PANDUAN PENULISAN DOKUMEN RASMI

3.7 Minit Mesyuarat Contoh

Tarikh: MINIT MESYUARAT PENGURUSAN TERTINGGI (MPT)
Masa: JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SELANGOR
Tempat: BIL.5/2020

10 Jun 2020
9.00 pagi hingga 4.30 petang
Bilik Mesyuarat Utama, JPN Selangor

KEHADIRAN:

BIL. NAMA JAWATAN
1. Hj. Izmi bin Haji Ismail
2. Hj. Abdul Aziz bin Abdul Jalil Pengarah Pendidikan (Pengerusi)
3. Azmi bin Misron Jabatan Pendidikan Selangor
4. Hj. Abd Najeh bin Asmuin Timbalan Pengarah
5. Hj. Yaakob bin Mat Shari Sektor Pengurusan Sekolah
6. Raja a/l Chinaya @ Sinniah Timbalan Pengarah
6. Fauziah binti Che Mustafa Sektor Pembangunan Murid
8. Mohammad Nuri bin Hussin Ketua Penolong Pengarah Kanan
9. Fatzlee bin Hashim Sektor Pendidikan Islam
Ketua Penolong Pengarah Kanan
Sektor Pentaksiran & Peperiksaan
Ketua Penolong Pengarah Kanan
Sektor Pengurusan
Ketua Penolong Pengarah
Sektor Pengurusan Maklumat
Ketua Penolong Pengarah
Sektor Sumber dan Teknologi Pendidikan
Ketua Kaunselor Pendidikan Negeri
Sektor Psikologi dan Kaunseling

Hadir Bersama-sama JAWATAN
BIL. NAMA
1. Ramlah binti Hassan Ketua Penolong Pengarah Kanan
Sektor Perancangan dan Pengurusan PPD
2. Nik Azmawati Penolong Pengarah
Sektor Pendidikan Khas
3. Norsidah binti Jilani Ketua Penolong Pengarah
Sektor Sumber Manusia

41 |B A B 3 : M e s y u a r a t

Tidak Hadir Bersebab JAWATAN
BIL. NAMA
1. Muhammad Radzi bin Timbalan Pengarah
Abdullah Sektor Perancangan dan Pengurusan PPD
2. (Kosong) Ketua Penolong Pengarah Kanan
Sektor Pendidikan Khas
3. Ruzana binti Jajuri Ketua Penolong Pengarah Kanan
Sektor Sumber Manusia
Urus Setia

BIL. NAMA JAWATAN
1. Datin Seri Aslinah binti Mohd
Penolong Pegawai Tadbir Tinggi
Arifin Sektor Pengurusan
2. Muhamad Roslan bin Khalid
Penolong Pegawai Tadbir
3. Rosli bin Badron Sektor Pengurusan
Akauntan Kanan (Pencatat Minit)
Sektor Pengurusan

1.0 PERUTUSAN PENGERUSI

1.1. Pengerusi mengucapkan salam terima kasih atas kehadiran semua ahli
mesyuarat.

1.2. Pengerusi memaklumkan perkara-perkara berikut:-

1.2.1. Tarikh sambutan hari guru peringkat Negeri Selangor yang
dijadualkan pada 25 Jun diawalkan kepada 23 Jun 2020.

1.2.2. Perintah Kawalan Pergerakan Bersyarat (PKPB) tamat pada 9
Jun 2020 dan disambung dengan Perintah Kawalan Pergerakan
Pemulihan (PKPP) bermula 10 Jun 2020.

Makluman

1.2.3. Fungsi agihan Elaun Murid Khas diserahkan semula kepada
Sektor Pendidikan Khas daripada Sektor Pembangunan Murid.
Tindakan : SPM dan SPK

42 |B A B 3 : M e s y u a r a t

2.0 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT PENGURUSAN TERTINGGI BIL. 4/2020

2.1 Minit Mesyuarat Pengurusan Tertinggi Bil.4/2020 diterima dan disahkan
tanpa pindaan.

3.0 MAKLUM BALAS MINIT MESYUARAT PENGURUSAN TERTINGGI BIL.
4/2020

3.1 Maklum balas mesyuarat Bil.4/2020 adalah seperti di Lampiran 1.

4.0 PERBINCANGAN

4.1 Laporan Oleh Sektor dan Pejabat Pendidikan Daerah

4.1.1 Sektor Perancangan & Pengurusan PPD (SPD)

a) Memohon penghantaran laporan program utama Sektor dan
PPD Selangor pada setiap bulan beserta nama pegawai
pelapor. (Rujuk surat/memo JPNS.SPD 100-1/9/2 JLD.2 (32)
bertarikh 19 Mei 2020.

Tindakan : Semua Sektor / PPD

a) Memohon menghantar Penarafan Kendiri secara softcopy dan
Penarafan Kecemerlangan PPD (PKPPD) Tahun 2020 (data
Tahun 2019) kepada Unit Perancangan dan Transformasi SPD
pada atau sebelum 30 Jun 2020.

Tindakan: Semua Sektor / PPD

b) Analisis Pencapaian Objektif Kualiti (APOK), Proses Kerja
hendaklah dihantar berdasarkan surat /memo JPNS.SPD 100-
14/1/2 ( 7) bertarikh 17 Mac 2020 kepada Encik Zakaria bin
Abd Hamid melalui emel [email protected]

Tindakan: Semua Sektor / PPD

4.1.2 Sektor Pendidikan Islam (SPI)

a) Program anjuran SPI sepanjang tempoh PKP adalah seperti
berikut :-
• Program Bacaan Yasin disertai oleh lebih 1200 orang
• Program Imarah Ramadan disertai oleh lebih 4000 orang
• Kem Pemantapan Akidah bertema Proud to Be Mukmin
berjaya menarik lebih 5500 orang.

43 |B A B 3 : M e s y u a r a t

b) SPI berharap setiap sektor menyediakan sudut Quran Corner.

Makluman

4.1.3 Sektor Penilaian & Peperiksaan (SPP)

SPP bercadang untuk mengadakan taklimat peperiksaan
melibatkan pegawai seramai 75 orang pada 23 Julai 2020.
Berikutan norma baharu, SPP bercadang untuk menggunakan
dewan yang besar bagi mematuhi penjarakan sosial dalam
kalangan pegawai. Mesyuarat memutuskan supaya SPP
mendapatkan kebenaran pihak polis sebelum menganjurkan
taklimat berkenaan selewat-lewatnya tiga minggu sebelum tarikh
pelaksanaan.

Tindakan : SPP

4.1.4 PPD Petaling Perdana (PPDPP)
PPDPP memohon ruang pejabat di SSTP bagi menempatkan
pegawai PPD. Mesyuarat memutuskan agar PPDPP membuat
permohonan rasmi kepada pengarah untuk pertimbangan.
Tindakan : PPDPP

5.0 PEMBENTANGAN KERTAS CADANGAN / KERTAS KERJA

5.1 SPK membentangkan kertas cadangan Program Pendidikan Inklusif (PPI)
Negeri Selangor seperti di Lampiran A. Program ini bertujuan untuk memberi
maklumat berkaitan Pelaksanaan Program Pendidikan Inklusif di Sekolah-
Sekolah. PGB masih belum memahami sepenuhnya pelaksanaan PPI.

