PANDUAN PENULISAN DOKUMEN RASMI

PANDUAN PENULISAN DOKUMEN RASMI
Jabatan Pendidikan Negeri Selangor
EDISI KE-2 2020

Diterbitkan oleh:

JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SELANGOR
Kementerian Pendidikan Malaysia
Jalan Jambu Bol 4/3e, Seksyen 4,
40604 Shah Alam, Selangor
Tel : 03-55186500
Faks : 03-55102133
Web : http://jpnselangor.moe.gov.my

Cetakan pertama 2020

© Hak cipta Jabatan Pendidikan Negeri Selangor. Semua hak cipta terpelihara. Hak
cipta Kementerian Pendidikan Malaysia 2020. Semua petikan daripada penerbitan ini
tidak boleh diterbitkan semula atau disimpan dalam bentuk yang boleh diperoleh
semula atau disiarkan dalam sebarang bentuk dengan apa cara sekalipun termasuk
elektronik, mekanikal, fotokopi, rakaman atau sebaliknya tanpa mendapat keizinan
daripada penerbit.
Disember 2020

Perpustakaan Negara Malaysia Data Pengkatalogan-dalam-Penerbitan

Buku Panduan Penulisan Dokumen Rasmi Jabatan Pendidikan Negeri Selangor 2020.
— Edisi Ke-2.
ISBN 978-967-18864-1-0
1. Government correspondence--Malaysia--Selangor.
2. Administrative agencies--Records and correspondence.
3. Letter writing--Malaysia--Selangor.
4. Government publications--Malaysia.
I. Malaysia. Kementerian Pendidikan. Jabatan Pendidikan Negeri Selangor.
808.06635













BAB 1
PENGURUSAN SURAT RASMI

1.1 Pengenalan

Surat merupakan alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara bertulis
daripada suatu pihak kepada suatu pihak lain. Surat terbahagi kepada dua jenis, iaitu
surat rasmi dan surat tidak rasmi.

Surat rasmi merupakan satu daripada medium komunikasi rasmi dalam urusan
pentadbiran kerajaan bagi menyampaikan hasrat, arahan, transaksi dan aktiviti antara
organisasi yang akhirnya menjadi rekod atau dokumen rujukan dalam tadbir urus
sesuatu jabatan. Penulisan surat rasmi yang berkualiti akan membantu organisasi
khasnya pejabat-pejabat kerajaan dalam memberikan dan menerima mesej bermakna
yang dapat mempercepat proses tindakan serta penyampaian perkhidmatan kepada
pelanggan.

Memandangkan surat rasmi merupakan aset intelektual yang menjadi sumber
rujukan negara, maka penguasaan kemahiran dan pengetahuan dalam penulisannya
menjadi asas bagi semua pegawai awam kerajaan. Sehubungan dengan itu, setiap
kakitangan awam khasnya, perlu mempertingkat kemahiran dalam penulisan surat
rasmi dari semasa ke semasa, sama ada dengan menghadiri program latihan seperti
kursus, bengkel, seminar mahupun melalui pembacaan buku-buku yang berkaitan
dengan Garis Panduan Penulisan Dokumen Rasmi.

Sewajarnya menjadi tanggungjawab setiap pegawai perkhidmatan pendidikan
khususnya untuk mempertingkat kompetensi diri serta warga organisasinya berkaitan
penulisan surat rasmi agar kekangan-kekangan komunikasi bertulis sama ada dari
dalam mahupun antara jabatan dapat dikurangkan dan seterusnya menjadikan mesej
yang dihantar melalui saluran ini dapat difahami dan diambil tindakan yang sewajarnya
pada kadar yang sepatutnya.

1|BAB 1: Surat Rasmi

1.2 Definisi Surat Rasmi

Bagi memantapkan pemahaman pembaca tentang surat rasmi, terlebih dahulu kita
perlu meneliti definisi surat rasmi. Pemahaman yang baik tentang surat rasmi dapat
membantu pegawai perkhidmatan pendidikan menghasilkan surat rasmi yang baik dan
berkesan, di samping dapat mencapai maksud atau tujuan surat rasmi dihantar.

Surat rasmi merupakan alat komunikasi yang digunakan oleh jabatan kerajaan,
badan berkanun, swasta atau individu untuk berhubung atau berkomunikasi secara
rasmi antara satu sama lain. Surat rasmi juga merupakan surat yang ditulis untuk
urusan-urusan rasmi. Rasmi dalam konteks ini ialah merujuk kepada segala urusan
yang berhubung dengan jabatan kerajaan, badan berkanun, institusi pendidikan,
institusi, syarikat swasta dan individu. Penulis boleh terdiri daripada orang
perseorangan, pegawai atas nama jabatan atau seseorang atas nama institusi, atau
syarikat. Penerimanya pula boleh terdiri daripada orang perseorangan, sebuah
jabatan, institusi dan sebagainya.

Tidak dapat dinafikan bahawa terdapat banyak pengertian surat yang dapat
diperkatakan, namun apa yang paling menarik yang boleh disimpulkan bahawa surat
itu sendiri sebagai suatu alat komunikasi bertulis yang ditujukan bagi menyampaikan
informasi daripada pihak pengirim kepada pihak penerima surat secara rasmi.

1.3 Tujuan Penulisan Surat Rasmi

Penting bagi semua yang terlibat dalam pendidikan mengetahui tujuan sebenar surat
rasmi dihasilkan. Dengan memahami tujuan surat rasmi ditulis menjadikan surat
tersebut berfokus dan mencapai objektif yang diharapkan.
Terdapat beberapa tujuan surat rasmi, iaitu:

a) surat rasmi sebagai alat komunikasi bertulis yang formal antara agensi
kerajaan dengan agensi kerajaan, agensi kerajaan dengan agensi swasta,
agensi swasta dengan agensi swasta, agensi kerajaan atau agensi swasta
dengan orang ramai atau orang ramai dengan agensi kerajaan atau agensi
swasta;

b) surat rasmi sebagai medium yang menggambarkan pendirian atau sikap
sesuatu agensi terhadap orang ramai;

2|BAB 1: Surat Rasmi

c) surat rasmi juga boleh dijadikan sebagai dokumen atau bahan rujukan dalam
sesuatu perkara; dan

d) surat rasmi dianggap sebagai duta organisasi yang membawa imej sesebuah
organisasi tersebut.

1.4 Ciri-ciri Surat Rasmi

Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 2013 dan Surat Pekeliling Bil. 5 Tahun 2007,
boleh dijadikan rujukan dalam memahami ciri-ciri surat rasmi. Ciri-ciri surat rasmi
adalah seperti yang berikut:

a) Tidak bersifat peribadi
Surat rasmi bukan surat yang bersifat peribadi. Surat rasmi ditulis bagi tujuan
atau urusan rasmi sahaja. Segala hal berkaitan urusan tidak rasmi perlu
menggunakan surat tidak rasmi.

b) Terdapat satu perkara atau tajuk sahaja dalam sesuatu surat rasmi
Pada dasarnya, setiap surat rasmi yang ditulis mengandungi satu perkara
sahaja. Sebagai pegawai yang terlibat dalam dunia pendidikan,
mencampuradukkan beberapa perkara atau tujuan dalam satu surat merupakan
satu tindakan yang kurang tepat dan boleh menimbulkan kekeliruan terutama
kepada penerima.

c) Mematuhi prinsip penulisan surat rasmi
Setiap surat rasmi yang hendak ditulis perlu mematuhi prinsip-prinsip tertentu.
Kegagalan kita mematuhi prinsip-prinsip yang berkaitan ketika menulis surat
rasmi akan menyebabkan surat rasmi yang dihasilkan mungkin tidak akan
mencapai maksud atau tujuan surat tersebut ditulis.

d) Mengikut peraturan-peraturan tertentu iaitu dari segi format, teknik,
struktur dan penggunaan bahasa
Antara ciri yang perlu dipatuhi ketika menulis surat rasmi berpandukan
peraturan-peraturan penulisan surat seperti format surat rasmi.

