Peraturan Kewangan

7.2 Kuasa Melulus

Setiap permohonan akan dikemukakan kepada Seksyen Perolehan untuk dibawa
ke pertimbangan dan kelulusan Jawatankuasa Rundingan Terus.

Pihak berkuasa melulus boleh mempertimbangkan kelulusan tanpa rundingan
harga sekiranya tawaran yang dikemukakan adalah munasabah dan
menguntungkan Universiti.

Nilai Rundingan Terus
Melebihi RM50 ribu Pihak Berkuasa Melulus

Jawatankuasa Rundingan Terus

8. Perolehan Darurat

8.1 Perolehan darurat dibenarkan apabila melibatkan kejadian kecemasan/kesegeraan
yang membahayakan nyawa awam, isu-isu keselamatan, akreditasi penyelidikan,
menjejaskan perkhidmatan hospital, kerosakan berterusan dan kepentingan serius
kepada orang awam serta pelajar, darurat atau bencana alam dan memerlukan
tindakan segera untuk memastikan kelangsungan operasi.

8.2 Kelulusan melaksanakan perolehan darurat hendaklah diperolehi daripadaNaib
Canselor sama ada secara lisan atau panggilan telefon dan hendaklah diikuti
dengan penjelasan secara bertulis.

8.3 Laporan bertulis lengkap hendaklah dikemukakan kepada Naib Canselor dalam
tempoh sebulan setelah kerja perolehan secara kecemasan sempurna.

9. Kontrak Pusat Dan Sistem Panel Pembekal

9.1 Perolehan bagi bekalan / perkhidmatan / kerja secara terus atau mendapatkan
Sebut Harga dari syarikat / pembekal /kontraktor yang telah dilantik oleh Universiti.

9.2 Harga bagi item kontrak pusat adalah mengikut harga kontrak yang ditetapkan.
Penentuan harga bagi panel pembekal adalah berdasarkan harga tawaran di
kalangan pembekal.

9.3 Universiti perlu mendapatkan bekalan/perkhidmatan/kerja dari syarikat/pembekal
yang dilantik melalui kontrak pusat atau kontrak panel pembekal yang berkenaan

Muka surat | 38

10. Perolehan Melalui Pembekal Berdaftar USM

Pembekal Pembekal Pilihan Pembekal Panel
Berdaftar (Preferred)
Item Perolehan Bekalan/ Bekalan/perkhidmatan/kerja
perkhidmatan Bekalan/
/kerja umum. perkhidmatan diperolehi secara berkala
/kerja bagi item
tertentu yang telah atau Just In Time (JIT)
dikenalpasti oleh
Universiti untuk melibatkan item-item
dibekalkan oleh
pembekal/syarikat tertentu yang telah
tertentu.
dikenalpasti oleh Universiti

untuk dibekalkan oleh

pembekal/syarikat tertentu

yang dilantik.

Pelantikan Penilaian Penilaian Pemilihan panel melalui :
pembekal Jawatankuasa Jawatankuasa i. Pelawaan tender/
Penilai Pembekal. Penilai Pembekal.
Sebut Harga/lantikan
terus/rundingan terus.
ii. Penilaian Pra
Kelayakan mengikut
bidang khusus melalui
Jawatankuasa Penilai
Pembekal.

Kaedah Mengikut kelayakan Mengikut kelayakan Panel hanya digunakan
pelaksanaan untuk perolehan bekalan/
perkhidmatan bagi semua jenis bagi jenis perolehan perkhidmatan/ kerja yang
dipersetujui dalam kontrak
Kontrak perolehan. ditetapkan. /surat lantikan.

Tiada ikatan Boleh mempunyai i. Mempunyai ikatan
kontrak. ikatan kontrak. kontrak mengikut
tempoh dipersetujui.

ii. Jenis bekalan
perkhidmatan/kerja yang
dibekal.

iii. Harga/unit/perkhidmatan
dinyatakan dalam
perjanjian.

iv. Kaedah perolehan
secara langsung dengan
panel dinyatakan
termasuk persaingan
melalui pelawaan Sebut
Harga dikalangan panel
berkaitan.

Muka surat | 39

Penamatan Pembekal Pembekal Pilihan Pembekal Panel
Perkhidmatan Berdaftar (Preferred)
i. Berdasarkan i. Berdasarkan Penilaian
Penilaian i. Berdasarkan Prestasi Pembekal.
Prestasi Penilaian
Pembekal. Prestasi ii. Tindakan Penalti.
ii. Tindakan Pembekal. iii. Pelanggaran Kontrak
Penalti.
iii. Pelanggaran ii. Tindakan
Kontrak. Penalti.

iii. Pelanggaran
Kontrak.

11. Pelantikan Perunding

11.1 Jabatan Pembangunan atau pusat tanggungjawab (PTJ) perlu mengemukakan
cadangan projek dan mendapatkan kebenaran Naib Canselor untuk melantik pihak
perunding.

11.2 Pihak berkuasa melulus lantikan perunding adalah seperti berikut:

Pihak Berkuasa Had Nilai Kuasa Melulus
Melulus

Lembaga a. Kos projek pembangunan fizikal sehingga RM300 juta
Perolehan b. Kos kajian sehingga RM5 juta
c. Kos kerja ukur sehingga RM5 juta

Kementerian a. Kos projek pembangunan fizikal sehingga RM300 juta
Kewangan b. Kos kajian sehingga RM5 juta
c. Kos kerja ukur sehingga RM5 juta

12. Perolehan Melalui Agensi Lain

Jabatan boleh juga memperolehi bekalan barangan yang diperlukan dari Jabatan yang
telah mempunyai kontrak sebagai pengguna utama sesuatu barangan atau dari
kontraktornya di atas syarat-syarat yang sama. Perolehan secara ini hendaklah
mendapat kelulusan Naib Canselor atau pegawai yang diberi kuasa terlebih dahulu.

13. Perolehan Barangan Terpakai

Perolehan yang melibatkan barangan terpakai terdiri dari item barang bahan pakai habis
/ one-off bagi tujuan penyelidikan dengan jumlah perbelanjaan tahunan sehingga RM50
ribu boleh diluluskan oleh Bendahari / Pegawai yang diwakil kuasa.

Muka surat | 40

14. Perolehan Melalui “Request For Proposal’’ (RFP).

Perolehan yang dilaksana berdasarkan kenyataan keperluan tanpa penentuan
spesifikasi secara Sebut Harga atau tender bagi mendapat perolehan yang berkualiti,
good value for money, menjimatkan dan menemui perincian keperluan sesuatu projek.

15. Perolehan Terbuka Pra Kelayakan
Perolehan yang memerlukan tapisan awal dengan kriteria tertentu atau memerlukan
keperluan khusus atau kepakaran seperti pembinaan hospital, pembangunan sistem,
perolehan peralatan kompleks boleh di pelawa secara tender / Sebut Harga terbuka pra-
kelayakan.
Sekiranya Universiti berpandangan perolehan tersebut memerlukan pra-penilaian awal
untuk mendapatkan syarikat/pembekal/kontraktor yang benar-benar kompeten dan
berwibawa, maka Universiti boleh melaksanakan perolehan secara tender/Sebut Harga
terbuka pra-kelayakan.

16. Perolehan Hartanah
Perolehan hartanah termasuk bangunan/tanah. Kelulusan Lembaga Gabenor Universiti
atau Jawatankuasa Pelaburan Universiti adalah tertakluk kelulusan Garis Panduan
Pelaburan Universiti

17. Perolehan Perkhidmatan Lain

17.1 Perolehan yang melibatkan penganjuran acara rasmi, keraian, majlis, jamuan,
latihan, seminar termasuk lain-lain aktiviti, yang menyumbang kepada penjanaan
pendapatan atau dibiayai di bawah sumber dalaman hendaklah mendapat
kelulusan Naib Canselor/pegawai yang diberi kuasa.

17.2 Permohonan lengkap berkaitan perancangan anjuran majlis merangkumi objektif
majlis, pelantikan event manager, pemilihan lokasi, katering, penceramah,
hotel/dewan, perincian belanja, anggaran pendapatan dan belanja, sumber
peruntukan, bayaran saguhati, cenderamata dan lain-lain keperluan hendaklah
dimajukan untuk kelulusan pihak berkuasa melulus.

Muka surat | 41

D. KONTRAK

1. Pentadbiran Kontrak

1.1 Surat Niat

Surat Niat ialah surat yang dihantar kepada pembekal/ syarikat/kontraktor yang mana
kandungannya meliputi kenyataan hasrat/niat untuk menerima tawaran Sebut
Harga/tender tersebut, tertakluk kepada persetujuan syarat-syarat Universiti yang
dikehendaki dipatuhi oleh pembekal/syarikat sama ada melalui rundingan atau cara-
cara lain. Surat Niat ini tidak mengikat kedua-dua pihak kepada satu kontrak.

1.2 Surat Setuju Terima
Surat Setuju Terima ialah surat yang mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran
berasaskan kepada syarat yang telah ditetapkan dalam dokumen Sebut
Harga/tender, syarat yang telah dipersetujui selepas rundingan dalam Surat Niat dan
apa-apa syarat lain yang telah dipersetujui melalui rundingan sebelumnya.
Sehubungan dengan itu, apa-apa syarat yang telah dipersetujui sebelumnya
hendaklah dinyatakan dengan jelas dan persetujuan tersebut merupakan sebahagian
daripada perjanjian kontrak. Surat Setuju Terima ialah satu dokumen perundangan
yang sah dan merupakan sebahagian daripada perjanjian kontrak

1.3 Surat Arahan Keluar Pesanan Rasmi Universiti
Surat arahan keluar pesanan rasmi ialah surat yang dikeluarkan kepada PTJ untuk
mengeluarkan pesanan rasmi kepada pihak pembekal/syarikat yang berjaya sebaik
jawatankuasa bersidang dan bersetuju dengan tawaran Sebut Harga/tender.

2. Penyediaan Kontrak Formal

2.1 Universiti hendaklah memastikan pemberian kuasa telah dibuat secara bertulis oleh
Menteri di Kementerian masing-masing kepada Pegawai Pengawal dan pegawai lain
yang telah dinamakan (atas jawatan) sebelum kontrak ditandatangani.

2.2 Semua perjanjian kontrak dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan dengannya
atau apa-apa pindaan ke atas perjanjian kontrak yang memerlukan tandatangan
hendaklah dibuat dengan menggunakan dakwat hitam yang kekal. Ini adalah untuk
mengelakkan tandatangan tersebut menjadi pudar dalam masa yang singkat.

