PERATURAN KEWANGAN
UNIVERSITI SAINS MALAYSIA
Edisi Ke-5 Tahun 2022
ISI KANDUNGAN
KATA PENGANTAR NAIB CANSELOR.......................................................................................... i
KATA ALUAN BENDAHARI ............................................................................................................. ii
PENDAHULUAN................................................................................................................................. iii
TAFSIRAN .......................................................................................................................................... vii
PUNCA KUASA ................................................................................................................................ viii
TARIKH KUATKUASA .................................................................................................................... viii
PERCANGGAHAN ........................................................................................................................... viii
PERUBAHAN PERATURAN KEWANGAN................................................................................. viii
Bahagian I : Governan Kewangan Universiti.............................................................................. 1
Bab 1 – Struktur Kuasa Pengurusan Kewangan Universiti ................................................ 2
Bab 2 - Lembaga / Jawatankuasa-jawatankuasa Kewangan Universiti........................... 4
Bab 3 – Had Kuasa dan Bidang Tanggungjawab Kewangan ............................................. 5
Bahagian II: Tabung-tabung Universiti ........................................................................................ 6
Bab 1 - Tabung Am ........................................................................................................................ 6
Bab 2 - Tabung Enterprise........................................................................................................... 7
Bahagian III : Pengurusan Kewangan .......................................................................................... 8
Bab 1 - Pengurusan Belanjawan................................................................................................ 9
1. Belanjawan .............................................................................................................................. 9
2. Definisi Kumpulan Wang ...................................................................................................11
3. Peruntukan Pusat Tanggungjawab.................................................................................12
Bab 2 - Pengurusan Perolehan.................................................................................................15
A. Maklumat Am .............................................................................................................................15
1. Takrifan Perolehan ................................................................................................................15
2. Jawatankuasa Perolehan .....................................................................................................16
3. Perancangan Perolehan .......................................................................................................19
4. Tanggungjawab......................................................................................................................20
5. Merahsiakan Maklumat Dan Kedudukan Sesuatu Tender..............................................21
B. Perolehan Di Bawah Pembiayaan Geran Kerajaan ........................................................23
1. Perolehan Wang Runcit..................................................................................................23
2. Pembelian Terus...............................................................................................................23
3. Perolehan Kerja ................................................................................................................24
4. Rundingan Terus..............................................................................................................25
5. Sebut Harga .......................................................................................................................26
6. Tender .................................................................................................................................28
7. Kontrak Pusat Dan Sistem Panel Pembekal .............................................................30
8. Perolehan Melalui Pembekal Berdaftar USM ............................................................31
9. Pelantikan Perunding......................................................................................................32
10. Perolehan Melalui Agensi Lain .................................................................................33
11. Perolehan Darurat ........................................................................................................34
C. Perolehan Di Bawah Pembiayaan Sumber Dalaman Universiti Sains Malaysia ....35
1. Tafsir Sumber Dalaman ..................................................................................................35
2. Perolehan Runcit..............................................................................................................35
3. Pembelian Terus...............................................................................................................35
4. Kerja – Kerja Requisition ...............................................................................................36
5. Sebut Harga .......................................................................................................................37
6. Tender .................................................................................................................................37
7. Rundingan Terus..............................................................................................................37
8. Perolehan Darurat............................................................................................................38
9. Kontrak Pusat Dan Sistem Panel Pembekal .............................................................38
10. Perolehan Melalui Pembekal Berdaftar USM ........................................................39
11. Pelantikan Perunding..................................................................................................40
12. Perolehan Melalui Agensi Lain .................................................................................40
13. Perolehan Barangan Terpakai ..................................................................................40
14. Perolehan Melalui “Request For Proposal’’ (RFP). .............................................41
15. Perolehan Terbuka Pra Kelayakan ..........................................................................41
16. Perolehan Hartanah.....................................................................................................41
17. Perolehan Perkhidmatan Lain ..................................................................................41
D. KONTRAK .................................................................................................................................42
1. Pentadbiran Kontrak .......................................................................................................42
2. Penyediaan Kontrak Formal..........................................................................................42
3. Bon Pelaksanaan .............................................................................................................43
3.2 Bentuk dan Jenis Bon....................................................................................................43
3.3 Anggaran Pengiraan..........................................................................................................43
3.3.1 Kontrak Bekalan Atau Perkhidmatan ......................................................................43
3.3.2 Kontrak kerja ...............................................................................................................43
3.3.3 Kontrak Bermasa........................................................................................................43
4. Bayaran Pendahuluan.....................................................................................................44
5. Pemilikan Tapak Dan Permulaan Kerja ......................................................................45
6. Bayaran Interim Dan Kemajuan....................................................................................45
7. Perubahan Dan Pelanjutan Tempoh Kontrak ...........................................................45
Bab 3 - Pengurusan Bayaran ....................................................................................................46
Bab 4 - Pengurusan Pinjaman ..................................................................................................48
A. Pinjaman Perumahan ..................................................................................................48
B. Pinjaman Kenderaan ...................................................................................................55
C. Pinjaman Komputer dan Telefon Pintar (Smartphones)....................................58
Bab 5 - Pengurusan Aset ...........................................................................................................62
Bab 6 - Pengurusan Pelajar.......................................................................................................63
Bab 7 - Pengurusan Cukai .........................................................................................................64
Bab 8 - Pengurusan Insurans ...................................................................................................67
i. Property, Liability And Miscellaneous Programme .......................................................67
ii. Master Motor Programme .................................................................................................67
iii. Specialised programme.....................................................................................................67
Bab 9 – Pengurusan Hasil dan Terimaan ..............................................................................68
Bab 10 – Pengurusan Pelaburan..............................................................................................70
Bab 11 – Pengurusan Hutang ...................................................................................................71
Bab 12 - Pengurusan Kewangan Perkhidmatan Kesihatan ..............................................72
Bab 13 – Kadar Perkhidmatan PTJ..........................................................................................73
Bahagian IV : Penyimpanan Rekod dan Kawalan Dokumen Kewangan ...........................74
1. Pentadbiran Kunci...................................................................................................................75
2. Pemeriksaan Mengejut Peti wang Tunai ...........................................................................78
Kawalan Dokumen Kewangan ..................................................................................................80
Buku Log Pemandu .....................................................................................................................85
Bahagian V : Perakaunan Universiti ...........................................................................................88
Pelaporan Penyata Kewangan..................................................................................................89
Sistem Kewangan dan Perakaunan ........................................................................................91
LAMPIRAN PERATURAN KEWANGAN ......................................................................................92
Lampiran Bahagian I – Bab 1 - Struktur Pengurusan Pengurusan Kewangan
Universiti ........................................................................................................................................93
Lampiran Bahagian I – Bab 2 – Terma Lembaga / Jawatankuasa-
jawatankuasa Kewangan Universiti. .......................................................................................93
Lampiran Bahagian I – Bab 3 – Had Kuasa dan Bidang Tanggungjawab Kewangan 94
Lampiran Bahagian II – Bab 1 – Tabung Am ........................................................................98
Lampiran Bahagian II – Bab 2 – Tabung Enterprise ...........................................................98
Lampiran Bahagian IV – Panduan Mengisi Buku Log Pemandu.....................................98
KATA PENGANTAR NAIB CANSELOR
Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh dan Salam Sejahtera.
Pertama sekali, saya ingin merakamkan ucapan tahniah di atas inisiatif Jabatan Bendahari
Universiti Sains Malaysia yang telah berjaya menerbitkan Buku Peraturan Kewangan Edisi 5
Tahun 2022.
Kecemerlangan pengurusan kewangan adalah merupakan satu komponen terpenting dalam
tadbir urus sektor awam. Peraturan Kewangan ini menjadi penanda aras bagi mengukur aras
kecemerlangan pengurusan kewangan di Universiti Sains Malaysia. Peraturan Kewangan
Edisi 5 Tahun 2022 ini dijadikan rujukan kepada semua staf dan warga Universiti Sains
Malaysia dalam mengetahui peraturan dan tatacara kewangan bagi universiti.
Peraturan Kewangan yang diterbitkan oleh Jabatan Bendahari adalah mencerminkan
peraturan dan tatacara kewangan yang baik dan tahap akauntabiliti serta integriti Universiti
Sains Malaysia. Dalam usaha membantu pihak universiti supaya mengaplikasikan
kecemerlangan pengurusan kewangan, Jabatan Bendahari telah mengambil langkah
alternatif dengan menerbitkan Peraturan Kewangan Edisi 5 Tahun 2022. Buku ini telah
dikemaskini selaras dengan perubahan peraturan dan pekeliling semasa yang berkuat kuasa
dan dikeluarkan oleh kerajaan.
Intihanya, saya ingin menzahirkan sekalung ucapan terima kasih dan tahniah kepada semua
pihak yang menjayakan penerbitan Peraturan Kewangan ini.
YBHG. PROFESOR DATO’ DR. FAISAL RAFIQ BIN MAHAMD ADIKAN, FASc
Naib Canselor
Universiti Sains Malaysia
Muka surat | i
KATA ALUAN BENDAHARI
Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh dan salam sejahtera.
Kecemerlangan dalam pengurusan kewangan universiti merupakan salah satu elemen
penting yang menjadi tonggak aspirasi universiti. Sebagai sumber utama yang sentiasa
memastikan perkhidmatan kewangan dibekalkan dengan baik, Jabatan Bendahari sentiasa
memastikan penyampaian perkhidmatan yang berkesan melalui usaha pengemaskinian
Peraturan Kewangan dari semasa ke semasa mengikut rujukan yang berkaitan.
Merafak ribuan rasa kesyukuran kehadrat Ilahi, hasil kerjasama, buah fikiran dan
penggembelingan tenaga semua pegawai dan staf, Jabatan Bendahari telah berjaya
mengemaskini dan menerbitkan Peraturan Kewangan Universiti Sains Malaysia Edisi ke-5
Tahun 2022 dengan jayanya.
Selain itu, Peraturan Kewangan ini mengandungi perincian-perincian tentang maklumat
kewangan universiti bagi setiap perkara dengan lebih mendalam dan telah diolah secara
sistematik. Maklumat di dalam Peraturan Kewangan ini boleh dikongsi oleh semua pihak
terutama pihak pengurusan dalam membuat sesuatu keputusan serta sebagai bahan rujukan
kelak.
Tuntasnya, sekalung penghargaan dan ucapan jutaan terima kasih saya ucapkan kepada
semua yang terlibat secara langsung dan tidak langsung dalam menjayakan penerbitan
senaskah Peraturan Kewangan Edisi 5 ini, Semoga usaha ini dapat diteruskan pada masa
akan datang. InsyaAllah.
Sekian, Terima Kasih.
KAMARUL ARIFFIN BIN NGAH
Bendahari
Universiti Sains Malaysia
Muka surat | ii
PENDAHULUAN
1.1 Pengenalan
Peraturan Kewangan merupakan satu aspek yang penting dalam sesebuah
organisasi di mana hal-hal kewangan perlu diurus dengan teratur supaya
mencapai objektif sesebuah organisasi itu. Selain itu, Peraturan Kewangan
yang cekap akan menyumbang kepada pembangunan dan kemakmuran
negara. Oleh yang demikian, Peraturan Kewangan yang baik dapat
memastikan setiap ringgit yang diterima dan dibelanjakan memberi manfaat
yang optimum.
