Strategi Public Relations & Customer Relationship Management di Perusahaan

adalah data persiapan dan manajemen event yang dilakukan KBRI Beijing dalam
persiapan event.

Penulis akan menganalisis data dengan teknik evaluasi dan perbandingan.
Data-data yang diperoleh penulis selama melakukan observasi partisipasi dan
dokumentasi akan dibandingkan dengan teori-teori tentang manjemen kegiatan atau
event organizer sehingga didapatkan pengetahuan baru atau yang diperbaharui
tentang manajemen kegiatan atau event organizer.

PEMBAHASAN

Indonesia memiliki hubungan kerjasama yang baik dengan Tiongkok.
Hubungan ini sudah ada sejak berabad-abad yang lalu. Hubungan antarnegara ini
diresmikan pada tahun 1950. Hubungan sempat beku pada tahun 1967 dan
kemudian berlanjut pada tahun 1990. Hubungan antara dua negara tidak terlepas
dari adanya kedutaan besar di negara satu sama lain. Indonesia memiliki kedutaan
besar di Beijing begitu pula Tiongkok memiliki kedutaan besar di Jakarta.

KBRI Beijing didirikan untuk menjadi perwakilan pemerintahan Indonesia
bagi Warga Negara Indonesia di Tiongkok dan Mongolia. Selain itu KBRI Beijing
menjadi salah satu bentuk nyata hubungan baik Indonesia dengan Tiongkok serta
menjadi jembatan kerjasama anatara Indonesia-Tiongkok.

Kantor KBRI untuk Tiongkok dan Mongolia berada di Beijing tepatnya di No.4,
Dongzhimenwai Dajie, Chao Yang District, Beijing 100600. Terletak didalam
kawasan kedutaan, KBRI dijaga ketat dengan 2 lapis gerbang besi. Lapis gerbang
pertama dijaga oleh petugas keamanan negara dari Tiongkok. Lapis gerbang
berikutnya dijaga oleh petuga keamanan dari Indonesia.

Didalam komplek KBRI terdapat 3 bangunan utama yaitu kantor utama tempat
fungsi-fungsi dan atase-atase beroperasi, kantor imigrasi untuk masyarakat
Tiongkok yang hendak mengurus imigrasi dan perijinan, serta wisma sebagai
tempat menyambut tamu dan tempat tinggal bagi Duta Besar dan keluarga.
Terdapat juga pos jaga disamping gerbang lapis kedua yang dijaga 24 jam.

Di KBRI Beijing terdapat 4 Fungsi yaitu Fungsi Politik, Fungsi Ekonomi,
Fungsi Sosial Budaya, dan Fungsi Protokol dan Konsuler. Terdapat 4 Atase yaitu
Atase Pertahanan, Atase Perdagangan, Atase Imigrasi, dan Atase Pendidikan.
Selain itu terdapat Unit Komunikasi dan Administrasi.

Susunan jabatan di KBRI Beijing terdiri dari 4 tingkat ditambah local staff .
Yang teratas merupakan Bapak Duta Besar Indonesia di Beijing yang saat ini
dijabar oleh Yang Terhormat Bapak Djauhari Oratmangun. Dibawahnya terdapat
Wakil Kepala Perwakilan atau Deputy Chief of Mission (DCM) yang baru saja
diserahkan jabatannya kepada Bapak Dino Rahmadiana Kusnadi pada bulan Januari
yang lalu. Setelah DCM terdapat Para Koordinator Fungsi sejajar dengan Atase.

6

Kemudian dibawahnya terdapat Pelaksana Fungsi sejajar dengan PBU Atase dan
Bendahara Penataan Kerumahtanggaan (BPKRT). Setelah itu terdapat local staff
sebanyak dua hingga tiga orang di setiap bagian. Selain itu terdapat juga pekerja
kebersihan dan supir.

KBRI Beijing memiliki jajaran home staff dan pejabat antara lain; Mrs.
Rukmini Tri Setiati sebagai Koordinator Fngsi Politik dengan pelaksana fungsi Mr.
Victor S Hardjono dan Mr. Nugrahadi Hendro Yuwono. Ms. Virdiana Ririen
sebagai Koordinator Fungsi Ekonomi dengan pelaksana fungsi Mr. Evan Pujonggo
dan Ms. Ari Handayani. Mr. Arianto Surojo sebagai Koordinator Fungsi Sosial dan
Budaya dengan pelaksana fungsi Mr. Joenys Duana Sirait dan Mrs.Raffaelia Sanzio
Rodiman. Mr. Ichsan Firdaus sebagai Koordinator Fungsi Protokol dan Konsuler
dengan pelaksana fungsi Mr. Budi Atyasa. Brigjend. Kuat Budiman sebagai Atase
Pertahanan, Col.Pnb. Eko Adi Nugroho sebagai Atase Udara, Col. Mar. Siswo
Harsono sebagai Atase Laut, dan Maj. Sus Hendra Kho sebagai PBU Athan. Ms.
Marina Novira Anggraini sebagai Atase Perdagangan. Mr. Tato Juliadin
Hidayawan sebagai Atase Imigrasi dengan Mr. Arsi Aditya sebagai PBU Atim. Mr.
Yaya Sutarya sebagai Atase Pendidikan. Ms. Tusmiyati dan Mr. Heru Eko
Megariantoro sebagai Atase dalam Unit Komunikasi. Ms. Fitri Sa'diyah dan Mrs.
Lita Muliawati sebagai BPKRT dalam bagian Administrasi.

