91 untuk menerima atau menolak modifikasi yang dilakukan. Untuk melakukannya, klik pada perubahan yang ingin kita evaluasi. Di tab "Review", kita akan melihat opsi untuk menerima atau menolak perubahan tersebut. Dengan menerima perubahan, Kita mengonfirmasi bahwa perubahan tersebut akan menjadi bagian dari dokumen final. Sebaliknya, menolak perubahan akan menghapus modifikasi dan mengembalikan teks ke kondisi semula sebelum perubahan dilakukan. (Mulyanta & Mumpuni, 2020) Selain menerima dan menolak perubahan, Kita juga bisa menambahkan dan mengelola komentar dalam dokumen. Komentar sangat berguna untuk memberikan penjelasan tambahan atau mengajukan pertanyaan terkait teks tertentu. Untuk menambahkan komentar, sorot teks yang ingin Kita komentari, lalu klik tombol "New Comment" di tab "Review". Kita dapat mengetikkan komentar Kita di kotak yang muncul di sisi kanan dokumen. Komentar dapat diedit atau dihapus kapan saja dengan mengklik kanan pada komentar dan memilih opsi yang sesuai. Mengelola pelacakan perubahan juga melibatkan penyesuaian pengaturan untuk memastikan tampilan perubahan sesuai dengan kebutuhan Kita. Misalnya, Kita dapat mengatur preferensi tampilan perubahan dengan mengklik tombol "Track Changes" dropdown dan memilih "Change Tracking Options". Di sini, Kita dapat memilih bagaimana perubahan akan ditampilkan, termasuk warna dan gaya teks untuk setiap jenis perubahan (penambahan, penghapusan, perubahan format, dll.). Pengaturan ini
92 membantu Kita untuk lebih mudah membaca dan memahami perubahan yang telah dilakukan dalam dokumen. Selanjutnya, untuk menonaktifkan fitur ini, cukup kembali ke tab "Review" dan klik tombol "Track Changes" lagi. Ini akan menghentikan penkitaan perubahan baru dalam dokumen, tetapi perubahan yang telah dilacak akan tetap terlihat sampai Kita memilih untuk menerima atau menolaknya. Dengan menguasai cara mengaktifkan, mengelola, dan menonaktifkan pelacakan perubahan, Kita akan dapat mengontrol proses revisi dokumen dengan lebih efektif dan efisien. (Avicenna, 2018)(Lee, 2017) Secara terstruktur ringkasan proses pengaktifan dan pengelolaan pelacakan perubahan adalah sebagai berikut : (Karim et al., 2020) 1. Mengaktifkan Pelacakan Perubahan a. Buka dokumen Microsoft Word yang ingin Anda lacak perubahannya. b. Klik tab "Review" di menu atas. c. Klik tombol "Track Changes" untuk mengaktifkan pelacakan perubahan. Anda akan melihat ikon tombol berubah, menandakan bahwa fitur ini sekarang aktif. d. Mulai mengedit dokumen. Setiap perubahan yang Anda buat akan ditandai dengan warna dan gaya teks yang berbeda.
93 2. Menerima dan Menolak Perubahan a. Klik pada perubahan yang ingin Anda evaluasi. Perubahan akan disorot dengan warna dan garis bawah atau strikethrough. b. Klik tab "Review" di menu atas jika belum terbuka. c. Gunakan tombol "Accept" untuk menerima perubahan. Anda bisa memilih "Accept and Move to Next" untuk menerima perubahan dan melanjutkan ke perubahan berikutnya, atau "Accept This Change" untuk menerima perubahan tertentu. d. Gunakan tombol "Reject" untuk menolak perubahan. Pilihan serupa tersedia seperti "Reject and Move to Next" atau "Reject This Change". e. Lanjutkan proses ini untuk setiap perubahan dalam dokumen. f. Menambahkan dan Mengelola Komentar g. Sorot teks yang ingin Anda komentari. h. Klik tombol "New Comment" di tab "Review". Sebuah kotak komentar akan muncul di margin kanan dokumen. i. Ketik komentar Anda di kotak yang muncul. j. Untuk mengedit komentar, klik kanan pada komentar dan pilih "Edit Comment". k. Untuk menghapus komentar, klik kanan pada komentar dan pilih "Delete Comment".
