Buku Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Edited

9.3.2 Khidmat Nasihat Pakar

Pihak agensi dan kontraktor yang terlibat perlu mendapatkan
khidmat nasihat pakar seperti konservator berdaftar (kategori
fizikal) atau jabatan teknikal yang berkaitan sebelum
melaksanakan kerja-kerja penyenggaraan yang melibatkan kerja-
kerja membaik pulih. Khidmat nasihat daripada pakar diperlukan
bagi memastikan integriti struktur selamat, mengekalkan keaslian
dan mengelakkan kecacatan atau gangguan terhadap nilai warisan
sedia ada.

9.3.3 Tenaga Kerja Mahir

Kerja-kerja penyenggaraan bangunan warisan perlu mendapatkan
khidmat tenaga kerja yang berpengalaman, berkemahiran untuk
melaksanakan dan memastikan kualiti bangunan warisan
terpelihara. Tenaga kerja mahir perlu mempunyai sijil kemahiran
atau perakuan daripada institusi atau badan yang berkaitan.

10.0 KEPERLUAN PERSEDIAAN PELAKSANAAN

10.1 Data Teknikal dan Rekod

Selain kepentingan mengadakan struktur tadbir urus untuk tujuan
pengurusan dan mengetahui kompetensi pelaksana, pemilik premis perlu
menyediakan keperluan pelaksanaan dengan mengumpulkan data
teknikal dan rekod bangunan. Data bangunan warisan hendaklah
merangkumi sejarah latar belakang bangunan seperti yang berikut:

i. Pernyataan nama penuh.
ii. Lokasi.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 20

iii. Fungsi.
iv. Tahun dibina.
v. Pemilikan.
vi. Kronologi evolusi perubahan bangunan warisan dari tempoh

bangunan dibina sehingga tarikh terkini.
vii. Kaedah pembinaan.
viii. Gambar perincian bangunan luar dan dalam.
ix. Ringkasan nilai kepentingan sejarah bangunan.

Dokumen-dokumen lain yang diperlukan untuk tujuan rekod adalah seperti
yang berikut:

i. Lukisan Siap Bina/Lukisan Terukur.
ii. Pembuktian tarikh pewartaan bangunan warisan.
iii. HABS 1, 2 dan 3.
iv. Conservation Management Plan (CMP) (jika ada).
v. Laporan Akhir Kerja Pemuliharaan.
vi. Manual Operasi daripada kontraktor pemuliharaan.
vii. Building Condition Assessment (BCA).
viii. Laporan tambahan yang berkaitan.

10.2 Pendaftaran Bangunan

Bangunan Warisan hendaklah dipastikan telah didaftarkan mengikut
Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih Kerajaan (TPATA).

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 21

11.0 KONSEP OPERASI DAN PENYENGGARAAN BANGUNAN WARISAN

Gambarajah menunjukkan kerja-kerja yang terlibat, agensi yang bertanggungjawab
dan dokumen yang diperlukan di bawah proses pemuliharaan dan penyenggaraan.

Rajah 6: Konsep Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 22

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan

12.0 KAEDAH KERJA

Berdasarkan Rajah 6, terdapat tiga (3) kaedah kerja di bawah kerja Operasi
dan Penyenggaraan Aset Bangunan Warisan:

a. Operasi
i. Pengurusan Pengemasan (Housekeeping)
ii. Pengurusan Kawalan Makhluk Perosak
iii. Pengurusan Kawalan Keselamatan
iv. Pengurusan Landskap
v. Pengurusan Utiliti

b. Penyenggaraan Pembaikan (PyB)
i. Secara Jangkaan
ii. Secara Luar Jangka (Kecemasan)

c. Penyenggaraan Pencegahan (PyC)
i. Berjadual
ii. Jangkaan
iii. Awam dan Struktur
iv. Mekanikal
v. Elektrik

vi. Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)
vii. Kemasan dan Seni Bina
viii. Benda Purba

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 23

Pihak yang dilantik hendaklah meneliti setiap komponen yang memerlukan
penyenggaraan rapi dan mengkaji risiko yang akan terjadi jika bangunan
tersebut tidak disenggarakan mengikut proses yang telah ditentukan dan
mendapatkan khidmat nasihat pakar untuk menentukan kaedah
penyenggaraan terbaik bagi komponen-komponen ini.

Antara komponen penting bangunan warisan yang perlu diberi perhatian
semasa kerja pemeriksaan sebelum kerja penyenggaraan dilaksanakan adalah
seperti yang berikut:

i. Komponen bumbung (genting, struktur bumbung, sesalur hujan,
membran kalis air, dan lain-lain).

ii. Komponen bukaan (struktur binaan bukaan, tingkap, pintu dan lain-lain).
iii. Komponen struktur (dinding, tiang, lantai, siling dan lain-lain).
iv. Komponen ornamen.
v. Komponen kelengkapan tingkap dan pintu (ironmongery).

12.1 Operasi

a. Pengurusan Pengemasan (Housekeeping)
Aktiviti pembersihan dan pengemasan luar dan dalam bangunan bagi
elemen seni bina/warisan/sejarah hendaklah mengikut kaedah-kaedah
yang diperakukan.

b. Pengurusan Landskap
Kerja–kerja penyenggaraan landskap merangkumi Landskap Kejur
(Hard Landscape) dan Landskap Lembut (Soft Landscape) (Rujuk:
Garis Panduan Landskap Negara Edisi terkini).

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 24

c. Operasi Mekanikal dan Elektrik (M&E)
i. Kerja–kerja operasi peralatan, komponen sistem mekanikal dan
elektrik sedia ada atau baharu yang bukan kategori warisan
hendaklah disenggarakan mengikut kaedah yang ditetapkan.
ii. Operasi peralatan, komponen sistem mekanikal dan elektrik yang
berada di bawah kategori warisan hendaklah dilaksanakan
mengikut kaedah-kaedah yang diperakukan.

12.2 Penyenggaraan Pembaikan (PyB)

a. Teknik pembaikan yang tepat membolehkan proses pembaikan
dijalankan dengan mudah dan berkesan. Semua kerja pembaikan
hendaklah dijalankan secara menyeluruh dengan mengambil kira nilai
warisan bangunan tersebut. Antara kriteria yang perlu dipenuhi ialah:

i. Kerja-kerja pembaikan yang dilaksanakan hendaklah mematuhi
prinsip-prinsip asas pemuliharaan, tidak menjejaskan nilai
kepentingan dan ciri-ciri warisan bangunan asal.

ii. Aktiviti pembaikan yang melibatkan gangguan terhadap fabrik
bangunan dan nilai warisan perlu dimaklumkan serta mendapat
kebenaran bertulis daripada Pesuruhjaya Warisan.

iii. Aktiviti pembaikan yang melibatkan struktur bangunan
hendaklah selaras dengan kelulusan pihak berkuasa yang
terlibat.

iv. Aktiviti pembaikan yang dijalankan hendaklah mematuhi
kaedah pembaikan yang telah diluluskan. Khidmat nasihat
daripada pakar diperlukan bagi kerja-kerja yang memerlukan
kepakaran khusus sebelum pelaksanaan.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 25

b. Penyenggaraan Pembaikan terbahagi kepada dua(2), iaitu:

i. Penyenggaraan Pembaikan Secara Jangkaan
Penyenggaraan pembaikan secara jangkaan merupakan kerja
penyenggaraan yang tidak perlu dilakukan dengan segera dan
tidak melibatkan isu keselamatan dan kesihatan atau yang
tidak mungkin menyebabkan kemerosotan yang cepat
terhadap struktur atau fabrik bangunan. Pembaikan bertujuan
untuk mengekalkan fungsi bangunan.

ii. Penyenggaraan Pembaikan Luar Jangkaan (Kecemasan)
Pembaikan yang perlu dilakukan dengan segera atas faktor
keselamatan, kesihatan atau yang mungkin boleh
menyebabkan kemerosotan terhadap struktur, komponen, dan
elemen bangunan. Walau bagaimanapun, pembaikan segera
yang belum mendapat kebenaran secara bertulis daripada
Pesuruhjaya Warisan hendaklah bersifat sementara
(reversible).