3|BAB 1: Surat Rasmi

i. Perkara-perkara yang perlu ada dalam surat rasmi (format) adalah
seperti yang berikut:
 pengenalan pengirim dan penerima;
 rujukan fail (penerima/pengirim);
 tarikh;
 tajuk;
 isi surat;
 penutup surat;
 jarak tepi permulaan menulis (indentation);
 jarak perenggan; dan
 jarak baris

ii. Selain format, peraturan lain yang perlu dipatuhi ialah teknik atau kaedah
menulis surat rasmi iaitu:
 rujukan dan tarikh;
 penulisan tarikh;
 alamat dan poskod;
 perkara atau tajuk surat;
 sistem nombor;
 untuk perhatian;
melalui (jika perlu);
 salinan (jika perlu); dan
 singkatan yang terdiri daripada pendraf, jurutaip dan folder simpanan

iii. Bagi struktur penulisan surat rasmi pula, perkara-perkara yang perlu
dipatuhi ketika menulis surat rasmi adalah seperti yang berikut:
 pengenalan;
 isi surat; dan
 penutup

4|BAB 1: Surat Rasmi

iv. Peraturan terakhir yang perlu dipatuhi ialah penggunaan bahasa.
Penggunaan bahasa yang betul dalam penghasilan surat rasmi
menggambarkan penulisnya seorang yang tahu akan peraturan
penggunaan bahasa dalam menghasilkan surat rasmi. Peraturan
penggunaan bahasa dalam menulis surat rasmi dilihat dari aspek:
 penggunaan ganti nama;

 wacana; dan

 laras bahasa yang digunakan

1.5 Jenis-jenis Surat Rasmi

Terdapat pelbagai jenis surat rasmi mengikut keperluan dan tujuan seperti berikut:

a) Surat Permohonan h) Surat Ucapan (tahniah/takziah)
b) Surat Panggilan Kursus i) Surat Penghargaan
c) Surat Pelantikan j) Surat Perakuan
d) Surat Kelulusan Bersekolah k) Surat Undangan
l) Surat Cadangan
Semula m) Surat Pesanan
e) Surat Rayuan n) Surat Perjanjian
f) Surat Pemakluman / o) Surat Pekeliling
p) Surat Iringan
Pemberitahuan
g) Surat Arahan

Perincian setiap jenis surat rasmi adalah seperti berikut:

a) Surat Permohonan
Surat rasmi digunakan untuk membuat permohonan bagi mendapat atau
memperoleh sesuatu. Antaranya seperti permohonan untuk mendapatkan
pekerjaan, bantuan, peruntukan kewangan dan sebagainya.

b) Surat Panggilan Kursus
Surat panggilan kursus digunakan untuk mengarahkan guru atau pegawai
menghadiri kursus yang dijalankan oleh pihak Jabatan ataupun Pejabat
Pendidikan Daerah.
5|BAB 1: Surat Rasmi

c) Surat Pelantikan
Surat pelantikan digunakan untuk melantik guru atau pegawai dalam sesuatu
jawatankuasa/tugasan oleh pihak Jabatan ataupun Pejabat Pendidikan Daerah.

d) Surat Kelulusan Bersekolah Semula
Surat untuk memberi kelulusan/kebenaran kepada murid bersekolah semula.

e) Surat Rayuan
Surat rasmi juga digunakan untuk membuat rayuan terhadap sesuatu perkara.
Sebagai contoh membuat rayuan bagi mendapatkan sesuatu atau mengubah
sesuatu keputusan yang telah dibuat.

f) Surat Makluman/Pemberitahuan
Surat rasmi juga digunakan sebagai alat untuk memberi makluman atau
maklumat mengenai sesuatu perkara yang rasmi dan penting. Sebagai contoh,
guru besar ingin memaklumkan tentang tarikh peperiksaan kepada ibu bapa
atau penjaga.

g) Surat Arahan
Surat rasmi juga digunakan bagi melaksanakan apa-apa arahan daripada pihak
pengurusan kepada pegawai-pegawai di sesebuah organisasi. Misalnya arahan
pertukaran seseorang pegawai, maka surat rasmi akan digunakan bagi
melaksanakan arahan tersebut.

h) Surat Ucapan (tahniah atau takziah)
Kita juga boleh menggunakan surat rasmi untuk menyampaikan ucapan sama
ada ucapan tahniah atau ucapan takziah kepada seseorang. Di sekolah, guru
besar atau pengetua boleh menggunakan surat rasmi untuk mengucapkan
tahniah kepada guru-guru yang mencapai sesuatu kejayaan.

i) Surat Pesanan
Surat rasmi juga boleh digunakan sebagai alat untuk menyampaikan pesanan
kepada pihak lain. Terutama pesanan yang bersifat rasmi, seperti pesanan
untuk pembelian buku, majalah dan sebagainya.
6|BAB 1: Surat Rasmi

j) Surat Penghargaan
Untuk menyampaikan ucapan penghargaan, kita juga boleh menggunakan
surat rasmi. Ucapan penghargaan atas jasa atau pertolongan yang telah
diberikan dan sebagainya. Sebagai contoh surat penghargaan yang diberikan
kepada ibu bapa atau penjaga yang telah membantu pihak sekolah semasa
menjayakan aktiviti gotong-royong.

k) Surat Perakuan
Surat rasmi juga sering digunakan untuk menyatakan perakuan dalam sesuatu
perkara. Sebagai contoh surat perakuan mengenai tahap prestasi kerja
seseorang pekerja yang dikeluarkan oleh pihak majikan. Surat seumpama ini
mungkin dikeluarkan bagi maksud kenaikan pangkat dan sebagainya.

l) Surat Jemputan
Surat rasmi juga boleh digunakan sebagai surat jemputan ke majlis atau
program tertentu. Biasanya penggunaan surat rasmi untuk menjemput
seseorang ke majlis atau program yang rasmi. Contohnya, surat jemputan
kepada Yang Berhormat ADUN bagi merasmikan Mesyuarat Agung Persatuan
Ibu Bapa dan Guru (PIBG).

m) Surat Cadangan
Bagi menyampaikan dan menyatakan cadangan mengenai sesuatu perkara
kepada pihak-pihak tertentu, kita juga boleh menggunakan surat rasmi.
Sebagai contoh cadangan kepada pihak kerajaan supaya diadakan pusat
asuhan kanak-kanak di setiap pejabat kerajaan bagi kemudahan pekerja.

n) Surat Perjanjian
Seperti yang semua maklum, perjanjian merupakan salah satu perkara yang
penting dan melibatkan ramai orang dan ia berlaku setiap masa. Oleh itu, surat
rasmi merupakan salah satu cara yang berkesan untuk dijadikan surat
perjanjian. Sebagai contohnya, perjanjian jual beli tanah, perjanjian pembelian
rumah, perjanjian pembelian kereta dan sebagainya.

7|BAB 1: Surat Rasmi

o) Surat Pekeliling
Pemimpin pendidikan pastinya telah biasa dengan surat pekeliling. Surat
pekeliling juga dikategorikan sebagai surat rasmi. Penggunaan surat pekeliling
di sekolah-sekolah sangat meluas. Sebagai contoh, Pekeliling Ikhtisas,
Pekeliling Perbendaharaan dan sebagainya.

p) Surat Iringan
Surat iringan juga dikategorikan sebagai surat rasmi. Surat iringan biasanya
digunakan oleh majikan sebagai surat menyokong permohonan pekerjanya
untuk kenaikan pangkat, permohonan pertukaran tempat kerja dan sebagainya.