Kecemerlangan Peraturan Kewangan merupakan satu komponen terpenting
dalam tadbir urus kewangan Universiti. Peraturan Kewangan Universiti yang
dikendalikan secara teratur, cekap dan berkesan dapat melicinkan pengurusan
pembangunan infrastruktur dan menjadikan Universiti sebagai institusi yang
berdaya saing di peringkat nasional.
1.2 Tujuan
Penghasilan dan kemaskini Peraturan Kewangan Universiti adalah bagi
dijadikan panduan dan tatacara umum dalam mentadbir pengurusan kewangan
di PTJ.
Semua Ketua Jabatan dan Staf USM perlu mematuhi segala peraturan yang
termaktub dalam Peraturan Kewangan ini setakat mana ia tidak bercanggah
dengan Perlembagaan, statut dan kaedah Universiti dan mana-mana undang-
undang bertulis di Malaysia.
1.3 Objektif Peraturan Kewangan
Secara umumnya, objektif Peraturan Kewangan adalah untuk:-
a) Membantu dalam membuat keputusan;
b) Memastikan maklumat kewangan atau bukan kewangan disediakan pada
masanya, releven dan boleh dipercayai;
c) Mengurus risiko
d) Menggunakan sumber dengan cekap
e) Memperkukuhkan akauntabiliti
f) Menyediakan sokongan kawalan persekitaran; dan
g) Mematuhi undang-undang dan melindungi aset.
1.4 Konsep dan kepentingan Peraturan Kewangan
Muka surat | iii
Universiti perlu mematuhi tatacara dan peraturan yang ditetapkan untuk
memperoleh dan seterusnya mengagihkan sumber-sumber berdasarkan
keutamaan-keutamaan tertentu dan kawalan-kawalan tertentu untuk mencapai
objektif dengan cekap dan berkesan. Ia melibatkan perancangan, pengagihan
dan penggunaan tenaga manusia, modal (tunai), barangan (aset) dan
perkhidmatan bagi memenuhi matlamat Universiti.
1.5 Prinsip utama Peraturan Kewangan
Peraturan Kewangan berteraskan 2 prinsip utama iaitu legaliti dan akauntabiliti.
1.4.1 Legaliti bermaksud undang-undang dan peraturan kewangan yang
berkuatkuasa iaitu Undang-Undang dan Peraturan Kewangan
Universiti.
1.4.2 Akauntanbiliti merupakan obligasi atau tanggungjawab pegawai yang
diberi kuasa untuk mengurus sumber universiti dan melaporkan
pencapaian kepada pegawai yang mewakilkan kuasa. Setiap staf
universiti bertanggungjawab untuk menentukan Peraturan Kewangan
dibuat mengikut undang-undangdan peraturan, diurus dengan cekap
dan berkesan serta program dan aktiviti memberi impak sejajar dengan
objektif yang ditetapkan.
1.6 Bab-bab Peraturan Kewangan
Dalam menilai tahap pretasi Peraturan Kewangan, Universiti akan
memfokuskan Lima (5) Bahagian Peraturan Kewangan seperti berikut:-
Bahagian I : Governan Kewangan Universiti
Bab 1 – Struktur Kuasa Pengurusan Kewangan Universiti
Bab 2 - Lembaga / Jawatankuasa-jawatankuasa Kewangan Universiti,
Bab 3 - Had Kuasa dan Bidang Tugas Kewangan
Bahagian II: Tabung-tabung Universiti
Bab 1 - Tabung Am
Bab 2 - Tabung Enterprise
Bahagian III : Pengurusan Kewangan
Bab 1 - Pengurusan Belanjawan
Bab 2 - Pengurusan Perolehan
Bab 3 - Pengurusan Bayaran
Bab 4 - Pengurusan Pinjaman
Muka surat | iv
Bab 5 - Pengurusan Aset
Bab 6 - Pengurusan Pelajar
Bab 7 - Pengurusan Cukai
Bab 8 - Pengurusan Insurans
Bab 9 – Pengurusan Hasil dan Terimaan
Bab 10 – Pengurusan Pelaburan
Bab 11 – Pengurusan Hutang
Bab 12 - Pengurusan Kewangan Perkhidmatan Kesihatan
Bab 13 – Kadar Perkhidmatan PTJ
Bahagian IV : Penyimpanan Rekod dan Kawalan Dokumen Kewangan
1. Pentadbiran Kunci
2. Pemeriksaan Mengejut Peti wang Tunai
3. Kawalan Dokumen Kewangan
4. Buku Log Pemandu
Bahagian V : Perakaunan Universiti
1. Pelaporan Penyata Kewangan
2. Sistem Kewangan dan Perakaunan
1.7 Kecemerlangan Dalam Pematuhan Peraturan Kewangan
Kesan daripada kecemerlangan pematuhan Peraturan Kewangan boleh dilihat
dari penjimatan kos, masa dan sumber tenaga untuk melaksanakan operasi
dan penjanaan idea yang kreatif dan inovatif bagi menyelesaikan masalah
universiti. Kecemerlangan pengurusan kewangan perlu mengikut keupayaan,
keperluan dan persekitaraan universiti bagi menambah nilai sistem
penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan. Pematuhan Peraturan
Kewangan akan menghasilkan kecemerlangan seperti berikut:
a) Kepimpinan yang cemerlang
b) Kawalan universiti yang mantap
c) Penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) secara bijak
d) Sistem pengurusan maklumat yang teratur
e) Modal insan yang kompeteten
f) Amalan budaya yang cemerlang
Muka surat | v
1.8 Kesimpulan
Semua Ketua Jabatan hendaklah memastikan pengurusan kewangan diurus
dengan cemerlang. Peraturan Kewangan dan perakaunan yang cemerlang
boleh menghindarkan berlakunya amalan rasuah, pembaziran, pemborosan
dan penyelewengan. Pada amnya tanggungjawab Pegawai Pengawal / Ketua
Jabatan adalah seperti berikut:
a) Penetapan objektif, matlamat dan rancangan-rancangan yang realistik
serta boleh dilaksanakan.
b) Pembahagian tugas yang jelas berhubung dengan perancangan,
pelaksanaan sesuatu program / aktiviti dan kawalan kewangan.
c) Peruntukan dan penggunaan sumber-sumber dibuat dengan cara cekap
dan berkesan.
d) Standard bagi mengukur pencapaian dan prestasi kerja.
e) Pematuhan kepada undang-undang dan peraturan berhubung dengan
peraturan kewangan, penggunaan sumber dan pelaksanaan projek.
f) Pemantauan yang berkesan ke atas kemajuan pelaksaan projek.
g) Kawalan dalaman yang kukuh.
Kecemerlangan Peraturan Kewangan yang sistematik dan cekap memerlukan
penyertaan, komitmen dan sokongan padu keseluruhan staf Universiti. Dalam
usaha meningkatkan kecemerlangan Peraturan Kewangan, setiap staf
hendaklah mengamalkan 5 ciri yang diringkaskan sebagai SIKAP iaitu:
a. SKILL – Peraturan Kewangan yang sistematik dan cekap memerlukan
kemahiran dalam mengaplikasikan konsep dan kaedah Peraturan
Kewangan secara berkesan
b. INTEREST – Setiap staf perlu melaksanakan tugas yang
dipertanggungjawabkan dengan penuh minat.
c. KNOWLEDGE – Peraturan Kewangan perlu diurussecara terbaik dan kos
efektif. Oleh yang demikian setiap pegawai/staf perlu mempunyai
pengetahuan yang mencukupi dalam mengurus kewangan terutamanya
arif mengenai undang-undang dan peraturan berhubung Peraturan
Kewangan serta proses kerja yang perlu diikuti.
d. ATTITUDE – Staf yang menguruskan wang hendaklah mempunyai sikap
yang berasaskan nilai-nilai akhlak murni disamping itu staf perlu teliti
dalam menguruskan wang.
e. PROCEDURE – Setiap proses kerja hendaklah mempunyai senarai semak
yang jelas dan mudah difahami. Setiap staf perlu mematuhi sepenuhnya
setiap perkara yang dinyatakan dalam senarai semak tersebut.
Muka surat | vi
TAFSIRAN
Di dalam Peraturan Kewangan ini kecuali jika dinyatakan sebaliknya:-
‘Akta’ bererti Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971.
‘Universiti’ bererti Universiti Sains Malaysia.
‘Bendahari’ bererti Bendahari Universiti.
‘Juru audit’ bererti mana-mana firma audit yang dilantik oleh Lembaga atau
Ketua Audit Negara jika ia dipertanggungjawabkan untuk mengaudit akaun
Universiti.
‘Kementerian’ bererti Kementerian Pengajian Tinggi.
‘Kerajaan Malaysia’ bererti Kerajaan Malaysia.
‘Lembaga’ bererti Lembaga Gabenor Universiti.
‘Menteri’ bererti Menteri Kementerian Pengajian Tinggi.
‘Naib Canselor’ bererti Naib Canselor Universiti Sains Malaysia.
‘Pegawai’ bererti pegawai dan kakitangan-kakitangan lain Universiti.
‘Pegawai Pengawal’ bererti Naib Canselor.
‘Pengerusi’ bererti Pengerusi Lembaga
‘Perbendaharaan’ bererti Perbendaharaan Malaysia
‘Perlembagaan’ bererti Perlembagaan Universiti
‘Pusat tanggungjawab’ bererti setiap Pusat Pengajian, Jabatan, Pusat, Unit atau
Biro.
Muka surat | vii
PUNCA KUASA
Punca Kuasa yang di guna atau diterima pakai bagi Peraturan Kewangan ini ialah:
a. Akta Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971
b. Arahan Perbendaharaan (AP) dan Arahan Kerajaan
c. Pekeliling Perbendaharaan Kerajaan yang diterima pakai sepenuhnya atau
sebahagian
d. Kelulusan Lembaga Gabenor Universiti (LGU)
e. Kelulusan Jawatankuasa Tetap Kewangan (JTK)
f. Kelulusan Naib Canselor
g. Pekeliling dan Hebahan Bendahari
Nota: Peraturan Kewangan adalah tertakluk kepada perubahan dari semasa ke semasa
TARIKH KUATKUASA
Peraturan Kewangan Universiti Sains Malaysia dan mula berkuatkuasa pada
25 Januari 2022.
PERCANGGAHAN
Sekiranya terdapat percanggahan diantara Peraturan Kewangan dengan
Perlembagaan Universiti, peruntukan-peruntukan di bawah Perlembagaan Universiti
hendaklah digunakan.
PERUBAHAN PERATURAN KEWANGAN
Sebarang perubahan sama ada pindaan atau tambahan peraturan baharu dalam
Peraturan Kewangan ini adalah tertakluk kepada peraturan semasa yang
berkuatkuasa dan diterima guna oleh Universiti.
Muka surat | viii
Bahagian I : Governan Kewangan Universiti
Bab 1 – Struktur dan Kuasa Pengurusan Kewangan Universiti
Bab 2 - Lembaga / Jawatankuasa-jawatankuasa Kewangan Universiti,
Muka surat | 1
Bahagian I : Governan Kewangan Universiti
Bab 1 – Struktur Kuasa Pengurusan Kewangan Universiti
Kuasa Pengurusan Kewangan Universiti Sains Malaysia
1. Lembaga Gabenor Universiti (LGU)
LGU bertanggungjawab dengan segala akaun dan pengurusan kewangan Universiti dan
melantik suatu Jawatankuasa Tetap Kewangan bagi mengatur dan mengawal kewangan
Universiti.
