Strategi Public Relations & Customer Relationship Management di Perusahaan

Sumber: Instagram @bootup.ai
Perpisahan

Sumber: Dokumentasi Pribadi

32

LAPORAN MAGANG

PERAN PUBLIC RELATIONS DALAM FUNGSI SOSIAL BUDAYA
KEDUTAAN BESAR REPUBLIK INDONESIA BEIJING

NADYA CHRISTINE
915169201

FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI
UNIVERSITAS TARUMANAGARA

JAKARTA
2020

SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS
Dengan ini saya menyatakan, bila dalam pembuatan Laporan Magang ternyata saya:

1. Menyontek/melakukan plagiasi
2. Mengutip tanpa menyebut sumbernya
3. Melakukan riset fiktif
Saya bersedia dikenakan sanksi berupa pembatalan Tugas Magang dan dikenakan
sanksi akademik tidak mengikuti perkuliahan selama 1 (satu) semester. Bila hal
tersebut di atas terbukti setelah saya Lulus Ujian Magang, maka kelulusan
dibatalkan dan wajib mengajukan judul baru serta mengulang penyusunan magang
saya.

Nama : Nadya Christine
NPM : 915169201
Tanggal : 29 Mei 2020
Demikian surat pernyataan ini kami buat dengan sebenar-benarnya.

Jakarta, 29 Mei 2020

( Nadya Christine )

ii

PERSETUJUAN LAPORAN MAGANG

NAMA : NADYA CHRISTINE

NIM : 915169201

PROGRAM STUDI : ILMU KOMUNIKASI

KONSENTRASI : PUBLIC RELATIONS

Jakarta, 29 Mei 2020

Disetujui dan Diterima Baik Oleh
Pembimbing

(Dr. Riris Loisa, M.Si)

Dekan Kaprodi. S1
Fakultas Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Komunikasi
Universitas Tarumanagara Universitas Tarumanagara

(Dr. Riris Loisa, M.Si) (Sinta Paramita, SIP.,MA)
iii

SURAT PERSETUJUAN PUBLIKASI INSTITUSI

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

NAMA : Joenys Duana Sirait
JABATAN : Pejabat Fungsi Sosial dan Budaya
INSTITUSI : KBRI Beijing

Bersama surat ini saya selaku wakil dari KBRI Beijing memberikan izin kepada
pihak Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Tarumagara untuk menuliskan nama
instansi saya dalam laporan magang dan juga bentuk publikasi lainnya demi

kepentingan akademis.

Demikian surat pernyataan ini kami buat dengan sebenar-benarnya.

Jakarta, 29 Mei 2020
( Joenys Duana Sirait )

iv

SURAT PERSETUJUAN PUBLIKASI PENULIS

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

NAMA : NADYA CHRISTINE

NIM : 91516920

PROGRAM STUDI : ILMU KOMUNIKASI

JURUSAN : PUBLIC RELATIONS

JUDUL MAGANG : PERAN PUBLIC RELATIONS DALAM FUNGSI
SOSIAL BUDAYA KEDUTAAN BESAR
REPUBLIK INDONESIA BEIJING

Bersama surat ini saya memberikan hak kepada pihak Fakultas Ilmu Komunikasi
Universitas Tarumagara untuk melakukan publikasi dan HKI atas karya ilmiah

yang saya miliki.

Demikian surat pernyataan ini kami buat dengan sebenar-benarnya.

Jakarta, 29 Mei 2020

( Nadya Christine )

v

DAFTAR ISI
SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS ………………………………ii
PERSETUJUAN LAPORAN MAGANG ………………………………...iii
SURAT PERSETUJUAN PUBLIKASI INSTITUSI …………..…………iv
SURAT PERSETUJUAN PUBLIKASI PENULIS .………………………v
DAFTAR ISI …………………………………………………….………...vi
ABSTRAK ………………….…………………………………….……….vii
PENDAHULUAN ………………...……………………………………….1
METODE PENELITIAN ……………………………………………...…..4
PEMBAHASAN …………………………………………………………..6
KESIMPULAN …………………………………………………………...17
UCAPAN TERIMA KASIH ……………………………...……………...18
DAFTAR PUSTAKA ………………………………...…………………..20
LAMPIRAN ……………………………..………………………………..21

vi

ABSTRAK
Ilmu pengetahuan dalam bidang apapun pasti akan berkembang seiring
perkembangan zaman. Begitu pula halnya dengan public relations. Public relations
merupakan ilmu berkomunikasi yang berkaitan dengan manusia dan hubungan.
Maka dari itu, PR adalah salah satu ilmu penegtahuan yang mengalami perubahan
yang cepat dan sangat dinamis. Hal ini bergerak seiring dengan perkembangan
teknologi. Salah satu cara PR menjaga hubungan adalah dengan menyelenggarakan
event atau lebih akrab disebut Event Organizer. Hal ini juga dilakukan oleh
Kedutaan Besar Republik Indonesia Beijing. KBRI Beijing memiliki Fungsi Sosial
dan Budaya yang mengurus hubungan baik antara KBRI Beijing dengan Warga
Negara Indonesia yang berada di Tiongkok dan Mongolia. Hal ini karena menjaga
hubungan baik dan berkomunikasi dengan baik kepada WNI masuk kedalam aspek
sosial. Demi menjaga hubungan baik dengan WNI-nya, KBRI Beijing rutin
menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang melibatkan WNI. Tulisan ini akan
membahas tentang event organizing yang ada di teori dengan yang terjadi dalam
praktek nyata khususnya di KBRI Beijing Fungsi Sosial dan Budaya. Membahas
tentang perkembangan yang perlu diperbaiki secara ilmu pengetahuan tentang event
organizer seiring perkembangan jaman.

Kata Kunci : Public Relations, Event Organizes, Sosial Budaya

vii

PENDAHULUAN

Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang. Untuk meningkatkan
perkembangan Indonesia, kita tentu tidak dapat berdiri sendiri. Penting bagi
Indonesia untuk belajar dan bekerjasama dengan negara-negara yang lebih maju
lainnya di dunia. Bentuk kerjasama antarnegara khususnya secara bilateral tampak
nyata dengan adanya Kedutaan Besar bagi negara satu sama lain.

Sejarahnya, Indonesia merupakan salah satu negara yang pertama memberikan
pengakuannya kepada Republik Rakyat Tiongkok. Setelah Republik Rakyat
Tiongkok terbentuk pada 1 Oktober 1949, keduanya kemudian menjalin hubungan
diplomatic tidak lama setelahnya.

Kedutaan Besar Republik Indonesia (KBRI) adalah kantor perwakilan negara
Indonesia di negara asing. KBRI di Beijing merupakan kantor perwakilan Indonesia
di Tiongkok dan Mongolia. KBRI Pertama kali diresmikan pada 13 April 1950.
Menjadikan tahun 2020 ini sebagai peringatan 70 tahun hubungan kerjasama
Indonesia dengan Tiongkok. Hubungan ini sempat beku pada 30 Oktober 1967 dan
dilanjutkan lagi pada 8 Agustus 1990.

KBRI Beijing terbentuk pada zaman pemerintahan Soekarno. Awalnya, kedua
negara begitu bergantung satu sama lain. Indonesia menjadi sangat penting bagi
Tiongkok yang saat itu tidak bergabung dalam anggota Perserikatan Bangsa-
Bangsa (PBB) dan sebaliknya Indonesia keluar dari PBB pada 1965. Keduanya
membangun hubungan yang erat hingga hubungan tersebut dibekukan pada tahun
1967 dan kembali berlanjut diawali dengan pertemuan Presiden Soeharto dengan
Menteri Luar Negeri Tiongkok saat itu, Qiang Qichen 22 tahun kemudian.

Kedutaan Besar Republik Indonesia di Beijing (KBRI Beijing) merupakan
lembaga negara yang dibangun sebagai perwakilan pemerintahan Indonesia bagi
Warga Negara Indonesia yang berada di Tiongkok dan Mongolia. Selain sebagai
perwakilan, KBRI Beijing juga merupakan sarana untuk mempromosikan
Indonesia kepada masyarakat Tiongkok dan Mongolia.

KBRI Beijing juga mempunyai fungsi untuk melindungi kepentingan negara
dan melindungi warga negara dengan baik serta memenuhi hak-hak sebagai warga
negara bagi WNI yang ada di Tngkok dan Mongolia. Tugas lain bagi KBRI Beijing
adalah melakukan negosiasi dan memberikan laporan dan informasi dari Tiongkok
dan Mongolia kepada Indonesia.

Hubungan diplomatik antara Indonesia dengan Tiongkok merupakan
hubungan yang cukup kuat. Mengingat keduanya saling membutuhkan terutama
dalam kerjasama di bidang ekonomi dan pariwisata. Serta sebagian besar wisatawan
mancanegara yang masuk ke Indonesia berasal dari Tiongkok.

Topik laporan magang yang akan diangkat adalah tentang Peran Public
Relations terhadap Fungsi Sosial Budaya bagi KBRI Beijing. Fungsi Sosial Budaya
dalam KBRI Beijing berfungsi menangani kerjasama dalam bidang sosial budaya,

1

memperkenalkan budaya nasional, dan meningkatkan citra Indonesia. Topik ini
dipilih dengan pertimbangan bahwa pariwisata, pendidikan, dan kebudayaan
merupakan jalan yang aman dan stabil untuk meningkatkan kerjasama
dibandingkan bidang politik ataupun ekonomi.

Dengan meningkatkan hubungan kerjasama yang baik di bidang sosial budaya
seperti pariwisata dan pendidikan, dapat mempererat hubungan antara Indonesia
dan Tiongkok. Hal ini dianggap penting mengingat betapa pesatnya perkembangan
Tiongkok dapat membantu perkembangan Indonesia terutama di bidang
infrastruktur. Memilih bidang pariwisata dan pendidikan merupakan cara yang
lebih baik.

Untuk meningkatkan kerjasama di bidang pariwisata dan pendidikan,
dibutuhkan promosi pada tingkat yang cukup tinggi karena ini berkaitan dengan
pengenalan suatu negara kepada warga dari negara lainnya. Selain promosi,
dibutuhkan juga pembangunan citra yang baik akan Indonesia sebagai destinasi
wisata yang menarik dan tujuan untuk menuntut ilmu yang layak dan berkompeten.

Promosi dan pembangunan citra serta pengenalan yang tepat dapat dilakukan
jika memiliki kemampuan berkomunikasi dengan khalayak luas dengan baik.
Untuk itu, dalam memenuhi tujuan meningkatkan hubungan kerjasama antara
Indonesia dengan Tiongkok dan Mongolia, dibutuhkan kemampuan berkomunikasi
yang baik dan berkompeten. Karena kegiatan promosi adalah berskala antar negara,
maka hal ini berkaitan dengan komunikasi melalui media massa dan komunikasi
organisasi. Selain itu, kerjasama secara internal didalam KBRI Beijing yang
menyeluruh dan terkoordinir juga sangat diperlukan.