8|BAB 1: Surat Rasmi

1.5 Format Surat Rasmi
a) Format muka surat pertama

9|BAB 1: Surat Rasmi

b) Lampiran Surat
10 | B A B 1 : S u r a t R a s m i

c) Lampiran Surat
11 | B A B 1 : S u r a t R a s m i

1.6 Surat-surat Rasmi Contoh

a) Surat Permohonan

Ruj. Tuan:
Ruj. Kami: JPNS.SPA 600 3/5/1 Jilid 5 ( )
Tarikh: 20 September 2020

Pengarah,
IPG Kampus Bahasa Melayu,
59100 Kuala Lumpur

Tuan,

PERMOHONAN MENGGUNAKAN PREMIS INSTITUT PENDIDIKAN GURU
KAMPUS BAHASA MELAYU (IPGKBM) BAGI PELAKSANAAN UJIAN
PENGUASAAN BAHASA MELAYU GURU (UPBMG)

Dengan segala hormatnya perkara di atas dirujuk.

2. Sukacita dimaklumkan, Jabatan ini akan melaksanakan Ujian Penguasaan
Bahasa Melayu Guru (UPBMG) kepada guru yang mengajarkan mata pelajaran Bahasa
Melayu di sekolah rendah. Fokus UPBMG adalah untuk meningkatkan profesionalisme
guru Bahasa Melayu dan penyediaan latihan berdasarkan tahap profisiensi guru
Bahasa Melayu berkenaan.

3. Sehubungan dengan itu, pihak kami memohon kebenaran tuan untuk
menggunakan premis IPGKBM mengikut ketetapan berikut:

Tarikh: 12, 13, 14 & 15 Oktober 2020
Masa:
Bilangan peserta: 7.30 pagi – 5.00 petang
Keperluan: 36 guru sehari (144 orang keseluruhan 4 hari)

Dewan peperiksaan – 1 dewan

4. Besarlah harapan Jabatan ini agar pihak tuan dapat memberikan kelulusan
kepada jabatan ini untuk menggunakan kemudahan seperti maklumat di atas bagi
melaksanakan sesi UPBMG ini dengan jayanya.

5. Sebarang pertanyaan berkaitan perkara di atas, mohon hubungi Azilawati binti
Abu Bakar, Ketua Penolong Pengarah Bahasa, JPN Selangor melalui talian 03555666.
Kerjasama dan keprihatinan tuan terhadap perkara ini amatlah dihargai dan didahului
dengan ucapan terima kasih.

Sekian.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menjalankan amanah,

(HAJI IZMI BIN HAJI ISMAIL, A.M.P., P.J.K)
Pengarah Pendidikan
Jabatan Pendidikan Selangor

NFAB/AAB/18092020

12 | B A B 1 : S u r a t R a s m i

b) Surat panggilan kursus/mesyuarat/bengkel/taklimat

Ruj. Tuan:
Ruj. Kami: JPNS.SPDK500-6/4/1(88)
Tarikh: 18 September 2020

Pengetua / Guru Besar
Sekolah-Sekolah Negeri Selangor

YBhg. Datuk/Datin/Tuan/Puan,

UNDANGAN KE MAJLIS ANUGERAH SEMPENA SEMINAR KAUNSELING
DAN PSIKOLOGI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SELANGOR TAHUN 2020

Dengan segala hormatnya berkaitan perkara di atas dirujuk.

2. Sukacita dimaklumkan bahawa Sektor Psikologi dan Kaunseling Jabatan

Pendidikan Selangor akan mengadakan Seminar Kaunseling dan Psikologi Jabatan

Pendidikan Negeri Selangor Tahun 2020 “Perkhidmatan Kaunseling Profesional
Mendepani Revolusi 4.0” mengikut ketetapan berikut :

Tarikh: 15 September 2020 (Selasa)
Masa : 8:30 pagi hingga 5:00 petang
Tempat: Dewan Utama Infrastructure University Kuala Lumpur
(IUKL) Unipark Suria,
Keperluan: Jalan Ikram-Uniten,
43000 Kajang, Selangor
Sila bawa sejadah dan telekung sendiri

3. Sehubungan dengan itu, pihak kami ingin mengundang Pengetua/Guru Besar
sekolah- sekolah seperti di lampiran untuk hadir seminar ini. Untuk makluman pihak
YBhg. Datuk/Datin/Tuan/Puan, segala tuntutan perjalanan untuk menghadiri
seminar ini mengikut Pekeliling Perbendaharaan yang sedang berkuat kuasa.
Tuntutan boleh dibuat mengikut kod berikut:

Vot Jab Program/Aktiviti Objek

B63 211 050202 21000

… 4. Bersama-sama ini disertakan borang pengesahan kehadiran (Lampiran A) dan
perlu dilengkapkan pada atau sebelum 10 September 2020 (Khamis). Jika terdapat

sebarang pertanyaan, pihak YBhg. Datuk/Datin/Tuan/Puan boleh menghubungi

pegawai-pegawai berikut:

(i) Nama: FaQlee bin Hashim

Jawatan: Ketua Kaunselor Pendidikan Negeri

No. telefon: 03-55193390

E-mel: fatzlee. hashim@moe gov.my

(ii) Nama: Mohd Sani bin Tuhimin

Jawatan: Kaunselor PendidikanNegeri

No. telefon: 03-55186810

E-mel: msani.tuhimin@moe gov.my

13 | B A B 1 : S u r a t R a s m i

Segala kerjasama YBhg. Datuk/Datin/Tuan/Puan dalam hal ini amatlah dihargai dan
didahului dengan ucapan ribuan terima kasih.
Sekian.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"
Saya yang menjalankan amanah,
(HAJI IZMI BIN HAJI ISMAIL, A.M.P., P.J.K.)
Pengarah Pendidikan
Jabatan Pendidikan Selangor

FH/MST/17082020

14 | B A B 1 : S u r a t R a s m i

c) Surat Kelulusan

Ruj. Tuan:
Ruj. Kami: JPNS.PPN.600-8/18/3 Jld.8 ( 44 )
Tarikh: 15 Oktober 2020

Yang Dipertua PIBG
Sekolah Kebangsaan Ulu Yam Bharu
44300 Batang Kali
Selangor Darul Ehsan

Melalui,

Guru Besar
Sekolah Kebangsaan Ulu Yam Bharu
44300 Batang Kali
Selangor Darul Ehsan

Tuan/Puan,

KELULUSAN KUTIPAN SUMBANGAN PERSATUAN IBU BAPA DAN GURU
(PIBG)

Dengan hormatnya perkara di atas dirujuk.

2. Sukacita dimaklumkan bahawa, pihak Jabatan Pendidikan Negeri Selangor
tiada halangan bagi Persatuan Ibu Bapa – Guru (PIBG) untuk membuat kutipan
sebanyak RM50.00 bagi setiap keluarga anggota PIBG seperti yang telah diputuskan
dalam Mesyuarat PIBG sekolah tuan.

3. Sehubungan dengan itu, pihak tuan perlu memastikan bahawa tiada unsur
paksaan dalam menjalankan kutipan tersebut. Sila rujuk dan patuhi Surat Pekeliling
Ikhtisas Bil.11/1989 bertarikh 05 Oktober 1989 dan Surat Pekeliling Ikhtisas
Bil.3/1997 bertarikh 02 Mei 1997.

4. Kelulusan ini berkuat kuasa mulai tahun 2020 sehingga terdapat
permohonan pindaan yang disertakan dengan Minit Mesyuarat Agung PIBG tahun
semasa sekolah tuan.

Sekian, terima kasih.

“ BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menjalankan amanah,

(HAJI IZMI BIN HAJI ISMAIL, A.M.P., P.J.K.)
Pendaftar Institusi Pendidikan dan Guru,
Jabatan Pendidikan Negeri Selangor,
b.p. Ketua Pendaftar Institusi Pendidikan dan Guru,
Kementerian Pendidikan Malaysia.

MSI/FAR/10102020

15 | B A B 1 : S u r a t R a s m i

d) Surat Arahan

Ruj. Tuan: JPNS.SPA 600 3/5/1 Jilid 4 ( )
Ruj. Kami: 2 Oktober 2019
Tarikh:

Pegawai SISC+ Bahasa
Pejabat Pendidikan Daerah Sepang

Tuan,

VERIFIKASI TINJAUAN PELAKSANAAN PENDIDIKAN KESELAMATAN JALAN
RAYA (PKJR) SEKOLAH RENDAH DI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI
SELANGOR 2019

Dengan segala hormatnya, surat daripada Bahagian Pengurusan Sekolah Harian
(KPM. 700-2/2/65 (24) bertarikh 25 September 2019 adalah dirujuk.

