Buku Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Edited

21.4 Proses Kerja Utama

POF Mengarahkan PSF melaksanakan proses penilaian prestasi
dengan merujuk KPI dan SLA yang telah ditetapkan.

PPSF Menyediakan maklumat bagi pengukuran penilaian prestasi
penyenggaraan dengan merujuk Buku Panduan Pengukuran
Tahap Prestasi Pengenggaraan Aset (TPPA).

PSF Membuat analisis penilaian prestasi.

PPSF Jika tidak dapat dicapai, PPSF perlu menyemak semula dan
melaksanakan proses penalti kepada pihak kontraktor (sekiranya
ada) dengan merujuk syarat-syarat kontrak.

Jika tahap prestasi penyenggaraan tercapai, keputusan Tahap Prestasi
Penyenggaraan Premis dihantar kepada PTF untuk dilaporkan pada Laporan
Status Penarafan Prestasi Aset Tak Alih (JKR.PATA.3D).

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 120

PENGUKURAN PENILAIAN PRESTASI

CARTA ALIRAN TINDAKAN LAMPIRAN / RUJUKAN

M

1 Mengarahkan PSF POF
melaksanakan Penilaian Prestasi

Penyenggaraan berdasarkan KPI

dan SLA

Mendapatkan maklumat (KPI PPSF Buku Panduan Tahap
PSF Prestasi Penyenggaraan
2 dan CSS) melalui rekod PSF
POF Aset (TPPA)
Pencapaian Laporan Operasi
dan Penyenggaraan POF Buku Panduan Tahap
Prestasi Penyenggaraan
3 Menganalisis pencapaian tahap
Aset (TPPA)
prestasi operasi dan
penyenggaraan Syarat Kontrak berkuat
kuasa
4 Tidak Capai
(COC for O&M Services
5 Penalti 2018)
Kontraktor
JKR.PATA-3D(TPATA)
Ya

Menyediakan Laporan Tahap

6 Penilaian Prestasi Operasi dan

Penyenggaraan kepada PTF

M Mula T
T Tamat

Rajah 19: Carta Alir Pengukuran Penilaian Prestasi

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 121

PROSES 6 21.5 Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset
i. POF perlu melaporkan prestasi operasi dan penyenggaraan
ANALISIS DAN LAPORAN menggunakan borang JKR.PATA-3D yang merangkumi pencapaian
status penyenggaraan aset dan kajian kepuasan pelanggan setiap
premis.
i. Panduan penyediaan tahap prestasi penyenggaraan hendaklah
berdasarkan Buku Panduan Pengukuran Tahap Prestasi
Penyenggaraan Aset (TPPA).

21.6 Pengurusan Peralihan Kontrak
i. Pengurusan Peralihan Kontrak bertujuan untuk membantu proses
peralihan kontrak operasi dan penyenggaraan sedia ada kepada
kontrak yang baru dilaksanakan secara sempurna dan teratur tanpa
gangguan operasi dan organisasi premis.
i. Peralihan kontrak yang baik membantu Pasukan UPF (Tenaga
Jabatan) atau kontraktor menjalankan pelaksanaan operasi dan
penyenggaraan secara berkesan dengan menyediakan Pelan
Pengurusan Risiko premis sebelum proses pengalihan berlaku.
(Rujuk: Garis Panduan Pengurusan Risiko Fasiliti, JKR).
ii. Tempoh peralihan bergantung kepada jenis perolehan, tempoh
perancangan kontrak serta tahap ketersediaan premis untuk
diambil alih seperti rekod penyenggaraan terdahulu, lukisan siap
bina, senarai aset terkini, manual operasi dan penyenggaraan, rekod
sijil dan perundangan bagi sistem M&E yang lengkap perlu
disediakan oleh pemilik premis.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 122

Rajah 20: Tempoh Peralihan Kontraktor
22.0 PROSES 6: ANALISIS DAN LAPORAN

22.1 Pengenalan
i. Penyediaan Laporan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan ini
bertujuan untuk menyediakan maklumat terkini berkaitan dengan
operasi dan penyenggaraan premis tahunan.
ii. Laporan ini boleh dijadikan input dalam penyediaan POPA yang lebih
mantap pada masa akan datang.
iii. Antara objektifnya adalah seperti yang berikut:
a. Menyediakan analisis daripada hasil pengukuran prestasi
penyenggaraan.
b. Menyediakan Laporan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan
berdasarkan analisis pengukuran prestasi penyenggaraan
tahunan bagi mengemas kini maklumat dalam PPOS.
c. Memastikan proses pelaporan dilaksanakan dengan teratur dan
sistematik.

