Prosedur Kawalan Rekod: SEL-PK-Q2 P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t Pejabat mukasurat 3 Bil. Tanggungjawab Tindakan 5.12 Semua Anggota PENYIMPANAN DAN PERLINDUNGAN Simpan rekod di dalam almari atau rak fail di lokasi/tempat penyimpanan seperti yang ditetapkan di Senarai Induk Rekod . 5.13 Semua Anggota Pastikan lokasi rekod bersesuaian dan selamat untuk mengelakkan rekod tersebut hilang atau rosak. Bagi rekod sulit, simpan di tempat yang dikhaskan dan berkunci. 5.14 Semua Anggota Jika rekod hendak digunakan oleh mana-mana anggota (di mana perlu), catatkan pergerakan rekod di dalam Buku Pergerakan Rekod (Lampiran 2). Pastikan rekod tersebut dipulangkan ke lokasi asal dan dalam keadaan yang baik. 5.15 Wakil Pengurusan, Ketua Bahagian, Ketua Unit, Anggota Yang Berkenaan TEMPOH PENYIMPANAN DAN PELUPUSAN Tentukan tempoh penyimpanan yang diperlukan untuk rekod dan nyatakan tempoh penyimpanan setiap rekod di Senarai Induk Rekod (Lampiran 1). 5.16 Ketua Bahagian, Ketua Unit 5.17 Pembantu Tadbir i) Pelupusan Rekod yang tertakluk dengan Akta Arkib: Kenalpasti rekod yang telah melebihi tempoh penyimpanan dan maklumkan kepada pihak pentadbiran. Buat permohonan kepada Arkib Negara untuk melupuskan rekod yang telah melebihi tempoh penyimpanan. Kendalikan pelupusan rekod mengikut cadangan Arkib Negara. 5.17 Wakil Pengurusan, Ketua Bahagian ii) Pelupusan Rekod yang tidak tertakluk dengan Akta Arkib: Kenalpasti kaedah pelupusan dan kendalikan pelupusan dengan merujuk Senarai Induk Rekod samada diricih, diguna semula (sebagai kertas kitar semula) atau dibuang .
BUKU PERGERAKAN REKOD Q2-B2 (1.0/2009) BIL NAMA REKOD DIKELUARKAN TARIKH KELUAR REKOD TARIKH PULANG REKOD DI TERIMA OLEH KEPADA OLEH PEJABAT KESIHATAN DAERAH KUALA LANGAT LAMPIRAN 2
DILULUSKAN OLEH : PEGAWAI KESIHATAN DAERAH NO. DOKUMEN: SEL - PK - Q3 EDISI: 2.0 TARIKH KUATKUASA: 15 MAC 2017 PROSEDUR KUALITI AUDIT DALAMAN
1 dari 2 REKOD PINDAAN (Prosedur Audit Dalaman: SEL-PK-Q3) Q1-B5 (1.0/2009) TARIKH LULUS PINDAAN NO. EDISI MUKASURAT TERLIBAT BUTIR-BUTIR PINDAAN 10 Jun 2003 Pindaan 01 Muka surat 4 Memasukkan langkah-langkah 5.7.1, 5.7.2 dan 5.7.3 Muka surat 3 Langkah 5.2.1 Bilangan Audit yang perlu dijalankan dua kali setahun 30 Oktober 2003 Pindaan 02 Muka surat 4 Memasukkan senarai semak sebagai Lampiran B Muka surat 5 Adakan mesyuarat Juruaudit 1 Mac 2005 Pindaan 03 Muka surat 3 Mengubah ayat di langkah 5.4.1 dan 5.4.2 Muka surat 4 Muka surat 7 Menggugurkan ayat ‘rujuk SEL-PKDKLGT-PK-Q06: Prosedur Tindakan Pembetulan’ pada 5.6.2 dan 5.6.3 Menambah rekod kualiti Program Audit di 7.0 dan 8.2 30 Jun 2008 Keluaran 02 Muka surat 2-5 Mengubah ayat di langkah 1.0, 2.0, 4.1-4.3, 4.5 dan keseluruhan 5.0. Menambah rujukan 3.2 dan terminologi 4.6-4.15. Muka surat 6 Membuat pindaan pada carta alir di 6.0. Muka surat 7 Menggugurkan langkah 8.0-10.0. Lampiran 1-3 Menukar format lampiran. 1 Oktober 2009 Edisi 1.0 Semua muka surat Mengubah kandungan di setiap langkah prosedur dan membuat pindaan pada setiap lampiran prosedur. 1 Mei 2010 Edisi 1.1 Muka surat 4 Mengubah ayat di langkah 5.20 bagi menetapkan tempoh tindakan susulan bagi mengesahkan keberkesanan tindakan pembetulan. 20 Disember 2015 Edisi 1.2 Muka surat 2 Mengubah kekerapan audit daripada 2 kali setahun kepada sekurang-kurangnya sekali setahun di langkah 5.1. 15 Oktober 2016 Edisi 1.3 Lampiran 4 Membuat pindaan pada format Laporan Ketidakakuran. - pindaan 1.1/2016 - menggugurkan ruangan Pengesahan Pelaksanaan Tindakan Pembetulan 3 Mac 2017 Edisi 2.0 Muka surat 1 Muka surat 4 Lampiran 5 Lampiran 8 Mengubah nama dokumen daripada Prosedur Kualiti Audit Dalaman kepada Prosedur Audit Dalaman. Mengubah ayat kepada ISO 9001:2015 di bahagian 3. Menggugurkan terminologi 3.6 (Tindakan Pencegahan). Menggugurkan prosedur Tindakan Pencegahan sebagai rujukan di Langkah 5.17 dan 5.20. Mengubah format Laporan Peluang Penambahbaikan. Digugurkan. PEJABAT KESIHATAN DAERAH KUALA LANGAT
2 dari 2
Prosedur Audit Dalaman: SEL-PK-Q3 P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 1 1 OBJEKTIF PROSEDUR Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah untuk melaksanakan audit dalaman ke atas sistem pengurusan kualiti. Audit dalaman bertujuan untuk memastikan semua aktiviti atau proses sistem pengurusan kualiti telah dilaksana dengan memenuhi keperluan sistem pengurusan kualiti dan berkesan untuk mencapai objektif yang ditetapkan. 2 SKOP PROSEDUR Prosedur ini digunakan untuk menjalankan audit ke atas aktiviti atau proses yang berada dalam skop perlaksanaan sistem pengurusan kualiti MS ISO 9001:2015. Pasukan Juruaudit Dalaman bertanggungjawab untuk merujuk prosedur ini dalam perancangan, perlaksanaan, penyediaan laporan dan tindakan susulan. Manakala bagi semua anggota, adalah bertanggungjawab untuk merujuk kepada prosedur ini untuk melaksanakan tindakan-tindakan yang diperlukan dari keputusan audit. 3 RUJUKAN BERKAITAN 3.1 Malaysian Standard MS ISO 9001:2015 - Quality Management Systems - Requirements. 3.2 Malaysian Standard MS ISO 9000:2015 - Quality Management Systems - Fundamentals and Vocabulary. 3.3 Malaysian Standard MS ISO 19001: Guidelines for Quality and/or Environmental Management Systems Auditing. 3.4 SEL-PK-Q4 - Prosedur Kawalan Ketidakakuran. 3.5 SEL-PK-Q5 - Prosedur Tindakan Pembetulan. 4 TERMINOLOGI 4.1 Juruaudit Anggota yang dilantik oleh Pegawai Kesihatan Daerah untuk melaksanakan audit ke atas sistem pengurusan kualiti Pejabat Kesihatan Daerah. Juruaudit yang dilantik telah mendapat latihan yang berkaitan dengan sistem pengurusan kualiti dan teknik pengauditan. 4.2 Ketua Juruaudit Anggota yang dilantik oleh Pegawai Kesihatan Daerah untuk merancang dan menyelaras program audit serta memimpin Pasukan Juruaudit. Mempunyai kuasa untuk membuat keputusan mengenai penemuan audit dan menyelesaikan masalah yang berbangkit semasa perlaksanaan audit.
