ARAHAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN 2012

ARAHAN
KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

2012

KOPERASI PELABURAN PEKERJA-PEKERJA KEJORA KOTA TINGGI BERHAD

muslihah sulaiman
[COMPANY NAME] [Company address]

ARAHAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN
KOPERASI PELABURAN PEKERJA-PEKERJA KEJORA KOTA TINGGI BERHAD

“Pengurusan Kewangan” didefinisikan sebagai TATACARA MENGURUS, MERANCANG dan
MENGAWAL KEWANGAN untuk kegunaan semasa dan kegunaan pada masa hadapan. Secara
ringkasnya, pengurusan kewangan melibatkan penyelesaian masalah kewangan koperasi dan
pentadbiran aktiviti-aktiviti kewangan koperasi supaya memberi pulangan yang baik kepada anggota-
anggota dan koperasi.

Anggota Lembaga Koperasi memikul tanggungjawab besar dalam menguruskan kewangan koperasi.
Dalam menjalankan aktiviti, Lembaga hendaklah BERHEMAT dan BERTEKUN seperti lazimnya
dilakukan oleh mereka yang terlibat dalam perniagaan. Tindakan undang-undang boleh diambil jika
terbukti penyelewengan berlaku. Seksyen 45 (1) Akta Koperasi 1993 menjelaskan
TANGGUNGJAWAB Anggota Lembaga seperti berikut :

“Dalam perjalanan hal-ehwal sesuatu koperasi berdaftar, anggota-anggota Lembaga
Koperasi berdaftar itu hendaklah berhemat dan bertekun seperti ahli-ahli perniagaan
yang biasa dan hendaklah betanggungan secara bersesama dan berasingan bagi apa-apa
kerugian yang ditanggung oleh sebab kegagalan mereka berhemat dan bertekun
sedemikian atau oleh sebab apa-apa perbuatan yang bertentangan dengan peruntukan-
peruntukan Akta ini, peraturan-peraturan, undang-undang kecil koperasi berdaftar itu
atau arahan mesyuarat agungnya.”

Dalam mengurus kewangan koperasi Anggota Lembaga Koperasi juga mesti bertanggungjawab,
berdisiplin dan cekap supaya koperasi maju dan dapat memberi perkhidmatan yang lebih baik kepada
anggota dan bukan anggota.

Pada menjalankan kuasa yang diberikan oleh seksyen 58 Akta Koperasi 1993, Lembaga membuat
arahan berikut :
Nama, mula berkuat kuasa dan pemakaian :

(a) Arahan ini bolehlah dinamakan Arahan Kewangan dan Perakaunan 2012 Koperasi
Pelaburan Pekerja-pekerja KEJORA Kota Tinggi Berhad.

(b) Arahan ini hendaklah mula berkuat kuasa pada 1hb. Januari 2012.
(c) Arahan ini hendaklah terpakai hanya bagi Koperasi Pelaburan Pekerja-pekerja KEJORA

Kota Tinggi Berhad dan subsidiarinya.

Bertarikh :

ISI KANDUNGAN

MUKA SURAT

PRAKATA............................................................................................................................................i
PENDAHULUAN ...............................................................................................................................1
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB .................................................................................................2
PENGURUSAN BELANJAWAN ......................................................................................................6
REKOD-REKOD KEWANGAN ........................................................................................................8

(i) AM .........................................................................................................................................8
(ii) TERIMAAN ........................................................................................................................10
(iii) BAYARAN..........................................................................................................................13
(iv) CEK .....................................................................................................................................15
(v) PETI KESELAMATAN / PETI BESI.................................................................................17
(vi) JURNAL AM.......................................................................................................................18
(vii) ASET TETAP ......................................................................................................................19
(viii) PELABURAN SYER / SEKURITI.....................................................................................20
(x) PINJAMAN ANGGOTA ....................................................................................................22
(xi) DAFTAR SEWA (PREMIS / BANGUNAN DAN TANAH) ............................................23
(xii) BUKU LOG KENDERAAN RASMI PEJABAT ...............................................................23
(xiii) SURAT EDARAN PENGESAHAN ANGGOTA ..............................................................23
(xiv) REKOD JUALAN ...............................................................................................................24
(xv) STOK PERDAGANGAN....................................................................................................25
(xvii) MINIT-MINIT MESYUARAT ...........................................................................................28
(xviii) ATURAN-ATURAN TABUNG .........................................................................................28
PEROLEHAN KERJA, BEKALAN DAN PERKHIDMATAN.......................................................29
PENGURUSAN STOR......................................................................................................................32
PELUPUSAN BARANG...................................................................................................................40
KEHILANGAN DAN PROSEDUR HAPUS KIRA.........................................................................46

JUALAN, SEWAAN DAN PAJAKAN ............................................................................................54
PENYATA KEWANGAN TAHUNAN............................................................................................55

(i) AM .......................................................................................................................................55
(ii) AKAUN PERDAGANGAN DAN UNTUNG RUGI .........................................................59
(iii) AKAUN PEMBAHAGIAN KEUNTUNGAN ...................................................................60
(iv) KUNCI KIRA-KIRA ...........................................................................................................62
(v) NOTA KEPADA AKAUN DAN LAPORAN-LAPORAN BERKAITAN........................65
(vi) PENYATA SUMBER DAN PENGGUNAAN WANG / PENYATA ALIRAN TUNAI ..71
JAWATANKUASA AUDIT DALAM .............................................................................................73

PRAKATA

Arahan Kewangan dan Perakaunan Koperasi Pelaburan Pekerja-pekerja KEJORA Kota
Tinggi Berhad adalah satu garis panduan yang disediakan untuk kemudahan sistem
pengurusan Koperasi.