Didalam kantor utama terdiri dari 2 lantai. Di lantai pertama terdapat ruang
rapat, lobby, kamar mandi, ruang pekerja kebersihan, ruang administrasi, ruang
untuk fungsi ekonomi, fungsi sosial budaya, atase perdagangan, dan atase
pendidikan. Di lantai kedua terdapat kamar mandi, ruang untuk fungsi politik, atase
pertahanan, unit komunikasi, ruang sekretariat pimpinan, ruang kerja DCM dan
ruang kerja Dubes.

Kantor imigrasi terdiri dari 2 lantai. Lantai pertama untuk kantor yang
didalamnya terdapat atase imigrasi yang beroperasi untuk perijinan imigrasi bagi
warga negara Tiongkok. Terdapat pula ruangan untuk fungsi protokol dan konsuler.
Ruangan untuk fungsi ini dibuat terpisah dari gedung kantor utama karena fungsi
protokol dan konsuler banyak menangani kasus-kasus Warga Negara Indonesia
yang berada di Tiongkok. Sehingga banyak terjadi pergerakan keluar masuk orang-
orang diluar staff dan karyawan KBRI Beijing. Di Lantai kedua terdapat ruang
serbaguna yang bisa digunakan untuk berbagai kegiatan baik formal seperti
perayaan peringatan hari ibu hingga yang informal seperti latihan penampilan
acara-acara besar lainnya.

Gedung yang terakhir adalah gedung wisma. Wisma KBRI terdiri dari 3 lantai.
Lantai pertama berisi ruang utama dengan 2 set sofa. Di ruangan tersebut terdapat
pula 3 bendera yaitu bendera Indonesia, bendera ASEAN, dan bendera Republik
Rakyat Tiongkok. Biasanya ruangan ini digunakan untuk menyambut dan menjamu
tamu, serta pertemuan-pertemuan dengan tamu dari Pak Dubes. Selain itu terdapat
juga meja panjang untuk makan dan dapur tertutup. Di lantai dua terdapat tempat
tinggal untuk Duta Besar yang menjabat dan keluarga. Di lantai tiga terdapat ruang
tidur untuk tamu dan pengurus rumah tangga wisma serta gudang tempat
penyimpanan.

7

Penulis ditugaskan sebagai bagian dari Fungsi Sosial Budaya. Didalam ruang
kerja fungsi sosial budaya, dibagi 3 bagian. Ruang untuk Koordinator Fungsi, ruang
kerja pelaksana fungsi dan staff, dan ruang penyimpanan inventaris budaya. Di
ruang Koordinator Fungsi terdapat meja kerja dan sofa yang digunakan untuk
menerima tamu. Selain itu terdapat peralatan untuk pertunjukan seperti amplifier,
speaker, dan lain. Di ruang kerja pelaksana fungsi dan staff terdapat 4 meja kerja,
kulkas kecil, microwave, dispenser, coffeemaker, printer besar, mesin paper
shredder, lemari penyimpan makanan, rak file, dan satu set sofa. Di ruang
penyimpanan terdapat lemari-lemari dan kotak-kotak berisi baju adat Indonesia,
alat music tradisional, dan banyak inventaris budaya lainnya. Selain itu terdapat
juga 2 buah meja lengkap dengan komputer. Biasanya meja dan ruangan ini
digunakan oleh para peserta magang.

Kali ini penulis melaksanakan magang bertepatan dengan seorang pelaksana
fungsi yang sedang mengambil cuti melahirkan. Hal ini membuat penulis bisa
bekerja di ruang kerja pelasana fungsi dan staff. Penulis mendapatkan meja
disamping rak penyimpanan file, tepat didepan pintu dan sofa. Mendapatkan
fasilitas computer untuk digunakan. Meja kerja penulis sangat lebar dengan bangku
roda yang nyaman digunakan. Penulis juga mendapatkan fasilitas stopkontak dan
lemari serta atk lengkap.

Ruangan kantor terbuat dari lantai kayu dan tembok serta jendela yang lebar
sehingga sangat terang di siang hari. Di dalam ruangan juga terdapat air conditioner
yang biasanya dinyalakan saat jam kerja. Selain itu, tepat dibelakang tempat duduk
penulis terdapat penghangat ruangan sehingga seluruh pekerja dapat bekerja dengan
suhu yang cukup hangat dan nyaman, hal ini berkaitan dengan musim dingin di
Beijing ketika penulis sedang melaksanakan magang.

Saat pertama kali datang ke KBRI Beijing, penulis diminta untuk menunjukkan
identitasnya namun penulis kebingungan karena kendala dalam penggunaan Bahasa
penjaga yang merupakan warga negara Tiongkok yang berkomunikasi dengan
Bahasa Mandarin. Seterusnya, penulis sudah memahami prosedur untuk masuk
kedalam area komplek KBRI Beijing. Bagi staff KBRI Beijing, absensi dilakukan
di pintu samping gedung utama menggunakan fingerprint. Bagi mereka jam masuk
kerja adalah pukul 09.00 sampai pukul 17.00. Namun secara praktek, jam kerja
lebih fleksibel, yang dihitung adalah panjang jam kerja. Misalnya jika staff datang
pukul 10.00 maka atas kesadaran sendiri pulang pukul 18.00. Pada prakteknya pula,
hampir seluruh staff umumnya pulang jauh lebih malam dari jam pulang kerja atau
lembur.