94 3. Menyesuaikan Pengaturan Pelacakan Perubahan a. Klik tombol "Track Changes" dropdown di tab "Review". b. Pilih "Change Tracking Options" untuk membuka jendela pengaturan. c. Sesuaikan preferensi tampilan seperti warna dan gaya teks untuk berbagai jenis perubahan (penambahan, penghapusan, perubahan format, dll.). d. Klik "OK" untuk menyimpan pengaturan Anda. e. Menonaktifkan Pelacakan Perubahan f. Kembali ke tab "Review" di menu atas. g. Klik tombol "Track Changes" lagi untuk menonaktifkan pelacakan perubahan. Ikon tombol akan kembali ke status non-aktif. h. Perubahan baru tidak akan ditandai, tetapi perubahan yang sudah dilacak tetap akan terlihat sampai Anda menerima atau menolaknya. C. Menampilkan dan Menyembunyikan Perubahan Menampilkan dan menyembunyikan perubahan dalam Microsoft Word adalah fitur penting yang memungkinkan pengguna untuk mengontrol bagaimana perubahan terlihat dalam dokumen. Saat pelacakan perubahan diaktifkan, setiap modifikasi ditandai dengan warna dan gaya teks yang berbeda untuk menunjukkan siapa yang melakukan perubahan dan jenis perubahan yang
95 dilakukan. Ini sangat membantu untuk menjaga transparansi dalam proses kolaboratif. Namun, ada kalanya Anda mungkin ingin melihat dokumen tanpa semua tanda revisi yang mengganggu tampilan, atau sebaliknya, Anda mungkin ingin memastikan semua perubahan terlihat untuk ditinjau secara menyeluruh. Untuk menampilkan semua perubahan yang telah dilakukan dalam dokumen, Anda dapat menggunakan fitur di tab "Review". Di sana, terdapat opsi "Display for Review" yang memungkinkan Anda untuk memilih berbagai mode tampilan. Mode "All Markup" menampilkan semua perubahan dan komentar, memberikan gambaran lengkap tentang semua modifikasi yang telah dilakukan. Ini adalah mode yang paling informatif ketika Anda ingin meninjau setiap detail revisi. Ada juga mode "Simple Markup", yang hanya menampilkan garis merah di margin kiri untuk menunjukkan adanya perubahan tanpa menunjukkan detail perubahan itu sendiri. Ini membantu menjaga tampilan dokumen tetap rapi sambil menunjukkan bahwa perubahan telah dibuat. (Ngibad, 2018) Sebaliknya, jika Anda ingin menyembunyikan perubahan agar dokumen terlihat bersih dan mudah dibaca, Anda bisa memilih mode "No Markup". Mode ini menampilkan dokumen seolah-olah semua perubahan telah diterima, tanpa ada tanda revisi yang terlihat. Ini sangat berguna ketika Anda ingin melihat bagaimana dokumen akan terlihat dalam bentuk akhirnya, atau saat Anda perlu menunjukkan dokumen kepada orang lain tanpa gangguan visual dari perubahan. Pilihan lainnya adalah mode "Original", yang menampilkan dokumen dalam bentuk
96 aslinya sebelum ada perubahan yang dilakukan. Ini membantu untuk membandingkan versi asli dengan versi yang telah direvisi. Selain itu, Microsoft Word juga menyediakan Panel Revisi yang dapat membantu dalam mengelola perubahan secara lebih efisien. Panel Revisi dapat dibuka dari tab "Review" dengan mengklik "Review Pane". Panel ini menampilkan daftar lengkap semua perubahan dan komentar dalam dokumen, memudahkan Anda untuk menavigasi dan memeriksa setiap perubahan satu per satu. Panel ini juga menyediakan informasi tambahan seperti tanggal dan waktu perubahan, serta siapa yang melakukan perubahan tersebut, memberikan konteks yang lebih mendalam untuk setiap modifikasi. (Tubagus, 2020) Menggunakan fitur menampilkan dan menyembunyikan perubahan dengan bijak dapat meningkatkan produktivitas dan kolaborasi. Dalam situasi di mana banyak orang terlibat dalam proses revisi, menampilkan semua perubahan membantu memastikan setiap kontribusi diperhatikan dan dievaluasi dengan cermat. Di sisi lain, menyembunyikan perubahan dapat membuat dokumen lebih mudah dibaca dan dipresentasikan. Dengan memahami dan memanfaatkan fitur-fitur ini, pengguna dapat mengelola dokumen yang kompleks dengan lebih efektif dan efisien, menjaga keseimbangan antara transparansi revisi dan kemudahan pembacaan dokumen. (Iskandar, 2018) Secara terstruktur ringkasan proses menampilkan dan menyembunyikan perubahan adalah sebagai berikut : (Sadiah et al., 2019)
97 1. Menampilkan Semua Perubahan a. Buka dokumen Microsoft Word yang mengandung perubahan. b. Klik tab "Review" di menu atas. c. Klik dropdown "Display for Review" yang terletak di grup "Tracking". d. Pilih "All Markup" untuk menampilkan semua perubahan dan komentar. Ini akan menunjukkan setiap perubahan dengan garis, warna, dan balon komentar di margin. 2. Menampilkan Perubahan Sederhana a. Buka dokumen Microsoft Word yang mengandung perubahan. b. Klik tab "Review" di menu atas. c. Klik dropdown "Display for Review" di grup "Tracking". d. Pilih "Simple Markup". Dokumen akan menampilkan garis merah di margin kiri untuk menunjukkan adanya perubahan tanpa menampilkan detail perubahan. 3. Menyembunyikan Semua Perubahan a. Buka dokumen Microsoft Word yang mengandung perubahan. b. Klik tab "Review" di menu atas. c. Klik dropdown "Display for Review" di grup "Tracking".
98 d. Pilih "No Markup". Dokumen akan tampil seolaholah semua perubahan telah diterima, tanpa ada tanda revisi yang terlihat. 4. Menampilkan Dokumen dalam Bentuk Asli a. Buka dokumen Microsoft Word yang mengandung perubahan. b. Klik tab "Review" di menu atas. c. Klik dropdown "Display for Review" di grup "Tracking". d. Pilih "Original" untuk menampilkan dokumen dalam bentuk aslinya sebelum ada perubahan yang dilakukan. 5. Menggunakan Panel Revisi a. Buka dokumen Microsoft Word yang mengandung perubahan. b. Klik tab "Review" di menu atas. c. Klik tombol "Review Pane" di grup "Tracking". Anda bisa memilih "Review Pane Vertical" atau "Review Pane Horizontal" tergantung pada preferensi Anda. d. Panel Revisi akan muncul di sisi kanan atau bawah dokumen, menampilkan daftar lengkap semua perubahan dan komentar. e. Klik perubahan atau komentar di Panel Revisi untuk langsung menavigasi ke bagian dokumen yang relevan.
99 Penyusunan Halaman dan Navigasi Ade Oktarino, S.Kom., M.S.I A. Pengertian Daftar Isi Daftar isi, yang juga dikenal sebagai TOC (Table of Contents), adalah suatu daftar yang tersusun secara sistematis dan rapi, yang memuat semua bagian, bab, atau subbab dalam sebuah karya tulis, beserta dengan nomor halamannya masing-masing. Daftar isi biasanya terletak di awal karya tulis, sebelum bagian pendahuluan. Fungsi utama daftar isi adalah untuk: 1. Memberikan gambaran singkat kepada pembaca tentang isi dan struktur karya tulis. 2. Memudahkan pembaca untuk menemukan bagian atau informasi yang ingin mereka baca dengan cepat dan mudah. 3. Meningkatkan kredibilitas karya tulis dengan menunjukkan bahwa karya tulis tersebut telah disusun dengan rapi dan terstruktur.
