Kursus Audit Dalaman 90012015

KURSUS
AUDIT DALAMAN

MS ISO 9001:2015

1

OBJEKTIF KURSUS

Memahami tujuan, skop dan keperluan standard
ISO 9001:2015 dan kegunaannya dalam
melaksanakan audit kualiti dalaman
Merancang dan melaksanakan audit dalaman
Menyediakan laporan audit dalaman
Melakukan tindakan pembetulan dan susulan
terhadap penyimpangan-penyimpangan sistem
kualiti

2

Aturcara

Hari pertama

9.00 am : Pengenalan dan Objektif Kursus
: Kualiti dan Sistem Pengurusan Kualiti
10.30 am : Minum pagi
10.45 am : Pengenalan Audit
11.45 pm : Memahami Keperluan MS ISO 9001:2015
1.00 pm : Makan tengahari
2.15 pm : Memahami Keperluan MS ISO 9001:2015
3.30 pm : Minum petang
3.45 pm : Audit: Pendekatan Proses
5.00 pm : Bersurai

3

Aturcara

Hari kedua

9.00 am : Perancangan dan Persediaan Audit
10.30 am : Minum pagi
10.45 am : Pelaksanaan Audit
1.00 pm : Makan tengahari
2.15 pm : Pelaporan Audit
3.30 pm : Minum petang
3.45 pm : Susulan Audit
4.30 pm : Rumusan dan Penutup
5.00 pm : Bersurai

4

SESI 1
KUALITI DAN SISTEM
PENGURUSAN KUALITI

5

Pengenalan kepada ISO 9001

ISO adalah sebuah badan bersekutu antarabangsa
yang menggabungkan organisasi kualiti dari
seluruh dunia. Beribu pejabat di Geneva,
Switzerland, badan ini dianggotai oleh badan-
badan standard kebangsaan daripada lebih 150
buah negara. Malaysia menjadi ahli semenjak
tahun 1970-an.

6

Pengenalan kepada ISO 9001

ISO 9001:2015 – ialah SPK yang “generic”
“Generic” - sebab ianya boleh diterima pakai oleh
semua sektor industri (pengeluar, perkhidmatan)
dan sebarang saiz organisasi (kecil, besar dan
sederhana)
Tujuan ISO – membantu perdagangan
antarabangsa dengan membekalkan satu set
standard di mana semua orang mengenalnya dan
menghormati pengiktirafannya

7

STANDARD ISO 9001:2015

1. ISO 9000 Menerangkan asas-asas SPK dan
2. ISO 9001 menyediakan definisi-definisi kepada
perbendaharaan kata yang baru

Bukan digunakan sebagai spesifikasi

Menentukan keperluan-keperluan untuk
SPK di mana organisasi perlu
menunjukkan kebolehan nya untuk
menyediakan produk yang memenuhi
keperluan pelanggan dan keperluan-
keperluan perundangan dan bertujuan
meningkatkan kepuasan pelanggan

8

STANDARD ISO 9001:2015

3. ISO 9004 Menerangkan sistem kualiti yang melangkaui
keperluan-keperluan asas yang dinyatakan di
dalam ISO 9001

Digunakan sebagai panduan untuk
perkembangan & peningkatan sistem kualiti
selepas melaksanakan ISO 9001 – (Fasa Pasca
Persijilan)

Tidak digunakan sebagai spesifikasi

Menyediakan panduan yang mengambil kira
keberkesanan dan kecekapan SPK

4. ISO 19011 Menyediakan panduan kepada audit sistem

kualiti dan sistem pengurusan persekitaran

9

DEFINISI
(MS ISO 9000:2015)

Quality
A degree to which a set of inherent characteristics of

an objects fulfils requirement (Clause 3.1.1)

Requirement
need or expectation that is stated, generally implied

or obligatory (Clause 3.1.2)
Grade
category or rank given to different quality

requirements for products, processes or systems
having the same functional use (Clause 3.1.3)

10

CIRI-CIRI KUALITI

Barangan Perkhidmatan
Cantik Selesa
Tahan lama Cepat/Responsif
Selamat Sopan
Mudah diangkut Masa
… Tempoh masa
Ketepatan
Kesempurnaan
…

11

SISTEM PENGURUSAN KUALITI

(3.2.3 - ISO 9000:2015)

Kombinasi berbagai-bagai elemen yang 3.2.1 – sistem

berinteraksi dan bersepadu antara satu dengan

yang lain; 3.2.2 –sistem
pengurusan

untuk mewujudkan polisi dan objektif-objektif

dan mencapai objektif-objektif tersebut;

untuk mengurus dan mengawal organisasi yang

berkaitan dengan kualiti

12

SESI 2
PENGENALAN AUDIT

13

DEFINISI AUDIT

Menurut ISO 9000:2015, audit ditafsirkan sebagai:-
Suatu proses yang bersistematik, bebas dan
berdokumen dalam memperolehi bukti audit
dan menilainya secara objektif bagi
menentukan sejauh mana kriteria audit
dipenuhi.

