Buku Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Edited

PPOS 18.3.7 Langkah 7: Perancangan Sumber
i. Perancangan Sumber ialah bahagian terakhir dan
7 terpenting dalam penyediaan PPOS.
i. POF bertanggungajwab merancang sumber
berdasarkan program penyenggaraan yang dikenal
pasti untuk membantu mengelakkan berlakunya
penurunan prestasi aset premis.
ii. Antara sumber yang perlu dirancang termasuklah:
a. Kewangan
b. Peralatan
c. Tenaga pekerja yang bersesuaian

18.3.7.1 Panduan Penyediaan Perancangan Sumber

1 Perancangan Sumber
Perancangan sumber yang dimaksudkan ialah perancangan
terperinci sumber yang ada bagi melaksanakan program operasi
dan penyenggaraan yang diluluskan dan yang paling mutakhir.

2 POF perlu mengenal pasti peruntukan yang diperolehi.
Selepas peruntukan diselaraskan semula.

3 POF perlu menyenaraikan semua aktiviti dalam skop yang
diluluskan.
Bertujuan untuk mengenal pasti bilangan aktiviti dan jumlah
tenaga kerja yang diperlukan.

4 Menyusun keperluan tenaga manusia dan kewangan untuk
aktiviti terpenting terlebih dahulu.

5 Membuat pengasingan kos operasi dan penyenggaraan
mengikut kos perbelanjaan yang bersesuaian.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 70

Lampiran 9
Borang Perancangan Sumber Operasi dan Pengurusan Aset

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 71

18.4 Rumusan Proses Kerja

POF Mengarahkan PSF menyediakan PPOS berdasarkan
Polisi Operasi dan Penyenggaraan aset di premis.

PSF Menerima arahan dan mengarahkan PPSF menyediakan
draf PPOS aset di premis berkaitan.

Menganalisis maklumat-maklumat berikut:

 Pemilihan Skop  SLA

PPSF  KPI  Perancangan Sumber

 Perancangan Strategi Penyenggaraan
 Penentuan Senarai Aset Kritikal dan Tidak Kritikal

PSF Menyediakan draf PPOS dan dikemukakan kepada POF
untuk semakan dan pengesahan.

PPSF Sekiranya PPOS tidak disahkan, draf PPOS perlu dipinda
semula oleh PSF/PPSF.

POF Membentangkan draf PPOS yang telah dimuktamadkan
kepada PTF untuk tujuan kelulusan.

POF Mengeluarkan Arahan Pelaksanaan Perancangan
Operasi dan Penyenggaraan kepada Pasukan Fasiliti
Premis sekiranya PTF bersetuju dengan draf PPOS yang
dibentangkan.

POF / Menyemak dan meminda semula draf PPOS sekiranya
PSF / draf PPOS ditolak.

PPSF

Pasukan Melaksanakan operasi dan penyenggaraan mengikut PPOS
Fasiliti yang diluluskan.

Premis

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 72

PERANCANGAN

CARTA ALIRAN TINDAKAN RUJUKAN / LAMPIRAN

M

1 Arahkan PSF untuk sediakan POF Format Surat Arahan
Pelan PPOS bergantung pada agensi

masing-masing

Sediakan

Skop, SLA, KPI, Strategi,

2 Senarai Aset Kritikal/Tidak Kritikal, PPSF Lampiran 4 - 11
Perancangan Sumber dan

Program Operasi dan

Penyenggaraan

3 Sediakan draf PPOS dan majukan PSF Lampiran 4 - 11

untuk semakan dan pengesahan

Tidak Sah POF
POF
4

Ya

5 Bentangkan PPOS kepada PTF
untuk kelulusan

6 Kelulusan PTF

Ya Pasukan
Fasiliti
Pelaksanaan Operasi dan Premis

7 Penyenggaraan berdasarkan PETUNJUK:

PPOS PTF- Pegawai Teknikal Fasiliti
POF- Pegawai Operasi Fasiliti
Ya PSF- Pegawai Senggara Fasiliti
T PPSF- Penolong Pegawai
Senggara Fasiliti
M Mula T Tamat

Rajah 12 : Carta Alir Perancangan

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 73

PROSES 3 19.0 PROSES 3: PERANCANGAN KERJA

PERANCANGAN KERJA 19.1 Pengenalan

i. Proses ketiga di bawah Peringkat Perancangan ialah PerancanganKerja.
ii. Aktiviti utama ialah membangunkan Perancangan Kerja Operasi dan

Penyenggaraan berdasarkan PPOS yang telah diluluskan.
iii. Perancangan Kerja boleh disediakan dengan menyediakan Jadual

Perancangan Tahunan. POF bertanggungjawab untuk menyediakan
Jadual tersebut.
iv. Semua maklumat Perancangan Kerja Operasi dan Penyenggaraan perlu
disimpan dalam satu sistem pangkalan data pengurusan penyenggaraan
aset seperti perisian Computerised Maintenance Management System
(CMMS) atau kaedah lain yang bersesuaian untuk pelaporan danrujukan.

19.2 Objektif

Bertujuan untuk menyediakan perincian jadual kerja penyenggaraan
berdasarkan perancangan penyenggaraan tahunan yang telah diluluskan
agar setiap aktiviti dapat dipantau dan dilaksanakan secara berkesan.

19.3 Skop

i.Skop Perancangan Kerja Operasi dan Penyenggaraan merangkumi
perkara berikut:
a. Disediakan berdasarkan skop operasi dan penyenggaraan yang
telah dipilih semasa penyediaan langkah 1 PPOS di bawah subtajuk
4.3.
b. Skop kerja penyenggaraan pembaikan (PyB) bergantung pada
aduan atau penemuan semasa pemeriksaan dijalankan.
c. Jadual perancangan tahunan perlu dibangunkan bagi kerja Operasi
dan Penyenggaraan Pencegahan (PyC).

