E-book pengantar Manajement

semacam ini biasanya dimaksudkan untuk menghindarkan manajer atas
dari informasi berlebihan yang tidak perlu dan menjaga kekuasaan dan
statusnya.Sebaliknya, jaringan mungkin dirancang lebih bebas, dimana
individu-individu dapat berkomunikasi dengan setiap orang pada setiap
tingkat.
F. Hambatan-hambatan terhadap komunikasi efektif
1. Hambatan-hambatan organisasional
Organisasi memiliki suatu struktur mulai dari kedudukan yaang paling
bawah sampai manajer puncak. Pesan yang disampaikan harus melalui
struktur-struktur ini yang menyebabkan waktu yang lebih lama untuk
pesan sampai pada tujuannya dan cenderung menjadi kurang
ketepatannya. Setiap tingkatan dalam rantai komunikasi dapat
menambah, mengurangi, mengubah pesan sehingga pesan yang
disampaikan berbeda dengan berita aslinya.
2. Wewenang manajerial
Keputusan tidak akan dihasilkan apabila tidak ada pengomunikasian
wewenang, banyak atasan tidak dapat sepenuhnnya menerima berbagai
masalah, kondisi atau hasil yang membuat mereka tampak lemah.
Sebaliknya bawahan menghindari situasi dimana mereka harus
mengungkapkan informasi yang membuat mereka daam kedudukan yang
tidak menguntungkan. Sebagai hasilnya ada kesenjangan antara atasan
dan bawahan.

98

3. Hambatan antar pribadi
Hambatan antar pribadi yang dapat menjadi penghambat komunikasi
antara lain: persepsi selektif; yaitu kemampuan seseorang dalam
mengartikan pesan yang mana persepsi orang-orang terhadap suatu pesan
akan berbeda-beda, status atau kedudukan komunikator; kredibilitas
pesan dilihat dari kedudukan komunikator, manajer harus dipandang
sebagai orang yang terpercaya dan dapat dipercaya, keadaan membela
diri; perasaan membela diri pada pengirim, penerima berita atau
keduanya juga menimbulkan hambatan-hambatan komunikasi, bila
seseorang karyawan terancam akan kehilangan kedudukanya, maka dapat
kehilangan kemampuan untuk mengartikn berita secara tepat dengan
memberi reaksidefersif atau agresif

G. Kemampuan interpersonal
1. Pengertian kemampuan interpersonal
De Vito mendefinisikan komunikasi interpersonal sebagai
komunikasi yang terjadi diantara dua orang yang telah memiliki
hubungan yang jelas, yang terhubungkan dengan beberapa cara
sedangkan menurut Hardjana komunikasi interpersonal adalah interaksi
tatap muka antar dua atau beberapa orang, dimana pengirim pesan dapat
menyampaikan pesan secara langsung dan penerima pesan dapat
menerima dan menggapi secara langsung pula. Dengan demikian,
komunikasi interpersonal adalah penyampaian dan penerimaan pesan
antara dua orang secara tatap muka langsung atau melalui berbagai media
dengan menggunakan bahasa verbal dan non verbal. Komunikasi

99

interpersonal merupakan komunikasi yang paling efektif, karena para
perlakunya dpat terus menyesuaikan diri agar tujuan komunikasi tersebut
tercapai.
2. Tujuan komunikasi interpersonal
Marhaeni Fajar (2009:78) mengemukakan bahwa tujuan komunikasi
interpersonal sebagai berikut:
a. Mengenal diri sendiri dan orang lain

Dari komunikasi interpersonal kita dapat mengetahui siapa dia dan
mengetahui pendapat dia tentang diri kita. Semakin sering kita
berkomunikasi semakin banyak kita mengenal orang dan semakin
mengenal diri kita sendiri.
b. Mengetahui dunia luar
Komunikasi antar pribadi memungkinkan kita untuk memahami
lingkungan kita secara baik yakni tentang objek dan kejadian-kejadian
orang lain.
c. Menciptakan dan memelihara hubungan menjadi bermakna
Manusia diciptakan sebagai mahluk sosial, sehingga dalam kehidupan
sehari-hari manusia tidak lepas dari komunikasi dengan manusia lain.
Manusia tidak dapat hidup sendiri, maka manusia berkomunikasi agar
dapat menciptakan dan memelihara hubungan sosial dengan orang
lain.
d. Mengubah sikap dan perilaku

100

Komunikasi antar pribadi secara langsung maupun tidak langsung
dapat mengubah sikap dan perilaku bahkan pendapat seseorang yang
saling berkomunikasi.
e. Bermain dan mencari hiburan
Dalam komunikasi antar pribadi, seseorang memperoleh kesenangan
dan bisa saling bermain dan mencari hiburan karena bisa memberi
suasana yang lepas yang penting bagi keseimbangan emosi dan
kesehatan mental.
f. Membantu orang lain
Sifat komunikasi interpersonal yang tatap muka dan interaktif
memungkinkan proses pemecahan masalah bahkan motivasi orang
yang membutuhkan bantuan.
Dari enam poin di atas dapat disimpulkan bahwa komunikasi
interpersonal dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sosial seseorang
mengingat bahwa manusia merupakan mahluk sosial yang selalu
berinterkasi dengan orang lain.
3. Ciri-ciri komunikasi interpersonal
Ciri-ciri efektivitas komunikasi antar pribadi menurut DeVito (Fajar,
2009: 84-86) adalah sebagai berikut:
a. Keterbukaan (Openess)
Adalah kemampuan menanggapi dengan senang hati informasi yang
diterima di dalam menghadapi hubungan antar pribadi. Dalam situasi
ini diantara pelaku komunikasi akan tercipta keterbukaan perasaan dan

101

pemikiran, serta masing-masing pihak bertanggungjawab atas apa
yang disampaikannya.
b. Empati (Empathy)
Adalah ikut merasakan apa yang orang lain rasakan tanpa kehilangan
identitas diri sendiri. Empati harus diketahui lawan bicara agar dapat
meningkatkan efektivitas komunikasi.
c. Dukungan (Supportivenees)
Adalah suasana yang mendukung adanya komunikasi interpersonal
yang efektif. Dukungan tersebut akan tercipta apabila proses
komunikasi bersifat deskriptif dan tidak evaluatif serta lebih fleksibel
dan tidak kaku.
d. Rasa Positif (Positivenes)
Adalah sikap yang positif dan menghargai keberadaan orang lain
sebagai seseorang yang penting (stroking).
e. Kesetaraan (Equality)
Adalah penerimaan dan persetujuan terhadap orang lain yang menjadi
lawan bicara. Kesetaraan dalam komunikasi interpersonal harus
ditunjukan dalam proses pergantian peran sebagai pembicara dan
pendengar.
4. Faktor-faktor yang menumbuhkan komunikasi interpersonal
Agar tercapai komunikasi interpersonal yang efektif, diperlukan faktor-
faktor yang dapat menumbuhkan komunikasi interpersonal dengan baik
Faktor-faktor tersebut dijelaskan sebagai berikut:

102

Faktor-faktor yang menumbuhkan hubungan komunikasi interpersonal
dalam komunikasi interpersonal menurut Ruffner dan Burgoon (1978)
adalah :

a. Percaya (Trust)
Adalah faktor yang paling penting. Sejak tahap pertama dalam
hubungan interpersonal (tahap pengenalan) sampai pada tahap
peneguhan, percya menentukan efektivitas komunikasi secara ilmiah.
Sikap ini dibentuk berdasrkan pengalaman dengan komunikan,
karena sikap percya berubah-ubah bergantung kepada komunikasi
yang dihadapi.

b. Sikap Suportif
Adalah sikap yang mngurangi sikap defersif dalam komunikasi.
Sikap defensif adalah sikap tidak menerima, tidak jujur dan tidak
empati. Komunikasi akan gagal apabila orang dengan sikap defentif
lebih banyak melindungi diri dari ancaman yang ditanggapinya
dalam situasi komunikasi daripada memahami pesan orang lain.

c. Sikap terbuka (Open-Mindedness)
Adalah sikap yang amat besar pengaruhnya dalam menumbuhkan
komunikasi interpersonal yang efektif. Ketiga faktor tersebut
mendorong timbulnya saling pengertian, saling menghargai dan yang
terpenting adalah salaing mengembangkan kualitas hubungan
interpersonal.

