MANAJEMEN PROYEK Elvi Syamsuir, S.T., M.T., Fatma Ira Wahyuni, S.T., M.T., Gusmulyani, S.T., M.T., Ir. Surya Eka Priyana, M.T., Gusni Vitri, S.T., M.T., Umar Khatab S.T., M.T., Elviyanti, S.T., M.T., Wiwin Putri Zayu, S.T., M.T., Dian Wahyoni Dewifitri, S.T., M.T.
Manajemen Proyek Copyright© PT Penamudamedia, 2023 Penulis: Elvi Syamsuir, S.T., M.T., Fatma Ira Wahyuni, S.T., M.T., Gusmulyani, S.T., M.T., Ir. Surya Eka Priyana, M.T., Gusni Vitri, S.T., M.T., Umar Khatab S.T., M.T., Elviyanti, S.T., M.T., Wiwin Putri Zayu, S.T., M.T., Dian Wahyoni Dewifitri, S.T., M.T. Editor: Togi Haidat Mangara, S.T., M.T. ISBN: 978-623-09-6879-2 Desain Sampul: Tim PT Penamuda Media Tata Letak: Enbookdesign Diterbitkan Oleh PT Penamuda Media Casa Sidoarium RT 03 Ngentak, Sidoarium Dodeam Sleman Yogyakarta HP/Whatsapp : +6285700592256 Email : [email protected] Web : www.penamuda.com Instagram : @penamudamedia Cetakan Pertama, Desember 2023 x + 119, 15x23 cm Hak cipta dilindungi oleh undang-undang Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku tanpa izin Penerbit
v KATA PENGANTAR ANAJEMEN proyek merupakan salah satu bidang ilmu yang semakin berkembang pesat seiring dengan meningkatnya kompleksitas proyek-proyek yang dikerjakan. Manajemen proyek merupakan penerapan ilmu pengetahuan, keahlian, dan keterampilan untuk merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan sumber daya untuk mencapai sasaran proyek. Urgensi mengenai pemahaman manajemen proyek ini berjalan beriringan dengan kebutuhan – kebutuhan industri yang memerlukan keterampilan menjalankan suatu proyek. Buku ini memberikan kita pemahaman yang diperlukan dalam rangka meningkatkan kemampuan manjerial dalam proyek mulai dari apa itu manajemen dan organisasi, definisi proyek beserta tahapan – tahapannya, hingga kepada pemahaman bagaimana kita mampu memulai suatu proyek, mengendalikan keberjalanan proyek, sampai kepada mengevaluasi dan memonitoring proyek yang dijalankan. Apa yang akan kita pelajari, pahami, dan implementasikan melalui buku ini secara sistematis dimulai dari bagaimana kita memahami mengenai Manajemen dan Organisasi, Pengantar Proyek, Manajer Proyek, Elemen Manajemen Proyek, Perencanaan Proyek, Pengendalian Proyek, dan Monitoring dan Evaluasi Proyek. Sistematika tersebut membantu kita para pembaca untuk secara runut mempelajari konsep dari Manajemen Proyek itu sendiri sehingga diharapkan mampu mendapatkan pemahaman secara komprehensif. Perjalanan keilmuan melalui buku ini diawali dari memahami apa itu M
vi Manajemen dan Organisasi, sejak kapan teori itu muncul, bagaimana berkembangnya teori – teori tersebut, hingga apa fungsi dari munculnya teori tersebut bagi kehidupan manusia. Setelah itu kita dibawa lagi menyusuri konseptual proyek mulai dari kegiatan yang bagaimana yang dapat disebut sebagai proyek, bagaimana proyek itu berjalan, dan siapa saja yang terlibat di dalam suatu proyek. Selanjutnya, kita pun akan memahami siapa yang memiliki tanggung jawab paling besar di dalam Manajemen Proyek hingga kita memahami bagaimana cara kita merencanakan, mengendalikan, memonitoring hingga mengevaluasi suatu proyek. Buku ini sangat bermanfaat bagi mahasiswa di bidang ilmu keteknikan ataupun manajerial seperti mahasiswa Teknik Sipil (khususnya yang menjajaki fokus Manajemen Konstruksi), mahasiswa Manajemen, dan lain sebagainya. Selain itu, buku ini pun bermanfaat bagi para profesional di bidang proyek serta umum. Para penulis merupakan ahli – ahli yang kompeten di dalam bidang manajemen proyek, khususnya dalam manajemen konstruksi. Rekam jejak para penulis bukan hanya aktif dalam bidang akademik sebagai dosen saja tetapi juga aktif di dalam dunia profesional sebagai praktisi – praktisi yang kompeten. Editor memiliki harapan yang besar melalui buku ini dapat menciptakan lebih banyak lagi ahli – ahli dalam bidang manajemen proyek dan selain itu semoga buku ini dapat pula memberikan pemahaman bagi masyarakat pada umumnya terkait seni dalam manajemen proyek. Serang, 29 November 2023 Editor Togi Haidat Mangara, S.T., M.T.
