Myportfolio Pembantu Tadib (P/O) N22

myPortfolio

KETUA PEMBANTU TADBIR
(PERKERANIAN / OPERASI) GRED N22
BAHAGIAN PENTADBIRAN & PERKHIDMATAN

SEK. KEB. PARIT MELANA

SEKOLAH : SEK KEB PARIT MELANA
ALAMAT : SEK KEB PARIT MELANA,
76100 DURIAN TUNGGAL,
MELAKA.

NO. TELEFON : 06-5532499
NO. FAKS. :
LAMAN SESAWANG : 06-5532499
[email protected]

MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : SYAHRUL IKHWAN BIN ABD RAZAK

Gelaran Jawatan : KETUA PEMB. TADBIR (PERKERANIAN / OPERASI)

Gred Hakiki Jawatan : N22

Tarikh Penempatan : 01 OKTOBER 2018

DILULUSKAN OLEH

Nama : HJH. WAN BUNGA ALUYAH BINTI ARIFIN

Gelaran Jawatan : GURU BESAR

Gred Jawatan : DG38

Tarikh : 29 NOVEMBER 2018

JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN
PENYELIA

1. 29 November 2018 Penyediaan myPortfolio
Pembantu Tadbir (P/O) Gred

N22

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji
semula dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.

KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

Carta Organisasi 4
Carta Fungsi 5
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 6
Deskripsi Tugas 7
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai
Semak bagi Aktiviti 1 8 - 119
Senarai Undang-undang, Peraturan dan
Punca Kuasa 120 - 121
Senarai Borang
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai 122 - 126
127

1. CARTA ORGANISASI SEKOLAH
1.1 SEKOLAH KEBANGSAAN PARIT MELANA



1.2 CARTA ORGANISASI UNIT PENTADBIRAN



2. CARTA FUNGSI SEKOLAH

GURU BESAR

i. Bertanggungjawab dalam peningkatan kurikulum dan
kokurikulum serta memastikan pelaksanaannya selaras dengan
Kementerian Pelajaran Malaysia.

ii. Bertanggungjawab dalam hal-hal pengurusan, pentadbiran dan
kewangan sekolah.

iii. Mewujudkan hubungan dua hala dengan komuniti dan agensi-
agensi luar.

iv. Mengajar sebilangan waktu mengikut pekeliling 3/67.1982
(Pindaan)

GURU PENOLONG KANAN GURU PENOLONG KANAN GURU PENOLONG
PENTADBIRAN HAL EHWAL MURID KANAN KOKURIKULUM

i. Bertanggungjawab i. Bertanggungjawab kepada i. Bertanggungjawab
kepada Guru Besar Guru Besar dalam hal-hal kepada Guru Besar
dalam hal kurikulum, kaunseling, keselamatan, dalam semua aktiviti
pentadbiran hubungan kebajikan murid, buku teks, kokurikulum iaitu sukan
masyarakat dan biasiswa, penerbitan dan permainan, kelab /
keselamatan. percetakan, perayaan persatuan dan badan
sekolah, koperasi, kantin beruniform.
ii. Membantu Guru Besar sekolah.
menyelia dan menilai ii. Membantu Guru Besar
proses pengajaran. ii. Membantu Guru Besar menyelia dan menilai
menyelia dan menilai aktiviti proses pengajaran dan
iii. Membantu Guru Besar program perlindungan pembelajaran di sekolah.
dalam semua aspek pelajar, merancang dan
perancangan dan menyelaras program iii. Menjalankan tugas-tugas
pengurusan sekolah. mencegah penyalahgunaan Guru Besar semasa
dadah dan program lain di ketiadaan Guru Besar.
iv. Menjalankan tugas-tugas peringkat sekolah.
Guru Besar semasa iv. Mengajar sebilangan
ketiadaan Guru Besar. iii. Membantu Guru Besar dalam waktu mengikut arahan
semua aspek perancangan Guru Besar.
v. Mengajar sebilangan dan pengurusan sekolah.
waktu mengikut arahan
Guru Besar. iv. Menjalankan tugas-tugas
Guru Besar semasa
ketiadaan Guru Besar.

v. Mengajar sebilangan waktu
mengikut arahan Guru Besar.

GURU PENYELARAS
BESTARI

GURU PERPUSTAKAAN
DAN MEDIA

GURU DATA
GURU PENDIDIKAN KHAS
GURU PRASEKOLAH

GURU PENDIDIKAN ISLAM

GURU AKADEMIK

ANGGOTA KAKITANGAN
PELAKSANA

KETUA PEMBANTU TADBIR
(PERKERANIAN/OPERASI)

PEMBANTU TADBIR
(PERKERANIAN/OPERASI)

PEMBANTU PENGURUSAN
MURID PRASEKOLAH

PEMBANTU PENGURUSAN
MURID PENDIDIKAN KHAS

PEMBANTU OPERASI

Berkuatkuasa mulai 26 Ogos 2018

3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

(Pentadbiran dan Perkhidmatan)
1: Membantu pengurusan surat akuan dan semua jenis sijil di sekolah
2: Membantu pengurusan latihan guru dan kakitangan sekolah
3: Membantu pengurusan fail dan rekod am sekolah
4: Membantu pengurusan penyelenggaran bahan/peralatan/bangunan di sekolah
5: Membantu pengurusan kemasukan/penempatan/pertukaran murid (dalam/luar

negeri) dan murid warga asing
6: Membantu pengurusan buku kedatangan guru dan kakitangan sekolah
7: Membantu pengurusan permohonan mendiami rumah kerajaan/kuarters
8: Membantu pengurusan pelantikan guru dan kakitangan sekolah
9: Membantu pengurusan pengesahan lantikan guru dan kakitangan sekolah
10: Membantu pengurusan perlanjutan tempoh percubaan guru dan kakitangan

sekolah
11: Membantu pengurusan pengesahan dalam perkhidmatan guru dan kakitangan

sekolah
12: Membantu pengurusan pemberian taraf berpencen guru dan kakitangan sekolah
13: Membantu pengurusan cuti guru dan kakitangan sekolah
14: Membantu pengurusan tuntutan elaun dan kemudahan guru dan kakitangan

sekolah
15: Membantu pengurusan pengisytihanaran harta guru dan kakitangan sekolah
16: Membantu pengurusan pertukaran guru dan kakitangan sekolah (pertukaran

keluar)
17: Membantu pengurusan pertukaran guru dan kakitangan sekolah (pertukaran

masuk)
18: Membantu pengurusan peletakan/pelepasan jawatan dengan izin guru dan

kakitangan sekolah
19: Membantu pengurusan peletakan jawatan guru dan kakitangan sekolah
20: Membantu pengurusan permohonan melakukan kerja luar guru dan kakitangan