2. Arahan ini adalah hasil beberapa siri perbincangan yang telah diadakan di antara pihak
Pentadbir dan Pengurusan. Pihak Pentadbir terdiri daripada Pengerusi, Setiausaha dan
Bendahari. Manakala pihak Pengurusan diwakili oleh pegawai-pegawai daripada Bahagian
Pentadbiran dan Kewangan. Gabungan usaha kedua-dua pihak telah berjaya menghasilkan
satu garis panduan yang merangkumi peraturan dan arahan semasa.

3. Arahan ini telah disediakan selaras dengan dasar, pekeliling dan peraturan kewangan
yang sedang berkuat kuasa sekarang. Asas kepada penyediaan Arahan adalah sebagaimana
berikut :

(i) Sebagai rujukan dan garis panduan mengenai pengurusan kewangan dan
perakaunan Koperasi;

(ii) Untuk mengelakkan kekeliruan tentang pemakaian arahan-arahan yang
berkaitan dengan aktiviti kewangan dan perakaunan.

4. Arahan ini mengandungi 11 bab yang mempunyai kuasa dan tatacaranya masing-
masing.

5. Adalah menjadi tanggungjawab Pengurus untuk memastikan pegawai yang
menjalankan kewajipan kewangan memberi perhatian dan mematuhi sepenuhnya Arahan ini.
Kegagalan atau keengganan mematuhi, tidak mematuhi kecuaian atau alasan tidak
mengetahui atau tidak memahami Arahan ini tidak akan diterima dan tidak melepaskan
pegawai yang bertanggungjawab dari tindakan tatatertib.

6. Adalah menjadi harapan Koperasi Pelaburan Pekerja-pekerja KEJORA Kota Tinggi
Berhad agar Arahan ini dapat disemak sekurang-kurangnya sekali setahun untuk

i

dikemaskini dan dimantapkan supaya sentiasa selaras dengan peraturan kewangan atau
perkembangan dasar Koperasi yang baru.
Dengan persetujuan Anggota Lembaga, Arahan ini berkuat kuasa mulai 1hb. Januari 2012.
(AHMAD BIN ABDULLAH)
Bendahari
Koperasi Pelaburan Pekerja-pekerja KEJORA Kota Tinggi Berhad
Tarikh :

ii

BAB 1
PENDAHULUAN

BAB 1
PENDAHULUAN

Bagi menjalankan kuasa yang diberikan di bawah Seksyen, Akta
Koperasi 1993, Lembaga dengan ini membuat peraturan berikut :

1.1 Peraturan ini dinamakan Arahan Kewangan dan Perakaunan Nama
Koperasi Pelaburan Pekerja-pekerja KEJORA Kota Tinggi Berhad

2011.

1.2 Pegawai adalah bertanggungjawab untuk memahami dan mematuhi Tanggungjawab
Arahan ini. Kegagalan untuk memahami dan mematuhi Arahan ini untuk mematuhi

peraturan

adalah dianggap sebagai melanggar perintah dan boleh membawa

kepada tindakan tatatertib dan surcaj ke atas pegawai yang

bertanggungjawab.

1.3 Sekiranya terdapat percanggahan di antara peruntukan undang- Peruntukan undang-

undang mesti

undang dengan amalan dan prinsip perakaunan yang diterima umum, dipatuhi

maka peruntukan undang-undang mestilah dipatuhi.

1.4 Mengenai sesuatu tafsiran yang sebenarnya terkandung di dalam Keputusan Lembaga

Arahan ini, keputusan Lembaga adalah muktamad. adalah muktamad

1.5 Sebarang perubahan kepada Arahan ini hanya boleh dibuat dengan Perubahan kepada
peraturan diluluskan

mendapatkan kelulusan bertulis daripada Lembaga. oleh Lembaga

1

BAB 2
TUGAS DAN
TANGGUNGJAWAB
PENGURUSAN KEWANGAN
DAN PERAKAUNAN

0

BAB 2
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

2.1 Lembaga hendaklah menguruskan segala hal ehwal kewangan Kepentingan
Koperasi dengan cekap, jujur dan amanah serta memastikan Anggota mestilah
bahawa kepentingan Anggota terpelihara setiap masa. terpelihara

2.2 Lembaga hendaklah mematuhi Surat Pekeliling terkini mengenai Peranan ALK dan
Peranan dan Tanggungjawab dalam Pengurusan Kewangan dan Pegawai
Perakaunan Koperasi.

2.3 Tugas dan tanggungjawab Lembaga termasuk perkara berikut: Tugas dan
Tanggungjawab
2.3.1 Memastikan bahawa segala hal ehwal Koperasi dan anak Anggota Lembaga
syarikat diuruskan secara professional ;

2.3.2 Menubuhkan, mentadbir dan mengawal sesuatu
Kumpulan Wang seperti yang diperuntukkan dalam
Akta Koperasi;

2.3.3 Memperuntukkan punca kewangan menurut keutamaan
projek untuk dimasukkan dalam bajet;

2.3.4 Meluluskan setiap anggaran perbelanjaan Koperasi yang
lengkap untuk kelulusan Mesyuarat Agung seperti
diperuntukkan dalam Akta;

2.3.5 Menerima dan menimbangkan laporan berkala daripada
Bahagian Kewangan yang dikehendaki di bawah Arahan
2.8;

2.3.6 Memastikan mendapatkan balik segala wang yang kena
dibayar kepada Koperasi;
2

2.3.7 Memastikan wujudnya sistem kewangan dan
perakaunan serta kawalan dalaman yang baik dan
berkesan;

2.3.8 Menimbangkan laporan atau pemerhatian yang
dibangkitkan oleh Juruaudit Luar dan Juruaudit Dalam
dan mengambil langkah atau tindakan yang sewajarnya;

2.3.9 Memastikan Arahan ini dan undang-undang lain dan
arahan yang berkaitan dengan kewangan serta
perakaunan dipatuhi;

2.3.10 Memastikan siasatan dan tindakan sewajarnya diambil
bagi kes yang menyalahi Arahan ini serta peraturan
kewangan dan perakaunan lain.

