คู่มือการจัดการสารสนเทศ (3)

กำรเข้ำใช้งำนโปรแกรม zoom สำห

ขน้ั ตอนการใช้งาน

Leave Meeting : เมือ่ จบการประชุม
หรอื ต้องการออกจากห้องประชุม

หรบั ผู้รว่ มประชมุ (Join)

98

กำรเขำ้ ใชง้ ำนโปรแกรม zoom สำห

ข้นั ตอนการใช้งาน

Sign out : หากการใชง้ านโปรแกรม
Zoom ทุกครงั้ ถา้ ไมใ่ ช่เครอ่ื งของเราเอง
ควรทาการ Sign out ออกเพื่อ
ปอ้ งกนั การถกู นาเลขประจาหอ้ งหรือ
อเี มล์เอาไปใช้งานที่อนื่ ได้

หรบั ผู้รว่ มประชมุ (Join)

99

การแปลงเอกสารกระดาษเปน็ เอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์
โดยใช้แอปพลเิ คชนั บนโทรศัพท์มือถอื

โดย
นางสาวมยรุ ี หงสอ์ ดุ ร

ตาแหน่ง
นกั วิชาการคอมพวิ เตอรช์ านาญการ

องคก์ ารบรหิ ารสว่ นจังหวัดร้อยเอ็ด

100

การแปลงเอกสารก
เปนเอกสารอเิ ลก็ ท

โดยใชแ้ อปพลิเคชนั บนโทรศัพท์มอื ถ

กระดาษ
ทรอนกิ ส์

ถือ

101

เปดแอปพลิ เคชัน
Play Store ดาว น์โ หล ดแอ

- ระบบปฏิบตั ิการแอนดรอยด์ Clear S

- ค้นหาแอพ Cl
- เลือก In

- ขนาดไฟล์ประม

อปพ ลิ เค ชัน เ ปดแ อป พลิ เ ค ชัน
Scan
- เลือก Open
lear Scan
nstall 102
มาณ 15 MB

อนุญาตการเข้าถึ งไฟล์ เ ลื อ ก วิธีก า

- อนุญาตเพอื ใชร้ ปู ภาพหรอื ไฟล์ทีมอี ยูแ่ ล้ว - เลือกภาพทีมอี ย
ในการแปลงเอกสาร และเพอื บนั ทึกขอ้ มูล หรอื

- เลือก Allow (อนญุ าต) - ถ่ายภาพจ

ารสแกน ถ่ ายภาพจากกล้ อง

ยูแ่ ล้วในโทรศัพท์ - เลือกทีสญั ลักษณ์รปู กล้องดา้ นล่าง

อ - เลือก Allow เพอื ใหแ้ อปพลิเคชนั
จากกล้อง
สามารถใชง้ านกล้องได้ 103

ถ่ ายภาพเอกสาร ป รั บ ข อ บ เ อ

- ทําการถ่ายภาพเอกสาร - ปรบั ขอบเอกสารใหพ้

จุดสเี ขยี วท

- เลือกเครอื งหมายถ

อกสาร แสดงตัวอยา่ งเอกสาร

พอดี โดยใชน้ วิ ลาก และ การปรบั แต่ง
ทีมุม

ถกู ทีมุมขวาล่าง 104

เ พิ ม เ อ ก ส า ร

- หากเอกสารมหี ลายหน้า
ใหเ้ ลือกทีสญั ลักษณร์ ูปกล้อง

ทําซาํ จนครบทุกหน้า

105



ก า ร เ พิ ม เ อ ก ส า ร
จา กไฟ ล์ ที มีอ ยู่
แ ล้ วใ นโ ทร ศั พท์

- เลือกทีสญั ลักษณ์
รปู ภาพดา้ นล่าง

- เลือกโฟลเดอรท์ ีเก็บ
ไฟล์รูปภาพ

106

เลื อกภาพ - Border
-C
- เลือกภาพทีต้องการ
- หากมหี ลายหนา้ ใหเ้ ลือก

ไฟล์ตามลําดบั

ตั งค่ าการประมวลผล

adjustment คือ การปรบั ขอบอัตโนมตั ิ
Color สามารถเลือกสี หรอื ขาวดํา

- จากนนั เลือก OK

107

ป รั บ ข อ บ เ อ ก ส า ร

- ปรบั ขอบเอกสารใหพ้ อดี โดยใชน้ วิ ลากจุดสเี ข
- จากนนั เลือกเครอื งหมายถกู ทีมุมขวาล
- ทําจนครบทกุ หน้า