5.2 Mesyuarat memutuskan kertas cadangan ini diterima dan jerayawara
dilaksanakan dalam kadar segera.

Tindakan : SPK

6.0 HAL-HAL LAIN

6.1 Bekerja Dari Rumah (BDR)
SP memohon penjelasan berkenaan kelulusan BDR berikutan PKPP
yang dilanjutkan sehingga Ogos 2020. Pengerusi memaklumkan
kelulusan sedia ada kekal sehingga bulan Jun. Kelulusan permohonan
BDR baharu bagi bulan Julai dan Ogos adalah tertakluk kepada budi
bicara Pengarah. Hanya permohonan yang memenuhi kriteria 1 dan 2
sahaja akan dipertimbangkan.
Makluman

44 |B A B 3 : M e s y u a r a t

6.2 Senggaraan Pejabat
SP memohon pegawai skim J membantu Unit Pentadbiran dalam
menguruskan penyelenggaraan pejabat memandangkan pegawai sedia
ada tidak mempunyai kepakaran dalam bidang elektrikal dan
senggaraan.
SIP mencadangkan agar dilantik kontraktor penyelenggaraan bangunan
secara kontrak bagi menyenggarakan bangunan Jabatan. Kaedah ini
telah diguna pakai di premis kerajaan lain terutama di Putrajaya.
Mesyuarat mengambil maklum dan cadangan SIP boleh
dipertimbangkan. Unit Kewangan dipohon menyemak implikasi
kewangan dan membuat bidaan peruntukan agar kontraktor
penyelenggaraan dapat dilantik pada masa akan datang. Dalam masa
yang sama, skim J adalah skim guna sama, SIP dipohon membantu Unit
Pentadbiran dalam urusan penyelenggaraan bangunan pejabat sebelum
kontraktor penyelenggaraan dapat dilantik selewat-lewatnya November
2020.
Tindakan: SP (Unit Kewangan) / SIP

7.0 PENUTUP
7.1 Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua ahli mesyuarat.
7.2 Mesyuarat Pengurusan Tertinggi Bil.5/2020 ditangguhkan pada jam 4.30
petang.
7.3 Tarikh mesyuarat kali ke-6 akan dimaklumkan kemudian.
Disediakan oleh :

45 |B A B 3 : M e s y u a r a t

3.8 Penulisan Maklum Balas Mesyuarat

Maklum balas mesyuarat perlu disediakan dengan lengkap untuk mengenal pasti
tindakan susulan terhadap keputusan mesyuarat yang lepas. Sehubungan dengan itu,
urus setia berperanan untuk menyediakan maklum balas bagi setiap keputusan
mesyuarat dan diedarkan untuk perhatian ahli-ahli mesyuarat. Urus setia juga perlu
membuat ringkasan dan penganalisisan terhadap maklum balas (rujuk Lampiran H)
yang diterima serta disusun mengikut tajuk-tajuk seperti dalam minit mesyuarat.

Ahli-ahli mesyuarat atau mana-mana pihak yang bertanggungjawab
melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat hendaklah memberi maklum balas
kepada urus setia. Urus setia pula bertanggungjawab mengesan pelaksanaan
keputusan-keputusan mesyuarat tersebut. Penyediaan maklum balas dapat
memendekkan masa pembentangan perkara-perkara berbangkit.

Untuk mendapat maklum balas, borang yang sesuai perlu digunakan. Petikan
minit dicatatkan di dalam borang dan dihantar kepada semua ahli yang
bertanggungjawab dalam masa dua minggu sebelum mesyuarat yang berikutnya.
Urus setia hendaklah memastikan agar butir-butir yang sesuai dimasukkan ke dalam
borang maklum balas. Butir-butir yang terkandung dalam borang maklum balas ini
adalah seperti yang berikut:

a) Bilangan
Berikan nombor secara bersiri bagi setiap perkara yang dicatatkan di dalam
rekod pengesanan.

b) Rujukan minit
Rujukan bilangan minit mesyuarat dan perenggan berkaitan.

c) Perkara
Tajuk perkara seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat berkaitan.

d) Tindakan
Pegawai yang bertanggungjawab terhadap perkara yang dinyatakan.

e) Maklum balas
Status / laporan tindakan terhadap perkara yang perlu diambil tindakan.
Nyatakan sama ada tindakan telah selesai atau memerlukan tindakan susulan.
46 |B A B 3 : M e s y u a r a t

Penulisan maklum balas daripada ahli mesyuarat mestilah lengkap seperti
maklumat-maklumat berikut:

i. Apa tindakan yang telah diambil
ii. Bila tindakan itu diambil
iii. Siapa yang melaksanakan tindakan
iv. Di mana tindakan dilaksana
v. Bagaimana tindakan itu dilaksana

Penulisan maklum balas contoh:

Penulisan maklum balas yang Sepatutnya
kurang tepat

PPD Xxxx telah mengambil PPD Xxxx telah memberi taklimat

tindakan. tentang kepentingan PdPR kepada

semua PGB dalam Mesyuarat

Kurikulum Daerah Bil.2/2020 pada 29

Oktober 2020.

PPD Yyyy mengambil maklum Surat siaran pelaksanaan PLC telah

tentang perkara tersebut. dikeluarkan pada 9 Jun 2020 kepada

semua sekolah di PPD Yyyy.

Rujukan: SPB.5110/4/Jld.6 (11)
berdasarkan surat KPM bertarikh
3.12.2019 rujukan KP(BPG)
9094/600/3/5 Jld.6 (95)

f) Edaran Maklum Balas
Maklum balas yang diterima oleh urus setia hendaklah diedarkan untuk
perhatian ahli-ahli mesyuarat sebelum mesyuarat. Urus setia hendaklah
menyusun maklum balas yang diterima mengikut tajuk-tajuk seperti di dalam
minit mesyuarat. Urus setia hendaklah menyediakan laporan maklum balas bagi
setiap keputusan mesyuarat mengikut format yang dinyatakan. Semasa
mesyuarat, sebaik-baiknya maklum balas tersebut dibaca oleh urus setia.

47 |B A B 3 : M e s y u a r a t

Format Maklum Balas

Nama Mesyuarat :

Tarikh :

Hari :

Masa :

Tempat :

Pengerusi :

BIL KEPUTUSAN MAKLUM BALAS
1. Muka surat X – Perenggan X.Y

Tindakan : Status: Selesai / Belum Selesai / Tidak
2. Muka surat X – Perenggan X.Y Berkenaan *

Tindakan : Status: Selesai / Belum Selesai / Tidak
3. Muka surat X – Perenggan X.Y Berkenaan *

Tindakan : Status: Selesai / Belum Selesai / Tidak
Berkenaan *

* Potong yang tidak berkenaan berdasarkan ketetapan mesyuarat

Disediakan oleh,

Nama :

Jawatan :

Tarikh :

48 |B A B 3 : M e s y u a r a t

3.9 Maklum Balas Mesyuarat Contoh

LAMPIRAN G

MAKLUM BALAS MINIT MESYUA

Nama Mesyuarat : MESYUARAT PENG
Tarikh : 10 JUN 2020 (RABU
Tempat : BILIK MENSYUARAT

BIL KEPUTUSAN

1 Muka surat 4 SSTP - memak

Para 4.1.1 melalui pautan

Memohon penghantaran laporan Pegawai Pelapo

program utama Sektor dan PPD

Selangor pada setiap bulan beserta

nama pegawai pelapor. (Rujuk SPS - Laporan p
surat/memo JPNS.SPD 100-1/9/2 telah dihantar
JLD.2 (32) bertarikh 19 Mei 2020.
Pengurusan PP

Tindakan: Semua Sektor / PPD

SPD - Sehingga
penama pegaw

PPDHL - tela
Perancangan da
(Pn. Ramlah bin

ARAT PENGURUSAN TERTINGGI

GURUSAN TERTINGGI BIL. 5/2020
U)

T UTAMA, JPN SELANGOR

MAKLUM BALAS
klumkan bahawa: Laporan program utama sektor telah dihantar

http://gg.gg/programutamasektor2020 pada 15 Jun 2020 oleh
or SSTP, En. Sahrun Nizam bin Munjir.

Status: Selesai / Belum Selesai / Tidak Berkenaan

program utama Sektor Pengurusan Sekolah bagi bulan Jun 2020
pada 30 Jun kepada Pn Ramlah, Sektor Perancangan dan
PD

Status: Selesai / Belum Selesai / Tidak Berkenaan

a 24 Jun 2020, pihak urus setia SPD belum menerima sebarang
wai pelapor dari 14 sektor JPN dan 10 PPD Selangor.