2.3 Kontrak hendaklah ditandatangani secepat mungkin selepas semua terma dan
syarat dipersetujui oleh kedua-dua pihak dan selewat-lewatnya empat (4) bulan dari
tarikh keluarnya Surat Setuju Terima. Tarikh kuat kuasa kontrak (effective date)
hendaklah dinyatakan sebagai tarikh Surat Setuju Terima ditandatangani oleh
petender yang berjaya manakala tarikh kontrak ialah tarikh kontrak ditandatangani
oleh kedua-dua pihak.

Muka surat | 42

2.4 Satu pernyataan khusus hendaklah dimasukkan berkaitan larangan membuat sub-
kontrak atau serah hak sepanjang tempoh kontrak berkuat kuasa tanpa mendapat
kelulusan bertulis Universiti terlebih dahulu dalam dokumen tender/sebut harga di
samping klausa dalam Surat Setuju Terima dan kontrak.

2.5 Universiti hendaklah memasukkan satu pernyataan khusus berkaitan larangan
membuat perubahan pegangan ekuiti syarikat sepanjang tempoh Kontrak berkuat
kuasa tanpa mendapat kelulusan bertulis daripada Universiti terlebih dahulu dalam
dokumen tender/sebut harga di samping klausa dalam Surat Setuju Terima dan
kontrak.

3. Bon Pelaksanaan

3.1 Bon Pelaksanaan adalah merupakan suatu aku janji tidak bersyarat (unconditional
undertaking) oleh sesuatu institusi kewangan yang dibenarkan oleh Perbendaharaan
untuk membayar kepada Universiti suatu amaun tertentu atas tuntutan (on demand)
sekiranya pembekal/syarikat/kontraktor tidak atau gagal mematuhi, memenuhi dan
melaksanakan obligasinya di bawah kontrak.

3.2 Bentuk dan Jenis Bon
a. Jaminan Bank
b. Jaminan Insurans
c. Wang Jaminan Pelaksanaan (kerja)

3.3 Anggaran Pengiraan

3.3.1 Kontrak Bekalan Atau Perkhidmatan

a. Dua Perpuluhan Lima peratus (2.5%) daripada jumlah harga kontrak
bagi kontrak bekalan atau perkhidmatan yang bernilai kurang daripada
RM500 ribu.

b. Lima peratus (5%) daripada jumlah harga kontrak bagi kontrak bekalan
atau perkhidmatan yang bernilai melebihi RM500 ribu

3.3.2 Kontrak kerja

Lima peratus (5%) daripada jumlah harga kontrak bagi kontrak kerja yang
bernilai melebihi RM50 ribu.

3.3.3 Kontrak Bermasa

Bagi kontrak bermasa (periodic contract) yang berkuat kuasa dalam tempoh
dua (2) tahun atau lebih, peratus dan pengiraan nilai Bon Pelaksanaan
hendaklah dikira mengikut anggaran harga kontrak setahun sahaja.

Walau bagaimanapun, Bon Pelaksanaan yang dikemukakan oleh
pembekal/syarikat/kontraktor hendaklah meliputi keseluruhan tempoh kontrak
bermasa. Kadar bon adalah sama seperti kontrak bekalan/perkhidmatan

Muka surat | 43

4. Bayaran Pendahuluan

Bayaran Pendahuluan adalah dibenarkan kepada kontraktor tempatan sahaja dengan
pertimbangan dan kelulusan Universiti. Kemudahan bayaran pendahuluan ini tidak
terpakai kepada Kontrak Pusat, kontrak yang dibuat secara berpusat oleh mana-mana
agensi Kerajaan (Ministerial Central Contract) dan perkhidmatan perunding

4.1 Kontrak Bekalan Dan Perkhidmatan

4.1.1 Tender
a. Bagi pembuat atau pembekal tempatan, bayaran pendahuluan boleh
diberi sehingga 25% daripada nilai kontrak atau maksimum RM10 juta
mengikut mana yang lebih rendah.
b. Bagi pembekal perkhidmatan, bayaran pendahuluan boleh diberi
sehingga 15% daripada nilai kontrak atau maksimum RM5 juta mengikut
mana yang lebih rendah

4.1.2 Sebutharga
a. Bagi pembuat atau pembekal tempatan, bayaran pendahuluan boleh
diberi sehingga 25% daripada nilai kontrak atau maksimum RM100,000
mengikut mana yang lebih rendah.
b. Bagi pembekal perkhidmatan, bayaran pendahuluan boleh diberi
sehingga 15% daripada nilai kontrak atau maksimum RM50,000
mengikut mana yang lebih rendah

4.2 Kontrak Kerja

4.2.1 Tender
a. Bagi kontraktor utama, bayaran pendahuluan boleh diberi sehingga 25%
daripada nilai kerja pembina (builder’s work) atau maksimum RM10 juta
mengikut mana yang lebih rendah.
b. Bagi Subkontraktor Dinamakan, bayaran pendahuluan boleh diberi
sehingga 20% daripada nilai kontrak Subkontraktor Dinamakan atau
maksimum RM5 juta mengikut mana yang lebih rendah

4.2.2 Sebutharga

Bagi kontrak kerja, bayaran pendahuluan boleh diberi sehingga 25% daripada
nilai kerja pembina (builder's work) atau maksimum RM100,000 mengikut
mana yang lebih rendah

Muka surat | 44

5. Pemilikan Tapak Dan Permulaan Kerja

Universiti hendaklah menetapkan tarikh milik tapak tidak melebihi empat (4) minggu
selepas tarikh Surat Setuju Terima ditandatangani bergantung kepada nilai dan
kompleksiti projek berkenaan. Kontraktor dikehendaki memulakan kerja tidak lewat
daripada dua (2) minggu selepas tarikh milik tapak.

6. Bayaran Interim Dan Kemajuan

Kontraktor yang melaksanakan kontrak kerja secara Sebut Harga/tender boleh diberi
bayaran interim/kemajuan sehingga kerja-kerja siap dilaksanakan.

7. Perubahan Dan Pelanjutan Tempoh Kontrak

7.1 Kontrak Bekalan Dan Perkhidmatan

a. Perubahan kontrak dan perlanjutan tempoh kontrak bekalan dan perkhidmatan
boleh diluluskan oleh pihak berkuasa yang meluluskan Sebut Harga/tender asal.

b. Tambahan Kuantiti:

Sebut Harga Tender

a. Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti a. Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti
tidak melebihi 50% daripada kontrak tidak melebihi 50% daripada kontrak asal
asal tertakluk kepada nilai maksimum tertakluk kepada nilai maksimum RM7.5
RM250,000 dengan syarat jumlah juta dengan syarat jumlah keseluruhan
keseluruhan tambahan ini dan nilai tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak
kontrak asal tidak melebihi RM750,000 melebihi RM25 juta atau
atau
b. Bagi kontrak perkhidmatan, nilai
b. Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan kuantiti tidak melebihi 50%
tambahan tidak melebihi 50% daripada daripada kontrak asal tertakluk kepada
kontrak asal tertakluk kepada nilai nilai maksimum RM7.5 juta dengan syarat
maksimum RM250,000 dengan syarat jumlah keseluruhan tambahan ini dan nilai
jumlah tambahan ini dan nilai kontrak kontrak asal tidak melebihi RM25 juta.
asal tidak melebihi RM750,000.

7.2 Kontrak Kerja

Perubahan kerja dan pelanjutan masa dibenarkan sekiranya perlu tertakluk kepada
syarat-syarat berikut:

Sebut Harga Tender

a. Had nilai dan Pihak Berkuasa Melulus a. Had nilai dan Pihak Berkuasa Melulus

APK bagi perolehan secara Sebut Harga APK bagi perolehan secara tender

hendaklah berdasarkan AP202.3. hendaklah berdasarkan AP202.2.

b. Pelanjutan masa bagi kontrak kerja b. Pelanjutan masa bagi perolehan secara

bernilai melebihi RM200,000 hingga tender hendaklah dipertimbangkan oleh

RM500,000 dibenarkan tertakluk kepada Penguasa Projek/Pengarah Projek

kelulusan Jawatankuasa Sebut Harga berdasarkan syarat-syarat kontrak kerja.

terlebih dahulu.

Muka surat | 45

Bab 3 - Pengurusan Bayaran

Muka surat | 46

Muka surat | 47

Bab 4 - Pengurusan Pinjaman

A. Pinjaman Perumahan

1. PENGENALAN

1.1 Lembaga Pembiayaan Perumahan Sektor Awam (LPPSA) merupakan badan
berkanun yang bertanggungjawab menguruskan kemudahan pembiayaan
perumahan sektor awam. Penubuhan LPPSA yang sebelum ini dikenali
sebagai Bahagian Pinjaman Perumahan (BPP), Kementerian Kewangan
Malaysia telah berkuatkuasa sepenuhnya pada 1 Januari 2016.

1.2 Staf USM yang layak perlu membuat permohonan secara atas talian di laman
sesawang LPPSA (www.lppsa.gov.my).

2. KEMUDAHAN PEMBIAYAAN PERUMAHAN

LPPSA menyediakan kemudahan pembiayaan perumahan yang memenuhi syarat
dan peraturan yang telah ditetapkan.

2.1 SKIM PINJAMAN

Terdapat dua skim pinjaman perumahan yang ditawarkan oleh LPPSA:

i. Skim Pembiayaan Perumahan Sektor Awam (SSPA); dan
ii. Skim Pembiayaan Perumahan Sektor Awam Secara Islam (SSPAi)

2.2 SYARAT PEMOHON

Pemohon mestilah:

i. Warganegara Malaysia.
ii. Pegawai tetap yang sedang berkhidmat dan;
iii. Telah berkhidmat sekurang-kurangnya satu (1) tahun dan telah

disahkan dalam jawatan.
iv. Bukan seorang bankrap atau siberhutang hukuman atau seorang yang

tidak berkemampuan kewangan atau sedang diambil tindakan
tatatertib bagi tujuan buang kerja.

2.3 SKOP PEMBIAYAAN

Skop pembiayaan perumahan sektor awam merangkumi:

i. harga hartanah,
ii. kos bayaran insurans / takaful gadai janji dan insurans / takaful

pemilikan rumah kediaman,
iii. kos kerja tambahan,
iv. lot parkir; dan
v. yuran guaman berkaitan penyediaan perjanjian pembiayaan.