2. Naib Canselor/ Pegawai Pengawal Kewangan
Naib Canselor adalah Pegawai Pengawal Kewangan dan bertanggungjawab
menjalankan pengawasan am ke atas segala aktiviti berkaitan kewangan di Universiti.
Naib Canselor mempunyai kuasa bagi …mewakilkan kuasa kepada Bendahari.
3. Jawatankuasa Tetap Kewangan (JTK)
JTK bertanggungjawab mengatur dan mengawal semua urusan kewangan Universiti dan
berkuasa dalam memperaku dasar, polisi dan peraturan kewangan Universiti. JTK juga
memperaku permohonan agihan belanjawan dan juga laporan prestasi kewangan serta
Penyata Kewangan untuk kelulusan pihak LGU.
4. Bendahari
Tertakluk kepada mana-mana statut dan peraturan-peraturan lain Universiti, Bendahari
mempunyai kuasa dan tanggungjawab seperti berikut:
i. Pegawai Kewangan utama yang bertanggungjawab dalam menguruskan hal ehwal
kewangan Universiti
ii. Membantu Naib Canselor dalam merealisasikan pelan strategik selaras dengan visi
dan misi Universiti.
iii. Merancang, melaksana dan memantau aktiviti penjanaan pendapatan Universiti
iv. Menyediakan Penyata Kewangan dan Laporan Prestasi Kewangan.
v. Mengurus dan mentadbir Belanjawan dan Perolehan Universiti.
Muka surat | 2
vi. Mengakaun dan memastikan bayaran dibuat pada tempoh yang tetapkan kepada
pihak-pihak berkaitan.
vii. Menuntut, menerima dan mangakaun hasil dan terimaan Universiti.
viii. Mengeluarkan arahan dan peraturan berkaitan kewangan.
ix. Mengurus perbelanjaan dan menolak mana-mana perbelanjaan yang tidak menjadi
keperluan Universiti
5. Ketua Pusat Tanggungjawab
Ketua Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab:
i. Merancang dan mengawal perbelanjaan di PTJ
ii. Memantau pegawai yang diberi kuasa dalam menjalankan kerja-kerja kewangan
iii. Memastikan semua peraturan dan proses kewangan dipatuhi
iv. Memastikan semua aset dan akaun direkod
v. Membantu dalam mendapatkan semua dokumen dan memberi Kerjasama kepada
pihak Audit
vi. Mengadakan pemeriksaan mengejut terhadap simpanan wang dan aset di PTJ
vii. Mendapatkan nasihat dan merujuk kepada Naib Canselor dan Bendahari
berkenaan hal-hal kewangan
6. Pegawai Perakaunan
Bendahari mempunyai kuasa bagi menentukan mana-mana pegawai kewangan
Universiti yang dikenalpasti bagi menjalankan tugas-tugas utama menguruskan hal-hal
kewangan.
7. Pegawai yang diberi kuasa dalam menjalankan kerja-kerja kewangan
Pegawai yang diberi kuasa dalam menjalankan kerja-kerja kewangan wajib mempunyai
surat perwakilan kuasa tertakluk kepada kerja-kerja kewangan yang dibenarkan sahaja.
Struktur Pengurusan Pengurusan Kewangan Universiti boleh dirujuk di
Lampiran Bahagian I – Bab 1
Muka surat | 3
Bahagian I : Governan Kewangan Universiti
Bab 2 - Lembaga / Jawatankuasa-jawatankuasa Kewangan Universiti
Penubuhan Lembaga dan Jawatankuasa-jawatankuasa Kewangan Universiti adalah bagi
mengatur dan mengawal semua aktiviti kewangan Universiti.
Lembaga / jawatankuasa-jawatankuasa Kewangan Universiti adalah:
i. Lembaga Gabenor Universiti (LGU)
ii. Jawatankuasa Tetap Kewangan (JTK)
iii. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)
iv. Jawatankuasa Perolehan
a. Lembaga Perolehan
b. Jawatankuasa Sebutharga Universiti
c. Rundingan Terus
d. Rundingan Harga
e. Jawatankuasa Sebutharga PTJ
v. Jawatankuasa Penetapan Fi dan Bayaran (JKFB)
a. Jawatankuasa Penetapan Fi dan Bayaran A (Program Akademik)
b. Jawatankuasa Penetapan Fi dan Bayaran B (Lain-lain Aktiviti Penjanaan
Pendapatan)
vi. Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti
a. Jawatankuasa Pelupusan Aset dan Barang (JPAB)
b. Jawatankuasa Pelupusan Peralatan Komputer (JPPK)
c. Jawatankuasa Kehilangan dan Hapuskira (JKHK)
vii. Jawatankuasa Pelaburan Dana, Perniagaan dan Hartanah
viii. Jawatankuasa Penyiasatan AP59
Terma Rujukan Lembaga/ Jawatankuasa-jawatankuasa Kewangan Universiti boleh dirujuk di
Lampiran Bahagian I – Bab 2 – Lembaga / Jawatankuasa-jawatankuasa Kewangan
Universiti.
Muka surat | 4
Bahagian I : Governan Kewangan Universiti
Bab 3 – Had Kuasa dan Bidang Tanggungjawab Kewangan
Had kuasa yang melibatkan aspek kewangan & perolehan adalah seperti yang
dinyatakan dalam Lampiran Bahagian I – Bab 3 – Had Kuasa dan Bidang Tanggungjawab
Kewangan.
Muka surat | 5
Bahagian II: Tabung-tabung Universiti
Bab 1 - Tabung Am
Tabung Am adalah terdiri daripada:
i. Tabung Bibliografi Perpustakaan
ii. Tabung Biro Penerbitan
iii. Tabung Kebajikan Kakitangan USM
iv. Tabung Kebajikan Pelajar
v. Tabung Kebajikan Pesakit HUSM
vi. Tabung Kekal Hidup
vii. Tabung Kesihatan & Kemudahan Pelajar
viii. Tabung Konvokesyen
ix. Tabung Latihan Kakitangan USM
x. Tabung Lembaga Kemasukan
xi. Tabung Pengembangan & Kelestarian Aset USM Tabung Penggantian Aset USM
xii. Tabung Persidangan, Seminar & Bengkel Untuk Kakitangan Akademik
xiii. Tabung Pinjaman Pelajar
xiv. Tabung Rancangan Latihan Pelajar
xv. Tabung Siri Syarahan Umum
xvi. Tabung Siswazah
xvii. Tabung Endowmen Penyelidikan USM
xviii. Geran Insentif
xix. Geran Insentif (Calon Siswazah)
xx. Geran Jangka Pendek
xxi. Tabung Skim Bayaran Ex-Gratia Bencana Kerja USM
Terma Rujukan Tabung-tabung Am boleh dirujuk di Lampiran Bahagian II – Bab 1 – Tabung
Am
Muka surat | 6
Bahagian II: Tabung-tabung Universiti
Bab 2 - Tabung Enterprise
Tabung Enterprise adalah terdiri daripada:
i. Tabung Endowmen Perniagaan
ii. Tabung Kebajikan Hal Ehwal Agama Islam
iii. Tabung Kebudayaan USM
iv. Tabung Kemudahan Pusat
v. Tabung Rumah Tetamu
vi. Tabung Sukan USM
vii. Tabung Stor Pusat
Terma Rujukan Tabung-tabung Enterprise boleh dirujuk di Lampiran Bahagian II – Bab 2 –
Tabung Enterprise
Muka surat | 7
Bahagian III : Pengurusan Kewangan
Bab 1 - Pengurusan Belanjawan
Bab 2 - Pengurusan Perolehan
Bab 3 - Pengurusan Bayaran
Bab 4 - Pengurusan Pinjaman
Bab 5 - Pengurusan Aset
Bab 6 - Pengurusan Pelajar
Bab 7 - Pengurusan Cukai
Bab 8 - Pengurusan Insurans
Bab 9 – Pengurusan Hasil dan Terimaan
Bab 10 – Pengurusan Pelaburan
Bab 11 – Pengurusan Hutang
Bab 12 - Pengurusan Kewangan Perkhidmatan Kesihatan
Bab 13 – Kadar Perkhidmatan PTJ
Muka surat | 8
Bahagian III : Pengurusan Kewangan
Bab 1 - Pengurusan Belanjawan
1. Belanjawan
Belanjawan adalah alat perancangan kewangan yang merupakan satu penyata formal
mengenai anggaran pendapatan dan perbelanjaan bagi sesuatu tahun Kewangan.
Dalam konteks Universiti, Naib Canselor adalah pegawai yang bertanggungjawab
mengemukakan anggaran belanjawan kepada Lembaga setelah dipertimbangkan dan
diperakukan oleh Jawatankuasa Tetap Kewangan, sebelum dibentangkan kepada Menteri.
1. Pengurusan Belanjawan
Pengurusan Belanjawan adalah bertujuan untuk:
i. Menyediakan satu anggaran aliran pendapatan dan perbelanjaan
ii. Memastikan agihan peruntukan yang teratur bagi memenuhi keperluan
iii. Memastikan perbelanjaan terkawal agar tidak melebihi peruntukan serta mengikut
perancangan
iv. Memastikan wujud akauntabiliti dalam pengurusan wang awam apabila bajet
dilaporkan kepada pihak berkuasa
2. Dasar Belanjawan
2.1 Dasar Sedia Ada (DSA)
i. Semua program/aktiviti yang dijalankan pada tahun semasa (kecuali One-Off)
yang telah mendapat kelulusan Perbendaharaan atau pihak berkuasa lain
seperti Jemaah Menteri.
ii. Contoh Dasar Sedia Ada (DSA) adalah seperti emolumen, pembayaran utiliti
bagi kemudahan sedia ada, kos yang berkaitan bagi kursus dan program yang
sedang dijalankan di pusat pengajian.
iii. Seterusnya, Dasar Sedia Ada (DSA) dalam model ProLL (Programme Logic &
Linkages) akan dinilai bagi memastikan ianya berupaya untuk memenuhi/
menangani keperluan/masalah stakeholder/pelanggan yang telah dikenal
pasti.
Muka surat | 9
iv. Penyediaan anggaran peruntukan Sedia Ada perlu disediakan mengikut Batas
Perbelanjaan (Expenditure Target - ET) yang diberi bagi mengelak
permohonan yang melebihi anggaran peruntukan yang telah ditetapkan
(melalui ET) ditolak.
2.2 Dasar One-Off
i. Dasar One-Off adalah suatu perbelanjaan yang tidak berulang tiap-tiap tahun,
luar biasa dan tidak dapat dielakkan.
ii. Contoh perbelanjaan One-Off adalah seperti perolehan kenderaan, perolehan
aset dan emolumen staf kontrak.
iii. Jawatankuasa Pengurusan Prestasi Aktiviti (APMC) perlu menentukan
sekiranya ada keperluan untuk perluasan Aktiviti Sedia Ada melalui
permohonan bajet di bawah Dasar Baru dan One-Off.
iv. Perluasan Aktiviti di bawah Dasar Baru dan One-Off memerlukan justifikasi
yang kukuh. Peruntukan yang diluluskan bagi Dasar Baru dan/atau One-Off
tidak boleh digunakan untuk Program OBB lain kerana ia boleh menjejaskan
pencapaian outcome yang disumbangkan oleh Dasar Baru atau One-Off
tersebut.
v. Perluasan aktiviti di bawah One-Off perlu menyumbang ke arah pencapaian
satu atau lebih outcome Aktiviti dan disokong dengan data dan statistik, atau
bukti lain yang mampu mengukuhkan keperluan untuk perluasan tersebut.