Jam makan siang ditentukan dari pukul 12.00-14.00. Tidak ada hal khusus atau
kebiasaan khusus dalam makan siang. Tetapi biasanya sesekali ada penjual
makanan Indonesia biasa disebut Mpok Ria yang bisa dipesan sehari sebelumnya.
Biasanya makanan bisa diambil di pos dan bisa dengan permintan-permintaan
khusus. Hal ini menjadi spesial bagi mereka yang tinggal di luar negeri dan rindu
makanan Indonesia.

8

Gambar 1. Penulis di Depan Kantor KBRI Beijing bersama Home Staff dan
Local Staff Fungsi SosBud

Sumber : Dokumentasi Pribadi

Tugas sehari-hari bagi staff sangat bervariasi. Pekerjaan yang dilakukan
tergantung pada lembar disposisi yang diberikan dari unit komunikasi. Biasanya
unit komunikasi menerima tugas dari Kementrian Luar Negeri, Pak Dubes, atau
pihak luar (seperti permohonan magang dari penulis atau seperti permohonan
perwakilan untuk festival di Tiongkok). Setelah diterima oleh Unit Komunikasi,
maka akan dipilah-pilah oleh unit komunikasi untuk diberikan ke fungsi atau atase
yang berkaitan bersama dengan lembar disposisi. Lembar disposisi akan diterima
oleh koordinator fungsi untuk diteruskan kepada pelaksana fungsi dan local staff
untuk diproses.

Penulis akan membahas tentang fungsi sosial budaya secara lebih mendetail.
Koordinator Fungsi Sosial Budaya adalah Bapak Arianto Surojo yang akrab disebut
Pak Ari. Kemudian ada Bapak Joenys Duana Sirait (Pak Dudu) dan Ibu Raffaelia
Sanzio Rodiman (Bu Adel) sebagai pelaksana fungsi. Kemudian ada dua orang
local staff yaitu Ibu Dewi Irianingsih (Bu Dewi) yang membantu saya mengurus
magang dan Ibu Rizka Amelia (Mba Icha) yang membimbing saya selama magang
di KBRI Beijing.

Selama penulis melaksanakan magang, penulis menggunakan meja Mba Icha
dan Mba Icha menggunakan meja Bu Adel berhubung Bu Adel sedang

9

melaksanakan cuti melahirkan sehingga lebih mudah bagi Mba Icha untuk
menggunakan data-data di komputer Bu Adel dalam menggantikan tugas Bu Adel
sementara.

Hari pertama penulis bekerja di KBRI Beijing, penulis mendapat tugas untuk
membuat template agenda. Secara detailnya, penulis ditugaskan untuk merekap
kegiatan KBRI Beijing selama tahun 2019 kedalam info grafis untuk ditayangkan
di sosial media. Hari kedua penulis melanjutkan tugas dari hari pertama dan setelah
selesai, penulis mendapat tugas untuk mendokumentasi beberapa meeting yang
dilaksanakan oleh Pak Dubes dan seluruhnya berkaitan dengan bidang ekonomi.
Setelah itu penulis membantu Mba Icha dalam mempersiapkan acara sarsehan awal
tahun 2020. Penulis keliling untuk mengambil video ucapan perpisahan ke seluruh
fungsi dan atase.

Hari ketiga, penulis mendapat tugas untuk mendesain foto dan format untuk
souvenir perpisahan dengan Ibu DCM (Wakil Dubes). Kemudian penulis diminta
untuk menemani koordinator fungsi (Pak Ari) untuk mencetak foto sebagai kenang-
kenangan perpisahan dengan Ibu DCM serta membungkus kado. Kemudian penulis
ditugaskan untuk menjadi operator pada acara “Sarasehan Awal Tahun 2020
bersama Masyarakat Indonesia” sekaligus acara perpisahan dengan Ibu DCM.
Acara dilaksanakan di hotel Conrad Beijing, dimulai pada pukul 18.30 waktu
Beijing dan selesai pada pukul 22.00 waktu Beijing. Kemudian penulis kembali ke
KBRI Beijing untuk merapikan perlengkapan milik KBRI Beijing yang digunakan
di hotel seperti peralatan musik untuk pengiring acara dll.

Hari keempat, penulis ikut membantu membuat laporan kegiatan. Penulis
bertugas untuk membuat laporan pada bagian proses berjalannya acara karena
penulis melaksanakan tugas sebagai operator. Kemudian penulis membantu untuk
membuat laporan tahunan keseluruhan 2019 pada bagian sosial budaya khususnya
section pariwisata.

