Jukminu Jalasenastri

1 1 BAGIAN PERTAMA PENDAHULUAN BAB I UMUM 1. Penyelenggaraan Administrasi Umum di Lingkungan Jalasenastri. a. Jalasenastri adalah Organisasi kemasyarakatan yang merupakan anggota organisasi kemasyarakatan Dharma Pertiwi, yang dalam melaksanakan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan administrasi. b. Mengingat administrasi merupakan salah satu kegiatan yang memegang peranan penting dalam organisasi, maka untuk menunjang tertib administrasi perlu disusun Petunjuk Administrasi Umum, yang berlaku di Lingkungan Jalasenastri. c. Administrasi umum yang disajikan dalam Buku Petunjuk Administrasi Jalasenastri ini hanya merupakan bagian dari lingkup administrasi yang luas. d. Buku Petunjuk Administrasi Umum Jalasenastri masih dapat disempurnakan sesuai dengan perkembangan, baik perkembangan di Organisasi Jalasenastri sendiri sebagai organisasi kemasyarakatan maupun perkembangan di Organisasi TNI AL, untuk waktu yang akan datang. e. Apabila terdapat hal-hal yang belum diatur di dalam Buku Petunjuk Administrasi Umum Jalasenastri ini maka digunakan peraturan yang telah berlaku selama tidak bertentangan dengan ketentuan dalam buku petunjuk ini. 2. Dasar. a. Surat Keputusan Menhankam/Pangab Nomor : Skep/B/1324/XII/1973 tanggal 13 Desember 1973, tentang Pembinaan Organisasi Istri Anggota ABRI. b. Keputusan Pangab Nomor : Kep/03/VI/1987 tanggal 1 Juni 1987, tentang Penyesuaian Organisasi Unsur Keluarga Besar ABRI (KBA) dan jajarannya dengan undang-undang nomor 8 tahun 1985, tentang Organisasi Kemasyarakatan. c. Buku Petunjuk Administrasi Umum TNI dengan Peraturan panglima TNI Nomor 5 Tahun 2012 tentang Pedoman Administrasi Umum Tentara Nasional Indonesia d. Buku Petunjuk Administrasi Umum Dharma Pertiwi Tahun 2018.

2 2 e. Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang disempurnakan berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor : 0543a/U/1987 tanggal 9 September 1987. f. Surat Keputusan Ketua Umum Jalasenastri Nomor : Skep/27/IV/2018 tanggal 25 April 2018 tentang Pengesahan Penyempurnaan Buku Petunjuk Administrasi Umum Jalasenastri. 3. Pengertian Administrasi. a. Administrasi adalah Kegiatan yang meliputi : 1) Penetapan tujuan organisasi, perumusan rencana dan program. 2) Penetapan cara penyelenggaraan Pembinaan dan kebijaksanaan. b. Administrasi dapat dibagi dalam : 1) Arti Luas, meliputi pengendalian organisasi yang diarahkan kepada maksud dan tujuan yang hendak dicapai. 2) Arti Terbatas, meliputi sebagian dari kegiatan dan usaha mengurus personil, materil dan keuangan. 3) Arti Umum, meliputi semua pekerjaan, kegiatan dan tata cara tulis menulis dalam lingkungan organisasi yang dilakukan secara teratur, terarah dan untuk mencapai tujuan. c. Administrasi Umum Jalasenastri ini adalah semua pekerjaan, kegiatan dan tata cara tulis menulis dalam lingkungan Jalasenastri yang dilakukan secara teratur, tertib, terarah dan seragam serta mempunyai peranan dalam mendukung pelaksanaan tugas pokok guna mencapai tujuan organisasi. BAB II MAKSUD, TUJUAN DAN RUANG LINGKUP 1. Maksud dan Tujuan. a. Buku Petunjuk Administrasi Umum ini dibuat dengan maksud untuk memberikan pedoman dan petunjuk cara pembuatan tulisan organisasi, pengurusan dan penyelenggaraan surat menyurat organisasi serta pengurusan arsip di lingkungan Jalasenastri. b. Buku Petunjuk Administrasi Umum ini dibuat dengan tujuan memberikan gambaran tentang cara pembuatan tulisan organisasi dan pengurusan arsip di lingkungan Jalasenastri agar dalam melaksanakan tugas dapat

3 3 tercapai pengertian dan keseragaman sehingga koordinasi, integrasi dan sinkronisasi di bidang administrasi dapat berjalan dengan baik. 2. Ruang Lingkup. Buku Petunjuk Administrasi Umum ini disusun dengan ruang lingkup yang meliputi semua pekerjaan, kegiatan dan cara tulis menulis, serta pengurusan arsip di lingkungan Jalasenastri dengan tata urut sebagai berikut : a. Pendahuluan. b. Tulisan Organisasi. c. Surat Menyurat Organisasi. d. Pengurusan Arsip. BAB III PENGERTIAN 1. Organisasi. Organisasi adalah suatu bagian yang terdiri atas kumpulan manusia dalam hubungan kerjasama dengan menggunakan peralatan dan tata kerja sehingga dapat melaksanakan tugas pokok untuk mencapai tujuan tertentu secara berhasil guna dan berdaya guna. 2. Pembinaan. Pembinaan adalah segala usaha, pekerjaan dan kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, penyusunan, pembangunan, pengerahan serta pengendalian segala sesuatu secara berhasil guna dan berdaya guna. 3. Garis Penutup. Garis Penutup adalah garis yang digunakan untuk menutup suatu kelompok kata sehingga kata-kata tersebut merupakan suatu bagian tersendiri, misalnya garis yang tertera dibawah nama organisasi pada sudut kiri atas. Jarak antara garis penutup dari baris terakhir kata-kata tersebut kurang lebih satu enter dan panjang garis sama dengan baris terpanjang dari kelompok kata. 4. Kata atau Kelompok Kata yang dicetak tebal. Kata atau kelompok kata yang dicetak tebal dalam pengartiannya sama dengan kata atau kelompok kata yang perlu diperhatikan.

4 4 BAGIAN KEDUA TULISAN ORGANISASI BAB I UMUM 1. Pendahuluan. Suatu hal yang tidak dapat diabaikan dalam kekompakan dan keseragaman dibidang Administrasi Umum bagi Jalasenastri ialah tulisan organisasi yang merupakan dasar atau pokok penyelenggaraan Administrasi Umum. Oleh karena itu, diperlukan pedoman penulisan tata cara pembuatan, penyusunan, dan pengelolaan tulisan organisasi agar kegiatan organisasi dapat berjalan dengan lancar. 2. Maksud dan Tujuan. Tulisan organisasi ini dimaksudkan untuk memberikan petunjuk atau pedoman cara pembuatan tulisan organisasi yang bertujuan tercapainya kesamaan pengertian, dan keseragaman cara pembuatan, pengelolaan serta pengawasan pelaksanaan tulisan organisasi, kepada setiap Anggota pengurus di lingkungan Jalasenastri. 3. Pengertian. Tulisan organisasi adalah semua tulisan yang bersifat resmi dan disusun menurut bentuk yang telah ditetapkan dan dikeluarkan oleh Anggota pengurus di lingkungan Jalasenastri yang berwenang dalam melaksanakan tugas dan kegiatan dibidang masing-masing. 4. Bentuk dan Penggolongan Tulisan Organisasi. Bentuk tulisan organisasi dapat digolongkan sebagai berikut : a. Yang memuat kebijaksanaan pokok sebagai dasar tulisan organisasi dan isinya mencakup seluruh tingkat kepengurusan adalah bentuk Keputusan. b. Yang memuat pelaksanaan dari kebijaksanaan pokok adalah Surat Keputusan (Skep). c. Yang memuat arahan pelaksanaan dari sesuatu kebijaksanaan adalah Petunjuk Pelaksanaan (Juklak). d. Yang memuat penugasan untuk melaksanakan suatu tugas tertentu adalah Surat Tugas (ST).

5 5 e. Yang digunakan untuk komunikasi atau informasi adalah : 1) Laporan. 2) Surat. 3) Surat Pengantar. 4) Surat Kuasa. 5) Pengumuman. 6) Surat Keterangan. 7) Memo. 8) Surat Ijin Jalan. f. Yang bersifat khusus adalah : 1) Rencana Kerja. 2) Program Kerja. 3) Jadwal Pelaksanaan Program Kerja dan Anggaran. 4) Evaluasi Pelaksanaan Kerja. 5) Bahan Rapat Pengurus Inti, Pengurus Lengkap atau Pengurus Terbatas. 6) Laporan Rapat Pengurus Inti, Pengurus Lengkap atau Pengurus Terbatas. 7) Risalah Rapat. 8) Laporan Hasil Rapat. g. Tulisan organisasi lainnya adalah : 1) Berita Acara Serah Terima, Berita Acara Pengangkatan dan Berita Acara Pemberhentian. 2) Piagam Penghargaan. 3) Berita Acara Serah Terima Sumbangan. 4) Sertifikat. 5) Kartu Undangan. 6) Tanda Penghargaan. 7) Surat Pernyataan. h. Mengenai perbendaharaan diatur dalam Petunjuk Administrasi Keuangan Jalasenastri.

6 6 BAB II CARA PENULISAN DAN WEWENANG PENANDATANGANAN 1. Petunjuk Umum Setiap tulisan organisasi harus merupakan suatu kebulatan pikiran yang jelas, padat dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Untuk itu perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut : a. Ketelitian. Ketelitian dalam bentuk, susunan, isi dan bahasa yang digunakan atau cara pengetikan merupakan segi yang penting untuk setiap tulisan organisasi. b. Terang dan Jelas. Yang dimaksud terang dan jelas adalah tulisan yang dapat dibaca dengan baik dan isinya dapat dimengerti, tidak menimbulkan keragu-raguan kepada penerima. c. Singkat dan Padat. Setiap tulisan organisasi harus menggunakan bahasa yang baik dan benar, kalimat yang singkat dan padat. d. Sistematis dan Meyakinkan. Setiap tulisan organisasi harus diuraikan menurut urutan yang sistematis sehingga isinya dapat meyakinkan pihak yang menerima. e. Pembakuan. Setiap tulisan organisasi harus disusun menurut aturan dan bentuk yang telah dibakukan sesuai dengan tujuan pembuatannya. f. Penggunaan Bahasa. Setiap tulisan organisasi harus menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar dengan berpedoman kepada Buku Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang disempurnakan.