14

Kriteria Audit AUDIT Bukti
Audit
Audit

Penemuan Audit

Kepatuhan Kesimpulan Audit Obs Ketidakpatuhan

Minor Major
Re-Audit
Persijilan

15

BUKTI AUDIT

Rekod, kenyataan fakta atau lain-lain maklumat yang
boleh disahkan dan relevan dengan kriteria audit.

Bukti audit boleh diperolehi daripada:
• temubual
• semakan dokumen
• pemerhatian
• semakan rekod

1A6-2

Kriteria Audit

Polisi-polisi, dokumentasi SPK dan keperluan-keperluan
standard dan perundangan

Eg;
• Policies, practices, procedures
• Legal and regulatory requirements
• Standard and guidelines

1A7-2

Penemuan Audit

Keputusan hasil daripada penilaian
yang dibuat ke atas bukti-bukti audit

berbanding dengan kriteria audit

Contoh:
Kepatuhan
Ketidakpatuhan
Pemerhatian

1A8-2

Kesimpulan Audit

Rumusan audit yang dikemukakan oleh pasukan audit
selepas membuat pertimbangan ke atas objektif audit
dan semua penemuan.

Contoh:
Kekuatan, kelemahan
dan ringkasan penemuan

19

KEPERLUAN ISO 9001:2015
TERHADAP AUDIT DALAMAN

Elemen untuk Audit Dalaman ialah
sebahagian dari klausa 9 dari ISO
9001:2015;
Iaitu; “Performance Evaluation”. Sub-klausa
adalah diterjemah seperti berikut;

20

9. Penilaian Prestasi

9.2 Audit Dalam

9.2.1 Organisasi perlu melaksanakan audit dalam dalam jangka masa yang
terancang bagi memberikan maklumat untuk menentukan sama ada SPK:
a)Memenuhi:

1) Keperluan organisasi terhadap SPK
2) Keperluan Standard Antarabangsa ini
b)Dilaksanakan dengan berkesan dan dipelihara

21

9. Penilaian Prestasi

9.2 Audit Dalam

9.2.2 Organisasi perlu:
a) Merancang, mewujudkan, melaksanakan dan memelihara program audit yang

meliputi kekerapan, kaedah, tanggungjawab, keperluan perancangan &
pelaporan, dengan mengambilkira objektif kualiti, kepentingan proses,
maklumbalas pelanggan, perubahan yang memberi kesan kepada organisasi
dan keputusan audit terdahulu;
b) Menentukan kriteria audit & skop setiap audit
c) Memilih auditor & melaksanakan audit bagi bagi memastikan ianya mempunyai
tujuan dan sebagai satu proses yang bebas;
d) Memastikan keputusan audit dilaporkan kepada pihak pengurusan yang
berkaitan
e) Melaksanakan pembetulan & tindakan pembetulan tanpa kelengahan
f) Memelihara maklumat berdokumen sebagai bukti pelaksanaan program audit &
keputusan audit

22

JENIS-JENIS AUDIT
Audit terbahagi kepada tiga (3) :

Audit Pihak Pertama (First Party Audit)
Pihak Kedua (Second Party Audit)
Audit Pihak Ketiga (Third Party Audit)

23

JENIS-JENIS AUDIT

1) AUDIT PIHAK PERTAMA ATAU AUDIT DALAMAN ( FIRST
PARTY AUDIT OR INTERNAL AUDIT)

Audit yang dijalankan untuk menilai/melihat terhadap sistem-
sistem, prosedur-prosedur dan aktivitinya bagi memastikan
perkara-perkara tersebut adalah mencukupi dan memenuhi
keperluan-keperluan yang dinyatakan.

Audit ini ‘memberitahu, pihak pengurusan samada polisi-polisi
(dasar-dasar) syarikat ditepati, sistem adalah berkesan
danlancar atau memerlukan perubahan

Ia boleh menjalinkan hubungan atau komunikasi dalam
organisasi/syarikat dan sebagai penggerak yang hebat

24

JENIS-JENIS AUDIT

2) AUDIT PIHAK KEDUA (SECOND PARTY AUDIT)
Audit yang dijalankan oleh sesebuah syarikat ke atas
pembekal-pembekalnya / subkontraktor
PENILAIAN TERHADAP PEMBEKAL DAN KEMAMPUANNYA

3) AUDIT PIHAK KETIGA (THIRD PARTY AUDIT)

Audit luaran yang dijalankan oleh pihak ketiga yang bebas
untuk menilai/melihat syarikat tersebut menepati keperluan
sistem dan keberkesanannya mencapai polisi syarikat.

