MANUAL BOOK SIMGAJI Petunjuk Pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS PT TASPEN (PERSERO)
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 2 DAFTAR ISI DAFTAR ISI ...................................................................................................................... 2 BAB I Petunjuk Awal Penggunaan Aplikasi SIMGaji..................................................... 5 1. Pembentukan Folder......................................................................................................... 6 2. Pengisian, perubahan user dan password ......................................................................... 9 3. Penjelasan fungsi tombol-tombol...................................................................................... 11 a. Tombol Admin............................................................................................................. 11 b. Tombol Operator ......................................................................................................... 13 c. Tombol Guest .............................................................................................................. 13 d. Tombol EIS ................................................................................................................. 14 BABII Petunjuk Teknis Penggunaan Fitur-Fitur............................................................. 15 1. Ruang Administrator (Gaji Karyawan)............................................................................. 15 A. 1. Setting Pemda ...................................................................................................... 15 2. Setting Tabel Parameter ....................................................................................... 16 3. Setting User ......................................................................................................... 17 4. Setting Hak Akses Aplikasi.................................................................................. 17 5. Pembagian Tugas Kerja........................................................................................ 18 6. Reset Password .................................................................................................... 18 7. Ambil Edisi Sim Gaji ........................................................................................... 19 8. Backup Data Gaji ................................................................................................. 20 9. Backup Data Keluarga.......................................................................................... 21 10. Backup Data untuk DPJK..................................................................................... 21 11. Kirim Data Gaji untuk DPPKAD.......................................................................... 22 12. Gabung Data Gaji dari SKPD............................................................................... 22 13. Kirim Data ke Taspen........................................................................................... 23 14. Monitoring User................................................................................................... 24 B. 1. Closing/Open Proses Gaji..................................................................................... 24 2. Perubahan NIP ..................................................................................................... 25 3. Sistim Penomoran SP2D/SPM/SKPP ................................................................... 25 4. Pemeliharaan Tabel SKPD ................................................................................... 26 5. Pemeliharaan Tabel SATKER .............................................................................. 26 6. Pemeliharaan Tabel Sub SKPD ............................................................................ 27 7. Setting Kode Akun/Perkiraan ............................................................................... 28 8. Setting Kode Pemda Versi DPJK.......................................................................... 28 9. Create Kode Jiwa Awal Tahun ............................................................................. 29 10. Simulasi Pajak...................................................................................................... 29 11. Perubahan Kode Status Pegawai (PMK -> Aktif) ................................................. 30 12. Pemeliharaan Tunjangan Beras Per SKPD............................................................ 31 13. Perubahan Satker…………………………………………………………………... 31 14. Pengalihan Pegawai Ke Provinsi…………………………………………………… 31 15. Terima Pegawai dari Kab/Kota…………………………………………………….. 31 16. BackUp Historis Individu…………………………………………………………... 31
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 3 2. Ruang Operator Gaji (User) ............................................................................................. 32 A.Pemeliharaan Data....................................................................................................... 32 1. Data Kepegawaian................................................................................................. 33 2. Komponen Gaji Kepegawaian ............................................................................... 58 3. Perhitungan Kekurangan Gaji................................................................................ 64 4. Perhitungan Susulan Gaji ...................................................................................... 67 5. Perhitungan Uang Duka......................................................................................... 69 6. Perhitungan Kekurangan Gaji Batch...................................................................... 73 B. Proses Gaji .................................................................................................................. 74 1. Pembentukan Daftar Gaji Bulanan......................................................................... 74 2. Perhitungan Rapel Gaji Pokok/Beras/Gaji 13 ........................................................ 75 3. Pembentukan Nomor SPM .................................................................................... 77 4. Koneksi SIMGAJI-SIMDA BPKP…………………………………………………. 77 5. Koneksi SIMGAJI-APLIKASI SOFIT…………………………………………….. 77 6. Koneksi SIMGAJI-APLIKASI SIPKD……………………………………………. 77 7. Koneksi SIMGAJI-APLIKASI MURFA………………………………………….. 77 8. Pembentukan Nomor SP2D................................................................................... 78 9. Kirim Data Gaji Untuk Cetak SPP/SPM BPKP ..................................................... 