100 Daftar isi biasanya terdiri dari beberapa elemen, yaitu: 1. Judul: Judul "Daftar Isi" atau "Table of Contents". 2. Bagian: Bagian utama dalam karya tulis, seperti bab, bab, atau subbab. 3. Subbagian: Bagian yang lebih kecil dalam sebuah bagian utama. 4. Nomor halaman: Nomor halaman di mana bagian atau subbagian tersebut dimulai. Daftar isi dapat dibuat secara manual atau otomatis menggunakan software pengolah kata seperti Microsoft Word. B. Manfaat Daftar Isi Daftar isi sangat penting untuk dilampirkan pada bagian kerangka suatu karya untuk memudahkan pembaca maupun penulis. Keberadaan daftar isi dapat memberikan gambaran atau garis besar kepada pembaca mengenai pokok pembahasan yang terdapat dalam suatu hasil penulisan. Dengan adanya daftar isi, akan mempermudah pembaca untuk mengetahui isi setiap halaman dalam karya ilmiah. Manfaat Daftar Isi: 1. Membantu pembaca: a. Memahami struktur dan isi karya tulis. b. Menemukan informasi yang mereka cari dengan cepat dan mudah. c. Menilai kredibilitas karya tulis.
101 2. Membantu penulis: a. Menyusun karya tulis dengan rapi dan terstruktur. b. Memastikan semua bagian dan subbagian telah tercantum. c. Mempermudah proses revisi karya tulis. C. Fungsi Daftar Isi 1. Kemudahan navigasi Daftar isi yang diformat dengan baik harus menyertakan tautan yang disematkan ke bab/bagian buku, yang membuatnya lebih mudah untuk mencapai bagian yang diinginkan. 2. Pembaca menilai buku atau karya tulis berdasarkan daftar isi. Jika kita menggunakan layanan seperti Amazon untuk menjual buku, fitur ‚Look Inside!‛ akan sering digunakan oleh pembaca yang berusaha mendapatkan ‚pegangan‛ yang sangat cepat pada buku, yaitu, jika mereka dapat melewati deskripsi pada halaman produk. Jadi, kita harus berhati-hati untuk mengembangkan Daftar Isi komprehensif dengan judul yang menarik (namun deskriptif) untuk menarik pembaca yang skeptis. 3. Agen dan penerbit menilai buku dari Daftar Isi Daftar Isi berpengaruh terhadap keputusan agen apakah buku yang kita tulis pantas atau tidak.
102 4. Daftar Isi adalah panduan yang baik untuk tulisan kita sendiri Pada tingkat dasar, bab-bab membagi sebuah buku menjadi potongan-potongan yang bisa dikelola, apakah divisi itu dalam hal plot, tema, jenis D. Cara Membuat Daftar Isi Praktis dengan MS Word. Berdasarkan penjelasan sebelumnya, kita jadi mengetahui betapa pentingnya daftar isi pada sebuah karya tulis kita. Dan seperti yang kita ketahui per-kembangan zaman yang begitu pesat memudahkan umat manusia dalam melakukan banyak hal termasuk dalam membuat daftar isi. Dengan menggunakan fitur di MS Word penulis dapat dengan praktis membuat daftar isi tanpa memakan banyak waktu. Sayangnya, tak semua orang mengetahui fitur tersebut. Alhasil banyak orang masih membuatnya secara manual, sehingga menguras banyak waktu. Berikut Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk membuat sebuah daftar isi otomatis di Ms Word: 1. Buka Ms. Word. 2. Sediakan halaman kosong untuk digunakan sebagai daftar isi. 3. Klik ctrl+F untuk memunculkan menu navigation.
103 4. Cari daftar bab dan subab yang akan diplih melalui menu navigation. 5. Blok judul yang akan dijadikan daftar bab, kemudian klik kanan pada menu heading 1 dan pilih update heading to match selection. Contohnya seperti Bab 1 pada makalah dan skripsi. 6. Untuk daftar subabnya, blok judul yang dipilih dan klik kanan pada menu heading 2 serta pilih update to match selection hingga seterusnya.
104 7. Untuk membuat daftar bab selanjutnya lakukan cara yang sama seperti poin nomor 5. 8. Sedangkan untuk membuat daftar subab pada pada poin 7, tidak bisa langsung dilakukan seperti poin nomor 6. Untuk membuatnya klik kiri menu more pada heading. 9. Beri nama daftar urutan subab yang ingin dikerjakan, seperti contoh gambar di atas dan klik OK.
105 10. Akan muncul menu create new style from formatting. Sesuaikan pengaturannya seperti gambar di bawah. 11. Setelah itu, klik OK, dan lakukan hal yang sama pada subab selanjutnya. 12. Setelah semua daftar bab dan subab telah dibuat, beralih langsung ke menu references dan klik table of contens. 13. Pilih automatic table 1. 14. Daftar isi telah selesai dibuat.