5. Tahap-tahap komunikasi interpersonal
a. Membuat kontak

103

Ada beberapa macam persepsi alat indera yan digunakan seperti
melihat, mendengar dan membahui seseorang. Tahap ini berlangsung
selama 4 menit dan merupakan penentu apakah akan melanjutkan
hubungan atau tidak.
b. Keterlibatan
Tahap ini merupakan tahap pengenalan lebih jauh, untuk lebih
mengikat diri dan mengenal orang lain juga mengungkapkan diri kita.
c. Keakraban
Tahap ini ada kemungkinan membina hubungan primer, seseorang
akan lebih meningkatkan diri lebih jauh pada orang lain.
d. Perusakan
Tahap dimana ketika ikatan antara kedua pihak melemah, dan
perusakan mulai dirasakan.
e. Pemutusan
Tahap dimana ikatan yang mempertalikan kedua belah pihak putus.
EVAUASI
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !
1. Jelaskan pengertian komunikasi menurut pengertian anda
2. Jelaskan komunikasi horizontal
3. Sebut dan jelaskan unsur-unsur komunikasi
4. Apa yang dimaksud dengan encoding dan decoding?
5. Apa pengaruh komunikasi terhadap perusahaan?

104

BAB 11
TIM DAN TEAMWORK
A. Pengertian Tim
Tim/kelompok dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari orang-orang
yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Kelompok dapat
dibagi dua yaitu kelompok formal dan kelompok informal. Kelompok
formal yaitu kelompok yang tersusun dengan struktur organisasi dan
memiliki tugas yanng sesuai dengan struktur tersebut. Kelompok informal
adalah kelompok yang tidak begitu mementingkan struktur tetapi kelompok
ini lebih menekankan pada aspek keakraban antar anggota kelompok.
B. Manfaat dan Fungsi Teamwork
Bekerja dalam suatu tim memberikan manfaat dalam penyelesaian
suatu masalah. Dalam tim orang-orang saling melengkapi dengan pendapat-
pendapat mereka, mereka menambahkan apa yang sekiranya perlu
ditambahkan dalam keputusan sementara yang teah dibuat. Perincian lebih
detail sebagi berikut:
1. Manfaat bekerja dalam tim
a. Bagi organisasi tim
1) Meningkatkan produktivitas kerja.
2) Meningkatkan kualitas kerja.
3) Meningkatkan mentalitas kerja.
4) Meningkatkan kemajuan organisasi
b. Bagi anggota tim
1) Tanggung jawab atas pekerjaan ditanggung bersama.

105

2) Sebagai media aktualisasi diri.

3) Stres atau beban kerja berkurang.

C. Tujuan Bekerja Dalam Tim

1. Kesatuan Tujuan
Setiap anggota tim memiliki kesamaan visi,misi dan program kerja.

2. Efisiensi
Setiap anggota tim menyelesaikan tugas atau pekerjaan secara
cepat,cermat dan tepat tanpa pemborosan dan kecerobohan.

3. Efektif

Setiap anggota tim memiliki tujuan yang jelas, memiliki keterampilan

yang memadai, memiliki komitmen, saling percaya, memiliki komunikasi

yang baik, memiliki kemampuan bernegoisasi, dan memiliki kemampuan

yang tepat.

D. Jenis Teamwork

Menurut Daft (2000) jenis teamwork terdiri dari enam jenis, yaitu:

1. Tim Formal

Tim formal adalah sebuah tim yang dibentuk oleh organisasi sebagai

bagian dari struktur organisasi formal.

2. Tim Vertikal

Tim vertikal adalah sebuah tim formal yang terdiri dari seorang

manajer dan beberapa orang bawahannya dalam rantai komando

organisasi formal.

3. Tim Horizontal

Tim horizontal adalah sebuah tim formal yang terdiri dari beberapa

karyawan dari tingkat hierarki yang hampir sama tetapi berasal dari area

keahlian yang berbeda.

106

4. Tim dengan Tugas Khusus
Tim dengan tugas khusus adalah sebuah tim yang dibentuk di luar
organisasi formal untuk menangani sebuah proyek dengan kepentingan
atau kreativitas khusus.

5. Tim Mandiri
Tim Mandiri adalah sebuah tim yang terdiri dari lima hingga dua puluh
orang pekerja dengan beragam keterampilan yang menjalani rotasi
pekerjaan untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa secara lengkap,
dan pelaksanaannya diawasi oleh seorang annggota terpilih.

6. Tim Pemecahan Masalah
Tim pemecahan masalah biasanya terdiri dari lima hingga dua belas
karyawan yang dibayar perjam dari departemen yang sama, dimana
mereka bertemu untuk mendiskusikan cara memperbaiki kualitas,
efisiensi, dan lingkungan kerja.

E. Efektifitas Teamwork
Efektifitas tim kerja didasarkan pada dua hasil: hasil produktif dan kepuasan
pribadi. Kepuasan berkenaan dengan kemampuan tim untuk memenuhi
kebutuhan pribadi para anggotanya dan kemudian mempertahankan
keanggotaan serta komitmen mereka. Hasil produktif berkenaan dengan
kualitas dan kuantitas hasil kerja seperti yang didefinisikan oleh tujuan -
tujuan tim. Di bawah ini ciri-ciri tim yang efektif:

107

1. Tujuan yang sama
Dengan kesamaan tujuan, anggota tim akan melaksanakan tindakan-
tindakan yang diarahkan utuk mencapai tujuan yang sama dalam artian
tidak ada tindakan yang menyimpang dari tujuan yang telah ditetapkan.

2. Antusiasme yang tinggi
Pencapaian tujuan akan lebih mudah jika adanya antusiasme yang tinggi
dari para anggota. Antusiasme tinggi bisa dibangkitkan jika kondisi kerja
juga menyenangkan: anggota tim tidak merasa takut menyatakan
pendapat, mereka juga diberi kesempatan untuk menunjukkan keahlian
mereka dengan menjadi diri sendiri, sehingga kontribusi yang mereka
berikan juga bisa optimal.

3. Peran dan tanggung jawab yang jelas.
Setiap anggota tim harus mempunyai peran dan tanggung jawab masing-
masing yang jelas. Tujuannya adalah agar mereka tahu kontribusi apa
yang bisa mereka berikan untuk menunjang tercapainya tujuan bersama
yang telah ditentukan sebelumnya.