Hari kelima, penulis membuat laporan mingguan nomor 51 dan 52 untuk
periode 16-22 Desember 2019 dan 23-29 Desember 2019. Laporan mingguan
dibuat dengan melakukan media monitoring. Media monitoring melalui media
online Tiongkok dilihat dari periode tanggal 16-22 Desember 2019, lalu tanggal 23-
19 Desember 2019 dan berita yang diambil hanya berita yang berkaitan dengan
sosial dan budaya Tiongkok dan/atau Indonesia. Pembuatan laporan mingguan
dilakukan penulis pada magang hari keenam untuk nomor 53 dan 54 periode 30
Desember2019 -5 Januari 2020, kemudian di hari ke-16 untuk laporan mingguan
nomor 55 periode 6-12 Januari 2020, hari ke-17 untuk laporan mingguan nomor 56
periode 13-19 Januari 2020 dan hari ke-21 untuk laporan mingguaan nomor 57
periode 20-26 Januari 2020 diberikan secara online dari Jakarta.

Kemudian selama satu minggu setelahnya penulis melakukan filing dokumen
dari lembar-lembar disposisi yang diberikan dan dikerjakan selama tahun 2019
kedalam rak file serta menyusun ulang semua file disposisi dari tahun 2013 kedalam
kategori baru. Selain itu penulis juga melakukan pembersihan dan pendataan ulang

10

inventaris kebudayaan dari fungsi Sosbud seperti pakaian-pakaian adat Indonesia,
alat musik tradisional Indonesia seperti angklung dan gamelan, plakat-plakat
penghargaan kepada KBRI Beijing, serta souvenir-souvenir dari KBRI Beijing.
Penulis juga membantu Pak Dudu dalam melakukan dokumentasi acara semi-
formal didalam wisma KBRI Beijing seperti pertemuan dengan pihak-pihak untuk
membangun diplomasi ekonomi, serta perpisahan Ibu DCM yang lama dan
penyambutan Pak DCM yang baru secara private di dalam wisma. Selain itu penulis
juga membantu Pak Dudu dalm membuat dan merevisi beberapa press release
berjudul “Capaian Diplomasi Ekonomi Indonesia Tahun 2019 di Tiongkok” yang
kemudian akan dibagikan kepada media-media yang ada di Indonesia.

Disela-sela itu, penulis juga melakukan persiapan untuk acara “Sosialisasi
Peraturan Kekonsuleran dalam rangka Perlindungan WNI BHI” sekaligus
sambutan Wakil Dubes yang baru. Acara tersebut diadakan di Legendale Hotel,
Beijing pada tanggal 22 Januari 2020 dari pukul 18.30 hingga 22.00. Persiapan
untuk acara kekonsuleran diatas antara lain mulai dari menyusun budget yang
diperlukan, mencari pengisi acara, melakukan survey lokasi pelaksanaan acara,
menyusun acara dan memilih menu, menyiapkan materi acara serta terakhir
menjadi master of ceremony (MC) pada acara tersebut serta mengisi penutupan
acara dengan menyanyikan sebuah lagu.

Penulis juga mengerjakan editing video untuk acara tersebut karena dalam
acara tersebut juga diselipkan perpisahan bagi 2 orang pejabat KBRI Beijing yang
berada di fungsi protokol dan konsuler serta di fungsi politik. Sehingga penulis
membuat video perpisahan serta foto pigura sebagai hadiah perpisahan serta
kenang-kenangan dari KBRI Beijing.

Setelah acara, KBRI mengadakan libur panjang tahun baru Imlek selama 1
minggu. Penulis ditugaskan untuk datang ke kantor dan membuat ucapan imlek
serta merekam dan editing video ucapan tahun baru Imlek dari Pak Dubes bagi
masyarakat Indonesia di Indonesia dan Tiongkok dan untuk diunggah ke media
sosial KBRI Beijing. Selama libur panjang tahun baru Imlek, terjadi penyebaran
virus yang hingga saat ini mewabah ke seluruh dunia. Awal penyebaran meluas
virus ini adalah di Wuhan. Sehingga tempat penulis melaksanakan magang yaitu
Beijing ikut merasakan dampak dari Covid-19 ini. Beijing menjadi sangat sepi.
Dilakukan banyak pennggulangan. Secara personal, penulis ditugaskan untuk
membantu membuat laporan harian dengan monitoing media sambal melaksanakan
isolasi mandiri selama 9 hari sebelum jadwal masuk kantor kembali.

Setelah libur tahun baru Imlek, penulis bersama team yang memanajemen
event melakukan evaluasi dan kemudian membantu membuat laporan kegiatan. Ini
menjadi tugas terakhir bagi penulis sebelum kembali ke Indonesia dan melanjutkan
pekerjaan magang dari jarak jauh karena perjanjian jangka magang adalah hingga
tanggal 7 Februari 2020 namun karena pada tanggal 5 Februari 2020 pukul 00.00
semua penerbangan langsung Indonesia-Tiongkok akan ditutup maka penulis harus
pulang pada penerbangan terakhir sebelum akses ditutup. Hal ini berkaitan dengan
mewabahnya Covid-19.

11

Setelah kembali ke Jakarta, penulis membuat beberapa pekerjaan secara jarak
jauh dan dikirim online ke KBRI Beijing. Penulis melengkapi design agenda
kegiatan tahun 2020 “70th Hubungan Diplomatik RI-RRT”. Agenda ini berisi
tentang rencana kegiatan KBRI Beijing selama tahun 2020 dalam rangka
memperingati 70 tahun kerjasama antara Indonesia dengan Tiongkok. Kemudian
penulis juga ditugaskan membuat laporan mingguan, serta membuat kompilasi
kegiatan magang.