106 Pemanfaatan Template untuk Pembuatan Dokumen Arif Muhamad Nurdin, S.Kom., M.Kom. icrosoft Word, merupakan program word processor atau pengolah kata dengan lembar kerja berupa dokumen (Setyo, 2022). Aplikasi pengolah kata (word processor) merupakan software/perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah kata dan berkaitan dengan dokumen, seperti tahapan membuat, mengedit, memodifikasi, menyunting maupun mencetak dokumen (Dr. Wahyudi, 2023). A. Template pada Microsoft Word Pemanfaatan template Microsoft Word dalam pembuatan dokumen telah menjadi praktik umum di berbagai bidang, dari bisnis hingga bidang akademis. Template tersebut tidak hanya menyediakan kerangka dasar untuk dokumen, tetapi juga mempercepat proses pembuatan dengan menyediakan format standar yang mudah disesuaikan. Dengan beragam pilihan template yang tersedia, pengguna dapat dengan cepat membuat dokumen M
107 yang terstruktur dan profesional tanpa harus memulai dari awal. Template-template ini sering kali mencakup format dokumen umum seperti surat resmi, proposal proyek, laporan, dan banyak lagi, memungkin-kan pengguna untuk fokus pada konten inti tanpa harus khawatir tentang tata letak atau desain. Selain itu, pengguna juga dapat mengkustomisasi template sesuai kebutuhan mereka, termasuk penambahan logo perusaha-an, warna, dan font tertentu untuk menciptakan identitas visual yang konsisten. Dengan demikian, pemanfaatan template Microsoft Word tidak hanya meningkatkan efisiensi dalam pembuatan dokumen, tetapi juga memasti-kan konsistensi dan profesionalitas dalam komunikasi ter-tulis. Template dokumen di Microsoft Word adalah alat yang sangat berguna untuk membantu pengguna dalam membuat berbagai jenis dokumen secara efisien dan profesional. Dengan template, pengguna tidak perlu memulai dari awal setiap kali membuat dokumen baru karena elemen-elemen standar seperti format halaman, gaya teks, margin, dan elemen desain lainnya sudah disiapkan. Microsoft Word menyediakan berbagai macam template yang dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik, mulai dari surat, resume, laporan, brosur, presentasi, memo, hingga kalender dan jadwal. Penggunaan template tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga memastikan konsistensi dan keseragaman dalam pembuatan dokumen, yang sangat penting dalam lingkungan bisnis maupun akademik. Berikut adalah penjelasan masing-masing template beserta fungsinya:
108 1. Template Surat Template ini dirancang untuk pembuatan surat resmi maupun informal. Biasanya mencakup tata letak alamat pengirim dan penerima, tanggal, salam pembuka, isi surat, serta tanda tangan. Penggunaan template surat membantu memastikan format yang konsisten dan profesional. 2. Template Resume Template ini dirancang untuk membuat resume atau CV. Biasanya mencakup bagian-bagian standar seperti informasi kontak, ringkasan profesional, pengalaman kerja, pendidikan, keterampilan, dan referensi. Template ini membantu pengguna membuat resume yang terstruktur dengan baik dan menarik perhatian perekrut. 3. Template Laporan Template ini digunakan untuk membuat laporan bisnis, akademik, atau teknis. Biasanya mencakup halaman judul, daftar isi, ringkasan eksekutif, pendahuluan, isi utama, dan kesimpulan. Menggunakan template laporan membantu dalam menjaga format dan struktur yang konsisten, sehingga laporan lebih mudah dibaca dan dipahami. 4. Template Brosur Template brosur digunakan untuk membuat materi promosi atau informasi singkat tentang produk, layanan, atau acara. Biasanya mencakup desain grafis yang menarik, ruang untuk gambar, dan teks informatif. Template ini membantu pengguna
109 membuat brosur yang profesional dan menarik secara visual. 5. Template Presentasi Template ini biasanya digunakan untuk membuat slide presentasi. Meskipun Microsoft PowerPoint lebih umum digunakan untuk presentasi, Word juga menyediakan template untuk dokumen yang berfungsi sebagai pendukung presentasi. Template ini mencakup judul slide, poin-poin utama, dan ruang untuk visual seperti grafik atau gambar. 6. Template Memo Template memo digunakan untuk komunikasi internal dalam organisasi. Biasanya mencakup elemen seperti informasi pengirim dan penerima, tanggal, subjek memo, dan isi pesan. Template ini membantu dalam memastikan semua memo mengikuti format standar yang mudah dibaca. 7. Template Kalender Template ini dirancang untuk membuat kalender bulanan atau tahunan. Biasanya mencakup grid tanggal dengan ruang untuk mencatat acara atau tugas penting. Template kalender sangat berguna untuk perencanaan dan pengorganisasian jadwal. 8. Template Jadwal Template jadwal digunakan untuk merencanakan kegiatan harian, mingguan, atau bulanan. Biasanya mencakup kolom atau baris untuk waktu dan aktivitas yang direncanakan. Penggunaan template jadwal
110 membantu dalam manajemen waktu dan peningkatan produktivitas. B. Langkah-langkah untuk Menggunakan Template pada Microsoft Word Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menggunakan template di Microsoft Word: 1. Membuka Microsoft Word Mulailah dengan membuka aplikasi Microsoft Word di komputer. Gambar 1 Buka Aplikasi Microsoft Word 2. Memilih Template Pada layar utama atau halaman "New Document", terdapat berbagai opsi template yang tersedia. Kita dapat menelusuri template populer atau menggunakan bilah pencarian untuk menemukan template tertentu seperti "surat", "resume", "laporan", dll. Jika ternyata tidak ada template yang tersedia, bisa
111 juga mencari template Microsoft Word secara online pada pencarian yang tersedia. Gambar 2 Pilih New Document Gambar 3 Hasil Pencarian Template Klik pada template yang ingin digunakan untuk melihat pratinjau. Jika sudah sesuai, klik "Create" atau "Download" untuk membukanya. Gambar 4 Pilih Template
112 3. Mengedit Template Setelah template terbuka, untuk dapat mulai mengeditnya. Klik pada teks atau elemen lain dalam template untuk menggantinya dengan informasi sendiri. Sesuaikan bagian-bagian seperti nama, alamat, isi surat, pengalaman kerja, data laporan, atau informasi lain sesuai kebutuhan dokumen. Gambar 5 Edit Template 4. Menyesuaikan Format Jika diperlukan, bisa juga mengubah format template untuk lebih sesuai dengan kebutuhan. Termasuk mengubah gaya teks, warna, margin, dan elemen desain lainnya. Gunakan tab "Home", "Design", dan "Layout" untuk menyesuaikan format. Bisa juga menambahkan elemen baru seperti gambar, tabel, grafik, atau diagram melalui tab "Insert".
