาราง
ที่ 3.1 ดงั ต่อไปน้ี

66

เรม่ิ ต้น
ศกึ ษาข้อมูล รปู แบบ
จดั ลาดับความคดิ
เรยี บเรียงประเดน็
ร่าง-พมิ พห์ นงั สือราชการ

ตรวจสอบ ไมถ่ ูกต้อง
ไม่ถูกตอ้ ง
ถกู ต้อง
ออกเลขหนงั สอื

ถูกตอ้ ง

พิจารณาลงนาม

บนั ทกึ ในระบบ

นาส่งหนงั สอื

สน้ิ สุด
ภาพที่ 3.1 แผนผงั ข้ันตอนการเขยี นหนังสือราชการ

ตารางท่ี 3.2 แผนผงั ขนั้ ตอนการปฏิบัติงาน (Work Flow) การเขียนหนังสอื ราช

ที่ ผังกระบวนการ รายละเอยี ดงาน

-

เรม่ิ ตน้

1. ขน้ั ตอนท่ี 1 ศกึ ษาขอ้ มูลและรูปแบบหน
ศกึ ษาข้อมลู รูปแบบ ราชการ
1. ข้อมูลความเป็นมาของเรื่องทีเ่ ขียน
2. จดั ลาดบั ความคิด 2. กฎระเบียบที่เกี่ยวขอ้ ง
3. ตรวจสอบรูปแบบหนังสอื
ข้นั ตอนที่ 2 จัดลาดบั ความคดิ
1. ก่อนร่างหนังสือ วางแผนการเขียน เร
เนื้อหา ลงท้าย
2. หนังสือฉบบั น้ีต้องการอะไร

3. เรยี บเรียงประเดน็ ขั้นตอนท่ี 3 เรยี บเรยี งประเด็นแตล่ ะย่อ
1. มีประเด็นหลักและประเด็นรอง ผู้ร่า
เขียนประเดน็ หลกั ดังน้ี
1.1 ที่มาของเรื่อง (จากนโยบาย หรอื ปัญ
1.2 เพื่อใหส้ อดคลอ้ งกบั นโยบาย

67

ชการอยา่ งเป็นระบบ เอกสารท่ีเกย่ี วขอ้ ง ระยะเวลา หมายเหตุ
ผูร้ ับผิดชอบ -- -
-

นังสือ

จนท. 1. ตน้ เรื่องท่มี ีหนังสือ 3 นาที ต้องรู้ชนิดและรูปแบบ

มา ของศึกษา สามารถใช้ได้

2. ระเบียบงานสาร อย่างถูกตอ้ ง

บรรณ

ริ่มต้น จนท. ต้นเรื่องท่ีมหี นงั สือมา 10 นาที ก่อนเขียนหนังสือ ควร
ค า นึ ง ถึ ง จ ะ เ ขี ย น เ ร่ื อ ง
อะไร ถึงใคร เขียนทาไม
และเขยี นอยา่ งไร
ใชเ้ ทคนคิ การศึกษาเรื่อง

อหน้า
างควร จนท. ตน้ เรอื่ งที่มหี นังสือมา 10 นาที 1.วิเคราะห์งานยึดหลัก

แนวคดิ ISPA Model ใน
ญหา การร่างหนังสือราชการ

อย่างเป็นระบบ เพื่อ

ที่ ผังกระบวนการ รายละเอยี ดงาน

1.3 โดยมวี ตั ถุประสงค์ เพ่ือ … เปน็ ต้น

1.4 เรยี บเรียงประโยค

2. ลาดับเนื้อหาแต่ละย่อหน้า ลาดับข้ัน

เรอ่ื งให้เข้าใจงา่ ย

4. ขน้ั ตอนที่ 4 รา่ ง-พมิ พ์หนังสอื ราชการ
ร่าง-พิมพห์ นงั สือราชการ 1. ร่างในกระดาษร่าง หรือพิมพ์ในโปรแ
สาเรจ็ รปู (Microsoft Word)
2. ร่างหนังสือราชการตามชนิดรูปแบบ
หนังสอื
3. เขียนส่วนหวั ของหนังสอื ตามโครงสรา้
4. การเขยี นส่วนของเน้ือหาของหนังสอื
ประกอบด้วย ส่วนนา (ภาคเหตุ) เขียน
เนอ้ื หา ส่วนลงทา้ ย (ภาคสรปุ )
5. การพิมพ์หมายเลข โทรศัพท์ โทรสาร
ไปรษณียอ์ ิเลก็ ทรอนิกส์
6. การพมิ พห์ นังสอื ทีม่ ีหลายหนา้
7. เขียนเวน้ วรรคในหนังสอื

68

ผรู้ บั ผดิ ชอบ เอกสารท่ีเกย่ี วขอ้ ง ระยะเวลา หมายเหตุ

พัฒนาประสิทธิภาพของ

การทางาน

นตอน 2. แยกประเด็นที่เป็น

เหตุ และความมุ่งหมาย

ท่ี จ ะ ท า ห นั ง สื อ นั้ น

จากน้ันถึงเป็นผล หรือ

ความประสงค์ท่ีต้องการ

ให้ผ้รู บั หนังสือปฏิบตั ิ

แกรม 1. จนท. 1. ต้นเรื่องท่ีมหี นังสือ 30 นาที 1. ใช้หลัก 5C ในการ
เขียนหนังสอื ราชการ
2. ผู้ ท่ี ไ ด้ รั บ มา 2. ผู้ร่างหนังสือควรที่จะ
ตี ก ร อ บ แ น ว คิ ด โ ด ย ใ ช้
บของ มอบหมาย 2. ท่ี ม า ข อ ง เ รื่ อ ง หลักการสามเหลี่ยมหัว
กลบั
ปญั หาหรอื นโยบาย 3. ยึดหลัก 5W1H

าง 3. ระเบียบงานสาร

บรรณ พ.ศ. 2526

นส่วน แ ล ะ ฉ บั บ แ ก้ ไ ข

เพม่ิ เตมิ

ร และ

ท่ี ผังกระบวนการ รายละเอยี ดงาน

5. 4 ข้ันตอนที่ 5 ตรวจสอบและกลน่ั กรอง
1. ตรวจทานและแกไ้ ข

ตรวจสอบความถูกต้องของหนังสือท

โต้ตอบ ถูกต้องตามรูปแบบหนังสือราช

ตรวจเนือ้ หา ตรวจภาษา

ตรวจสอบ 2. เม่ือแก้ไขแล้วจึงจัดพิมพ์ บางคนที่ชา
แลว้ กอ็ าจพมิ พไ์ ปแก้ไขไปได้

6. ขั้นตอนท่ี 6 ออกเลขหนังสือจากระบ

Doc

ออกเลขหนงั สอื 1. เม่ือเอกสารถูกต้องแล้ว เจ้าห
ดาเนนิ การออกเลขทีห่ นงั สือจากระบบ e

หนงั สือภายใน เช่น สวก.2564/…

หนังสือภายนอก เชน่
7. อว 0655.08/……

69

ผรู้ ับผดิ ชอบ เอกสารทีเ่ ก่ียวขอ้ ง ระยะเวลา หมายเหตุ

ที่ร่าง- 1. จนท. 1. ระเบียบงานสาร 20 นาที 1. ต้องตรวจทานอย่าง
ละเอยี ดทุกตวั อกั ษร
ชการ 2. ผูต้ รวจแก้ บรรณ พ.ศ. 2526 2. ชอ่ื เร่อื งชดั เจนหรอื ไม่
3. เ น้ื อ ห า ค ร บ ถ้ ว น
3. ผบู้ ังคบั บญั ชา แ ล ะ ฉ บั บ แ ก้ ไ ข หรอื ไม่
4. มีสิ่งที่ส่งมาด้วยหรือ
านาญ เพ่มิ เติม เอกสารหรือไม่
5. ประโยคยาว เพราะมี
คาว่า ที่ ซึ่ง โดย ฯลฯ
ซอ้ นๆ กนั หรือไม่

บบ E-

น้าที่ 1. จนท. 3 วินาที
eDoc

ที่ ผงั กระบวนการ รายละเอยี ดงาน

7. ขั้นตอนที่ 7 ผู้บริหารหน่วยงานพิจา
6. กลนั่ กรองและลงนามในหนังสอื ราชการ

1. หัวหน้าหลักสูตร/หัวหน้าสาขา ลงนา

หนงั สอื ราชการ

2. หากผ้มู อี านาจลงนามไมเ่ ห็นควร ใหก้ ล

ตรวจแก้ไขอีกคร้ัง

พิจารณาลง
นาม

8. ขั้นตอนที่ 8 บันทึกในระบบ eDoc ร

บนั ทกึ ในระบบ จัดการเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์
1. ตรวจสอบลายเซนต์ทุกหน้าใหค้ รบถ้ว

2. สแกนหรือแปลงไฟล์ หนังสือในรูป

ของ .pdf

3. เข้าระบบ eDoc เพ่อื กรอกข้อมูลสง่ หน

70

ผรู้ ับผดิ ชอบ เอกสารที่เกีย่ วข้อง ระยะเวลา หมายเหตุ
ารณา
ร 1. จ น ท . ต ร ว จ ส อ บ
ามใน ลายเซ็น ว่าลงนามครบ
ทุกหนา้ หรือไม่
1. หน.หลกั สูตร 2. เ จ้ า ห น้ า ที่ เ ส น อ
ลบั ไป 2. หน.สาขา ห นั ง สื อ เ ข้ า แ ฟ้ ม เ ส น อ
เพ่ือลงนาม หรือเสนอลง
3. ผู้มีอานาจลง น า ม อ อ น ไ ล น์ ผ่ า น
นาม ช่ อ ง ท า ง ร ะ บ บ e- Sig
หรือ ช่องทางเฟซบุ๊ก
ระบบ ไลน์ อเี มล์
3. หากเป็นเอกสารท่ี
เ ก่ี ย ว กั บ ก า ร เ งิ น เ ส น อ
ดว้ ยเอกสารฉบบั จรงิ

