MANUAL KUALITI PKD KUALA LANGAT _01

Diluluskan Oleh: Pegawai Kesihatan Daerah EDISI 2.2 Tarikh Kuatkuasa : 2 MEI 2023 Pengesahan MS ISO 9001 : 2015 No. Pensijilan : QMS 03041 QS 02121999 CB 01

1 dari 4 REKOD PINDAAN (Manual Kualiti SEL-PK-MK) Q1-B5 (1.0/2009) TARIKH LULUS PINDAAN NO. EDISI MUKASURAT TERLIBAT BUTIR-BUTIR PINDAAN 10hb Jun 2003 Pindaan 01 Muka surat 15 Memasukkan proses kawalan out-sourced activity Muka surat 14 Memasukkan pengecualian Klausa 7.3 Rekabentuk dan Pembangunan Proses di Skop Pendaftaran Muka surat 28 E-mail, Taklimat, Intranet (jika berkaitan) Muka surat 39 Dialog, Kem-kem kesihatan, Panel Penasihat Kesihatan Muka surat 40 Penilaian semula pembekal 05hb Sept. 2003 Pindaan 02 Muka surat 14 Pengecualian perkhidmatan pesakit luar dan perkhidmatan farmasi di KK Kanchong Darat Muka surat 15 Membuang bahagian viii (a) dan (b) Lampiran 2 Mengubah Piagam Pelanggan bil. 7 15hb. Julai 2004 - Mukasurat 10 (Pindaan 03) Menambah Pegawai Farmasi U41 di perenggan akhir langkah 2.4 Mukasurat 27, 28 (Pindaan 03) Mengubah Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan di langkah 5.5.2 Lampiran 1 sahaja Memasukkan Pegawai Farmasi U41 ke dalam Carta Organisasi dan menggugurkan Pemb. Tek. Makmal Perubatan U11 Memasukkan Pegawai Farmasi U41 ke dalam Struktur Organisasi SPK Menukar kepada senarai yang terkini (Pin.2/04-07) 31hb. Disember 2004 - Lampiran 4 dan 7 sahaja Menukar kepada senarai yang terkini: Lampiran 4 (Pin.2/04-02) Lampiran 7 (Pin.1/04-12) 21hb Disember 2006 Pindaan 03 Muka surat 8 Menukar perkataan J/kuasa Dokumentasi kepada J/kuasa SPK di langkah 1.4. Muka surat 9 Mengubah ayat di perenggan 1 dan 2 di langkah 2.1 dan menukar alamat PKD yang terkini. Pindaan 04 Muka surat 10 Membuat pindaan di langkah 2.4 Pindaan 03 Muka surat 12-13 Mengubah ayat di langkah 2.8.1, 2.8.2 dan 2.8.3 dan menggugurkan 2.8.4. Muka surat 15 Mengubaha ayat di langkah 4.1 (viii). Muka surat 18 Membuat pindaan kategori Prosedur Kualiti di langkah 4.2.1. Pindaan 04 Muka surat 27-28 Meminda ayat mengenai lantikan WP dan TWP di langkah 5.5.2 . PEJABAT KESIHATAN DAERAH KUALA LANGAT

2 dari 4 TARIKH LULUS PINDAAN NO. EDISI MUKASURAT TERLIBAT BUTIR-BUTIR PINDAAN Pindaan 03 Muka surat 29 Mengubah ayat di langkah 5.6.1 Muka surat 32 Mengubah ayat di perenggan 4 di langkah 6.2.2 Muka surat 43 Menambah langkah (g) di 7.5.3 Lampiran 3 Mengubah struktur organisasi SPK terkini. Lampiran 4,6,7 Mengubah kepada lampiran yang terkini. 1 Oktober 2009 Edisi 1.0 Semua muka surat Mengubah kandungan di setiap langkah prosedur dan membuat pindaan pada setiap lampiran prosedur. 29 Januari 2010 Edisi 1.0 Lampiran 6 Menukarkan senarai Objektif Kualiti yang terkini di Lampiran 6. 10 Oktober 2014 Edisi 1.0 Lampiran 6 Membuat pindaan kepada Objektif Kualiti jabatan - bil 11, 12, 17, 19, 20 dan 21 Membuat penambahan kepada Objektif Kualiti jabatan – bil 18 3 Mac 2017 Edisi 2.0 Muka surat 1-19 Lampiran 1-3 Lampiran 4 Lampiran 5-6 Prosedur Kualiti Tindakan Pencegahan (SEL-PK-Q6) Membuat pindaan kepada keseluruhan dokumen bagi mematuhi perubahan keperluan standard daripada MS ISO 9001:2008 kepada MS ISO 9001:2015. Membuat pindaan mengikut maklumat dan keperluan standard terkini. Membuat pindaan mengikut keputusan MKSP pada tahun 2016. Digugurkan. Digugurkan. 14 Februari 2018 Manual Kualiti Edisi 2.1 Muka surat 1 Muka surat 6 Muka surat 3, 4 Menambah 2 perkara di senarai lampiran iaitu Lampiran 3 : Isu Luaran dan Isu Dalaman dan Lampiran 4 : Pihak Yang Berkepentingan. Membuat pindaan ayat di perkara 4.1 dan 4.2 (rujuk Lampiran 3 dan Lampiran 4). Menambah lampiran baru – Lampiran 3 dan 4. Pelan Risiko dan Peluang Edisi 2.0 Muka surat 1-19 Membuat pindaan kepada keseluruhan dokumen untuk memenuhi keperluan ISO 9001:2015

3 dari 4 TARIKH LULUS PINDAAN NO. EDISI MUKASURAT TERLIBAT BUTIR-BUTIR PINDAAN 21 Mei 2019 Pelan Risiko dan Peluang Edisi 3.0 Muka surat 1-26 Membuat pindaan kepada keseluruhan dokumen dengan menambah kolum baru: - Tindakan untuk kawalan risiko - Penilaian keberkesanan Mengemaskini semula isu untuk beberapa unit: - unit Pengurusan (menambah 1.1-1.4 ke 1.1-1.6) - unit Kesihatan Primer (menukar isu 2.3 dari kepuasan pelanggan ke ubat tamat tarikh luput) - Isu kepuasan pelanggan dipinda kepada Pengurusan Maklumbalas Pelanggan dan diletak di bawah unit Pengurusan (perkara 1.6) - unit Farmasi (menggugurkan perkara 5.3 dan 5.4 kerana melibatkan faktor-faktor luaran) 26 Julai 2019 Manual Kualiti Edisi 2.1 Lampiran 6 Menukar Lampiran 6 (Objektif Kualiti) mengikut pindaan terkini di bilangan 3 dan menggugurkan bilangan 6 dan 21 (jumlah objektif kualiti berkurang dari 21 ke 19). 28 April 2021 Manual Kualiti Edisi 2.1 Lampiran 6 Menukar Lampiran 6 (Objektif Kualiti) mengikut pindaan yang terkini – pindaan di bil. 1 dan penambahan bil. 20. 26 Julai 2022 Manual Kualiti Edisi 2.1 Lampiran 3 Membuat pindaan kepada Isu Luaran dan Isu Dalaman : - Isu Luaran 5 dan 6 ditambah. - Mengubah ayat di bahagian keterangan dan kesan untuk Isu Luaran 3 dan 4. Lampiran 4 Membuat pindaan kepada Senarai Pihak Yang Berkepentingan – menambah perkara 8, 9 dan 10. Pelan Risiko dan Peluang Edisi 4.0 Muka surat 2 Membuat pindaan kepada kandungan Pelan Risiko dan Peluang: - menggugurkan perkara 1.2 - mengubah ayat di perkara 2.3 - menambah perkara 6.2 Muka surat 7, 9. 11 Menukar keberangkalian risiko berlaku di perkara: - 1.5 (dari kadang-kadang kepada kerap) - 2.1 (dari jarang kepada sangat jarang) - 2.2 (dari jarang kepada kadang-kadang) - 2.4 (dari jarang kepada kadang-kadang) Muka surat 8, 12, 14, 16 Menambah tindakan kawalan sedia ada pada perkara 1.5, 2.3, 2.4, 3.1 dan 3.2 Muka surat 8, 12, 22 Menambah tindakan untuk Risk Treatment pada perkara 1.5, 2.4 dan 5.1 Muka surat 11 Membuat pindaan pada perkara 2.4 dengan menambah keterangan di kolum risiko dan kesan. Muka surat 25-26 Menambah pelan risiko yang baru di bawah unit Kawalan Penyakit Berjangkit iaitu 6.2 (Kesiapsagaan dalam menghadapi wabak/pandemik).

4 dari 4 TARIKH LULUS PINDAAN NO. EDISI MUKASURAT TERLIBAT BUTIR-BUTIR PINDAAN 22 Mac 2023 Manual Kualiti Edisi 2.2 Lampiran 6 Menukar Lampiran 6 (Objektif Kualiti) mengikut pindaan yang terkini, di mana : Bil. 8, 11, 12, 15, 16 - dipinda Bil. 9, 13, 14, 18 - digugurkan dan digantikan dengan objektif kualiti yang baru (jumlah objektif kualiti kekal 20). Lampiran 4 Membuat penambahan 3 pihak yang berkepentingan yang baru iaitu bil. 11, 12 dan 13. 2 Mei 2023 Pelan Risiko dan Peluang Edisi 4.0 Muka surat 28 Membuat penambahan unit Vektor di kolum tanggungjawab Pelan Risiko dan Peluang bagi unit Kawalan Penyakit Berjangkit (bilangan 2).

MANUAL KUALITI P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 1 KANDUNGAN Klausa Perkara Mukasurat Rekod Pindaan Kandungan Manual Kualiti 1 1 Pengenalan Kepada Manual 2 2 Maklumat Mengenai Organisasi 3 3 Skop Pendaftaran Sistem Pengurusan Kualiti 5 4 Konteks Organisasi 6 4.1 Memahami organisasi dan konteksnya 6 4.2 4.3 4.4 Memahami keperluan dan jangkaan pihak berkepentingan Menentukan skop Sistem Pengurusan Kualiti Sistem Pengurusan Kualiti dan prosesnya 6 6 6 5 Kepimpinan 7 5.1 Kepimpinan dan komitmen 7 5.2 Dasar 8 5.3 Peranan, tanggungjawab dan kuasa dalam organisasi 8 6 Perancangan 8 6.1 Tindakan untuk menangani risiko dan peluang 8 6.2 Objektif kualiti dan perancangan untuk mencapainya 8 6.3 Perancangan perubahan 9 7 Sokongan 9 7.1 Sumber 9 7.2 Kompetensi 11 7.3 Kesedaran 11 7.4 Komunikasi 11 7.5 Maklumat didokumenkan 11 8 Operasi 12 8.1 Perancangan dan kawalan operasi 12 8.2 Keperluan untuk produk dan perkhidmatan 12 8.3 Rekabentuk dan pembangunan produk dan perkhidmatan 13 8.4 Kawalan proses, produk dan perkhidmatan yang dibekalkan dari luar 14 8.5 Penyediaan pengeluaran dan perkhidmatan 15 9 Penilaian Prestasi 17 9.1 Pemantauan, pengukuran, analisis dan penilaian 17 9.2 Audit dalaman 18 9.3 Kajian semula pengurusan 19 10 Penambahbaikan 19 10.1 Am 19 10.2 Ketidakakuran dan tindakan pembetulan 20 10.3 Penambahbaikan berterusan 20 Senarai Lampiran Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5 Lampiran 6 Piagam Pelanggan Carta Organisasi Pejabat Kesihatan Daerah Kuala Langat Isu Luaran dan Isu Dalaman Pihak Yang Berkepentingan Turutan dan Interaksi Proses Sistem Pengurusan Kualiti Objektif Kualiti

