Pemahaman Dasar Microsoft Word
Pemahaman Dasar Microsoft Word Copyright© PT Penerbit Penamuda Media, 2024 Penulis: Dr. Shinta Puspasari, S.Si., M.Kom., Suharsono, S.Kom., M.Kom., Samsinar, S.Kom., MMSI., Dede Irawan, M.Kom., Renny Afriany. N, S.Kom., M.S.I., N. Nelis Febriani SM, S.Kom., M.Kom., Dwi Asa Verano, ST., M.Kom., Hesti Rian, S. Kom., M. Kom., Ade Oktarino, S.Kom., M.S.I., Arif Muhamad Nurdin, S.Kom., M.Kom., Kusuma Hati, M.M., M.Kom., Anton Prafanto, S.Kom., M.T., Selvi Dwi Hartiyani, S.Kom., M.Pd., Imti Tsalil Amri, S.Kom., M.Kom. ISBN: 978-623-8586-69-1 Desain Sampul: Tim PT Penerbit Penamuda Media Tata Letak: Enbookdesign Diterbitkan Oleh PT Penerbit Penamuda Media Casa Sidoarium RT 03 Ngentak, Sidoarium Dodeam Sleman Yogyakarta HP/Whatsapp : +6285700592256 Email : [email protected] Web : www.penamuda.com Instagram : @penamudamedia Cetakan Pertama, Juni 2024 x + 194, 15x23 cm Hak cipta dilindungi oleh undang-undang Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku tanpa izin Penerbit
v Kata Pengantar alam sejahtera, pembaca yang budiman. Buku ini disusun dengan tujuan membantu Anda mengembangkan pemahaman dasar yang kuat tentang penggunaan Microsoft Word. Dengan memahami dasar aplikasi ini, diharapkan Anda dapat meningkatkan produktivitas dan kualitas dokumen yang Anda buat. Selamat membaca dan semoga buku ini memberikan manfaat yang besar bagi Anda. S
vi Daftar Isi Kata Pengantar ........................................................................................ v Daftar Isi ................................................................................................... vi Bab 1. Pengantar Microsoft Word dan Fungsi Dasarnya ......... 1 A. Sejarah Pengembangan Microsoft Word ............................. 2 B. Pengenalan Fungsi Microsoft Word........................................4 C. Fitur Dasar Microsoft Word......................................................... 6 D. Keunggulan Microsoft Word....................................................... 9 Bab 2. Menyusun Dokumen Awal di Microsoft Word ............... 12 A. Membuka Microsoft Word .........................................................14 B. Membuat Dokumen Baru ...........................................................16 C. Menyimpan Dokumen..................................................................18 D. Melakukan Pengaturan Halaman...........................................19 Bab 3. Pengaturan dan Penataan Teks dalam Microsoft Word .......................................................................................... 24
vii Bab 4. Penggunaan Gaya dan Tema dalam Dokumen .......... 33 A. Memahami Gaya dan Tema .....................................................34 B. Menggunakan Gaya Bawaan...................................................36 C. Membuat dan Mengelola Gaya Kustom ............................. 37 D. Menggunakan Tema dalam Dokumen.................................40 E. Mencocokkan Tema dengan Konten....................................41 F. Mengubah Tema Dokumen.......................................................43 G. Memodifikasi Tema Secara Manual......................................45 H. Menggunakan Efek Visual.........................................................47 I. Mengoptimalkan Pengaturan Halaman..............................48 J. Kesimpulan .......................................................................................50 Bab 5. Menyisipkan dan Mengelola Gambar serta Grafik .... 52 A. Cara Menyisipkan dan Mengelola Gambar dan Grafik...................................................................................................55 B. Cara Menyesuaikan Tata Letak Gambar atau Grafik di Microsoft Word..........................................................................57 C. Cara Mengatur ukuran Tinggi dan Lebar Gambar dan Grafik di Microsoft Word.................................................59 D. Cara Mengatur Warna Gambar atau Grafik di Microsoft Word ...............................................................................60
viii Bab 6. Pembuatan Tabel untuk Penyajian Data ....................... 63 A. Pengertian Tabel ........................................................................... 64 B. Membuat Tabel ...............................................................................65 C. Contoh Pembuatan Tabel...........................................................66 D. Cara Pembuatan Tabel menggunakan Microsoft Word.....................................................................................................67 E. Pembuatan Tabel dalam Penyajian Data ..........................68 F. Jenis Tabel ........................................................................................70 G. Contoh Tabel Distribusi Frekuensi .........................................73 Bab 7. Penggunaan Daftar Isi dan Daftar Gambar ................ 75 A. Pengenalan dan Manfaat Daftar Isi dan Daftar Gambar...............................................................................................76 B. Membuat Daftar Isi ......................................................................78 C. Membuat Daftar Gambar ..........................................................81 D. Mengatur dan Memformat Daftar Isi dan Daftar Gambar.............................................................................................. 84 Bab 8. Menggunakan Fitur Pelacakan Perubahan .................. 87 A. Pengenalan Fitur Pelacakan Perubahan ............................88 B. Mengaktifkan dan Mengelola Pelacakan Perubahan...90 C. Menampilkan dan Menyembunyikan Perubahan ...........94