7 7 2. Tata Cara Pengetikan. a. Ukuran kertas yang resmi digunakan dalam minu Jalasenastri adalah A-4: 297 mm x 210 mm. Dalam keadaan dan kepentingan tertentu, dapat pula digunakan kertas ukuran : 1) Folio (330 mm x 215 mm) 2) Folio ganda (430 mm x 330 mm) 3) Kuarto ganda (430 mm x 297 mm) 4) Setengah Kuarto (210 mm x 140 mm) b. Ruang Tepi. Untuk keserasian dan kerapian, tidak seluruh halaman kertas digunakan dalam pembuatan tulisan organisasi. Ada empat ruang tepi yang harus diperhatikan, yaitu tepi atas, tepi bawah, tepi kiri dan tepi kanan yang harus dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada mesin ketik/komputer. Ketentuan ruang tepi : 1). Ruang tepi atas kertas ditetapkan tiga kait dari tepi atas kertas. Tulisan paling atas adalah Kepala Surat atau Lambang di halaman pertama atau nomor halaman berikutnya. 2). Ruang tepi bawah kertas ditetapkan sekurang-kurangnya dua kait dari tepi bawah kertas. Tulisan paling bawah adalah nomor halaman. 3). Ruang tepi kiri kertas ditetapkan sekurang-kurangnya sepuluh dan sebanyak-banyaknya lima belas ketukan dari tepi kiri kertas. Jika digunakan bolak-balik, untuk halaman nomor genap berlaku ketentuan sebaliknya yaitu lima ketukan dan ketentuan ini berlaku antara lain untuk pengetikan pada naskah yang akan dibundel menjadi buku. 4). Ruang tepi kanan kertas ditetapkan sekurang-kurangnya lima ketukan dari tepi kanan kertas. Jika digunakan bolak balik maka untuk halaman nomor genap berlaku ketentuan sebaliknya, yaitu sekurang-kurangnya sepuluh ketukan dan sebanyak-banyaknya lima belas ketukan. Ketentuan ini berlaku antara lain untuk pengetikan pada naskah yang akan dibundel menjadi buku. 5). Konfigurasi Margin(batas) sebagai berikut: (a). Top (atas) 0,8” = 2.03 cm (b). Bottom (bawah) 0,5” = 1.27 cm (c). Left (kiri) 1” = 2.54 cm (d). Right (kanan) 0.6” = 1.52 cm (e). Header (klasifikasi atas) 0.5” = 1.27 cm

8 8 (f). Footer (klasifikasi bawah) 0.5” = 1.27 cm 6). Jenis dan ukuran huruf Jenis huruf yang digunakan adalah Arial ukuran 12, sedangkan naskah yang berhuruf kapital menggunakan Arial ukuran 11. Contoh : 1a, halaman 75. 3. Klasifikasi a. Pengertian. Yang dimaksud klasifikasi adalah tingkat kerahasiaan tulisan organisasi. Klasifikasi tulisan organisasi di lingkungan Jalasenastri adalah rahasia dan biasa. 1) Rahasia, berarti para Pejabat yang membidangi masalahnya saja yang boleh mengetahui isinya, terutama para Pejabat yang tercantum pada alamat dan tembusan. 2) Biasa, berarti isinya boleh diketahui oleh orang atau Pejabat yang tidak tercantum pada alamat dan tembusan. b. Penulisan. 1) Apabila tulisan organisasi berklasifikasi Rahasia, maka tulisan rahasia diletakkan ditengah-tengah sebelah atas dan bawah tiap halaman, tiga kait dari tepi atas atau tepi bawah kertas. 2) Pada halaman pertama dapat digunakan cap RAHASIA, sedangkan pada halaman kedua dan selanjutnya harus diketik. 3) Khusus Klasifikasi untuk Surat, dinyatakan dalam nomor dan ruang klasifikasi. Selanjutnya seluruh naskah diperlakukan sesuai dengan tingkat klasifikasi tersebut tanpa perlu mencantumkannya pada tiap halaman. 4. Kepala Surat dan Lambang. Kepala Surat adalah nama organisasi di sudut kiri atas secara simetris pada halaman pertama tulisan organisasi sebagai petunjuk organisasi yang mengeluarkan tulisan organisasi tersebut. Penulisan Kepala Surat dan penempatan Lambang organisasi pada tulisan organisasi Jalasenastri. a. Tulisan organisasi yang berbentuk Keputusan pada kepala surat hanya dicantumkan nama organisasi Jalasenastri yang diberi garis penutup. Lambang organisasi dicantumkan ditengah-tengah halaman bagian atas dibawah garis penutup kepala surat. Contoh : 4, halaman 103.

9 9 b. Tulisan organisasi yang berbentuk, Surat Keputusan, Petunjuk Pelaksanaan dan Surat Tugas, kepala surat terdiri atas : 1) Nama Organisasi. 2) Tingkat Kepengurusan. Lambang Organisasi dicantumkan ditengah halaman bagian atas dibawah garis penutup kepala surat. Contoh : 2a, halaman 88. c. Tulisan organisasi yang digunakan untuk komunikasi, kecuali Laporan dan Memo, kepala surat terdiri atas : 1) Nama Organisasi. 2) Tingkat Kepengurusan. 3) Alamat, termasuk nomor telepon dan kode pos. Lambang dicantumkan diatas kepala surat secara simetris. Ketentuan ini juga berlaku untuk sampul surat. Contoh : 2b, halaman 90. d. Tulisan organisasi yang berbentuk laporan yang dibuat oleh organisasi, kepala surat dan lambang sama dengan ketentuan 4b. e. Tulisan organisasi yang berbentuk Memo, kepala surat terdiri atas : 1) Nama Organisasi. 2) Tingkat Kepengurusan. Lambang organisasi tidak dicantumkan Contoh : 2c, halaman 94. f. Tulisan organisasi yang bersifat khusus Bab I pasal 4 f kecuali Rencana Kerja, kepala surat dan lambang organisasi sama dengan ketentuan pada Bab II pasal 4 e. Contoh : 2c, halaman 94 g. Tulisan organisasi lainnya kecuali Kartu Undangan dan Buku Harian, kepala surat dan lambang organisasi sama dengan ketentuan pada Bab II pasal 4 e. Contoh : 2c, halaman 94

10 10 5. Susunan. Cara penyusunan tulisan organisasi hendaknya dibuat menurut pengelompokan Bab, Pasal dan seterusnya. Tidak setiap tulisan organisasi harus dibuat menurut susunan ini. Dalam hal ini keluasan dan kedalaman materi harus dijadikan pertimbangan utama. Untuk itu terdapat beberapa kemungkinan yang dapat digunakan : a. Susunan bagian, Bab dan Pasal. Dalam susunan ini bagian merupakan kelompok terbesar yang terdiri atas beberapa Bab dan Bab terdiri atas sejumlah Pasal. Bagian dan Bab dicantumkan ditengah, sedangkan Pasal dapat dicantumkan disamping kiri atau tengah. Cara Penulisan Pasal adalah : 1) Jika Pasal dicantumkan disamping kiri, maka penulisannya tidak menggunakan kata pasal, cukup nomor pasal saja. 2) Jika Pasal dicantumkan ditengah, maka penulisannya terdiri atas kata pasal, nomor dan kapala pasal. b. Susunan Bab dan Pasal. Dalam susunan ini, Bab merupakan kelompok terbesar, yang terdiri atas sejumlah pasal. Bab dicantumkan ditengah dan pasal dapat dicantumkan disamping kiri atau ditengah. Cara Penulisan Pasal adalah : 1) Jika pasal dicantumkan disamping kiri, penulisannya tidak menggunakan kata pasal, cukup nomor dan kepala pasal. 2) Jika pasal dicantumkan ditengah, maka penulisannya terdiri atas kata pasal, nomor pasal dan kepala pasal yang dicantumkan dibawah nomor pasal. c. Susunan Kepala Tengah, Kepala Samping, Pasal. Dalam susunan ini tidak digunakan kata bagian, Bab ataupun Pasal. Kepala tengah merupakan kelompok terbesar yang mencakup semua pasal dibawahnya. Nomor urut pasal seluruhnya ditulis disamping kiri. d. Susunan Kelapa Tengah, Pasal. Dalam susunan ini juga tidak menggunakan kata bagian, bab ataupun pasal. Kepala tengah mencakup semua pasal dibawahnya. Nomor pasal seluruhnya ditulis disamping kiri.

11 11 e. Susunan Kepala Samping, Pasal. Dalam susunan ini juga tidak menggunakan kata bagian, bab ataupun pasal. Kepala samping mencakup pasal-pasal yang terdapat di bawahnya. Semua nomor pasal ditulis di samping kiri. f. Susunan Pasal. Dalam susunan ini, seluruh materi tulisan organisasi dituangkan ke dalam urutan pasal, baik di samping kiri atau tengah. Susunan ini antara lain, terdapat pada tulisan organisasi dengan ruang lingkup yang sederhana. Khusus tulisan organisasi yang berbentuk surat pemakaian nomor pasal tidak merupakan keharusan. 6. Penulisan Kepala Tulisan Organisasi. a. Kepala. Kepala tulisan hendaknya berdiri sendiri dan tidak menjadi bagian kalimat yang mengikutinya. b. Kepala Karangan. Rumusan singkat tentang isi tulisan organisasi disebut kepala karangan. Dalam Surat dan Memo, kepala karangan dicantumkan di dalam ruang perihal, sedangkan dalam Keputusan, Surat Keputusan, Petunjuk Pelaksanaan dan Pengumuman, kepala karangan dicantumkan di bawah tentang, seluruhnya ditulis dengan huruf besar, tidak diakhiri dengan titik. Huruf pertama semua kata pada kepala karangan yang dicantumkan diruang perihal (kecuali kata depan dan kata penghubung), ditulis dengan huruf besar, tidak diakhiri dengan titik. Kepala karangan untuk tulisan organisasi yang bersifat khusus dicantumkan di tengah, seluruhnya ditulis dengan huruf besar, tidak diakhiri dengan titik. c. Kepala Tengah. Sesuai dengan namanya, kepala tengah ditulis di tengah, dalam huruf besar, tidak diakhiri dengan titik. Kepala tengah digunakan untuk menggambarkan seluruh tulisan yang terdapat di bawahnya sampai ke kepala tengah berikutnya. Oleh karena itu rumusannya harus merangkum seluruh tulisan tersebut. d. Kepala Samping. Kepala samping merupakan suatu baris tersendiri diketik mulai dari ruang tepi kiri dengan huruf awal huruf besar, kecuali dalam laporan penulisan seluruhnya dengan huruf besar dan tidak diakhiri dengan tanda baca apapun. Kepala samping digunakan untuk menggambarkan seluruh isi pasal yang terdapat di bawahnya sampai kepala samping atau kepala tengah berikutnya. Oleh karena itu, rumusannya harus dapat merangkum seluruh isi pasal-pasal tersebut.