2.4 Lembaga tidak dibenarkan memberi pinjaman kepada Lembaga Pinjaman kepada Anggota

yang lain atau menyediakan jaminan terhadap Lembaga. Lembaga

2.5 Lembaga boleh melantik pegawai dan penjawat lain dari semasa ke Melantik pegawai
semasa mengikut perjawatan yang diluluskan mengikut Akta.

2.6 Lembaga hendaklah mengguna pakai syarat perkhidmatan Syarat perkhidmatan
termasuk syarat dan kadar gaji, upah serta faedah kewangan lain
seperti diguna pakai oleh Kerajaan yang mana berpatutan.

2.7 Pengurus bertanggungjawab untuk :

2.7.1 Menentukan tunai disimpan di akaun semasa atau Tanggungjawab Pengurus
simpanan tetap di bank / syarikat kewangan berlesen

atau bank perdagangan yang telah diluluskan oleh

Suruhanjaya Koperasi Malaysia; dan

2.7.2 Memastikan bahawa tanggungjawab pengurusan

kewangan dan perakaunan dinyatakan dengan jelas

3

dalam bentuk senarai tugas yang bertulis serta had kuasa
perwakilan dalam menjalankan tugas tersebut. Pegawai
itu tidak boleh melepaskan tanggungjawab dengan cara
mewakilkan tugas kepada pegawai bawahannya.

2.8 Pengurus Kewangan hendaklah bertanggungjawab kepada Tanggungjawab Pengurus

pengurus dalam perkara-perkara berikut : Kewangan Koperasi

2.8.1 Segala urusan berkaitan dengan hal ehwal kewangan dan
perakaunan serta penyenggaraan buku rekod yang
teratur dan kemas kini, termasuk sistem kawalan
dalaman yang mencukupi untuk melindungi daripada
berlakunya kehilangan wang tunai dan barang
disebabkan kecuaian, penipuan (fraud) atau tidak
mematuhi peraturan. Sistem ini hendaklah
didokumentasikan secukupnya dalam bentuk manual
dan arahan yang kemas kini;

2.8.2 Mengemukakan dengan segera laporan bertulis terhadap
pelanggaran Arahan ini serta peraturan kewangan dan
perakaunan lain; dan

2.8.3 Mengemukakan laporan berkala mengenai prestasi
operasi kewangan dan laporan lain.

2.9 Buku Minit Mesyuarat Lembaga hendaklah disenggarakan dan

Minit mesyuarat Lembaga

disimpan di Ibu Pejabat dan hendaklah berhak dilihat oleh

Juruaudit pada setiap masa yang munasabah.

2.10 Kerani Am adalah bertanggungjawab menyenggara daftar untuk
merekodkan setiap kali meteri (cop mohor) digunakan. Daftar
digunakan itu hendaklah mengandungi maklumat berikut :
2.10.1 Tujuan surat ikatan, dokumen atau surat cara yang telah
dimeteri;

4

2.10.2 Tarikh surat ikatan, dokumen atau surat cara itu; dan
2.10.3 Butiran seperti nama, alamat dan nombor kad

pengenalan pihak terlibat dalam dokumen.
2.11 Lembaga dan Pengurus hendaklah memastikan rekod perakaunan Penyenggaraan rekod perakaunan

serta daftar lain disenggarakan dan disokong dengan dokumen
lengkap.
2.12 Rekod yang dimaksudkan dalam Arahan 2.11 hendaklah disimpan Penyimpanan rekod
di Ibu Pejabat atau pejabat lain yang sesuai dan sentiasa tersedia
untuk pemeriksaan Juruaudit.
2.13 Penyata Kewangan Tahunan Koperasi hendaklah dikemukakan Penyata Kewangan Tahunan

Koperasi

dengan rasminya kepada Juruaudit Luar mengikut jadual yang
telah ditetapkan.
2.14 Semua buku akaun dan rekod Koperasi hendaklah disimpan

Semua buku akaun dan rekod

dengan cermat selama ENAM TAHUN SELEPAS DIAUDIT. Koperasi hendaklah disimpan
Buku dan rekod yang hendak dimusnahkan hendaklah terlebih dengan cermat
dahulu mendapat kelulusan Lembaga dan permohonan tersebut
hendaklah disalinkan kepada Juruaudit Dalam.

5

BAB 3
PENGURUSAN
BELANJAWAN

BAB 3
PENGURUSAN BELANJAWAN

3.1 Belanjawan Koperasi bertujuan untuk membantu Pengurusan Tujuan Belanjawan
Koperasi dalam merancang dan mengawal operasi. Ia digunakan
untuk membuat ramalan tentang kedudukan dan prestasi kewangan
Koperasi pada masa sekarang, masa lepas atau masa hadapan. Ia
juga merupakan alat kawalan perbelanjaan.

3.2 Seksyen 14 Peraturan-peraturan Koperasi 1993 memperuntukkan
‘setiap koperasi berdaftar mesti menyediakan satu belanjawan
tahunan yang jelas menunjukkan segala butiran pendapatan dan
perbelanjaan.’

3.3 Proses penyediaan belanjawan bagi sesuatu tempoh kewangan Prinsip penyediaan
memerlukan langkah-langkah berikut : belanjawan

3.3.1 Objektif Koperasi dalam tahun kewangan tersebut
ditentukan supaya selaras dengan objektif jangka
panjang Koperasi dan ini juga menjadi asas penting bagi
tindakan yang perlu diambil.