วน บันทกึ ข้อความ 5 นาที คู่มือการใช้งานระบบ
ปแบบ 1.จนท. หนังสือภายนอก eDoc ร ะ บ บ จั ด ก า ร
เอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์
นังสือ

ท่ี ผังกระบวนการ รายละเอียดงาน

4. จัดเก็บไฟล์เอกสารต้นฉบับไว้ใน Go

Drive

9. ขนั้ ตอนท่ี 9 นาส่งหนังสอื

1. ในกรณีเอกสารที่เก่ียวกับการเงินให้น

ต้นฉบับตัวจรงิ ไปยังคณะวิศวกรรมศาสต

นาสง่ หนงั สือ 2. หนงั สือภายใน ส่งเข้าระบบ eDoc
3. หนังสือภายนอก ส่งไปยังหน่วย

ภายนอก

4. ติดตามงานผา่ นระบบ eDoc

10. -

สิ้นสุด

71

ผู้รบั ผิดชอบ เอกสารท่ีเกี่ยวข้อง ระยะเวลา หมายเหตุ
oogle

นาส่ง
ตร์

ยงาน

- -- -

72

4.2 รายละเอียดของกระบวนการและข้ันตอนการปฏิบตั งิ าน
การเขียนหนังสือราชการเป็นกระบวนการเขียนท่ีเป็นขั้นตอน ผู้เขียนต้องมีความรู้ความเข้าใจ

และมีความรอบคอบพิถีพิถนั ในการเขียน สรุปขั้นตอนในการเขยี นได้ ดงั นี้
ขัน้ ตอนที่ 1 ศึกษาขอ้ มลู และรปู แบบหนังสือราชการ
1. ศกึ ษาขอ้ มูล เพ่ือรทู้ ศิ ทางการเขยี น รูเ้ ป้าหมาย ว่าเป็นหนงั สือชนดิ ใด เรื่องใหม่หรือเรอ่ื งเก่า มี

ท่มี าทไี่ ปอย่างไร การได้ขอ้ มลู ที่ครบถ้วนและชว่ ยใหผ้ ูเ้ ขียนสามารถกาหนดเปา้ หมายและทิศทางการเขียน
ไดด้ ียง่ิ ขึน้ เชน่ ขอ้ มลู เกย่ี วกบั ความเป็นมาของเรอื่ งทจ่ี ะเขียน กฎระเบยี บท่ีเก่ียวขอ้ ง สิง่ ทีไ่ ดด้ าเนนิ การไป
แล้ว

2. ตรวจสอบรูปแบบหนังสือ เพื่อให้เป็นไปตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงาน
สารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แกไ้ ขเพม่ิ เตมิ จนถงึ ระเบยี บสานกั นายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบับ
ที่4) พ.ศ. 2564 ระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ. 2544 และที่แก้ไขเพิ่มเติม และ
หนงั สือเวียนตา่ ง ๆ ท่เี ก่ียวขอ้ ง โดยมีหลักเกณฑแ์ ละวธิ กี ารดาเนนิ การ ดังนี้

2.1 เข้าใจโครงสร้างของหนังสอื ราชการ มี 6 ชนดิ ดงั ภาพท่ี 3.2

ภาพท่ี 3.2 โครงสร้างของหนังสอื ราชการ 6 ชนิด

73

ขนั้ ตอนที่ 2 จัดลาดับความคดิ
การจัดลาดับความคิด การรวบรวมความคิด คือการนาเอาข้อมูลที่ได้ศึกษามาสรุป เพื่อให้เกิด
ความคิดทชี่ ัดเจนวา่ จะเขยี นไปในทิศทางใด ตรงกบั เปา้ หมายที่กาหนดไว้หรือไม่
1. ก่อนร่างหนังสือ วางแผนการเขียน เร่ิมต้น - เนื้อหา - ลงท้าย ใช้ภาษาเป็นตัวถ่ายทอด
ความคิด จับประเด็นของเรื่องท่ีจะร่างใครจะทาอะไร ทาต่อใคร ทาอย่างไร เพ่ืออะไรท่ีไหน เม่ือไหร่
อย่างไร
2. หนงั สือฉบบั นต้ี ้องการอะไร โดยใช้เทคนิคในการย่อเร่ือง ศกึ ษาเร่อื งให้เข้าใจโดยละเอียด การ
ย่อเร่ืองให้สั้น คือย่อเอาแต่ใจความท่ีเป็นสาระสาคัญ โดยใช้เทคนิคการศึกษาเรื่อง ต้องใช้ท้ัง ตา ปาก หู
หวั ใจ และ มือ ในการศึกษา ดงั ตารางท่ี 2.1 เทคนิคการศกึ ษาเร่ือง ในบทที่ 2 กลา่ วมาแล้ว

ข้ันตอนที่ 3 เรียบเรยี งประเด็นแตล่ ะย่อหน้า
หลังจากได้แนวคิดท่ีชัดเจนแล้ว โดยนา ISPA Model มาวิเคราะห์แนวทางในการร่างหนังสือ
ราชการอย่างเป็นระบบ เพ่ือพัฒนาประสิทธิภาพของการทางาน ขั้นน้ีจึงเป็นการเลือกสรรข้อมูลมาสรุป
เป็นประเด็น แล้วนาไปจัดลาดับเรียบเรียงเป็นเน้ือหา ให้มีความสัมพันธ์และสอดรับกับเป้าหมายที่ได้
กาหนดไว้ ดงั นี้
1. มปี ระเด็นหลักและประเดน็ รอง ผูร้ า่ งควรเขียนประเดน็ หลัก ดังนี้

1.1 ท่มี าของเรอื่ ง (จากนโยบาย หรอื ปญั หา
1.2 เพื่อใหส้ อดคล้องกับนโยบาย
1.3 โดยมวี ตั ถปุ ระสงค์ เพอ่ื … เปน็ ต้น
1.4 เรียบเรียงประโยค
2. ลาดับเนื้อหาแต่ละย่อหน้า ลาดับขั้นตอนเร่ืองให้เข้าใจง่าย ให้ตรงตามความต้องการ โดยมี
หลักเกณฑใ์ นการจดั ลาดับเร่อื ง ไดแ้ ก่
2.1 การลาดบั เร่อื งท่ีเคยตดิ ต่อระหว่างกันมาก่อน
2.2 การลาดบั เหตกุ ารณ์ทเ่ี กิดข้นึ
2.3 การลาดบั เน้ือหาสาระทีจ่ ะกล่าวถงึ กอ่ นหลงั
2.4 การลาดบั จุดประสงค์ของหนงั สอื
2.5 ยอ่ เรอ่ื งใหส้ ้นั ไดค้ วามสมบรู ณ์และชัดเจน ไม่ควรใหย้ าวเกนิ 2 บรรทัด
2.6 อ้างและแนบรายละเอยี ดประกอบ เช่น อ้างวา่

“ตามหนงั สือท่ีอา้ งถึง”

74

“ตามท่ไี ด้เรยี นใหท้ ราบทางโทรศพั ทแ์ ล้ว”
“ความละเอียดแจง้ แล้วนัน้ ”
“รายละเอียดปรากฏในเอกสารทีแ่ นบมานี้”
ฉะนั้นก่อนจะร่างหนังสือผู้ร่างต้องถามตนเองก่อนว่า หนังสือฉบับนั้นใครเป็นผู้ลงนามและเมื่อ
ทราบแล้วจะต้องด้ังตนให้เสมือนกับเป็นผู้ลงนามแล้วจึงร่าง เพราะผู้ลงนามจะเป็นผู้รับผิดชอบหนังสือ
ฉบับน้ัน ถ้าหนงั สอื อ่านแลว้ เข้าใจดี ถูกตอ้ งกด็ ีไป แตถ่ ้าหนงั สือฉบับนั้นเขยี นสั่งการ หรือแจ้งใหท้ ราบไม่รู้
เรื่อง ขาดความเข้าใจในเน้ือหาก็ก่อให้เกิดผลเสียหายได้ ผู้ลงนามก็ต้องรับผิดชอบ ผู้ร่างก็จะถูกตาหนิ
สว่ นข้อความจะยาวหรอื ส้นั นั่นก็ตอ้ งอยทู่ ี่ผ้รู ่างจะสังเกตว่าผูบ้ ังคับบญั ชาของท่านชอบขอ้ ความแบบใด ไม่
ชอบแบบใด ไม่มีหลักเกณฑ์ตายตัว เพียงแต่ใช้ดุลยพินิจตัวท่านเอง ท้ังน้ีข้อความจะต้องกระทันรัด รัดกุม
และชดั เจน โดยยดึ แนวทางในการเขยี น คอื ถกู แบบ ถูกเน้ือหา ถกู หลักภาษา และถกู ความนยิ ม

ข้ันตอนที่ 4 ร่าง-พมิ พ์หนังสือราชการ
เป็นข้นั ตอนลงมือปฏบิ ัตโิ ดยให้เปน็ ไปตามแนวทางการเขียนหนังสอื ราชการที่ไดจ้ ัดลาดับประเด็น
และเรียบเรียงเน้ือหาไว้แล้ว การเขียนพิจารณาถึง ส่วนประกอบของเนื้อหา ให้ครบทั้ง 3 ส่วน คือ ส่วน
เหตุ ส่วนผล และส่วนสรุปความ นอกจากนี้ยังต้องคานึงถึงการใช้ภาษาในการเขียน โดยมีหลักเกณฑ์และ
ขน้ั ตอน ดังน้ี
1. รา่ งในกระดาษรา่ ง หรอื พิมพ์ในโปรแกรมสาเร็จรปู (Microsoft Word)
รา่ งหนงั สือไดใ้ นกระดาษรา่ ง (ภาคผนวก xx) หรอื หากผู้ปฏบิ ตั ิงานมคี วามถนดั โปรแกรมสาเรจ็ รูป
ก็สามารถร่าง พิมพ์ และแก้ไข ในโปรแกรมโปรแกรมสาเร็จรูป (Microsoft Word) โดยวิธีพิมพ์หนังสือ
ราชการได้กล่าวมาแล้วในบทท่ี 3 เร่ืองหลักเกณฑ์การพิมพ์หนังสือราชการและเทคนิคการเพิ่ม
ประสทิ ธภิ าพการเขียนหนงั สือราชการด้วยเทคโนโลยี
2. รา่ งหนงั สือราชการตามชนิดรปู แบบของหนังสอื
จดจารูปแบบของหนังสือราชการและเข้าใจในโครงสร้างของหนังสือราชการแต่ละ ท้ัง 6 ชนิด
เช่น หนงั สือภายนอก หนงั สือภายใน หนงั สอื ประทับตรา หนงั สือส่งั การ หนังสือประชาสัมพันธ์ หนังสือท่ี
เจ้าหน้าที่ทาข้ึนหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ให้ถูกต้องตามโครงสร้างของหนังสือและเขียนหนังสือ
ติดต่อราชการ โดยใช้หลัก 5C ในการเขียนหนังสือ คือ ถูกต้อง ชัดเจน รัดกุม กะทัดรัด การโน้มนาสู่
จดุ ประสงค์