12 12 e. Kepala Pasal. Kepala Pasal yang dimaksud disini adalah rumusan singkat tentang isi pasal. Ditulis mulai dari ruang tepi kiri sebaris dengan nomor pasal. Huruf besar dipakai pada permulaan kata yang dipandang penting, kecuali kata depan dan kata penghubung. Kepala subpasal mencakup seluruh isi subpasal yang bersangkutan termasuk sub-subpasal dibawahnya. f. Kepala Subpasal. Kepala subpasal adalah rumusan tentang isi subpasal ditulis sebaris dengan nomor subpasal dan tidak diakhiri dengan titik. Huruf besar digunakan pada permulaan kata yang dipandang penting, kecuali kata depan dan kata penghubung. Kepala subpasal mencakup seluruh isi subpasal yang bersangkutan termasuk, sub-subpasal di bawahnya. g. Kepala sub-subpasal dan selanjutnya. Penulisan kepala sub-subpasal, sub-subpasal dan selanjutnya mengikuti ketentuan seperti penulisan kepala subpasal. h. Hal-hal yang diperhatikan 1) Rumusan kepala tulisan hendaklah singkat, padat dan dapat menggambarkan seluruh persoalan yang tercakup di dalamnya. 2) Sesuai dengan pengertian kepala tengah, bagian dan bab digolongkan kedalam kepala tengah. Dalam hal ini kata bagian dan atau bab dicantumkan di sebelah atas. 3) Pemakaian kepala tulisan di dalam suatu tulisan organisasi hendaklah konsisten atau tetap, jika suatu pasal mempunyai kepala pasal, hendaklah diusahakan agar seluruh pasal didalam tulisan organisasi yang bersangkutan juga mempunyai kepala pasal. Demikian pula, jika suatu tulisan organisasi menggunakan susunan kepala tengah, kepala samping dan kepala pasal, maka pengelompokkan persoalan di dalam tulisan organisasi tersebut hendaklah mengikuti susunan ini. 7. Penomoran Nomor di dalam tulisan organisasi harus dibuat secara beruntun, mulai dari yang pertama sampai dengan yang terakhir. Cara penomoran disini tidak sama dengan ketentuan yang diatur dalam Bab III. a. Kepala Karangan Kepala karangan yang ditulis di tengah tidak diberi nomor. Apabila kepala karangan dicantumkan diruang perihal lebih dari satu, masing-masing diberi nomor, dengan angka dan tidak diikuti dengan titik. b. Bagian

13 13 Bagian diberi nomor urut dengan penomoran tingkatan seluruhnya dalam huruf besar, tidak diberi garis bawah dan tidak diakhiri dengan titik. c. Bab Bab-bab di dalam satu bagian diberi nomor urut dengan angka Romawi, ditulis dengan huruf besar dan tidak diakhiri dengan titik. Bab ditulis di tengah, langsung setelah bagian atau pasal terakhir dari bab sebelumnya. Demi kerapian dan keserasian penulisan, penulisan bab tidak boleh dilakukan pada akhir halaman. d. Pasal Pasal-pasal dari satu bagian diberi nomor urut secara berurutan dengan angka mulai nomor 1 sampai terakhir. Nomor pasal ditulis di samping kiri dan diakhiri titik. Jika dalam tulisan organisasi dicantumkan kata pasal seperti dalam buku AD/ART Jalasenastri, surat perjanjian dan seterusnya, kata pasal beserta nomor pasal ditulis di tengah. e. Subpasal Subpasal dari satu pasal diberi nomor dengan menggunakan abjad huruf kecil secara alfabetis a,b,c dan seterusnya. Nomor subpasal ditulis di bawah huruf pertama urutan pasal diakhiri dengan titik. f. Sub-subpasal Sub-subpasal dari sebuah subpasal diberi nomor dengan menggunakan angka yang diikuti kurung tutup tanpa diakhiri dengan titik. Jika sangat diperlukan, bagian pasal dapat diikuti bagian subpasal dengan menggunakan huruf kecil (abjad) yang diikuti kurung tutup. Untuk seterusnya dengan menggunakan angka dan huruf kecil di dalam kurung. Contoh : 1) a) (1) (a) g. Sub-sub-subpasal Sub-sub-subpasal dari sebuah sub-subpasal diberi nomor dengan menggunakan abjad huruf kecil diikuti dengan kurung tutup tanpa diakhiri dengan titik. Nomor sub-sub-subpasal ditulis di bawah huruf pertama uraian sub-subpasal. Jika tulisan organisasi ditulis lebih dari satu halaman muka, maka untuk halaman kedua dan seterusnya harus diberi nomor halaman dengan angka yang diletakkan di tengah/bawah halaman. Nomor halaman tidak diberi tanda baca. h. Sub-sub-sub-subpasal

14 14 Sub-sub-sub-subpasal dari sebuah sub-sub-subpasal diberi nomor dengan menggunakan angka dalam kurung tanpa diakhiri dengan tanda titik. Kurung buka dari nomor sub-sub-sub-subpasal ditulis di bawah huruf pertama uraian sub-sub-subpasal. i. Sub-sub-sub-sub-subpasal Sub-sub-sub-sub-subpasal dari sebuah sub-sub-sub-subpasal diberi nomor dengan menggunakan abjad huruf kecil dalam kurung tanpa diakhiri dengan tanda titik. Kurung buka dari sub-sub-sub-subpasal ditulis di bawah huruf pertama uraian sub-sub-sub-subpasal. Catatan : Rincian dari pasal seyogyanya hanya sampai dengan sub-sub-subpasal. Namun, apabila terpaksa rincian dari sub-sub-sub-subpasal diberi nomor dengan angka Romawi kecil dalam kurung tanpa diakhiri dengan tanda titik. j. Penomoran Alamat. Penomoran pada alamat kepada, tembusan dan salinan dilakukan dengan menggunakan angka, jika alamat lebih dari satu. k. Penomoran Halaman. Semua tulisan organisasi, apabila ditulis lebih dari satu halaman, maka untuk halaman kedua dan seterusnya harus diberi nomor halaman dengan angka yang diletakkan di tengah atas halaman kecuali apabila terdapat judul bab, maka nomor halaman diletakkan di tengah bawah halaman tanpa diakhiri tanda lain. l. Penomoran dan Penulisan Lampiran. 1) Apabila suatu tulisan organisasi mempunyai beberapa lampiran, maka setiap lampiran harus diberi nomor urut dengan menggunakan abjad huruf kapital. 2) Lampiran tunggal tidak diberi nomor. 3) Petunjuk lampiran dicantumkan pada sudut kanan atas halaman pertama tiga kait dari tepi atas kertas. 4) Contoh a) Lampiran Surat Ketua Jalasenastri ) Cabang Korcab VII Daerah Armatim ) lampiran Nomor : B/16/III/2018/Set ) tunggal Tanggal : 04 Maret 2018 ) b) Lampiran A Surat Keputusan ) Ketua Umum Jalasenastri ) lampiran

15 15 Nomor : Skep/5/IV/2018 ) pertama Tanggal : 04 April 2018 ) c) Lampiran B Surat Keputusan ) Ketua Umum Jalasenastri ) lampiran Nomor : Skep/27/IV/2018 ) kedua Tanggal : 04 April 2018 ) d) Lampiran A Surat Ketua Jalasenastri ) Korcab VII Daerah Armada Barat ) lampiran Nomor : B/15/IV/2018/Set ) pertama Tanggal : 04 April 2018 ) e) Lampiran B Surat Ketua Jalasenastri ) Korcab V Daerah Armada Timur ) lampiran Nomor : B/12/IV/2018/set ) kedua Tanggal : 04 April 2018 ) 5) Lampiran yang bukan merupakan bagian ini seperti blanko, formulir, kuitansi tidak perlu petunjuk tulisan organisasi (petunjuk lampiran). m. Penomoran dan Penulisan sublampiran. 1) Jika lampiran mempunyai beberapa sublampiran, setiap sublampiran harus diberi nomor urut dengan menggunakan angka Romawi di belakang nomor lampiran. 2) Sub lampiran tunggal tidak diberi nomor. 3) Petunjuk sublampiran dicantumkan pada bagian kanan atas halaman pertama, tiga kait dari tepi atas kertas. 4) Contoh : a) Sub lampiran A Surat Keputusan ) Ketua Umum Jalasenastri ) sublampiran Nomor : …………… ) tunggal Tanggal : ..…………. ) dari lampiran A b) Sub lampiran A I Surat Keputusan ) Ketua Umum Jalasenastri ) sublampiran Nomor : …………….. ) pertama Tanggal : …………….. ) dari lampiran A c) Sub lampiran A II Surat Keputusan ) Ketua Umum Jalasenastri ) sublampiran Nomor : …………….. ) kedua Tanggal : …………….. ) dari lampiran A d) Sub lampiran B I Surat Ketua Jalasenastri ) sublampiran

16 16 Daerah : ……………….. ) kedua Nomor : ……………….. ) dari lampiran B Tanggal : ……………….. ) 8. Petunjuk Tulisan Organisasi a. Pada tulisan organisasi, petunjuk tulisan organisasi tidak perlu dicantumkan pada halaman kedua dan seterusnya. Apabila tulisan organisasi tersebut mempunyai lampiran, atau sublampiran, maka penunjuk lampiran hanya ditulis pada halaman pertama setiap lampiran. Penulisan sesuai dengan ketentuan. b. Lampiran yang bukan merupakan bagian dari isi, misalnya blangko formulir dan kuitansi, tidak perlu diberi petunjuk lampiran tulisan organisasi. 9. Ketukan (Spasi Horisontal) a. Pasal tanpa Kepala Pasal Pengetikan diatur sebagai berikut : 1) Nomor pasal diketik di ruang tepi kiri, diikuti dengan titik pada ketukan berikutnya. 2) Huruf pertama tulisan dimulai pada ketukan keenam dari ruang tepi, sedangkan huruf pertama baris kedua seterusnya diketik dibawah huruf pertama. Pengetikan huruf pertama tetap mengikuti ketukan ini meskipun nomor pasal lebih dari satu angka (nomor 10 ke atas). b. Pasal dengan Kepala Pasal Pengetikan diatur sebagai berikut : 1) Nomor pasal diketik diruang tepi kiri, diikuti dengan titik pada ketukan berikutnya. 2) Huruf pertama kepala pasal diketik pada ketukan keenam dari ruang tepi seluruhnya tidak diikuti dengan titik. 3) Huruf pertama tulisan diketik pada ketukan keenam setelah titik, sedangkan pengetikan baris-baris selanjutnya dimulai di bawah huruf pertama.

17 17 c. Sub pasal tanpa Kepala Subpasal. Pengetikan diatur sebagai berikut : 1) Huruf penunjuk nomor subpasal diketik pada ketukan keenam dari ruang tepi dan diikuti dengan titik. 2) Huruf pertama tulisan diketik pada ketukan ketiga setelah titik, sedangkan huruf pertama baris kedua dan selanjutnya diketik di bawah huruf pertama. d. Sub pasal dengan Kepala Subpasal Pengetikan diatur sebagai berikut : 1) Huruf penunjuk nomor subpasal diketik pada ketukan keenam dari ruang tepi dan diakhiri dengan titik. 2) Huruf pertama diketik pada ketukan ketiga setelah titik dan tidak diikuti dengan titik. 3) Pengetikan huruf pertama tulisan dilakukan pada ketikan ketiga setelah titik, sedangkan huruf pertama baris kedua dan selanjutnya diketik dibawah huruf pertama. e. Bagian Subpasal Angka penunjuk nomor bagian subpasal diketik dibawah huruf pertama tulisan atau kepala subpasal diikuti dengan kurung tutup dan tidak diakhiri dengan titik. Huruf pertama tulisan bagian subpasal diketik pada ketukan ketiga setelah kurung tutup. Pengetikan huruf pertama baris selanjutnya dimulai tepat dibawah huruf pertama. f. Tulisan Organisasi tanpa nomor Pasal. 1) Setiap alinea dalam tulisan organisasi tanpa nomor pasal dianggap sebagai suatu pasal. Oleh karena itu, pengetikan huruf pertama dari setiap alinea dimulai pada ketukan keenam dari ruang tepi, sedangkan huruf pertama dari baris berikutnya diketik dibawah huruf pertama, disesuaikan dengan penggunaannya. 2) Jika dipandang perlu, sebuah alinea dapat memiliki beberapa subalinea, tetapi subalinea tidak dapat dibagi menjadi subsubalinea. g. Ketentuan sebelum atau sesudah tanda baca Ketentuan pemberian ketukan sebelum atau sesudah tanda baca adalah : 1) Satu ketukan diadakan sesudah koma 2) Dua ketukan diadakan sesudah titik koma dan titik dua 3) Tiga ketukan diadakan sesudah titik kecuali pada alamat