3.3.2 Maklumat dikumpul dan ramalan dibuat dengan
mengambil kira faktor-faktor dalaman dan luaran.

3.3.3 Ambil kira faktor terhad (limited factors) di Koperasi
atau tentukan tindakan yang perlu diambil.

3.3.4 Jenis belanjawan yang disediakan adalah berdasarkan
kepada jenis kegiatan koperasi seperti belanjawan tunai,
belanjawan jualan, belanjawan pendapatan dan
perbelanjaan, belanjawan membeli aset tetap dan kunci
kira-kira.

6

3.3.5 Melaksanakan perancangan dengan menyediakan
keperluan kewangan dan sumber lain yang berpatutan
atau menggubal sistem pengurusan, kewangan dan
kawalan operasi yang berpatutan.

3.3.6 Kaji semula dan awasi perkembangan belanjawan bagi
jangka masa tertentu (selepas 3 bulan, 6 bulan atau 12
bulan) supaya keputusan yang diperolehi sama seperti
yang dirancang. Tindakan ini perlu jika keadaan
persekitaran berubah, tindakan yang diambil tidak
berkesan atau usaha yang tidak selaras dengan keputusan.

3.4 Ketua bagi setiap projek atau aktiviti adalah bertanggungjawab Tanggungjawab Pegawai
menyediakan dan mengemukakan belanjawan projek atau aktiviti projek/aktiviti
masing-masing ke Bahagian Kewangan apabila diminta berbuat
demikian.

3.5 Pengurus hendaklah merancang program dan aktiviti untuk Kawalan belanjawan
memastikan perbelanjaan yang dirancang tidak melampaui
peruntukan yang diluluskan. Peruntukan tambahan atau pindah
peruntukan hendaklah diuruskan mengikut kuasa sedia ada
sebelum membiayai perbelanjaan yang melampaui peruntukan.

3.6 Perbelanjaan yang melebihi 5% daripada belanjawan hendaklah
disenaraikan dan dibawa ke Mesyuarat Agung untuk diluluskan.

3.7 Lembaga boleh memindah peruntukan dalam belanjawan di antara Kuasa pindah peruntukan
pelbagai butiran perbelanjaan. Kuasa memindahkan peruntukan
dalam belanjawan tertakluk kepada kelulusan Mesyuarat Agung.

7

BAB 4
REKOD-REKOD KEWANGAN

(i) AM

BAB 4
REKOD-REKOD KEWANGAN

(i) AM

4.1 Adalah menjadi tanggungjawab Bendahari Koperasi untuk Tanggungjawab Bendahari
menyenggara dan menyimpan akaun-akaun Koperasi dan
menyediakan segala-segala-galanya dengan sempurna dan kemas
kini supaya dapat diperiksa pada bila-bila masa oleh pihak
berkuasa yang dibenarkan.

4.2 Menurut Peraturan 29 (3), sebuah koperasi berdaftar hendaklah Penyimpanan rekod
menyimpan semua rekod (buku, akaun dan rekod) selama ENAM perakaunan
TAHUN SELEPAS AUDIT.

4.3 Dalam menyenggara sistem perakaunan yang baik, prosedur
berikut hendaklah dipatuhi:

4.3.1 Pengelasan akaun pendapatan dan perbelanjaan
hendaklah disediakan sejajar dengan pekeliling yang
berkaitan bagi membolehkan perbandingan di antara
prestasi sebenar dengan unjuran dapat dibuat;

4.3.2 Semua rekod akaun hendaklah disokong oleh resit, baucar
dan jurnal yang disahkan, dikawal serta didokumenkan
dengan betul;

4.3.3 Pindaan atau pemadaman angka tidak dibenarkan dalam
Buku Tunai, Baucar atau dokumen lain. Jika pembetulan
perlu dibuat, angka asal hendaklah dibatalkan dengan
menggariskannya sekali sahaja supaya angka asal dapat
dilihat dengan jelas. Angka yang betul ditulis di baris atas
angka asal dan pembetulan itu ditandatangan ringkas oleh

8

pegawai yang diberi kuasa. Dokumen kewangan yang
tidak mematuhi Arahan ini hendaklah ditolak.
Penggunaan pen atau pensel yang boleh dipadam atau
cecair pembetulan untuk membetulkan catatan di dalam
dokumen atau rekod kewangan adalah dilarang;
4.3.4 Seksyen 58 (4) Akta Koperasi 1993 menyatakan rekod-
rekod dan dokumen-dokumen kewangan hendaklah
disimpan di pejabat koperasi berdaftar dan terbuka untuk
disemak oleh mana-mana orang yang diberi kuasa oleh
Suruhanjaya Koperasi Malaysia (SKM);
4.3.5 Urus niaga-urus niaga yang dilakukan oleh Koperasi
hendaklah segera dicatat di dalam Buku Tunai dan buku
lain tidak lewat dari 30 hari menurut Seksyen 58 (2) Akta
Koperasi 1993; dan
4.3.6 Buku Tunai hendaklah diselaraskan dengan penyata bank
untuk menyediakan penyata penyesuaian bank pada setiap
akhir bulan. Penyata penyesuaian bank hendaklah
disemak dan ditandatangani oleh Pengurus dan Bendahari.

9

BAB 4
REKOD-REKOD KEWANGAN

(ii) TERIMAAN

(ii) TERIMAAN

4.4 Terimaan tunai hendaklah menggunakan buku resit berpendua,
bernombor siri dan ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa
oleh Lembaga dari semasa ke semasa. Penggunaan resit sementara
tidak dibenarkan sama sekali – Pekeliling Kemajuan
Pentadbiran/Pengurusan Koperasi Bil. 2 Tahun 1993 para 2.1.