Prosedur Audit Dalaman: SEL-PK-Q3 P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 2 4.3 Ketidakakuran (“NCR”) Tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan dalam sistem pengurusan kualiti. Keperluan ini merujuk kepada prosedur, garis panduan, akta, undang-undang dan lain-lain dokumen yang berkaitan dengan proses/aktiviti yang diaudit. 4.4 Peluang Penambahbaikan (“OFI”) Memenuhi keperluan yang ditetapkan dalam sistem pengurusan kualiti. Bagaimanapun, proses/aktiviti yang diaudit boleh ditambahbaik atau berpotensi untuk menjadi ketidakakuran. 5 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Bil. Tanggungjawab Tindakan 5.1 Ketua Juruaudit Sediakan Jadual Audit Tahunan bagi tahun semasa yang menunjukkan kekerapan audit (Lampiran 1). Nota: Audit dalaman dijalankan sekurang-kurangnya sekali setahun. 5.2 Ketua Juruaudit Sediakan Program Audit Dalaman (Lampiran 2) untuk menunjukkan pelaksanaan audit dan skop audit secara terperinci. Nota 1: Pemilihan Juruaudit perlu mengambil kira kerumitan proses yang diaudit dan pastikan Juruaudit tidak mengaudit tugas mereka sendiri atau proses yang mempunyai kepentingan kepada Juruaudit. Nota 2: Skop audit perlu mengambil kira kepentingan/status aktiviti yang akan diaudit serta keputusan audit yang lepas. Contohnya, untuk aktiviti yang kurang penting/kritikal, ia boleh diaudit hanya sekali setahun atau apabila aktiviti tersebut menunjukkan keakuran yang konsisten semasa audit yang lepas. 5.3 Ketua Juruaudit Sedia dan edarkan notis audit kepada Pasukan Juruaudit dan semua Ketua Bahagian dan Ketua Unit yang akan diaudit sebagai makluman (termasuk keperluan untuk Mesyuarat Pembukaan dan Penutup) sekurang-kurangnya 2 minggu sebelum tarikh audit. 5.4 Ketua Juruaudit Adakan Mesyuarat Pembukaan audit dalaman yang dihadiri oleh Pasukan Juruaudit, Ketua Bahagian dan Ketua Unit dan lain-lain pegawai/anggota yang diarahkan. Nota: Mesyuarat pembukaan boleh juga diadakan di lokasi audit yang dikendalikan oleh Juruaudit dan pihak yang akan diaudit sahaja.
Prosedur Audit Dalaman: SEL-PK-Q3 P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 3 Bil. Tanggungjawab Tindakan 5.5 Juruaudit Adakan lawatan “pra-audit” ke bahagian/unit yang akan diaudit untuk mendapatkan kefahaman dan maklumat awal mengenai proses/aktiviti yang akan diaudit (jika perlu). 5.6 Juruaudit Semak dokumen yang berkaitan dengan aktiviti/proses yang akan diaudit (lihat Senarai Proses Aktiviti di Manual Kualiti, Lampiran 4) termasuk kenalpasti bukti-bukti audit yang akan diperiksa semasa audit. 5.7 Juruaudit Sediakan Senarai Semak Audit (Lampiran 3) untuk proses/aktiviti yang akan diaudit sebagai persediaan dan peringatan. 5.8 Juruaudit Laksanakan audit melalui soalan/temubual ke atas auditee, pemerhatian dan pemeriksaan ke atas bukti-bukti audit berdasarkan maklumat-maklumat yang telah disediakan dalam Senarai Semak Audit. 5.9 Juruaudit Catatkan penemuan audit (samada akur, ketidakakuran atau peluang penambahbaikan), termasuk bukti audit yang telah dikenalpasti secara spesifik di dalam Senarai Semak Audit. Jika perlu, maklumkan kepada auditee mengenai penemuan audit. 5.10 Ketua Juruaudit Adakan perbincangan bersama Pasukan Audit untuk menyelaras dan persetujuan ke atas semua penemuan audit. 5.11 Juruaudit Sediakan Laporan Ketidakakuran (Lampiran 4) atau Laporan Peluang Penambahbaikan (Lampiran 5) untuk penemuanpenemuan audit yang telah dipersetujui dalam langkah 5.10. 5.12 Ketua Juruaudit Sediakan Laporan Audit Dalaman (Lampiran 6) yang menjelaskan perlaksanaan dan kesimpulan audit secara ringkas, termasuk bilangan penemuan yang telah dilaporkan. 5.13 Ketua Juruaudit Adakan Mesyuarat Penutupan audit dalaman yang dihadiri oleh Pegawai Kesihatan Daerah atau Wakil Pengurusan, Pasukan Juruaudit, Ketua Bahagian, Ketua Unit dan lain-lain pegawai yang diarahkan. Nota: Mesyuarat Penutupan boleh juga diadakan di lokasi audit yang dihadiri oleh Juruaudit dan pihak yang diaudit sahaja. 5.14 Ketua Juruaudit/Juruaudit Laporkan semua laporan audit untuk difahami dan dipersetujui oleh pihak pengurusan dan pihak yang diaudit. Jika terdapat percanggahan pendapat, Wakil Pengurusan atau Pegawai Kesihatan Daerah perlu membuat penilaian dan keputusan muktamad yang mesti diterima oleh semua pihak.
Prosedur Audit Dalaman: SEL-PK-Q3 P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 4 Bil. Tanggungjawab Tindakan 5.15 Pegawai Kesihatan Daerah/Wakil Pengurusan Tentukan Ketua Bahagian/Ketua Unit/mana-mana pegawai yang bertanggungjawab untuk tindakan ke atas laporan yang telah dipersetujui. 5.16 Ketua Juruaudit Serahkan salinan laporan kepada Ketua Bahagian/Ketua Unit/pegawai yang berkenaan untuk pengesahan penerimaan dan tindakan selanjutnya. 5.17 Ketua Bahagian, Ketua Unit, Pegawai Yang Berkenaan Kenalpasti tindakan-tindakan yang perlu, termasuk tarikh tindakan dijangka siap dengan merujuk kepada prosedurprosedur berikut: i. Pembetulan (prosedur SEL-PK-Q4). ii. Punca dan Tindakan Pembetulan (prosedur SEL-PK-Q5). Nota: Setiap laporan mesti dilengkapkan dan diserahkan semula kepada Ketua Juruaudit dalam selewat-lewatnya dalam masa 14 hari dari tarikh penerimaan laporan. 5.18 Ketua Juruaudit/ Wakil Pengurusan Semak dan nilai tindakan yang dicadangkan dalam langkah 5.17 untuk menentukan kesesuaian dan ketepatan tindakan. Jika sesuai dan tepat, maklumkan kepada pihak yang berkenaan untuk melaksanakan tindakan. Jika tidak sesuai dan tepat, minta laporan dipinda. 5.19 Ketua Bahagian, Ketua Unit, Pegawai Yang Berkenaan Laksanakan tindakan yang telah dipersetujui dalam langkah 5.18. Tindakan mestilah disiapkan dalam jangkamasa yang telah dipersetujui. Sebarang penangguhan dalam pelaksanaan tindakan mestilah mempunyai sebab yang wajar dan mendapat kebenaran daripada Pegawai Kesihatan Daerah atau Wakil Pengurusan. Nota: Penangguhan yang dibenarkan mestilah dimaklumkan kepada Ketua Juruaudit. 5.20 Ketua Juruaudit/Juruaudit Jalankan tindakan susulan pada waktu yang tertentu (bergantung kepada jangkaan tindakan disiapkan) untuk mengesahkan tindakan telah dilaksana/disiapkan dan berkesan. Nota: Rujuk SEL-PK-Q5 Prosedur Kualiti Tindakan Pembetulan 5.21 Ketua Juruaudit Sediakan status tindakan dalam Log “NCR” (Lampiran 7) dan di dalam Laporan Peluang Penambahbaikan (Lampiran 5) untuk memantau perlaksanaan tindakan. Laporkan status tindakan ini semasa Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.