sekolah
21: Merekod dan menyelenggara BPK guru dan kakitangan sekolah (sekolah PTJ)
22: Membantu pengurusan pemangkuan dan kenaikan pangkat guru dan kakitangan

sekolah
23: Membantu pengurusan persaraan wajib guru dan kakitangan sekolah
24: Membantu pengurusan persaraan pilihan guru dan kakitangan sekolah
25: Membantu pengurusan persaraan atas sebab kesihatan guru dan kakitangan

sekolah
26: Membantu pengurusan tatatertib guru dan kakitangan sekolah
27: Membantu pengurusan tanggungkerja guru dan kakitangan sekolah
29. Membantu pengemaskinian maklumat dalam sistem yang melibatkan

perkhidmatan seperti HRMIS, e-Pangkat, e-Tukar dan lain-lain

(Kewangan)
Aktiviti 1: Menyedia permohonan bantuan per kapita dan lain-lain bantuan sekolah
Aktiviti 2: Merekod penerimaan, perolehan dan bayaran di sekolah
Aktiviti 3: Menyelenggara buku tunai dalam sistem espkws
Aktiviti 4: Menyelenggara panjar wang runcit (PWR)
Aktiviti 5: Menyedia penyata tahunan sekolah
Aktiviti 6: Membantu penyediaan anggaran belanja mengurus
Aktiviti 7: Menguruskan emolumen dan gaji

(Pengurusan Aset)
Aktiviti 1: Membantu pengurusan aset alih kerajaan di sekolah
Aktiviti 2: Membantu pengurusan stor kerajaan di sekolah

4. DESKRIPSI TUGAS

*Maklumat ini boleh diperoleh daripada PSM agensi

MAKLUMAT UMUM

GELARAN JAWATAN KETUA PEMBANTU KETUA SURUHANJAYA
RINGKASAN GELARAN JAWATAN TADBIR/PEMBANTU TADBIR PERKHIDMATAN PERKHIDMATAN
GRED JAWATAN PELAJARAN
PTPO KEDUDUKAN DI
WARAN PEMBANTU TADBIR
PERJAWATAN (PERKERANIAN/OPERASI)
GRED N22
N19 BIDANG UTAMA
PENTADBIRAN

GRED JD N SUB-BIDANG KEWANGAN/PERKHIDMATAN
SYAHRUL IKHWAN BIN ABD.
STATUS JAWATAN TETAP & BERPENCEN DISEDIAKAN RAZAK
OLEH GPK PENTADBIRAN
HIRARKI 1(BAHAGIAN)
HIRARKI 2 SK GANGSA DISEMAK OLEH GURU BESAR
(CAWANGAN/SEKTOR/UNIT)
SKIM PERKHIDMATAN UNIT PENTADBIRAN DILULUSKAN 28 NOVEMBER 2018
OLEH
KETUA PEMBANTU
TADBIR/PEMBANTU TADBIR TARIKH
DOKUMEN

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

MELAKSANAKAN TUGAS-TUGAS PERKENARIAN MELIPUTI ASPEK PENTADBIRAN, PERKHIDMATAN, KEWANGAN DAN
PENGURUSAN ASET ALIH DAN STOR BAGI MEMASTIKAN FUNGSI SEKOLAH DAPAT DILAKSANAKAN DENGAN CEKAP
DAN BERKESAN SELARAS DENGAN OBJEKTIF PENUBUHANNYA.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

MELAKSANAKAN TUGAS-TUGAS PERKERANIAN DI a. PENGURUSAN PENTADBIRAN
SEKOLAH XXX b. PENGURUSAN PERKHIDMATAN
c. PENGURUSAN KEWANGAN
d. PENGURUSAN ASET ALIH DAN STOR

DIMENSI

1.BILANGAN PERJAWATAN GURU DAN KAKITANGAN SEKOLAH : 70 ORANG
2. BILANGAN PELAJAR SEKOLAH : 813 ORANG

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
SPM DAN KELAYAKAN SETARAF
KOMPETENSI

KOMPUTER, PENGURUSAN KEWANGAN DAN PENGURUSAN PENTADBIRAN
PENGALAMAN

PROSES KERJA

Aktiviti 1: Membantu pengurusan penyelenggaran

bahan/peralatan/bangunan di sekolah

BIL TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB YANG ADA
HUBUNGAN/ UNDANG,
DIRUJUK PERATURAN
DAN PUNCA

KUASA

Menerima aduan kerosakan

1. PT bahan /peralatan bangunan Guru Besar/

secara bertulis dan lisan. Guru/AKP

2. PT Mengenal pasti kerosakan. Guru Besar/ Arahan pihak
Guru/AKP pengurusan

sekolah/PPD

/

3. Mendapatkan anggaran kos Guru Besar/ JPN/KPM

PT baik pulih kerosakan. Guru/AKP

Menyediakan laporan

4. kerosakan kepada pihak Guru Besar/

PT pengurusan sekolah Guru/AKP

CARTA ALIR

Aktiviti 1: Membantu Pengurusan Penyelenggaran

Bahan/Peralatan/Bangunan Di Sekolah

TANGGUNGJAWAB MULA PROSES KERJA TEMPOH MAS

KPT/PT Kembalikan Menerima aduan kerosakan 20 minit
KPT/PT Tidak bahan /peralatan bangunan 1 hari
KPT/PT secara bertulis dan lisan.

JPN Mengenal pasti kerosakan.

Pengetua/ Guru Besar/ Mendapatkan anggaran kos baik 1 jam
KPT/ PT pulih kerosakan.

Jika tidak lengkap permohonan akan 3 hari
dikembalikan .

Lengkap

Ya 5 hari

Menyediakan laporan kerosakan
kepada pihak pengurusan
sekolah

Pihak Jabatan membuat Pembaikan atas 14 hari

kerosakan.