Secara khusus penulis akan membahas tentang manajemen event yang
dilakukan penulis dikaitkan event organizing yang dipelajari pada perkuliahan di
Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Tarumanagara.

Event menurut ahli, Shone and Parry (2002) :

“Event are that phenomenon arising from those non-routine occasion
which have leisure, cultural, personal, or organizational objectives set
apart from the normal activity of daily life, whose purpose is to enlighten,
celebrate, entertain, or challenge the experience of a group of people”.

Event adalah fenomena yang muncul dari kesempatan non-rutin yang memiliki
leisure, kultural, personal, atau sasaran dari organisasi dipisahkan dari aktivitas
normal untuk kehidupan sehari-hari, dimana tujuannya adalah untuk memberi
penerangan, merayakan, menghibur atau menantang pengalaman dari sebuah grup
masyarakat.

Event organizer adalah sekelompok orang yang terdiri dari tim pelaksana, tim
pekerja, tim produksi, dan tim manajemen yang melaksanakan tugas operasional
suatu acara atau melakukan pengorganisasian untuk mewujudkan suatu program
acara. Dalam PR, kemampuan untuk mengorganisir suatu acara agar dapat
terlaksana dengan baik sangat penting. Seorang PR harus bisa menata tugas
operasional dalam acara-acara. Acara-acaranya antaralain seperti event launching
produk baru sehingga diperlukan untuk membangun brand awareness atau seperti
penyelenggaraan press release.

Pengelompokan jenis acara terbagi menjadi 5 yaitu; olahraga, seni, topik
wicara, pameran, dan pribadi. Penulis ikut andil dalam mengorganisir acara yang
masuk kedalam kelompok topik wicara. Event yang pertama merupakan event
sarasehan bersama seluruh masyarakat Indonesia di Beijing sehingga masuk
kedalam kelompok topik wicara. Demikian pula halnya dengan event kedua yaitu
sosialisasi tentang perlindungan kepada WNI BHI masuk kedalam kelompok topik
wicara.

Pada modul disampaikan bahwa event organizer (EO) berperan mewujudkan
harapan dari event yang dilaksanakan. EO melalui rangkaian acara, mulai dari
proses penciptaan konsep, persiapan tempat, perizinan, perlengkapan pendukung,
pengisi acara, dokumentasi, hingga jalannya acara dan jika perlu sampai pada
publikasi acara di media massa atau media sosial. Hal ini hampir sesuai dengan
pengalaman lapangan yang dilaksanakan oleh penulis. Dalam sebuat kegiatan event

12

tentunya terdapat keterlibatan beberapa pihak yang terdiri dari 5P (Suseno, 2006).
Ke-5 P itu adalah :

1. Penyandang Dana.
Merupakan pihak yang mengeluarkan dana untuk pelaksanaan suatu
program.

2. Pelaksanaan
Disinilah posisi dan peran EO yang sesungguhnya. Pelaksana harus bekerja
keras untuk mewujudkan impian dan kepuasan semua pihak (menjadi pusat
dari seluruh pihak yang ada) sehingga pelaksana memiliki posisi yang
sangat vital dan strategis.

3. Penampil
Merupakan salah satu kunci daya tarik suatu program. Semua jenis program
sangat tergantung pada para penampilnya. Pengisi acara kunci bisa berupa
Guest Star, Mc, dan yang lainnya yang sudah banyak dikenal masyarakat.

4. Penonton
Baik membayar atau gratis, pesta kecil di rumah sampai tingkat lomba F1,
faktor penonton adalah salah satu tolok ukur kesuksesan event.

5. Pengamat
Pengamat bisa berasal dari kalangan pers dimana pengamat memiliki
pengaruh sebagai PR secara tidak langsung.

Pada pelaksanaannya, penulis pertama-tama melakukan penciptaan konsep.
Sehingga diputuskan pelakasaan acara menggunakan konsep sosialisasi
kekonsuleran kepada WNI. Kemudian penulis juga melakukan penentuan tempat.
Melakukan survey ke lokasi yang rencananya akan digunakan untuk
menyeleggarakan acara. Menentukan segala petimbangan fisik yang dapat
membuat seluruh partisipan acara menjadi nyaman atau tidaknya, mulai dari
kenyamanan tempat parkir hingga menu makanan. Kemudian penulis juga
membantu menyusun proposal untuk diajukan kepada KBRI Beijing agar disetujui
pendanaannya dari KBRI Beijing sebagai acara sosialisasi kepada WNI. Selain itu
pada perijinan, penulis juga belajar untuk membuat kontrak yang kemudiaan
ditandatangani oleh pihak hotel sebagai bukti kebenaran berlangsungnya acara pada
lokasi tersebut. Kemudian penulis juga belajar cara menghubungi semua partisipan.
Di KBRI Beijing, terdapat banyak komunitas-komunitas WNI. Seperti
Perhimpunan Pelajar Indonesia di Tiongkok (PPIT) dan lain-lain. Sudah dibuat
grup WeChat berisi WNI yang tinggal di Beijing sehingga lebih mudah untuk
mengundang partisipan dalam mengikuti acara tersebut. Para WNI akan diberitahu
jumlah kuota undangan (200 orang) dan di list konfirmasi kehadiran bagi mereka
yang bisa hadir. Dibuatkan pula surat undangan bagi para staff, petugas, serta
pejabat KBRI Beijing dan kepala-kepala organisasi Indonesia di Beijing seperti
Diaspora Indonesia atau Darma Wanita Persatuan Indonesia di Beijing. Kemudian