Contoh:

Pembaikan bumbung bocor selepas ribut atau komponen
berkaca seperti tingkap pecah yang boleh mengakibatkan
kecederaan kepada penghuni/pengguna bangunan.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 26

12.3 Penyenggaraan Pencegahan (PyC)

a. Berjadual
Kerja Penyenggaraan Berjadual merupakan kerja yang dirancang serta
dilaksanakan secara berkala mengikut tempoh tertentu bagi
mengelakkan kos pembaikan yang tinggi. Kaedah penyenggaraan ini
dapat memastikan prestasi bangunan yang optimum dan mengekalkan
nilai warisan mengikut aktiviti yang telah dirancang.

b. Penyenggaraan Jangkaan
Kaedah penyenggaraan yang melibatkan pengujian dan pemantauan
yang berterusan dan prestasi peralatan untuk ramalan supaya tindakan
baik pulih dapat diambil pada peringkat awal. Kerja-kerja
penyenggaraan ini dilakukan untuk mengelakkan masalah yang berlaku
melalui jangkaan dalam jangka hayat sesuatu bangunan berdasarkan
data pengujian dan pemantauan yang dijalankan secara sistematik.
Kaedah penyenggaraan dinilai dengan skala untuk membantu jangkaan
tahap kerosakan bagi tujuan penyenggaraan seterusnya. Kaedah
penyenggaraan ditentukan dengan merujuk laporan penemuan BCA.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 27

13.0 KERANGKA PERINGKAT KERJA OPERASI DAN PENYENGGARAAN
BANGUNAN WARISAN

Rajah 7: Kerangka Peringkat Kerja 28

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan

14.0 PERINGKAT KERJA OPERASI DAN PENYENGGARAAN BANGUNAN
WARISAN

a. Terdapat tiga (3) peringkat kerja penyenggaraan bangunan warisan iaitu:

i. Peringkat Perancangan
ii. Peringkat Pelaksanaan
iii. Peringkat Pelaporan

b. Setiap peringkat terdapat proses kerja dan aktiviti yang perlu dijalankan
bagi melengkapkan proses kerja pada semua peringkat.

c. Konservator Kerajaan perlu dirujuk dari peringkat perancangan hingga
peringkat pelaporan.

14.1 Peringkat Perancangan

a. Terdapat tiga (3) proses di bawah Peringkat Perancangan. Proses
tersebut adalah seperti yang berikut:

i. Pembangunan Polisi
ii. Perancangan
iii. Perancangan Kerja

b. Setiap proses mempunyai rantaian aktiviti bagi melengkapkan proses
yang lain.

c. Pembangunan polisi secara dasarnya berfungsi sebagai panduan hala
tuju perancangan operasi dan penyenggaraan yang akan dijalankan.

d. Seterusnya, satu pelan perancangan perlu dibangunkan dengan
menjalankan beberapa aktiviti untuk mendapatkan maklumat yang
tepat.

e. Tujuannya adalah untuk membolehkan operasi dan penyenggaraan
dirancang dengan teratur. Berdasarkan polisi yang telah dibangunkan
dan maklumat yang telah diperoleh, perancangan kerja dibangunkan
dengan merancang kaedah penyenggaraan yang bersesuaian untuk
mencapai kualiti yang ditetapkan.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 29

f. Perancangan kerja yang baik boleh membantu agensi pelaksana
menjalankan kerja dengan lebih efektif dan dapat membantu
menganggarkan kos operasi dan penyenggaraan dengan lebih tepat.

g. Konservator Kerajaan perlu dirujuk dari peringkat perancangan bagi
memastikan perancangan operasi dan penyenggaraan dilaksanakan
mengikut Akta 645 dan anggaran kos yang lebih tepat.

14.2 Peringkat Pelaksanaan

a. Hanya satu proses di bawah Peringkat Pelaksanaan, iaitu Pelaksanaan
Kerja.

b. Walau bagaimanapun, aktiviti yang dijalankan berbeza. Bagi kerja yang
melibatkan operasi dan Penyenggaraan Pencegahan (PyC), aktiviti
yang perlu dilaksanakan ialah membina Jadual Perancangan Tahunan.

c. Bagi kerja yang melibatkan Penyenggaraan Pembaikan (PyB),
Pengurusan Aduan perlu dijalankan setelah aduan diterima atau
penemuan kerosakan ditemui.

14.3 Peringkat Pelaporan

a. Peringkat ini melibatkan proses pengukuran prestasi dan analisis
terhadap laporan yang telah dibuat oleh pihak yang bertanggungjawab.

b. Peringkat ini penting untuk menilai tahap prestasi kerja penyenggaraan
oleh pihak yang dipertanggungjawabkan berdasarkan maklum balas
daripada pelanggan dan pengguna bangunan.

c. Laporan dan analisis yang dibuat akan menjadi penanda aras dalam
anggaran belanjawan penyenggaraan penambahbaikan polisi yang
sedia ada, menjadi input penilaian Prestasi Bangunan (BPA) dan input
keperluan penyenggaraan pada masa akan datang.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 30

Bahagian B

Proses Kerja

Peringkat Perancangan

Halaman ini sengaja dibiarkan kosong 32

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan

Rajah 8: Kerangka Kerja Peringkat Perancangan

15.0 INPUT: Arahan Mula Kerja Penyenggaraan Bangunan Warisan

Peringkat Kerja Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan bermula
dengan penerimaan Arahan Mula Kerja untuk penyenggaraan bangunan oleh
pemilik bangunan.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 33

16.0 DATA TEKNIKAL

16.1 Pengenalan
Semua aktiviti di bawah Peringkat Perancangan hendaklah berdasarkan
kepada pengumpulan maklumat keadaan sebenar premis termasuk data
yang disimpan dalam Modul Pendaftaran Aset dan data teknikal.

16.2 Objektif

i. Memastikan semua maklumat berkaitan dengan aset yang diperlukan
dalam POPA termasuk DAK telah diperoleh dan didaftarkan dalam
Modul Pendaftaran Aset.

i. Memastikan semua maklumat yang diterima adalah tepat seperti di
premis dengan melaksanakan siasatan dan pengesahan di tapak.

16.3 Skop
Skop pendaftaran dan kemas kini maklumat berkaitan dengan aset
bermula daripada penerimaan maklumat hingga disahkan oleh PDF
termasuklah penyediaan lukisan terukur oleh UPF. Antara dokumen
tersebut adalah seperti yang berikut:

i. Lukisan Siap Bina.
ii. Lukisan Terukur.
iii. Dokumen kontrak.
iv. Spesifikasi, Manual Operasi dan Penyenggaraan serta Sijil Jaminan

(Warranty Certificate).
v. Laporan Pengujian dan Pentauliahan (Testing and Commissioning).
vi. Senarai Kecacatan dalam Tempoh Tanggungan Kecacatan (Defect

Liability Period List).

vii. Inventori Aset (Modul Pendaftaran Aset).

viii. Hayat Aset.
ix. Kos Kitaran Aset.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 34

x. Dokumen Insurans Bangunan (jika ada).
xi. Pengurusan Bil Utiliti.
xii. Pengurusan Sumber Manusia.
xiii. Data Soal Selidik Kajian Kepuasan Pelanggan dan Staf.