80 C. Pencetakan Gaji........................................................................................................... 80 1. Daftar Gaji ........................................................................................................... 80 2. Cover Gaji/Rekap Kulit ........................................................................................ 82 3. Rekap Gaji Per Golongan ..................................................................................... 84 4. Rekap SPM .......................................................................................................... 86 5. Rekap SP2D......................................................................................................... 88 6. Realisasi Pembayaran Gaji ................................................................................... 90 7. Rekapitulasi Gaji.................................................................................................. 97 8. Rekapitulasi Potongan IWP 10 %......................................................................... 99 9. Rekapitulasi Potongan Taperum ........................................................................... 101 10. Rekapitulasi Potongan Pajak ................................................................................ 103 11. Rekapitulasi Bendaharawan.................................................................................. 104 12. Rekapitulasi Penjabaran ....................................................................................... 105 13. Ikhtisar Daftar Gaji............................................................................................... 107 14. Rekap Gaji Bersih ................................................................................................ 109 15. Rekap Gaji Kotor ................................................................................................. 110 16. Rekap Penguji ...................................................................................................... 112 17. DO Beras ............................................................................................................. 114 18. Rekapitulasi Potongan Askes................................................................................ 115 19. Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP)....................................................................... 116 20. Surat Setoran Pajak (SSP) .................................................................................... 117 21. Rekap Potongan ................................................................................................... 118 22. Rekap Rapel......................................................................................................... 119 23. Daftar SP2D......................................................................................................... 120 24. Daftar Pegawai Yang Ada Pot Utang.................................................................... 121 25. Rekap Potongan Sewa Rumah .............................................................................. 122 26. Daftar Gaji Untuk Bank........................................................................................ 123
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 4 D. Monitoring Data Pegawai ............................................................................................ 124 1. Display Data Individu Per Satker........................................................................... 124 2. Daftar Pegawai Jatuh Tempo BUP......................................................................... 127 3. Create Mutasi Otomatis......................................................................................... 128 4. Hasil Mutasi Otomatis........................................................................................... 130 5. Daftar Pegawai yang di stop gaji ........................................................................... 133 6. Daftar Pegawai yang berulang tahun...................................................................... 134 7. Daftar Perubahan/Mutasi Data Pegawai................................................................. 135 8. Daftar Mutasi Keluar............................................................................................. 136 9. Daftar Pegawai NON Aktif………………………………………………………….. 136 10. Mutasi Tambah Kurang……………………………………………………………. 136 11. Daftar Anak Usia Dewasa………………………………………………………….. 136 E. Menu Pendukung......................................................................................................... 137 1. Sertifikasi.............................................................................................................. 137 2. SPT Pajak.............................................................................................................. 138 3. Daftar Potongan Zakat/Infak ................................................................................. 139 4. Perubahan Penandatanganan Satker....................................................................... 140 5. Estimasi Perhitungan Hak THT ............................................................................. 141 6. Pencetakan Layanan Form Klaim Taspen .............................................................. 142 7. Pemeliharaan Data TP........................................................................................... 143 8. Back Up Data Gaji Untuk DPKAD........................................................................ 144 9. Asuransi Jiwa ........................................................................................................ 145 10. Cetak Daftar JKK dan JKM................................................................................... 146 11. Pemeliharaan Data Struk Gaji................................................................................ 147 12. Pencetakan SKUMPTK secara Batch .................................................................... 148 13. Perhitungan Selisih Pajak ...................................................................................... 149 14. Simulasi Perhitungan Pajak ................................................................................... 150 15. Pencetakan Kartu Pegawai .................................................................................... 151 3. Ruang Guest (Pengunjung) .............................................................................................. 152 1. Bio data Pegawai.................................................................................................. 153 2. Data Keluarga ...................................................................................................... 