Status: Selesai / Belum Selesai / Tidak Berkenaan

ah menghantar laporan program utama kepada Sektor
dan Pengurusan PPD, JPNSel melalui e-mel pada 30 Jun 2020.
nti Hassan)

Status: Selesai / Belum Selesai / Tidak Berkenaan

49 |B A B 3 : M e s y u a r a t

BIL KEPUTUSAN

PPDHS - Perka
pegawai melalu
laporan akan di

PPDK - Tindaka
tersebut. Memo
dirujuk.

PPDKS - Telah
kumpulan Wha
Pengurusan Te
tindakan oleh pe
masing.

Disediakan oleh : ROSLI BIN BADRON
Akauntan Kanan
Unit Akaun, Sektor Pengurusan
E-mel : [email protected].
Telefon : 013-000000

MAKLUM BALAS
ara berkenaan telah dimaklumkan untuk perhatian dan tindakan
ui memo PPDHS.100-12/4/1(22) bertarikh 29 Jun 2020 dan
ihantar ke JPN pada setiap bulan.

Status: Selesai / Belum Selesai / Tidak Berkenaan

an telah diambil dengan kadar segera bagi memenuhi keperluan
o JPNS.SPD 100-1/9/2 JLD.2 (32) bertarikh 19 Mei 2020 telah

Status: Selesai / Belum Selesai / Tidak Berkenaan

h dimaklumkan kepada Timbalan PPD semua sektor melalui
atsApp Pengurusan Tertinggi PPDKS dan semasa Mesyuarat
ertinggi PPDKS bil.2/2020 pada 3 Julai 2020 untuk diambil
egawai yang dilantik sebagai pegawai pelapor di sektor masing-

Status: Selesai / Belum Selesai / Tidak Berkenaan

50 |B A B 3 : M e s y u a r a t

3.10 Analisis Maklum Balas Mesyuarat Contoh

*Keputusan Maklum balas Maklum balas Maklum

diterima Selesai Belum S

1 10 9 1
2 10 8 2

3 10 8 2

JUMLAH
*Keputusan adalah merujuk kepada bilangan keputusan yang

Lampiran H

m balas Catatan
Selesai

PPD XXX belum selesai

Sektor XXX dan PPD XXX belum selesai

PPD XXX belum selesai dan PPD YYY tidak
melengkapkan maklum balas

memerlukan tindakan (borang maklum balas).

51 |B A B 3 : M e s y u a r a t

Lampiran C

SENARAI SEMAK KEPERLUAN MESYUARAT

(Catatkan Nama Mesyuarat)

Bil. ….. Tahun …..

Tarikh (Hari) :

Masa : Mula-Tamat

Tempat :

Pengerusi :

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Tempahan Logistik Urus setia perlu
a) Nama Bilik Mesyuarat memastikan
Tempat peralatan telah diuji cuba
b) Peralatan ICT sebelum
i. Komputer riba mesyuarat
ii. Projektor
iii. Keperluan- keperluan lain
(Nyatakan)

c) Makan/Minum Urus setia perlu
i. Minum pagi memastikan makanan
ii. Makan tengah hari dan minuman tersedia
iii. Minum petang sekurang-kurangnya
iv. Lain-lain (nyatakan) setengah jam sebelum
waktu hidangan

52 |B A B 3 : M e s y u a r a t

BIL. TINDAKAN TANDA(/) CATATAN
d) Pengangkutan (jika berkaitan)
i. Barang-barang keperluan mesyuarat
ii. Urus setia
iii. Ahli mesyuarat
iv. Kad keselamatan
v. Keperluan parkir khas

2 Keperluan di Bilik Mesyuarat
i. Tanda nama ahli mesyuarat
ii. Perakam suara
iii. Peralatan menulis
iv. Senarai kehadiran ahli mesyuarat
mengikut kekananan
v. Dokumen mesyuarat
vi. Lain-lain peralatan mengikut keperluan

3 Penyediaan susunan
kekananan ahli mesyuarat

Senarai ahli mesyuarat

i. Senarai jemputan

ii. Senarai kehadiran semasa

Susun atur kedudukan ahli-ahli mesyuarat.

Nota: Senarai kekananan boleh dirujuk
kepada Bahagian Istiadat dan Urus
Setia Persidangan Antarabangsa,
Jabatan Perdana Menteri

53 |B A B 3 : M e s y u a r a t

Lampiran D
CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB URUS SETIA MESYUARAT

Sumber: PTPA Bil.2 2018

54 |B A B 3 : M e s y u a r a t



BAB 4
PENGURUSAN MINIT CURAI

4.1 Pengenalan

Pada umumnya, minit curai perlu disediakan oleh pegawai yang kembali menghadiri sesuatu
mesyuarat/taklimat/program untuk dilaporkan kepada ketua jabatan. Kandungannya adalah
ringkas dan padat berfokus kepada perbincangan dan ketetapan yang telah diputuskan dalam
mesyuarat/taklimat/program berkenaan. Organisasi boleh membuat persediaan awal terhadap
tindakan-tindakan yang perlu diambil berdasarkan minit curai tersebut.

Minit curai bermaksud minit yang dicabut daripada minit keseluruhan; cabutan minit yang
hanya merujuk perkara tertentu untuk diambil tindakan oleh pihak tertentu. Ia hendaklah ditulis
dengan jelas dan terang maksudnya.

4.2 Definisi Minit Curai

Minit curai ialah laporan ringkas yang disediakan oleh pegawai yang kembali menghadiri
seminar atau kursus untuk dikemukakan kepada ketua jabatan sebelum minit lengkap atau
laporan lengkap diterima daripada penganjur.

4.3 Tujuan Penulisan Minit Curai

Tujuan penulisan minit curai adalah supaya tidak berlaku kecairan maklumat untuk
disampaikan kepada ketua jabatan atau ketua organisasi masing-masing.

4.4 Ciri-ciri Minit Curai

Kandungan Minit Curai adalah terdiri daripada butiran awal mengenai Taklimat / Bengkel /
Kursus / Mesyuarat yang dihadiri, agenda/ isi kandungan atau perkara yang dibincangkan
semasa berlangsungnya majlis dan juga tindakan yang perlu diambil oleh pihak yang
berkenaan.

a) Bahasa tepat dan ringkas
b) Menggunakan bahasa rasmi
c) Bersifat makluman dan tindakan
d) Tidak perlu merekodkan semua butiran maklumat.
e) Tiada maklum balas diperlukan
f) Disediakan dan ditandatangani oleh pegawai yang menghadiri program berkenaan
g) Diserahkan kepada ketua jabatan dalam tempoh 7 hari selepas menghadiri program

4.5 Jenis-jenis Minit Curai

Terdapat lima jenis minit curai, antaranya:
a) Minit curai mesyuarat;
b) Minit curai taklimat;
c) Minit curai bengkel;

55 | B A B 4 : M i n i t C u r a i

d) Minit curai program;
e) Minit curai seminar / kolokium; dan
f) Minit curai lawatan.
4.6 Format Minit Curai
Format minit curai adalah seperti berikut:
a) Butiran awal:

i. nama pegawai;
ii. jawatan;
iii. tajuk / perkara;
iv. tarikh;
v. masa;
vi. tempat;
vii. anjuran;
viii. pengerusi; dan
ix. kehadiran.
b) Butiran mesyuarat/taklimat/perbincangan/kursus - catatan penting maklumat yang
diperoleh;
c) Tindakan susulan organisasi;
d) Tandatangan, nama dan jawatan pegawai; dan
e) Tarikh minit curai disediakan.