16.4 Rujukan

Senarai dokumen yang perlu diperoleh untuk disimpan dalam Data
Teknikal

i. PSPA (Operasi).
ii. Pengumpulan Data Aset Tak Alih (PeDATA).
iii. Lukisan Siap Bina.
iv. Lukisan Terukur.
v. Dokumen Kontrak.
vi. Laporan Pengujian dan Pentauliahan (Testing and Commissioning).
vii. Senarai Kecacatan dalam Tempoh Tanggungan Kecacatan

(Defect Liability Period List).
viii. Kos Kitaran Aset.
ix. Dokumen Insurans Bangunan.
x. Dokumen Perjanjian dan Rekod/Data Bil Utiliti.
xi. Rekod/Data Sumber Manusia berkaitan dengan

pengurusan penyenggaraan.
xii. Data Soal Selidik Kajian Kepuasan Pelanggan dan Staf.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 35

16.5 Proses Kerja

PPSF Menerima maklumat berkaitan dengan premis daripada
PSF Modul Pendaftaran Aset dan sumber lain seperti
Borang Senarai Semak Dokumen yang perlu disimpan
dalam Data Teknikal: JKR.MOPP.2-2.

Menyemak maklumat yang diterima untuk tujuan
penyediaan senarai semak maklumat.

PPSF Jika maklumat yang disemak tidak lengkap, PPSF perlu
mendapatkan semula maklumat berkaitan dengan
PSF / premis daripada Modul Pendaftaran Aset.
PPSF
Membuat pemeriksaan di tapak, melaksanakan proses
pendaftaran serta mengemas kini maklumat jika perlu
dan menghantar maklumat tersebut kepada POF.

PSF Mengesahkan maklumat yang diterima dan jika
POF terdapat perubahan maklumat, PSF/PPSF akan
menghantar maklumat tersebut kepada PDF untuk
perakuan dalam sistem.

Membuat perakuan data dalam Modul Pendaftaran

Aset.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 36

PENGUMPULAN MAKLUMAT DATA TEKNIKAL

CARTA ALIRAN TINDAKAN RUJUKAN /
LAMPIRAN

M

Terima semua maklumat berkaitan PPSF  Fungsi 3 Modul
PSF Pendaftaran Modul
1 dengan premis daripada Modul Pendaftaran Aset

Pendaftaran Aset dan sumber-  D.A.5 dan D.A.6 –
sumber lain Modul Pendaftaran
Aset
Tidak

Semak Lengkap
kelengkapan
2

maklumat

Ya  JKR.GPOPBW.1
PSF/ PPSF
3 Pemeriksaan di tapak

4 Perubahan PSF
POF
maklum at
Tiada

Ada

5 Perakuan dalam Modul

Pendaftaran Aset

M Mula T

T Tamat

Rajah 9: Carta Alir Pengumpulan Maklumat Data Teknikal

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 37

Lampiran 1
JKR.GPOPBW.1

SENARAI SEMAK DATA TEKNIKAL
Bil * Dokumen Ada (√) Catatan

1 Conservation Management Plan (CMP)

2 Data Alat Ganti

3 Dokumen Kontrak

4 Dokumen Insurans Bangunan

5 Dokumen Perjanjian dan Rekod/Data Bil Utiliti

6 Historical Architectural Building Survey (HABS)

7 Inventori Aset (PeDATA)

8 Laporan Akhir Kerja Pemuliharaan

9 Laporan Pengujian dan Pentauliahan (Testing and
Commissioning)

10 Lukisan Siap Bina/Lukisan Terukur

11 Senarai Kecacatan dalam Tempoh Tanggungan
Kecacatan (Defect Liability Period List)

12 Spesifikasi, Manual Operasi dan Penyenggaraan
serta Sijil Jaminan (Warranty Certificate)

13 Status Facility Condition Assessment
(FCA)/Building Condition Assessment (BCA)

14 Rekod/Data (Sumber Manusia)

Disediakan oleh: Disahkan oleh:

(Nama & Jawatan) (Nama & Jawatan)
Tarikh: Tarikh:

*Nyatakan nama dan bilangan dokumen

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 38

17.0 PROSES 1: PEMBANGUNAN POLISI PROSES 1

17.1. Pengenalan PEMBANGUNAN POLISI

i. Pegawai Operasi Fasiliti (POF) perlu mengatur mesyuarat bersama-sama
pihak pengurusan atasan dan semua pemegang taruh/stakeholder premis
bagi membangunkan dan menetapkan polisi operasi dan penyenggaraan
berdasarkan keperluan organisasi dan bangunan tersebut.

ii. Polisi perlu disediakan sebelum penetapan Petunjuk Prestasi Utama (KPI)
dan Strategi Pelaksanaan Operasi dan Penyenggaraan Aset di premis
dibuat.

iii. Polisi hanya perlu dibangunkan sekali sahaja bagi setiap premis. Namun,
sekiranya terdapat perubahan semasa terhadap polisi di peringkat Agensi,
maka Polisi Operasi dan Penyenggaraan Aset di premis perlu dikemas kini.

iv. Penyediaan polisi perlu mendapat khidmat nasihat daripada Konservator
Kerajaan.

17.2. Objektif

Pembangunan polisi bertujuan untuk kelancaran, kecekapan dan
keberkesanan aktiviti pengurusan kerja-kerja Operasi Penyenggaraan
Bangunan Warisan.

17.3. Skop
i. Pembangunan polisi boleh dikategorikan kepada polisi umum dan polisi
khusus, namun skop pembangunan polisi ini hanya tertumpu pada polisi
khusus sahaja.
ii. Polisi ini perlu selaras dengan keperluan Akta 645, Akta Warisan
Kebangsaan 2005, Garis Panduan Pemulihan Bangunan Warisan (JWN),
PSPA(O), POPA, dan Garis Panduan Pengurusan Operasi dan
Penyenggaraan Bangunan Warisan.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 39

iii. Pembangunan polisi perlulah merujuk kepada Data Teknikal dan Rekod
yang telah dikumpulkan seperti yang diterangkan pada subtajuk 2.0;
sebagai contoh Laporan HABS, BCA dan CMP.

iv. Polisi harus merangkumi penetapan kaedah perancangan, perolehan,
pelaksanaan dan pelaporan.

17.4. Polisi Umum

Kriteria pembentukan polisi umum Pelan Operasi dan Penyenggaraan
Aset Bangunan Warisan bagi Agensi Kerajaan ditetapkan oleh Pegawai
Pengawal (PP) masing-masing dengan merujuk kepada Dasar-dasar
Negara seperti:

 Rancangan Malaysia.
 Belanjawan Tahunan Negara.
 Dasar Pengurusan Aset Kerajaan (DPAK).
 Dasar- dasar negara yang berkuat kuasa.

17.5. Polisi Khusus

i. Polisi POPBW perlu dibangunkan selaras dengan kerangka kerja
penyenggaraan untuk menyokong dasar-dasar utama organisasi Agensi
Kerajaan dan juga dasar-dasar berkaitan dengan penyenggaraan.

ii. Polisi ini perlu mempunyai fleksibiliti dalam menyediakan pelan
pembangunan penyenggaraan yang berkesan melalui penggunaan
sumber secara cekap dan efektif.

iii. Polisi ini menetapkan penyediaan laporan berkala mengenai aktiviti kerja-
kerja penyenggaraan.

iv. Polisi ini berperanan sebagai rujukan utama dalam menentukan tugasan,
kerangka kerja, penggunaan peruntukan dan keberkesanan
penyenggaraan milikan Agensi Kerajaan atau penyewaan atau pajakan
Agensi Kerajaan.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 40

17.6. Proses Kerja

Mengeluarkan Surat Arahan pelaksanaan penyediaan kepada POF
PTF supaya membangunkan polisi operasi dan penyenggaraan aset di

premis yang terlibat.