JADUAL AUDIT DALAMAN MS ISO 9001:2015 TAHUN: Bil. Audit Tarikh Lokasi Skop Audit PEJABAT KESIHATAN DAERAH KUALA LANGAT LAMPIRAN 1
SENARAI SEMAK AUDIT Q3-B3 (1.0/2009) PROSEDUR/KLAUSA : ____________________________________ JURUAUDIT: ______________________ LOKASI AUDIT : __________________________ TARIKH AUDIT: ____________________ Bil Perkara untuk disemak Auditee Penemuan Bukti Akur Tidak Akur OFI PEJABAT KESIHATAN DAERAH KUALA LANGAT M/surat ____ dari ____ LAMPIRAN 3
Bil Perkara untuk disemak Auditee Penemuan Bukti Akur Tidak Akur OFI M/surat ____ dari ____
1 dari 1 Bahagian/Unit/Klinik: No. Laporan: Sumber: No. Klausa: PERINCIAN KETIDAKAKURAN Keperluan : Penemuan : Bukti : Tandatangan :………………………… Tandatangan Wakil Unit/Auditee :………………………. ( ) ( ) Tarikh: …………………….. Tarikh: …………………….. PEMBETULAN : PUNCA SEBENAR KETIDAKAKURAN : TINDAKAN PEMBETULAN : Tarikh tindakan pembetulan dijangka siap : Dilapor oleh: …………………………………. (T/T dan cop Ketua Bahagian/Ketua Unit) PERSETUJUAN PEGAWAI KESIHATAN DAERAH / WAKIL PENGURUSAN / KETUA JURUAUDIT: Setuju / Tidak Setuju* …………………………………….. ……………………… Pegawai Kesihatan Daerah/Wakil Pengurusan/Ketua Juruaudit* Tarikh ( ) PENGESAHAN KEBERKESANAN TINDAKAN PEMBETULAN: Penemuan: Bukti: Laporan Ditutup: YA / TIDAK* ............................................ (T/T dan cop Ketua Bahagian/Ketua Unit/ Juruaudit*) Tarikh: ………………… PEJABAT KESIHATAN DAERAH KUALA LANGAT LAPORAN KETIDAKAKURAN Q4-B1 (1.1/2016) LAMPIRAN 4
LAPORAN AUDIT DALAMAN ISO 9001:2015 Q3-B4 (1.0/2017) 1. No. Audit 2. Tarikh Audit Dijalankan 3. Bahagian/Unit di Audit 4. Objektif Audit 5. Pasukan Audit 6. Skop Audit 7. Penemuan Audit 8. Disediakan Oleh : Ketua Juruaudit : .......................................... ( ) Tarikh : PEJABAT KESIHATAN DAERAH KUALA LANGAT LAMPIRAN 6
DILULUSKAN OLEH : PEGAWAI KESIHATAN DAERAH NO. DOKUMEN: SEL - PK – Q4 EDISI: 2.1 TARIKH KUATKUASA: 25 MEI 2019 PROSEDUR KUALITI KAWALAN KETIDAKAKURAN
1 dari 2 REKOD PINDAAN (Prosedur Kawalan Ketidakakuran: SEL-PK-Q4) Q1-B5 (1.0/2009) TARIKH LULUS PINDAAN NO. EDISI MUKASURAT TERLIBAT BUTIR-BUTIR PINDAAN 10 September 2003 Pindaan 01 Muka Surat 3 Mengubah tanggungjawab langkah 5.1- 5.3 kepada Anggota/KU. Menambah langkah 5.4.1 “Lupuskan mengikut AK/ Rujukan berkaitan” Menambah langkah 5.8 lakukan penyeliaan lebih rapi dan kenalpasti langkah pencegahan. 22 Mei 2007 Keluaran 02 Muka surat depan Menukar tajuk prosedur. Muka surat 2-5 Membuat pindaan pada ayat di langkah 1.0, 2.0, 4.1, 4.4- 4.8, dan 5.1-5.8. Menambah rujukan 3.2 dan 3.3. Membuat pindaan pada carta alir di 6.0. Menggugur langkah 8.0-10.0. Muka surat 6 Menambah rekod kualiti bil.2 (Lampiran 2). Semua muka surat Mengecilkan font. 1 Oktober 2009 Edisi 1.0 Semua muka surat Mengubah kandungan di setiap langkah prosedur dan membuat pindaan pada setiap lampiran prosedur. 3 Mac 2017 Edisi 2.0 Muka surat 1 Muka surat 2 Lampiran 1 Mengubah nama dokumen daripada Prosedur Kualiti Kawalan Ketidakakuran kepada Prosedur Kawalan Ketidakakuran. Mengubah ayat kepada IS0 9001:2015 pada bahagian 3. Menambahbaik ayat di terminology 4.3 dan menggugurkan nota berkenaan perbezaan tindakan pencegahan. Menambahkan penjelasan melalui contoh di langkah 5.2 Membuat pindaan pada format Laporan Ketidakakuran. - pindaan 1.1/2016 - menggugurkan ruangan Pengesahan Pelaksanaan Tindakan Pembetulan 15 Mei 2019 Edisi 2.1 Lampiran 1 Membuat pindaan pada format Laporan Ketidakakuran. - tajuk borang diubah kepada: Laporan Perkhidmatan/Produk Tidak Akur - format pelaporan yang baru - pindaan 1.0/2019 PEJABAT KESIHATAN DAERAH KUALA LANGAT
2 dari 2
Prosedur Kawalan Ketidakakuran: SEL-PK-Q4 P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 1 1 OBJEKTIF PROSEDUR Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah untuk mengawal produk atau perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan ditetapkan di dalam sistem pengurusan kualiti. Kawalan ini bertujuan untuk menghalang produk atau perkhidmatan ini diguna oleh anggota atau disampaikan kepada pelanggan serta menjalankan pembetulan ke atas produk atau perkhidmatan tersebut. 2 SKOP PROSEDUR Prosedur ini digunakan ke atas semua produk atau perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan ditetapkan dalam sistem pengurusan kualiti, termasuk ketidakakuran (NCR) yang ditemui semasa pelaksanaan audit dalaman dan aduan pelanggan. Ketua-Ketua Bahagian/Unit adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan prosedur ini. 3 RUJUKAN BERKAITAN 3.1 Malaysian Standard MS ISO 9001:2015 - Quality Management Systems - Requirements. 3.2 Malaysian Standard MS ISO 9000:2015 - Quality Management Systems - Fundamentals and Vocabulary. 3.3 SEL-PK-Q3 – Prosedur Audit Dalaman. 3.4 SEL-PK-Q5 – Prosedur Tindakan Pembetulan. 4 TERMINOLOGI 4.1 Ketidakakuran Perkhidmatan atau produk yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan dalam sistem pengurusan kualiti. Keperluan ini merujuk kepada prosedur, garis panduan, akta, undang-undang dan lain-lain dokumen yang berkaitan dengan proses/aktiviti sistem pengurusan kualiti. 4.2 Pembetulan Tindakan untuk menghapuskan ketidakakuran (contoh: diperbetulkan, dibaiki, dibuat semula, dsb.). Pembetulan adalah tindakan yang perlu dijalankan serta merta atau dalam jangkamasa yang singkat (bergantung kepada ketidakakuran). Nota: Pembetulan adalah berbeza dengan tindakan pembetulan. 4.3 Tindakan pembetulan Tindakan untuk menghapuskan punca-punca ketidakakuran. Tindakan ini dilaksana untuk mencegah ketidakakuran berlaku semula atau berulang, dan dilaksana secara menyeluruh mengikut unit/bahagian.
Prosedur Kawalan Ketidakakuran: SEL-PK-Q4 P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 2 5 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Bil. Tanggungjawab Tindakan 5.1 Pegawai Kesihatan Daerah, Wakil Pengurusan, Ketua Bahagian, Ketua Unit, Juruaudit, Anggota Kenalpasti produk/perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan seperti: A) Produk i. Ubat-ubatan/reagen/vaksin yang telah melebihi tarikh luput atau berubah sifat fizikalnya. ii. Sampel klinikal/air/makanan yang tercemar, rosak atau tidak dilabel dengan lengkap. iii. Peralatan pengukuran yang diluar julat kalibrasi/ verifikasi. iv. Produk perolehan yang tidak menepati spesifikasi. v. Lain-lain. B) Perkhidmatan Proses kerja yang tidak memenuhi prosedur operasi piawai, garis panduan, dan lain-lain dokumen sistem pengurusan kualiti (seperti penjelasan mengenai cara pengambilan ubat, pemberian tarikh temujanji, nasihat perubatan, rekod yang tidak diisi dengan lengkap dan lain-lain). Maklum segera produk/perkhimatan tidak akur yang ditemui kepada Ketua Bahagian/Ketua Unit. Lengkapkan maklumat produk/perkhidmatan yang tidak akur di dalam borang Laporan Perkhidmatan/Produk Tidak Akur (Lampiran 1). 5.2 Pegawai Kesihatan Daerah, Wakil Pengurusan, Ketua Bahagian, Ketua Unit Hentikan sementara pemberian produk/perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan dengan serta-merta dan arahkan anggota untuk mengasingkan produk yang tidak memenuhi keperluan di tempat khas (tempat yang berasingan dari produk yang tidak terjejas) dan beri identifikasi yang sesuai. Contoh: Perkhidmatan yang tidak akur Beri arahan bertulis kepada anggota terlibat untuk menghentikan perkhidmatan yang berkaitan. Produk yang tidak akur Sediakan label ’PRODUK TIDAK AKUR’ untuk ditandakan pada produk yang tidak akur atau masukkan ke dalam kotak ’Nonconformance Box’.