56 | B A B 4 : M i n i t C u r a i

Format Minit Curai

1 NAMA PEGAWAI :
2 JAWATAN :
3 TAJUK / PERKARA :
4 TARIKH :
5 MASA :
6 TEMPAT :
7 ANJURAN :
8 PENGERUSI :
9 KEHADIRAN :

10. Butiran Mesyuarat/Taklimat/Perbincangan/Kursus
10.1

11. Implikasi Kepada JPN/PPD Selangor
11.1

12. Tindakan Susulan JPN/PPD Selangor
12.1

Tandatangan Pegawai:
Tarikh :

57 | B A B 4 : M i n i t C u r a i

Minit Curai Contoh

1 NAMA PEGAWAI : Rubiaton binti Ibrahim
2 JAWATAN : Penolong Pengarah Bahasa

3 TAJUK / PERKARA : Mesyuarat Penyelarasan Pelaksanaan Ujian Penguasaan
Bahasa Melayu Guru (UPBMG) Bawah Inisiatif #108 Tahun 2020

4 TARIKH : 04 hingga 05 Februari 2020
5 MASA : 8.30 pagi – 5.00 petang

6 TEMPAT : Bilik Melati 3, Aras 4 BPG, Putrajaya

7 ANJURAN : Bahagian Profesiolisme Guru
8 PENGERUSI : Encik Razlee bin Mohamad

9 KEHADIRAN : Penolong Pengarah Bahasa semua JPN

10. Butiran Mesyuarat/Taklimat/Perbincangan/Kursus

10.1 Pencapaian UPBMG 2019

a) Kesimpulan tahap profesiensi guru-guru BM di JPN Selangor adalah pada tahap
sederhana (min: 3.5 / 3.4 / 4.4) berpandukan berikut:

KEMAHIRAN P1 Profesiensi Kemahiran Menulis P6 Jumlah Min
BERTUTUR 0 P2 P3 P4 P5 2 258 3.5
MENDENGAR 37 85 99 35 258 3.4
MENULIS 0.00% 0.80% 258 4.4
14.30% 32.90% 38.40% 13.60%
0 1
0.00% 37 103 103 14 0.40%
14.30% 39.90% 39.90% 5.40%
0 19
0.00% 4 26 97 112 7.4%
1.6% 10.1% 37.6% 43.4%

58 | B A B 4 : M i n i t C u r a i

10.2 Penetapan Pelaksanaan UPBMG JPN Selangor 2020

a) Pelaksanaan 2020 melibatkan 2 fasa iaitu pada 5 – 22 April dan 8 – 19 Julai
2020. Untuk fasa 1, JPN Selangor akan melaksanakan UPBMG pada 7 - 8
April 2020.

b) Melibatkan bilangan guru bukan opsyen BM seramai 288 orang bagi setiap
fasa. (JPN Selangor telah selesai membuat pendaftaran 288 calon UPBMG
fasa 1 2020)

c) Kriteria pemilihan guru:
• Bukan opsyen BM
• Keutamaan untuk SJK
• Lahir bermula tahun 1970
• Sah dalam perkhidmatan
• SK diterima jika calon SJK tidak mencukupi
• Satu sekolah 2 orang calon (kecuali SKM)
• Setiap 72 calon + 6 urus setia
• Elakkan calon yang nak pencen

d) Pemilihan lokasi ujian hendaklah berdekatan dengan sebilangan besar guru
yang terlibat.

e) Keperluan Bilik : 1 Dewan dengan kemudahan audio, 3 bilik ujian bertutur
dan 1 bilik pentaksir.

f) Penggantian peserta ujian : Pengetua perlu mendapat kelulusan JPN.

10.3 Peruntukan Kewangan 2020

a) Kod Program/ aktiviti untuk UPBMG 083018. Peruntukan yang diberi seperti

berikut:

OS29000 : RM4,128

OS21000 : RM9,840

Jumlah : RM13,968

b) Kadar perbelanjaan makan RM12.00 x Bilangan Peserta + Urus Setia +

Pentaksir + BPG/JPN.

c) Jumlah bagi JPN Selangor:

Peserta 144

Urus setia 12

Pentaksir 12

Jumlah 168

168 x 2 hari = 336 orang

59 | B A B 4 : M i n i t C u r a i

10.4 Hal-hal lain
a) Pengesahan keputusan peperiksaan ini akan melayakkan calon menerima
sijil secara dalam talian dan calon yang mendapat tahap profisiensi P1
hingga P4 akan diberikan kursus intervensi pada tarikh yang akan
ditentukan kelak.
b) Guru perlu berada pada tahap P5.
c) Calon calon yang mendapat P4 perlu menduduki Kursus Pemugaran
Bahasa Melayu (30 jam) ; dan
d) Calon calon yang mendapat P1 hingga P3 perlu menduduki Kursus
Pemantapan Bahasa Melayu 120 jam.

11. Implikasi Kepada JPN/PPD Selangor

Tiada
12. Tindakan Susulan JPN/PPD Selangor

12.1 Membuat perancangan lengkap pelaksanaan UPBMG bagi tahun 2020.
12.2 Membentangkan kepada semua PPD untuk makluman analisis pencapaian

pelaksanaan bagi tahun 2020.

Tandatangan Pegawai :
t.t
RUBIATON BINTI IBRAHIM
Penolong Pengarah Bahasa
Sektor Pembelajaran
Tarikh: 05 Februari 2020

60 | B A B 4 : M i n i t C u r a i



BAB 5
PENGURUSAN KERTAS KERJA

5.1 Pengenalan

Pada umumnya kertas kerja ditulis dengan tujuan untuk mengutarakan penghujahan tentang
alasan dan bukti yang boleh diberikan untuk mendapatkan sesuatu seperti kelulusan untuk
satu peruntukan kewangan atau kelulusan menjalankan sesuatu projek dan sebagainya.

Kertas kerja adalah salah satu daripada bentuk komunikasi bertulis. Oleh sebab itu, kertas
kerja bermaksud hasil penulisan yang mengandungi idea untuk dikemukakan kepada pihak-
pihak yang berkenaan. Mereka perlu membaca kertas kerja tersebut untuk mendapatkan
maklumat berkaitan idea yang hendak disampaikan. Pihak yang berkenaan boleh terdiri
daripada kumpulan kecil seperti jawatankuasa projek atau pun kumpulan besar seperti
peserta seminar dan persidangan.

5.2 Definisi Kertas Kerja

Kertas kerja merupakan cadangan perancangan dan anggaran perbelanjaan bagi
melaksanakan sesuatu aktiviti. Sebarang kebenaran atau kelulusan aktiviti sekolah oleh
pihak atasan banyak bergantung kepada perincian dan penerangan dalam kertas kerja.
Jawatankuasa kerja yang bertanggungjawab perlu menyediakan kertas kerja ini dengan
lengkap dan jelas khususnya dalam aspek sewaan atau belian. (Dr. Tam Yeow Kwai, 2010;
Pengurusan Kokurikulum , m.s. 69).

Kesimpulannya, kertas kerja merupakan satu hasil penulisan yang merangkumi cadangan
perancangan untuk melaksanakan sesuatu aktiviti seperti lawatan sambil belajar atau sesuatu
projek yang melibatkan perbelanjaan dan memerlukan kelulusan ketua jabatan.

5.3 Tujuan Penulisan Kertas Kerja
Penulisan kertas kerja dilakukan bertujuan untuk mendapatkan sesuatu seperti kelulusan
untuk satu peruntukan kewangan atau kelulusan menjalankan sesuatu projek dan sebagainya.