154 3. Komponen Gaji.................................................................................................... 155 4. Riwayat Pendidikan.............................................................................................. 157 5. Riwayat Penerimaan Gaji ..................................................................................... 158 6. Riwayat Kepangkatan/Gaji Pokok ........................................................................ 159 7. Riwayat Jabatan Struktural................................................................................... 160 8. Riwayat Jabatan Fungsional ................................................................................. 161 9. Riwayat Mutasi Unit Kerja ................................................................................... 162 4. Ruang EIS (Executive Information System)..................................................................... 162 1. Pertumbuhan Jumlah Pegawai................................................................................ 163 2. Jumlah Pegawai Menurut Golongan....................................................................... 164 3. Jumlah Pegawai Menurut Eselon ........................................................................... 164 4. Jumlah Pegawai Menurut Jabatan .......................................................................... 165 5. Jumlah CPNS/PNS ................................................................................................ 165 6. Jumlah Tenaga Guru.............................................................................................. 166 7. Jumlah Tenaga Kesehatan...................................................................................... 166
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 5 8. Pembayaran Gaji Pegawai ..................................................................................... 167 9. Pembayaran Gaji Pegawai per Golongan................................................................ 167 BAB III............................................................................................................................ 168 1. Logout........................................................................................................................... 168 2. Dowload Edisi Dbgaji.exe ............................................................................................. 168 BAB IV……………………………………………………………..................................... 169 1. Insert Data DPRD……………………………………………………………………… 169 BAB V.PENUTUP………………………………………... .............................................. 234 1. Pemeliharaan Data Peserta TASPEN LIFE (TL)………………………………………... 234
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 6 Bab : I Petunjuk Awal Penggunaan Aplikasi SIMGaji 1.Pembentukan Folder Sebelum mengoperasikan Program ini pada komputer yang berfungsi sebagai Client (komputer pengguna) atau Server harus dibuat dulu folder dengan namac:\dbgaji kemudian pada folder dbgaji tersebut copykan file-file berikut: 1. dbgaji.exe 2. VFP9RENU.DLL 3. msvcr71.dll 4. vfp9r.dll 5. Config.fpw Buat shortcut dbgaji.exe ke desktop caranya dengan meng-click satu kali icon program dbgaji.exe pada folder dbgaji kemudian click kanan lalu pilih Send to lalu pilih Desktop (Create Shortcut) Click 2 (dua) kali Icon dbgaji.exe maka akan tampil layar: Shortcut Aplikasi SIMGAJI
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 7 Bila Komputer berfungsi sebagai client, maka IP Server harus diisi untuk koneksi database, misal IP Server: 172.16.50.151(isi sesuai IP Server masing-masing) port : 3000 (default), database : dbgajido (default) sebagaimana terlihat pada gambar berikut ini ; Bila Komputer berfungsi sebagai Server, maka IP Server harus diisi dengan:localhost, port: 3000 (default), database : dbgajido (default) sebagaimana terlihat pada gambar berikut ini ; Setting Komputer yang berfungsi sebagai Client
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 8 Bila koneksi berjalan dengan baik, maka muncul message seperti gambar dibawah ini; Selanjutnya click tombol OK, maka system akan melakukan koneksi ke server database sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini; Tunggu beberapa saat sampai proses Initialize Completedhingga Connection successfully…. berarti system dan database telah bisa digunakan untuk bekerja. Jika pada saat proses tersebut Setting Komputer yang berfungsi sebagai Server
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 9 muncul pesan “ database tidak terhubung “, Pertama-tama cek kabel jaringan, setting IP Server untuk koneksi,jika kedua hal tersebut sudah Ok dan pesan yang sama masih muncul hubungi Admin Gaji untuk melakukan restart database gaji. Setelah proses inisialisasi selesai ........., maka akan tampil layar sebagai berikut: Inilah layar utama dari program Aplikasi Data dan Gaji Pegawai Negeri Sipil Daerah. 2.Pengisian, perubahan user dan password Untuk masuk kedalam Sistim Aplikasi, User harus melakukan otentikasi dengan mengisilkan Nama User dan Password kedalam form berikut: Jika nama user dan pasword telah diisi click Login untuk melakukan login. Lakukan perubahan password secara berkala dengan meng-click tombol “Ganti Password” maka akan tampil Form seperti dibawah ini;
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 10 User ID, masukkan dengan nama user anda. Password : Ketik password lama anda Password Baru : Ketik password baru anda (Kombinasikan huruf dan angka yang mudah diingat misal : 1nd0n3si4) Konfirmasi : Ketik sama dengan Password Baru (harus sama) Click Tombol Oke Jika Otentikasi User dan Password berhasil maka akan tampil screen sebagai berikut ; Perhatikan User Name yg aktif
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 11 3. Penjelasan fungsi tombol-tombol a. Tombol: Admin Tombol Admin Digunakan oleh petugas Admin Gaji untuk melakukan Setting Parameter,meliputi: A. 1. Setting Pemda, yaitu fitur untuk melakukan pengisian nama pemda, alamat, logo, nomor rekening, nama bank, nomor NPWP dan sebagainya. 2. Setting Tabel Parameter, fitur ini berfungsi untuk melakukan setting parameter seperti tarif pajak progresif, tunjangan beras, potongan IWP (Iuran Wajib Bukan Pajak), Askes ditanggung pemberi kerja (pemda), tunjangan keluarga, gaji pokok, tunjangan struktural, tunjangan fungsional,tunjangan umum, tunjangan kemahalan, tunjangan daerah terpencil dan tunjangan fungsional khusus. 3. Setting User, fitur ini hanya dikelola oleh petugas Admin yang berfungsi untuk penambahan user dan pemberian hak akses. 4. Setting Hak Akses Aplikasi, fitur ini hanya dikelola oleh petugas Admin yang berfungsi untuk mengatur/mengelola hak akses dari masing-masing user. Perhatikan Informasi Edisi Aplikasi SimGaji Lihatlah tanggal edisi aplikasi terakhir.