22.2 Skop

Antara skop kerja yang perlu dilaksanakan dalam Aktiviti 6: Analisis dan
laporan adalah seperti yang berikut:

i. Analisis Jurang Pencapaian PPOS dan Lesson Learnt.
ii. Laporan Tahunan.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 123

22.3 Analisis Jurang Pencapaian PPOS dan Lesson Learnt
i.
PPOS yang disediakan pada awal tahun perlu disemak semula
ii. untuk memastikan pelan tersebut dilaksanakan seperti yang
dipersetujui. Panduan penyediaan analisis jurang seperti di
Lampiran 16.
Selain menganalisis PPOS, POF juga perlu menyediakan analisis
terhadap sistem dan proses kerja (lessons learnt) yang berfungsi
untuk menilai semula proses sedia ada bagi tujuan
penambahbaikan berterusan dan pemantapan proses kerja.

22.3.1 Panduan Penyediaan Analisis Jurang

POF Mengumpulkan semua maklumat seperti yang terdapat dalam . PPOS
sebagai penanda aras untuk menganalisis prestasi pengurusan operasi dan
penyenggaraan yang telah dilaksanakan sepanjang tempoh yang
dipersetujui.

Membuat perbandingan pencapaian yang diperolehi dengan nilai asal yang
dipersetujui.

Setiap varian yang diperoleh dapat membantu POF mengenal pasti
kelemahan dan seterusnya mengambil langkah penambahbaikan bagi
program penyenggaraan pada masa akan datang.

Hasil analisis juga membantu menjustifikasikan POPA pada masa akan
datang.

Maklumat harga, jenama, usia dan tempoh hayat aset dapat diperolehi
daripada analisis dan dikumpulkan sebagai maklumat untuk menyediakan
kos kitaran hayat (life cycle cost) bagi aset di premis.

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 124

Lampiran 24

Borang Laporan Tahunan

G aris Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 125

22.4 Laporan Tahunan

i. POF perlu menyediakan laporan tahunan yang mengandungi
analisis pencapaian perancangan dan kewangan operasi.

ii. Laporan tahunan mengandungi maklumat pencapaian prestasi skop,
SLA dan sumber yang perlu disalurkan kepada TPATA.

22.4.1 Panduan Penyediaan Laporan Tahunan

POF Mengarahkan PSF menyediakan Laporan Tahunan.
Laporan Tahunan yang dimaksudkan merupakan
PSF maklumat akhir mengenai prestasi penyenggaraan di
POF premis yang diperlukan oleh dashboarding JPAK untuk
melihat sejauh mana pencapaian pengurusan

Mengisi borang JKR.PATA.F7/2 dan JKR.PATA.F7/3 dan
seterusnya memajukan borang tersebut kepada PTF
negeri.

Menggunakan maklumat tersebut untuk merancang kerja
operasi dan penyenggaraan pada masa akan datang.

118

Pengisian Borang JKR.PATA-3D sebagai laporan JKPAK
(fasiliti) Agensi.

G aris Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 126

Lampiran 25

Borang Laporan Penyenggaraan dan Perbelanjaan Aset
Tak Alih (Peringkat Premis)

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 127

Lampiran 26
Borang Laporan Penyenggaraan dan Perbelanjaan Aset Tak Alih

(Peringkat Daerah/Negeri/Wilayah/Agensi/Kementerian

Garis Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 128

22.5 Rumusan Proses Kerja

PSF Mengarahkan PPSF untuk melaksanakan pengumpulan
maklumat berkaitan dengan penyediaan Laporan
Tahunan Operasi dan Penyenggaraan Aset
(JKR.PATA.F7/2 dan JKR.PATA.F/3).

PSF Menyediakan analisis jurang bagi PPOS yang telah
dilaksanakan.

Membentangkan hasil laporan analisis jurang kepada
POF bagi tujuan penyediaan Laporan Tahunan.

Sekiranya laporan telah lengkap, maklumat akan
dimajukan kepada POF untuk tujuan pelaporan PSPA.

PENGUKURAN ANALISIS DAN LAPORAN

CARTA ALIRAN TINDAKAN LAMPIRAN / RUJUKAN

M

Mengarahkan PPSF untuk

1 mengumpulkan maklumat bagi PSF JKR.PATA.F7/2
penyediaan Laporan Tahunan JKR.PATA.F7/3

Melaksanakan Analisis Jurang

2 berdasarkan pencapaian PPOS PSF

3 Pembentangan Laporan Analisis PSF
Jurang kepada POF

Tidak Menyemak POF
POF
4 Ya

Menyediakan Laporan Tahap

5 Penilaian prestasi Operasi dan
Penyenggaraan kepada PTF

M Mula T Tamat T

Rajah 21: Carta Alir Analisis dan Laporan
G aris Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 129

Dokumen Tamat
G aris Panduan Pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Bangunan Warisan 130