vii DAFTAR ISI KATA PENGANTAR................................................................ v DAFTAR ISI ........................................................................ vii BAB 1. Manajemen dan Organisasi ........................................... 1 A. Peta dan Konsep Manjemen ...........................................................1 B. Organisasi......................................................................................10 C. Teori Modern ................................................................................13 BAB 2. Pengantar Proyek ...................................................... 16 A. Definisi Proyek...............................................................................16 B. Jenis-jenis Proyek ..........................................................................19 C. Tahapan Proyek Konstruksi...........................................................19 D. Pihak-Pihak yang Terlibat dalam Proyek Konstruksi .....................21 BAB 3. Manajer Proyek ........................................................ 28 A. Manajer Proyek (Project Manager)...............................................29 B. Manajer Proyek dalam Struktur Organisasi Proyek ......................30 C. Kompetensi Manajer Proyek.........................................................31 D. Peranan dan Tanggung Jawab Manajer Proyek ............................34
viii BAB 4. Elemen Manajemen Proyek ....................................... 37 A. Apa itu Manajemen Proyek?.........................................................38 B. Mengapa Manajemen Proyek Penting?........................................38 C. Elemen-elemen Manajemen Proyek.............................................39 BAB 5. Perencanaan Proyek .................................................. 46 A. Work Breakdown Structure (WBS)................................................47 B. Perencanaan Waktu ......................................................................49 C. Perencanaan Mutu........................................................................53 D. Perencanaan Biaya (Budgeting) ....................................................56 E. Perencanaan Keselamatan Kerja Konstruksi (K3) .........................56 BAB 6. Pengendalian Proyek ................................................. 58 A. Pengertian Pengendalian Proyek ..................................................58 B. Lingkup Lingkungan Pengendalian. ...............................................61 C. Pengendalian Biaya .......................................................................62 BAB 7. Monitoring dan Evaluasi Proyek .................................. 68 A. Pengertian Monitoring Dan Evaluasi Proyek.................................68 B. Tujuan Monitoring Dan Evaluasi Proyek .......................................72 C. Evaluasi..........................................................................................74 D. Evaluasi Proyek..............................................................................75 E. Metode Evaluasi............................................................................76 F. Tahapan Evaluasi Proyek...............................................................79 G. Perbedaan monitoring dan evaluasi .............................................81 H. Form monitoring ...........................................................................83
ix BAB 8. Pelaksanaan Proyek ................................................... 87 A. Waktu Pelaksanaan Proyek...........................................................87 B. Fase-fase sebuah proyek...............................................................90 C. Pengelola Proyek...........................................................................91 BAB 9. Pembiayaan Proyek ................................................... 97 A. Sumber dan Jenis Pembiayaan Proyek..........................................98 B. Estimator.....................................................................................103 C. Estimasi Biaya Proyek..................................................................104 D. Penghitungan Anggaran Biaya Proyek ........................................105 DAFTAR PUSTAKA ............................................................. 109 TENTANG PENULIS ............................................................ 115
x
Manajemen Proyek | 1 1 Manajemen dan Organisasi Sumber : Priyono, 2005, Fakultas Ekonomi Universitas Bina Darma Palembang Sejarah Ilmu Manajemen 1. Perkembangan Teori Manajemen a. Aliran Klasik 1) Robert Owen (1771 -1858) Lebih memperhatikan kesejahteraan pekerja
2 | Manajemen Proyek 2) Charles Babbage (1792 -1871) Spesialisasi pekerjaan dan seorang manajer harus memakai fasilitas, bahan, dan tenaga kerja supaya rnendapatkan hasil yang sebaik-baiknya 3) Frederick W. Taylor (1856 -1915) pengembangan karyawan untuk mengetahui standarisasi sebuah pekerjaan 4) Henry L Gant (1861 -1919) pentingnya waktu maupun biaya dalam merencanakan dan mengendalikan pekerjaan. 5) The Gilbreths (1868-1972) mempelajari masalah gerak dan kelelahan 6) Henry Fayol (1841 -1925) Manajemen bukanlah semata kecerdasan pribadi, tetapi lebih merupakan satu keterampilan yang dapat diajarkan dan dipahami.
Manajemen Proyek | 3 b. Aliran Hubungan Manusia 1) Hugo Munsterberg (1863 -1916) 3 cara untuk meningkatkan produktivitas: a) Menempatkan seorang pekerja sesuai dengan bidang pekerjaannya b) Menciptakan tata kerja sesuai syarat-syarat psikologis untuk memaksimalkan produktivitas. 2) Menggunakan pengaruh psikologis untuk mendorong karyawan dalam bekerja. 3) Elton Mayo (1880 -1949) : Pengaruh kehidupan lingkungan sosial dalam kelompok yang lebih informal lebih besar pengaruhnya terhadap produktivitas 4) William Ouchi (1981) : pemahaman terhadap motivasi perseorangan, perlaku kelompok, ataupun hubungan antara pribadi dalam kerja dan pentingnya kerja bagi manusia. c. Aliran Manajemen Modern 1) Adanya bantuan komputer, dapat memberi pemecahan masalah yang lebih berdasar rasional. 2) Teknik-teknik ilmu manajemen ini membantu para manajer dalam berbagai kegiatan penting, seperti penganggaran modal, manajemen cash flow, penjadwalan produksi, strategi pengembangan produksi, perencanaan sumber daya manusia dan sebagainya.
4 | Manajemen Proyek 2. Pengertian Manajemen Menurut Bahasa Secara etimologi manajemen memiliki arti yaitu seni untuk mengatur atau mengelola. Menurut bahasa rancis kuno=management yaitu seni melaksanakan dan mengatur. Menurut bahasa Italia=maneggiare yaitu mengendalikan‖. Sedangakan menurut bahasa Inggris= management yaitu seni elaksanakan dan mengatur. Pengertian manajemen menurut para ahli Menurut Mary Parker Follet: manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Menurut James A.F.Stoner: Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan, usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar rnencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Menurut Griffin: manajemen adalah suatu rangkaian aktivitas (termasuk perencanaan dan pengambilan keputusan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian yang diarahkan pada berbagai sumberdaya organisasi (manusia, finansial, fisik, dan informasi) untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. 3. Fungsi Manajemen Menurut Para Ahli Fungsi fungsi manajemen menurut para ahli yang satu dengan yang lainnya secara umum memiliki banyak kesamaan.
Manajemen Proyek | 5 • To plan • To organize • To command • To coordinate • To contril Fayol • Planning • Organizing • Staffing • Directing • Coordinating • Reporting • budgeting Gullick • Planning • Organizing • Actuating • Controlling Terry Ada 4 aspek penting dari manajemen: a. Adanya seseorang atau sekelompok orang yang mengarahkan segala aktivitas b. Adanya proses untuk mencapai tujuan tersebut. c. Adanya tujuan yang ingin dicapai, yaitu tujuan organisasi. d. Adanya aktivitas-aktivitas yang dilakukan dengan menggunakan pendekatan- pendekatan, berbagai sumber daya yang ada (manusia, dana, peralatan, sarana dan informasi) untuk mencapai tujuan tersebut dengan efektif dan efisien a. Tingkatan Manajemen Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di
6 | Manajemen Proyek puncak). Berikut ini adalah tingkatan manajer mulai dari bawah ke atas: 1) Manajemen Tingkat Atas (Top Manajemen) Manajemen Tingkat Atas atau sering disebut dengan Top Management (Manajemen Puncak) atau Executives (Eksekutif) adalah Manajer-manajer yang bertanggung jawab atas kinerja manajemen organisasi secara keseluruhan. Mereka memegang jabatan-jabatan seperti CEO (Chief Executive Officer), Presiden Direktur, Wakil Presiden Direktur, Direktur Utama dan lain sebagainya. Manajermanajer yang berada di tingkatan manajemen tingkat atas ini memiliki tanggung jawab, otoritas dan wewenang maksimum dalam mengendalikan organisasi atau perusahaannya. Beberapa tugas atau fungsi utama Manajer yang berada di manajemen tingkat atas ini diantaranya adalah sebagai berikut : a) Menentukan Tujuan Perusahaan – Manajemen tingkat atas ini merumuskan tujuan utama
Manajemen Proyek | 7 organisasinya, dapat berupa tujuan jangka panjang maupun tujuan jangka pendeknya. b) Membuat kerangka Rencana dan Kebijakan – Manajemen tingkat atas membuat kerangka rencana dan kebijakan untuk mencapai tujuan utama yang telah ditetapkan. 2) Manajemen Menengah (Middle Management) Manajemen Tingkat Menengah atau Middle Level Management adalah manajer yang berada di bawah Manajer tingkat atas. Mereka biasanya memegang jabatan dengan nama jabatannya seperti General Manager, Plant Manager, Factory Manager, Regional Manager ataupun Division Manager. Manajermanajer tingkat menengah ini bertanggung jawab untuk melaksanakan rencana dan kebijakan yang ditetapkan oleh Manajemen tingkat atas serta bertindak sebagai penghubung antara manajemen tingkat atas dan manajemen tingkat bawah 3) Manajemen Lini Pertama (First-Line Management) Manajemen Tingkat Pertama atau disebut juga dengan First Level Management atau First Line Management adalah Manajemen yang bertanggung jawab atas operasional atau pekerjaan harian para karyawan dalam menghasilkan suatu produk atau layanan. Manajemen tingkat pertama ini biasanya memegang jabatan seperti Department Manager, Section Manager, Superintendent, Mandor atau Supervisor. Para Manajer di manajemen tingkat pertama ini memiliki otoritas atau wewenang yang terbatas.