ขยี วทีมุม จั ด เ รี ย ง เ อ ก ส า ร
ล่าง
- สามารถสลับหน้าเอกสารไดโ้ ดย
การแตะค้างแล้วลากไปยงั 108
ตําแหน่งทีต้องการ

การบันทึ กเ

- เลือกทีสญั ลักษณ์ PDF มุม
- เลือก More ->

ปนไฟล์ PDF 109

มขวาบน เพอื ดตู ัวอยา่ งเอกสาร
> Save to storage

1

4 - แอปพลิเคชนั
ให
- ตังชอื ไฟล์
- เลือกโฟลเดอรเ์ ก็บไฟล์ - จากนนั เลือก S
- หากม

3
2

นจะขอเขา้ ถึงโฟลเดอรเ์ พอื บนั ทึกเอกสาร 110
หเ้ ลือก Allow (อนญุ าต)
Save to storage เปนอันเสรจ็ เรยี บรอ้ ย
มโี ฆษณา ใหก้ ดกากบาทเพอื ปด

การส่งไฟล์ ผ่านแอป

- เลือกทีสญั ลักษณ์ PDF มุมขว
- เลือก Share

ปพลิ เคชัน LINE 111

วาบน เพอื ดตู ัวอยา่ งเอกสาร
-> LINE

ก า ร ส่ ง ไ ฟ ล

- เลือก
- เลือกทีชอ่ งสเี

- สาม
- เลือก S

** เพอื น หรอื กล่มุ ทีแชรจ์ ะปรากฏดา้ นล่าง สามารถลบไดโ้ ดย

ล์ ผ่านแอปพลิ เคชัน LINE (ต่ อ)

กสง่ เปนบุคคล หรอื กล่มุ ทีแถบดา้ นบน
เหลียมด้านขวา จะแสดงเครอื งหมายถกู สเี ขยี ว
มารถสง่ พรอ้ มกันไดภ้ ายในครงั เดยี ว

Share ทีมุมขวาบน เปนอันเสรจ็ เรยี บรอ้ ย

ยเลือกปุมกากบาท 112

โดย
นายสนอง บุบผาโภชน์
ตาแหนง่ เจา้ พนักงานธรุ การปฏิบตั งิ าน

องค์การบรหิ ารสว่ นจงั หวัดรอ้ ยเอด็

113

วิธีใช้ Disk Cleanup ตวั ช่วย ลบไฟล์ขยะ Windows 10 / 8.1 / 7
คอมพิวเตอร์ที่ใช้งานระบบ Windows น้ัน ไม่ว่าจะเวอร์ชั่นไหนก็จะมีไฟล์ขยะสะสมไปเร่ือยๆ

ภายในเครื่องคอมฯของเรา ดงั น้นั วันน้จี งึ จะมาแนะนา ลบไฟล์ขยะ windows โดยการใช้ Disk Cleanup ใน
ระบบ Windows 10 ที่ผู้ใช้งานสามารถทาเองได้ง่ายๆ โดยเชื่อว่าจะมีคนสงสัยว่าเจ้าไฟล์ขยะนี้มาจากไหน
โดยไฟล์ขยะนั้นเกดิ จากที่เราใช้งานเปิดเว็บไซต์ต่างๆ จะมีการดาวน์โหลดไฟล์ช่ัวคราวมาไว้ในเครื่อง และหาก
ตดิ ต้งั โปรแกรมก็จะสร้างไฟล์ชว่ั คราวไวใ้ นไดรฟ์ C และรวมท้งั ลบโปรแกรมดว้ ย กจ็ ะทิง้ ไฟลข์ ยะไว้ในเครือ่ ง
วิธีการใช้ Disk Cleanup ลบไฟล์ขยะ Windows 10