MANUAL KUALITI P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 2 1 PENGENALAN MANUAL KUALITI 1.1 Am Manual Kualiti ini memberi penjelasan mengenai Sistem Pengurusan Kualiti PEJABAT KESIHATAN DAERAH KUALA LANGAT untuk menyedia dan menyampaikan Perkhidmatan Kesihatan Awam dengan memenuhi keperluan pelanggan, pemegang amanah, peraturan dan perundangan. Manual Kualiti ini disedia berdasarkan kepada keperluan Malaysian Standard MS ISO 9001:2015 Quality Management Systems - Requirements. 1.2 Kelulusan dan Edaran Manual Kualiti ini diluluskan oleh Pegawai Kesihatan Daerah dan diedarkan kepada Ketua-Ketua Bahagian/Unit dan pegawai yang ditentukan oleh Wakil Pengurusan. Salinan untuk tujuan edaran juga perlu mendapat kelulusan yang sama. 1.3 Dokumen Terkawal Manual Kualiti ini adalah dokumen terkawal di mana penyediaan, kelulusan, edaran dan pindaan mestilah berdasarkan kepada prosedur yang didokumenkan bagi kawalan ke atas dokumen sistem pengurusan kualiti. Oleh itu, sebarang salinan tanpa kebenaran Wakil Pengurusan adalah tidak dibenarkan. 1.4 Rujukan Rujukan yang digunakan dalam penyediaan Manual Kualiti ini adalah: Malaysian Standard MS ISO 9001:2015 Quality Management System - Requirements, Department of Standards Malaysia. Perintah-Perintah Am Kerajaan. Pekeliling-Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam. Arahan-Arahan Perbendaharaan. Pekeliling-Pekeliling / Surat-Surat Pekeliling Perbendaharaan. Pekeliling-Pekeliling Ketua Pengarah Kesihatan Malaysia. Pekeliling-Pekeliling Perkhidmatan. Arahan-arahan Jabatan Kesihatan Negeri Selangor. Clinical Practice Guideline / Standard Operating Procedure. Garis Panduan Kementerian Kesihatan Malaysia. Undang-Undang, Akta dan Peraturan.

MANUAL KUALITI P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 3 2 MAKLUMAT PEJABAT KESIHATAN DAERAH KUALA LANGAT 2.1 Sejarah dan Latarbelakang Pejabat Kesihatan Daerah Kuala Langat (PKDKL) merupakan sebuah organisasi di bawah pentadbiran Jabatan Kesihatan Negeri Selangor dan Kementerian Kesihatan Malaysia. Perkhidmatan yang diberikan meliputi seluruh daerah Kuala Langat, Selangor, merangkumi kawasan seluas 860 km2 dengan jumlah penduduk seramai 260,000 orang. Perkhidmatan kesihatan di Daerah Kuala Langat bermula dengan program kesihatan ibu dan anak dalam tahun 1950an dan telah berkembang dari tahun ke tahun seiring dengan keperluan masyarakat setempat dan kawasan yang pesat membangun. Mulai tahun 1997, program-program ‘expanded scope’ dan ‘extended scope’ di bawah saranan Kementerian Kesihatan Malaysia telah dilaksanakan di bawah Pembangunan Kesihatan Keluarga seperti Program Kesihatan Warga Tua, Program Kesihatan Mental, Program Kanak-Kanak Keperluan Khas dan Program Kesihatan Remaja. Pejabat Kesihatan Daerah Kuala Langat diketuai oleh Pegawai Kesihatan Daerah. Terdapat 2 bahagian utama di bawah pentadbiran iaitu: Bahagian Pembangunan Kesihatan Keluarga Bahagian Kawalan Penyakit & Kesihatan Persekitaran Bahagian ini disokong oleh Bahagian Pengurusan/Pentadbiran. Terdapat 10 buah Klinik Kesihatan (KK), 18 buah Klinik Desa (KD) dan 2 buah Klinik 1 Malaysia. Pejabat Kesihatan Daerah Kuala Langat beroperasi di alamat: PEJABAT KESIHATAN DAERAH KUALA LANGAT, Jalan Sultan Alam Shah, 45000 Banting, Selangor Darul Ehsan. 2.2 Visi Organisasi Ke Arah Individu, Keluarga dan Masyarakat Sihat. 2.3 Misi Organisasi • Bertekad dan komited untuk memberi perkhidmatan yang berkualiti kepada setiap pelanggan. • Memupuk budaya kerja cemerlang dikalangan warga kerja kesihatan. • Mewujudkan penglibatan dan penyertaan masyarakat untuk meningkatkan tahap kesihatan mereka.

MANUAL KUALITI P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 4 • Merangsang individu menghargai kesihatan sebagai aset yang bernilai dan berusaha mengekalkan status kesihatan yang optima bagi menikmati kehidupan yang lebih bermutu. 2.4 Objektif Organisasi Untuk meningkatkan status kesihatan dan kualiti kehidupan masyarakat, ke arah kehidupan yang sihat dan produktif. Untuk menyediakan perkhidmatan yang cekap, berkesan dan komprehensif melalui perkhidmatan promotif, preventif, kuratif dan rehabilitif di setiap peringkat kepada masyarakat. Untuk mencegah insidens dan prevelans penyakit berjangkit dan tidak berjangkit. 2.5 Piagam Pelanggan Piagam Pelanggan diwujudkan oleh pengurusan atasan untuk memastikan visi dan misi organisasi tercapai serta mencapai kepuasan pelanggan (lihat Lampiran 1 - Piagam Pelanggan). 2.6 Pelanggan & Pihak Yang Berkepentingan Pelanggan terdiri daripada pelanggan luaran (pesakit dan orang awam) dan pelanggan dalaman (anggota dan unit-unit dalam Pejabat Kesihatan). Selain itu, pihak yang mempunyai kepentingan merangkumi pemegang amanah, iaitu Kementerian Kesihatan Malaysia dan Jabatan Kesihatan Negeri Selangor serta NGO, agensi-agensi kerajaan yang berkaitan dan Panel Penasihat Klinik Kesihatan. 2.7 Aktiviti Utama Aktiviti utama adalah melaksanakan perkhidmatan kesihatan seperti berikut: 2.7.1 Perkhidmatan Pembangunan Kesihatan Keluarga Perkhidmatan Pembangunan Kesihatan Keluarga merangkumi pemeriksaan, rawatan dan imunisasi bagi pesakit luar, kanak-kanak, ibu mengandung dan postnatal, pengendalian kesihatan murid sekolah, perkhidmatan kesihatan wanita, lawatan rumah dan menyambut kelahiran di rumah. 2.7.2 Perkhidmatan Kawalan Penyakit & Kesihatan Persekitaran a. Kawalan Penyakit Perkhidmatan ini terdiri daripada kawalan penyakit berjangkit, kawalan penyakit tidak berjangkit, kawalan penyakit bawaan vektor dan penyakit HIV/AIDS. b. Kesihatan Persekitaran Perkhidmatan ini merangkumi kawalan kualiti mutu makanan (KKMn), kawalan mutu air minum (KMAM), bekalan air dan kebersihan alam sekeliling dan kesihatan am (BAKAS).

MANUAL KUALITI P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 5 c. Penguatkuasaan & Perundangan Perkhidmatan ini merangkumi penyiasatan dan penguatkuasaan undang-undang kesihatan awam. 2.7.3 Promosi Kesihatan Perkhidmatan ini menjalankan segala aktiviti yang berkaitan dengan promosi & pendidikan kesihatan. Ia dilaksanakan pada semua peringkat aktiviti kesihatan awam. 2.7.4 Perkhidmatan Sokongan Aktiviti ini memberi sokongan kepada aktiviti utama di atas untuk memastikan kelancaran dan keberkesanan perkhidmatan tersebut. Aktiviti ini merangkumi perkhidmatan sokongan seperti unit pengurusan, farmasi, makmal. 3 SKOP PENDAFTARAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI 3.1 Skop Pendaftaran Skop perlaksanaan dan pendaftaran Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 Pejabat Kesihatan Daerah Kuala Langat adalah Penyampaian Perkhidmatan Kesihatan Awam yang merangkumi aktivitiaktiviti seperti berikut: i) Pembangunan Kesihatan Keluarga, ii) Kawalan Penyakit & Kesihatan Persekitaran, iii) Promosi Kesihatan, dan iv) Perkhidmatan Sokongan. Skop perlaksanaan ini meliputi Pejabat Kesihatan Daerah Kuala Langat, 10 buah Klinik Kesihatan, 18 buah Klinik Desa dan 2 buah Klinik 1 Malaysia (lihat Lampiran 2 – Carta Organisasi Pejabat Kesihatan Daerah). 3.2 Pengecualian & Justifikasi Skop pelaksanaan dan pendaftaran di atas tidak termasuk keperluan Klausa 8.3 Rekabentuk dan Pembangunan Produk dan Perkhidmatan Klausa ini dikecualikan kerana: a. Tiada penglibatan dalam sebarang aktiviti rekabentuk dan pembangunan. b. Perkhidmatan yang disampaikan hanya tertakluk kepada dasar-dasar dan arahan-arahan yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kesihatan Malaysia dan Jabatan Kesihatan Negeri Selangor.

MANUAL KUALITI P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 6 4 KONTEKS ORGANISASI 4.1 Memahami Organisasi dan konteksnya Pengurusan atasan perlu menentukan isu-isu luaran dan dalaman yang boleh mempengaruhi/memberi kesan kepada halatuju strategik jabatan dan pelaksanaan SPK. Isu yang dikenalpasti boleh merangkumi isu positif atau negatif yang timbul dari aspek kesihatan awam, perundangan, teknologi dan sosial, samada di dalam atau luar negara (rujuk Lampiran 3 - Isu Luaran & Isu Dalaman). Isu-isu ini perlu dipantau dan dikaji semula mengikut kesesuaian semasa mesyuarat/perjumpaan yang melibatkan pengurusan atasan dan ketua-ketua unit. 4.2 Memahami Kehendak dan Jangkaan Pihak Berkepentingan Pengurusan atasan perlu menentukan pihak yang berkepentingan dengan perkhidmatan dan pelaksanaan SPK seperti yang dinyatakan dalam perkara 2.6 (rujuk Lampiran 4). Keperluan pihak berkepentingan ini dikenalpasti dan ditentukan di dalam dokumen-dokumen SPK yang berkaitan. Untuk memastikan keakuran yang berterusan, pihak berkepentingan dan keperluan mereka sentiasa dipantau dan dikaji semula semasa mesyuarat-mesyuarat yang melibatkan pengurusan atasan dan ketua-ketua unit. 4.3 Menentukan Skop Sistem Pengurusan Kualiti Skop pendaftaran Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001:2015 adalah seperti yang dinyatakan dalam perkara 3.1. Semua keperluan Standard ISO 9001:2015 digunapakai dalam Sistem Pengurusan Kualiti (kecuali Klausa 8.3) dan melibatkan semua jabatan, bahagian dan unit dalam PKDKL. Skop ini telah mengambilkira perkara berikut: a) Isu-isu luaran dan dalaman, b) Keperluan-keperluan pihak berkepentingan, dan c) Perkhidmatan yang disediakan. 4.4 Sistem Pengurusan Kualiti dan Prosesnya Sistem Pengurusan Kualiti telah diwujudkan, dilaksana, diselenggara dan tambahbaik secara berterusan mengikut keperluan MS ISO 9001:2015. Proses-proses dalam Sistem Pengurusan Kualiti telah ditentukan dalam dokumen berkaitan, termasuk perkara seperti berikut: a) Input yang diperlukan dan output yang dijangka daripada proses tersebut b) Turutan dan interaksi proses-proses tersebut (lihat Lampiran 5)