…2. Sukacita dimaklumkan, Bahagian Pengurusan Sekolah Harian (BPSH) akan
menjalankan verifikasi tinjauan pelaksanaan penyerapan ilmu PKJR dalam kalangan
guru-guru Bahasa Melayu di sekolah rendah dalam daerah tuan pada 12 Oktober 2020

berpandukan senarai sekolah di Lampiran A.

3. Sehubungan dengan itu, Jabatan ini memohon kerjasama dan keprihatinan
pihak tuan untuk melaksanakan verifikasi berkenaan dengan menggunakan
instrumen yang telah dibekalkan oleh pihak BPSH. Kerjasama pihak tuan juga
dimohon untuk memaklumkan kepada lokasi yang terlibat bagi memastikan
pelaksanaan sesi verifikasi ini berjalan lancar. Segala tuntutan perjalanan serta elaun
berkaitan adalah ditanggung oleh pihak Institut Penyelidikan Keselamatan Jalan Raya
(MIROS).

4. Sebarang pertanyaan berkaitan perkara ini, mohon hubungi Puan Rubiaton
binti Ibrahim melalui talian 03-555666. Kerjasama dan keprihatinan tuan terhadap
perkara ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan terima kasih.

Sekian.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menjalankan amanah,

(HAJI IZMI BIN HAJI ISMAIL, A.M.P., P.J.K.)
Pengarah Pendidikan
Jabatan Pendidikan Selangor

NFAB/RI/01102020

16 | B A B 1 : S u r a t R a s m i

e) Surat Pelantikan

Ruj. Tuan:
Ruj. Kami: JPNS. UPPI 600-2/1/6 Jld. ( )
Tarikh: 17 September 2020

Guru Besar
SK Hulu Bernam
Kampung Baru 'B' Hulu Bernam Hulu Selangor
35900 Tanjung Malim
SELANGOR DARUL EHSAN

Tuan,

PELANTIKAN SEBAGAI URUS SETIA KURSUS TAHSIN AL QURAN DAN
PENGKAEDAHAN JAWI DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA (DBP) GURU
PENDIDIKAN ISLAM BAHARU NEGERI SELANGOR SIRI 1 TAHUN 2020

Dengan segala hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.

2. Sukacita dimaklumkan, Sektor Pendidikan Islam, Jabatan Pendidikan
Selangor akan mengadakan kursus di atas seperti ketetapan berikut:

Tarikh: 5 — 6 Oktober 2020 (lsnin dan Selasa)
Masa: 8.00 pagi hingga 5.00 petang
Tempat: Dewan Besar

SK Bukit Jelutong
No. 6 Jalan Serambi U8/21
Seksyen U8 Shah Alam

3. Sehubungan dengan itu, pihak kami memohon jasa baik tuan untuk
memberi pelepasan kepada Ustazah Nurul Iman binti Amran yang dilantik
sebagai urus setia untuk hadir dalam kursus tersebut.

4. Sebarang pertanyaan lanjut, sila hubungi Encik Mohd Bakhtiar bin
Matal, Penolong Pengarah Unit Perancangan dan Pembangunan
Pendidikan Islam melalui talian 03-5518 9214.

Kerjasama dan sokongan tuan amat dihargai. Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menjalankan amanah

(HAJI ABD NAJEH BIN ASMUIN)
Ketua Penolong Pengarah Kanan
Sektor Pendidikan Islam
b.p. Pengarah Pendidikan
Jabatan Pendidikan Selangor

ANA/MBM/16092020

17 | B A B 1 : S u r a t R a s m i

f) Surat Penghargaan

Ruj. Tuan:
Ruj. Kami: JPNS.PPN.600-8/18/3 Jld.8 ( 44 )
Tarikh: 15 Julai 2020
Pengetua
SMK Alam Shah
54300 Shah Alam
Selangor Darul Ehsan
Tuan,
UCAPAN PENGHARGAAN DAN TERIMA KASIH
Dengan segala hormatnya perkara di atas dirujuk.
2. Sukacita dimaklumkan bahawa, pihak Jabatan Pendidikan Negeri Selangor
telah melaksanakan Pelancaran Program Bijak Bahasa yang berpusat di SMK Alam
Shah pada 10 Julai 2020 lepas.
3. Sehubungan dengan itu, pihak kami mengucapkan setinggi-tinggi
penghargaan dan terima kasih atas kerjasama padu daripada warga SMK Alam
Shah bagi menjayakan pelancaran program ini. Sesungguhnya tanpa bantuan yang
dihulurkan kepada pihak kami, pastinya majlis pelancaran itu tidak berjaya dilaksanakan
dengan penuh gilang-gemilang.
4. Segala jasa baik dan keprihatinan yang diberikan kepada kami amatlah kami
hargai dan semoga jalinan kerjasama ini akan berterusan pada masa-masa akan
datang.
Sekian, terima kasih.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Saya yang menjalankan amanah,

(AZMI BIN MISRON)
Timbalan Pengarah
Sektor Pembangunan Murid
b.p Pengarah Pendidikan
Jabatan Pendidikan Negeri Selangor

AM/RI/10072020

18 | B A B 1 : S u r a t R a s m i

g) Surat Iringan

Ruj. Tuan: JPNS.SPA 600 3/5/1 Jilid 4 ( )
Ruj. Kami: 20 Januari 2020
Tarikh:

Semua Pegawai Pendidikan Daerah
Pejabat Pendidikan Daerah Negeri Selangor

Tuan,

PELAKSANAAN PENGENALAN TULISAN JAWI DALAM KURIKULUM MATA
PELAJARAN BAHASA MELAYU UNTUK MURID TAHUN 4 SEKOLAH JENIS
KEBANGSAAN MULAI TAHUN 2020

Dengan segala hormatnya, surat siaran Kementerian Pendidikan Malaysia Bilangan 16
Tahun 2019 bernombor rujukan KPM.100-1/3/2 (55) dan bertarikh 20 Disember 2019
adalah dirujuk.

…2. Sukacita dimaklumkan Pengenalan Tulisan Jawi dalam kurikulum mata
pelajaran Bahasa Melayu kepada murid Tahun 4 Sekolah Jenis Kebangsaan (SJK)

akan dilaksanakan mulai tahun 2020. Oleh itu, bersama-sama ini disertakan surat
siaran berkenaan untuk dimaklumkan kepada pegawai yang bertanggungjawab di
pejabat dan semua guru besar SJK di bawah pentadbiran tuan.

3. Sebarang pertanyaan berkaitan perkara ini, mohon hubungi pegawai bahasa di
Sektor Pembelajaran iaitu, Azilawati binti Abu Bakar atau Rubiaton binti Ibrahim
melalui talian 03-5518 6327.

Kerjasama dan perhatian tuan terhadap perkara ini amatlah dihargai dan didahului
dengan ucapan terima kasih.

Sekian.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menjalankan amanah,

(NOR FARIDAH BINTI A.BAKAR, K.M.N.)
Timbalan Pengarah
Sektor Pembelajaran
b.p. Pengarah Pendidikan
Jabatan Pendidikan Negeri Selangor

NFAB/RI/18012020

19 | B A B 1 : S u r a t R a s m i



BAB 2
PENGURUSAN MEMO

2.1 Pengenalan

Memo merupakan alat komunikasi bertulis dalam sesebuah jabatan sendiri untuk
berhubung secara rasmi. Selain itu, memo merupakan satu bentuk penulisan yang
ringkas, padat tetapi jelas. Walaupun ringkas tetapi memo mempunyai ciri-ciri umum
yang perlu dipatuhi ketika penulisannya. Paling penting memo merupakan perintah
atau arahan daripada pihak atasan yang ditujukan kepada kakitangan bawahan.
Seperti surat, memo juga ada yang bersifat rasmi dan ada juga yang bersifat peribadi.