Prosedur Kawalan Ketidakakuran: SEL-PK-Q4 P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 3 Bil. Tanggungjawab Tindakan 5.3 Ketua Bahagian, Ketua Unit Ambil tindakan yang bersesuaian: i. Guna alternatif yang dibenarkan atau dapatkan pengesahan/kelulusan "boleh digunakan" daripada PKD/KB/KU/pembekal yang berkenaan. ii. Lupuskan mengikut keperluan pelupusan, jika produk tidak boleh digunakan lagi. iii. Lengkapkan mengikut keperluan atau ganti sampel yang tercemar. iv. Tarik semula dan ganti dengan produk yang memenuhi keperluan, jika produk telah diberikan kepada pelanggan. v. Lakukan pengukuran semula dengan peralatan yang telah luput tarikh kalibrasi/verifikasi. vi. Kenalpasti rekod-rekod yang tidak lengkap dan lengkapkan maklumat/data yang diperlukan. vii.Lain-lain tindakan yang sesuai seperti diarahkan, mengikut kesesuaian produk. 5.6 Ketua Bahagian, Ketua Unit Periksa/sahkan perkhidmatan/produk selepas pembetulan dilaksanakan. Sekiranya telah memenuhi keperluan, teruskan perkhidmatan atau pemberian produk. 5.7 Ketua Bahagian, Ketua Unit, Pegawai Jalankan siasatan untuk mengenalpasti punca-punca ketidakakuran dan tentukan tindakan pembetulan (jika perlu). 5.6 Ketua Bahagian, Ketua Unit Kemaskini perincian perkhidmatan/produk yang tidak akur dan tindakan pembetulan yang perlu diambil di dalam Laporan Ketidakakuran. Rujuk prosedur SEL-PK-Q5 Prosedur Tindakan Pembetulan. 5.7 Ketua Bahagian, Ketua Unit Serahkan Laporan Ketidakakuran tersebut kepada Pegawai Kesihatan Daerah/Wakil Pengurusan untuk tindakan lanjut. 5.8 Pegawai Kesihatan Daerah/Wakil Pengurusan Semak dan luluskan jika bersetuju luluskan tindakan pembetulan. Nota: Bagi tindakan pembetulan yang melibatkan polisi jabatan, kelulusan perlu diperolehi daripada Pegawai Kesihatan Daerah. 5.8 Anggota berkenaan Laksanakan tindakan pembetulan. 5.10 Wakil Pengurusan, Ketua Bahagian, Ketua Unit Periksa/sahkan semula perkhidmatan/produk selepas tindakan pembetulan dilaksanakan dan kemaskini Laporan Ketidakakuran. 5.11 Ketua Bahagian, Ketua Unit, Pegawai/Anggota Yang Diarah Jika masih tidak memenuhi keperluan, ambil tindakan lain yang bersesuaian atau yang diarahkan (ulang tindakan 5.6).
1 dari 1 Klinik / Unit: Tarikh: A. JENIS KETIDAKAKURAN (Tandakan √): Item melebihi tarikh luput / berubah sifat fizikal Peralatan rosak / di luar julat kalibrasi atau verifikasi Bekalan tidak mematuhi spesifikasi Bekalan tidak mencukupi Proses kerja yang tidak mematuhi prosedur Masalah sampel klinikal/sampel air/sampel makanan Rekod tidak lengkap / hilang Pembaikan / penyelenggaraan tidak memuaskan Lain-lain B. SUMBER KETIDAKAKURAN (Tandakan √): Penyeliaan Pemerhatian Maklumbalas anggota Maklumbalas pelanggan C. PERINCIAN PRODUK/PERKHIDMATAN YANG TIDAK AKUR: (Catatkan butiran ketidakakuran yang ditemui di unit/klinik) Dilapor Oleh: .................................................... ............................................... (Nama anggota) (T/tangan & Cop Jawatan) PENERIMAAN LAPORAN PRODUK/PERKHIDMATAN TIDAK AKUR Oleh Ketua Bahagian/Penyelia Ulasan / Pembetulan yang dilakukan: ................................................ ........................... (T/tangan & Cop Jawatan) (Tarikh) Arahan: 1. Pastikan penemuan produk/perkhidmatan yang tidak akur dilaporkan dan Laporan Produk/Perkhidmatan Tidak Akur dihantar kepada Ketua Bahagian/Penyelia dengan segera. 2. Lekatkan label ’produk tidak akur’ pada peralatan/item yang besar dan alih ke ruang yang lain (jika boleh dialihkan). 3. Jika penemuan berlaku secara berulang atau menjejaskan perkhidmatan dan memerlukan Tindakan Pembetulan, Ketua Bahagian/Penyelia diminta melengkapkan borang Laporan Ketidakuran dan serah kepada Wakil Pengurusan dalam tempoh sebulan dari penemuan produk/perkhidmatan yang tidak akur. PEJABAT KESIHATAN DAERAH KUALA LANGAT LAPORAN PRODUK / PERKHIDMATAN TIDAK AKUR Q4-B2 (1.0/2019) LAMPIRAN 1
DILULUSKAN OLEH : PEGAWAI KESIHATAN DAERAH NO. DOKUMEN: SEL - PK - Q5 EDISI: 2.0 TARIKH KUATKUASA: 15 MAC 2017 PROSEDUR KUALITI TINDAKAN PEMBETULAN
1 dari 2 REKOD PINDAAN (Prosedur Tindakan Pembetulan SEL-PK-Q5) Q1-B5 (1.0/2009) TARIKH LULUS PINDAAN NO. EDISI MUKASURAT TERLIBAT BUTIR-BUTIR PINDAAN 10 Jun 2003 Pindaan 01 Mukasurat 3 Memasukkan langkah 5.1.2 Aduan Pelanggan 5.1.3 dan 5.1.4 10 September 2003 Pindaan 02 Mukasurat 3 Memasukkan 5.1.5 Laporan Kajian Kepuasan Pelanggan 16 Februari 2006 Pindaan 03 Mukasurat 3 Mengubah ayat di langkah 5.4 dan 5.5 Lampiran 1 dan 2 Mengubah format di Lampiran 1 dan 2. 12hb Dis. 2006 Pindaan 04 Mukasurat 2 Memasukkan terminologi baru di 4.2 dan 4.3 Mukasurat 3 Mengubah langkah dan ayat di 5.1.1-5.1.5 kepada (a) - (h) Mengubah ayat di 5.3 dan mewujudkan langkah 5.3.1- 5.3.3 Mukasurat 4 Mengubah ayat di 5.4 -5.9 dan 5.10 Mukasurat 4-5 Menambah langkah 5.10.1- 5.10.2, 5.11 dan 5.12 Mukasurat 6 Mengubah carta alir di 6.0 Lampiran 1 Mengubah format di Lampiran 1. 1 Oktober 2009 Edisi 1.0 Semua muka surat Mengubah kandungan pada setiap langkah prosedur dan membuat pindaan kepada setiap lampiran bagi memenuhi keperluan ISO 9001:2008. 3 Mac 2017 Edisi 2.0 Muka surat 1 Muka surat 2 Lampiran 1 Mengubah nama dokumen daripada Prosedur Kualiti Tindakan Pembetulan kepada Prosedur Tindakan Pembetulan. Mengubah ayat kepada IS0 9001:2015 pada bahagian 3. Menambahbaik terminologi di 4.3 dan menggugurkan nota berkenaan perbezaan tindakan pencegahan. Menambahbaik penjelasan di nota 1 di langkah 5.5 Membuat pindaan pada format Laporan Ketidakakuran. - pindaan 1.1/2016 - menggugurkan ruangan Pengesahan Pelaksanaan Tindakan Pembetulan PEJABAT KESIHATAN DAERAH KUALA LANGAT
2 dari 2
Prosedur Tindakan Pembetulan: SEL-PK-Q5 P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 1 1 OBJEKTIF PROSEDUR Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah untuk melaksanakan tindakan pembetulan yang tepat dan berkesan untuk mencegah ketidakakuran berlaku semula/berulang. Tindakan ini juga adalah sebagai salah satu usaha untuk meningkatkan lagi kualiti perkhidmatan agar sentiasa memenuhi keperluankeperluan yang telah ditetapkan di dalam sistem pengurusan kualiti serta meningkatkan tahap kepuasan pelanggan. 2 SKOP PROSEDUR Prosedur ini digunakan untuk melaksana tindakan pembetulan ke atas semua ketidakakuran yang berlaku dalam sistem pengurusan kualiti (termasuk ketidakakuran yang ditemui semasa audit dalaman dan aduan pelanggan). Semua pegawai/anggota, terutama Ketua-Ketua Bahagian dan Ketua-Ketua Unit adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan prosedur ini. 3 RUJUKAN BERKAITAN 3.1 Malaysian Standard MS ISO 9001:2015 - Quality Management Systems - Requirements. 3.2 Malaysian Standard MS ISO 9000:2015 - Quality Management Systems - Fundamentals and Vocabulary. 3.3 SEL-PK-Q3 - Prosedur Audit Dalaman. 3.4 SEL-PK-Q4 - Prosedur Kawalan Ketidakakuran. 4 TERMINOLOGI 4.1 Ketidakakuran Tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan dalam sistem pengurusan kualiti. Keperluan ini merujuk kepada prosedur, garis panduan, akta, undang-undang dan lain-lain dokumen yang berkaitan dengan proses/aktiviti yang diaudit (dikenali juga sebagai NCR). 4.2 Pembetulan Tindakan untuk menghapuskan ketidakakuran (contoh: diperbetulkan, dibaiki, dibuat semula, dsb). Pembetulan adalah tindakan yang perlu dijalankan serta merta atau dalam jangkamasa yang singkat (bergantung kepada ketidakakuran). Nota: Pembetulan adalah berbeza dengan tindakan pembetulan. 4.3 Tindakan pembetulan Tindakan untuk menghapuskan punca-punca ketidakakuran. Tindakan ini dilaksana untuk mencegah ketidakakuran berlaku semula atau berulang, dan dilaksana secara menyeluruh mengikut unit/bahagian.