MANUAL KUALITI P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 7 c) Kriteria dan kaedah untuk memastikan operasi dan kawalan proses yang berkesan, termasuk pemantauan, pengukuran dan petunjuk prestasi d) Sumber yang diperlukan e) Tanggungjawab dan kuasa f) Menangani risiko dan peluang g) Menilai, melaksanakan perubahan yang perlu dan menambahbaik proses-proses tersebut h) Menentukan keperluan untuk menyelenggara dan mengekalkan maklumat didokumenkan. 5 KEPIMPINAN 5.1 Kepimpinan dan Komitmen 5.1.1 Am Pengurusan atasan (yang diketuai oleh Pegawai Kesihatan Daerah, Ketua-Ketua Bahagian dan KetuaKetua Unit) adalah komited untuk melaksanakan sistem pengurusan kualiti dengan memastikan aktiviti yang berikut dilakukan seperti yang dirancang: a) Sentiasa memastikan Sistem Pengurusan Kualiti dilaksanakan dengan berkesan dan mencapai keputusan yang telah dirancang, b) Mewujudkan dasar dan objektif kualiti, c) Mempromosikan pemikiran berdasarkan risiko dan penambahbaikan dalam Sistem Pengurusan Kualiti, d) Menggalakkan anggota kerja memberi sumbangan dalam Sistem Pengurusan Kualiti, e) Melaksanakan kajian semula pengurusan, dan f) Memastikan sumber mencukupi. 5.1.2 Fokus Kepada Pelanggan Pihak pengurusan prihatin terhadap keperluan pelanggan dan sentiasa memastikan semua maklumbalas diambil kira untuk penambahbaikan perkhidmatan bagi memenuhi kepuasan pelanggan. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (Pengendalian Aduan Awam) digunapakai bagi memastikan aduan pelanggan diambil tindakan sewajarnya. Maklumbalas daripada pelanggan mengenai perkhidmatan yang diberi juga diperolehi daripada Kajian Kepuasan Pelanggan. Selain memenuhi keperluan spesifik pelanggan, kemudahan/keperluan tambahan yang perlu telah disediakan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Memastikan risiko dan peluang yang memberi kesan kepada perkhidmatan dan kepuasan pelanggan ditentukan serta ditangani dengan berkesan.

MANUAL KUALITI P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 8 5.2 Dasar 5.2.1 Mewujudkan Dasar Kualiti Pihak pengurusan telah menggubal Dasar Kualiti seperti berikut: “KAMI KOMITED MEMBERI PERKHIDMATAN KESIHATAN AWAM YANG BERKUALITI DAN MEMENUHI KEPUASAN PELANGGAN SELARAS DENGAN NILAI-NILAI TERAS KAMI MELALUI PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015” 5.2.2 Menyebarkan Dasar Kualiti Dasar Kualiti ini dihebahkan kepada semua anggota organisasi supaya difahami melalui memo, taklimat, mesyuarat dan dipamerkan dilokasi yang berkenaan. Ia juga disemak dari masa ke semasa untuk memastikan kesesuaian yang berterusan. 5.3 Peranan, Tanggungjawab dan Kuasa Dalam Organisasi Tanggungjawab dan kuasa anggota ditunjukkan di dalam carta organisasi, surat lantikan, senarai tugas dan fail meja. Tanggungjawab dan bidang kuasa ini dimaklumkan oleh Ketua Bahagian/Unit kepada personel yang berkaitan semasa melaporkan diri dan dari masa ke semasa. Ketua Bahagian/Unit hendaklah memastikan dokumen yang berkaitan dengan tanggungjawab dan kuasa disemak dan dikemaskini secara berterusan. 6 PERANCANGAN 6.1 Tindakan Untuk Menangani Risiko dan Peluang Dalam usaha untuk mencapai penambahbaikan, risiko dan peluang dalam SPK telah ditentukan dalam dokumen Pelan Risiko dan Peluang. Pelan ini diwujudkan dengan mengambilkira: a) Isu-isu luaran dan dalaman, b) Keperluan-keperluan pihak berkepentingan, dan c) Proses-proses dalam SPK dan kesan proses-proses tersebut kepada perkhidmatan. Pelaksanaan tindakan-tindakan yang telah dinyatakan dalam Pelan Risiko dan Peluang sentiasa dipantau dan dikaji semula keberkesanannya, terutama semasa audit dalaman dan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. 6.2 Objektif Kualiti dan Perancangan Untuk Mencapainya Objektif kualiti diwujudkan disetiap peringkat dan fungsi dalam PKDKL. Objektif ini selaras dengan dasar kualiti supaya pencapaian dapat dinilai dan dianalisis secara keseluruhan. Objektif kualiti dan perancangan untuk mencapainya telah disediakan dalam bentuk Pelan Tindakan Objektif Kualiti (lihat Lampiran 6).

MANUAL KUALITI P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 9 Objektif Kualiti dipantau, disemak dan dianalisis dari masa ke semasa untuk memastikan kesesuaian dan mengenalpasti peluang penambahbaikan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti, khususnya semasa Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. 6.3 Perancangan Perubahan Sekiranya terdapat keperluan untuk mengubah Sistem Pengurusan Kualiti, ia akan dilaksanakan dengan teratur, dengan mengambil kira: a) Tujuan perubahan tersebut dan kesan yang berpotensi, b) Integriti Sistem Pengurusan Kualiti, c) Keperluan sumber, d) Menentukan tanggungjawab dan kuasa. 7 SOKONGAN 7.1 Sumber 7.1.1 Am Sumber yang perlu untuk melaksana, menyelenggara dan meningkatkan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti disediakan dengan sewajarnya, mengikut keupayaan semasa. Keperluan sumber dikenalpasti dan ditentukan oleh pengurusan atasan mengikut keperluan dan peraturan yang terkini. 7.1.2 Manusia Pengurusan atasan sentiasa menentu dan menyediakan sumber manusia yang perlu untuk pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti yang berkesan dan operasi serta kawalan prosesnya. Keperluan sumber manusia ini sentiasa dikaji semula dari masa ke semasa mengikut keperluan semasa dan dasar Kementerian Kesihatan atau Kerajaan Malaysia. 7.1.3 Infrastruktur Infrastruktur yang diperlukan untuk perkhidmatan telah ditentukan, disedia dan diselenggara untuk memenuhi keperluan perkhidmatan selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan Pengurusan Aset Alih Kerajaan. Infrastruktur merangkumi: a) bangunan, ruang kerja dan kemudahan yang berkaitan, b) peralatan proses (perkakasan/”hardware” dan perisian/”software”), dan c) perkhidmatan sokongan (seperti pengangkutan, komunikasi). Penyelenggaraan infrastruktur yang melibatkan pihak luar dikawal mengikut kontrak, perjanjian dan spesifikasi yang telah ditetapkan. 7.1.4 Persekitaran Untuk Operasi Proses

MANUAL KUALITI P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 10 Persekitaran kerja ditentu dan diuruskan dengan sewajarnya untuk memenuhi keperluan perkhidmatan. Ia merangkumi persekitaran kerja dari aspek fizikal, persekitaran dan lain-lain faktor yang boleh memberi kesan kepada penyampaian perkhidmatan seperti faktor sosial (contoh: tiada diskriminasi terhadap anggota kerja) dan psikologi (contoh: penilaian tekanan kerja dan perlindungan emosi anggota kerja). Bagi memastikan aspek ini dipantau dan dipenuhi, Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerja (JKKP) telah ditubuhkan. Jawatankuasa ini bermesyuarat 2 kali setahun untuk mengenalpasti dan mencadangkan keperluan-keperluan keselamatan dan kesihatan di tempat kerja. Khidmat kaunseling juga diberikan kepada anggota kerja yang memerlukan. 7.1.5 Sumber Pemantauan dan Pengukuran 7.1.5.1 Am Peralatan pemantauan dan pengukuran telah ditentukan untuk proses yang berkaitan. Peralatan tersebut mestilah sesuai dengan jenis pemantauan dan pengukuran yang dibuat serta diselenggara untuk memastikan ianya sentiasa dalam keadaan yang baik. 7.1.5.2 Kemudahkesanan Pengukuran Bagi menentukan kesahihan keputusan pemantaun dan pengukuran, semua peralatan diperiksa, diuji atau dikalibrasi sebelum digunakan bagi memastikan peralatan di dalam keadaan sempurna untuk digunakan. Peralatan pengukuran mestilah: a) Dikalibrasi dan diverifikasi dalam jangkamasa tertentu atau sebelum digunakan berdasarkan piawaian pengukuran yang berkaitan. Jika piawaian tidak wujud, asas untuk kalibrasi dan verifikasi perlu direkodkan, b) Jika ada masalah ke atas peralatan, penyesuaian perlu dilakukan, c) Status kalibrasi dinyatakan, d) Dijaga dari gangguan yang boleh menyebabkan pengukuran tidak sah/sahih, dan e) Dijaga daripada kerosakan sewaktu penggunaan, penyelenggaraan dan penyimpanan. Jika peralatan memberi bacaan yang tidak menepati keperluan, keputusan pengukuran terdahulu perlu disemak semula, termasuk perkhidmatan yang terjejas disebabkan oleh keputusan tersebut. Tindakan sewajarnya diambil terhadap peralatan dan perkhidmatan tersebut. Rekod-rekod yang berkaitan dengan kalibrasi atau verifikasi dikekalkan. 7.1.6 Pengetahuan Dalam Organisasi Pengetahuan yang perlu untuk operasi proses dan mencapai keakuran perkhidmatan dikenalpasti dan ditentukan. Pengetahuan ini boleh diperolehi dari sumber dalaman (contoh: daripada pengalaman anggota, pengajaran daripada kejayaan atau kegagalan perkhidmatan atau program yang lepas dan hasil penambahbaikan proses dan perkhidmatan) dan sumber luaran (contoh: standard, persidangan, kursus, garis panduan dan SOP daripada Kementerian Kesihatan atau pembekal).

