Manajemen Proyek

Manajemen Proyek | 41 2. Cost budgeting: menyusun perkiraan biaya yang dibutuhkan untuk pelaksanaan proyek dan menetapkan cost baseline. 3. Cost control: mengontrol faktor-faktor penyebab varian biaya dan menjalankan prosedur kontrol jika terjadi perubahan. 4. Project Human Resource Management Project Human Resource Management diperlukan untuk dapat memenuhi kebutuhan dalam mengorganisir dan me-manage project team, yang meliputi: a. Human resource planning: yaitu melakukan identifikasi kualifikasi dan jumlah personil yang akan dibutuhkan serta mendokumentasikan peran dan tanggung jawab masing-masing personil tersebut. b. Menunjuk dan menugaskan personil tim sesuai dengan yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan proyek. c. Membentuk project team dengan cara meningkatkan kompetensi dan kerjasama tim dengan tujuan meningkatkan produktifitas dan kualitas kinerja proyek. d. Mengelola project team dengan mengkoodinasikan dan melakukan monitoring setiap kinerja tim, kemudian memberikan umpan balik dan membantu dalam memecahkan masalah yang terjadi di proyek. 5. Project Risk Management Project Risk Management atau manajemen risiko proyek adalah kegiatan melakukan identifikasi, menganalisis, dan mengantisipasi risiko yang kemungkinan akan terjadi pada saat proses pengerjaan proyek agar

42 | Manajemen Proyek tetap berjalan dan sukses mencapai tujuannya. Manajemen risiko ini bersifat reaktif, artinya harus cepat tanggap dalam melakukan respon dan mencarikan solusi terbaik untuk menyelesaikan risiko yang terjadi. Project risk management sangat penting karena akan mengurangi adanya kemungkinan terjadinya kegagalan dan meningkatkan kemungkinan kesuksesan pengerjaan sebuah proyek. Berikut ini merupakan beberapa alasan kenapa project risk management itu penting : a. Membantu mengurangi risiko terjadinya kegagalan proyek b. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas proyek c. Meningkatkan kualitas produktifitas d. Menghindari kelebihan penggunaan anggaran e. Meningkatkan kepercayaan dari stakeholder 6. Project Communication Management Project Communication Management ini berhubungan dengan bagaimana sistem komunikasi diantara personil atau tim proyek dilaksanakan. Project Communication Management ini juga bertujuan agar komunikasi dan juga aliran informasi proyek dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Project Communication Management meliputi: a. Communication Planning, yaitu perencanaan sistem komunikasi proyek yang sesuai dengan kebutuhan dan dapat diterima oleh stakeholders.

Manajemen Proyek | 43 b. Information Distribution, yaitu bagaimana pihak penyedia jasa melakukan pendistribusian informasi yang berhubungan dengan pelaksanaan proyek. c. Performance Reporting, yaitu bagaimana sistem dari penyadia jasa dalam memberikan laporan status dan kemajuan dari pengerjaan proyek secara efektif, efisien dan objektif serta tepat waktu. d. Manage Stakeholders, yaitu bagaimana sistem dari penyedia jasa membina dan mengelola komunikasi yang efisien dan efektif dengan stakeholders agar terpenuhinya kebutuhan dengan melibatkannya dalam pengambilan keputusan sesuai dengan mekanisme dan peraturan yang berlaku. 7. Project Quality Management Project Quality Management, yaitu sebuah sistem manajemen yang dilakukan untuk memastikan kesesuaian kinerja dan hasil kerja proyek dengan standar mutu yang telah ditetapkan dan disetujui bersama. Project Quality Management meliputi: a. Quality Planning, yaitu perencanaan dalam menentukan standar mutu dan standar konfigurasi yang sesuai untuk proyek yang dilaksanakan dan cara pemenuhannya. b. Quality Assurance, yaitu proses melaksanakan aktivitas mutu untuk memastikan dalam melaksanakan proyek telah memenuhi standar proyek yang telah ditetapkan. c. Standar konfigurasi yang telah ditetapkan dan mengidentifikasi risiko dan bagaimana cara mengeliminasi penyebab kegagalan yang akan terjadi tersebut.

44 | Manajemen Proyek 8. Project Procurement Management Project Procurement Management, yaitu proses yang diperlukan dalam memenuhi proses pengadaan barang dan/atau jasa yang disediakan oleh vendor/kontraktor/ subkontraktor sesuai jadwal yang ditetapkan. Project Procurement Management, meliputi: a. Procurement planning: proses menentukan kebutuhan terhadap pengadaan barang dan/atau jasa oleh vendor/kontraktor/subkontraktor, membuat jadwal pelaksanaan pengadaan dimaksud. b. Solicitation planning: melakukan penyusunan dokumen pengadaan dan kriteria penilaian. c. Conduct solicitation: memberikan penjelasan proses pelelangan, melaksanakan pelelangan dan menerima proposal/penawaran yang diajukan vendor/ kontraktor/subkontraktor. d. Source selection: memilih dan menunjuk vendor/kontraktor yang keluar sebagai pemenang e. Contract administration: menyiapkan dokumen kontrak kemudian bersama-sama vendor/ kontraktor/subkontraktor pemenang melakukan review dan menyempurnakan isi kontrak f. Contract closure: penandatanganan kontrak oleh kedua belah pihak (penyedia dan pengguna jasa) 9. Project Integration Management Project Integration Management, yaitu proses dan aktivitas mengidentifikasi, mendefenisikan, mengkombinasikan, menyatukan dan mengkoordinasikan berbagai proses dan aktivitas manajemen proyek dalam suatu proses yang bersinergi dan berkesinambungan.

Manajemen Proyek | 45 Project Integration Management, meliputi: a. Membuat project definition yang digunakan sebagai gambaran awal proyek. b. Membuat project management plan. c. Mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek. d. Memonitor dan mengontrol setiap aktivitas pekerja-an proyek, mulai dari initation, planning, execution sampai closing proyek. e. Mengintegrasikan pelaksanaan prosedur kontrol perubahan atau changes control procedure. f. Menyelesaikan dan menutup proyek secara formal.

46 | Manajemen Proyek 5 Perencanaan Proyek ERENCANAAN proyek merupakan Langkah awal untuk menetapkan cakupan keseluruhan (scope of work) proyek, mendefenisikan, menyempurnakan dan mengembangkan langkah-langkah untuk mencapai tujuan utama proyek. Penyusunan dan peramalan kegiatan-kegiatan yang akan di lakukan pada masa yang akan datang sesuai dengan tujuan yang ingin di capai organisasi atau proyek di sebut dengan perencanaan yang berupa tata cara melakukan pekerjaan, metoda atau tahapan pelaksanaan kerja, perencanaan hasil yang ingin di capai, penjadwalan waktu, biaya dan program kerja (Ervianto, 2005). Untuk membuat perencanaan yang baik dan terukur, di butuhkan data-data, dokumen-dokumen kelengkapan serta rencana pengembangan pengelolaan yang akan menjadi acuan pelaksanaan. Proyek adalah suatu pekerjaan yang unik dan kompleks, sehingga dilakukan tinjauan secara berulang-ulang dan berkelanjutan. Semakin banyak pengumpulan data dan informasi yang di jadikan acuan, semakin mudah di pahami dan perencanaan semakin baik (Soeharto, 1999). P

Manajemen Proyek | 47 Salah satu komponen penting dalam manajemen proyek adalah Work Breakdown Structure (WBS). WBS merupakan sebuah struktur dan metode pengerjaan proyek yang berguna untuk memecahkan proses pengerjaan proyek secara bertahap sampai pada setiap rincian kegiatannya. Program Management Institute (PMI) pada tahun 1987 sampai tahun 1999 mulai mengembangkan struktur standar untuk ranah proyek non-militer (Project Management Institute, 2013). Pada tahun 1993, WBS dikenal sebagai sebuah struktur rincian kerja untuk perusahaan dan proyek sipil lainnya. Adapun manfaat dari perencanaan WBS, antara lain: 1. Mempermudah penyampaian proyek, dengan pengelompokkan item-item pekerjaan yang mencakup scope proyek. 2. Memudahkan Pengendalian Proyek, setiap elemenelemen tugas proyek, memiliki tanggung jawab dan target waktu yang jelas sehingga memudahkan pengendalian. 3. Meningkatkan Koordinasi Tim, karena hirarki jaringan kerja tersusun dengan jelas. 4. Memungkinkan Pengendalian Biaya Proyek, dengan alokasi pembagian tugas dan biaya yang jelas. 5. Memungkinkan Evaluasi dan Meminimalisasi Kesalahan dengan control yang lebih baik.