ix Bab 9. Penyusunan Halaman dan Navigasi................................ 99 A. Pengertian Daftar Isi...................................................................99 B. Manfaat Daftar Isi ..................................................................... 100 C. Fungsi Daftar Isi ..........................................................................101 D. Cara Membuat Daftar Isi Praktis dengan MS Word...102 Bab 10. Pemanfaatan Template untuk Pembuatan Dokumen ................................................................................ 106 A. Template pada Microsoft Word............................................106 B. Langkah-langkah untuk Menggunakan Template pada Microsoft Word.................................................................110 Bab 11. Mail Merge dan Penggunaan Surat Massal .............. 116 A. Mengenal Mail Merge.................................................................116 B. Manfaat Penggunaan Mail Merge....................................... 117 C. Langkah Pembuatan Surat Massal (Mail Merge)......... 117 Bab 12. Kolaborasi dan Berbagi Dokumen dengan OneDrive................................................................................. 128 A. Mengatur OneDrive ....................................................................128 B. Menyimpan Dokumen ke OneDrive ....................................132 C. Berbagi Dokumen dengan OneDrive .................................135 D. Kolaborasi Real-Time di Microsoft Word .........................138
x E. Menggunakan Fitur Pelacakan Perubahan.................... 140 F. Menyimpan dan Mengelola Versi Dokumen....................141 G. Menggunakan Fitur Komentar dan Pelacakan Perubahan.......................................................................................141 H. Mengelola Versi Dokumen...................................................... 145 Bab 13. Keamanan Dokumen dan Pengaturan Izin .............. 149 A. Keamanan Dokumen................................................................. 150 B. Pengaturan Izin ........................................................................... 154 Bab 14. Pembuatan Formulir Interaktif di Microsoft Word 159 A. Pengertian formulir interaktif............................................... 160 B. Persiapan awal..............................................................................161 C. Membuat formulir dasar...........................................................167 D. Menambahkan daftar pilihan dan kalender ...................169 E. Penataan dan pengaturan formulir ....................................172 F. Menyimpan dan mendistribusikan formulir ................... 174 G. Kesimpulan .....................................................................................176 H. Tantangan dan solusi.................................................................177 Daftar Pustaka .................................................................................... 180 Tentang Penulis ................................................................................... 187
1 Pengantar Microsoft Word dan Fungsi Dasarnya Dr. Shinta Puspasari, S.Si., M.Kom erkembangan teknologi komputer telah mentransformasi metode tulisan tradisional menjadi digital. Tulisan digital bermakna tulisan yang dikembangkan dengan peralatan dan lingkungan digital dan menghasilkan tulisan yang disimpan dalam format digital (Kruse et al., 2023). Tulisan digital memiliki keunggulan dibanding tradisional dengan kemudahan dalam penulisan, modifikasi, reproduksi, dan penyajian informasi yang lebih menarik dengan berbagai fitur yang diberikan oleh perangkat lunak pemrosesan teks. Saat ini sudah banyak perangkat lunak pengolahan teks yang telah dikembangkan dan dapat dengan mudah dimanfaatkan oleh pengguna secara gratis maupun berbayar dengan keunggulan masing-masing. Salah satu perangkat lunak pengolah teks yang sudah dikenal luas dan paling banyak digunakan di seluruh penjuru dunia adalah Microsof Word. Sebagai bagian dari Microsof Office, secara keseluruhan pengguna Microsoft Word pada tahun 2020 dilaporkan sebanyak lebih dari 1,2 P
2 miliar pengguna Office di seluruh dunia. Transformasi tulisan digital yang dimulai lebih dari 40 tahun lalu turut dipicu oleh hadir nya komputer personal pada tahun 1980an yang mampu menjalankan perangkat lunak pengolah kata. Microsoft Word hadir sebagai perangkat lunak pengolah kata pada tahun 1983 yang memberikan kemudahan bagi pengguna dan efisiensi dalam pengolahan teks serta keunggulan lainnya yang menjadikan Microsoft Word tetap eksis hingga hari ini dimanfaatkan secara luas oleh pengguna seluruh dunia di era Society 5.0. A. Sejarah Pengembangan Microsoft Word Microsoft Word merupakan perangkat lunak pengolah kata yang telah digunakan milyaran pengguna seluruh dunia. Perangkat lunak ini telah terinstal di perangkat komputer personal, laptoo, maupun gawai pintar untuk penggunaan di sekolah, kantor, dan rumah untuk memudahkan pengguna menulis digital. Tranformasi tulisan digital turut dipicu oleh hadirnya Microsof Word pada tahun 1980an (Pathe and (PressPass), 2007).. Sejarah Microsoft Word dapat memberikan wawasan tentang bagaimana perangkat lunak ini telah bertransformasi selama bertahun-tahun dan mengapa perangkat lunak ini tetap menjadi salah satu aplikasi pengolah kata yang paling banyak digunakan saat ini. Perangkat lunak pengolah kata yang dikembangkan oleh Microsoft ini merupakan bagian dari rangkaian perangkat lunak Microsoft Office, yang terdiri dari Excel, PowerPoint, Outlook, dan lainnya. Microsoft Word pertama kali dirilis pada tahun 1983 dan telah mengalami banyak pengembangan hingga menjadi alat yang mumpuni untuk membuat, memo-
3 difikasi, memformat, dan menyajikan informasi tidak hanya berbasis kata tetapi juga grafis berbagai jenis dokumen digital yang informatif bagi pembaca atau pengguna. Dengan mengusung fitur WYSIWYG ( What You See Is What You Got). Pengguna dapat secara langsung melihat tampilan dokumen digital hasil penulisan yang mereka kerjakan dalam lingkungan kerja Microsoft Word (‘37 Years of Microsoft Word Design History’, no date). Microsoft mengumumkan peluncuran perangkat lunak yang dinamai ‚Multi-Tool Word‛ untuk pengolah kata yang dapat dijalankan pada perangkat komputer sengan sistem operasi Xenix dan MS-DOS. Pertama kali dirilis pada tahun 1983, Microsoft Word 1.0 untuk dijalankan pada sistem operasi MS-DOS. Dalam perkembangannya Microsoft Word 2.0 juga dapat dijalankan pada sistem operasi Machintosh di tahun 1984 dengan peningkatan sejumlah fitur dan Graphical User Interface (GUI). Pada tahun 1989 Microsoft Word mulai memperkenalkan fitur Tabel sebagai pendukung dalam penyajian data di versi Word 4.0 hingga pada tahun 1990 Word hadir dalam sistem operasi Window 1.1. Logo Microsoft Word juga mengalami evolusi sejak dirilis (Gambar 1) (‘37 Years of Microsoft Word Design History’, no date). Perkembangan GUI windows turut berdampak pada desain logo tersebut.