5.4 Ciri-ciri Kertas Kerja
Untuk mencapai matlamat penulisannya, kertas kerja perlu memenuhi beberapa kriteria dan
ciri-ciri penulisan tertentu. Antara lain, ciri-ciri penulisan kertas kerja yang baik ialah:

a) Penggunaan bahasa yang baik.
Penggunaan bahasa yang baik dan tepat sangat penting dalam penulisan kertas
kerja. Struktur ayat yang betul dan gramatis, penggunaan imbuhan yang tepat dan
pemilihan kosa kata sesuai mengikut konteks dan situasi perlu diberi perhatian
oleh penulis. Penggunaan bahasa yang tidak jelas akan menimbulkan kesukaran
kepada pembaca untuk memahami perkara yang ingin disampaikan. Tahap

61 | B A B 5 : K e r t a s K e r j a

penguasaan yang baik membolehkan penulis melahirkan perkara yang
sebenarnya ingin disampaikan. Jika tidak berkemungkinan pembaca akan
menyalahtafsirkan mesej sebenar yang terkandung dalam kertas kerja tersebut.
Dalam penggunaan bahasa, penulis perlu memikirkan pemilihan kata dan ayat
yang mempunyai ciri-ciri seperti berikut:

i. jelas;
ii. khusus;
iii. tepat;
iv. sesuai; dan
v. elakkan ulangan yang tidak perlu

b) Ringkas, tepat dan padat.
Kertas kerja banyak mengandungi maklumat. Maklumat perlu dijelaskan oleh
penulis menggunakan bahasa yang sesuai supaya mudah difahami oleh pembaca
dengan jelas. Jika penjelasan yang diberikan oleh penulis terlalu panjang maka
pembaca sukar untuk memahami maksud yang ingin disampaikan. Begitu juga
sebaliknya, jika penjelasan terlalu ringkas sukar untuk pembaca memahami
perkara yang ingin disampaikan atau berkemungkinan pembaca akan membuat
tafsiran yang berbeza daripada maksud sebenar penulis. Setiap maklumat harus
diolah dengan jelas tanpa diulang-ulang. Kertas kerja yang dihasilkan perlu ringkas,
tepat dan padat sesuai dengan tujuan penghasilan kertas kerja tersebut.

c) Penggunaan laras yang betul
Laras bahasa ialah variasi bahasa yang mempunyai ciri-ciri khusus dalam
penggunaannya mengikut bidang. Hal ini termasuk pemilihan kata, frasa, ayat,
khalayak dan bidang yang diperkatakan. Walaupun pada umumnya penulisan
kertas kerja menggunakan laras bahasa formal, namun dalam penghasilan kertas
kerja tertentu penggunaan laras yang betul amat penting. Semasa menghasilkan
kertas kerja seminar misalnya, penggunaan laras yang tepat mengikut bidang akan
memudahkan khalayak memahami maksud yang ingin disampaikan oleh penulis.
Kertas kerja projek pula, laras bahasa umum sering digunakan. Oleh sebab itu,
penulis juga perlu membuat pertimbangan tentang khalayaknya sebelum menulis.

d) Keutuhan wacana dalam tulisan.
Wacana merupakan satu satuan bahasa lengkap dengan koheren dan kohesi
tinggi yang berkesinambungan. Oleh sebab banyak maklumat yang terdapat
dalam kertas kerja, maklumat itu perlu disusun sesuai dengan urutannya supaya
idea yang ingin disampaikan dapat dipersembahkan secara teratur. Pertalian
antara satu maklumat dengan yang lain akan menampakkan satu pola atau
keseluruhan kertas kerja. Dengan itu pembaca akan mudah memahami idea yang
ingin disampaikan. Selain itu, pemilihan kata dan susunan ayat yang digunakan
dalam kertas kerja juga akan memperlihatkan kertas kerja itu sebagai satu
kesatuan yang utuh.

e) Ketekalan penulisan.
Untuk menghasilkan kertas kerja yang baik, bentuk penulisan harus
dipersembahkan dalam bentuk yang tekal dan konsisten terutama dari segi ejaan.
Ejaan perkataan sama yang berbeza-beza dalam satu kertas kerja
memperlihatkan ketidaktelitian penulis khususnya dalam membuat penyemakan
terakhir. Selain itu, bahagian subtajuk yang terdapat dalam kertas kerja perlu ditulis
dalam format yang sama terutama daripada segi membuat jarak tepi (indent).

62 | B A B 5 : K e r t a s K e r j a

Ketekalan bentuk akan memudahkan pembaca membuat rujukan dan kertas kerja
tersebut akan kelihatan kemas.

f) Penomboran yang sesuai.
Penomboran juga penting dalam penulisan kertas kerja kerana terdapat beberapa
tajuk kecil yang perlu ada dalam satu kertas kerja. Penulis perlu menyusun
maklumat dengan susunan yang sesuai dan memberikan penomboran. Penulis
perlu memikirkan pembahagian tajuk-tajuk kecil tersebut supaya tidak terlalu
banyak tajuk kecil yang disenaraikan. Begitu juga pecahan-pecahan bagi tajuk
kecil tersebut. Berilah penomboran yang sesuai supaya bahagian-bahagian
tertentu mudah dirujuk.

g) Maklumat yang lengkap.
Kertas kerja biasanya mengandungi maklumat yang banyak terutama bagi kertas
kerja projek. Oleh sebab itu, penulis digalakkan untuk membuat rujukan atau
semakan dengan pihak-pihak tertentu supaya maklumat yang diperlukan tidak
tertinggal. Pandangan daripada pihak-pihak lain akan dapat melengkapkan lagi
kertas kerja yang kita sediakan. Kertas kerja yang telah lengkap sepatutnya dapat
menjawab persoalan-persoalan yang berkaitan. Jika maklumat yang perlu tidak
terdapat dalam kertas kerja mungkin penulis perlu melakukan penambahbaikan
agar kertas kerja yang akan dikemukakan mendapat kelulusan.

Untuk mengelakkan kertas kerja yang dihasilkan menjadi terlalu panjang, penulis perlu
menggunakan halaman lampiran untuk menyampaikan maklumat tambahan yang
mungkin diperlukan untuk menjelaskan tentang sesuatu perkara yang dinyatakan dalam
kertas kerja tersebut. Bahagian-bahagian tertentu dalam sesuatu kertas kerja mungkin
boleh dikemukakan dalam bentuk lampiran. Dengan ini, kertas kerja yang dihasilkan tidak
terlalu panjang atau tebal.

5.5 Jenis-jenis Kertas Kerja
Terdapat pelbagai jenis kertas kerja yang dihasilkan. Namun secara umumnya, kertas
kerja dapat dibahagikan kepada dua, iaitu:

a) Kertas Kerja Seminar

Kertas kerja seminar ialah kertas kerja tentang sesuatu perkara untuk dikemukakan
kepada sesebuah kumpulan atau orang ramai dalam sesuatu bengkel atau seminar.
Penulis akan mengemukakan idea, pandangan, kajian, penyelidikan dan sebagainya
kepada khalayak dengan tujuan untuk memberi panduan bagi menerokai bidang-
bidang baharu, memberi penerangan tentang sesuatu perkara, memberi penjelasan
tentang sesuatu idea, atau mencadangkan tindakan-tindakan tertentu terhadap
sesuatu fenomena. Khalayaknya ialah peserta yang hadir dalam pembentangan yang
dijalankan atau yang membaca kertas kerja tersebut. Khalayak yang hadir biasanya
memang berminat dengan perkara/tajuk yang disampaikan ataupun mempunyai
pengalaman dan pengetahuan perkara yang diperkatakan. Oleh itu, mereka hadir atau
membaca kertas kerja ingin mengetahui perkara tersebut dengan lebih mendalam
lebih-lebih lagi jika perkara yang ingin disampaikan itu ialah penemuan baharu dalam
bidang berkenaan. Biasanya kertas kerja ini bersifat formal dan menggunakan laras
bahasa akademik. Kadang-kadang kertas kerja tersebut kemudiannya diterbitkan
dalam jurnal untuk menjadi bahan bacaan dan rujukan. Bergantung kepada tujuan dan

63 | B A B 5 : K e r t a s K e r j a

khalayak, kertas kerja seminar perlu ditulis menggunakan laras bahasa mengikut
bidang yang diperkatakan supaya lebih jelas dan mudah difahami.

b) Kertas Kerja Projek

Kertas kerja projek pula dikemukakan untuk urusan-urusan seperti perancangan
sesuatu projek, kajian dan penyelidikan bagi sesebuah jabatan, syarikat atau institusi
tertentu. Kertas kerja projek dikemukakan kepada pihak tertentu untuk mendapat
kelulusan. Penulis kertas kerja ini akan mengemukakan idea tentang sesuatu projek /
kajian itu dijalankan. Berbanding dengan kertas kerja seminar, kertas kerja ini juga
bersifat formal tetapi menggunakan laras bahasa umum yang lebih mudah difahami.
Dengan penulisan kertas kerja ini, pembaca atau pihak yang berkenaan akan
mendapat gambaran lengkap tentang sesuatu projek / kajian itu dapat dijalankan
dengan jayanya. Semua perkara yang berkaitan projek itu akan dijelaskan dalam
kertas kerja. Kemungkinan halangan/kekangan yang akan dihadapi dalam projek
tersebut juga dikemukakan untuk mendapat maklum balas bagaimana halangan /
kekangan itu dapat diatasi. Bergantung kepada tujuan penulisannya, kertas kerja ini
dapat dibahagikan kepada beberapa jenis, antaranya ialah:

i. Kertas kerja perniagaan;
ii. Kertas kerja lawatan;
iii. Kertas kerja program;
iv. Kertas kerja perkhemahan;
v. Kertas kerja hari keluarga; dan
vi. Kertas kerja sukan