48 | Manajemen Proyek RUMAH TINGGAL PERSIAPAN LEVEL 1 LEVEL 2 LEVEL 3 PEK.TANAH PONDASI STRUKTUR ARSITEKTURAL ATAP SANITASI ELEKTRIKAL GALIAN TIMBUNAN GALIAN PASANGAN BATU KALI IMB PEMBERSIHAN LAPANGAN BEDENG PEKERJA BOUWPLANK BALOK KOLOM PELAT RANGKA ATAP PENUTUP ATAP DINDING FINISHING PLAFOND PINTU & JENDELA KLOSET JAR.AIR BERSIH JAR. AIR KOTOR JAR. LISTRIK TELEPHONE LANTAI Untuk Menyusun WBS, beberapa cara yang sering digunakan sebagai berikut : 1. Menetapkan siklus kerja proyek yang meliputi tahap inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan penutupan proyek. 2. Menentukan sub tugas, membuat detail penjelasan tugas, dan membuat tim kerja untuk setiap pokok tugas yang telah diberikan. 3. Membuat tautan atau rangkaian ketergantungan antar paket kerja yang sudah ada, sehingga pekerjaan proyek dapat dikerjakan secara simultan tanpa adanya penundaan. 4. Menetapan sumber daya manusia dan sumber daya bahan baku, jangan lupa untuk menetapkan biaya untuk rincian proyek. 5. Membuat perkiraan waktu atau tanggal dimulainya Waktu mulai dan waktu selesai di cantumkan. Gambar 8.1. Contoh Work Breakdown Structure (WBS)

Manajemen Proyek | 49 Salah satu indikator keberhasilan proyek adalah proyek selesai tepat waktu. Salah satu aspek penting dalam pengelolaan proyek adalah perencanaan waktu yang membantu menciptakan jadwal yang masuk akal dan memastikan anggota tim memenuhi tenggat waktu yang ditetapkan. Manajer proyek harus memahami dan mempunyai keterampilan dalam membuat jadwal yang efektif, mengatur pembagian tugas organisasi dan menyelesaikan tugas tepat waktu. Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika membuat penjadwalan waktu pelaksanaan proyek (Sutan Syah, 2004): 1. Kebutuhan dan kegunaan fasilitas yang ingin di bangun. 2. Referensi ke proyek berikutnya dan atau kelanjutan dari proyek sebelumnya. 3. Jika proyek itu menggunakan dana pemerintah, maka di perhatikan alasan sosial-politik. 4. Keadaan alam dan keadaan lokasi di sekitar proyek seperti: dataran tinggi atau dataran rendah. 5. Akses lokasi proyek dari fasilitas-fasilitas lainnya.. 6. Lokasi (quarry) dan kecukupan material, peralatan, serta hal-hal penunjang proyek lainnya. 7. Daya tampung area proyek. 8. Kemampuan operasional sumber daya, peralatan, tenaga kerja proyek. 9. Kondisi iklim, cuaca harian, debit air musiman, data kegempaan, serta data pendukung lainnya..

50 | Manajemen Proyek 10. Penghitungan hari kerja efektif dengan memperhatikan hari-hari libur resmi nasional, keagamaan atau tradisi setempat., serta adat setempat dimana proyek berada. 11. Hal-hal lain yang lazim terjadi di lokasi pekerjaan. 12. Kemampuan keuangan dari stakeholders proyek. Metoda-metoda yang di gunakan untuk perencanaan waktu, antara lain : 1. Gantt Chart atau Bar Chart Merupakan penjadwalan yang sering di gunakan dalam bentuk diagram balok sedehana sehingga dapat dengan mudah di pahami oleh pembaca. Garis-garis di gunakan untuk menunjukan awal mulai sampai dengan akhir selesainya setiap bagian pekerjaan proyek. Barchart dapat menunjukkan keterlambatan pekerjaan atau kemajuan pekerjaan lebih cepat dari yang direncanakan (Mahapatni, 2019). Contoh : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 1 A 3 2 B 5 3 C 4 4 D 8 5 E 10 6 F 7 7 G 6 8 H 2 Oktober 2023 No Kegiatan Durasi Minggu Minggu Minggu Gambar 8.2. Bar Chart Diagram Catatan : a. 6 (enam) hari kerja dalam seminggu b. Pekerjaan mulai tanggal 01 Oktober

Manajemen Proyek | 51 2. Critical Path Methode (CPM) CPM biasa di kenal dengan metode jalur kritis yang menggunakan jariangan perencanaan kerja yang disebut juga Network Planning (Ervianto, 2005). Langkah Perhitungan CPM a. Kembangkan network sesuai hubungan ketergantungan antara kegiatan. b. Cantumkan aktifitas dan durasi masing-masing kegiatan. c. Beri nomor semua event dari depan ke belakang. 1) Lakukan perhitungan kedepan untuk mendapatkan EETi (Earliest Event Time), mulai dengan hari/angka 0 dan ambil yang terbesar. 2) Lakukan perhitungan kebelakang untuk mendapatkan LET (Latest Event Time), mulai dari belakang dengan nilai = EET dan ambil yang terkecil. d. Hitung Activity time: - ES = Early Start; - EF = Early Finish; - LS = Latest Start; - LF = Latest Finish. dengan produktivitas g. Hitung Total Float (TF), Free Float (FF), Independent Float (IF). e. Gambarkan jalur kritis. f. Menghitung Durasi Pekerjaan: Volume pekerjaan di bagi

52 | Manajemen Proyek Contoh diagram CPM : Gambar 8.3: Network Arrow Diagram Method 3. Kurva ‚S‛ Kurva S bertujuan memberikan gambaran kemajuan pekerjaan dengan waktu. Kemajuan pekerjaan direfleksikan terhadap bobot penyerapan biaya; asumsi, pekerjaan tidak dibayar jika prestasi (volume dan mutu) pekerjaan tidak memenuhi persyaratan. Penerapan menyangkut dua aspek, yaitu perencanaan dan pengendalian dengan membandingkan rencana dan realisasi. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan, yaitu kemiringan (slope) kurva S merefleksikan kecepatan pemakaian sumber daya.