4 Sumber : https://www.versionmuseum.com/historyof/microsoft-word Gambar 1. Evolusi Logo Microsoft Word Hingga hari ini Microsoft Word telah berevolusi pesat dengan mendukung layanan cloud di era internet of thing dan big data serta menghadirkan otomasi pada sejumlah fitur yang memudahkan pengguna melakukan penulisan digital didukung oleh kecanggihan metode kecerdasan buatan (artificial intelligence). Microsoft Word saat ini telah bertansisi bagian dari Office 365 yang beralih ke model berbasis langganan cloud menyediakan pembaruan dan penyempurnaan berkelanjutan pada Word melalui rilis reguler dan pembaruan fitur terkini yang cepat tanggap menyesuaikan kebutuhan pasar. Microsof Word telah mengubah cara mengolah dokumen digital dengan menjadikan prosesnya lebih efisien, informatif, dan menarik secara visual. B. Pengenalan Fungsi Microsoft Word Microsoft Word adalah perangkat lunak yang memiliki fungsi sebagai alat pengolah kata digital untuk
5 membantu pengguna dalam membuat, memodifikasi, memformat, dan menyajikan informasi dalam dokumen digital. Dengan fitur WYSISWYG, pengguna dapat melihat langsung efek pembuatan atau modifikasi yang dilakukan pada dokumen yang dikembangankan dalam lingkungan Microsoft Word (Base, 2018). Berikut ini sejumlah fungsi dasar Microsoft Word yang dapat dimanfaatkan untuk berbagai tujuan akademik maupun profesional: 1. Pembuatan Dokumen: Word memungkinkan pengguna membuat dokumen baru (new document) dari awal atau memilih dari beragam templat yang telah dirancang sebelumnya untuk berbagai tujuan, termasuk surat, poster, laporan, buku, dan banyak lagi. Fitur ini memudahkan pengguna menghasilkan dokuemn baru dengan cepat sesuai kebutuhan mereka. 2. Pemodifikasi dan Pemformatan Teks: Pengguna dapat melakukan modifikasi teks seperti mengetik, menghapus, menyalin, dan menempelkan teks. Word juga menawarkan fitur pemformatan untuk font, paragraf, dan halaman dengan mudah, memungkinkan pengguna menyesuaikan gaya, ukuran, warna, perataan, dan indentasi yang menarik dan informatif bagi pembaca. 3. Integrasi Grafik dan Multimedia: Word tidak hanya memiliki kemampuan mengolah kata tetapi juga memungkinkan pengguna menyisipkan gambar, bentuk, bagan, tabel, grafik SmartArt, dan elemen multimedia berupa audio dan video ke dalam dokumen mereka untuk meningkatkan daya tarik
6 visual dan menyampaikan informasi secara efektif bagi pembaca dokumen digital. C. Fitur Dasar Microsoft Word Microsoft Word menyediakan berbagai fitur yang dirancang untuk membantu dan memudahkan pengguna dalam membuat, memodifikasi, memformat, dan membuat berbagi dokumen digital berbasis kata secara efektif. Sejumlah fitur dasar Microsoft Word adalah sebagai berikut (‘Universal Access using Word Prediction : Spectronics - Inclusive Learning Technologies’, no date): 1. Pembuatan dan Pengeditan Dokumen a. Pengeditan Teks: Fungsi dasar Word untuk mengetik, menghapus, menyalin, dan menempelkan teks dalam dokumen. b. Pemeriksaan Ejaan dan Tata Bahasa: Fungsi untuk mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan ejaan dan tata bahasa dalam dokumen teks. c. Koreksi Otomatis (AutoCorrect) : Koreksi otomatis terhadap kesalahan ejaan dan pengetikan kata yang umum terjadi. d. Temukan dan Ganti (Find and Replace): Fungsi yang memudahkan dalam mencari kata atau frasa tertentu dan menggantinya dengan yang lain sesuai keinginan pengguna. e. Simpan Otomatis (AutoSave): Penyimpanan dokumen secara otomatis secara berkala untuk
7 mencegah kehilangan data saat pembuatan dokumen. 2. Alat Pemformatan a. Pemformatan Font dan Paragraf: Opsi untuk menyesuaikan gaya, ukuran, warna, dan efek font teks, perataan paragraf, indentasi, spasi baris, dan penomeran disesuaikan dengan informasi yang akan disajikan. b. Styles: Pengaturan Styles yang telah ditentukan sebelumnya atau gaya khusus untuk pemformatan yang konsisten di seluruh atau sebagian dokumen. c. Page Layout: Pengaturan untuk ukuran halaman, orientasi, margin, kolom, dan penghentian halaman untuk penyesuaian format pengetikan. 3. Grafik dan Multimedia a. Gambar: Menyisipkan gambar dari file atau sumber online, dengan opsi untuk mengubah ukuran, memotong, dan menyesuaikan properti gambar. b. Shape dan SmartArt: Penyisipan bentuk dan diagram untuk mengilustrasikan konsep, dengan opsi penyesuaian. c. Chart: Pembuatan representasi visual data menggunakan berbagai jenis bagan seperti plot batang, garis, lingkaran, dan sebar. d. Tabel: Alat untuk membuat dan memformat tabel untuk mengatur data dalam baris dan kolom
8 sesuai informasi yang akan dideskripsikan dalam tabel. e. Hyperlink: Penyisipan tautan yang dapat diklik ke situs web, alamat email, atau dokumen lain. 4. Kolaborasi dan Berbagi a. Lacak Perubahan: Fungsi untuk melacak dan meninjau perubahan yang dilakukan pada dokumen, dengan opsi untuk menerima atau menolak pengeditan. b. Komentar dan Anotasi: Alat untuk menambahkan komentar, anotasi, dan catatan ke dokumen untuk kolaborasi dan umpan balik sehingga memudahkan untuk modifikasi dokumen bersama. c. Penulisan bersama: Kolaborasi waktu nyata dengan banyak pengguna yang mengedit dokumen yang sama secara bersamaan. d. Riwayat Versi: Memberi akses ke versi dokumen sebelumnya untuk melihat perubahan dan kembali ke keadaan sebelumnya. e. Fungsi Berbagi: Integrasi Word dengan layanan penyimpanan cloud seperti OneDrive dan SharePoint untuk kemudahan berbagi dan kolaborasi. 5. Otomatisasi dan Kustomisasi a. Makro: Otomatisasi tugas berulang menggunakan makro yang direkam atau khusus. b. Add-ins: Integrasi dengan add-in dan ekstensi pihak ketiga untuk memperluas fungsionalitas.