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 74

ii. Perancangan kerja perlu mengambil kira perkara berikut:

a. Perancangan Aktiviti
- Berdasarkan tahap keutamaan kerja seperti nilai kepentingan
warisan atau keselamatan bangunan.

b. Perancangan Tempoh

- Tempoh kerja operasi dan menyenggara; mengikut keperluan
tempoh kerja yang akan dijalankan dan ditetapkan.

- Ketetapan frekuensi dan perincian kerja; boleh dirujuk melalui
Garis Panduan Penyenggaraan Berjadual Bangunan Kerajaan
(GPPBBK).

c. Pihak Bertanggungjawab
d. Keperluan Sumber (contoh: peruntukan, peralatan, tenaga kerja).

Pelan Perancangan Kerja Operasi dan Penyenggaraan

Keperluan Jadual Perancangan Tahunan Aduan dan
Sumber Penemuan
Skop Tempoh Kekerapan Tahap Keutamaan Pemeriksaan
Peruntukan
Kerja Kerja Penyenggaraan Kerja Penyenggaraan
Peralatan Operasi Pencegahan (PyC) Pembaikan (PyB)

Tenaga
Kerja

Rujukan data dan maklumat daripada PPOS yang diluluskan

Rajah 13: Konsep Perancangan Kerja Operasi dan Penyenggaraan

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 75

19.4 Panduan Penentuan Keutamaan Kerja Penyenggaraan (PyB dan PyC).

1 Kecemasan
a. Berisiko tinggi kepada keselamatan dan kesihatan penghuni dan
juga pengunjung (contoh: bumbung runtuh dan struktur retak).
b. Situasi yang akan menyebabkan kemusnahan kepada aset.
c. Kehilangan tenaga dan sumber lain pada kadar yg kerap dan lama
(contoh: bekalan elektrik, air dan gas).
d. Bertujuan untuk mengawal keadaan dan mengurangkan ancaman
keselamatan.
e. Kebiasaannya, tindakan perlu diambil dalam tempoh satu (1) jam
(dalam masa waktu pejabat) dan dua (2) jam (di luar waktu pejabat).

2 Kritikal

a. Berisiko rendah kepada aspek keselamatan dan kesihatan.
b. Situasi yang akan mengganggu aktiviti penghuni bangunan.

(contoh: Lif rosak atau Penghawa dingin tidak berfungsi)
c. Kerosakan kepada peralatan.
d. Bertujuan untuk mengawal keadaan dan mengurangkan gangguan

kerosakan.
e. Kebiasaannya, tindakan perlu diambil dalam tempoh 24 jam (dalam

masa satu (1) hari).

3 Umum

a. Risiko yang rendah kepada penghuni dan pengunjung.
b. Mendatangkan situasi ketidakselesaan kepada penghuni dan

pengunjung.
c. Kesan yang minimum kepada operasi dan aktiviti penyampaian

perkhidmatan kerajaan. (contoh: Sampah tidak dikutip atau tandas
tidak dicuci).
d. Kebiasaannya, tindakan perlu diambil dalam tempoh 72 jam (dalam
masa tiga (3) hari) atau selewat-lewatnya dalam tempoh tujuh (7)
hari bekerja.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 76

19.5 Panduan Penyediaan Jadual Perancangan Tahunan

1 POF menyediakan jadual kerja tahunan.
Jadual disediakan berdasarkan program penyenggaraan yang
dipersetujui oleh pelanggan dan PTF.

2 PSF/PPSF perlu merujuk Garis Panduan Penyenggaraan
Berjadual Bangunan Kerajaan.
Rujukan dibuat kepada setiap frekuensi komponen atau aset.

3 Jadual tersebut perlu dipecahkan mengikut skop yang berkaitan
(operasi dan penyenggaraan).

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 77

Lampiran 10

Contoh: Penyediaan Jadual Perancangan Operasi Aset dan Penyenggaraan
Pencegahan (Pyc)

Jadual Perancangan Operasi Bangunan (Pembersihan) di Ibu Pejabat Jabatan Kerja
Raya Malaysia bagi tahun 2018-2019

*Ketetapan kerja adalah mengikut bilangan hari bekerja organisasi masing-masing
Tarikh kemas kini: 25 Disember 2017

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 78

Lampiran 11
Contoh: Jadual Perancangan Penyenggaraan Pencegahan (PyC) di Ibu Pejabat Jabatan

Kerja Raya Malaysia bagi Tahun 2018–2019

*Ketetapan kerja adalah mengikut bilangan hari bekerja organisasi masing-masing 79
Tarikh kemas kini: 25 Disember 2017

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan

19.6 Rumusan Proses Kerja
POF Mengarahkan PSF menyediakan Perancangan Kerja Operasi dan
Penyenggaraan mengikut skop yang dimuktamadkan melalui

PPOS.

PSF Merancang kerja mengikut tempoh yang ditetapkan mengikut
skop yang telah dimuktamadkan di dalam PPOS.

PPSF Merujuk Government Building Schedule Maintenance Guidelines
(GBSMG) bagi menentukan frekuensi kerja komponen aset dan
mengambil kira tahap keperluan penyenggaraan aset.

Jadual Perancangan Kerja perlu disediakan secara tahunan atau mengikut
tempoh kerja operasi dan penyenggaraan terbabit.

PSF Menyediakan jadual perincian kerja operasi dan penyenggaraan.