บทความน้ีจะสอนการลา้ งไฟล์ขยะในเครือ่ งคอมพวิ เตอร์ ท่ีใช้งานระบบ Windows กันครบั ไม่
ว่าจะเป็น Windows 7, Windows 8.1, Windows 10 สามารถทาตามขนั้ ตอนในบทความนไ้ี ด้เชน่ กนั ครบั
โดยการวธิ ที า Disk Cleanup จะเปน็ การตรวจหาไฟล์ขยะตา่ งๆท่ีอยูใ่ นเครื่องทีเ่ กดิ จากการตดิ ตั้งโปรแกรม
ลบโปรแกรม หรอื การเขา้ เวบ็ ไซต์ต่างๆ พวกนีจ้ ะทาให้เกิด Temp file ลงในฮารด์ ดสิ ของเรา ซงึ่ จะช่วยให้
ฮารด์ ดสิ สะอาดข้ึน และเรียกคืนพ้ืนทบ่ี นฮารด์ ดสิ กลบั มาด้วยครบั ขัน้ ตอนวธิ กี ารทาเรามาเรม่ิ ดกู นั เลยครับ

1. ไปท่ี This PC หรอื My Computer ของเราครับ
2. จากนน้ั คลิกขวาท่ี ไดร์ฟ C แล้วเลือก Properties

114

3. ท่ี Disk (C:) Properties ให้คลิกปุ่ม Disk Cleanup
Sponsored Links

4. จากนนั้ รอสกั ครู่ครบั จะเปน็ การสแกนหาไฟล์

115

5. จากนนั้ จะแสดงรายการที่ตรวจสอบ ให้ทาการเลือกทุกรายการ โดยทาเครื่องหมายถูกทุกช่องครบั

6. เม่อื เลือกทุกชอ่ งเสรจ็ แล้ว ให้ทาการคลิกปุ่ม Ok จากนน้ั จะมหี น้าต่างให้คลิกปุ่ม Delete File เพือ่
ยืนยนั การลบ

เพียงเท่าน้ีกล็ า้ งไฟลข์ ยะต่างๆ ออกจากฮาร์ดดสิ ถ้าจะให้ดีแนะนา restart คอมฯ 1 คร้งั ครบั และแนะนาให้
ทา Disk Defragmenter เพ่มิ เตมิ ดว้ ยครับ

116

วธิ ีใช้ Disk Defragment And Optimize ใน Windows 10 ให้ขอ้ มลู เปิดไดเ้ ร็วขึน้

สาหรบั คนทใ่ี ช้งานคอมพวิ เตอรท์ เี่ ป็นระบบ Windows 10 ใช้งานแลว้ รู้สึกว่าเคร่ืองเร่ิมทางานช้า
ลง เปิดโปรแกรมไม่ล่ืนเหมือนเดิม อยากจะแนะนาวิธีทา Disk Defragment ใน Windows 10 เพื่อจัด
ระเบียนข้อมูลต่างๆ ซึ่งใน Windows 10 นั้นได้เป็นช่ือเป็น Defragment and Optimize เพราะนอกจาก
จะจัดเรียงไฟล์ข้อมูลแล้ว ยังจัดระเบียบการทางานของบริการต่างๆ (Services) ภายในเครื่องให้ด้วย ดังน้ัน
หลังจากทา Optimize Drives จงึ ช่วยให้โปรแกรมและบรกิ ารต่างๆ ทางานไดล้ ื่นขึน้ และบูตไดเ้ รว็ ขึ้นน้นั เอง
วธิ ที า Defragment and Optimize ใน Windows 10

เช่ือว่าหลายคนทใ่ี ช้งาน Windows มานานแลว้ จนมาถงึ Windows 10 กย็ ังไมเ่ คยเปิดใช้ฟงั ก์
ตัวนใ้ี น Windows เลย วนั นจี้ ะมาแนะนาข้นั ตอนการวธิ ีใช้ Disk Defragment กันครับ มาเร่มิ ดูตามด้านลา่ งนี้
กันเลย