TAMAT

SENARAI SEMAK

Aktiviti 5: Membantu Pengurusan Penyelenggaran

Bahan/Peralatan/Bangunan Di Sekolah

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menerima dan memastikan kerosakan
yang dilaporkan

2. Membuat Laporan kerosakan berserta
bukti kerosakan

3. Mendapatkan anggaran Kos kerosakan

4. Menghantar Laporan dan kos ke JPN

5. Membuat Pembaikan apabila mendapat
Kelulusan dari JPN

PROSES KERJA

Aktiviti 2: Membantu Pengurusan Permohonan Mendiami Rumah
Kerajaan/Kuarters

BIL TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB UNDANG,
YANG ADA
HUBUNGAN/ PERATURAN
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Menerima Borang Permohonan dari

1. PT Pegawai untuk menduduki rumah Guru Besar/

Kerajaan Guru/AKP

Dapatkan Tandatangan Pengetua /

Guru Besar Guru Besar/
2. PT Guru/AKP

Menyemak syarat-syarat jenis

kekosongan rumah untuk

3. diduduki.Menyediakan borang-borang Guru Besar/

JPN untuk menduduki rumah kerajaan Guru/AKP Borang pindah/

dengan secukupnya . masuk/keluar

(borang AM

Terima Surat Kelulusan dari JPN 73)

4. kepada pemohonan. Guru Besar/ Lampiran E
PT Guru/AKP

(Perintah Am

Pegawai berkenaan dikehendaki Bab E)

5. PT mengisi borang Lampiran E –sijil Guru Besar/ Lampiran F
masuk rumah dalam 3 salinan. Guru/AKP (Perintah Am

Bab E )

Sedikan Kew 8 masuk kuaters dan

hantar ke JPN untuk kelulusan

bersama surat dan lampiran

E.(Sekolah PTJ diluluskan oleh

Pengetua)

6. PT Guru Besar/
Setelah luluskan Kew 8 sediakan Guru/AKP

borang SG 20 untuk potongan ITP

dan BSH di bayar Separuh.

Failkan 1 salinan pegawai dan Gaji.

CARTA ALIR

Aktiviti 2: Membantu Pengurusan Permohonan Mendiami Rumah
Kerajaan/Kuarters

TANGGUNGJAWAB MULA PROSES KERJA TEMPOH
MASA
KPT/PT
KPT/PT Menerima permohonan. 20 minit
KPT/PT
Menyemak Dokumen dan 30 minit
JPN
kekosongan kuarter

Kembalikan Mengisi borang Permohonan 30 minit
Tidak
Dapatkan Tandatangan
Pengetua/Guru Besar

Jika tidak lengkap permohonan akan 3 hari
dikembalikan .

Lengkap
Ya

Terima Surat Kelulusan dari JPN 5 hari

Pengetua/ Guru Besar/ Serahkan kepada Pengetua/GB dan
KPT/ PT pemohon direkodkan ,sediakan kan
Kew 8 dan direkodkan didalam BPK
dan hantar ke Unit Akaun untuk 20 minit
diberhentikan ITP dan BSH di bayar
TAMAT Separuh

SENARAI SEMAK
Aktiviti 2 : Membantu Pengurusan Permohonan Mendiami Rumah Kerajaan/Kuarters

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Tarikh menerima permohonan baru dan
mengedarkan borang

2. Semak syarat menduduki jenis rumah keajaan

3. Dapatkan Persetujuan Pengetua /Guru Besar

4. Setelah diluluskan maklumkan kepada pemohon

Maklumkan kepada Pembantu Tadbir

5. Kewangan untuk tindakkan Payroll yang perlu

dilakukan

6. Merekodkan didalam BPK

PROSES KERJA

Aktiviti 3: Membantu Pengurusan Pengesahan Pelantikan Guru Dan Kakitangan
Sekolah

BIL TANGGUN PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
G JAWAB YANG ADA UNDANG,
PERATURAN
HUBUNGAN/
DIRUJUK DAN PUNCA
KUASA

Menerima surat penempatan guru Guru

1. PT (P/O) dan AKP daripada JPN (bagi guru) Besar/Guru/
dan BPSM/JPN (AKP) AKP

2. PT (P/O) Merekod kehadiran guru dan AKP Guru
yang baru melapor diri Besar/Guru/

AKP

3. PT (P/O) Mengembalikan borang Guru
pengesahan melapor diri Besar/Guru/

4. PT (P/O) Mendapatkan maklumat peribadi AKP Peraturan-
guru dan AKP Peraturan
Guru Pegawai
Besar/Guru/
Awam
AKP (Pelantikan,

Mengemukakan pakej setuju Kenaikan
terima tawaran jawatan kepada Pangkat Dan
guru dan AKP melapor diri. Pakej Penamatan
setuju terima mengandungi : Perkhidmata
n) 2012 (P.U
i. Surat Setuju Terima
Tawaran Jawatan (A) 1

5. PT (P/O) ii. Laporan Pemeriksaan Guru
Doctor (Pin.1/2013) Besar/Guru/
Lampiran A
AKP
iii. Surat Akuan Sumpah
( Dibawah Akta Akuan
Berkanun 1960 (Akta 13)

iv. Surat Aku Janji Jadual
Pertama (Sub Peraturan 20
(3))

v. Penyata Perubahan
Kewangan (Kew.8)

vi. Salinan Surat Tawaran
Pelantikan

BIL TANGGUN PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
G JAWAB YANG ADA
HUBUNGAN/ UNDANG,
DIRUJUK PERATURAN
DAN PUNCA

KUASA

Mengemukakan salinan dokumen Guru Besar/
Guru/ AKP
Pakej Setuju Terima yang lengkap
6. PT (P/O) kepada SPP / Pihak Berkuasa Guru Besar/
Guru/ AKP
Melantik dalam tempoh 30 hari
dari tarikh melapor diri

Memastikan dokumen pakej setuju

7. terima yang lengkap dikemukakan
PT (P/O) kepada SPP/Pihak Berkuasa

Melantik

Menerima surat pengesahan Guru Besar/
Guru/ AKP
8. PT (P/O) pelantikan guru dan AKP daripada
SPP/Pihak Berkuasa Melantik

9. KPT/ Menyerahkan sesalinan surat Guru Besar/
PT (P/O) pengesahan pelantikan kepada guru Guru/ AKP
dan AKP
Guru Besar/
Menyimpan sesalinan surat Guru/ AKP
10. PT (P/O) pelantikan jawatan ke dalam fail

berkaitan

11. PT (P/O) Sediakan Penyata Perubahan Guru Besar/
Kewangan (Kew.8) Guru/ AKP

Guru Menyemak dan tanda tangan serta

12. Besar / mengemukakan penyata tersebut Guru/ AKP/ PT
PK1
kepada JPN untuk kelulusan (P/O)

(sekolah bukan PTJ)

13. PT (P/O) Memastikan sesalinan Penyata Guru Besar/
Perubahan Kewangan (Kew.8) Guru/ AKP

dihantar kepada SPP Guru
Besar/Guru/
14. PT (P/O) Mengemaskini maklumat pelantikan
dalam BPK (Sek PTJ) dan HRMIS AKP

Memastikan guru dan AKP yang Guru
Besar/Guru/
15. PT (P/O) baru dilantik membuat permohonan
tapisan keselamatan melalui sistem AKP

e-Vetting

CARTA ALIR

Aktiviti 3: Membantu Pengurusan Pengesahan Lantikan Guru Dan
Kakitangan Sekolah

TANGGUNGJAWAB MULA PROSES KERJA TEMPOH MASA
KPT/
Kembalikan Menerima surat penempatan
PT (P/O) guru dan AKP daripada JPN
PT (P/O) (bagi guru) dan BPSM/JPN
PT (P/O) (AKP)

PT (P/O) Merekod kehadiran guru dan

PT (P/O) AKP yang baru melapor diri

KPT/ Mengembalikan borang
PT (P/O)
pengesahan melapor diri
KPT/
PT (P/O) Mendapatkan maklumat
PT (P/O)
peribadi guru dan AKP
PT (P/O)
PT (P/O) Mengemukakan pakej setuju

KPT/ terima tawaran jawatan
PT (P/O)
kepada guru dan AKP melapor

diri.