5.6 Format Kertas Kerja

Untuk menghasilkan kertas kerja terdapat pelbagai kaedah dan format yang boleh
digunakan. Format penulisan kertas kerja bergantung kepada beberapa faktor/perkara
seperti tujuan, khalayaknya, cara penyampaiannya, isi kandungannya dan lain-lain. Walau
bagaimanapun terdapat format umum yang boleh diikuti oleh penulis sebagai panduan
menyediakan kertas kerja. Bagi penulisan sesuatu kertas kerja, perkara yang penting ialah
ketekalan bentuk penulisannya. Antara format umum penulisan kertas kerja:

a) Format Kertas Kerja Seminar
i. Tajuk
ii. Nama / Nama-nama pembentang kertas kerja
iii. Nama institusi

iv. Abstrak (Sinopsis / Ringkasan)
v. Pengenalan
vi. Sorotan kajian
vii. Metodologi
viii. Analisis data / Dapatan
ix. Rujukan
x. Lampiran

b) Format Kertas Kerja Projek
i. Tajuk
ii. Latar belakang / Rasional

64 | B A B 5 : K e r t a s K e r j a

iii. Objektif / Matlamat
iv. Jangka masa yang diperlukan
v. Kumpulan sasaran
vi. Andaian-andaian halangan
vii. Anggaran belanjawan
viii. Penubuhan jawatankuasa
ix. Menentukan jadual tugas
x. Pelaksanaannya

5.7 Panduan Ringkas Menulis Kertas Kerja

BIL PERKARA KANDUNGAN
1. Tajuk Kertas Kerja Tajuk mestilah jelas dan menunjukkan matlamat /
objektif program.
2. Tujuan Nyatakan dengan jelas tujuan kertas kerja disediakan
sama ada :

- Kelulusan / Makluman / Perbincangan / Lain-
lain

- Untuk siapa dikemukakan
- Memberikan penjelasan mengenai keperluan

untuk mengadakan program/ projek tersebut.
- Seterusnya nyatakan sumber intelektual/

fizikal/ tenaga yang dimiliki oleh universiti untuk
menyelesaikan permasalahan komuniti
tersebut.

3. Objektif Nyatakan objektif / matlamat yang ingin dicapai.
4. Maklumat Projek - Maksimum 5 objektif dan mengikut keutamaan
- Tarikh/Hari
- Masa
- Tempat
- Kerjasama/ Bantuan mana-mana pihak
- Tema

5. Penyertaan - Nyatakan kumpulan sasar yang akan
menyertai program ini sama ada pelajar
pengajian tinggi, staf, pelajar sekolah,
masyarakat umum atau lain-lain.

- Nyatakan kumpulan sasaran daripada komuniti
- Berikan justifikasi pemilihan komuniti

6. Jawatan Kuasa - Carta Organisasi
- Struktur Organisasi (lengkap dengan nama
Pelaksana / Penganjur
penuh, no. pelajar dan jawatan)
- Peranan dan Tugas Ahli Jawatan Kuasa

7. Atur cara Program Nyatakan tentatif program yang lengkap dari
permulaan hingga akhir program termasuk acara
perasmian dan penutup dengan memasukkan
maklumat lengkap, perasmi dan jawatan,
penceramah, tajuk syarahan dan lain-lain.

65 | B A B 5 : K e r t a s K e r j a

BIL PERKARA KANDUNGAN
8. Penceramah Senaraikan cadangan nama penceramah /
pembentang / pengerusi berserta maklumat terperinci
9. Sokongan seperti alamat, pekerjaan, alamat majikan dan lain-
lain.
10. Belanjawan
11. Penutup Perlu dikemukakan terlebih dahulu kepada Dekan /
Pengetua /Penasihat / YDP MPP
12. Pengesahan
- Mana-mana yang berkenaan bagi tujuan
komen / pandangan dan sokongan

- Anggaran Pendapatan
- Anggaran Perbelanjaan (Nyatakan dengan

terperinci)

Nyatakan harapan dan terima kasih atas
pertimbangan untuk diluluskan / seumpamanya. Tulis
nama jawatan dan tandatangan Pengerusi / Pengarah
Program

Disediakan oleh:

………..........................................................
(Ketua Program/ Projek)

Disemak oleh:

………..........................................................
(Ketua Panel Penilaian program)

Diperakukan oleh:

………..........................................................
(Pengarah/Pengurus/Ketua program)

Walaupun terdapat format umum penulisan kertas kerja yang boleh menjadi rujukan,
sebagaimana yang telah dinyatakan, anda perlu melakukan penyesuaian supaya kertas kerja
yang dihasilkan benar-benar menepati tujuan dan dapat mencapai objektifnya. Ingatlah
bahawa penulisan perlu teliti dan lengkap dengan semua maklumat yang diperlukan.

66 | B A B 5 : K e r t a s K e r j a

5.8 Kertas Kerja Contoh

KERTAS KERJA
PROGRAM KEMAHIRAN BAHASA DI LUAR BILIK DARJAH –

EKSPLORASI BAHASA 2019
UNIT BAHASA, SEKTOR PEMBELAJARAN

1. PENGENALAN

Bagi tahun 2019, Unit Bahasa menggabungkan aktiviti daripada unit Bahasa Melayu, Bahasa
Inggeris, Bahasa Arab, Bahasa Cina dan Bahasa Tamil bagi semua program peningkatan
dalam akademik sama ada peningkatan profesionalisme guru atau pencapaian akademik.
Program Kemahiran Bahasa di Luar Bilik Darjah (Eksplorasi Bahasa 2019) ini dilihat dapat
meningkatkan profesionalisme guru-guru bahasa khususnya guru-guru Bahasa Melayu,
Bahasa Inggeris, Bahasa Arab, Bahasa Cina dan Bahasa Tamil di sekolah rendah.

Menjadi harapan Unit Bahasa agar dengan pelaksanaan program ini, guru-guru
bahasa akan didedahkan dengan teknik-teknik pengajaran yang lebih kreatif dan menarik
yang merangkumi elemen didik hibur dan Pembelajaran Abad Ke-21 (PAK-21). Program ini
juga dapat meningkatkan kesedaran guru-guru mengenai isu penguasaan bahasa dalam
kalangan murid sekolah rendah. Teknik-teknik pengajaran ini boleh disebar luas kepada guru-
guru di sekolah serta diaplikasikan dalam bilik darjah oleh guru-guru yang menyertai program
ini.

Program yang dirangka oleh Unit Bahasa ini diharap dapat memberikan impak yang
berkesan khusus kepada guru dan seterusnya dapat meningkatkan kualiti pengajaran dan
pembelajaran guru-guru bahasa.

2. OBJEKTIF
Pada akhir program ini, diharap dapat:
2.1 memberi pendedahan kepada guru-guru bahasa tentang teknik pengajaran
bahasa yang kreatif dan pelbagai
2.2 meningkatkan kemahiran guru-guru bahasa dalam memahami permasalahan
pembelajaran murid dan melaksanakan intervensi yang sesuai bagi
meningkatkan penguasaan bahasa dalam kalangan murid.
2.3 mewujudkan kolaboratif antara guru bahasa di sekolah rendah dalam
meningkatkan kualiti pengajaran dan pembelajaran (PdP) guru-guru melalui
komuniti pembelajaran profesional (PLC).

3. KPI

Meningkatkan kualiti PdP guru-guru bahasa melalui pencapaian guru dalam Standard
4 SKPMg2.