POF Menyediakan polisi dan penyenggaraan aset di premis dengan
merujuk kepada Pelan Operasi dan Penyenggaraan Aset (POPA)
yang telah diluluskan bagi tahun tersebut.

Menyediakan dan menentukan kandungan draf Polisi Operasi dan

PSF Penyenggaraan. Format Polisi Operasi dan Penyenggaraan Aset
seperti Lampiran 2 yang merangkumi perkara berikut:

a. Pendahuluan.

b. Penyataan Polisi Operasi dan Penyenggaraan yang

merangkumi perkara-perkara tersebut:

i.Objektif Organisasi.

ii.Piagam Pelanggan.

iii.Dasar kewangan semasa.

iv.Sistem dan teknologi.

v.Fungsi aset.

vi. Keperluan perundangan berkaitan dengan pengurusan

operasi dan penyenggaraan.

vii. Usia, keadaan, jangka hayat aset dan peralatan

penyenggaraan bangunan.

viii. Kemampuan mencapai matlamat dengan adanya sumber

yang dirancang.

ix. Keperluan pihak berkepentingan dan pengguna aset.

POF Menyediakan dan membentangkan draf polisi operasi dan
penyenggaraan aset di premis berkaitan kepada PTF.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 41

PTF Membuat keputusan sama ada meluluskan draf polisi
dengan atau tanpa pindaan atau tidak meluluskan draf.

POF/ Menyemak dan meminda draf cadangan polisi yang ditolak.
PSF
Mengeluarkan Surat Arahan Pemakaian Polisi Operasi dan
PTF Penyenggaraan Aset kepada Pasukan Fasiliti Premis
sekiranya draf tersebut diluluskan.

PSF / Melaksanakan polisi dan piawaian operasi pengurusan
PPSF penyenggaraan aset di premis tersebut sepertimana surat
arahan pelaksanaan yang diterima.

PEMBANGUNAN POLISI

CARTA ALIRAN TINDAKAN RUJUKAN / LAMPIRAN

M

1 Arahkan POF sediakan polisi dan PTF
piawaian penyenggaraan aset Surat Arahan Pelaksanaan

2 Mohon PSF sediakan maklumat polisi POF

3 Mengadakan mesyuarat penentuan

skop dan kajian pembangunan polisi POF

4 Sediakan draf polisi dan piawaian PSF Polisi Operasi dan
penyenggaraan aset Penyenggaraan Aset

JKR.GPOPBW.2

Bentang cadangan polisi dan piawaian
5 penyenggaraan kepada PTF POF

Tidak Kelulusan PTF
6 POF

Ya

7 Laksana Polisi dan Piawaian
Penyenggaraan Aset

8
T

M Mula T Tamat

Rajah 10: Carta Alir Pembangunan Polisi

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 42

Lampiran 2

Contoh: Surat Arahan Pelaksanaan :
:
No. Rujukan
Tarikh

Kepada,
(POF)

Tuan,

ARAHAN PELAKSANAAN PENYEDIAAN POLISI PENYENGGARAAN ASET BAGI PREMIS
Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.
2. Pihak tuan diarahkan untuk menyediakan Polisi Penyenggaraan Aset sebagaimana yang
telah ditetapkan dalam Dasar Pengurusan Aset Kerajaan (DPAK) dan Pekeliling Am Bilangan 1
Tahun 2009: Manual Pengurusan Aset Menyeluruh Kerajaan (MPAM) dan mengembalikan polisi tersebut
untuk tindakan selanjutnya dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh surat ini.

3. Untuk sebarang pertanyaan, pihak tuan boleh menghubungi pejabat kami.

Sekian, terima kasih.

“BERSAMA KE ARAH SENGGARA FASILITI & ASET AWAM YANG CEMERLANG’’

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA’’

Saya yang Menjalankan Amanah,

………………………………………………
(PEGAWAI TEKNIKAL FASILITI)

s.k
1……………………………………..
2……………………………………..

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 43

Borang Polisi Operasi dan Penyenggaraan Aset Lampiran 3
JKR.GPOPBW.2

KERAJAAN MALAYSIA

TAHUN :

KEMENTERIAN :

JABATAN/ AGENSI :

PREMIS :

No. DPA :

Borang JKR.GPOPBW.2 terpakai untuk peringkat Agensi Kerajaan dan premis. Polisi adalah
mengikut keperluan Agensi Kerajaan dan premis masing-masing.

Muka surat 1 /3

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 44

1.0 PENDAHULUAN
Menjelaskan maklumat mengenai premis.

2.1 PENYATAAN POLISI OPERASI DAN PENYENGGARAAN

Menjelaskan matlamat operasi pengurusan penyenggaraan aset Agensi Kerajaan.
Penetapan polisi dan output setiap aktiviti Pengurusan Penyenggaraan seperti ASL
dan KPI bergantung pada:

i. Objektif organisasi.
ii. Piagam Pelanggan.
iii. Dasar kewangan semasa.
iv. Sistem dan teknologi.
v. Fungsi aset.
vi. Keperluan perundangan yang berkaitan dengan Pengurusan Penyenggaraan.
vii. Usia, keadaan, jangka hayat aset dan peralatan penyenggaraan bangunan.
viii. Kemampuan mencapai matlamat dengan adanya sumber yang dirancang.
ix. Keperluan pemegang taruh (stakeholder) dan pengguna aset.

Muka surat 2/3

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 45

3.0 POLISI PENYENGGARAAN ASET

Polisi ini hendaklah dipatuhi sepenuhnya untuk:

i. Memastikan dan mengekalkan aset kerajaan dipulihara sewajarnya berdasarkan prinsip

pemuliharaan sepertimana Akta Warisan Kebangsaan 2005 (Akta 645) dan Garis

Panduan Pemuliharaan Bangunan Warisan (JWN).

ii. Mengekalkan tahap keadaan aset pada tahap yang boleh diterima untuk memenuhi

keperluan dasar dan polisi kerajaan serta tahap produktiviti ruang kerja yangkondusif.

iii. Mengekalkan kemudahan aset dengan pematuhan piawaian keselamatan, kesihatan

dan alam sekitar dengan berdasarkan peruntukan perundangan, peraturan dan polisi

perancangan strategik perniagaan organisasi.

iv. Memastikan keselamatan di tempat kerja, kesihatan dan perlindungan alam sekitar

dengan menjalankan kajian yang mencukupi dan pemeriksaan yang dilakukan oleh

orang yang berkelayakan.

v. Memastikan keperluan yang sesuai disediakan kepada kakitangan dan kontraktor

swasta agar mereka dapat melaksanakan tanggungjawab masing-masing dengan

berkesan.

vi. Mengekalkan tahap keberkesanan penggunaan aset untuk mencapai penggunaan

jangka hayat aset yang optimum dengan prestasi operasi aset berada pada tahap kos

jangka hayat yang minimum.

vii. Mengekalkan maklumat terkini yang diperlukan mengikut undang-undang, kod dan

peraturan-peraturan.

viii. Melaporkan tahap pematuhan kepada undang-undang, kod, peraturan-peraturan, yang

menggariskan segala tindakan pemulihan yang diperlukan.

ix. Memastikan operasi dan penyenggaraan yang dilaksanakan oleh pekerja dan pembekal

mematuhi polisi dan peraturan yang telah ditetapkan.

x. Memastikan pekerja dan pembekal mempunyai kemahiran yang sesuai bagi

membolehkan melaksanakan tugas mereka dengan cekap dan berkesan.

