PENDATAAN AWAL REGISTRASI SOSIAL EKONOMI REGSOSEK 2022 PEDOMAN FORUM KONSULTASI 7 PUBLIK
PENDATAAN AWAL REGISTRASI SOSIAL EKONOMI REGSOSEK 2022 PEDOMAN FORUM KONSULTASI 7 PUBLIK
PEDOMAN FORUM KONSULTASI PUBLIK ISSN/ISBN : - No. Publikasi : - Katalog BPS : - Ukuran Buku : 18,2 x 25,7 Cm Jumlah Halaman : viii + 122 halaman Naskah: Direktorat Statistik Ketahanan Sosial Penyunting: Direktorat Statistik Ketahanan Sosial Gambar sampul oleh: Direktorat Statistik Ketahanan Sosial Diterbitkan oleh: © BPS RI Dicetak oleh: Dilarang mengumumkan, mendistribusikan, mengkonsumsikan, dan/atau menggandakan sebagian atau seluruhnya isi buku ini untuk tujuan komersial tanpa izin tertulis dari Badan Pusat Statistik.
Pedoman Forum Konsultasi Publik iii KATA PENGANTAR Sebagai prasyarat utama Reformasi Sistem Perlindungan Sosial, transformasi data menuju Registrasi Sosial Ekonomi (Regsosek) merupakan upaya perubahan penyediaan data sosial ekonomi yang terintegrasi dan akurat. Pendataan awal Regsosek akan menghasilkan data terpadu tidak hanya untuk program perlindungan sosial tetapi juga data kondisi sosial ekonomi keluarga yang dibutuhkan untuk perencanaan pembangunan yang lebih terarah. Hal tersebut tercermin dari variabel yang dikumpulkan yaitu Kependudukan dan Ketenagakerjaan, Perlindungan Sosial, Perumahan, Pendidikan, Kesehatan dan Disabilitas, serta Pemberdayaan Ekonomi. Oleh karena itu, semua pihak yang terlibat dalam kegiatan ini harus memiliki semangat dan komitmen yang tinggi untuk menyukseskannya. Pendataan lapangan dan pengolahan telah selesai dilakukan. Untuk memperkuat hasil tersebut, akan dilakukan diskusi yang melibatkan masyarakat melalui Forum Konsultasi Publik (FKP). Forum ini membuka ruang partisipasi dari masyarakat sekaligus kontrol pada penyusunan data perlindungan sosial pemerintah. Proses FKP akan kompleks karena melibatkan masyarakat dan tenaga dari luar BPS. Untuk itu disusun buku ini sebagai acuan dalam pelaksanaan lapangan. Secara ringkas dalam buku ini akan menjelaskan mengenai metodologi, mekanisme lapangan, dan tata cara pengisian dokumen FKP. Buku ini dimaksudkan agar semua kegiatan yang terkait dengan kegiatan FKP berjalan dengan sebaikbaiknya dan menghasilkan data yang akurat. Selamat bekerja, semoga Tuhan Yang Maha Kuasa berkenan memberikan bimbingan-Nya kepada kita semua. Jakarta, Maret 2023 Sekretaris Utama Atqo Mardiyanto
iv Pedoman Forum Konsultasi Publik DAFTAR SINGKATAN DAN ISTILAH BPS : Badan Pusat Statistik FKP : Forum Konsultasi Publik PBDT : Pemutakhiran Basis Data Terpadu PMT : Proxy Mean Test SLS : Satuan Lingkungan Setempat
Pedoman Forum Konsultasi Publik v DAFTAR ISI KATA PENGANTAR iii DAFTAR SINGKATAN DAN ISTILAH iv DAFTAR ISI v DAFTAR GAMBAR vii DAFTAR TABEL viii DAFTAR LAMPIRAN viii BAB 1 PENDAHULUAN 3 1.1 Latar Belakang 3 1.2 Forum Konsultasi Publik 4 1.3 Tujuan Forum Konsultasi Publik 4 1.4 Jadwal Pelaksanaan 5 BAB 2 METODOLOGI 9 2.1 Cakupan Penyelenggaraan FKP 9 2.2 Rancangan Penyelenggaraan FKP 10 2.3 Dokumen FKP 12 BAB 3 MEKANISME REKRUTMEN PETUGAS 17 3.1 Jadwal Rekrutmen Petugas 17 3.2 Persyaratan Petugas FKP 17 3.3 Tahapan Rekrutmen Petugas 19 3.4 Prosedur Penggantian Petugas 23 BAB 4 PELATIHAN PETUGAS 27 4.1 Penyelenggaraan dan Jadwal Pelatihan 27 4.2 Pelatihan Instruktur Nasional (Innas) 28 4.3 Pelatihan Instruktur Daerah (Inda) 29 4.4 Pelatihan Asisten Fasilitator 30 4.5 Rapat Koordinasi Fasilitator 31 4.6 Briefing Administrator 32
vi Pedoman Forum Konsultasi Publik BAB 5 MEKANISME LAPANGAN 35 5.1 Pembagian Peran Tim FKP 35 5.2 Koordinasi Persiapan Pelaksanaan FKP 37 5.3 Alur Kegiatan FKP 39 5.4 Pelaksanaan FKP di Wilayah Khusus (Papua dan Papua Barat) 45 BAB 6 TATA CARA PENGISIAN DOKUMEN FKP 49 6.1 Tata Cara Pengisian Daftar REGSOSEK22-FKP 49 6.2 Tata Cara Pengisian Berita Acara FKP dan Daftar Hadir 66 BAB 7 PENGELOLAAN DOKUMEN FKP 69 7.1. Alur Pengelolaan Dokumen FKP 69 7.2. Receiving dan Batching Dokumen 70 BAB 8 PENGGUNAAN APLIKASI FKP REGSOSEK 73 8.1 Login 73 8.2 List SLS 73 8.3 List Keluarga 74 8.4 Perubahan Kelompok Kesejahteraan 76 BAB 9 KONSEP DAN DISKUSI 85 9.1 Konsep-konsep Penting 85 9.2 FAQ (Frequently Asked Question) 87 BAB 10 MEMBANGUN HUBUNGAN BAIK DENGAN MASYARAKAT DALAM FKP 99 10.1 Menengahi Kepentingan Pendataan: Suatu Pengantar 99 10.2 Langkah-langkah Teknis dan Substansi pada Semua Fase Aktivitas FKP 100 10.3 Mekanisme, Prinsip dan Strategi Membangun Hubungan Baik (Rapport) 107 10.4 Meminta Pendapat dan Merespon Pertanyaan 113 10.5 Menegaskan Kepentingan Pemanfaatan Data Regsosek: Sebuah Penutup 118 LAMPIRAN 121
Pedoman Forum Konsultasi Publik vii jDAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 FKP pada Tingkat Desa/Kelurahan ..........................................................9 Gambar 2.2 FKP pada SLS Satu Tingkat di Bawah Desa/Kelurahan ............................9 Gambar 2.3 Penataan Ruang Model Meja “U” .........................................................10 Gambar 2.4 Penataan Ruang Model Meja Panjang ..................................................11 Gambar 2.5 Penataan Ruang Model Meja Melingkar...............................................11 Gambar 5.1 Organisasi Lapangan FKP.......................................................................35 Gambar 7.1 Alur Dokumen FKP Regsosek.................................................................69 Gambar 8.1 View Data ..............................................................................................74 Gambar 8.2 Tampilan Data Aset ...............................................................................74 Gambar 8.3 Tampilan Detil Perumahan....................................................................75 Gambar 8.4 Edit Keluarga..........................................................................................75 Gambar 8.5 Persetujuan Kelompok Kesejahteraan ..................................................76 Gambar 8.6 Perubahan Kelompok Kesejahteraan....................................................76 Gambar 8.7 Drop Down Menu Pengelompokan Kelompok Sejahtera .....................77 Gambar 8.8 Alasan Perubahan Kelompok Kesejahteraan .......................................81 Gambar 8.9 Download Data......................................................................................81