2.3 Dasar Baru
i. Merupakan aktiviti/ program baharu termasuk tambahan, sambungan atau
perluasan kepada dasar yang sedia ada.
ii. Contoh Dasar Baru (DB) adalah seperti kenaikan kadar sewaan bagi ruang
pejabat dan penyelenggaraan ruang baharu.
iii. Jawatankuasa Pengurusan Prestasi Program (MOIC) perlu memastikan
permohonan peruntukan sedia ada mengikut ET yang diberikan dan
permohonan peruntukan Dasar Baru dan One-Off yang dipohon mempunyai
justifikasi yang kukuh dan menyumbang kepada keberhasilan tahun bajet yang
dirancang dan seterusnya menyumbang kepada keberhasilan Program-
program di peringkat nasional.
iv. Peruntukan yang diluluskan bagi Dasar Baru dan/atau One-Off tidak boleh
digunakan untuk Program OBB lain kerana ia boleh menjejaskan pencapaian
outcome yang disumbangkan oleh Dasar Baru atau One-Off tersebut.
Muka surat | 10
2. Definisi Kumpulan Wang
Definisi
“KUMPULAN WANG” bererti satu kategori dana yang terdiri daripada satu kumpulan dana
untuk maksud yang sama.
“TABUNG” bererti satu dana yang ditubuhkan untuk sesuatu tujuan yang khusus dan spesifik.
i. Kumpulan Wang Mengurus
Kumpulan Wang Mengurus adalah untuk mengendalikan semua pendapatan dan
perbelanjaan daripada aktiviti operasi Universiti setiap tahun. Sumber kewangan
Kumpulan Wang ini terdiri daripada geran mengurus kerajaan, yuran pengajian pelajar,
perkhidmatan hospital dan lain-lain pendapatan pelbagai. Perbelanjaan dari Kumpulan
Wang ini dikawal melalui Belanjawan Mengurus yang diluluskan oleh pihak kerajaan
setiap tahun terdiri daripada komponen Dasar Sedia Ada, Dasar Baru dan Dasar One-
Off. Peruntukan yang diluluskan ini diagihkan kepada semua Pusat Tanggungjawab
mengikut vot atau objek sebagai.
ii. Kumpulan Wang Modal Pembangunan
Kumpulan Wang Pembangunan digunakan untuk mengendalikan semua pendapatan
dan perbelanjaan berkaitan dengan projek-projek pembangunan yang terdiri daripada
kerja mendirikan bangunan baru, pembaikan besar kepada bangunan sedia ada, kerja-
kerja infrastruktur dan kemudahan serta pembelian alat-alat yang berkos tinggi.
Kumpulan Wang Pembangunan terdiri daripada dua kategori iaitu projek-projek yang
dibiayai daripada Belanjawan Pembangunan Kerajaan dan projek-projek yang dibiayai
daripada sumber dalam universiti.
Belanjawan Pembangunan diluluskan setiap lima (5) tahun mengikut tempoh pelan
pembangunan kerajaan. Rancangan Malaysia Ke Lapan (RM-8) bermula dari tahun
2001 dan akan berakhir pada tahun 2005. Untuk tempoh RM-8, suatu siling (ceiling)
untuk pihak universiti telah ditetapkan oleh Unit Perancang Ekonomi dan juga
Kementerian Pendidikan. Peruntukan diberi dan dikawal perbelanjaannya mengikut
projek pembangunan yang telah diluluskan.
iii. Kumpulan Wang Am
Kumpulan Wang Am meliputi semua wang derma atau geran yang diterima dari individu,
agensi kerajaan, pertubuhan luar, institusi antarabangsa atau syarikat swasta (maupun
dalam negeri atau luar negeri) untuk menganjur projek penyelidikan, membantu
Muka surat | 11
pengelolaan simposium, seminar dan persidangan, atau sumbangan untuk tujuan-
tujuan tertentu seperti yang ditetapkan dalam surat pendermaan atau surat perjanjian
dengan pihak penderma. Kumpulan Wang Am juga termasuk tabung-tabung yang
ditubuhkan oleh pengurusan universiti untuk melaksanakan sesuatu aktiviti atau
mencapaikan sesuatu matlamat yang khusus and tertentu.
Semua perbelanjan dari Kumpulan Wang Am hendaklah selaras dengan tujuan-tujuan
yang ditetapkan dan mengikut anggaran belanjawan (budget) yang telah diluluskan oleh
Naib Canselor. Di mana difikir perlu, satu jawatankuasa tabung boleh ditubuhkan untuk
mengawasi aktiviti dan perbelanjaan tabung berkenaan.
Akaun-akaun yang difikir perlu untuk pengurusan setiap tabung atau aktiviti di bawah
Kumpulan Wang Am ini akan dibuka di Jabatan Bendahari untuk menyelenggarakan
semua penerimaan dan pembayaran berkaitan.
iv. Kumpulan Wang Enterprise
Kumpulan Wang Enterprise merangkumi semua tabung dan akaun yang dibuka untuk
mengendalikan semua aktiviti yang bersabit dengan penjanaan wang daripada
penggunaan aset universiti seperti kemudahan-kemudahan sukan, perpustakaan,
dewan-dewan, perlatan saintifik, kepakaran staf akademik dan sebagainya.
Semua perbelanjaan dari Kumpulan Wang Enterprise hendaklah selaras dengan tujuan-
tujuan yang ditetapkan dan mengikut anggaran belanjawan (budget) yang telah
diluluskan oleh Naib Canselor. Di mana difikir perlu, satu jawatankuasa tabung boleh
ditubuhkan untuk mengawasi aktiviti dan perbelanjaan tabung berkenaan.
Akaun-akaun yang difikir perlu untuk pengurusan setiap tabung atau aktiviti di bawah
Kumpulan Wang Enterprise ini akan dibuka di Jabatan Bendahari untuk
menyelenggarakan semua penerimaan dan pembayaran berkaitan.
3. Peruntukan Pusat Tanggungjawab
i. Belanja Mengurus
Belanja mengurus tahunan merupakan peruntukan tahunan yang diagihkan kepada
sesuatu PTJ pada awal setiap tahun. Amaun yang diagihkan adalah berdasarkan
amaun sewajarnya yang diluluskan oleh Universiti.
Muka surat | 12
Tujuan peruntukan disalurkan ialah untuk membolehkan PTJ beroperasi dengan
lancar dan melengkapkan PTJ tersebut dengan bahan-bahan dan alatan untuk
keperluan pengajaran dan penyelidikan. Ketua PTJ bertanggungjawab untuk
mengagihkan jumlah peruntukan yang diluluskan itu mengikut vot-vot berkenaan.
Vot bermaksud kod pengkelasan perbelanjaan dan hasil. Ketua PTJ juga
bertanggungjawab untuk mengawal perbelanjaan dan memastikan vot-vot berkenaan
tidak terlebih belanja, juga memastikan perbelanjaan dikenakan kepada vot yang
sewajarnya. Butir-butir pengkelasan vot adalah seperti yang dikeluarkan oleh
Kerajaan/ Pekeliling Perbendaharaan PB.
Ketua PTJ juga perlu menyemak terdahulu sama ada peruntukan mencukupi
sebelum sebarang komitmen dibuat.
Buku vot perlu disimpan dan dikemaskini di setiap Pusat Tanggungjawab.
Penyesuaian dengan rekod-rekod di Jabatan Bendahari perlu dibuat setiap bulan.
ii. Pindahan Peruntukan (Viremen)
Pindahan peruntukan (viremen) merupakan pemindahan peruntukan dari satu vot
atau beberapa vot yang mempunyai lebihan ke vot atau vot-vot yang memerlukannya.
Permohonan hendaklah dibuat kepada Bendahari melalui Unit Belanjawan, lengkap
dengan justifikasi perlunya pindahan dibuat. Pindahan peruntukan hanya boleh
dibuat di antara siri vot 20000, 40000 dan 50000. Pindahan di antara siri 10000 dan
30000 tidak dibenarkan.
Kuasa meluluskan permohonan pindahan peruntukan (viremen) tertakluk kepada
amaun yang dipohon seperti berikut:-
Amaun Kelulusan Oleh
Hingga RM5,000.00 Pegawai Kewangan W48 atau W52
Hingga RM10,000.00 Pegawai Kewangan W54
Hingga RM50,000.00 Bendahari
Hingga RM200,000.00 Naib Canselor
Melebihi RM200,000.00 Jawatankuasa Tetap Kewangan
Muka surat | 13
iii. Tambahan Peruntukan
Tambahan peruntukan ialah permohonan tambahan yang diluluskan mengikut had
kuasa yang telah ditetapkan untuk mendapatkan sejumlah peruntukan bagi
menampung perbelanjaan yang tidak diduga dan tidak dirancang. Ianya juga dimohon
jika viremen tidak dapat dilakukan kerana kekurangan peruntukan.
Kuasa meluluskan permohonan peruntukan tambahan adalah seperti berikut:-
Amaun Kelulusan Oleh
Hingga RM50,000 Pegawai Kewangan W54
Melebihi RM50,000.00 – RM200,000.00 Bendahari
Melebihi RM200,000.00 – RM500,000.00 Naib Canselor
Melebihi RM500,000.00 Jawatankuasa Tetap Kewangan
Walau bagaimanapun sekiranya terdapat keadaan yang mendesak, Naib Canselor
boleh meluluskan permohonan tambahan yang melebihi RM500,000.00 dan
kemudiannya melaporkan kepada Jawatankuasa Tetap Kewangan untuk
pengesahan.
iv. Kawalan Peruntukan
Peruntukan dikawal mengikut siri vot. Pindahan peruntukan hanya boleh dibuat di
antara siri vot 20000, 40000 dan 50000. Pindahan di antara siri 10000 dan 30000
tidak dibenarkan.
Punca Kuasa
JTK Ke 111, Minit 1660, 14 DIS 2004
JTK Ke 127 Minit 1998, 27 Jun 2009
Muka surat | 14
Bahagian III : Pengurusan Kewangan
Bab 2 - Pengurusan Perolehan
A. Maklumat Am
1. Takrifan Perolehan
PEROLEHAN
BEKALAN PERKHIDMATAN KERJA
Perolehan bekalan Perolehan perkhidmatan Melibatkan kerja-kerja
merangkumi adalah ditafsirkan sebagai pembinaan seperti
barangan/peralatan yang khidmat tenaga manusia atau bangunan, lapangan
dibekalkan bagi kepakaran untuk terbang, pelabuhan, jalan
menjalankan sesuatu melaksanakan dan raya, tapak kawasan,
program, aktiviti atau menyiapkan sesuatu projek. empangan air dan kerja
projek Kerajaan seperti Bidang perkhidmatan perparitan serta juga
makanan, pakaian, terbahagi kepada dua (2) iaitu merangkumi kerja-kerja
kenderaan dan perkhidmatan perunding mekanikal dan elektrikal
kelengkapan pejabat dan bukan perunding
Syarikat yang ingin
Syarikat yang ingin Perkhidmatan perunding menyertai perolehan kerja
menyertai perolehan meliputi bidang-bidang seperti perlu berdaftar dengan
bekalan perlu berdaftar perunding pembangunan CIDB dan
pembekal dengan USM fizikal dan bukan fizikal PKK/PUKONSA/UPKJ
atau Kementerian
Kewangan dalam kod Perkhidmatan bukan Berdaftar dengan CIDB:
bidang berkaitan. perunding adalah meliputi Sijil Perakuan
perkhidmatan seperti Pendaftaran
6.1 pengendalian kursus dan Kontraktor (PPK)
6.2 Sijil Perolehan Kerja
latihan, penyenggaraan dan
pembaikan, pencucian dan Kerajaan (SPKK)
Gred G1 - G7
pembersihan, penyewaan dan
pengurusan bangunan,
pengiklanan, pengangkutan
dan sebagainya
Syarikat yang ingin menyertai
perolehan perkhidmatan perlu
berdaftar pembekal
perkhidmatan dengan USM /
Kementerian Kewangan
dalam kod bidang berkaitan
Muka surat | 15
2. Jawatankuasa Perolehan
2.1 Jawatankuasa Melulus
2.1.1 Jawatankuasa Sebut Harga PTJ
Jawatankuasa yang ditubuhkan diperingkat PTJ untuk menimbang, menilai dan
membuat keputusan Sebut Harga yang nilainya melebihi RM20 ribu - RM50 ribu.