13

penulis membantu Mba Icha dalam menyusun rundown. Menentukan urutan
berlangsungnya acara serta menghubungi pengisi acara yang ditentukan untuk
mengisi acara. Penulis juga ditugaskan untuk menjadi MC pada acara tersebut
sehingga penulis kemudian mempelajari susunan acara dan latihan bersama partner
MC. Pada tahap persiapan juga penulis menyusun video ucapan perpisahan kepada
dua pejabat KBRI Beijing yang telah habis masa tugas di China dan akan dipindah
tugaskan ke tempat lainnya. Penulis juga mendesain pigura berisi foto dan ucapan
perpisahan yang akan menjadi hadiah kenang-kenangan bagi kedua staf tersebut.

Selama acara, penulis bersama para pengurus persiapan acara datang 3 jam
sebelum acara dimulai untuk mempersiapkan acara seperti penataan stage dan lain
sebagainya. Kemudian penulis bersiap untuk menjalankan tugas sebagai MC.
Selama acara ada teman tim yang menjadi bagian bagian lain seperti operator
komputer, stage manager, dokumentasi, partner sesama MC, pengurus registrasi,
dan lain-lain. Sehingga sepanjang acara, penulis hanya bertugas sebagai MC dan
mengisi acara penutup dengan menyanyikan lagu kemesraan. Selama acara, semua
panitia menjalankan tugas masing-masing dengan baik sehingga seluruh acara
berjalan dengan sangat baik tanpa kendala apapun. Peserta yang hadir dibawah
kuota undangan yaitu 200 orang karena acara diadakan pada tanggal 22 Januari
berdekatan dengan tahun baru Imlek yang di Tiongkok merupakan salah satu
liburan terpanjang dalam setahun yang tahun ini bertepatan pada tanggal 25 Januari.
Saat itu, biasanya hampir semua WNI pulang ke Indonesia. Selain itu, pada tanggal
22 Januari ini pula sudah mulai keluar peringatan bahaya wabah covid-19. Sehingga
beberapa WNI yang tinggal di Beijing lebih memilih untuk tidak menghadiri acara
ini untung mengurangi resiko terinfeksi covid-19. Setelah rangkaian acara selesai,
para panitia pengurus acara ini tinggal di lokasi untuk merapikan semua
perlengkapan yang dibawa dari kantor dan dikembalikan lagi ke kantor sebelum
kemudian pulang.

14

Gambar 2. Penulis bersama Rekan MC pada Event Sosialisasi Kekonsuleran
dan Penyambutan Pak DCM yang Baru
Sumber : Dokumentasi Pribadi

Setelah rangkaian kegiatan selesai, kami harus mengadakan evaluasi hasil
kegiatan agar dapat membuat laporan pertanggungjawaban ke KBRI Beijing.
Evaluasi diadakan secara sederhana dan membahas tentang berjalannya kegiatan.
Tidak ada catatan khusus karena semua bagian melaksanakan tugas dengan baik,
kegiatan berjalan sesuai jadwal dan susunan rencana yang telah dibuat. Tidak ada
kesalahan yang fatal dan berpengaruh besar. Kemudian penulis ikut membantu
membuat laporan pertanggung jawaban hasil kegiatan. Rekan panitia yang
mendokumentasi, memilih foto-foto yang baik untuk di publikasi di media sosial.

Semua hampir semua proses uang dijalani oleh penulis sesuai dengan apa yang
dipelajari juga oleh penulis pada mata kuliah Event Organizer di perkuliahan
Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Tarumanagara. Selain itu dari topik tentang
proses persiapan hingga pasca-kegiatan yang diatas pun, penulis melakukan proses
yang sama. Kemudian dari sisi keterlibatan menggunakan 5P yang dipaparkan oleh
Suseno pun, penulis mengalami keterlibatan yang sama.

Lalu membahas tentang kaitan antara public relations dengan event,
menyelenggarakan acara atau kegiatan khusus (special event) dalam public
relations merupakan salah satu kiat untuk menarik perhatian baik masyarakat

15

umum maupun media terhadap organisasi, perusahaan, atau produk tertentu yang
akan ditampilkan dalam acara tersebut.

Disisi lain, kegiatan khusus (special event) dari public relations tersebut
diharapkan mampu memuaskan pihak-pihak lain yang terlibat atau terkait untuk
berperan serta dalam suatu kesempatan pada acara khusus public relations, baik
untuk meningkatkan pengetahuan (knowledge), pengenalan (awareness), hingga
upaya penemuhan selera (pleasure) dan menarik simpati atau empati sehingga
mampu menumbuhkan saling pengertian bagi kedua belah pihak.

Pada kegiatan yang diselenggarakan KBRI Beijing ketika penulis
berpartisipasi sebagai panitia, memang kegiatan tersebut dibuat untuk menarik
perhatian umum yaitu masyarakat Indonesia di Beijing dan sekitarnya namun acara
ini tidak untuk menarik media terutama media massa. Media yang digunakan untuk
mempublikasi hanya media sosial yaitu Instagram.

