Kursus Audit Dalaman 90012015

Contoh Perancangan Audit

No. Process Jan Feb Mac Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec
1 Pengurusan
2 Penyelengaraan
3 Perolehan
4 Maklumbalas pelanggan
5 Pembangunan Product
6 Perkhidmatan Pelanggan
7 Latihan
8 Kalibrasi
9 Pengeluaran
10 Penyimpanan

51

Pemilihan Auditor

Auditor yang dipilih seharusnya memiliki kriteria dibawah:

Bebas dari kerja yang diaudit

Pengetahuan dan kemahiran:
– Prinsip, teknik dan prosedur
– Kefahaman mengenai keperluan ISO 9001:2015
– Kefahaman secara am mengenai proses yang

diaudit
– lain-lain pengetahuan yang berkaitan seperti

komunikasi, penyelesaian masalah dll

Mempunyai sikap auditor yang baik.

52

Penyediaan Pelan Audit

• Sebelum audit, ketua auditor
mestilah pelan audit yang
menyatakan perkara berikut
dengan terperinci:

✓ Tujuan Audit

✓ Kriteria Audit
✓ Pasukan Audit
✓ Kaedah Audit
✓ Tarikh dan Masa Audit
✓ Skop Audit

53

Contoh: Tujuan Audit
• Menentukan kepatuhan terhadap keperluan ISO

9001:2015
• Menentukan samada SPK dilaksanakan secara

berkesan dan dipelihara
• Mengenalpasti peluang-peluang penambahbaikan

54

Contoh : Kriteria Audit

• Dokumentasi SPK organisasi
• Keperluan standards
• Keperluan Pelanggan
• Akta dan keperluan undang-undang

55

Contoh : Kaedah Audit (Audit Method)

• Semakan rekod-rekod
• Semakan dokumen berkaitan
• Temubual
• Pemerhatian
• Demonstrasi
• Mencatat nota
• Pelaporan
• Pembentangan

56

Contoh : Skop Audit

# Date: Wed 8/11 Aktiviti / proses / Fungsi

Time: Auditor

9.00 - 9.30 am Mesyuarat pembukaan Semua
Kamal
1
9.30 - 10.30 am Pengurusan Daud
Kamal
2 ( Business plan, Quality policy, quality objective,
management review, internal communication) Daud
57
Perkhidmatan Pelanggan

3 (Feasibility study, costing, proposal preparation,
customer specific requirements and customer comm

10.30 - 12.30 am Pengeluaran
4 ( Daily planning, production control, in-process/final

inspection, calibration, identification and traceability,
control of nonconforming, corrective and preventive
action, analysis of data)

Latihan dan Pengurusan Sumber
5 (Training Plan, Recruitment, motivation, empowerment,

Makluman kepada auditee

(1) Maklumkan kepada pihak yang akan diaudit
melalui memo berserta pelan audit.

(2) Dapat persetujuan mengenai tarikh dan
masa yang dicadangkan dalam pelan audit

(3) Dapat pengesahan mengenai proses yang
akan diaudit

(4) Tentukan dokumen atau rekod-rekod yang
diperlukan

Hello Wak! Nak discuss
Audit Plan ni….

58

Latihan
Sediakan pelan audit

Kumpulan anda telah ditugaskan untuk menjalankan
Audit dalaman. Sebagai salah satu perancangan
persedian audit, anda dikehendaki menyediakan
pelan audit untuk proses berikut :

1. Proses-proses utama
2. Proses sokongan
3. Proses berkaitan pengurusan / peningkatan

59

Senarai Semak

Auditor dicadangkan menyediakan
senarai semak sebelum audit
dilaksanakan.

Tujuan:

▪ Menyediakan soalan penting yang
perlu untuk disoal

▪ Memandu halatuju/arah audit
▪ Mengelakkan dari tertinggal perkara

penting yang perlu diaudit.
▪ Membantu audit dilakukan mengikut

masa yang ditetapkan
▪ Memastikan audit dijalankan dengan

konsisten.

60

Senarai Semak

Soalan/Pertanyaan

 Kenyataan daripada standard atau prosedur ditukar
kepada bentuk soalan

Contoh: 6.1 Tindakan bagi menentukan risiko dan peluang

Keperluan Soalan

6.1.1 Penentuan Risiko & Peluang - Adakah isu –isu organisasi
dipertimbangkan (4.1) dalam
yang berpotensi (dengan merujuk 4.1 menentukan risiko dan peluang?