75

3. การเขยี นสว่ นหวั ของหนงั สอื
ส่วนหัวของหนังสือเป็นส่วนสาคัญอันดับแรก ส่วนหัวของหนังสือภายนอก หนังสือภายใน และ

บันทึก จะมีรูปแบบตามระเบียบสารบรรณกาหนดไว้แล้ว ส่วนหนังสือโต้ตอบของหน่วยงานอ่ืน ๆ จะมี
รูปแบบตามที่หน่วยงานกาหนด ซ่ึงอาจเหมือนหรือแตกต่างกัน เช่น ธนาคารบางแห่ง เขียน เรียน ก่อน
เร่ือง และเขียนเรอ่ื ง ไว้กลางหน้ากระดาษ ขีดเส้นใต้เพื่อใหเ้ ห็นชัดเจน เปน็ ต้น แมจ้ ะมรี ปู แบบแตกต่างกัน
แต่ประเด็นสาคัญในการเขียนส่วนหัวหนังสือก็คล้ายคลึงกัน ในขั้นตอนน้ีจะกล่าวถึงหนังสือของคณะ
วิศวกรรมศาสตร์ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยเป็นหลัก ซ่ึงหน่วยงานอื่น ๆ สามารถนาไป
ประยุกต์ หรอื เทียบเคยี งใช้ได้

3.1 การเขยี นชอื่ และทอ่ี ยูข่ องหน่วยงาน
3.1.1 หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการท่ีเป็นแบบพิธี เป็นหนังสือติดต่อ

ระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหนว่ ยงานอ่ืนใด ซ่ึงมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก
ใช้กระดาษตราครฑุ อย่ตู รงกลาง โดยกรอกรายละเอยี ดดังน้ี

1) ท่ี เลขที่หนังสือ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจาของเจ้าของเร่ือง สาหรับการ
ออกเลขท่ีหนังสือของหน่วยงานเป็นไปตามประกาศมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยท่ีเกี่ยวกับ
การกาหนดรหสั พยญั ชนะและเลขท่ีหนงั สอื ออกของหนว่ ยงาน

2) ส่วนราชการเจ้าของหนงั สือ ให้ลงชอื่ ส่วนราชการ สถานท่รี าชการ หรอื คณะกรรมการ
ซ่ึงเป็นเจ้าของหนังสือนั้น และโดยปกติให้ลงที่อยู่ไว้ด้วย ส่วนหัวของหนังสือ ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ
จะต้องสัมพนั ธ์กับผูล้ งนามหนงั สือ คือ

มหาวทิ ยาลัย ผู้ลงนาม อธกิ ารบดี
กอง/สานกั /สถาบนั ผูล้ งนาม ผู้อานวยการ ผู้อานวยการสานัก ผู้อานวยการ
สถาบัน
คณะฯ ผู้ลงนาม คณบดี
3) วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชท่ี
ออกหนงั สือ เชน่ 5 ธันวาคม 2564
4) เร่ือง ให้ลงเรื่องย่อท่ีเป็นใจความส้ันที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีท่ีเป็นหนังสือ
ต่อเนอื่ งโดยปกติใหล้ งเร่ืองของหนังสือฉบบั เดิม
5) คาขึ้นต้น ให้ใช้คาขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตาราง การใช้คาขึ้นต้น สรรพ
นามและคาลงท้าย ท่ีกาหนดไว้ในภาคผนวก 2 (ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.

76

2526) แล้วลงตาแหน่งของผู้ท่ีหนังสือน้ันมีถึง หรือช่ือบุคคลในกรณีท่ีมีถึงตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับตาแหน่ง

หนา้ ท่ี

กรณีหนงั สอื ระบถุ ึงตัวบุคคล ใหใ้ ชค้ าว่า เรยี น เช่น เรยี น ผู้อานวยการสานกั ฯ

กรณีหนังสือระบุถึงหน่วยงาน ให้ใช้คาว่า ถึง เช่น ถึง สานักทรัยากรการเรียนรู้คุณหญิง

หลงฯ

6) อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือท่ีเคยมีติดต่อกันเฉพาะหนังสือที่ส่วนราชการ ผู้รับ

หนังสือได้รับมาก่อนแล้ว จะจากส่วนราชการใดก็ตาม โดยให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือและเลขท่ี

หนงั สือ วนั ท่ี เดือน ปีพุทธศักราชของหนังสอื น้นั

การอ้างถึง ให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายท่ีติดต่อกันเพียงฉบับเดียว เว้นแต่มีเรื่องอื่นท่ี

เปน็ สาระสาคญั ต้องนามาพิจารณา จงึ อา้ งถึงหนังสือฉบบั อนื่ ๆ ที่เกย่ี วกบั เร่อื งนั้นโดยเฉพาะให้ทราบดว้ ย

7) สิง่ ท่ีส่งมาดว้ ย (ถ้ามี) ใหล้ งชื่อสิ่งของ เอกสาร หรอื บรรณสารท่ีสง่ ไปพร้อมกับหนังสือ

นั้น ในกรณีท่ีไม่สามารถสง่ ไปในซองเดียวกันได้ ให้แจง้ ด้วยวา่ สง่ ไปโดยทางใด

8) ข้อความ ให้ลงสาระสาคัญของเร่ืองให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์

หลายประการใหแ้ ยกเปน็ ขอ้ ๆ

9) คาลงท้าย ให้ใช้คาลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนงั สือตามตารางการใช้คาขึ้นต้น สรรพ

นาม และคาลงท้าย ท่ีกาไว้ไว้ในภาคผนวก 2 (ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.

2526)

10) ลงช่อื ให้ลงลายมือชอ่ื เจ้าของหนังสอื และใหพ้ ิมพช์ ่ือเตม็ ของเจ้าของลายมอื ชื่อไว้ใต้

ลายมอื ช่ือ ตามรายละเอยี ดทีก่ าหนดไว้ในภาคผนวก 3

ชื่อของหน่วยงานระดับรองลงมา เช่น สานัก สานักงาน ฯลฯ จะต้องเป็นห่วยงานท่ี

สอดคล้องกับตาแหน่ง ของผู้ลงนามท้ายหนังสือฉบับน้ัน ซ่ึงรวมทั้งผู้ปฏิบัติราชการแทน หรือรักษา

ราชการแทน ดงั ตวั อย่าง

ชอ่ื หนว่ ยงาน ตาแหนง่ ผู้ลงนาม

มหาวทิ ยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวชิ ยั อธกิ ารบดี

ศนู ย์ / สถาบัน ผู้อานวยการศูนย์ / สถาบัน

ส่วน หวั หนา้ ส่วน

คณะ คณบดี

สาขา หัวหน้าสาขา

หลักสตู รสาขาวิชา หัวหน้าหลกั สูตรสาขาวิชา

77

ข้อผิดพลาดที่ปรากฏเสมอ คือ ชื่อหน่วยงานกับตาแหน่งผู้ลงนามไม่สอดคล้องกัน ในกรณีท่ี
หัวหน้าหน่วยงานมอบหมายให้ผู้อ่ืนลงนามแทน จะต้องลงท้ายตาแหน่งว่า ปฏิบัติหน้าที่แทนคณบดี…
หรือ รักษาราชการแทนคณบดี….เสมอ เช่น รองคณบดีฝ่ายวิชาการและวิจัย รักษาราชการแทนคณบดี
คณะวิศวกรรมศาสตร์ (คณบดี…..มกั พมิ พไ์ ว้บรรทดั ล่าง)

การปฏบิ ัตริ าชการแทน คอื การมอบให้ปฏบิ ัติหน้าที่แทนผู้ดารงตาแหน่งในบางเร่ือง โดยผ้ดู ารง
ตาแหน่งมอบอานาจให้ ส่วนเรื่องที่ไม่ได้มอบหมายผู้ดารงตาแหน่งยังคงปฏิบัติหน้าท่ีของตนอยู่ในกรณีนี้
คาที่ใช้คือ “ปฏิบัติราชการแทน” “ปฏิบัติหน้าท่ีแทน” และ “ทาการแทน” สาหรับมหาวิทยาลัย
เทคโนโลยรี าชมงคลศรีวิชัยใชค้ าวา่ “ปฏบิ ตั ิราชการแทนอธกิ ารบดี” เชน่

(……………………………………………)
รองอธิการบดี ปฏบิ ตั ริ าชการแทน
อธิการบดีมหาวิทยาลัยเทคโนโลยรี าชมงคลศรีวิชัย
การรักษาราชการแทน คือ การปฏิบัติหน้าท่ีแทนผู้ดารงตาแหน่ง เนื่องจากผู้ดารงตาแหน่ง
เสียชีวิต หรือต้องพ้นจากตาแหน่งตามวาระ หรือไม่อาจปฏิบัติราชการได้เน่ืองจากป่วย ลาพัก หรือไป
ราชการต่างท้องท่ี เป็นต้น ในกรณีน้ีคาที่ใช้คือ “รักษาราชการแทน” และปฏิบัติราชการได้เป็นครั้งคราว
ในกรณีนี้ใช้คาว่า “รักษาการในตาแหน่ง” สาหรับมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย ใช้คาว่า
“รักษาราชการแทนอธกิ ารบดี” เชน่
(……………………………………………)
รองอธิการบดี รักษาราชการแทน
อธิการบดีมหาวิทยาลยั เทคโนโลยีราชมงคลศรวี ิชยั