1. ข้ันแรกกใ็ ห้เปิด Optimize Drives ข้นึ มาก่อนครับ ซึ่งใน Windows 10 กท็ าไดง้ ่ายๆ นนั้
คือทช่ี ่องค้นหา (Search box) ใหพ้ ิมพ์ “defrag” แล้วกค็ ลกิ Defragment and
Optimize Drives เปิดข้นึ มาครับ

117

2. จากนน้ั ก็จะเหน็ รายการพาสทิช่นั ท่ีอยใู่ นเคร่อื งคอมฯ ให้คลกิ เลอื กไดรฟ์ (C:) แล้วก็คลิก
ปุ่ม Optimize (ปล. จากรปู ตวั อยา่ งนีจ้ ะเหน็ วา่ เปน็ เครื่องของผมนั้นเปน็ SSD อยคู่ รบั ซง่ึ
หากวา่ ใครที่ใช้ SSD ไมว่ า่ จะ SSD 2.5″, SSD M.2 SATA และ PCIe หรอื NVMe ไม่
จาเป็นตอ้ งทาก็ไดค้ รับ ตามรูปเป็น ssd m.2 pcie ทาให้เป็นตัวอยา่ งสาหรับคนที่ใช้ hdd
แบบปกตเิ ฉยๆ ครับ)

3. รอจนเคร่ืองทาเสรจ็ ระหวา่ งน้ีหากมกี ารเปดิ ใช้งานอะไรก็อาจจะชา้ และ หากเป็นดูท่ี Task
Manager กจ็ ะเหน็ วา่ Disk ทางานค่อนข้างสงู และอาจจะใชง้ านเวลาหลายนาทอี ยู่
เช่นเดยี วกันครบั

เมือ่ เสรจ็ แล้วก็ปดิ ได้เลย และแนะนาให้ทา Disk cleanup เพม่ิ เติมด้วย ซง่ึ คนใกล้ตวั ท่ใี ช้งาน
Windows 10 ทีร่ จู้ ักกันมกั จะบ่นวา่ เคร่อื งเริม่ ทางานชา้ ๆ แล้วกแ็ กป้ ญั หาดว้ ยการเอาเครื่องไปให้ร้านลง
Windows 10 ใหม่จึงจะทางานลน่ื แต่เมื่อผมได้ยินจึงแนะนาไปวา่ ให้ทา Disk Defragment และลา้ งไฟล์ขยะ
Windows 10 ออกดูสิ ก็ไดผ้ ลลัพธท์ ่ดี ีขึน้

และสาหรับคนทเี่ จอปญั หา Windows 10 ใชง้ าน Disk Use 100% ตลอดกส็ ามารถแก้ไขปญั หา
นี้ดว้ ยการทา Optimize Drives น้ไี ด้เชน่ เดยี วกนั

118

วธิ ีสร้างจดหมายเวียนและพมิ พ์ซองจดหมายเวียน
ด้วย Microsoft Word

โดย

นายสรุ ิศักดิ์ ศรหี าคลงั ตาแหน่ง
ผ้ชู ่วยนกั วิชาการคอมพิวเตอร์

องค์การบรหิ ารส่วนจงั หวดั รอ้ ยเอด็

119

วิธสี รา้ งจดหมายเวียนและพิมพซ์ องจดหมายเวียน

จดหมายเวยี น คอื การสรา้ งจดหมายหลาย ๆ ฉบับโดยที่จะมีเนอื้ หาเหมือน ๆ กันทกุ ฉบับ แต่ส่ิง
ที่แตกต่างกันคือ ช่ือและที่อยู่ของผู้รับน้ัน ๆ ซึ่งหากเราต้องทาการพิมพ์หรือสร้างจดหมายให้กับผู้รับทุก ๆ คน
อาจจะทาให้เราเสียเวลามากเลยทีเดียว และอาจจะมีหลายคนที่พิมพ์เอกสารเสร็จ จากน้ันจะเปลี่ยนช่ือผู้รับกอ่ น
พิมพ์จดหมายแต่ละฉบับ ซ่ึงอาจจะไม่สะดวกเท่าไร ดังน้ันการสร้างจดหมายเวียนด้วย Microsoft Word
2010 / 2013 / 2016 /2019 จะเป็นทางเลือกทีต่ อบโจทยไ์ ด้ดีท่ีสุด ชว่ ยในการประหยัดเวลาสาหรบั การใส่ข้อมูล
และสามารถเกบ็ ฐานข้อมลู รายชือ่ และท่อี ย่ผู รู้ ับไว้ใช้ในครัง้ ถัดไปไดอ้ กี ดว้ ย