MANUAL KUALITI P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 11 Pengetahuan ini perlu diselenggara, dikekalkan dan sentiasa ada apabila diperlukan. Di mana perlu, pengetahuan ini akan didokumenkan untuk memudahkan pengendaliannya. Anggota digalakkan untuk menggunakan pengetahuan ini dan berkongsi pengetahuan yang ada atau yang diperolehi untuk mencapai objektif PKDKL. 7.2 Kompetensi Hanya anggota yang kompeten dari segi pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman ditugaskan untuk menyampaikan perkhidmatan yang memberi kesan kepada keperluan yang telah ditetapkan. Kompetensi setiap anggota dikenalpasti dan ditentukan untuk melaksanakan tugas yang memberi kesan kepada keperluan perkhidmatan. Latihan atau lain-lain tindakan yang bersesuaian perlu diberi kepada anggota secara berterusan untuk meningkatkan kompetensi mereka selaras dengan Pekeliling Perkhidmatan Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam. Latihan yang telah diberi dinilai keberkesanannya oleh Ketua Bahagian/Unit. Peningkatan kompetensi anggota merangkumi: a) Pengetahuan teknikal, b) Pengetahuan berhubung dengan keperluan dan ekspektasi pelanggan, c) Kehendak peraturan dan perundangan, dan d) Prosedur kerja. Semua rekod yang berkaitan dengan latihan, kelayakan, kemahiran, pengalaman dan penilaian dikekalkan mengikut keperluan yang ditetapkan. 7.3 Kesedaran Setiap anggota kerja mestilah sedar mengenai: a) Dasar kualiti, b) Objektif kualiti, c) Sumbangan mereka terhadap keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti, termasuk faedah jika prestasi meningkat, d) Kesan jika tidak akur kepada keperluan Sistem Pengurusan Kualiti. 7.4 Komunikasi Komunikasi dalaman dan luaran yang berkesan diwujudkan dalam organisasi untuk menyebarkan maklumat mengenai Sistem Pengurusan Kualiti kepada semua lapisan anggota kerja dan pihak yang berkaitan. Kaedah komunikasi merangkumi mesyuarat, taklimat, kursus, memo, surat, papan kenyataan dan lain-lain kaedah yang sesuai. Setiap maklumat mestilah sampai kepada pihak yang berkenaan. 7.5 Maklumat Didokumenkan 7.5.1 Am Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti merangkumi:

MANUAL KUALITI P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 12 a) Manual Kualiti, b) Maklumat didokumenkan yang diperlukan oleh Standard ISO 9001:2015, c) Dokumen, termasuk prosedur dan rekod untuk memastikan perancangan, operasi dan kawalan proses yang berkesan, dan d) Dokumen yang diperolehi daripada pihak luar seperti Kementerian Kesihatan, Jabatan Kesihatan dan pembekal. Jenis dan struktur dokumen adalah berdasarkan kepada keperluan & kerumitan proses-proses kerja yang dilaksanakan, termasuk kepakaran anggota kerja. 7.5.2 Menyedia dan Mengemaskini Penyediaan dokumen mengambil kira perkara seperti identifikasi dan deskripsi (contoh: tajuk, tarikh dan nombor rujukan), format (contoh: bahasa dan perisian) dan keperluan untuk mengemaskini dokumen tersebut. Dokumen yang diperolehi daripada luar mestilah didaftar dan dikawal untuk memastikan keperluan penggunaan dokumen tersebut. 7.5.3 Kawalan Maklumat Didokumenkan Semua dokumen yang disediakan untuk SPK dikawal berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan. Ini adalah untuk memastikan setiap dokumen yang digunakan adalah dokumen yang betul, berada ditempat yang betul dan sentiasa ada apabila ia diperlukan. Kawalan juga termasuk penggunaan sistem fail yang sedia ada dalam PKDKL dan selaras dengan keperluan peraturan yang ditetapkan untuk agensi kerajaan. Prosedur berkaitan: SEL-PK-Q1 - Prosedur Kawalan Dokumen. SEL-PK-Q2 - Prosedur Kawalan Rekod. 8 OPERASI 8.1 Perancangan dan Kawalan Operasi Perancangan aktiviti Kesihatan Awam adalah berdasarkan kepada perkara-perkara berikut: a) Perjanjian Program yang diterima dari JKNS, b) Pelan tindakan yang diterima dari JKNS, c) Keperluan sumber, d) Permohonan dari pelanggan dan analisis keperluan semasa, dan e) Pelaksanaan tindakan yang telah ditentukan dalam Pelan Risiko dan Peluang serta Pelan Tindakan Objektif Kualiti.

MANUAL KUALITI P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 13 Jadual pelaksanaan aktiviti disediakan dan aktiviti dilaksanakan berdasarkan sumber yang tersedia iaitu peruntukan kewangan, tenaga kerja dan garis panduan yang telah ditetapkan. Perbelanjaan bagi melaksanakan aktiviti diambil daripada peruntukan yang diterima dan permohonan tambahan dibuat apabila diperlukan. Pelaksanaan aktiviti Kesihatan Awam juga perlu mengikut Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam, Perintah Am, Garis Panduan, Manual Prosedur Kerja, Akta dan Peraturan serta lain-lain dokumen yang berkaitan. Penilaian pencapaian aktiviti Kesihatan Awam dilakukan secara berterusan. Data-data dianalisis daripada laporan dan reten secara berkala. Kelemahan-kelemahan atau punca masalah dikenalpasti sekiranya tidak mencapai sasaran. Tindakan penambahbaikan dilaksanakan secara berterusan. Rekod-rekod perancangan dan pelaksanaan dikekalkan. 8.2 Keperluan Untuk Produk dan Perkhidmatan 8.2.1 Komunikasi Dengan Pelanggan Komunikasi dengan pelanggan di urus dan dilaksanakan dengan berkesan, terutama yang berkaitan dengan perkara berikut: a) Maklumat yang berkaitan dengan perkhidmatan, b) Pertanyaan pelanggan, c) Maklumbalas, termasuk aduan pelanggan, dan d) Pengendalian hartamilik pelanggan (jika berkaitan). Kaedah komunikasi termasuk: Poster/risalah Papan kenyataan Laman web/e-mail Perjumpaan/mesyuarat/ceramah Kaunter pertanyaan/telefon. Peti aduan/cadangan Kem Kesihatan Panel Penasihat Kesihatan 8.2.2 Menentukan Keperluan Untuk Produk dan Perkhidmatan Semasa menentukan keperluan untuk produk dan perkhidmatan, keperluan berikut mestilah jelas, cukup dan betul: a) Keperluan pelanggan dan pihak berkepentingan (dicatatkan dalam borang, kad, buku, arahan dan lain-lain dokumen yang berkaitan), b) Keperluan peraturan dan perundangan (contoh: bayaran, kebenaran, dokumen sokongan dan kepatuhan kepada akta dan undang-undang), dan

MANUAL KUALITI P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 14 c) Keperluan yang ditentukan oleh PKDKL. Keperluan-keperluan ini mestilah boleh dipenuhi untuk produk dan perkhidmatan yang diberikan. 8.2.3 Semakan Keperluan Untuk Produk dan Perkhidmatan Semakan dilaksanakan ke atas keperluan-keperluan ini sebelum produk dan perkhidmatan disampaikan kepada pelanggan. Semakan bertujuan untuk memastikan PKDKL mempunyai keupayaan untuk memenuhi keperluan-keperluan tersebut. Jika terdapat percanggahan atau perubahan ke atas keperluan-keperluan ini, ia mestilah diselesaikan atau dijelaskan untuk mengelak perkara yang tidak diingini selepas produk dan perkhidmatan disampaikan kepada pelanggan. Keperluan pelanggan yang tidak didokumenkan (percakapan), mestilah disahkan sebelum menerimanya. Jika perlu, keperluan tersebut akan didokumenkan. 8.2.4 Perubahan Keperluan Untuk Produk dan Perkhidmatan Sebarang perubahan yang dibuat ke atas keperluan produk dan perkhidmatan mestilah jelas dalam dokumen yang berkaitan. Perubahan juga mestilah mengikut peraturan yang ditetapkan dalam pekeliling dan arahan semasa serta disampaikan kepada pihak dan anggota yang berkenaan, termasuk pelanggan. 8.3 Rekabentuk Dan Pembangunan Produk Dan Perkhidmatan Keperluan ini tidak dilaksanakan dalam skop pelaksanaan dan pensijilan Sistem Pengurusan Kualiti PKDKL (rujuk perkara 3.2). 8.4 Kawalan Proses, Produk dan Perkhidmatan Yang Dibekalkan Dari Luar 8.4.1 Am Kawalan telah dilaksanakan ke atas proses, produk dan perkhidmatan yang diperolehi daripada luar untuk memastikan proses, produk dan perkhidmatan yang diterima memenuhi keperluan yang ditetapkan. Ia termasuk proses, produk dan perkhidmatan yang diperolehi secara perolehan, ”outsourced” dan daripada agensi kerajaan yang berkaitan. Kriteria untuk penilaian, pemilihan, pemantauan prestasi dan penilaian semula telah ditetapkan dalam pekeliling, arahan, kontrak dan lain-lain dokumen yang berkaitan. 8.4.2 Jenis dan Tahap Kawalan Kawalan yang dilaksanakan bersesuaian dengan tahap atau impak proses, produk dan perkhidmatan yang dibekalkan kepada produk dan perkhidmatan PKDKL. Kawalan ini juga telah dinyatakan dalam pekeliling, arahan, kontrak dan lain-lain dokumen yang berkaitan.

MANUAL KUALITI P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 15 Verifikasi dan pemeriksaan turut dilaksanakan untuk memastikan proses, produk dan perkhidmatan tersebut telah memenuhi keperluan. Ia dilaksanakan semasa penerimaan produk dan perkhidmatan dan juga selepas produk dan perkhidmatan digunakan. Pemantauan juga dilaksanakan ke atas keberkesanan kawalan yang dilakukan oleh penyedia luaran itu sendiri (jika perlu). Penggantian, pemulangan, penyediaan semula proses, produk dan perkhidmatan perlu dilakukan oleh penyedia luaran jika tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan. 8.4.3 Maklumat Untuk Penyedia Luaran Keperluan yang berkaitan dengan proses, produk dan perkhidmatan yang ingin diperolehi daripada luar mestilah jelas dan cukup sebelum berkomunikasi dengan penyedia yang berkenaan. Ia termasuk maklumat dalam dokumen seperti pesanan pembelian, kontrak dan spesifikasi. Maklumat ini merangkumi: a) Proses, produk dan perkhidmatan yang akan dibekalkan, b) Kelulusan yang berkaitan, c) Kelayakan dan kuasa anggota atau pegawai yang menguruskannya, dan d) Keperluan peraturan, perundangan dan Sistem Pengurusan Kualiti. 8.5 Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan 8.5.1 Kawalan Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan Memastikan semua aktiviti di bawah proses utama dirancang dan dijalankan di dalam keadaan yang terkawal untuk menjamin kualiti perkhidmatan. Kriteria yang telah ditetapkan sebagai terkawal adalah seperti yang berikut; a) Menyediakan maklumat mengenai perkhidmatan melalui dokumen-dokumen yang menjelaskan bagaimana perkhidmatan diberikan atau aktiviti dilaksanakan dan bagaimana hasil hendak dicapai (contoh: Prosedur, Manual Prosedur Kerja, Fail Meja, Garis Panduan, SOP, Pekeliling, Peraturan, Arahan, Akta dan Undang-Undang). b) Pelaksanaan aktiviti-aktiviti pemantauan dan pengukuran serta penggunaan peralatan yang bersesuaian, c) Penggunaan infrastruktur dan persekitaran yang bersesuaian, d) Dilaksanakan oleh anggota yang kompeten, e) Melaksanakan validasi sekiranya hasil tidak boleh disahkan melalui pemantauan dan pengukuran, f) Melaksanakan tindakan untuk mencegah kesilapan manusia, dan f) Melaksanakan aktiviti pelepasan, penyampaian dan selepas penyampaian perkhidmatan. 8.5.2 Identifikasi dan Kemudahkesanan Perkara yang berkaitan dengan produk atau perkhidmatan seperti ubat, vaksin, reagen, fail dan dokumen diberikan identifikasi (label, kod dan nombor rujukan) bagi memudahkan pengesanan. Di mana kemudahkesanan (carian semula) menjadi keperluan, identifikasi ini digunakan sebagai pengenalan, termasuk penggunaan dan mengekalkan rekod-rekod kualiti yang berkaitan.