Praktik pembangunan citra yang baik dan pengenalan produk ,dalam hal ini
adalah Indonesia, merupakan kegiatan yang sesuai dengan praktik public relations
yang kita pelajari. Selain itu, Fungsi Sosial Budaya juga mengkoordinir dan
menjadi jembatan perantara antara KBRI Beijing dengan mahasiswa Indonesia
yang menempuh pendidikan di China. Ini berarti Fungsi Sosial Budaya
melaksanakan juga tugasnya menjaga hubungan dengan publik nya dalam hal ini
adalah mahasiswa dan masyarakat.

Banyak permasalahan yang ada yang dapat diangkat berkaitan dengan Peran
Fungsi Sosial Budaya di KBRI Beijing. Namun kali ini penulis ingin mengangkat
tentang penurunan angka pariwisata yang masuk ke Indonesia. Hal ini disebabkan
oleh beberapa faktor bekaitan dengan citra dan reputasi Indonesia di mata dunia
khususnya dari pandangan warga negara Tiongkok.

Pada tahun 2017, total jumlah warga Tiongkok yang masuk ke Indonesia
sebesar 2.093.171. Hal ini menjadi tanda peningkatan jumlah warga yang masuk
diandingkan tahun sebelumnya dan dilanjutkan lagi peningkatan pada tahun 2018
hingga jumlah warga Tiongkok yang masuk ke Indonesia menjadi sebesar
2.139.161. Namun jumlah ini mengalami penurunan di tahun 2019. Per-September
2019, jumlahnya baru mencapai 1.611.887 dan diprediksi juga akan mengalami
penurunan drastis pada tahun 2020.

2

Penurunan drastis pada tahun 2020 ini berkaitan erat dengan keputusan
pemerintah Indonesia untuk menutup penerbangan dan pemasokan dari dan ke
Indonesia-Tiongkok karena virus COVID-19 yang pertama kali dilaporkan pada 31
Desember 2019 dan mulai mewabah pada pertengahan bulan Januari 2020. Pada
akhir Januari, WHO mengeluarkan keputusan mengenai wabah COVID-19 sebagai
“Perhatian Internasional Terhadap Darurt Kesehatan Publik (PHEIC). Keputusan
ini membuat Indonesia dapat melakukan tindakan evakuasi bagi WNI di Provinsi
Hubei dan sekitarnya. Setelah para WNI yang dievakuasi tiba di Natuna, Kepulauan
Riau, Indonesia, Presiden Joko Widodo, Menteri Luar Negeri Retno Marsudi,
bersama jajarannya melakukan rapat dan membuat keputusan untuk mengeluarkan
travel warning dari dan ke Tiongkok serta menutup semua penerbangan langsung
Indonesia-Tiongkok dan sebaliknya per tanggal 5 Februari 2020 pukul 00.00.

Keputusan ini memberikan dampak yang sangat besar khususnya bagi
pariwisata Indonesia. Satu minggu berjarak dari keputusan ini, Bali, sebagai
destinasi wisata utama Indonesia mengalami penurunan drastis. Kegiatan usaha
yang berkaitan dengan pariwisata seperti penyediaan akomodasi, tempat wisata,
jasa transportasi, dan biro perjalanan mengalami kelumpuhan. Hal ini karena
sebagian besar wisatawan mancanegara yang berkunjung ke Indonesia merupakan
wisatawan yang berasal dari Tiongkok.

Penurunan ini harus diatasi untuk menyelamatkan sektor pariwisata Indonesia.
Maka dari itu diperlukan berbagai cara untuk meningkatkannya. Salah satunya
adalah melalui promosi dan peingkatan nilai Indonesia di mata dunia.

Peningkatan citra dan reputasi berkaitan erat dengan kegiatan public relations.
Maka digunakan teori relationship management theory. Relationship management
theory merupakan teori yang sangat penitng dalam public relations karena teori ini
terkait dengan fungsi dasar public relations, yaitu aktivitas komunikasi yang
menghubungkan organisasi dan publik (Kriyantono, 2014: 276). Ledingham (2005;
Botan & Hazleton, 2006; dikutip di Kriyanotno, 2014: 276) mengatakan bahwa
teori ini berfokus untuk membahas proses manajemen relasi antara organisasi dan
publiknya, internal maupun eksternal, sehinga teori ini dikenal sebagai pusat atau
inti dari public relations.

Teori relationship management theory juga dikenal seagai organization-public
relationship (OPR) (Ledingham, 2003 & 2005; Philips, 2006; Waters, 2008; dikutip
di Kriyantono, 2014: 276). Ledingham (2005: 270; dikutip di Kriyantono, 2014:
277) mendefinisikan OPR sebagai “situsi yang terjadi diantara organisasi dan
publiknya yang di dalamnya tindakan kedua pihak dapat berdampak bagi
kesejahteraan ekonomi, sosial, budaya atau politik dari masing-masing pihak.”
Selain itu, Bromm (2000, dikutip di Philips, 2003; Waters, 2008; dalam Kriyantono,
2014: 277) menyebut OPR sebagai relasi yang “direopresentasikan oleh pola-pola
interaksi transaksi, pertukaran, dan keterhubungan antara organisasi dan publiknya.

Dalam tulisan ini, situasi yang terjadi antara organisasi dan publiknya yang
didalamnya tindakan kedua pihak berdampak bagi kesejarteraan khusus pada
bidang sosial budaya serta sedikit di bidang ekonomi dari masing-masing pihak.

3

Selain itu peran public relations adalah untuk menjaga hubungan baik dengan
public. Dalam kedutaan besar, hubungan baik dijalin dengan masyarakat Indonesia
yang tinggal di negara tersebut. KBRI Beijing sering mengadakan acara topik
wicara yang mengundang sekitar 200 masyarakat Indonesia dalam setiap acaranya
untuk menyampaikan tentang peraturan perlindungan WNI, sarasehan awal tahun,
atau perkenalan jika ada pergantian Duta Besar atau Wakil Perwakilan.

Memanajemen acara dan mengadakan acara adalah salah satu cara efektif PR
dalam meningkatkan hubungan baik dan perkenalan kepada audiens yang diundang.
Dalam hal KBRI Beijing berarti audiensnya adalah WNI yang ada di Beijing dan
seluruh Tiongkok.

Penulis akan membahas tentang bagaimana penerapan teori event organizer
terhadap pengalaman yang dimiliki penulis selama melakukan magang di Beijing.
Selama magang, penulis mengikuti 2 event yang diselenggarakan oleh KBRI
Beijing dan penulis turut andil dalam kedua event tersebut secara mendalam.

METODE

Penulis melakukan penelitian ini dengan didorong oleh rasa ingin tahu serta
untuk mempelajari tuntutan praktis di lapangan. Perkembangan ilmu pengetahuan
serta teknologi yang inovatif secara terus menerus dapat terjadi karena penelitian-
penelitian yang dilakukan. Maka adanya penelitian ini sangat penting pada
perkembangan ilmu pengetahuan.

Tentang istilah “Penelitian” banyak para sarjana yang mengenukakan
pendapatnya, seperti :

a. David H. Penny

Penelitian adalah pemikiran yang sistematis mengenai berbagai jenis masalah
yang pemecahannya memerlukan pengumpulan dan penafsiran fakta-fakta.

b. J. Suprapto MA

Penelitian ialah penyelididkan dari suatu bidang ilmu pengetahuan yang
dijalankan untuk memperoleh fakta-fakta atau prinsip-prinsip dengan sabar,
hati-hati serta sistematis.

c. Sutrisno Hadi MA

Sesuai dengan tujuannya, penelitian dapat didefinisikan sebagai usaha untuk
menemukan, mengembangkan dan menguji kebenaran suatu pengetahuan.

d. Mohammad Ali

Penelitian adalah suatu cara untuk memahami sesuatu dengan melalui
penyelidikan atau melalui usaha mencari bukti-bukti yang muncul sehubungan

4

dengan masalah itu, yang dilakukan secara hati-hati sekali sehingga diperoleh
pemecahannya.

Dari batasan-batasan di atas dapat diambil kesimpulan bahwa yang dimaksud
dengan metodologi penelitian adalah suatu cabang ilmu pengetahuan yang
membicarakan/mempersoalkan mengenai cara-cara melaksanakan penelitian
sampai menyusun laporannya berdasarkan fakta-fakta atau gejala-gejala secara
ilmiah.

Tulisan ini mengunakan pendekatan penelitian kualitatif. Menurut Efferin
(2008 : 37), penelitian kualitatif bukanlah mengkuantifikasikan data kualitatif
melainkan melakukan proses mengartikan data secara non-matematis untuk
menentukan suatu konsep dan hubungan dari data kemudian menjadikannya
penalaran dan penjelasan induktif. Menurut Suryana (2010) pendekatan penelitian
kualitatif berarti data yang dikumpulkan adalah data yang berbentuk kata-kata,
bukan dalam bentuk angka. Data kualitatif diperoleh melalui berbagai macam
teknik pengumpulan data misalnya wawancara, analisis dokumen, diskusi terfokus
atau observasi yang telah dituang dalam catatan lapangan (transkrip). Bentil lain
dari data kualitatif adalah gambar yang diperoleh melalui pemotretan atau rekaman
video.

Penulis melaksanakan magang di Kedutaan Besar Republik Indonesia di
Beijing. Lokasi tepatnya pada No.4, Dongzhimenwai Dajie, Chao Yang District,
Beijing 100600, Republik Rakyat Tiongkok. Penulis melakukan magang selama 22
hari tepatnya dari tanggal 2 Januari 2020 hingga 7 Februari 2020 dipotong satu
minggu libur besar Tahun Baru Imlek di Tiongkok.

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah :

1. Teknik pengamatan (observasi) partisipasi

2. Teknik dokumentasi

Menurut Efferin (2008 : 327), teknik pengamatan (observasi) partisipasi adalah
kegiatan dimana peneliti melibatkan dirinya secara langsung pada tempat penelitian
dan mengamati fenomena yang ada termasuk interaksi, hubungan, tindakan,
kejadian, dan sebagainya. Dalam penulisan ini, penulis melakukan pengamatan
secara langsung pada lokasi pengamatan yaitu Kedutaan Besar Republik Indonesia
bagi Republik Rakyat Tiongkok merangkap Mongolia di Beijing dengan tujuan
untuk mengetahui serta mendapatkan gambaran tentang bagaimana lembaga
perwakilan negara mempersiapkan dan mengadakan acara dengan warga negara
Indonesia di Tiongkok dalam menjaga hubungan baik khususnya Fungsi Sosial
Budaya dalam perannya sebagai public relations.

Sedangkan menurut Efferin (2008 : 330), teknik dokumentasi adalah salah satu
metode penting pada penelitian kualitatif untuk mendapatkan data tentang catatan-
catatan tertulis. Dokumen biasanya menjadi pembanding untuk data lainnya yang
telah diperoleh melalui observasi patisipasi. Data yang dikumpulkan oleh penulis

5

adalah data persiapan dan manajemen event yang dilakukan KBRI Beijing dalam
persiapan event.