3.1.2 หนงั สือภายในและบันทกึ
หนังสือภายในและบันทึกจะใช้บันทึกข้อความเช่นเดียวกัน การเขียนช่ือหน่วยงานจะต้อง
สอดคล้องกบั ตาแหนง่ ผลู้ งนามซึง่ เปน็ เจา้ ของหนงั สือ กลา่ วคือ ผใู้ ดลงนามชอ่ื หน่วยงานนั้นจะอยอู่ นั ดบั ต้น
ส่วนเจ้าของเร่ืองท่ีเป็นหน่วยงานระดับรองจะอยู่ลาดับหลัง ต่อด้วยหมายเลขโทรศัพท์ภายในของ
หน่วยงานเจา้ ของเรื่องน้ัน
ดังนั้น หลักสาคัญสาหรับหนังสือภายในและบันทึกก็คือ ผู้ใดลงนาม หน่วยงานของผู้นั้นจะอยู่
ลาดบั แรกเสมอ ถา้ เจา้ ของหนังสอื และเจา้ ของเร่ืองเป็นคนเดยี วกนั ก็เขียนเพยี งหนว่ ยงานเดียว
1) การเขยี นวนั ท่ี

78

การเขียนวันที่ เช่น 7 ธันวาคม 2564 จะไม่มีคาว่า “วันท่ี เดือน และ พ.ศ.” การลงวันท่ีควรลง
ภายหลังจากลงนามแล้ว และควรเป็นวันที่ส่งหนังสือออก มิใช่ลงวันที่แล้วอีกหนึ่งสัปดาห์จึงส่งออก ใน
ข้อเท็จจริงมีปรากฏเสมอว่า ผู้รับได้รับหลังวันท่ีที่ปรากฏในหนังสือนานนับสัปดาห์ ซ่ึงบางคร้ังทาให้เกิด
ความล่าช้า เสียหายแก่หน่วยงาน หรือเสียประโยชน์แก่ผู้รับ เช่น กรณีแจ้งการให้สมัครรับทุนการศึกษา
แตผ่ ู้รับได้รับหนงั สือหลงั จากหมดเขตรบั สมัครแลว้ เป็นตน้

2) การเขียนเรอ่ื ง
การเขียน เรื่อง เป็นสิ่งสาคัญย่ิง ท่ีจะทาให้ผู้รับเข้าใจความประสงค์และเนื้อหาสังเขปโดยทันที
“เรื่อง” จงึ เปน็ การย่อความท่ีสั้นที่สดุ แต่กนิ ความมากทีส่ ุด การตงั้ เร่อื งท่ีดจี ะประหยดั เวลาของผ้อู า่ นอย่าง
มาก โดยเฉพาะผู้บังคับบัญชาท่ีต้องพิจารณาหนังสือจานวนมากในแต่ละวัน มักปรากฎเสมอว่า เรื่อง กับ
เน้ือหา และจุดประสงค์ของหนังสือไม่ตรงกัน ทาให้ต้องอ่านทวนหลายคร้ัง หรืออาจปฏิบัติผิดจากความ
ประสงค์ของหนงั สือได้
1. ประเภทของเร่ือง การแบ่งประเภทของเรื่องมีหลายวิธี จะขอแบ่งตามวิธีการข้ึนต้นเร่ืองเป็น 2
ประเภท คอื เรื่องทข่ี ้นึ ตน้ ด้วยคากริยา และเร่ืองท่ีขนึ้ ต้นดว้ ยคานาม ดังตอ่ ไปนี้
1.1 เร่ืองทข่ี น้ึ ตน้ ด้วยคากรยิ า การข้ึนต้นเรอ่ื งด้วยคากริยา จะทาให้เห็นพฤตกิ รรมทชี่ ัดเจน เช่น

ภาพที่ 3.3 ตัวอยา่ งคากริ ิยา

79

ดังตวั อย่างเรอื่ งต่อไปนี้
สง่ รายงานการประชมุ คณะกรรมการ
ขออนมุ ัตเิ ดนิ ทางไปราชการ
ขอความอนุเคราะห์เข้าร่วมโครงการอบรมเชิงปฏบิ ตั ิการ
แจ้งผลการสอบคัดเลอื กเขา้ เปน็ พนักงานมหาวทิ ยาลยั สายวิชาการ
ชแ้ี จงขอ้ เทจ็ จริงกรณีลงข่าวคลาดเคลอ่ื น
ตอบขอ้ หารอื กรณกี ารเสียภาษีเงนิ ได้บุคคลธรรมดา
1.2 เร่ืองท่ีขึ้นต้นดว้ ยคานาม การขึ้นต้นเร่ืองด้วยคานามมักไม่ชัดเจนเท่าคากริยา แต่บางเรื่องก็

จาเป็นต้องใช้คานาม ได้แก่ เร่ืองที่กว้างหรือมีหลายประเด็น เร่ืองท่ีเป็นหนังสือต่อเนื่อง และเรื่องท่ีไม่พึง
ประสงค์

ก. เร่ืองที่กว้าง หรือมีหลายประเด็น ในกรณีที่เน้ือความในหนังสือเป็นเรื่องท่ีกว้างหรือมีหลาย
ประเด็น ไม่สามารถหาคากริยาคาใดท่ีครอบคลุมได้ จาเป็นต้องใช้คานามซึ่งเป็นคากว้างๆ เช่น การปรับ
เงินเดือนพนักงานและลกู จา้ ง โครงการขนสง่ ทางนา้ เปน็ ต้น

ข. เร่ืองที่เป็นหนังสือต่อเน่ือง หากเป็นเรื่องบันทึกต่อเนื่องในฉบับเดียวกัน จะต้องใช้ชื่อเรื่องเดิม
ในกรณีที่มีหนังสือโต้ตอบในเรื่องเดียวกันอย่างต่อเน่ือง จุดประสงค์ก็เพื่อให้เก็บเรื่องหรือค้นหาอ้างอิงได้
ง่าย ดังนั้น หากเร่ืองเดิมขึ้นต้นด้วยคานาม ก็สามารถใช้คานามในเรื่องต่อไปด้วย แต่ในกรณีที่เร่ืองเดิม
ขึ้นต้นด้วยคากรยิ าบางคา หนงั สือตอบจะใช้คาเดมิ ไม่ได้ เชน่ เรอื่ ง ขออนุญาต ขออนุมัติ ขอเชิญ เหลา่ น้ี
จะตอบด้วยเรื่องเดียวกันไม่ได้ เพราะจะไม่เข้าใจกันว่าใครเป็นฝ่ายขอ ใครเป็นฝ่ายให้ ในกรณีเช่นนี้
สามารถตั้งเร่ืองได้ 2 วธิ ี คอื

วิธที ่ี 1 เตมิ คาว่า การ ขา้ งหนา้ คากรยิ าที่ขอมาน้นั
วธิ ีที่ 2 คอื ตัดคาวา่ “ขอ” ออก เชน่ อนุญาตใหข้ ้าราชการมาเป็นวิทยากร เป็นตน้
ค. เร่อื งที่ไมพ่ งึ ประสงค์ ในกรณีทเี่ ปน็ เรือ่ งไม่พึงประสงค์ เช่น หนงั สือตาหนิ ปฏเิ สธ ทวงหน้ี หรือ
แจ้งข่าวที่คาดว่าผู้รับจะไม่สบายใจ เป็นเร่ืองกระทบจิตใจผู้อ่าน ให้ใช้ เป็นประโยคท่ีเป็นคานาม
ควรใชเ้ รือ่ งทีข่ ึ้นต้นดว้ ยคานามเพอ่ื ให้เปน็ เรื่องที่กว้าง ๆ ไม่เฉพาะเจาะจง ดงั ตวั อยา่ ง เช่น

การขออนมุ ัติไปศกึ ษาดงู านต่างประเทศ (กรณไี มอ่ นุมตั ิ)
การจ่ายโบนัสประจาปแี กพ่ นักงาน (กรณีงด หรอื ลดโบนสั )
การเลอื่ นขนั้ คา่ ตอบแทน (กรณงี ดเลอื่ นขั้นเงินเดือน)
การแตง่ กายของขา้ ราชการสตรี (กรณตี าหนิวา่ แต่งกายไม่เหมาะสม

80

2. ลกั ษณะของ “เรื่อง” ที่ดี
1) เป็นวลี หรือประโยคสั้นๆ เรื่อง ควรเป็นวลี หรือประโยคสั้นๆ เช่น ขออนุมัติซ้ือเคร่ือง

คอมพิวเตอร์ ไม่ควรเป็นคาคาเดียว เชน่ เครื่องคอมพิวเตอร์ เพราะไม่ชัดเจน เรือ่ ง ควรมคี วามส้ัน กระชับ
แต่มีความหมายเพียงพอแก่ความเข้าใจเบื้องต้นของผู้อ่าน ท้ังนี้ ควรมีความยาวไม่เกิน 1 บรรทัด หากมี
ความจาเป็นจรงิ ๆ ก็อนโุ ลมไดอ้ กี 1 บรรทดั หรอื ใชไ้ ปยาลน้อย (ฯ) กรณที ี่เป็นคายาวมากกไ็ ด้