MANUAL KUALITI P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 16 8.5.3 Hartamilik Pelanggan dan Penyedia Luaran Memastikan hartamilik pelanggan dan penyedia luaran (pembekal), termasuk maklumat peribadi pelanggan dijaga dan diselenggara dengan sempurna semasa di bawah kawalan atau digunakan oleh PKDKL. Kawalan ke atas hartamilik pelanggan meliputi: a) Direkodkan penerimaannya, b) Dikenalpasti, disahkan, dijaga dan dipastikan selamat, c) Dijamin kerahsiaannya, d) Jika hilang, rosak atau tidak boleh digunakan lagi, ia akan dilaporkan kepada pelanggan atau pembekal, dan e) Rekod yang berkaitan dikekalkan. 8.5.4 Pemeliharaan Pemeliharaan merangkumi identifikasi, pengendalian, pembungkusan, penyimpanan, perlindungan dan penghantaran untuk memastikan produk sentiasa dalam keadaan yang sempurna, selamat dan mencukupi. Pemeliharaan ini termasuk produk yang digunakan dalam perkhidmatan seperti ubatubatan, vaksin, reagen dan lain-lain produk yang berkaitan, serta sisa klinikal. Kawalan ke atas produk ini dijelaskan di dalam dokumen kualiti yang berkaitan. 8.5.5 Aktiviti Selepas Penghantaran Produk / Penyampaian Perkhidmatan Keperluan untuk aktiviti selepas penghantaran produk atau penyampaian perkhidmatan mestilah dipenuhi. Ia merangkumi aktiviti seperti perkhidmatan temujanji, rawatan susulan dan kawalan aktiviti keciciran. Perkara berikut diambil kira dalam pelaksanaan proses ini, yang mana berkaitan dengan produk dan perkhidmatan PKDKL: a) Keperluan peraturan dan perundangan, b) Kesan yang tidak diingini berkaitan dengan produk dan perkhidmatan, c) Penggunaan dan jangkamasa produk dan perkhidmatan, d) Keperluan pelanggan, e) Maklumbalas pelanggan. 8.5.6 Kawalan Perubahan Sebarang perubahan yang dibuat semasa proses penyediaan dan penyampaian perkhidmatan disemak dan dikawal, terutama yang melibatkan dokumen-dokumen rasmi PKDKL dan Sistem Pengurusan Kualiti. Bukti dikekalkan dalam dokumen dan rekod yang berkaitan untuk menunjukkan hasil perubahan tersebut, siapa yang mengesahkan perubahan tersebut dan apa-apa tindakan yang timbul daripada perubahan tersebut.

MANUAL KUALITI P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 17 8.6 Pelepasan Produk dan Perkhidmatan Produk dan perkhidmatan perlu disemak, disahkan atau diluluskan untuk memastikan produk dan perkhidmatan tersebut telah memenuhi keperluan-keperluan yang ditetapkan dalam Sistem Pengurusan Kualiti. Ia tidak boleh diberikan atau disampaikan kepada pelanggan jika belum disahkan atau diluluskan oleh anggota atau pegawai yang bertanggungjawab. Keperluan ini telah dinyatakan dalam dokumen-dokumen yang berkaitan. Bukti semakan, pengesahan atau kelulusan serta anggota atau pegawai yang bertanggungjawab turut didokumenkan dalam rekodrekod yang berkaitan. 8.7 Kawalan Output Yang Tidak Akur Produk atau perkhidmatan yang tidak memenuhi atau tidak akur kepada keperluan dikawal untuk memastikan produk dan perkhidmatan tersebut tidak diguna atau diberi atau disampaikan kepada pelanggan. Kawalan ini dilaksanakan mengikut keperluan yang telah ditetapkan dalam prosedur, termasuk keperluan untuk menjelaskan ketidakakuran tersebut, tindakan yang diambil serta tanggungjawab dan kuasa. Prosedur berkaitan: SEL-PK-Q4 - Prosedur Kawalan Ketidakakuran. 9 PENILAIAN PRESTASI 9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Penilaian 9.1.1 Am PKDKL telah menentukan aktiviti dan proses yang perlu dipantau dan diukur dalam dokumen dan pelan tindakan yang berkaitan. Ia termasuk kaedah dan jangkamasa pemantauan, analisis dan penilaian serta mengkaji semula keputusan-keputusannya. Tujuan utama aktiviti pemantauan, pengukuran, analisis dan penilaian adalah untuk menyediakan maklumat mengenai prestasi dan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti. Rekod dan maklumat yang berkaitan diselenggara dan dikekalkan sebagai panduan dan bukti kepada aktiviti ini. 9.1.2 Kepuasan Pelanggan Sentiasa berinteraksi dengan pelanggan untuk mengukur kepuasan mereka terhadap perkhidmatan yang diberikan. Hari bertemu pelanggan, soal selidik dan pertanyaan secara terus yang digunakan sebagai mekanisma pengukuran mengambil kira keakuran kepada keperluan yang ditetapkan, memenuhi kehendak dan jangkaan pelanggan. Selain itu, penghargaan yang diterima juga diambil kira untuk menentukan tahap kepuasan pelanggan.

MANUAL KUALITI P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 18 Data mengenai kepuasan pelanggan dikumpul dan dianalisis. Tindakan yang perlu dan sewajarnya dilaksanakan jika terdapat isu yang perlu diselesaikan dengan segera. Pengukuran ini dan hasilnya akan digunakan sebagai asas dan input kepada aktiviti penambahbaikan secara berterusan. 9.1.3 Analisis dan Penilaian PKDKL menjalankan analisis dan penilaian ke atas data dan maklumat yang penting daripada aktiviti pemantauan dan pengukuran. Teknik statistik digunakan mengikut kesesuaian. Keputusan analisis digunakan untuk menilai: a) Keakuran produk dan perkhidmatan, b) Tahap kepuasan pelanggan, c) Prestasi dan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti, d) Perancangan telah dilaksanakan dengan berkesan, e) Keberkesanan tindakan untuk menangani risiko dan peluang, f) Prestasi penyedia luar (pembekal dan konsesi), g) Keperluan untuk penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti. 9.2 Audit Dalaman Audit dalaman dijalankan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti secara berkala (sekurang-kurangnya sekali setahun) untuk memastikan perkara berikut: a) Keakuran kepada keperluan Standard MS ISO 9001:2015 b) Sistem Pengurusan Kualiti telah dilaksana dan diselenggara dengan berkesan. Audit juga digunakan sebagai alat kepada pengurusan atasan untuk mengenalpasti peluang-peluang penambahbaikan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti. Audit dilaksanakan secara terancang dan sistematik mengikut keperluan yang telah ditetapkan dalam prosedur, termasuk penyediaan program audit, pemilihan Juruaudit, melaporkan keputusan audit serta melaksanakan pembetulan dan tindakan pembetulan. Prosedur berkaitan: SEL-PK-Q3 - Prosedur Audit Dalaman 9.3 Kajian Semula Pengurusan 9.3.1 Am Sistem pengurusan kualiti dikaji semula secara berkala untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keberkesanannya secara berterusan. Kajian ini juga menilai peluang untuk penambahbaikan dan keperluan untuk perubahan sistem pengurusan kualiti, termasuk dasar dan objektif kualiti. Ia dijalankan sekurang-kurangnya sekali setahun (selepas pelaksanaan audit dalaman) dan dihadiri oleh Pegawai Kesihatan Daerah, Ketua-Ketua Unit dan pegawai-pegawai yang diarahkan.

MANUAL KUALITI P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 19 9.3.2 Input Kajian Semula Pengurusan Maklumat atau data-data berikut perlu disedia dan dianalisis oleh Ketua-Ketua Bahagian/Unit dan pegawai yang diarahkan sebagai input utama dalam kajian semula pengurusan: a) Susulan dari kajian semula pengurusan yang lepas, b) Keputusan audit (dalaman dan luaran), c) Maklumbalas pelanggan dan pihak berkepentingan (aduan, kajian kepuasan dan cadangan), d) Perubahan isu luaran dan dalaman yang berkaitan dengan Sistem Pengurusan Kualiti, e) Prestasi proses dan keakuran perkhidmatan (termasuk pencapaian objektif kualiti), f) Status ketidakakuran dan tindakan pembetulan, g) Status pemantauan dan pengukuran (contoh: audit kejururawatan dan pemantauan indikator), h) Keberkesanan tindakan dalam menangani risiko dan peluang, i) Kecukupan sumber, j) Prestasi penyedia luar (pembekal dan konsesi), k) Cadangan dan peluang penambahbaikan, dan l) Dan lain-lain perkara yang ditentukan oleh Pegawai Kesihatan Daerah. 9.3.3 Output Kajian Semula Pengurusan Kajian semula pengurusan mestilah merumuskan keputusan dan tindakan yang merangkumi: a) Peluang penambahbaikan, b) Keperluan untuk perubahan Sistem Pengurusan Kualiti, dan c) Keperluan sumber. Keputusan dan tindakan daripada kajian semula pengurusan diminit dan diedarkan kepada yang berkenaan untuk pelaksanaan tindakan. Pengurusan atasan bertanggungjawab untuk memastikan semua keputusan dan tindakan dilaksana dengan sewajarnya. 10 PENAMBAHBAIKAN 10.1 Am Peluang-peluang penambahbaikan telah ditentukan dan dipilih serta dilaksanakan untuk memenuhi keperluan pelanggan dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Ia termasuk tindakan seperti tindakan pembetulan, penambahbaikan berterusan, inovasi dan kumpulan meningkatkan mutu kerja. Tindakan ini bertujuan untuk: a) Menambahbaik produk dan perkhidmatan serta menangani keperluan dan jangkaan pelanggan pada masa hadapan, b) Membetulkan dan mencegah atau mengurangkan kesan-kesan yang tidak diingini dalam Sistem Pengurusan Kualiti, dan c) Menambahbaik prestasi dan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti.