Muka surat | 48

2.4 JENIS-JENIS PEMBIAYAAN

Pembiayaan melalui skim pembiayaan perumahan yang disediakan oleh
LPPSA adalah seperti berikut:

i. Jenis 1: Pembelian rumah kediaman yang telah siap.

ii. Jenis 2: Pembinaan rumah kediaman dan, jika berkenaan, jalan
masuk ke rumah kediaman itu, di atas tanah yang dimiliki
oleh orang yang layak yang diluluskan dan tanah itu
adalah bebas daripada bebanan.

iii. Jenis 3: Pembelian rumah kediaman yang sedang dibina.

iv. Jenis 4: Pembelian tanah bagi maksud pembinaan rumah
kediaman dan, jika berkenaan, jalan masuk ke rumah
kediaman itu.

v. Jenis 5: Penyelesaian keseluruhan atau sebahagian daripada
pinjaman sedia ada daripada bank atau institusi kewangan
yang diambil bagi maksud membeli tanah, dengan atau
tanpa rumah kediaman diatasnya, atau membina rumah
kediaman dan jalan sebagai jalan masuk kerumah
kediaman, sebelum pemberian kemudahan pembiayaan
perumahan sektor awam.

vi. Jenis 6: Pembinaan rumah kediaman dan, jika berkenaan, jalan
masuk ke rumah kediaman itu, di atas tanah yangsedang
dibiaya melalui kemudahan pembiayaan perumahan
sektor awam.

vii. Jenis 7: Pengubahsuaian rumah kediaman yang pembelianatau
pembinaannya telah dibiaya atau diselesaikan melalui
kemudahan pembiayaan perumahan sektorawam.

2.5 AMAUN KELAYAKAN PEMBIAYAAN

2.6.1. Amaun pembiayaan pertama yang diluluskan adalah tertakluk kepada
amaun yang mana terendah di antara berikut:

i. Harga hartanah; atau
ii. Penilaian hartanah oleh jpph; atau
iii. Amaun yang dimohon; atau
iv. Kelayakan maksimum pemohon (berdasarkan jadual kelayakan

yang diluluskan oleh LPPSA); atau

Muka surat | 49

v. Amaun kelayakan pembiayaan kedua (perbezaan di antara
amaun kelayakan semasa dengan amaun hartanah yang telah
diluluskan bagi pembiayaan pertama).

2.6.2. Amaun pembiayaan Jenis 7 yang diluluskan adalah tertakluk kepada
ansuran bulanan tidak melebihi 50% termasuk bayaran balik
pembiayaan pertama daripada pendapatan bersih.

2.6.3. Amaun pembiayaan kerja tambahan yang diluluskan bagi pembelian
rumah kos rendah adalah tidak melebihi RM20,000.00.

Jadual Kelayakan Yang Diluluskan Oleh LPPSA

BIL PENDAPATAN BERSIH (RM) KELAYAKAN MAKSIMUM (RM)

1 6,500 ke atas 750,000

2 6,000 720,000

3 5,700 680,000

4 5,500 650,000

5 5,000 600,000

6 4,700 560,000

7 4,500 540,000

8 4,300 510,000

9 4,000 470,000

10 3,800 450,000

11 3,500 420,000

12 2,900 340,000

13 2,300 270,000

14 Sehingga 1,700 200,000

Nota:
Kaedah pengiraan had kelayakan adalah seperti berikut:

1. Ansuran bulanan tidak melebihi 60% daripada gaji pokok dan elaun tetap/
pendapatan bersih, dan jumlah hutang tidak melebihi 80% daripada
pendapatan bersih; dan

2. Gaji bersih untuk semua peminjam sekurang-kurangnya 20% daripada
pendapatan kasar.

*Kadar yang dinyatakan adalah tertakluk kepada perubahan dari semasa ke
semasa

2.6 FAEDAH / KEUNTUNGAN PEMBIAYAAN

Muka surat | 50

2.6.4. Kadar faedah pembiayaan LPPSA ditetapkan sebanyak 4% setahun
atas baki berkurangan (reducing balance) setiap bulan.

2.6.5. Kadar keuntungan pembiayaan LPPSA ditetapkan sebanyak 7%

setahun atas baki berkurangan (reducing balance) setiap bulan.

Pelanggan akan menikmati kadar keuntungan 4% setahun melalui
Prinsip Muqasah / Ibra’.

2.6.6. Pelanggan yang terlibat dalam projek terbengkalai/ bermasalah (tanpa
lesen)/ sakit yang disahkan oleh KPKT / KKTP adalah dibenarkan
untuk memohon pengecualian faedah tertakluk kepada syarat-syarat
yang telah ditetapkan.

2.7 PERLINDUNGAN INSURANS / TAKAFUL

Pemohon diwajibkan mengambil Polisi Perlindungan Gadai Janji dan Polisi
Perlindungan Pemilikan Rumah Kediaman daripada panel syarikat insurans / takaful
yang dilantik oleh LPPSA.

2.8 PELANTIKAN PEGUAM SEBAGAI PEMEGANG PERTARUHAN DAN
URUSAN CAGARAN HARTANAH

Pemohon diwajibkan untuk melantik peguam daripada firma guaman yang berdaftar
dengan Majlis Peguam Malaysia (Semenanjung Malaysia), Persatuan Undang-
Undang Sabah (Sabah) atau Persatuan Peguambela Sarawak (Sarawak) untuk urusan
pemegang pertaruhan dan urusan cagaran hartanah. Kos guaman hendaklah
dijelaskan sendiri oleh pelanggan.

2.9 CAGARAN HARTANAH

Semua hartanah yang mendapat pembiayaan daripada Lembaga hendaklah
dicagarkan kepada LPPSA.

2.10 BAYARAN BALIK PEMBIAYAAN

2.10.1 Pemungutan bayaran balik pembiayaan adalah melalui potongan
gaji atau potongan pencen. LPPSA akan memberikan notis
pemotongan secara bertulis kepada Ketua Jabatan pemohon.

2.10.2 Pelanggan dibenarkan memohon penangguhan bayaran balik
bulanan tertakluk kepada syarat-syarat yang ditetapkan.

2.11 KEMUNGKIRAN

2.11.1 Pembiayaan adalah terbatal sekiranya pelanggan melakukan
kemungkiran terhadap mana-mana syarat perjanjian pembiayaan.

Muka surat | 51

2.11.2 Pengiraan kadar faedah / keuntungan bagi pelanggan yang
memungkiri perjanjian / meninggalkan perkhidmatan adalah seperti
berikut:

i. Kadar faedah/ keuntungan bagi pelanggan yang memungkiri
perjanjian/ meninggalkan perkhidmatan masih dikekalkan
pada kadar 4% dengan syarat pelanggan hendaklah
membayar pembiayaan secara sekaligus dalam tempoh 30
Pekeliling Pembiayaan Perumahan LPPSA Bil.1/2021 12 hari
daripada tarikh meninggalkan perkhidmatan. Sekiranya gagal,
kadar faedah akan dikenakan sebanyak 7% setahun atas baki
pokok.

ii. Lembaga berhak menuntut wang pembiayaan berserta faedah
/ keuntungan pada bila-bila masa dengan menyampaikan notis
secara bertulis kepada pelanggan dan pelanggan hendaklah
menyelesaikan jumlah baki hutang sekaligus dalam tempoh 30
hari daripada tarikh penyampaian notis tersebut.

iii. Pelanggan bagi pembiayaan bersama yang tidak melakukan
kemungkiran dibenarkan meneruskan bayaran balik bulanan
dengan syarat mengambil alih baki hutang pembiayaan
pemohon bersama yang terlibat dengan kemungkiran tertakluk
kepada kelulusan LPPSA. Sekiranya gagal berbuat demikian,
pihak yang melakukan kemungkiran dikehendaki membayar
balik sekaligus baki pembiayaan dalam tempoh 30 hari dari
tarikh kemungkiran bagi mengelakkan dikenakan kadar faedah
/ keuntungan 7%.

3. TANGGUNGJAWAB

3.1 TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN

Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab untuk memastikan pelanggan
mematuhi pekeliling ini dan garis panduan pembiayaan perumahan yang telah
ditetapkan oleh LPPSA. Ketua Jabatan juga bertanggungjawab untuk
memastikan pematuhan ke atas peraturan-peraturan lain yang dikuatkuasakan
ke atas semua kakitangan awam sebelum mengemukakan permohonan
kepada Lembaga. Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan Arahan Potongan
Gaji yang dikeluarkan dan mengemukakan bayaran kepada LPPSA sebelum
25 haribulan setiap bulan.

3.2 TANGGUNGJAWAB PEMOHON

Pemohon adalah bertanggungjawab untuk mematuhi pekeliling ini dan garis
panduan pembiayaan perumahan sektor awam yang telah ditetapkan oleh
LPPSA dan memastikan dokumen dan maklumat yang dikemukakan adalah
sahih dan benar.

3.3 TANGGUNGJAWAB JPA

Bahagian JPA hendaklah melaksanakan Arahan Potongan Pencen dan
potongan ganjaran (jika berkaitan) serta mengemukakan bayaran kepada

Muka surat | 52

LPPSA. Bayaran potongan pencen hendaklah dikemukakan sebelum
25 haribulan setiap bulan.

4. HAK DAN KEPENTINGAN LPPSA

Pelanggan yang menggunakan kemudahan pembiayaan perumahan daripada
Lembaga adalah tertakluk kepada perkara berikut:

4.1 Mana-mana harta, hak, kepentingan, obligasi dan liabiliti yang dipindahkan
kepada dan terletak hak pada Lembaga menurut seksyen 4(1) Akta 767
hendaklah dipindahmilik kepada dan terletak hak sedemikian kepada Lembaga
sebagaimana harta, hak, kepentingan, obligasi dan liabiliti itu terletak hak atau
dipegang sebaik sebelum tarikh peletakhakan itu.

4.2 LPPSA berkuasa mengenakan syarat tambahan, meminda atau
mengecualikan syarat-syarat dalam Pekeliling ini.

4.3 LPPSA mempunyai kuasa untuk mengambil tindakan undang-undang
terhadap pelanggan ingkar.

4.4 LPPSA berhak menolak sebarang permohonan melibatkan pemaju / kontraktor
/ peguam / arkitek tanpa alasan bagi melindungi kepentingan Lembaga.