Perincian berdasarkan keperluan operasi, PyB dan PyC. Kekerapan kerja
ditentukan sama ada harian, mingguan, bulanan atau tempoh tertentu.

PSF Perancangan kerja penyenggaraan yang telah disediakan akan
dihantar kepada POF untuk pengesahan.

POF Mempunyai kuasa mengesahkan atau menolak perancangan
kerja operasi dan penyenggaraan yang telah disediakan.

PSF Menyemak dan menyediakan semula cadangan Perancangan
Kerja sekiranya POF menolak cadangan tersebut.

POF Menyerahkan cadangan Perancangan Kerja kepada PPSF untuk
dilaksanakan sekiranya cadangan tersebut diterima.

PPSF Melaksanakan kerja penyenggaraan seperti yang telah diluluskan
oleh POF.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 80

PERANCANGAN KERJA

CARTA ALIRAN TINDAKAN RUJUKAN / LAMPIRAN

1M

2 Arahkan PSF untuk sediakan POF Bentuk Arahan bergantung
Perancangan Kerja pada agensi masing-masing

Sediakan Perancangan Kerja mengikut PSF

3 tempoh yang ditetapkan bagi setiap

skop berdasarkan PPOS

4 Sediakan Jadual Perancangan Kerja PPSF Lampiran 10

Sediakan perincian kerja secara PSF Rujuk Garis Panduan
5 tahunan/bulanan/mingguan/harian POF Berjadual Bangunan
PSF
Kerajaan

Tidak Kelulusan
6

Ya
7 Arahkan PPSF untuk pelaksanaan kerja

berdasarkan perancangan kerja

T

M Mula T Tamat

Rajah 14: Carta Alir Perancangan Kerja

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 81

Halaman ini sengaja dibiarkan kosong 82

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan

Bahagian B

Proses Kerja

Peringkat Pelaksanaan

Halaman ini sengaja dibiarkan kosong 84

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan

Rajah 15: Kerangka Kerja Peringkat Pelaksanaan

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 85

PROSES 4 20.0 PROSES 4: PELAKSANAAN KERJA

PELAKSANAAN KERJA 20.1 Pengenalan
i. Aktiviti keempat bagi Proses Kerja Penyenggaraan Bangunan
Warisan terletak di bawah Peringkat Pelaksanaan ialah
Pelaksanaan Kerja.
i. Bahagian ini menerangkan mengenai aktiviti terperinci yang
dilaksanakan oleh UPF dalam fasa ketujuh: Operasi dan
Penyenggaraan (OPA) di bawah Fasa Penggunaan Aset bagi
Kitaran Hayat Aset.
ii. Bagi memudahkan pelaksanaan operasi dan penyenggaraan
premis, penggunaan perisian CMMS boleh membantu
meningkatkan kecekapan dan keberkesanan OPA.

20.2 Skop

Urutan Skop kerja Py(B) dan Operasi/Py(C) di bawah
aktiviti Pelaksanaan Kerja adalah berbeza. Skop adalah seperti
yang berikut:

i. Senarai Jadual Kerja Mengikut Mingguan/Syif (Work Schedule)
ii. Pengurusan Aduan
iii. Arahan Kerja
iv. Pelaksanaan Arahan Kerja
v. Pendaftaran dan Pengemaskinian Rekod Alat Ganti
vi. Laporan Bulanan

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 86

Rajah 16: Urutan Skop kerja

20.3 Skop 1:
Senarai Jadual Kerja Mengikut Mingguan/Syif (Work Schedule)
POF perlu memastikan penyediaan satu Senarai Jadual Kerja yang terdiri
daripada aktiviti operasi dan penyenggaraan pencegahan/Py(C) yang
akan dilaksanakan secara mingguan/bulanan/syif.

20.3.1 Panduan Penyediaan Senarai Jadual Kerja Mengikut
Mingguan/Syif (Work Schedule)

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 87

Lampiran 12
JKR.GPOPBW.6

Contoh: Senarai Jadual Kerja

Skop Operasi Aset Bangunan/Penyenggaraan Pencegahan (PyC)
Disiplin Awam/Mekanikal/Elektrik/Arkitek
Tarikh Pelaksanaan Mingguan (1/8/18 hingga 5/8/18)

Nama Pekerja Yang Ali
Ditugaskan

Bil Aktiviti Tarikh Tempoh
Pelaksanaan Pemeriksaan
1. Inspect the suction and discharge pressures of all
refrigerant compressors. If abnormal, trace the faults 3/7/2018 30 minit
and rectify as necessary. (Selasa)

2. Inspect refrigerant leaks at joints, fittings, piping and 4/7/2018 1 jam
compressors. Repair/replace as necessary. (Rabu) 30 minit
1 jam
3. Inspect all fans and motors as necessary. Repair/ 4/7/2018 1 jam
replace as necessary. (Rabu)

4. Inspect condensing coil. Repair/replace as necessary. 4/7/2018
Clean coil and comb the fins as necessary. (Rabu)

5. Inspect filter dryer. Replace as necessary. 25/7/2018
(Rabu)
6. Inspect compressor units. Replace as necessary.

7. Inspect bracket/hanger. Repair/replace as necessary.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 88

Lampiran 13
JKR.GPOPBW.6

Borang Senarai Jadual Kerja

Skop Operasi Aset Bangunan/Penyenggaraan Pencegahan (PyC)

Disiplin Awam/Mekanikal/Elektrik/Arkitek

Tarikh Pelaksanaan Mingguan ( hingga )

Nama Pekerja Yang
Ditugaskan

Bil Aktiviti Tarikh Tempoh

Pelaksanaan Pemeriksaan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 89

20.4 Skop 2:
Pengurusan Aduan
i. Pengurusan aduan perlu dibuat bagi memastikan semua pemegang
taruh(stakeholder) dilayan sejajar dengan SLA dan Piagam
Pelanggan.
i. Pengurusan aduan dilaksanakan setelah aduan dibuat dan arahan
kerja diberikan oleh POF.