viii Pedoman Forum Konsultasi Publik DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Jadwal Pelaksanaan Forum Konsultasi Publik ............................................5 Tabel 3.1 Jadwal Kegiatan Rekrutmen Petugas FKP..................................................17 Tabel 4.1 Penyelenggaraan dan Jadwal Pelatihan ....................................................27 Tabel 4.2 Rundown Pelatihan Innas FKP...................................................................28 Tabel 4.3 Rundown Pelatihan Inda FKP.....................................................................29 Tabel 4.4 Rundown Pelatihan Asisten Fasilitator FKP...............................................30 Tabel 4.5 Rancangan Jadwal Kegiatan Rapat Koordinasi Fasilitator........................31 Tabel 5.1 Alokasi Pelaksanaan FKP 2-21 Mei ...........................................................43 Tabel 5.2 Jadwal Pelaksanaan FKP ...........................................................................44 Tabel 10.1 Langkah Teknis dan Substansi Pra FKP .................................................100 Tabel 10.2 Langkah Teknis dan Substansi Saat FKP ...............................................103 Tabel 10.3 Langkah Teknis dan Substansi Pasca FKP ..............................................106 DAFTAR LAMPIRAN 1. Lampiran Proses Bisnis 2. Lampiran FKP-khusus 3. Lampiran Dokumen FKP. 4. Lampiran Rekrutmen Petugas 5. Lampiran Draf Surat 6. Lampiran Draf Laporan
BAB I PENDAHULUAN
Pedoman Forum Konsultasi Publik 3 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pembangunan pada tahun 2020 - 2021 dihadapkan pada tantangan yang berat dengan adanya pandemi Covid-19. Perekonomian mengalami kontraksi, pengangguran terbuka dan angka kemiskinan juga mengalami peningkatan. Dampak ini masih mungkin terus berlanjut hingga tahun 2022. Pengangguran dan kemiskinan tahun 2022 mengalami penurunan jika dibandingkan dengan tahun 2021, namun masih mengalami peningkatan jika dibandingkan dengan kondisi sebelum pandemi Covid-19. Tantangan di tahun 2022 bukan hanya transisi adaptasi pemulihan pandemi, tetapi juga kondisi global dampak perang Ukraina Rusia terhadap peningkatan harga komoditi dunia. Peningkatan harga atau inflasi yang tinggi berpeluang akan meningkatkan kemiskinan. Oleh karena itu, diperlukan peningkatan pendapatan atau pengeluaran rumah tangga desil bawah di atas kenaikan inflasi. Rencana Kerja Pemerintah tahun 2021 dan 2022 untuk menghadapi dampak yang muncul dari serangan wabah pandemi Covid-19, maka dicetuskan tiga reformasi struktural yaitu reformasi sistem kesehatan, reformasi sistem kebencanaan, dan reformasi sistem perlindungan sosial yang menyeluruh bagi seluruh penduduk. Reformasi sistem perlindungan sosial diperlukan sebagai perbaikan mekanisme pelaksanaan program perlindungan sosial bagi seluruh warga negara berdasarkan kerentanan agar memenuhi prinsip tepat sasaran, tepat waktu, mudah, akuntabel, dan responsif terhadap kondisi bencana. Reformasi sistem perlindungan sosial memiliki prasyarat utama berupa transformasi data menuju Registrasi Sosial Ekonomi (Regsosek) seluruh penduduk. Transformasi data menuju Regsosek merupakan upaya perubahan penyediaan data sosial ekonomi yang bersifat sektoral menjadi data yang terintegrasi dan akurat. Perubahan penyediaan data sosial ekonomi yang dimaksud meliputi: a) cakupan seluruh penduduk Indonesia; b) standar dan metodologi yang sama; c) pemutakhiran reguler; d) mudah diakses; dan e) dibagipakaikan. Pendataan awal Regsosek akan menghasilkan data terpadu tidak hanya untuk program perlindungan sosial melainkan keseluruhan program yang dibutuhkan masyarakat untuk kebijakan pemerintah yang lebih terarah. Selain itu juga digunakan untuk kepentingan perencanaan dan evaluasi pembangunan. Data Regsosek akan menjembatani koordinasi dan berbagi pakai data lintas lembaga dan lintas daerah untuk memastikan pemakaian data yang konsisten.
Pedoman Forum Konsultasi Publik 4 1.2 Forum Konsultasi Publik Dalam negara demokrasi pelibatan masyarakat dalam perumusan kebijakan merupakan sebuah keniscayaan. Pemerintah wajib menyediakan ruang bagi masyarakat menjadi subyek pembangunan, melalui partisipasi dalam proses pembuatan kebijakan. Pelibatan masyarakat memiliki berbagai manfaat seperti sebagai bentuk transparansi, menyosialisasikan kerja pemerintah, serta meminimalisir potensi kekeliruan dalam penyusunan sebuah kebijakan. Masyarakat dengan pengetahuan tentang kondisi lingkungannya dapat memberikan nilai tembah pada rancangan kebijakan yang sudah dibuat pemerintah. Pendataan awal Regsosek tahun 2022 akan menjadi gerbang untuk reformasi data perlindungan sosial Indonesia. Finalisasi pada hasil pendataan tersebut akan melibatkan partisipasi masyarakat melalui Forum Konsultasi Publik (FKP). Dalam FKP akan dilakukan validasi silang antara hasil pengolahan dengan pengetahuan masyarakat, untuk kemudian diputuskan dengan mengedepankan musyawarah mufakat. Keterlibatan masyarakat diwakili oleh peserta FKP yang terdiri dari ketua satuan lingkungan setempat (SLS) atau perwakilan yang memahami keadaan masyarakat setempat serta lima orang perwakilan dari tokoh masyarakat, tokoh agama, ketua/ pengurus lembaga desa. Selain itu diundang juga Bintara Pembina Desa (Babinsa), dan Bhayangkara Pembina Keamanan dan Ketertiban Masyarakat (Bhabinkamtibmas) untuk membantu memberikan pengamanan. Kegiatan FKP dipandu oleh seorang fasilitator dibantu oleh dua asisten fasilitator dan administrator yang dilakukan dari desa ke desa di wilayah tugasnya. Saat pelaksanaan FKP, peserta FKP diminta memeriksa kelompok kesejahteraan (sangat miskin, miskin, rentan miskin, dan tidak miskin) hasil Pendataan Awal Regsosek 2022. Pada tahap berikutnya, rekomendasi perubahan kelompok kesejahteraan akan didiskusikan dalam forum sehingga diperoleh data Regsosek hasil FKP sesuai kesepakatan bersama. 1.3 Tujuan Forum Konsultasi Publik Tujuan utama kegiatan FKP adalah untuk memperoleh daftar keluarga yang sudah diverifikasi kelompok kesejahteraannya dan disepakati bersama. Kesepakatan yang melibatkan masyarakat ini sebagai bentuk transparansi, kontrol sosial serta untuk meningkatkan kualitas data. Hasil FKP akan menjadi dasar dalam penentuan kelompok kesejahteraan keluarga hasil pendataan awal Regsosek sekaligus rekomendasi untuk pemutakhiran data selanjutnya.