18 18 h. Hal-hal yang perlu diperhatikan 1) Ketukan pada butir g 1) dan g 2) diatas berlaku untuk pasal dan nomor pasal yang ditulis ditengah. 2) Jika suatu nomor Subpasal atau sub-subpasal atau sub-subsubpasal merupakan nomor tertinggi disuatu halaman, maka penulisannya dimulai dari ruang tepi. 10. Kait (Spasi Vertikal) Pemakaian kait dalam tulisan organisasi diatur sebagai berikut : a. Satu Kait, digunakan 1) Untuk naskah akhir suatu tulisan organisasi, Jika isi tulisan organisasi tersebut tidak terlalu panjang, maka demi kerapian dan keserasian pengetikan dapat lebih dari satu kait, misalnya satu setengah kait. 2) Antara lambang dengan kepala surat. 3) Antara garis penutup kepala surat dengan lambang yang dicantumkan ditengah halaman kertas di sebelah atas. b. Dua Kait, digunakan 1) Antara penunjuk tulisan organisasi dengan kata tentang. 2) Antara lambang dengan penunjuk tulisan. 3) Antara kata tentang dengan kepala karangan. 4) Antara kata perubahan, ralat, petikan dan salinan dengan nama tulisan organisasi yang diubah, diralat, dipetik dan disalin. 5) Antara penomoran bab dengan kepala bab. 6) Antara pasal dengan pasal. 7) Antara pasal dengan subpasal. 8) Antara subpasal dengan subpasal atau bagian subpasal. 9) Antara kepala samping tulisan dibawahnya. 10) Ada kelompok rujukan dan lampiran suatu tulisan organisasi. 11) Antara kelompok alamat kepada dan kelompok alamat tembusan. Jika kedua kelompok ini diletakkan dibagian penutup di sebelah kiri bawah halaman.

19 19 c. Tiga Kait, digunakan 1) Antara tepi kertas dengan nomor halaman. 2) Antara tepi kertas dengan lambang. 3) Antara tepi kertas dengan nama organisasi. 4) Antara nomor halaman dengan baris pertama tulisan dibawahnya. 5) Antara penunjuk lampiran dengan tulisan organisasi. 6) Antara baris terakhir dengan kepala samping. 7) Antara baris terakhir dengan kepala tengah. 8) Antara baris terakhir tulisan organisasi dengan kelompok tanda tangan. d. Hal-hal yang diperhatikan Ketentuan mengenai kait di atas tidak mutlak dapat diperkecil atau diperbesar sesuai dengan banyaknya tulisan dan memperhatikan keindahan, kerapian serta keserasian. 11. Contoh Susunan dan Cara Pengetikan Susunan dan cara-cara pengetikan naskah contoh 1 b, c, d, e, dan f 12. Kelompok Tanda Tangan Penulisan kelompok tanda tangan dalam tulisan organisasi. a. Penandatanganan bukan atas nama 1) Nama jabatan ditulis lengkap dengan huruf awal huruf besar. 2) Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya tiga kait. 3) Nama pengurus yang menandatangani ditulis dengan huruf awal huruf besar. 4) Cap Organisasi dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dan menyentuh ujung tanda tangan (tidak menutupi). Contoh : 9b, halaman 178.

20 20 b. Penandatanganan dengan menggunakan atas nama (a.n.) 1) Tulisan a.n. (a huruf kecil titik n huruf kecil titik) diikuti nama jabatan pengurus yang berwenang, ditulis dengan huruf awal huruf besar. 2) Nama jabatan anggota pengurus yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal huruf besar. 3) Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya tiga kait. 4) Nama anggota yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal huruf besar. 5) Cap organisasi dibubuhkan di sebelah kiri dan menyentuh ujung tanda tangan (tidak menutupi). Contoh : 9e, halaman 184. c. Penandatanganan dengan menggunakan untuk beliau (u.b) Penulisan kelompok tanda tangan dengan menggunakan kata untuk beliau : 1) Tulisan u.b. diikuti nama jabatan pengurus yang berwenang, ditulis dengan huruf awal huruf besar. 2) Nama jabatan anggota pengurus yang diberi wewenang ditulis dengan huruf awal huruf besar. 3) Tulisan u.b. (u huruf kecil titik b huruf kecil titik). 4) Nama jabatan anggota pengurus lainnya yang menandatangani ditulis dengan huruf awal huruf besar. 5) Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya tiga kait. 6) Nama anggota pengurus lainnya yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal huruf besar. Contoh 10b, halaman 189. d. Wewenang Penandatanganan 1) Pada dasarnya tulisan organisasi ditandatangani oleh Ketua Umum atau Ketua. 2) Masalah teknis atau hal-hal yang tidak prinsip dapat ditanda tangani dengan ketentuan sebagai berikut : a) Ditingkat pusat oleh Wakil Ketua Umum atau salah seorang pembantu pemimpin atas nama (a.n) Ketua Umum.

21 21 b) Ditingkat daerah sampai dengan ranting oleh Wakil Ketua atau pembantu pemimpin atas nama Ketua. 3) Masalah yang memerlukan penyelesaian segera, anggota pengurus lainnya dapat menandatangani surat yang ditujukan kepada organisasi yang berada dilingkup tanggung jawabnya, atas nama Ketua Umum atau Ketua untuk beliau pembantu Pemimpin (u.b). Contoh 10 b, halaman 189 4) Undangan, pengumuman, surat pengantar dan surat izin jalan dapat ditandatangani langsung oleh Sekretaris Umum atau Sekretaris. Apabila Sekretaris Umum atau Sekretaris tidak berada ditempat surat dapat ditandatangani oleh Wakil Sekretaris Umum atau Wakil Sekretaris dan menggunakan cap Sekretariat. Contoh : 10a, 10b, halaman 188. 5) Apabila Ketua Umum atau Ketua tidak berada ditempat sedangkan tugas dan tanggung jawabnya diserahkan kepada pejabat tertentu maka penandatanganan tulisan organisasi oleh pejabata Ketua Umum (Pjs.) 6) Apabila pembina tidak atau belum beristri atau sakit yang tidak bisa melaksanakan tugas sebagai Ketua, maka penandatanganan tulisan organisasi oleh Ketua yang ditunjuk oleh Pembina atau kepengurusan setingkat diatasnya. 7) Khusus Keputusan Musyawarah Pusat Jalasenastri, penandatanganan dilakukan oleh Ketua Sidang yang dijabat oleh Ketua Umum Jalasenastri dan Wakil Ketua sidang yang dijabat oleh Wakil Ketua Umum Jalasenastri. 13. Kulit Depan. a. Kulit depan dibedakan antara kulit depan luar dan kulit depan dalam. 1) Kulit depan luar Kulit depan luar dibuat dari kertas tebal berwarna biru dan digunakan pada tulisan organisasi yang dijilid menjadi buku. Tulisan pada kulit depan luar terdiri atas kepala surat, lambang organisasi, kepala karangan dan keterangan yang dianggap perlu. a) Kepala surat pada kulit depan luar terdiri atas nama organisasi, tingkat kepengurusan nama kota dimana kepengurusan berada dan ditulis disebelah kiri atas. b) Lambang organisasi diletakkan di tengah sebelah atas. c) Kepala karangan ditulis di tengah, dibawah lambang organisasi.

22 22 d) Pada kulit depan luar bagian bawah dapat dicantumkan keterangan yang dianggap perlu. Contoh kulit depan luar dapat dilihat pada kulit depan luar buku ini dan contoh 3a s.d. 3f, halaman 96. 2) Kulit depan dalam Kulit depan dalam dibedakan antara kulit depan dalam yang diletakkan pada halaman pertama setelah kulit depan luar dan kulit depan dalam yang digunakan sebagai pembatas antara tulisan induk dengan lampirannya atau antara lampiran pertama dengan lampiran kedua dan seterusnya atau antara lampiran dengan sublampirannya. a) Kulit depan dalam yang diletakkan pada halaman pertama setelah kulit depan luar, dibuat dari kertas putih biasa dengan tulisan sama dengan tulisan pada kulit depan luar. b) Kulit depan dalam yang digunakan sebagai pembatas dibuat dari kertas tipis berwarna biru dengan tulisan yang terdiri atas penunjuk lampiran dan kepala karangan dengan penjelasan sebagai berikut : (1) Kulit depan dalam tidak menggunakan lambang organisasi. (2) Petunjuk lampiran ditulis sesuai dengan ketentuan pada bagian Kedua, Bab II, Pasal 7 sub m buku petunjuk ini. (3) Kepala karangan ditulis ditengah agak ke atas. (4) Kepala karangan pada kulit depan dalam menggunakan huruf yang lebih daripada huruf yang digunakan pada naskahnya. Contoh kulit depan dalam dilihat pada kulit depan dalam buku ini. b. Kulit depan untuk tulisan organisasi yang dibuat oleh anggota tidak perlu menggunakan kepala surat dan lambang. 14. Lampiran a. Lampiran dimaksudkan untuk memberikan keterangan tambahan atau uraian lanjutan atas butir-butir yang dinyatakan di dalam naskah induk. Penulisan lampiran diatur sebagai berikut :

23 23 1) Tulisan organisasi yang berbentuk Keputusan, Surat Keputusan, Petunjuk Pelaksanaan dan Surat Tugas, Lampiran terdapat dalam kelompok diktum/isi. 2) Pada surat, lampiran dan jumlah lampiran terdapat dalam runag lampiran disamping dinyatakan di dalam isi surat. Contoh 9d, halaman 181. 3) Lampiran Seksi-seksi Sekretaris, Bendahara Pengurus Pusat ditandatangani oleh Ketua Seksi masing-masing, lampiran seksiseksi Sekretaris dari kepengurusan yang lain ditandatangani Ketua Kepengurusan tersebut dan dibubuhi cap kecuali lampiran Bendahara ditandatangani Bendahara dan disebelah kiri bawah ditulis mengetahui. Contoh : Lihat di Juklak Organisasi Kode lampiran dari Seksi Organisasi adalah A Lampiran Pertama dari Seksi Organisasi adalah AI Lampiran Kedua dari Seksi Organisasi adalah A-2 dan seterusnya. A adalah lampiran untuk Seksi Organisasi B adalah lampiran untuk Seksi Ekonomi C adalah lampiran untuk Seksi Kebudayaan D adalah lampiran untuk Seksi Sosial E adalah lampiran untuk Sekretaris F adalah lampiran untuk Bendahara c. Cara penulisan lampiran sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada tiap-tiap tulisan organisasi, tanpa menggunakan lambang maupun alamat. d. Apabila lampiran memiliki beberapa halaman hanya halaman pertama lampiran yang menggunakan keterangan, halaman terakhir lampiran ditandatangani oleh Ketua Umum, Ketua atau Ketua Seksi

24 24 BAB III PENGERTIAN, WEWENANG PEMBUATAN, PENANDATANGANAN, SUSUNAN, PENOMORAN DAN PENDISTRIBUSIAN TULISAN ORGANISASI 1. Keputusan Musyawarah Pusat Jalasenastri (Kep) a. Pengertian. Keputusan Musyawarah Pusat Jalasenastri yang selanjutnya disebut keputusan adalah bentuk tulisan organisasi yang memuat kebijaksanaan pokok, berlaku bagi organisasi di lingkungan Jalasenastri dan merupakan dasar bagi tulisan organisasi. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan. Keputusan dibuat oleh Musyawarah Pusat Jalasenastri dan ditandatangani oleh Ketua Umum Jalasenastri selaku Ketua Sidang beserta Wakil Ketua Umum Jalasenastri selaku Wakil Ketua Sidang. c. Susunan Susunan keputusan adalah sebagai berikut : 1) Kelompok Kepala Kelompok Kepala terdiri atas : b) Kepala surat terdiri atas tulisan Jalasenastri c) Lambang organisasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. d) Kata keputusan diikuti oleh nama organisasi yang mengeluarkannya, seluruh ditulis dengan huruf besar dan tidak diberi garis pemisah. e) Kata tentang seluruhnya ditulis dengan huruf kecil. f) Rumusan isi keputusan (kepala karangan) ditulis secara simetris dibawah kata tentang, seluruhnya ditulis dengan huruf besar, tidak diakhiri dengan titik. g) Nama jabatan pengurus yang mengeluarkan keputusan selaku ketua sidang dengan wakil ketua sidang, ditulis dengan huruf besar pada awal kata.