8 | Manajemen Proyek Beberapa fungsi dan tugas Manajemen tingkat pertama ini adalah sebagai berikut : a) Memahami dan mempelajari masalah dan keluhan-keluhan para pekerja operasional sebelum melaporkannya ke manajemen tingkat menengah. b) Menjaga kondisi kerja yang baik dan menjaga hubungan yang sehat antara atasan dan bawahan. c) Menyediakan lingkungan kerja yang sehat and aman untuk para karyawan operasional. b. Susunan fungsi manajemen Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Menurut Fayol (dalam Hoy & Miskel, 1987), fungsi manajemen terdiri dari lima fungsi, yaitu:
Manajemen Proyek | 9 Planning organizing Actuating controlling Luther Gullick kemudian memperluas fungsi-fungsi manajemen itu kearah apa saja yang harus dikerjakan oleh seorang manajer. Ia mengemukakan tujuh hal yang harus dikerjakan oleh manajer. Tujuh hal ini dikenal dengan singkatan POSDCoRB, yaitu: Sementara Terry (1986) memeras kembali tingkah laku administratif (administrative behavior) manajer menjadi empat, yang dikenal dengan istilah POAC, yaitu: c. Fungsi dan Proses Manajemen 1) Planning Bahwasanya manajemen harus mencakup proses perumusan sasaran, penetapan tujuan strategi untuk mencapai sasaran tersebut serta Planning reporting budgeting Organizing coordinating staffing directing
10 | Manajemen Proyek penyusunana rencana guna menyelaraskan dan mengkoordinir berbagai kegiatan 2) Pengorganisasian Bahwasanya manajemen manajer bertanggung jawab untuk menentukan apa yang perlu dikerjakan, bagaimana cara mengerjakan dan siapa yang harus bertanggung jawab dalam pengambilan keputusan 3) Actuating Suatu upaya untuk mengerahkan untuk seluruh anggota kelompok agar bersedia bekerja sama da;am mencapai tujuan 4) Controlling Controlling atau Pengawasan adalah proses kegiatan memantau untuk memastikan bahwa kegiatan yang dipantau tercapai sesuai rencana untuk menghindari terjadinya penyimpangan 1. Pengertian Organisasi Selama masa hidupnya orang lebih banyak berada dalam saling berhubungan dengan orang lain daripada menyendiri. Pada dasarnya orang tidak mampu hidup sendiri, hampir sebagian besar tujuannya hanya dapat terpenuhi apabila yang bersangkutan berhubungan dengan orang lain. Organisasi merupakan suatu sistem yang terdiri dari sub-sistem atau bagian-bagian yang saling berkaitan satu sama lainnya dalam melakukan aktivitasnya. Aktivitas ini
Manajemen Proyek | 11 bukanlah merupakan suatu kegiatan yang temporer atau sesaat saja, akan tetapi merupakan kegiatan yang memiliki pola atau urut-urutan yang dilakukan secara relatif teratur dan berulang-ulang. Organisasi sering diartikan sebagai kelompok yang secara bersama-sama ingin mencapai suatu tujuan yang sama. Handoko (2000:6) mendifinisikan organisasi sebagai suatu proses perencanaan yang meliputi penyusunan, pengembangan dan pemeliharaan suatu struktur atau pola hubungan-hubungan kerja dari orangorang dalam suatu kelompok kerja. Artinya, organisasi juga merupakan kumpulan dari peranan, hubungan dan tanggung jawab yang jelas dan tetap, paling tidak Hicks dalam Sutarto (1998:2) berpendapat bahwa hampir setiap orang dipengaruhi secara mendalam oleh kelompok. Melibatkan diri dalam beberapa macam kelompok atau organisasi menempatkan kedudukan penting dari kehidupan kebanyakan orang. Artinya, banyak keuntungan dapat diperoleh dari penyempurnaan hubungan antara individu-individu dan kelompok. Anthony(995:1) menjelaskan bahwa organisasi merupakan suatu kelompok manusia yang berinteraksi melakukan berbagai kegiatan secara koordinasi untuk mencapai tujuan, dimana pada dasarnya bahwa individu tidak dapat mencapai tujuan secara sendiri-sendiri. Artinya tujuan organisasi dapat dicapai melalui tatanan/manajemen yang dilakukan terhadap sejumlah orang sebagai pelaksana pekerjaan-pekerjaan organisasi. Organisasi memperoleh sumberdaya dan menggunakannya secara efisien dan efektif dalam suatu aturan
12 | Manajemen Proyek yang telah disepakati bersama, untuk itu perlu adanya penataan pembagian kerja, struktur pola hubungan kerja antara sekelompok orang-orang yang memegang posisi untuk bekerja sama secara teratur guna mencapai tujuan tertentu. Tiga Unsur Kekayaan suatu Organisasi adalah : a. Organisasi terdiri dari serangkaian kegiatan yang dicapai lewat suatu proses kesadaran, kesengajaan, dan koordinasi yang bersasaran. bentuk setiap perserikatan manusia untuk pencapaian suatu tujuan bersama. b. Organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang untuk melaksanakan kegiatan yang memiliki sasaran tertentu c. Organisasi memerlukan adanya komunikasi yakni suatu hasrat dari sebahagian anggotanya untuk menggambil bagian dalam pencapaian tujuan bersama anggota- anggota lain Berdasarkan beberapa pengertian tentang organisasi yang telah dikemukakan sebelumnya bahwasanya hakekat dari organisasi itu adalah manusia dan kerja sama dalam suatu struktur organisasi yang menciptakan pembagian tugas dan jabatan serta meletakkan batasbatas kebebasan seseorang dalam organisasi.