Selain itu, kegiatan sosialisasi peraturan kekonsuleran pada tanggal 22 Januari
2020 kemarin adalah acara dalam jenis topik wicara. Sehingga memang diharapkan
mampu memuaskan pihak lain dengan berperan dalam upaya meingkatkan
pengetahuan (knowledge) khususnya tentang peraturan yang ada di Tiongkok
berkaitan dengan perlindungan warga negara Indonesia yang ada Tiongkok. Selain
itu juga memperkenalkan (awareness) terhadap pergantian Wakil Kepala
Perwakilan Indonesia di Tiongkok bagi masyarakat Indonesia. Namun kegiatan ini
tidak memiliki upaya pemenuhan selera (pleasure).

Maka dalam hubungannya antara event dan public relations yang dipaparkan
secara teori, hasilnya berbeda-beda tergantung pada event yang dilaksanakan.
Biarpun tidak sepenuhnya beda, ada beberapa poin yang sesuai, namun ada juga
poin-poin pada praktek nyatanya berbeda dengan teori-teori yang diajarkan didalam
kelas.

Hal ini dapat terjadi karena adanya perubahan dalam berbagai aspek dan
perkembangan teknologi sehingga banyak detail-detail yang berubah terutama
tentang bagaimana berkomunikasi dengan stake holder dari lembaga-lembaga
tertentu dalam hal ini khususnya dibahas tentang lembaga pemerintah. Contoh hal
terkecilnya adalah pengedaran surat undangan bagi seluruh karyawan dan pejabat
secara elektronik menggunakan WeChat dan bukan menggunakan kertas secara
fisik seperti dulu. Mengundang WNI di seluruh Beijing pun menjadi cepat dan
mudah serta menghemat biaya. Sangat berbeda. Terjadi perubahan yang efektif.

16

KESIMPULAN

Berdasarkan analisis hasil perbandingan antara teori tentang event organizer
dengan data observasi partisipasi dan dokumentasi dalam rangka mengetahui
efektifitas teori event organizer dalam praktek di lapangan, dapat disimpulakan
bahwa teori-teori yang ada dalam ilmu pengetahuan serta dari pembelajaran di kelas
dapat digunakan dalam praktek nyata menyadakan event. Namun masih ada
beberapa hal yang berbeda di lapangan. Perbedaan ini dapat dilihat dari jenis
lembaga yang mengadakan kegiatan serta jenis kegiatan yang dilaksanakan.

Dilihat dari jenis lembaga yang mengadakan kegiatan, lembaga seperti
perusahaan komersiil mungkin bisa mengadakan kegiatan dalam jenis topik wicara
yang dapat memenuhi kepuasan dalam segi pengenalan dan pengetahuan namun
juga tetap memberikan kepuasan selera misalnya dengan mengundang bintang tamu
untuk bernyanyi dan ide – ide pemenuhan kepuasan selera liannya. Sedangkan
lembaga pemerintahan mengadakan kegiatan topik wicara sesuai dengan protokol
pelaksanaan acara sehingga tidak dapat mengundang bintang tamu atau
melaksanakan usaha – usaha pemenuhan kepuasan selera (leisure).

Dilihat dari bentuk kegiatannya yang dilaksanakan, lembaga negara tidak dapat
melakukan pemenuhan keuasan selera (leisure) dalam mengadakan kegiatan dalam
bentuk topik wicara karena tujuan utamanya adalah untuk memenuhi upaya
peningkatan pengetahuan dan pengenalan. Sedangkan bila diadakan bentuk
kegiatan lain seperti seni, olahraga, atau pribadi, Sangat memungkinkan utnuk
melakukan upaya pemenuhan kepuasan selera dan mungkin juga sulit untuk
menambahkan peningkatan pengetahuan serta pengenalan.

Dalam peranan 5P yang dikemukakan oleh Suseno pun, tidak semua peran
akhirnya dilaksanakan oleh event organizer sesuai teori yang dipaparkan. Para
pelaksana manajemen event tidak berperan sebagai penyandang dana dan
pengamat. Tetapi dalam pelaksanaannya, memiliki pengaruh sebagai PR secara
langsung, yaitu melakukan penjagaan hubungan baik dan peningkatan relasi dengan
audiens dalam hal ini adalah warga negara Indonesia yang tinggal di Tiongkok dan
Mongolia.

Selain itu tahap-tahap pelaksanaan semua dilaksanakan dengan baik namun
urutannya tidak sesuai dan kronologi pelaksanaan tiap tahap berbeda pada masing-
masing event yang dilaksanakan. Kegiatan pertama, disusun proposal terlebih
dahulu sebelum mengadakan survey. Pada kegiatan kedua dilakukan survey
sebelum penyusunan proposal. Hal ini menunjukkan bahwa harus dibuat beberapa
perbaikan dalam teori tentang tahap yang disusun lebih fleksibel terhadap kronologi
pelaksanaannya.