Manajemen Proyek | 53 TAHUN : 2023 M-1 M-2 M-3 M-4 M-5 M-6 M-7 M-8 M-9 M-10 M-11 M-12 M-13 M-14 M-15 M-16 M-17 M-18 M-19 M-20 M-21 M-22 20-23 24-30 31-06 07-13 14-20 21-27 28-03 04-10 11-17 18-24 25-01 02-08 09-15 16-22 23-29 30-05 06-12 13-19 20-26 27-03 04-10 11-17 A. SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA (SMKK) KONSTRUKSI I PENYIAPAN RK3K 0.04 0.04 II. SOSIALISASI DAN PROMOSI K3 0.09 0.09 0.09 III. ALAT PELINDUNG KERJA 0.03 0.032 0.002 0.002 0.002 0.002 0.002 0.002 0.002 0.002 0.002 0.002 0.002 0.002 0.002 0.002 0.002 0.002 0.002 0.002 0.002 0.002 IV. ASURANSI DAN PERIZINAN 0.10 0.096 V. PERSONIL K3 KONSTRUKSI 1.33 0.33 0.33 0.03 0.03 0.03 0.03 0.03 0.03 0.03 0.03 0.03 0.03 0.03 0.03 0.03 0.03 0.03 0.03 0.03 0.03 0.03 0.03 VI. ALAT PELINDUNG DIRI 0.17 0.17 VII. FASILITAS SARANA KESEHATAN 0.03 0.032 0.03 VIII. RAMBU-RAMBU 0.06 0.057 0.05 IX. LAIN-LAIN TERKAIT PENGENDALIAN RESIKO K3 0.10 0.096 0.004 0.004 0.004 0.004 0.004 0.004 0.004 0.004 0.004 0.004 0.004 0.004 0.004 0.004 0.004 0.004 0.004 0.004 0.004 0.004 B. LOKASI 1 I. PEKERJAAN PENDAHULUAN 0.71 0.71 0.36 0.36 II. PEKERJAAN PONDASI 5.41 0.44 1.58 1.58 1.58 1.58 III. PEKERJAAN BETON BERTULANG 11.79 1.42 1.92 2.42 2.92 3.42 IV. PEKERJAAN DINDING 3.53 V. PEKERJAAN KAP/ATAP 5.29 4.41 4.41 VI. PEKERJAAN LANTAI 4.29 2.11 2.11 2.11 VII. PEKERJAAN PENGECATAN 0.91 - VIII. PEKERJAAN ELEKTRICAL 0.67 C. LOKASI 2 I. PEKERJAAN PENDAHULUAN 0.60 0.60 0.30 0.30 II. PEKERJAAN PONDASI 5.41 0.23 1.46 1.46 1.46 III. PEKERJAAN BETON BERTULANG 15.41 1.40 2.40 5.40 6.40 IV. PEKERJAAN DINDING DAN KUZEN 3.53 V. PEKERJAAN KAP/ATAP 5.29 2.94 2.94 2.94 VI. PEKERJAAN LANTAI 4.29 1.87 1.87 VII. PEKERJAAN PENGECATAN 0.91 0.00 VIII. PEKERJAAN ELEKTRICAL 0.67 100.00 0.50 0.70 1.20 1.08 1.08 2.31 2.31 5.00 5.50 5.58 6.08 7.31 8.24 9.24 11.69 10.30 8.23 6.12 3.38 2.75 1.91 0.04 0.50 1.20 2.40 3.48 4.56 6.88 9.19 14.19 19.70 25.28 31.36 38.67 46.91 56.14 67.83 78.12 86.35 92.48 95.86 98.61 100.53 100.57 JADWAL PELAKSANAAN PEKERJAAN JUMLAH JULI 2023 AGUSTUS 2023 SEPTEMBER 2023 OKTOBER 2023 NOVEMBER 2023 NO URAIAN PEKERJAAN PROG DESEMBER 2023 WAKTU PELAKSANAAN Masa Pemeli haraan 180 (Seratus Delapan Puluh) Hari Kalender BOBOT (%) RENCANA KEMAJUAN PEKERJAAN' (%) RENCANA KEMAJUAN PEKERJAAN KUMULATIF (%) 100 50 0 90 80 70 60 40 30 20 10 Gambar 8.4. Kurva ‚S‛ Mutu atau kualitas di artikan sebagai permintaan atau persyaratan atas suatu produk atau jasa yang tepat oleh pelanggan (Tannady, 2015). Customer satisfaction atau kepuasan pelanggan merupakan konsep yang di artikan secara berbeda antara satu pelanggan dengan pelanggan lainnya. Perencanaan mutu atau kualitas di buat untuk : 1. Kesanggupan untuk mengantisipasi keadaan dan mempersiapkan rencana tindakan untuk mendapatkan sesuatu yang menjadi tujuan. 2. Diperlukan dalam menyusun kualitas dan menyampaikan hal-hal yang langsung memberikan kontribusi untuk memenuhi keinginan pelanggan. 3. Mencegah adanya cacat atau kekurang sempurnaan hasil produksi.

54 | Manajemen Proyek 4. Pilih bahan yang sesuai permintaan pelanggan. 5. Kembangkan kebiasaan baik untuk menanamkan pemahaman tentang mutu. 6. Rencanakan proses yang memaksimalkan hasil. Yang akan di susun dalam proses Perencanaan mutu atau kualitas adalah : 1. Quality Management Plan Berupa dokumen yang disajikan secara formal maupun informal, yang dapat dijadikan bahan tuntunan dalam membuat produk proyek yang berkualitas dengan standar yang digunakan. a. Quality Metrics, di pakai pada saat penjaminan kualitas (quality assurance) Digunakan saat proses pengendalian dan penjaminan kualitas (QA) seperti : keandalan, ketersediaan, tingkat kegagalan, dll. b. Quality Checklist, yang berisi urutan hal-hal yang harus di laksanakan dalam memenuhi kualitas proyek. c. Proses rencana pengembangan, garis dasar mutu, pembaruan rencana manajemen proyek. Technical Committee 176 (Quality Management and Quality Assurance) menetapkan 8 (delapan) ketentuanketentuan, norma, aturan dan nilai-nilai yang digunakan sebagai dasar manajemen mutu dalam merevisi standar ISO 9000:2000, sebagai berikut : a. Berorientasi kepada pelanggan, agar perusahaan bisa bertahan dan berkembang maka perusahaan harus memahami dan berusaha memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan.

Manajemen Proyek | 55 b. Kepemimpinan, arah dan tujuan organisasi akan di tentukan oleh pimpinan.. c. Keterlibatan sumberdaya manusia, untuk mencapai tujuan dan memberikan keuntungan untuk perusahaan. d. Pendekatan proses, hasil adalah keluaran dari alur proses yang di upayakan secara efisien dan efektif dengan bermacam aktivitas dan sumber daya yang di atur dengan baik. e. Pendekatan sistem pada manajemen, pengelolaan sistem dari tahapan-tahapan yang saling berkaitan untuk menghasilkan perbaikan-perbaikan. f. Melakukan perbaikan berkesinambungan, akan mewujudkan pekerjaan rutin dan tetap dalam suatu organisasi. g. Pengambilan keputusan sesuai dengan fakta yang ada. h. Kerjasama dan relasi yang saling menguntungkan dengan pemasok (supplier / vendor). Dalam perencanaan pekerjaan konstruksi, program mutu terangkum sebagai bagian dari spesifikasi teknis pekerjaan yang terangkum sebagai elemen dari dokumen detailed engineering design (DED). Penjelasan dari gambar rencana tercantum dalam spesifikasi teknis. Spesifikasi Teknis adalah dokumen teknik yang mengakomodasi semua pihak terkait untuk satu pendapat dalam penafsiran suatu hal teknis tertentu dalam suatu pekerjaan. Spesifikasi teknis juga merupakan informasi dasar untuk penghitungan rencana anggaran biaya (RAB) untuk menentukan pilihan material yang digunakan dalam perhitungan analisa

56 | Manajemen Proyek satuan pekerjaan. Sehingga spesifikasi teknis dijadikan referensi kualitas material dan hasil yang dikerjakan selama masa pelaksanaan konstruksi bagi semua pihak. Kegiatan dalam perhitungan berapa besar biaya pekerjaan konstruksi disebut dengan istilah estimasi. Kurang akurat dalam penyediaan anggaran biaya akan menyebabkan masalah-masalah dalam pelaksanaan pekerjaan. Rencana anggaran biaya (RAB) adalah hasil dari penyusunan estimasi anggaran yang berfungsi sebagai acuan dalam mengendalikan sumber daya proyek (material, peralatan, tenaga kerja, waktu pelaksanaan) sehingga pembiayaan dapat digunakan secara tepat guna. Dasar penyusunan rencana anggaran biaya konstruksi berdasarkan analisa harga satuan yang di terbitkan oleh Kementerian Pekerjaan Umum dan di perbarui dalam periode tertentu. Harga Satuan Upah dan Bahan di dasarkan pada harga daerah setempat (lokasi proyek) atau ketentuan hasil survei Dinas Pekerjaan Umum/Pemerintah Daerah setempat. Hasil akumulasi perhitungan disebut dengan harga satuan pekerjaan (HPS) per item pekerjaaan yang akan menjadi acuan dalam estimasi biaya pelaksanaan pekerjaan di lapangan sesuai dengan volume. Pekerjaan konstruksi adalah salah satu pekrjaan yang mempunyai resiko kecelakaan kerja cukup tinggi. Perencanaan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan

Manajemen Proyek | 57 Kerja (SMK3) di bidang konstruksi dilakukan agar pekerjaan berlangsung dengan aman atau ‘zero accident’. Kejadian Kecelakaan kerja akan menyebabkan gangguan pada pelaksaan pekerjaan dan akan menimbulkan kerugian secara waktu maupun biaya. Selain itu, peraturan-peraturan mengharuskan pelaku konstruksi untuk menerapkan keselamatan dan kesehatan kerja, di antaranya tercantum dalam Undang-undang nomor 1 tahun 1970, Undang-undang jasa konstruksi no. 2 tahun 2017, PermenPUPR no. 10 tahun 2021. Perusahaan menerapkan SMK3 untuk kebaikan Perusahaan dan pekerja konstruksi. Prosedur pimplementasi keselamatan dan kesehatan kerja dilaksanakan supaya semua pekerja merasa aman dan nyaman dalam melaksanakan pekerjaannya. Pekerja di wajibkan memakai Alat Pelindung Diri (APD) (Manurung, 2020).