113 Gambar 6 Tab Insert 5. Menyimpan Dokumen Setelah selesai mengedit, simpan dokumen dengan mengklik "File" dan kemudian "Save As". Pilih lokasi penyimpanan dan beri nama dokumen. Pilih format penyimpanan yang diinginkan, seperti .docx untuk dokumen Word biasa atau .pdf jika ingin membagikan dokumen dalam format yang tidak dapat diedit. Gambar 7 Menu Save As
114 Gambar 8 Menu Export PDF 6. Mencetak atau Membagikan Dokumen Jika perlu mencetak dokumen, klik "File" dan kemudian "Print". Pilih printer dan pengaturan cetak yang diinginkan. Gambar 9 Menu Print Untuk membagikan dokumen secara digital, dokumen dapat dikirim melalui email, menyimpannya di cloud, atau mengunggahnya ke platform kolaborasi.
115 Gambar 10 Menu Share Dengan langkah-langkah ini, maka penggunaan template pada Microsoft Word dapat dengan mudah digunakan dengan cara memanfaatkan berbagai template yang disediakan oleh Microsoft Word untuk membuat dokumen yang profesional dan sesuai kebutuhan.
116 Mail Merge dan Penggunaan Surat Massal Kusuma Hati, M.M., M.Kom. A. Mengenal Mail Merge Istilah Mail Merge mungkin sudah tidak asing bagi pengguna komputer, khususnya pengguna Microsoft Office dan atau Microsoft Word. Tetapi masih banyak yang belum menggunakan Mail Merge secara optimal pada pengelolaan surat menyurat dalam jumlah banyak. Mail Merge yang juga disebut dengan surat massal adalah sebuah fitur pada Microsoft Word yang memungkinkan untuk menghasilkan beberapa surat, label, amplop, kartu nama, dan sebagainya, dengan menggunakan informasi yang disimpan dalam daftar, database, atau spreadsheet (Ibrahim et al., 2022). Fasilitas mail-merge dapat digunakan untuk membuat beberapa dokumen dengan template yang sama, sehingga dapat digunakan secara terus-menerus tanpa harus membuat dokumen lanjutan, hanya dengan memasukan variabel data. Penguasaan penggunaan Mail Merge ini dapat
117 meningkatan efisiensi dan efektivitas pada berbagai penyelesaian pekerjaan yang terkait dengan dokumen administratif (Dewi Asiah Shofiana et al., 2023). B. Manfaat Penggunaan Mail Merge Penggunaan mail merge telah banyak dirasakan manfaatnya. Terbukti dari beberapa artikel ilmiah pada jurnal pengabdian masyarakat yang menyatakan manfaat atau kelebihan dari penggunaan mail merge. Diantaranya adalah penggunaan mail merge untuk pembuatan surat lamaran kerja, hal ini sangat memudahkan si pembuat surat atau dokumen karena hanya membuat satu jenis surat atau dokumen saja tetapi dapat dikirim ke beberapa penerima yang berbeda (Alfina et al., 2021). Selain itu, manfaat atau kelebihan penggunaan mail merge ini juga dirasakan pada pembuatan administrasi surat menyurat di bagian sekertariat sebagai penunjang dalam proses pembuatan surat menyurat menggunakan Microsoft Word sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien (Dina Fadila et al., 2023). C. Langkah Pembuatan Surat Massal (Mail Merge) Tahapan pembuatan surat massal atau mail merge dapat dilakukan dengan cara berikut:
118 1. Buka Aplikasi Microsoft Word 2. Buat Draft Surat atau dokumen, misalnya seperti contoh berikut Kita akan membuatkan surat permohonan magang untuk mahasiswa. Perhatikan teks warna merah. 3. Pilih Menu Mailings Pada Tollbar Ms. Word 4. Pilih Menu Start Mail Merge
119 5. Kemudian Pilih Step-by-Step Mail Merge Wizard, sehingga tampil menu Mail Merge pada sebelah kanan layar seperti ini. Ada enam tahap yang harus dilakukan, ikuti satu per satu (step 1 of 6) dimulai dari memilih tipe dokumen (Select document type). Untuk dokumen berupa surat, kita pilih Letters. Kemudian Klik Next Starting document. 6. Tahap selanjutnya ada tiga pilihan, yaitu: a. Use the current document Dipilih bila kita akan menggunakan mail merge pada dokumen yang saat ini sedang ditampilkan. b. Start from a template Dipilih bila kita belum membuka dokumen, dan akan menampilkan template dokumen yang akan kita gunakan. c. Start from existing document Dipilih bila kita ingin memulai dari dokumen surat yang ada dan akan melakukan perubahan.
120 Karena dokumen atau surat yang akan kita buat dengan mail merge sudah dibuka dan belum ada perubahan, maka kita memilih Use the current document. Kemudian pilih Next Select recipient 7. Tahap selanjutnya ada tiga pilihan lagi, yaitu: a. Use an existing list Dipilih bila kita ingin mengambil data dari file atau database yang sebelumnya sudah pernah kita buat. b. Select form Outlook contacts Dipilih bila kita ingin mengambil data dari kontak yang sudah tersimpan di Folder Outlook. c. Type e new list Dipilih bila kita ingin membuat data baru.
121 Karena dokumen atau surat yang akan kita buat dengan mail merge belum dibuatkan datanya, maka kita memilih Type a new list, kemudian klik Create Hingga muncul tampilan seperti berikut, lalu klik Customize Columns untuk mengganti data/field sesuai dengan yang kita inginkan dengan menghapus data sebelumnya.