Manajemen Proyek | 13 2. Beberapa Teori Organisasi Tiga pandangan yang mendasar bagi teori neoklasik yaitu: a. Manusia berbeda, setiap orang adalah unik, masingmasing telah membawa pendirian sesuai situasi kerjanya, kepercayaan dan cita-cita kehidupan seperti pengetahuan tertentu, teknik sosial dan logika. b. Penekanannya terhadap aspek-aspek sosial dan kelompok kerja, tanggapan manusia mengenai dirinya dan lingkungan di sekitarnya tergantung pada kelompoknya, sehingga organisasi informal menjadi perhatian mereka, menurut neoklasik kelompok kerja telah memberikan pengaruhnya pada motivasi dan produktivitas. c. Manajemen yang partisipatif untuk mengambil keputusan agar selalu berbincang-bincang terlebih dahulu dengan bawahan, karena keputusan yang akan diambil dapat mempengaruhi mereka, maka bawahan diajak berfikir dalam pengambilan keputusan. Perkembangan lebih lanjut dari teori organissi adalah lahirnya teori modern yang kadang-kadang disebut dengan teori. Analisis sistem organisasi. Teori ini mengembangkan semua unsur organisasi pada umumnya dan kepraktisan komponen- komponennya:
14 | Manajemen Proyek Organisasi, adalah sebagai suatu sistem yang terdiri dari 5 bagian pokok yaitu: input, proses, output, arus balik dan lingkungan yang menyangkut manusia umumnya meliputi semua jenis sistem biologis, fisik yang berhubungan dengan tingkah laku manusia. Organisasi dapat dikatakan sesuatu yang bersifat konkrit, dapat dirasakan eksistensinya baik oleh individu yang berada didalam organisasi itu sendiri maupun yang berada di masyarakat . Organisasi dapat pula dilihat sebagai suatu sistem dimana anggota-anggotanya memiliki kesamaan tujuan dan perilaku untuk mencapainya. Organisasi dibentuk karena organisasi dapat mencapai masalah sesuatu yang tidak dapat dicapai oleh perorangan. Dengan konsep ini dapat dikatakan bahwa organisasi memiliki unsur-unsur sebagai berikut: 1. Adanya dua orang atau lebih; 2. Adanya maksud untuk bekerja sama; 3. Adanya pengaturan hubungan; 4. Adanya tujuan yang hendak dicapai. Jenis organisasi dapat dikelompokan menjadi lima :A 1. Berdasarkan proses pembentukannya a. Organisasi Formal b. Organisasi Informal 2. Berdasarkan kaitan dengan pemerintah a. Organisasi resmi b. Organisasi tidak resmi
Manajemen Proyek | 15 3. Berdasarkan skala (ukuran) besar kecilnya a. Organisasi besar b. Organisasi sedang c. Organisasi kecil 4. Berdasarkan tujuan a. Organisai Publik b. Organisasi Perusahaan 5. Berdasarkan tipe /tujuan a. Organisasi Lini b. Organisasi Fungsional c. Organissai Lini dan Staf d. Organisai Komite .. .
16 | Manajemen Proyek 2 Pengantar Proyek Proyek adalah suatu kegiatan yang harus diselesaikan dalam waktu tertentu dengan sumberdaya terbatas. Dalam buku A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK) disebutkan bahwa proyek adalah pekerjaan temporer yang dikerjakan untuk menciptakan suatu produk atau pelayanan yang memiliki keunikan. Proyek disebut unik karena produk atau layanan yang dihasilkan nantinya memiliki kekhususan tersendiri dibandingkan dengan yang lain. Jadi proyek pada dasarnya adalah suatu kegiatan melaksanakan pekerjaan yang sifatnya temporer untuk menghasilkan produk yang khas. Soeharto (1999) menyatakan kegiatan proyek adalah suatu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasarannya telah ditetapkan dengan jelas. Gray and Larson (2000) menyatakan bahwa proyek juga merupakan sesuatu yang kompleks, tidak rutin atau selalu ada, mempunyai batas waktu, biaya, pendapatan/penghasilan
Manajemen Proyek | 17 dan bentuk spesifikasi desain untuk memenuhi keinginan konsumen yang berbeda-beda. Ervianto (2002) menyatakan proyek konstruksi adalah suatu rangkaian kegiatan yang hanya satu kali dilaksanakan dan umumnya berjangka pendek. Dwinka (2018) menyatakan proyek adalah sekumpulan kegiatan yang saling terikat untuk mencapai hasil akhir tertentu yang mempunyai dimensi waktu, fisik, dan biaya. Berdasarkan pengertian proyek di atas, ciri-ciri proyek antara lain : 1. Memiliki tujuan tertentu berupa hasil kerja akhir. 2. Sifatnya sementara karena siklus proyek relatif pendek. 3. Dalam proses pelaksanaannya, proyek dibatasi oleh jadwal, anggaran biaya, dan mutu hasil akhir. 4. Merupakan kegiatan nonrutin, tidak berulang-ulang. 5. Kebutuhan sumber daya berbeda disetiap kegiatan. Proyek konstruksi mempunyai tiga karakteristik sebagai berikut : 1. Bersifat unik Keunikan dari proyek konstruksi adalah tidak pernah terjadi rangkaian kegiatan yang sama persis (tidak ada proyek yang identik, yang ada adalah proyek sejenis), bersifat sementara dan selalu terlibat grup pekerja yang berbeda. 2. Dibutuhkan sumber daya (resources) Setiap proyek konstruksi membutuhkan sumber daya, yaitu pekerja dan sesuatu (uang, mesin, metode, material). Pengorganisasian semua sumber daya dilakukan oleh manajer proyek.
18 | Manajemen Proyek 3. Organisasi Setiap organisasi mempunyai keragaman tujuan dimana didalamnya terlibat sejumlah individu dengan keahlian yang bervariasi, perbedaan ketertarikan, kepribadian yang bervariasi dan ketidakpastian. Dalam proses penyelesaian proyek terdapat tiga kendala (triple constraint) yaitu biaya, mutu dan waktu. 1. Biaya (anggaran) Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi anggaran. 2. Mutu Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal akhir yang telah ditentukan. 3. Waktu Produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan. Gambar 1. Tiga Kendala (Triple Constraint) Proyek Dari skema diatas bisa dilihat tiga kendala tersebut saling terkait untuk tujuan akhir keberhasilan proyek.
Manajemen Proyek | 19 Proyek terdiri dari beberapa jenis yang dibedakan oleh spesifikasi kebutuhan serta tujuan akhirnya. Maka proyek dapat diklasifikasikan diantaranya sebagai berikut : 1. Proyek Konstruksi Proyek ini menghasilkan bangunan fisik seperti bangunan gedung, bangunan jembatan, bangunan jalan. 2. Proyek Penelitian dan Pengembangan Proyek ini melakukan penelitian dan pengembangan untuk menghasilkan produk tertentu. Tujuan proyek dapat berupa memperbaiki atau meningkatkan produk, pelayanan atau metode produksi. 3. Proyek Manajemen Jasa Proyek ini merupakan kegiatan-kegiatan spesifik dari suatu perusahaan dimana produk akhirnya berupa jasa atau non fisik. Contohnya pembuatan sistem informasi dari suatu usaha/perusahaan. Dari beberapa jenis proyek tersebut, tahapan kegiatan /siklus proyeknya berbeda penanganan dan pengelolaannya. Dalam penyelesaiannya, proyek konstruksi mempunya tahapan-tahapan untuk menghasilkan tujuan akhir yang harus diharapkan. 1. Tahap Konseptual Gagasan Tahapan ini dimulai adanya gagasan atau ide yang dirumuskan dalam kerangka acuan kerja, studi kelayakan awal, indikasi awal dimensi, biaya dan jadwal proyek.