Prosedur Tindakan Pembetulan: SEL-PK-Q5 P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 2 5 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Bil. Tanggungjawab Tindakan 5.1 Ketua Bahagian, Ketua Unit, Juruaudit Kenalpasti ketidakakuran yang berlaku di dalam sistem pengurusan kualiti berdasarkan sumber-sumber berikut: 5.1.1 Audit dalaman. 5.1.2 Maklumbalas pelanggan termasuk aduan dan kajian kepuasan pelanggan. 5.1.3 Aktiviti penyeliaan dan pemantauan. 5.1.4 Mesyuarat/perbincangan Ketua-Ketua Bahagian/Unit. 5.1.5 Laporan anggota. (Rujuk SEL-PK-Q3 Prosedur Audit Dalaman dan SEL-PK-Q4 Prosedur Kawalan Ketidakakuran). 5.2 Ketua Bahagian, Ketua Unit, Juruaudit Rekodkan ketidakakuran tersebut di dalam Laporan Ketidakakuran (Lampiran 1). Nota: Rujuk prosedur SEL-PK-Q3 Audit Dalaman untuk langkahlangkah selanjutnya jika ketidakakuran ditemui semasa aktiviti audit dalaman. 5.4 Ketua Bahagian, Ketua Unit, Pegawai Yang Berkenaan Jalankan siasatan bagi mengenalpasti punca-punca ketidakakuran dan tentukan punca sebenar ketidakakuran tersebut. Jika perlu, adakan perbincangan dengan Ketua Bahagian /Ketua Unit yang lain (jika ketidakakuran melibatkan Bahagian atau Unit yang berkenaan). Rekodkan hasil siasatan di dalam Laporan Ketidakakuran dengan jelas dan terperinci. Nota: Kaedah yang bersesuaian boleh digunakan untuk mengenalpasti punca-punca ketidakakuran, terutama bagi ketidakakuran yang rumit (contoh: “brainstorming” dan kumpulan meningkatkan mutu kerja). 5.5 Ketua Bahagian, Ketua Unit, Pegawai Yang Berkenaan Kenalpasti dan tentukan tindakan pembetulan yang berkesan untuk menghapuskan punca-punca yang dikenalpasti dalam langkah 5.4. Tindakan pembetulan mestilah berupaya untuk mencegah ketidakakuran berlaku semula atau berulang. Rekodkan cadangan tindakan pembetulan di dalam Laporan Ketidakakuran dengan jelas dan terperinci, termasuk tarikh tindakan dijangka siap. Nota 1: Pemilihan tarikh dijangka siap perlu ditetapkan dalam tempoh yang terdekat, namun, tempoh masa juga perlu
Prosedur Tindakan Pembetulan: SEL-PK-Q5 P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 3 Bil. Tanggungjawab Tindakan bergantung kepada beberapa aspek seperti tahap kritikal ketidakakuran, kewangan, berkaitan dasar/akta dan lain-lain. Nota 2: Jika tindakan pembetulan adalah tidak perlu, ketidakakuran tersebut mestilah dibuat pembetulan (rujuk SELPK-Q4 Prosedur Kawalan Ketidakakuran). 5.6 Ketua Bahagian, Ketua Unit, Pegawai Yang Berkenaan Serahkan Laporan Ketidakakuran yang telah lengkap kepada Pegawai Kesihatan Daerah/Wakil Pengurusan/Ketua Juruaudit untuk semakan dan persetujuan. Nota 1: Tindakan pembetulan hanya boleh dilaksanakan setelah mendapat persetujuan daripada Pegawai Kesihatan Daerah /Wakil Pengurusan/Ketua Juruaudit. Ia bertujuan untuk memastikan tindakan adalah sesuai dan tepat. Nota 2: Bagi tindakan pembetulan yang melibatkan polisi jabatan, kelulusan perlu diperolehi daripada Pegawai Kesihatan Daerah. 5.7 Pegawai Kesihatan Daerah, Wakil Pengurusan, Ketua Juruaudit Teliti hasil siasatan dan cadangan tindakan pembetulan yang dikemukakan. Jika bersetuju, arahkan kepada pihak yang berkenaan untuk melaksanakan tindakan tersebut. Jika tidak bersetuju, maklumkan kepada pihak yang berkenaan untuk mengenalpasti tindakan lain. 5.8 Wakil Pengurusan, Ketua Juruaudit Rekodkan semua Laporan Ketidakakuran yang diterima di dalam Log 'NCR' untuk mengenalpasti dan memantau status laporan dan tindakan. (rujuk SEL-PK-Q3 Prosedur Audit Dalaman, Lampiran 7) 5.9 Ketua Bahagian, Ketua Unit, Anggota Yang Berkenaan Laksanakan tindakan pembetulan yang telah dipersetujui. Tindakan mestilah disiapkan tanpa sebarang penangguhan yang tidak wajar mengikut jangkamasa yang juga telah dipersetujui. Nota: Jika tindakan tidak dapat dilaksanakan/disiapkan atas sebab-sebab yang wajar, maklumkan kepada Pegawai Kesihatan Daerah/Wakil Pengurusan/Ketua Juruaudit. Perbincangan perlu dibuat untuk mengenalpasti tindakan lanjut.
Prosedur Tindakan Pembetulan: SEL-PK-Q5 P e j a b a t K e s i h a t a n D a e r a h K u a l a L a n g a t mukasurat 4 Bil. Tanggungjawab Tindakan 5.10 Ketua Bahagian, Ketua Unit, Juruaudit Jalankan tindakan susulan sekurang-kurangnya dalam masa 2 minggu dari tarikh tindakan disiapkan untuk memastikan tindakan pembetulan telah dilaksanakan. Rekodkan hasil tindakan susulan di dalam Laporan Ketidakakuran. Jika tindakan pembetulan tidak dilaksanakan oleh pihak yang berkenaan, maklumkan kepada Pegawai Kesihatan Daerah/Wakil Pengurusan/Ketua Juruaudit untuk tindakan selanjutnya. 5.11 Ketua Bahagian, Ketua Unit, Juruaudit Semak semula tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan bagi memastikan tindakan pembetulan telah berkesan (punca ketidakakuran telah dihapuskan sepenuhnya dan ketidakakuran tidak berlaku semula atau berulang). Ia boleh dijalankan dalam jangkamasa 3 hingga 6 bulan selepas tindakan pembetulan dilaksanakan. Jika berkesan, tutup laporan dan rekodkan keputusan di dalam Laporan Ketidakakuran. Jika sebaliknya, maklumkan kepada Pegawai Kesihatan Daerah/Wakil Pengurusan/Ketua Juruaudit untuk tindakan selanjutnya. 5.12 Ketua Bahagian, Ketua Unit, Juruaudit Jika tindakan pembetulan tidak berkesan ulang perkara 5.4 hingga 5.11 (jika perlu, isi Laporan Ketidakakuran yang baru). 5.13 Wakil Pengurusan, Ketua Juruaudit Kemaskini status laporan dan tindakan di dalam Log 'NCR'. Log ini hendaklak dikemaskini samada laporan telah ditutup atau sebaliknya. 5.14 Wakil Pengurusan Sediakan analisis status tindakan pembetulan (berdasarkan maklumat di dalam Log 'NCR') dan bentangkan kepada pihak pengurusan semasa Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.