4. Komunikasi yang efektif
Dalam suatu tim para anggota harus menjalin komunikasi yang efektif.
Dalam membuat suatu keputusan janganlah berasumsi tetapi tanyakan
langsung kepada yang bersangkutan, berikan informasi yang mereka
perlukan serta jelaskan cara penyelesaiannya. Komunikasi juga perlu
dilakukan secara periodik untuk tujuan monitoring (misalnya: sudah
seberapa jauh tugas diselesaikan) dan correcting (misalnya: apakah ada

108

kesalahan yang perlu diperbaiki dalam menyelesaikan tugas yang telah
ditentukan)
5. Resolusi konflik
Dalam bekerja sama adanya suatu konflik merupakan hal yang wajar.
Jika terjadi suatu konflik janganlah dihindari apalagi didiamkan tetapi
dikelola dengan baik sehingga dapat dijadikan senjata ampuh untuk
melihat satu masalah dari berbagai aspek yang berbeda dan bisa
diperoleh cara baru, inovasi baru, ataupun perubahan yang memang
diperlukan untuk melaju lebih cepat ke arah tujuan.
6. Shared power
Ketika proses pencapaian tujuan dalam suatu tim sedang berlangsung
terkadang terdapat anggota tim yang sangat memainkan peran dan
sebaliknya ada pula yang menganggur tanpa ada tugas tertentu, hal ini
janganlah dibiarkan karena dapat menyebabkan ketidakefisienan dalam
pencapaian tujuan. Jadi, tiap anggota tim perlu diberikan kesempatan
untuk menjadi ”pemimpin”, menunjukkan ”kekuasaannya” di bidang
yang menjadi keahlian dan tanggung jawab mereka masing-masing.
Sehingga mereka merasa ikut bertanggung jawab untuk kesuksesan
tercapainya tujuan bersama.
7. Keahlian
Tim yang terdiri dari anggota-anggota dengan berbagai keahlian yang
saling menunjang akan lebih mudah bekerja sama mencapai tujuan.
Berbagai keahlian yang berbeda tersebut dapat saling menunjang
sehingga pekerjaan menjadi lebih mudah dan lebih cepat diselesaikan.

109

Anggota tim dengan keahlian yang berbeda juga bisa saling memperluas

perspektif and memperkaya keahlian masing-masing. Tiap anggota yang

telah berhasil melakukan apa yang menjadi tanggung jawabnya dengan

baik atau telah memberikan kontribusi positif bagi keuntungan tim,

pantas mendapat apresiasi. Tentu saja apresiasi yang diberikan dengan

tulus akan lebih terasa dampaknya.

F. Perbedaan tim kerja dan kelompok kerja

Tim Kerja Kelompok kerja

1. Peran kepemimpinan dibagi 1. Satu pemimpin bertanggung

2. Akuntabel bagi individu dan tim jawab penuh

3. Tim menciptakan tujuan yang 2. Akuntabel hanya terhadap

spesifik individu

4. Pekerjaan diselesaikan secara 3. Tujuannya sama dengan

kolektif organisasi

5. Rapat dicirikan dengan 4. Pekerjaan diselesaikan secara

pembahasan terbuka dan individu

pemecahan masalah secara 5. Rapat dicirikan dengan

kolaboratif efisiensi, tidak ada diskusi

6. Kinerja diukur langsung dengan terbuka atau kolaboratif

mengevaluasi output kerja kolektif 6. Kinerja diukur secara tidak

7. Pekerjaan diputuskan dan langsung menurut pengaruh

diselesaikan bersama individu terhadap anggota lain

7. Pekerjaan diputuskan oleh

pemimpin kelompok dan

didelegasikan kepada anggota

kelompok masing-masing
Sumber. J. R. Katzenbach dan D. K. Smith, “The Wisdom Of Teams,”

Harvard Business Review, Juli-Agustus, hal. 161.

110

G. Tahap perkembangan teamwork
Ada empat tahap perkembangan tim, yaitu :
1. Undevelopment
Tahap undevelopment ini adalah tahap yang paling sering dijumpai pada
suatu organisasi. Salah satu ciri dari tahap ini adalah :
a. Terlihat sekelompok orang mengerjakan suatu tugas tetetapi mereka
tidak bersepakat tentang bagaimana seharusnya mereka bekerja.
Contohnya antara lain dalam rapat atau pertemuan lebih sering terjadi
antrian lontaran gagasan dan bukan diskusi. Gagasan yang sebenarnya
bersifat membangun, tidak mereka utarakan. Mereka tidakut jika
„gagasan itu‟ akan mengganggu keseimbangan organisasi.
b. Tidak melibatkan perasaan individu karena dianggap tidak pada
tempatnya untuk membicarakan perasaan orang lain secara terbuka.
Contohnya yaitu setiap orang sibuk dengan tugasnya masing-masing
dan atasan yang membuat hampir semua keputusan. Sehingga roda
organisasi menggelinding sesuai aturan dan prosedur dari atasannya.
Perlu diketahui disini bahwa banyak tim yang tidak efektif
menunjukkan ciri-ciri di atas, dan biasanya terjadi jika atasan memiliki
kearifan, energi dan waktu untuk membuat semua keputusan. Ini
bukan kerjasama kelompok yang benar, karena dengan cara ini
kekuatan yang ada didalam tim tidak dimanfaatkan sehingga lebih
terpusat pada pemimpinnya.

111

2. Experimenting
Tahap ini dimulai ketika tim secara bersungguh-sungguh mulai meninjau
ulang metode operasional yang berlaku selama ini. Pada tahap
Experimenting, tim berkemauan untuk melakukan eksperimen dan uji
coba. Mereka berani menghadapi berbagai kemungkinan dengan
memasuki daerah yang belum dikenal.
Pada tahap perkembangan ini, bahwa berbagai masalah dihadapi dan
dibahas secara lebih terbuka serta mempertimbangkan berbagai
kemungkinan yang lebih luas sebelum membuat suatu keputusan.
Contohnya yaitu, suatu permasalahan pribadi dibicarakan secara terbuka,
perasaan individu dipertimbangkan dan diselesaikan sampai tuntas. Pada
tahap ini walaupun tim telah menjadi lebih terbuka dan mempunyai
potensi untuk menjadi lebih efektif, masih kurang untuk disebut sebagai
tim yang efektif yang menghasilkan keuntungan.

3. Consolidating
Setelah berhasil menyelesaikan masalah antar pribadi di tahap 2, tim
mulai memiliki kepercayaan diri, keterbukaan dan dipercaya untuk
mencoba cara kerjanya. Biasanya tim akan memilih cara kerja yang lebih
sistematik atau bermetode. Aturan dan cara kerja yang kaku diubah
dengan aturan baru yang disepakati bersama, dimana setiap anggota
memiliki peran agar tujuan dapat dicapai. Walau hubungan antar pribadi
telah mejadi lebih erat, mereka sadar akan pentingnya aturan-aturan dasar
dan cara kerja yang akan dipakai oleh tim. Bukti nyata dari tahap ini
adalah cara untuk mencapai suatu keputusan, yaitu adanya kejelasan

112

tujuan dari aktivitas atau tugas, adanya penetapan sasaran, pengumpulan
informasi yang dibutuhkan, adanya kemauan memikirkan kemungkinan
yang ada pada tim, adanya perencanaan rinci mengenai apa yang harus
dilakukan, kemauan meninjau kembali hasil kerja dan menggunakannya
sebagai dasar untuk memperbaiki cara kerja di masa yang akan datang.
Hubungan antar pribadi yang lebih baik pada tahap 2 ini tetap
dipertahankan, tetetapi mereka membangun aturan dasar dan cara kerja
yang akan dipakai oleh tim.
4. Mature
Setelah mengetahui penjelasan dari tahap 3, maka tersusunlah dasar bagi
terbentuknya suatu tim yang matang. Keterbukaan, kepedulian dan
peningkatan hubungan pribadi pada tahap 2 serta pendekatan yang
sistematik dari tahap 3 merupakan modal dasar bagi terbentuknya tim
yang benar-benar matang. Fleksibilitas menjadi hal yang utama, karena
setiap kebutuhan memiliki prosedur kerja yang berbeda. Seseorang tidak
lagi khawatir untuk mempertahankan posisi mereka. Tim mengenali tipe
kepemimpinan yang dibutuhkan saling percaya, jujur, terbuka dan
pemimpin mengenali kebutuhan untuk melibatkan anggotanya. Saling
percaya, keterbukaan, kejujuran, kerja sama dan konfrontasi maupun
review berkala terhadap hasil kerja, menjadi gaya hidup tim. Tim akan
selalu bersedia untuk membantu tim lain yang mengalami kesulitan
maupun yang belum sampai ke tahap mereka. Tetetapi lebih dari itu, tim
ini adalah tempat yang menyenangkan dan membawa hasil.