25 25 2) Kelompok Konsiderans Kelompok Konsiderans terdiri atas : a) Menimbang yang memuat alasan atau tujuan atau kepentingan atau pertimbangan tentang dikeluarkan keputusan. b) Mengingat, yang memuat peraturan yang digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. c) Jika perlu, dapat ditambahkan memperhatikan, yang memuat hal lain yang perlu diperhatikan berkenaan dengan keputusan yang diambil. 3) Kelompok Diktum Kelompok Diktum yang dimulai dengan kata memutuskan seluruhnya ditulis di tengah huruf huruf kapital diikuti dengan kata menetapkan yang memuat. a) Kebijaksanaan pokok yang dimaksudkan dicantumkan setelah menetapkan secara berurutan dalam susunan pasal. b) Jika terlalu panjang, materi kebijaksanaan pokok tersebut dapat dijadikan lampiran keputusan dan halaman terakhir lampiran harus ditandatangani oleh pengurus yang mengeluarkan keputusan. Dalam hal ini, keputusan berfungsi untuk mengesahkan kebijaksanaan yang dituangkan di dalam lampiran keputusan. c) Didalam diktum dicantumkan pula ketentuan pengatur lainnya, misalnya penentuan saat berlakunya keputusan, pembetulan ketentuan lain ataupun pengaturan lebih lanjut. d) Merumuskan isi kebijaksanaan sebagai kepala karangan (judul keputusan) ditulis simetris di bawah tentang, seluruhnya menggunakan huruf kapital dan tidak diakhiri tanda titik. 4) Kelompok Penutup Kelompok penutup terdiri atas tempat dan tanggal ditetapkan keputusan serta kelompok tanda tangan. d. Penomoran Keputusan tidak diberi nomor karena Jalasenastri hanya mengeluarkan satu keputusan setiap lima tahun. 1) Salinan keputusan disampaikan kepada pejabat yang dipandang perlu mengetahuinya.

26 26 f. Hal-hal yang perlu diperhatikan 1) Naskah asli keputusan harus tetap disimpan di Sekretariat Jalasenastri Pengurus Pusat. 2) Fotocopi naskah yang didistribusikan harus dilegalisir oleh Sekretaris Umum dan dibubuhi cap asli Sekretariat. 2. Surat Keputusan (Skep) a. Pengertian Surat keputusan adalah suatu bentuk tulisan organisasi yang memuat kebijaksanaan pokok yang berlaku untuk seluruh anggota dan tingkat kepengurusan di lingkungan Jalasenastri dan merupakan dasar bagi tulisan organisasi. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan. Surat Keputusan dapat diterbitkan oleh tingkat pusat sampai dengan tingkat Daerah, Gabungan, Cabang B.S. dan Korcab sesuai dengan wewenangnya. 1) Tingkat Pusat mempunyai wewenang a) Menetapkan atau mengubah status anggota atau material b) Mengesahkan berlakunya dan atau tidak berlakunya suatu tulisan organisasi. c) Membentuk, mengubah status dan membubarkan suatu tingkat kepengurusan, kelompok atau tim di lingkungan Jalasenastri. 2) Tingkat Daerah, Gabungan, Cabang BS dan Korcab mempunyai wewenang. a) Menetapkan atau mengubah status anggota atau material. b) Membentuk, mengubah atau membubarkan suatu kelompok atau tim di lingkungan Jalasenastri. c. Susunan Susunan Surat Keputusan pada dasarnya sama dengan susunan keputusan, dengan catatan : 1) Pada kelompok kepala, kata keputusan diganti dengan kata Surat Keputusan tanpa diikuti nama jabatan pengurus yang menandatangani, diberi nomor surat keputusan di bawahnya.

27 27 2) Khusus untuk Surat Keputusan tentang status seseorang pada akhir kelompok, diktum ditambahkan a) Catatan yang memungkinkan diadakannya pembetulan atau perbaikan atas kekeliruan yang terjadi. b) Salinan untuk menunjuk para pejabat yang dianggap perlu menerima surat keputusan. c) Petikan bagi yang berkepentingan untuk diketahui dan diindahkan (khusus untuk surat keputusan tentang status seorang anggota). 3) Surat Keputusan pemberhentian dari dan pengangkatan dalam jabatan, pemberhentian dari jabatan, pengangkatan dalam jabatan sebagai pengurus Jalasenastri pada akhir diktum dicantumkan. a) Catatan yang memungkinkan diadakan pembetulan atau perbaikan atas kekeliruan yang terjadi. b) Salinan untuk menunjukkan para pejabat yang dianggap perlu menerima surat keputusan. c) Petikan bagi yang berkepentingan untuk diketahui dan diindahkan. Contoh : 5a, 5b, 5c (Skep tanpa lampiran), halaman 105. 4) Susunan surat keputusan tentang pembentukan kelompok atau tim pada dasarnya sama dengan butir c2, tetapi tanpa klausul dan tanpa petikan. 5) Susunan surat keputusan yang tidak memuat status anggota pada dasarnya sama dengan butir c2 tetapi tanpa uraian, salinan dan petikan. Para pejabat yang terkait yang akan dikirim fotocopy surat keputusan tersebut, dicantumkan di bawah kata Kepada Yth., sedangkan para pejabat yang perlu diberi informasi dicantumkan di bawah kata tembusan, dibagian kiri bawah. 6) Jika dipandang terlampau panjang, materi yang akan dicantumkan didalam dapat disusun tersendiri sebagai lampiran surat keputusan. d. Penomoran Penomoran dilakukan secara berurutan dalam satu tahun takwin dengan urutan sebagai berikut : 1) Singkatan tulisan organisasi dengan huruf pertama menggunakan huruf besar dan selanjutnya huruf kecil.

28 28 2) Nomor tulisan organisasi yang dikeluarkan dengan menggunakan angka. 3) Kode bulan menggunakan angka ”Romawi sesuai dengan bulan yang sedang berjalan”. 4) Kode tahun menggunakan angka sesuai dengan tahun yang sedang berjalan. Catatan : Penomoran dilakukan sejajar ke samping kanan dan singkatan tulisan organisasi sampai dengan kode tahun dipisahkan dengan garis miring. e. Distribusi dan Tembusan 1) Surat keputusan yang tidak menetapkan status seseorang dialamatkan kepada Para pejabat yang harus mengambil tindakan sedangkan kepada pejabat lain sebagai informasi diberi tembusannya. 2) Surat keputusan yang menetapkan status seseorang distribusinya dilakukan sebagai berikut : a) Kepada yang ditetapkan statusnya diberi petikan. b) Para pejabat yang terkait diberi salinan. 3) Salinan Surat Keputusan tentang kelompok atau tim, didistribusikan kepada pejabat yang perlu diberi informasi dan para anggota kelompok atau tim. 4) Salinan Surat Keputusan yang tidak berisi penetapan status seseorang, didistribusikan kepada para pejabat terkait (dicantumkan di bawah kata kepada yth.) dan kepada pejabat lain sebagai informasi (dicantumkan di bawah kata tembusan). f. Hal-hal yang perlu diperhatikan 1) Naskah asli Surat Keputusan harus disimpan sebagai arsip organisasi di Sekretariat. 2) Salinan dan petikan Surat Keputusan disahkan oleh Sekretaris Umum atau Sekretaris dan tidak boleh dilakukan dengan cap tanda tangan (tanda tangan asli dan cap sekretaris). Contoh : 5b, 5c, halaman 107. 3) Surat Keputusan yang akan dibacakan pada acara serah terima tidak dibaca lengkap kecuali kelompok diktum sampai dengan kelompok tanda tangan dan dibuat oleh tingkat kepengurusan yang bersangkutan. Contoh : 5d, halaman 111.

29 29 4) Apabila menetapkan status beberapa anggota yang mempengaruhi bentuk surat keputusan, dapat mempergunakan lampiran. Contoh : 5e, halaman 112. 3. Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) a. Pengertian Petunjuk pelaksanaan adalah suatu bentuk tulisan organisasi yang memuat petunjuk tentang cara pelaksanaan kebijaksanaan yang telah dituangkan dalam keputusan atau surat keputusan dan memuat unsurunsur teknis. b. Wewenang Pembuatan Petunjuk pelaksanaan dibuat oleh tingkat kepengurusan pusat dan ditandatangani oleh Ketua Umum Jalasenastri. c. Susunan Susunan petunjuk pelaksanaan adalah sebagai berikut : 1) Kelompok kepala terdiri atas : a) Kepala surat sesuai dengan ketentuan yang berlaku. b) Tulisan petunjuk pelaksanaan di bawah gambar lambang, seluruhnya ditulis dalam huruf besar dan diberi nomor juklak dibawahnya. c) Kata tentang ditulis secara simetris dibawah tulisan nomor seluruhnya dengan huruf kecil. d) Rumusan isi Juklak (kepala karangan) ditulis secara simetris dibawah kata tentang seluruhnya dalam huruf besar, tidak diakhiri dengan titik. 2) Kelompok isi, terdiri atas : a) Pendahuluan memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan juklak. b) Dasar memuat peraturan atau ketentuan yang dijadikan dasar atau landasan pembuatan juklak. c) Isi atau materi juklak yang memuat urutan tindakan dan halhal yang dipandang perlu untuk dilaksanakan. d) Penutup memuat kapan petunjuk pelaksanaan tersebut mulai berlaku dan lain-lain yang dianggap perlu.