4.5 Resit hendaklah dibuka/ditulis oleh Kerani Koperasi, disemak oleh
Pegawai Pengurusan atau Pegawai Operasi dan ditandatangani
oleh Pegawai Kewangan atau Pegawai Pengurusan.

4.6 Resit-resit terimaan hendaklah disemak kandungannya terlebih
dahulu sebelum digunakan dan satu SIJIL PENGESAHAN dibuat
bagi tujuan tersebut.

4.7 Resit yang rosak hendaklah ditandakan atau dicop ‘BATAL’ dan Resit tidak boleh dipinda
tidak dikoyak atau dibuang. Manakala resit batal hendaklah
dipalang dan dilampirkan bersama resit asal.

4.8 Pembetulan atau potongan pada resit hendaklah disahkan oleh
pegawai yang diberi kuasa.

4.9 Buku resit yang tidak digunakan hendaklah disimpan di tempat Penyimpanan buku resit
berkunci dan pergerakan stok buku resit hendaklah direkodkan. belum guna

4.10 Satu daftar yang menunjukkan semua buku resit yang diterima dan Daftar buku resit
dikeluarkan hendaklah disimpan oleh Kerani Am. Setiap catatan
terimaan dan keluaran hendaklah ditandatangani oleh pegawai
yang menerima dan mengeluarkan dengan segera.

4.11 Semua buku resit yang masih digunakan hendaklah disimpan Penyimpanan buku resit
dengan selamat apabila tidak digunakan. yang diguna

10

4.12 Pegawai tidak boleh menerima wang melainkan jika ia dibenarkan Kebenaran bertulis untuk
secara bertulis oleh Lembaga untuk berbuat demikian. Pengurus menerima wang
hendaklah menyenggara suatu rekod mengenai pemberian kuasa
sedemikian. Setiap bahagian haruslah terdapat seorang Pemungut
pada setiap masa.

4.13 Peraturan membuka mel adalah sebagaimana berikut : Membuka mel

4.13.1 Kerani Am adalah bertanggungjawab membuka mel dan
hendaklah menyenggara satu daftar bagi maksud
merekodkan penerimaan wang, dokumen atau barang
berharga yang diterima melalui pos atau penghantaran.
Selepas mel dibuka beliau hendaklah juga menurunkan
tandatangan ringkas dalam daftar itu;

4.13.2 Semua butiran yang berkaitan hendaklah dicatatkan dalam
daftar itu seperti tarikh diterima, nama pengirim, nombor
cek, amaun dan perihal dokumen atau barang;

4.13.3 Kerani Am adalah bertanggungjawab bagi mengakaun
butiran itu atau menyimpan barang yang diterima,
hendaklah menurunkan tandatangan ringkas.

4.14 Pemungut menurut budi bicaranya boleh menerima cek / local
order / sebagai pembayaran. Segala cek / local order hendaklah
dibuat untuk dibayar atas nama Koperasi dan hendaklah dipalang
‘Akaun Penerima Sahaja’. Cek yang tidak dipalang hendaklah
dipalang sedemikian apabila diterima.

4.15 Segala wang terimaan tidak boleh digunakan untuk membuat
pembayaran secara tunai atau apa-apa tujuan yang lain melainkan
kebenaran bertulis daripada Lembaga diperolehi.

11

4.16 Pastikan segala terimaan dimasukkan ke dalam Bank atas nama Memasukkan terimaan ke
Koperasi dengan SEGERA atau 24 jam daripada sesuatu dalam bank
penerimaan.

4.17 Terimaan yang tidak dimasukkan ke dalam Bank tidak boleh
dibawa keluar dari pejabat operasi dan PETI KESELAMATAN /
PETI BESI digunakan untuk menyimpan wang tunai yang tidak
dibankkan.

4.18 Jika urusan banyak melibatkan penerimaan tunai, SISTEM
KAWALAN perlu berkesan.

12

BAB 4
REKOD-REKOD KEWANGAN

(iii) BAYARAN

(iii) BAYARAN

4.19 Semua pembayaran hendaklah dibuat melalui cek yang berpalang Cek hendaklah dipalang
‘Akaun Penerima Sahaja’ kecuali di atas sebab-sebab yang
munasabah boleh dibayar dengan cek terbuka atau dibatal palang.
Ini bermakna bayaran secara tunai tidak dibenarkan kecuali
perbelanjaan runcit yang tidak melebihi RM50.00 yang diuruskan
melalui sistem panjar runcit. Koperasi juga perlu mengadakan
peraturan pembelian barang-barang untuk keperluan Koperasi dan
amalkan prosedur secara TENDER atau SEBUT HARGA bagi
pembelian melibatkan belanja besar. [Pekeliling Kemajuan
Pentadbiran/Pengurusan Koperasi Bil.2 Tahun 1993 para 2.2].
Had penggunaan / pengeluaran tunai runcit Koperasi bagi setiap
transaksi adalah sebagaimana berikut :

4.19.1 Tidak melebihi RM50 bagi Bahagian Pentadbiran; Pembayaran daripada wang
panjar runcit
4.19.2 Tidak melebihi RM200 bagi Projek Stesen Minyak /
Kedai Mesra, Ladang Sungai Kahang dan Desaru
Penawar Inn; dan

4.19.3 Tidak melebihi RM100 bagi Projek Taska.

4.20 Setiap baucar bayaran hendaklah dilampirkan dengan dokumen-
dokumen penyokongnya seperti invois, resit atau sebagainya.

4.21 Baucar-baucar bayaran berserta dokumen penyokongnya
hendaklah dicop sebagai ‘TELAH DIBAYAR’. Ini bertujuan untuk
mengemaskan lagi sistem pembayaran di Koperasi serta untuk
mengelakkan berlakunya bayaran dua kali atau sebagainya.