& 4.2):

61

TIPS

Senarai semakan adalah sebagai ‘bantu peringatan’
Mestilah tidak digunakan sebagai satu-satunya
bahan rujukan atau tanpa sebarang pertimbangan-
pertimbangan lain.
Senarai semakan adalah sebagai PEMBANTU dan
BUKANnya sebagai TUAN

62

Latihan
Sediakan senarai semak

Kumpulan anda telah ditugaskan untuk menjalankan
Audit dalaman. Sebagai persedian audit, sediakan
senarai semak berdasarkan kepada klausa ISO 9001 :

63

SESI 6

PELAKSANAAN
AUDIT

64

PELAKSANAAN AUDIT
Mesyuarat pembukaan
Melaksana audit
Menulis laporan
Mesyuarat penutup

65

MESYUARAT PEMBUKAAN

Memaklumkan tujuan audit
Memaklumkan skop audit
Menyemak semula program audit
Menerangkan kaedah audit dijalankan
Memaklumkan jenis-jenis penemuan audit
Mengesahkan masa mesyuarat penutup
Membuka untuk sesi soal-jawab

66

Audit berdasarkan model pendekatan

proses ( 4 M)

Machine Man

3 - Apa yang 4 - Siapa?
digunakan? (Kompetensi/
Kemahiran/Latihan
(bahan/ /tanggungjawab)
Peralatan)

6 -INPUT 1 - PROSES 7- OUTPUT

2 -Bagaimana 5 - Kritera
(Kaedah/ Prosedur/ (Pengukuran /

Teknik kawalan) Analisa/
Peningkatan)
Method
Measurement

67

Item Keterangan

1 Nama proses, aktiviti proses
2 Kawalan proses , pemeriksaan, prosedur, cara, Teknik etc

3 Mesin, alat ujian, komputer, software, peralatan keselamatan,
tooling, alamsekitar dan lain-lain.

4 Kemahiran, kompetensi, tanggungjawab, bidangkuasa dll

5 Keberkesanan proses – Objektif kualiti, penanda aras, sasaran
penambahbaikkan dll

6 Bahan mentah, dokumen, spesifikasi, jadual, output dari
proses lain, dll

7 Produk, perkidmatan documen, rekod, pelan, sampel,
prototaip, dll

68

Example no. 1 Man (Competence/Skills/Training)

Machine ( Equipment/ Facilities) With WHO is product being processed?
-Competency
With WHAT mechanism/equipment -Qualification
is used? -Awareness
-types -responsibilities
-maintenance activities
-Calibration What is Standard Requirements?

What is Standard Requirements?

INPUT (What should we received) Production of OUTPUT (What we should deliver)
Goods
Customer Requirements Customer Satisfaction
& &

Sources of Requirements Receivers

Method (Procedures/Techniques) Measurements( objective, action)

With which method do I control my With which indicators do I assess
production process ? efficiency and effectiveness ?
-Documented information -Policy & Objective Quality
-Risk Assessment & Opportunities -Data Analysis
-Non-conformity & Corrective action -Result of measurement/output
-Improvement method
What is Standard Requirements?
What is Standard Requirements?
69

Example no. 2

Machine ( Equipment/ Facilities) Man (Competence/Skills/Training)

With WHAT mechanism/equipment With WHO is the process arranged ?
is used? -Competency and skill of
-types
-maintenance activities Registration officer,
-Safety -Training provided

What is Standard Requirements? What is Standard Requirements?

INPUT (What should we received) OUTPUT (What we should deliver)

Customer Requirements Student Registration Customer Satisfaction
& Process &

Sources of Requirements Receivers

Method (Procedures/Techniques) Measurements( objective, actions)

With which method do I control my With which indicators do I assess
registration process ? efficiency and effectiveness ?
-Application form contain direction -Mistake in data key in.
for completion. -Steps required to complete
-Online registration. registration form.
-Awareness of the course offered. -Length of registration process

What is Standard Requirements? What is Standard Requirements?