Mengemukakan salinan

dokumen Pakej Setuju Terima

yang lengkap kepada SPP /

Pihak Berkuasa Melantik

Memastikan dokumen pakej

setuju terima yang lengkap

dikemukakan kepada

SPP/Pihak Berkuasa Melantik

Menerima surat pengesahan
pelantikan guru dan AKP
daripada SPP/Pihak Berkuasa
Melantik

Menyerahkan sesalinan surat
pengesahan pelantikan kepada
guru dan AKP

Menyimpan sesalinan surat
pelantikan jawatan ke dalam
fail berkaitan

Sediakan Penyata Perubahan
Kewangan (Kew.8)

Menyemak dan tanda tangan
serta mengemukakan penyata
tersebut kepada JPN
Memastikan sesalinan Kew.8
dihantar kepada SPP

Mengemaskini maklumat

PT (P/O) pelantikan dalam BPK (Sek

KPT/ PTJ) dan HRMIS
PT (P/O)
Memastikan guru dan AKP

yang baru dilantik membuat

permohonan tapisan

keselamatan melalui sistem e-

Vetting

TAMAT

SENARAI SEMAK

Aktiviti 3: Membantu pengurusan pengesahan lantikan guru dan

kakitangan sekolah

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menerima surat penempatan guru dan
1. AKP daripada JPN (bagi guru) dan

BPSM/JPN (AKP)

2. Merekod kehadiran guru dan AKP
yang baru melapor diri

3. Mengembalikan borang pengesahan
melapor diri

4. Mendapatkan maklumat peribadi guru
dan AKP

Mengemukakan pakej setuju terima
tawaran jawatan kepada guru dan
AKP melapor diri. Pakej setuju terima
mengandungi :

i. Surat Setuju Terima Tawaran

Jawatan

ii. Laporan Pemeriksaan Doctor

5. (Pin.1/2013) Lampiran A
iii. Surat Akuan Sumpah (

Dibawah Akta Akuan Berkanun

1960 (Akta 13)

iv. Surat Aku Janji Jadual Pertama

(Sub Peraturan 20 (3))

v. Penyata Perubahan Kewangan

(Kew.8)

vi. Salinan Surat Tawaran

Pelantikan

Mengemukakan salinan dokumen
Pakej Setuju Terima yang lengkap
6. kepada SPP / Pihak Berkuasa Melantik
dalam tempoh 30 hari dari tarikh
melapor diri

Memastikan dokumen pakej setuju
7. terima yang lengkap dikemukakan

kepada SPP/Pihak Berkuasa Melantik

Menerima surat pengesahan
8. pelantikan guru dan AKP daripada

SPP/Pihak Berkuasa Melantik

Menyerahkan sesalinan surat
9. pengesahan pelantikan kepada guru

dan AKP

10. Menyimpan sesalinan surat pelantikan
jawatan ke dalam fail berkaitan

11. Sediakan Penyata Perubahan
Kewangan (Kew.8)

Menyemak dan tanda tangan serta

12. mengemukakan penyata tersebut
kepada JPN untuk kelulusan (sekolah

bukan PTJ)

13. Memastikan sesalinan Penyata
Perubahan Kewangan (Kew.8)

dihantar kepada SPP

14. Mengemaskini maklumat pelantikan
dalam BPK (Sek PTJ) dan HRMIS

Memastikan guru dan AKP yang baru
15. dilantik membuat permohonan tapisan

keselamatan melalui sistem e-Vetting

PROSES KERJA
Aktiviti 4: URUSAN PERLANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN

BIL TANGGUN PROSES KERJA PEGAWAI LAIN YANG UNDANG-
G JAWAB ADA HUBUNGAN/
DIRUJUK UNDANG,
PERATURAN
DAN PUNCA

KUASA

Maklumat daripada Unit

Perkhidmatan terhadap BPK

dan mendapati pegawai tidak

lagi dibuat PDP melebihi 3

KPT/ tahun samada: Pengetua/Guru
Besar/Guru/ AKP
1. PT (P/O) i. Tidak menghadiri PTM

ii. Tidak menghadiri
kursus / peperiksaan
Perkhidmatan

Menyediakan dokumen- Pengetua/Guru Peraturan-
dokumen berikut:- Besar/Guru/ AKP peraturan
Pegawai
(i) Borang SPP/K/001 Awam (
(Perlanjutan Tempoh Perlantikan,

Percubaan) Kenaikan

(ii) Borang SPP/K/002 Pangkat
(Pengesahan dalam dan
Perkhidmatan) Penamatan
Perkhidmat

(iii) Jadual Ketiga an ) 2012
(P.U(A)
2. PT (P/O) (Subperaturan 29 (2)) 1/2012)

(iv) Jadual Kelima (Peraturan

37)

(v) Salinan dokumen

a) Surat Tawaran
Pelantikan

b) Surat Pengesahan
Pelantikan

c) Ijazah / Diploma
Perguruan

BIL TANGGUN PROSES KERJA PEGAWAI LAIN YANG UNDANG-
G JAWAB ADA HUBUNGAN/
d) Salinan K/P DIRUJUK UNDANG,
PERATURAN
DAN PUNCA

KUASA

e) Salinan Aku Janji

Mengemukakan permohonan Pengetua/Guru

KPT/ ke: Besar/Guru/ AKP

3. PT (P/O) i. JPN (Sek Bukan PTJ)

ii. SPP ( Sek PTJ)

4. KPT/ Menerima pelanjutan tempoh Pengetua/Guru
PT (P/O) percubaan daripada SPP Besar/Guru/ AKP

5. PT (P/O) Menyediakan dan menyemak Pengetua/Guru
Penyata Perubahan Besar/Guru/ AKP
Pengetua/Guru
Kewangan (Kew.8) Besar/Guru/ AKP

Mengemukakan kelulusan Pengetua/Guru
6. PT (P/O) Penyata Perubahan Besar/Guru/ AKP

Kewangan (Kew.8) daripada Pengetua/Guru
JPN Besar/Guru/ AKP

Mengemaskini maklumat

7. PT (P/O) (pelanjutan tempoh
percubaan) dalam BPK

8. Mengemaskini maklumat
PT (P/O) dalam sitem HRMIS

CARTA ALIR URUSAN PERLANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN
Aktiviti 4:

TANGGUNGJA MULA PROSES KERJA TEMPOH
WAB MASA
KPT/ Maklumat daripada Unit
Perkhidmatan terhadap BPK
PT (P/O) dan mendapati pegawai tidak
PT (P/O) lagi dibuat PDP melebihi 3
tahun
KPT/
PT (P/O) Menyediakan dokumen-
dokumen
KPT/
PT (P/O) Kembalikan Mengemukakan permohonan
Tidak ke:
PT (P/O)
i. JPN (Sek Bukan
PT (P/O) PTJ)
PT (P/O)
ii. SPP ( Sek PTJ)

Ya

Menerima pelanjutan tempoh
percubaan daripada SPP

Menyediakan dan
menyemak Penyata
Perubahan Kewangan
(Kew.8)
Mengemukakan kelulusan
Penyata Perubahan
Kewangan (Kew.8) daripada
JPN

Mengemaskini maklumat
(pelanjutan tempoh
percubaan) dalam BPK
Mengemaskini maklumat
dalam sitem HRMIS

TAMAT

SENARAI SEMAK
Aktiviti 4: URUSAN PERLANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Maklumat daripada Unit Perkhidmatan
1. terhadap BPK dan mendapati pegawai

tidak lagi dibuat PDP melebihi 3 tahun

Menyediakan dokumen-dokumen

berikut:-

i. Borang SPP/K/001 (Perlanjutan

Tempoh Percubaan)

ii. Borang SPP/K/002 (Pengesahan

dalam Perkhidmatan)

2. iii. Jadual Ketiga (Subperaturan 29
(2))

iv. Jadual Kelima (Peraturan 37)

v. Salinan dokumen

vi. Surat Tawaran Pelantikan

vii. Surat Pengesahan Pelantikan

viii. Ijazah / Diploma Perguruan

ix. Salinan K/P

x. Salinan Aku Janji

3. Mengemukakan permohonan ke JPN

4. Menerima pelanjutan tempoh percubaan
daripada SPP

5. Menyediakan dan menyemak Penyata
Perubahan Kewangan (Kew.8)

Mengemukakan kelulusan Penyata
6. Perubahan Kewangan (Kew.8) daripada

JPN

7. Mengemaskini maklumat (pelanjutan
tempoh percubaan) dalam BPK

8. Mengemaskini maklumat dalam sitem
HRMIS

PROSES KERJA

Aktiviti 5: Membantu Pengurusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan
Guru Dan Kakitangan Sekolah

BIL TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB YANG ADA UNDANG,

HUBUNGAN/ PERATURAN
DIRUJUK DAN PUNCA

KUASA

Menyemak senarai guru dan AKP

yang cukup syarat untuk diperakukan

seperti berikut :

a) memenuhi tempoh

1. PT percubaan 1 -3 tahun Guru Besar/
Guru/AKP
b) Lulus kursus Induksi/

Program Tranformasi

minda(PTM) dan

c) Lulus Peperiksaan

Perkhidmata (Jika berkaitan)

Mengesahkan senarai guru dan

2. Kumpulan Perlaksana yang cukup Guru Besar/

PT syarat untuk diperakukan bagi Guru/AKP

urusan pengesahan jawatan .

Menyediakan dokumen:

a) Jadual ketiga ( Borang Peraturan-

Pengesahan Dalam peraturan

Perkhidmatan ) Sub( pegawai Awam

Peraturan ( 2)) (Perlantikan,

b) Borang Perakuan Lulus Kenaikan

Peperiksaan AM’ A’ 36 (ii) Pangkat dan

(jika berkaitan ) Penamatan

c) Jadual Kelima ( Borang Perkhidmatan)

Opsyen Skim kumpulan 2012 (P.U (A)

wang Simpanan Pekerja 1/ 2012)

mengikut Subseksyen 6A(1)

Akta Pencen 1980 )

(Peraturan 25)

3. PT d) Salinan sijil dan slip Guru
keputusan Kursus Induksi / Besar/Guru/AKP
TPM.

e) Slinan sijil Ijazah / Dploma

bagi guru

f) Salinan Keputusan

peperiksaan perkhidmatan

bagi AKP.

g) Salinan surat tapisan

keselamatan.

h) Salinan surat Pengesahan

Perlantikan jika berkaitan.

i) Salinan surat tawaran

Perlantikan

j) Borang SPP (K002) dan

k) Perakuan/Surat iringan

BIL TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB YANG ADA
HUBUNGAN/ UNDANG,
DIRUJUK PERATURAN
DAN PUNCA

KUASA

ketua Jabatan.

l) Sekolah Menengah (PTJ)

menggunakan Sistem

eProper untuk permohonan

ke SPP.

Menyemak dan mengesahkan

penyediaan dokumen untuk urusan

4. PT pengesahan dalam perkhidmtan. Guru
(Memastikan dokumen lengkap dan Besar/Guru/AKP
megemukan ke JPN/SPP.

Menerima Pengesahan Dalam

Perkhidmatan guru dan AKP.

a) Menyediakan Kew 8

,menyemak dan

mengesahkan.

5. PT b) Mendapatkan Keluluasan Guru

daripada ketua Jabatan. Besar/Guru/AKP

c) Mengemukankan salinan

Kew 8 ke JPN/ SPP jika ada

kes khas.

Mengemaskini maklumat

6. PT Perkhidmatan dalam BPK , HRMIS,e Guru Besar/
pangkat dan eoperasi Guru/AKP

CARTA ALIR

Aktiviti 5: Membantu Pengurusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan
Guru Dan Kakitangan Sekolah

TANGGUNGJAWAB MULA PROSES KERJA TEMPOH
MASA
KPT/PT Menyediakan dokumen yang
KPT/PT diperlukan. 20 minit

Menyemak Dokumen untuk dihantar ke 30 minit
SPP/JPN

KPT/PT Kembalikan Permohonan di hantar ke SPP/JPN 30 minit
Tidak (Menggunakan sistem e Proper bagi 3 hari
SPP/JPN sekolah PTJ)

Pengetua/ GuruBesar/ Jika tidak lengkap permohonan akan
KPT/ PT dikembalikan .

Lengkap

Ya

Menunggu Kelulusan daripada SPP/JPN 14 hari

Terima Surat Kelulusan Pergesahan dan 30 minit
diiserahkan kepada Guru/AKP yang
berkenaan dan direkod di dalam BPK.