30 30 3) Kelompok penutup, terdiri atas tempat dan tanggal dikeluarkannya petunjuk pelaksanaan, tajuk tanda tangan. d. Penomoran Cara penomoran petunjuk pelaksanaan sama dengan cara yang digunakan untuk surat keputusan, hanya singkatan Skep diganti Juklak. e. Distribusi dan Tembusan Petunjuk pelaksanaan didistribusikan kepada tingkat kepengurusan Daerah, Gabungan, Cabang BS dan Korcab dengan tembusan kepada Pembina Utama dan para Pembina Daerah, Gabungan, Cabang BS dan Korcab. 4. Surat Tugas (Sgas) a. Pengertian Surat tugas adalah bentuk tulisan organisasi yang memuat pernyataan kehendak pemimpin untuk dilaksanakan oleh anggota dengan penuh tanggung jawab dan adanya pertanggungjawaban administrasi. b. Wewenang Pembuatan Surat tugas dapat dibuat oleh semua tingkat kepengurusan dan ditandatangani oleh Ketua Umum Jalasenastri untuk tingkat kepengurusan pusat dan ketua untuk tingkat kepengurusan lainnya. c. Susunan Susunan surat tugas 1) Kelompok kepala terdiri atas a) Kepala surat, sesuai dengan ketentuan yang berlaku. b) Tulisan surat tugas dibawah lambang seluruhnya ditulis dengan huruf besar. c) Nomor surat tugas dibawah tulisan surat tugas. 2) Kelompok isi terdiri atas : a) Konsiderans meliputi pertimbangan dan atau dasar pertimbangan memuat alasan atau tujuan dikeluarkannya surat tugas, sedangkan dasar memuat ketentuan atau halhal yang dijadikan landasan. b) Isi dimulai dengan kata ditugaskan yang ditulis ditengah, dengan awal huruf besar, selanjutnya kata kepada ditulis di tepi kiri diikuti nama anggota yang diberi tugas dan jabatan.

31 31 Apabila dipandang terlalu banyak, nama-nama yang diberi tugas dapat dicantumkan pada lampiran. Di bawah kata kepada ditulis tentang tugas yang harus dilaksanakan. 3) Kelompok penutup terdiri atas tempat dan tanggal surat tugas dikeluarkan, tajuk kelompok tanda tangan dan tembusan. d. Penomoran Cara penomoran surat tugas sama dengan cara yang digunakan untuk surat keputusan, hanya singkatan Skep diganti Sgas. e. Distribusi dan Tembusan Surat tugas didistribusikan kepada anggota yang diberi tugas dan kepada pejabat lainnya yang terkait diberi tembusan sebagai informasi. f. Hal-hal yang perlu diperhatikan 1) Bagian konsiderans dapat memuat pertimbangan atau dasar saja. 2) Apabila yang diberi tugas lebih dari dua orang, maka nama-nama anggota tersebut dapat dicantumkan dalam lampiran. Lampiran terdiri atas kolom nomor urut, nama jabatan dan keterangan ditulis dengan memberi awal huruf kapital. 3) Surat tugas pada umumnya tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat didalamnya selesai dilaksanakan. Contoh : 6a, 6b, 6c, halaman 149 5. Laporan a. Pengertian Laporan adalah bentuk tulisan organisasi yang memuat pertanggungjawaban atau pemberitahuan tentang pelaksanaan kegiatan atau kejadian secara kronologis. b. Penggolongan Laporan dapat dibedakan menjadi tiga golongan. 1) Laporan Tahunan, yaitu laporan yang dibuat berdasarkan tahun anggaran sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan program kerja dan kegiatan lain diluar program kerja. 2) Laporan Umum, yaitu laporan yang dibuat dalam rangka : a) Musyawarah Pusat Jalasenastri

32 32 b) Serah Terima Jabatan Ketua Umum Jalasenastri atau Ketua tingkat kepengurusan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. 3) Laporan Khusus, yaitu laporan yang bersifat insidental untuk : a) Memenuhi permintaan b) Melaporkan kejadian luar biasa c) Melaporkan kegiatan khusus, misalnya pelaksanaan hari ulang tahun, serah terima, peninjauan atau kunjungan kerja, rapat kerja, seminar lokakarya dsb. c. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan 1) Laporan dapat dibuat oleh semua tingkat kepengurusan atau anggota yang diserahi tugas, baik tugas rutin maupun tugas khusus atau kegiatan lainnya yang berhubungan dengan organisasi. 2) Laporan yang dibuat oleh tingkat kepengurusan pusat ditandatangani oleh Ketua Umum Jalasenastri untuk tingkat kepengurusan lainnya oleh Ketua. 3) Laporan yang dibuat oleh anggota ditandatangani oleh anggota yang diberi tugas, baik atas namanya sendiri maupun atas nama kelompok atau panitia. d. Susunan 1) Laporan Tahunan dan Laporan Umum Susunan Laporan Tahunan dan Laporan Umum adalah sebagai berikut : a) Kelompok Kepala terdiri atas : (1) Kepala surat dan lambang ditulis sesuai dengan ketentuan yang berlaku. (2) Kepala karangan ditulis secara simetris dibawah lambang dengan huruf besar seluruhnya tanpa diikuti dengan titik. b) Kelompok isi terdiri atas (1) Pendahuluan memuat (a) Uraian tentang maksud dan tujuan penyusunan laporan. (b) Hal-hal yang ada pengaruhnya terhadap perkembangan jalannya organisasi, misalnya

33 33 pembentukan atau pembubaran tingkat kepengurusan, pergantian ketua atau pengurus. (c) Hal-hal yang dipandang perlu (2) Dasar memuat hal-hal yang menjadi dasar kegiatan organisasi dan dasar penyusunan laporan. (3) Kegiatan yang dilaksanakan, memuat laporan kegiatan secara rinci dari seksi-seksi Sekretaris dan Bendahara. (4) Hambatan memuat : (a) Kesulitan yang dialami dan menjadi penyebab tidak tercapainya sasaran. (b) Hal-hal yang belum terselesaikan (5) Kesimpulan dan saran memuat : (a) Kesimpulan dari seluruh uraian laporan (b) Saran perbaikan untuk masa yang akan datang berdasarkan hambatan yang dialami. (6) Penutup merupakan akhir laporan yang memuat harapan dan lain-lain yang dianggap perlu. c) Kelompok penutup terdiri atas tempat dan tanggal pembuatan laporan, kelompok tanda tangan dan distribusi. d) Laporan Tahunan dan Laporan Umum, data yang berkaitan harus dilampirkan. Contoh : 7a,7b,7c halaman 153. 2) Laporan Khusus Susunan laporan khusus a) Kelompok kepala terdiri atas : (1) Kepala Surat dan lambang ditulis sesuai dengan ketentuan yang berlaku. (2) Kepala karangan ditulis secara simetris dibawah lambang dengan huruf besar seluruhnya tanpa diikuti dengan titik.

34 34 b) Kelompok isi terdiri atas : (1) Maksud dan tujuan memuat penjelasan persoalan atau masalah yang dilaporkan dan untuk apa laporan tersebut dibuat. (2) Keadaan memuat uraian kejadian dan keadaan yang berhubungan dengan persoalan atau masalah yang dilaporkan. (3) Hal-hal yang mempengaruhi tempat uraian berbagai hal yang mempengaruhi keadaan. (4) Kesimpulan dan saran memuat rumusan kesimpulan atau masalah yang dilaporkan serta tindakan yang diperlukan. (5) Penutup merupakan akhir laporan yang memuat harapan dan lain-lain yang dianggap perlu. c) Kelompok Penutup, terdiri atas tempat dan tanggal pembuatan laporan, kelompok tanda tangan serta distribusi. d) Pada laporan khusus jika dianggap perlu data yang berkaitan dapat dilampirkan. Contoh 7d, halaman 165. Catatan : Laporan Khusus yang dibuat oleh perseorangan atau ketua panitia, kelompok tanda tangan dibuat sebagai berikut : Nama : Jabatan : Tandatangan : e. Penomoran Laporan disampaikan dengan surat pengantar sehingga tidak menggunakan penomoran tulisan organisasi. f. Distribusi dan Tembusan 1) Laporan Tahunan a) Laporan Tahunan yang dibuat oleh Tingkat Kepengurusan Pusat disampaikan kepada Ketua Umum Dharma Pertiwi (tanpa laporan keuangan) dan Pembina Utama Jalasenastri. b) Laporan Tahunan yang dibuat oleh tingkat Daerah, Gabungan, Cabang BS, Korcab, Cabang dan Ranting disampaikan kepada :

35 35 (1) Ketua satu tingkat diatasnya (2) Ketua Dharma Pertiwi setempat tanpa laporan keuangan (bagi yang duduk sebagai Wakil Ketua Dharma Pertiwi Daerah). (3) Pembina Setempat 2) Laporan Umum a) Laporan umum Ketua Umum Jalasenastri yang dibaca pada sidang Musyawarah Pusat Jalasenastri disampaikan kepada peserta Musyawarah Pusat Jalasenastri dan Pembina Utama Jalasenastri. b) Laporan umum yang dibuat oleh Ketua Umum atau Ketua yang akan mengakhiri masa jabatan disampaikan kepada : (1) Pembina Utama atau Pembina setempat (2) Ketua Umum Dharma Pertiwi atau Ketua Dharma Pertiwi setempat (bagi yang duduk sebagai Wakil di Dharma Pertiwi). (3) Ketua satu tingkat kepengurusan diatasnya (Daerah, Gabungan, Cabang BS, Korcab dab Ranting) (4) Calon Ketua Umum atau Ketua (tembusan). 3) Laporan Khusus a) Laporan khusus yang dibuat oleh tingkat pusat disampaikan kepada Pembina Utama Jalasenastri. b) Laporan Khusus yang dibuat oleh tingkat Daerah sampai dengan Tingkat Ranting disampaikan kepada Ketua Tingkat kepengurusan satu tingkat diatasnya dan pembina setempat. c) Laporan Khusus yang dibuat oleh anggota disampaikan kepada pejabat yang ada hubungannya dengan isi laporan tersebut sebagai informasi (tembusan) apabila dianggap perlu. g. Hal-hal yang perlu diperhatikan 1) Pada laporan khusus jika dianggap perlu, data yang berkaitan dapat dilampirkan.