Manajemen kegiatan juga dilakukan oleh public relations sebagai sarana untuk
meningkatkan hubungan baik namun tugas public relations yang lain seperti
peningkatan dan penjagaan citra dan reputasi serta pegenalan produk juga tidak
dapat dilakukan dengan baik dalam kegiatan topik wicara yang dibahas diatas.

17

Secara keseluruhan, dapat disimpulkan bahwa teori-teori yang diajarkan di
kelas dan dipelajari dalam ilmu pengetahuan memang sangat membantu dalam
melakukan persiapan dan pelaksanaan sebuah event namun seiring dengan
perkembangan jaman dan perkembangan teknologi, banyak hal berubah. Sehingga
diperlukan juga perbaharuan teori-teori untuk disesuaikan. Perubahan atau
perbaharuan teori-teori ini bisa berdasarkan perkembangan teknologi dan system
industri, juga bisa berdasarkan keberagaman bentuk, jenis, maupun tujuan kegiatan
yang makin meningkat. Serta kaitan antara event organizer dengan public relations
perlu semakin ditingkatkan dan disesuaikan dengan kejadian di lapangan agar lebih
membantu praktek kegiatan.

Akhir kata diharapkan tulisan ini dapat membantu dalam pengembangan teori
event organizer sebagai ilmu pengetahuan dan pedoman dalam melakukan praktek
nyata di lapangan.

UCAPAN TERIMA KASIH

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat,
rahmat, dan karunia-Nya yang begitu besar, penulis dapat menyelesaikan kegiatan
magang dan penyusunan laporan magang ini. Penulis bersyukur karena mendapat
banyak sekali pengetahuan dan pengalaman baru mengenai dunia pekerjaan.

Dalam penyusunan laporan magang ini, penulis juga menghadapi berbagai
macam hambatan dan kesulitan. Namun, berkat bimbingan dari berbagai pihak,
penulis dapat menyelesaikan laporan magang ini, walaupun mungkin masih ada
beberapa kekurangan. Untuk itu, sudah sepantasnya penulis berterima kasih kepada:

1. Seluruh keluarga penulis yang senantiasa memberi dukungan dan doa kepada
penulis.

2. Dr. Riris Loisa, M.Si., selaku Dosen Pembimbing laporan magang yang telah
dengan baik hati menyediakan waktu, membimbing, dan memberikan masukan
kepada penulis selama proses penulisan laporan magang.

3. Dr. Riris Loisa, M.Si., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas
Tarumanagara.

4. Yugih Setyanto, S.Sos., M.Si., selaku Wakil Dekan Fakultas Ilmu Komunikasi
Universitas Tarumanagara

5. Sinta Paramita, S.I.P., M.A., selaku Kaprodi S1 Ilmu Komunikasi Universitas
Tarumanagara.

6. H.E. Djauhari Oratmangun, selaku Duta Besar Republik Indonesia untuk
Tiongkok merangkap Mongolia yang telah memberikan kesempatan dan
kepercayaan kepada penulis untuk melakukan magang.

18

7. Pak Ari, Pak Dudu, Bu Dewi, Mbak Icha, dan seluruh staff KBRI Beijing
lainnya yang telah membantu, membimbing, dan menjadi keluarga penulis
selama magang.

8. Devont, Fariska, Freda, Ivonne, teman satu bimbingan penulis yang sering
memberikan masukan dan saran kepada penulis.

9. Sahabat-sahabat penulis lainnya yang selalu mendukung dan menemani
penulis menyelesaikan laporan magang.

10. Serta semua yang telah membantu penulis dalam penyusunan laporan magang
ini yang tidak dapat disebutkan satu-persatu.
Penulis menyadari bawha laporan magang ini masih banyak kekurangan. Maka

penulis memohon kritik dan saran dari pembaca demi kemajuan pengetahuan
penulis serta ilmu pengetahuan secara keseluruhan.

19

DAFTAR PUSTAKA

Efferin, Sujoko, Stevanus Hadi Darmadji, dan Yuliawati Tan. (2008). Metode
Penelitian Akuntansi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Kusuma, Chunsnu Syarifa Diah. (2016). Modul Manajemen Event. 28 April 2020.
Yogyakarta: Universitas Negeri Yogyakarta.
http://staffnew.uny.ac.id/upload/197912032015042001/pendidikan/MODUL
%20MANAJEMEN%20EVENT.Chusnu.pdf (diakses)

Little John Stephen dan Karen A. Foss. (2009). Teori Komunikasi. Jakarta: Salemba
Hmanika.

Natoradjo Sulyus. (2011). Event Organizing Dasar-Dasar Event Management.
Jakarta: PT Gramedia.

Noor, Any. (2013). Manajemen Event. Bandung: Penerbit Alfabeta.
Suryana. (2010). Metodologi Penelitian Model Prakatis Penelitian Kuantitatif dan

Kualitatif. Bandung: Universitas Pendidikan Indonesia.
https://simdos.unud.ac.id/uploads/file_penelitian_1_dir/23731890cdc81899
68cf15105c651573.pdf (diakses 1 Mei 2020 21:55)
Suseno, Kimpling Indro. (2010). Untung Besar Bisnis Event Organizer.
Yogyakarta: Indonesia Cerdas.

20

Fakultas Ilmu Komunikasi
Universitas Tarumanagara
Jl. Letjen S. Parman No.1
Gedung Utama Lantai 11
Jakarta 11440