70

Audit Strategies

FORWARD APPROACH

RECEIVE INSPECT STORES
GOODS

RISK RISK RISK

BACKWARDS
APPROACH

71

Audit Strategies

RISK & OPPORTUNITIES

PROCESS PROCESS PROCESS

72

Memulakan Temubual

Mula dengan soalan ringkas.
Perkenalkan diri ( sekiranya perlu).
Pastikan pihak yang ditemuduga
dalam keadaan selesa.
Terangkan tujuan temubual.
Terangkan masa yang diambil.

73

Temubual

Kaedah terpenting untuk
mendapatkan bukti audit.
Memerlukan kemahiran komunikasi:
– Bertanya soalan
– Mendengar
– Merekodkan maklumat
– Analisa maklumat yang diterima
– Menyatakan ketidakpatuhan

secara diplomasi

*Mendengar adalah kemahiran yang terpenting

74

KEMAHIRAN BERKOMUNIKASI

9% Listening
16%
Questioning
45% Reading

Writing

30%

75

TEMUDUGA : JENIS-JENIS SOALAN

SOALAN TERBUKA
- jawapan yang lebih fleksible (bagaimana, mengapa,bila,

dimana, siapa )

SOALAN UNTUK PENJELASAN
- Soalan yang menjurus kepada jawapan yang berupa

penjelasan

SOALAN TERTUTUP
- jawapan yang mempunyai dua pilihan (ya, tidak)

SOALAN YANG TIDAK SESUAI

- soalan yang tidak berkaitan dengan skop dan kriteria

audit 76

Soalan terbuka

Tujuan

– Menggalakkan audite bercakap
– Mendapatkan jawapan yang fleksible

Tiada jawapan yang khusus
Awas dengan jawapan yang
tidak berkaitan.

77

Soalan terbuka

Apa ? Bila ?
Bagaimana? Siapa ?

Boleh terangkan ? Di mana ?
Beritahu saya ? Bagaimana ?

78

Soalan terbuka

 kebaikan

 Mendapat informasi secara mudah
 Mengundang perbualan
 Boleh mendapat informasi tambahan

 kelemahan

 Jawapannya tiada had tertentu
 Informasi terlalu banyak

79

Contoh -Soalan tebuka

 Boleh tuan terangkan prosedur ini
secara ringkas?

 Bagaimana label ini berfungsi sebagai
penandaan?

 Bagaimana pertukaran dokumen
dibuat?

 Siapakah lagi yang mempunyai kuasa
untuk meluluskan spesifikasi itu?

 Bagaimana kerja pemantauan
dilaksanakan ?

80

Soalan untuk penjelasan

Tujuan
– Susulan daripada soalan

terbuka
– Penjelasan yang lebih

mendalam
Mungkin menggunakan kenyataan
auditee sebagai panduan untuk
mendapatkan penjelasan

81

Soalan untuk penjelasan

– Contoh
»Sebagaimana yang telah
diterangkan….boleh tuan
terangkan dengan lebih jelas?

»Seperti yang telah diterangkan
tadi, bagaimana sekiranya
situasi ini berlaku…?

82

Soalan tertutup

– Tujuan
»Mengumpul informasi spesifik
»Mengurangkan salah faham.

– Menjurus kepada perbincangan
kearah isu yang lebih spesifik.

– Kurangkan soalan jenis ini.

83

Soalan tertutup

Kebaikan

 Mendapat jawapan dan maklumat yang
spesifik

 Mengesahkan maklumat yang diperolehi

Kelemahan

 Jawapan terhad, ya atau tidak
 Menjadikan auditee kurang bercakap, audit tidak

berjalan secara semulajadi.
 Maklumat tidak diperolehi secara sukarela

84

Soalan tertutup

Contoh
 Adakah encik bertanggungjawab

mengemaskini data ini ?
 Adakan bahan ini kepunyaan anda atau

pelanggan anda?
 Adakah ini pembekal terpilih?
 Adakah ini bahan yang betul?

85

Sahabat Karib Auditor

SILA TUNJUKKAN
KEPADA SAYA
(SHOW ME)

Perlu digunakan untuk mengesahkan segala
maklumat yang diberikan adalah benar

86

` Teknik soalan

Apa ? Soalan Sila tunjukan
Bila ? tertutup saya

Soalan Soalan
terbuka fokus

Siapa ?
Dimana ?