Disediakan oleh: Disahkan oleh:

………………………………… …………………………
(POF) (PTF)
Tarikh: Tarikh:

Muka surat 3/3 46

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan

18.0 PROSES 2: PERANCANGAN PROSES 2

18.1 Pengenalan PERANCANGAN

i. Proses kedua di bawah Peringkat Perancangan memerlukan pemilik
aset untuk membangunkan Pelan Pengurusan Operasi dan
Penyenggaraan (PPOS) sepertimana di bawah Garis Panduan
Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan (GPOP) yang telah
diselaraskan dengan belanjawan tahunan yang telah ditetapkan.

ii. Perancangan perlu diselaraskan dengan PSPA (O) dan POPA, dan
Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan
Warisan (GPOPBW).

iii. Elemen yang perlu dibangunkan dalam Pelan Pengurusan Operasi
dan Penyenggaraan Bangunan Warisan ialah:

a. Skop Operasi dan Penyenggaraan.
b. Perjanjian Tahap Perkhidmatan (SLA).
c. Petunjuk Prestasi Utama (KPI).
d. Strategi Pelaksanaan.
e. Senarai Aset Kritikal/Tidak Kritikal.
f. Perancangan Sumber.
g. Program Operasi dan Penyenggaraan.

iv. Penyediaan PPOS perlu mendapat khidmat nasihat daripada
Konservator Kerajaan.

18.2 Objektif

i. Menyediakan cadangan program dan aktiviti penyenggaraan bagi
aset premis berkaitan.

ii. Mendapatkan anggaran kos penyenggaran yang tepat, kaedah
penyenggaraan yang bersesuaian dan mencapai kualiti yang
ditetapkan.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 47

PPOS 18.3 Penyediaan PPOS

1

18.3.1 Langkah 1: Memilih Skop Operasi dan Penyenggaraan

i. Menjadi tanggungjawab POF untuk mengenal pasti dan
memilih skop kerja operasi dan penyenggaraan yang ingin
dilaksanakan bergantung pada keperluan premis dan
keupayaan kewangan organisasi.

i. Skop Operasi dan Penyenggaraan adalah berdasarkan
kaedah kerja penyenggaraan bangunan seperti yang telah
diterangkan pada subtajuk 12 (Kaedah Kerja).

ii. Secara amnya, skop kerja operasi melibatkan kerja
kebersihan dan keselamatan. Manakala, skop kerja
penyenggaraan merangkumi kerja penyenggaraan
pembaikan (PyB) dan pencegahan (PyC).

iv. Perlu dipastikan maklumat Data Teknikal dan maklumat DAK
dikumpulkan sebagai dokumen sokongan dalam merancang
jenis penyenggaraan. Antara contoh dokumen tersebut
termasuklah Laporan HABS, Status FCA, BCA, Lukisan Siap
Bina, Lukisan Terukur, Spesifikasi, Dokumen Kontrak,
Dokumen T&C dan Dokumen O&M.

v. Berikut dinyatakan semula antara skop yang boleh dipilih:

OPERASI PENYENGGARAAN PENYENGGARAAN
PEMBAIKAN (PyB) PENCEGAHAN (PyC)
Pengurusan
Pengemasan Kerja Pembaikan Awam dan Struktur
(Housekeeping) Secara Jangkaan

Pengurusan Kawalan Kerja Pembaikan Secara Mekanikal
Makhluk Perosak Luar Jangka Elektrik

Pengurusan Kawalan Benda Purba
Keselamatan
Pengurusan Landskap Kemasan dan Seni
Bina
Pengurusan Utiliti

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 48

Lampiran 4
JKR.GPOPBW.3

Borang Skop Operasi dan Penyenggaraan Aset Warisan

A. SKOP OPERASI ASET

A1 Pengurusan Pengemasan (Housekeeping)
A2 Pengurusan Kawalan Keselamatan
A3 Pengurusan Kawalan Makhluk Perosak
A4 Pengurusan Landskap
A5 Pengurusan Utiliti

B. SKOP PENYENGGARAAN PEMBAIKAN (PyB)

B1 Secara Jangkaan
B2 Secara Luar Jangka

C. SKOP PENYENGGARAAN PENCEGAHAN (PyC)

C1 Sivil dan Struktur

C2 Mekanikal

C3 Elektrik
C4 Infrastruktur Teknologi Maklumat (ICT) –Teknologi Komunikasi dan

Maklumat

C5 Kemasan dan Seni Bina

C6 Benda Purba
C7 Lain-lain (nyatakan)……………………………

Nota: Sila tandakan pada bahagian berkenaan.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 49

PPOS 18.3.2 Langkah 2: Penyediaan Perjanjian Tahap Perkhidmatan
(Service Level Agreement - SLA)
2

i. UPF bertanggungjawab menyediakan SLA. Antara

kandungan SLA termasuklah:

a. Tanggungjawab UPF d. Pengurusan Aduan

b. Skop Perkhidmatan e. Proses Kerja

c. Kaedah Komunikasi f. Masa Operasi

ii. Objektif SLA adalah untuk menangani masalah yang sering
timbul dalam pengurusan penyenggaraan aset seperti yang
berikut:

a. Kelewatan menangani aduan.
b. Aduan yang tidak selesai.
c. Ketiadaan staf semasa berlakunya insiden.

18.3.2.1 Panduan Penyediaan Perjanjian Tahap Perkhidmatan

POF Mengadakan mesyuarat bersama-sama
Pelanggan/pemegang taruh (stakeholder) bagi
mendapatkan maklum balas keperluan tahap perkhidmatan.

POF Menyediakan draf SLA antara pelanggan dengan UPF
berdasarkan keputusan mesyuarat.

Pelanggan Pelanggan menyemak draf SLA.

Sekiranya tiada halangan, draf akan disahkan dan menjadi dokumen rasmi
dan rujukan terhadap tahap perkhidmatan yang disediakan oleh UPF dan
penyediaan program penyenggaraan, penjadualan kerja serta tempoh
penyelesaian aduan.

POF POF mengemukakan salinan SLA yang telah disahkan
kepada Pihak Pelanggan dan PTF.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 50

Lampiran 5

Borang Perjanjian Tahap Perkhimatan (SLA)

1.0 Pengenalan JKR.GPOPBW.4

Persetujuan yang didokumenkan melalui Perjanjian Tahap Perkhidmatan / Service
Level Agreement antara ......Nama Organisasi (contoh: Cawangan Senggara
Fasiliti Bangunan) .... dengan ......Pelanggan (contoh: Kementerian Kerja Raya)
untuk pelaksanaan dan pemantauan Operasi dan Penyenggaraan aset Nama
premis (contoh: Blok F)....untuk menyokong dan memastikan aset berfungsi
dengan baik dan optimum. Perjanjian ini terpakai sehingga terdapat perubahan
yang dipersetujui dan diluluskan oleh pemegang taruh/stakeholders.

2.1 Tujuan dan Objektif
Tujuan perjanjian adalah untuk memastikan setiap keperluan dan komitmen
mengenai operasi dan penyenggaraan premis diberikan kepada pihak pelanggan
oleh Unit Pengurusan Fasiliti dalam memberikan perkhidmatan yang terbaik dan
menyokong core business premis.
Objektif perjanjian terdiri daripada:
i. Memberikan penerangan yang jelas mengenai peranan dan tanggungjawab
setiap pihak yang terlibat.
ii. Menerangkan proses yang terlibat secara jelas dan mendalam
dalam menyampaikan perkhidmatan yang terbaik kepada pihakpelanggan.