Pedoman Forum Konsultasi Publik 5 1.4 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Forum Konsultasi Publik Pendataan Awal Regsosek dilaksanakan dengan jadwal sebagai berikut. Tabel 1.1 Jadwal Pelaksanaan Forum Konsultasi Publik No Uraian Kegiatan Jadwal (1) (2) (3) 1 Workshop Intama FKP 20 - 21 Maret 2023 2 Pelatihan Innas FKP 29 – 31 Maret 2023 3 Pelatihan Inda FKP-Provinsi 2 - 6 April 2023 4 Rekrutmen petugas FKP Maret - M2 April 2023 5 Pelatihan Asisten fasilitator 10 – 14 April 2023 6 Rapat Koordinasi Fasilitator dan Administrator 12 - 18 April 2023 7 Pelaksanaan FKP 2 - 21 Mei 2023 8 Supervisi FKP 2 - 21 Mei 2023 9 Entri hasil FKP 2 - 21 Mei 2023
BAB II METODOLOGI
Pedoman Forum Konsultasi Publik 9 BAB 2 METODOLOGI 2.1 Cakupan Penyelenggaraan FKP Cakupan wilayah FKP meliputi seluruh wilayah Indonesia. FKP dilaksanakan di tingkat desa/kelurahan kecuali untuk kota-kota tertentu FKP dapat dilaksanakan pada SLS satu tingkat di bawah desa/kelurahan. Nama yang digunakan untuk SLS setingkat di bawah desa/kelurahan berbeda-beda antara wilayah satu dengan wilayah lain. Di beberapa wilayah tertentu, SLS setingkat di bawah desa/kelurahan adalah dusun/RW. Selanjutnya, istilah dusun/RW akan digunakan untuk menyatakan SLS setingkat di bawah desa/kelurahan. Skema FKP yang dilaksanakan di desa/kelurahan dan FKP di tingkat dusun/RW dapat dilihat pada Gambar 2.1. dan Gambar 2.2. Selain itu, terdapat FKP khusus di wilayah yang memiliki kesulitan geografis dan/atau potensi gangguan keamanan (beberapa wilayah di Papua dan Papua Barat) sehingga FKP dilakukan di tingkat distrik (kecamatan). FKP di wilayah ini selanjutnya dinamakan FKP khusus. Gambar 2.1 FKP pada Tingkat Desa/Kelurahan Gambar 2.2 FKP pada SLS Satu Tingkat di Bawah Desa/Kelurahan
Pedoman Forum Konsultasi Publik 10 2.2 Rancangan Penyelenggaraan FKP Penyelenggaraan FKP dilakukan di tingkat desa/kelurahan dengan maksimal 12 SLS dalam satu kali penyelenggaraan FKP. Pelaksanaan FKP dilakukan di kantor kepala desa/kelurahan atau balai RW/dusun. Jika tempat-tempat tersebut tidak memadai/memungkinkan, FKP dapat dilaksanakan di fasilitas umum lain yang layak dan mampu menampung seluruh peserta seperti sekolah atau tempat ibadah. Tempat pelaksanaan FKP diharapkan berupa ruangan beratap yang tidak bising, terang, serta memiliki fasilitas kursi dan meja yang memungkinkan peserta melakukan pemeriksaan daftar dengan baik. Contoh penataan ruang bisa dilihat pada gambar berikut: Gambar 2.3 Penataan Ruang Model Meja “U”
Pedoman Forum Konsultasi Publik 11 Gambar 2.4 Penataan Ruang Model Meja Panjang Gambar 2.5 Penataan Ruang Model Meja Melingkar
Pedoman Forum Konsultasi Publik 12 Peserta FKP terdiri dari ketua SLS atau perwakilan yang memahami keadaan masyarakat setempat serta tiga orang perwakilan dari tokoh masyarakat/tokoh perempuan, tokoh agama, ketua/pengurus lembaga desa. Selain itu juga diundang Babinsa dan Bhabinkamtibmas untuk membantu pengamanan. SLS dengan muatan besar akan terbagi menjadi sub-SLS, maka jumlah peserta FKP yang diundang sesuai dengan jumlah sub-SLS yang ada. Peserta FKP sub-SLS ditentukan oleh ketua SLS. Tim FKP sebanyak empat orang yang terdiri seorang fasilitator, dua asisten fasilitator, dan seorang administrator. Kriteria petugas dan peran petugas masing-masing selengkapnya akan dibahas pada Bab 3 dan 5. Proses Bisnis FKP terdiri dari: (1) perancangan dan persiapan (Pra FKP); (2) pelaksanaan FKP, dan (3) entri hasil (Pasca FKP) yang diakhiri penyusunan laporan (Lampiran Proses Bisnis). Perancangan FKP terdiri dari mekanisme FKP, persiapan surat dukungan, penyusunan dokumen, uji coba, menetapkan tipe pelaksanaan FKP, serta penyusunan mitigasi risiko. Pelaksanaan FKP khusus memiliki proses bisnis tersendiri (selengkapnya pada Lampiran FKP-khusus). Persiapan FKP terdiri dari koordinasi (provinsi dan kabupaten/kota), rekrutmen petugas, pencetakan dokumen, pelatihan petugas, dan rapat koordinasi fasilitator. Pelaksanaan FKP terdiri dari pelaksanaan FKP di desa/kelurahan, verifikasi daftar, verifikasi keluarga tambahan, penandatanganan hasil, dan evaluasi kegiatan. Entri hasil FKP terdiri dari pemeriksaan dan pengumpulan dokumen, entri dokumen, penyerahan dokumen, receiving batching, dan penyusunan laporan. 2.3 Dokumen FKP Jenis dokumen yang digunakan dalam kegiatan FKP meliputi: 1. Daftar REGSOSEK22-FKP Daftar ini berisi nama serta alamat keluarga yang bersumber dari Pendataan Awal Regsosek 2022 yang diolah dengan proxy mean test (PMT). Selain itu akan diidentifikasi daftar penduduk tambahan dengan acuan data kependudukan Kementerian Dalam Negeri (Kemendagri) yang belum tercantum dalam Regsosek. Pada daftar ini, terdapat baris kosong untuk penduduk yang belum tercatat dalam hasil pendataan Regsosek maupun data kependudukan Kemendagri seperti keluarga yang baru pindah, keluarga baru terbentuk, dll. Acuan waktu yang digunakan untuk verifikasi kelompok kesejahteraan keluarga hasil PMT berdasarkan kondisi pendataan awal Regsosek 2022 (15 Oktober - 14 November 2022). Contoh Daftar REGSOSEK22-FKP terdapat pada Lampiran Dokumen FKP.
Pedoman Forum Konsultasi Publik 13 2. Berita Acara FKP Berita acara FKP merupakan bukti partisipasi seluruh peserta FKP di desa/kelurahan yang ditandatangani oleh kepala desa/lurah dan seluruh kepala dusun/RW/SLS atau perwakilan dusun/RW/SLS yang hadir berisi jumlah keluarga hasil FKP. Jika FKP dilaksanakan pada satu level di bawah desa/kelurahan maka terdapat berita acara gabungan yang harus ditandatangani kepala desa/lurah. Format berita acara FKP dan berita acara gabungan terdapat pada Lampiran Dokumen FKP. 3. Daftar Hadir Daftar ini diisi dan ditandatangani oleh seluruh peserta FKP yang hadir beserta petugas FKP. Format Daftar Hadir terdapat pada Lampiran Dokumen FKP. 4. Cue card Cue card adalah sebuah media dari kertas berbentuk kartu yang berisi narasi yang sesuai dengan alur pelaksanaan FKP. Cue card terbagi menjadi dua bagian, untuk fasilitator dan asisten fasilitator. Pada bagian fasilitator, cue card akan berisi panduan dalam melakukan pembukaan dan penutupan. Sementara untuk asisten fasilitator akan berisi tata cara pengisian daftar dan penjelasan konsep-konsep yang digunakan dalam FKP. Cue card terdapat pada Lampiran Dokumen FKP. 5. Alat Peraga Alat peraga adalah Daftar REGSOSEK22-FKP Blok V dan Blok VI berukuran plano yang telah terisi untuk memudahkan peserta FKP memahami tata cara pengisian. Contohcontoh dalam alat peraga telah disesuaikan dengan narasi dalam cue card. Alat peraga terdapat pada Lampiran Dokumen FKP. 6. Suplemen Buku Pedoman Fasilitator. Suplemen buku pedoman fasilitator adalah ringkasan buku pedoman FKP yang akan diberikan kepada setiap fasilitator. Suplemen ini terdapat pada Lampiran Dokumen FKP.