TAMAT

SENARAI SEMAK

Aktiviti 5: Membantu Pengurusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan
Guru Dan Kakitangan Sekolah

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menyemak senarai guru dan AKP yang
cukup syarat

Jadual ketiga (Borang Pengesahan Dalam
2. Perkhidmatan ) Sub( Peraturan ( 2))

3. Borang Perakuan Lulus Peperiksaan AM’
A’ 36

4. Jadual Kelima ( Borang Opsyen Skim
kumpulan wang Simpanan Pekerja

Menyediakan Kew 8 ,menyemak dan
5. mengesahkan.

Mengemaskini maklumat Perkhidmatan

6. dalam BPK , HRMIS,e pangkat dan
eoperasi

PROSES KERJA

Aktiviti 6: Membantu Pengurusan Pemberian Taraf Berpencen Guru Dan
AKP Sekolah

BIL TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB YANG ADA UNDANG,
PERATURAN
HUBUNGAN/
DIRUJUK DAN PUNCA
KUASA

Menyemak senarai guru dan Guru Besar/

kumpulan pelaksana yang Guru/ AKP
mencukupi syarat untuk

diperakukan pemberian Taraf

PT (P/O) Berpencen. Syarat-syarat

1. tersebut seperti berikut:

i. Genap 3 tahun tempoh

Perkhidmatan; dan

ii. Telah membuat

Pemilihan Opsyen

Berpencen

Memastikan urusan pemberian Guru Besar/

2. PT (P/O) Taraf Berpencen dilaksanakan Guru/ AKP
3. PT (P/O)
kepada guru dan kumpulan Guru Besar/ Peraturan-
Guru/ AKP peraturan
Pelaksana Pegawai

Menyediakan dokumen : Awam
(Perlantikan,
i. Jadual Keenam
Kenaikan
(Perakuan Pemberian Pangkat dan
Penamatan
taraf Berpencen) Perkhidmata

Peraturan 36 n ) 2012
(P.U(A)
ii. Salinan Surat 1/2012)

Pengesahan

Perlantikan

iii. Salinan surat

Pengesahan

Perkhidmatan

iv. Salinan Borang

SPP(K003); dan Salinan

BPK

Mengemukakan dokumen ke Guru Besar/

4. PT (P/O) SPP Guru/ AKP
(Sekolah PTJ - sistem e-

proper)

5. PT (P/O) Menerima dan Menyemak Guru Besar/
penerimaan surat pemberian Guru/ AKP

taraf berpencen.

6. PT (P/O) Menyediakan Kew 8 Guru Besar/

Guru/ AKP

BIL TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB YANG ADA UNDANG,
HUBUNGAN/ PERATURAN
DIRUJUK DAN PUNCA

Guru Besar/ KUASA
Guru/ AKP
7. PT (P/O) Menyemak dan Sah Kew 8

8. PT (P/O) Mendapatkan kelulusan Kew 8 Guru Besar/
daripada Ketua Jabatan Guru/ AKP

9. PT (P/O) Mengemukakan Salinan Kew 8 Guru Besar/
kepada JPN Guru/ AKP

Mengemaskini maklumat Guru Besar/

10. PT (P/O) (Pemberian Taraf Berpencen) Guru/ AKP
dalam BPK

11. PT(P/O) Mengemaskini maklumat dalam Guru Besar/
HRMIS Guru/ AKP

12. PT (P/O) Menyelia Urusan Pemberian Guru Besar/
Taraf Berpencen Guru/ AKP

CARTA ALIR Membantu Pengurusan Pemberian Taraf Berpencen
Aktiviti 6: Guru Dan Kakitangan Sekolah

TANGGUNGJAWAB MULA PROSES KERJA TEMPOH
MASA
KPT Menyemak Senarai Guru / AKP
PT/PO Yang memenuhi syarat. 1 hari

Menyediakan Dokumen 1 hari

Kemaskini semula

Kembalikan

PT/PO Hantar ke SPP/JPN 1 bulan

Tidak Lengkap / Tidak Lengkap

KPT Ya
PT/PO Terima Surat Kelulusan daripada 2 bulan
SPP

Sedia Kew 8 / Kemaskini BRP 2 hari

TAMAT Menyelia Urusan Pemberian
Taraf Berpencen

SENARAI SEMAK

Aktiviti 6: Membantu Pengurusan Pemberian Taraf Berpencen Guru
Dan Kakitangan Sekolah

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menyemak senarai guru dan kumpulan pelaksana
yang mencukupi syarat

2. Jadual Keenam (Perakuan Pemberian taraf
Berpencen) Peraturan 36

3. Salinan Surat Pengesahan Perlantikan

4. Salinan surat Pengesahan Perkhidmatan

5. Salinan BPK

6. Mengemukakan dokumen ke SPP
(Sekolah PTJ - sistem e-proper)

7. Menerima dan Menyemak penerimaan surat
pemberian taraf berpencen

8. Menyediakan Kew 8

Mengemaskini maklumat (Pemberian Taraf

9. Berpencen) dalam BPK

Mengemaskini maklumat dalam HRMIS/ ePangkat

10. / eOperasi

PROSES KERJA

Aktiviti 7: Membantu Pengurusan Cuti Guru Dan Kakitangan
Sekolah

BIL TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN YANG UNDANG-
JAWAB UNDANG,
ADA HUBUNGAN/
DIRUJUK PERATURAN
DAN PUNCA

KUASA

Menerima borang Guru Besar/ Guru/ 1.Perintah-
perintah am
1. permohonan cuti yang telah AKP bab c
di isi oleh guru dan AKP
PT (P/O)

2. Mengemukakan Guru Besar/Guru/ 2.Surat
permohonan ke JPN AKP pekekliling
PT (P/O) perkhidmatan
bilangan 4

Menyediakan Penyata Guru Besar/Guru/ tahun 2009 (
kesan ke Atas
3. PT (P/O) Perubahan Kewangan AKP perkhidmatan
4. PT (P/O) (Kew.8) bagi cuti yang pegawai yang
melibatkan perubahan gaji Guru Besar/Guru/ diluluskan Cuti
AKP
Menyemak dan Bergaji
mengesahkan Penyata Penuh, Cuti
Perubahan Kewangan Separuh Gaji,

(Kew.8) Dan Cuti

Mendapatkan kelulusan Guru Besar/Guru/ Tanpa Gaji)

5. PT (P/O) Penyata Perubahan AKP 3. surat
Kewangan (Kew.8) daripada JPA(L)s.175/4
/1-1 Klt.8(22)
JPN

PT (P/O) Memastikan permohonan Guru Besar/Guru/ bertajuk Garis
cuti dilaksanakan melalui AKP Panduan
Sistem HRMIS
Kemudahan
Cuti Tanpa