2.1.2 Jawatankuasa Sebut Harga Universiti
Jawatankuasa Sebut Harga Universiti yang dilantik untuk meluluskan perolehan
bekalan, perkhidmatan dan kerja bernilai melebihi RM50 ribu sehingga RM500 ribu.
2.1.3 Lembaga Perolehan
Kuasa untuk mempertimbang, menilai dan meluluskan perolehan
kerja/bekalan/perkhidmatan seperti berikut:-
a. Tender yang melebihi RM500 ribu sehingga RM100 juta.
b. Mempertimbang, menilai dan memperakukan untuk kelulusan Kementerian
Kewangan bagi tender dana Kerajaan yang melebihi jumlah RM100 juta dan
Lembaga Gabenor untuk sumber dalaman.
2.2 Jawatankuasa Spesifikasi
Jawatankuasa Spesifikasi peringkat PTJ hendaklah dilantik oleh Ketua PTJ masing-
masing. Jawatankuasa bertanggungjawab meneliti spesifikasi umum / khusus / teknikal
bagi tiap-tiap perolehan yang hendak dibuat. Ahli-ahli Jawatankuasa hendaklah terdiri
daripada sekurang-kurangnya tiga (3) orang pegawai yang mahir (pakar) dan
berkelayakan dalam bidang berkenaan, yang boleh juga terdiri daripada wakil-wakil PTJ
lain yang berkaitan.
Jawatankuasa Teknikal dan Spesifikasi di bawah perolehan sumber dalaman boleh
dianggotai dari keahlian yang sama.
Muka surat | 16
2.3 Jawatankuasa Penilai
2.3.1 Jawatankuasa Penilaian
Jawatankuasa Penilaian terdiri daripada tiga (3) orang, iaitu seorang pengerusi
dan dua (2) orang ahli. Pengerusi sekurang-kurangnya hendaklah terdiri daripada
pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf. Pelantikan
hendaklah dibuat secara bertulis oleh Naib Canselor/Ketua Jabatan.
Tanggungjawab Jawatankuasa Penilaian adalah seperti berikut:
a. Memastikan syarat dan ketetapan perincian yang dinyatakan dipatuhi;
b. Menilai tawaran dengan mengambil kira faktor seperti perbandingan harga,
tempoh penghantaran, spesifikasi dan lain-lain kriteria yang ditetapkan; dan
c. Memperakukan tawaran yang terbaik berdasarkan keperluan Universiti untuk
kelulusan Pihak Berkuasa Melulus.
2.3.2 Jawatankuasa Penilaian Teknikal
Jawatankuasa Penilaian Teknikal adalah dilantik oleh Ketua PTJ dan
Jawatankuasa ini hendaklah meneliti semua Sebut Harga yang diterima samaada
tawaran yang dipelawa boleh diterima atau tidak dari segi teknikal berasaskan
kepada;
i. Ciri-ciri penting dalam penentuan/spesifikasi yang telah di sediakan dalam
dokumen Sebut Harga.
ii. Penilaian hendaklah dibuat berdasarkan dokumen-dokumen yang
dikemukakan, pernyataan pematuhan (statement of compliance) dan/atau
penilaian fizikal. Walau bagaimanapun, maklumat dan teknologi semasa
mengenai barang/perkhidmatan tersebut boleh diambil kira.
Muka surat | 17
2.3.2 Jawatankuasa Penilaian Harga
a. Jawatankuasa ini hendaklah dilantik oleh Ketua PTJ dan dianggotai sekurang-
kurangnya dua (2) orang yang dipengerusikan oleh pegawai kumpulan
pengurusan dan profesional. Jawatankuasa ini akan meneliti dan menilai
keupayaan kewangan serta tawaran harga pembekal.
b. Penilaian harga sesuatu sebut harga hendaklah mengambil kira faktor-faktor
seperti syarat pembayaran, kadar pembayaran, tempoh, diskaun, harga
pasaran terbuka, keupayaan penyebut harga dan sebagainya. Perbandingan
antara satu tawaran penyebut harga dengan tawaran penyebut harga yang
lain hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama (equal
footing).
c. Bagi perolehan (sebutharga) bekalan dan perkhidmatan yang tidak kompleks
seperti perolehan pakaian sukan, kasut, perabot, ubat, rangsum atau catuan
basah / kering, beg, alat tulis, peralatan pejabat dan sebagainya, memadai
PTJ menubuhkan satu Jawatankuasa Penilaian sahaja.
2.3.3 Jawatankuasa Pra-Tender
Meneliti semua spesifikasi untuk iklan dan laporan teknikal bagi alat kelengkapan
yang bernilai melebihi RM500 ribu yang diterima daripada Pusat Tanggungjawab.
2.4 Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga/Tender
Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga adalah satu jawatankuasa dan terdiri daripada
sekurang-kurangnya dua (2) pegawai di mana seorang daripadanya hendaklah
daripada pegawai kumpulan pengurusan dan professional.
Muka surat | 18
3. Perancangan Perolehan
3.1 PTJ hendaklah membuat perancangan tahunan (annual planning) dan perancangan
awal (forward planning) bagi Sebut Harga-Sebut Harga dan tender-tender yang hendak
dipelawa dalam satu-satu tahun.
3.2 Perancangan perolehan adalah penting dalam penentuan jumlah perolehan tahunan
yang akan dibuat untuk sesuatu item dan mengelak dari berlakunya pecah kecil Sebut
Harga / tender.
3.3 Senarai Sebut Harga / tender yang akan dipelawa bagi satu-satu tahun itu hendaklah
dikemukakan kepada Jabatan Bendahari pada bulan November tahun
sebelumnya. Senarai berkenaan hendaklah mengandungi kategori perolehan (bekalan
/perkhidmatan/kerja), peruntukan kewangan dan tarikh tender yang akan dipelawa serta
dijangka untuk dibentangkan dalam mesyuarat Lembaga Perolehan.
3.4 Perhatian perlu diberi kepada perkara-perkara berikut dalam perancangan perolehan:
a. Menyediakan carta/jadual proses iaitu Jadual Umum untuk semua perolehan yang
hendak dilaksanakan untuk tahun berkenaan dan seterusnya Jadual pelaksanaan
khusus untuk setiap perolehan.
b. Menjalankan kajian pasaran/ sumber perolehan/bekalan di pasaran tempatan
untuk menentukan sama ada barangan terdapat di pasaran tempatan (product
availability) dan mendapatkan anggaran harga pasaran. Dalam hal ini, trend harga
pembelian dalam urusan perolehan sama ada oleh PTJ tersebut atau PTJ lain
boleh dijadikan sebagai panduan.
c. Mengambil kira dasar-dasar/peraturan khusus Kerajaan/Universiti dan dasar-
dasar semasa.
d. Penyediaan spesifikasi dan penyediaan dokumen-dokumen berkaitan bagi
melaksanakan dasar dan peraturan antaranya barangan/bekalan hendaklah dari
buatan tempatan. Barangan import hanya dibenarkan jika ia tidak boleh diperoleh
dari sumber dalam negeri.
Muka surat | 19
4. Tanggungjawab
4.1 Tanggungjawab Pegawai Awam (Pegawai Universiti)
Pegawai Universiti adalah bertanggungjawab sendiri termasuk bertanggungjawab
membayar balik jika berlaku kerugian berhubung dengan barang-barang awam, kerja
dan perkhidmatan yang diterima di bawah kawalan atau dalam simpanannya.
4.2 Tanggungjawab PTJ
Semua PTJ dikehendaki mematuhi semua peraturan kewangan yang ditetapkan oleh
Universiti. Bagi maksud ini, semua PTJ hendaklah merujuk kepada semua peraturan
kewangan termasuk Surat Edaran Bendahari dan sebagainya sebelum melakukan apa-
apa jenis perolehan
4.3 Tanggungjawab Pegawai Pengawal/Unit Audit Dalam Universiti
Bertanggungjawab dalam memastikan semua urusan perolehan yang dilaksanakan
mengikut peraturan kewangan dan prinsip-prinsip serta dasar-dasar perolehan
Universiti yang ditetapkan oleh LGU. Sebarang pelanggaran terhadap peraturan yang
ditetapkan hendaklah diambil tindakan sewajarnya seperti yang ditetapkan dalam
peraturan kewangan
4.4 Tanggungjawab Ketua PTJ
Bertanggungjawab untuk merancang perolehan tahunan dan memastikan perolehan tidak
dipecah kecil untuk mengelak pelawaan Sebut Harga atau tender. Ketua PTJ juga
hendaklah memastikan semua urusan perolehan dilaksanakan mengikut peraturan dan
prinsip-prinsip perolehan semasa serta dasar-dasar perolehan Kerajaan dan Universiti
yang ditetapkan
Muka surat | 20
5. Merahsiakan Maklumat Dan Kedudukan Sesuatu Tender
(a) Dokumen Tender Diklasifikasikan Sebagai Sulit
Semua maklumat berkenaan sesuatu tender termasuk dokumen tender, tawaran
tender dan penilaian tender hendaklah diklasifikasikan sebagai SULIT dan tidak boleh
disebarkan kepada mana-mana pihak yang tidak terlibat dengan pengurusan tender
sebelum keputusan muktamad dibuat.
(b) Merahsiakan Maklumat Tender
Ketua Agensi adalah bertanggungjawab untuk menjelaskan tentang keperluan
merahsiakan maklumat dan kedudukan sesuatu tender kepada pegawai yang
berkenaan di bawah arahan pentadbirannya. Rujukan hendaklah dibuat kepada
peruntukan Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Pencegahan Rasuah
1997 (Akta 575). Mana-mana pegawai awam yang didapati membocorkan rahsia
berkenaan sesuatu tender adalah dianggap telah melanggar peruntukan dalam
Akta-akta tersebut dan tindakan yang sewajarnya hendaklah diambil terhadap
pegawai awam yang terlibat
1. Larangan Mengubah Maklumat Dokumen Petender
(a) Semua pihak yang terlibat dalam sesuatu urusan tender termasuk
mempertimbangkan sesuatu tender dilarang mengubah apa-apa maklumat yang
dikemukakan petender di dalam dokumen tender termasuk harga, pengalaman
petender dan sebagainya.