BAB III MEKANISME REKRUTMEN PETUGAS
Pedoman Forum Konsultasi Publik 17 BAB 3 MEKANISME REKRUTMEN PETUGAS 3.1 Jadwal Rekrutmen Petugas Kegiatan rekrutmen petugas FKP akan dilaksanakan dengan jadwal dan rincian kegiatan sebagai berikut: Tabel 3.1 Jadwal Kegiatan Rekrutmen Petugas FKP No Uraian Kegiatan Jadwal (1) (2) (3) 1 Penunjukan Fasilitator FKP Maret - M2 April 2023 2 Rekrutmen Asisten Fasilitator FKP Maret - M2 April 2023 3 Rekrutmen Administrator FKP Maret - M2 April 2023 3.2 Persyaratan Petugas FKP Rekrutmen petugas pada kegiatan FKP perlu direncanakan dan dilaksanakan dengan seksama agar diperoleh petugas yang bertanggung jawab, disiplin, dan teliti. Hasil rekrutmen petugas yang sesuai dengan harapan, akan sangat mempengaruhi kualitas pelaksanaan lapangan. Guna memperlancar kegiatan rekrutmen petugas, BPS Kabupaten/Kota dapat meminta masukan, konsultasi, atau kerjasama dengan aparat Pemerintah Daerah (Pemda) seperti Camat dan Kepala Desa/Lurah. Kinerja petugas pada kegiatan sensus atau survei sebelumnya dapat menjadi perhatian dan pertimbangan tersendiri dalam penentuan calon petugas. Petugas FKP diutamakan berasal dari anggota masyarakat dan memiliki pengetahuan tentang masyarakat di wilayah tugasnya. Petugas FKP akan ditetapkan oleh Kepala BPS Kabupaten/Kota atau pejabat lain yang ditunjuk. Petugas yang telah terikat perjanjian kerja dengan BPS harus memahami dan diwajibkan menandatangani Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) sebelum mengikuti kegiatan pelatihan petugas FKP serta seluruh rangkaian kegiatan yang telah ditentukan. Setiap petugas FKP baik yang berasal dari mitra maupun organik BPS akan menandatangani Pakta integritas untuk memastikan netralitas FKP dari kepentingan politik manapun. Format Pakta Integritas terdapat pada Lampiran Rekruitmen
Pedoman Forum Konsultasi Publik 18 Petugas. Petugas yang terlibat pada kegiatan FKP terdiri dari Fasilitator, Asisten Fasilitator dan Administrator dengan persyaratan sebagai berikut: 3.2.1 Fasilitator Fasilitator FKP adalah Kepala Desa/Lurah pada wilayah FKP. Jika Kepala Desa/Lurah berhalangan, maka fasilitator FKP dapat diganti oleh aparat Desa/Kelurahan yang dianggap mampu sebagai fasilitator. Berhalangan dalam hal ini termasuk jika di sebuah desa kepala desanya demisioner karena desa tersebut sedang melakukan Pilkades saat pelaksanaan FKP. BPS Kabupaten/kota perlu melakukan identifikasi pada wilayah-wilayah yang sedang melakukan pilkades dan menentukan pengganti yang netral dari aparat desa melalui konsultasi dengan camat. Dalam hal FKP dilaksanakan di tingkat RW/Dusun/satu tingkat di bawah desa, maka fasilitator adalah ketua RW/Kepala Dusun, atau nama lain yang digunakan di wilayah tersebut. Jika ketua RW/Kepala Dusun berhalangan, maka fasilitator FKP dapat diganti oleh aparat RW/Dusun yang dianggap mampu sebagai fasilitator. Dalam memilih fasilitator pengganti perlu dipertimbangkan hal-hal berikut: 1. Diutamakan berusia tidak lebih dari 56 tahun; 2. Diutamakan berpendidikan minimal SMA; 3. Memiliki HP dengan nomor aktif dan mudah dihubungi; 4. Diutamakan memiliki pengalaman sebagai fasilitator/pernah menjadi fasilitator; 5. Diutamakan mempunyai pengalaman dalam memimpin rapat warga; 6. Diutamakan memiliki kemampuan komunikasi yang baik; 7. Mengenal dengan baik keadaan sosial budaya masyarakat di wilayah kerjanya; 8. Mengikuti rapat koordinasi fasilitator; 9. Mampu bekerja sama dalam tim dengan baik; dan 10. Bersedia melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya hingga seluruh kegiatan selesai. 3.2.2 Asisten Fasilitator 1. Asisten fasilitator diutamakan berasal dari organik BPS; 2. Jika rekrutmen Asisten fasilitator dari poin (1) tidak dapat terpenuhi, maka dapat dipilih dari mitra BPS yang berpengalaman; 3. Diutamakan berpendidikan minimal SMA atau sederajat; 4. Diutamakan memiliki pengalaman dalam memimpin rapat warga;
Pedoman Forum Konsultasi Publik 19 5. Diutamakan memiliki kemampuan komunikasi yang baik; 6. Diupayakan berasal atau mengenal kecamatan wilayah tugasnya; 7. Diutamakan berumur 23 s.d. 50 tahun; 8. Memiliki HP dengan nomor aktif dan mudah dihubungi; 9. Mengikuti pelatihan asisten fasilitator; 10. Mengikuti rapat koordinasi dengan fasilitator; 11. Asisten fasilitator mampu berkomunikasi dan bekerja sama dengan tim; 12. Asisten fasilitator memiliki dan dapat menggunakan HP dengan spesifikasi: a. Jenis HP: Android b. Versi Minimal: 4.4 (Kitkat) c. RAM Minimal: 3 GB d. Internal Memory: Free space minimal 3 GB e. Memiliki Internal GPS f. Kamera berfungsi dengan baik. 13. Bersedia melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya hingga seluruh kegiatan selesai. 3.2.3 Administrator 1. Administrator diutamakan berasal dari organik BPS; 2. Jika rekrutmen administrator dari poin (1) tidak dapat terpenuhi, maka dapat dipilih dari mitra BPS yang berpengalaman; 3. Diutamakan berpendidikan minimal SMA atau sederajat; 4. Diupayakan berasal atau mengenal kecamatan wilayah tugasnya; 5. Diutamakan berumur 23 s.d. 50 tahun; 6. Memiliki HP dengan nomor aktif dan mudah dihubungi; 7. Mengikuti briefing administrator; 8. Administrator mampu berkomunikasi dan bekerja sama dengan tim; 9. Bersedia melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya hingga seluruh kegiatan selesai. 3.3 Tahapan Rekrutmen Petugas Sosialisasi atau pengumuman perekrutan petugas FKP (Asisten Fasilitator dan Administrator) dilakukan secara terbuka. Pengumuman perekrutan dapat disampaikan melalui website BPS, media sosial, papan pengumuman atau media sosialisasi lainnya. Fasilitator tidak ada mekanisme rekrutmen (sudah ditunjuk dari aparat desa/kelurahan), namun akan ditambahkan ke dalam aplikasi SOBAT BPS.
Pedoman Forum Konsultasi Publik 20 Seluruh format dokumen terkait perekrutan petugas FKP dapat diunduh pada Lampiran Rekrutmen Petugas. Mekanisme perekrutan asisten fasilitator dan administrator dapat dilakukan dengan menggunakan dua metode sebagai berikut: 1. Calon asisten fasilitator dan administrator yang berasal dari mitra mendaftar melalui aplikasi SOBAT BPS, yang dapat diakses melalui website (https://mitra.bps.go.id) atau menggunakan SOBAT App yang dapat diunduh melalui Google Playstore. Calon asisten fasilitator dan administrator yang mendaftar melalui website atau app akan langsung muncul pada aplikasi Manajemen Mitra (https://manajemen-mitra.bps.go.id). BPS Kabupaten/Kota dapat menentukan petugas FKP yang terpilih melalui aplikasi Manajemen Mitra. 2. Calon asisten fasilitator dan administrator yang berasal dari mitra dapat mendaftar melalui BPS Kabupaten/Kota sesuai dengan mekanisme yang ditetapkan oleh BPS Kabupaten/Kota tersebut. Setelah mendapatkan mitra yang terpilih sebagai petugas, admin BPS Kabupaten/Kota dapat melakukan impor data melalui aplikasi Manajemen Mitra (https://manajemen-mitra.bps.go.id) ataupun meminta mitra mengisi data mandiri melalui aplikasi SOBAT BPS (website atau android app). Data mitra yang mendaftar melalui aplikasi SOBAT BPS maupun data mitra yang diimpor melalui Manajemen Mitra tersimpan dalam satu database. Setiap calon petugas ketika melakukan pendaftaran harus melampirkan: 1. Fotokopi ijazah pendidikan terakhir. Untuk calon asisten fasilitator dan administrator yang tidak memiliki fotokopi ijazah maka harus dilengkapi dengan Surat Pernyataan dari BPS Kabupaten/Kota; 2. Fotokopi kartu identitas (KTP); 3. Pas foto terbaru 3x4 terbaru; 4. Daftar Riwayat Hidup; 5. Surat Keterangan Domisili dari Ketua RT/RW; 6. Surat Pernyataan Memiliki dan Dapat Menggunakan HP; 7. Pakta integritas; dan 8. Surat Lamaran. Tahapan dalam rekrutmen menggunakan aplikasi website SOBAT BPS, adalah sebagai berikut: 1. BPS Kabupaten/Kota melakukan pengumuman tahapan rekrutmen petugas FKP melalui website dan media sosial yang dimiliki BPS Kabupaten/Kota, atau melalui media lainnya.