Penulis akan menganalisis data dengan teknik evaluasi dan perbandingan.
Data-data yang diperoleh penulis selama melakukan observasi partisipasi dan
dokumentasi akan dibandingkan dengan teori-teori tentang manjemen kegiatan atau
event organizer sehingga didapatkan pengetahuan baru atau yang diperbaharui
tentang manajemen kegiatan atau event organizer.

PEMBAHASAN

Indonesia memiliki hubungan kerjasama yang baik dengan Tiongkok.
Hubungan ini sudah ada sejak berabad-abad yang lalu. Hubungan antarnegara ini
diresmikan pada tahun 1950. Hubungan sempat beku pada tahun 1967 dan
kemudian berlanjut pada tahun 1990. Hubungan antara dua negara tidak terlepas
dari adanya kedutaan besar di negara satu sama lain. Indonesia memiliki kedutaan
besar di Beijing begitu pula Tiongkok memiliki kedutaan besar di Jakarta.

KBRI Beijing didirikan untuk menjadi perwakilan pemerintahan Indonesia
bagi Warga Negara Indonesia di Tiongkok dan Mongolia. Selain itu KBRI Beijing
menjadi salah satu bentuk nyata hubungan baik Indonesia dengan Tiongkok serta
menjadi jembatan kerjasama anatara Indonesia-Tiongkok.

Kantor KBRI untuk Tiongkok dan Mongolia berada di Beijing tepatnya di No.4,
Dongzhimenwai Dajie, Chao Yang District, Beijing 100600. Terletak didalam
kawasan kedutaan, KBRI dijaga ketat dengan 2 lapis gerbang besi. Lapis gerbang
pertama dijaga oleh petugas keamanan negara dari Tiongkok. Lapis gerbang
berikutnya dijaga oleh petuga keamanan dari Indonesia.

Didalam komplek KBRI terdapat 3 bangunan utama yaitu kantor utama tempat
fungsi-fungsi dan atase-atase beroperasi, kantor imigrasi untuk masyarakat
Tiongkok yang hendak mengurus imigrasi dan perijinan, serta wisma sebagai
tempat menyambut tamu dan tempat tinggal bagi Duta Besar dan keluarga.
Terdapat juga pos jaga disamping gerbang lapis kedua yang dijaga 24 jam.

Di KBRI Beijing terdapat 4 Fungsi yaitu Fungsi Politik, Fungsi Ekonomi,
Fungsi Sosial Budaya, dan Fungsi Protokol dan Konsuler. Terdapat 4 Atase yaitu
Atase Pertahanan, Atase Perdagangan, Atase Imigrasi, dan Atase Pendidikan.
Selain itu terdapat Unit Komunikasi dan Administrasi.

Susunan jabatan di KBRI Beijing terdiri dari 4 tingkat ditambah local staff .
Yang teratas merupakan Bapak Duta Besar Indonesia di Beijing yang saat ini
dijabar oleh Yang Terhormat Bapak Djauhari Oratmangun. Dibawahnya terdapat
Wakil Kepala Perwakilan atau Deputy Chief of Mission (DCM) yang baru saja
diserahkan jabatannya kepada Bapak Dino Rahmadiana Kusnadi pada bulan Januari
yang lalu. Setelah DCM terdapat Para Koordinator Fungsi sejajar dengan Atase.

6

Kemudian dibawahnya terdapat Pelaksana Fungsi sejajar dengan PBU Atase dan
Bendahara Penataan Kerumahtanggaan (BPKRT). Setelah itu terdapat local staff
sebanyak dua hingga tiga orang di setiap bagian. Selain itu terdapat juga pekerja
kebersihan dan supir.

KBRI Beijing memiliki jajaran home staff dan pejabat antara lain; Mrs.
Rukmini Tri Setiati sebagai Koordinator Fngsi Politik dengan pelaksana fungsi Mr.
Victor S Hardjono dan Mr. Nugrahadi Hendro Yuwono. Ms. Virdiana Ririen
sebagai Koordinator Fungsi Ekonomi dengan pelaksana fungsi Mr. Evan Pujonggo
dan Ms. Ari Handayani. Mr. Arianto Surojo sebagai Koordinator Fungsi Sosial dan
Budaya dengan pelaksana fungsi Mr. Joenys Duana Sirait dan Mrs.Raffaelia Sanzio
Rodiman. Mr. Ichsan Firdaus sebagai Koordinator Fungsi Protokol dan Konsuler
dengan pelaksana fungsi Mr. Budi Atyasa. Brigjend. Kuat Budiman sebagai Atase
Pertahanan, Col.Pnb. Eko Adi Nugroho sebagai Atase Udara, Col. Mar. Siswo
Harsono sebagai Atase Laut, dan Maj. Sus Hendra Kho sebagai PBU Athan. Ms.
Marina Novira Anggraini sebagai Atase Perdagangan. Mr. Tato Juliadin
Hidayawan sebagai Atase Imigrasi dengan Mr. Arsi Aditya sebagai PBU Atim. Mr.
Yaya Sutarya sebagai Atase Pendidikan. Ms. Tusmiyati dan Mr. Heru Eko
Megariantoro sebagai Atase dalam Unit Komunikasi. Ms. Fitri Sa'diyah dan Mrs.
Lita Muliawati sebagai BPKRT dalam bagian Administrasi.

Didalam kantor utama terdiri dari 2 lantai. Di lantai pertama terdapat ruang
rapat, lobby, kamar mandi, ruang pekerja kebersihan, ruang administrasi, ruang
untuk fungsi ekonomi, fungsi sosial budaya, atase perdagangan, dan atase
pendidikan. Di lantai kedua terdapat kamar mandi, ruang untuk fungsi politik, atase
pertahanan, unit komunikasi, ruang sekretariat pimpinan, ruang kerja DCM dan
ruang kerja Dubes.

Kantor imigrasi terdiri dari 2 lantai. Lantai pertama untuk kantor yang
didalamnya terdapat atase imigrasi yang beroperasi untuk perijinan imigrasi bagi
warga negara Tiongkok. Terdapat pula ruangan untuk fungsi protokol dan konsuler.
Ruangan untuk fungsi ini dibuat terpisah dari gedung kantor utama karena fungsi
protokol dan konsuler banyak menangani kasus-kasus Warga Negara Indonesia
yang berada di Tiongkok. Sehingga banyak terjadi pergerakan keluar masuk orang-
orang diluar staff dan karyawan KBRI Beijing. Di Lantai kedua terdapat ruang
serbaguna yang bisa digunakan untuk berbagai kegiatan baik formal seperti
perayaan peringatan hari ibu hingga yang informal seperti latihan penampilan
acara-acara besar lainnya.

Gedung yang terakhir adalah gedung wisma. Wisma KBRI terdiri dari 3 lantai.
Lantai pertama berisi ruang utama dengan 2 set sofa. Di ruangan tersebut terdapat
pula 3 bendera yaitu bendera Indonesia, bendera ASEAN, dan bendera Republik
Rakyat Tiongkok. Biasanya ruangan ini digunakan untuk menyambut dan menjamu
tamu, serta pertemuan-pertemuan dengan tamu dari Pak Dubes. Selain itu terdapat
juga meja panjang untuk makan dan dapur tertutup. Di lantai dua terdapat tempat
tinggal untuk Duta Besar yang menjabat dan keluarga. Di lantai tiga terdapat ruang
tidur untuk tamu dan pengurus rumah tangga wisma serta gudang tempat
penyimpanan.

7

Penulis ditugaskan sebagai bagian dari Fungsi Sosial Budaya. Didalam ruang
kerja fungsi sosial budaya, dibagi 3 bagian. Ruang untuk Koordinator Fungsi, ruang
kerja pelaksana fungsi dan staff, dan ruang penyimpanan inventaris budaya. Di
ruang Koordinator Fungsi terdapat meja kerja dan sofa yang digunakan untuk
menerima tamu. Selain itu terdapat peralatan untuk pertunjukan seperti amplifier,
speaker, dan lain. Di ruang kerja pelaksana fungsi dan staff terdapat 4 meja kerja,
kulkas kecil, microwave, dispenser, coffeemaker, printer besar, mesin paper
shredder, lemari penyimpan makanan, rak file, dan satu set sofa. Di ruang
penyimpanan terdapat lemari-lemari dan kotak-kotak berisi baju adat Indonesia,
alat music tradisional, dan banyak inventaris budaya lainnya. Selain itu terdapat
juga 2 buah meja lengkap dengan komputer. Biasanya meja dan ruangan ini
digunakan oleh para peserta magang.

Kali ini penulis melaksanakan magang bertepatan dengan seorang pelaksana
fungsi yang sedang mengambil cuti melahirkan. Hal ini membuat penulis bisa
bekerja di ruang kerja pelasana fungsi dan staff. Penulis mendapatkan meja
disamping rak penyimpanan file, tepat didepan pintu dan sofa. Mendapatkan
fasilitas computer untuk digunakan. Meja kerja penulis sangat lebar dengan bangku
roda yang nyaman digunakan. Penulis juga mendapatkan fasilitas stopkontak dan
lemari serta atk lengkap.

Ruangan kantor terbuat dari lantai kayu dan tembok serta jendela yang lebar
sehingga sangat terang di siang hari. Di dalam ruangan juga terdapat air conditioner
yang biasanya dinyalakan saat jam kerja. Selain itu, tepat dibelakang tempat duduk
penulis terdapat penghangat ruangan sehingga seluruh pekerja dapat bekerja dengan
suhu yang cukup hangat dan nyaman, hal ini berkaitan dengan musim dingin di
Beijing ketika penulis sedang melaksanakan magang.

Saat pertama kali datang ke KBRI Beijing, penulis diminta untuk menunjukkan
identitasnya namun penulis kebingungan karena kendala dalam penggunaan Bahasa
penjaga yang merupakan warga negara Tiongkok yang berkomunikasi dengan
Bahasa Mandarin. Seterusnya, penulis sudah memahami prosedur untuk masuk
kedalam area komplek KBRI Beijing. Bagi staff KBRI Beijing, absensi dilakukan
di pintu samping gedung utama menggunakan fingerprint. Bagi mereka jam masuk
kerja adalah pukul 09.00 sampai pukul 17.00. Namun secara praktek, jam kerja
lebih fleksibel, yang dihitung adalah panjang jam kerja. Misalnya jika staff datang
pukul 10.00 maka atas kesadaran sendiri pulang pukul 18.00. Pada prakteknya pula,
hampir seluruh staff umumnya pulang jauh lebih malam dari jam pulang kerja atau
lembur.