122 Setelah semua data terhapus, tambahkan satu per satu data yang sesuai dengan data pada surat atau dokumen yang kita buat. Berikutnya, setelah satu per satu data yang sesuai dengan surat atau dokumen kita, maka kita dapat mengisi
123 /menginput data tersebut kedalam databasenya, dan menyimpan file data tersebut. 8. Tahap selanjutnya adalah menyisipkan data ke dalam surat atau dokumen dengan memilih Insert Mail Merge pada menu Mailing Sisipkan satu per satu field kedalam surat atau dokumen sesuai dengan yang dibutuhkan.
124 9. Setelah semua field muncul dan sesuai, maka tahap selanjutnya adalah memilih Preview your letters untuk memunculkan dan menggabungkan data yang sudah tersimpan dalam database.
125 Selanjutnya akan terlihat satu dokumen atau surat yang sama tetapi memiliki tujuan yang berbeda sesuai dengan data yang tersimpan pada databasenya. Pada contoh ini terdapat tiga tujuan surat, maka akan memunculkan tiga tujuan surat yang berbeda. Untuk melihat satu per satu tujuan surat, dapat di klik tanda panah disamping Preview Result. Berikut ini contoh tampilan surat pada record kesatu dan ketiga.
126 10. Tehap berikutnya klik Next Complate the merge untuk menyelesaikan pembuatan mail merge atau surat massal, sehingga muncul tampilan berikut di samping kanan lembar kerja surat atau dokumen. Pilih Print bila kita akan mencetak surat yang sudah kita buat, atau pilih Edit Individual letters bila kita ingin menyimpan surat tersebut. Kita dapat
127 memilih semua surat yang akan di cetak atau di simpan. Kita juga dapat memilih surat mana saja yang kita inginkan, atau kita juga dapat memilih sesuai dengan urutan. Langkah-langkah Pembuatan Surat Massal (Mail Merge) sudah selesai, semoga bermanfaat dan dapat diterapkan agar pekerjaan administratif khususnya pembuatan surat menyurat dapat lebih efektif dan efisien.
128 Kolaborasi dan Berbagi Dokumen dengan OneDrive Anton Prafanto, S.Kom., M.T. A. Mengatur OneDrive OneDrive adalah layanan penyimpanan awan dari Microsoft yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, berbagi, dan mengakses file dari berbagai perangkat. Untuk memanfaatkan fitur kolaborasi dan berbagi dokumen di OneDrive, langkah pertama adalah mengatur akun OneDrive. Berikut ini adalah langkahlangkah yang lebih detail: 1. Mendaftar atau Masuk ke OneDrive a. Mengunjungi Situs OneDrive: 1) Buka peramban web (browser) dan kunjungi situs resmi OneDrive di onedrive.live.com. b. Mendaftar untuk Akun Baru: 1) Jika belum memiliki akun Microsoft, klik tombol Sign up atau Daftar. Isilah formulir
129 pendaftaran dengan informasi yang diperlukan, seperti alamat email, kata sandi, nama lengkap, dan informasi lainnya. Setelah itu, ikuti instruksi untuk menyelesaikan pendaftaran. Verifikasi email mungkin diperlukan untuk mengaktifkan akun. c. Masuk dengan Akun Microsoft yang Ada: 1) Jika sudah memiliki akun Microsoft (seperti akun Outlook, Hotmail, atau akun yang digunakan untuk layanan Microsoft lainnya), klik tombol Sign in atau Masuk. Masukkan alamat email dan kata sandi, kemudian klik Sign in. 2. Mengunduh dan Menginstal Aplikasi OneDrive Selain mengakses OneDrive melalui peramban web, aplikasi OneDrive dapat diunduh dan diinstal di komputer untuk memudahkan sinkronisasi dan akses file. Berikut langkah-langkahnya: a. Mengunduh Aplikasi OneDrive: 1) Kunjungi situs web resmi OneDrive atau buka Microsoft Store (untuk pengguna Windows) atau App Store (untuk pengguna Mac). 2) Cari aplikasi OneDrive dan klik tombol Download atau Install untuk mengunduh aplikasi ke komputer. b. Menginstal Aplikasi OneDrive:
130 1) Setelah unduhan selesai, buka file instalasi yang telah diunduh. 2) Ikuti instruksi instalasi yang muncul di layar. Proses instalasi ini biasanya cepat dan mudah. 3) Setelah instalasi selesai, aplikasi OneDrive akan terbuka secara otomatis. c. Masuk ke Aplikasi OneDrive: 1) Buka aplikasi OneDrive yang telah diinstal. 2) Masukkan alamat email dan kata sandi akun Microsoft yang telah didaftarkan sebelumnya, lalu klik Sign in. 3) Ikuti panduan di aplikasi untuk menyelesaikan pengaturan awal, seperti memilih folder yang akan disinkronkan dengan OneDrive. 3. Mengatur Sinkronisasi Folder OneDrive memungkinkan sinkronisasi file dan folder antara komputer dan penyimpanan awan. Berikut cara mengatur sinkronisasi folder: a. Memilih Folder untuk Disinkronkan: 1) Setelah masuk ke aplikasi OneDrive, klik ikon OneDrive di area notifikasi (tray) di pojok kanan bawah layar (untuk pengguna Windows) atau di menu bar (untuk pengguna Mac). 2) Klik Settings atau Pengaturan, kemudian buka tab Account atau Akun.