ก่อนอืน่ ใหเ้ ราเตรียมขอ้ มูลรายช่อื และทอ่ี ยู่ของผ้รู ับ โดยการสรา้ งไฟล์งาน word หรอื Excel กไ็ ด้ในค่มู อื นี้
จะแนะนาทัง้ สองรูปแบบ แลว้ แต่จะถนัดชอบใช้ Word หรือ Excel กไ็ ด้ ใหท้ าตามลาดับทก่ี าหนดให้

1.ข้นั ตอนแรกใหท้ าการสรา้ งขอ้ มูลโดยจะมี ชือ่ -สกลุ ที่อยู่ หมู่บา้ น ให้ทาการ Click ท่ีเมนู Mailings
จากนนั้ ให้ทาการ Click รปู Start Mail Merge

ลาดับที่ 1 เครอ่ื งมอื ในการสร้าง
ลาดับที่ 2 เลอื กสรา้ งจดหมาย
ลาดับที่ 3 ตัวชว่ ยสรา้ งจดหมาย
ลาดบั ที่ 4 เลือกประเภทจดหมาย
ลาดบั ที่ 5 เริ่มแบบเอกสาร
ลาดับที่ 6 ผรู้ บั
ลาดับท่ี 7 ใชเ้ อกสารปจั จบุ นั
ลาดบั ท่ี 8 เริ่มเขยี นจดหมาย
ลาดับท่ี 9 พมิ พร์ ายการใหม่
ลาดบั ท่ี 10 สร้างข้อมูลจดหมาย
ลาดับท่ี 11 กาหนดขอ้ มูลที่จะสรา้ ง
ลาดับที่ L การลบข้อมูล
ลาดับท่ี M การเพิม่ ขอ้ มลู

120

2. ขัน้ ตอนที่ 2 เปน็ การกาหนดรายการขอ้ มูลทจี่ ะ เพ่ิม ลบ ให้ทาการเลอื กขอ้ มูลท่ีจะทาแล้วให้กด
Delete ให้เหลอื 3 Field เนื่องจากจะใช้ขอ้ มูลคือ ชื่อ-สกุล ท่อี ยู่ หม่บู ้าน

ลาดับที่ 12 รายการตัวอย่างขอ้ มูลใหเ้ ลอื กตัวที่จะลบออก
ลาดบั ท่ี 13 ปุ่มลบข้อมลู
ลาดับที่ 14 ยืนยนั การลบขอ้ มลู
ลาดับที่ 15 เปลี่ยนขอ้ ความใหก้ บั ขอ้ มลู
ลาดบั ท่ี 16 กาหนดข้อมลู ที่ต้องการ
ลาดบั ที่ 17 พมิ พข์ ้อความ
ลาดบั ท่ี 18 ตกลงเมื่อพิมพ์เสร็จ
ลาดบั ที่ 19 ตกลงเม่อื กาหนดขอ้ มลู เสร็จ

121

3. ขั้นตอนการบันทึกฐานขอ้ มลู ของจดหมายเวยี นให้ทาการบันทึกไว้ทเ่ี ดยี วกันกับเอกสาร
โดยใหท้ าการสร้าง Folder

4. เมื่อทาการบันทึกข้อมูลเสร็จขั้นตอนไปตอ่

5. ใหท้ าการคลิกที่ New entry ในการเพมิ่ ข้อมลู ส่วนปุ่ม Delete Entry คือการลบขอ้ มูล
เมื่อกรอกขอ้ มลู เสรจ็ แล้ว ใหค้ ลกิ ท่ีปมุ่ OK