Jam makan siang ditentukan dari pukul 12.00-14.00. Tidak ada hal khusus atau
kebiasaan khusus dalam makan siang. Tetapi biasanya sesekali ada penjual
makanan Indonesia biasa disebut Mpok Ria yang bisa dipesan sehari sebelumnya.
Biasanya makanan bisa diambil di pos dan bisa dengan permintan-permintaan
khusus. Hal ini menjadi spesial bagi mereka yang tinggal di luar negeri dan rindu
makanan Indonesia.

8

Gambar 1. Penulis di Depan Kantor KBRI Beijing bersama Home Staff dan
Local Staff Fungsi SosBud

Sumber : Dokumentasi Pribadi

Tugas sehari-hari bagi staff sangat bervariasi. Pekerjaan yang dilakukan
tergantung pada lembar disposisi yang diberikan dari unit komunikasi. Biasanya
unit komunikasi menerima tugas dari Kementrian Luar Negeri, Pak Dubes, atau
pihak luar (seperti permohonan magang dari penulis atau seperti permohonan
perwakilan untuk festival di Tiongkok). Setelah diterima oleh Unit Komunikasi,
maka akan dipilah-pilah oleh unit komunikasi untuk diberikan ke fungsi atau atase
yang berkaitan bersama dengan lembar disposisi. Lembar disposisi akan diterima
oleh koordinator fungsi untuk diteruskan kepada pelaksana fungsi dan local staff
untuk diproses.

Penulis akan membahas tentang fungsi sosial budaya secara lebih mendetail.
Koordinator Fungsi Sosial Budaya adalah Bapak Arianto Surojo yang akrab disebut
Pak Ari. Kemudian ada Bapak Joenys Duana Sirait (Pak Dudu) dan Ibu Raffaelia
Sanzio Rodiman (Bu Adel) sebagai pelaksana fungsi. Kemudian ada dua orang
local staff yaitu Ibu Dewi Irianingsih (Bu Dewi) yang membantu saya mengurus
magang dan Ibu Rizka Amelia (Mba Icha) yang membimbing saya selama magang
di KBRI Beijing.

Selama penulis melaksanakan magang, penulis menggunakan meja Mba Icha
dan Mba Icha menggunakan meja Bu Adel berhubung Bu Adel sedang

9

melaksanakan cuti melahirkan sehingga lebih mudah bagi Mba Icha untuk
menggunakan data-data di komputer Bu Adel dalam menggantikan tugas Bu Adel
sementara.

Hari pertama penulis bekerja di KBRI Beijing, penulis mendapat tugas untuk
membuat template agenda. Secara detailnya, penulis ditugaskan untuk merekap
kegiatan KBRI Beijing selama tahun 2019 kedalam info grafis untuk ditayangkan
di sosial media. Hari kedua penulis melanjutkan tugas dari hari pertama dan setelah
selesai, penulis mendapat tugas untuk mendokumentasi beberapa meeting yang
dilaksanakan oleh Pak Dubes dan seluruhnya berkaitan dengan bidang ekonomi.
Setelah itu penulis membantu Mba Icha dalam mempersiapkan acara sarsehan awal
tahun 2020. Penulis keliling untuk mengambil video ucapan perpisahan ke seluruh
fungsi dan atase.

Hari ketiga, penulis mendapat tugas untuk mendesain foto dan format untuk
souvenir perpisahan dengan Ibu DCM (Wakil Dubes). Kemudian penulis diminta
untuk menemani koordinator fungsi (Pak Ari) untuk mencetak foto sebagai kenang-
kenangan perpisahan dengan Ibu DCM serta membungkus kado. Kemudian penulis
ditugaskan untuk menjadi operator pada acara “Sarasehan Awal Tahun 2020
bersama Masyarakat Indonesia” sekaligus acara perpisahan dengan Ibu DCM.
Acara dilaksanakan di hotel Conrad Beijing, dimulai pada pukul 18.30 waktu
Beijing dan selesai pada pukul 22.00 waktu Beijing. Kemudian penulis kembali ke
KBRI Beijing untuk merapikan perlengkapan milik KBRI Beijing yang digunakan
di hotel seperti peralatan musik untuk pengiring acara dll.

Hari keempat, penulis ikut membantu membuat laporan kegiatan. Penulis
bertugas untuk membuat laporan pada bagian proses berjalannya acara karena
penulis melaksanakan tugas sebagai operator. Kemudian penulis membantu untuk
membuat laporan tahunan keseluruhan 2019 pada bagian sosial budaya khususnya
section pariwisata.

Hari kelima, penulis membuat laporan mingguan nomor 51 dan 52 untuk
periode 16-22 Desember 2019 dan 23-29 Desember 2019. Laporan mingguan
dibuat dengan melakukan media monitoring. Media monitoring melalui media
online Tiongkok dilihat dari periode tanggal 16-22 Desember 2019, lalu tanggal 23-
19 Desember 2019 dan berita yang diambil hanya berita yang berkaitan dengan
sosial dan budaya Tiongkok dan/atau Indonesia. Pembuatan laporan mingguan
dilakukan penulis pada magang hari keenam untuk nomor 53 dan 54 periode 30
Desember2019 -5 Januari 2020, kemudian di hari ke-16 untuk laporan mingguan
nomor 55 periode 6-12 Januari 2020, hari ke-17 untuk laporan mingguan nomor 56
periode 13-19 Januari 2020 dan hari ke-21 untuk laporan mingguaan nomor 57
periode 20-26 Januari 2020 diberikan secara online dari Jakarta.

Kemudian selama satu minggu setelahnya penulis melakukan filing dokumen
dari lembar-lembar disposisi yang diberikan dan dikerjakan selama tahun 2019
kedalam rak file serta menyusun ulang semua file disposisi dari tahun 2013 kedalam
kategori baru. Selain itu penulis juga melakukan pembersihan dan pendataan ulang

10

inventaris kebudayaan dari fungsi Sosbud seperti pakaian-pakaian adat Indonesia,
alat musik tradisional Indonesia seperti angklung dan gamelan, plakat-plakat
penghargaan kepada KBRI Beijing, serta souvenir-souvenir dari KBRI Beijing.
Penulis juga membantu Pak Dudu dalam melakukan dokumentasi acara semi-
formal didalam wisma KBRI Beijing seperti pertemuan dengan pihak-pihak untuk
membangun diplomasi ekonomi, serta perpisahan Ibu DCM yang lama dan
penyambutan Pak DCM yang baru secara private di dalam wisma. Selain itu penulis
juga membantu Pak Dudu dalm membuat dan merevisi beberapa press release
berjudul “Capaian Diplomasi Ekonomi Indonesia Tahun 2019 di Tiongkok” yang
kemudian akan dibagikan kepada media-media yang ada di Indonesia.

Disela-sela itu, penulis juga melakukan persiapan untuk acara “Sosialisasi
Peraturan Kekonsuleran dalam rangka Perlindungan WNI BHI” sekaligus
sambutan Wakil Dubes yang baru. Acara tersebut diadakan di Legendale Hotel,
Beijing pada tanggal 22 Januari 2020 dari pukul 18.30 hingga 22.00. Persiapan
untuk acara kekonsuleran diatas antara lain mulai dari menyusun budget yang
diperlukan, mencari pengisi acara, melakukan survey lokasi pelaksanaan acara,
menyusun acara dan memilih menu, menyiapkan materi acara serta terakhir
menjadi master of ceremony (MC) pada acara tersebut serta mengisi penutupan
acara dengan menyanyikan sebuah lagu.

Penulis juga mengerjakan editing video untuk acara tersebut karena dalam
acara tersebut juga diselipkan perpisahan bagi 2 orang pejabat KBRI Beijing yang
berada di fungsi protokol dan konsuler serta di fungsi politik. Sehingga penulis
membuat video perpisahan serta foto pigura sebagai hadiah perpisahan serta
kenang-kenangan dari KBRI Beijing.

Setelah acara, KBRI mengadakan libur panjang tahun baru Imlek selama 1
minggu. Penulis ditugaskan untuk datang ke kantor dan membuat ucapan imlek
serta merekam dan editing video ucapan tahun baru Imlek dari Pak Dubes bagi
masyarakat Indonesia di Indonesia dan Tiongkok dan untuk diunggah ke media
sosial KBRI Beijing. Selama libur panjang tahun baru Imlek, terjadi penyebaran
virus yang hingga saat ini mewabah ke seluruh dunia. Awal penyebaran meluas
virus ini adalah di Wuhan. Sehingga tempat penulis melaksanakan magang yaitu
Beijing ikut merasakan dampak dari Covid-19 ini. Beijing menjadi sangat sepi.
Dilakukan banyak pennggulangan. Secara personal, penulis ditugaskan untuk
membantu membuat laporan harian dengan monitoing media sambal melaksanakan
isolasi mandiri selama 9 hari sebelum jadwal masuk kantor kembali.

Setelah libur tahun baru Imlek, penulis bersama team yang memanajemen
event melakukan evaluasi dan kemudian membantu membuat laporan kegiatan. Ini
menjadi tugas terakhir bagi penulis sebelum kembali ke Indonesia dan melanjutkan
pekerjaan magang dari jarak jauh karena perjanjian jangka magang adalah hingga
tanggal 7 Februari 2020 namun karena pada tanggal 5 Februari 2020 pukul 00.00
semua penerbangan langsung Indonesia-Tiongkok akan ditutup maka penulis harus
pulang pada penerbangan terakhir sebelum akses ditutup. Hal ini berkaitan dengan
mewabahnya Covid-19.

11

Setelah kembali ke Jakarta, penulis membuat beberapa pekerjaan secara jarak
jauh dan dikirim online ke KBRI Beijing. Penulis melengkapi design agenda
kegiatan tahun 2020 “70th Hubungan Diplomatik RI-RRT”. Agenda ini berisi
tentang rencana kegiatan KBRI Beijing selama tahun 2020 dalam rangka
memperingati 70 tahun kerjasama antara Indonesia dengan Tiongkok. Kemudian
penulis juga ditugaskan membuat laporan mingguan, serta membuat kompilasi
kegiatan magang.

Secara khusus penulis akan membahas tentang manajemen event yang
dilakukan penulis dikaitkan event organizing yang dipelajari pada perkuliahan di
Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Tarumanagara.

Event menurut ahli, Shone and Parry (2002) :

“Event are that phenomenon arising from those non-routine occasion
which have leisure, cultural, personal, or organizational objectives set
apart from the normal activity of daily life, whose purpose is to enlighten,
celebrate, entertain, or challenge the experience of a group of people”.

Event adalah fenomena yang muncul dari kesempatan non-rutin yang memiliki
leisure, kultural, personal, atau sasaran dari organisasi dipisahkan dari aktivitas
normal untuk kehidupan sehari-hari, dimana tujuannya adalah untuk memberi
penerangan, merayakan, menghibur atau menantang pengalaman dari sebuah grup
masyarakat.