131 3) Klik Choose folders atau Pilih folder untuk memilih folder mana saja yang ingin disinkronkan dengan OneDrive. b. Mengelola Folder yang Disinkronkan: 1) Pilih folder yang ingin disinkronkan dengan mencentang kotak di sebelah nama folder. 2) Folder yang dipilih akan disinkronkan secara otomatis antara komputer dan OneDrive, sehingga file dapat diakses baik secara lokal maupun melalui awan. 4. Menggunakan OneDrive di Perangkat Lain OneDrive dapat diakses dari berbagai perangkat, termasuk ponsel dan tablet. Berikut langkah-langkahnya: a. Mengunduh Aplikasi OneDrive di Ponsel atau Tablet: 1) Buka App Store (untuk pengguna iOS) atau Google Play Store (untuk pengguna Android). 2) Cari aplikasi OneDrive dan unduh aplikasi tersebut. b. Masuk ke Aplikasi OneDrive di Ponsel atau Tablet: 1) Buka aplikasi OneDrive yang telah diunduh. 2) Masukkan alamat email dan kata sandi akun Microsoft yang telah didaftarkan. 3) Aplikasi OneDrive siap digunakan untuk mengakses, mengunggah, dan berbagi file dari perangkat mobile.
132 B. Menyimpan Dokumen ke OneDrive Setelah mengatur akun OneDrive, langkah selanjutnya adalah menyimpan dokumen Microsoft Word ke OneDrive. Dengan menyimpan dokumen di OneDrive, dokumen tersebut dapat diakses dari mana saja dan kapan saja, serta memudahkan kolaborasi dengan orang lain. Berikut adalah langkah-langkah detail untuk menyimpan dokumen ke OneDrive. 1. Membuka Dokumen di Microsoft Word a. Membuka Aplikasi Microsoft Word: 1) Buka aplikasi Microsoft Word di komputer. Pastikan aplikasi Word sudah terhubung dengan akun Microsoft yang digunakan untuk OneDrive. b. Membuka Dokumen yang Ingin Disimpan: 1) Buka dokumen yang sudah ada dengan klik File > Open, kemudian cari dan pilih dokumen yang ingin disimpan di OneDrive. Jika dokumen baru, buat dokumen baru dengan klik File > New. 2. Menyimpan Dokumen ke OneDrive a. Menggunakan Fitur Save As: 1) Setelah dokumen terbuka, klik File di pojok kiri atas, lalu pilih Save As. b. Memilih Lokasi Penyimpanan: 1) Di jendela Save As, pilih OneDrive sebagai lokasi penyimpanan. Jika belum terhubung,
133 klik Sign in dan masuk dengan akun Microsoft yang digunakan untuk OneDrive. c. Menentukan Folder di OneDrive: 1) Setelah memilih OneDrive, pilih folder di OneDrive tempat dokumen akan disimpan. Folder dapat dipilih dari daftar yang sudah ada atau buat folder baru dengan klik New folder. d. Menentukan Nama File dan Menyimpan: 1) Masukkan nama file yang diinginkan di kotak File name. Pastikan format file sudah sesuai, misalnya .docx untuk dokumen Word. Klik Save untuk menyimpan dokumen. 3. Menyimpan Dokumen secara Otomatis (AutoSave) Microsoft Word memiliki fitur AutoSave yang memungkinkan dokumen disimpan secara otomatis di OneDrive setiap kali ada perubahan. Berikut cara mengaktifkan fitur AutoSave: a. Mengaktifkan AutoSave: 1) Di bagian atas jendela Microsoft Word, ada tombol AutoSave di sebelah kiri atas. Klik tombol tersebut untuk mengaktifkan fitur AutoSave. Pastikan dokumen sudah disimpan di OneDrive sebelumnya agar fitur ini berfungsi. b. Manfaat AutoSave: 1) Dengan AutoSave, setiap perubahan pada dokumen akan disimpan secara otomatis
134 dan real-time ke OneDrive. Ini sangat berguna untuk menghindari kehilangan data saat bekerja pada dokumen penting. 4. Mengakses Dokumen yang Disimpan di OneDrive Dokumen yang disimpan di OneDrive dapat diakses dari perangkat mana saja yang terhubung dengan internet. Berikut cara mengakses dokumen tersebut: a. Menggunakan Aplikasi OneDrive: 1) Buka aplikasi OneDrive di komputer, ponsel, atau tablet. Masuk dengan akun Microsoft yang sama. 2) Cari dokumen yang sudah disimpan di folder yang dipilih sebelumnya. Klik dokumen untuk membukanya di Microsoft Word atau aplikasi yang kompatibel. b. Menggunakan OneDrive di Browser: 1) Buka peramban web dan kunjungi situs OneDrive di onedrive.live.com. 2) Masuk dengan akun Microsoft yang digunakan. Dokumen akan tersedia di folder yang dipilih saat menyimpan. 3) Klik dokumen untuk membukanya di Word Online, versi web dari Microsoft Word.
135 C. Berbagi Dokumen dengan OneDrive OneDrive memungkinkan pengguna untuk berbagi dokumen dengan mudah, baik untuk tujuan kolaborasi atau hanya untuk berbagi informasi. Berikut adalah langkah-langkah detail untuk berbagi dokumen menggunakan OneDrive. 1. Berbagi Dokumen dari Microsoft Word a. Membuka Dokumen: 1) Buka dokumen Microsoft Word yang ingin dibagikan. Pastikan dokumen tersebut sudah disimpan di OneDrive. b. Menggunakan Fitur Share: 1) Klik File di pojok kiri atas, kemudian pilih Share. Alternatifnya, klik tombol Share di kanan atas jendela Microsoft Word. c. Menentukan Opsi Berbagi: 1) Jendela berbagi akan muncul dengan beberapa opsi berbagi. Pilih Share with People untuk berbagi dengan individu tertentu atau Get a link untuk membuat tautan yang bisa dibagikan. d. Mengundang Orang untuk Berkolaborasi: 1) Masukkan alamat email orang yang ingin diajak berkolaborasi. Pilih tingkat izin yang sesuai: i. Can edit: Memberikan izin untuk mengedit dokumen.