9 c. Kustomisasi: Fungsi untuk menyesuaikan antarmuka pengguna, pintasan keyboard, dan pengaturan default. 6. Aksesibilitas dan Kompatibilitas a. Pemeriksa Aksesibilitas: Fungi untuk mengidentifikasi dan memperbaiki masalah aksesibilitas untuk memastikan dokumen dapat diakses oleh semua pengguna. b. Mode Kompatibilitas: Fungsi untuk menyimpan dokumen dalam format file berbeda agar kompatibel dengan versi Word yang lebih lama atau perangkat lunak pengolah kata lainnya. D. Keunggulan Microsoft Word Microsoft Word mejadi aplikasi pengolah kata teratas yang digunakan di seluruh dunia. Keunggulan yang ditawarkan Word menjadikannya pilihan utama untuk tugas pengolah kata di berbagai bidang mulai dari pekerjaan rumah sederhana hingga kebutuhan professional dan akademik. Berikut adalah beberapa kekuatan utamanya: 1. Serbaguna: dengan fitur mumpuni yang ditawarkan Word, aplikasi ini mendukung berbagai jenis dokumen, mulai dari surat sederhana hingga laporan kompleks bidang akademis dan professional bidang keuangan atau bisnis lainnya. Fitur pemormatan yang beragam menawarkan beragam pilihan yang sesuai dengan gaya dan kebutuhan pengguna serta pembaca dokumen
10 2. Antarmuka yang Ramah Pengguna (User Friendly): Word menyediakan antarmuka yang ramah bagi pengguna dengan berbagai latar belakang pemula hingga mahir, sehingga memudahkan pengguna untuk bernavigasi dan memanfaatkan fitur-fiturnya secara efisien. Sejarah Panjang pengembangan Word lebih dari 40 tahun turut berperan dalam menghadirkan antarmuka yang ramah dan mudah dipahami serta dimanfaatkan oleh pengguna dengan berbagai latar belakang. 3. Ragam Fitur Pemformatan: Word menawarkan fitur pemformatan ekstensif untuk teks, paragraf, dan halaman yang memungkinkan pengguna menyesuaikan font, gaya, warna, perataan, indentasi, dan banyak lagi. Kemampuan ini memungkinkan pengguna membuat dokumen yang menarik secara visual dan terlihat professional sesuai kebutuhan. 4. Penyisipan Konten Multimedia: Pengguna dapat menyisipkan berbagai elemen multimedia ke dalam dokumen teks, seperti gambar, bagan, tabel, bentuk, grafik SmartArt, dan dalam format audio serta video yang mampu meningkatkan daya tarik visual dan kejelasan konten sehingga informatif bagi pembaca. 5. Akses Dimana Saja: Mengimbangi tuntutan internet of things, Word menyediakan layanan integrasi cloud melalui layanan seperti OneDrive dan SharePoint, pengguna dapat mengakses dokumen Word mereka dari perangkat apa pun dengan koneksi internet. Fleksibilitas ini memungkinkan produktivitas yang
11 efisien tidak terbatas jarak, perangkat, ruang dan waktu. 6. Otomatisasi dan Kustomisasi: Pengguna dengan kebutuhan tinggi terhadap pengolahan kata dapat mengotomatiskan tugas yang berulang dan mengkustomisasi Word menggunakan fitur yang memudahkan pengguna menyederhanakan alur kerja dan menyesuaikan Word dengan kebutuhan spesifik mereka. 7. Keamanan: Word menghadirkan fitur keamanan untuk melindungi dokumen sensitive untuk menjaga informasi rahasia dan memastikan integritas dokumen yang dibuat oleh pengguna aman dari berbagai serangan yang mungkin terjadi terutama di era internet of things. Kombinasi beragam fitur serbaguna yang kaya untuk pemormatan teks yang dioleh melalui antarmuka ramah pengguna untuk mengakses dokumen yang mudah dari mana saja, otomatisasi dan memungkinkan kolaborasi namun tetap memastikan keamanan dokumen digital yang dibuat menjadikan keunggulan Word dari perangkat pengolahan teks lainnya bagi pengguna.
12 Menyusun Dokumen Awal di Microsoft Word Suharsono, S.Kom., M.Kom enyusunan dokumen dalam pekerjaan pada Microsoft Word dimulai dengan menentukan sebuah ide. Ide tersebut dapat diwujudkan dengan kolaborasi, menggunakan alat pengeditan, dan desain yang sesuai dengan kebutuhan. Microsoft Word merupakan salah satu alat yang populer yang menawarkan berupa dokumen kosong (Blank document) maupun dengan template. Template berfungsi sebagai awal mula membuat dokumen baru dengan pengaturan yang sudah diformat sebelumnya. Template membantu dalam menghemat waktu dalam membuat dokumendengan format dan gaya sesuai yang Anda butuhkan. Tentunya template yang tersedia pada Microsoft Word terus mengalami perkembangan semakin bervariasi sesuai dengan perkembangan versi Microsoft Offile. Terdapat beberapa kategori jenis template pada Microsoft Word antara lain: Business, Cards, Flyers, Letters, Education, Resume and Cover P
13 Letters, dan Holiday. Berikut penjelasan mengenai template berdasarakan jenis dan kegunaannya. 1. Business, sebuah template untuk keperluan bisnis untuk membuat dokumen dalam libgkungan bisnis, seperti proposal, surat, laporan keuangan, kartu nama, dan dokumen bisnis dengan format yang profesional dan sesuai kebutuhan Anda. 2. Cards, merupakan tempate yang dapat digunakan untuk membuat berbagai jenis kartu seperti kartu ucapan, kartu ucapan selamat, dan kartu hadian, kartu undangan, dan lainnya. Template ini dapat Anda dalam membuat desain yang menarik dan terkesan profesional 3. Flyers, dapat menjadi pilihan bagi Anda yang ingin membuat promosi produk dalam bentuk selebaran, spanduk dan bentuk desain promosi lainnya. 4. Letters, template ini fokus untuk surat menyurat formal, surat pribadi, surat bisnis, dan surat undangan, surat pengunduran diri, surat permintaan, surat pengantar, dan lain sesuai kebutuhan. 5. Education, pada jenis ini template yang disediakan dapat digunakan dalam bidang pendidikan seperti rencara pembelajaran, sertifikat penghargaan, laporan, proposal, surat, dan buletin sekolah serta dokumen lainnya. 6. Resume and Cover Letters, template ini sangat membantu Anda dalam menemukan format dalam membuat resume atau CV, surat lamaran pekerjaan, serta surat pengantar lainnya. 7. Holiday, bagi Anda yang membutuhkan dokumen terkait dengan perayaan liburan dapat memilih tempate yang
14 tersesia untuk membuat kartu ucapan liburan, undangan pesta, peringatan tahun baru, perayaan hari besar nasional dan keagamaan dalam bentuk kartu maupun selebaran. Microsoft Word digunakan dalam membuat berbagai jenis dokumen, mulai dari membuat surat sederhana, surat bisnis, laporan akademik sampai dengan laporan yang kompleks. Sebelum anda membuat sebuah tulisan, penting bagi anda memahami elemen-elemen dasar dalam menyusun dokumen awal di Microsoft Word. Pada bab ini akan membahas tentang proses penyusunan dokumen tentang proses penyusunan dokumen awal, langkah-lengkah praktis, fitur-fitur yang digunakan, dan tips untuk meningkatkan produktivitas Anda. A. Membuka Microsoft Word Membuka Microsoft Word dapat dilakukan dengan berbagai cara yaitu melalui start menu, taskbar, pencarian, atau desktop. Anda dapat memilih salah satu cara yang Anda anggap mudah dalam membuka Word. Untuk membuka Word Anda dapat menekan ikon Word seperti pada Gambar 2.1. Gambar 2.1 Ikon Word Berikut ini langkah-langkah dalam menyusun dokumen awal di Microsoft Word untuk memulai dokumen bariu.