Event organizer adalah sekelompok orang yang terdiri dari tim pelaksana, tim
pekerja, tim produksi, dan tim manajemen yang melaksanakan tugas operasional
suatu acara atau melakukan pengorganisasian untuk mewujudkan suatu program
acara. Dalam PR, kemampuan untuk mengorganisir suatu acara agar dapat
terlaksana dengan baik sangat penting. Seorang PR harus bisa menata tugas
operasional dalam acara-acara. Acara-acaranya antaralain seperti event launching
produk baru sehingga diperlukan untuk membangun brand awareness atau seperti
penyelenggaraan press release.

Pengelompokan jenis acara terbagi menjadi 5 yaitu; olahraga, seni, topik
wicara, pameran, dan pribadi. Penulis ikut andil dalam mengorganisir acara yang
masuk kedalam kelompok topik wicara. Event yang pertama merupakan event
sarasehan bersama seluruh masyarakat Indonesia di Beijing sehingga masuk
kedalam kelompok topik wicara. Demikian pula halnya dengan event kedua yaitu
sosialisasi tentang perlindungan kepada WNI BHI masuk kedalam kelompok topik
wicara.

Pada modul disampaikan bahwa event organizer (EO) berperan mewujudkan
harapan dari event yang dilaksanakan. EO melalui rangkaian acara, mulai dari
proses penciptaan konsep, persiapan tempat, perizinan, perlengkapan pendukung,
pengisi acara, dokumentasi, hingga jalannya acara dan jika perlu sampai pada
publikasi acara di media massa atau media sosial. Hal ini hampir sesuai dengan
pengalaman lapangan yang dilaksanakan oleh penulis. Dalam sebuat kegiatan event

12

tentunya terdapat keterlibatan beberapa pihak yang terdiri dari 5P (Suseno, 2006).
Ke-5 P itu adalah :

1. Penyandang Dana.
Merupakan pihak yang mengeluarkan dana untuk pelaksanaan suatu
program.

2. Pelaksanaan
Disinilah posisi dan peran EO yang sesungguhnya. Pelaksana harus bekerja
keras untuk mewujudkan impian dan kepuasan semua pihak (menjadi pusat
dari seluruh pihak yang ada) sehingga pelaksana memiliki posisi yang
sangat vital dan strategis.

3. Penampil
Merupakan salah satu kunci daya tarik suatu program. Semua jenis program
sangat tergantung pada para penampilnya. Pengisi acara kunci bisa berupa
Guest Star, Mc, dan yang lainnya yang sudah banyak dikenal masyarakat.

4. Penonton
Baik membayar atau gratis, pesta kecil di rumah sampai tingkat lomba F1,
faktor penonton adalah salah satu tolok ukur kesuksesan event.

5. Pengamat
Pengamat bisa berasal dari kalangan pers dimana pengamat memiliki
pengaruh sebagai PR secara tidak langsung.

Pada pelaksanaannya, penulis pertama-tama melakukan penciptaan konsep.
Sehingga diputuskan pelakasaan acara menggunakan konsep sosialisasi
kekonsuleran kepada WNI. Kemudian penulis juga melakukan penentuan tempat.
Melakukan survey ke lokasi yang rencananya akan digunakan untuk
menyeleggarakan acara. Menentukan segala petimbangan fisik yang dapat
membuat seluruh partisipan acara menjadi nyaman atau tidaknya, mulai dari
kenyamanan tempat parkir hingga menu makanan. Kemudian penulis juga
membantu menyusun proposal untuk diajukan kepada KBRI Beijing agar disetujui
pendanaannya dari KBRI Beijing sebagai acara sosialisasi kepada WNI. Selain itu
pada perijinan, penulis juga belajar untuk membuat kontrak yang kemudiaan
ditandatangani oleh pihak hotel sebagai bukti kebenaran berlangsungnya acara pada
lokasi tersebut. Kemudian penulis juga belajar cara menghubungi semua partisipan.
Di KBRI Beijing, terdapat banyak komunitas-komunitas WNI. Seperti
Perhimpunan Pelajar Indonesia di Tiongkok (PPIT) dan lain-lain. Sudah dibuat
grup WeChat berisi WNI yang tinggal di Beijing sehingga lebih mudah untuk
mengundang partisipan dalam mengikuti acara tersebut. Para WNI akan diberitahu
jumlah kuota undangan (200 orang) dan di list konfirmasi kehadiran bagi mereka
yang bisa hadir. Dibuatkan pula surat undangan bagi para staff, petugas, serta
pejabat KBRI Beijing dan kepala-kepala organisasi Indonesia di Beijing seperti
Diaspora Indonesia atau Darma Wanita Persatuan Indonesia di Beijing. Kemudian

13

penulis membantu Mba Icha dalam menyusun rundown. Menentukan urutan
berlangsungnya acara serta menghubungi pengisi acara yang ditentukan untuk
mengisi acara. Penulis juga ditugaskan untuk menjadi MC pada acara tersebut
sehingga penulis kemudian mempelajari susunan acara dan latihan bersama partner
MC. Pada tahap persiapan juga penulis menyusun video ucapan perpisahan kepada
dua pejabat KBRI Beijing yang telah habis masa tugas di China dan akan dipindah
tugaskan ke tempat lainnya. Penulis juga mendesain pigura berisi foto dan ucapan
perpisahan yang akan menjadi hadiah kenang-kenangan bagi kedua staf tersebut.

Selama acara, penulis bersama para pengurus persiapan acara datang 3 jam
sebelum acara dimulai untuk mempersiapkan acara seperti penataan stage dan lain
sebagainya. Kemudian penulis bersiap untuk menjalankan tugas sebagai MC.
Selama acara ada teman tim yang menjadi bagian bagian lain seperti operator
komputer, stage manager, dokumentasi, partner sesama MC, pengurus registrasi,
dan lain-lain. Sehingga sepanjang acara, penulis hanya bertugas sebagai MC dan
mengisi acara penutup dengan menyanyikan lagu kemesraan. Selama acara, semua
panitia menjalankan tugas masing-masing dengan baik sehingga seluruh acara
berjalan dengan sangat baik tanpa kendala apapun. Peserta yang hadir dibawah
kuota undangan yaitu 200 orang karena acara diadakan pada tanggal 22 Januari
berdekatan dengan tahun baru Imlek yang di Tiongkok merupakan salah satu
liburan terpanjang dalam setahun yang tahun ini bertepatan pada tanggal 25 Januari.
Saat itu, biasanya hampir semua WNI pulang ke Indonesia. Selain itu, pada tanggal
22 Januari ini pula sudah mulai keluar peringatan bahaya wabah covid-19. Sehingga
beberapa WNI yang tinggal di Beijing lebih memilih untuk tidak menghadiri acara
ini untung mengurangi resiko terinfeksi covid-19. Setelah rangkaian acara selesai,
para panitia pengurus acara ini tinggal di lokasi untuk merapikan semua
perlengkapan yang dibawa dari kantor dan dikembalikan lagi ke kantor sebelum
kemudian pulang.

14

Gambar 2. Penulis bersama Rekan MC pada Event Sosialisasi Kekonsuleran
dan Penyambutan Pak DCM yang Baru
Sumber : Dokumentasi Pribadi

Setelah rangkaian kegiatan selesai, kami harus mengadakan evaluasi hasil
kegiatan agar dapat membuat laporan pertanggungjawaban ke KBRI Beijing.
Evaluasi diadakan secara sederhana dan membahas tentang berjalannya kegiatan.
Tidak ada catatan khusus karena semua bagian melaksanakan tugas dengan baik,
kegiatan berjalan sesuai jadwal dan susunan rencana yang telah dibuat. Tidak ada
kesalahan yang fatal dan berpengaruh besar. Kemudian penulis ikut membantu
membuat laporan pertanggung jawaban hasil kegiatan. Rekan panitia yang
mendokumentasi, memilih foto-foto yang baik untuk di publikasi di media sosial.

Semua hampir semua proses uang dijalani oleh penulis sesuai dengan apa yang
dipelajari juga oleh penulis pada mata kuliah Event Organizer di perkuliahan
Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Tarumanagara. Selain itu dari topik tentang
proses persiapan hingga pasca-kegiatan yang diatas pun, penulis melakukan proses
yang sama. Kemudian dari sisi keterlibatan menggunakan 5P yang dipaparkan oleh
Suseno pun, penulis mengalami keterlibatan yang sama.

Lalu membahas tentang kaitan antara public relations dengan event,
menyelenggarakan acara atau kegiatan khusus (special event) dalam public
relations merupakan salah satu kiat untuk menarik perhatian baik masyarakat

15

umum maupun media terhadap organisasi, perusahaan, atau produk tertentu yang
akan ditampilkan dalam acara tersebut.

Disisi lain, kegiatan khusus (special event) dari public relations tersebut
diharapkan mampu memuaskan pihak-pihak lain yang terlibat atau terkait untuk
berperan serta dalam suatu kesempatan pada acara khusus public relations, baik
untuk meningkatkan pengetahuan (knowledge), pengenalan (awareness), hingga
upaya penemuhan selera (pleasure) dan menarik simpati atau empati sehingga
mampu menumbuhkan saling pengertian bagi kedua belah pihak.

Pada kegiatan yang diselenggarakan KBRI Beijing ketika penulis
berpartisipasi sebagai panitia, memang kegiatan tersebut dibuat untuk menarik
perhatian umum yaitu masyarakat Indonesia di Beijing dan sekitarnya namun acara
ini tidak untuk menarik media terutama media massa. Media yang digunakan untuk
mempublikasi hanya media sosial yaitu Instagram.

Selain itu, kegiatan sosialisasi peraturan kekonsuleran pada tanggal 22 Januari
2020 kemarin adalah acara dalam jenis topik wicara. Sehingga memang diharapkan
mampu memuaskan pihak lain dengan berperan dalam upaya meingkatkan
pengetahuan (knowledge) khususnya tentang peraturan yang ada di Tiongkok
berkaitan dengan perlindungan warga negara Indonesia yang ada Tiongkok. Selain
itu juga memperkenalkan (awareness) terhadap pergantian Wakil Kepala
Perwakilan Indonesia di Tiongkok bagi masyarakat Indonesia. Namun kegiatan ini
tidak memiliki upaya pemenuhan selera (pleasure).

Maka dalam hubungannya antara event dan public relations yang dipaparkan
secara teori, hasilnya berbeda-beda tergantung pada event yang dilaksanakan.
Biarpun tidak sepenuhnya beda, ada beberapa poin yang sesuai, namun ada juga
poin-poin pada praktek nyatanya berbeda dengan teori-teori yang diajarkan didalam
kelas.

Hal ini dapat terjadi karena adanya perubahan dalam berbagai aspek dan
perkembangan teknologi sehingga banyak detail-detail yang berubah terutama
tentang bagaimana berkomunikasi dengan stake holder dari lembaga-lembaga
tertentu dalam hal ini khususnya dibahas tentang lembaga pemerintah. Contoh hal
terkecilnya adalah pengedaran surat undangan bagi seluruh karyawan dan pejabat
secara elektronik menggunakan WeChat dan bukan menggunakan kertas secara
fisik seperti dulu. Mengundang WNI di seluruh Beijing pun menjadi cepat dan
mudah serta menghemat biaya. Sangat berbeda. Terjadi perubahan yang efektif.