2.2 Definisi Memo

Memo pula merupakan alat komunikasi bertulis dalam sesebuah jabatan itu sendiri
untuk berhubung secara rasmi. Selain itu, memo merupakan satu bentuk penulisan
yang ringkas, padat tetapi jelas. Walaupun ringkas tetapi memo mempunyai ciri-ciri
umum yang perlu dipatuhi ketika menulisnya. Paling penting memo merupakan
perintah atau arahan daripada pihak atasan yang ditujukan kepada kakitangan
bawahan. Seperti surat, memo juga ada yang bersifat rasmi dan ada juga yang bersifat
peribadi.

2.3 Tujuan Penulisan Memo

Tujuan penulisan memo adalah seperti berikut:
a) untuk meminta ataupun memberikan informasi dan petunjuk pada seseorang
pegawai tentang tindakan yang perlu diambil; dan
b) sebagai bentuk komunikasi yang merupakan arahan, permintaan dan
keterangan tentang sesuatu yang harus diselesaikan dengan secepat mungkin.

20 | B A B 2 : M e m o

2.4 Ciri-ciri Memo

Ciri-ciri memo juga merupakan satu aspek yang perlu diketahui oleh seseorang
pegawai ketika hendak menghasilkan memo. Ciri-ciri yang dimaksudkan adalah seperti
yang berikut:

a) Memo perlu ditulis dengan ringkas
Walaupun ringkas, tetapi formatnya harus dipatuhi dan ditulis dengan lengkap.

b) Mementingkan isi
Memo ditulis secara ringkas, oleh itu penghasilan memo perlu menitikberatkan
isi atau tujuan memo itu ditulis.

c) Berbentuk borang dan berbentuk terbuka
Memo boleh dihasilkan dalam dua bentuk iaitu bentuk borang atau bentuk
terbuka.

d) Penggunaan memo dalam organisasi yang sama
Memo digunakan dalam organisasi yang sama atau di bawah pentadbiran yang
sama. Penggunaannya sama ada daripada pihak atasan kepada kakitangan
bawahan atau dalam kalangan pegawai yang setara kedudukannya.

e) Mementingkan keseragaman dalam penggunaan di organisasi
Memo tidak mempunyai format yang khusus seperti surat rasmi. Walau
bagaimanapun, sesebuah organisasi perlu memutuskan dan menggunakan
format memo yang seragam di organisasinya. Penggunaan warna kertas juga
perlu diseragamkan bagi unit-unit dan jabatan-jabatan di organisasi tersebut
sekiranya ingin menggunakan kertas yang pelbagai warna bagi
menggambarkan unit atau subunit yang berkenaan. Namun begitu, kertas
berwarna putih lazimnya digunakan oleh banyak organisasi.

21 | B A B 2 : M e m o

2.5 Jenis-jenis Memo

Terdapat dua jenis memo iaitu:
a) Memo Rasmi
Memo rasmi merupakan memo yang bersifat rasmi dan digunakan dalam
pelbagai urusan secara rasmi. Contohnya memo lantikan ahli jawatankuasa
sesuatu program, memo panggilan mesyuarat, memo panggilan menyertai
kursus atau bengkel dan sebagainya. Memo rasmi juga boleh dibahagikan
kepada beberapa kategori mengikut fungsinya seperti:
i. Memo dalaman;
ii. Memo antara unit;
iii. Memo antara jabatan;
iv. Memo antara bahagian;
v. Memo antara sekolah; dan
vi. Memo antara PPD

b) Memo Tidak Rasmi (Peribadi)
Memo jenis ini bersifat peribadi dan digunakan sebagai nota atau surat
pernyataan tidak rasmi antara teman, saudara atau orang lain yang memiliki
hubungan akrab. Contohnya memo ucapan tahniah atas kelahiran anak,
memo ucapan takziah atas kematian dan sebagainya.

2.6 Format Memo

Memo tidak terikat dengan sesuatu bentuk yang khusus seperti surat. Bentuk memo
tidak terlalu formal. Oleh itu, pihak organisasi bebas untuk memilih format memo
yang hendak digunakan di organisasi masing-masing asalkan format yang
digunakan seragam bagi seluruh organisasi berkenaan.

22 | B A B 2 : M e m o

Secara umumnya, format memo sepatutnya mengandungi perkara-perkara yang
berikut:

a) logo organisasi;
b) nama organisasi;
c) jenis memo;

- Memo Dalaman
- Memo Antara Bahagian
- Memo Antara Unit
d) penerima memo;
e) pengirim memo;
f) tarikh memo;
g) rujukan;
h) penerima salinan;
i) perkara/tajuk;
j) isi/maksud memo;
k) ucapan terima kasih;
l) tandatangan pengirim;
m) nama pengirim;
n) nombor telefon pengirim;
o) alamat e-mel pengirim; dan
p) ringkasan pendraf dan penyedia memo

Penulisan memo ini mengikut konsep “piramid terbalik”, iaitu bahagian atas
ialah isi penting, diikuti oleh data sokongan dan akhir sekali ialah harapan penulis
memo. Rajah 1 menunjukkan kaedah penulisan memo berdasarkan bentuk
piramid terbalik.

23 | B A B 2 : M e m o

2.7 Memo Contoh
a) Format Memo

24 | B A B 2 : M e m o

b) Memo Contoh 1

SEKTOR PEMBANGUNAN MURID
Tel: Faksimili:

Kepada : Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri Selangor
Daripada : Timbalan Pengarah, Sektor Pembangunan Murid
Salinan :-
Tarikh : 23 November 2020

Perkara : PENGHANTARAN BORANG MARKAH KEBERHASILAN TAHUN 2020
Rujukan Fail :

Tuan,

Dengan hormatnya perkara yang tersebut di atas dirujuk.

2. Sepanjang sesi 2020, telah dilaksanakan pelbagai program sebagaimana yang telah
dirancang. Walaupun berhadapan dengan pendemik Covid-19, Sektor Pembangunan Murid
telah melaksanakan program-program berkenaan kebanyakannya secara dalam talian.

...3. Sehubungan dengan itu, bersama-sama dengan ini disertakan Borang Markah
Keberhasilan Tahun 2020 untuk makluman dan tindakan pihak tuan selanjutnya.

Sekian, terima kasih

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menjalankan amanah,

(AZMI BIN MISRON)
Timbalan Pengarah
Sektor Pembangunan Murid
Jabatan Pendidikan Selangor

AM/RAB/23112020

25 | B A B 2 : M e m o

c) Memo Contoh 2

SEKTOR PEMBELAJARAN

Tel: 03 - 5518 6327 Faksimili: 03 - 5512 0932

Kepada : Timbalan Pengarah Pendidikan
Sektor Pengurusan Sekolah

Daripada : Timbalan Pengarah Pendidikan
Sektor Pembelajaran

Salinan : Fail

Tarikh : 11 Januari 2021

Perkara : PERMOHONAN DATA PERJAWATAN GURU PEMULIHAN KHAS

Rujukan Fail : JPNS.SPB 100-1/7/1 ( )

Tuan,

Dengan hormatnya perkara di atas dirujuk.

2. Sukacita dimaklumkan, Mesyuarat Penyelarasan Kurikulum bersama-sama
Timbalan PPD Sektor Pembelajaran pada 11 Januari 2021 telah memutuskan supaya
semua status terkini perjawatan guru-guru opsyen Pemulihan Khas dibentangkan dalam
Mesyuarat Kurikulum Negeri.