15 1. Membuka Microsoft Word melalui start menu. Klik Start ikon Windows kemudian cari ikon Word lalu klik untuk membuka Word. Gambar 2.2. Ikon Word di start menu 2. Membuka Microsoft Word melalui taskbar. Klik ikon Word di taskbar tunggu sampai Word terbuka. Gambar 2.3. Ikon Word di taskbar 3. Membuka Microsoft Word melalui pencarian di kolom Type here to search. Ketikkan kata Word pada kolom pencarian maka akan muncul hasil pencarian seperti pada Gambar 2.3. Selanjutnya klik ikon untuk membuka Word. Gambar 2.3 Ikon Word hasil pencarian
16 4. Membuka Microsoft Word melalui desktop. Klik ikon Word di desktop tunggu sampai Word terbuka. Gambar 2.4. Ikon Word di desktop B. Membuat Dokumen Baru Setelah berhasil membuka Microsoft Word Anda akan diberikan pilihan untuk membuat dokumen baru pada Microsoft Word yaitu New ‚Blank Document‛ dan ‚Templates‛ seperti pada Gambar 2.5. Gambar 2.5 Membuka Dokumen Baru Langkah untuk memulai membuat dokumen baru. 1. Langkah untuk memulai dokumen yang masih kosong Anda mengklik Blank document sehingga muncul seperti Gambar 2.6.
17 Gambar 2.6 Tampilan Documen baru yang masih kosong 2. Jika ingin menggunakan template yang tersedia anda dapat memiliki salah satu template yang Anda inginkan. Misal, Anda ingin membuat sebuah CV, Anda dapat memilih template Bold modern resume dengan mengklik template tersebut. Maka Anda akan ditampilkan jendela tampilan template, untuk melanjutkan Anda dapat menekan tombol Create seperti pada Gambar 2.7. Gambar 2.7 Template Bold modern resume
18 Selanjutnya akan muncul tampilan template dokumen Word yang sudah memiliki format untuk membuat resume atau CV seperti Gambar 2.8. Gambar2.8 Template Bold modern resume C. Menyimpan Dokumen Menyimpan dokumen baru Anda: Klik File pilih Save untuk menyimpan pertama kali untuk memberikan nama dokumen dan lokasi penyimpanan. Pada contoh berikut penyimanan dilakukan di Local Disk D dengan nama folder Ms Word seperti Gambar 2.9. Gambar 2.9 Lokasi dan Tempat Penyimpanan Nama dokumen baru yang telah Anda buat disimpan dengan nama Pengenalan seperti Gambar 2.10. Dimana lokasi dokumen Anda beralamat di D:\Ms Word.
19 Gambar 2.10 Nama Dokumen yang telah disimpan Untuk menyimpan file dengan nama yang lain: Klik File pilih Save As. Tentukan folder lokasi penyimpanan di Ms Word kemudian ketikkan nama baru file yang akan disimpan dengan nama Pelajaran kemudian klik Save atau tekan tombol Enter. Gambar 2.11 Menyimpan Dokumen dengan nama lain D. Melakukan Pengaturan Halaman Pengaturan halaman pada dokumen teridiri dari mengatur margin, orientasi, ukuran kertas, kolom dan penulisan paragraf. 1. Mengatur Margin: Margin atau tepi penulisan terdiri dari margin kiri, margin kanan, margin atas, dan margin bawah. Pilih Layout klik Margins pilih dan klik Custom Margins.
20 Gambar 2.12 Memilih Custom Margins Pada contoh berikut menggunakan margin penulisan makalah dengan format margin Left 4 cm, Right 3 cm, Top 4 cm, dan Bottom 3 cm seperti pada Gambar 2.13. Gambar 2.14 Page Setup Pengaturan Margins 2. Menentukan Orientasi: Pilih orientasi atau posisi dokumen yang akan digunakan yaitu potrait (vertikal) atau landscape (horizontal).