16

KESIMPULAN

Berdasarkan analisis hasil perbandingan antara teori tentang event organizer
dengan data observasi partisipasi dan dokumentasi dalam rangka mengetahui
efektifitas teori event organizer dalam praktek di lapangan, dapat disimpulakan
bahwa teori-teori yang ada dalam ilmu pengetahuan serta dari pembelajaran di kelas
dapat digunakan dalam praktek nyata menyadakan event. Namun masih ada
beberapa hal yang berbeda di lapangan. Perbedaan ini dapat dilihat dari jenis
lembaga yang mengadakan kegiatan serta jenis kegiatan yang dilaksanakan.

Dilihat dari jenis lembaga yang mengadakan kegiatan, lembaga seperti
perusahaan komersiil mungkin bisa mengadakan kegiatan dalam jenis topik wicara
yang dapat memenuhi kepuasan dalam segi pengenalan dan pengetahuan namun
juga tetap memberikan kepuasan selera misalnya dengan mengundang bintang tamu
untuk bernyanyi dan ide – ide pemenuhan kepuasan selera liannya. Sedangkan
lembaga pemerintahan mengadakan kegiatan topik wicara sesuai dengan protokol
pelaksanaan acara sehingga tidak dapat mengundang bintang tamu atau
melaksanakan usaha – usaha pemenuhan kepuasan selera (leisure).

Dilihat dari bentuk kegiatannya yang dilaksanakan, lembaga negara tidak dapat
melakukan pemenuhan keuasan selera (leisure) dalam mengadakan kegiatan dalam
bentuk topik wicara karena tujuan utamanya adalah untuk memenuhi upaya
peningkatan pengetahuan dan pengenalan. Sedangkan bila diadakan bentuk
kegiatan lain seperti seni, olahraga, atau pribadi, Sangat memungkinkan utnuk
melakukan upaya pemenuhan kepuasan selera dan mungkin juga sulit untuk
menambahkan peningkatan pengetahuan serta pengenalan.

Dalam peranan 5P yang dikemukakan oleh Suseno pun, tidak semua peran
akhirnya dilaksanakan oleh event organizer sesuai teori yang dipaparkan. Para
pelaksana manajemen event tidak berperan sebagai penyandang dana dan
pengamat. Tetapi dalam pelaksanaannya, memiliki pengaruh sebagai PR secara
langsung, yaitu melakukan penjagaan hubungan baik dan peningkatan relasi dengan
audiens dalam hal ini adalah warga negara Indonesia yang tinggal di Tiongkok dan
Mongolia.

Selain itu tahap-tahap pelaksanaan semua dilaksanakan dengan baik namun
urutannya tidak sesuai dan kronologi pelaksanaan tiap tahap berbeda pada masing-
masing event yang dilaksanakan. Kegiatan pertama, disusun proposal terlebih
dahulu sebelum mengadakan survey. Pada kegiatan kedua dilakukan survey
sebelum penyusunan proposal. Hal ini menunjukkan bahwa harus dibuat beberapa
perbaikan dalam teori tentang tahap yang disusun lebih fleksibel terhadap kronologi
pelaksanaannya.

Manajemen kegiatan juga dilakukan oleh public relations sebagai sarana untuk
meningkatkan hubungan baik namun tugas public relations yang lain seperti
peningkatan dan penjagaan citra dan reputasi serta pegenalan produk juga tidak
dapat dilakukan dengan baik dalam kegiatan topik wicara yang dibahas diatas.

17

Secara keseluruhan, dapat disimpulkan bahwa teori-teori yang diajarkan di
kelas dan dipelajari dalam ilmu pengetahuan memang sangat membantu dalam
melakukan persiapan dan pelaksanaan sebuah event namun seiring dengan
perkembangan jaman dan perkembangan teknologi, banyak hal berubah. Sehingga
diperlukan juga perbaharuan teori-teori untuk disesuaikan. Perubahan atau
perbaharuan teori-teori ini bisa berdasarkan perkembangan teknologi dan system
industri, juga bisa berdasarkan keberagaman bentuk, jenis, maupun tujuan kegiatan
yang makin meningkat. Serta kaitan antara event organizer dengan public relations
perlu semakin ditingkatkan dan disesuaikan dengan kejadian di lapangan agar lebih
membantu praktek kegiatan.

Akhir kata diharapkan tulisan ini dapat membantu dalam pengembangan teori
event organizer sebagai ilmu pengetahuan dan pedoman dalam melakukan praktek
nyata di lapangan.

UCAPAN TERIMA KASIH

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat,
rahmat, dan karunia-Nya yang begitu besar, penulis dapat menyelesaikan kegiatan
magang dan penyusunan laporan magang ini. Penulis bersyukur karena mendapat
banyak sekali pengetahuan dan pengalaman baru mengenai dunia pekerjaan.

Dalam penyusunan laporan magang ini, penulis juga menghadapi berbagai
macam hambatan dan kesulitan. Namun, berkat bimbingan dari berbagai pihak,
penulis dapat menyelesaikan laporan magang ini, walaupun mungkin masih ada
beberapa kekurangan. Untuk itu, sudah sepantasnya penulis berterima kasih kepada:

1. Seluruh keluarga penulis yang senantiasa memberi dukungan dan doa kepada
penulis.

2. Dr. Riris Loisa, M.Si., selaku Dosen Pembimbing laporan magang yang telah
dengan baik hati menyediakan waktu, membimbing, dan memberikan masukan
kepada penulis selama proses penulisan laporan magang.

3. Dr. Riris Loisa, M.Si., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas
Tarumanagara.

4. Yugih Setyanto, S.Sos., M.Si., selaku Wakil Dekan Fakultas Ilmu Komunikasi
Universitas Tarumanagara

5. Sinta Paramita, S.I.P., M.A., selaku Kaprodi S1 Ilmu Komunikasi Universitas
Tarumanagara.

6. H.E. Djauhari Oratmangun, selaku Duta Besar Republik Indonesia untuk
Tiongkok merangkap Mongolia yang telah memberikan kesempatan dan
kepercayaan kepada penulis untuk melakukan magang.

18

7. Pak Ari, Pak Dudu, Bu Dewi, Mbak Icha, dan seluruh staff KBRI Beijing
lainnya yang telah membantu, membimbing, dan menjadi keluarga penulis
selama magang.

8. Devont, Fariska, Freda, Ivonne, teman satu bimbingan penulis yang sering
memberikan masukan dan saran kepada penulis.

9. Sahabat-sahabat penulis lainnya yang selalu mendukung dan menemani
penulis menyelesaikan laporan magang.

10. Serta semua yang telah membantu penulis dalam penyusunan laporan magang
ini yang tidak dapat disebutkan satu-persatu.
Penulis menyadari bawha laporan magang ini masih banyak kekurangan. Maka

penulis memohon kritik dan saran dari pembaca demi kemajuan pengetahuan
penulis serta ilmu pengetahuan secara keseluruhan.

19

DAFTAR PUSTAKA

Efferin, Sujoko, Stevanus Hadi Darmadji, dan Yuliawati Tan. (2008). Metode
Penelitian Akuntansi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Kusuma, Chunsnu Syarifa Diah. (2016). Modul Manajemen Event. 28 April 2020.
Yogyakarta: Universitas Negeri Yogyakarta.
http://staffnew.uny.ac.id/upload/197912032015042001/pendidikan/MODUL
%20MANAJEMEN%20EVENT.Chusnu.pdf (diakses)

Little John Stephen dan Karen A. Foss. (2009). Teori Komunikasi. Jakarta: Salemba
Hmanika.

Natoradjo Sulyus. (2011). Event Organizing Dasar-Dasar Event Management.
Jakarta: PT Gramedia.

Noor, Any. (2013). Manajemen Event. Bandung: Penerbit Alfabeta.
Suryana. (2010). Metodologi Penelitian Model Prakatis Penelitian Kuantitatif dan

Kualitatif. Bandung: Universitas Pendidikan Indonesia.
https://simdos.unud.ac.id/uploads/file_penelitian_1_dir/23731890cdc81899
68cf15105c651573.pdf (diakses 1 Mei 2020 21:55)
Suseno, Kimpling Indro. (2010). Untung Besar Bisnis Event Organizer.
Yogyakarta: Indonesia Cerdas.

20

LAMPIRAN
Lampiran 1. CV Mahasiswa

21

Lampiran 2. Laporan penilaian pelaksana program magang dari Institusi (Format
dari Universitas)

22

Lampiran 3. Laporan penilaian pelaksana program magang dari Institusi (Format
dari Institusi)

23

Lampiran 4. Surat penerimaan melaksanakan magang dari Institusi
24

Lampiran 5. Sertifikat pelaksanaan magang (Bahasa Inggris)
25

Lampiran 6. Sertifikat pelaksanaan magang (Bahasa Indonesia)
26

Lampiran 7. Absensi dan kegiatan harian dari Instiusi
27

28

29

Lampiran 8. Absensi Bimbingan Magang

FORM BIMBINGAN MAGANG
SEMESTER GENAP 2019/2020

NAMA : Nadya Christine
NIM : 915169201
PROGRAM STUDI : Ilmu Komunikasi
FAKULTAS : Ilmu Komunikasi
DOSEN PEMBIMBING : Dr. Riris Loisa, M.Si
JUDUL MAGANG : Peran Public Relations dalam Fungsi Sosial Budaya

Kedutaan Besar Republik Indonesia Beijing

No Tanggal Keterangan
Bimbingan
Magang Pertemuan pertama bimbingan
Pendahuluan
1 14 Februari 2020 Melanjutkan pendahuluan
2 19 Februari 2020 Via Zoom. Memasuki Analisis&Pembahasan
3 10 Maret 2020 Via Whatsapp. Analisis&Pembahasan dan
4 24 Maret 2020 Metode
5 14 April 2020 Via Whatsapp. Melanjutkan
Analisis&Pembahasan dan memasuki
6 16 April 2020 kesimpulan
Via Whatsapp. Tahap penyelesaian
7 22 Mei 2020 Revisi
8 23 Mei 2020 Revisi
9 26 Mei 2020 Final dan pengumpulan
10 29 Mei 2020

Keterangang:
1. Form Bimbingan Magang diisi oleh mahasiswa
2. Form diisi setiap bimbingan magang minimal 10 kali
3. Form menjadi lampiran dalam laporan magang

30

Gambar 1. Bersama Duta Besar RI untuk RRT merangkap Mongolia
Sumber : Dokumentasi Pribadi

Gambar 2. Konten Imbauan COVID-19
Sumber: Dokumentasi KBRI Beijing (Instagram @kbribeijing)