4.22 Setiap format baucar bayaran hendaklah dilengkapkan dengan
ruangan untuk tandatangan bagi pegawai yang menyediakan,
menyemak dan meluluskan bayaran.

13

4.23 Baucar-baucar hendaklah terlebih dahulu ditandatangani kelulusan Kelulusan pembayaran
bayaran oleh Bendahari bagi urusan pembayaran melalui cek / bank
draf / rentas dan Pegawai Kewangan bagi urusan pembayaran
melalui wang panjar runcit sebelum pembayaran dibuat.

4.24 Jika terdapat potongan/pembetulan pada baucar bayaran, pastikan
pembetulan dan pelarasan dibuat ditandatangani oleh pegawai
yang menyediakan.

4.25 Pastikan segala borang tuntutan (perjalanan dan sebagainya)
dicatat dengan lengkap dan betul, dilampirkan dengan dokumen-
dokumen penyokongnya dan diluluskan oleh Pengerusi /
Setiausaha bagi tuntutan oleh Lembaga dan Pengurus dan Pegawai
Pengurusan bagi tuntutan oleh kakitangan koperasi.

14

BAB 4
REKOD-REKOD KEWANGAN

(iv) CEK

(iv) CEK

4.26 Seseorang pegawai tidak dibenarkan membuka akaun rasmi
Koperasi di bank tanpa kebenaran Lembaga.

4.27 Pegawai Kewangan yang bertanggungjawab bagi akaun bank
hendaklah memeriksa buku cek dengan serta-merta apabila
diterima daripada bank untuk menentukan bahawa tiada sesuatu
cek yang hilang.

4.28 Pastikan cek-cek yang belum digunakan disimpan di tempat yang
selamat dan berkunci di bawah jagaan Pegawai Kewangan.

4.29 Cek-cek yang tersilap tulis perlulah dicop ‘BATAL’ dan disimpan
pada kaki cek untuk tujuan pengauditan.

4.30 Cek yang dikeluarkan oleh Koperasi hanya laku dalam tempoh
enam (6) bulan dan hendaklah dicop sedemikian.

4.31 Cek yang masih belum ditunaikan pada akhir tempoh enam (6)
bulan dari tarikh ianya dikeluarkan hendaklah dianggap sebagai
terbatal. Pelarasan yang perlu hendaklah dibuat dalam buku yang
berkaitan.

4.32 Semua cek yang dikeluarkan oleh Koperasi hendaklah Menandatangani cek
ditandatangan oleh Pentadbir Koperasi (Pengerusi, Bendahari dan
Setiausaha) yang diberi kuasa secara bertulis oleh Lembaga.

4.33 Pegawai yang menandatangani cek hendaklah bertanggungjawab Tanggungjawab pegawai
memastikan bahawa amaun tersebut adalah betul, genap tempoh yang menandatangani cek
dan kena dibayar berasaskan pada baucar bayaran dan dokumen
yang disertakan.

15

4.34 Semua cek hendaklah dipalang ‘Akaun Penerima Sahaja’ kecuali Cek hendaklah berpalang
apabila kebenaran khusus diberi oleh Lembaga.

4.35 Permintaan untuk membuka palang cek hendaklah dikemukakan Membuka palang cek
kepada Pentadbir Koperasi yang akan menggunakan budi bicara
untuk menentukan sama ada cek itu patut dibuka atau tidak.

4.36 Jika cek Koperasi didapati hilang atau salah letak sebelum Kehilangan cek yang
diniagakan, pembayaran ganti boleh dibuat jika penerima bayaran dikeluarkan oleh Koperasi
memberitahu berkenaannya secara bertulis kepada pegawai yang
mengeluarkan cek. Pegawai berkenaan hendaklah mengambil
tindakan serta-merta untuk menahan pembayaran ke atas cek itu.
Selepas disahkan oleh bank bahawa pembayaran telah ditahan, satu
cek baru boleh dikeluarkan.

16

BAB 4
REKOD-REKOD KEWANGAN

(v)PETI KESELAMATAN /
PETI BESI

(v) PETI KESELAMATAN / PETI BESI

4.37 Hanya peti besi yang kukuh, terjamin dan mempunyai kunci atau
menggunakan kunci kombinasi boleh digunakan untuk menyimpan
wang. Tiada wang kecuali wang runcit boleh disimpan di tempat
lain selepas waktu pejabat. Peti besi hendaklah mempunyai dua
anak kunci yang dipegang oleh dua orang pegawai yang
bertanggungjawab dan hendaklah dari semasa ke semasa
mengesahkan dan memperakukan kandungan peti besi.

4.38 Semua wang tunai yang tidak dapat dibankkan dan barang berharga
lain yang diterima oleh Koperasi hendaklah disimpan di dalam peti
besi dengan seberapa segera dan direkodkan di dalam buku log
yang disediakan. Pengeluaran wang tunai daripada peti besi juga
perlu direkodkan dan disahkan oleh pegawai-pegawai Koperasi.

4.39 Kombinasi kod besi hendaklah ditukar setiap kali terdapat Peti besi yang
pertukaran pegawai atau pada masa disyaki bahawa kombinasi kod mempunyai kunci
telah diketahui oleh orang yang tidak dibenarkan. kombinasi

4.40 Sekiranya berlaku kehilangan anak kunci peti besi, kehilangan itu Kehilangan anak kunci
hendaklah dilaporkan serta-merta kepada Pengurus. Pengurus
hendaklah membuat aturan alternatif sementara bagi menyimpan
selamat kandungan peti besi itu dan pertukaran anak kunci peti besi
hendaklah diuruskan secepat mungkin.

4.41 Tiada pegawai boleh menyimpan atau membenarkan selain Hanya untuk simpanan
daripada wang Koperasi disimpan di dalam peti besi kecuali wang Koperasi
dengan kebenaran khas Pengurus.