MANUAL KUALITI P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 20 10.2 Ketidakakuran dan Tindakan Pembetulan Tindakan pembetulan dilaksanakan jika ketidakakuran (termasuk aduan pelanggan) berlaku dalam Sistem Pengurusan Kualiti. Tindakan ini adalah untuk menghapuskan punca sebenar ketidakakuran supaya ketidakakuran tidak berlaku semula. Tindakan pembetulan mestilah sesuai dengan kesan ketidakakuran tersebut kepada produk atau perkhidmatan. Prosedur diwujudkan untuk menjelaskan pelaksanaan tindakan pembetulan yang merangkumi perkara berikut: a) Mengawal dan membetulkan ketidakakuran, b) Semakan dan menganalisis ketidakakuran, c) Menentukan punca-punca ketidakakuran, d) Menentu dan melaksanakan tindakan pembetulan, termasuk menilai potensi ketidakakuran yang sama berlaku di lokasi lain, e) Mengkaji semula keberkesanan tindakan pembetulan yang telah diambil, f) Kemaskini Pelan Risiko dan Peluang, jika perlu g) Buat perubahan kepada SPK, jika perlu. h) Merekodkan ketidakakuran dan tindakan pembetulan. Prosedur berkaitan: SEL-PK-Q5 – Prosedur Tindakan Pembetulan. 10.3 Penambahbaikan Berterusan PKDKL menambahbaik kecukupan dan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti secara berterusan melalui pemakaian dan pelaksanaan dasar kualiti, objektif kualiti, hasil audit dalaman, analisis data, tindakan pembetulan dan keputusan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

LAMPIRAN 1a Pejabat Kesihatan Daerah Kuala Langat Kami berjanji untuk… 1. Melaksanakan pemeriksaan dan memberi rawatan bagi (Jenis Pelanggan) dalam tempoh (Indikator) dari masa pendaftaran. PELANGGAN INDIKATOR Ibu Mengandung Kes Baru 60 minit Kes Ulangan (Normal) 30 minit Kes Ulangan (Bermasalah) 120 minit Bayi / Kanak-Kanak Kes Baru 60 minit Kes Ulangan (Normal) 30 minit Kes Ulangan (Bermasalah) 120 minit Lain-lain Kategori Kes Baru 60 minit Kes Ulangan (Normal) 30 minit Kes Ulangan (Bermasalah) 120 minit 2. Bersedia untuk pergi menyambut kelahiran dalam masa 15 minit dari makluman diterima. 3. Memastikan semua kes rujukan ke hospital yang menggunakan ambulans dihantar serta-merta selepas keadaan pesakit stabil. 4. Memastikan aktiviti promosi kesihatan bagi setiap kumpulan sasar (pelanggan) yang khusus, 100% mengikut jadual yang ditetapkan. 5. Memastikan semua ubat didispens di kaunter farmasi dalam tempoh 30 minit selepas menerima preskripsi. 6. Memberi Akuan Penerimaan Aduan secara bertulis atau emel kepada pengadu dalam tempoh satu hari selepas aduan diterima. PIAGAM PELANGGAN KLINIK KESIHATAN

1. Setiap klinik desa akan berusaha untuk memberi perkhidmatan penjagaan kesihatan yang berkualiti bagi meningkatkan taraf kesihatan pelanggan melalui promosi kesihatan, perawatan dan pemulihan. 2. Setiap pelanggan akan dilayan dengan baik, mesra, bertimbang rasa, hormat, bersopan-santun, jujur dan ikhlas. 3. Setiap pelanggan akan diberi jaminan bahawa kehormatannya akan terpelihara semasa menerima perkhidmatan dan segala maklumat mengenai penyakit dan rawatan akan dirahsiakan dan hanya boleh diberitahu kepada pihak tertentu dengan keizinan tertakluk kepada undang-undang. 4. Setiap pelanggan akan diberi penerangan yang jelas mengenai prosedur dan perkhidmatan yang dicadangkan termasuk risiko dan pilihan yang lain. 5. Setiap pelanggan akan diberi perkhidmatan dengan seberapa segera seperti berikut: Pendaftaran 10 – 15 minit Pemeriksaan dan rawatan 15 – 45 minit 6. Setiap kelahiran yang dilaporkan akan disusuli dengan lawatan ke rumah yang pertama dalam masa 24 jam selepas penerimaan laporan. 7. Setiap kes ibu posnatal akan diberi perkhidmatan lawatan ke rumah oleh jururawat klinik mengikut jadual berikut: a. Lawatan pada hari 1, 2, 3, 4, 6, dan 8 (sekurang-kurangnya 3 kali) b. Lawatan pada hari ke-10 dan hari ke-20 PIAGAM PELANGGAN KLINIK DESA PEJABAT KESIHATAN DAERAH KUALA LANGAT LAMPIRAN 1b

LAMPIRAN 3 ISU LUARAN DAN ISU DALAMAN/PKDKLGT/pin. 06-2022 1. KEWANGAN •Peruntukan yang diturunkan daripada pihak KKM tidak konsisten setiap tahun (bergantung kepada jumlah peruntukan yang disediakan dan keadaan ekonomi negara). •KESAN POSITIF - peruntukan yang mencukupi membolehkan setiap keperluan perkhidmatan dipenuhi. •KESAN NEGATIF - perkhidmatan akan terjejassekiranya perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja pembaikan/projek pembangunan/ aset terpaksa dihadkan kerana peruntukan yang tidak mencukupi. 2. TEKNOLOGI •Penggunaan teknologi maklumat dan media sosial merupakan keperluan yang semakin penting di dalam proses penyampaian perkhidmatan. Contoh : MySejahtera, sistem e-COVID •KESAN POSITIF - •Penyampaian maklumat kepada anggota dan masyarakat dapat dipermudahkan dan dipercepatkan. •Pengumpulan dan analisa data pesakit/aktivitimenjadi lebih mudah. •KESAN NEGATIF - •Boleh menyebabkan penyaluran maklumat yang tidak betulsecara viral dan menjejaskan imej jabatan •Sekiranya kemudahan internet terganggu, proses kerja yang bergantung kepada capaian internet akan terjejas/tergendala. 3. SIKAP MASYARAKAT •Sokongan dan penglibatan masyarakat di dalam pelaksanaan program-program kesihatan awam amat penting untuk mencapai sasaran dan keperluan yabg ditetapkan. •KESAN POSITIF - aktiviti kawalan penyakit, pengurusan penyakit kronik dan penjagaan kesihatan ibu dan anak dapat dilaksanakan dengan lebih menyeluruh dan berkesan. •KESAN NEGATIF - Masyarakat yang tidak mempunyai pemahaman yang betul yang tidak bekerjasama akan meningkatkan kejadian wabak penyakit, bilangan yang cicir rawatan, golongan vaccine refusal dan kegagalan KPI. 4. SUMBER MANUSIA •Pertambahan jawatan adalah amat terhad dan masih tidak mencukupi walaupun diwujudkan jawatan kontrak akibat pertambahan penduduk dan skop perkhidmatan telah meningkat. •KESAN POSITIF – anggota bertugas akan menjadi lebih cekap dan berpengalaman kerana sering menjalankan tugassecara multitasking. •KESAN NEGATIF - •Anggota yang bertugas menghadapi beban kerja tinggi secara berterusan dan ini boleh menjejaskan kecekapan dan kelancaran perkhidmatan. •Anggota juga akan terdedah kepada risiko masalah mental seperti kemurungan dan hilang motivasi untuk bekerja akibat beban kerja yang tinggisecara berpanjangan. 5. WABAK •Kesiapsiagaan dalam menghadapi wabak tak terkawal atau pandemik perlu dilaksanakan mengikut garispanduan pengurusan wabak dari KKM dan MKN. •KESAN POSITIF - peruntukan kewangan, keperluan sumber dan proses kerja di peringkat PKD, klinik dan lapangan ditambahbaik mengikut keperluan semasa wabak / pandemik. •KESAN NEGATIF - •Kekangan anggota akan berlaku akibat jumlah kenaikan kes yang mendadak dan menyebabkan proses kerja dan skop perkhidmatan yang sedia ada terjejas dan perlu diubahsuai mengikut keperluan semasa. •Penularan wabak juga boleh berlaku di kalangan anggota menyebabkan ketidakcukupan anggota secara akut dan ini akan menjejaskan penyampaian perkhidmatan. 6. BENCANA •Berlakunya bencana seperti banjir, kebakaran dan sebagainya boleh menjejaskan fasiliti kesihatan di kawasan bencana. menyebabkan persekitaran kerja tidak kondusif dan ketidakcukupan fasiliti serta sumber bagi melaksanakan penyampaian perkhidmatan bagi penduduk di kawasan bencana. •KESAN POSITIF – peruntukan kewangan khas diturunkan untuk kerja-kerja pembaikan infrastuktur dan pembelian peralatan bagi menggantikan yang telah rosak akibat bencana. •KESAN NEGATIF - •Persekitaran kerja menjadi tidak selamat dan tidak kondusif bagi melaksanakan penyampaian perkhidmatan. •Aktiviti-aktiviti jabatan yang telah dirancang terpaksa ditangguhkan kerana berlakunya bencana. ISU LUARAN PEJABAT KESIHATAN DAERAH KUALA LANGAT LANGAT

ISU LUARAN DAN ISU DALAMAN/PKDKLGT/pin. 06-2022 1. BUDAYA KERJA •Penerapan Nilai-nilai Murni dan Budaya Korporat KKM merupakan amalan yang perlu diperkukuhkan di kalangan anggota kesihatan semasa menjalankan tugassetiap masa. •KESAN POSITIF – imej jabatan akan meningkatsekiranya pelanggan berpuashati dan memberi penghargaan/pujian. •KESAN NEGATIF - aduan pelanggan akan meningkat oleh kerana anggota kurang kemahiran soft-skill dan tidak dapat memenuhi keperluan/kehendak pelanggan. 2. PENGURUSAN ASET & STOR •Pengurusan aset dan stor perlu dilakukan dengan betul mengikut garispanduan yang ditetapkan. •KESAN POSITIF - perkhidmatan dapat diberi dengan lancer sekiranya pengurusan asset dan stor dilakukan dengan betul. •KESAN NEGATIF - •Pembaziran kewangan dan harta kerajaan sekiranya aset sedia ada dan bekalan ubat/konsumable di stor tidak diuruskan dengan baik. •Gangguan kepada perkhidmatan dan rawatan akibat peralatan atau bekalan ubat/reagen tidak mencukupi atau rosak. 3. ANGGOTA YANG KOMPETEN •Setiap anggota perlu kompeten dalam menjalankan rawatan dan perkhidmatan kepada pesakit, klien dan masyarakat. •KESAN POSITIF – penyampaian perkhidmatan mencapai kualiti dan sasaran yang ditetapkan.. •KESAN NEGATIF - anggota yang tidak kompeten akan membahayakan pesakit/ menjejaskan penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan atau masyarakat dan boleh menyebabkan berlakunya aduan. ISU DALAMAN PEJABAT KESIHATAN DAERAH KUALA LANGAT ISU LUARAN LANGAT

LAMPIRAN 4 Senarai Pihak Berkepentingan/PKDKLGT/05-2023 SENARAI PIHAK YANG BERKEPENTINGAN PEJABAT KESIHATAN DAERAH KUALA LANGAT BIL. PIHAK YANG BERKEPENTINGAN KEHENDAK DAN JANGKAAN 1. Pesakit/pelanggan Rawatan dan perkhidmatan yang diberi oleh anggota bertugas memuaskan dan berkualiti, kemudahan yang baik dan lengkap di fasiliti kesihatan. 2. Masyarakat/orang awam Penyakit berjangkit dan wabak dicegah dan dikawal, maklumat kesihatan mudah diperolehi, bantuan teknikal yang lancar untuk program-program kesihatan peringkat komuniti. 3. Anggota kesihatan Persekitaran kerja yang kondusif dan selamat, peluang latihan mencukupi, pembahagian tugas yang adil, penghargaan kepada yang cemerlang, kenaikan pangkat kepada yang layak. 4. Kementerian Kesihatan Malaysia dan Jabatan Kesihatan Negeri Selangor Pencapaian indicator/KPI yang baik bagi program-program kesihatan awam, anggota bertugas dengan etika kerja yang cemerlang, pelaksanaan perkhidmatan mengikut garispanduan yang ditetapkan, penguatkuasaan undang-undang dengan cekap dan efektif, pujian/penghargaan daripada pesakit/pelanggan. 5. Kerajaan Malaysia Setiap anggota kesihatan perlu menjaga imej dan nama baik perkhidmatan awam, pematuhan kepada undangundang/akta/peraturan perkhidmatan awam yang sedia ada. 6. Pembekal luar Pengurusan perolehan dan pembayaran yang cekap, layanan/respon yang baik daripada anggota yang terlibat dengan perolehan. 7. Agensi luar/NGO Kemudahan berurusan dan respons terhadap agensi luar/NGO dalam pelaksanaan program-program kesihatan di peringkat komuniti. 8. Panel Penasihat Klinik Kesihatan Perancangan dan pelaksanaan aktiviti atau projek di peringkat klinik dan komuniti dalam meningkatkan status kesihatan/kualiti perkhidmatan diberi sokongan teknikal apabila perlu. 9. Majlis Keselamatan Negara Setiap anggota kesihatan mematuhi semua garispanduan dan SOP yang dikeluarkan oleh MKN. 10. Jawatankuasa Bencana Negeri/Daerah Menyediakan dan mengaktifkan pasukan bencana jika diperlukan. 11. Hospital Banting Kemudahan berurusan dan kerjasama dalam pengurusan kawalan wabak dan bencana di daerah serta pelaksanaan program-program kesihatan awam di peringkat komuniti. 12. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Kuala Langat Kemudahan berurusan dan kerjasama dalam pengurusan kawalan wabak dan bencana di daerah serta pelaksanaan program-program kesihatan awam di peringkat komuniti. 13. Fasiliti kesihatan swasta Jaringan kerjasama yang penting dalam pengurusan kawalan wabak serta pelaksanaan program kesihatan awam di daerah.