20.4.1 Panduan Pengurusan Aduan

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 90

Lampiran 14
JKR.GPOPBW.7

Borang Aduan

Pengemasan (Housekeeping)

Benda Purba

JKR.GPOPBW.7

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 91

20.5 Skop 3:
Penyediaan Arahan Kerja

i. POF perlu mengeluarkan arahan kerja untuk semua aktiviti yang akan
dijalankan. Contoh aktiviti tersebut ialah seperti yangberikut:
a. Aktiviti penyenggaraan pencegahan yang dijadualkan.
b. Permintaan oleh stakeholder/pelanggan disebabkan oleh
kerosakan/aduan atau perkara lain.
c. Penemuan audit.
d. Penemuan hasil daripada pemeriksaan kendiri atau self-
finding.

i. Tujuan Arahan Kerja adalah seperti yangberikut:
a. Memastikan setiap arahan kerja dapat dilaksanakan oleh staf
atau kontraktor mengikut bidang tugas masing-masing dan
ditutup setelah disahkan dari segi spesifikasi dan piawaian
yang ditetapkan.
b. Memantau kemajuan kerja dengan mengambil kira kos tenaga
kerja dan ketersediaan sumber.

ii. POF perlu mendapatkan khidmat nasihat Konservator Kerajaan untuk
menyemak aktiviti kerja yang diarahkan agar mengikut spesifikasi
operasi dan penyenggaraan yang sebenar.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 92

Borang Arahan Kerja Lampiran 15
JKR.GPOPBW.8
No. Arahan Kerja:
No. Aduan: Tarikh & Masa :
Tarikh & masa terima aduan :
A. Butiran Arahan Kerja

Nama Pekerja : __________________________ No. Pekerja ___________________________________________
Jangkaan Tarikh & _____________________________________
Tarikh & Masa : __________________________ Masa Mula Kerja
Jangkaan Tarikh & _____________________________________
Terima Masa tamat Kerja

Jangkaan : __________________________

Tempoh Kerja

B. Butiran Kerosakan

Keutamaan Kerosakan : ___________________________ Keterangan ____________________________________________

Punca/ kemungkinan : ___________________________ Lampiran Bergambar (Jika : ________________________
Penyebab ___________________________ Perlu __________________________________________________

C. Butiran Alat Ganti

No. Alat Ganti / : _____________ Keterangan : _____________ Jenis Isu (D/ I) ____________________
: _____________
Komponen : _____________ Kos (Jika perlu) ____________________

Unit Bahan : _____________ Kos Alat Ganti / Kuantiti __________________________
Digunakan
Komponen

Kuantiti : _____________ Peralatan Khas

Dikembalikan

**D= Pembelian Terus (Direct Issue), I=Inventori

D. Pelaksana :
Nama Kontraktor / Pihak Berkaitan
:
No. Pendaftaran CIDB :
:
Lantikan Mula Kerja
Tarikh Siap Kerja
Kos Akhir
E. Tindakan Operasi Aset / Pembaikan (PyB) / Pencegahan (PyC)

Tindakan _______________________________________________________________________________________________

Tempoh _________________________
Tandatangan ___________________________________________
Cap Nama & Jawatan _____________________________________
Tarikh / Masa ____________________________________________

F. Perakuan Kerja Siap Tidak Siap (Batal/ Cancel)
Status Arahan Kerja: Tidak Siap (Tidak Laksana):

Siap (Ulasan............................................................................ )
Tidak Siap (K.I.V – Pegawai Penguasa / Pengurusan /
Pelanggan)

Tidak Siap (Pengubahsuaian/ Renovation)

Tandatangan : Tandatangan :
__________________________
Cap Nama & Pengesahan oleh Pegawai Penyelia ____________________________
Jawatan
Tarikh & Masa : Pengesahan oleh Pihak Pengadu (Jika
__________________________
Berkenaan)
: __________________________
Cap Nama & :

Jawatan ______________________________________________

Tarikh & Masa ________________________________________

Tandatangan _________________________________________

Pengesahan oleh Pegawai Operasi

Fasiliti

Cap Nama & :

Jawatan ______________________________________________

Tarikh & Masa ________________________________________

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 93

20.6 Skop 4:
Pelaksanaan Arahan Kerja
PSF perlu memastikan Arahan Kerja daripada POF dilaksanakan dengan
tepat dan teratur.

20.6.1 Panduan Pelaksanaan Arahan Kerja

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 94

20.7 Skop 5:

Pendaftaran dan Pengemaskinian Rekod Alat Ganti

i. Antara tujuan Pendaftaran dan Pengemaskinian Rekod Alat Ganti
adalah seperti yang berikut:
a. Memastikan alat ganti berada dalam kuantiti yang mencukupi dan
dapat disediakan untuk memenuhi keperluan kerja pada setiap
masa.
b. Menentukan jumlah masa downtime dan seterusnya kepuasan
hati pelanggan.
c. Memastikan penggunaan ruang simpanan, kos memesan, harga
pembelian dan modal yang terlibat diambil kira supaya pusingan
stok alat ganti berada pada kadar yang optimum dan pembaziran
dapat dielakkan.