58 | Manajemen Proyek 6 Pengendalian Proyek ROYEK konstruksi semakin hari semakin kompleks dan membutuhkan Biaya yang besar, sehingga membutuhkan perhatian dalam pengelolaan waktu dan sumber daya yang lebih baik lagi. Perencanaan merupakan bagian terpenting untuk mencapai keberhasilan proyek konstruksi. Selain perencanaan, salah satu aspek yang sangat penting dalam suatu manjemen proyek konstruksi adalah pengendalian. Pengendalian merupakan salah satu fungsi dan proses kegiatan dalam manajemen proyek yang sangat mempengaruhi pada hasil akhir proyek. Dengan tujuan utamanya adalah untuk meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat terjadi selama proses berlangsungnya proyek.(Monica, 2013) Pengendalian didefinisikan sebagai usaha yang sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan sasaran dan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standar, menganalisis kemungkinan penyimpangan, kemudian melakukan tindakan koreksi yang diperlukan agar sumber daya dapat digunakan secara efektif dan efesien dalam rangka mencapai sasaran dan tujuan. Untuk mencapai hasil Akhir yang di inginkan maka sangat di butuhkanlah Pengendalian berP

Manajemen Proyek | 59 tujuan untuk memberikan informasi status proyek secara rutin sehingga setiap orang dapat membuat tindakan di saat masa proyek menunjukkan hal yang negatif. Pengendalian proyek adalah sistem yang mengatur semua kegiatan dalam proyek dengan tujuan agar semua terlihat berfungsi secara optimal, sehingga pelaksanaan tepat waktu sesuai dengan jadwal proyek (time schedule), serta membuat terkoordinasi dengan baik agar dapat menghasilkan pekerjaan dengan kualitas yang sesuai dengan yang direncanakan. Kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian dapat berupa pengawasan, pemeriksaan serta tindakan koreksi, yang dilakukan selama proses implementasi. Ada beberapa tujuan dan manfaat yang penting dalam pengendalian suatu proyek antara lain adalah sebagai berikut: 1. Mengetahui waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu bagian dari proyek atau proyek secara menyeluruh. 2. Mengetahui hubungan antara pekerjaan satu dengan pekerjaan lain. 3. Penyediaan dana/keuangan. 4. Sebagai alat dalam pelaksanaan. 5. Sebagai alat koordinasi dan pimpinan. 6. Pengukuran, penilaian dan evaluasi. 7. Pengendalian waktu penyelesaian. 8. Penyediaan tenaga kerja, alat dan materia Beberapa alasan kenapa perlu sekali adanya Manajemen pengendalian proyek antara lain : 1. Fokuskan pada proyek. Tujuannya adalah untuk memproduksi hasil atau produk yang memuaskan, di dalam jangka waktu yang telah ditentukan dan pada tingkat biaya yang optimum. Pengendalian manajemen pada organisasi yang dilaku-

60 | Manajemen Proyek kan secara kontinyu difokuskan pada waktu tertent. Fokus utama dari Pengendalian Proyek adalah pada aktivitas operasi kegiatan, Keterbatasan pada biaya dan Jadwal yang telah di tentukan dengan kualitas yang baik. diperlukan sebagai dasar pengecualian-yaitu sistem formal menekankan pada unjuk kerja biaya. 2. Standar yang kurang Handal. Standar untuk aktivitas proyek yang berulang-ulang dapat dikembangkan dari pengalaman masa lalu atau dari analisis rekayasa dari waktu yang optimum dan biaya. Aktivitas pada proyek yang ditentukan adalah sama dengan proyek lain, pengalaman dalam proyek ini dapat dipergunakan untuk memperkirakan waktu dan biaya. 3. Rencana sering berubah. Rencana proyek cenderung sering berubah dan drastis. Kondisi lingkungan yang tidak terduga dalam proyek kontruksi atau fakta yang tidak diharapkan terbuka dalam pelaksanaan konsultasi dapat mengarahkan kepada perubahan rencana. 4. Ritme yang Berbeda. Kebanyakan proyek dimulai dari kecil, meningkat mencapai puncaknya, kemudian menurun dan akhirnya perlahan-lahan berhenti dan hanya pembersihan yang tetap dilakukan. Sedangkan kegiatan yang berkelanjutan berjalan dengan tingkat yang sama selama waktu yang cukup lama, dan berubah dari tingkat itu ke tingkat yang lain. 5. Pengaruh Lingkungan Proyek Proyek cenderung lebih dipengaruhi lingkungan luar daripada hal operasi Proyek. Dalam beberapa proyek

Manajemen Proyek | 61 anggota tim direkrut untuk melaksanakan proyek, mereka tidak mempunyai hubungan dengan departemen fungsional dalam organisasi sedang berjalan. 1. Struktur Organisasi Proyek. Organisasi proyek merupakan organisasi sementara. Dibentuk pada saat melaksanakan proyek dan berakhir pada saat tugasnya selesai. 2. Organisasi Matriks, jika anggota suatu tim proyek ditarik dari organisasi yang mensponsori, mereka menpunyai dua atasan, yaitu manajer proyek dan manajer departemen fungsional tempat mereka bertugas secara permanen. Sering terjadi konflik kepentingan. 3. Evolusi Struktur Organisasi, jenis personel dan metode manajemen yang berbeda mungkin diperlukan untuk berbagai tahap proyek. 4. Hubungan Kontraktual Bentuk kontrak terdiri dua, yaitu a. Kontrak Harga Tetap Kontraktor setuju untuk menyelesaikan pekerjaan yang telah ditentukan pada waktu yang ditentukan dengan harga tertentu. Biasanya, ada denda (penalti) jika pekerjaan tidak sesuai dengan spesifikasi atau jadwal yang telah ditentukan tidak terpenuhi. Dalam kontrak harga tetap, Owner atau sponsor bertanggung jawab untuk mengaudit mutu dari pekerjaan untuk memastikan bahwa itu dikerjakan sesuai dengan spesifikasi. b. Kontrak Penggantian Biaya

62 | Manajemen Proyek Sponsor setuju untuk membayar biaya yang wajar ditambah dengan laba. Dalam kontrak seperti ini, owner/sponsor bertanggung jawab untuk mengendalikan biaya dan oleh karenanya memerlukan sistem pengendalian manajemen dan personal pengendalian yang terkait dapat digantikan dengan sistem dan personel yang digunakan kontraktor dengan harga tetap. Kontrak ini digunakan jika cakupan, jadwal, dan biaya proyek tidak dapat dihitung secara menyakinkan di muka. Penafsiran dan mengendalikan biaya merupakan salah satu hal yang penting dan sulit pada perusahaan konstruksi. Hal ini disebabkan karena proyek-proyek konstruksi berlangsung dalam jangka panjang dan taksiran serta pengendalian biaya di masa mendatang sangat diperlukan dalam rangka tawar menawar proyek. 1. Tujuan Pengendalian Biaya Tujuan dari pengendalian biaya antara lain adalah berikut:1. Untuk membatasi pengeluaran klien dalam jumlah yang disetujui secara sederhana, ini berarti bahwa harga tender dan rekening akhir harus hampir sama dengan estimasi budget. 2. Untuk memperoleh pengeluaran rencana yang seimbang antara berbagai elemen bangunan. 3. Untuk melengkapi klien dengan nilai biaya proyek. Ini mungkin bermanfaat bagi prakiraan total.

Manajemen Proyek | 63 Ada berbagai macam faktor yang dapat mempengaruhi pengendalian biaya proyek konstruksi. Beberapa faktor pengendalian biaya yang diantaranya adalah Faktor Sumber Daya Manusia, Faktor Peralatan, Faktor organisasi, Faktor sistem informasi, Faktor pengawasan Langsung, Faktor Pengawas Lapangan, Faktor Pelaporan, Faktor waktu Pelaporan, factor pemilik Proyek . Faktor Sumber Daya Manusia, merupakan faktor nomor satu. Contohnya andaikata perlengkapan kurang, tetapi sumber daya manusianya kreatif, perlengkapan bisa ditiadakan namun jika sebaliknya tidak bisa. Sumber daya manusia harus terus ditingkatkan kualitasnya sehingga dapat lebih menguasai bidangnya, khususnya mengenai pengendalian biaya. Pada bagian pengendalian biaya harus ditempatkan sumber daya manusia yang sesuai dengan bidangnya, karena masalah pengendalian biaya adalah masalah yang sangat sulit dan dapat berpengaruh terhadap bidang lainnya. Faktor Peralatan Pengendalian biaya merupakan suatu kegiatan yang membutuhkan tingkat efisiensi yang tinggi. Dalam arti, disini dibutuhkan beberapa perlengkapan yang menunjang. Dalam mengevaluasi dan memeriksa arus biaya dalam proyek. Beberapa alat pendukung seperti: telepon, facsimile, computer dan lain-lain. Peralatan ini dapat mempermudah bahkan dapat membantu dalam pengendalian biaya seperti dijadikan multimedia sehingga project manager hanya tinggal sebagai navigasi yang mengendalikan alur/sistem yang telah dirancang. Faktor Organisasi Dalam pengendalian biaya, secara langsung melibatkan struktur organisasi yang baik. Dalam organisasi disusun dan