122

6.ข้อมูลท่ที าการกรอกแลว้ จะไดด้ งั รูปนี้

เมอ่ื ทาการกรอกขอ้ มูลเสร็จแล้วให้ทาการคลิกที่ OK จากน้นั ระบบจะถามวา่ ตอ้ งการบนั ทึกหรือไม่
ตอบ Yes แลว้ คลกิ ที่ปนุ่ OK

123

7. จากน้นั เปน็ ข้นั ตอนการพมิ พจ์ ดหมายทโ่ี ปรแกรม Microsoft Word โดยกาหนดสว่ นท่ีจะผนวกจดหมาย
เขา้ กบั จานวนผูร้ ับ โดยจดหมายหนง่ึ ฉบับ กับผู้รับหลายคน กลายเปน็ จดหมายหลายฉบับโดยชื่อของผู้รับจะ
เปล่ียนไปตามขอ้ มูลผู้รบั

8. เมอ่ื ทาการพมิ พ์ข้อมลู ที่ต้องการแลว้ ใหน้ า ลูกศรไปชีท้ ่ีตาแหน่งท่จี ะให้ผนวกเข้ากบั
จดหมาย แล้วให้คลกิ ที่ Insert จนครบ

9. เมอ่ื ทาการ Insert แลว้ จะได้ภาพดงั นี้

124

10. ทาการตรวจสอบการผนวกจดหมาย

เม่อื ทาการผนวกจดหมายเสรจ็ แล้วให้ทาการคลกิ ที่ Print.. ก็จะได้ Merge to Printer ให้กาหนดช่วงลาดับคนท่ีจะ
พิมพต์ ามที่ตอ้ งการ

125

การสร้างจดหมายเวียนแบบทีส่ องนน้ั จะใช้ ข้อมูลที่มาจากโปรแกรม Excel
1. ขัน้ ตอนแรกต้องทาการพมิ พข์ อ้ มูลทจ่ี ะทาจดหมายเวยี นก่อน โดยกาหนด เปน็ ชอ่ื -สกุล บ้านเลขที่ หมู่บา้ น
จากน้นั ในการสร้างจดหมายเวยี นน้นั ใหท้ าการบันทึกข้อมูลไว้ในที่เดยี วกนั เพือ่ การค้นหา ในตัวอย่างน้ี จะสรา้ ง
Folder ชือ่ IT_WORD

2. ให้ทาการบนั ทึกข้อมูล

3. ทาตามลาดับขน้ั ตอนตามตวั เลข โดยคลกิ ที่ เมนู MAILINGS จากน้ันไปท่ี Start mail Merge จากน้นั คลกิ ท่ี
Step-by-step Mai Merge Wizard

126

4. ใหท้ าการเลอื ก Letters เพื่อเลอื กทาจดหมายเวียน แลว้ คลิกที่ Next : Starting Document
ใหท้ าตามลาดับขน้ั ตอน

127

5. เปน็ การเลือกข้อมลู ท่จี ะทาการผนวกจดหมายเวยี น

6.ข้นั ตอนต่อไปเป็นการเลอื กขอ้ มูลมาผนวกกับจดหมายเวียนโดยทาการเลือกท่ี More Items…

128

7.ใหน้ าเคอรเ์ ซอร์ไปวางตาแหนง่ ทจ่ี ะให้ข้อมลู ผนวกน้นั ตอนนใ้ี ห้นาไปวางหลงั ขอ้ ความเรยี น แล้วทาการเลอื ก
Fields ข้อมลู โดยใหค้ ลิกท่ี ชือ่ -สกุล แล้วคลกิ ที่ Insert

129

130

8. ใหท้ าการคลกิ ท่ี Preview Results คือการดขู ้อมลู ท่ผี นวกเข้ากบั จดหมายเวียนแล้ว สว่ นลูกศร ซา้ ย และ ขวา
คอื การดลู าดบั ของขอ้ มลู

131