ii. Aktiviti pendaftaran alat ganti merangkumi:
a. Pendaftaran setiap jenis alat ganti yang diterima dan digunakan di
premis berkenaan.
b. Proses kerja pengurusan termasuk:
i. Pendaftaran alat ganti.
ii. Maklumat inventori alat ganti.
iii. Rekod dan maklumat pembekal alat ganti.

iii. Jumlah alat ganti perlu disimpan mengikut had yang sesuai.

iv. Semua maklumat pembekal perlu direkod bagi mendapatkan segala
maklumat mengenai alat ganti yang digunakan terhadap aset semasa
pelaksanaan kerja.

v. Khidmat nasihat Konservator Kerajaan diperlukan untuk menyemak
pendaftaran dan rekod alat ganti agar memenuhi keperluan operasi
dan penyenggaraan bangunan warisan.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 95

20.7.1 Panduan Penyediaan Pendaftaran dan Pengemaskinian RekodAlat
Ganti

PSF Mendaftar maklumat alat ganti (Rujuk Borang Rekod
PPSF Alat Ganti: JKR.MPOP.14-1 dan Borang Maklumat
Status Alat Ganti: JKR.MPOP.12-3) yang diterima
dan digunakan.

Memasukkan atau mengemas kini alat
ganti/peralatan seperti berikut:

a. Nama alat ganti.
b. Tahap kritikal alat ganti (rendah, sederhana,

tinggi).
c. Tahap Pesanan Kuantiti yang Ekonomi

(Economic Order Quantity/EOQ):
i. Penggunaan Kerap (Fast moving).
ii. Penggunaan Biasa (Slow moving).
iii. Kecemasan/Segera (Emergency).

d. Paras untuk Kuantiti Stok:
i. Paras Maksimum.
ii. Paras Menokok Stok (Ordering Level).
iii. Paras Minimum (Lead Time Delivery).

e. Lokasi dalam Stor.
f. Tarikh Tamat Jaminan (Warranty Expired Date).
g. Tarikh Tamat Hayat (Shelf Life Expired Date).
h. Maklumat Pembekal (Pilih dari Senarai):

i. Nama Pembekal.
ii. Nombor telefon.
iii. Muat naik dokumen yang berkaitan –

Manual Pengguna.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 96

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 97

Lampiran 16
Borang Pendaftaran dan Pengemaskinian Rekod Alat Ganti

JKR.GPOPBW.9

Naik Taraf/ Ubah Suai

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 98

Lampiran 17

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 99

Lampiran 18
JKR.GPOPBW.11

MAKLUMAT STATUS ALAT GANTI

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 100

20.8 Skop 6: Laporan Bulanan

i. POF perlu menyediakan laporan setiap bulan bagi memantau
prestasi pengurusan operasi dan penyenggaraan yang
dilaksanakan secara dalaman untuk memastikan tiada masalah dan
aduan yang tidak dapat diselesaikan.

ii. Ia juga perlu untuk melihat sejauh mana keberkesanan strategi
penyenggaraan yang dirancang di dalam PPOS.

iii. Penemuan masalah lebih awal akan dapat mengurangkan impak
terhadap prestasi pengurusan operasi dan penyenggaraan sesuatu
premis.

iv. POF perlu mengemukakan Laporan Bulanan kepada Konservator
Kerajaan sebagai rujukan.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 101

20.8.1 Panduan Penyediaan Laporan Bulanan

POF Mengarahkan PSF menyediakan laporan tahunan.

PSF Mengumpulkan semua maklumat berikut untuk
dimasukkan ke dalam laporan bulanan:

i. Maklumat Kontrak Penyenggaraan
ii. Tadbir Urus Penyenggaraan
iii. Carta Organisasi dan Pelan Komunikasi Penyenggaraan
iv. Bayaran Kemajuan Interim
v. Status Penyenggaraan Berjadual
vi. Status Keselamatan dan Kesihatan
vii. Ringkasan Analisis Penyenggaraan dan Arahan Kerja

Penyenggaraan
viii. Pendaftaran dan Maklumat Alat Ganti
ix. Penggunaan Utiliti (Bil)

x. Kajian Kepuasan Pelanggan dan Staf
xi. Isu dan Permasalahan Kerja Penyenggaraan
xii. Gambar Kerja-kerja Penyenggaraan
xiii. Pematuhan Undang-Undang, Peraturan dan Standard

Penyenggaraan

POF Menyediakan Laporan Bulanan untuk diserahkan
kepada pelangan sebagai satu medium pemantauan
prestasi kerja UPF.

Membentangkan keputusan Laporan Bulanan dalam
mesyuarat bersama-sama pelanggan pada setiap akhir
bulan.

Boleh menggunakan mesyuarat bersama-sama
pelanggan sebagai platform untuk meningkatkan
pengetahuan pelanggan mengenai kepentingan
penyenggaraan.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 102

Lampiran 19

Borang Penyediaan Laporan Bulanan

JKR.GPOPBW.12

LAPORAN BULANAN
KERAJAAN MALAYSIA

TAHUN :
KEMENTERIAN :
JABATAN/ AGENSI :

PREMIS :
No.DPA

:

*Borang ini terpakai untuk peringkat Agensi Kerajaan dan premis. Laporan adalah
mengikut keperluan Agensi Kerajaan dan premis masing-masing.