64 | Manajemen Proyek diletakkan dasar-dasar pedoman serta petunjuk kegiatan, jalur, pelaporan, pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian. Hal-hal yang harus diketehui oleh Pengawas adalah sebagai berikut: a. Sumber Dana Proyek. b. Progres pembayaran yang telah dilakukan dalam suatu pekerjaan (kontrak) sesuai dengan yang direncanakan. c. Tahapan-tahapan/angsuran pembayaran yang dilakukan untuk Kontrak lokal d. Pengendalian biaya atas setiap item pekerjaan yang ada didalam Bill of Quantity. e. Tahapan-tahapan/angsuran pembayaran yang dilakukan untuk Kontrak Internasional. f. Pengendalian biaya atas rencana disburse / penyerapan dalam kontrak. g. Pengawas harus mengetahui pembobotan masingmasing item pekerjaan dalam suatu pekerjaan. h. Dengan pembobotan pekerjaan tersebut diharapkan pengawas dapat mengetahui prosentase dari masingmasing item pekerjaan yang telah diselesaikan i. Dengan mengetahui prosentase item pekerjaan yang telah diselesaikan, maka diharapkan pengawas dapat mengetahui jumlah biaya yang harus dibayarkan dalam setiap progres pekerjaan apakah sesuai dengan yang diharapkan. Pengawas harus mengetahui tahapan-tahapan/ angsuran pembayaran yang harus dilakukan sesuai

Manajemen Proyek | 65 dengan tahapan pembayaran yang ada dalam kontrak lokal. Contoh Tahapan pembayaran kontrak lokal: a. Tahapan pembayaran kontrak lokal berdasarkan kemajuan fisik dilapangan. b. Pembayaran Tahap Pertama sebesar 30% (tiga puluh persen) dari Nilai kontrak apabila Fisik pekerjaan telah mencapai 40% (empat puluh persen c. Pembayaran Tahap Kedua sebesar 30%(tiga puluh persen) dari Nilai kontrak dilakukan apabila Fisik pekerjaan telah mencapai 70% (tujuh puluh persen) d. Pembayaran Tahap Ketiga sebesar 35% (tiga puluh lima persen) dari Nilai kontrak dilakukan apabila Fisik pekerjaan telah mencapai 100% (seratus persen) dan setelah Serah Terima Pekerjaan yang Pertama Kali e. Pembayaran Tahap Keempat sebesar 5% (lima persen) dari Nilai kontrak dilakukan setelah Masa Pemeliharaan Tahap I berakhir dan Serah Terima Pekerjaan yang Kedua. 2. Pengendalian Proyek Yang Efektif Agar fungsi pengendalian dapat efektif diperlukan pemilihan metode pengendalian yang tepat dengan didukung oleh sistem informasi yang mendukung. Suatu pengendalian proyek yang efektif ditandai oleh hal-hal sebagai berikut : 1. Tepat waktu dan peka terhadap penyimpangan. 2. Macam tindakan yang diadakan tepat dan benar. 3. Terpusatkan pada masalah atau titik yang sifatnya strategis dilihat dari segi penyelenggaraan proyek. 4. Mampu mengetengahkan dan mengkomu-

66 | Manajemen Proyek nikasikan masalah dan penemuan, sehingga dapat menarik perhatian pimpinan sehingga tindakan koreksi dapat langsung dilakukan. 5. Kegiatan pengendalian tidak melebihi keperluan. Biaya yang diperlukan untuk kegiatan pengendalian tidak boleh melampaui faedah dan hasil dari kegiatan tersebut. 6. Dapat memberikan petunjuk berupa prakiraan hasil pekerjaan yang akan datang jika terdapat kecendrungan pada saat pengecekan tidak mengalami perubahan. 3. Proses Pengendalian Proyek Proses pengendalian terdiri atas berbagai langkah kegiatan yang dilakukan secara sistematis dan berurutan. Menurut (Soeharto Imam, 1995) , proses pengendalian proyek dapat diuraikan menjadi langkah-langkah sebagai berikut : 1. Penentuan sasaran proyek adalah anggaran dasar, jadwal dan mutu. Sasaran ini dihasilkan dari suatu perencanaan dasar dan menjadi salah satu faktor pertimbangan utama dalam mengambil keputusan. 2. Penentuan standar dan kriteria sebagai tolak ukur untuk membandingkan dan menganalisa hasil pekerjaan antara lain : a. Berbentuk waktu atau jadwal, dapat berupa waktu yang ditemukan untuk mencapai tingkat kemajuan atau jadwal penyelesaian perunit kerja. b. Bentuk uang, berupa anggaran persatuan unit kerja, anggaran pekerjaan persatuan unit jam, biaya angkutan per ton, per km. c. Standar mutu dan kriteria, misalnya yang berhubungan dengan kualitas material dan hasil uji coba peralatan. 3. Pemantauan dan pelaporan pada kurun waktu tertentu perlu diadakan untuk menyusun program implementasi, pengukuran hasil kerja, pencatatan

Manajemen Proyek | 67 pemakaian sumber daya dan memeriksa kualitas. 4. Pengkajian dan analisis hasil pekerjaan yang diperoleh serta membandingkan dengan kriteria dan standar yang ditentukan terdiri atas : a. Menganalisi data masukan. b. Membuat prakiraan biaya dan jadwal. c. Menganalisa kualitas. 5. Tindakan pembetulan dapat berupa : a. Relokasi sumber daya. b. Menyusun jadwal alternative. c. Mengubah metode, cara atau prosedur kerja dan peralatan yang digunakan.(Soeharto Imam, 1995)

68 | Manajemen Proyek 7 Monitoring dan Evaluasi Proyek Setiap program/proyek yang berjalan memerlukan suatu pemantauan (monitoring) dan pada akhirnya perlu dilaksanakan evaluasi. Karena monitoring dan evaluasi (MONEV) merupakan bagian dari siklus program/proyek. Keduanya menawarkan peluang untuk menunjukkan dampak kebijakan atau program yang diterapkan. Kegiatan monitoring dan evaluasi merupakan alat untuk memastikan kegiatan tetap berjalan sesuai jalurnya. Berbagai model monitoring dan evaluasi telah dikembangkan untuk mendapatkan model yang ideal dan tepat untuk diterapkan dalam suatu program/proyek. Masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan dan dapat dipilih berdasarkan tujuan program/proyek tersebut. Bahkan proyek-proyek yang dirancang dengan baik, direncanakan secara menyeluruh, didanai secara memadai, dan dilaksanakan dengan tepat masih akan menghadapi tantangan. Tantangan-tantangan ini

Manajemen Proyek | 69 dapat muncul kapan saja selama proyek berlangsung, dan tim proyek harus melakukan tinjauan yang mencakup semua aspek terkait proyek, termasuk desain, perencanaan, dan pelaksanaan proyek, untuk memastikan validitasnya dan untuk menentukan apakah diperlukan perbaikan. diperlukan untuk kinerja proyek. Banyak konsep monitoring dan evaluasi (MONEV) yang dikemukakan oleh beberapa ahli, antara lain Casley dan Kumar (1987), Rossi dan Freeman (1993), OECD (1986) dan DKP (2001). Secara umum monitoring dan evaluasi diartikan sebagai kegiatan internal suatu program pengelolaan yang bertujuan untuk mengetahui apakah program proyek telah dilaksanakan sesuai rencana. Dengan kata lain, kegiatan monitoring dilakukan untuk mengetahui apakah seluruh sumber daya dikerahkan sesuai rencana atau pelayanan sesuai jadwal. Konsep pertama sering disebut monitoring input dan yang kedua adalah monitoring output1 . Monitoring merupakan sebuah kegiatan pengawasan atau pengendalian yang dilakukan untuk mengevaluasi dan mengecek hasil dari aktifitas yang sedang dikerjakan. Evaluasi merupakan tahapan yang dilakukan setelah mengamati pelaksanaan suatu proyek, yang bertujuan untuk mengevaluasi keberhasilan proyek secara obyektif dan sistimatif. Tahapan ini erat kaitannya dengan kegiatan monitoring, hal ini dikarenakan kegiatan evaluasi dapat dilakukan setelah kegiatan monitoring, dan evaluasi yang dilakukan adalah evaluasi informasi dari hasil kegiatan monitoring. Penilaian berfokus pada manajemen proyek yang efektif. Dari kegiatan evaluasi ini diperoleh hasil berupa