21 Gambar 2.15 Orientasi Dokumen 3. Memiliki ukuran kertas: Pilih ukuran kertas sesuai kebutuhan seperti Letter, Legal, A4 atau ukuran lainnya sesuai kebutuhan. Sebagai contoh kita akan menggunakan kertas A4 maka Klik Size dan Klik A4. Gambar 2.16 Menentukan Size Dokumen
22 4. Menentukan Kolom: Klik Columns Pilih dan Klik One untuk memiliki dokumen dengan satu kolom seperti Gambar 2.17. Anda juga dapat menyesuaikan tata letak seperti jumlah kolom dan bentuk sesuai kebutuhan. Gambar 2.17 Penentuan Columns pada Dokumen 5. Mengatur Penulisan Paragraf: Mengatur Indent dan Spacing paragraf penulisan dokumen. Pada bagian Spacing kolom Before dan After masing-masing 0 pt. Sedangkan Line spacing dipilih 1,5 lines seperti Gambar 2.18. Gambar 2.18 Pengaturan Spacing
23 Setelah Anda selesai melakukan penyusunan dokumen awal di Microsoft Word, Anda sudah dapat memulai dokumen pekerjaan Anda sesuai kebutuhan dengan melakukan penyesuaian lanjutan seperi penentuan font, paragraph dan styles sesuai kebutuhan Anda.
24 Pengaturan dan Penataan Teks dalam Microsoft Word Samsinar, S.Kom., MMSI alam sebuah sebuah penulisan bukan hanya memperhatikan konten yang dihasilkan namun juga perlu memperhatikan teknik penataan dalam penulisan. Dengan penataan yang benar tulisan yang dihasilkan akan lebih rapi dan menarik. Dalam penggunaan Microsoft word terdapat beberapa aturan dan menu yang dapat digunakan agar tulisan menjadi lebih enak dipandang mata selain itu proses penulisan akan lebih cepat. Dalam buku akan menjelaskan tentang bagaimana pengaturan dan penataan teks dalam Microsoft word. Penulisan ini diharapkan dapat mem-bantu semua khalayak dalam membuat naskah baik seperti surat, artikel, tugas ahir maupun tugas-tugas lain. Penggunaan Microsoft ini sudah sering digunakan namun masih ada yang belum memahami sepenuhnya tentang kegunaan menu dalam penataan teks. Semoga buku ini dapat menambah wawasan D
25 bagi pembaca dan dapat mengaplikasikan perataan teks dengan baik dan benar. Penataan dan pengaturan teks memiliki beberapa fungsi penting, tergantung pada konteks penggunaannya. Perataan teks ini digunakan untuk memudahkan agar yang membaca tulisan yang dibuat serta merapikan hasil ketikan dari penulis. Berikut ini manfaat dari pengaturan dan penataan teks pada Microsoft word: 1. Untuk meningkatkan pemahaman isi dokumen. Penataan teks yang baik dapat membuat teks lebih mudah dibaca dan dipahami oleh pembaca. Ini termasuk penggunaan paragraf yang teratur, pemformatan teks yang jelas, dan pengaturan ukuran dan jenis huruf yang sesuai. 2. Untuk menunjukkan hierarti pada sebuah dokukmen. Pengaturan judul dan sub judul serta paragraph yang baik akan membuat struktur hierarki dokumen akan sehingga mempermudah memahami isi tulisan yang dibahas. 3. Untuk meningkatkan daya tarik visual. Pengaturan teks yang menarik dan penggunaan teks yang konsisten dengan memberikan warna dan jenis huruf yang berbeda akan membuat naskah lebih menarik serta lebih mudah memahami isi konten. 4. Untuk mempermudah memperoleh isi informasi penting. Dengan menggunakan efek seperti tebal, miring, atau warna yang berbeda, penataan teks dapat membantu menyoroti informasi penting atau poin kunci dalam teks. 5. Meningkatkan Navigasi Dalam konteks situs web atau dokumen yang panjang, penataan teks yang baik dapat meningkatkan kemampuan pembaca untuk menavigasi
26 dan menemukan informasi yang mereka cari dengan cepat. Dengan memperhatikan fungsi-fungsi ini, penataan dan pengaturan teks dapat membantu meningkatkan kualitas dan komunikasi pembuatan artikel ataupun penulisan lainnya. Fitur Microsoft Word yang berjalan pada sistem operasi Windows maupun Macintosh Pihak Microsoft sendiri kerap memutakhirkan fitur-fitur di Word untuk meningkatkan penulisan yang lebih terstruktur. Pada toolbar tersebut sudah tersedia fasilitas-fasilitas untuk mengubah jenis huruf (font style), ukuran huruf (font size), format huruf, perataan (alignment), spasi baris, penandaan dan penomoran, jarak masuk paragraf,serta warna font. Berikut ada tata cara pengaturan dan penataan teks 1. Buka Microsoft word terlebih dahulu , kemudian siapkan dokumen yang akan dibuat , untuk pengaturan dan penataan dapat dilakukan diawal sebelum teks diketik maupun diketik dahulu baru kemudian diatur untuk perataan, pada Langkah ini akan digunakan yaitu penataan teks dimana dokumen sudah ada. Gambar 1. menu perataan huruf Pada gambar 1 terdapat beberapa menu dalam pengaturan teks . cara merubah jenis tulisan ada dengan
27 block naskah kemudian pilih jenis tulisan seperti yang terdapat pada gambar 2. Terdapat banyak pilihan jenis huruf dan ukuran disesuaikan dengan naskah yang dibuat. Tulisan yang umum atau biasanya sering digunakan pada dokumen baru yaitu Times New Roman dengan ukuran atau font size 12. Ukuran dan size yang digunakan pada naskah dapat disesuaikan dengan aturan yang telah ditetapkan dalam sebuah dokumen. Gambar 2 .jenis dan ukuran tulisan Selain untuk menebalkan, membuat tulisan miring dan membuat efek tulisan bergaris dengan memilih menu yang terdapat pada gambar 3. Gambar 3. Untuk menebalkan ,efek miring, dan efek bergaris
28 Gambar 4. Dokumen awal Jenis perataan terdiri dari rata kiri (Align Left), rata tengah (Center),rata kanan (Align Right) dan rata kanan kiri (Justifiy), berikut dibawaha ini icon yang dapat digunakan untuk perataan. Untuk membuat tulisan rata kiri Untuk membuat tulisan rata kanan Untuk membuat rata tengah Untuk membuat tulisan rata kanan kiri
29 Langkah yang dilakukan untuk mengatur dokumen menjadi rata kiri yaitu : 1. Letakkan titik penyisipan di mana saja dalam paragraf, dokumen, atau tabel yang ingin di ratakan. 2. Tekan Ctrl+L. Gambar 5. Contoh dokumen rata kiri Meratakan teks ke kanan 1. Letakkan titik penyisipan di mana saja dalam paragraf, dokumen, atau tabel yang ingin di ratakan. 2. Tekan Ctrl+R. Gambar 6. Contoh dokumen rata kanan Menengahkan teks 1. Letakkan titik penyisipan di mana saja dalam paragraf, dokumen, atau tabel yang ingin Anda ratakan. 2. Tekan Ctrl+E.