Muka surat 1/11

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 103

KANDUNGAN

1.0 Maklumat Kontrak Penyenggaraan
2.0 Tadbir Urus Penyenggaraan
3.0 Carta Organisasi dan Pelan Komunikasi Penyenggaraan
4.0 Laporan Bayaran Kemajuan Interim
5.0 Laporan Penyenggaraan Berjadual
6.0 Laporan Status Keselamatan dan Kesihatan
7.0 Laporan Ringkasan Analisis Penyenggaraan dan Arahan Kerja Penyenggaraan
8.0 Laporan Pendaftaran dan Maklumat Alat Ganti
9.0 Laporan Penggunaan Utiliti (Bil)
10.0 Laporan Kajian Kepuasan Pelanggan dan Staf
11.0 Laporan Isu dan Permasalahan Kerja Penyenggaraan
12.0 Laporan Bergambar Kerja-Kerja Penyenggaraan
13.0 Laporan Pematuhan Undang-Undang, Peraturan dan Standard Penyenggaraan

Muka surat 2/11

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 104

1.0 MAKLUMAT KONTRAK PENYENGGARAAN
Menjelaskan maklumat mengenai kontrak kerja penyenggaraan aset.

2.0 TADBIR URUS PENYENGGARAAN
Menjelaskan struktur tadbir urus dan jumlah staf yang telah disediakan dalam
melaksanakan operasi pengurusan penyenggaraan aset Kerajaan Agensi Kerajaan.

3.0 CARTA ORGANISASI DAN PELAN KOMUNIKASI
Struktur organisasi dan pelan komunikasi perlu disediakan bagi menerangkan
organisasi pelaksanaan operasi pengurusan penyenggaraan aset.

4.0 LAPORAN BAYARAN KEMAJUAN INTERIM
Menerangkan senarai tuntutan bayaran kerja penyenggaraan dengan mengambil
kira penolakan nilai penalti kepada kontraktor.

5.0 LAPORAN STATUS KERJA SIAP MENGIKUT JADUAL
5.1 Menerangkan dua jenis jadual kerja operasi dan penyenggaraan, iaitu:
a. Operasi Aset (Pembersihan Bangunan/Landskap/Kawalan Keselamatan
dan lain-lain).
b. Penyenggaraan Pencegahan (PyC).

5.2 Menjelaskan tahap pencapaian kerja-kerja penyenggaraan pencegahan yang
sebenar dengan kerja yang dirancang.

5.3 Menjelaskan bilangan keseluruhan kerja-kerja penyenggaraan berjadual
mengikut kategori, iaitu:
i. Jumlah Keseluruhan Perancangan Penyenggaraan Pencegahan
Berjadual.
ii. Jumlah Keseluruhan Penjadualan Semula Kerja Penyenggaraan.
iii. Jumlah Permintaan Buka Arahan Kerja.
iv. Jumlah Tutup Arahan Kerja.
v. Jumlah Arahan Kerja dibawa Bulan Hadapan.

Muka surat 3/11

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 105

6.0 LAPORAN STATUS KESELAMATAN DAN KESIHATAN
Menerangkan senarai semak peralatan utama sistem perkhidmatan bangunan
(mekanikal dan elektrik) dan menunjukkan tahap status kefungsian.

7.0 LAPORAN RINGKASAN ANALISIS PENYENGGARAAN, DAN ARAHAN KERJA
PENYENGGARAAN (rujuk Buku Panduan Pengukuran Tahap Prestasi
Penyenggaraan Aset – TPPA).
7.1 Menerangkan status jumlah dan peratusan aduan setiap bulan dengan
mengikut kategori kerja penyenggaraan, iaitu:
a. Kerja Awam dan Struktur.
b. Kerja Seni Bina.
c. Kerja Mekanikal.
d. Kerja Elektrik.
e. Kerja Pembersihan.
f. Kerja Kawalan Makhluk Perosak.

7.2 Menerangkan peratusan buka arahan kerja secara penemuan sendiri dengan
mengikut kategori kerja penyenggaraan iaitu:
a. Kerja Awam dan Struktur.
b. Kerja Seni Bina.
c. Kerja Mekanikal.
d. Kerja Elektrik.
e. Kerja Pembersihan.
f. Kerja Kawalan Makhluk Perosak.

7.3 Menerangkan status buka arahan kerja penyenggaraan am dengan mengikut
kategori kerja penyenggaraan iaitu:
a. Kerja Awam dan Struktur.
b. Kerja Seni Bina.
c. Kerja Mekanikal.
d. Kerja Elektrik.
e. Kerja Pembersihan.
f. Kerja Kawalan Makhluk Perosak.

Muka surat 4/11

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 106

7.4 Menerangkan tempoh respons kerja penyenggaraan dengan berdasarkan:
a. Operasi Aset Bangunan.
b. Penyenggaraan Pembaikan (PyB).

7.5 Menerangkan laporan analisis kerja pemeriksaan penyenggaraan dengan
berdasarkan:
a. Sistem Mekanikal.
b. Sistem Elektrik.
c. Sistem Awam dan Struktur.

8.0 LAPORAN PENDAFTARAN DAN KEMAS KINI MAKLUMAT ALAT GANTI
Menerangkan laporan status jumlah peralatan alat ganti bangunan.

9.0 LAPORAN PENGGUNAAN UTILITI (BIL)
Menerangkan laporan status jumlah penggunaan utiliti (bekalan elektrik, bekalan air,
sistem pembetungan dan sistem telekomunikasi berserta dengan jumlah bayaran
bulanan.)

10.0 LAPORAN KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN DAN STAF (rujuk Buku Panduan
Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset – TPPA). Menerangkan laporan
status tahap kepuasan pelanggan dan staf yang menghuni bangunan tersebut
dengan berdasarkan kepada kategori berikut:

a. Seni Bina.
b. Mekanikal.
c. Elektrik.
d. Pembersihan.
e. Awam dan Struktur.
f. Landskap.