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 12 5. Pembagian Tugas Kerja,fitur ini hanya dikelola oleh petugas Admin yang berfungsi untuk melakukan setting pembagian tugas wilayah kerja bagi petugas operator gaji. 6. Reset Password, fitur ini digunakan oleh petugas Admin untuk melakukan reset password user. 7. Ambil Edisi SIMGaji, fitur ini berfungsi untuk mengambil edisi SimGaji yang terkoneksi dengan internet. 8. Backup Data Gaji,fitur ini digunakan untuk membackup data gaji dalam bentuk excel 9. Backup Data Keluarga,fitur ini digunakan untuk membackup data keluarga dalam bentuk excel. 10. Backup Data untuk DJPK,fitur ini digunakan untuk melakukan backup data rekap dan individu sesuai SE-02/PK/2014. 11. Kirim Data Gaji untuk DPPKAD,fitur ini digunakan untuk melakukan backup data peserta aktif, PMK, Keluarga, dan Historis. Fitur ini hanya boleh dilakukan bila data gaji yang akan dikirim dipastikan telah dilakukan create dan dinyatakan benar. 12. Gabung Data Gaji dari SKPD,fitur ini digunakan bila proses gaji dilakukan tidak pada 1 (satu) server, tetapi secara terpisah pada SKPD/Satker sehingga untuk melakukan penggabungan pada server gaji perlu dilakukan download file dari folder/drive tertentu. 13. Kirim Data ke Taspen,fitur ini digunakan untuk melakukan pengiriman data ke Taspen. Fitur ini berfungsi untuk pembentukan data rutin setiap bulannya yang berbentuk file berekstensi Excell untuk dikirimkan ke PT Taspen (Persero) Cabang pengelola. 14. Monitor User,fitur ini digunakan oleh petugas Admin untuk melakukan monitoring terhadap para user. B. 1. Closing/Open Proses Gaji, fitur ini digunakan untuk melakukan pemrosesan data gaji.S 2. Perubahan NIP, fitur ini hanya diberikan pada petugas Admin untuk melakukan perubahan/perbaikan NIP Pegawai yang keliru/salah insert yang dilakukan oleh operator gaji / user. 3. Sistem Penomoran SP2D/SPM/SKPP, fitur ini berfungsi untuk setting penulisan nomor dan kode klasifikasi. 4. Pemeliharaan Tabel SKPD, fitur ini berfungsi untuk melakukan insert, delete dan pemeliharaan tabel SKPD serta nama pejabat penanda tangan.
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 13 5. Pemeliharaan Tabel SATKER, fitur ini berfungsi untuk melakukan insert, delete dan pemeliharaan tabel SATKER serta nama pejabat penanda tangan. 6. Pemeliharaan Tabel Sub SKPD, fitur ini berfungsi untuk melakukan insert, delete dan pemeliharaan tabel Sub SKPD serta nama pejabat penanda tangan. 7. Setting Kode Akun/Perkiraan,fitur ini digunakan untuk pengaturan kode akun yang digunakan oleh user. 8. Setting Kode Pemda Versi DJPK,fitur ini digunakan untuk mengatur kode dan menyimpan kode pemda versi DJPK. 9. Create Kode Jiwa Awal Tahun,fitur ini digunakan untuk melakukan pembentukan kode jiwa berdasarkan tahun berkenaan yang dilakukan diawal tahun. 10. Simulasi Pajak,fitur ini berfungsi untuk melakukan simulasi pajak 11. Perubahan Kode Status Pegawai (PMK-> Aktif),Fitur ini digunakan untuk melakukan perubahan kode status pegawai yang disebabkan oleh pension, meninggal atau keluar pada saat masih berstatus aktif. 12. Pemeliharaan Tunjangan Beras Per SKPD,Fitur ini digunakan untuk melakukan pemeliharaan tunjangan beras per SKPD. 13. Perubahan Satker, Fitur ini digunakan untuk memindah pegawai dari satu satker ke satker lainnya secara Batch tanpa merubah Historis Gaji. 14. Pengalihan Pegawai Ke Provinsi, Fitur ini digunakan Kab/Kota Untuk memindahkan pegawai dari Kab/Kota Ke Provinsi secara Batch sesuai ketentuan Yang Berlaku. 15. Terima Pegawai dari Kab/kota, Fitur ini digunakan Provinsi Untuk menerima pegawai Pindahan dari Kab/Kota Ke Provinsi secara Batch sesuai ketentuan Yang Berlaku. 16. BackUp Historis Individu, Untuk MembackUp data Historis Individu. b. Tombol : Operator Digunakan oleh petugas gaji/operator gaji untuk melakukan pekerjaan pengolahan data gaji meliputi ; A. Pemeliharaan Data, B. Proses Gaji, C. Pencetakan Gaji, D. Monitoring Data Pegawai, E. Menu Pendukung