4.5 LPPSA berhak menolak permohonan yang melibatkan pemohon yang pernah
melanggar syarat pembiayaan perumahan Lembaga.

4.6 LPPSA berhak membatalkan pembiayaan sekiranya didapati pelanggan telah
melanggar syarat pembiayaan perumahaan.

Punca Kuasa
Pekeliling Pembiayaan Perumahan LPPSA Bil.1/2021

Muka surat | 53

Muka surat | 54

B. Pinjaman Kenderaan

1. PENGENALAN

1.1 Universiti Sains Malaysia mempunyai dua jenis Skim Pinjaman Kenderaan
untuk staf-staf Universiti iaitu skim pinjaman kenderaan secara biasa atau
konvensional dan skim pembiayaan kenderaan secara Islam, mengikut prinsip
Al-Bai’ Bithaman ‘Ajil.

1.2 Al-Bai’ Bithaman ‘Ajil bermaksud jualan dengan harga tangguh atau jualan
dengan bayaran ansuran iaitu menjual sesuatu dengan disegerakan
penyerahan harta yang dijual kepada pembeli dan ditangguhkan bayaran balik
harganya hingga ke satu masa yang ditetapkan dan dengan bayaran beransur-
ansur.

1.3 Pinjaman adalah bagi membeli kenderaan mengikut kelayakan dan
kemampuan seseorang pegawai yang amat memerlukan kenderaan untuk
menjalankan tugas rasminya dengan sempurna.

2. PERATURAN MENGEMUKAKAN PERMOHONAN

2.1 Semua permohonan hendaklah dikemukakan melalui Borang Permohonan
Pinjaman Kenderaan (Lampiran Bahagian III – Bab 4B). Borang ini hendaklah
diisi dalam dua Salinan dan dikemukakan kepada Unit Pinjaman Staf, Jabatan
Bendahari berserta dengan salinan dokumen-dokumen berikut:

i. Kad Pengenalan pemohon;
ii. Slip gaji terkini pemohon;
iii. Kad Pengenalan penjamin (jika berkaitan);
iv. Slip gaji terkini penjamin (jika berkaitan);
v. Sebutharga rasmi yang mempunyai logo pembekal yang menyenaraikan

butiran kenderaan dengan terperinci;
vi. Sijil Penilaian Kenderaan (jika kenderaan terpakai) yang dikeluarkan oleh

Bahagian Mekanikal, Jabatan Kerja Raya.

2.2 Borang permohonan hendaklah ditandatangani oleh Ketua Jabatan atau
pegawai yang diturunkan kuasa. Borang permohonan yang lengkap hendaklah
dikemukakan kepada Unit Pinjaman Staf, Jabatan Bendahari untuk
pertimbangan dan kelulusan Jawatankuasa Pinjaman Universiti (Kenderaan
dan Komputer).

3. SYARAT-SYARAT PINJAMAN / PEMBIAYAAN

i. Jumlah potongan ansuran bulanan untuk pembelian kenderaan hendaklah tidak
melebihi 1/3 daripada gaji pokok peminjam. Jumlah semua potongan gajinya
termasuk ansuran bulanan kenderaan hendaklah tidak melebihi 60% daripada
jumlah gaji pokok, imbuhan tetap dan elaun bantuan sara hidup.

Muka surat | 55

ii. Pinjaman / pembiayaan kepada staf yang masih dalam tempoh percubaan atau
staf yang berkhidmat secara kontrak hendaklah dijamin oleh dua orang staf
Universiti Sains Malaysia dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau
Kumpulan Sokongan yang setaraf atau lebih tinggi yang telah disahkan dalam
jawatannya.

iii. Pinjaman / pembiayaan boleh diberi kepada seseorang staf sekali sahaja dalam
tempoh 5 tahun dengan syarat baki pinjaman terdahulu telah dibayar balik
sepenuhnya.

4. AMAUN PINJAMAN / PEMBIAYAAN MAKSIMUM

Bil. Keterangan Jumlah Had
(i) Untuk Membeli Kereta Pinjaman /
Pembiayaan

(RM)

(a) Jawatan-jawatan Utama dan Jawatan- 70,000.00
Jawatan Gred Khas 65,000.00
55,000.00
(b) Kumpulan Pengurusan dan
Profesional

(c) Kumpulan Sokongan dan ke bawah
(Kelulusan Khas bagi gaji RM1,320 ke
bawah)

(ii) Membeli Motosikal 10,000.00
(iii) Membeli Motobot 4,000.00
(iv) Membeli Enjin Motobot 3,500.00
(v) Membeli Bot 700.00
(vi) Membeli Basikal 500.00

*Kadar adalah tertakluk kepada perubahan dari semasa ke semasa

4.1 Amaun pinjaman pembiayaan yang dibenarkan juga adalah tertakluk kepada
pengiraan jumlah potongan ansuran bulanan bagi bayaran balik yang tidak
melebihi 1/3 daripada gaji pokok dan semua potongan gaji bulanannya
hendaklah tidak melebihi 60% daripada jumlah gaji pokok dan elaun-elaun
yang lain.

4.2 Sekiranya harga belian kenderaan tersebut melebihi amaun pinjaman
pembiayaan maksimum, peminjam hendaklah menjelaskan sendiri amaun
bayaran baki.

Muka surat | 56

5. BAYARAN ANSURAN DAN TEMPOH PEMBAYARAN BALIK

5.1 Bayaran balik dibuat secara ansuran melalui potongan gaji bulanan dan kadar
bayaran ansuran adalah seperti yang telah ditetapkan dalam surat arahan
potongan gaji. Potongan gaji akan dibuat selepas tempoh 2 bulan dari tarikh
pembayaran dibuat.

Pinjaman / Pembiayaan Tempoh

Kereta Baru Tidak melebihi 108 bulan (9 tahun)
Kereta Terpakai Tidak melebihi 96 bulan (8 tahun)
Motosikal Baru Tidak melebihi 60 bulan (5 tahun)
Motosikal Terpakai Tidak melebihi 48 bulan (4 tahun)
Motobot 48 Bulan
Enjin Motobot 48 Bulan
Bot 24 Bulan
Basikal 20 Bulan

5.2 Baki pinjaman / pembiayaan boleh diselesaikan lebih awal dari tempoh yang
ditetapkan di atas. Peminjam perlu memberi notis satu bulan sekiranya
berhasrat untuk menyelesaikan pinjaman lebih awal dari dijadualkan. Baki
pinjaman / pembiayaan hendaklah diselesaikan sepenuhnya setahun
sebelum peminjam bersara atau meninggalkan perkhidmatan.

5.3 Baki pinjaman / pembiayaan bagi peminjam yang meninggal dunia atau
diisytiharkan bankrap, baki pinjaman / pembiayaan hendaklah diselesaikan
melalui cara berikut:

i. Diselesaikan oleh waris si mati secara sekaligus; atau
ii. Dituntut daripada Penjamin; atau
iii. Ditolak daripada award wang tunai atau apa-apa bayaran yang perlu

dibayar kepada peminjam; atau
iv. Dikutip melalui ganjaran yang akan dibayar oleh kerajaan.

5.4 Baki pinjaman / pembiayaan peminjam yang meletak jawatan / meninggalkan
perkhidmatan / ditamatkan perkhidmatan hendaklah diselesaikan secara
sekaligus sebelum tarikh meninggalkan perkhidmatan atau dituntut daripada
penjamin sekiranya peminjam tidak dapat dikesan atau dari hasil penjualan
kenderaan.

Punca Kuasa
Kelulusan Naib Canselor

Muka surat | 57

C. Pinjaman Komputer dan Telefon Pintar (Smartphones)

1. PENGENALAN
Universiti Sains Malaysia menawarkan Pinjaman Komputer dan Telefon Pintar
(Smartphones) kepada staf yang ingin membuat pinjaman mengikut kelayakan dan
syarat-syarat yang dibenarkan.

2. KELAYAKAN
Terdapat dua jenis kelayakan bagi skim pembiayaan ini seperti :-
2.1 Skim Pembiayaan Komputer Sistem Saraan Baharu (SSB) ditawarkan kepada
semua staf USM yang berjawatan tetap.

2.2 Skim Pembiayaan Komputer USM ditawarkan kepada staf yang berkhidmat
secara kontrak di dalam Kumpulan A (Gred 41 dan ke atas) dan B (Gred 40
dan ke bawah) sahaja

3. PINJAMAN KOMPUTER DAN TELEFON PINTAR

3.1 Skim Pinjaman Komputer Sistem Saraan Baru (SSB)

3.1.1 Amaun Pembiayaan

3.1.1.1 Amaun pembiayaan maksimum adalah sebanyak Ringgit
Malaysia Lima Ribu (RM5,000.00) sahaja (bagi salah satu
atau kombinasi kedua-duanya).

3.1.2 Pembelian Komputer

3.1.2.1 Pembelian komputer yang dibenarkan adalah pembelian
komputer baharu termasuk perkakasan dan perisiannya.

3.1.2.2 Komputer bagi maksud pekeliling ini dikelaskan kepada tiga
(3) kategori seperti berikut:

a) komputer desktop;
b) komputer riba; dan
c) komputer tablet.
3.1.2.3 Perkakasan bagi maksud pekeliling ini dikelaskan kepada tiga
(3) kategori seperti berikut:

a) mesin pencetak;
b) mesin pengimbas; dan
c) peranti pelbagai fungsi (multifunction device).

Muka surat | 58

3.1.2.4 Permohonan untuk membuat pembelian lebih daripada
satu unit komputer adalah dibenarkan tetapi bukan dari
kategori komputer yang sama.

3.1.2.5 Permohonan untuk pembelian komputer bersama lebih dari
satu unit perkakasan adalah dibenarkan tetapi bukan dari
kategori perkakasan yang sama.

3.1.2.6 Pembelian komputer di bawah pakej jalur lebar dibenarkan
tetapi pembiayaan tidak termasuk bayaran langganan
bulanan.

3.1.3 Pembelian Telefon Pintar (Smartphones)
3.1.4
3.1.3.1 Pembelian telefon pintar (Smartphones) yang dibenarkan
3.1.3.2 adalah pembelian telefon pintar (Smartphones) baharu
termasuk perkakasan tambahan.
Permohonan untuk membuat pembelian lebih daripada satu
unit telefon pintar adalah tidak dibenarkan sama sekali.

3.1.3.3 Pembelian telefon pintar (Smartphones) di bawah pakej jalur
lebar dibenarkan tetapi pembiayaan tidak termasuk bayaran
langganan bulanan.

3.1.3.4 Urus niaga pembelian telefon pintar (Smartphones)
hendaklah dilakukan di dalam Malaysia.

Syarat-Syarat Pembiayaan

3.1.4.1 Pinjaman ini ditawarkan kepada semua staf Universiti Sains
Malaysia yang bertaraf tetap

3.1.4.2 Pinjaman adalah bagi membeli komputer/ telefon pintar
(Smartphones) mengikut kelayakan dan kemampuan
seseorang staf.