Pedoman Forum Konsultasi Publik 21 2. Pegawai BPS Kabupaten/Kota yang ditunjuk sebagai Administrator pada aplikasi Manajemen Mitra bertugas untuk membuka rekrutmen kegiatan FKP pada Manajemen Mitra. 3. Calon petugas FKP mendaftar dengan cara mengakses Aplikasi SOBAT BPS, bagi calon petugas yang sudah pernah terdaftar dalam Aplikasi SOBAT BPS dapat langsung login dalam aplikasi. Bagi calon petugas yang belum pernah terdaftar sebagai petugas mitra BPS atau belum terdaftar dan belum memiliki akun dalam Aplikasi SOBAT BPS, harus melakukan tahapan registrasi terlebih dahulu melalui https://mitra.bps.go.id 4. Setelah calon petugas FKP melakukan registrasi dan memiliki akun dalam Aplikasi SOBAT BPS, calon petugas login kembali dalam Aplikasi SOBAT BPS mengisi biodata yang berisi data identitas, pengalaman sensus/survei, pas foto terbaru dan mengubah password apabila ingin password baru. 5. Tahapan berikutnya, calon petugas FKP melakukan pendaftaran pada Survei/Sensus. Dalam hal ini, Sensus/Survei yang dipilih adalah Forum Konsultasi Publik Registrasi Sosial Ekonomi (FKP REGSOSEK). 6. Setelah calon petugas FKP melalui tahapan pendaftaran dan telah lolos seleksi, petugas FKP dapat mengunduh kartu petugas di Aplikasi SOBAT BPS. Tahapan dalam rekrutmen menggunakan aplikasi Manajemen Mitra, adalah sebagai berikut: 1. Pegawai yang ditunjuk sebagai Administrator dalam Aplikasi Manajemen Mitra mengakses alamat website https://manajemen-mitra.bps.go.id. 2. Administrator dapat melakukan impor data mitra yang telah lolos seleksi sebagai petugas pada Aplikasi Manajemen Mitra. 3. Administrator dapat mencetak kartu petugas untuk petugas FKP yang telah diterima pada Aplikasi Manajemen Mitra. Penjelasan rinci terkait mekanisme seleksi petugas FKP melalui aplikasi Manajemen Mitra sebagai berikut: 1. BPS Kabupaten/Kota melihat kebutuhan Petugas FKP pada klasifikasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Rekrutmen Petugas FKP dapat dipenuhi dari beberapa metode seleksi. Prioritas metode seleksi dapat dilihat berdasarkan urutan berikut: a. Prioritas 1: Seleksi dari database mitra yang memenuhi kriteria sebagai Petugas FKP. Database mitra merupakan sekumpulan informasi yang berisi biodata serta rekam jejak mitra BPS yang pernah/sedang bertugas dalam
Pedoman Forum Konsultasi Publik 22 sensus/survei/pendataan yang dilakukan BPS. Melalui database mitra ini, BPS Kabupaten/Kota diharapkan memperoleh petugas yang berkualitas; b. Prioritas 2: Jika petugas yang memenuhi persyaratan Petugas FKP yang berada pada database mitra tidak mencukupi jumlah Petugas FKP yang diperlukan, maka dapat dilakukan seleksi dari mitra BPS yang belum terdaftar pada database, namun sudah pernah mengikuti survei/sensus/pendataan BPS di wilayah kabupaten/kota setempat yang memenuhi kriteria sebagai petugas FKP; dan; c. Prioritas 3: Jika prioritas 1 dan 2 belum mencukupi kebutuhan Petugas FKP, maka dapat dilakukan seleksi dari Badan Perwakilan Desa (BPD), tokoh masyarakat, tokoh agama, kader PKK, kader posyandu, atau masyarakat lainnya di wilayah kelurahan/desa setempat yang dinilai memenuhi kriteria Petugas FKP. 2. BPS Kabupaten/Kota membentuk panitia seleksi Petugas FKP yang dituangkan dalam Surat Keputusan (SK) kemudian melakukan rapat untuk mempersiapkan rekrutmen Petugas FKP; 3. Panitia seleksi menyampaikan pengumuman rekrutmen petugas FKP yang rekrutmen petugas menggunakan website BPS, media sosial, papan pengumuman, dan/atau media lain; 4. Calon Petugas FKP menyerahkan berkas yang antara lain: a. Fotocopy Ijazah pendidikan terakhir; b. Fotocopy Kartu Tanda Penduduk (KTP); c. Pas foto 3x4 terbaru; d. Daftar Riwayat Hidup; e. Surat keterangan domisili yang ditandatangani RT/RW; f. Surat Pernyataan Memiliki dan Dapat Menggunakan HP; g. Pakta Integritas; dan h. Surat Lamaran. 5. Panitia melakukan seleksi berkas calon Petugas FKP; 6. Panitia menetapkan calon Petugas FKP melalui seleksi berkas yang telah dikumpulkan, dan apabila diperlukan panitia dapat melakukan wawancara pada calon Petugas sebelum melakukan penetapan; 7. BPS kabupaten/kota menetapkan Petugas FKP yang terpilih. Penentuan hasil seleksi Petugas FKP merupakan wewenang Kepala BPS Kabupaten/Kota; 8. Hasil akhir rekrutmen Petugas FKP diumumkan oleh BPS Kabupaten/Kota dapat melalui website, papan pengumuman, dan/atau media lainnya. Pengumuman
Pedoman Forum Konsultasi Publik 23 yang disampaikan adalah Petugas FKP yang terpilih dan yang berstatus cadangan (yang akan diperlukan jika ada kebutuhan penggantian Petugas FKP); 9. Kepala BPS kabupaten/kota membuat surat rekomendasi sebagai mitra BPS pada kegiatan Forum Konsultasi Publik Registrasi Sosial Ekonomi (FKP REGSOSEK) bagi Petugas yang terpilih dari metode seleksi prioritas 2 dan 3 (selain dari metode seleksi yang berasal dari database mitra atau disebut prioritas 1); 10. BPS Kabupaten/Kota menyampaikan pemberitahuan kepada Petugas FKP terpilih hasil seleksi, dan menjadwalkan penandatangan Pakta Integritas serta SPTJM; dan 11. Panitia membuat laporan kegiatan rekrutmen Petugas FKP yang ditujukan kepada Kepala BPS Kabupaten/Kota. 3.4 Prosedur Penggantian Petugas Syarat-syarat penggantian Petugas FKP perlu memperhatikan waktu penggantian petugas antara lain: a. Sebelum penandatanganan SPTJM 1. Penggantian Petugas FKP pada kegiatan FKP harus disertakan dengan alasan yang kuat dan tepat, misalnya meninggal, sakit, mengalami musibah, dan alasan penting lainnya; 2. Penggantian Petugas FKP berasal dari calon Petugas FKP yang berstatus cadangan yang telah ditetapkan sebelumnya. Calon Petugas FKP pengganti dipilih berdasarkan kondisi dan identifikasi wilayah yang akan menjadi tanggung jawab lapangan; 3. Petugas FKP pengganti wajib melakukan penandatanganan dan menaati SPTJM serta dan mengikuti seluruh tahapan kegiatan FKP sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. b. Sesudah penandatanganan SPTJM, sebelum pelaksanaan FKP 1. Penggantian Petugas FKP pada kegiatan FKP harus disertakan dengan alasan yang kuat dan tepat, misalnya meninggal, sakit, mengalami musibah, atau alasan penting lainnya; 2. Penggantian Petugas FKP berasal dari calon Petugas FKP yang berstatus cadangan yang telah ditetapkan sebelumnya. Calon Petugas FKP pengganti dipilih berdasarkan kondisi dan identifikasi wilayah yang akan menjadi tanggung jawab lapangan; 3. Petugas FKP pengganti wajib mengikuti pelatihan Petugas FKP atau mengikuti pelatihan pengganti (apabila jadwal pelaksanaan pelatihan telah selesai
Pedoman Forum Konsultasi Publik 24 dilaksanakan) dengan metode dan tempat yang ditentukan oleh BPS Kabupaten/Kota; 4. Petugas FKP pengganti wajib menandatangani dan menaati SPTJM. c. Selama masa pelaksanaan lapangan 1. Penggantian Petugas FKP pada kegiatan FKP harus disertakan dengan alasan yang kuat dan tepat, misalnya meninggal, sakit, mengalami musibah, dan alasan penting lainnya; 2. Jika Petugas FKP (selain fasilitator) menyatakan berhenti di tengah pelaksanaan FKP maka: a) Jika petugas berhenti, maka BPS Kabupaten/Kota menunjuk petugas yang telah dilatih untuk menggantikan peran petugas tersebut hingga menemukan pengganti; b) Jika beban tugas dianggap tidak mungkin diselesaikan, maka BPS Kabupaten/Kota dapat melakukan perekrutan baru dari calon petugas yang berstatus cadangan yang telah ditetapkan sebelumnya; c) Petugas FKP pengganti wajib mengikuti pelatihan pengganti dengan metode dan tempat yang ditentukan BPS Kabupaten/Kota; d) Petugas FKP pengganti wajib menandatangani dan menaati SPTJM. 3. Jika fasilitator berhalangan pada hari pelaksanaan FKP, maka asisten fasilitator 1 mengambil alih tugas fasilitator dalam FKP. Fasilitator yang berhalangan harus membuat surat pernyataan dan menunjuk salah satu aparatnya untuk hadir dalam FKP. Penandatanganan berita acara FKP dilakukan oleh aparat yang ditunjuk oleh fasilitator tersebut. Dalam hal tidak ada aparat yang ditunjuk/yang hadir menggantikan fasilitator saat FKP, maka penandatanganan berita acara FKP dilakukan oleh asisten fasilitator. 4. Prosedur pengupahan Petugas FKP yang mengundurkan diri setelah sebagian tugasnya diselesaikan diatur di dalam SPTJM yang ditandatangani.