Objektif Kualiti / PKDKLGT / Jun2023 1. Setiap aduan akan disiasat dalam tempoh 15 hari dari tarikh aduan diterima. 2. Setiap anggota Pejabat Kesihatan Daerah Kuala Langat diberi latihan bagi memenuhi keperluan markah CPD (sekurang-kurangnya 20 markah setahun) atau bagi kumpulan sokongan 1 dan 2 yang tiada myCPD diberi latihan sekurang-kurangnya 3 hari setahun, 3. Soal Selidik Pengalaman Pelanggan mencapai > 90% markah penilaian 80% ke atas. 4. Semua permohonan untuk aktiviti promosi kesihatan oleh pelanggan luaran dipenuhi. 5. 95% dari wabak Demam Denggi dikawal dalam tempoh 14 hari. 6. Semua kes Keracunan Makanan, Kolera dan Tifoid yang dinotifikasi dibuat siasatan dalam tempoh 24 jam. 7. Kadar saringan TB di kalangan kontak TB dilakukan pada nisbah kes indeks dan kontak > 1:10. 8. Semua premis makanan dengan tahap penilaian kebersihan <60% diambil tindakan penutupan. 9. 100% Notifikasi WEHU dimaklumkan kepada UNIT KPAS PKDKL dalam masa 48 jam dari masa insiden 10. >5% daripada pesakit baru JPL yang bersimtomatik dibuat saringan TB. 11. 100% pesakit Diabetis dibuat ujian HbA1c dua sekali setahun. 12. >30% daripada pesakit Diabetis mempunyai keputusan HbA1c < 6.5 (Audit Klinikal Diabetes). 13. Peratus Preskripsi Antibiotik Wajar (Skor Audit Klinikal > 80%) 14. 85% ibu hamil yang mempunyai kod merah dan kuning dilawat sekurang-kurangnya 2 kali semasa hamil. 15. 95% daripada kes cicir imunisasi kanak-kanak diberi suntikan dalam tempoh 2 minggu. 16. 100% Kes bayi dan kanak-kanak berumur 0-6 tahun yang menolak vaksin diberi kaunseling kepada penjaga oleh Pegawai Perubatan / Pakar Perubatan Keluarga 17. 80% keputusan AFB diperoleh dalam dalam 3 hari dari tarikh sampel diambil 18. 80% Peratus pencapaian sample EQAS Haematology berdasarkan Nilai Z-Score <2 19. 0% preskripsi yang silap diisi dan dikesan sebelum didispen. 20. Peratus penolakan Radiografi Am (filem x-ray) yang dihasilkan di klinik kesihatan < 2.5%. OBJEKTIF KUALITI PEJABAT KESIHATAN DAERAH KUALA LANGAT (PINDAAN 2023) LAMPIRAN 6

DILULUSKAN OLEH : PEGAWAI KESIHATAN DAERAH NO. DOKUMEN: SEL - PK - Q1 EDISI: 2.1 TARIKH KUATKUASA: 25 JULAI 2023 PROSEDUR KUALITI KAWALAN DOKUMEN

1 dari 2 REKOD PINDAAN (Prosedur Kawalan Dokumen SEL-PK-Q1) Q1-B5 (1.0/2009) TARIKH LULUS PINDAAN NO. EDISI MUKASURAT TERLIBAT BUTIR-BUTIR PINDAAN 10 September 2003 Pindaan 01 Muka surat 10 5.27 (a) Senarai Induk Dokumen Kualiti. Lampiran 2 Diluluskan oleh Wakil Pengurusan/ Pegawai Kesihatan Daerah. 30 Oktober 2003 Pindaan 02 Muka surat 10 Menambah langkah-langkah 5.29 – 5.33. 7 Julai 2004 Pindaan 03 Muka surat 9 Menambah langkah di 5.18 iaitu 5.18.1 dan 5.18.2. Muka surat 10 Menambah ayat pada langkah 5.19. Muka surat 13 Mengubah tempoh simpanan Borang Pindaan Dokumen dari 2 tahun ke 7 tahun. Lampiran 1 Membuat pindaan pada Senarai Edaran Dokumen Kualiti. 28 Oktober 2004 - Lampiran 6 (pindaan 02) Mengubah nombor indeks di borang Cadangan Penambahbaikan. 24 Disember 2004 - Lampiran 4 dan 5 sahaja (pindaan 02) Membuat pindaan terkini pada lampiran berkaitan. Lampiran 6 sahaja (pindaan 01) 15 Mei 2007 Keluaran 02 Muka surat 4-5, 7-9, 10-12 Mengubah ayat di langkah1.0, 2.0, 4.0, 5.0, 6.0 dan 7.0 serta menambah carta alir 6.1, 6.2 dan 6.3. Menggugurkan 8.0-8.3, 9.0 dan 10.0. Semua muka surat Mengecilkan saiz font. 1 Oktober 2009 Edisi 1.0 Semua muka surat Mengubah kandungan pada setiap langkah prosedur dan membuat pindaan kepada setiap lampiran. 3 Mac 2017 Edisi 2.0 Muka surat 1-2 Mengubah tajuk dokumen daripada Prosedur Kualiti Kawalan Dokumen ke Prosedur Kawalan Dokumen. Mengubah ayat ke MS ISO 9001:2015 di bahagian 1, 3 dan langkah 5.1 dan klausa 7.5 Maklumat didokumenkan di bahagian 1. Menambah perkataan Fail Meja di langkah 4.1. PEJABAT KESIHATAN DAERAH KUALA LANGAT

2 dari 2 TARIKH LULUS PINDAAN NO. EDISI MUKASURAT TERLIBAT BUTIR-BUTIR PINDAAN 25 Julai 2023 Edisi 2.1 Muka surat 1 Membuat pindaan pada terminologi di 4.1 dan 4.2 Menggugurkan terminologi 4.5 Muka surat 2 Membuat pindaan pada proses edaran kawalan dokumen kualiti secara soft copy di langkah 5.3, 5.4 dan 5.5 Muka surat 4 Membuat pindaan pada proses edaran kawalan dokumen luaran secara hard copy dan soft copy di langkah 5.16, 5.17, 5.18 dan 5.21

Prosedur Kawalan Dokumen: SEL-PK-Q1 P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t Mukasurat 1 1 OBJEKTIF PROSEDUR Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah untuk mengawal dokumen yang disedia dan digunakan dalam sistem pengurusan kualiti sebagai rujukan. Kawalan ini bertujuan untuk memastikan hanya dokumen yang betul digunakan dan boleh dirujuk apabila diperlukan serta memenuhi keperluan Standard MS ISO 9001:2015, klausa 7.5 Maklumat Didokumenkan. 2 SKOP PROSEDUR Prosedur ini digunakan untuk mengawal semua dokumen sistem pengurusan yang merangkumi dokumen dalaman dan Dokumen Luaran. Secara amnya, semua personel adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan prosedur ini, terutama Wakil Pengurusan, Pegawai Dokumen Kualiti, Ketua Bahagian dan Ketua Unit. 3 RUJUKAN BERKAITAN 3.1 Malaysian Standard MS ISO 9001:2015 - Quality Management Systems - Requirements. 4 TERMINOLOGI 4.1 Dokumen Kualiti Dokumen yang disediakan sendiri oleh Pejabat Kesihatan Daerah dan digunakan dalam pelaksanaan sistem pengurusan kualiti. Dokumen ini terdiri daripada Manual Kualiti, Pelan Risiko dan Peluang dan MyPortfolio anggota. 4.2 Dokumen Luaran Dokumen (hard copy atau soft copy) yang diperolehi daripada pihak luar seperti Kementerian Kesihatan Malaysia, Jabatan Kesihatan Negeri Selangor dan agensiagensi kerajaan yang lain. Dokumen ini dijadikan panduan dan rujukan sah dalam sistem pengurusan kualiti seperti Garis Panduan, CPG, Akta dan Peraturan, Arahan, Pekeliling dan sebagainya. 4.3 Dokumen Induk Dokumen asal yang telah diluluskan. Dokumen ini disimpan oleh Pengawal Dokumen dan digunakan untuk dibuat salinan PDF dan diedar melalui e-mail ([email protected]). 4.4 Salinan Terkawal Dokumen yang disalin dari Dokumen Induk dan disimpan di dalam bentuk PDF. Edaran dan pindaannya dikawal mengikut keperluan prosedur ini. 4.5 Salinan Tidak Terkawal Dokumen yang disalin dari Dokumen Induk dan edarannya dibenarkan oleh Wakil Pengurusan dan tidak tertakluk kepada keperluan prosedur ini. Dokumen ini dilabel “UNTUK TUJUAN LATIHAN” di muka hadapan dokumen.

Prosedur Kawalan Dokumen: SEL-PK-Q1 P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t Mukasurat 2 4.6 Pengawal Dokumen Pegawai yang dilantik oleh Pegawai Kesihatan Daerah bagi menjalankan tanggungjawab mengurus dan mengawal dokumen-dokumen yang digunakan di dalam sistem pengurusan kualiti. 5 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Bil. Tanggungjawab Tindakan Dokumen Kualiti 5.1 Pegawai Kesihatan Daerah, Wakil Pengurusan, Ketua Bahagian/Ketua Unit Pastikan dokumen kualiti yang diperlukan oleh Standard MS ISO 9001:2015 dan dokumen untuk pelaksanaan sistem pengurusan kualiti adalah mencukupi. 5.2 Pegawai Kesihatan Daerah Luluskan dokumen kualiti yang telah disediakan untuk pelaksanaan sistem pengurusan kualiti sebelum diedarkan kepada pengguna yang berkenaan. 5.3 Pengawal Dokumen Daftarkan semua dokumen kualiti di dalam Senarai Induk Dokumen Kualiti (Lampiran 1). Hanya Pengawal Dokumen sahaja yang dibenarkan untuk menyimpan salinan asal dokumen di dalam bentuk soft copy untuk memastikan kawalan ke atas pindaan dokumen. 5.4 Pengawal Dokumen Sediakan salinan soft copy setiap dokumen di dalam bentuk PDF dan simpan di dalam satu folder atau google drive untuk tujuan edaran kepada semua pemegang dokumen di klinik dan unit. 5.5 Pengawal Dokumen Edarkan dokumen melalui e-mail kepada penggunapengguna yang berkenaan seperti di Senarai Edaran Dokumen Kualiti (Lampiran 2) dan dapatkan maklumbalas penerimaan melalui Rekod Edaran Dokumen (Lampiran 3). 5.6 Ketua Bahagian/Ketua Unit /Pengawal Dokumen Pastikan dokumen sentiasa berada di lokasi yang diketahui dan mudah dicapai oleh anggota supaya mudah digunakan/dirujuk semasa bertugas. 5.7 Ketua Bahagian/Ketua Unit Semak dokumen secara berkala atau mengikut keperluan aktiviti/proses yang berkaitan dan terkini bagi memastikan kesesuaian dan kecukupan dokumen pada setiap masa.