3.1.4.3 Pembelian komputer/ telefon pintar (Smartphones) yang
dibenarkan adalah pembelian komputer/ telefon pintar
(Smartphones) baharu termasuk perkakasan dan
perisiannya.

3.1.4.4 Pinjaman hanya boleh diberi kepada staf setiap tiga tahun
sekali dengan syarat pinjaman yang ada telah diselesaikan
dengan sepenuhnya.

3.1.4.5 Pinjaman kepada staf yang layak hendaklah dijamin oleh
seorang pegawai dalam Kumpulan Perkhidmatan yang sama
atau lebih tinggi, dan telah disahkan dalam jawatan.

3.1.4.6 Jumlah potongan bulanan untuk pembelian komputer /
telefon pintar (Smartphones) berkenaan hendaklah tidak
melebihi 1/3 daripada gaji pokok anggota dan jumlah
semua potongan gaji hendaklah tidak melebihi 60% dari
jumlah gaji serta elaun- elaun.

Muka surat | 59

3.1.5 Bayaran Perkhidmatan Pinjaman

3.1.5.1 Bayaran perkhidmatan sebanyak 4% setahun yang dikira
atas baki bulanan yang belum selesai adalah dikenakan
kepada peminjam.

3.1.5.2 Bayaran perkhidmatan tidak dikenakan ke atas baki pinjaman
peminjam yang telah meninggal dunia.

3.1.6 Bayaran Balik Pinjaman

3.1.6.1 Cara-cara pembayaran balik pinjaman komputer/ telefon
pintar (Smartphones) adalah seperti berikut:-

a) Tempoh bayaran balik ialah 48 bulan.

b) Pinjaman hendaklah diselesaikan sepenuhnya sebelum
seseorang staf itu bersara atau meninggalkan
perkhidmatan, atau tamat tempoh kontraknya.

c) Baki pinjaman peminjam yang meninggal dunia, bersara
atau meletakkan jawatan, bolehlah diselesaikan oleh
waris si mati amnya atau dari hasil penjualan komputer
/ telefon pintar (Smartphones), atau dituntut daripada
penjaminnya.

d) Bagi kes meninggal dunia atau bersara, baki
pembiayaan yang belum dijelaskan akan dikutip melalui
ganjaran yang akan dibayar oleh Kerajaan kepada
pegawai.

3.2 Skim Pinjaman Komputer Universiti Sains Malaysia

3.2.1 Amaun Pembiayaan

3.2.1.1 Amaun pembiayaan maksimum adalah sebanyak
Ringgit Malaysia Tiga Ribu Lima Ratus (RM3,500.00) sahaja.

3.2.2 Syarat-syarat Pinjaman

3.2.2.1 Pinjaman adalah dihadkan kepada staf-staf berjawatan
kontrak dalam Kumpulan A dan B sahaja.

3.2.2.2 Pinjaman adalah bagi membeli komputer mengikut kelayakan
dan kemampuan seseorang staf.

3.2.2.3 Pinjaman hanya boleh diberi kepada staf sekali sahaja dalam
tempoh tiga tahun dengan syarat pinjaman yang ada telah
diselesaikan dengan sepenuhnya.

3.2.2.4 Pinjaman kepada staf yang layak hendaklah dijamin oleh
seorang pegawai dari Kumpulan A atau B dalam
Kumpulan Perkhidmatan yang sama atau lebih tinggi, dan
telah disahkan dalam jawatan.

Muka surat | 60

3.2.2.5 Jumlah potongan bulanan untuk pembelian komputer
berkenaan hendaklah tidak melebihi 1/3 daripada gaji pokok
dan jumlah semua potongan gaji hendaklah tidak melebihi
60% dari jumlah gaji serta elaun-elaun.

3.2.3 Bayaran Perkhidmatan Pinjaman

3.2.3.1 Bayaran perkhidmatan sebanyak 4% setahun yang dikira
atas baki bulan yang belum diselesaikan.

3.2.3.2 Bayaran perkhidmatan tidak dikenakan ke atas baki pinjaman
peminjam yang telah meninggal dunia.

3.2.4 Bayaran Balik Pinjaman

3.2.4.1 Cara-cara pembayaran balik pinjaman komputer adalah
seperti berikut:-

a) Tempoh bayaran balik pinjaman ialah 18 bulan.

b) Pinjaman hendaklah diselesaikan sepenuhnya sebelum
seseorang staf itu bersara atau meninggalkan
perkhidmatan, atau tamat tempoh kontraknya.

c) Baki pinjaman peminjam yang meninggal dunia,
bersara atau meletakkan jawatan, hendaklah
diselesaikan dengan cara memotong gaji dari
ganjarannya atau dari hasil penjualan komputer;
sekiranya bayaran dari waris, atau kedua-dua
penjaminnya tidak boleh diperolehi.

4. PERATURAN MENGEMUKAN PERMOHONAN

4.1 Semua permohonan hendaklah dikemukakan melalui Borang Permohonan
Pinjaman Komputer dan Telefon Pintar (Smartphones) (JB/11BR/UPDP-KOMP)
seperti di Lampiran A. Borang ini hendaklah diisi dalam dua (2) salinan dan
dikemukakan kepada Unit Pinjaman Staf, Jabatan Bendahari beserta dengan
salinan dokumen-dokumen berikut:

i. Kad Pengenalan pemohon
ii. Slip gaji terkini pemohon
iii. Kad Pengenalan penjamin (jika berkaitan)
iv. Slip gaji terkini penjamin (jika berkaitan)
v. Sebutharga rasmi yang mempunyai logo pembekal yang menyenaraikan

perkakasan serta perisian Komputer dan Telefon Pintar (Smartphones)

4.2 Borang permohonan hendaklah ditandatangani oleh Ketua Jabatan atau pegawai
yang diturunkan kuasa.

Muka surat | 61

4.3 Borang permohonan yang lengkap hendaklah dikemukakan kepada Unit
Pinjaman Staf, Jabatan Bendahari untuk pertimbangan dan kelulusan
Jawatankuasa Pinjaman Universiti (Kenderaan & Komputer).

4.4 Pemohon boleh mengemukakan sebutharga daripada mana-mana pembekal.
Senarai pembekal komputer dan telefon pintar (Smartphones) yang telah
berdaftar dengan Universiti Sains Malaysia boleh dirujuk melalui laman sesawang
Jabatan Bendahari.

Punca Kuasa
Pekeliling Bendahari Bil. 1/2018
Surat Pekeliling Bendahari Bil. 1/2017
Surat Pekeliling Bendahari Bil. 1/2021

Bab 5 - Pengurusan Aset

(Akan dikemukakan oleh Seksyen Pengurusan Aset)

Muka surat | 62

Bab 6 - Pengurusan Pelajar

Muka surat | 63

Bab 7 - Pengurusan Cukai

1. Pengenalan

1.1. Akta cukai yang digunapakai oleh Universiti Sains Malaysia adalah
Akta Cukai Pendapatan 1967 dan sebarang kenaan cukai dalam pendapatan
Universiti adalah berdasarkan peruntukan undang-undang percukaian berkaitan dan
peraturan-peraturan semasa yang berkuatkuasa dan terpakai kepada Universiti.

1.2. Sehubungan itu, pendapatan perkhidmatan Universiti dan perolehan Universiti
dari peruntukan Kerajaan juga adalah tertakluk kepada dasar kenaan
Cukai Jualan dan Cukai Perkhidmatan (CJCP).

2. Dasar Kenaan Cukai Dalam Perolehan Universiti

Penyediaan anggaran jabatan bagi perolehan Universiti hendaklah mengambil kira
kenaan cukai dalam perancangan pendapatan dan penyediaan peruntukan. Hal ini
supaya penyediaan anggaran secara keseluruhan dapat disediakan secara menyeluruh
daripada semua aspek.

3. Akta Cukai Pendapatan 1967 di Universiti Sains Malaysia

3.1. Universiti Sains Malaysia menggunapakai Akta Cukai Pendapatan 1967 sebagai
panduan ringkasan bagi potongan cukai Universiti. Terdapat 3 seksyen bagi potongan
cukai di bawah Akta Cukai Pendapatan 1967 iaitu Subseksyen 44(6), Seksyen 34B
dan Seksyen 34(6)(h).

3.2.Subseksyen 44(6) :
Potongan Cukai Bagi Penerimaan Sumbangan Dan Derma Secara Tunai

i. Subseksyen 44(6) ialah potongan cukai untuk sumbangan/derma tunai kepada
USM (Institusi yang diluluskan oleh LHDNM) bagi aktiviti atau program yang
memberi manfaat kepada semua pelajar dan Universiti tanpa mengira bangsa,
agama dan keturunan.

ii. Kelulusan ini diberikan oleh LHDNM Di Bawah Subseksyen 44(6) Akta Cukai
Pendapatan 1967 (ACP 1967) bagi Universiti Sains Malaysia dan mula
berkuatkuasa pada 4 Oktober 1971 (No. Rujukan Kelulusan -
LHDN.01/35/42/51/179-6.1170).

iii. Manfaat USM tidak boleh dinikmati oleh:
a. Pengasas, Ahli Lembaga, Pemegang Amanah, Ahli Lembaga Pengarah dan
Ahli Jawatankuasa (AJK).
b. Kakitangan USM.
c. Mana-mana pihak yang berkepentingan kepada pihak mengendali Institusi/
organisasi.

Muka surat | 64

iv. sumbangan dalam bentuk tunai sahaja (wang tunai, online payment, cek dan bank
deraf).

v. Golongan yang layak bagi mendapatkan potongan cukai ini ialah syarikat dan
individu dan kadar jumlah potongan terhad kepada 10% daripada pendapatan
agregat.

vi. Prosedur bagi mendapatkan potongan cukai ini adalah melalui
Universiti Sains Malaysia (USM) dengan kelulusan Lembaga Hasil Dalam Negeri
Malaysia (LHDNM).

vii. Resit Rasmi USM perlu dinyatakan perkataan berikut: “Potongan Di Bawah
Subseksyen 44(6) Akta Cukai Pendapatan 1967 No. Rujukan:
LHDN.01/35/42/51/179-6.1170 Tarikh Kuatkuasa: 04/10/1971 No. Warta
Kerajaan: 2516 Tarikh Warta Kerajaan : 09/06/1972 ”

viii. Penganjur aktiviti atau program Universiti tidak dibenarkan membuat sebarang
promosi yang boleh memberi manfaat kepada penyumbang / penderma.