(b) Sekiranya terdapat kesilapan pengiraan oleh petender dan berlaku perbezaan
harga di antara harga di dalam Bill Of Quantities (BQ) dan Borang Tender yang
telah ditandatangani, maka harga di dalam Borang Tender hendaklah diguna
pakai dalam mempertimbangkan sesuatu perolehan
2. Peruntukan Melarang Pengiklanan dan Publisiti
Universiti hendaklah memasukkan peruntukan berkenaan larangan pengiklanan dan
publisiti dalam syarat pelawaan tender dan dokumen kontrak. Contoh peruntukan
tersebut adalah seperti berikut:
“IKLAN & PUBLISITI
Tiada maklumat berkenaan kontrak boleh disiarkan dalam sebarang akhbar, majalah
atau alat pengiklanan/media massa melainkan jika pengiklanan itu telah pun dihantar
kepada dan diluluskan oleh Kerajaan terlebih dahulu.”
3. INTEGRITY PACT
Muka surat | 21
Pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan di Universiti Sains Malaysia
adalah selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan Malaysia (PP). Integrity Pact
dilaksanakan bagi pihak yang terlibat dalam perolehan Universiti seperti yang berikut:
a. Staf yang terlibat dalam perolehan Universiti dan butiran proses kerja yang
ditetapkan.
b. Ahli Jawatankuasa berkaitan perolehan yang terlibat dalam perolehan
Universiti dan butriran proses kerja yang ditetapkan.
c. Ahli Lembaga/Jawatankuasa Perolehan yang terlibat dalam perolehan
Universiti dan butiran proses kerja yang ditetapkan.
d. Pembida yang terlibat dalam perolehan Universiti dan butiran proses kerja
yang ditetapkan.
e. Staf yang terlibat dalam pelantikan perunding dan proses kerja yang
ditetapkan
4. LARANGAN PECAH KECIL
Pusat tanggungjawab (PTJ) dilarang memecahkecilkan perolehan tahunan untuk
mengelakkan daripada pelawaan secara sebut harga dan tender. Dalam keadaan
tertentu, projek-projek kerja yang telah dipersetujui untuk ditender boleh dipecah
kecil kepada beberapa pakej dan hendaklah dipelawa secara tender sekiranya
memenuhi kriteria ditetapkan.
5. PENAFIAN
Semua tatacara pelaksanaan perolehan yang lebih terperinci perlulah mematuhi
syarat-syarat sepertimana yang telah ditetapkan dalam Buku Peraturan Perolehan
Universiti Sains Malaysia dan Pekeliling Perbendaharaan Malaysia.
Maklumat di dalam Peraturan Kewangan ini hanyalah dari aspek tafsiran dan
governan sahaja.
Muka surat | 22
B. Perolehan Di Bawah Pembiayaan Geran Kerajaan
Perolehan Universiti yang menggunakan peruntukan/pembiayaan Kerajaan Persekutuan
sama ada melalui geran peruntukan atau pinjaman dan sama ada pembiayaan sepenuhnya
atau sebahagian daripada kos projek/perbelanjaan, tidak kira pusat tanggungjawab mana
yang melaksanakan projek atau melakukan perbelanjaan, dikehendaki mematuhi semua
peraturan kewangan yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan.
Semua perolehan yang melibatkan pembiayaan daripada institusi kewangan antarabangsa
hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh institusi kewangan antarabangsa
berkenaan.
1. Perolehan Wang Runcit
1.1 Perolehan Wang Runcit adalah kaedah perolehan yang dilakukan secara tunai
atas nama pegawai tertentu/PTJ. Perolehan melalui kaedah wang runcit adalah
dibenarkan dengan mematuhi syarat berikut:-
a. Perolehan tidak melebihi RM500.00 setiap resit atau transaksi.
b. Mematuhi peraturan panjar wang runcit berkuatkuasa
2. Pembelian Terus
2.1 Perolehan bekalan/perkhidmatan secara terus pada nilai perolehan sehingga
RM20,000.00 setahun dibenarkan kepada mana-mana pembekal bumiputera
atau bukan bumiputera berdaftar dengan Kementerian Kewangan atau tidak.
2.2 Setiap jenis item ditafsirkan sebagai sesuatu barangan/perkhidmatan yang
mempunyai fungsi yang sama dan/atau boleh diperolehi daripada satu punca
bekalan serta perolehan tersebut boleh dirancang.
2.3 Kerja Requisition ditafsirkan sebagai kerja-kerja kecil dan pembaikan yang tidak
mengubah struktur asal dengan menggunakan Jadual Kadar Harga. Perolehan
kerja requisition sehingga RM20,000.00 dibenarkan diurus secara lantikan
terus di kalangan kontraktor Gred G1 yang berdaftar dengan CIDB dan
mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) dan Sijil Taraf Bumiputera
(STB).
2.4 Perolehan perkhidmatan percetakan, perkhidmatan agen pengembaraan,
bekalan buku cetakan luar negara dan perkhidmatan Multimodal Transport
Operator (MTO) sehingga RM50,000.00 boleh dibuat secara pembelian terus
dengan pembekal/syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam
bidang berkaitan.
Muka surat | 23
2.5 PTJ hendaklah melaksanakan kajian pasaran dengan mendapatkan
3 Sebut Harga yang boleh diperolehi melalui email, faks dan surat. Pesanan
rasmi Universiti hendaklah digunakan untuk tatacara pembelian terus dan pastikan
pembekal menurunkan tandatangan pada pesanan rasmi Universiti sebagai akuan
terima pesanan.
2.6 Item-item Kontrak Pusat dan Kontrak Pusat Sistem Panel hendaklah diperoleh
melalui syarikat Kontrak Pusat atau Kontrak Pusat Sistem Panel yang berkenaan
3. Perolehan Kerja
3.1 Perolehan Kerja-Kerja Requisition
3.1.1 Had nilai kerja-kerja requisition menggunakan Jadual Kadar Harga adalah
sehingga RM50,000.00 sahaja dan hendaklah dilaksanakan secara undian
atau pusingan dengan menggunakan Jadual Kadar Harga.
3.1.2 Kerja bangunan/awam yang dilaksanakan secara undian atau pusingan
dengan menggunakan Jadual Kadar Harga Bangunan/Awam hendaklah
dilaksanakan di kalangan kontraktor bangunan/awam Gred G1 yang
berdaftar dengan CIDB dan mempunyai Perakuan Pendaftaran Kontraktor
(PPK) serta Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) dalam kategori dan
pengkhususan yang berkaitan.
3.1.3 Kerja elektrik yang dilaksanakan secara undian atau pusingan dengan
menggunakan Jadual Kadar Harga Elektrik hendaklah dilaksanakan di
kalangan kontraktor elektrik yang berdaftar dengan CIDB dalam gred,
kategori dan pengkhususan yang berkaitan.
3.1.4 Bagi kerja undian, hendaklah disyaratkan bahawa hanya penama di dalam
PPK atau SPKK sahaja boleh memohon atau berdaftar dan menghadiri
proses undian dan tidak boleh mewakilkan pegawai selain daripada penama
yang dinamakan dalam sijil.
3.1.5 Bagi kerja-kerja requisition yang melebihi RM50,000.00 Sebut Harga
hendaklah dipelawa di kalangan kontraktor bangunan/awam/elektrik yang
berdaftar dengan CIDB dan mempunyai PPK serta SPKK dalam gred,
kategori dan pengkhususan yang berkaitan.
3.2 Lantikan Terus
3.2.1 Kaedah lantikan terus hanya ditetapkan bagi perolehan kerja. Kerja-kerja
yang bernilai tidak melebihi RM20,000 boleh dibuat secara lantikan terus
di kalangan kontraktor Gred G1 yang berdaftar dengan CIDB dan
mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) dan Sijil Taraf
Bumiputera (STB).
Muka surat | 24
4. Rundingan Terus
Perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja secara rundingan terus daripada pembekal
yang dikenalpasti untuk menyempurnakan bekalan/perkhidmatan bukan
perunding/kerja mengikut tatacara yang telah ditetapkan dan diluluskan oleh Universiti.
4.1 Syarat
Permohonan perolehan secara rundingan terus perlulah mematuhi salah satu
syarat berikut :-
a. Keperluan mendesak (perlu disegerakan bagi mengelak kemudaratan)
Perolehan bekalan/perkhidmatan yang mendesak dan perlu disegerakan.
Sekiranya perolehan tersebut tidak dibuat dengan segera maka akan
memudaratkan dan menjejaskan perkhidmatan, penyelidikan dan
kepentingan awam.
b. Bagi maksud penyeragaman iaitu kesesuaian penggunaan barangan sedia
ada dengan yang baharu
Bagi memastikan kesesuaian penggunaan antara barangan sedia ada
dengan barangan baharu atau kepentingan penyelidikan serta pengajaran
dan pembelajaran maka permohonan untuk membeli barangan yang sama
dan daripada pembekal yang sama secara rundingan terus boleh
dipertimbangkan.
c. Satu punca bekalan/perkhidmatan (Pembuat/Pemegang Francais)
Pembelian khusus yang mana hanya satu syarikat sahaja yang dapat
membekalkan barangan atau perkhidmatan yang dikehendaki seperti
membeli alat ganti dan lain-lain.
d. Melibatkan isu-isu keselamatan/strategik
Perolehan yang melibatkan alat-alat keselamatan atau projek tertentu yang
strategik yang perlu dirahsiakan.
e. Kontrak Dengan Syarikat Pembuat Bumiputera
Dalam usaha untuk memupuk pertumbuhan syarikat Bumiputera yang
bertaraf pembuat, Kerajaan telah mengadakan tender khusus yang dibuka
kepada pembuat berkenaan sahaja. Bagi barangan tertentu yang mana
terdapat satu atau dua pembuat Bumiputera sahaja, perolehan secara
rundingan terus bolehlah dipertimbangkan bagi membantu mewujudkan
pembuat Bumiputera yang berdaya saing
Muka surat | 25
5. Sebut Harga
5.1 Takrifan
Mendapatkan suatu bekalan/perkhidmatan/kerja melalui pelawaan Sebut Harga
dengan mengikuti tatacara yang telah ditetapkan dan diluluskan oleh Universiti.
Had nilai perolehan Sebut Harga adalah melebihi RM50 ribu sehingga RM500
ribu.
5.2 Peraturan Sebut Harga
5.2.1 PTJ hendaklah mengambil kira nilai perolehan tahunan atau nilai
kontrak bagi menentukan kaedah perolehan secara sebut harga. PTJ
dilarang memecah kecilkan perolehan bekalan, perkhidmatan atau
kerja bagi mengelakkan pelawaan sebut harga/tender.
5.2.2 PTJ dibenarkan untuk melaksanakan perolehan secara pakej
merangkumi kerja induk dan kerja melibatkan Wang Kos Prima bagi
perolehan kerja. Walau bagaimanapun, PTJ hendaklah mensyaratkan
kontraktor induk melantik subkontraktor yang berdaftar dengan CIDB
dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) dalam Gred,
Kategori dan Pengkhususan yang berkenaan.
5.2.3 Perolehan Di Kalangan Syarikat Bertaraf Pembuat/Pembekal
a. Perolehan hendaklah dipelawa di kalangan syarikat bertaraf
pembuat tempatan di negeri berkenaan bagi sebut harga bekalan.