3.0 Pemegang Taruh/Stakeholders
Pihak pengurusan tertinggi dan pelanggan yang mewakili pihak berkepentingan
dalam perjanjian ini.

4.0 Kajian Semula Dokumen Perjanjian
Perjanjian ini sah dari tarikh berkuat kuasa yang digariskan sehingga notis
selanjutnya dikeluarkan. Kajian semula perjanjian harus dilakukan sekurang-
kurangnya sekali setahun, namun, tertakluk pada arahan dan perjanjian semasa
akan terus kekal.

Muka surat 1/2

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 51

5.0 Skop Perjanjian
Menerangkan skop operasi dan penyenggaraan premis di bawah Pelan Operasi
dan Penyenggaraan Aset (POPA) yang telah diluluskan oleh pihak pelanggan.

6.0 Kehendak Pelanggan
Menerangkan keperluan dan sasaran yang ditetapkan oleh pelanggan dalam
pelaksanaan Operasi dan Penyenggaraan di premis yang berkesan.

7.0 Pengurusan Perkhidmatan
Menerangkan perkhidmatan sokongan bagi memastikan prestasi Operasi dan
Penyenggaraan Aset berada pada tahap yang cemerlang. Contoh ketetapan
penggunaan sistem pemantauan Computerised Maintenance Management System
(CMMS), ketetapan tempoh respons dan tindakan yang diambil bagi setiap kerja
penyenggaraan dan perkara lain yang berkaitan.

Disediakan oleh: Disahkan oleh:

………………………………… …………………………
(POF) (PTF)
Tarikh : Tarikh :

Muka surat 2/2

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 52

18.3.3 Langkah 3: Pemilihan Petunjuk Prestasi Utama PPOS
(Key Performance Indicators - KPI)
3

i. Setiap premis mempunyai Petunjuk Prestasi Utama (KPI)
yang berlainan disebabkan oleh visi, misi, objektif dan
Piagam Pelanggan setiap premis yang berbeza.

i. KPI berfungsi sebagai kayu pengukur dan panduan dalam
menilai prestasi kerja pelaksana.

ii. Antara objektif KPI termasuklah:
a. Menunjukkan pencapaian atau prestasi pelaksanaan
bagi aktiviti operasi dan penyenggaraan yang telah
dilaksanakan di sesuatu premis.
b. Memudahkan setiap pihak merancang dan memantau
aktiviti penyenggaraan.

18.3.3.1 Panduan penyediaan Petunjuk Prestasi Utama (KPI)

1 Penetapan Objektif dan Sasaran Penyenggaraan Organisasi

2 Penentuan Critical Success Factor (CSF)

 Penting dalam menentukan hasil daripada pengurusan

penyenggaraan sesuatu premis.

 Pembangunan CSF fokus terhadap kehendak pelanggan dan

prestasi aset dalam memberi penyampaian perkhidmatan yang

dipersetujui melalui ASL (Objektif Organisasi).

 Dua (2) jenis elemen yang penting dalam penentuan CSF ialah:

a. Pengukuran Aktiviti b. Tempoh Aktiviti

3 Penyediaan KPI Penyenggaraan melalui CSF

 KPI operasi dan penyenggaraan bertujuan untuk:
a. Memberikan petunjuk kemajuan dalam usaha untuk
menghapuskan/meminimumkan jurang pencapaian
prestasi.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 53

b. Mengenal pasti dengan tepat tindakan yang perlu
diambil untuk memperbaiki dan meningkatkan
pencapaian prestasi berkenaan.

 KPI penyenggaraan bertujuan untuk:
a. Memberikan petunjuk kemajuan dalam usaha untuk
menghapuskan/meminimumkan jurang pencapaian
prestasi.
b. Mengenal pasti dengan tepat tindakan yang perlu
diambil untuk memperbaiki dan meningkatkan
pencapaian prestasi berkenaan.

 Setiap CSF yang ditetapkan mempunyai tahap KPI
masing-masing.

 Setiap KPI mempunyai sasaran yang perlu dicapai oleh
pihak pelaksana yang terlibat.

 KPI yang tidak mencapai sasaran yang ditetapkan
memerlukan tindakan penambahbaikan.

 KPI yang telah mencapai sasaran perlu dikekalkan
atau ditingkatkan sasarannya.

Kriteria penetapan KPI bagi Operasi dan Penyenggaraan
i. Tunggakan (Backlog) Bagi Kerja Tertangguh (Deferred
Work)
 Tunggakan ialah pengukuran terhadap kerja
tertangguh, iaitu kerja yang tidak disiapkan kerana
mempunyai keutamaan yang rendah.
 Tunggakan merupakan perkara yang paling penting
dalam mengukur KPI sesuatu aset terutama yang
menggunakan aplikasi CMMS (Computerised
Maintenance Management System).
 POF perlu mengukur tunggakan berdasarkan jam dan
menukar data tersebut kepada ukuran tunggakan
mingguan. Kebiasaaannya, KPI tunggakan yang
munasabah antara 4 hingga 6 minggu.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 54

ii. Peratus Kerja Siap Berdasarkan Aduan
 Penetapan sasaran peratusan kerja siap
berdasarkan aduan, iaitu kerja penyenggaraan
pembaikan (PyB) dikira untuk menunjukkan
kesediaan sesebuah organisasi berubah daripada
penyenggaraan reaktif kepada penyenggaraan
pencegahan (PyC)/berkala.
 POF perlu mensasarkan hanya 20 hingga 30 peratus
kerja reaktif bagi sesebuah premis.

iii. Pematuhan Program Penyenggaraan Pencegahan
(PyC)
 KPI ini menunjukkan sama ada sesebuah premis
tersebut membuat penambahbaikan dalam amalan
penyenggaraan atau tidak.
 Penetapan KPI bagi program kerja penyenggaraan
pencegahan (PyC) atau proaktif adalah untuk
memastikan aset berfungsi secara optimum tanpa
sebarang gangguan operasi.
 Program PyC yang berjaya pada kebiasaaannya
mengambil kira semua aset termasuk aset kritikal
dan melaksanakan 99% pemeriksaan dan tindakan
mengikut masa yang telah ditetapkan.

iv. Analisis Pareto untuk kerja yang dilaksanakan
 KPI ini amat kritikal dalam menganalisis jenis arahan
kerja yang menggunakan sumber penyenggaraan
(tenaga manusia, alatan, dan sebagainya). Menurut
analisis pareto, bagi setiap 20% aset di premis,
hampir 80% sumber diperlukan untuk mengurusnya.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 55

 Oleh itu, tujuan carta dan graf pareto digunakan adalah
untuk menjelaskan kepada kakitangan keberkesanan
pencapaian prestasi kerja mereka berdasarkan
mingguan atau bulanan.

v. Pematuhan jadual kerja secara mingguan/harian
 KPI ini mengukur kemampuan penjadualan dan
pelaksanaan kerja kepada pelanggan.
 Pengurusan penyenggaraan yang berjaya adalah
apabila kita mampu memberikan maklumat
pelaksanaan kerja yang tepat kepada pelanggan
(contohnya: masa kerja dijangka siap).