70 | Manajemen Proyek gambaran kinerja proyek dari segi waktu, biaya dan mutu / kualitas proyek. Didalam sebuah proyek dibutuhkan suatu sistim pengendalian yang hasil akhirnya dari pelaksanaan proyek tersebut dapat di kategorikan berjalan sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. Pengendalian sebuah proyek bertujuan membantu seorang manajer proyek dalam menetapkan dan mencapai suatu keberhasilan dari sebuah proyek . Pengendalian bukanlah sebuah kegiatan atau alat yang menunjukan sebuah kekurangan kegiatan . Monitoring merupakan langkah awal dari sebuah pengendalian pelaksanaan proyek dalam memonitor waktu dan anggaran biaya proyek, dengan begitu kita bisa mengetahui seberapa besar penyimpangan anggaran biaya dan waktu yang telah direncanakan dan dilaksanakan pada saat pelaporan nantinya. Monitoring merupakan sebuah aktifitas dalam sebuah proyek yang terjadwal dan dirancang guna mengidentifikasi umpan balik yang tetap (feedback konstan) dari setiap progress kegiatan proyek tersebut dan di lengkapi semua permasalahan yang ada dari kegiatan proyek serta mengimplementasi kegiatan secara efisiensi (Hewitt,1986).2 Monitoring dapat juga diartikan sebagai sebuah proses yang berkelanjutan dengan mengumpulkan informasiinformasi tentang apa yang direncanakan dalam sebuah proyek konstruksi, termasuk juga di dalamnya asumsi-asumsi atau faktor-faktor eksternal dari efek samping terlaksananya proyek tersebut, baik itu positif maupun negatif. (2) Menurut Ojha (1998), terdapat lima unsur monitoring dan evaluasi yang baik, yaitu:

Manajemen Proyek | 71 1. Memiliki tujuan yang jelas, ini digambarkan dengan adanya indikator yang jelas. 2. Disusun berdasarkan indikator yang meliputi input, proses, output dan dampak., 3. Mereka mempunyai teknik pengumpulan dan pengelolaan data yang dapat menjelaskan dan mempertanggungjawabkannya. 4. Tujuannya adalah untuk menata sistem kelembagaan dan membangun sebuah kapasitas, 5. Mengintegrasikan monitoring dan evaluasi ke dalam sistim manajemen proyek. Monitoring proyek dilaksanakan secara terjadwal yang dapat dilakukan dalam harian , mingguan, bulanan dan sebagainya. Sehingga dengan monitoring ini dapat menghindari terjadinya suatu kondisi yang tidak dapat di perbaiki dan ditanggulangi lagi. Dari kegiatan monitoring ini yang terpenting dari segi anggaran proyek nanti akan diketahui seberapa besar anggaran yang akan di butuhkan dan seberapa lama waktu yang di butuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Menurut jurnal William Travers Jerome dalam jurnal (1) dapat dibedakan menjadi delapan fungsi berdasarkan kegunaannya sebagai berikut 1. Memelihara dan menetapkan pelaksanaan rencana untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pelaksanaan program. 2. Gangguan dari pencurian, pemborosan dan penyelewengan.

72 | Manajemen Proyek 3. Menentukan kesesuaian antara kualitas suatu hasil dengan kepentingan pengguna hasil dan kapasitas staf pelaksana. 4. Menentukan ketepatan pendelegasian dari penanggungjawab sebuah tugas tugas dan wewenang oleh staf atau bawahan. 5. Mengukur kinerja pelaksanaan tugas. 6. Menentukan keselarasan antara pelaksanaan program dan perencanaan. 7. Mempelajari berbagai jenis rencana dan kesesuaiannya dengan sumber daya organisasi atau lembaga. 8. Memotivasi partisipasi pelaku. Tujuan dari monitoring atau pemantauan proyek: 1. Mengevaluasi apakah kegiatan yang dilakukan sudah sesuai dengan rencana 2. Mengidentifikasi permasalahan yang munul agar dapat segera diselesaikan 3. Mengevaluasi dan memberikan sebuah penilaian apakah sudah menggunakan model kerja dan manajemen yang tepat untuk mencapai tujuan dari proyek. 4. Mengetahui hubungan antara kegiatan dan tujuan untuk mencapai ukuran kemajuan. 5. Menyesuaikan aktivitas dengan perubahan lingkungan tanpa menyimpang dari tujuan. Monitoring dapat digunakan untuk pendekatan secara langsung dan tidak langsung. Pendekatan secara langsung diterapkan ketika subjek pemantauan melakukan kegiatannya di tempat pelaksanaan program. Metode yang sering

Manajemen Proyek | 73 digunakan dalam pendekatan ini adalah wawancara dan observasi. Kedua metode ini digunakan untuk memantau kegiatan, kejadian, komponen, proses, hasil dan dampak program yang dilaksanakan. Pendekatan tidak langsung digunakan apabila badan pengawas tidak terjun langsung ke lapangan, namun meneliti laporan berkala penyelenggara program, atau mengirimkan kuesioner berkala kepada penyelenggara atau pelaksana program. Dalam penerapan monitoring ini menggunakan langkah-langkah yang akan dilakukan yaitu: 1. Pertama, menyusun strategi rancangan pemantauan atau monitoring, seperti: a. Mengumpulkan data atau informasi-informasi pelaksanaan program dimana hasilnya dibagikan dan disampaikan kepada pengelola untuk meningkatkan pelaksanaan program, b. Tujuan atau aspek yang harus dipantau atau di monitor, c. Faktor-faktor yang mendukung dan faktor-faktor yang menghambat pelaksanaan program, d. Metode pendekatan, teknik dan alat pemantau atau instrumen monitoring, e. Waktu atau durasi dan jadwal kegiatan pemantauan atau monitoring, dan f. Biaya pemantauan atau monitoring. Rancangan yang didiskusikan dengan pengelola dan administrator program untuk mendapat saran perbaikan atau revisi. Hasil perbaikan atau revisi disebut program pemantauan atau program monitoring.

74 | Manajemen Proyek 2. Kedua, melaksanakan kegiatan pemantauan dengan menggunakan metode, teknik dan alat yang telah diidentifikasi pada langkah pertama. 3. Ketiga, menyiapkan dan menyerahkan laporan pemantauan kepada manajer program atau organisasi. Laporan ini akan digunakan untuk memperbaiki atau mengembangkan program. Evaluasi adalah suatu proses untuk menyediakan informasi tentang sejauhmana suatu kegiatan telah tercapai, jadi evaluasi adalah salah satu fungsi dari program manajemen proyek, dimana dilaksanakan pada seluruh ataupun sebagian dari unsur proyek pada pelaksanaan proyek. Pada sebuah proyek evaluasi harus dapat dilakukan secara berkesinambungan, berkala/atau sewaktu-waktu. Pelaksanaan evaluasi dapat dilaksanakan sebelum, pada saat atau setelah terlaksananya proyek, evaluasi proyek merupakan sebuah kegiatan yang memiliki tujuan untuk memberikan penilaian kepada kegiatan yang di nilai, apakah pelaksanaan proyek dapat mencapai tujuan dari rencana program.

Manajemen Proyek | 75 Pendapat lain mengatakan bahwa evaluasi yang dilakukan juga dapat berfungsi sebagai kontribusi untuk perencanaan proyek masa depan. Penilaian umumnya dilakukan oleh tim interdisipliner. Evaluasi tidak harus dilakukan di akhir proyek, tetapi juga dapat dilakukan selama proyek. Harapannya adalah bahwa penilaian akan memberikan rekomendasi yang dipertimbangkan dengan cermat untuk meningkatkan keakuratan setiap aspek suatu proyek. Dengan cara ini, rencana implementasi proyek dapat ditingkatkan selama proyek saat ini dan proyek masa yang direncanakan dengan lebih baik setelah proyek yang dievaluasi selesai. Seluruh siklus proyek dapat digambarkan sebagai berikut 3 merupakan suatu peninjauan atau analisis untuk menentukan berhasil atau tidaknya suatu proyek investasi jika dilaksanakan (Kuntjoro, 2002). Sedangkan Squire, Le dan Herman, G. Van Der Tak (1975) menyatakan evaluasi proyek adalah suatu studi untuk memperkirakan dan menganalisis manfaat dan biaya sesuatu. Evaluasi juga merupakan salah satu fungsi dari manajemen proyek; evaluasi dilakukan terhadap seluruh atau sebagian unsur program, serta terhadap pelaksanaan program. Evaluasi dapat dilakukan secara terus menerus, berkala dan/atau sewaktu-waktu sebelum, selama dan/atau setelah pelaksanaan program. Evaluasi merupakan kegiatan penting untuk mengetahui apakah tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai, apakah program sesuai rencana dan/atau dampak yang terjadi setelah pelaksanaan program.