BAB IV PELATIHAN PETUGAS
Pedoman Forum Konsultasi Publik 27 BAB 4 PELATIHAN PETUGAS 4.1 Penyelenggaraan dan Jadwal Pelatihan Pelatihan petugas Forum Konsultasi Publik (FKP) dilakukan secara berjenjang. Dimulai dari Workshop Instruktur Utama (Intama), pelatihan Instruktur Nasional (Innas), pelatihan Instruktur Daerah (Inda), pelatihan Asisten Fasilitator, serta rapat koordinasi Fasilitator dan Administrator. Jadwal pelatihan Innas, Inda, Asisten Fasilitator, serta rapat koordinasi Fasilitator dan Administrator dapat dilihat pada Tabel 4.1. Tabel 4.1 Penyelenggaraan dan Jadwal Pelatihan Kegiatan Penyelenggara Jadwal Durasi (1) (2) (2) (3) Pelatihan Innas BPS Pusat 27 -31 Maret 2023 2 hari MOOC dan 3 hari daring Pelatihan Inda BPS Provinsi 2 - 6 April 2023 2 hari MOOC dan 3 hari daring Pelatihan Asisten Fasilitator BPS Kabupaten/Kota M2-M3 April 2023 2 hari efektif Rapat Koordinasi Fasilitator BPS Kabupaten/Kota M3-M4 April 2023 Halfday Meeting Briefing Administrator BPS Kabupaten/Kota M3-M4 April 2023 Halfday Meeting
Pedoman Forum Konsultasi Publik 28 4.2 Pelatihan Instruktur Nasional (Innas) Pelatihan Innas diselenggarakan oleh BPS pusat dan dilakukan secara daring melalui Warkop Pusdiklat BPS selama 3 (tiga) hari. Rundown dan materi pelatihan Innas sebagai berikut: Tabel 4.2 Rundown Pelatihan Innas FKP
Pedoman Forum Konsultasi Publik 29 4.3 Pelatihan Instruktur Daerah (Inda) Pelatihan Inda diselenggarakan oleh BPS Provinsi dan dilakukan secara daring melalui Warkop Pusdiklat BPS selama 3 (tiga) hari. Rundown dan materi pelatihan Inda sebagai berikut: Tabel 4.3 Rundown Pelatihan Inda FKP
Pedoman Forum Konsultasi Publik 30 4.4 Pelatihan Asisten Fasilitator Pelatihan Asisten Fasilitator diselenggarakan oleh BPS Kabupaten/Kota dan dilakukan secara tatap muka selama 2 (dua) hari efektif. Rundown dan materi pelatihan asisten fasilitator sebagai berikut: Tabel 4.4 Rundown Pelatihan Asisten Fasilitator FKP Terdapat perbedaan materi pada pelatihan Innas/Inda dengan asisten fasilitator. Materi “Membangun Hubungan Baik Dengan Masyarakat Dalam FKP” tidak diajarkan. Sekalipun demikian dalam penjelasan materi yang ada, Inda diharapkan menyisipkan substansi materi-materi ini dan memberikan arahan agar asisten fasilitator membaca pembahasan terkait pada buku pedoman Bab X. Selain itu terdapat materi simulasi FKP pada pelatihan hari kedua yang diharapkan dapat memberikan gambaran pada calon petugas tentang suasana FKP. Dalam memandu simulasi Inda menunjuk tim FKP yaitu fasilitator, dua orang asisten fasilitator, administrator, dan sisanya sebagai peserta FKP. Dalam simulasi sekurangnya bisa diperagakan tahap pembukaan fasilitator, penjelasan asisten fasilitator, serta pemeriksaan dan pengisian daftar. Selama simulasi, Inda mengamati Hari Waktu Rincian Narasumber/ Pengajar Bobot (1) (2) (3) (4) (5) 07.30 - 08.00 Registrasi 08.00 - 08.30 Pembukaan Kepala BPS Kab/Kota 08.30 - 08.45 Pre-test 08.45 - 09.30 Penjelasan Umum FKP Inda 1 JP 09.30 - 10.00 Istirahat 10.00 - 11.30 Metode, mekanisme Lapangan, dan pembagian peran dalam FKP Inda 2 JP 11.30 - 12.30 Ishoma 12.30 - 14.00 Kondef dan Tata Cara Pengisian Regsosek22- FKP Blok I - IV Inda 2 JP 14.00 - 15.30 Tata Cara Pengisian Regsosek22-FKP Blok V - VI Inda 2 JP 15.30 - 15.45 Istirahat 15.45 - 16.30 FAQ Inda 1 JP 08.00 - 09.30 Entry Hasil FKP dan Penggunaan Data Pendukung Inda 2 JP 09.30 - 10.15 Praktik Entry Hasil FKP dan Penggunaan Data Pendukung Inda 1 JP 10.15 - 10.30 Istirahat 10.30 - 11.15 Penjelasan Rakor/Briefing Fasilitator Inda 1 JP 11.15 - 13.30 Simulasi FKP Inda 3 JP 13.30 - 14.30 Ishoma 14.30 - 14.45 Post test Inda 1 JP 14.45 Penutupan Kepala BPS Kab/Kota Hari I Hari II
Pedoman Forum Konsultasi Publik 31 dan memberikan masukan pada hal-hal yang memerlukan perbaikan. Upayakan tersedia cukup waktu (30 menit) dalam sesi simulasi untuk melakukan evaluasi dan pembahasan. Ini diperlukan agar calon petugas memiliki kesempatan menanyakan hal yang belum dipahami. 4.5 Rapat Koordinasi Fasilitator Rapat koordinasi Fasilitator dipimpin oleh salah satu asisten fasilitator yang ditentukan oleh BPS Kabupaten/Kota. Rapat koordinasi fasilitator dalam bentuk halfday meeting secara tatap muka di kecamatan atau bisa disesuaikan dengan kondisi masing-masing kabupaten/kota. Pada rapat koordinasi setiap fasilitator akan dibekali dengan suplemen buku pedoman fasilitator. Rancangan jadwal kegiatan rapat koordinasi fasilitator seperti pada Tabel 4.5. Tabel 4.5 Rancangan Jadwal Kegiatan Rapat Koordinasi Fasilitator No Waktu Rincian Penanggung Jawab Keterangan (1) (2) (3) (4) (5) 1 08.00 – 08.30 Registrasi Panitia BPS Kabupaten/ Kota Pengisian daftar hadir 2 08.30 – 09.00 Pembukaan 1. Menyanyiakan lagu Indonesia Raya 2. Pembacaan Doa 3. Sambutan Panitia BPS Kabupaten/ Kota Dibutuhkan MC, Pembaca Doa, dan Camat/yang mewakili 3 09.00 – 09.45 Penjelasan materi singkat Regsosek dan FKP Asisten fasilitator 4 09.45 – 10.30 Penjeleasan materi pembagian peran fasilitator, asisten fasilitator, dan administrator dalam FKP Asisten fasilitator 5 10.30 – 11.15 Penjelasan kelengkapan dokumen FKP untuk Fasilitator Asisten fasilitator
Pedoman Forum Konsultasi Publik 32 No Waktu Rincian Penanggung Jawab Keterangan 6 11.15 – 12.00 Pejelasan materi Cue Card fasilitator Asisten fasilitator 7 12.00 – 12.45 Penjelasan terkait administrasi Fasilitator Asisten fasilitator 8 12.45 – 13.00 Penutupan Panitia BPS Kabupaten/Kota Pembayaran translok 4.6 Briefing Administrator Briefing administrator dilakukan oleh BPS Kabupaten/Kota dalam bentuk halfday meeting secara tatap muka di BPS Kabupaten/Kota atau disesuaikan dengan kondisi masing-masing kabupaten/kota. Pembekalan administrasi FKP dilakukan secara berjenjang dari Biro Keuangan BPS RI kepada BPS Provinsi, selanjutnya BPS Provinsi kepada BPS Kabupaten/kota.