113

EVALUASI
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !
1. Menurut anda apakah pengertian teamwork itu?
2. Apa manfaat bekerja dalam tim bagi anggota tim?
3. Sebutkan jenis-jenis teamwork yang anda ketahui
4. Bagaimana peran saudara ketika bekerja dalam suatu teamwork?
5. Apa yang dimaksud shared power dalam konsep teamwork?

114

BAB 12
PRINSIP-PRINSIP PENGENDALIAN
A. Pengertian Pengawasan
Pengawasan merupakan penemuan dan penerapan cara dan perlatan
untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang
ditetapkan. Hal ini dapat positif maupun negatif. Pengendalian positif
mencoba untuk mengetahui apakah tujuan orgnisasi diicapai dengan efektif
dan efisien. Pengendalian negatif mencoba untuk menjamin bahwa
kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi atau tidak
terjadi kembali. Pengendalian manajemen adalah suatu usaha sistematik
untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan,
merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata
dengan standar yang telah ditetapkan, menentukan dan mengukur
penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi untuk
menjamin semua sumber daya perusahaan digunakan dengan efektif dan
efisien dalam mencapai tujuan-tujuan perusahaan.

B. Tipe-Tipe Pengendalian
Donnelly, et al. (dalam Zuhad, 1996:302) mengelompokkan pengawasan
menjadi 3 Tipe pengawasan yaitu :
1. Pengawasan Pendahuluan
Pengawasan yang terjadi sebelum kerja dilakukan. Pengawasan
Pendahuluan menghilangkan penyimpangan penting pada kerja yang
diinginkan yang dihasilkan sebelum penyimpangan tersebut terjadi.
Pengawasan Pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna

115

memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan
hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.
Memusatkan perhatian pada masalah mencegah timbulnya deviasi-
deviasi pada kualitas serta kuantitas sumber-sumber daya yang digunakan
pada organisaorganisasi. Sumber-sumber daya ini harus memenuhi
syarat-syarat pekerjaan yang ditetapkan oleh struktur organisasi yang
bersangkutan.
Dengan ini, manajemen menciptakan kebijaksanaan-kebijaksanaan,
prosedur-prosedur dan aturan-aturan yang ditujukan pada hilangnya
perilaku yang menyebabkan hasil kerja yang tidak diinginkan di masa
depan. Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka kebijaksanaan
kebijaksanaan merupakan pedoman pedoman yang baik untuk tindakan
masa mendatang. Pengawasan pendahuluan meliputi; Pengawasan
pendahuluan sumber daya manusia, Pengawasan pendahuluan bahan-
bahan, Pengawasan pendahuluan modal dan Pengawasan pendahuluan
sumber-sumber daya financial.
2. Pengawasan saat kerja berlangsun
Pengawasan yang terjadi ketika pekerjaan dilaksanakan. Memonitor
pekerjaan yang berlangsung guna memastikan bahwa sasaran-sasaran
telah dicapai. Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan
para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka.
Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu
mereka berupaya untuk: Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana
cara penerapan metode-metode serta prosedur-prsedur yang tepat,

116

mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana
mestinya.
3. Pengawasan umpan balik
Pengawasan umpan balik yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah
dilaksakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau
tidak sesuai dengan standar. Pengawasan yang dipusatkan pada kinerja
organisasional dimasa lalu. Tindakan korektif ditujukan ke arah proses
pembelian sumber daya atau operasi-operasi aktual. Sifat kas dari
metode-metode pengawasan umpan balik (feed back) adalah bahwa
dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk
mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang. Adapun sejumlah
metode pengawasan umpan balik yang banyak dilakukan oleh dunia
bisnis yaitu:
a. Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
b. Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis).
c. Pengawasan Kualitas (Quality Control)
d. Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)
C. Perancangan proses pegendalian
Menurut William H. Newman ada lima langkah dasar yang dapat diterapkan
untuk semua tipe kegiatan pengendalian:

1. Merumuskan hasil yang diinginkan
Manajer harus merumuskan hasil yang akan dicapai sejelas mungkin
disamping itu hasil yang diinginkan harus dihubungkan dengan individu
yang bertanggung jawab atas pencapaiannya
117

2. Menetapkan penunjuk hasil
Tujuan pengendalian sebelum dan selama kegiatan dilaksanakan adalah
agar manajer dapat mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum
kegiatan diselesaikan yaitu dengan menemukan sejumlah indikator-
indikator terpecaya sebagai penunjuk apabila tindakan koreksi perlu
diambil atau tidak.

3. Menetapkan standar penunjuk dan hasil
Penetapan standar penunjuk dan hasil akhir adalah bagian penting
perancangan proses pengendalian. Tanpa penetapan standar manajer
mungkin memberikan perhatian yang lebih terhadap penyimpangan
kecil atau tidak beraksi terhadap penyimpangan besar.

4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
Hal ini adalah sebagai sarana untuk mengumpulkan informasi dan
pembandingan penunjuk terhadap standar.

5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Langkah ini digunakan untuk menentukan apakah koreksi perlu diambil
dan kemudian pengambilan tindakan.

D. Karakteristik pengendalian yang efektif
Pengendalian yang dilaksanakan haruslah seefektis mungkin, pengendalian
harus dapat memberikan solusi pada masalah yang ada. Berikut ini dirinci
mengenai karakteristik pengendalian yang efektif:

118

1. Akurat
Informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat. Data yang tidak
akurat dari sistem pengawasan dapat menyebabkan organisasi mengambil
tindakan koreksi yang keliru atau bahkan menciptakan masalah yang
sebenarnya tidak ada.

2. Tepat waktu
Informasi harus dikumpulkan, disampaikan dan dievaluasi secepatnya
bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.

3. Obyektif dan menyeluruh
Informasi harus mudah dipahami dan bersifat obyektif serta lengkap.

4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik
Sistem pengawasan harus memusatkan perhatian pada bidang-bidang di
mana penyimpangan-penyimpangan dari standar paling sering terjadi
atau yang akan mengakibatkan kerusakan paling fatal.

5. Realistik secara ekonomis.
Biaya pelaksanaan sistem pengawasan harus lebih rendah, atau paling
tidak sama, dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem tersebut.

6. Realistik secara organisasional.
Sistem pengawasan harus cocok atau harmonis dengan kenyataan-
kenyataan organisasi.

7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi.
Informasi pengawasan harus terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi,
karena (1) setiap tahap dari proses pekerjaan dapat mempengaruhi
sukses atau kegagalan keseluruhan operasi, dan (2) informasi

119

pengawasan harus sampai pada seluruh personalia yang memer.
lukannya
8. Fleksibel.
Pengawasan harus mempunyai fleksibilitas untuk memberikan tanggapan
atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan.
9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional.
Sistem pengawasan efektif harus menunjukkan, baik deteksi atau deviasi
dari standar, tindakan koreksi apa yang seharusnya diambil.
10. Diterima para anggota organisasi.
Sistem pengawasan harus mampu mengarahkan pelaksanaan kerja para
anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi, tanggung
jawab dan berprestasi .
EVALUASI
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !
1. Jelaskan pengertian pengendalian
2. Sebutkan 3 tipe pengendalian menurut Donnely
3. Bagaimana perencanaan proses pengendalian?
4. Seperti apa pengendalian yang efektif itu?
5. Apa pengaruh pengendalian terhadap perusahaan?