3.3. Seksyen 34B:
Potongan Cukai Dua Kali Bagi Sumbangan Wang Tunai Untuk Aktiviti
Penyelidikan Di Dalam Bidang Sains Dan Teknologi

i. Seksyen 34B ialah potongan cukai bagi tuntutan sekiranya sumbangan wang tunai
atau bayaran perkhidmatan penyelidikan dibuat kepada Institut Penyelidikan yang
diluluskan oleh Kementerian Kewangan Malaysia yang berkuatkuasa pada 1
Januari 1991 iaitu PUSAT INOVASI DAN PERUNDINGAN USM.

ii. Potongan cukai ini layak menikmati galakan potongan dua kali ke atas
perbelanjaan untuk penyelidikan dan pembangunan (R&D) dengan syarat
sumbangan ini BUKAN bertujuan untuk pembelian aset harta modal.

iii. Kelulusan ini diberikan oleh Kementerian Kewangan Malaysia (MOF).
Pengiktirafan sebagai Institusi Penyelidikan yang diluluskan di bawah
Seksyen 34B Akta Cukai Pendapatan 1967.
(no. rujukan kelulusan -CR(8.09)294/6/4-17VOL.2(9)).

iv. Golongan yang layak bagi mendapatkan potongan cukai ini ialah syarikat bagi
sumbangan dalam bentuk tunai sahaja (wang tunai, online payment, cek dan bank
deraf).

v. Prosedur bagi mendapatkan potongan cukai adalah melalui
Universiti Sains Malaysia (USM) atau Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia
(LHDNM) dengan mengemukakan Borang DD2/1995(Pin.2),
Penyata Pendapatan dan resit asal.

3.4. Seksyen 34(6)(h):

Muka surat | 65

Potongan Cukai Ke Atas Sumbangan Kepada Projek Komuniti Dan Amal Yang
Diluluskan

i. Seksyen 34(6)(h) ialah potongan cukai daripada pendapatan kasar perniagaan
suatu amaun perbelanjaan yang dilakukan bagi penyediaan perkhidmatan,
kemudahan awam, sumbangan komuniti atau projek amal yang berhubung kait
dengan pendidikan, kesihatan, infrastruktur dan teknologi maklumat.

ii. Kelulusan ini diberikan oleh Kementerian Kewangan Malaysia (MOF) kepada
permohonan yang dibuat oleh syarikat.

iii. Golongan yang layak bagi mendapatkan potongan cukai ini ialah syarikat dan
individu bagi sumbangan dalam bentuk:

a. Wang Tunai
b. Peralatan: contoh seperti komputer, peralatan pembuatan dan lain-lain
c. Pembiayaan: contoh seperti jalan raya, jambatan, dewan orang ramai dan

lain-lain
d. Perkhidmatan: contoh kos bahan guna habis seperti ubat, alat tulis dan lain-

lain

iv. Prosedur bagi mendapatkan potongan cukai adalah

a. melalui surat kelulusan Menteri Kewangan Malaysia
b. resit rasmi atau surat akuterima daripada USM
c. surat menentusahkan kos projek daripada Jabatan/agensi kerajaan yang

berkaitan yang ditandatangani oleh Ketua Jabatan beserta dengan cop rasmi
jabatan berdasarkan format yang diberikan oleh MOF

Punca Kuasa
Akta Cukai Pendapatan 1967

Muka surat | 66

Bab 8 - Pengurusan Insurans

1. Pengenalan
1.1 USM telah melindungi harta benda, staf dan pelajar yang berkaitan dengan aktiviti/
urusan rasmi Universiti serta pelawat-pelawat Universiti di bawah skim perlindungan
insurans yang komprehensif.
1.2 Kategori perlindungan insurans Universiti adalah seperti berikut :

i. Property, Liability And Miscellaneous Programme
Program insuran melibatkan kebakaran, kecurian, aset Universiti serta
keselamatan staf dan pelajar.

ii. Master Motor Programme
Program insuran Motor Kenderaan memberi perlindungan kepada kenderaan
Universiti daripada kerugian atau kerosakan dan juga liabiliti pihak ketiga.

iii. Specialised programme
Program insuran yang melindungi Universiti daripada kesan atas perkhidmatan
yang diberikan.

1.3 Panduan lengkap berkaitan insurans boleh dirujuk kepada pekeliling/hebahan/buku
panduan skim perlindungan insuran yang dikeluarkan oleh pihak Jabatan Bendahari.

2. Proses Tuntutan
Pihak Jabatan Bendahari perlu dihubungi dengan kadar segera melalui e-mel ke
insurans@usm.my untuk proses tuntutan.

Muka surat | 67

Bab 9 – Pengurusan Hasil dan Terimaan

1. Terimaan, Polisi Kampus Tanpa Tunai dan Virtual Account

i. Tidak seorang pun Pegawai boleh menerima bayaran wang melainkan dia diberi
kuasa oleh Bendahari.

ii. Kuasa diberikan hendaklah menetapkan had wang terimaan, tempoh mana boleh
diterima serta peraturan kawalan dalaman yang perlu dipatuhi.

iii. Semua terimaan dalam bentuk cek hendaklah dibuat atas nama
Universiti Sains Malaysia. Arahan hendaklah diberi kepada pihak yang membayar
dipalang Akaun Penerima Sahaja.

iv. Universiti tidak menerima terimaan dalam bentuk tunai dan semua transaksi perlu
dibuat seperti mana peraturan pembayaran seperti berikut:
a) Pembayaran di bank melalui akaun bank yang dibenarkan;
b) Kad debit/ Kad Kredit
c) Wang pos dan kiriman wang
d) Pembayaran tanpa tunai (QR Pay, Touch & Go dan lain-lain yang dibenarkan);
e) Online banking; atau
f) Pembayaran di laman sesawang ePayment USM.

v. Bagi Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang membuat aktiviti menjana pendapatan
setelah mendapat kelulusan, kutipan hasil atau terimaan perlu menggunakan kaedah
pembayaran seperti perkara 1(iv) dan perlu memohon pembukaan Virtual Account
untuk tujuan kawalan akaun melalui Jabatan Bendahari.

2. Terimaan Pertukaran Mata Wang Asing
Matawang asing tidak boleh diterima sebagai bayaran kepada Universiti.

3. Terimaan Untuk Derma Universiti
Derma kepada Universiti hendaklah dilaporkan kepada Bendahari dan boleh dikecualikan
daripada cukai di bawah Seksyen 44(6) Akta Cukai Pendapatan 1967.

4. Terimaan Hasil dan Cagaran
Segala terimaan hasil dan cagaran hendaklah dimasukkan ke dalam akaun yang telah
ditetapkan.
i. Bayaran Balik Hasil
Bayaran balik hasil hendaklah mendapat kelulusan Bendahari terlebih dahulu.
ii. Bayaran Balik Cagaran

Muka surat | 68

Bayaran balik cagaran boleh dibuat setelah mendapat pengesahan bahawa cagaran
berkenaan tidak lagi diperlukan.

5. Resit Universiti hendaklah dikeluarkan untuk semua wang diterima. Peraturan Pengeluaran
Resit adalah seperti berikut:
i. Resit hendaklah dikeluarkan sebagai pengakuan setiap penerimaan.
ii. Resit hendaklah dikeluarkan pada masa penerimaan bayaran.
iii. Pindaan kepada resit adalah ditegah. Jika resit rosak dan tidak boleh dikeluarkan oleh
sesuatu sebab ianya hendaklah dibatalkan.
iv. Resit Universiti yang dijana oleh komputer tidak memerlukan tandatangan.

6. Wang Tak Dituntut
Wang tak dituntut ialah wang yang kena dibayar di sisi Undang-undang kepada empunya
tetapi tidak dibayar dalam satu tempoh masa tidak kurang dari satu (1) tahun. Sekiranya
terdapat wang tidak dituntut, Akta Wang Tidak Dituntut 1965 akan dipatuhi sepenuhnya
sebelum dipulangkan kepada Jabatan Akauntan Negara (AG).

Punca kuasa
Akta Wang Tidak Dituntut 1965

Muka surat | 69

Bab 10 – Pengurusan Pelaburan

(Ditangguhkan. Maklumat akan dikemaskini setelah dimurnikan)

Muka surat | 70

Bab 11 – Pengurusan Hutang

1. Hutang atau hasil Universiti yang tidak dapat dikutip akan dilaporkan dalam
Penyata Kewangan Universiti sebagai Akaun Belum Terima (ABT).

2. Jenis-jenis hutang Universiti adalah dikategorikan seperti berikut:

i. Hutang Pelajar – melibatkan tunggakkan hutang yuran pelajar

ii. Hutang Bekas Staf – tuntutan semula bayaran lebihan gaji dan elaun kepada staf
yang telah tamat/ ditamatkan perkhidmatan.

iii. Hutang Pelbagai – melibatkan tunggakkan hutang perkhidmatan yang disediakan
Universiti seperti sewaan, bil elektrik, perkhidmatan ujian ABRC, bil pesakit
Hospital Universiti Sains Malaysia (HUSM) dan lain-lain.

iv. Mungkir Perjanjian – melibatkan tuntutan gantirugi kepada individu yang
melanggar kontrak perkhidmatan dengan Universiti. Contoh seperti pelajar
paramadik atau pensyarah yang tidak menyempurnakan tempoh wajib
perkhidmatan selepas menerima tajaan semasa tempoh pengajian.

3. Walau bagaimanapun, hutang-hutang ini boleh dihapuskira dengan dilapor dan
dikemukakan untuk kelulusan Jawatankuasa Tetap Kewangan (JTK) bertujuan untuk
mengelak ABT yang tidak dapat dikutip dari terus dibawa ke tahun-tahun hadapan dan
untuk meningkatkan ketepatan rekod baki ABT yang dinyatakan dalam penyata
kewangan Universiti.

4. JTK boleh mengarahkan tindakan untuk mengutip semula hutang tersebut atau
sekiranya berpuashati ABT tersebut boleh dihapuskira dengan syarat tidak
menjejaskan prestasi pendapatan Universiti dan memenuhi syarat polisi hapuskira
ABT dipatuhi.

5. Polisi untuk hapuskira ABT adalah merujuk kepada:

i. Akta Had Masa 1953 apabila sesuatu ABT berusia melebihi 6 tahun; ataupun

ii. Berdasarkan penilaian pengurusan (management judgement) ke atas sesuatu
Akaun Belum Terima.