Muka surat 5/11

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 107

11.0 LAPORAN ISU DAN PERMASALAHAN KERJAPENYENGGARAAN
Menerangkan isu dan permasalahan operasi pengurusan penyenggaraan aset seperti
kehilangan barang, vandalisme, kerosakan bangunan dan sebagainya.

12.0 LAPORAN BERGAMBAR KERJA-KERJA PENYENGGARAAN
Menunjukkan laporan bergambar kerja-kerja sebelum dan selepas penyenggaraan.

13.0 LAPORAN PEMATUHAN UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN STANDARD
PENYENGGARAAN
Menerangkan sebarang perubahan perundangan, peraturan dan standard pengurusan
penyenggaraan bangunan.

14.0 RUJUKAN
Sebarang dokumen yang dirujuk dalam penyediaan laporan operasi pengurusan
penyenggaraan aset.

Disediakan oleh: Disahkan oleh:
...................................... ......................................
(Cap Nama dan Jawatan) (POF)
Tarikh: Tarikh:

Muka surat 6/11

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 108

CARTA ORGANISASI UNIT PENGURUSAN FASILITI

PEGAWAI OPERASI FASILITI
(POF)

Pengurus Perolehan dan Kontrak Pengurus Operasi Pengurus Pentadbiran dan Kewangan

Nama Nama Nama
E-mel E-mel E-mel
No. Tel. Pej: No. Tel. Pej: No. Tel. Pej:
No. Tel. Bimbit: No. Tel. Bimbit: No. Tel. Bimbit:

Penyelia Ruang, Parkir dan Kemudahan Pembangunan Penyelia Awam dan Struktur

Nama No. Tel. Bimbit: Nama No. Tel. Bimbit:
E-mel E-mel
No. Tel. Pej: No. Tel. Pej:

Penyelia Mekanikal Penyelia Majlis

Nama No. Tel. Bimbit: Nama No. Tel. Bimbit:
E-mel E-mel
No. Tel. Pej: No. Tel. Pej:

Penyelia Elektrik Penyelia Kawalan Keselamatan dan Bencana

Nama No. Tel. Bimbit: Nama No. Tel. Bimbit:
E-mel E-mel
No. Tel. Pej: No. Tel. Pej:

Penyelia Kejuruteraan ICT Penyelia SHEQ (Keselamatan dan Kesihatan Pekerja,
Alam Sekitar, Kualiti, Tenaga)

Nama No. Tel. Bimbit: Nama: No. Tel. Bimbit:
E-mel E-mel:
No. Tel. Pej: No. Tel. Pej:

Penyelia Pengemasan (Housekeeping) dan Pelupusan Penyelia Stor dan Inventori
Sisa Buangan

Nama No. Tel. Bimbit: Nama No. Tel. Bimbit:
E-mel E-mel
No. Tel. Pej: No. Tel. Pej:

Penyelia Landskap Penyelia Data dan Maklumat

Nama No. Tel. Bimbit: Nama No. Tel. Bimbit:
E-mel E-mel
No. Tel. Pej: No. Tel. Pej:

Penyelia Kawalan Makhluk Perosak Penyelia Khidmat Pelanggan

Nama No. Tel. Bimbit: Nama No. Tel. Bimbit:
E-mel E-mel
No. Tel. Pej: No. Tel. Pej:

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 109

Lampiran 20

BORANG LAPORAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

BIL JAWATAN BILANGAN

KONTRAK TAPAK KOSONG

1. Pengurus Fasiliti

2 Jurutera Awam

3 Jurutera Elektrik

4 Jurutera Mekanikal

5 Penolong Jurutera Awam

6 Penolong Jurutera Mekanikal

7 Chargeman

8 Juruteknik Awam

9 Juruteknik Mekanikal

10 Juruteknik Elektrik

11 Khidmat Pelanggan

12 Perkeranian

Lampiran 21

LAPORAN PENYENGGARAAN PENCEGAHAN (PyC) – KERJA KEJURUTERAAN

PENYENGGARAAN PENCEGAHAN TERANCANG

SISTEM RANCANG SEBENAR % PENCAPAIAN

Sistem Mekanikal

Sistem Elektrik

Sistem Awam dan
Struktur

JUMLAH

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 110

Lampiran 22

LAPORAN OPERASI ASET – BUKAN KERJA KEJURUTERAAN

PENYENGGARAAN PENCEGAHAN TERANCANG

SISTEM RANCANG SEBENAR % PENCAPAIAN

Kebersihan

Landskap

Kawalan Makhluk
Perosak

Pembuangan Sisa
Pepejal

Kawalan Keselamatan

JUMLAH

Lampiran 23

BORANG LAPORAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PERALATAN BANGUNAN

BIL PERALATAN BILANGAN BEROPERASI TAHAP CATATAN

FUNGSI

1 Sistem Chiller 6 6 100% Periksa Fasa
3

2 Fire Pump Set-Sprinkler 4 3 75% Trip 1 Duty
Pump perlu
ganti
Coupling.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 111

CONTOH LAPORAN ADUAN BAGI BULAN OGOS 2017

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 112

20.9 Rumusan Proses Kerja

POF Mengarahkan PSF menyediakan Senarai Kerja (Work
Schedule)

Menerima arahan POF untuk menyediakan Senarai Kerja
(Work Schedule1)0b7erdasarkan kerja secara mingguan atau
syif pekerja. (Rujuk Lampiran 11)

PSF Menyemak Senarai Aktiviti Kerja Pencegahan Atau
Pembaikan (Aduan). (Rujuk Lampiran 12).