2 Penyediaan Petunjuk Prestasi (PI)
 Petunjuk Prestasi (PI) merujuk kepada petunjuk
pengukuran terhadap prestasi sesuatu elemen operasi dan
penyenggaraan aset.
 Setiap PI yang dikenal pasti dari KPI perlu ditetapkan tahap
pengukuran dan matriks yang terlibat.
 Kaedah pengiraan PI boleh dirujuk dalam Buku Panduan
Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 56

Lampiran 6

Contoh: Petunjuk Prestasi Utama (KPI)

No. Objektif dan Critical Petunjuk Performance Indicator (PI)
Sasaran
Success Factor Prestasi Utama Response Time 100% met.
Organisasi Execution Time > 95%
Increase in asset (CSF) (KPI)
life span
Service Delivery Uptime (more

related to Core than 90% )

Business

Asset Engineering Pending/Backlog Work Order
Performance Asset Completion 100%.
Performance PPM for Architecture and C&S
(100%) assets 99% implemented.

PPM for Mechanical assets
100% implemented.

PPM for Electrical assets
100% implemented.

Engineering Reports &
Recommendation action
100% taken.

Work-done as specification /
asset quality meet standards.

*Contoh KPI bagi Kontrak Pengurusan Fasiliti yang diuruskan Jabatan Kerja Raya

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 57

PPOS

4

18.3.4 Langkah 4: Perancangan Strategi Penyenggaraan
Strategi penyenggaraan premis terbahagi kepada dua (2) bahagian, iaitu:

a. Strategi Perolehan
b. Strategi Pelaksanaan

A. Strategi Perolehan

i. Kepentingan kaedah perolehan perlu dirancang bagi memastikan
perbelanjaan operasi dan penyenggaraan dapatdioptimumkan.

ii. Pemilihan kaedah pelaksanaan, kaedah perolehan dan kaedah
penentuan harga bagi kerja operasi dan penyenggaraan
bergantung kepada pada perkara berikut:
a. Arahan Perbendaharaan Semasa.
b. Keperluan Bisnes Premis Semasa.
c. Kekangan Kewangan.
d. Tempoh Masa.

iii. Beberapa kaedah perolehan (sebagaimana yang dinyatakan
dalam 1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP) yang biasa digunakan
ialah:
a. Inden Kerajaan (pembayaran secara one off atau berkala) bagi
melaksanakan kerja sehingga RM500,000 terbahagi kepada
tiga (3) jenis, iaitu:

- Lantikan Terus (sehingga RM20,000).
- Undi/Requisition (sehingga RM50,000).
- Sebut harga (melebihi RM20,000 hingga RM500,000).

b. Pesanan Kerajaan/sebut harga bagi bekalan dan
perkhidmatan sehingga RM500,000.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 58

c. Tender bagi bekalan/perkhidmatan /melaksanakan
kerja bagi harga melebihi RM500,000.

d. Darurat (AP 173.2).
e. Kaedah lain yang bersesuaian.
iv. Semua kerja operasi dan penyenggaraan yang dikenal pasti untuk
dilaksanakan oleh kontraktor perlu ditadbir menggunakan
dokumen kontrak yang mengguna pakai syarat-syarat kontrak
yang berkuat kuasa dan bersesuaian.
v. Penggunaan syarat-syarat kontrak tersebut tertakluk pada kerja-
kerja operasi dan penyenggaraan yang mempunyai kompleksiti,
kos yang tinggi dan tempoh kontrak yang melebihi tiga (3) bulan.

B. Strategi Pelaksanaan

i. POF bertanggungjawab membuat kelulusan untuk memilih
strategi pelaksanaan penyenggaraan yang bersesuaian mengikut
kategori bangunan, pengurusan dan jumlah kakitangan dan
disiplin yang ada.

ii. POF boleh memilih untuk melaksanakan semua skop operasi dan
penyenggaraan secara dalaman dengan menggunakan tenaga
jabatan atau memilih beberapa skop operasi dan penyenggaraan
untuk dilaksanakan oleh tenaga jabatan dan selebihnya
dilaksanakan secara lantikan kontraktor.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 59

Strategi Pelaksanaan

Pengurusan Secara Dalaman Pengurusan Secara Kontrak

Business Support Services / Hard FM / Business Support Services / Hard FM /
Information Technology Information Technology

Tenaga Jabatan Single Bundled Kontraktor
Contract Contract Fasiliti

Kakitangan Single Bundled
Kontraktor Fasiliti Contract Contract

Rajah 11: Strategi Pelaksanaan

iii. Kebiasaannya skop penyenggaraan bangunan kerajaan
dilaksanakan menggunakan pendekatan berikut:

Kerja Contoh Kontrak

Berjadual Mekanikal/Elektrik/ Kontrak yang diuruskan
Awam secara sebut harga/
tender
One-Off Pembaikan Chiller, Satu kontraktor sahaja
Perkhidmatan
Pembersihan

iv. Sekiranya POF memilih pelaksanaan secara lantikan kontraktor,
perlu dipastikan bahawa proses “Tempoh Peralihan” antara
kontraktor lantikan baharu dengan yang lama berjalan lancar
bagi memastikan semua data teknikal yang berkaitan dengan
rekod operasi dan penyenggaraan mudah dicapai oleh
kontraktor baharu.

v. Kontraktor bagi kerja pembaikan (PyB) perlulah berdaftar
di bawah bidang kuasa B03.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 60

18.3.5 Langkah 5: Senarai Keutamaan Aset PPOS
(Kritikal dan Tidak Kritikal)
5

i. POF bertanggungjawab mengenal pasti aset yang berpotensi
untuk memberikan impak negatif yang maksimum kepada
premis sekiranya aset tersebut mengalami kerosakan dan
kegagalan semasa operasi. Aset-aset tersebut dikategorikan
sebagai “Aset Kritikal”.

i. Manakala, aset yang tidak memberikan impak negatif kepada
premis boleh diklasifikasikan sebagai “Aset Tidak Kritikal”.

ii. POF perlu merujuk Data Teknikal seperti Laporan HABS atau
BCA dalam proses mengenal pasti senarai keutamaan aset.

iv. Sekiranya laporan HABS atau BCA tiada dalam Data Teknikal,
maka POF perlu melantik konservator berdaftar atau jabatan
teknikal untuk menyediakan laporan tersebut.

Tujuan Penyenaraian Keutamaan Aset
1 Memastikan POPA dibuat berdasarkan keutamaan.

2 Membolehkan pihak pengurusan mampu menyediakan
senarai operasi dan penyenggaraan berdasarkan analisis
yang telah dijalankan walaupun tanpa pengetahuan
teknikal yang luas.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 61

Kesan Aset Tidak Disenaraikan Mengikut Tahap Kritikal

1 Menjejaskan Operasi Premis – Risiko Kegagalan Aset
Menyebabkan kegagalan kepada operasi, keselamatan
dan menjejaskan fungsi premis.

2 Kos Penyenggaraan Menjadi Lebih Tinggi
 Keadaan ini berlaku sekiranya POF mencadangkan
semua aset tidak kira kritikal atau tidak kritikal,
disenggarakan mengikut tempoh dan kekerapan tanpa
menganalisis keperluan sebenar setiap aset.
 Kesan jangka masa panjang akan menyebabkan kos
penyenggaraan aset meningkat setiap tahun.
 Walau bagaimanapun, bukan semua aset perlu dibuat
penyenggaraan pencegahan kerana sebahagian besar
aset sebenarnya berada dalam kategori “run to
failure”.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 62

18.3.5.1 Panduan Penyediaan Senarai Keutamaan Aset (Kritikal Dan
Tidak Kritikal)

1 Pengumpulan data untuk persediaan analisis
Senaraikan data berikut:
i. Bilangan aset dan komponen di premis.
ii. Maklumat kerosakan terdahulu.
iii. Maklumat kos pembaikan yang terlibat.