4. KUMPULAN SASARAN
4.1 8 orang pegawai JPN di SPB
4.2 15 orang pegawai PPD
4.3 11 orang guru sebagai Jurulatih Utama Bahasa
4.3.1 3 orang guru Bahasa Melayu
4.3.2 2 orang guru Bahasa Inggeris
4.3.3 2 orang guru Bahasa Arab
4.3.4 2 orang guru Bahasa Cina
4.3.5 2 orang guru Bahasa Tamil

4.4 50 orang guru sebagai peserta

67 | B A B 5 : K e r t a s K e r j a

4.4.1 10 orang guru Bahasa Melayu
4.4.2 10 orang guru Bahasa Inggeris
4.4.3 10 orang guru Bahasa Arab
4.4.4 10 orang guru Bahasa Cina
4.4.5 10 orang guru Bahasa Tamil

JUMLAH : 84 orang

5. TEMPOH PELAKSANAAN TEMPOH
10 Oktober 2019
BIL PERKARA 4 - 5 November 2019
1. Bengkel Penyelarasan Bahan Program
7 November 2019
Kemahiran Bahasa di Luar Bilik Darjah 20 November 2019
2. Bengkel Pemurnian Bahan dan
JUMLAH
Jawatankuasa Induk Program RM 255.00
Kemahiran Bahasa di Luar Bilik Darjah RM 150.00
3. Program Kemahiran Bahasa di Luar Bilik RM 1020.00
Darjah RM110.00
4. Bengkel pasca nilai dan Penulisan RM 250.00
Laporan Program Kemahiran Bahasa di RM 1755.00
Luar Bilik Darjah

6. IMPLIKASI KEWANGAN

ANGGARAN PERUNTUKAN

BIL PERKARA
1. Bayaran masuk

85 orang x RM 3
2. Bayaran Tempat Amphitheater
3. Makan Minum Urus setia dan Peserta

85 orang x RM 12
4. Cenderamata Jurulatih Utama

11 orang x RM 10
5. Hadiah Peserta

50 orang x RM 5

JUMLAH KESELURUHAN

BIL PERKARA JUMLAH
1. Peruntukan LO RM 1500.00

2. Peruntukan Tambahan (Unit Bahasa) RM 225.00

7. AHLI JAWATANKUASA INDUK

Pengerusi : Datin Nor Faridah binti A. Bakar
(Ketua Sektor Pengurusan Akademik)

Naib Pengerusi 1 : Hajah Hanisah binti Mohd Yusof
(Ketua Penolong Pengarah Bahasa)

68 | B A B 5 : K e r t a s K e r j a

Naib Pengerusi 2 : Azilawati binti Abu Bakar
(Ketua Penolong Pengarah Bahasa)

Penyelaras : Hajah Siti Sinarmaya binti Mohamed Ali

Setiausaha : Zahirah binti Zulkifli

Bendahari : Rubiaton binti Ibrahim

Pengurus Program : Junaidah binti Kamarudin

8. JAWATANKUASA PELAKSANA

AJK Pendaftaran:
1. Chidambaranathan (K)
2. Rusilah binti Hassan
3. Rosnah binti Non

AJK Jamuan:
1. Siti Sinarmaya binti Mohamed Ali (K)
2. Wardah binti Khusaini
3. Darwina binti Ahmad

AJK Sijil dan Hadiah:
1. Zahirah binti Zulkifli (K)
2. Audrey Annisa Ng Abdullah
3. Zunaidah Abd Aziz

AJK Logistik, Peralatan dan Teknikal:
1. Wong Chong Way (K)
2. Mohd Nur Zawawi Abd Hamid

Juruacara: Abdul Rani b Abdul Rahman

Pembaca Doa: Hashim bin Ahmad

AJK Dokumentasi:
1. Rubiaton binti Ibrahim (K)
2. Raziah binti Mohamad Anuar
3. Azian binti Yaakob

AJK Pengurus Peserta/ Marshal:
1. Shaiful bin Adli (K)
2. Irwan bin Ishak
3. Azmi Murad bin Abu Yamin

AJK Tempat:
1. Zahirah binti Zulkifli (K)
2. Semua Jurulatih Utama

AJK Ice-breaking/ Senamrobik:
1. Irwan bin Ishak (K)
2. Azmi Murad bin Abu Yamin

69 | B A B 5 : K e r t a s K e r j a

AJK Buku Program:
1. Siti Sinarmaya binti Mohamed Ali
2. Madihah binti Murtadza

Jurugambar: BTPN

9. PELAN PENGURUSAN RISIKO PELAN KONTIGENSI
Bengkel tidak dapat dijalankan
BIL ISU Khidmat luar / agensi luar
1. Sumber kewangan terhad
2. Kepakaran tenaga kerja

pengurusan sistem ICT

10. KAEDAH PEMANTAUAN

Melalui dashboard yang jaga oleh pegawai meja mata pelajaran.

Disediakan oleh, Disemak oleh, Diperakukan oleh,

Ulasan Ketua Jabatan

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

70 | B A B 5 : K e r t a s K e r j a



BAB 6
PENULISAN LAPORAN

6.1 Pengenalan

Penulisan laporan merupakan medium penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan atau
pun pertanggungjawaban baik secara lisan mahupun secara bertulis. Salah satu cara
pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.

6.2 Definisi Laporan

Laporan ialah maklumat tentang sesuatu kedudukan atau situasi yang dihadapi untuk tindakan
selanjutnya oleh pihak yang berkenaan.

6.3 Tujuan Penulisan Laporan

Penulisan laporan bertujuan memaklumkan program atau aktiviti yang telah dijalankan, atau
melaporkan kejadian sesuatu peristiwa, kemalangan atau bencana yang berlaku,
menghuraikan sesuatu peristiwa, prosedur, tindakan dan lain-lain.

Hasil daripada laporan itu menentukan tindakan susulan yang perlu diambil sekiranya perlu.
Secara khusus penulisan laporan bertujuan:

a) mengenal pasti masalah;
b) memberikan maklumat dan fakta;
c) mencadangkan penyelesaian;
d) mencadangkan tindakan yang perlu dilakukan;
e) membuat kesimpulan;
f) menilai sesuatu penyelidikan atau aktiviti;
g) membuat rekod sesuatu peristiwa;
h) menganalisis aktiviti perniagaan; dan
i) merancang sesuatu pelan tindakan.

6.4 Ciri-ciri Laporan

Ciri-ciri laporan merujuk kepada perkara berikut:

a) menggunakan bahasa yang ringkas, tepat, lengkap dan berfokus;
b) laporan diakhiri dengan menyatakan nama dan tandatangan pegawai yang

menyediakan laporan;
c) menggunakan bahasa rasmi dan tidak menggunakan ejaan ringkas; dan
d) diserahkan kepada ketua jabatan dalam tempoh yang telah ditetapkan.

71 | B A B 6 : L a p o r a n

6.5 Jenis-jenis Laporan
Jenis-jenis laporan merujuk kepada perkara berikut:

a) Laporan Program
i. Laporan program mengandungi nama program, tarikh, masa, tempat, penyertaan,
perjalanan program, kekuatan, kelemahan, cadangan penambahbaikan dan
penutup serta gambar-gambar terpilih.
ii. Hendaklah diserahkan kepada ketua jabatan dalam tempoh yang ditetapkan.

b) Laporan Perhimpunan
i. Laporan perhimpunan mengandungi tarikh, masa, tempat, penyertaan, perjalanan
program, kekuatan, kelemahan, cadangan penambahbaikan dan penutup serta
gambar-gambar terpilih.
iii. Hendaklah diserahkan kepada ketua jabatan dalam tempoh yang ditetapkan.

c) Laporan Kejadian
i. Laporan program mengandungi nama kejadian, tarikh, masa, tempat, peristiwa
yang berlaku berdasarkan maklumat yang terima sama ada secara bertulis atau
lisan.
ii. Menyertakan gambar sekiranya berkaitan.
iii. Hendaklah diserahkan kepada ketua jabatan dalam tempoh 24 jam selepas
kejadian.