31

Gambar 3. Konten Video Ucapan Tahun Baru Imlek
Sumber : Instagram @kbribeijing

Gambar 4. Design Backdrop untuk Acara
Sumber : Dokumentasi KBRI Beijing

32

Gambar 5. Suasana Hotel Legendae Beijing Saat Survey
Sumber: Dokumentasi Penulis

Gambar 6. Penulis di halaman kantor (kiri) dan di depan gedung utama
(kanan) KBRI Beijing

Sumber: Dokumentasi Penulis
33

Lampiran 9. Halaman 1 Press Release Tahunan KBRI Beijing

SIARAN PERS

KEDUTAAN BESAR REPUBLIK INDONESIA - BEIJING, REPUBLIK RAKYAT TIONGKOK

No. 4 Dongzhimenwai Dajie Chaoyang District Beijing
Tel: +86-10-65325371 Fax: +86-10-65325368, 65325782
beijing.kemlu.go.id -- email: [email protected]

CAPAIAN DIPLOMASI EKONOMI INDONESIA TAHUN 2019 DI
TIONGKOK

Beijing, 16 Januari 2020 - Duta Besar RI untuk Tiongkok merangkap Mongolia
Djauhari Oratmangun menyampaikan upaya capaian diplomasi ekonomi yang
dilakukan Indonesia di wilayah Tiongkok. Dubes Djauhari menyatakan upaya
diplomasi ekonomi yang dilakukan difokuskan pada penguatan kerja sama
ekonomi yakni peningkatan perdagangan bilateral antara Indonesia dan
Tiongkok, serta mendorong investasi dan promosi pariwisata Indonesia di
Tiongkok yang merupakan salah satu sumber wisatawan asing terbesar saat ini.

Diplomasi ekonomi Indonesia selama 2019 di Tiongkok berhasil
meningkatkan nilai inbound investasi sebesar 81,3% dan nilai perdagangan
kedua negara, dan sekaligus memperkecil defisit perdagangan Indonesia
dengan Tiongkok. “Indonesia berhasil mendorong peningkatan ekspor
sejumlah komoditas unggulan yang menjadi prioritas perdagangan luar negeri
Indonesia saat ini seperti sawit, buah-buahan, kopi, perikanan, rumput laut,
sarang burung walet, batu bara, dll”, kata Dubes Djauhari.

Sesuai data Pabeanan Tiongkok, Indonesia menempati urutan ke-15 negara
pengekspor terbesar ke Tiongkok. Untuk periode Januari – November 2019,
total nilai ekspor Indonesia ke Tiongkok mencapai USD USD 31.42 miliar.

Sementara total impor Indonesia dari Tiongkok dalam periode Januari –
November 2019 yang telah mencapai USD 40,99 miliar dibandingkan dengan
nilai total ekspor Indonesia ke Tiongkok dalam periode yang sama sebesar
USD 31.42, maka Indonesia mengalami defisit sebesar USD 9.6 miliar.

Terkait investasi, sesuai data BKPM hingga Kuartal III (akhir September)
tahun 2019, sebanyak 1.888 total proyek investasi dari Tiongkok direalisasikan
di Indonesia dengan nilai mencapai USD 3,31 milyar atau naik 81,3% dari
periode yang sama tahun sebelumnya (jumlah proyek 1.059 dengan nilai USD
1,83 milyar). Nilai hingga Kuartal III bahkan sudah melebihi capaian realisasi
investasi tahun 2018 yang mencapai USD 2,41 milyar.

34

Lampiran 10. Laporan Mingguan Berita dari Media Lokal Tiongkok
Laki-Laki Tiongkok Lebih Puas pada Pernikahan daripada Wanita
Chinadaily.com.cn
27 Desember 2019

Menurut Blue Paper, laki-laki Tiongkok lebih puas terhadap pernikahan mereka
ketimbang pasangannya. Data menunjukkan status sosioekonomi dan kepuasan
pernikahan berkorelasi secara positif dengan bagaimana seseorang yang
berorientasi pada keluarga lebih merasa puas pada pernikahannya dibandingkan
mereka yang berorientasi pada materi. Laki-laki diatas 50 tahun, lebih menikmati
kepuasan pernikahannya dibanding penduduk kota tingkat pertama. Penduduk kota
tingkat pertama menanggung beban besar mengenai keuangan, terutama mereka
yang memiliki pendapatan bulanan dibawah 7000 rmb. Sedangkan kesehatan
mental wanita lebih baik karena lebih mudah dalam beradaptasi dan lebih mampu
merasakan intimasi sebuah hubungan serta lebih jelas danlam menentukan tujuan
hidup.

Beijing Promosikan Wisata Pinggian Kota
Chinadaily.com.cn
27 Desember 2019

Badan Pariwisata dan Budaya Beijing merilis pedoman untuk promosi wisata
pinggir kota. Dikatakan bahwa ada 710 layanan pariwisata khusus seperti kebun
untuk memetic buah, rumah nelayan, kastil wine dan lebih dari 500 penginapan
butik didaerah pedesaan. Pedoman yang dirilis menjelaskan tentang persyaratan
dan persetujuan mengenai penginapan serta anjuran untuk merenovasi dan
mengkonstruksi hotel kelas atas di pinggir kota. Pariwisata pinggir kota adalah
elemen yang penting dan bermanfaat bagi pariwisata kota itu sendiri.

35



LAPORAN MAGANG

PERAN PUBLIC RELATIONS DALAM FUNGSI SOSIAL BUDAYA
KEDUTAAN BESAR REPUBLIK INDONESIA BEIJING

NADYA CHRISTINE
915169201

FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI
UNIVERSITAS TARUMANAGARA

JAKARTA
2020

PENDAHULUAN

Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang. Untuk meningkatkan
perkembangan Indonesia, kita tentu tidak dapat berdiri sendiri. Penting bagi
Indonesia untuk belajar dan bekerjasama dengan negara-negara yang lebih maju
lainnya di dunia. Bentuk kerjasama antarnegara khususnya secara bilateral tampak
nyata dengan adanya Kedutaan Besar bagi negara satu sama lain.

Sejarahnya, Indonesia merupakan salah satu negara yang pertama memberikan
pengakuannya kepada Republik Rakyat Tiongkok. Setelah Republik Rakyat
Tiongkok terbentuk pada 1 Oktober 1949, keduanya kemudian menjalin hubungan
diplomatic tidak lama setelahnya.

Kedutaan Besar Republik Indonesia (KBRI) adalah kantor perwakilan negara
Indonesia di negara asing. KBRI di Beijing merupakan kantor perwakilan Indonesia
di Tiongkok dan Mongolia. KBRI Pertama kali diresmikan pada 13 April 1950.
Menjadikan tahun 2020 ini sebagai peringatan 70 tahun hubungan kerjasama
Indonesia dengan Tiongkok. Hubungan ini sempat beku pada 30 Oktober 1967 dan
dilanjutkan lagi pada 8 Agustus 1990.

KBRI Beijing terbentuk pada zaman pemerintahan Soekarno. Awalnya, kedua
negara begitu bergantung satu sama lain. Indonesia menjadi sangat penting bagi
Tiongkok yang saat itu tidak bergabung dalam anggota Perserikatan Bangsa-
Bangsa (PBB) dan sebaliknya Indonesia keluar dari PBB pada 1965. Keduanya
membangun hubungan yang erat hingga hubungan tersebut dibekukan pada tahun
1967 dan kembali berlanjut diawali dengan pertemuan Presiden Soeharto dengan
Menteri Luar Negeri Tiongkok saat itu, Qiang Qichen 22 tahun kemudian.

Kedutaan Besar Republik Indonesia di Beijing (KBRI Beijing) merupakan
lembaga negara yang dibangun sebagai perwakilan pemerintahan Indonesia bagi
Warga Negara Indonesia yang berada di Tiongkok dan Mongolia. Selain sebagai
perwakilan, KBRI Beijing juga merupakan sarana untuk mempromosikan
Indonesia kepada masyarakat Tiongkok dan Mongolia.

KBRI Beijing juga mempunyai fungsi untuk melindungi kepentingan negara
dan melindungi warga negara dengan baik serta memenuhi hak-hak sebagai warga
negara bagi WNI yang ada di Tngkok dan Mongolia. Tugas lain bagi KBRI Beijing
adalah melakukan negosiasi dan memberikan laporan dan informasi dari Tiongkok
dan Mongolia kepada Indonesia.

Hubungan diplomatik antara Indonesia dengan Tiongkok merupakan
hubungan yang cukup kuat. Mengingat keduanya saling membutuhkan terutama
dalam kerjasama di bidang ekonomi dan pariwisata. Serta sebagian besar wisatawan
mancanegara yang masuk ke Indonesia berasal dari Tiongkok.

Topik laporan magang yang akan diangkat adalah tentang Peran Public
Relations terhadap Fungsi Sosial Budaya bagi KBRI Beijing. Fungsi Sosial Budaya
dalam KBRI Beijing berfungsi menangani kerjasama dalam bidang sosial budaya,

1

memperkenalkan budaya nasional, dan meningkatkan citra Indonesia. Topik ini
dipilih dengan pertimbangan bahwa pariwisata, pendidikan, dan kebudayaan
merupakan jalan yang aman dan stabil untuk meningkatkan kerjasama
dibandingkan bidang politik ataupun ekonomi.

Dengan meningkatkan hubungan kerjasama yang baik di bidang sosial budaya
seperti pariwisata dan pendidikan, dapat mempererat hubungan antara Indonesia
dan Tiongkok. Hal ini dianggap penting mengingat betapa pesatnya perkembangan
Tiongkok dapat membantu perkembangan Indonesia terutama di bidang
infrastruktur. Memilih bidang pariwisata dan pendidikan merupakan cara yang
lebih baik.

Untuk meningkatkan kerjasama di bidang pariwisata dan pendidikan,
dibutuhkan promosi pada tingkat yang cukup tinggi karena ini berkaitan dengan
pengenalan suatu negara kepada warga dari negara lainnya. Selain promosi,
dibutuhkan juga pembangunan citra yang baik akan Indonesia sebagai destinasi
wisata yang menarik dan tujuan untuk menuntut ilmu yang layak dan berkompeten.

Promosi dan pembangunan citra serta pengenalan yang tepat dapat dilakukan
jika memiliki kemampuan berkomunikasi dengan khalayak luas dengan baik.
Untuk itu, dalam memenuhi tujuan meningkatkan hubungan kerjasama antara
Indonesia dengan Tiongkok dan Mongolia, dibutuhkan kemampuan berkomunikasi
yang baik dan berkompeten. Karena kegiatan promosi adalah berskala antar negara,
maka hal ini berkaitan dengan komunikasi melalui media massa dan komunikasi
organisasi. Selain itu, kerjasama secara internal didalam KBRI Beijing yang
menyeluruh dan terkoordinir juga sangat diperlukan.