136 ii. Can view: Memberikan izin hanya untuk melihat dokumen. 2) Tambahkan pesan opsional jika diperlukan, kemudian klik Send atau Kirim. 2. Berbagi Dokumen dari OneDrive di Browser a. Mengakses OneDrive: 1) Buka peramban web dan kunjungi situs OneDrive di onedrive.live.com. 2) Masuk dengan akun Microsoft yang digunakan. b. Memilih Dokumen untuk Dibagikan: 1) Cari dokumen yang ingin dibagikan di dalam folder OneDrive. Klik kanan pada dokumen tersebut, kemudian pilih Share. c. Mengatur Izin Berbagi: 1) Tentukan siapa yang bisa mengakses dokumen dengan memasukkan alamat email atau dengan membuat tautan berbagi. 2) Pilih izin yang sesuai (Can edit atau Can view). d. Mengirim Undangan Berbagi: 1) Klik Send untuk mengirim undangan berbagi melalui email atau salin tautan berbagi dan bagikan melalui metode lain seperti pesan teks atau aplikasi chat.
137 3. Mengelola Dokumen yang Dibagikan Setelah dokumen dibagikan, penting untuk mengelola siapa yang memiliki akses dan mengatur izin sesuai kebutuhan: a. Melihat Siapa yang Memiliki Akses: 1) Di OneDrive, klik kanan pada dokumen yang dibagikan dan pilih Manage access atau Kelola akses. 2) Jendela akan muncul dengan daftar orang yang memiliki akses ke dokumen tersebut. b. Mengubah atau Menghapus Izin: 1) Di jendela Manage access, izin akses dapat diubah atau dihapus. Klik ikon pena untuk mengubah izin (edit atau view), atau klik ikon silang untuk menghapus akses seseorang. c. Menghentikan Berbagi Dokumen: 1) Untuk menghentikan berbagi dokumen sepenuhnya, klik Stop sharing atau Hentikan berbagi. Semua akses yang sebelumnya diberikan akan dicabut. 4. Menggunakan Fitur Link Sharing OneDrive juga memungkinkan berbagi dokumen melalui tautan yang dapat dibagikan: a. Membuat Tautan Berbagi: 1) Di OneDrive, pilih dokumen yang ingin dibagikan dan klik Share. 2) Pilih Copy link atau Salin tautan.
138 b. Mengatur Opsi Tautan: 1) Tentukan pengaturan tautan, seperti siapa yang dapat mengakses (siapa saja dengan tautan, orang dalam organisasi, atau orang tertentu) dan izin (can edit atau can view). 2) Klik Copy untuk menyalin tautan. c. Membagikan Tautan: 1) Bagikan tautan yang telah disalin melalui email, pesan teks, atau aplikasi chat. D. Kolaborasi Real-Time di Microsoft Word Kolaborasi real-time adalah salah satu fitur unggulan Microsoft Word yang terintegrasi dengan OneDrive. Fitur ini memungkinkan beberapa orang untuk mengedit dokumen secara bersamaan, sehingga memudahkan kerja tim dan meningkatkan produktivitas. Berikut adalah langkah-langkah detail untuk menggunakan fitur kolaborasi real-time di Microsoft Word. 1. Mengundang Orang untuk Berkolaborasi a. Menyimpan Dokumen di OneDrive: 1) Pastikan dokumen yang akan dikolaborasikan sudah disimpan di OneDrive. Jika belum, ikuti langkah-langkah di sub bab 12.2 untuk menyimpan dokumen ke OneDrive. b. Membuka Dokumen di Microsoft Word: 1) Buka dokumen yang sudah disimpan di OneDrive menggunakan Microsoft Word.
139 c. Mengundang Orang untuk Berkolaborasi: 1) Klik tombol Share di kanan atas jendela Microsoft Word. 2) Masukkan alamat email orang-orang yang akan diajak berkolaborasi. Pilih izin Can edit agar mereka bisa mengedit dokumen. 3) Tambahkan pesan opsional jika diperlukan, kemudian klik Send untuk mengirim undangan. 2. Mengedit Dokumen Secara Bersama-Sama a. Menerima Undangan Kolaborasi: 1) Orang yang diundang akan menerima email berisi undangan untuk berkolaborasi. Mereka dapat membuka dokumen melalui link yang diberikan di email. b. Mengedit Dokumen Secara Real-Time: 1) Setelah dokumen dibuka, setiap orang dapat mulai mengedit dokumen. Perubahan yang dilakukan akan terlihat secara langsung oleh semua orang yang mengedit dokumen. 2) Kursor dari setiap kolaborator akan ditampilkan dengan nama mereka, sehingga bisa melihat siapa yang sedang mengedit bagian tertentu. c. Komunikasi Selama Kolaborasi:
140 1) Gunakan fitur komentar untuk berdiskusi tentang bagian tertentu dari dokumen. Pilih teks yang ingin dikomentari, lalu klik Review > New Comment dan ketikkan komentar. 2) Fitur ini memudahkan untuk memberikan masukan tanpa mengubah isi dokumen. E. Menggunakan Fitur Pelacakan Perubahan Fitur pelacakan perubahan sangat berguna untuk melihat dan menyetujui perubahan yang dilakukan oleh kolaborator. 1. Mengaktifkan Pelacakan Perubahan: a. Klik Review di menu atas, kemudian klik Track Changes. Setiap perubahan yang dilakukan setelah ini akan ditandai. 2. Menyetujui atau Menolak Perubahan: a. Untuk setiap perubahan, akan ada tanda di tepi dokumen. Klik perubahan tersebut, lalu pilih Accept untuk menerima atau Reject untuk menolak perubahan. 3. Mengelola Perubahan: a. Gunakan panel Reviewing Pane untuk melihat semua perubahan yang dibuat dalam dokumen. Ini memudahkan untuk meninjau dan mengelola semua perubahan yang telah dilakukan.