3. Sehubungan dengan itu, Unit Bahasa di Sektor Pembelajaran memerlukan data
lengkap berkaitan guru-guru Pemulihan Khas untuk melihat status mereka di sekolah pada
bulan Januari 2021 ini. Data yang diperlukan adalah seperti maklumat berikut:

3.1 Data guru opsyen pemulihan tetapi tidak mengajar kelas pemulihan
3.2 Data opsyen guru yang mengajar di kelas-kelas pemulihan khas

4. Sebarang pertanyaan berkaitan perkara ini, mohon hubungi Rubiaton binti
Ibrahim melalui talian 03-555666. Kerjasama dan keprihatinan tuan terhadap perkara ini
amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan terima kasih.

Sekian.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Saya yang menjalankan amanah,

(NOR FARIDAH BINTI A. BAKAR, K.M.N)
Timbalan Pengarah Pendidikan
Sektor Pembelajaran
Jabatan Pendidikan Selangor

NFAB/RI/11012021

26 | B A B 2 : M e m o



BAB 3
PENGURUSAN MESYUARAT

3.1 Pengenalan

Mesyuarat ialah komunikasi formal yang dilakukan dalam sesuatu organisasi yang
bertujuan untuk membuat sesuatu keputusan atau menyelesaikan sebarang masalah
yang berbangkit. Mesyuarat yang sah harus dihadiri dengan sebilangan ahli organisasi
berkenaan seperti mana diperuntukan dalam tatacara yang berkenaan. Lazimnya,
kebanyakan organisasi akan menentukan kehadiran dua pertiga daripada ahlinya
sebagai kuorum untuk mengesahkan mesyuarat. Mesyuarat yang gagal mencapai
kehadiran ahlinya sebagaimana ditentukan oleh tatacara organisasi dianggap tidak sah
dan sebarang keputusan yang dicapai tidak boleh dianggap sebagai keputusan yang
mewakili organisasi berkenaan.

3.2 Definisi Minit Mesyuarat

Minit mesyuarat merupakan catatan atau dokumen bertulis yang merekodkan perkara-
perkara yang dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat. Minit mesyuarat mencatatkan
ahli mesyuarat, agenda, cadangan, keputusan dan tindakan yang perlu diambil. Minit
mesyuarat menggunakan bahasa yang tepat, jelas dan mudah difahami.

3.3 Tujuan Penulisan Minit Mesyuarat

Tujuan penulisan minit mesyuarat ialah:
a) Minit Mesyuarat berperanan sebagai bahan bukti wujudnya perbincangan
atau kata putus antara pihak yang terlibat dalam mesyuarat. Sekiranya berlaku
sesuatu pertikaian antara pihak yang terlibat dalam mesyuarat, maka pihak
berkenaan boleh merujuk minit mesyuarat bagi menegakkan keadilan atau
meneliti kembali keputusan yang telah dibuat semasa mesyuarat dan dapat
mengurangkan pertikaian.

27 |B A B 3 : M e s y u a r a t

b) Minit Mesyuarat juga berperanan sebagai panduan atau rujukan bagi
membolehkan pihak yang lain untuk melihat perkembangan aktiviti yang telah
diputuskan bagi tujuan pelaksanaan. Oleh yang demikian, minit mesyuarat akan
membantu organisasi menilai gerak kerja yang telah dilakukan. Hal ini dikatakan
demikian disebabkan kerana dalam minit mesyuarat terdapat cara atau langkah
yang boleh diambil bagi memastikan gerak kerja dilaksanakan mengikut
landasan yang betul dan dipersetujui bersama-sama.

c) Minit Mesyuarat juga membantu kita merancang atau memahami selok-belok
sesuatu aktiviti yang telah dijalankan, khususnya dalam organisasi yang telah
bertukar kepimpinan. Jika berlaku sesuatu mesyuarat luar biasa, pihak yang
baru memegang tampuk kepimpinan akan meneliti terlebih dahulu minit
mesyuarat terdahulu bagi membolehkan mereka memahami selok-belok dan
kelemahan yang telah berlaku dalam kepimpinan terdahulu.

d) Minit Mesyuarat berperanan sebagai pemudah cara. Oleh hal demikian,
mesyuarat dapat membantu mana-mana pihak membuat keputusan atau
tindakan bagi sesuatu perkara.

e) Pengendalian mesyuarat yang mengikut agenda akan memudahkan urus
setia merekodkan setiap perkara yang dibincangkan dan mencatat setiap
keputusan mesyuarat yang telah diambil oleh ahli mesyuarat. Penulisan minit
mesyuarat yang ditulis dengan betul berdasarkan format yang tepat akan
memudahkan urusan sesuatu mesyuarat pada masa akan datang.

f) Minit Mesyuarat berperanan sebagai pemudah cara untuk membantu mana-
mana pihak membuat keputusan berdasarkan keputusan dasar yang
diputuskan dalam sesuatu mesyuarat. Perkara ini akan dilaksanakan semasa
membuat maklum balas daripada keputusan yang diambil dalam mesyuarat
berkenaan.

28 |B A B 3 : M e s y u a r a t

3.4 Ciri-ciri Minit Mesyuarat

Mesyuarat bukan sekadar perbincangan, sebaliknya ia merupakan perbincangan yang
memiliki ciri-ciri seperti di bawah.

a) Mesyuarat harus diadakan dan dikawal oleh seorang pengerusi. Lazimnya,
pengerusi mesyuarat pada masa yang sama merupakan pengerusi dalam
sesuatu organisasi.

b) Semua yang menghadiri mesyuarat akan dipanggil oleh seorang setiausaha.
Lazimnya, bagi mesyuarat yang penting, notis akan dihantar kepada mereka
yang terlibat dua minggu sebelum mesyuarat diadakan.

c) Semua perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat harus dicatat secara hitam
putih oleh setiausaha.

d) Mesyuarat harus dijalankan menurut tatacara mesyuarat.

e) Senarai kehadiran ahli mesyuarat disusun berdasarkan hieraki kekananan
jawatan.

f) Perkara penting dalam mesyuarat disusun mengikut tajuk dan perkara.

g) Keputusan-keputusan yang telah dibuat dicatat dengan jelas dan tepat.

h) Tindakan susulan yang perlu dilakukan oleh pihak tertentu perlu dicatatkan
dengan jelas.

i) Sekiranya terdapat butiran pembentangan kertas kerja, urus setia hendaklah
merekodkan perkara seperti yang berikut;
i. tajuk kertas pembentangan;
ii. pihak yang menyediakan kertas pembentangan;
iii. tujuan utama kertas pembentangan tersebut disediakan;
iv. isu-isu penting yang dibangkitkan dalam kertas pembentangan;

29 |B A B 3 : M e s y u a r a t

v. pandangan/ulasan ahli berkenaan isu yang dibangkitkan dalam kertas
pembentangan; dan

vi. keputusan mesyuarat terhadap kertas pembentangan.
3.5 Tatacara Pengurusan Mesyuarat

3.5.1 Tanggungjawab Urus Setia Mesyuarat
Kelancaran pengendalian mesyuarat amat bergantung kepada kecekapan urus
setia merancang persiapan mesyuarat serta menyediakan pelaporan mesyuarat
dalam bentuk minit mesyuarat yang tepat dan berkualiti. Bagi memastikan
kelancaran urusan mesyuarat, urus setia perlu memberikan perhatian kepada tiga
(3) peringkat tanggungjawab sebagai urus setia mesyuarat pada Rajah 1 dan Carta
Perbatuan Pengurusan Mesyuarat pada Rajah 2.