Membuka Arahan Kerja setelah Senarai Aktiviti Kerja
Pencegahan Atau Pembaikan (Aduan) dikenal pasti. (Rujuk
Lampiran 13).

PPSF Menentukan dan menyemak keperluan sumber kewangan,
pekerja, peralatan dan alat ganti setelah Senarai Semak
Aktiviti Kerja Pencegahan Atau Pembaikan (Aduan)
telah ditentukan.
(Rujuk Lampiran 14)

PSF Mandaftar, memantau dan mengemas kini maklumat
penggunaan alat ganti.

PPSF Melaksanakan kerja mengikut Senarai Jadual Kerja
sehingga siap setelah semua keperluan mencukupi.

PSF Memantau dan menyemak pelaksanaan kerja yang telah
siap dilaksanakan PPSF sebelum menutup Arahan Kerja

PSF/ Menyediakan Laporan Bulanan untuk dihantar kepada POF
PPSF bagi semakan dan Pengesahan.
(Rujuk Lampiran 15).

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 113

PELAKSANAAN KERJA

CARTA ALIR TINDAKAN RUJUKAN / LAMPIRAN

M

1 Arahkan PSF untuk sediakan Senarai POF

Kerja secara mingguan atau syif
pekerja yang ditugaskan

Buka Arahan Kerja berdasarkan PSF

Senarai kerja yang telah dijadualkan PPSF
PSF
2 (Operasi/PyC/Permintaan

pelanggan/Aduan/Penemuan

Audit/Self Finding

3 Menyemak keperluan sumber
kewangan, pekerja, peralatan dan alat

ganti

Daftar, pantau dan kemas kini

4 maklumat penggunaan alat ganti

5 Pantau dan semak pelaksanaan kerja PSF
oleh PPSF

6 Tutup Arahan Kerja PSF
POF
Sediakan Laporan Bulanan

7 berdasarkan maklumat pelaksanaan

kerja yang disenaraikan

M Mula T PETUNJUK:

T Tamat PTF- Pegawai Teknikal Fasiliti
POF- Pegawai Operasi Fasiliti
PSF- Pegawai Senggara Fasiliti
PPSF- Penolong Pegawai
Senggara Fasiliti

Rajah 17: Carta Alir Pelaksanaan Kerja

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 114

Bahagian B

PBraohsaegisanKerja
Peringkat Pelaporan

Halaman ini sengaja dibiarkan kosong

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 116

PELAPORAN

PENGUKURAN ANALISIS DAN
PENILAIAN LAPORAN

PRESTASI

Laporan Bulanan JKR.PATA -
F7/2
Tahap Prestasi
Penyenggaraan Aset JKR.PATA-
F7/3
(TPPA)
JKR.PATA-3D
Indeks Petunjuk
Prestasi

(KPI -Key Performance
Index)

Tahap
Perkhidmatan
Dipersetujui
(Agreed Service

Level - ASL)

Rajah 18: Kerangka Peringkat Pelaporan

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 117

PROSES 5 21.0 PROSES 5: PENGUKURAN PENILAIAN PRESTASI

PENGUKURAN PENILAIAN PRESTASI 21.1 Pengenalan

i. Proses kelima bagi Proses Kerja Penyenggaraan Bangunan
Warisan ialah Pengukuran Penilaian Prestasi di bawah Peringkat
Pelaporan.

i. Bahagian ini menerangkan cara penyediaan status terkini prestasi
pelaksanaan operasi dan penyenggaraan aset di premis warisan
bagi tujuan pengukuran penilaian prestasi kerja yang telah
dilaksanakan.

ii. Pengukuran penilaian prestasi disediakan mengikut tempoh yang
ditetapkan oleh jabatan/agensi masing-masing dengan mengambil
kira pengukuran perkara tersebut:
a. Tempoh respons aduan, tindakan pelaksanaan aduan,
tindakan pembaikan dan PPOS.
b. Indeks kepuasan pelanggan dan staf.

21.2 Objektif
Tujuan pengukuran prestasi adalah seperti yang berikut:

i. Menyediakan maklumat terkini berkaitan dengan operasi dan
penyenggaraan.

i. Memastikan pengukuran tahap penilaian prestasi operasi dan
penyenggaraan di setiap premis dilaksanakan.

ii. Memastikan proses penilaian prestasi operasi dan penyenggaraan
dapat dilaksanakan dengan teratur dan bersistematik di setiap
premis.

iv. Memastikan semua aktiviti kerja direkodkan dan dianalisis untuk
tujuan pengukuran tahap prestasi penyenggaraan aset di premis.

v. Mengukur dan menilai tahap pencapaian prestasi berdasarkan
kepada KPI dan ASL.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 118

21.3 Skop

Skop aktiviti pelaksanaan penyediaan pelaporan merangkumi
penghasilan laporan yang disediakan oleh pekerja Jabatan/Kontraktor.
Semua maklumat berkaitan dengan operasi penyenggaraan dilaporkan
melalui:
i. Laporan Penyenggaraan Am/Rutin.
i. Laporan Penyenggaraan Pembaikan.
ii. Laporan Penyenggaraan Pencegahan.
iv. Laporan Status Arahan Kerja.
v. Laporan Operasi Pengurusan Aset dan Senggara.
vi. Laporan Utiliti.
vi. Laporan Aduan Pengguna.
vii. Laporan Tahap Prestasi POP Pencapaian PPU (KPI) Penyenggaraan.
ix. Laporan Anggaran Belanjawan mengurus POP.
x. Laporan Penggunaan Alat Ganti.
xi. Laporan Inventori Aset termasuk sijil jaminan (warranty).

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 119