20 | Manajemen Proyek 2. Tahap Studi Kelayakan Tahap ini betujuan untuk mendapatkan keputusan tentang kelanjutan proyek yang akan dilakukan, apakah proyek tersebut layak dilaksanakan, baik dari aspek perencanaan dan perancangan, aspek ekonomi (biaya dan sumber pendanaan) maupun aspek lingkungannya (bermanfaat bagi masyarakat). 3. Tahap Detail Desain Tahapan ini bertujuan melengkapi penjelasan proyek dan menentukan tata letak, rancangan, spesifikasi teknis, metoda konstruksi dan rencana anggaran biaya, agar disetujui pemilik proyek dan pihak-pihak berwenang yang terlibat. 4. Tahap Pengadaan Tahapan ini adalah memilih penyedia jasa (kontraktor) yang akan melaksanakan pembangunan konstruksi dilapangan. 5. Tahap Implementasi/pelaksanaan Tahapan implementasi merupakan lanjutan dari tahapan pengadaan, yaitu mewujudkan bangunan yang dibutuhkan pemilik proyek yang sudah dirancang oleh konsultan perencanandalam batasan biaya dan waktu yang telah ditentukan dan mutu yang diharapkan. Kontraktor terpilih mempersiapkan diri untuk pelaksanaan proyek. Kontraktor terpilih melengkapi sumberdaya (man, money, material, method, machine, yang dibutuhkan dilapangan. Pemilik proyek dibantu konsultan pengawas mengawasi pekerjaan proyek terlaksana dengan baik. 6. Tahap Operasi dan Pemeliharaan
Manajemen Proyek | 21 Tahapan ini bertujuan menjamin kesesuaian bangunan yang telah dikerjakan dengan dokumen kontrak dan bangunan berfungsi sebagaimana mestinya. Keberhasilan proyek konstruksi tidak terlepas dari hubungan antar pihak-pihak yang terkait langsung dalam pelaksanaan proyek dan merupakan faktor utama dalam merealisasikan kegiatan-kegiatan pembangunan yang ada di suatu proyek. Orang/ badan yang membiayai, merencanakan dan melaksanakan bangunan tersebut disebut unsur-unsur pelaksanaan proyek konstruksi (Ervianto, 2005). Unsur-unsur pelaksana pembangunan yang terlibat dalam kegiatan pembangunan yaitu : owner, konsultan perencana (struktur dan arsitek), kontraktor/ pemborong, dan konsultan pengawas.
22 | Manajemen Proyek 1. Owner/Pemilik Proyek Pemilik proyek disebut juga sebagai pengguna jasa, pemberi tugas, owner atau bouwheer adalah suatu badan usaha atau perorangan, baik pemerintah maupun swasta yang memiliki, memberikan pekerjaan, serta membiayai suatu proyek dalam proses pembangunan suatu bangunan. Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai pemilik proyek antara lain adalah : a. Menunjuk dan mengangkat wakilnya bagi kebutuhan perencanaan dan pelaksanaan, dalam hal ini mengangkat kontraktor pelaksana, pengawas proyek yang telah terpilih melalui sistem lelang. b. Mengesahkan keputusan yang menyangkut biaya, mutu dan waktu pelaksanaan. c. Menyelesaikan perselisihan menyangkut proyek yang terjadi antara bawahannya dengan pihak pemborong. d. Menyediakan dan mengusahakan pendanaan bagi kontraktor pelaksana. e. Memberikan keputusan terhadap perubahan waktu pelaksanaan dengan memperhatikan pertimbangan yang diberikan oleh konsultan pengawas 2. Konsultan Konsultan adalah perusahaan atau seseorang yang ditunjuk oleh Owner yang memiliki keahlian dan pengalaman dibidang merancang atau mendesain bangunan dan mengawasi pelaksanaan bangunan.
Manajemen Proyek | 23 Konsultan dibedakan atas 3 (tiga) yaitu konsultan perencana dan konsultan pengawas. 3. Konsultan Perencana Perusahaan atau seseorang yang ditunjuk oleh Owner yang memiliki keahlian dan pengalaman dibidang meran-cang atau mendesain bangunan seperti Perencana Arsitek, Perencana Struktur, Perencana Mekanikal dan Elektrikal, Perencana Taman dan lain sebagainya. Tugas konsultan perencana di antaranya sebagai berikut: a. Mengadakan penyesuaian keadaan lapangan dengan keinginan pemilik bangunan. b. Membuat gambar kerja pelaksanaan. c. Membuat Rencana kerja dan syarat – sayarat pelaksanaan bangunan ( RKS ) sebagai pedoman pelaksanaan. d. Membuat rencana anggaran biaya bangunan. e. Memproyeksikan keinginan – keinginan atau ide – ide pemilik ke dalam desain bangunan. f. Melakukan perubahan desain bila terjadi penyimpangan pelaksanaan pekerjaan dilapangan yang tidak memungkinkan desain terwujud di wujudkan. g. Mempertanggungjawabkan desain dan perhitungan struktur jika terjadi kegagalan konstruksi. 4. Konsultan Pengawas Perusahaan atau seseorang yang ditunjuk oleh Owner yang memiliki keahlian dan pengalaman dibidang pengawas-an pelaksanaan proyek.