Audit pematuhan(compliance) atau pengawasan(surveilance)

PERSIJILAN PIHAK KETIGA

25

JENIS AUDIT AUDIT AUDIT AUDIT
PIHAK PIHAK PIHAK
KRITERIA PER-1
KE-2 KE-3
Objektif Penilaian
Keberkesanan Keupayaan Pematuhan
Keperluan-keperluan Membekal Keperluan
Hubungkait Dalaman Standard
“Auditor-auditee” Kontrak
Skop Dokumen ISO 9001:2015
Dalaman SPK

US on US US on Them Them on US

Pengurusan Atasan Pelanggan Badan Pensijilan
- Kualiti Perolehan/
- Bahagian/Fungsi
Operasi

26

PERINGKAT-PERINGKAT AUDIT

Peringkat 1 ISO 9001 : 2015

Adequacy Audit (Audit Audit Dalaman
Kecukupan): Audit yang
dijalankan ke atas dokumentasi Adequacy
Sistem Kualiti bertujuan untuk
mengetahui tahap kecukupannya
memenuhi sesuatu standard

Peringkat 2 Audit Dalaman

Compliance Audit (Audit Compliance
Perlaksanaan) : Audit untuk
menentukan sejauh manakah sistem Audit Dalaman
yang didokumenkan telah dilaksanakan
dan mencapai objektif syarikat

Surveillance audit (Audit Surveillance

Pengawasan) - Audit untuk Audit Dalaman

memastikan sistem-sistem kualiti 27

adalah dipelihara

PERINGKAT-PERINGKAT AUDIT PERSIJILAN

1) AUDIT KECUKUPAN (ADEQUACY AUDIT) – Peringkat Pertama

Untuk mengetahui bahawa sistem telah didokumenkan bagi
memenuhi keperluan- keperluan standard, kehendak undang-undang
dan keperluan pelanggan.
Untuk mengetahui tahap kecukupan Sistem Kualiti yang telah
didokumenkan untuk memenuhi standard sistem kualiti.

2) AUDIT PELAKSANAAN (COMPLIANCE AUDIT) – Peringkat Kedua
Audit untuk menentukan sejauh manakah sistem yang didokumenkan
telah dilaksanakan dan berkesan untuk mencapai objektif organisasi,
kehendak undang-undang dan keperluan pelanggan.

28

PERINGKAT-PERINGKAT AUDIT

3) AUDIT PENGAWASAN (SURVEILANCE AUDIT)
Audit untuk memastikan perlaksanaan sistem-sistem kualiti
yang telah dibangunkan dapat dipelihara.
Untuk memastikan sistem tersebut ditingkatkan secara
berterusan dan mencapai kepuasan pelanggan.

29

Adakah prosedur audit dalaman anda
memenuhi keperluan ISO 9001:2015?

30

SESI 3

MEMAHAMI KEPERLUAN
ISO 9001:2015
(ULANGKAJI)

31

PDCA CYCLE

Quality Management System (4)

ORGANIZATION SUPPORT &
& ITS CONTEXT OPERATION

(4) (7,8)

CUSTOMER PLAN DO CUSTOMER
REQUIREMENTS SATISFACTION
PLANNING LEADERSH PERFORMANC
NEEDS & (6) IP (5) E RESULTS OF
EXPECTATIONS QMS
OF RELEVENT EVALUATION
INTERESTED (9) PRODUCT
PARTIES (4) S&
ACT CHECK
SERVICES

IMPROVEMEN
T (10)

32

STRUKTUR ISO 9001:2015

1. SCOPE
2. NORMATIVE REFERENCES
3. TERMS & DEFINITIONS
4. CONTEXT OF ORGANIZATION

4.1 Understanding the organization & its context
4.2 Understanding the needs & expectations of interested parties
4.3 Determining the scope of QMS
4.4 QMS & its processes
5. LEADERSHIP
5.1 Leadership & Commitment
5.2 Quality Policy
5.3 Organizational roles, responsibilities & authorities

33

STRUKTUR ISO 9001:2015

6. PLANNING FOR THE QMS
6.1 Actions to address risks & opportunities
6.2 Quality Objectives & planning to achieve them
6.3 Planning of changes

7. SUPPORT
7.1 Resources
7.2 Competence
7.3 Awareness
7.4 Communication
7.5 Documented Information

8. OPERATION
8.1 Operational planning & control
8.2 Determination of requirements for products & services

34

STRUKTUR ISO 9001:2015

8.3 Design & development of products & services
8.4 Control of externally provided products & services
8.5 Production & service provision
8.6 Release of products & services
8.7 Control of NC process outputs, products & services
9. PERFORMANCE EVALUATION
9.1 Monitoring, measurement, analysis & evaluation
9.2 Internal Audit
9.3 Management Review
10. IMPROVEMENT
10.1 General
10.2 Non-conformity & corrective action
10.3 Continual Improvement

35

Berdasarkan kepada senario yang
diberikan, jawab semua soalan….