30 Gambar 7. Contoh dokumen rata tengah Meratakan teks ke kanan dan kiri 1. Letakkan titik penyisipan di mana saja dalam paragraf, dokumen, atau tabel yang ingin diratakan. 2. Tekan Ctrl+J. Gambar 8. Contoh dokumen rata kanan kiri Dalam microsoft word terdapat juga perintah untuk merubah huruf besar menjadi kecil semua atau sebaliknya huruf kecil menjadi besar semua yang disebut dengan Change case .Change cash ini digunkan untuk dokumen yang sudah diketik. Cara penggunaannya yaitu blok dokumen yang akan dirubah kemudian pilih cange case selanjutnya akan muncul pilihan seperti pada gambar 9.
31 Gambar 9. Menu Change Case Jika peratan dokumen sudah selesai dilakukan selanjutnya dapat mengatur spasi atau jarak antar baris melalui menu paragraph. Gambar 10.Menu pragraph Gambar 10 menunjukkan menu pargraph yang digunakan untuk merubah spasi dokumen dengan cara memilih line spacing kemudian akan muncul beberapa pilihan yaitu spasi 1
32 (Single), spasi 1½ (1.5 lines) , spasi 2 (double) . Gambar 11. Contoh dokumen dengan spasi berbeda Gambar 11 menunjukkan pada paragrap 1 menggunakan spasi 1, paragraph 2 menggunakan spasi 1.5 dan pada paragraph 3 menggunakan spasi 2 atau double.
33 Penggunaan Gaya dan Tema dalam Dokumen Dede Irawan, M.Kom icrosoft Word adalah salah satu program pengolah kata yang paling populer digunakan di seluruh dunia. Dengan fitur-fitur yang terus berkembang dari versi ke versi, Word menawarkan lebih dari sekadar alat untuk menulis teks. Salah satu fitur yang paling berguna adalah pengaturan gaya dan tema. Pengaturan gaya dan tema memungkinkan pengguna untuk memberikan tampilan yang konsisten dan profesional pada dokumen. Tanpa pengaturan ini, dokumen seringkali terlihat kurang terstruktur dan kurang menarik secara visual. Penggunaan gaya dan tema yang tepat tidak hanya membuat dokumen lebih mudah dibaca, tetapi juga meningkatkan kesan keseluruhan dari pembaca. Dalam bab ini, kami akan menjelajahi berbagai aspek pengaturan gaya dan tema dalam Microsoft Word. Kami akan M
34 membahas cara menggunakan gaya bawaan, membuat gaya kustom, memilih dan mengubah tema, serta bagaimana memastikan konsistensi dalam pembuatan sebuah dokumen. Melalui panduan ini, kami berharap pembaca dapat memanfaatkan fitur-fitur ini secara optimal untuk membuat dokumen yang profesional dan menarik. Tidak hanya itu, buku ini juga akan memberikan wawasan tentang bagaimana pengaturan gaya dan tema dapat meningkatkan efisiensi dalam pekerjaan sehari-hari. Dengan memahami konsep dasar dan teknik lanjutan yang dibahas dalam bab ini, para pembaca akan menjadi lebih terampil dalam mengelola tampilan dan struktur dokumen yang dibuat. Kami berharap buku ini menjadi sumber daya yang berharga bagi para pengguna Microsoft Word dari berbagai latar belakang, mulai dari profesional yang menggunakan aplikasi ini dalam pekerjaan sehari-hari hingga siswa yang ingin meningkatkan keterampilan penulisan mereka. Selamat membaca!. A. Memahami Gaya dan Tema Gaya dan tema adalah dua konsep kunci dalam Microsoft Word yang memengaruhi tampilan keseluruhan dokumen. Memahami perbedaan antara keduanya dan bagaimana mereka berinteraksi dapat membantu pengguna memanfaatkan fitur-fitur ini dengan lebih efektif. Gaya: Gaya adalah kumpulan aturan formatting yang diterapkan pada teks, paragraf, dan elemen lainnya dalam dokumen. Ini mencakup berbagai aspek, seperti jenis font,
35 ukuran font, gaya teks, warna teks, jarak antar baris, dan pengaturan paragraf. Dengan menggunakan gaya, pengguna dapat dengan cepat dan konsisten menerapkan format pada berbagai bagian dalam dokumen. Gaya dapat berupa gaya bawaan dari Word atau dibuat sendiri oleh pengguna. Tema: Tema, di sisi lain, adalah kumpulan aturan formatting yang diterapkan pada keseluruhan dokumen. Ini termasuk gaya font, warna teks, warna latar belakang, efek visual, dan elemen-elemen desain lainnya. Ketika tema diterapkan pada dokumen, itu mengubah tampilan keseluruhan dokumen secara konsisten. Microsoft Word menyediakan berbagai tema yang dapat dipilih pengguna sesuai dengan preferensi atau kebutuhan mereka. Perbedaan utama antara gaya dan tema adalah ruang lingkupnya: gaya diterapkan pada elemen individu dalam dokumen seperti dalam teks atau paragraf, sedangkan tema diterapkan pada keseluruhan dokumen. Meskipun keduanya berfungsi untuk mengatur format dokumen, gaya memberikan kontrol yang lebih spesifik dan granular atas elemen individual, sementara tema memberikan tampilan yang konsisten dan terkoordinasi untuk dokumen secara keseluruhan. Memahami gaya dan tema merupakan langkah penting dalam menciptakan dokumen yang rapi, profesional, dan mudah dibaca. Berikutnya, kita akan menjelajahi lebih lanjut cara menggunakan gaya bawaan dan kustom, serta cara memilih dan mengubah tema untuk mencapai efek visual yang diinginkan dalam dokumen yang kita buat.