120

BAB 13
SISTEM INFORMASI DALAM PENGENDALIAN
A. Sistem Informasi Manajemen dalam Pengendalian Organisasi
Sistem informasi manajemen memiliki lapisan-lapisan
tersendiri, lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi,
penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari
sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-
hari. Lapisan keriga terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk
membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk
pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya
informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh
tingkat manajemen. Informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah
perusahaan mengingat bahwa informasi di dalam sebuah perusahaan
sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya.
Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu
perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya,
sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat
terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam
bersaing dengan lingkungan pesaingnya.
Sistem informasi memiliki peran dalam menunjang kegiatan
bisnis operasional, menunjang manajemen dalam pengambilan
keputusan dan menunjang keunggulan strategi kompetitif organisasi.
Peran sistem informasi manajemen untuk mencapai keunggulan strategis
dapat dicontohkan pada suatu perusahaan yang mutuskan untuk

121

mengubah seluruh datanya menjadi basis data dengan alat penghubung
standar (seperti alat penghubung browser web) sehingga memungkinkan
berbagi informasi dengan para sekutu-sekutu bisnis dan pelanggannnya.
Basis data yang terstandarisasi dan dapat diakses melalui browser web
mencerminkan pergeseran posisi perusahaan secara strategis.
B. Sistem Informasi Manajemen bagi Peningkatan Kinerja Organisasi

Salah satu faktor yang dapat menentukan sukses atau tidaknya
suatu perusahaan adalah dengan memiliki sumber daya manusia (SDM)
yang kompeten. Namun SDM saja tidak cukup untuk terus bertahan dari
terpaan persaingan bisnis. Oleh karena itu, perusahaan harus mampu
untuk selalu melakukan peningkatan ataupun perbaikan sistem informasi
dalam upaya untuk meningkatkan kinerja karyawan, sehinga perusahaan
dapat terus bertahan dalam kondisi apapun. Banyak factor yang
mempengaruhi kinerja organisasi, diantaranya penerapan sistem
informasi manajemen yang diberlakukan pada organisasi yang
bersangkutan. Dalam penerapan sistem informasi manajemen yang
diberlakukan dalam organisasi dapat digunakan alat bantu berupa
program komputer yang paling tepat untuk mempermudah penerapan
sistem informasi. Bila penerapan sistem informasi manajemen pada
organisasi publik tepat, maka kinerja individu dan kinerja organisasi
tinggi, sehingga kepercayaan masyarakat kepada setiap organisasi publik
tersebut akan meningkat dan secara keseluruhan meningkatkan
kepercayaannya kepada pemerintah.

122

C. Sistem Informasi Manajemen Bagi Efektivitas dan Efisiensi Organisasi
Banyak organisasi yang ingin membangun sistem Informasi

Manajemennya sendiri dan telah menyediakan dana yang cukup, tetapi
ternyata usaha tersebut sering kali gagal. Penyebabnya antara lain ialah:
struktur organisasi keseluruhan yang kurang wajar, rencana organisasi
keseluruhan yang belum memadai, personil sistem yang tidak memadai,
dan yang terpenting adalah kurangnya partisipasi manajemen dalam
bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem,
mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh
personil yang terlibat.

Sistem Informasi Manajemen merupakan serangkaian sub-
sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara
rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi
dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang
sesuai dengan gaya dan sifat manajer
D. Pengendalian Manajemen Atas Sistem Informasi

Ada dua tipe dalam pengendalian: pengendalian struktur; Yaitu
melihat apakah komponen sistem yang berupa perangkat keras,
perangkat lunak, file, prosedur, dan personalia pengoperasian sudah
mendukung. Artinya dengan prasarana ini akan menciptakan pengolahan
sistem informasi yang operasional, pengendalian fungsi pengolahan;
Yaitu meninjau apakah fungsi pengolahan yang meliputi pengolahan
transaksi, memelihara file historis, menghasilkan laporan dan keluaran
lain, dan interaksi dengan pemakai. Dengan melaksanakan pengendalian

123

tersebut maka diharapkan sistem informasi dapat mendukung sistem
pengendalian manajemen dengan menghasilkan informasi yang
mempunyai karakteristik sebagai berikut :
1. Menjamin lancarnya arus aliran informal, sehingga informasi akan

sampai tepat pada waktunya pada pemakai informasi.
2. Menghasilkan informasi yang relevan dalam tujuan penggunaannya.

Misalnya untuk pemecahan masalah, pengambil keputusan, perbaikan
atau koreksi atas penyimpangan tindakan, penentuan standar yang
tepat, keseragaman tindakan penilaian prestasi, dan lain sebagainya.
3. Tidak mengandung noise dan entropy serta gangguan informasi yang
lain.
4. Menghasilkan informasi yang akurat dan up to date
E. Pentingnya pengendalian sistem informasi

Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang
menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan
(input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan
tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Tujuan Umum sistem
informasi manajemen adalah menyediakan informasi yang
dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan
lain yang diinginkanmanajemen. Menyediakan informasi yang
dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan
perbaikan berkelanjutan. Menyediakan informasi untuk pengambilan
keputusan. Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-
aktivitas:Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan

124

akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan.
Beberapa unsur pengendalian adalah sebagai berikut :
1. Suatu standar yang memmemperincikan prestasi yang diharap.hal ini

besa berupa anggaran prosedur pengoperasian,atau suatu algoritma
keputusan.
2. Suatu ukuran prestasi aktual.
3. Suatu perbandingan antara prestasi yang diharapkan dan nyata.
4. Suatu laporan penyimpangan pada sebuah unit pengendalian, misalnya
seorang manajer.
5. Suatu rangkaian tindakan yang diambil unit pengendalian untuk
mengubah prestasi mendatang kalau saat ini ada keadaan yang kurang
menguntungkan disertai serangkaian aturan keputusan untuk
pemilihan jawaban yang tepat.
Tugas pengendalian dalam Sistem Informasi yang terdiri dari :
1. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti
bagi yang menerimanya.
2. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi
derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai
contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik,
akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah
investasi akan dilakukan.
3. Nilai Informasi Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya
lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan

125

sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya
dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasny.
EVALUASI
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !
1. Jelaskan pengertian sistem informasi manajemen
2. Bagaimana sistem informasi manajemen mempengaruhi

pengendalian organisasi?
3. Bagaimana sistem informasi manajemen mempengaruhi

peningkatan kerja organisasi?
4. Bagaimana sistem informasi manajemen mempengaruhi efektivitas

dan efisiensi organisasi?
5. Apa pendapat anda tentang sistem informasi yang ada di

Universitas Negeri Semarang?

126

BAB 14

MANAJEMEN OPERASI DAN JASA

A. Organisasi sebagai Sistem Produksi
Organisasikan dapat kita misalkan sebagai suatu sistem yang memiliki

proses mengolah input menjadi output. Dalam proses pengolahan tersebut
tedapat beberapa inti meliputi teknis sumber daya manusia, tanah, peralatan,
bangunan dan teknologi hasil dari inti teknis adalah barang dan jasa yang
akan diberikan untuk para pelanggan dan klien.