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 14 c. Tombol : Guest Digunakan oleh pengunjung atau pegawai untuk melakukan display/ tayangan data kepegawaian diri sendiri, yang meliputi ; - Bio Data Pegawai - Data Keluarga, - Komponen Gaji, - Riwayat Pendidikan, - Riwayat Penerimaan Gaji, - Riwayat Kepangkatan/Gaji Pokok - Riwayat Jabatan Struktural - Riwayat Jabatan Fungsional dan - Riwayat Mutasi Unit Kerja d. Tombol : EIS (Executive Information System) Fitur ini digunakan oleh pimpinan atau atasan guna melihat jumlah realisasi pembayaran gaji atau data pertumbuhan kepegawaian per Semester secara kuantitas dan Grafik, meliputi ; - Pertumbuhan Jumlah Pegawai - Jumlah Pegawai Menurut Golongan - Jumlah Pegawai Menurut Eselon - Jumlah pegawai Menurut Jabatan - Jumlah CPNS/PNS - Jumlah Tenaga Guru - Jumlah Tenaga Kesehatan - Pembayaran Gaji Pegawai - Total Gaji Per Golongan
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 15 Bab II Petunjuk Teknis Penggunaan Fitur-Fitur 1. Ruang Administrator Gaji (Admin) Berikut ini akan dijelaskan secara terperinci tentang penggunaan fitur-fitur pada ruang administrator gaji, sebagai berikut; A. 1. Setting Pemda, yaitu fitur untuk melakukan pengisian nama pemda, alamat, logo, nomor rekening, nama bank, nomor NPWP dan sebagainya sesuai dengan data instansi pengelola gaji, sebagaimana isian pada menu-menu yang ada pada gambar dibawah ini; Pilihlah fitur sesuai kebutuhan Simpan setelah diperbaharui
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 16 2. Setting Tabel Parameter, fitur ini berfungsi untuk melakukan setting parameter seperti tarif pajak progresif, tunjangan beras, potongan IWP 10% (Iuran Wajib Bukan Pajak, yaitu terdiri dari : Iuran Pensiun 4,75%, Iuran THT sebesar 3,25% dan Iuran Askes ditanggung pekerja sebesar 2%), Askes sebesar 2% ditanggung pemberi kerja (pemda), tunjangan keluarga, gaji pokok, tunjangan struktural, tunjangan fungsional, tunjangan umum, tunjangan kemahalan, tunjangan daerah terpencil dan tunjangan fungsional khusus dengan memilih TMT berlaku, atau dengan melakukan insert tarif baru bila TMT berlaku pada tabel belum tersedia. Berikut contoh menu bila ingin melakukan update/insert tarif Gaji Pokok, pilih setting tarif Gaji Pokok, click kelompok PNS, kemudian isi Cari TMT berlaku (tabel lama), pangkat, kemudian isi TMT berlaku (baru), sesuaikan no.urut/masa kerja dan tarif Gaji Pokok yang berlaku (tarif baru) sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini; TMT Berlaku Tarif Menu Setting Tarif
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 17 3. Setting User, fitur ini hanya dikelola oleh petugas Admin yang berfungsi untuk penambahan User Id dan pemberian hak akses berupa status (aktif atau Non aktif), Level (Administrator, Operator,Guest dan EIS), sebagaimana terlihat pada gambar menu dibawah ini ; 4. Setting Hak Akses Aplikasi, fitur ini hanya dikelola oleh petugas Admin yang berfungsi untuk mengatur/mengelola hak akses dari masing-masing user.