2) ใช้ภาษาง่าย และ ชัดเจน เร่ือง ควรใช้ภาษท่ีอ่านแล้วเข้าใจได้ทันที ไม่ต้องตีความ และมี
ความหมายเพียงอย่างเดียว ไม่คลมุ เครอื หรือตีความเปน็ อยา่ งอ่ืน เช่น ถ้าต้งั เรื่องว่าโครงการฝกึ อบรม การ
เขียนหนังสือราชการ อาจเป็นการเสนอขออนุมัติโครงการ หรือเชิญเข้าร่วมโครงการก็ได้ ฉะนั้น ถ้าเป็น
การขออนมุ ัติ กต็ อ้ งเขยี นวา่ ขออนมุ ัติโครงการฝึกอบรมการเขยี นหนงั สอื ราชการ เป็นต้น

3) ตรงประเด็น และตรงกับส่วนสรุป ดังได้กล่าวแล้วว่า เมื่ออ่าน เร่ือง ก็ควรเข้าใจได้ทันทีว่า
ผู้เขียนมีจุดประสงค์อย่างไร เนื้อหาสังเขปคืออะไร ชื่อเร่ืองจะต้องสอดคล้องกับเน้ือหา และตรงกับส่วน
สรปุ ท้ายหนังสอื ดว้ ย ดังตัวอยา่ ง

เร่ือง ขออนุญาตใหบ้ คุ ลากรในสังกัดไปเป็นวิทยากร
เรียน คณบดีคณะวิศวกรรมศาสตร์
ส่วนสรุป จึงเรียนมาเพ่อื โปรดพจิ ารณาอนญุ าต (ใหบ้ ุคลากรดงั กลา่ วไปเปน็ วทิ ยากร) ดว้ ย

จะขอบคุณย่งิ
คาในวงเล็บจะใส่หรอื ไม่ก็ได้

ข้อบกพร่องท่ีปรากฏเสมอคือ ชื่อเร่ืองไม่ตรงกับส่วนสรุป เช่น เรื่องขออนุญาตแต่สรุปท้ายว่า
จึงเรียนมาเพ่ือทราบ หรือจังเรียนมาเพ่ือโปรดอนุมัติ เป็นต้น นอกจากน้ียังมาการตั้งเรื่องผดิ ประเด็น เช่น
เรื่องข้างต้น ผู้เขียนต้องการเชิญวิทยากร โดยต้องขออนุญาตต้นสังกัด แต่เขียนว่า เรื่อง ขอเชิญเป็น
วิทยากร เรียน คณบดีคณะวิศวกรรมศาสตร์ ถ้าเขียนเช่นน้ี แสดงว่าต้องการเชิญคณบดีคณะ
วิศวกรรมศาสตร์เป็นวิทยากร มิใช่การขออนุญาตต้นสังกัด ในกรณีที่ต้องออกหนังสือ 2 ฉบับ คือ เชิญ
วิทยากรฉบับหนึ่ง และขออนุญาตต้นสังกัดอีกฉบับหนึ่ง จะต้องใช้ช่ือเรื่องเดียวกันมิได้ ผู้ร่างและผู้ตรวจ
รา่ งหนังสอื จงึ ตอ้ งรอบคอบเสมอ

4) ไม่ซา้ กบั เรือ่ งอน่ื เรอื่ ง แตล่ ะฉบับไม่ควรซา้ กัน ควรมคี วามแตกต่างกนั บ้าง เพ่ือแยกหนงั สือแต่
ละฉบับได้ เช่น เร่ือง ขอเชิญประชุมคณะกรรมการคัดเลือกทุนการศึกษา ไม่ควรใช้เรื่อง ขอเชิญประชุม
เทา่ นน้ั เพราะผรู้ บั อาจมกี ารประชมุ หลายคณะ ไมท่ ราบวา่ เป็นการประชมุ คณะใด ตอ้ งเสยี เวลาอ่านให้จบ

81

ก่อน จึงตัดสินใจได้ว่าจะเข้าประชุมเองหรือจะมอบหมายผู้ใด ชื่อเรื่องที่ชัดเจนจะทาให้ผู้อ่านสามารถ
ตัดสินใจเบ้อื งต้นได้

5) สุภาพ เหมาะสม และรักษาน้าใจผรู้ ับ ในกรณีท่ีเป็นเร่อื งไม่พึงประสงค์ เช่น แจ้งข่าวร้าย ทวง
หน้ี ปฏิเสธคาขอ ฯลฯ ควรเลือกใช้คาสุภาพ เหมาะสม และรักษาน้าใจผู้รับ เช่น ในการทวงหน้ี อาจใช้
เรื่อง ขอความร่วมมือในการชาระหน้ี การไม่อนุมัติการจ้าง อาจใช้เรื่อง ขอให้ทบทวนการขออนุมัติจ้าง
สอนอาจารย์พิเศษ เป็นต้น

สรุปการตงั้ ชื่อเรือ่ ง
เร่ือง คือ ใจความของหนังสือ ท่ีย่อสั้นที่สุด น่ันคือแค่อ่านชื่อเรื่องก็สามารถทราบเรื่องราวใน
หนังสือโดยภาพรวม ๆ ได้ โดยเฉพาะอย่างย่ิง คือ การทราบความต้องการ ความประสงค์ เหตุที่มีหนังสือ
มาถึง ทาใหก้ ารพจิ ารณา ง่าย สะดวก รวดเรว็ ย่ิงข้นึ
การตงั้ ชอ่ื เร่ือง ต้องเขียนให้บรรลุจดุ ม่งุ หมาย 2 ประการ คอื

1. รูใ้ จความของเร่อื ง ทย่ี ่อสน้ั ทสี่ ดุ ไมค่ วรเกนิ 2 บรรทดั
2. แยกความแตกตา่ งจากเรอ่ื งอื่นได้ เพ่อื สะดวกแกก่ ารเกบ็ ค้น และอา้ งองิ
ชอ่ื เรอ่ื งทด่ี ี ตอ้ งสื่อความหลักของสาร รูว้ า่ ผสู้ ่งสารต้องการอะไรจากเรื่องน้ี เน้นประโยค
ทขี่ ึน้ ตน้ ดว้ ยคากรยิ า เช่น ขอความอนุเคราะห์ ขอส่งขอ้ มูล ขอความรว่ มมือ ตรวจสอบหน้สี นิ้
โดยปกติ หนังสือท่ีมาถึงเราใช้ชื่อเรื่องอะไร เวลาตอบกลับไปก็ใช้ช่ือเร่ืองเดิมนั้นเสมอ
แตจ่ ริง ๆ แล้ว ไม่อาจทาไดเ้ ช่นน้ันทุกเร่ือง เช่น ขออนมัติเบิกเงินคา่ ใชจ้ า่ ยในการเดนิ ทางไปราชการ เวลา
ตอบกลับไปถ้า ใช้ช่ือเรื่องเหมือนเดิม ก็แสดงว่าเราขออนุมัติซ้าอีก ท้ัง ๆ ท่ีเราเป็นผู้อนุมัติ กรณีอย่างนี้
ต้องเปลยี่ นชอ่ื เรือ่ งใหม่ เปน็ เร่อื ง ขออนุมัติเบิกเงนิ ………หรอื เร่อื ง การขออนุมัตเิ บิกเงนิ ………

3. การเขียน เรยี น อ้างถงึ สงิ่ ที่ส่งมาด้วย
1) การเขยี น “เรียน และ กราบเรยี น”
1.1 เขยี น เรียน กราบเรียน ใหถ้ ูกต้อง หนงั สือภายนอก หนงั สือภายใน และบันทึก ควร

ใชค้ าวา่ เรยี น หรอื กราบเรยี น ใหถ้ กู ตอ้ งตามระเบียบสานักนายกรฐั มนตรีฯ ซ่งึ มี 14 ตาแหนง่ เทา่ น้ันท่ีใช้
กราบเรียน ไม่ควรใช้นอกเหนือจากที่กาหนด และไม่จาเป็นต้องใช้คาว่า ท่าน หรือ ฯพณฯ นาหน้า
ตาแหน่ง ในการใช้ กราบเรียน ให้คานึงถึงตาแหน่งของผู้รับเป็นสาคัญ เช่น นายกรัฐมนตรีและประธาน
ศาลรัฐธรรมนูญ มีหนังสือราชการ โต้ตอบกัน ก็ต้องใช้ กราบเรียน ทั้งสองฝ่าย ท้ังนี้ ต้องใช้ให้สอดคล้อง
กับคาลงท้าย คือ