24 | Manajemen Proyek Tugas konsultan pengawas mempunyai kegiatan sebagai berikut : a. Melakukan pengawasan berkala serta memberikan pengarahan, petunjuk dan penjelasan kepada pelaksana konstruksi dan meneliti hasil-hasil yang telah dikerjakan. b. Memberi rekomendasi progress report pekerjaan pelaksana untuk meminta dana kepada Pemilik Proyek (owner) guna membiayai pelaksanaan pekerjaan selanjutnya. c. Memberikan teguran dan atau peringatan kepada pelaksana konstruksi apabila dalam pelaksanaan pekerjaan terjadi penyimpangan dari spesifikasi dan gambar-gambar teknis. d. Mempersiapkan, mengawasi dan melaporkan hasil pelaksanaan proyek kepada Pemilik Proyek (owner). 5. Konsultan Manajemen Konstruksi a. Konsultan manajemen konstruksi atau konsultan manajemen proyek adalah suatu badan yang ditunjuk oleh pemilik proyek untuk membantu pemilik dalam pelaksanaan manajemen proyek yang bertindak sebagai wakil dari pemilik. b. Hak dan kewajibannya membantu pemilik proyek dalam memanajemen proyek mulai dari kegiatan studi kelayakan sampai dengan proyek siap dimulai pengoperasikan (habis masa pemeliharaan). Konsultan Manajemen Proyek bertanggung jawab memberikan laporan kepada pemilik proyek. c. Menurut J.J Adrian (1985), ‚Manajemen konstruksi adalah suatu proses dimana pemilik proyek
Manajemen Proyek | 25 membuat ikatan kerja dengan agen yang disebut dengan manajer konstruksi, dengan tugas mengkoordinasikan seluruh kegiatan penyelenggaraan proyek, termasuk studi kelayakan, design engineering, perencanaan, persiapan kontrak, konstruksi dan lain-lain kegiatan proyek, dengan tujuan meminimalkan biaya dan jadwal, serta menjaga mutu proyek‛. 6. Kontraktor Kontraktor (Pelaksana) adalah perusahaan/badan hukum atau perorangan yang ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan proyek sesuai dengan keahliannya, yang telah ditetapkan dari pemilik proyek serta telah menandatangani Surat Perjanjian Kerja (SPK). Kontraktor pelaksana ini bekerja dengan mengacu pada gambar kerja (bestek), rencana kerja dan syarat-syarat (RKS) yang telah disusun sebelumnya. Pemilihan Kontraktor dilakukan melalui lelang/tender atau dapat juga dengan pengadaan langsung, penunjukan langsung dengan negosiasi penawaran harga. Dalam pelaksanaannya kontraktor bias bekerjasama dengan sub-kontraktor yang disetujui pemilik untuk sebagian pekerjaan yang spesifik/membutuhkan keahlian khusus dan bekerjasama dengan supplier sebagai pemasok material yang memiliki kualifikasi diinginkan pemilik. Tugas Kontraktor sebagai berikut : a. Melaksanakan pekerjaan konstruksi sesuai dengan peraturan dan spesifikasi yang telah direncanakan dan ditetapkan didalam kontrak perjanjian pemborongan.
26 | Manajemen Proyek b. Memberikan laporan kemajuan proyek (progress) yang meliputi laporan harian, mingguan, serta bulanan kepada pemilik proyek yang memuat antara lain pelaksanaan pekerjaan, prestasi kerja yang dicapai, jumlah tenaga kerja yang digunakan, jumlah bahan yang masuk, keadaan cuaca dan lain sebagainya. c. Menyediakan tenaga kerja, bahan material, tempat kerja, peralatan, dan alat pendukung lain yang digunakan mengacu dari spesifikasi dan gambar yang telah ditentukan dengan memperhatikan waktu, biaya, kualitas dan keamanan pekerjaan. d. Bertanggungjawab sepenuhnya atas kegiatan konstruksi dan metode pelaksanaan pekerjaan di lapangan. e. Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan jadwal (time schedule) yang telah disepakati. f. Melindungi semua perlengkapan, bahan, dan pekerjaan terhadap kehilangan dan kerusakan sampai pada penyerahan pekerjaan. g. Memelihara dan memperbaiki dengan biaya sendiri terhadap kerusakan jalan yang diakibatkan oleh kendaraan proyek yang mengangkut peralatan dan material ke tempat pekerjaan. h. Kontraktor mempunyai hak untuk meminta kepada pemilik proyek sehubungan dengan pengunduran waktu penyelesaian pembangunan dengan memberikan alasan yang logis dan sesuai dengan
Manajemen Proyek | 27 kenyataan di lapangan yang memerlukan tambahan waktu. i. Mengganti semua ganti rugi yang diakibatkan oleh kecelakaan sewaktu pelaksanaan pekerjaan, serta wajib menyediakan perlengkapan pertolongan pertama pada kecelakaan.
28 | Manajemen Proyek 3 Manajer Proyek ROYEK Konstruksi adalah kegiatan yang hanya satu kali dilakukan, mempunyai durasi waktu terbatas dan proses dalam mengolah sumber daya proyek (Ervianto, 2005). Dalam Project Management Body of Knowledge dikatakan bahwa proyek sebagai usaha sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk atau jasa (service) yang unik(PMI, 2013). Proyek Konstruksi memiliki tiga sasaran yang sekaligus menjadi kendala (triple constrain) dan merupakan parameter penting bagi penyelenggaraan proyek, yaitu : besarnya biaya (anggaran) yang dialokasikan, jadwal dan mutu yang harus dipenuhi. Jadi proyek dibatasi oleh waktu dan sumber daya baik berupa manusia, material, biaya ataupun alat. Supaya tidak terjadi penyimpangan waktu, biaya atau mutu yang signifikan dan tujuan proyek bisa tercapai maka penting melakukan manajemen proyek mulai dari fase awal hingga fase penyelesaian. Untuk itu diperlukan manajer proyek yaitu orang yang bertanggungjawab mengelola proyek dan menjalankan fungsi manajemen mulai dari perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, pengendalian sampai proyek selesai dan menentukan keberhasilan sebuah proyek(Husen, 2009) P
Manajemen Proyek | 29 Manajer proyek atau project manager (PM) adalah seseorang yang sangat berpengaruh dalam proyek, yang bertindak sebagai pimpinan agar sasaran proyek dapat tercapai(Barrie, 1993). Manajer proyek didefenisikan sebagai berikut : 1. Manajer proyek adalah seseorang yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan proyek dimulai dari kegiatan yang paling awal hingga proyek selesai. Manajer proyek bertanggung jawab terhadap organisasi induk, proyeknya sendiri, dan tim yang bekerja dalam proyek. (Ervianto, 2005)) 2. Manajer proyek adalah seseorang yang ditunjuk sebagai penanggungawab semua aktivitas sehari-hari (day to day)dalam pengelolaan proyek untuk kepentingan organisasi (Heryanto, Iman & Triwibowo, 2013). 3. Manajer Proyek adalah seseorang yang mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk memimpin pelaksanaan proyek sesuai dengan kontrak. Dalam menjalankan tugasnya, ia harus memperhatikan kepentingan perusahaan dimana ia bekerja, kepentingan pemilik proyek, peraturan pemerintah yang berlaku, maupun lingkungan di lokasi proyek (Soeharto, 1999). Berdasarkan defenisi tersebut dapat disimpulkan bahwa manajer proyek mempunyai tanggungjawab penuh terhadap tercapainya tujuan dan sasaran proyek dengan memimpin, merencanakan, mengkoordinasi, dan mengendalikan sumber daya yang dikenal 5M yaitu Man, Money, Material, Machine, dan Method.