1 dari 1 Bahagian/Unit/Klinik: No. Laporan: Sumber: No. Klausa: PERINCIAN KETIDAKAKURAN Keperluan : Penemuan : Bukti : Tandatangan :………………………… Tandatangan Wakil Unit/Auditee :………………………. ( ) ( ) Tarikh: …………………….. Tarikh: …………………….. PEMBETULAN : PUNCA SEBENAR KETIDAKAKURAN : TINDAKAN PEMBETULAN : Tarikh tindakan pembetulan dijangka siap : Dilapor oleh: …………………………………. (T/T dan cop Ketua Bahagian/Ketua Unit) PERSETUJUAN PEGAWAI KESIHATAN DAERAH / WAKIL PENGURUSAN / KETUA JURUAUDIT: Setuju / Tidak Setuju* …………………………………….. ……………………… Pegawai Kesihatan Daerah/Wakil Pengurusan/Ketua Juruaudit* Tarikh ( ) PENGESAHAN KEBERKESANAN TINDAKAN PEMBETULAN: Penemuan: Bukti: Laporan Ditutup: YA / TIDAK* ............................................ (T/T dan cop Ketua Bahagian/Ketua Unit/ Juruaudit*) Tarikh: ………………… PEJABAT KESIHATAN DAERAH KUALA LANGAT LAPORAN KETIDAKAKURAN Q4-B1 (1.1/2016) LAMPIRAN 1
PELAN RISIKO DAN PELUANG MS ISO 9001 : 2015 PEJABAT KESIHATAN DAERAH KUALA LANGAT EDISI 4.1 TARIKH KUAT KUASA : 2 MEI 2023 DILULUSKAN OLEH PEGAWAI KESIHATAN DAERAH NO DOKUMEN 1 DIKELUARKAN KEPADA PEGAWAI KESIHATAN DAERAH Pelan Risiko dan Peluang (Edisi 4.1) MS ISO 9001: 2015 / PKD Kuala Langat 1
BIL KANDUNGAN MUKA SURAT 1. Pengurusan 3-8 1.1 Pengurusan kenderaan jabatan 1.2 Penyelengaraan alat pemadam api 1.3 Pencegahan kebakaran di fasiliti kesihatan 1.4 Pengurusan aset alih (Harta modal, inventori dan aset bernilai rendah) 1.5 Penyelenggaraan fasiliti kesihatan 1.6 Pengurusan maklumbalas pelanggan 2. Perkhidmatan Kesihatan Primer 9-14 2.1 Pengendalian kes kecemasan di luar waktu pejabat 2.2 Waktu menunggu di klinik 2.3 Ubat tamat tarikh luput 2.4 Kawalan infeksi di klinik 3. Penjagaan Kesihatan Ibu dan Anak 15-20 3.1 Lawatan rumah ibu hamil berisiko 3.2 Immunisasi kanak-kanak 3.3 Pengurusan Pap Smear 4. Perkhidmatan Makmal 21-22 4.1 Pengurusan sampel pesakit 5. Perkhidmatan Farmasi 23-24 5.1 Pendispensan ubat secara selamat 5.2 Bekalan ubat pesakit 6. Unit Kawalan Penyakit Berjangkit 25-28 6.1 Jangkitan penyakit TB di kalangan anggota kesihatan 6.2 Wabak penyakit berjangkit menjadi tidak terkawal 7. Lampiran 25-26 7.1 Lampiran 1 : Parameter Kebarangkalian dan Impak Risiko 7.2 Lampiran 2 : Parameter Tahap Risiko Pelan Risiko dan Peluang (Edisi 4.1) MS ISO 9001: 2015 / PKD Kuala Langat 2
Isu Punca Pihak Kepentingan Kehendak/ Jangkaan Risiko Kesan Kebarangkalian Impak Tahap 1 Kenderaan jabatan tidak digunakan dengan baik. Pemandu tidak memahami prosedur. Kekurangan peruntukan penyelenggaran kenderaan. Anggota kesihatan Pengguna kenderaan jabatan selamat sampai ke destinasi yang dituju. Kenderaan rosak dalam perjalanan. Kemalangan jalan raya. Anggota lewat sampai ke destinasi. Kecederaan /kematian anggota. Kerosakan harta kerajaan. Jarang Kritikal Sederhana PELAN RISIKO DAN PELUANG UNIT PENGURUSAN Bil Mengenalpasti Risiko Penilaian Risiko PEJABAT KESIHATAN DAERAH KUALA LANGAT Pelan Risiko dan Peluang (Edisi 4.1) MS ISO 9001: 2015 / PKD Kuala Langat 3
Kawalan Sedia Ada "Current Control" Mengurangkan Kesan Risiko "Risk Treatment" Tempoh Tanggungjawab Status Risiko Pastikan kenderaan diservis mengikut jadual/perbatuan yang ditetapkan. Setiap pemandu perlu peka dengan sticker servis (tarikh/mileage) yang ada di dalam kenderaan jabatan. Pemandu perlu melakukan pemeriksaan kenderaan dengan menggunakan senarai semak yang disediakan setiap hari sebelum memulakan perjalanan. Pastikan setiap pemandu menghadiri Kursus Pemanduan Berhemah sekurang-kurangnya 2 tahun sekali. Membuat perancangan perbelanjaan bagi tugas penyelenggaraan dan pembaikan kenderaan Membuat cadangan pelupusan / pengantian bagi kenderaan yang berusia 10 tahun ke atas. Pastikan syarikat yang menyelenggara kenderaan adalah bertauliah. Membuat permohonan peruntukan tambahan bagi penyembaikan kenderaan 1 tahun Sekali Unit Pengurusan Rujuk laporan Audit Pelan Risiko Memohon pemasangan CCTV di dalam kenderaan jabatan bagi tujuan pemantauan setiap perjalanan. Kajian kepuasan pelanggan dalaman di kalangan anggota yang menggunakan kenderaan jabatan (sekali setahun). Tindakan Untuk Kawalan Risiko Penilaian Keberkesanan Peluang Pelan Risiko dan Peluang (Edisi 4.1) MS ISO 9001: 2015 / PKD Kuala Langat 4
Isu Punca Pihak Kepentingan Kehendak/ Jangkaan Risiko Kesan Kebarangkalian Impak Tahap 2 Kebakaran di fasiliti kesihatan. Pendawaian yang usang Peralatan yang rosak digunakan menyebabkan litar pintas. Kerosakan komponen elektrik / Fius kerana usang / tidak berfungsi. Terlebih penggunaan elektrik (overload ) akibat penambahan peralatan elektrik di fasiliti. Penggunaan wayar extension yang terlalu banyak. Anggota kesihatan Fasiliti kesihatan merupakan tempat yang selamat dari kebakaran. Kebakaran bangunan. Perkhidmatan terganggu. Mengancam nyawa. kemusnahan harta Kehilangan rekod/data. Jarang Kritikal Tinggi 3 Pengurusan aset yang tidak efektif. Pergerakan aset di klinik tidak dikawal mengikut prosedur. Aset yang rosak tidak dibaiki / tidak dilaporkan untuk pembaikan / pelupusan. Penyelengaraan aset kurang sistematik. Pelanggan/ pesakit dan anggota kesihatan Setiap unit mempunyai peralatan yang mencukupi dan berfungsi untuk keperluan perawatan dan perkhidmatan. Gangguan kepada perawatan pesakit / perkhidmatan kepada pelanggan akibat ketiadaan peralatan yang diperlukan. Pesakit tidak mendapat rawatan yang mencukupi. Aduan pelanggan. Pencapaian sasaran KPI terjejas. Kerugian harta kerajaan. Jarang Sederhana Sederhana Bil Mengenalpasti Risiko Penilaian Risiko Pelan Risiko dan Peluang (Edisi 4.1) MS ISO 9001: 2015 / PKD Kuala Langat 5
Kawalan Sedia Ada "Current Control" Mengurangkan Kesan Risiko "Risk Treatment" Tempoh Tanggungjawab Status Risiko Menjalankan pemeriksaan pendawaian / Integrity test di fasiliti yang berisiko tinggi secara rutin / tahunan Memastikan tiada penggunaan peralatan yang rosak dan wayar extension yang berlebihan Memastikan setiap kerosakan komponen elektrik / fius dibaiki segera Memohon Peruntukan untuk menaiktaraf pendawaian fasiliti 2 tahun sekali Unit Kejuruteraan Rujuk laporan Audit Pelan Risiko Melantik syarikat swasta bagi penyelengaraan sistem pendawaian bangunan. Memohon peruntukan untuk pemasangan sistem pencegahan kebakaran Pemeriksaan aset dilakukan sekali setahun setiap aset mengikut jadual yang ditetapkan oleh Pegawai Pemeriksa Aset yang dilantik. Mengadakan Kursus Pengurusan Aset secara tahunan. Menjalankan Pemeriksaan Mengejut AP 308 / 309 oleh auditor yang dilantik di setiap fasiliti. Mesyuarat pengurusan aset 4 kali setahun. Melakukan pendaftaran aset yang belum didaftarkan. Membaiki atau melupus aset yang rosak. 1 Tahun Sekali Unit Pengurusan Rujuk laporan Audit Pelan Risiko Mewujudkan sistem pelaporan dan pemantauan kerosakan aset yang lebih mudah dan efisien. Tindakan Untuk Kawalan Risiko Penilaian Keberkesanan Peluang Pelan Risiko dan Peluang (Edisi 4.1) MS ISO 9001: 2015 / PKD Kuala Langat 6