Belajar

Kepada

Penjawat

6. Awam Yang
Mnegikuti

Kursus

Jangka

Sederhana

Dan Jangka

Panjang

Secara

Sepenuh

Masa

CARTA ALIR
Aktiviti 7: Membantu Pengurusan Cuti Guru Dan AKP Sekolah

TANGGUNGJAWAB MULA PROSES KERJA TEMPOH
KPT/ MASA
Kembalikan
PT (P/O) Menerima borang
KPT/
permohonan cuti yang telah
PT (P/O)
di isi oleh guru dan AKP
KPT/
PT (P/O) Mengemukakan
permohonan ke JPN
KPT/
PT (P/O) Menyediakan Penyata

KPT/ Perubahan Kewangan
PT (P/O)
(Kew.8) bagi cuti yang
KPT/
PT (P/O) melibatkan perubahan gaji

Tidak Ya

Menyediakan dan
menyemak Penyata
Perubahan Kewangan
(Kew.8)

Mengemukakan kelulusan

Penyata Perubahan

Kewangan (Kew.8) daripada

JPN

Memastikan permohonan
cuti dilaksanakan melalui
Sistem HRMIS

TAMAT

SENARAI SEMAK
Aktiviti 7: Membantu Pengurusan Cuti Guru Dan AKP Sekolah

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menerima borang permohonan cuti
1. yang telah di isi oleh guru dan AKP

2. Mengemukakan permohonan ke JPN

Menyediakan Penyata Perubahan
3. Kewangan (Kew.8) bagi cuti yang

melibatkan perubahan gaji

4. Menyemak dan mengesahkan Penyata
Perubahan Kewangan (Kew.8)

Mendapatkan kelulusan Penyata
5. Perubahan Kewangan (Kew.8)

daripada JPN

Memastikan permohonan cuti
6. dilaksanakan melalui Sistem HRMIS

PROSES KERJA

Aktiviti 8: Membantu Pengurusan Tuntutan Elaun Dan Kemudahan Guru Dan
Kakitangan Sekolah

BIL TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB YANG ADA UNDANG,
HUBUNGAN/ PERATURAN
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Menerima dan menyemak Guru

permohonan elaun/ Besar/Guru/

1. kemudahan mengikut AKP

PT(P/O) kelayakan dan peraturan sedia

ada

Memaklumkan kelayakan Guru
Besar/Guru/
2. PT(P/O) permohonan tuntutan elaun
AKP
kepada guru dan AKP

Guru

3. PT(P/O) Mengemukakan permohonan Besar/Guru/
tuntutan elaun kepada JPN
AKP

Guru

4. PT(P/O) Menerima kelulusan tuntutan Besar/Guru/
elaun daripada JPN AKP
Rujuk

Guru Lampiran 1

5. Menyediakan Penyata Besar/Guru/

PT(P/O) Perubahan Kewangan (Kew.8) AKP

6. PT(P/O) Menyemak dan mengesahkan Guru
Penyata Perubahan Kewangan Besar/Guru/

(Kew.8) (sekolah PTJ) AKP

Mendapatkan kelulusan Guru
Besar/Guru/
7. PT(P/O) Penyata Perubahan Kewangan
AKP
(Kew.8)

Guru

8. PT(P/O) Merekodkan kelulusan dalam Besar/Guru/

BPK (sekolah PTJ) AKP

CARTA ALIR

Aktiviti 8: Membantu Pengurusan Tuntutan Elaun Dan Kemudahan Guru
Dan Kakitangan Sekolah

TANGGUNGJAWAB MULA PROSES KERJA TEMPOH
MASA
KPT / TAMAT
PT(P/O) Menerima dan menyemak

KPT / permohonan elaun/
PT(P/O)
kemudahan mengikut
KPT /
PT(P/O) kelayakan dan peraturan sedia

KPT / ada
PT(P/O)
PT(P/O) Memaklumkan kelayakan

KPT / permohonan tuntutan elaun
PT(P/O)
kepada guru dan AKP
PT(P/O)
Mengemukakan permohonan
KPT / tuntutan elaun kepada JPN
PT(P/O)
Menerima kelulusan tuntutan
elaun daripada JPN

Menyediakan Penyata

Perubahan Kewangan (Kew.8)

Menyemak dan mengesahkan

Penyata Perubahan

Kewangan (Kew.8) (sekolah

PTJ)

Mendapatkan kelulusan

Penyata Perubahan

Kewangan (Kew.8)

Merekodkan kelulusan dalam
BPK (sekolah PTJ)

SENARAI SEMAK

Aktiviti 8: Membantu Pengurusan Tuntutan Elaun Dan Kemudahan
Guru Dan Kakitangan Sekolah

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menerima dan menyemak permohonan
1. elaun/ kemudahan mengikut kelayakan

dan peraturan sedia ada

2. Memaklumkan kelayakan permohonan
tuntutan elaun kepada guru dan AKP

3. Mengemukakan permohonan tuntutan
elaun kepada JPN

4. Menerima kelulusan tuntutan elaun
daripada JPN

5. Menyediakan Penyata Perubahan
Kewangan (Kew.8)

Menyemak dan mengesahkan Penyata
6. Perubahan Kewangan (Kew.8) (sekolah

PTJ)

7. Mendapatkan kelulusan Penyata

Perubahan Kewangan (Kew.8)

8. Merekodkan kelulusan dalam BPK
(sekolah PTJ)

PROSES KERJA

Aktiviti 9: Membantu Pengurusan Pengisytiharan Harta Guru Dan
Kakitangan Sekolah

BIL TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB YANG ADA UNDANG,
HUBUNGAN/ PERATURAN
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Menyemak senarai guru dan Guru

AKP yang belum mengisytihar Besar/Guru/

1. PT (P/O) harta: AKP
i. Lantikan pertama

ii. Bagi tempoh setiap 5

tahun

Guru
Memastikan pegawai mengisi Besar/Guru/ Pertauran 10,
2. PT (P/O) atau mengemaskini maklumat Peraturan-
harta dalam sistem HRMIS AKP Peratran
Pegawai Awam

Guru (Kelakuan Dan
Tatatertib)

3. PT (P/O) Mengambil maklum Besar/Guru/ (Pindaan) 2002
pengisytiharan harta pegawai AKP Pekeliling

Perkhidmatan

4. Pengetua/ Mengesahkan dan meluluskan Guru Bilangan 2
Guru Besar / makluman pengisytiharan Besar/Guru/ Tahun 2002
harta pegawai (Pengisian
PK1 AKP
Jawatan
Persekutuan

Oleh Pegawai

Mencetak dan mengedarkan Guru Awam Negeri)