Prosedur Kawalan Dokumen: SEL-PK-Q1 P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t Mukasurat 3 Bil. Tanggungjawab Tindakan 5.8 Ketua Bahagian/Ketua Unit Mohon pindaan melalui Borang Permohonan Pindaan Dokumen (Lampiran 4) jika berhasrat untuk meminda atau mengemaskini dokumen. Serahkan kepada Pengawal Dokumen untuk tindakan lanjut. 5.9 Pengawal Dokumen Sediakan draf dokumen yang dipinda dan serahkan borang permohonan pindaan (bersama draf dokumen) kepada Wakil Pengurusan untuk semakan. 5.10 Wakil Pengurusan Semak keperluan pindaan dokumen. Jika bersetuju untuk pindaan, serahkan kepada Pegawai Kesihatan Daerah untuk kelulusan. Jika tidak bersetuju, maklumkan kepada pemohon. 5.11 Pengawal Dokumen Pinda dokumen seperti yang telah diluluskan dan kemaskini status dokumen berkenaan. Nota: Edisi 1.0 adalah dokumen yang belum lagi di pinda. Jika berlaku pindaan, Edisi akan dikemaskini kepada 1.1, 1.2, 1.3 dan seterusnya sehingga pindaan yang ke-9. Selepas pindaan yang ke-10,atau selepas pindaan yang menyeluruh kepada dokumen, Edisi akan dikemaskini kepada 2.0 dan seterusnya. 5.12 Pengawal Dokumen Rekodkan setiap pindaan di dalam Rekod Pindaan (Lampiran 5) supaya boleh dikenalpasti oleh pengguna dokumen. Lampirkan Rekod Pindaan bersama dokumen yang dipinda (selepas muka hadapan dokumen). 5.13 Pengawal Dokumen Sediakan salinan dalam bentuk PDF dan uruskan edaran dokumen (ulang langkah 5.3). Kemaskini Senarai Induk Dokumen Kualiti mengikut status pindaan. 5.14 Pengawal Dokumen Kumpul dan jumudkan semua dokumen yang telah dibatalkan daripada folder edaran. Simpan dokumen induk untuk kegunaan rujukan dan cop “BATAL” berwarna merah pada muka hadapan. 5.15 Pegawai Kesihatan Daerah/ Wakil Pengurusan/ Ketua Bahagian/ Ketua Unit Dokumen Luaran Kenalpasti dan tentukan Dokumen Luaran yang perlu untuk pelaksanaan sistem pengurusan kualiti (rujuk terminologi Dokumen Luaran).

Prosedur Kawalan Dokumen: SEL-PK-Q1 P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t Mukasurat 4 5.16 Ketua Bahagian/Ketua Unit Jika dokumennya adalah dalam bentuk hard copy, sediakan salinan yang secukupnya untuk kegunaan anggota di dalam Bahagian/Unit masing-masing dan serahkan kepada Pengawal Dokumen untuk pendaftaran. 5.17 Pengawal Dokumen Daftarkan dokumen luaran yang diterima atau yang berada di website di dalam Senarai Induk Dokumen Luaran (Lampiran 6). Bagi setiap dokumen/salinan dokumen yang berbentuk hard copy, pastikan dilabel pada muka hadapan dokumen berkenaan ”DOKUMEN TERKAWAL” dan simpan dokumen asal sebagai ”back up”. 5.18 Pengawal Dokumen Serahkan semula dokumen luaran yang telah didaftarkan dan dilabelkan kepada Ketua Bahagian/Ketua Unit. Bagi dokumen yang berbentuk soft copy atau berada di website, simpan di dalam folder di google drive dan edar melalui email. Dapatkan bukti penerimaan di Rekod Edaran Dokumen (Lampiran 3). 5.19 Ketua Bahagian/Ketua Unit Edarkan dokumen luaran yang telah dilabelkan ke unit yang berkenaan. Rekodkan di dalam Rekod Edaran Dokumen. Pastikan dokumen sentiasa berada di tempat yang bersesuaian, tidak rosak atau hilang dan boleh diguna/dirujuk oleh pengguna dokumen. 5.20 Ketua Bahagian/Ketua Unit Ulang langkah 5.15 jika terdapat Dokumen Luaran yang baru atau yang dipinda. 5.21 Pengawal Dokumen Kumpul dan lupuskan dokumen yang telah dibatalkan. Jika dokumen batal perlu disimpan sebagai rujukan, cop/label ”BATAL” berwarna merah di muka hadapan dokumen berkenaan (salinan asal atau satu salinan sahaja). Jika dokumen yang dibatalkan berbentuk soft copy, jumudkan daripada folder yang berkaitan.

Prosedur Kawalan Dokumen: SEL-PK-Q1 P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t Mukasurat 5

PERMOHONAN PINDAAN DOKUMEN Q1-B4 (1.0/2009) NAMA PEMOHON : _______________________ (TT dan cop) BAHAGIAN/UNIT : ________________________ TARIKH : __________________ DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN ___________________________ (TT dan cop) PEGAWAI KESIHATAN DAERAH / WAKIL PENGURUSAN TARIKH: _____________ PEJABAT KESIHATAN DAERAH KUALA LANGAT NAMA DOKUMEN: : CADANGAN PINDAAN: : SEBAB-SEBAB PINDAAN: LAMPIRAN 4

DILULUSKAN OLEH : PEGAWAI KESIHATAN DAERAH NO. DOKUMEN: SEL - PK - Q2 EDISI: 2.0 TARIKH KUATKUASA: 15 MAC 2017 PROSEDUR KUALITI KAWALAN REKOD

1 dari 1 REKOD PINDAAN (Prosedur Kawalan Rekod: SEL-PK-Q2) Q1-B5 (1.0/2009) TARIKH LULUS PINDAAN NO. EDISI MUKASURAT TERLIBAT BUTIR-BUTIR PINDAAN 10 Jun 2003 Keluaran 02 Muka surat 2-9 Menukar keseluruhan proses kerja 1 Oktober 2009 Edisi 1.0 Semua muka surat Mengubah kandungan di setiap langkah prosedur dan membuat pindaan pada setiap lampiran prosedur. 3 Mac 2017 Edisi 2.0 Muka surat 1 Mengubah tajuk dokumen daripada Prosedur Kualiti Kawalan Rekod ke Prosedur Kawalan Rekod. Mengubah ayat di bahagian objektif prosedur, rujukan berkaitan dan di proses kerja untuk mematuhi perubahan standard MS ISO 9001:2015. PEJABAT KESIHATAN DAERAH KUALA LANGAT

Prosedur Kawalan Rekod: SEL-PK-Q2 P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t Pejabat mukasurat 1 1 OBJEKTIF PROSEDUR Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah untuk mengawal rekod yang disedia dan digunakan dalam sistem pengurusan kualiti sebagai bukti keakuran. Kawalan ini bertujuan untuk memastikan semua rekod serta memenuhi keperluan Standard MS ISO 9001:2015 klausa 7.5 Maklumat Didokumenkan. 2 SKOP PROSEDUR Prosedur ini digunakan untuk mengawal semua rekod yang digunakan di dalam sistem pengurusan kualiti. Secara amnya, semua anggota adalah bertanggungjawab untuk merujuk dan melaksanakan prosedur ini terutama bagi memfail, menyimpan dan melindungi rekod. 3 RUJUKAN BERKAITAN 3.1 Malaysian Standard MS ISO 9001:2015 - Quality Management Systems - Requirements. 3.2 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5, Tahun 2007, (vii) Pengurusan Fail dan (viii) Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan Pelupusan Rekod Awam. 3.3 Akta Arkib Negara Malaysia 2003 4 TERMINOLOGI 4.1 Rekod Borang, buku, kad yang telah dimasukkan maklumat atau data seperti kad rawatan, buku daftar, laporan dan minit samada dalam bentuk “hard copy” atau “soft copy” yang ditentukan di setiap aktiviti atau proses kerja dalam sistem pengurusan kualiti. 5 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Bil. Tanggungjawab Tindakan 5.1 Pegawai Kesihatan Daerah, Wakil Pengurusan, Ketua Bahagian, Ketua Unit PENYEDIAAN REKOD Kenalpasti/sediakan rekod yang diperlukan oleh ISO 9001:2015 sebagai bukti keakuran kepada keperluan dan keberkesanan sistem pengurusan kualiti. 5.2 Wakil Pengurusan, Ketua Bahagian, Ketua Unit Pastikan semua rekod mempunyai sekurang-kurangnya identifikasi seperti tajuk atau nombor rujukan yang sesuai dengan proses/aktiviti yang dimaksudkan.

Prosedur Kawalan Rekod: SEL-PK-Q2 P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t Pejabat mukasurat 2 Bil. Tanggungjawab Tindakan 5.3 Ketua Bahagian, Ketua Unit Rekod-rekod yang disediakan oleh Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM), Jabatan Kesihatan Negeri Selangor (JKNS) dan lain-lain agensi kerajaan yang telah mempunyai identifikasi hendaklah dikekalkan. 5.4 Pengawal Dokumen PENDAFTARAN DAN KAWALAN REKOD Daftarkan semua rekod di Senarai Induk Rekod (Lampiran 1). 5.5 Wakil Pengurusan, Ketua Bahagian, Ketua Unit Maklumkan kepada Pengawal Dokumen jika terdapat pindaan/perubahan ke atas rekod (termasuk rekod baru). 5.6 Wakil Pengurusan, Ketua Bahagian, Ketua Unit Kumpul dan musnahkan rekod yang belum digunakan (baki borang kosong) di lokasi yang berkenaan untuk mencegah ianya digunakan. 5.7 Pengawal Dokumen Kemaskini Senarai Induk Rekod jika terdapat pindaan atau rekod baru. 5.8 Semua Anggota MEREKODKAN MAKLUMAT/DATA Pastikan semua maklumat/data yang dicatatkan di dalam rekod adalah lengkap (mengikut keperluan rekod tersebut) dan boleh dibaca. 5.9 Semua Anggota Sebarang pindaan/pembetulan ke atas maklumat/data yang direkodkan mestilah ditandatangani setelah maklumat/data asal dibatalkan. Pembatalan hendaklah dibuat dengan menggaris di atas maklumat asal. 5.10 Semua Anggota MEMFAILKAN REKOD KUALITI (di mana berkaitan) Failkan rekod di fail yang dikhaskan mengikut kategori rekod tersebut berpandukan Sistem Fail yang telah ditetapkan oleh Pejabat Kesihatan Daerah dan Pekeliling Perkhidmatan dan Garis Panduan yang berkaitan. 5.11 Semua Anggota Berikan nama kenalan fail yang sesuai dengan rekod untuk memudahkan pengguna mengenal/mengetahui rekod yang terkandung di dalam fail tersebut dan carian semula rekod.