Isu Punca Pihak Kepentingan Kehendak/ Jangkaan Risiko Kesan Kebarangkalian Impak Tahap 4 Kelewatan pembaikan kerosakan di fasiliti kesihatan Aduan kerosakan bangunan dan kemudahan infrastruktur terlalu banyak dan memerlukan masa untuk urusan pembaikan. Pelanggan/ pesakit dan anggota kesihatan Pembaikan setiap kerosakan bangunan dan infrastruktur yang dilaporkan diambil tindakan segera mengikut tahap kerosakan. Berlakunya kemalangan dan kecederaan kepada pelanggan / pesakit dan anggota kesihatan di fasiliti kesihatan. Menjejas perkhidmatan kepada pesakit / pelanggan. Menjejas keselesaan dan keselamatan pelanggan/ pesakit dan anggota kesihatan. Kadang-kadang Kritikal Tinggi 5 Peningkatan aduan terhadap Perkhidmatan Kurang kemahiran komunikasi di kalangan anggota. Anggota kurang memahami / tidak mengamalkan Budaya Korporat. Tidak mematuhi prosedur / proses kerja yang ditetapkan Pesakit / pelanggan di klinik Pesakit / pelanggan mendapat layanan dan perkhidmatan yang memuaskan. Anggota bertugas tidak prihatin / tidak profesional semasa mengendali pesakit / pelanggan yang hadir ke klinik. Aduan pelanggan meningkat. Menjejaskan imej klinik, PKD dan KKM. kerap Kritikal Tinggi Bil Mengenalpasti Risiko Penilaian Risiko Pelan Risiko dan Peluang (Edisi 4.1) MS ISO 9001: 2015 / PKD Kuala Langat 7
Kawalan Sedia Ada "Current Control" Mengurangkan Kesan Risiko "Risk Treatment" Tempoh Tanggungjawab Status Risiko Mengenalpasti /memeriksa tahap kerosakan sama ada kritikal atau tidak kritikal - kerosakan yang kritikal perlu diambil tindakan serta merta. Memastikan setiap aduan kerosakan yang tidak kritikal diambil tindakan dalam tempoh sebulan bekerja dari tarikh aduan diterima. Menilai semula tahap kerosakan yang lewat dibaiki untuk diberi keutamaan pembaikan mengikut peruntukan yang ada 2 kali setahun Unit Kejuruteraan Rujuk laporan Audit Pelan Risiko Menyediakan maklumbalas kepada ketua klinik/ketua unit berkenaan status kerosakan yang dilaporkan secara bulanan. Mewujudkan sistem pemantauan (trackingsystem ) secara on-line terhadap kerja-kerja pembaikan bangunan dan infrastruktur. Mewujudkan unit selenggara bagi pembaikan kecil. Menjalankan Kursus Budaya Korporat untuk anggota kesihatan setiap tahun. Mempamer poster amalan Budaya Korporat di setiap klinik sebagai peringatan kepada anggota kesihatan. Audit budaya Korporat dilakukan sekali setahun Audit Dalaman Budaya korporat sekali setahun Merujuk anggota bermasalah kepada Unit Kaunseling JKNS. Kursus Budaya Korporat di lokaliti yang sering mendapat aduan 6 bulan sekali Unit Pengurusan Rujuk Laporan Audit Pelan Risiko Penyeliaan terhadap soft-skill anggota menggunakan senarai semak yang standard secara berkala dan efektif Memohon pemasangan CCTV di kaunter/ ruang menunggu klinik untuk memudahkan pemantauan anggota bertugas. Tindakan Untuk Kawalan Risiko Penilaian Keberkesanan Peluang Pelan Risiko dan Peluang (Edisi 4.1) MS ISO 9001: 2015 / PKD Kuala Langat 8
Isu Punca Pihak Kepentingan Kehendak/ Jangkaan Risiko Kesan Kebarangkalian Impak Tahap 1 Kelewatan memberi respon bagi kes kecemasan di luar waktu pejabat. Pertukaran anggota di atas panggilan yang tidak dikemaskini di papan notis atas panggilan. Anggota yang bertugas telah keluar menghantar kes kecemasan lain ke hospital. Pesakit yang memerlukan rawatan kecemasan Rawatan kecemasan di luar waktu pejabat diberikan dengan cepat. Pesakit lewat dirawat oleh anggota yang bertugas di atas panggilan (On-call ). Peningkatan mortaliti dan morbiditi bagi keskes kecemasan. Aduan pelanggan. Jarang Sangat Kritikal Tinggi 2 Pesakit menunggu lama di klinik. Proses pendaftaran dan saringan yang lambat. Pesakit hadir ramai dalam satusatu masa. Tidak cukup anggota kesihatan pada waktu kemuncak. Pelanggan/ pesakit Pesakit mendapat rawatan dengan cepat. Pesakit menunggu lama (lebih 90 minit) untuk berjumpa dengan pegawai perubatan / penolong pegawai perubatan. Aduan pelanggan meningkat. Pesakit cicir rawatan susulan. Kadang-kadang Sederhana Tinggi PEJABAT KESIHATAN DAERAH KUALA LANGAT PELAN RISIKO DAN PELUANG PERKHIDMATAN KESIHATAN PRIMER Bil Mengenalpasti Risiko Penilaian Risiko Pelan Risiko dan Peluang (Edisi 4.1) MS ISO 9001: 2015 / PKD Kuala Langat 9
Kawalan Sedia Ada "Current Control" Mengurangkan Kesan Risiko "Risk Treatment" Tempoh Tanggungjawab Status Risiko Anggota yang bertugas atas panggilan perlu memaparkan dengan jelas dan mengemaskini maklumat petugas atas panggilan setiap hari. Petugas 1st cal l yang keluar menghantar kes perlu meletakkan notis berhampiran butang kecemasan untuk memaklumkan bahawa petugas on-call telah keluar dan petugas 2nd call boleh dihubungi. Memastikan nama petugas 1st call dan 2nd call disenaraikan di dalam jadual on-call klinik. Membuat siasatan dan mengambil tindakan ke atas anggota yang terlibat 2 kali setahun Unit Kesihatan Primer Rujuk laporan Audit Pelan Risiko Memohon pertambahan ambulans dan anggota bagi klinik yang mempunyai bilangan kes kecemasan yang tinggi. Pendaftaran perlu bermula selewat-lewatnya jam 7.30 pagi setiap hari. Melaksana sistem temujanji pesakit secara berperingkat (staggered appointment) Mengatur jadual anggota supaya bilangan minima anggota bertugas mencukupi setiap hari. Mendapatkan bantuan anggota lain sekiranya anggota yang bertugas tidak mencukupi. 6 bulan sekali Unit Kesihatan Primer Rujuk laporan Audit Pelan Risiko Menambah kaunter dan anggota. Mewujudkan sistem pendaftaran pesakit berkomputer. Mengenalpasti seorang anggota yang bertugas sebagai PRO di setiap klinik. Tindakan Untuk Kawalan Risiko Penilaian Keberkesanan Peluang Pelan Risiko dan Peluang (Edisi 4.1) MS ISO 9001: 2015 / PKD Kuala Langat 10