5. PT (P/O) surat kelulusan pengisytiharan Besar/Guru/

harta kepada pegawai dan AKP

JPN

Mengemaskini Guru
maklumat Besar/Guru/
6. PT (P/O) dalam sistem HRMIS
AKP

CARTA ALIR

Aktiviti 9: Membantu Pengurusan Pengisytiharan Harta Guru Dan
Kakitangan Sekolah

TANGGUNGJAWAB MULA PROSES KERJA TEMPOH MASA

KPT / Menyemak senarai guru dan
PT (P/O) AKP yang belum
PT (P/O) mengisytihar harta
PT (P/O)
Memastikan pegawai
Pengetua/ Guru mengisi atau mengemaskini
Besar / PK1 maklumat harta dalam
sistem HRMIS
PT (P/O)
Mengambil maklum
pengisytiharan harta
pegawai

Mengesahkan dan
meluluskan makluman
pengisytiharan harta
pegawai

Mencetak dan mengedarkan
surat kelulusan
pengisytiharan harta kepada
pegawai dan JPN

PT (P/O)

Mengemaskini maklumat
dalam sistem HRMIS

TAMAT

SENARAI SEMAK

Aktiviti 9: Membantu Pengurusan Pengisytiharan Harta Guru Dan
Kakitangan Sekolah

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menyemak senarai guru dan AKP yang

1. belum mengisytihar harta:
iii. Lantikan pertama

iv. Bagi tempoh setiap 5 tahun

Memastikan pegawai mengisi atau
2. mengemaskini maklumat harta dalam

sistem HRMIS

3. Mengambil maklum pengisytiharan
harta pegawai

Mengesahkan dan meluluskan
4. makluman pengisytiharan harta

pegawai

Mencetak dan mengedarkan surat
5. kelulusan pengisytiharan harta kepada

pegawai dan JPN

6. Mengemaskini maklumat dalam sistem
HRMIS

PROSES KERJA

Aktiviti 10: Membantu Pengurusan Pertukaran Guru Dan Kakitangan
Sekolah (Pertukaran Keluar)

UNDANG-

PEGAWAI LAIN UNDANG,

BI TANGGUNG PROSES KERJA YANG ADA PERATURA
L JAWAB
HUBUNGAN/ N DAN

DIRUJUK PUNCA

KUASA

Menerima arahan Arahan
pihak
PT pertukaran keluar guru dan Guru Besar/ pengurusan
Guru/AKP sekolah/PP
1. AKP

D/

JPN/KPM

2. PT Menyediakan Kew 8 dan Guru Besar/
laporan Perubahan Gaji Guru/AKP
(SG20)

Menyemak dan Guru Besar/
Guru/AKP
3. PT Mengesahkan Kew 8 dan

SG 20

Mendapatkan kelulusan Kew

4. PT 8 dan SG 20 daripada ketua Guru Besar/
Jabatan. Guru/AKP

Mengemukan BPK , Kew 8

dan SG 20 ke Jabatan baru

5. dengan segera ( Bagi Guru Besar/
PT sekolah PTJ menggunakan Guru/AKP

sistem 1GFMAS( Transfer

Out)

6. PT Merekod didalam BPK Guru Besar/
Guru/AKP

7. PT Membuat Putus sandang Guru Besar/
dalam Sistem HRMIS Guru/AKP

CARTA ALIR

Aktiviti 10: Membantu Pengurusan Pertukaran Guru Dan Kakitangan

Sekolah (Pertukaran Keluar)

TANGGUNGJAWAB MULA PROSES KERJA TEMPOH
MASA

KPT/PT Menerima arahan pertukaran 20 minit
KPT/PT keluar guru dan AKP 30 minit
KPT/PT
Menyediakan Kew 8 dan laporan 30 minit
Perubahan Gaji (SG20)

Menyemak dan Mengesahkan
Kew 8 dan SG 20

Kembalikan

Jika tidak lengkap permohonan akan 3 hari
dikembalikan .

JPN

Tidak Lengkap

Ya

Pengetua/ Guru Besar/ Mengemukan BPK , Kew 8 dan 14 hari
KPT/ PT SG 20 ke Jabatan baru dengan 30 minit
segera ( Bagi sekolah PTJ
TAMAT menggunakan sistem 1GFMAS(
Transfer Out

Merekod di dalam BPK dan membuat
Putus sandang.

SENARAI SEMAK

Aktiviti 10: Membantu Pengurusan Pertukaran Guru Dan
Kakitangan Sekolah (Pertukaran Keluar)

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menyemak senarai guru dan AKP
bertukar keluar

2. Menyediakan Kew 8 dan laporan
Perubahan Gaji (SG20 )

3. Menyemak dan Mengesahkan Kew 8
dan SG 20

4. Merekod didalam BPK , menghantar
Kew 8 dan SG 20 ke Jabatan baru

5. Membuat Putus sandang

PROSES KERJA

Aktiviti 11: Membantu Pengurusan Pertukaran Guru Dan Kakitangan
Sekolah (Pertukaran Masuk)

BIL TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB UNDANG,
YANG ADA
HUBUNGAN/ PERATURAN
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

1. PT Menerima arahan pertukaran Guru Besar/
masuk guru dan AKP Guru/AKP

2. PT Menyediakan Kew 8 dan Guru Besar/
laporan Perubahan Gaji Guru/AKP
(SG20)

Menyemak dan Guru Besar/ Arahan
Guru/AKP pihak
3. PT Mengesahkan Kew 8 dan SG pengurusan

20

Mendapatkan kelulusan Kew sekolah/PP

4. PT 8 dan SG 20 daripada ketua Guru Besar/ D/
Jabatan. Guru/AKP JPN/KPM

Mengemukan BPK , Kew 8

dan SG 20 ke Jabatan baru

5. dengan segera ( Bagi Guru

PT sekolah PTJ menggunakan Besar/Guru/AKP

sistem 1GFMAS( Transfer

Out)

6. PT Merekod didalam BPK Guru Besar/
Guru/AKP

7. PT Membuat Putus sandang Guru Besar/
dalam Sistem HRMIS Guru/AKP

CARTA ALIR

Aktiviti 11: Membantu Pengurusan Pertukaran Guru Dan Kakitangan
Sekolah (Pertukaran Masuk)

TANGGUNGJAWAB MULA PROSES KERJA TEMPOH MAS

KPT/PT Menerima arahan pertukaran 20 minit
KPT/PT masuk guru dan AKP 30 minit
KPT/PT
Menyediakan Kew 8 dan laporan
JPN Perubahan Gaji (SG20)

Menyemak dan Mengesahkan 30 minit
Kew 8 dan SG 20

Kembalikan

Jika tidak lengkap permohonan akan 3 hari
dikembalikan .

Tidak Lengkap

Ya

Menerima BPK , Kew 8 dari 14 hari
Jabatan lama dengan segera ( 30 minit
Bagi sekolah PTJ menggunakan
sistem 1GFMAS( Transfer In )

Pengetua/ Guru Besar/ Merekod di dalam BPK dan sambut
KPT/ PT (HRMIS)

TAMAT