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 18 5. Pembagian Tugas Kerja,fitur ini hanya dikelola oleh petugas Admin yang berfungsi untuk melakukan setting pembagian tugas wilayah kerja bagi petugas operator gaji. 6. Reset Password, fitur ini digunakan oleh petugas Admin untuk melakukan reset password user, sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; Cari dan Pilih user Pilih nama user
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 19 7. Ambil Edisi SIMGaji, fitur ini berfungsi untuk mengambil edisi SimGaji yang terkoneksi dengan internet. 8. Backup Data Gaji, fitur ini digunakan untuk membackup data gaji dalam bentuk excel Pilih nama user Masukan password Ambil edisi
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 20 Proses
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 21 9. Backup Data Keluarga, fitur ini digunakan untuk membackup data keluarga dalam bentuk excel. 10. Backup Data untuk DJPK, fitur ini digunakan untuk melakukan backup data rekap dan individu sesuai SE-02/PK/2014. Pilih folder penyimpanan Pilih bulan dan jenis gaji
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 22 11. Kirim Data Gaji untuk DPPKAD, fitur ini digunakan untuk melakukan backup data peserta aktif, PMK, Keluarga, dan Historis. Fitur ini hanya boleh dilakukan bila data gaji yang akan dikirim dipastikan telah dilakukan create dan dinyatakan benar. 12. Gabung Data Gaji dari SKPD, fitur ini digunakan bila proses gaji dilakukan tidak pada 1 (satu) server, tetapi secara terpisah pada SKPD/Satker sehingga untuk melakukan penggabungan pada server gaji perlu dilakukan download file dari folder/drive tertentu.
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 23 13. Kirim Data ke Taspen, fitur ini digunakan untuk melakukan pengiriman data ke Taspen. Fitur ini berfungsi untuk pembentukan data rutin setiap bulannya yang berbentuk file berekstensi Excell untuk dikirimkan ke PT Taspen (Persero) Cabang pengelola. 14. Monitor User, fitur ini digunakan oleh petugas Admin untuk melakukan monitoring terhadap para user.
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 24 B. 1. Closing/Open Proses Gaji, fitur ini digunakan untuk melakukan pemproses data gaji. 2. Perubahan NIP, fitur ini hanya diberikan pada petugas Admin untuk melakukan perubahan/perbaikan NIP Pegawai yang keliru/salah insert yang dilakukan oleh operator gaji / user.
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 25 3. Sistem Penomoran SP2D/SPM/SKPP, fitur ini berfungsi untuk setting penulisan nomor dan kode klasifikasi. 4. Pemeliharaan Tabel SKPD, fitur ini berfungsi untuk melakukan insert, delete dan pemeliharaan tabel SKPD serta nama pejabat penanda tangan. Input NIP yang mau diubah Masukkan tahun anggaran
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 26 5. Pemeliharaan Tabel SATKER, fitur ini berfungsi untuk melakukan insert, delete dan pemeliharaan tabel SATKER serta nama pejabat penanda tangan. 6. Pemeliharaan Tabel Sub SKPD, fitur ini berfungsi untuk melakukan insert, delete dan pemeliharaan tabel Sub SKPD serta nama pejabat penanda tangan. Cari Data SKPD Cari Data Satker dan lakukan update
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 27 7. Setting Kode Akun/Perkiraan, fitur ini digunakan untuk pengaturan kode akun yang digunakan oleh user. Pilih SPD yang akan dipilih atau bisa dilakukan pencarian dengan klik tombol Cari By Nama Kolom level 2 baru bisa diisi apabila kolom level 1 sudah terisi. Klik tombol New untuk memilih sub SKPD
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 28 8. Setting Kode Pemda Versi DJPK, fitur ini digunakan untuk mengatur kode dan menyimpan kode pemda versi DJPK. Berisi opsi Isi kode akun atau tambah kode akun untuk semua SKPD Berisi kolom nama pemda, kd pemda, kd prov, kd djpk.