76 | Manajemen Proyek Berdasarkan tujuan evaluasi dapat dibedakan 4 jenis yaitu : a. Evaluasi Formulasi: Mengevaluasi apakah metode yang benar (misalnya model logika) digunakan dalam perumusan desain menggunakan metode yang telah tepat (Misal: Logic Model) b. Evaluasi Proses: Mengevaluasi apakah pelaksanaan tujuan/program prioritas atau kegiatan prioritas mengalami kemajuan dalam mencapai tujuan. c. Evaluasi biaya-manfaat/efektivitas (cost-benefit): Mengevaluasi apakah biaya prioritas, fokus prioritas/program atau kegiatan secara efektif mencapai hasil atau tujuan yang ditetapkan. d. Evaluasi dampak: Mengevaluasi apakah prioritas, tujuan/program atau kegiatan akan mempunyai dampak/manfaat yang dinyatakan pada penerima manfaat (individu, keluarga atau masyarakat umum). Metode evaluasi proyek dapat dilakukan dengan bervariasi tergantung jenis proyek yang akan dilakukan dengan tujuan evaluasi dan konteks spesifik atau memiliki khas nya sendiri. Beberapa langkah metode evaluasi yang umum dilakukan, yaitu: 1. Analisis manfaat - biaya Metode ini terdiri dari membandingkan biaya yang dikeluarkan untuk suatu proyek dengan manfaat yang diharapkan dari proyek tersebut. Pendekatan ini

Manajemen Proyek | 77 mengukur manfaat finansial dan non-finansial proyek untuk menentukan apakah manfaatnya melebihi biayanya. 2. Analisis Pengembalian Investasi (ROI): Metode ini berfokus pada pengukuran laba atas investasi proyek. ROI dihitung dengan membandingkan keuntungan yang dihasilkan proyek dengan biaya investasi yang dikeluarkan. Pendekatan ini sering digunakan untuk mengevaluasi proyek yang memiliki komponen keuangan yang jelas 3. Sensitivitas analisis Sensitivitas analisis atau analisis sensitivitas merupakan metode yang menguji sensitivitas terhadap variabel-variabel proyek utama. Merubah nilai atau value beberapa variabel mengevaluasi bagaimana perubahan yang mempengaruhi hasil proyek. Hal tersebut membantu mengidentifikasi potensi risiko dan kerentanan dalam pelaksanaan proyek. 7. Analisis Risiko Metode ini digunakan untuk mengidentifikasi, menilai dan mengelola risiko yang terkait dengan suatu proyek. Penilaian risiko melibatkan identifikasi potensi kejadian buruk, menilai dampaknya, dan mengembangkan strategi manajemen risiko yang tepat. 8. Metode Penilaian Multi-Kriteria Pendekatan ini terdiri dari penggunaan kriteria yang berbeda untuk mengevaluasi dan membandingkan

78 | Manajemen Proyek proyek. Kriteria ini dapat mencakup aspek keuangan, sosial, lingkungan, keberlanjutan dan lainnya. Evaluasi dilakukan dengan memberikan bobot pada setiap kriteria dan memberikan penilaian terhadap proyek berdasarkan kriteria tersebut. 9. Evaluasi Kuantitatif a. Desain eksperimental, yaitu intervensi alokasi secara acak (Random) b. Menggunakan Desain kuasi eksperimental dengan berbagai metode ekonometrik seperti variabel instrumen (instrumental variable) , pencocokan (matching), dan perbedaan ganda (double difference) c. Analisis kontrafaktual (counterfactual analysis) 10.Evaluasi kualitatif Evaluasi dengan menggunakan sebuah pendekatan yang melibatkan suatu penilaian berdasarkan pengetahuan , kebijakan dan pengalaman para ahli yang terlibat dalam proyek. Penilaian kualitatif ini dapat mencakup analisis SWOT (kekuatan, kelemahan, peluang, ancaman), analisis pemangku kepentingan, dan pendekatan lain yang melibatkan penilaian subjektif. Biasanya terpusat pada pemahaman proses. Beberapa metode kualitatif antara lain: wawancara mendalam (Indepth Interview), diskusi kelompok terfokus (FGD), observasi, riwayat hidup (Live history), klasifikasi aset (wealth ranking) dan pemetaan komunitas (community).

Manajemen Proyek | 79 Tahap evaluasi proyek umumnya melibatkan beberapa langkah penting. Berikut adalah langkah-langkah berbeda yang biasanya dilakukan dalam proses evaluasi ini: 1. Penentuan Tujuan Evaluasi Fase awal melibatkan penetapan tujuan evaluasi yang jelas. Hal ini melibatkan identifikasi mengapa proyek dievaluasi, apa yang ingin dicapai, dan siapa yang akan menggunakan hasil evaluasi. 2. Identifikasi kriteria evaluasi Fase ini terdiri dari mengidentifikasi kriteria evaluasi yang relevan dengan proyek. Kriteria ini harus mencerminkan tujuan dan kepentingan pemangku kepentingan serta mempertimbangkan aspek-aspek seperti aspek keuangan, keberlanjutan, dampak sosial dll. 3. Pengumpulan data Fase ini terdiri dari pengumpulan data yang diperlukan untuk melaksanakan evaluasi. Data ini dapat mencakup informasi keuangan, data operasional, data kualitatif, dan sumber data lain yang relevan dengan proyek. 4. Analisis Data Setelah pengumpulan data, fase ini melibatkan analisis data yang dilakukan untuk mengukur kinerja proyek. Analisis tersebut dapat mencakup perhitungan keuangan, analisis risiko, analisis sensitivitas dan analisis

80 | Manajemen Proyek lainnya sesuai dengan kriteria evaluasi yang telah ditentukan. 5. Penilaian dan perbandingan Tahap ini terdiri dari evaluasi hasil evaluasi tersebut sesuai dengan kriteria evaluasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Hasil evaluasi dapat dibandingkan dengan tujuan yang telah ditetapkan atau dengan proyek serupa yang dilaksanakan sebelumnya. 6. Identifikasi Kelemahan dan Rekomendasi Penilaian ini sering kali mengungkapkan kelemahan atau area yang memerlukan perbaikan. Fase ini melibatkan identifikasi kelemahan atau hambatan yang dihadapi selama evaluasi dan pengembangan rekomendasi untuk meningkatkan kinerja di masa depan. 7. Komunikasi hasil evaluasi Langkah ini melibatkan mengkomunikasikan hasil penilaian kepada pemangku kepentingan terkait. Temuan evaluasi, temuan, rekomendasi dan kesimpulan harus disajikan secara jelas dan lengkap sehingga dapat dipahami dan digunakan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. 8. Implementasi tindakan perbaikan Jika penilaian menunjukkan kelemahan atau rekomendasi perbaikan, langkah selanjutnya adalah menerapkan tindakan perbaikan yang diperlukan. Pelaksanaan tindakan ini harus memperhatikan

Manajemen Proyek | 81 rekomendasi evaluasi dan melibatkan pemangku kepentingan. Penting untuk dicatat bahwa langkah-langkah evaluasi ini dapat bervariasi tergantung pada konteks dan kompleksitas. Dalam beberapa kasus. Jenis-jenis evaluasi berdasarkan tujuannya dibagi menjadi 3 (tiga), yaitu: 1. Evaluasi Proses. Tujuan dari evaluasi proses adalah untuk mengkaji bagaimana pelaksanaan program dalam prosesnya dengan fokus pada maslah penyampaian pelayanan (service delivery). 2. Evaluasi Biaya-Manfaat (benefit-cost) Tujuan dari evaluasi biaya-bermanfaat untuk menganalisis biaya program relatif terhadap alternatif penggunaan sumberdaya dan manfaat dari program 3. Evaluasi dampak. Tujuan dari evaluasi dampak yaitu untuk menganalisis apakah program memiliki pengaruh yang diinginkan terhadap individu, rumah tannga, masyarakat dan kelembagaan. Perbedaan yang paling mendasar dari monitoring dan evaluasi terletak pada substansi kegiatan seperti table di