Manajemen operasi secara resmi didefinisikan sebagai bidang
manajemen yang mengkhususkan pada produksi bidang dan jasa serta
menggunakan alat-alat khusus untuk memecahkan masalah-masalah
produksi. Hal ini meliputi keputusan mengenai dimana kita dapat
menempatkan fasilitas dan peralatan yang digunakan di dalamnya. Tetapi,
seperti halnya dengan semua bidang manajemen, manajemen operasi juga
membutuhkan kemampuan untuk memimpin orang-orang.
B. Operasi manufaktur dan jasa
Organisasi/ perusahaan manufaktur adalah perusahaan yang mengolah
bahan baku menjadi barang jadi sedangkan perusahaan jasa adalah
perusahaan yang memiliki produk berupa pelayanan kepada konsumen.
Berikut ini perbedaan diantara keduanya :

Organisasi manufaktur Organisasi jasa
Memproduksi barang barang fisik Memproduksi hasil-hasil non fisik
Barang barang yang disediakan untuk Produksi dan konsumsi yang

127

pemakaian kemudian hari terjadi bersamaan

Kualitas diukur secara langsung Kualitas dirasakan dan sulit diukur

Hasil yang terstandardisasi Hasil disesuaikan dengan
keinginan pelanggan

Proses produksi jauh dari pelanggan Pelanggan berpartisipasi dalam
proses produksi

Tempat fasilitas cukup penting bagi Tempat fasilitas sangat penting
keberhasilan bisnis bagi keberhasilan perusahaan

Padat modal Padat karya

Contoh : pabrik pembuat mobil, perusahaan Contoh : hotel, firma hukum,

baja, perusahaan minuman ribgan perusahaan penerbangan

C. Strategi Operasi
Cara terbaik untuk mengendalikan operasi adalah melalui perencanaan
strategis. Strategi operasi (Operations Strategy) adalah pengakuan
pentingnya operasi dalam keberhasilan organisasi dan keterlibatan para
manajer operasi dalam perencanaan strategis organisasi. Efektivitas operasi
yang tinggi dapat mendukung strategi yang sudah ada dan memberikan
kontribusi untuk petunjuk -petunjuk strategis baru yang sulit ditiru oleh
para pesaing. Ketika efektivitas operasi organisasi didasarkan pada
kapabilitas yang mendarah daging dalam diri para karayawan, budaya
organisasi, dan proses pengoperasiaannya, perusahaan sulit untuk di
kalahkan. Ada empat tingkat strategi yang akan dijelaskan di bawah ini :
1. Tingkat pertama strategi bisnis ditentukan tanpa mempertimbangkan
kapasitas operasi. Departemen operasi hanya mengurus biaya buruh dan
efisiensi opersional.

128

2. Tingkat ke-2, departemen operasi menetukan tujuan-tujuan sesuai dengan
praktik industri. Organisasi berusaha untuk selalu mengikuti
perkembangan teknik manajemen operasi, serta memandang investasi
modal dalam pabrik dan peralatan, pengendalian kualitas, atau
manajemen persediaan sebagai cara cara untuk menjadi kompetitif.

3. Tingkat 3, manajer operasi lebih aktif secara strategis. Strategi operasi
bertindak bersamaan dengan strategi perusahaan, dan departemen
operasi akan mencari teknik dan teknologi operasional baru untuk
meningkatkan daya saing.

4. Tingkat 4, manajer operasi dapat menggunakan teknologi baru mereka
sendiri untuk melakukan pekerjaan untuk pengiriman produk atau jasa
sebaik munkin. Pada tingkat ini, operasi dapat menjadi senjata
kompetitif yang sejati. Departemen operasi mengembangakan sendiri
konsep-konsep strategi yang baru. Dengan menggunakan teknologi baru,
manajemen operasi menjadi angkatan utama dalam perencanaan
strategis perusahaan secara keseluruhan. Operasi dapat menciptakan
produk dan proses baru yang akan memberi tambahan untuk atau
mengubah strategi perusahaan.

D. Mendesain Sistem Manajemen Operasi
1. Desain produk dan jasa
Dengan mendesain produk dan jasa akan menambah daya tarik konsumen
terhadap produk dan mempengaruhi harga produk. Dalam mendesain
produk dan jasa diperlukan sebuah metode kesederhanaan dimana dalam
membuat sebuah produk haruslah mudah dan tidak mahal untuk dibuat

129

DFMA – design for manufacturibility and assembly, desain yang
digunakan untuk kesesuaian manufaktur dan perakitan. Penggunaan
DFMA sama sekali tidak mahal. DFMA sering mengharuskan operasi
penyusunan ulang yang menciptakan tim-tim yang terdiri atas para
desainer, pembuat dan perakit yang harus berkerja sama. Mereka
berkolaborasi untuk mencapai empat objektif dari desain produk, yakni :

a. Fisibilitas produksi ( producibility), sejauh mana produk atau jasa
dapat benar-benar diproduksi untuk pelanggan dalan kapasitas
operasional perusahaan yang ada.

b. Biaya , jumlah material, buruh, desain, transportasi dan pengeluaran
tambahan yang berkaitan dengan sebuah produk atau jasa.
Memperjuangkan kesederhanaan dan sedikit suku cadang membuat
desain produk dan jasa tetap memiliki biaya yang masuk akal.

c. Kualitas, keunggualan produk atau jasa- fisibilitas jasa dan nilai yang
didapat dari para pelanggan dengan membeli produk tersebut.

d. Keandalan , sejauh mana pelanggan dapat mengandalkan produk atau
jasa tersebut untuk memenuhi fungsi yang diharapkan. Produk
tersebut harus berfungsi seperti yang di desain selama jangka waktu
yang pantas. Produk-produk yang sangat kompleks sering memiliki
keandalan yang lebih rendah karena labih banyak hal yang bisa salah.
Tujuan dari penerapan proses ini adalah memindahkan pemilihan tema
sampai pada pembuatan massal dalam jangka waktu yang singkat dan
mengurangi biaya pengembangan secara dramatis

130

2. Pengadaan
Pembelian pasokan, jasa dan bahan baku untuk digunakan dalam proses
produksi, yang dikenal sebagai pengadaan (procurement), telah
meningkat kepentingannya dalam operasional. Rata-rata perusahaan
manufaktur menghbiskan 50 sampai 60 persen pendapatannya untuk
membeli material dan pasokan. Pengeluaran untuk material, pasokan dan
jasa juga mempresentasikan pengeluaran yang besar untuk perusahaan
jasa. Mempunyai material yang tepat dari desain dan kualitas yang benar
merupkan hal yang penting agar perusahaan jasa dapat berfungsi denga
lancar dalam proses produksi.

Internet dan perdagangan bisnis-ke-bisnis ( business-to-business-B2B)
memiliki pengaruh yang sangat besar pada pengadaan. Para karyawan
departemen pembelian sekarang dapat menggunakan internet untuk
mencari sumber material baru, memasukkan pesanan, melakukan
penawaran via pasar B2B, dan berpartisipasi dalam pelelangan secara
online. Para karyawan mempunyai akses cepat untuk mendapatkan lebih
banyak informasi mengenai ketersediaan dan biaya. Mereka bisa sering
memasukkan pesanan pembelian secara online dan melacak status
pesanan lewat WEB, memotong biaya operasi, dan mempecepat waktu
yang dibutuhkan untuk melakukan pengadaan ( procurement lead time).