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 29 9. Create Kode Jiwa Awal Tahun, fitur ini digunakan untuk melakukan pembentukan kode jiwa berdasarkan tahun berkenaan yang dilakukan diawal tahun. 10. Simulasi Pajak, fitur ini berfungsi untuk melakukan simulasi pajak Pada display simulasi pajak terdapat kolom TMT Tabel Gaji dan TMT Berlaku Tabel Parameter. Di tampilan ini juga terdapat display penghasilan Pilih tahun gaji lalu pilih tombol proses
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 30 11. Perubahan Kode Status Pegawai (PMK-> Aktif), Fitur ini digunakan untuk melakukan perubahan kode status pegawai yang disebabkan oleh pension, meninggal atau keluar pada saat masih berstatus aktif. Kolom kedua adalah Variable yang berisi mengenai Gaji Pokok, Tunjangan-tunjangan, Gaji Kotor, Take Home Pay, Bruto, Netto, PTKP, dan PKP serta Nilai Pajak Kolom ketiga berisi mengenai Nilai Pajak Setahun
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 31 12. Pemeliharaan Tunjangan Beras Per SKPD, Fitur ini digunakan untuk melakukan pemeliharaan tunjangan beras per SKPD. 13. Perubahan Satker, Fitur ini digunakan untuk memindah pegawai dari satu satker ke satker lainnya secara Batch tanpa merubah Historis Gaji. Perubahan status pegawai memiliki kolom Input NIP, Nama Pegawai, Kd Stapeg Lama, TMT Stop, Kd Stapeg Baru, dan Simpan Cari SKPD yang akan dipilih dan ditampilkan
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 32 14. Pengalihan Pegawai Ke Provinsi, Fitur ini digunakan Kab/Kota Untuk memindahkan pegawai dari Kab/Kota Ke Provinsi secara Batch sesuai ketentuan Yang Berlaku.
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 33 15. Terima Pegawai dari Kab/kota, Fitur ini digunakan Provinsi Untuk menerima pegawai Pindahan dari Kab/Kota Ke Provinsi secara Batch sesuai ketentuan Yang Berlaku. 16. BackUp Historis Individu, Untuk MembackUp data Historis Individu.
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 34 2. Ruang Operator Gaji (User) Pada halaman ini disediakan menu bagi petugas pengelola data gaji (operator) untuk melakukan pekerjaan pengolahan data gaji yang meliputi Pemeliharaan Data, Proses Gaji, Pencetakan Gaji dan Monitoring Data Pegawai sebagaimana terlihat pada gambar menu dibawah ini; Berikut dijelaskan secara singkat tentang penggunaan menu-menu / fitur-fitur yang ada sebagai berikut; 1. Pemeliharaan Data, Pada menu ini akan dibahas beberapa kegiatan, diantaranya ; a. Data Kepegawaian Data Pribadi Pegawai Komponen Data Gaji Data Keluarga Perubahan Tunjangan keluarga Perubahan Gaji Pokok/pangkat/golongan Perubahan Tunjangan Struktural Perubahan Tunjangan Fungsional Perubahan Fungsional Khusus
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 35 Hutang Pegawai Data Pendidikan Pegawai Kartu Gaji Pegawai SKPP Surat Keterangan Penghasilan Laporan Pajak Pribadi Historis Gaji Pegawai Cetak SKUMPTK b. Komponen Gaji Kepegawaian c. Perhitungan Kekurangan Gaji d. Perhitungan Susulan Gaji e. Perhitungan Uang Duka f. Perhitungan Kekurangan Gaji (Batch) a. Data Kepegawaian Pilihlah kegiatan yang mau dilakukan. Pilih kegiatan yang akan dilakukan
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 36 Data Pribadi Pegawai Pada menu ini operator diberi kemudahan untuk melakukan display data dengan meng-click tombol pilihan Cari Dengan (pilihan : All, Nama,NIP,Satker,SKPD dan Golongan). Bila ingin melakukan insert/penambahan data pegawai, click tombol Tambah, akan muncul menu isian sebagaimana gambar dibawah ini ; Tombol Cari Dengan Tombol Pilih Kegiatan Tombol Tambah Tombol Hapus
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 37
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 38 Bila NIP yang di input belum ada pada database, maka akan muncul message “NIP TIDAK ADA DALAM DATABASE”, clik OK kemudian muncul message pilihan “APAKAH AKAN MENGISI DATA BARU?”. Bila tombol Yes dilakukan click, maka operator dapat melanjutkan isian pada kolom-kolom tersedia sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; Untuk pengisian alamat, cukup dituliskan nama jalan, nomor, rt/rw-nya saja, sedangkan untuk nama desa,kecamatan,kabupaten dan propinsi disediakan oleh aplikasi dengan meng-click tombol Cari Data Lokasi