Punca kuasa
Akta Had Masa 1953

Muka surat | 71

Bab 12 - Pengurusan Kewangan Perkhidmatan Kesihatan

Muka surat | 72

Bab 13 – Kadar Perkhidmatan PTJ

Muka surat | 73

Bahagian IV : Penyimpanan Rekod dan Kawalan Dokumen
Kewangan

1. Pentadbiran Kunci
2. Pemeriksaan Mengejut Peti wang Tunai
3. Kawalan Dokumen Kewangan
4. Buku Log Pemandu

Muka surat | 74

Bahagian IV : Penyimpanan Rekod dan Kawalan Dokumen
Kewangan

1. Pentadbiran Kunci

1. Latar Belakang

Selaras dengan usaha Universiti dalam meningkatkan kecekapan pentadbiran
asetnya, satu keputusan telah dibuat dalam Mesyuarat Ke-129 Jawatankuasa Naib
Canselor untuk memperkenalkan “Peraturan Pentadbiran Kunci Universiti Sains
Malaysia”. Antaralain, tujuan peraturan ini adalah untuk menyeragamkan kaedah
pengendalian kunci di semua Pusat Tanggungjawab (PTJ). Pelaksanaan peraturan
ini juga diharap dapat membantu semua pihak dalam memastikan tahap
keselamatan yang lebih tinggi sertamengurangkan risiko kehilangan ke atas aset-
aset Universiti.

2. Klasifikasi Kunci

a) “Kunci Simpanan Tetap” adalah kunci pendua yang diserahkan kepada
Jabatan Keselamatan untuk kegunaan di masa-masa kecemasan sahaja. Kunci
ini tidak diserahkan kepada sesiapa kecuali kepada Pegawai yang berkenaan
semasa kecemasan dan diperolehi dengan kebenaran.

b) “Kunci Harian” adalah kunci pejabat yang digunakan dan disimpan oleh Pusat
Tanggungjawab (PTJ).

c) “Kunci Kawasan Terhad (crucial area keys)” adalah kunci bagi pejabat yang
berada di dalam kawasan yang diklasifikasikan sebagai penting. Bagi kunci di
bawah kategori ini, hanya pegawai tertentu sahaja boleh memegang dan
mempunyai akses kepada kunci tersebut.

3. Tanggungjawab Pentadbiran Kunci Di Pusat Tanggungjawab (PTJ)
a) Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) adalah bertanggungjawab kepada semua
kunci di PTJ masing-masing. Walaubagaimanapun, bagi tujuan pentadbiran kunci
yang lebih efektif, Universiti telah menetapkan pegawai yang akan memikul
tanggungjawab tersebut di PTJ masing-masing seperti berikut:

Muka surat | 75

Pusat Tanggungjawab Pegawai Bertanggungjawab
(PTJ)
Ketua Penolong Pendaftar / Ketua Penolong Bendahari /
Jabatan / Pusat / Unit Juruadit Dalaman / Penolong Pustakwan Kanan
Timbalan Pendaftar / Ketua Penolong Pendaftar /
Pusat Pengajian PenolongPendaftar Kanan / Penolong Pendaftar

Desasiswa Pengurus Asrama / Penolong Pengurus Asrama

b) Penyerahan kunci oleh Ketua PTJ kepada kepada pegawai bertanggungjawab
seperti jadual di perenggan 4 perlu dibuat secara bertulis dan satu (1) salinan
dokumen tersebut perlu diserahkan kepada Jabatan Keselamatan.

c) Bagi pegawai bertanggungjawab yang telah dilantik sebagai pentadbir kunci di
PTJ masing-masing, senarai tanggungjawab adalah berpandukan peraturan
pentadbiran kunci. Tanggungjawab pegawai adalah seperti berikut:

i. Memastikan adanya buku log (log book), masing-masing untuk kunci asal
dan kunci pendua (duplicate) dan semua pergerakan kunci direkodkan
dengan lengkap dan terkini;

ii. Memastikan semua kunci disimpan dengan selamat di dalam peti kunci dan
disokong dengan senarai kunci yang lengkap yang mengandungi senarai
kunci bagi setiap makmal/bilik/studio/lain-lain ruang serta nama individu
yang memegang setiap kunci tersebut;

iii. Memaklumkan pertukaran pintu atau mangga (padlocks) atau apa saja
perubahan yang menjurus kepada keselamatan pejabat, bilik makmal dan
lain-lain kepada Jabatan Keselamatan;

iv. Memberi kebenaran secara bertulis kepada mana-mana permohonan
menukar kunci/membuat kunci pendua yang diluluskan. Kebenaran
menukar kunci perlu disusuli dengan perkara 6(iii) manakala satu (1) salinan
kelulusan membuat kunci pendua perlu diserahkan kepada Jabatan
Keselamatan;

Muka surat | 76

v. Membantu PTJ menjalankan pemeriksaan fizikal dari semasa ke semasa ke
atas senarai kunci dan kewujudannya. Pada masa yang sama, memberi
kerjasama kepada Jabatan Keselamatan dalam menjalankan audit atau
pemeriksaan mengejut (spot check) ke atas pentadbiran kunci;

vi. Memastikan kunci yang diserahkan kepada staf/pelajar untuk mengakses
bilik makmal, bilik tutorial, studio dan sebagainya dipulangkan semua dalam
tempoh ditetapkan; dan

vii. Memastikan laporan dibuat kepada Ketua PTJ sekiranya staf/pelajar gagal
memulangkan semula kunci tersebut dan satu (1) salinan laporan tersebut
diserahkan kepada Jabatan Keselamatan.

4. PERATURAN PENTADBIRAN KUNCI

Bagi memastikan perjalanan pentadbiran kunci adalah lancar dan teratur, satu
peraturan pentadbiran kunci telah diperkenalkan untuk rujukan dan pematuhan
semua. Peraturan ditetapkan adalah seperti berikut:
a) Setiap PTJ perlu mengadakan peti kunci beserta senarai kunci yang lengkap;

b) Semua pergerakan kunci perlu direkodkan dalam buku log (log book) disediakan,
satu untuk kunci asal dan satu untuk kunci pendua (duplicate);

c) Kunci yang diambil perlu diserahkan semula dalam masa ditetapkan;

d) Kehilangan/kegagalan memulangkan kunci perlu dimaklumkan segera kepada
pegawai bertanggungjawab;

e) Sebarang penukaran kunci/membuat kunci pendua perlu mendapat kelulusan
secara bertulis daripada pegawai bertanggungjawab di PTJ masing- masing; dan

f) Pemeriksaan fizikal ke atas senarai kunci di PTJ perlu dilakukan sekurang –
kurangnya satu (1) kali setahun.

Punca Kuasa
Surat Edaran Bendahari Bil. 4/2003
Pekeliling Bendahari Bil. 4/2014

Muka surat | 77

Bahagian IV : Penyimpanan Rekod dan Kawalan Dokumen
Kewangan

2. Pemeriksaan Mengejut Peti wang Tunai

1. LATAR BELAKANG

Universiti menerima pakai Arahan Perbendaharaan 309(a) berkenaan Pemeriksaan
Mengejut seperti berikut:
"Ketua Jabatan hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut secara berkala dan
tidak kurang dari sekali dalam tempoh enam (6) bulan, tidak kira bulan apa yang
dipilih dan seterusnya sekali lagi dalam tempoh enam (6) bulan dari tarikh
terakhir pemeriksaan itu dijalankan, ke atas tiap-tiap peti besi, bilik kebal, peti wang
tunai, laci atau bekas-bekas lain untuk menyimpan wang dalam jagaan seseorang
pegawai dalam jabatannya yang diamanahkan dengan penyimpanan Wang Awam,
setem atau barang-barang lain yang berharga. Pegawai Pengawal hendaklah
mengenal pasti jawatan-jawatan Ketua Jabatan yang layak menjalankan
pemeriksaan mengejut sebagaimana takrifan Ketua Jabatan di bawah Arahan
Perbendaharaan (AP) 3 termasuk Ketua Cawangan. Ketua Jabatan yang telah
dikenal pasti tidak boleh mewakilkan kuasa dan melantik pegawai lain untuk
melaksanakan pemeriksaan mengejut. Ketua Jabatan yang menjalankan
pemeriksaan mengejut tidak dibenarkan memegang kunci peti besi."

2. PELAKSANAAN PROSES PEMERIKSAAN PETI WANG TUNAI DAN LAIN – LAIN

2.1 Pemeriksaan mengejut ini perlu dibuat oleh Ketua Jabatan yang telah
dikenalpasti dan tidak boleh mewakilkan kuasa kepada pegawai lain.

2.2 Pemeriksaan mengejut hendaklah dilakukan secara berkala dan tidak kurang
dari sekali dalam tempoh enam (6) bulan, tidak kira bulan apa yang dipilih dan
seterusnya sekali lagi dalam tempoh enam (6) bulan dari tarikh terakhir
pemeriksaan itu dijalankan.

2.3 Ketua Jabatan tidak dibenarkan memegang kunci peti wang tunai dan
menyimpan Wang Awam, setem atau barang-barang lain yang berharga. Kunci
peti wang tunai, wang awam, setem atau barang-barang lain yang berharga perlu
dipegang oleh pegawai yang diamanahkan di PTJ masing-masing.

2.4 Pemeriksaan perlu dibuat secara mengejut dan tidak boleh dimaklumkan kepada
pegawai yang bertanggungjawab memegang peti wang tunai dan lain-lain.

Punca Kuasa

Muka surat | 78

Pekeliling Bendahari Bil. 2 Tahun 2020
Muka surat | 79

Bahagian IV : Penyimpanan Rekod dan Kawalan Dokumen
Kewangan

Kawalan Dokumen Kewangan

Muka surat | 80

KAWALAN DOKUMEN KEWANGAN (PELUPUSAN DOKUMEN)

Universiti mengawal dan menguruskan dokumen kewangan dengan menerimapakai
Arahan Perbendaharan 150 seperti berikut:
150. (i) Semua buku dan rekod kewangan dan perakaunan termasuk rekod di dalam

bentuk mikro grafik atau media elektronik hendaklah disimpan dengan cermat
sekurang-kurangnya selama tempoh yang ditetapkan di dalam Lampiran M.
Tempoh ini telah mengambil kira pengauditan oleh Ketua Audit Negara dan
keperluan siasatan. Buku dan rekod kewangan serta perakaunan hendaklah
dimusnahkan selepas tempoh minimum penyimpanan. Bagi tujuan
pemusnahan buku dan rekod kewangan serta perakaunan termasuk rekod
dalam bentuk mikro grafik atau media elektronik, kebenaran hendaklah
diperolehi terlebih dahulu daripada Ketua Pengarah Arkib Negara dan Ketua
Audit Negara sebelum memohon kelulusan daripada Akauntan Negara atau
Akauntan Negeri/ Bendahari Negeri. Permohonan hendaklah mengandungi
maklumat mengenai jenis dan tempoh simpanan dokumen yang hendak
dimusnahkan tersebut.