36

SESI 4
AUDIT: PENDEKATAN

PROSES

37

Pendekatan kepada Proses

Process ISO9000:1994 ISO 9001:2015

Customer
Procedure

38

Apa itu Audit Pendekatan Proses ?

Penilaian terhadap kemampuan sesuatu proses
dalam sesebuah organisasi untuk mencapai
keperluan pelanggan dan matlamat organisasi.
Menggantikan audit secara pendekatan elemen
dan/atau prosedur.

39

Apa itu Proses

Proses ?

Input Proses Output

Pelanggan Pelanggan mendapat
mempunyai apa yang diperlukan
keperluan

Apakah jenis-jenis proses dalam sistem
pengurusan kualiti

Tiga Jenis Proses
1 Proses Utama (PU)
2 Proses Sokongan (PS)
3 Proses Pengurusan (PP)

41

Apakah dia Proses Utama (PU) ?

OI O

PU: Proses yang I
berhubung secara I
langsung kepada
pelanggan. Input dari O O
pelanggan dan Output I
kepada pelanggan 43 O
I
I5 2
O
O6 1 I

I7 10

89

O

I O
O I

42

Apakah dia Proses Sokongan (PS)

O

3
2 Proses

Sokongan

1

I

PS: Proses yang O
menyokong
kepada Support C Sub-
perlaksanaan Process B Support
Proses Utama A Process
I

43

Apakah Proses Pengurusan (PP)?

Proses Proses Proses Utama
Pengurusan (PP): Sokongan
Memastikan
proses utama dan 1
sokongan
dilaksanakan 2
dengan bPreosrekseUstaamna 3

Proces
Sokongan

Proses Pengurusan

44

Latihan - Kenal pasti Proses Utama

Contoh : Pasaraya

En. Lee sedang bercuti. Beliau bercadang untuk pergi membeli belah walaupun pada
masa itu dalam keadaan hujan. Beliau mencari pasaraya dan menyedari ada papan tanda
yang besar “JUALAN MURAH” . Beliau bercadang untuk pergi ke pasaraya tersebut.

Setibanya sampai ke pasaraya tersebut, beliau mendapati ada tempat letak kereta yang
bertutup dimana boleh melindungi beliau dari hujan. Beliau lantas masuk ke dalam
pasaraya tersebut dan dengan mudah memperolehi troli. Beliau juga dapat mencari
barang yang handak dibeli dengan cepat kerana ia disusun mengikut kegunaan, teratur
dan mempunyai label yang jelas.

Beliau juga dapat membayar dengan cepat kerana banyaknya lorong pembayaran dan
sistem pembayaran yang begitu teratur. Beliau lantas memasukkan barangnya kedalam
kereta dan dapat memulangkan troli dengan cepat kerana adanya penunjuk arah yang
jelas. Beliau tersenyum puas hati dan pulang ke rumah.

4A5-1

SESI 5
PERANCANGAN DAN
PERSEDIAAN AUDIT

46

PERINGKAT-PERINGKAT DALAM AUDIT
KUALITI DALAMAN

PLAN: PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN
(Planning and Preparation)
DO: MELAKSANAKAN AUDIT
(Performing the Audit)
CHECK: PELAPORAN
(Reporting)
ACTION: TINDAKAN PEMBETULAN DAN SUSULAN
(Corrective Action and Follow-up)

47

PERINGKAT-PERINGKAT DALAM
AUDIT KUALITI DALAMAN

Audit Dalaman

Perancangan Perlaksanaan Pelapuran Tindakan Susulan

- Pemilihan Auditor - Mesyuarat Pembukaan - Rekod Penemuan - Punca Masalah
- Pelan Audit - Temuduga
- Senarai Semak -Semak Maklumat - Klasifikasi Penemuan - Tindakan Pembetulan
- Catatkan pemerhatian
- Mesyuarat Penutup - Lapuran - Kajian Keberkesanan

48

Perancangan dan Persediaan Audit

Wujudkan Perancangan Audit
Pemilihan Auditor
Penyediaan Pelan Audit
Maklumkan kepada Auditee
Menyemak dokumentasi
Sediakan Senarai Semak
mengikut proses

49

Wujudkan Perancangan
Audit

Diwujudkan pada awal tahun, kekerapan
berdasarkan

– Jenis proses.
– Kepentingan proses.

Faktor lain yang perlu diambilkira :-

– Keputusan audit yang terdahulu
– Perubahan di dalam organisasi
– Bilangan ketidakpatuhan
– Aduan pelanggan

50