BAB V MEKANISME LAPANGAN
Pedoman Forum Konsultasi Publik 35 BAB 5 MEKANISME LAPANGAN Penyelenggaraan FKP dilakukan di desa/kelurahan atau satu tingkat di bawahnya. Setiap Tim FKP bertanggungjawab untuk melaksanakan FKP di wilayah tugasnya maksimal 13 kali. Satu tim pelaksanaan FKP terdiri dari 4 orang anggota yaitu 1 (satu) orang fasilitator yang menjadi narasumber, 2 (dua) orang asisten fasilitator, dan 1 (satu) orang administrator. Organisasi lapangan FKP dapat dilihat pada Gambar 5.5 dengan rincian sebagai berikut: Gambar 5.1 Organisasi Lapangan FKP 5.1 Pembagian Peran Tim FKP Tim FKP terdiri dari 4 orang anggota: 1 (satu) orang fasilitator yang menjadi narasumber, 2 (dua) orang asisten fasilitator, dan 1 (satu) orang administrator. Berikut penjelasan peran masing-masing anggota tim pelaksanaan FKP. 5.1.1 Peran Fasilitator a. Tahap Pra-FKP 1. Mengikuti rapat koordinasi fasilitator. 2. Melakukan koordinasi dengan penanggung jawab di lokasi FKP berkaitan dengan perizinan, penjelasan acara, dan peserta yang diundang. b. Tahap FKP 1. Membuka pelaksanaan FKP dan memimpin perkenalan. 2. Fasilitator memberikan penjelasan umum pelaksanaan FKP (bentuk, tujuan, hasil, dan peran peserta FKP) serta dokumen yang digunakan dalam FKP. BPS Kabupaten/Kota Tim FKP 1 1 Fasilitator + 2 Asisten Fasilitator + 1 Administrator Tim FKP 2 1 Fasilitator + 2 Asisten Fasilitator + 1 Administrator ------- Tim FKP Ke-n 1 Fasilitator + 2 Asisten Fasilitator + 1 Administrator
Pedoman Forum Konsultasi Publik 36 3. Memandu pelaksanaan verifikasi dokumen Daftar REGSOSEK22-FKP oleh peserta FKP, termasuk pembahasan pada hasil pemeriksaan tersebut (keluarga-keluarga yang pindah kelompok kesejahteraan). 4. Memandu keseluruhan jalannya diskusi dalam pelaksanaan FKP. 5. Menandatangani berita acara FKP 6. Menutup pelaksanaan FKP 5.1.2 Peran Asisten Fasilitator 1 a. Tahap Pra-FKP 1. Melakukan koordinasi bersama dengan fasilitator. 2. Melakukan koordinasi dengan penanggung jawab lokasi FKP, berkaitan dengan tata ruang dan kelengkapan FKP yang diperlukan. 3. Menyiapkan kebutuhan pelaksanaan FKP seperti daftar REGSOSEK22-FKP, cue-card, alat peraga, aplikasi FKP, dll. b. Tahap FKP 1. Membagikan Daftar REGSOSEK22-FKP. 2. Menjelaskan konsep-konsep penting. 3. Menyampaikan penjelasan tata cara pengisian Daftar REGSOSEK22- FKP dengan menggunakan alat peraga. 4. Membantu peserta dalam melakukan pengisian Daftar REGSOSEK22-FKP. 5. Melakukan pengecekan isian Daftar REGSOSEK22-FKP dan pembahasan hasil pengecekan tersebut. 6. Membantu fasilitator dalam memandu jalannya diskusi. c. Tahap Pasca FKP 1. Membantu melakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen FKP. 2. Melakukan entri hasil FKP. 3. Melakukan evaluasi pelaksanaan FKP. 4. Melakukan koordinasi untuk persiapan pelaksanaan FKP berikutnya. 5.1.3 Peran Asisten Fasilitator 2 a. Tahap Pra-FKP 1. Melakukan koordinasi bersama dengan fasilitator. 2. Melakukan koordinasi dengan penanggung jawab lokasi FKP berkaitan dengan tata ruang dan kelengkapan FKP yang diperlukan. 3. Mengoordinasikan dan menentukan lokasi FKP. 4. Membantu menyiapkan kebutuhan pelaksanaan FKP seperti daftar REGSOSEK22-FKP, cue-card, alat peraga, aplikasi FKP, dll.
Pedoman Forum Konsultasi Publik 37 b. Tahap FKP 1. Membantu membagikan Daftar REGSOSEK22-FKP. 2. Membantu peserta dalam melakukan pengisian Daftar REGSOSEK22-FKP. 3. Melakukan pengecekan isian Daftar REGSOSEK22-FKP dan pembahasan hasil pengecekan tersebut. 4. Membantu fasilitator dalam memandu jalannya diskusi. c. Tahap Pasca FKP 1. Membantu melakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen FKP. 2. Melakukan entri hasil FKP. 3. Melakukan evaluasi pelaksanaan FKP. 4. Melakukan koordinasi untuk persiapan pelaksanaan FKP berikutnya. 5.1.4 Peran Administrator a. Tahap Pra-FKP 1. Melakukan pengiriman surat dari BPS Kabupaten/Kota terkait pelaksanaan FKP kepada kepala desa/lurah. 2. Melakukan koordinasi dengan kepala desa/lurah terkait kehadiran peserta FKP serta waktu dan tempat pelaksanaan FKP. 3. Mempersiapkan administrasi (biaya transport peserta FKP, berita acara FKP, daftar hadir, konsumsi, alat tulis, dan sebagainya). b. Tahap FKP 1. Bertanggung jawab dalam hal pengurusan registrasi peserta FKP. 2. Melakukan pembayaran biaya transport peserta FKP. 3. Memastikan kelengkapan dokumen administrasi. 4. Membantu peserta dalam melakukan pengisian Daftar REGSOSEK22-FKP. c. Tahap Pasca FKP 1. Melakukan koordinasi untuk persiapan pelaksanaan FKP berikutnya. 2. Melakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen administrasi. 3. Menyusun laporan pelaksanaan FKP. Format Laporan FKP terdapat pada Lampiran Dokumen FKP. 5.2 Koordinasi Persiapan Pelaksanaan FKP Dalam pelaksanaan kegiatan FKP, diperlukan keterlibatan beberapa pihak. Oleh karena itu dilakukan koordinasi dari tingkat pusat hingga daerah agar pelaksanaan kegiatan FKP dapat berjalan dengan baik. Mekanisme koordinasi pelaksanaan FKP sebagai berikut:
Pedoman Forum Konsultasi Publik 38 1. Pada tingkat pusat, BPS Pusat berkoordinasi dan menyiapkan surat permintaan dukungan terkait pelaksanaan FKP di tingkat pusat kepada Kemendagri, Kemendesa, Panglima TNI dan Kapolri. 2. Pada tingkat provinsi, BPS provinsi melakukan koordinasi persiapan FKP tingkat provinsi dengan dinas terkait seperti Dinas Sosial, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, Diskominfotik, Dinas PMD, BKD, dan dinas lain yang dianggap penting di tingkat provinsi dan Kepala BPS Kabupaten/Kota serta menyiapkan surat permintaan dukungan terkait pelaksanaan FKP kepada Gubernur. 3. Pada tingkat kabupaten/kota, BPS Kabupaten/Kota melakukan koordinasi persiapan FKP tingkat kabupaten/kota dengan dinas terkait seperti Dinas Sosial, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, Diskominfotik, Dinas PMD, BKD, dan dinas lain yang dianggap penting di tingkat kabupaten/kota dan Camat serta menyiapkan surat permintaan dukungan terkait pelaksanaan FKP kepada Bupati/Walikota. 4. Pada tingkat kecamatan, BPS Kabupaten/Kota melakukan koordinasi dengan Camat terkait pelaksanaan FKP dengan agenda sebagai berikut: a. melakukan koordinasi mengenai banyaknya FKP yang dilakukan dalam satu kecamatan; b. melakukan konfirmasi jumlah wilayah administrasi (desa/kelurahan/nagari) dalam kecamatan tersebut; c. melakukan rapat koordinasi fasilitator (termasuk menentukan jadwal, lokasi, dll); d. mengidentifikasi potensi permasalahan dan yang mungkin terjadi di lapangan pada saat pelaksanaan FKP. Format daftar identifikasi permasalahan dapat dilihat pada Lampiran Draf Laporan; e. meminta bantuan untuk menyosialisasikan kegiatan FKP pada jajarannya; f. mencari solusi apabila ada kepala desa/lurah yang menolak/berhalangan menjadi fasilitator; g. mencari solusi apabila ada kepala desa/lurah yang menolak melaksanakan FKP di desa/kelurahannya. 5. Pada tingkat desa/kelurahan, tim FKP desa/kelurahan merancang persiapan FKP. Adapun beberapa hal yang harus dirancang dan dipersiapkan adalah sebagai berikut: a. membuat surat undangan dengan mencantumkan dokumen yang perlu dibawa peserta FKP (Format surat undangan terdapat pada Lampiran Draf Surat); b. menentukan jadwal dan tempat pelaksanaan FKP;