(ii) Bagi pemusnahan semua buku dan rekod kewangan serta perakaunan
termasuk rekod di dalam bentuk mikro grafik atau media elektronik yang tidak
tercatat di Lampiran M, kelulusan Ketua Pengarah Arkib Negara dan Ketua
Setiausaha Perbendaharaan atau Pihak Berkuasa Kewangan Negeri
hendaklah diperolehi terlebih dahulu selepas pengauditan tahun berkenaan
oleh Ketua Audit Negara. Bagi pemusnahan semua buku dan rekod kewangan
serta perakaunan termasuk rekod di dalam bentuk mikro grafik atau media
elektronik tersebut di atas yang di bawah bidang kuasa Negeri Sabah dan
Sarawak, kelulusan hendaklah juga diperolehi dari Arkib Negeri Sabah dan
Pustaka Negeri Sarawak.

(iii) Bagi buku dan rekod kewangan serta perakaunan yang disalin ke dalam bentuk
mikro grafik atau media elektronik, pemusnahan boleh dilakukan selepas
memperolehi kelulusan pihak tertentu yang dirujuk di Arahan Perbendaharaan
150(i) dan (ii).

Muka surat | 81

(iv) Permintaan bagi kesemua kelulusan tersebut hendaklah disalinkan kepada
Ketua Audit Negara.

Tatacara pemusnahan dokumen kewangan adalah seperti berikut:

1. Semak rekod tidak aktif atau tamat tindakan yang ada di Jabatan.

2. Asingkan rekod mengikut jenis iaitu rekod kewangan dan bukan kewangan.

3. Asingkan rekod kewangan mengikut tahun akhir penyelesaian segala urusan.

4. Semak tempoh simpanan seperti yang telah ditetapkan di Lampiran M - Arahan
Perbendaharaan 150, Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan dan Jadual
Pelupusan Rekod Jabatan (jika ada).

5. Menyediakan senarai rekod kewangan dan perakaunan yang hendak dimusnahkan
(Borang Kewangan Arkib 4/08 - Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod
Kewangan dan Perakaunan).

6. Hantar permohonan ke Arkib Negara Malaysia dan Jabatan Audit Negara untuk
kebenaran / sokongan.

7. Dapatkan sokongan lain daripada Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM)
dan Audit Dalam Kementerian (jika perlu).

8. Terima surat kebenaran / sokongan daripada agensi / Jabatan di atas.

9. Surat Permohononan Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan bersama
dokumen lengkap hendaklah dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan masing-masing.
Pejabat Perakaunan adalah merujuk kepada Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM)
Negeri/ Cawangan dan Bahagian Akaun Kementerian bagi Kerajaan Persekutuan.
Manakala bagi Kerajaan Negeri merujuk kepada Pejabat Bendahari Negeri/ Akauntan
Negeri.
Senarai dokumen yang perlu dikemukakan adalah seperti berikut:

a) Surat permohonan
b) Senarai rekod kewangan dan perakaunan yang hendak dimusnahkan (Borang

Kewangan Arkib 4/08 - Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan
dan Perakaunan).
c) Surat kebenaran / sokongan daripada Arkib Negara Malaysia (wajib).
d) Surat kebenaran / sokongan daripada Jabatan Audit Negara (wajib).
e) Surat kebenaran / sokongan SPRM dan Audit Dalam Kementerian (jika ada).

Muka surat | 82

10. Terima surat kelulusan daripada Pejabat Perakaunan. Berdasarkan kepada Key
Performance Indicators (KPI) Pejabat Perakaunan, kelulusan permohonan dalam
tempoh 10 hari bekerja dari tarikh permohonan lengkap diterima.

11. Laksanakan pemusnahan dokumen kewangan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh
surat kelulusan JANM (sama ada dijual / dibakar / dirincih / ditanam) seperti yang telah
ditetapkan melalui surat Kementerian Kewangan rujukan KB557/97/54 Jd.4 (47) bertarikh
3 November 1993.

12. Kembalikan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan
(Borang Arkib 13/08) kepada Arkib Negara Malaysia, Jabatan Audit Negara dan Pejabat
Perakaunan dalam tempoh satu (1) bulan daripada tarikh pemusnahan dilaksanakan.

Rujukan :
Arahan Perbendaharaan 150.
Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan

Muka surat | 83

Muka surat | 84

Bahagian IV : Penyimpanan Rekod dan Kawalan Dokumen
Kewangan

Buku Log Pemandu

Muka surat | 85

BUKU LOG PENGGUNAAN KENDERAAN UNIVERSITI

1. LATAR BELAKANG

Penggunaan Buku Log penggunaan kenderaan Universiti adalah satu arahan yang
perlu dipatuhi selaras dengan keperluan WP1.4 Pengurusan Kenderaan Kerajaan.

Setiap PTJ akan dibekalkan Buku Log kenderaan bagi setiap kenderaan Universiti dan
Pegawai Kenderaan dan Pemandu adalah wajib memastikan semua maklumat dicatit
dalam Buku Log Penggunaan Kenderaan, Kad Inden dan Bayaran Tanpa Tunai/
Touch 'N Go.

2. BUKU LOG PENGGUNAAN KENDERAAN UNIVERSITI

Semua maklumat dalam Buku Log Penggunaan Kenderaan Universiti adalah wajib
diisi dan direkodkan penggunaan dari semasa ke semasa. Buku Log ini boleh didapati
di Jabatan Pembangunan. Buku Log berfungsi untuk merekod butir-butir berikut:

a) Maklumat kenderaan (nombor kenderaan, nombor chasis, kuasa kuda, jenis,
warna, model, jenis bahan api dan pengeluar).

b) Log perjalanan.
c) Rekod penyenggaraan berjadual.
d) Maklumat mengenai notis kesalahan lalu lintas.
e) Penggunaan bahan api.
f) Alat-alat kelengkapan.

3. PENGGUNAAN DAN TANGGUNGJAWAB PEMANDU BERKAITAN BUKU LOG

a) Memastikan Buku Log disimpan dengan selamat di dalam kenderaan.
b) Merekod dan mengemaskini Buku Log setiap kali kenderaan digunakan dan

disahkan oleh penyelia.
c) Mencatat butir-butir pembelian bahan api dan butiran lain yang berkaitan.
d) Membuat pengiraan kadar penggunaan bahan api bagi setiap bulan.
e) Merekod maklumat penyelenggaraan setiap kali pemeriksaan/ penyelenggaraan

dilakukan ke atas kenderaan.
f) Merekod maklumat mengenai gantian alat kenderaan.
g) Menyerahkan Buku Log pada hari akhir setiap bulan untuk pengesahan Pegawai

Kenderaan dan menyerahkan helaian asal Butiran Penggunaan Kenderaan yang
telah disahkan kepada Pegawai Kenderaan.

4. PENGGUNAAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI KENDERAAN BERKAITAN
BUKU LOG

a) Memastikan Kenderaan Universiti dibekalkan dengan Buku Log.
b) Merekod maklumat kenderaan, penyenggaraan berjadual dan maklumat

mengenai notis kesalahan lalu lintas dalam Buku Log.

Muka surat | 86

c) Memastikan Buku Log dicatat dan dikemas kini oleh pemandu setiap kali selesai
menjalankan tugas.

d) Memeriksa Buku Log dan membuat pengesahan pengiraan ‘kadar penggunaan
bahan api bulanan’ selewat-lewatnya 10 haribulan berikutnya.

e) Mencatat notis kesalahan lalu lintas yang diterima pada bulan berkenaan.
f) Memastikan odometer berfungsi dengan baik dan memantau bacaan odometer di

dalam Buku Log untuk tujuan penyenggaraan berjadual. Sekiranya odometer
mengalami kerosakan, catatan hendaklah dibuat di dalam Buku Log dan jarak
perjalanan hendaklah dianggarkan.
g) Membuat ‘Analisa Kadar Penggunaan Bahan Api Bulanan’ pada setiap akhir bulan.
Ulasan berkenaan dengan analisa tersebut perlu dibuat setiap 6 bulan (rujuk
Lampiran 5).

5. PENGGUNAAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGGUNA KENDERAAN
BERKAITAN BUKU LOG

Mengesahkan penggunaan kenderaan dengan menandatangani butir-butir
penggunaan kenderaan dalam Buku Log selepas menggunakan kenderaan.

6. PENGGUNAAN DAN TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN BERKAITAN BUKU
LOG

a) Membuat pemeriksaan mengejut ke atas penggunaan Buku Log sekurang-
kurangnya sekali setahun.

b) Membuat ulasan tahunan berkenaan ‘Analisa Kadar Penggunaan Bahan Api
Bulanan’ (rujuk Lampiran 5)

c) Mengambil tindakan terhadap perkara-perkara yang tidak mengikut peraturan.

7. PENGGUNAAN BUKU LOG

a) Setiap catatan mengenai butir-butir penggunaan kenderaan hendaklah dimulakan
dengan halaman helaian yang baru bagi sesuatu bulan.

b) Sekiranya sesebuah Buku Log telah habis digunakan, buku baru hendaklah
digunakan. Jumlah akhir jarak perjalanan yang direkodkan dalam Buku Log lama
hendaklah dicatatkan ke dalam Buku Log baru supaya rekod jumlah jarak
perjalanan kenderaan berkenaan dapat dikemas kini secara berterusan.

c) Buku Log hendaklah dibawa bersama di dalam kenderaan setiap kali perjalanan
untuk mencatat butiran berkenaan semasa perjalanan.

d) Salinan asal butir-butir penggunaan kenderaan hendaklah disimpan di Pejabat.
e) Tatacara Pengisian Buku Log Penggunaan Kenderaan Universiti rujuk

Lampiran Bahagian IV – Panduan Mengisi Buku Log Pemandu.

Punca Kuasa:
Surat Edaran Bendahari Bil. 8/2010
WP4.1 Pengurusan Kenderaan Kerajaan

Muka surat | 87