Organisasi yang ingin melakukan pengadaan secara online sering kali
harus melihat inisiatif pengadaan langsung mereka (yaitu material dan
pasokan yang masuk ke produk perusahaan) secara terpisah dari
pengadaan tidak langsung ( seperti kertas , pena, peralatan kantor, dan

131

meja konferensi). Hal ini dikarenakan kebutuhan pengadaan tidak
langsung tersebar di seluruh organisasi , tidak hanya dalam area produksi.
Dengan memulai pengadaan tidak langsung, perusahaan dapat
menghindari dari mengacaukan bisnis perusahaan sehari-hari dan
mengimplementasikan sebuah proyek yang akan bertindak sebagai model
untuk orang yang meragukan e-business dalam sebuah perusahaan.
3. Tata letak fasilitas
Setelah produk atau jasa didesain dan sistem ditentukan untuk pengadaan
bahan, pertimbangan selanjutnya adalah perencanaan produksi yang
aktual lewat tata letak fasilitas. Empat jenis tata letak yang paling umum
adalah tata letak proses, produk, sel, dan posisi yang tetap.
a. Tata letak proses ( process layout )

Suatu tata letak dimana semua mesin yang melakukan fungsi atau
tugas yang serupa dikelompokkan bersama. Organisasi jasa juga
melakukan tata letak proses . Di bank, para petugas pinjaman ada di
satu area, para kasir berada di satu area yang lain, dan para manajer di
bagian ketiga. Kelebihan tata letak proses adalah tata letak ini
memiliki potensi untuk penghematan sebagai hasil dari perkerjaan
yang dikerjakan secara massal atau skal ekonomis ( economies of
scale ) dan biaya yang lebih rendah. Sebagai contoh, menyelesaikan
semua lukisan di satu area lukisan semprot berarti dibutuhkan lebih
sedikit mesin dan orang untuk melukis semua produk untuk organisasi
tersebut. Di bank, menempatkan semua kasir di satu tempat yang
terbatas memberikan keamanan yang lebih baik. Menempatkan semua

132

ruang pengoperasian di satu lokasi dalam sebuah rumah sakit
memungkinkan pengendalian lingkungan di semua ruangan rumah
sakit secara bersamaan. Kekurangan dari tata letak proses adalah alur
aktual penerimaan sebuah produk atau jasa bisa jadi lama dan rumit.
Sebuah produk mungkin membutuhkan adanya beberapa proses yang
berbeda, sehingga harus melewati banyak jalur yang berbeda sebelum
produksi tersebut selesai.
b. Tata Letak Produk ( Product layout ) adalah sebuah tata letak dimana
mesin dan tugas diatur sesuai dengan langkah progresif dalam
pembuatan sebuah produk. Lini perakitan mobil merupakan contoh
yang klasik, karena lini tersebut memproduksi produk yang dimulai
dari bahan baku sampai hasil akhir. Banyak restoran cepat saji
menggunakan tata letak produk, dengan aktivitas yang diatur sesuai
untuk membuat hamburger atau ayam goreng, tergantung pada
produk-produk yang tersedia. Tata letak produk sangat efisien ketika
organisasi membuat produk yang sama dalam jumlah yang sangat
besar. Duplikasi fungsi bisa ekonomis apabila jumlahnya cukup
tinggi untuk membuat setiap area proses produksi tertentu sibuk
mengerjakan sebuah produk khusus.
c. Tata letak sel
tata letak inovatif yang berdasarkan pada prinsip tekhnologi kelompok
dimana mesin-mesin yang diperuntukkan bagi urutan operasi yang
dikelompokkan dalam sel-sel. Teknologi kelompok dalam sel
memberikan beberapa efesiensi dari tata letak proses dan tata letak

133

produk. Bahkan yang lebih penting, sel berbentuk U memberikan
efisiensi dalam penanganan bahan dan alat serta pergerakan bahan
persediaan. Satu manfaat adalah para pekerja berkerja dalam
kelompokyang memudahkan kerjasama tim dan pemecahan masalah
bersama. Fleksibilitas susunan kepegawaian ditingkatkan karena satu
orang dapat mengoperasikan semua mesin di dalam sel dan jarak
berjalan yang pendek.
d. Tata Letak Posisi Tetap ( fixed-position layout ) adalah tata letak
dimana produk tetap berada di satu lokasi, serta para karyawan dan
peralatan dibawa kepadanya. Tata letak posisi tetap digunakan untuk
menciptakan sebuah produk atau jasa yang sangat besar atau unik,
seperti pesawat terbang , kapal dan bangunan. Produk tersebut tidak
dapat dipindahkan dari satu fungsi ke fungsi lain atau bersamaan
dengan lini perakitan. Selain itu, manusia, bahan baku dan mesin
semuanya dibawa ke posisi yang tetap untuk kepentingan peraakitan
dan pemrosesan. Tata letak ini tidak baik untuk volume yang tinggi,
tetapi penting untuk produk yang besar dan memakan banyak tempat
sera pesanan biasa. Karena kebutuhan akan kecepatan dan
responsivitas telah meningkat, beberapa organisasi mendesain tata
letak fasilitas yang memungkinkan fleksibilitas tingkat tinggi.
E. Manajemen persediaan
Perusahaan manufaktur membutuhkan manajemen persediaan yang lebih
daripada jenis perusahaan lainnya karena dalam perusahaan manufaktur
persediaan terbagi menjadi tiga yaitu: persediaan bahan baku; persediaan

134

yang belum mengalami proses produksi, persediaan bahan setengah jadi;
persediaan yang telah mengalami proses produksi tetapi belum siap untuk
digunakan, harus melalui proses produksi lagi agar siap dipakai, persediaan
barang jadi; perusahaan yang proses produksinya telah selesai dan siap
digunakan.
1. Teknik manajemen persediaan

Ada tiga teknik yang dapat dilakukan perusahaan dalam mengatur
persediaannya antara lain sebaagai berikut :
1) Perencanaan kebutuhan material

Persediaan yang bergantung pada permintaan (dependent demand
inventory) adalah persediaan dimana permintaan atas suatu barang
bergantung pada permintaan terhadap barang-barang persediaan
lainnya. Sebagai contoh, jika Ford Motor Company membuat 100.000
mobil, Ford Motor Company juga akan membutuhkan 400.000 ban,
400.000 pelek dan 400.000 dop roda. Permintaan terhadap ban
tergantung pada permintaan mobil. Perencanaan kebutuhan material
(material requirements planning-MRP) adalah sistem pengendalian
dan perencanaan persediaan yang bergantung pada permintaan yang
menjadwalkan jumlah yang tepat dari semua material yang dibutuhkan
untuk mendukung produk akhir yang diinginkan. Tingkat persediaan
tidak berdasarkan pada estimasi pada pemakaian di masa lalu tetapi
berdasarkan pada estimasi yang sangat tepat mengenai kebutuhan
produksi di masa depan. Dengan MRP, manajer dapat memastikan

135

material yang tiba tepat waktu kira-kira berapa jumlahnya ketika
material itu dibutuhkan dalam proses produksi.
2) Persediaan just in time/ sistem tanpa persediaan
Didesain untuk mengurangi tingkat persediaan organisasi dan biaya
yang berkaitan, serta bertujuan untuk menekan sampai nol jumlah
waktu bahan baku dan barang-barang jadi berada dalam pabrik,
diinspeksi, atau dalam perjalanan. Sebagai contoh, pabrik Dell di
Austin, Texas menggunakan pertukaran informasi secara online yang
efektif sehingga Dell dapat memesan hanya bahan yang dibutuhkan
untuk membuat produksi tetap berjalan untuk dua jam berikutnya.
Koneksi Web pada perusahaan-perusahaan pengiriman berarti bahwa
persediaan barang jadi seringnya bisa masuk ke truk dalam waktu
kurang dari 15 jam setelah seorang pelanggan memasukkan pesanan.
3) Manajemen logistik dan distribusi
Logistik (logistic) merujuk pada pengelolaan pergerakan material
didalam fasilitas, pengiriman masuk material yang datang adri
pemasok dan pengiriman produk ke pelanggan. Contohnya, Wal-Mart
menggunakan pusat distribusi regional, seperti sebuah pusat distribusi
yang berada di New Braunfels, Texas yang memiliki luas lantai dari 1
juta kaki persegi, 96 pintu dok untuk membuat dan membongkar
muatan-muatan truk gandeng dan alat-alat pembawa barang sepanjang
5,62 mil untuk memindahkan barang dagangan. Para karyawan pusat
distribusi mengkoordinasi semua sistem dan menjadwalkan truk yang
datang dari para pemasok dan truk milik perusahaan yang pergi