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 39 Selanjutnya click tombol Simpan. Bila message yang muncul “DATA TELAH DISIMPAN” sebagaimana gambar dibawah ini, maka data yang di input tersebut telah tersimpan oleh system. Untuk menampilkan apakah data yang telah di input benar-benar telah direkam secara system, ketik pada kolom ketik nama disini (misal : BADUT), kemudian click tombol Cari Dengan,…. Pilihan : Nama, lalu click gambar disamping kanan. Bila sukses akan muncul data sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; Tombol Cari Data Lokasi
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 40 Komponen Gaji Pegawai Bila data tersebut telah ada, selanjutnya operator akan melakukan perekaman pada kegiatan Komponen Gaji Pegawai, sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; Setelah dilakukan click pada tombol gambar disamping pilih kegiatan, maka muncul menu isian data Pemeliharaan Komponen Gaji sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ;
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 41 Lakukan isian data dengan meng-click tanda gambar disamping kanan kolom isian, akan muncul pilihan-pilihan dan tarif-tarif sesuai ketentuan yang berlaku pada pegawai tersebut, sebagaimana menu-menu terlihat pada gambar dibawah ini ; Click Status Pegawai (pilih kode 3 = Calon Pegawai (CPNS), 4 = Pegawai Tetap (PNS), 5 = Pegawai Tugas Belajar, 6 = Pegawai Cuti Diluar Tanggungan Negara, 7 = Pegawai Diperbantukan, 8 = Pegawai Dipekerjakan, 9 =Pegawai Skorsing, 10 = Pegawai Penerima Uang Tunggu, 23 = Pegawai Pensiun, 24 = Pegawai Keluar, 27 = Pegawai Meninggal, 30 = Pegawai Pensiun Melanjutkan Iuran THT) Selanjutnya click TMT Stop, bila pegawai yang bersangkutan mengalami pensiun, meninggal atau keluar. Selanjutnya click Status Kawin, isi status kawin, jumlah isteri/anak. Setelah status kawin dan jumlah jiwa diisi, Click tombol Simpan, sehingga muncul message “DATA TELAH DISIMPAN!”, selanjutnya clik tombol Ok Selanjutnya isi kolom-kolom isian sebagaimana terlihat di menu pada gambargambar berikut ini ;
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 42
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 43
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 44
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 45 Bila datanya sudah diyakini benar, selanjutnya click tombol Simpan, akan muncul message “DATA TELAH DISIMPAN” Selanjutnya untuk melihat kebenaran data gaji yang telah diinput, dapat melihat simulasi gaji dengan meng-click tombol Preview Simulasi Gaji sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ;
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 46 Untuk keluar dari menu ini click tombol Tutup atau tanda (X). Data Keluarga Untuk display ataupun menambah data keluarga, lakukan click pada tombol Cari Dengan pilihan : Nama, lalu ketik (misal : BADUT) pada kolom ketik nama disini, selanjutnya -Pilih Kegiatan-Data Keluarga, lalu click tombol GO seperti terlihat pada gambar dibawah ini ;
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 47 Lalu click 2 kali pada baris bar data nama, maka akan muncul data-data keluarga tersebut pada kolom-kolom diatas. Selanjutnya isi data-data yg sesuai dengan kondisi data yang sedang di input, apakah hubungan keluarga sebagai diri sendiri, Click 2 kali pada baris bar nama
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 48 istri/suami,anak dan sebagainya seperti terlihat pada pilihan referensi hubungan keluarga pada gambar dibawah ini ; Bila telah selesai melakukan insert/penambahan data keluarga untuk 1 (satu) jiwa keluarga click tombol Simpan Data, akan muncul message “DATA TELAH DISIMPAN” sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; Bila petugas operator ingin melakukan perekaman kembali atas penambahan keluarga seperti istri, anak dan sebagainya, maka click tombol Data Baru, selanjutnya lakukan pengisian field-field tersedia sesuai kondisi data keluarga yang
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 49 di input. Bila telah selesai maka lakukan click pada tombol SIMPAN DATA sebagaimana langkah-langkah sebelumnya. Perubahan Tunjangan Keluarga Menu ini berfungsi untuk melakukan perubahan/mutasi tunjangan pada kode jiwa keluarga dikarenakan penambahan maupun pengurangan jiwa dikarenakan kelahiran anak, anak telah dewasa, meninggal dunia, perkawinan, cerai dan sebagainya yang berfungsi juga sebagai historis perubahan jiwa sesuai TMT Gaji berlaku sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ;
Petunjuk pengoperasian Program Aplikasi Gaji PNS By Team Aplikasi Simgaji PT Taspen (Persero) Hal : 50 Click tombol Simpan bila data perubahan jiwa diyakini benar sebagai data baru yang muncul pada daftar gaji bulan berikutnya.