72 | B A B 6 : L a p o r a n

6.6 Format Laporan
a) Format Laporan Program

RUMUSAN LAPORAN AKTIVITI/PROGRAM
SEKTOR/UNIT:_____________________________________________
BULAN:__________________

BIL PROGRAM / AKTIVITI SASARAN

PERKARA:
TARIKH :
TEMPAT :
PENGERUSI :
PERKARA:
TARIKH :
TEMPAT :
PENGERUSI :
PERKARA:
TARIKH :
TEMPAT :
PENGERUSI :
PERKARA:
TARIKH :
TEMPAT :
PENGERUSI :

DISEDIAKAN OLEH:

………………………………………………………………………….
...

_________________ TINDAKAN SUSULAN
STATUS

PENGESAHAN OLEH:

………………………………………………………………………….
...
73 | B A B 6 : L a p o r a n

b) Format Laporan Perhimpunan JPN/PPD
LAPORAN PERHIMPUNAN JPN/PPD

Nama
Aktiviti:

Penganjur / Urus Hari: Masa:
Setia :

Tarikh:

Tempat:

Sila sertakan dokumen yang bertanda “✓” (jika berkenaan)

Buku Buku Rakaman Foto Persembahan
Atur Rekod/ Video AVI/Multimedia
Cara Keputusan

AGENDA / PERKARA UTAMA:

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN:
HAL-HAL LAIN:

PELAPORAN OLEH: PENGESAHAN OLEH:

• Pelaporan perlu didokumentasikan dalam folder Perhimpunan Bulanan JPN Selangor.

………………………………………… …………………………………………
…………………… ……………………

74 | B A B 6 : L a p o r a n

c) Format Laporan Kejadian

Assalamualaikum warahmatullah / Salam Sejahtera

YBhg. Pengarah Pendidikan Selangor

Tuan,

TAJUK

Kod Sekolah: BBB XXXX
Sekolah Terlibat: SK AA
Jumlah Guru & AKP Terlibat: 3/7 Orang
Jumlah Murid Terlibat: 2/7 Orang
Tarikh Kejadian: 1.1.2020
Hari: Khamis

Keterangan Ringkas:

1.
2.

Tindakan Yang Telah Dijalankan:

1.
2.

Sekian, terima kasih.

Tarikh Laporan :

Sumber Laporan :
Ahsan bin Afdal
Guru Besar
SK BDR

Disediakan oleh,
Sidqi bin Hamzah
Pen. PPD Sektor Perancangan
PPD XXX

Disemak dan disahkan oleh,
Melur bt Roslan
Pegawai Pendidikan Daerah
PPD XXX

75 | B A B 6 : L a p o r a n

6.7 Laporan Contoh
a) Laporan Program

(Muka surat 1)

76 | B A B 6 : L a p o r a n

Laporan Program
(Muka surat 2)

77 | B A B 6 : L a p o r a n

b) Laporan Perhimpunan Contoh
LAPORAN PERHIMPUNAN JPN/PPD

Nama PERHIMPUNAN BULANAN DISEMBER 2020
Aktiviti: “CABARAN NORMA BAHARU PENGURUSAN PENDIDIKAN”

Penganjur / Urus SEKTOR PENGURUSAN SEKOLAH dengan kerjasama SEKTOR

Setia : SUMBER DAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN

Tarikh: 07 JANUARI 2021 Hari: KHAMIS Masa: 08.30 pagi

Tempat: BILIK SEMARAK, SSTP DAN SECARA DALAM TALIAN

Sila sertakan dokumen yang bertanda “✓” (jika berkenaan)

Buku / Buku Rakaman Foto / Persembahan
Atur Rekod/ Video AVI/Multimedia
Cara Keputusan

AGENDA / PERKARA UTAMA:

1. Inti pati ucapan Pengarah Pendidikan:
a) Perhimpunan bulanan ini amat penting dan signifikan terhadap keperluan organisasi
bagi penyebaran maklumat yang tepat dan berkesan.
b) Penjajaran semua kerja perlu dibuat agar selari dengan hasrat Pelan Pembangunan
Pendidikan Malaysia (PPPM) 2013-2025.
c) Penggunaan pelantar komunikasi secara interaktif seperti persidangan video Google
Meet dan sebagainya, adalah perlu dijadikan budaya baharu pengurusan.
d) Semasa merancang dan melaksana pengurusan pendidikan, perlu diingatkan sekali
lagi bahawa norma baharu yang dilaksanakan oleh kerajaan bagi menangani
pandemik Covid-19 perlu juga menjadi norma pengurusan sekarang.
e) Semua pihak perlu sentiasa merujuk garis panduan dan surat pekeliling berkaitan
yang dikeluarkan oleh Majlis Keselamatan Negara (MKN), Kementerian Kesihatan
Malaysia (KKM) dan Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM).

2. Persembahan Multimedia bertajuk “CABARAN NORMA BAHARU PENGURUSAN
PENDIDIKAN”

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN:
Persembahan multimedia perlu ditambah baik mengikut kesesuaian majlis.

78 | B A B 6 : L a p o r a n

HAL-HAL LAIN:
Penyampaian sijil anugerah cemerlang kakitangan bulan Disember 2020.

PELAPORAN OLEH: PENGESAHAN OLEH:
tt
Urus setia
Sektor Pengurusan Sekolah Timbalan Pengarah
Sektor Pengurusan Sekolah
Lampiran gambar
………………………………………………………………
………………………………………………………
………

79 | B A B 6 : L a p o r a n

c) Laporan Kejadian Banjir
80 | B A B 6 : L a p o r a n

d) Laporan Kejadian Keracunan Makanan
81 | B A B 6 : L a p o r a n



BAB 7
PENGGUNAAN BAHASA DALAM PENULISAN

DOKUMEN RASMI

7.1 Pengenalan
Bahasa Melayu sebagai bahasa kebangsaan sudah termaktub dalam perkara 152,
Perlembagaan Persekutuan Tanah Melayu (1957) dan Perlembagaan Persekutuan Malaysia
(1963). Pelaksanaan akta ini diterjemahkan melalui Akta Bahasa Kebangsaan 1963 dan Akta
Pendidikan 1996.Walaupun pelbagai usaha telah dilakukan untuk mempastikan penggunaan
bahasa Melayu secara meluas dalam program rasmi agensi kerajaan mahupun swasta, tetapi
masih terdapat pihak yang tidak menggunakan bahasa Melayu dengan betul dan tepat dengan
sepenuhnya sebagaimana dalam rumus bahasa seperti yang ditetapkan oleh Dewan Bahasa
dan Pustaka (DBP).

Oleh hal yang demkian, buku panduan ini bertujuan untuk memastikan pihak Jabatan
Pendidikan Negeri Selangor menggunakan terma-terma bahasa yang betul dan tepat dalam
setiap dokumen dalam pengurusan dan pentadbiran yang dikeluarkan oleh jabatan ini
terutamanya dalam urusan komunikasi bertulis dengan pihak luar. Perkara ini merupakan
suatu keperluan sebagai satu mekanisme untuk memartabatkan bahasa Melayu dalam setiap
urusan dengan pihak yang berkenaan.

Semakan terhadap sesetengah dokumen berkaitan penguasaan bahasa Melayu juga
menunjukkan sikap penulis dokumen yang tidak prihatin dalam penggunaan bahasa Melayu
yang betul dan tepat. Terdapat beberapa faktor yanmg menyebabkan perkara ini berlaku.
Antaranya adalah kecenderungan dalam pertuturan seharian yang menggunakan pelbagai
ragam bahasa seperti bahasa pasar, bahasa slanga, dialek tertentu dan bahasa ibunda.
Malahan teknologi maklumat dan aplikasi peranti canggih serta moden telah mempengaruhi
penggunaan bahasa Melayu yang betul dan tepat. Mereka cenderung menggunakan singkatan
dan mencampuradukkan bahasa, terutamanya bahasa Melayu dan bahasa Inggeris dalam
sistem pesanan ringkas.

82 | B A B 7 : B a h a s a d a l a m P e n u l i s a n