เรยี น ขอแสดงความนับถือ

82

กราบเรียน ขอแสดงความนบั ถอื อยา่ งยิง่
ในการเขียนบันทึกเสนอผู้บังคับบัญชาระดับสูง ท่ีต้องผ่านผู้บังคับบัญชาระดับต้น
จะต้องใช้คาว่า ผ่าน เช่น เรียนอธิการบดี ผ่านคณบดีคณะวิศวกรร มศาสตร์ เป็นต้น ในกรณีท่ี
ผู้บังคับบัญชาระดับต้นจะต้องลงนามท้ายหนังสือเป็นการ ผ่านเรื่อง ด้วย อย่างไรก็ตามคาว่า ผ่าน อาจ
หมายความว่าเรื่องจะสิ้นสดุ ทผี่ ู้น้ัน เชน่ “เรยี น อธกิ ารบดี ผา่ นรองอธิการบดี….” เรื่องนีอ้ าจอยู่ในอานาจ
การตัดสนิ ใจของรองอธิการบดี แตจ่ าเป็นต้องเขยี นเรียนอธกิ ารบดีตามอานาจการบังคบั บัญชา
1.2 เขียนช่ือและตาแหน่งให้ถูกต้อง การเขียนถึงหน่วยงาน มักเขียนถึงตาแหน่งผู้รับ
เช่น อธิการบดี ผู้อานวยการสานัก หรือผู้อานวยการสถาบัน เป็นต้น บางแห่งมีตาแหน่งเฉพาะที่แตกต่าง
จากท่ีอื่น ก็ต้องใช้ให้ถูกต้อง ในหนังสือภายนอกและหนังสือภายใน มักใช้ตาแหน่งเต็ม เช่น เรียน
อธิการบดีหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย เป็นต้น ส่วนบันทึกอาจไม่ต้องใส่ชื่อหน่วยงาน เช่น
เรียน อธิการบดี เป็นต้น ชื่อตาแหน่งและช่ือบุคคล ต้องตรวจสอบให้ถูกต้อง ถ้าเป็นบุคคลทั่วไปควรใช้
“นาย นาง นางสาว” ไม่ใช่ “คุณ” เพราะเป็นตาแหน่งโปรดเกล้าฯ แก่ข้าราชการสตรีที่เป็นคุณหญิง แต่
มิไดส้ มรส ตาแหน่งบุคคลตอ้ งเป็นปัจจบุ นั เสมอ หากสงสยั ตอ้ งตรวจสอบทนั ที
2) การเขียน “อ้างถึง” การอ้างถึงส่วนใหญ่เป็นการอ้างหนังสือของฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง หากมีหลาย
ฉบับ ให้อ้างฉบับสุดท้าย โดยอ้างชื่อหน่วยงาน เลขที่หนังสือ และวันท่ี นอกจากนี้ อาจอ้างถึงระเบียบ
คาสั่ง มติทป่ี ระชมุ ฯลฯ ดังตัวอย่าง
อา้ งถงึ หนงั สือกระทรวงการคลัง ดว่ นมากท่ี กค. …./1234 ลงวันัที่ 10 ธนั วาคม 2564
ในย่อหน้าแรกก็ขึ้นต้นว่า ตามหนังสือท่ีอ้างถึง กระทรวงการคลัง ได้ขอความร่วมมือใน
การจัดนิทรรศการเนือ่ งในวนั คล้ายวนั สถาปนากระทรวง ในวันท่ี…..ความละเอยี ดแจง้ แล้ว นัน้
หนังสือภายใน และบันทึก การอ้างถึงจะไม่ปรากฏท่ีหัวหนังสือ แต่จะอยู่ในเน้ือความส่วนแรก
ของหนงั สือ ดงั ตัวอย่าง
ตามหนังสือกรมบัญชีกลาง ท่ี…. ลงวันท่ี….. ขอความร่วมมือในการจัดนิทรรศการวันคล้ายวัน
สถาปนา ในวันที่ ….. ความละเอยี ดแจ้งแลว้ นั้น
ในการเขียนอ้างถึง ไม่ว่าจะเป็นหนังสือภายในหรือภายนอก ไม่ต้องมีคาว่า เรื่อง เพราะจะต้อง
สรุปเร่ืองทั้งหมด มิใชล่ องเฉพาะชอ่ื เรือ่ งเทา่ นั้น
3) การเขียน “สิ่งที่ส่งมาด้วย” ในการเขียนจะต้องระบุให้ชัดเจนว่าเป็นเอกสารหรือส่ิงอื่นใดที่
ต้องส่งมาพร้อมหนังสือฉบบั นั้น ถ้าเป็นเอกสาร ก็ต้องระบุประเภท ว่าเป็นเอกสารใด หรือส่ิงของประเภท
ใด จานวนเท่าใด เช่น รายงานการประชุม จานวน 1 ฉบับ โครงการฝึกอบรม จานวน 3 ฉบับ หนังสือ
จานวน 2 เล่ม เปน็ ต้น ไมค่ วรเขียนว่า เอกสาร เพราะไม่ชัดเจนวา่ เปน็ เอกสารใด

83

สาหรับจานวนเอกสาร หากจะให้ชัดเจนและสะดวกในการตรวจรบั ควรใช้คาว่า แผ่น ส่วนคาว่า
ฉบบั อาจไมช่ ดั เจนวา่ มีก่ีแผน่

ข้อสงั เกต หนังสือภายในและบันทกึ จะไม่มีคาวา่ “สงิ่ ท่สี ่งมาดว้ ย” ในสว่ นหวั ของหนังสือ แตจ่ ะ
อยู่ในเนื้อความ โดยใช้คาว่า รายละเอียดตามเอกสารแนบ หากมช่ือเอกสารก็ควรระบุให้ชัดเจน เช่น
รายละเอียดตามโครงการแนบ

สิ่งที่ส่งมาด้วยในหนังสือภายนอก และเอกสารแนบในหนังสือภายในและบันทึก ถ้ามีหลายฉบับ
ให้ใสห่ มายเลขดว้ ย เช่น รายละเอยี ดตามส่งิ ท่สี ง่ มาด้วย (1) รายละเอยี ดตามเอกสารแนบ (2)

การกล่าวถงึ สงิ่ ที่สง่ มาด้วยหรือเอกสารแนบ ตอ้ งให้ตรงกับเนื้อความในหนังสอื ส่วนนนั้ ๆ เสมอ
สาหรับวงเล็บ หากอยู่ท้ายประโยค หรือท้ายย่อหน้า ก็ไม่จาเป็นต้องใส่ เพราะเห็นชัดเจนอยู่แลว้
และไม่ปะปนกับข้อความอื่น แต่ถ้าอยู่ระหว่างข้อความ ควรใส่วงเล็บ เช่น (1) (2) หรือ (รายละเอียดตาม
สิ่งทีส่ ่งมาดว้ ย 1) ทั้งน้ี เพือ่ มิใหก้ ีดขวางขอ้ ความที่ยงั ไมจ่ บ

4. การเขยี นสว่ นของเนอื้ หาของหนังสือ
การเขยี นเนื้อหาหรือเน้ือเร่ืองถือเป็นหวั ใจหลักของการเขยี นหนังสือราชการ ผู้รา่ งหนังสือควรนา
กรอบแนวคิดโดยใช้หลักการสามเหลี่ยมหัวกลับ ให้เรียงลาดับของการนาเสนอประเด็นที่เกี่ยวข้องโดย
กล่าวเร่ืองท่ัวไปก่อน แล้วจึงตีกรอบให้มีความเฉพาะลงเรื่อย ๆ จากนั้นจึงค่อยนาเข้าสู่เนื้อหาที่สาคัญที่
ต้องการส่งสารหรือสื่อสารให้ผู้อ่านหรือผู้บังคับบัญชาได้ทราบและเข้าใจประเด็น เนื้อเรื่องที่ดีควรชัดเจน
ไม่ใช้คาฟุ่มเฟือย ผู้รับสารอ่านแล้วเข้าใจถึงสารที่จะสื่อ โดยเราอาจจะแบ่งข้อความเป็น 2 หรือ 3 ตอน
ตามความเหมาะสม การเขยี นสว่ นต่าง ๆ ในเนือ้ หาทัง้ 3 สว่ น มีวธิ ีการดังน้ี
4.1 เขยี นส่วนนา (ภาคเหตุ)

การเขียนหนงั สือ ๆ กต็ าม ควรมีการเกร่ินนาเสมอ สว่ นนาของหนังสอื โต้ตอบ ไดแ้ กส่ ว่ น
ที่เป็นที่มาของเร่ือง เหตุท่ีต้องเขียนหนังสือฉบับนี้ หรือเป็นการเท้าความหนังสือที่มีมาถึง คาขึ้นต้น ส่วน
นามักมี 2 กลุ่ม คือ ด้วย เนื่องด้วย เน่ืองจาก หรือ ตาม ตามที่ อนุสนธิ หรืออาจไม่มีคาขึ้นต้นเลยก็ได้ ดัง
จะอธิบายดังต่อไปน้ี

4.1.1 ส่วนที่เป็นเหตุ ให้เขียนเฉพาะท่ีจาเป็น และถ้าเป็นที่เคยติดต่อกันมาแล้วก็อ้าง
หรอื เทา้ ความเร่ืองเดมิ อยา่ งยอ่ ท่สี ดุ

หนงั สอื ฉบับแรก มักขนึ้ ตน้ ดว้ ย “ด้วย……….” “เนื่องด้วย…………...” “เพ่ือ……….”
และขน้ึ ตน้ ข้อความท่ปี ระสงคว์ า่ “จึง………..”

T 84

หนังสือตอบรบั มักขน้ึ ตน้ ด้วย “ตาม…..…….” “ตามที่……..…...นั้น” และข้ึนต้น
ข้อความทีป่ ระสงค์วา่ “บัดน…ี้ ……...”

1) การใช้ “ด้วย เน่ืองด้วย เนื่องจาก” คากลุ่มนี้ ใช้สาหรับหนังสือที่ยังไม่เคยมีการ
โต้ตอบกันมาก่อนเป็นการกล่าวถึงสาเหตุท่ีเขียน หนังสือฉบับน้ี เช่น กล่าวถึงเหตุการณ์ท่ีเกิดขึ้น การ
ประชุมทจี่ ะจัดข้นึ เป็นตน้ ดงั ตัวอย่าง

ก. ด้วย สานักงานคณบดี คณะวิศวกรรมศาสตร์ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคล
ศรีวิชัย จะจัดอบรมหลกั สตู ร การเขยี นหนงั สือโตต้ อบ ให้แก่ บคุ ลากรสายวิชาการ บคุ ลากรสายสนับสนุน
และประชาชนผู้สนใจท่ัวไป จานวน 50 คน เป็นระยะเวลา 2 วัน ต้ังแต่วันที่ 22 – 23 ธันวาคม 2564
เวลา 09.00 – 17.00 น. ผา่ นแอปพลเิ คชัน Zoom Cloud Meeting โดยมีวตั ถุประสงค์เพ่ือให้ผเู้ ขา้ อบรม
สามารถเขียนหนังสือราชการได้ถูกต้องและเหมาะสม ท้ังน้ี จะมีทั้งภาคบรรยายและภาคปฏิบัติ
รายละเอียดโครงการตามส่งิ ท่สี ง่ มาด้วย