30 | Manajemen Proyek Manajer proyek harus bisa mengelola berbagai macam kegiatan, sejumlah besar tenaga kerja dan tenaga ahli, terutama dalam aspek perencanaan, pelaksanaan dan aspek pengendalian untuk pencapaian sasaran yang telah ditentukan, terkait: jadwal, biaya,mutu dan K3 . Di dalam proyek konstruksi, seorang manajer proyek memegang peranan yang sangat penting. Manajer Proyek harus melaksanakan manajemen waktu, biaya, kualitas yang terintegrasi dengan manajemen SDM, resiko dan pengadaan (Utama, 2018). Komitmen seorang manajer proyek berpengaruh signifikan terhadap keberhasilan suatu proyek konstruksi.(Ni Luh Made, 2022) Organisasi tim proyek biasanya tergantung pada struktur dasar dari perusahaan yang melakukan proyek. Ada tiga macam struktur organisasi utama yang digunakan oleh perusahaan dewasa ini, yaitu: 1. Organisasi proyek murni Struktur organisasi proyek ini bagian tersendiri dari organisasi fungsional perusahaan, dimana manajer proyek mempunyai otoritas penuh terhadap proyek. Tim proyek memiliki komitmen dan wewenang mandiri, namun tetap dalam koordinasi perusahaan(Husen, 2009) Gambar 1. Struktur organisasi proyek murni
Manajemen Proyek | 31 2. Organisasi fungsional Pembagian tugas serta kegiatan pada spesialisasi anggota organisasinya menurut fungsinya (Ervianto, 2005), memiliki struktur dengan konsep otoritas dan hierarki vertikal. Tanggung jawab organisasi termasuk manajer proyek di rangkap dengan tugas sehari-hari organisasi fungsional (Husen, 2009). Gambar 2. Struktur organisasi fungsional 3. Organisasi matriks Biasanya gabungan dari organisasi proyek murni dan fungsional, memanfaatkan ahli dari berbagai disiplin ilmu.(Husen, 2009) Gambar 3. Struktur organisasi matriks Kompetensi manajer proyek dikelompokkan menjadi pengetahuan, keahlian, dan juga sikap dan manajemen yang berpengaruh secara bersama-sama terhadap kompetensi manajer proyek (Hari Wahyono, Suyadi and Azis, 2016).
32 | Manajemen Proyek Kriteria-kriteria yang termasuk dalam kompetensi manajer proyek : 1. Pengetahuan (Knowledge) Kemampuan terkait pengetahuan manajer proyek yang harus dimiliki (PMI, 2013) : a. Manajemen Integrasi : mengintegrasikan berbagai elemen dari manajemen proyek. b. Manajemen Lingkup/Scope : mendefinisikan dan mengelola semua pekerjaan yg dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan baik. c. Manajemen Waktu : mengestimasi waktu yg diperlukan untuk penyelesaian sebuah proyek dan menjamin ketepatan waktu dalam penyelesaiannya. d. Manajemen Biaya : mempersiapkan dan mengelola biaya proyek yang diperlukan proyek e. Manajemen Kualitas : menjamin bahwa proyek yang dilakukan akan memuaskan stakeholder dan memenuhi kualitas yang sudah disepakati sebelumnnya. f. Manajemen Sumber Daya Manusia : hal yang berkaitan dengan efektivitas menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek. g. Manajemen Komunikasi : untuk membuat, mengumpulkan, menyebarkan dan menyimpan informasi proyek. h. Manajemen Risiko : mengidentifikasi, menganalisa, dan merespon risiko yang berkaitan dgn proyek yg dikerjakan. i. Manajemen Pengadaan : memperoleh barang dan jasa untuk mendukung pelaksanaan proyek baik dari
Manajemen Proyek | 33 dalam maupun dari luar organisasi. 2. Keahlian (skill) Keahlian yang dimiliki seorang manajer proyek diantaranya (Heryanto, Iman & Triwibowo, 2013) : a. Kepemimpinan. Bisa mengarahkan dan memotivasi tim secara keseluruhan agar proyek bisa mencapai sasaran dan tujuan dengan tepat. b. Mampu memecahkan masalah. Mampu memecahkan semua permasalahan teknik maupun non teknis selama proyek berlangsung. c. Keahlian Menulis. Mampu menulis dengan jelas, singkat dan padat, serta mengenai sasaran dalam menginterpretasi pelaksanaan proyek. d. Kemampuan untuk Presentasi. Seorang manager proyek harus bisa menyampaikan ide-idenya dalam suatu bentuk orasi, mempresentasikan suatu topik tertentu dalam proyek dengan lugas dan mudah dimengerti. e. Kemampuan Berkomunikasi. Kemampuan untuk berkomunikasi yang baik dalam sebuah tim, yang bisa menghubungkan semua anggota tim agar dapat berkoordinasi dengan baik. f. Kemampuan Menjalankan Tim. Untuk menjalankan tim, seorang manajer harus memiliki karisma yang tinggi, dan berwibawa. mampu memotivasi orang lain. g. Profesionalisme. Bersikap profesional dimana bisa memilih antara urusan pekerjaan dan pribadi, kapan saat bertindak
34 | Manajemen Proyek sebagai pimpinan proyek dan kapan berlaku sebagai teman. h. Kemampuan Handal Mengatur. Kemampuan untuk mengatur ini sangat diperlukan, karena dalam sebuah proyek terkadang tidak sedikit anggota tim yang mau jalan sendiri. i. Menguasai Manajemen Proyek. Manajer proyek harus menguasai manajemen proyek karena menyangkut keseluruhan dari prosesproses pelaksanaan proyek. 3. Sikap (Attitude) Menurut Prianto (2012) attitude yang harus dimiliki seorang manajer proyek adalah : a. Mempunyai komitmen untuk bekerja keras . b. Mempunyai upaya/inisiatif untuk menyelesaikan semua kegiatan dan ketika menghadapi masalah. c. Mempunyai kepercayaan atas kemampuan diri. d. Mempunyai motivasi diri yang besar untuk tercapainya keberhasilan proyek. e. Memiliki semangat kerja yang tinggi demi tercapainya keberhasilan proyek. f. Mempunyai rasa tanggung jawab yang penuh. g. Memahami tujuan proyek dan mampu memotivasi tim proyek untuk bersama- sama mencapai tujuan dan sasaran proyek. Peranan seorang manajer proyek (Kerzner, 1995) yaitu: 1. Manajer proyek bertanggung jawab untuk mengkoor-
Manajemen Proyek | 35 dinir dan mengintegrasikan berbagai aktivitas fungsional. 2. Memerlukan keterampilan hubungan antar pribadi dan komunikatif yang kuat serta terbiasa berhubungan dengan tiap-tiap organisasi lini yang ada. 3. Berwawasan pengetahuan yang umum (general knowledge) menyangkut teknologi yang sedang digunakan. Peran dari seorang manajer proyek adalah memimpin tim proyek untuk memastikan suatu proyek berkualitas dengan tepat waktu, anggaran dan batasan lainnya (Oberlender, 2000). PMBOK menjabarkan peranan tanggung jawab serta apa yangharus dimiliki oleh seorang manajer proyek konstruksi, sebagai berikut : 1. Kepemimpinan seorang manajer proyek arus ditunjukkan pada semua tahapan proyek. 2. Manajer proyek mempunyai otoritas dan kebebasan dalam mengatur proyek. 3. Manajer proyek bersama dengan tim manajemen proyek harus mengkoordinir dan mengarahkan organisasi yang ada dalam proyek. 4. Manajer proyek bersama dengan pemberi kuasa menyediakan sumber daya organisasi untuk merancang aktivitas proyek. 5. Secara umum, manajer proyek harus mengenali proyek dan ditugaskan sejak awal studi kelayakan. 6. Manajer proyek bersama dengan tim manajemen proyek
36 | Manajemen Proyek bertanggungjawab menentukan kualitas dan nilai proyek. 7. Manajer proyek mempunyai tanggungjawab kepada sumber daya manusia untuk menerima dan melepas bawahannya tergantung atas organisasi. 8. Peran dan tanggung jawab dari manajer proyek biasanya kritis pada kebanyakan proyek tapi sangat berarti dalam penerapannya. 9. Manajer proyek bertanggung jawab dalam membuat pelaporan rangkap kepada manajer fungsional dan timnya sendiri. 10. Manajer proyek dan tim manajemen resiko memberi tanggapan kepada pemilik proyek terhadap resiko sehingga mengurangi efek yang tidak diantisipasi dan koreksi yang diperlukan untuk mengurangi resiko. 11. Manajer proyek yang diusulkan harus bersertifikat Project Management Profesional (PMP) atau mempunyai pengalaman kerja sebelumnya pada proyek yang sama.