Pedoman Forum Konsultasi Publik 39 c. menyiapkan administrasi pelaksanaan FKP; d. menyiapkan sarana dan prasarana FKP. 5.3 Alur Kegiatan FKP Secara garis besar kegiatan pelaksanaan FKP dibagi menjadi delapan tahap dimulai dari registrasi, pembukaan oleh Fasilitator, penjelasan FKP dan tata cara pengisian Daftar REGSOSEK22-FKP, verifikasi dan pengisian Daftar REGSOSEK22-FKP, pemeriksaan hasil isian Daftar REGSOSEK22-FKP, pengumpulan Daftar REGSOSEK22- FKP oleh Asisten Fasilitator, penandatanganan hasil FKP, penyelesaian administrasi dan entri hasil FKP. Dalam memimpin pelaksanaan FKP, Fasilitator memperhatikan hal-hal berikut: 1. Fasilitator melaksanakan mekanisme FKP sesuai dengan cue card yang terdapat pada Lampiran Dokumen FKP.) yang telah disediakan, mulai dari membuka pelaksanaan FKP, memberikan penjelasan tentang Daftar REGSOSEK22-FKP yang digunakan, memandu pemeriksaan Daftar REGSOSEK22-FKP, hingga menutup pelaksanaan FKP. 2. Dalam memimpin FKP jika dianggap lebih efektif fasilitator dapat menggunakan bahasa setempat yang lebih dipahami masyarakat, sejauh tidak menyimpang dari substansi yang telah ditetapkan dalam cue card maupun suplemen buku pedoman fasilitator. 3. Fasilitator bersama asisten fasilitator mengupayakan kesepakatan jika terjadi perbedaan pendapat dalam diskusi FKP. 4. Fasilitator bersama Tim FKP menjaga kondusifitas pelaksanaan FKP. 5. Fasilitator menutup FKP dan memberikan apresiasi atas partisipasi masyarakat. 5.3.1 Registrasi Sebelum pelaksanaan FKP dimulai, dilakukan registrasi peserta FKP yang hadir. Adapun beberapa hal yang perlu diperhatikan saat registrasi antara lain: 1. Administrator mempersiapkan daftar hadir peserta FKP 2. Peserta FKP melakukan registrasi pada saat datang ke lokasi FKP 5.3.2 Pembukaan oleh Fasilitator Setelah peserta FKP melakukan registrasi, Fasilitator membuka pelaksanaan FKP. Adapun materi sesi pembukaan adalah sebagai berikut: 1. Fasilitator memberikan sambutan mengenai pelaksanaan FKP sekitar 5 menit. 2. Fasilitator memperkenalkan asisten fasilitator dan administrator. 3. Fasilitator meminta masing-masing peserta memperkenalkan diri dengan menyebutkan nama dan wilayah SLS. Catatan:
Pedoman Forum Konsultasi Publik 40 Upayakan fasilitator dapat mengingat nama peserta misalkan dengan cara mencatat nama pada saat peserta memperkenalkan diri atau membuat name desk sederhana dari kertas. 4. Pembacaan doa Setelah perkenalan fasilitator mempersilahkan pembacaan doa. Pembaca doa bisa ditunjuk dari tokoh setempat atau tim FKP. Tim FKP menyusun doa sesuai dengan budaya setempat, dengan memasukkan substansi doa yang telah terdapat dalam Lampiran Dokumen FKP. 5. Fasilitator memeriksa jumlah kehadiran peserta FKP untuk memastikan seluruh undangan telah hadir. Jika dalam batas waktu 30 menit dari jadwal masih ada peserta yang belum hadir maka fasilitator dapat memulai FKP. Pembukaan tidak diselingi tanya jawab untuk menghindari diskusi melebar yang akan memakan waktu lama. Sekalipun demikian jika ada pertanyaan dari peserta FKP, fasilitator dan asisten fasilitator harus menjawab dengan sebaik-baiknya. Jika terjadi tanya jawab, maka fasilitator dan asisten fasilitator bisa menjawab pertanyaan yang dianggap penting mengingat ketersediaan waktu yang terbatas. 5.3.3 Penjelasan FKP dan Tata cara Pengisian Daftar REGSOSEK22-FKP Setelah kegiatan pembukaan, dilaksanakan kegiatan penjelasan FKP dan tata cara pengisian Daftar REGSOSEK22-FKP. Sebelum penjelasan dimulai terlebih dahulu dilaksanakan pembagian daftar REGSOSEK22-FKP. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembagian daftar REGSOSEK22-FKP antara lain: 1. Asisten Fasilitator terlebih dahulu telah memastikan kebenaran isian identitas wilayah yang tercetak pada Daftar REGSOSEK22-FKP sebelum daftar dibagikan, 2. Asisten fasilitator mendistribusikan Daftar REGSOSEK22-FKP kepada peserta FKP sesuai SLS masing-masing. 3. Asisten Fasilitator mendistribusikan Daftar REGSOSEK22-FKP kepada peserta FKP untuk diperiksa. 4. Jika terdapat pemekaran SLS setelah pendataan Awal Regsosek 2022, Daftar REGSOSEK22-FKP yang tersedia hanya 1 (sebelum pemekaran). Pada kondisi ini, ketua SLS induk dan ketua SLS pemekaran keduanya diundang dalam FKP. Teknis pemeriksaan diawali dengan Ketua SLS induk dan Ketua SLS pemekaran mengidentifikasi keluarga, selanjutnya verifikasi Daftar REGSOSEK22-FKP dilaksanakan secara bergantian oleh Ketua SLS induk dan Ketua SLS pemekaran secara bergantian pada Daftar REGSOSEK22-FKP yang sama.
Pedoman Forum Konsultasi Publik 41 Setelah daftar REGSOSEK22-FKP dibagikan, Fasilitator memberikan penjelasan singkat kegiatan Pendataan Awal Regsosek 2022 terkait tujuan dari Pendataan Awal Regsosek 2022 serta menjelaskan tujuan FKP. Selain itu, asisten Fasilitator membantu memberikan penjelasan tentang konsep-konsep penting dan tata cara pengisian. 5.3.4 Verifikasi dan Pengisian Daftar REGSOSEK22-FKP Verifikasi Daftar REGSOSEK22-FKP dilakukan setelah peserta FKP mendapatkan Daftar REGSOSEK22-FKP sesuai wilayahnya dan telah mendapatkan penjelasan mengenai Daftar REGSOSEK22-FKP. Adapun rincian kegiatan verifikasi Daftar REGSOSEK22-FKP adalah sebagai berikut: 1. Fasilitator dan Asisten Fasilitator memandu proses verifikasi Daftar REGSOSEK22-FKP yang dilakukan oleh seluruh peserta FKP. 2. Peserta FKP melakukan verifikasi kelompok kesejahteraan pada keluarga yang dinilai tidak sesuai dengan kelompok kesejahteraan dipindahkan pada kelompok kesejahteraan yang lebih sesuai dengan memperhatikan: a. Setiap pemindahan kelompok kesejahteraan keluarga, peserta wajib menuliskan alasan pemindahan dengan selengkap-lengkapnya pada Daftar REGSOSEK22-FKP. Selanjutnya alasan ini akan dikategorikan oleh asisten fasilitator melalui program entry. b. Setiap keluarga yang pindah kelompok kesejahteraan, ketua SLS menentukan keluarga acuan (dalam kelompok baru) yang memiliki kesejahteraan setara. c. Melakukan diskusi dan konfirmasi ke peserta FKP untuk setiap pemindahan kelompok kesejahteraan dengan rujukan program data view regsosek. Ini hanya dilakukan untuk keluarga yang pindah minimal 2 (dua) tingkat kelompok kesejahteraan. Misal dari kelompok 1 menjadi 3, atau sebaliknya dari kelompok 4 menjadi 1. d. Untuk mengefektifkan waktu, diskusi alasan pada pemindahan kelompok dilakukan sembari tim FKP melakukan pendampingan verifikasi/pengisian daftar Regsosek22-FKP. Pendampingan pengisian dilakukan oleh asisten fasilitator dengan pembagian jumlah SLS yang merata. 3. Peserta FKP melakukan verifikasi keberadaan keluarga pada Daftar keluarga tambahan (REGSOSEK22-FKP Blok VI) dan menentukan kelompok kesejahteraan dan keluarga acuan.