87

Nota yang perlu diambil

 Siapa yang ditemubual?
 Lokasi?
 Catatkan apa yang dilihat?
 Catatkan jawapan lisan yang diperolehi?
 Bila tindakan dilaksanakan?
 Masa audit?
 Bagaimana kawalan dilakukan?
 Bagaimana Tindakan pembetulan

dilakukan?

88

Kepentingan Nota Audit

 Menjadi bukti bahawa
audit yang dijalankan
merangkumi keseluruhan
proses

 Untuk rujukan semasa
menyediakan lapuran
audit.

 Untuk rujukan oleh
auditor kemudiannya.

 Untuk siasatan
selanjutnya

89

WATAK SEORANG AUDITOR - BAIK

Diplomasi l Berlaku adil
Dapat menganalisa
l Rajin l Sabar
Fikiran terbuka
l Berpendirian tegas l Profesional
Tidak berat sebelah
l Disiplin diri l Berminat

l Suka bertanya l

l Berkomunikasi dengan baik l

l Lurus l

l Terlatih

Audit Kualiti Dalaman 90E-6

WATAK SEORANG AUDITOR - LEMAH

Mudah terpedaya l Bersifat sinis
l Tidak berdisiplin l Mudah terpengaruh
l Mudah putus asa l Mencari keburukan
l Terlalu menyukakan l Suka berhujah

Audit Kualiti Dalaman 91

SESI 7

PELAPORAN
AUDIT

92

Menulis laporan

Laporan audit ialah output kepada proses
audit
Menjelaskan penemuan audit yang diperolehi
Bukti audit telah dilaksanakan
Berdasarkan fakta
Boleh ditentusahkan
Boleh digunakan untuk membantu
peningkatan sistem kualiti

93

Jenis penemuan audit

Penemuan audit: Bukti audit yang dinilai berbanding kriteria
audit.

Klasifikasi penemuan audit samada :

Kepatuhan Ketidakpatuhan

Pemerhatian

94

JENIS – JENIS KETIDAKPATUHAN

Ketidakpatuhan Kecil (Minor
Nonconformity) Besar (Major

Ketidakpatuhan
Nonconformity)

95

KETIDAKPATUHAN KECIL (MINOR)

Berkaitan dengan perkara-perkara yang tidak menepati
atau memenuhi satu keperluan yang dinyatakan dalam
dokumentasi organisasi atau keperluan standard.
Keseluruhan sistem adalah berfungsi tetapi terdapat
penyimpangan yang kecil dan yang tidak merosakkan
perlaksanaan.

96 D -5

KETIDAKPATUHAN BESAR (MAJOR)

Mempamerkan keruntuhan yang ketara terhadap
perjalanan sesuatu sistem pengurusan kualiti

Berkaitan dengan ketiadaan atau keruntuhan menyeluruh
mengenai sesuatu sistem bagi memenuhi keperluan-
keperluan dalam sesuatu fasal (elemen) ISO 9001:2015.

Jumlah yang ketara bagi sesuatu fasal (elemen) ISO
9001:2015 boleh mempamerkan keruntuhan serius
terhadap sesuatu sistem dan secara keseluruhan menjadi
satu penyimpangan BESAR

97

PEMERHATIAN (OBSERVATION)

Situasi di mana penambahbaikan
boleh dilaksanakan untuk
mengurangkan kemungkinan
berlaku ketidakpatuhan

98

Menulis ketidakpatuhan (NCR)

Bukti

– Sesuatu yang dilihat-rekod
– kenyataan oleh anggotakerja yang diberi kuasa

Ketidakpatuhan

– bercanggah dengan keperluan / kehendak audit kriteria

Keperluan

– Rujukan Standard, SPK organisasi, keperluan
pengurusan, kontrak pelanggan,akta, undang-undang

Nota: Pastikan kenyataan NCR mempunyai 4 C
Correct, clear, complete, concise

99

Contoh kenyataan NCR 1

Walaupun terdapat banyak surat aduan
pelanggan diterima dibahagian Pemasaran, tiada
bukti aduan dianalisa dan di ambil tindakan
pembetulan dalam tempoh waktu yang
ditetapkan.

Contohnya :

Surat dari En. Nazir bertarikh - 10/9/2009,
Aduan melalui email dari En Samion – 15
/12/2009,
Aduan melalui surat khabar – 13/11/2009

MS ISO 9001:2015 klausa _______________ 101