Manajemen Proyek | 37 4 Elemen Manajemen Proyek AGI kontraktor dalam menjalankan sebuah proyek tentu punya sasaran dan target. Maka untuk mencapai target dan sasaran tertentu dalam efisiensi anggaran dan efektifitas waktu sesuai rencana kerja dalam jadwal yang telah disiapkan. Sebuah proyek harus direncanakan, diorganisasir, dan diperiksa atau dimonitoring serta dievaluasi selama pelaksanaan proyek. Prosedur ini disebut sebagai manajemen proyek. Dalam bab ini kita akan membahas elemen manajemen proyek dalam siklus hidup proyek. Standar dari manajemen proyek dan praktik terbaik diketahui oleh manajer pengembangan yang berkualifikasi baik dalam suatu organisasi. Untuk menyelesaikan sebuah proyek tertentu dari awal sampai akhir, kemampuan dari kelompok kerja harus dikoordinasikan melalui prosedur manajemen proyek. Merancang setiap tindakan, memonitor hasil, mengalokasikan tanggung jawab, mengenali setiap batasan, dan menyelesaikan pekerjaan sambil mematuhi batasan tersebut adalah bagian dari hal tersebut diatas. Individu yang unggul dalam perannya adalah mereka yang memiliki keterampilan berkomunikasi dan interpersonal yang sempurna. B
38 | Manajemen Proyek Seperti yang sudah dijelaskan dam bab sebelumnya, Manajemen Proyek adalah pengelolaan yang baik atas proyek-proyek yang direncanakan dan dilaksanakan dari awal hingga akhir selama proses pelaksanaan proyek berlangsung. Manajemen proyek memerlukan waktu dan sumber daya yang didanai agar dapat digunakan secara efisien dan efektif dalam proyek. Manajemen proyek membantu dalam merencanakan dan mengelola setiap proses pelaksanaan proyek dengan baik sekaligus memberikan manajemen yang efektif terhadap kejadian yang tak terduga. Manajemen proyek, yang berfungsi untuk menyelesaikan setiap masalah yang terjadi selama proyek berlangsung dengan cepat, dan akan membantu mengikuti proses yang lebih sehat dengan mencoba meramalkan kesalahan atau risiko yang mungkin terjadi selama berlangsungnya proyek. Perusahaan Kontraktor yang menperoleh pekerjaan akan dapat merencanakan, melaksanakan, dan memenuhi misi dengan sukses jika menjalankan manajemen proyek yang merupakan hal sangat penting secara baik. Maka dalam mencapai tujuan proyek tersebut berdasarkan kepada batasan yang telah ditentukan, seperti waktu, uang, dan efektivitas, manajemen proyek tentu diperlukan penggunaan keahlian dari Sumber Daya Manusia, kemampuan sumber daya perusahaan, peralatan, dan metodologi kerja yang tepat. Oleh karena begitu pentingnya Manajemen Proyek ini, maka
Manajemen Proyek | 39 perlu juga kita mengetahui elemen-elemen dari Manajemen Proyek tersebut. Berdasarkan kepada Project Management Body of Knowledge (PMBOK) sebagaimana yang didefenisikan oleh Project Management Institute (PMI), ada 9 ( sembilan ) elemen Manajemen Proyek itu adalah sebagai berikut : 1. Project Scope Management 2. Project Time Management 3. Project Cost Management 4. Project Human Resource Management 5. Project Risk Management 6. Project Communication Management 7. Project Quality Management 8. Project Procurement Management 9. Project Integration Management Penjelasan dan uraian dari masing-masing elemen diatas adalah sebagai berikut : 1. Project Scope Management Adapun Project Scope Management, meliputi : a. Scope planning: menjelaskan dan merencanakan bagaimana mendefenisikan, memverifikasi serta mengontrol ruang lingkup dari proyek, b. Scope defenition: y a it u membuat scope statement yang menjabarkan justifikasi proyek, penjelasan produk, deliverable dan tujuan proyek yang meliputi aspek biaya, mutu dan jadwal sebagai acuan untuk membuat Work Breakdown Structure (WBS).
40 | Manajemen Proyek c. Work Breakdown Structure (WBS): merupakan penjabaran terperinci scope statement menjadi susunan deliverables yang mudah dipahami dan dimanage, serta dikelompokkan berdasarkan deliverable utama. d. Scope verification: yaitu untuk mendapatkan persetujuan deliverable proyek secara formal. e. Scope control: yaitu mengontrol setiap terjadinya perubahan ruang lingkup proyek. 2. Project Time Management Project time management diperlukan untuk menyelesaikan proyek sesuai dengan waktu yang ditetapkan, yang meliputi: a. Penyusunan jadwal proyek, yaitu penyusunan waktu kerja mulai dari awal sampai akhir proyek. b. Monitoring jadwal proyek, yaitu melakukan pengawasan dan monitoring sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan. c. Pengontrolan perubahan jadwal proyek, yaitu melakukan pengawasan setiap ada terjadi perubahan jadwal/waktu pelaksanaan proyek. 3. Project Cost Management Project cost management diperlukan untuk membuat perencanaan, estimasi budget dan mengontrol biaya agar biaya proyek tidak melebihi anggaran yang dtetapkan, Project cost management ini meliputi: 1. Cost estimating: membuat perkiraan biaya atas sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap item pekerjaan