RAJAH 1: TANGGUNGJAWAB URUS SETIA MESYUARAT

30 |B A B 3 : M e s y u a r a t

RAJAH 2: CARTA PERBATUAN PENGURUSAN MESYUARAT

3.5.2 PERINGKAT 1: Tindakan Sebelum Mesyuarat
Sebelum mesyuarat dijalankan, urus setia hendaklah membuat persiapan rapi
iaitu:

a) Menentukan Agenda, Tarikh, Masa dan Tempat Mesyuarat Bersama
Pengerusi Mesyuarat
Urus setia hendaklah memastikan agenda, tarikh, masa dan tempat
mesyuarat dipersetujui oleh pengerusi mesyuarat. Agenda mesyuarat
hendaklah mengandungi perkara-perkara seperti yang berikut:
i. Perutusan Pengerusi Mesyuarat;
ii. Pengesahan Minit Mesyuarat;
iii. Perkara-perkara Berbangkit;
iv. Perbincangan;
v. Pembentangan Kertas;
vi. Hal-hal Lain, dan
vii. Penutup

31 |B A B 3 : M e s y u a r a t

b) Membuat Tempahan Bilik Mesyuarat
Urus setia hendaklah membuat tempahan bilik mesyuarat secara bertulis atau
melalui sistem tempahan dalam talian agensi masing-masing sekiranya ada.
Maklumat berhubung tempahan hendaklah dikemukakan kepada pegawai
yang bertanggungjawab menerima tempahan. Antara maklumat yang perlu
dikemukakan ialah:
i. nama mesyuarat;
ii. nama dan jawatan pengerusi mesyuarat;
iii. nama dan maklumat perhubungan urus setia mesyuarat;
iv. tarikh, masa bermulanya mesyuarat dan masa mesyuarat dijangka
tamat;
v. bilangan ahli mesyuarat;
vi. peralatan yang diperlukan di dalam bilik mesyuarat;
vii. jumlah dan jenis minuman serta makanan (sekiranya perlu);
viii. pemeriksaan keselamatan hendaklah dibuat sekiranya mesyuarat
melibatkan orang kenamaan negara (sekiranya perlu); dan
ix. senarai semak keperluan mesyuarat adalah seperti di Lampiran C
manakala carta alir tanggungjawab urus setia mesyuarat adalah seperti
di Lampiran D.

c) Mengurus Kertas-kertas Pembentangan
Kertas pembentangan (sekiranya ada) yang telah dikenal pasti untuk
dibentangkan semasa mesyuarat hendaklah dikemukakan bagi
pertimbangan dan persetujuan pengerusi mesyuarat. Perkara-perkara yang
perlu dilaksanakan bagi urusan pembentangan kertas:
i. Surat panggilan pembentangan kertas dihantar kepada ahli mesyuarat
atau mana-mana pihak yang diberi tanggungjawab membuat
pembentangan sekurang-kurangnya empat belas (14) hari bekerja
sebelum mesyuarat.
ii. Kertas pembentangan digalakkan untuk dikemukakan kepada pihak urus
setia sekurang-kurangnya tujuh (7) hari bekerja sebelum mesyuarat.
Urus setia boleh memohon agensi berkenaan untuk menyediakan bahan
pembentangan seperti yang berikut:

32 |B A B 3 : M e s y u a r a t

 Slaid atau kertas pembentangan atau kedua-duanya disediakan
dalam bentuk salinan lembut (soft copy); dan

 Menyediakan ringkasan eksekutif (sekiranya perlu). Ringkasan
eksekutif disediakan bagi kertas pembentangan tidak melebihi
lima belas (15) muka surat (tidak termasuk lampiran).

iii. Mengadakan sesi pramesyuarat untuk membincangkan kertas-kertas
yang akan dibentangkan (sekiranya perlu).

iv. Kertas pembentangan perlu diedarkan kepada ahli mesyuarat dalam
tempoh tiga (3) hari bekerja sebelum mesyuarat.

d) Mendapatkan Maklum Balas Bagi Mesyuarat Lepas
Pihak urus setia hendaklah memastikan maklum balas bagi mesyuarat lepas
diperoleh daripada agensi yang berkenaan agar status tindakan yang telah
dan akan diambil dimaklumkan dalam mesyuarat yang akan datang.

Laporan maklum balas akan dikumpul daripada minit mesyuarat yang
disediakan dan ahli juga boleh terus mengemas kini maklum balas melalui
e-mel rasmi.

e) Menghantar Jemputan Mesyuarat
Urus setia hendaklah menghantar jemputan mesyuarat melalui e-mel
sekurang-kurangnya tujuh (7) hari bekerja sebelum mesyuarat diadakan.
Jemputan ini hendaklah mengandungi maklumat-maklumat asas seperti
yang berikut:
i. Nama mesyuarat;
ii. Tarikh dan tempat mesyuarat;
iii. Masa mula dan masa dijangka tamat;
iv. Nama dan jawatan Pengerusi Mesyuarat;
v. Agenda mesyuarat; dan
vi. Pernyataan yang memaklumkan sama ada ahli yang dijemput
dibenarkan menghantar wakil. Sekiranya dibenarkan, nama dan
jawatan wakil hendaklah dinyatakan semasa pengesahan kehadiran.

33 |B A B 3 : M e s y u a r a t

f) Mengadakan Perbincangan Sebelum Mesyuarat
Perbincangan antara Pengerusi Mesyuarat dengan urus setia hendaklah
diadakan untuk menetapkan kandungan perutusan pengerusi, meneliti
maklum balas yang diterima serta mengenal pasti tindakan susulan yang
perlu dilakukan. Urus setia hendaklah memastikan perkara-perkara berikut
diberikan perhatian oleh Pengerusi Mesyuarat:
i. mematuhi waktu mesyuarat bermula dan tamat agar tempoh
mesyuarat yang diperuntukkan dapat dioptimumkan;
ii. memastikan semua perkara dalam agenda dibincangkan;
iii. merumuskan perkara-perkara utama yang telah dipersetujui sebelum
mesyuarat berakhir; dan
iv. Norma kerja yang digalakkan untuk mengadakan perbincangan
adalah dalam tempoh tiga (3) hari bekerja sebelum mesyuarat.

g) Mengesahkan Kehadiran
Ahli mesyuarat dikehendaki membuat pengesahan kehadiran mesyuarat
kepada urus setia mesyuarat, urus setia seterusnya akan menyediakan
senarai kehadiran mesyuarat serta mencatat kehadiran wakil kepada ahli
mesyuarat atau pegawai lain yang turut hadir.

Senarai ini hendaklah disediakan dalam tempoh sekurang-kurangnya satu
(1) hari bekerja sebelum mesyuarat diadakan. Senarai ini akan digunakan
sebagai rekod kehadiran bagi tujuan penyediaan minit mesyuarat.

h) Memastikan Persediaan Kemudahan-kemudahan Bilik Mesyuarat
Urus setia hendaklah memastikan bilik mesyuarat disediakan mengikut
keperluan mesyuarat seperti yang berikut:
i. menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih dan kemas;
ii. menyediakan tempat duduk yang mencukupi dan menyusun tanda nama
Pengerusi Mesyuarat dan ahli mesyuarat (sekiranya perlu);
iii. memastikan alat kelengkapan mesyuarat seperti perakam suara,
mikrofon, komputer, projektor, skrin, slide controller dan peralatan lain
berfungsi dengan baik;
iv. memastikan juruteknik mudah dihubungi sekiranya berlaku sebarang
masalah teknikal; dan
34 |B A B 3 : M e s y u a r a t

v. urus setia perlu berada dalam bilik mesyuarat sekurang-kurangnya 30
minit sebelum mesyuarat bermula.

i) Menangguh atau Membatalkan Mesyuarat
Sekiranya berlaku penangguhan atau pembatalan mesyuarat, perkara-
perkara berikut perlu diambil perhatian oleh urus setia:
i. memaklumkan segera kepada semua ahli mesyuarat berhubung
penangguhan/pembatalan mesyuarat; dan
ii. memastikan tempahan bilik mesyuarat, peralatan dan kemudahan
dibatalkan.

3.5.3 PERINGKAT II: Tindakan Semasa Mesyuarat

Urus setia bertanggungjawab memastikan perkara-perkara yang berikut
dilaksanakan semasa mesyuarat:

i. mengemas kini kehadiran ahli mesyuarat semasa mesyuarat
berlangsung;

ii. memastikan mesyuarat dijalankan mengikut agenda yang telah
ditetapkan; dan

iii. merekod perkara-perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat bagi
tujuan penyediaan minit mesyuarat.