ข. เนือ่ งดว้ ยปจั จบุ นั นี้ เทคโนโลยกี ารสื่อสารเจริญกา้ วหน้าไปอย่างรวดเรว็ การส่ือความ
เข้าใจให้ชัดเจนและรวดเร็วทันสถานการณ์เป็นส่ิงจาเป็นย่ิง คณะวิศวกรรมศาสตร์ มหาวิทยาลัย
เทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย ตระหนักถึงความสาคัญดังกล่าว จึงได้จัดให้ดาเนินโครงการประชุมเชิง
ปฏิบัติการเร่ือง เทคนิคการเขียนหนังสือโต้ตอบ ข้ึน โดยมีผู้เข้าร่วมประชุม 70 คน ต้ังแต่วันที่ 24 – 28
มกราคม 2564 เวลา 09.00 – 17.00 น. ผ่านแอปพลิเคชัน Zoom Cloud Meeting รายละเอียด
โครงการตามเอกสารแนบ

ตามตัวอย่าง ก. และ ข. เป็นการเกร่ินนาด้วยการแจ้งที่มาหรือสาเหตุของการจัดอบรม
และการประชุมซงึ่ อาจให้เป็นส่วนนาของหนงั สือเชญิ วทิ ยากร หรอื ขออนุมัติโครงการ

ตวั อยา่ ง ก. เปน็ การเขยี นแบบตวั T (ทีหัวตง้ั ) คือ มีใจความสาคัญอยู่ตอนต้นยอ่ หนา้
ตวั อยา่ ง ข. เป็นการเขยี นแล้ว (ทีหวั กลบั ) คอื มีใจความสาคัญอยู่ตอนท้ายยอ่ หนา้
ผู้เขียนสามารถเลือกใช้ได้ตามความเหมาะสม ทั้งน้ีควรเลือกใช้คาว่า ส่ิงที่สิ่งมาด้วย
สาหรบั หนังสอื ภายนอก และ เอกสารแนบ ในหนงั สือภายในหรอื บนั ทึก
เทคนคิ สาคัญของการเขียนนาประเภทน้ี คือพยายามตอบคาถาม 5W1H วา่ ใครทาอะไร
ทไี่ หน เม่อื ใด เหตุใด อยา่ งไร

85

2) การใช้ “เน่ืองจาก” คาว่า เนื่องจาก มักใช้ในกรณีท่ีมีสาเหตุเกี่ยวเน่ืองเช่ือมโยงกัน
หรอื เปน็ เรอื่ งทร่ี ู้ ๆ กันอยทู่ ่วั ไป ดังตัวอย่าง

ก. เนื่องจากท่านได้เดินทางไปราชการปฏิบัติภารกิจในต่างประเทศ โดยใช้งบประมาณ
ของคณะวิศวกรรมศาสตร์ มหาวทิ ยาลัยเทคโนโลยรี าชมงคลศรวี ิชยั แต่ท่านยงั มิได้สง่ รายงานการเดินทาง
และรายงานผลการปฏิบัตงิ านดังกล่าว

ข. เนื่องจากปัจจุบันน้ีประเทศไทยอยู่ในสภาวะเศรษฐกิจชะลอตัว หน่วยงานทั้งภาครัฐ
และเอกชนจาเป็นต้องมีมาตรการประหยัดทรัพยากรทุกด้าน มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรวี ิชยั ใน
ฐานะหน่วยงานของรัฐ สมควรจะกาหนดมาตรการประหยัดเพื่อเป็นตัวอย่างแก่หน่วยงานหรือส่วน
ราชการอืน่ ๆ

จะเห็นว่า การใช้คาว่า “เน่ืองจาก” จะมีส่วนแตกต่างกับ “ด้วย” หรือ “เน่ืองด้วย”
เล็กน้อย แต่ในบางกรณีก็อาจใช้แทนกันได้ โดยปรบั ข้อความดงั น้ี

ดว้ ยปรากฏวา่ ทา่ นได้เดนิ ทางไปปฏบิ ตั ภิ ารกิจในตา่ งประเทศ โดย…..
เนือ่ งดว้ ยสถานการณโ์ รคระบาดโควดิ 19 ของประเทศไทยอยู่ในภาวะวิกฤติ
เนือ่ งจากได้มีการใชร้ ะบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ตง้ั แต่ปี 2563 …..
3) การใช้ “ตาม” ตามท่ี อนสุ นธิ”
คาในกลุ่มนใ้ี ช้สาหรับเท้าความหนังสือท่เี คยมีการสง่ ถึงกันมาแลว้ หรอื เป็นการกล่าวถงึ เรอ่ื งทเ่ี ป็น
ทร่ี ู้กันดอี ยแู่ ล้ว ดงั ตวั อยา่ ง
ก. ตามหนังสือท่ีอ้างถึง บริษัทรุ่งเรือง จากัด หารือว่าผลิตภัณฑ์ท่ีบริษัทผลิตขึ้นจะต้อง
เสียภาษสี รรพสามติ หรอื ไม่ อย่างไร ความละเอียดแจง้ แล้ว น้นั
ข. ตามท่ีฝ่ายบริหารและวางแผนได้มีหนังสือท่ี……ลงวนั ท่ี……..ขอต่ออายุสมาชกิ สมาคม
วิศวกรเคร่ืองกลไทย ประเภทมหาวิทยาลยั และหนว่ ยงาน ประจาปีงบประมาณ 256๔ (1 ตุลาคม 256
๔ – 30 กันยายน 256๕) โดยค่าบารุงสมาคมวิศวกรเคร่ืองกลไทย ประจาปีงบประมาณ 256๕ เป็น
จานวนเงนิ 20,000 บาท (สองหม่ืนบาทถ้วน) นั้น
ตวั อย่าง ก. ใช้สาหรับหนงั สอื ภายนอก
ตวั อยา่ ง ข. ใชส้ าหรบั หนงั สือภายใน
คาว่า อนุสนธิ ในปัจจุบันมกั ใช้ในการอา้ งถึง คาสั่ง กฎ ระเบยี บ มติ ฯลฯ เชน่
อนสุ นธมิ ติ ทิ ป่ี ระชมุ …………………..ครง้ั ท…ี่ ……..วนั ท่ี…………..
อนสุ นธิคาสัง่ ที่………………….เร่อื ง……………………..

86

ส่ิงสาคัญท่ีมักจะผิดพลาดกันเสมอ คือ การลงท้ายข้อความว่า น้ัน หรือ ความละเอียด
แจ้งแลว้ นัน้ จงึ ต้องจดจาให้แมน่ ยาว่า เมื่ออา้ งเร่ืองราวจบสน้ิ ข้อความแลว้ จะต้องมคี าปิดท้ายเสมอ หาก
เป็นเรือ่ งท่ีไม่มีรายละเอียดมาก ใช้คาว่า นน้ั หากมขี ้อความมากแต่สรุปมาเพยี งสั้น ๆ เพ่ือมใิ ห้เยนิ่ เย้อ ใช้
คาว่า ความละเอยี ดแจ้งแลว้ น้นั

ความ หมายถึง ข้อความใจความ
ความละเอียด หมายถงึ ขอ้ ความที่ละเอยี ด
แจง้ หมายถึง บอก แจม่ แจ้ง ชดั เจน
“น้ัน” ต้องวรรค 1 ตัวอักษร ก่อนคาว่า “น้ัน” เสมอ เพราะ “น้ัน” ขยายข้อความ
ท้งั หมดในย่อหน้าทผี่ ่านมา หากไมเ่ ว้นวรรคจะเปน็ การขยายเฉพาะข้อความทีอ่ ยูต่ ิดกันเท่านนั้
5. เขียนส่วนเนื้อหา หรือส่วนท่ีต้องดาเนินการ ซ่ึงเป็นองค์ประกอบที่ 2 ของหนังสือ ส่วนท่ีต้อง
เขียนตอ่ จากเหตุ เพอื่ ใหท้ ราบละเอียดเกย่ี วกับผลหรือส่ิงที่ต้องดาเนนิ การอันเกี่ยวเนอื่ งกับเหตุในข้อความ
ตอนต้น ในส่วนนีอ้ าจอา้ งถงึ กฎ ระเบยี บ ขอ้ บงั คับที่เกย่ี วข้องควบค่กู นั ไปดว้ ย
(1) หนงั สือเชญิ
ก. คณะวิศวกรรมศาสตร์พิจารณาเห็นว่า ท่านเป็นผู้มีความรู้และประสบการณ์ในเรื่อง
ดังกล่าวเป็นอย่างสูง จึงขอเชิญท่านเป็นวิทยากรบรรยายและฝึกปฏิบัติในหัวข้อ “ช่างเกษตรท้องถิ่น
หลักสูตรพ้ืนฐาน” ในวนั ศกุ ร์ ท่ี 24 ธนั วาคม 2564 ณ หมู่ท่ี 6 ตาบลควนรู อาเภอรัตภูมิ จงั หวดั สงขลา
ข. ในการนนี้ คณะวิศวกรรมศาสตร์จะจัดการออกรา้ น หนึง่ ตาบลหนง่ึ ผลิตภัณฑ์ จานวน
50 ตาบล โดยได้คัดเลือกผลิตภัณฑ์ของตาบล…………………ด้วย ดังนั้น จึงขอเชิญท่านนาผลิตภัณฑ์ของ
ตาบลไปออกร้านจาหน่ายในวันและเวลาข้างต้น ทั้งนี้ คณะวิศวกรรมศาสตร์ได้มอบหมายให้
นางสาว……………………………………ตาแหนง่ ………………………………เปน็ ผู้ประสานงาน
(2) หนงั สอื ตอบขอ้ หารือ หรอื ชแ้ี จงข้อเทจ็ จรงิ
ก. กรมสรรพสามิตขอเรียนว่า ตาม พ.ร.บ………………….(อ้างรายละเอียด) ดังน้ัน สินค้า
ดังกลา่ วจะตอ้ งเสียภาษีสรรพสามติ
ข. มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัยขอเรียนว่าข่าวดังกล่าวไม่เป็นความจริงแต่
อยา่ งใด มหาวทิ ยาลยั ยังมิไดเ้ พิ่มอตั ราค่าลงทะเบียน…………………….(กล่าวรายละเอียด)
การเขียนในแบบ ก. เป็นแบบ (ทีหัวกลับ) คืออ้างข้อมูลก่อนแล้วจึงตอบ ส่วน
ตัวอย่าง ข. T (ทีหัวตั้ง) คือตอบก่อนแล้วอ้างข้อมูลภายหลัง ส่วนใหญ่ถ้าตอบประชาชนซ่ึงไม่สู้เข้าใจ
เรื่องราวมากนัก มักตวั T แต่ถ้าตอบผเู้ ข้าใจเรอ่ื งราวหรือระเบียบต่าง ๆ ดีพอสมควรอยแู่ ล้ว มักใชต้ วั
T
T