36 B. Menggunakan Gaya Bawaan Gaya bawaan adalah kumpulan format standar yang disediakan oleh Microsoft Word untuk memudahkan pengguna dalam mengatur tampilan dokumen dengan cepat dan mudah. Gaya bawaan mencakup berbagai gaya teks, gaya paragraf, dan gaya daftar yang dapat diterapkan pada teks dengan hayanya memilih atau klik mouse di beberapa tools yang disediakan. Gaya Teks: Gaya teks adalah aturan formatting yang diterapkan pada teks individual dalam dokumen. Misalnya, gaya teks dapat berupa tebal, miring, garis bawah, atau warna tertentu. Word menyediakan berbagai gaya teks bawaan seperti "Judul", "Sub Judul", "Teks Emas", dan sebagainya. Untuk menerapkan gaya teks, pengguna cukup memilih teks yang ingin diubah, lalu memilih gaya teks yang diinginkan dari galeri gaya. Gaya Paragraf: Gaya paragraf adalah aturan formatting yang diterapkan pada seluruh paragraf atau blok teks dalam dokumen. Ini mencakup hal-hal seperti perataan teks (misalnya, rata kiri, rata kanan), indentasi, jarak antar baris, dan spasi sebelum dan sesudah paragraf. Word menyediakan berbagai gaya paragraf bawaan seperti "Normal", "Judul", "Sub Judul", dan sebagainya. Untuk menerapkan gaya paragraf, pengguna dapat memilih paragraf yang ingin diubah, lalu memilih gaya paragraf yang diinginkan dari galeri gaya. Gaya Daftar: Gaya daftar adalah aturan formatting yang diterapkan pada daftar item dalam dokumen, seperti daftar bernomor atau daftar berpoin. Ini mencakup halhal seperti jenis penomoran (misalnya, angka, huruf, atau
37 simbol), tata letak, dan spasi antara item. Word menyediakan gaya daftar bawaan seperti "Daftar Bernomor", "Daftar Berpoin", dan sebagainya. Pengguna dapat menerapkan gaya daftar dengan mengubah daftar item menjadi daftar yang diinginkan, lalu memilih gaya daftar yang sesuai dari galeri gaya. Dengan menggunakan gaya bawaan, pengguna dapat menghemat waktu dan usaha dalam mengatur tampilan dokumen mereka. Gaya bawaan memungkinkan pengguna untuk dengan cepat dan mudah mencapai konsistensi dalam formatting, sehingga memastikan bahwa dokumen yang dibuat terlihat rapi dan profesional. C. Membuat dan Mengelola Gaya Kustom Selain gaya bawaan yang disediakan oleh Microsoft Word, pengguna juga dapat membuat gaya kustom sesuai dengan preferensi dan kebutuhan mereka. Membuat gaya kustom memungkinkan pengguna untuk memiliki kontrol yang lebih besar atas tampilan dokumen mereka dan memastikan konsistensi dalam penampilan. Membuat Gaya Kustom: Untuk membuat gaya kustom, pengguna dapat memformat teks, paragraf, atau daftar sesuai dengan preferensi. Setelah teks atau paragraf diformat, pengguna dapat menentukan bahwa format sebagai gaya baru. Langkah-langkahnya sebagai berikut: 1. Pilih teks atau paragraf yang telah diformat, 2. Klik menu Home, 3. Pada Ribbon Group Style, klik tanda panah gunakan kombinasi tombol ( Alt + Ctrl + Shift + S)
38 4. Dari langkah diatas akan memunculkan kotak dialog Gaya / Style, lanjutkan dengan memilih icon New Style. 5. Beri nama gaya yang dibuat pada kotak dialog Create New Style From Formatting pada bagian Name dan akhiri dengan menekan tombol Ok. Mengedit atau Menghapus Gaya Kustom: Setelah gaya kustom dibuat, pengguna dapat dengan mudah mengedit atau menghapusnya sesuai kebutuhan. Untuk mengedit gaya, pengguna dapat memformat teks atau paragraf dengan gaya yang akan diubah, lalu memodifikasi format tersebut. Setelah itu, pengguna dapat memperbarui gaya yang ada dengan format yang baru.
39 Untuk menghapus gaya, pengguna dapat membuka jendela "Gaya" dan memilih opsi "Mengelola Gaya". Di sana, pengguna dapat memilih gaya yang ingin dihapus dan memilih opsi "Hapus". Mengelola Konsistensi Gaya: Ketika menggunakan gaya kustom, penting untuk menjaga konsistensi dalam penampilan dokumen. Untuk memastikan konsistensi, pengguna harus memeriksa dan memperbarui gaya secara teratur, terutama jika dokumen melibatkan kolaborasi atau perubahan format yang sering. Pengguna juga dapat menggunakan fitur "Gaya" untuk dengan cepat
40 menerapkan gaya yang ada ke teks atau paragraf baru dalam dokumen. Dengan kemampuan untuk membuat dan mengelola gaya kustom, pengguna dapat menciptakan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan dan preferensi mereka dengan lebih presisi. Dengan mempertahankan konsistensi dalam gaya, pengguna dapat meningkatkan profesionalisme dan daya tarik visual dokumen mereka. D. Menggunakan Tema dalam Dokumen Tema adalah kumpulan aturan formatting yang diterapkan pada keseluruhan dokumen, yang mencakup gaya font, warna teks, latar belakang, dan elemen desain lainnya. Penggunaan tema dalam dokumen memungkinkan pengguna untuk memberikan tampilan yang konsisten dan profesional, serta meningkatkan daya tarik visual dokumen secara keseluruhan. Pemilihan Tema: Microsoft Word menyediakan berbagai tema yang dapat dipilih pengguna sesuai dengan kebutuhan dan preferensi mereka. Tema ini dapat ditemukan di tab "Desain" dalam menu utama Word. Pengguna dapat menelusuri galeri tema untuk melihat berbagai pilihan tema yang tersedia. Tema-tema ini bervariasi dari yang sederhana hingga yang lebih artistik, dan pengguna dapat memilih tema yang sesuai dengan jenis konten dan tujuan dokumen mereka. Menerapkan Tema: Untuk menerapkan tema pada dokumen, pengguna cukup memilih tema yang diinginkan dari galeri tema. Setelah tema dipilih, semua elemen