Sekiranya bilangan syarikat pembuat di negeri berkenaan tidak
mencukupi, pembuat di negeri berhampiran boleh dipelawa. Jika
bilangan pembuat adalah kurang daripada bilangan minimum
yang perlu dipelawa, maka sebut harga hendaklah dipelawa di
kalangan pembuat yang berkenaan sahaja.
b. Sekiranya tidak terdapat pembuat, maka perolehan boleh dibuat
di kalangan pembekal tempatan di negeri berkenaan. Jika
bilangan pembekal di negeri berkenaan tidak mencukupi,
pembekal di negeri berhampiran boleh dipelawa.
c. PTJ dilarang mempelawa pembekal dan pembuat bersekali untuk
menyertai sesuatu sebut harga
Muka surat | 26
5.3 Had Nilai Perolehan Terus & Sebutharga.
Bil. Had Nilai Kaedah dan Syarat Perolehan Pihak Berkuasa Melulus
i. Sehingga a. Dilaksanakan secara pembelian Pegawai Pengawal/
RM20,000 terus daripada mana-mana
setahun pembekal sama ada berdaftar Ketua Jabatan/
atau atau tidak berdaftar dengan
sesuatu Kementerian Kewangan dan Pegawai Yang
kontrak sama ada bertaraf Bumiputera
atau bukan Bumiputera. Diturunkan Kuasa
b. Kajian pasaran hendaklah dibuat
dengan mendapatkan sekurang-
kurangnya tiga (3) tawaran harga
daripada pembekal tempatan.
ii. Melebihi Dilaksanakan secara sebut harga Jawatankuasa Sebut
RM20,000 mengikut tatacara sedia ada dengan Harga (JKSH) seperti di
hingga kelonggaran seperti berikut:- dalam peraturan sedia
RM50,000 ada;
setahun a. Pelawaan sekurang-kurangnya di
atau kalangan tiga (3) pembekal ATAU
sesuatu tempatan yang berdaftar dengan
kontrak Kementerian Kewangan sama a. Pegawai Pengawal
ada bertaraf Bumiputera atau
bukan Bumiputera; boleh menubuhkan
b. Tempoh notis dipendekkan JKSH baharu
kepada tiga (3) hari;
untuk meluluskan
c. Jawatankuasa Pembuka Sebut
Harga tidak diperlukan. Penyebut perolehan bekalan
harga boleh mengemukakan
dokumen sebut harga terus dan perkhidmatan
kepada urusetia melalui surat,
faks atau emel seperti ditetapkan melebihi
oleh agensi; dan
RM20,000
d. Penilaian sebut harga oleh satu
(1) Jawatankuasa Penilaian sehingga
dianggotai sekurang-kurangnya
tiga (3) orang ahli termasuk RM50,000 yang
pengerusi yang dilantik oleh
Ketua Jabatan. dikenali sebagai
JKSH ‘B’; dan
b. JKSH PTJ
hendaklah terdiri
daripada
sekurang-
kurangnya tiga (3)
orang termasuk
pengerusi yang
dilantik oleh
Pegawai
Pengawal/ Ketua
Jabatan.
Muka surat | 27
Bil. Had Nilai Kaedah dan Syarat Perolehan Pihak Berkuasa Melulus
iii. Melebihi a. Perolehan yang melebihi JKSH Universiti
RM50,000 RM50,000 sehingga RM100,000
hingga hendaklah dipelawa dikalangan
RM500,000 sekurang – kurangnya lima (5)
setahun pembuat/pembekal tempatan
atau bertaraf BUMIPUTERA yang
sesuatu berdaftar dengan Kementerian
kontrak Kewangan di bawah kod bidang
berkaitan.
b. Perolehan melebihi RM100,000
hingga RM500,000 hendaklah
dipelawa dikalangan sekurang-
kurangnya lima (5)
pembuat/pembekal tempatan
yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan di bawah
kod bidang yang berkaitan.
c. Sebut harga hendaklah terbuka
kepada pembuat/pembekal
bertaraf Bumiputera dan bukan
Bumiputera.
d. Syarikat pembuat/pembekal
bertaraf Bumiputera hendaklah
diberi keutamaan harga.
6. Tender
6.1 Takrifan
Mendapatkan suatu bekalan/perkhidmatan/kerja melalui pelawaan tender
terbuka dengan mengikuti tatacara yang telah ditetapkan.
6.2 Nilai Perolehan
Had nilai perolehan tender ialah melebihi RM500 ribu hingga RM100 juta.
6.3 Pra Penilaian
Spesifikasi yang disediakan akan dinilai dahulu oleh Jawatankuasa Pra Tender
sebelum diiklankan jika perlu. Jawatankuasa Pra Teder juga boleh dirujuk bagi
penilaian sesuatu kertas kerja tender untuk perakuan sebelum dikemukakan
kepada Lembaga Perolehan untuk kelulusan.
Muka surat | 28
6.4 Pelawaan
Tempoh pelawaan tender adalah sekurang-kurangnya 21 hari dari tarikh
iklan atau tarikh lawatan tapak.
6.5 Pengiklanan
Semua pelawaan tender tempatan hendaklah diiklankan dalam sekurang-
kurangnya satu (1) akhbar harian utama Bahasa Melayu. Kandungan iklan
tender hendaklah jelas, kemas, ringkas dan tidak mendatangkan apa-apa
keraguan atau pembaziran
6.6 Anggaran Jabatan
a) PTJ hendaklah menyediakan Anggaran Harga Jabatan bagi setiap tender
dan memasukkannya ke dalam peti tawaran sebelum tarikh tutup tender.
b) Bagi perolehan Bekalan/Perkhidmatan yang sukar ditentukan Anggaran
Harga Jabatan, PTJ boleh memasukkan harga pembelian lampau
perolehan berkenaan.
6.7 Peti Tawaran
Peti tawaran yang disediakan perlu dilabelkan dengan tarikh dan waktu peti
tawaran ditutup. Peti tawaran hendaklah dikunci dengan dua kunci yang
berasingan dan anak kuncinya hendaklah dipegang oleh dua orang pegawai
yang berasingan. Seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada Pegawai
Kumpulan Pengurusan dan Profesional.
6.8 Terima dan Buka Tender
Pembekal dikehendaki memasukkan sendiri dokumen tender ke dalam
peti tender yang disediakan. Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah
membuka peti tender pada waktu yang ditetapkan dan menyenaraikan
tawaran tender dengan menggunakan format yang ditetapkan.
6.9 Laporan Penilaian Teknikal
Laporan Penilaian Teknikal disediakan secara terperinci bagi memastikan
penilaian yang dibuat adalah berasaskan kepada spesifikasi perolehan yang
ditetapkan dalam dokumen tender. Penilaian hendaklah dibuat berdasarkan
dokumen-dokumen yang dikemukakan, pernyataan pematuhan (statement of
compliance) dan/atau penilaian fizikal
Muka surat | 29
6.10 Laporan Penilaian Teknikal Harga
a. Laporan Penilaian Teknikal Harga (LPH) hendaklah disediakan bagi
semua Tender perolehan bekalan/perkhidmatan. Maklumat mengenai
tender adalah SULIT dan perakuan Jawatankuasa Penilaian Harga (JPH)
hendaklah dirahsiakan.
b. Penilaian harga sesuatu tender hendaklah mengambil kira faktor-faktor
seperti syarat pembayaran, kadar pembayaran, tempoh, diskaun, harga
pasaran terbuka, keupayaan petender dan sebagainya. Perbandingan
antara satu tawaran petender dengan tawaran petender yang lain
hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama
(equal footing).
c. Penilaian bagi pembelian harta modal seperti kenderaan, jentera berat,
sistem maklumat dan lain-lain hendaklah berdasarkan kepada prinsip
tawaran harga menyeluruh (total cost bid), yang bermaksud mengambil kira
harga barangan, alat ganti, latihan, pentauliahan/pemasangan, jaminan,
penyenggaraan dan lain-lain.
6.11 Kuasa Melulus
Lembaga Perolehan bertanggungjawab untuk menimbang dan meluluskan
syor Jawatankuasa Penilaian Teknikal berdasarkan had kuasa ditetapkan
6.12 Penawaran
Pembekal/kontraktor berjaya akan ditawarkan melalui Surat Setujuterima atau
Pesanan Rasmi Universiti
7. Kontrak Pusat Dan Sistem Panel Pembekal
Dalam membuat perolehan bekalan dan perkhidmatan, PTJ hendaklah memastikan
bahawa bekalan dan perkhidmatan tersebut tidak terdapat dalam senarai Kontrak Pusat
atau Kontrak Pusat Sistem Panel.
Muka surat | 30
8. Perolehan Melalui Pembekal Berdaftar USM
Kaedah pelaksanaan perolehan melalui pembekal berdaftar USM dinyatakan seperti
berikut:
Item Perolehan Pembekal Pembekal Pilihan Pembekal Panel
Berdaftar (Preferred)
Bekalan/ Bekalan/perkhidmatan/
perkhidmatan Bekalan/ kerja diperolehi secara
/kerja umum. perkhidmatan berkala atau Just In Time
/kerja bagi item (JIT) melibatkan item-item
tertentu yang telah tertentu yang telah
dikenalpasti oleh dikenalpasti oleh Universiti
Universiti untuk untuk dibekalkan oleh
dibekalkan oleh pembekal/syarikat tertentu
pembekal/syarikat yang dilantik.
tertentu.
Pelantikan Penilaian Penilaian Pemilihan panel melalui :
pembekal Jawatankuasa Jawatankuasa a. Pelawaan tender/
Penilai Penilai Pembekal.
Pembekal. Sebut Harga/lantikan
terus/rundingan terus.
b. Penilaian Pra
Kelayakan mengikut
bidang khusus melalui
Jawatankuasa Penilai
Pembekal.
Kaedah Mengikut Mengikut kelayakan Panel hanya digunakan
pelaksanaan kelayakan bagi bagi jenis perolehan
perkhidmatan semua jenis ditetapkan. untuk perolehan bekalan/
Kontrak perolehan. Boleh mempunyai
Tiada ikatan ikatan kontrak. perkhidmatan/ kerja yang
Penamatan kontrak.
- Berdasarkan dipersetujui dalam kontrak
- Berdasarkan
/surat lantikan.
Mempunyai ikatan kontrak
mengikut tempoh
dipersetujui.
- Jenis bekalan
perkhidmatan/kerja
yang dibekal.
- Harga/unit/
perkhidmatan
dinyatakan dalam
perjanjian.
- Kaedah perolehan
secara langsung
dengan panel
dinyatakan termasuk
persaingan melalui
pelawaan Sebut Harga
dikalangan panel
berkaitan.
- Berdasarkan Penilaian
Muka surat | 31
Perkhidmatan Pembekal Pembekal Pilihan Pembekal Panel
Berdaftar (Preferred)
Penilaian Prestasi Pembekal.
Prestasi Penilaian Prestasi - Tindakan Penalti.
Pembekal. Pembekal. - Pelanggaran Kontrak
- Tindakan - Tindakan Penalti.
Penalti. - Pelanggaran
- Pelanggaran Kontrak.
Kontrak.
9. Pelantikan Perunding
4.1 Takrifan
Perkhidmatan perunding adalah melibatkan perkhidmatan perundingan bagi
pelaksanaan projek pembangunan fizikal atau yang berbentuk kajian/penyelidikan.
Oleh itu, mana-mana perolehan yang tidak mengandungi elemen-elemen tersebut
adalah dikategorikan sebagai perkhidmatan bukan perunding.