Isu Punca Pihak Kepentingan Kehendak/ Jangkaan Risiko Kesan Kebarangkalian Impak Tahap 3 Terdapat ubat tamat tarikh luput / hampir tamat tarikh luput di bilik rawatan / kecemasan. Pemantauan secara berjadual tidak dilakukan terhadap ubat di bilik rawatan dan kecemasan. Pemesanan tidak mengikut penggunaan. Ubat tamat tarikh luput tidak dikenal pasti / diasingkan. Pesakit / pelanggan Pesakit/ pelanggan menerima ubat yang tidak tamat tarikh luput. Pesakit / pelanggan mendapat ubat yang tamat tarikh luput. Penyakit tidak sembuh atau tidak dapat dikawal dengan baik. Aduan pesakit. Kesan sampingan ubat. Pembaziran. Kadang-kadang Kritikal Tinggi Bil Mengenalpasti Risiko Penilaian Risiko Pelan Risiko dan Peluang (Edisi 4.1) MS ISO 9001: 2015 / PKD Kuala Langat 11
Kawalan Sedia Ada "Current Control" Mengurangkan Kesan Risiko "Risk Treatment" Tempoh Tanggungjawab Status Risiko Pegawai farmasi menyemak ubatan di setiap unit 2 kali setahun. Pemantauan dilakukan melalui penggunaan senarai semak ubatan mengikut kekerapan yang ditetapkan. Merekodkan tarikh buka pada vial ubat, vaksin, yang telah dibuka dan disimpan. Memulangkan kepada farmasi ubat yang 6 bulan menghampiri tarikh tamat luput untuk diedarkan. Memulangkan ubat tamat tarikh luput kepada unit farmasi sebagai produk tidak akur untuk proses pelupusan. 2 kali setahun Unit Kesihatan Primer Rujuk laporan Audit Pelan Risiko Penilaian Keberkesanan Peluang Tindakan Untuk Kawalan Risiko Pelan Risiko dan Peluang (Edisi 4.1) MS ISO 9001: 2015 / PKD Kuala Langat 12
4 Amalan kawalan infeksi tidak dipatuhi dengan sepenuhnya. Kurang kesedaran di kalangan anggota kesihatan mengenai kepentingan amalan kawalan infeksi. Bekalan peralatan kawalan infeksi tidak diperoleh secara berterusan. Kurang pemantauan anggota. Pelanggan/ pesakit dan anggota kesihatan Selamat daripada jangkitan penyakit semasa: i) mendapatkan rawatan /perkhidma-tan di klinik. ii) memberi rawatan / perkhidma-tan kepada pesakit / pelanggan. Jangkitan silang di kalangan pesakit / pelanggan dan anggota kesihatan. Seperti Covid-19 dan Influenza. Penularan penyakit berjangkit dan peningkatan kejadian wabak. Menjejaskan prestasi kerja anggota kesihatan dan kehidupan pesakit/ pelanggan. Menyebabkan kekurangan anggota yang akut. Kadang-kadang Sederhana Tinggi Pelan Risiko dan Peluang (Edisi 4.1) MS ISO 9001: 2015 / PKD Kuala Langat 13
Menjalankan latihan kawalan infeksi kepada setiap anggota kesihatan setiap tahun. Menjalankan audit dalaman kawalan infeksi sekali setahun. Memastikan bekalan peralatan kawalan infeksi (seperti hand-rub, PPE, spillage kit) sentiasa mencukupi. Mewujudkan Fever Center di klinik. Memastikan mematuhi Protokol KPAS bagi mencegah penularan Anggota yang tidak sihat diminta untuk mendapatkan rawatan. 1 tahun sekali Unit Kesihatan Primer Rujuk laporan Audit Pelan Risiko Menjalankan promosi kawalan infeksi (video / CME) di klinik secara berkala. Personal Pocket Hand rub bagi setiap anggota klinikal. Pelan Risiko dan Peluang (Edisi 4.1) MS ISO 9001: 2015 / PKD Kuala Langat 14
Isu Punca Pihak Kepentingan Kehendak/ Jangkaan Risiko Kesan Kebarangkalian Impak Tahap 1 Anggota kesihatan membuat lawatan rumah ibu hamil berisiko tidak dilakukan mengikut kekerapan yang ditetapkan Kekurangan anggota kejururawatan. Kad-kad ibu hamil yang berisiko tidak diasingkan untuk keutamaan lawatan rumah. Kurang pemantauan oleh pihak penyelia klinik. Ibu hamil yang berisiko Ibu hamil berisiko mendapat penjagaan antenatal yang lebih khusus melalui pemeriksaan dan penilaian di rumah oleh anggota kesihatan. Lawatan rumah ibu hamil berisiko tidak dilakukan oleh anggota kesihatan. Masalah kesihatan / komplikasi ibu hamil berisiko tidak dapat dikesan awal. Peningkatan morbiditi dan mortaliti di kalangan ibu hamil berisiko dan bayi. Kadang-kadang Kritikal Tinggi Bil Mengenalpasti Risiko Penilaian Risiko PEJABAT KESIHATAN DAERAH KUALA LANGAT PELAN RISIKO DAN PELUANG PERKHIDMATAN KESIHATAN IBU DAN ANAK Pelan Risiko dan Peluang (Edisi 4.1) MS ISO 9001: 2015 / PKD Kuala Langat 15
Kawalan Sedia Ada "Current Control" Mengurangkan Kesan Risiko "Risk Treatment" Tempoh Tanggungjawab Status Risiko Menyediakan jadual tugas harian jururawat bagi memastikan bilangan anggota mematuhi bilangan minima yang diperlukan. Mengasingkan dan mengenalpasti kes-kes ibu hamil yang berisiko mengikut kod warna yang telah ditetapkan. Mewujudkan senarai ibu hamil mengikut risiko di setiap klinik. Mengaudit kad setiap ibu hamil berisiko untuk mengenalpasti bilangan lawatan mencukupi mengikut kod warna - tagging merah sekurang-kurangnya 2 kali lawatan sepanjang tempoh kehamilan dan tagging kuning sekurang-kurangnya 2 kali lawatan sepanjang tempoh kehamilan. Tagging hijau sekurang-kurangnya sekali. Bekerjasama dengan pengerusi taman yang mempunyai kad masuk (access card) untuk memudahkan lawatan rumah di kawasan perumahan yang gated and guarded Menjalankan siasatan dan mengambil tindakan ke atas anggota yang terbabit. 2 kali setahun Unit Kesihatan Ibu dan Anak Rujuk laporan Audit Pelan Risiko Membuat permohonan pertambahan jawatan dan penggantian bagi anggota yang berpindah/ bersara. Mewujudkan sistem peringatan temujanji melalui aplikasi telefon pintar. Mewujudkan kumpulan Whatsapp untuk tujuan pendidikan kesihatan. Tindakan Untuk Kawalan Risiko Penilaian Keberkesanan Peluang Pelan Risiko dan Peluang (Edisi 4.1) MS ISO 9001: 2015 / PKD Kuala Langat 16
Isu Punca Pihak Kepentingan Kehendak/ Jangkaan Risiko Kesan Kebarangkalian Impak Tahap 2 Kanak-kanak tidak mendapat immunisasi. Kurang kesedaran ibubapa berkenaan kepentingan imunisasi. Penolakan vaksin oleh ibu bapa. Ibubapa tidak dapat mematuhi tarikh temujanji. Pengesanan keciciran tidak dilakukan. Bukan warganegara tidak dapat membayar immunisasi anak. Kes tidak dapat dikesan / berpindah. Masyarakat/ KKM/JKNS Setiap bayi / kanak-kanak mendapat immunisasi mengikut jadual. Bayi/kanak-kanak gagal mendapat imunisasi kerana cicir lawatan/ enggan imunisasi. Immuniti kelompok tidak tercapai menyebabkan peningkatan kes/wabak penyakit cegahan vaksin (VPD). Peningkatan morbiditi dan mortaliti di kalangan bayi dan kanak-kanak. Kadang-kadang Kritikal Tinggi Bil Mengenalpasti Risiko Penilaian Risiko Pelan Risiko dan Peluang (Edisi 4.1) MS ISO 9001: 2015 / PKD Kuala Langat 17