87

(3) บนั ทกึ เสนอ
ในการเขียนบันทึกเสนอผู้บังคับบัญชา ส่วนเนื้อหาอาจแยกเป็น 2 ย่อหน้า คือ ข้อพิจารณา และ
ข้อเสนอ หรอื อาจเขยี นรวมกันเป็นยอ่ หน้าเดียวกันได้
คาสาคัญในการขึ้นต้นส่วนเน้ือหา คือ คาเชื่อมจากส่วนนา อาจใช้คาว่า ในการนี้ บัดนี้ การ
ประชุมดังกล่าว จากเหตุการณ์ดังกล่าว……………เป็นต้น ส่วนเนื้อหาหากมีรายละเอียดมาก อาจเขียน
มากกว่า 1 ยอ่ หนา้ ก็ได้
สรปุ วธิ กี ารเขยี นส่วนเน้อื หาของหนงั สือ
การเขยี นเน้ือหาของหนังสอื ทด่ี คี วรคานึงถึงสิง่ ต่อไปนี้
1. การเขียนข้อความที่เป็นเหตุ ถ้าเป็นกรณีท่ีมีหนังสืออ้างถึง ให้ข้ึนต้นข้อความว่า ตามหนังสือท่ีอ้างถึง
และจบดว้ ย ความแจง้ แล้ว น้นั / ความละเอยี ดแจ้งแลว้ น้ัน
ถ้าเป็นกรณีที่ไม่มีหนังสืออ้างถึง โดยปกติให้ขึ้นต้นข้อความว่า ตามท่ี (มักเป็นเร่ืองท่ีรู้กันอยู่ก่อน
แล้ว) และจบด้วยคา นั้น แต่ถ้าเป็นเร่ืองใหม่ (ไม่เคยเกิดขึ้น/มีมาก่อน ให้ขึ้นต้นข้อความ ด้วย หรือ ชื่อ
ส่วนราชการ และห้ามจบด้วยคาว่า “นนั้ ” อย่างเด็ดขาด
คาเรมิ่ ตน้ ของขอ้ ความทเ่ี ปน็ เหตมุ ใี ช้กันอยหู่ ลายคา อย่างนอ้ ยก็ 6 คา คือ
ดว้ ย เนอื่ งจาก ตาม ตามท่ี อนสุ นธิ หรือ ตามหนงั สอื ทีอ่ ้างถงึ
2. การเขยี นอ้างอิงกฎหมาย ระเบยี บ ตอ้ งระบุใหช้ ัดเจน ซงึ่ มีวิธีเขียน 2 วิธี

88

6. เขียนส่วนท้าย (ภาคสรุป) หรือส่วนแจ้งจุดประสงค์ ส่วนสุดท้ายของการเขียนเนื้อหา ควรเปน็

ประโยคส้ัน ๆ ไม่ควรมีเนอื้ หาสาคัญอยู่ในสว่ นน้ี เน่ือหาท้ังหมดควรอยู่ในองค์ประกอบท่ี 2 คอื ส่วนเนื้อหา

สว่ นลงท้ายควรเปน็ การสรุป เน้นยา้ หรือขอบคุณแลว้ แตก่ รณี ทัง้ นี้ จะตอ้ งตรงกับ เรือ่ ง ดงั ตัวอยา่ ง

ตารางที่ 3.3 ตวั อยา่ งคาลงทา้ ย

เรอื่ ง คาลงทา้ ย

1. ขออนญุ าต หรอื ขออนมุ ัติ จงึ เรียนมาเพอื่ โปรดพิจารณา

จึงเรยี มาเพ่ือโปรดพิจารณาอนุมตั ิ

จงึ เรียมาเพอ่ื โปรดพจิ ารณาอนมุ ตั ดิ ว้ ย จะขอบคณุ ย่งิ

2. รายงานผลการปฏบิ ตั ิการ จงึ เรียนมาเพอื่ โปรดทราบ

จงึ เรยนมาเพื่อโปรดทราบ และพิจารณาดาเนนิ การตอ่ ไป

3. ช้แี จงขอ้ เทจ็ จริง จงึ เรียนมาเพื่อโปรดทราบ

จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบและดาเนินการต่อไปด้วย

จะขอบคุณยิ่ง

4. ส่งขอ้ มลู จงึ เรียนมาเพื่อทราบ

5. เชิญเปน็ วทิ ยากร / ผู้เช่ยี วชาญ จึงเรยี นมาเพอื่ โปรดพิจารณารับเชิญด้วย จะขอบคณุ ยง่ิ

(หน่วยงาน) หวังว่าจะได้รับความอนุเคราะห์จากท่าน

ดว้ ยดีและขอขอบคุณมา ณ โอกาสนี้

6 . ข อ ค ว า ม ร่ ว ม มื อ ห รื อ ข อ ค ว า ม จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาให้ความอนุเคราะห์และ

อนุเคราะห์ ขอขอบคณุ มา ณ โอกาสน้ี

จึงเรยี นมาเพื่อโปรดให้ความร่วมมอื ขอขอบคุณ

จึงเรียนมาเพ่ือโปรดให้ความร่วมมือ (อนุเคราะห์) ด้วยจะ

ขอบคณุ ยงิ่

(หน่วยงาน) หวังว่าจะได้รับความอนเุ คราะหจ์ ากท่านด้วยดี

เชน่ เคย และขอขอบคุณมา ณ โอกาสน้ี

7. ซักซ้อมความเข้าใจ ยืนยัน หรือให้ จงึ เรยี นซกั ซอ้ มมาเพือ่ ใหเ้ ข้าใจตรงกัน

ดาเนนิ การ จงึ เรยี นยืนยนั มาเพอ่ื โปรดเขา้ ใจให้ตรงกัน

จึงเรยี นมาเพอ่ื โปรดทราบและถือปฏิบตั ิตอ่ ไป

จงึ เรยี นมาเพ่ือโปรดดาเนนิ การตอ่ ไป จะขอบคณุ ยงิ่

89

เรอื่ ง คาลงทา้ ย
8. ตอบปฏิเสธ จงึ เรียนมาเพอ่ื (โปรด) ทราบ
จึงเรียนมาเพือ่ (โปรด) ทราบ และขออภัยมา ณ ที่นี้ดว้ ย

เพื่อพจิ ารณา จึงเรียนมาเพอ่ื โปรดพจิ ารณา

จงึ เรียนมาเพอ่ื โปรดพิจารณาและแจง้ ผลการพจิ ารณาให้ทราบดว้ ย

เพื่อทราบ จงึ เรียนมาเพื่อทราบ/โปรดทราบ จงึ เรียนมาเพ่ือแจง้ ให้ทราบลว่ งหน้า

เพอ่ื อธิบาย จงึ เรียนมาเพื่อซอ้ มความเข้าใจมาเพื่อจะปฏบิ ตั ใิ ห้ถูกต้องตอ่ ไป

เพือ่ ยืนยนั จึงเรียนมาเพอ่ื ยืนยันขอให้ปฏิบัตติ ามเดิม

เพอ่ื ขอร้อง จึงเรียนมาเพอื่ ขอความกรณุ าโปรดให้ความร่วมมือเปน็ วิทยากรอบรม

ในครง้ั นี้

เพื่อหารอื จึงเรยี นมาเพอ่ื หารือว่าในกรณีดงั กล่าวควรจะดาเนินประการใด ขอได้

โปรดแจง้ ให้ทราบดว้ ย

เพ่ือเตอื น จึงเรยี นมาเพื่อเตือนให้ท่านโปรดชารระหนีส้ นิ คงค้างโดยดว่ น

เพอ่ื กาชบั หรอื เป็นคาสัง่ จงึ เรยี นมาเพอ่ื โปรดดาเนนิ การต่อไป

ขน้ั ตอนการจดั ทาหนังสอื ราชการ
1. ศึกษารูปแบบหนังสือราชการ (ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้าวยงานสารบรรณให้ถูกต้อง

และแมน่ ยา
2. คิดรูปแบบ และทาความเข้าใจในโครงสร้างของหนังสือราชการแต่ละชนิด เช่น หนังสือ

ภายนอก หนงั สอื ภายใน คาส่งั ประกาศ เป็นต้น
3. จัดลาดับความคิด ใช้ภาษาเป็นตัวถ่ายทอดความคิด จับประเด็นของเร่ืองท่ีจะร่างใครจะทา

อะไร เพ่อื อะไรทไ่ี หน เมอ่ื ไหร่ อย่างไร
4. ภาษาที่สือ่ สาร ควรเขียนให้ชัดเจน ใชค้ าทตี่ ้องการส่ือสารใหผ้ รู้ บั เข้าใจ ไม่จาเปน็ ต้องยาวมาก
5. ย่อหน้าแรก หลักคิดคือ เกร่ินนาเป็นประธาน ควรแจ้งความประสงค์ให้ชัดเจน เพ่ือให้ผู้รับ

สามารถพจิ ารณาได้อยา่ งรวดเร็ว กรณีมีความประสงค์หลายข้อ ควรแยกเป็นข้อๆ
6. ยอ่ หน้าทสี่ อง แจง้ ความประสงค์ ท่ีไหน เมื่อไหร่ อยา่ งไร
7. การอา้ งตวั บทกฎหมายหรอื ตวั อย่างให้ระบใุ ห้ชดั เจน เพ่ือใหผ้ ู้รับค้นหา มาตรวจสอบไดส้ ะดวก
8. ปิดเร่ือง เชน่ จึงเรยี นมาเพอื่ โปรดพจิ ารณา