5.1.1 Perunding Fizikal
a. Arkitek, kejuruteraan awam dan struktur, kejuruteraan
mekanikal dan elektrikal, ukur bahan, perancang bandar dan
desa, landskap, hiasan dalaman, akustik, alam sekitar dan lain-
lain perkhidmatan teknikal yang berkaitan dengan kejuruteraan
dan/atau projek pembinaan antaranya menyediakan reka
bentuk terperinci, penyediaaan dokumen tender dan lain-lain.
b. Kerja-kerja ukur tanah dan kerja ukur khusus seperti
hydrography, aerial photogrammetry, remote sensing dan lain-
lain;
c. Perkhidmatan penilaian fizikal seperti penilaian harta, audit &
assessment dan lain-lain; dan
d. Kajian-kajian fizikal yang berkaitan dengan kerja-kerja
kejuruteraan dan/atau projek pembinaan, antaranya kajian
kemungkinan/kajian awalan kejuruteraan, kajian tebatan
banjir/cerun, kajian rancangan tempatan/struktur, kajian
Environmental Impact Assessment (EIA) dan lain-lain
5.1.2 Perunding Bukan Fizikal
a. Kajian kemungkinan, kajian ekonomi, kajian penswastaan dan
kajian-kajian lain.
Muka surat | 32
b. Kajian berkaitan pengurusan seperti pengurusan sumber
manusia, kewangan dan perakaunan, percukaian, pengurusan
kualiti, perundangan, kerja-kerja audit kewangan, kerja-kerja
audit
c. pengurusan, teknologi maklumat dan komunikasi serta bidang
pengurusan lain; dan
d. Perkhidmatan perunding lain mengikut kategori yang diperlukan
oleh Universiti dan ditentukan oleh Perbendaharaan dari
semasa ke semasa
4.2 Pelantikan Lead Consultant
Universiti adalah dibenar melantik Lead Consultant bagi projek pembangunan
fizikal dimana hanya perlu melantik satu firma perunding dari satu bidang sebagai
Lead Consultant dan Lead Consultant pula melantik firma perunding dari bidang-
bidang lain sebagai Associated Consultants bagi melaksanakan projek tertakluk
kepada syarat.
4.3 Pihak Berkuasa Melulus (PBM)
Pihak berkuasa melulus lantikan perunding adalah seperti berikut:
Pihak Berkuasa Melulus Had Nilai Kuasa Melulus
Lembaga Perolehan a. Kos projek pembangunan fizikal sehingga RM300 juta
(LP) b. Kos kajian sehingga RM5 juta
c. Kos kerja ukur sehingga RM5 juta
Kementerian Kewangan a. Kos projek pembangunan fizikal melebihi RM300 juta
(MOF) b. Kos kajian melebihi RM5 juta
Kos kerja ukur melebihi RM5 juta
c.
10. Perolehan Melalui Agensi Lain
Jabatan boleh juga memperolehi bekalan barangan yang diperlukan dari Jabatan yang
telah mempunyai kontrak sebagai pengguna utama sesuatu barangan atau dari
kontraktornya di atas syarat-syarat yang sama. Perolehan secara ini hendaklah
mendapat kelulusan Naib Canselor atau pegawai yang diturun kuasa terlebih dahulu.
Pihak Berkuasa Melulus Had Nilai Kuasa Melulus
Sehingga RM50 ribu
Bendahari /
Pegawai Yang Diwakil Kuasa
Melebihi RM50 ribu hingga Jawatankuasa Sebut Harga
RM500 ribu Lembaga Perolehan
Melebihi RM500 ribu
Muka surat | 33
11. Perolehan Darurat
Perolehan darurat bermaksud pembelian yang perlu dibuat segera atau serta merta
supaya kelewatan perolehan tidak akan memudaratkan kepentingan awam,
menjejaskan perkhidmatan, mengekang berlakunya kerosakan berterusan, menyekat
penularan wabak dan seumpamanya.
Contoh darurat:
i. Bencana alam, banjir yang luar biasa, jerebu yang luar biasa, gempa bumi, tanah
runtuh, ribut/ taufan dan situasi lain yang seumpamanya yang memerlukan kerja-
kerja pemulihan, pembaikan, pembekalan dan perkhidmatan;
ii. Wabak penyakit/ penyakit berjangkit yang luar biasa atau wabak baharu yang
memerlukan pembekalan ubat dan perkhidmatan segera bagi tujuan
pembendungan dan kuarantin;
iii. Kebakaran yang mengakibatkan ancaman nyawa atau kerosakan teruk yang
menjejaskan perkhidmatan Kerajaan;
iv. Sistem bangunan yang strategik, sistem komputer dan seumpamanya yang
mengancam keselamatan atau mengganggu pengoperasian sedia ada dan
memerlukan kerja-kerja pembaikan, pembekalan dan perkhidmatan atau
pencegahan; dan
v. Ancaman keselamatan nyawa dan harta benda dari dalam atau luar negara.
Dalam hal demikian pembelian hendaklah dihadkan kepada kuantiti barang yang
mencukupi untuk menampung keperluan darurat yang berkenaan
Muka surat | 34
C. Perolehan Di Bawah Pembiayaan Sumber Dalaman Universiti Sains
Malaysia
Tatacara Pengurusan Perolehan Sumber Dalaman (PSD@USM) disediakan sebagai
panduan dan rujukan kepada Universiti dan Pusat Tanggungjawab (PTJ) dalam pengurusan
perolehan menggunakan pembiayaan sumber dalaman Universiti.
[Punca kuasa - P.U (A) 220 Seksyen 46(1) Dan Seksyen 4(1)(l)]
1. Tafsir Sumber Dalaman
Perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja menggunakan rizab Universiti, terimaan,
hasil atau pendapatan yang dijana Universiti daripada aktiviti atau perniagaan atau
perkhidmatan yang dilaksanakan
2. Perolehan Runcit
Perolehan bekalan dan perkhidmatan secara terus pada nilai perolehan sehingga
RM500.00 dalam satu resit dibenarkan kepada mana – mana pembekal bumiputera
atau bukan bumiputera yang diluluskan oleh Ketua PTJ / Pegawai yang diwakil kuasa
3. Pembelian Terus
PTJ hendaklah terlebih dahulu memastikan peruntukan bagi sesuatu perolehan yang
berkenaan telah dipohon dan diluluskan sebelum perolehan dilaksanakan.
3.1 Perolehan Melalui Pesanan Rasmi (Melebihi RM500)
a. Perolehan bekalan dan perkhidmatan secara terus melebihi RM500.00
sehingga RM50,000.00 setahun diluluskan oleh Ketua PTJ / Pegawai
yang diwakil kuasa.
Had Nilai : Sehingga RM20 ribu
i. Pembekal berdaftar USM
Had Nilai : Melebihi RM20 ribu sehingga RM50 ribu
i. Pembekal berdaftar USM dan Kementerian Kewangan
ii. Pembekal berstatus pembekal tunggal & berkepakaran khas tidak
tertakluk berdaftar Kementerian Kewangan.
b. PTJ perlu melaksanakan kajian pasaran melalui tiga (3) Sebut Harga yang
boleh diperolehi secara email, faks, surat, salinan katalog, salinan tag harga
dan lain – lain kaedah sebagai rekod PTJ.
Muka surat | 35
c. Pesanan rasmi Universiti hendaklah digunakan untuk tatacara pembelian
terus dan pastikan pembekal menurunkan tandatangan pada pesanan rasmi
Universiti sebagai akuan terima pesanan.
d. Salinan asal pesanan rasmi Universiti hendaklah diberi kepada pembekal
melalui serahan tangan, faks atau diimbas dan diemel bagi memastikan
pembekal menerima pesanan rasmi Universiti pada tarikh pesanan
dikeluarkan
3.2 Perolehan Secara Atas Talian (Online)
a. Perolehan bekalan dan item (baharu / terpakai) secara atas talian
(Online) melebihi RM500 sehingga RM20,000.00 setahun atau
mengikut had limit maksimum kad kredit korporat ditetapkan diluluskan
oleh Bendahari/ Pegawai yang diwakilkan kuasa.
b. Perolehan melebihi RM20,000.00 sehingga RM50,000.00 perlu dikemuka
ke Jabatan Bendahari untuk pertimbangan dan kelulusan perolehan oleh
Bendahari / Pegawai yang Diwakil Kuasa.
4. Kerja – Kerja Requisition
Kerja requisition dalam kategori bangunan/awam/mekanikal/elektrikal yang tidak
mengubah struktur asal tertakluk kepada syarat berikut;
Bil Bidang Gred Syarat Penentuan Kuasa Melulus
Harga
1. Bangunan/ G1 Berdaftar CIDB, Harga i. Sehingga
Awam mempunyai pasaran/ RM20,000
Perakuan jadual kadar dibuat secara
Pendaftaran harga kerja lantikan terus
melalui lantikan
Kontraktor (PKK), kecil dan panel dalam
bidang masing-
Sijil Perolehan Kerja pembaikan/ masing.
Kerajaan (SPKK), jadual kadar
2. Mekanikal G1, G2 Sijil Taraf kerja elektrik.
dan dan G3 Bumiputera (STB)
Elektrikal ii. Melebihi RM20
3. Kategori G1 Berdaftar CIDB, ribu sehingga
kerja hingga mempunyai Perakuan RM50 ribu,
pakar Pendaftaran pemilihan
(elektrik / G7 Kontraktor (PKK), Sijil kontraktor
mekanikal) Perolehan Kerja dilaksana
Kerajaan (SPKK), Sijil secara undian
Taraf Bumiputera atau giliran /
(STB), berdaftar pelawaan Sebut
Kementerian Harga PTJ.
Kewangan.
Muka surat | 36
5. Sebut Harga
5.1 Had Nilai Sebutharga
Perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang melibatkan perbelanjaan tahunan
atau sesuatu kontrak melebihi RM50 ribu sehingga RM1 juta hendaklah dipelawa
secara Sebut Harga
5.2 Kuasa Melulus
Sebut Harga Bekalan/Perkhidmatan/Kerja
Nilai Pihak Berkuasa Melulus
Melebihi RM50 ribu sehingga RM1 Jawatankuasa Sebut Harga
juta Universiti
5.3 Jawatankuasa Sebut Harga mempunyai kuasa meluluskan permohonan rundingan
harga bagi tawaran tunggal sekiranya wujud keperluan mendapatkan nilai
penjimatan dan best value for money
6. Tender
6.1 Had Nilai Tender
Perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang melibatkan perbelanjaan tahunan
atau sesuatu kontrak melebihi RM1 juta sehingga RM100 juta hendaklah
dipelawa secara tender terbuka.
6.2 Kuasa Melulus
Tender Bekalan/Perkhidmatan/Kerja
Nilai Pihak Berkuasa Melulus
Melebihi RM1 juta sehingga RM100 juta Lembaga Perolehan
6.3 Lembaga Perolehan mempunyai kuasa meluluskan permohonan rundingan harga
bagi tawaran tunggal sekiranya wujud keperluan mendapatkan nilai penjimatan dan
best value for money.
7. Rundingan Terus
7.1 Perolehan bekalan/perkhidmatan secara rundingan terus daripada pembekal
yang dikenalpasti untuk menyempurnakan bekalan/perkhidmatan mengikut
tatacara yang telah ditetapkan dan diluluskan oleh Universiti.
Muka surat | 37
The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.
Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search