36 36 2) Laporan Tahunan dan Laporan Umum lampiran dari Seksi-seksi, Sekretariat dan Bendahara serta laporan tim pemeriksa keuangan dan kekayaan Seksi Ekonomi dan Bendahara. Contoh : 7d halaman 164, 7e halaman 167. 3) Pengiriman Laporan Tahunan, Laporan Umum dan Laporan Khusus diperbolehkan untuk dikirim melalui email dan fax, laporan yang asli tetap dikirim sebagai arsip. 6. Surat a. Pengertian Surat adalah bentuk tulisan organisasi yang digunakan untuk menyampaikan pemberitahuan, pernyataan, permintaan kepada pihak lain diluar tingkat kepengurusan yang bersangkutan. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat dapat dibuat oleh semua tingkat kepengurusan dan pelaksanaan penandatanganan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. c. Susunan Susunan surat adalah sebagai berikut : 1) Kelompok Kepala terdiri atas : a) Kepala surat ditulis menurut ketentuan yang berlaku. b) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun ditulis disebelah kanan atas sejajar dengan nomor surat tanpa diikuti oleh tanda baca apapun. c) Nomor, klasifikasi, lampiran dan perihal ditulis disebelah kiri dibawah kepala surat secara berurutan kebawah dan tanpa diberi garis pada isi perihal. d) Alamat yang dituju ditulis disebelah kiri, kata kepada, yth. Dibuat dibawah perihal, dengan jarak dua kait. 2) Kelompok isi terdiri atas : a) Kalimat pembuka b) Isi c) Kalimat penutup

37 37 3) Kelompok Penutup terdiri atas : a) Tanda tangan ditulis disebelah kanan bawah tiga kait dari baris terakhir tulisan organisasi dan + 3 cm dari ruang tepi kanan dengan urutan nama jabatan, ruang tanda tangan dengan jarak tiga kait. b) Tembusan ditulis di sebalah kiri bawah, sebaris dengan nama pejabat, selanjutnya ditulis nama pejabat atau pengurus yang menerima tembusan dan diberi garis penutup sepanjang alamat yang terpanjang. d. Penomoran Penomoran dilakukan secara berurutan dalam satu tahun takwin dengan cara sebagai berikut : 1) Kode singkatan klasifikasi R (Rahasia) atau B (Biasa) ditulis dengan huruf awal huruf kapital dan tanpa diikuti dengan titik. 2) Nomor urut surat keluar 3) Kode bulan menggunakan angka Romawi, sesuai dengan bulan yang sedang berjalan. 4) Kode tahun menggunakan angka, sesuai dengan tahun yang sedang berjalan. 5) Kode singkatan seksi yang menangani masalah isi surat, awalnya ditulis dengan huruf kapital. 6) Surat yang ditangani oleh Ketua Umum atau Ketua menggunakan singkatan kode, Seksi-seksi, Sekretariat dan Bendahara sebagai berikut : a) Org. singkatan dari Seksi Organisasi digunakan dalam surat yang menyangkut masalah organisasi. Contoh : B/125/IX/2004/Org b) Ek. singkatan dari Seksi Ekonomi digunakan dalam surat yang menyangkut masalah ekonomi. Contoh : B/45/IV/2004/Ek c) Bud. singkatan dari Seksi Kebudayaan digunakan dalam surat yang menyangkut masalah kebudayaan. Contoh : B/78/VII/2004/Bud d) Sos. singkatan dari Seksi Sosial digunakan dalam surat yang menyangkut masalah sosial. Contoh : B/26/III/2004/Sos

38 38 e) Set. singkatan dari Sekretariat digunakan dalam surat yang menyangkut masalah kesekretariatan dan masalah yang tidak menyangkut salah satu seksi. Contoh : B/175/X/2004/Set f) Bend. singkatan dari Bendahara yang digunakan dalam surat yang menyangkut masalah kebendaharaan. Contoh : B/12/II/2004/Bend e. Distribusi dan Tembusan Surat disampaikan kepada alamat yang dituju dan kepada pejabat lain yang ada kaitannya diberi tembusan sebagai informasi. 1) Pengiriman tembusan surat dibatasi hanya kepada anggota pengurus yang benar-benar memerlukan dalam rangka penyelesaian masalah yang tercantum dalam surat tersebut dan kepada pejabat lain yang dianggap perlu, sebagai informasi. 2) Jika surat tersebut mempunyai lampiran dan seluruh alamat tembusan tidak diberi lampiran, maka kata tanpa lampiran ditulis didalam tanda kurung dan dicantumkan dibelakang kata tembusan. Contoh : Tembusan : (tanpa lampiran) 1. Ketua Daerah Jalasenastri Armada Barat 2. Pembina Harian Jalasenastri Pengurus Pusat 3) Jika salah satu alamat tembusan tidak diberi lampiran, maka di belakang alamat tembusan yang tidak diberi lampiran dicantumkan kata tanpa lampiran yang ditulis di dalam tanda kurung. Contoh Tembusan : 1. Ketua Jalasenastri Gabungan Kormar (tanpa lampiran) 2. Pembina Harian Jalasenastri Pengurus Pusat. f. Hal-hal yang perlu diperhatikan 1) Klasifikasi Kata atau tulisan dibelakang kata klasifikasi, diawali dengan huruf kapital tanpa spasi dan tanda titik. Contoh : Klasifikasi : Rahasia Biasa

39 39 2) Lampiran a) Penulisan jumlah lampiran tidak boleh dengan angka dan huruf sekaligus kecuali menyangkut perbendaharaan (keuangan). Contoh salah : (1) Lampiran : 2 (dua) berkas (2) Lampiran : Dua Koli Contoh benar : (1) Lampiran : Dua berkas (2) Lampiran : 31 buku (3) Lampiran : Rp. 100.000,00 (seratus ribu rupiah) (4) Lampiran : 75 lembar undangan Penulisan bilangan yang menunjukkan jumlah dan dapat ditulis dengan satu atau dua kata ditulis dengan huruf, sedangkan yang lebih dari dua kata ditulis dengan angka. Contoh : (1) Empat, seratus, sepuluh ribu, lima ratus (2) 25,31,125 (lebih dari dua suku kata) b) Eksemplar (eks) adalah jenis tulisan yang terdiri dari satu halaman atau lebih. c) Berkas atau bendel adalah sekumpulan naskah atau surat. 3) Perihal Memuat rumusan inti isi surat yang singkat dan jelas, ditulis setelah titik dua diawali huruf kapital, tanpa diakhiri tanda titik. Contoh : a) Perihal : Data putra prasejahtera b) Perihal : Bantuan baju layak pakai dua koli 4) Alamat a) Jika alamat ditujukan kepada para pejabat yang jumlahnya banyak atau alamat tujuan yang berbeda sehingga mempengaruhi bentuk surat, maka alamat dapat ditulis dalam daftar tersendiri dalam daftar tersendiri sebagai lampiran. b) Jika alamat tidak ditujukan kepada pemimpin suatu organisasi / instansi tetapi ditujukan kepada pejabat yang

40 40 membidangi suatu masalah, maka digunakan singkatan u.p. (untuk perhatian) didepan alamat pejabat yang membidangi masalah itu. c) Alamat penerima surat ditulis dengan jelas pada sampul sehingga mempermudah pengiriman oleh petugas atau postel untuk penyampaiannya. 5) Derajat Derajat adalah tingkat kecepatan penyampaian surat yang dibedakan antara segera dan biasa. a) Untuk surat yang berderajat pada sampul dan suratnya dibubuhi cap segera dengan peraturan sebagai berikut : (1) Pada sampul, cap segera dibubuhkan disebelah kanan atas. (2) Pada surat, cap segera dibubuhkan disebelah kanan atas di bawah tempat dan tanggal surat. b) Segera mengandung arti bahwa penyelesaian surat tersebut harus diprioritaskan. c) Biasa mengandung arti bahwa penyelesaiannya tidak memerlukan prioritas. 7. Memo a. Pengertian Memo adalah bertajuk tulisan organisasi yang digunakan untuk menyampaikan pemberitahuan, pernyataan, permintaan rencana kegiatan dan lain-lain yang hanya dapat dipergunakan dilingkungan tingkat kepengurusan masing-masing (bersifat ke dalam). Contoh : 13a, halaman 192. Catatan : Memo disemua kepengurusan Jalasenastri dipakai untuk permohonan dana kepada Ketua Umum di tingkat pusat atau Ketua di kepengurusan yang lain. Contoh : 13b, halaman 193. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Memo dibuat oleh semua tingkat kepengurusan dan dapat ditandatangani oleh pengurus yang bersangkutan.

41 41 c. Susunan Susunan memo adalah sebagai berikut : 1) Kelompok Kepala yang terdiri atas : a) Kepala Surat menurut ketentuan yang berlaku b) Kata memo ditulis ditengah atas secara simetris seluruhnya dalam huruf capital dan diberi nomor memo dibawahnya. c) Pengurus yang dituju, pengurus yang mengirimkan dan perihal ditulis disebelah kiri yang didahului dengan kata kepada, dari dan perihal. 2) Kelompok isi terdiri atas kalimat pembuka, isi memo dan kalimat penutup. 3) Kelompok penutup yang terdiri atas a) Nama kota, tanggal, bulan, tahun dikeluarkannya memo dan kelompok tanda tangan ditulis disebelah kanan bawah. b) Kata tembusan dan pengurus yang diberi tembusan dicantumkan disebelah kiri bawah. d. Penomoran Cara penomoran memo pada dasarnya sama dengan cara penomoran surat keputusan hanya kode Skep diganti Memo. Contoh : Memo/109/VIII/2003/Sos e. Distribusi Memo disampaikan kepada alamat yang dituju dan pengurus lain yang dianggap perlu diberi tembusan sebagai informasi (tembusan). f. Hal-hal yang diperhatikan 1) Kelompok isi dapat dibuat dalam susunan pasal. 2) Memo tidak dibubuhi cap organisasi karena digunakan di dalam lingkungan sendiri. 3) Tembusan memo tidak boleh keluar dari tingkat kepengurusan bersangkutan. Contoh 13 b, halaman 193

42 42 8. Pengumuman (Peng) a. Pengertian Pengumuman adalah bentuk tulisan organisasi yang berisi pemberitahuan kepada pengurus atau anggota di tingkat kepengurusan yang bersangkutan. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Pengumuman dapat dibuat oleh semua tingkat kepengurusan dan ditandatangani atas oleh Sekretaris Umum atau Sekretaris tingkat kepengurusan yang bersangkutan. c. Susunan Susunan pengumuman adalah sebagai berikut : 1) Kelompok Kepala terdiri atas : a) Kepala surat menurut ketentuan yang berlaku b) Tulisan pengumuman ditulis di tengah atas secara simetris seluruhnya dengan huruf besar. c) Nomor pengumuman dicantumkan di bawah kata pengumuman. d) Kata tentang ditulis dibawah nomor secara simetris seluruhnya dalam huruf kecil. e) Rumusan isi pengumuman (kepala karangan ditulis secara simetris di bawah kata tentang, seluruhnya dengan huruf besar, tidak diikuti dengan tanda titik). 2) Kelompok isi terdiri atas kalimat pandahuluan atau pembukaan, isi pengumuman dan kalimat penutup. Kelompok isi dapat dibuat dalam susunan pasal-pasal. 3) Kelompok penutup terdiri atas : a) Nama tempat, tanggal, bulan, tahun ditulis di sebelah kanan bawah. b) Kelompok tanda tangan ditulis dibawahnya. c) Alamat kepada dan tembusan di sebelah kiri bawah. d. Penomoran Cara penomoran pengumuman sama dengan cara penomoran surat keputusan, hanya kode singkatan Skep diganti Peng.