3.5.4 PERINGKAT III: Tindakan Selepas Mesyuarat

Selepas mesyuarat diadakan, tindakan-tindakan berikut perlu dilaksanakan oleh
urus setia mesyuarat.

a) Menyediakan Minit Mesyuarat
Minit mesyuarat hendaklah disediakan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja
selepas tarikh mesyuarat dan diserahkan untuk kelulusan pengerusi.
Penulisan minit mesyuarat hendaklah ringkas, tepat, dan padat serta laras
bahasanya bersifat formal. Antara perkara yang perlu dititikberatkan dalam
minit mesyuarat ialah:
i. senarai kehadiran ahli mesyuarat disusun mengikut kekananan
jawatan;

35 |B A B 3 : M e s y u a r a t

ii. perkara-perkara penting yang dibincangkan dalam mesyuarat
disusun mengikut tajuk dan perkara;

iii. keputusan-keputusan yang dibuat hendaklah dicatat dengan jelas;
iv. tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil;
v. menentukan pihak yang perlu mengambil tindakan susulan; dan
vi. sekiranya terdapat butiran pembentangan kertas, urus setia

hendaklah merekodkan perkara-perkara seperti yang berikut:
 Tajuk kertas pembentangan;
 Pihak yang menyediakan kertas pembentangan;
 Tujuan utama kertas pembentangan berkenaan disediakan;
 Isu-isu penting yang dibangkitkan dalam kertas pembentangan;
 Pandangan/ulasan ahli mesyuarat berkenaan isu yang

dibangkitkan dalam kertas pembentangan; dan
 Keputusan mesyuarat terhadap kertas pembentangan.

b) Format Teknikal
Pada asasnya, penulisan minit mesyuarat perlu menepati format teknikal
minit mesyuarat seperti yang berikut:

i. Jenis fon (font): Arial

ii. Saiz fon (font): Minimum 12

iii. Langkau antara barisan: Minimum 1.15

iv. Kedudukan teks: Justified

v. Istilah Bahasa Inggeris: Italic (Sekiranya minit mesyuarat
disediakan dalam Bahasa Melayu)

c) Struktur Minit Mesyuarat
i Struktur minit mesyuarat perlulah berpandukan agenda dan turutan
mesyuarat seperti yang berikut:

 Senarai Kehadiran;
 Perutusan Pengerusi;
 Pengesahan Minit Mesyuarat;
 Perkara-perkara Berbangkit;
 Perbincangan;

36 |B A B 3 : M e s y u a r a t

 Pembentangan Kertas;
 Hal-hal Lain; dan
 Penutup.

ii. Setiap perkara yang dibincangkan hendaklah diikuti dengan catatan
yang menunjukkan sama ada tindakan diperlukan, perhatian atau
untuk makluman sahaja.

iii. Minit mesyuarat yang berkualiti perlu menepati ciri-ciri sistematik,
tepat, padat dan kemas. Format penyediaan minit mesyuarat akan
membantu urus setia menyediakan minit dalam bentuk yang mudah
difahami oleh ahli mesyuarat.

iv. Minit mesyuarat perlu disiapkan dan dikemukakan kepada
Pengerusi Mesyuarat untuk kelulusan dalam tempoh tiga (3) hari
bekerja selepas tarikh mesyuarat.

d) Mengedarkan Minit Mesyuarat
Minit mesyuarat berserta format/borang maklum balas hendaklah diedarkan
melalui e-mel kepada ahli mesyuarat selewat-lewatnya tujuh (7) hari
bekerja selepas mesyuarat.

e) Mengedar dan Mendapatkan Maklum Balas Mesyuarat
Urus setia hendaklah mendapatkan maklum balas daripada ahli mesyuarat.
Agensi kerajaan yang bertanggungjawab melaksanakan keputusan
mesyuarat hendaklah menghantar maklum balas kepada urus setia dengan
menggunakan format di Lampiran G yang mengandungi perkara-perkara
berikut:
i. Keputusan Minit Mesyuarat
Urus setia menyenaraikan keputusan mesyuarat seperti mana
tercatat dalam minit mesyuarat berserta pihak yang
bertanggungjawab untuk mengambil tindakan terhadap keputusan
mesyuarat.

37 |B A B 3 : M e s y u a r a t

ii. Maklum Balas
Ahli mesyuarat atau pihak yang bertanggungjawab perlu
mengemukakan status terkini tindakan yang telah dilaksanakan
selewat-lewatnya empat belas (14) hari bekerja selepas mesyuarat

3.6 Format Minit Mesyuarat
a) Format Minit Mesyuarat mengandungi struktur seperti yang berikut:
i. Senarai Kehadiran;
ii. Perutusan Pengerusi;
iii. Pengesahan Minit Mesyuarat;
iv. Perkara-perkara Berbangkit;
v. Perbincangan;
vi. Pembentangan Kertas;
vii. Hal-hal Lain; dan
viii. Penutup.
b) Format dan Struktur Minit Mesyuarat

Kehadiran:
Senarai nama ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan
nama Pengerusi Mesyuarat. Susunan nama hendaklah berdasarkan kekananan
jawatan

38 |B A B 3 : M e s y u a r a t

Hadir Bersama-sama:
Senarai nama pegawai yang bukan ahli mesyuarat tetapi diundang khas untuk
menghadiri mesyuarat atau telah turut serta dalam mesyuarat. Susunan nama
hendaklah berdasarkan kekananan.

Urus Setia:
Senarai pegawai yang menjadi urus setia mesyuarat. Susunan nama hendaklah
berdasarkan kekananan.

1. Perutusan Pengerusi
Ruangan yang mengandungi catatan tentang perkara-perkara penting yang
telah dibangkitkan oleh Pengerusi Mesyuarat. Perkara-perkara penting ini
tidak semestinya dibangkitkan oleh Pengerusi Mesyuarat pada awal
mesyuarat. Perkara tersebut mungkin dibangkitkan semasa mesyuarat
membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan
kertas-kertas kerja atau pada akhir mesyuarat.

2. Pengesahan Minit Mesyuarat
Catatan keputusan mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa
pindaan atau disahkan tertakluk pada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada
pindaan, nyatakan pindaan-pindaan tersebut.

3. Perkara-perkara Berbangkit
Perkara berbangkit berkaitan dengan perkara yang berikut:
a) ruangan ini mengandungi catatan tentang perkara-perkara yang
dibangkitkan dalam mesyuarat yang lepas.
b) tajuk utama perkara yang dibangkitkan hendaklah dicatatkan. Untuk
memudahkan rujukan dibuat, muka surat dan perenggan minit mesyuarat
lepas yang membincangkan perkara tersebut hendaklah dicatatkan, dan;
c) jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan
juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan tersebut.

39 |B A B 3 : M e s y u a r a t

4. Perbincangan
Ruangan ini hendaklah mencatatkan perkara-perkara baharu yang
dibincangkan oleh ahli mesyuarat. Susunan tajuk adalah berdasarkan
agenda mesyuarat yang telah ditetapkan.

5. Pembentangan Kertas
Bagi mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan untuk
perbincangan. Perkara yang perlu direkodkan dalam ruangan ini adalah
seperti yang berikut:
a) tajuk kertas kerja berkenaan;
b) nama agensi dan pegawai yang menyediakan kertas kerja berkenaan;
c) tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan;
d) isu-isu penting yang dibangkitkan dalam kertas kerja berkenaan;
e) pandangan/ulasan ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan
dalam kertas kerja berkenaan; dan
f) keputusan mesyuarat tentang isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan-
tindakan susulan yang perlu diambil.

6. Hal-hal Lain
Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang berkaitan tetapi tidak
terkandung dalam agenda utama mesyuarat.

7. Penutup
Ruangan ini mencatatkan/merekodkan perkara-perkara yang berikut:
a) masa mesyuarat tamat atau ditangguhkan;
b) ucapan terima kasih daripada Pengerusi Mesyuarat; dan
c) catatan tentang tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah
ditentukan.

40 |B A B 3 : M e s y u a r a t