17

BAB 4
REKOD-REKOD KEWANGAN

(vi) JURNAL AM

(vi) JURNAL AM
4.42 Koperasi hendaklah menyelenggarakan dengan kemaskini jurnal

am untuk merekodkan pelarasan, pembetulan dan lain-lain urus
niaga.
4.43 Semua pindahan hendaklah disokong dengan jurnal baucar dan
setiap jurnal baucar hendaklah disemak oleh Pengurus dan
diluluskan oleh Bendahari.

18

BAB 4
REKOD-REKOD KEWANGAN

(vii) ASET TETAP

(vii) ASET TETAP
4.44 Daftar aset tetap hendaklah diselenggarakan dengan kemaskini,

teratur dan lengkap.
4.45 Tentukan aset-aset dilindungi oleh polisi insurans yang

secukupnya.
4.46 Pastikan semua aset yang dibeli adalah atas nama Koperasi.
4.47 Tentukan susut nilai / pelunasan aset dibuat selaras dengan

prinsip-prinsip perakaunan dari segi kiraan dan konsistensi.
4.48 Tentukan juga kaedah serta dasar penjualan / pelupusan aset

diikuti.
4.49 Pastikan penghapusan aset telah mendapat kelulusan Mesyuarat

Agung.
4.50 Dokumen-dokumen pemilikan aset hendaklah disimpan di

tempat yang selamat.

19

BAB 4
REKOD-REKOD KEWANGAN

(viii) PELABURAN SYER /
SEKURITI

(viii) PELABURAN SYER / SEKURITI
4.51 Daftar pelaburan syer / sekuriti hendaklah diselenggarakan

dengan kemaskini, teratur dan lengkap.
4.52 Pelaburan syer / sekuriti hendaklah disimpan di tempat yang

selamat.
4.53 Pastikan semua pelaburan syer / sekuriti yang dibeli adalah atas

nama Koperasi.
4.54 Tentukan semua pendapatan daripada pelaburan syer / sekuriti

telah direkodkan ke lejar yang berkaitan.
4.55 Penjualan dan pembelian pelaburan syer / sekuriti adalah

mengikut peraturan-peraturan, dasar-dasar yang ditetapkan dan
telah mendapat kelulusan yang diperlukan.
4.56 Bagi pelaburan syer yang tidak siar harga, tentukan ‘persediaan
ke atas harga kos’ sekiranya perlu dengan menyemak akaun
syarikat-syarikat berkenaan.

20

BAB 4
REKOD-REKOD KEWANGAN
(ix) MODAL SYER / YURAN

ANGGOTA

(ix) MODAL SYER / YURAN ANGGOTA

4.57 Daftar modal syer dan yuran anggota hendaklah
diselenggarakan oleh Kerani Keahlian dengan kemaskini,
teratur dan lengkap.

4.58 Tentukan jumlah baki-baki akaun individu di dalam daftar
modal syer / yuran anggota diselaraskan dengan baki di lejar am
secara berkala.

4.59 Pastikan dividen yang tidak dibayar secara tunai dalam tempoh
30 (tiga puluh) hari dari tarikh dividen itu diisytiharkan
dikreditkan ke akaun modal yuran anggota. Perkara 66(2) UUK.

4.60 Sebuah daftar yang berasingan hendaklah diselenggarakan
dengan kemaskini dan lengkap bagi merekod syer-syer yang
telah ditebus oleh Koperasi daripada anggota-anggota yang
telah berhenti.

4.61 Sijil-sijil modal syer anggota hendaklah diserahkan kepada
anggota-anggota yang layak memenuhi syarat.

4.62 Kemasukan dan pemberhentian anggota-anggota hendaklah
diselaraskan mengikut Peraturan dan Undang-undang Kecil
Koperasi.

21

BAB 4
REKOD-REKOD KEWANGAN

(x) PINJAMAN ANGGOTA

(x) PINJAMAN ANGGOTA

4.63 Rekod-rekod berupa daftar pinjaman anggota hendaklah
diselenggarakan dengan kemaskini, teratur dan lengkap.

4.64 Tentukan jumlah baki-baki akaun individu di dalam daftar
pinjaman diselaraskan dengan baki di lejar am secara berkala.

4.65 Borang-borang pinjaman (Borang semakan, Borang permohonan
dan Borang terma-terma Perjanjian) perlu diisi dengan lengkap
dan kemaskini sebelum disahkan oleh Jawatankuasa Kerja
Pinjaman. Borang-borang tersebut perlu mengandungi
maklumat-maklumat berikut :
4.65.1 Tandatangan saksi kepada penjamin;

4.65.2 Tandatangan penjamin;

4.65.3 Tandatangan pegawai yang menyemak, mengesahkan dan
meluluskan pinjaman; dan

4.65.4 Maklumat peminjam yang lengkap.

4.66 Borang-borang / Dokumen permohonan pinjaman yang telah
diproses dan pinjamannya telah diluluskan hendaklah
dimasukkan ke dalam fail individu anggota berserta jadual
pembayaran dan disimpan di tempat yang selamat dan berkunci.

4.67 Pinjaman yang diberi hendaklah diselaraskan mengikut Peraturan
dan Undang-undang Kecil Koperasi.

4.68 Jika ada pinjaman-pinjaman bertindih, pastikan pinjaman lama
diselaraskan atau pun diselesaikan dan direkodkan dengan cara
yang betul.

22

BAB 4

REKOD-REKOD KEWANGAN

(xi) DAFTAR SEWA (PREMIS / BANGUNAN
DAN TANAH)

(xii) BUKU LOG KENDERAAN RASMI
PEJABAT

(xiii) SURAT EDARAN PENGESAHAN
ANGGOTA

(xi) DAFTAR SEWA (PREMIS / BANGUNAN DAN TANAH)

4.69 Sebuah daftar sewa perlulah diselenggarakan dengan sempurna
dan dikemaskinikan setiap bulan untuk menentukan berapakah
sewa yang perlu diterima dan yang masih belum diterima.