2 Pemilihan peralatan atau sistem penyenggaraan yang
Pemilihan berdasarkan aspek kesan kepada perkara berikut:
i. Produktiviti/Bisnes.
ii. Keselamatan.
iii. Kesediaan alat ganti.
iv. Nilai aset yang terlibat.

3 Kenal pasti sistem dan fungsi dengan lebih mendalam

4 Kenal pasti punca utama kegagalan fungsi peralatan

5 Kenal pasti punca dan kesan kegagalan

6 Kenal pasti dan Analisis Kesan Mod Kegagalan
 Analisis bagi menentukan keutamaan sesuatu masalah dan
impak kepada operasi.
 Sediakan jadual analisis kritikal yang mengandungi kriteria,
pemberat dan tahap kritikal sesuatu aset. Contoh jadual
analisis adalah seperti pada jadual Analisis Kritikal di bawah.
 Penentuan perlu meliputi aspek kesan kepada produktiviti/
bisnes, keselamatan, kesediaan alat ganti dan nilai aset yang
terlibat.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 63

No. Kriteria Pemberat Tahap

1. Impak (1) (2) (3)
kepada
Produktiviti / Normal Penting Amat Penting
Bisnes – Impak tinggi
(B) 25% –Impak minimum – Impak
sehingga operasi
2. Impak sederhana bisnes terhenti
kepada
keselamatan 25% Normal Penting Amat Penting
(S) –Impak minimum –Boleh -Boleh

mengakibatkan mengakibatkan

kecederaan dan kehilangan nyawa

masalah kesihatan atau sangat

menjejaskan

kesihatan

3. Ketersediaan 20% Ada Ada peralatan Tiada
peralatan/ peralatan dengan peralatan dan
alat ganti (A) 15% dengan ketersediaan ketersediaan
15% ketersediaan sederhana
4. Perbelanjaan yang tinggi Implikasi kos
Penyenggara Implikasi kos Tinggi
an (M) Implikasi Sederhana
kos Rendah
5. Kesan
terhadap Kesan Kesan Kesan yang
sistem (E) minimum sederhana serius
dengan sehingga
sebahagian keseluruhan
sistem tidak sistem tidak
beroperasi boleh
beroperasi

Jadual Analisis Kritikal

Dengan merujuk jadual di atas tahap kritikaliti peralatan boleh
diterjemahkan seperti persamaan berikut:

EC = (25*B + 25*S + 20*A + 15*M + 15*E)

Petunjuk

EC Tahap Kritikal Peralatan, %
B Produk / Bisnes
S Keselamatan
A Ketersediaan peralatan
M Perbelanjaan penyenggaraan
E Kos pembaikan

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 64

Contoh Pengiraan:

Aset : Mekanikal

Masalah : Ruang pejabat tidak sejuk

Analisis Kritikal : Pengisian Tahap perlu merujuk

kepada Jadual Analisis Kritikal

No. Kriteria Pemberat Tahap

Indek Kritikal (CI):
CI = (25%*2 + 25%*3 + 20%*1 + 15%*1 + 15%*2)

= (0.25*2 + 0.25*3 + 0.2*1 + 0.15*1 + 0.15*2)
= (0.5 + 0.75 + 0.2 + 0.15 + 0.3)
= 1.9

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 65

Akan wujud kegagalan kepada
peralatan yang memberi kesan
kepada operasi, keselamatan atau

persekitaran

Adakah keadaan boleh menjadi Adakah boleh direka bentuk semula
semakin serius? untuk menyelesaikan masalah
secara kekal dengan kos yang
efektif?

Adakah pemantauan penilaian Reka bentuk semula
keadaan (FCA) dapat memberi
amaran awal sebelum kegagalan Penyenggaraan
Proaktif
Penyenggaraan
Pencegahan dapat
mengurangkan risiko

kegagalan

Risiko kegagalan boleh diterima Keutamaan dan kos pelaksanaan
FCA boleh diterima
Operasi Sehingga Gagal/Run to Failure
(RTF) Pelan Pengurusan Penyenggaraan
(PPP)

7 Pemilihan Tugasan Penyenggaraan
 Penentuan keutamaan pelaksanaan aktiviti penyenggaraan
boleh mengikut nilai kritikal peralatan (Pengiraan EC) seperti
yang ditunjukkan pada contoh pengiraan dalam
borang analisis ringkas aset kritikal.

 Walau bagaimanapun, keutamaan aktiviti boleh juga
ditentukan bergantung pada peruntukan penyenggaraan
yang telah disediakan atas cadangan oleh pegawai senggara
fasiliti dengan justifikasi tertentu. Kerja-kerja penyenggaraan
yang mempunyai implikasi kos yang minimum mungkin boleh
dilaksanakan terlebih dahulu berbanding dengan pembaikan
major yang memerlukan masa untuk kelulusan peruntukan.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 66

Lampiran 7
Contoh: Senarai Keutamaan Aset (Kritikal dan Tidak Kritikal)

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 67

PPOS 18.3.6 Langkah 6: Program Penyenggaraan

6 i. Program penyenggaraan boleh dibahagikan kepada
dua bahagian utama, iaitu program penyenggaraan
tahunan dan penyenggaraan jangka sederhana (5
hingga 10 tahun).

i. Program penyenggaraan ini perlu dibuat dengan
mengambil kira keseluruhan operasi dan
penyenggaraan.

18.3.6.1 Panduan penyediaan Program Penyenggaraan

1 POF menyediakan dua program penyenggaraan
 POF perlu menyediakan dua program penyenggaraan, iaitu
program penyenggaraan jangka sederhana (5 hingga 10
tahun) dan tahunan.
 Antara tujuan program jangka sederhana termasuklah:
i. Mengekalkan perkhidmatan dan nilai premis.
ii. Memastikan prestasi perkhidmatan aset sentiasa
pada tahap optimum.
iii. Merangka keperluan belanjawan yang terbaik untuk
tempoh masa yang lama.

2 Perancangan selari dengan program penyenggaraan
 Perancangan tersebut perlu selari dengan program
penyenggaraan.
 Perlu dibuat dengan mengambil kira keperluan operasi dan
penyenggaraan.

Program operasi dan penyenggaraan disediakan berdasarkan penemuan
Pemeriksaan Keadaan Bangunan yang dilaksanakan secara berkala atau atas
permintaan pemilik bangunan bagi menentukan tahap keperluan penyenggaraan
berdasarkan jangka hayat aset tersebut.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 68

Lampiran 8

Contoh: Program Operasi dan Penyenggaraan

FREKUENSI ASET

Harian Pintu kecemasan periksa setiap closers dan cara
pepasangan.
Karpet
Tandas pastikan tiada hazard pada
permukaan.
Mingguan Mencantas pokok. pastikan tandas sentiasa dicuci dan
Bulanan Periksa sistem M&E bersih, perkakas tandas berkeadaan
baik.

pastikan setiap komponen berfungsi.

Sukuan Periksa bocor, retak, kesan haus di sekitar dinding.
6 bulan
sekali Periksa gutter dan pastikan sentiasa bersih dan tiada
longkang sampah yang boleh menyebabkan
5 tahun tersumbat.
sekali
Cat semula bangunan.
10 tahun Cat semula garisan kotak parkir.
sekali
Periksa keadaan bumbung.
Periksa keadaan jalan di dalam kawasan premis.
Periksa semua sistem M&E bangunan secara keseluruhan. (AHU,
Sistem BAS, Sistem Penyaman Udara, Sistem Siar raya dan
Sistem Server).

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 69