136

menuju toko ritel. Dengan computer sistem menjadi dapat
dikoordinasikan dengan tepat sehingga toko tidak membutuhkan
gudang. Distribusi (distribution) atau pemenuhan pesanan adalah
kegiatan memindahkan barang jadi untuk para pelanggan. Semakin
cepat dan semakin akurat perusahaan memenuhi pesanan pelanggan
berarti semakin rendah biaya untuk organisasi dan semakin besar
kemungkinan pelanggan kembali lagi.
F. Memperbaiki produktivitas
Ada 3 faktor yang harus diperhatikan organisasi dalam memutuskan untuk
memperbaiki produktivitas yaitu :
1. Produktivitas teknologi

Merujuk pada penggunaan mesin, robot, computer, dan teknologi
lain yang lebih efisien untuk meningkatkan hasil.
Pengontrakan keluar (outsoucing) juga dapat meningkatkan produktivitas
karena sebuah perusahaan khusus mampu untuk menginvestasikan
teknologi yang paling modern yang berkaitan dengan jasa yang disediakan
oleh perusahaan tersebut.
2. Produktivitas pekerja

Berarti memiliki pekerja yang memproduksi lebih banyak hasil
dalam periode waktu yang sama. Perusahaan dapat memperbaiki
produktivitas pekerja dengan memotivasi karyawan yang ada untuk
bekrja lebih keras atau memperbaiki proses kerja. Perusahaan dapat
mengganti karyawan dengan karyawan dengan keahlian yang lebih baik

137

atau mengontrakkab keluar operasi tertentu dengan perusahaan yang
memiliki keahlian di bidang tersebut.
3. Produktivitas manajerial

Berarti manajer melakukan pekerjaan menjalankan bisnis yang
lebih baik. Para ahli produktivitas dan kualitas menyatakan bahwa sebab
yang nyata dari masalah produktivitas di Amerika Serikat adalah
manajemen yang buruk.
Produktivitas manajemen menjadi lebih baik ketika para manajer lebih
menekankan kualitas daripada kuantitas, meniadakan hambatan dan
memberikan kekuasaan kepada para karyawan dan tidak mengelola
secara berlebihan berdasarkan angka-angka. Para manajer dapat belajar
untuk menggunakan sistem penghargaan, keterlibatan karyawan, kerja
sama tim, dan teknik-teknik manajemen lain. Penting bagi manajer untuk
mempertimbangkan hubungan antara teknik-teknik ini dengan strategi
perusahaan dalam aktivitas organisasi. Contohnya, walaupun sudah
mendorong karyawan untuk berbagi pengetahuan, usaha manajer sering
gagal karena karyawan tidak melihat manfaat apa pun dan mereka
kehilangan minat. Sebaliknya, usaha manajemen pengetahuan berhasil
ketika manajer fokus pada strategi tentang informasi apa yang harus
dibagi, lalu mengukur hasilnya.
EVALUASI
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !
1. Jelaskan organisasi sebagai sistem produksi

138

2. Sebutkan 3 perbedaan antara orgaanisasi manufaktur dengan organisasi
jasa

3. Apa yang dimksud DFMA (design for manufacturibility and assembly) ?
4. Apa yang harus dipertimbangkan dalam penentuan tata letak fasilitas
5. Jelaskan pengendalian persediaan just in time

139

DAFTAR PUSTAKA
Handoko, T. Hani.1984.Manajemen.Bulaksumur:BPFE
Robbins, Stephen P.2010.Manajemen.Jakarta:Erlangga
Daft, Richard L. 2010. New Era of Manajement. Jakarta : Salemba Empat
Anonim. 2013. Defenisi Pengorganisasian. Artikel.( toube.wordpress.com )
diunduh 29 Agustus 2013.
Ali Akbar Yulianto dan Krista.Pengantar Bisnis.Jakarta : Salemba Empat. 2007.
Sule, Ernie Tisnawati dan Kurniawan Saefullah.2005.Pengantar Manajemen Edisi
Pertama.Jakarta:Kencana Prenada Media Group
Marno dan Triyo Suprayitno. 2008.Manajemen dan Kepemimpinan Pendidikan
Islam.Bandung:PT. Refika Aditama.
Handoko, Hani T.1993.Manajemen Personalia dan sumber Daya
Manusia.Yogyakarta
Sastrohadiwiryo, B. Siswanto. 2002. Manajemen Tenaga Kerja Indonesia:
Pendekatan Administratif dan Operasional. Jakarta: Bumi Aksara
Richard L. Daft. (2006). Management Manajemen. Jakarta: Salemba Empat.

http://ochisl.blogspot.co.id/2013/11/makalah-pengorganisasian-dasar-
dasar.html
http://hildaagustina.blogspot.co.id/2012/01/pengertian-manajemen-sumber-
daya.html
https://sumberbelajarsmkn10.wordpress.com/
http://jurnal-sdm.blogspot.co.id/2007/12/komunikasi-arti-fungsi-dan-bentuk.html
http://tanggungjawabsosialdanetikamanajemen.blogspot.co.id/

140

https://papacindy.wordpress.com/2015/05/16/makalah-kerjasama-tim-teamwork-
dalam-meningkatkan-kinerja-karyawan/

http://fitritrind.wordpress.com/2014/04/19/perencanaan-pengantar-manajemen

file:///C:/Users/user/Downloads/p.%20manajemen.htm

http://novitriretno28.blogspot.co.id/2015/05/materi-perencanaan.html

Putra, Indrawan.”Teknik Desain Kerja”.23 Februari 2015.
http://ekonomi.kompasiana.com/manajemen/2014/05/01/teknik-desain-kerja-
652919.html

Ramli, Dewi. “Desain Pekerjaan”. 23 Februari 2015.
http://dewiramli.blogspot.com/2011/11/desain-pekerjaan-dan-recruitment.html

Hidayatun, Nurul. “Contoh Analis Pekerjaan”. 26 Februari 2015.
http://hidayatunnurul9.blogspot.com/2013/04/contoh-analisis-
pekerjaan.html
Fialam, Alif. “Desain Pekerjaan dan Pengembangan Peran”. 27 Februari
2015
https://www.academia.edu/7053843/Desain_Pekerjaan_dan_Pengembangan
_Peran
Elf, Dechielova.”Megelola Perubahan Organisasi dan Inovasi”.27 Oktober 2015.
https://www.academia.edu/7083891/MODUL-10-MENGELOLA-PERUBAHAN-
ORGANISASI-DAN-INOVASI

141

http://ikanteri89.blogspot.co.id/2014/06/makalah-pengantar-manajemen-
kepemimpinan.html
https://emperordeva.wordpress.com/about/makalah-tentang-kepemimpinan/
http://www.kompasiana.com/wahyurinda/makalah-kepemimpinan-pengantar-
manajemen_552925dbf17e61a7418b45b1
http://Jeffy-louis.blogspot.com/2012/04/makalah-motivasi-kerja.html diakses
16/09/15
http://putriagustia.blogspot.co.id/2010/11/manajemen-dan-organisasi.html
http://irwanxlite.blogspot.co.id/2014/11/makalah-pengertian-dan-fungsi-
pengawasan.html
http://denihasri.blogspot.co.id/2013/06/makalah-fungsi-pengawasan-dalam.html?m=1
http://layla-innocent.blogspot.com/2012/11/makalah-peranan-si-dalam-
menunjang.html
Hj. Dedeh Maryani_sistem informasi manajemen dalam mendukung kinerja
organisasi publik
http://linsie46.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2011/06/06/jaringan-komputer/
http://bobbyfiles.wordpress.com/2008/01/12/komunikasi-data/

142