82 | Manajemen Proyek bawah ini Monitoring Evaluasi Waktu Terus menerus Akhir setelah program Apa yang diukur Output dan proses, focus, input, kegiatan, kondisi/asumsi Dampak jangka panjang, kelangsungan Siapa yang terlibat Staff Staff dan Stakeholder Sumber Informasi Sistem rutin, survry kecil, dokumen internasl dan laporan Dokumen eksternal dan internal Pengguna Staff dan manajer Asessessment dampak, riset dan evaluasi Pengguna Hasil Evaluasi minor program (feed back) Koreksi mayorprogram, perubahan kebijakan, strategi, masa mendatang termasuk pemberhentian program (feed back)

Manajemen Proyek | 83 Form monitoring dan evaluasi diisi sesuai ruang lingkup kegiatan yang di laporkan. Didalam form ini akan terlihat identitas data proyek, lingkup pekerjaan, presentase progress dan target penyelesaian. Seperti table di bawah ini. Contoh Form monev: Form 1. FORM MONEV Data Proyek : Nama Paket : Lokasi : Penyedia Jasa Konsultan Kontraktor Nama : Jabatan : No HP : Pelaksanaan pekerjaan Progres Total: Lingkup Kegiatan Progress (%) Target penyelesaian 1 2 3 dst…..

84 | Manajemen Proyek For m 2. Administrasi Lapangan Kelengkapan ada/tidak Keterangan 1. Buku Direksi/ Buku tamu/ Buku Waktu Pelaksanaan (Hari) Jangka waktu Waktu terpakai Sisa waktu Jumlah Pekerja (orang) Mandor Tukang Pekerja lepas Material Material yang belum tiba Target kedatangan 1 2 dst…… Peralatan Peralatan yang belum tiba Target kedatangan 1 2 Dst…

Manajemen Proyek | 85 cuaca 2. Gambar kerja 3. Buku Laporan harian 4. Buku Backup volume 5. Dokumen SMKK 6. Informasi K3 7. APK dan APD 8. Fas Prasarana Kesehatan (Ruang P3K) 9. Dieksi Keet 10. Dokumentasi kegiatan 11. Sampling Uji Mutu material 12. Dok Request of Work Sampling Pengukuran lapangan 1. Nama bangunan : 2. Item yang di sampling : 1. 2. Dokumentasi Ukuran Ukuran di gambar

86 | Manajemen Proyek dilapangan Evaluasi Pelaksanaan di Lapangan Rencana Percepatan tindak lanjut Dokumentasi Monev

Manajemen Proyek | 87 8 Pelaksanaan Proyek ELAKSANAAN proyek konstruksi banyak dijumpai proyek yang mengalami keterlambatan waktu. Keterlambatan waktu pada tahap pelaksanaan proyek sangat tergantung pada perencanaan, koordinasi dan pengendalian, sehingga pembangunan suatu proyek yang sesuai dengan tipe konstruksi dibutuhkan keahlian, pengetahuan dan pengalaman, baik dari sisi perencanaan, manajer konstruksi maupun kontraktor. Waktu pelaksanaan proyek adalah sejumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan pembangunan suatu proyek mulai dari tahap persiapan hingga selesai. Supaya proyek yang dibangun dapat selesai dengan tepat waktu diperlukan suatu perencanaan waktu yang baik. Penjadwalan proyek merupakan salah satu hasil perencanaan, yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek dalam hal kinerja sumber daya berupa biaya, tenaga kerja, peralatan dan material serta rencana durasi proyek dan progres waktu untuk penyelesaian proyek (Ir. Abrar Husen, MT, 2010). P

88 | Manajemen Proyek Dimulai engan taraf desain, dikembangkan pada waktu pemberian kontrak, kemudian digunakan sebagai dasar pengendalian sewaktu pemberian subkontrak diadakan atau sampai tahap konstruksi. 1. Kinerja Waktu Waktu dan jadwal merupakan salah satu sasaran utama proyek. Kinerja waktu adalah waktu dari suatu aktifitas yang harus diselesaikan suatu proyek yang bertujuan agar proyek dapat diselesaikan dalam waktu yang telah ditentukan dalam kontrak dan sesuai dengan biaya yang telah direncanakan. Waktu proyek yang dipercepat mengakibatkan kenaikan biaya proyek, besarnya kenaikan biaya proyek ini tergantung pada jenis aktifitas yang dipercepat, karena setiap aktifitas mempunyai karakteristik yang berbeda. Percepatan waktu proyek dapat dilakukan pada tahap perencanaan maupun pada tahap pelaksanaan. Pada tahap perencanaan percepatan waktu dilakukan untuk mendapatkan waktu dan biaya optimal proyek. Biaya optimal tercapai bila biaya total proyek mencapai nilai yang minimum. Biaya total proyek meliputi biaya langsung dan biaya tidak langsung. Sering pula terjadi keterlambatan pada saat pelaksanaan proyek. Pada umumnya manajer proyek mengambil keputusan dengan mempercepat aktifitas yang sedang dikerjakan. Percepatan waktu pada tahap pelaksanaan ini bertujuan untuk mempercepat waktu proyek agar tidak terjadi keterlambatan. Keterlambatan waktu proyek bisa disebabkan oleh kontraktor, perencana, pemilik. Langkah yang diambil

Manajemen Proyek | 89 bila terjadi keterlambatan salah satunya adalah dengan mempercepat waktu proyek agar sesuai dengan jadwal yang telah dilaksanakan. Aktifitas yang dipercepat adalah aktifitas kritis yaitu dengan mempercepat aktifitas dengan slope terendah yang diikuti yang diikuti aktifitas lain dengan slope yang lebih besar secara berurutan. Namun pada proyek yang mengalami keterlambatan, percepatan waktu dilakukan dengan tujuan untuk menentukan biaya minimum yang harus dikeluarkan agar proyek dapat selesai sesuai dengan jadwal yang ditetapkan. Keterlambatan akan mengakibatkan berbagai bentuk kerugian, misalnya penambahan biaya. Kehilangan kesempatan produk memasuki pasaran, dan lain-lain. Pengelolaan waktu mempunyai tujuan utama agar proyek diselesaikan sesuai atau lebih cepat dari rencana dengan memperhatikan batasan biaya, mutu dan lingkup proyek. Proses pengelolaan waktu ada beberapa hal yang perlu diketahui yaitu antara lain : a. Identifikasi Kegiatan, Proses pengelolaan waktu diawali dengan mengidentifikasi kegiatan proyek agar komponen lingkup proyek WBS atau deliverables yang telah ditentukan dapat terlaksana sesuai dengan jadwal. Output dari proses ini ialah daftar kegiatan dan WBS. b. Penyusunan Urutan Kegiatan, Setelah diuraikan menjadi komponen-komponennya, lingkup proyek disusun kembali menjadi urutan kegiatan sesuai

90 | Manajemen Proyek dengan logika ketergantungan. Output dari proses ini adalah jaringan kerja. c. Perkiraan Kurun Waktu, Setelah terbentuk jaringan kerja, masing-masing komponen kegiatan diberikan perkiraan kurun waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan yang bersangkutan. Output proses ini adalah jaringan kerja yang telah memiliki kurun waktu dan perkiraan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan tersebut. d. Penyusunan Jadwal, Jaringan kerja yang masingmasing komponen kegiatannya telah diberi kurun waktu kemudian secara keseluruhan dianalisis dan dihitung kurun waktu penyelesaian proyek dan milestone yang merupakan titik penting dari sudur jadwal proyek. Output dari proses ini adalah jadwal induk, milestone dan jadwal untuk pelaksanaan pekerjaan dilapangan. e. Pengendalian Waktu dan Jadwal, Pengendalian waktu meliputi kegiatan yang berkaitan dengan pemantauan dan pengoreksian agar ‚Progress‛ pekerjaan proyek sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan. Output dari proses ini adalah revisi jadwal induk, milestone dan jadwal pekerjaan lapangan. 1. Permulaan Proyek : Permulaan adalah fase yang paling penting dari apapun. Apabila fase ini tidak dilakukan secara efektif, maka proyek kecil kemungkinan akan tercapai sesuai tujuan. Fase permulaan mencakup