4.70 Koperasi juga perlu menyelenggarakan rekod bagi bangunan-
bangunan atau tanah yang Koperasi sewakan. Ini bagi
menentukan sama ada Koperasi masih terhutang sewa atau
sebaliknya.

(xii) BUKU LOG KENDERAAN RASMI PEJABAT
4.71 Memandangkan Koperasi mempunyai kenderaan sendiri, segala

perbelanjaan seperti pembelian minyak, penyelenggaraan
kerosakan dan sebagainya adalah ditanggung oleh Koperasi.
Sebuah buku log perlu disediakan bagi setiap kenderaan. Buku ini
mustahak disimpan dan diselenggarakan agar Pihak Pengurusan
Koperasi dapat memantau dan memeriksa tugas-tugas rasmi yang
dilaksanakan oleh penggunanya dan ia perlu direkodkan dengan
lengkap dan sempurna.

(xiii) SURAT EDARAN PENGESAHAN ANGGOTA
4.72 Satu surat edaran bagi mengesahkan baki modal syer / yuran dan

pinjaman kepada anggota hendaklah dilaksanakan sekurang-
kurangnya sekali setahun terutamanya pada akhir tahun.

23

BAB 4
REKOD-REKOD KEWANGAN

(xiv) REKOD JUALAN

(xiv) REKOD JUALAN
4.73 Rekod-rekod mengenai jualan minyak, kedai mesra, kelapa sawit,

bilik dan upah jagaan kanak-kanak hendaklah direkodkan dengan
tepat, lengkap dan kemaskini.

4.74 Rekod-rekod jualan minyak, kedai mesra, bilik dan upah jagaan
kanak-kanak (Laporan Tunai Jualan Harian – RTJH / DRSR)
hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang menyediakan iaitu
Penyelia-penyelia, disemak oleh Bahagian Kewangan dan
disahkan oleh Pengurus.

4.75 Rekod / laporan jualan kelapa sawit hendaklah diperolehi
daripada kilang di mana kelapa sawit itu dijual untuk direkodkan
dan disimpan dengan sempurna.

4.76 Jika terdapat potongan atau pelarasan pada dokumen Koperasi
seperti RTJH/DRSR, pastikan terdapat tandatangan pengesahan
pembetulan oleh Pengurus atau Pengurus Stesen.

4.77 Pastikan setiap Cancelled item hendaklah ditandatangani oleh
Pengurus Stesen.

4.78 Semua terimaan jualan hendaklah dimasukkan ke dalam bank
atas nama Koperasi dengan SEGERA dan disokong dengan resit
rasmi Koperasi.

24

BAB 4
REKOD-REKOD KEWANGAN

(xv) STOK PERDAGANGAN

(xv) STOK PERDAGANGAN

4.79 Pegawai Operasi perlu mengadakan kawalan dari semasa ke
semasa dengan menjalankan pemeriksaan ke atas baki-baki stok
pada setiap akhir bulan.

4.80 Pemantauan dan pengiraan secara fizikal merupakan satu
kawalan ke atas pergerakan dan keselamatan stok perdagangan
daripada berlakunya perkara-perkara yang tidak diingini seperti
kecurian atau sebagainya.

4.81 Pengiraan stok ditugaskan kepada pegawai yang bukan
bertanggungjawab mengurus dan menyimpan stok atau
mentadbir rekod stok.

4.82 Rekod stok atau catatan dilaksanakan oleh pegawai yang tiada
hubungan dengan penyimpanan dan pengurusan stok.

4.83 Rekod-rekod stok hendaklah diuruskan dengan baik dan
kemaskini dan ditandatangani oleh Pembantu Stor.

4.84 Pengeluaran dan kemasukan stok hendaklah dilakukan
menggunakan borang / surat permintaan yang diluluskan oleh
Pembantu Stor.

4.85 Pengurusan stok Koperasi hendaklah dilaksanakan sebagaimana Terimaan stok Koperasi
berikut :

4.85.1 Stok perlu diterima oleh Pembantu Stor dan kiraan
perlu dilakukan di hadapan pembekal dan setelah
masing-masing berpuas hati, tandatangan serta tarikh
perlu diturunkan pada bil atau invois berkenaan;

25

4.85.2 Bil atau invois tersebut perlu diserahkan kepada
Penyelia untuk direkodkan ke dalam sistem ISIS. Satu
laporan stok yang berkenaan, sebelum dan selepas
direkodkan ke dalam sistem perlu dicetak dan
dikepilkan bersama. Tandatangan serta tarikh perlu
diturunkan pada laporan receiving;

4.85.3 Pengurus stesen bertanggungjawab menyemak butiran
yang direkodkan ke dalam sistem ISIS dan tandatangan
serta tarikh diturunkan pada laporan receiving tersebut.
Bil atau invois yang telah lengkap hendaklah dihantar
ke pejabat Koperasi selewat-lewatnya tiga (3) hari
selepas penerimaan.

4.86 Tempat simpanan stok tidak boleh dimasuki oleh orang yang tidak
berkenaan kecuali Pembantu Stor dan Pengurus Stesen.

4.87 Stok hendaklah disusun dengan rapi, keselamatan terjamin dan
disenaraikan.

4.88 Stok-stok pihak ketiga (consignment) hendaklah direkodkan secara
berasingan.

26

BAB 4
REKOD-REKOD KEWANGAN
(xvi) SISTEM BAYARAN GAJI

KAKITANGAN DAN UPAH
PEKERJA