43 43 e. Distribusi Pengumuman didistribusikan kepada alamat yang dituju dan kepada pejabat yang dianggap perlu sebagai informasi (tembusan). Contoh : 11, halaman 190. 9. Surat Pengantar (Speng) a. Pengertian Surat Pengantar adalah tulisan organisasi yang berbentuk daftar yang digunakan untuk menyampaikan atau mengantarkan sesuatu yang ditujukan kepada tingkat kepengurusan di bawahnya. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat pengantar dapat dibuat oleh semua tingkat kepengurusan dan ditandatangani oleh Sekretaris Umum atau Sekretaris tingkat kepengurusan bersangkutan dan menggunakan cap Sekretaris. c. Susunan Susunan surat pengantar adalah sebagai berikut : 1) Kelompok Kepala terdiri atas : a) Kepala surat ditulis menurut ketentuan yang berlaku b) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun yang ditulis di sebelah kanan atas sebaris dengan nomor surat. c) Nomor dan klasifikasi ditulis di sebelah kiri atas, dibawah kepala surat. d) Alamat ditulis di sebelah kiri atas, di bawah klasifikasi. e) Tulisan surat pengantar ditulis di tengah secara simetris seluruhnya dalam huruf besar. 2) Kelompok isi dibuat dalam bentuk daftar dengan lajur-lajur sebagai berikut : a) Lajur pertama nomor urut b) Lajur kedua macam yang dikirim c) Lajur ketiga jumlah d) Lajur keempat keterangan

44 44 3) Kelompok penutup terdiri atas : a) Kelompok tanda tangan ditulis di bawahnya b) Tembusan ditulis di sebelah kiri bawah d. Penomoran Cara penomoran surat pengantar sama dengan cara penomoran surat keputusan, hanya kode singkatan kode Skep menjadi Speng. e. Distribusi dan Tembusan Surat pengantar disampaikan kepada alamat sesuai dengan yang tertera dan alamat lain yang ada kaitannya, diberi tembusan sebagai informasi. Contoh : 10a, 10b, halaman 188. 10. Surat Keterangan (Sket) a. Pengertian Surat Keterangan adalah bentuk tulisan organisasi yang digunakan untuk menerangkan secara resmi identitas seseorang untuk keperluan tertentu. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat Keterangan dapat dibuat oleh semua tingkat kepengurusan dan ditandatangani oleh Ketua Umum/Ketua atau Sekretaris Umum atau Sekretaris tingkat yang bersangkutan. c. Susunan Susunan surat keterangan adalah sebagai berikut : 1) Kelompok kepala terdiri atas : a) Kepala surat ditulis menurut ketentuan yang berlaku. b) Tulisan surat keterangan ditulis di tengah atas secara simetris seluruhnya dalam huruf besar. c) Nomor surat keterangan dicantumkan di bawah tulisan surat keterangan. 2) Kelompok isi terdiri atas : a) Data yang memberi keterangan b) Data yang diterangkan. c) Isi surat keterangan

45 45 3) Kelompok penutup terdiri atas : a) Nama kota, tanggal, bulan dan tahun dikeluarkan surat keterangan ditulis disebelah kanan bawah. b) Kelompok tanda tangan ditulis di sebelah kanan bawah. c) Kata tembusan dan alamat pejabat yang ditembusi ditulis di sebelah kiri bawah. d. Penomoran Cara penomoran surat keterangan sama dengan cara penomoran yang digunakan untuk surat keputusan hanya singkatan Skep diganti Sket. e. Distribusi Pada dasarnya surat keterangan hanya diberikan kepada orang yang diterangkan. Jika dianggap perlu dapat juga disampaikan kepada pejabat lain sebagai informasi (tembusan). Contoh 16 , halaman 196. 11. Surat Kuasa (SK) a. Pengertian Surat Kuasa adalah bentuk tulisan organisasi yang digunakan untuk melimpahkan wewenang tertentu kepada seseorang. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat Kuasa dapat dibuat oleh semua tingkat kepengurusan dan ditandatangani oleh Ketua Umum Jalasenastri atau Ketua tingkat kepengurusan yang bersangkutan. c. Susunan Susunan surat kuasa 1) Kelompok kepala terdiri atas : a) Kepala surat, ditulis menurut ketentuan yang berlaku. b) Tulisan surat kuasa, ditulis di tengah secara simetris seluruhnya menggunakan huruf kapital. c) Nomor surat kuasa, dicantumkan di bawah tulisan surat kuasa.

46 46 2) Kelompok isi terdiri atas : a) Data yang memberi kuasa b) Data yang diberi kuasa c) Isi atau maksud surat kuasa 3) Kelompok penutup terdiri atas : a) Tempat dan tanggal dikeluarkan surat kuasa dicantumkan disebelah kanan bawah. b) Kelompok tanda tangan yang memberi kuasa di sebelah kanan bawah dan yang diberi kuasa di sebelah kiri sejajar. d. Penomoran Cara penomoran sama dengan cara penomoran surat keputusan hanya mengganti kode Skep menjadi SK. e. Distribusi Surat Kuasa dibuat dalam rangkap tiga 1) Lembar asli diberikan kepada yang diberi kuasa untuk selanjutnya diserahkan kepada pihak ketiga. 2) Lembar kedua untuk pemberi kuasa sebagai arsip. 3) Lembar ketiga untuk yang diberi kuasa f. Hal-hal yang perlu diperhatikan 1) Surat kuasa yang berkaitan dengan keuangan menggunakan materai. 2) Nama dan alamat pada surat kuasa harus sama dengan nama dan alamat pada KTP atau SIM. Contoh 12, halaman 191. 12. Surat Izin Jalan (SIJ) a. Pengertian Surat izin jalan adalah bentuk tulisan organisasi yang digunakan untuk memberikan penjelasan kepada yang berkepentingan, bahwa orang tersebut dalam surat izin jalan sedang melakukan perjalanan dalam rangka melaksanakan tugas organisasi dengan menggunakan fasilitas organisasi yang mengeluarkan surat izin.

47 47 b. Wewenang Pembuatan dan Distribusi. 1) Surat ijin jalan dibuat oleh semua tingkat kepengurusan dan ditandatangani atas nama Ketua Umum Jalasenastri atau Ketua oleh Sekretaris Umum atau Sekretaris tingkat kepengurusan yang bersangkutan. 2). Surat ijin jalan asli diberikan kepada yang bersangkutan. 3) Fotokopi surat ijin jalan diberikan kepada tingkat kepengurusan atau instansi yang dianggap perlu. 4) Surat ijin jalan diajukan oleh yang bersangkutan yang akan melaksanakan perjalanan ke luar negeri. (a). Surat ijin ditujukan kepada Ketua satu tingkat di atasnya. (b). Menggunakan dana pribadi. (c). Tidak menggunakan fasilitas dinas/negara. (d). Yang diutamakan diberi ijin ke luar negeri, antara lain; (1) Ibadah. (2) Berobat. (3) Mengantar anak sekolah/studi. (4) Melanjutkan pendidikan/penugasan dari instansi tempat anggota Jalasenastri bekerja. (5) Mendampingi tugas belajar suami minimal 6 bulan. . Contoh : 14, halaman 194. 13. Rencana Kerja a. Pengertian Rencana Kerja adalah tulisan organisasi yang memuat rencana kegiatan untuk satu masa kerja pengurus dan merupakan dasar penyusunan program kerja. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Rencana Kerja dibuat oleh kepengurusan pusat yang disahkan dalam Musyawarah Pusat Jalasenastri dan ditandatangani oleh Ketua Sidang sebagai lampiran keputusan. c. Susunan Susunan Rencana Kerja 1) Kepala Karangan ditulis secara simetris seluruhnya dalam huruf besar.

48 48 2) Kelompok isi terdiri atas : a) Pendahuluan memuat penjelasan umum, tujuan dan dasar. b) Keadaan memuat penjelasan mengenai keadaan pada umumnya dan faktor-faktor yang mempengaruhi. c) Rencana Kerja memuat uraian rencana kegiatan Seksiseksi. d) Kelompok penutup yang memuat uraian penetapan pengesahan dan masa berlakunya rencana kerja serta nama kota, tanggal, bulan dan tahun pembuatan. d. Distribusi Rencana Kerja didistribusikan kepada tingkat Daerah, Gabungan, Cabang BS dan Korcab. Contoh 8a, halaman 171. 14. Program Kerja a. Pengertian Program kerja adalah tulisan organisasi yang memuat program kegiatan sebagai penjabaran dari rencana kerja untuk jangka waktu satu tahun anggaran. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Program Kerja dibuat oleh Pengurus Pusat, Daerah, Gabungan, Cabang BS dan Korcab yang disahkan dalam rapat pengurus lengkap dan ditandatangani oleh Ketua tingkat kepengurusan yang bersangkutan. c. Susunan Susunan Program Kerja 1) Kelompok Kepala terdiri atas : a) Kepala surat ditulis menurut ketentuan yang berlaku b) Kepala karangan ditulis secara simetris di tengah atas, seluruhnya dengan huruf kapital tanpa diikuti tanda titik. 2) Kelompok isi dibuat dalam bentuk daftar dengan lajur-lajur sebagai berikut : a) Lajur pertama nomor urut b) Lajur kedua seksi / urusan

49 49 c) Lajur ketiga rencana kerja hasil musyawarah pusat d) Lajur keempat program kerja tahun yang bersangkutan e) Lajur kelima keterangan 3) Kelompok penutup terdiri atas a) Nama kota, tanggal, bulan dan tahun pembuatan program kerja. b) Kelompok tanda tangan d. Distribusi 1) Program Kerja Jalasenastri Pengurus Pusat disampaikan kepada Pembina Utama Jalasenastri dan kepada Pengurus Daerah, Gabungan, Cabang BS dan Korcab. 2) Program Kerja Pengurus Daerah dan Gabungan disampaikan kepada Pembina tingkat yang bersangkutan dan kepada tingkat kepengurusan di bawahnya. Contoh : 8b, 8c, halaman 173. 15. Jadwal Pelaksanaan Program Kerja dan Anggaran a. Pengertian Jadwal pelaksanaan program kerja dan anggaran adalah bentuk tulisan organisasi yang memuat jadwal pelaksanaan kegiatan berdasarkan program kerja dalam jangka waktu satu tahun anggaran. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Evaluasi pelaksanaan program kerja yang dibuat oleh semua tingkat kepengurusan yang membuat program kerja serta ditandatangani oleh ketua tingkat kepengurusan yang bersangkutan. c. Susunan Susunan evaluasi pelaksanaan program kerja 1) Kelompok kepala adalah sama dengan program kerja 2) Kelompok isi dibuat dalam bentuk daftar dengan lajur-lajur sebagai berikut : a) Lajur pertama nomor urut b) Lajur kedua seksi/urusan

50 50 c) Lajur ketiga program kerja tahun anggaran dari tingkat kepengurusan yang bersangkutan. d) Lajur keempat uraian program kerja yang telah dilaksanakan. e) Lajur kelima uraian program kerja yang belum dilaksanakan. f) Lajur keenam hambatan g) Lajur ketujuh keterangan 3) Kelompok penutup sama dengan program kerja. d. Distribusi Jadwal pelaksanaan program kerja dan anggaran disampaikan kepada Pembina dan Pembantu pemimpin tingkat kepengurusan yang bersangkutan. Contoh : 8e, halaman 176. 16. Evaluasi Pelaksanaan Program Kerja a. Pengertian Evaluasi Pelaksanaan Program Kerja adalah bentuk tulisan organisasi yang memuat laporan pelaksanaan program kerja yang sudah, yang sedang, dan yang belum dilaksanakan. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Evaluasi pelaksanaan program kerja dibuat oleh semua tingkat kepengurusan yang membuat program kerja serta ditandatangani oleh ketua tingkat kepengurusan yang bersangkutan. c. Susunan Susunan evaluasi pelaksanaan program kerja 1) Kelompok kepala adalah sama dengan program kerja. 2) Kelompok isi dibuat dalam bentuk daftar dengan lajur-lajur sebagai berikut : a) Lajur pertama Nomor Urut b) Lajur kedua Seksi / Urusan c) Lajur ketiga program kerja tahun anggaran dari tingkat kepengurusan yang bersangkutan.