Praktik pembangunan citra yang baik dan pengenalan produk ,dalam hal ini
adalah Indonesia, merupakan kegiatan yang sesuai dengan praktik public relations
yang kita pelajari. Selain itu, Fungsi Sosial Budaya juga mengkoordinir dan
menjadi jembatan perantara antara KBRI Beijing dengan mahasiswa Indonesia
yang menempuh pendidikan di China. Ini berarti Fungsi Sosial Budaya
melaksanakan juga tugasnya menjaga hubungan dengan publik nya dalam hal ini
adalah mahasiswa dan masyarakat.

Banyak permasalahan yang ada yang dapat diangkat berkaitan dengan Peran
Fungsi Sosial Budaya di KBRI Beijing. Namun kali ini penulis ingin mengangkat
tentang penurunan angka pariwisata yang masuk ke Indonesia. Hal ini disebabkan
oleh beberapa faktor bekaitan dengan citra dan reputasi Indonesia di mata dunia
khususnya dari pandangan warga negara Tiongkok.

Pada tahun 2017, total jumlah warga Tiongkok yang masuk ke Indonesia
sebesar 2.093.171. Hal ini menjadi tanda peningkatan jumlah warga yang masuk
diandingkan tahun sebelumnya dan dilanjutkan lagi peningkatan pada tahun 2018
hingga jumlah warga Tiongkok yang masuk ke Indonesia menjadi sebesar
2.139.161. Namun jumlah ini mengalami penurunan di tahun 2019. Per-September
2019, jumlahnya baru mencapai 1.611.887 dan diprediksi juga akan mengalami
penurunan drastis pada tahun 2020.

2

Penurunan drastis pada tahun 2020 ini berkaitan erat dengan keputusan
pemerintah Indonesia untuk menutup penerbangan dan pemasokan dari dan ke
Indonesia-Tiongkok karena virus COVID-19 yang pertama kali dilaporkan pada 31
Desember 2019 dan mulai mewabah pada pertengahan bulan Januari 2020. Pada
akhir Januari, WHO mengeluarkan keputusan mengenai wabah COVID-19 sebagai
“Perhatian Internasional Terhadap Darurt Kesehatan Publik (PHEIC). Keputusan
ini membuat Indonesia dapat melakukan tindakan evakuasi bagi WNI di Provinsi
Hubei dan sekitarnya. Setelah para WNI yang dievakuasi tiba di Natuna, Kepulauan
Riau, Indonesia, Presiden Joko Widodo, Menteri Luar Negeri Retno Marsudi,
bersama jajarannya melakukan rapat dan membuat keputusan untuk mengeluarkan
travel warning dari dan ke Tiongkok serta menutup semua penerbangan langsung
Indonesia-Tiongkok dan sebaliknya per tanggal 5 Februari 2020 pukul 00.00.

Keputusan ini memberikan dampak yang sangat besar khususnya bagi
pariwisata Indonesia. Satu minggu berjarak dari keputusan ini, Bali, sebagai
destinasi wisata utama Indonesia mengalami penurunan drastis. Kegiatan usaha
yang berkaitan dengan pariwisata seperti penyediaan akomodasi, tempat wisata,
jasa transportasi, dan biro perjalanan mengalami kelumpuhan. Hal ini karena
sebagian besar wisatawan mancanegara yang berkunjung ke Indonesia merupakan
wisatawan yang berasal dari Tiongkok.

Penurunan ini harus diatasi untuk menyelamatkan sektor pariwisata Indonesia.
Maka dari itu diperlukan berbagai cara untuk meningkatkannya. Salah satunya
adalah melalui promosi dan peingkatan nilai Indonesia di mata dunia.

Peningkatan citra dan reputasi berkaitan erat dengan kegiatan public relations.
Maka digunakan teori relationship management theory. Relationship management
theory merupakan teori yang sangat penitng dalam public relations karena teori ini
terkait dengan fungsi dasar public relations, yaitu aktivitas komunikasi yang
menghubungkan organisasi dan publik (Kriyantono, 2014: 276). Ledingham (2005;
Botan & Hazleton, 2006; dikutip di Kriyanotno, 2014: 276) mengatakan bahwa
teori ini berfokus untuk membahas proses manajemen relasi antara organisasi dan
publiknya, internal maupun eksternal, sehinga teori ini dikenal sebagai pusat atau
inti dari public relations.

Teori relationship management theory juga dikenal seagai organization-public
relationship (OPR) (Ledingham, 2003 & 2005; Philips, 2006; Waters, 2008; dikutip
di Kriyantono, 2014: 276). Ledingham (2005: 270; dikutip di Kriyantono, 2014:
277) mendefinisikan OPR sebagai “situsi yang terjadi diantara organisasi dan
publiknya yang di dalamnya tindakan kedua pihak dapat berdampak bagi
kesejahteraan ekonomi, sosial, budaya atau politik dari masing-masing pihak.”
Selain itu, Bromm (2000, dikutip di Philips, 2003; Waters, 2008; dalam Kriyantono,
2014: 277) menyebut OPR sebagai relasi yang “direopresentasikan oleh pola-pola
interaksi transaksi, pertukaran, dan keterhubungan antara organisasi dan publiknya.

Dalam tulisan ini, situasi yang terjadi antara organisasi dan publiknya yang
didalamnya tindakan kedua pihak berdampak bagi kesejarteraan khusus pada
bidang sosial budaya serta sedikit di bidang ekonomi dari masing-masing pihak.

3

Selain itu peran public relations adalah untuk menjaga hubungan baik dengan
public. Dalam kedutaan besar, hubungan baik dijalin dengan masyarakat Indonesia
yang tinggal di negara tersebut. KBRI Beijing sering mengadakan acara topik
wicara yang mengundang sekitar 200 masyarakat Indonesia dalam setiap acaranya
untuk menyampaikan tentang peraturan perlindungan WNI, sarasehan awal tahun,
atau perkenalan jika ada pergantian Duta Besar atau Wakil Perwakilan.

Memanajemen acara dan mengadakan acara adalah salah satu cara efektif PR
dalam meningkatkan hubungan baik dan perkenalan kepada audiens yang diundang.
Dalam hal KBRI Beijing berarti audiensnya adalah WNI yang ada di Beijing dan
seluruh Tiongkok.

Penulis akan membahas tentang bagaimana penerapan teori event organizer
terhadap pengalaman yang dimiliki penulis selama melakukan magang di Beijing.
Selama magang, penulis mengikuti 2 event yang diselenggarakan oleh KBRI
Beijing dan penulis turut andil dalam kedua event tersebut secara mendalam.

METODE

Penulis melakukan penelitian ini dengan didorong oleh rasa ingin tahu serta
untuk mempelajari tuntutan praktis di lapangan. Perkembangan ilmu pengetahuan
serta teknologi yang inovatif secara terus menerus dapat terjadi karena penelitian-
penelitian yang dilakukan. Maka adanya penelitian ini sangat penting pada
perkembangan ilmu pengetahuan.

Tentang istilah “Penelitian” banyak para sarjana yang mengenukakan
pendapatnya, seperti :

a. David H. Penny

Penelitian adalah pemikiran yang sistematis mengenai berbagai jenis masalah
yang pemecahannya memerlukan pengumpulan dan penafsiran fakta-fakta.

b. J. Suprapto MA

Penelitian ialah penyelididkan dari suatu bidang ilmu pengetahuan yang
dijalankan untuk memperoleh fakta-fakta atau prinsip-prinsip dengan sabar,
hati-hati serta sistematis.

c. Sutrisno Hadi MA

Sesuai dengan tujuannya, penelitian dapat didefinisikan sebagai usaha untuk
menemukan, mengembangkan dan menguji kebenaran suatu pengetahuan.

d. Mohammad Ali

Penelitian adalah suatu cara untuk memahami sesuatu dengan melalui
penyelidikan atau melalui usaha mencari bukti-bukti yang muncul sehubungan

4

dengan masalah itu, yang dilakukan secara hati-hati sekali sehingga diperoleh
pemecahannya.

Dari batasan-batasan di atas dapat diambil kesimpulan bahwa yang dimaksud
dengan metodologi penelitian adalah suatu cabang ilmu pengetahuan yang
membicarakan/mempersoalkan mengenai cara-cara melaksanakan penelitian
sampai menyusun laporannya berdasarkan fakta-fakta atau gejala-gejala secara
ilmiah.

Tulisan ini mengunakan pendekatan penelitian kualitatif. Menurut Efferin
(2008 : 37), penelitian kualitatif bukanlah mengkuantifikasikan data kualitatif
melainkan melakukan proses mengartikan data secara non-matematis untuk
menentukan suatu konsep dan hubungan dari data kemudian menjadikannya
penalaran dan penjelasan induktif. Menurut Suryana (2010) pendekatan penelitian
kualitatif berarti data yang dikumpulkan adalah data yang berbentuk kata-kata,
bukan dalam bentuk angka. Data kualitatif diperoleh melalui berbagai macam
teknik pengumpulan data misalnya wawancara, analisis dokumen, diskusi terfokus
atau observasi yang telah dituang dalam catatan lapangan (transkrip). Bentil lain
dari data kualitatif adalah gambar yang diperoleh melalui pemotretan atau rekaman
video.

Penulis melaksanakan magang di Kedutaan Besar Republik Indonesia di
Beijing. Lokasi tepatnya pada No.4, Dongzhimenwai Dajie, Chao Yang District,
Beijing 100600, Republik Rakyat Tiongkok. Penulis melakukan magang selama 22
hari tepatnya dari tanggal 2 Januari 2020 hingga 7 Februari 2020 dipotong satu
minggu libur besar Tahun Baru Imlek di Tiongkok.

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah :

1. Teknik pengamatan (observasi) partisipasi

2. Teknik dokumentasi

Menurut Efferin (2008 : 327), teknik pengamatan (observasi) partisipasi adalah
kegiatan dimana peneliti melibatkan dirinya secara langsung pada tempat penelitian
dan mengamati fenomena yang ada termasuk interaksi, hubungan, tindakan,
kejadian, dan sebagainya. Dalam penulisan ini, penulis melakukan pengamatan
secara langsung pada lokasi pengamatan yaitu Kedutaan Besar Republik Indonesia
bagi Republik Rakyat Tiongkok merangkap Mongolia di Beijing dengan tujuan
untuk mengetahui serta mendapatkan gambaran tentang bagaimana lembaga
perwakilan negara mempersiapkan dan mengadakan acara dengan warga negara
Indonesia di Tiongkok dalam menjaga hubungan baik khususnya Fungsi Sosial
Budaya dalam perannya sebagai public relations.

Sedangkan menurut Efferin (2008 : 330), teknik dokumentasi adalah salah satu
metode penting pada penelitian kualitatif untuk mendapatkan data tentang catatan-
catatan tertulis. Dokumen biasanya menjadi pembanding untuk data lainnya yang
telah diperoleh melalui observasi patisipasi. Data yang dikumpulkan oleh penulis

5