Bab 6 : Pengurusan

PENGAJIAN PERNIAGAAN
SEMESTER 2

by: Abiaali

BAB 6: PENGURUSAN

6.1 PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN
6.2 KEMAHIRAN PENGURUSAN
6.3 PERANCANGAN
6.4 PENGorganisasiAN
6.5 KEPIMPINAN
6.6 PENGAWALAN

SUKATAN PELAJARAN

6.1 PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN

6.1.1 Fungsi pengurusan (a) mentakrifkan maksud pengurusan dan menjelaskan kepentingannya;
(b) menjelaskan fungsi pengurusan merangkumi perancangan, pengorganisasian,
kepimpinan, dan pengawalan;

6.1.2 Konsep (c) membincangkan konsep keberkesanan dan kecekapan pengurusan;
keberkesanan dan
kecekapan

6.1.3 Peranan pengurus (d) menerangkan peranan pengurus dalam sesebuah organisasi mengikut Teori
Mintzberg, iaitu antara perorangan (interpersonal), peranan bermaklumat
(informational), dan pembuatan keputusan (decision making)

6.1.4 Pendekatan pemikiran (e) menjelaskan pendekatan-pendekatan pemikiran pengurusan, ciri-ciri dan
pengurusan pelopornya termasuklah Pendekatan Klasikal, Pendekatan
Kemanusiaan/Gelagat, Pendekatan Sains Pengurusan/Kuantitatif, dan
Pendekatan Moden/Kontemporari.

6.2 KEMAHIRAN PENGURUSAN

6.2.1 Peringkat pengurusan (a) menjelaskan kepentingan kemahiran dalam pengurusan;
(b) menjelaskan tiga peringkat pengurusan iaitu peringkat bawahan, peringkat

pertengahan, dan peringkat atasan;

6.2.2 Jenis-jenis kemahiran (c) menjelaskan berbagai-bagai jenis kemahiran pengurusan termasuklah
pengurusan konseptual, antara perorangan/kemanusiaan, teknikal, pengurusan masa,
dan pembuatan keputusan; (d) menghubungkaitkan kemahiran pengurusan
dengan peringkat pengurusan

6.3 PERANCANGAN

6.3.1 Jenis-jenis perancangan (a) mentakrifkan maksud perancangan dan menjelaskan kepentingannya;
(b) menjelaskan jenis perancangan mengikut jangka masa, kegunaan, dan
peringkatnya (strategik, taktikal, dan operasi);

6.3.2 Proses perancangan (c) menjelaskan proses perancangan yang meliputi menentukan matlamat dan
objektif, menganalisis persekitaran perniagaan, membentuk alternatif tindakan,
menilai alternatif, dan memilih alternatif tindakan;

6.3.3 Alat-alat perancangan (d) menyediakan analisis pulang modal;
(e) melakarkan carta Gantt;
(f) menjelaskan bajet dan penggunaannya dalam perancangan;
(g) menghitung dan melakarkan Critical Path Method (CPM);

6.3.4 Perancangan strategik (h) menjelaskan unsur-unsur perancangan strategik yang merangkumi visi, misi,
objektif (VMO), strategi dan taktik, dasar/polisi, prosedur, dan standard;

(i) mengaplikasikan analisis kekuatan, kelemahan, ancaman dan peluang
(SWOT).

6.4 PENGorganisasiAN

6.4.1 Reka bentuk organisasi (a) mentakrifkan maksud pengorganisasian dan menjelaskan kepentingannya;
(b) membentuk carta organisasi dan membincangkan rasional penjabatanan

organisasi mengikut fungsi, divisyen (produk, pasaran, dan geografi), dan
matriks;
(c) menjelaskan bentuk-bentuk lain struktur organisasi termasuklah struktur
berdasarkan pasukan, projek, unit perniagaan strategik (SBU), dan organisasi
tanpa sempadan;

6.4.2 Proses (d) menjelaskan proses pengorganisasian yang meliputi
pengorganisasian (i) penentuan objektif;
(ii) pengenalpastian aktiviti;
(iii) pengelasan aktiviti;
(iv) pengelompokan aktiviti, dan;
(v) pengagihan tugas, autoriti, dan tanggungjawab

(e) menjelaskan manual organisasi termasuklah fail meja, manual prosedur
kerja, dan prosedur kualiti;

6.4.3 Konsep (f) membincangkan konsep-konsep pengorganisasian termasuklah autoriti,
pengorganisasian tanggungjawab, akauntabiliti, pemusatan dan pemencaran autoriti,
penugasan, empowermen, autoriti lini dan staf, jangkauan kawalan, dan
rantaian arahan.

6.5.1 Jenis kuasa 6.5 KEPIMPINAN

6.5.2 Jenis-jenis (c) membincangkan jenis-jenis kepimpinan termasuklah transactional,
kepimpinan transformational, karismatik, dan berwawasan (visionary);

6.5.3 Gaya kepimpinan (a) mentakrifkan maksud kepimpinan dan menjelaskan kepentingannya; (b)
menjelaskan jenis-jenis kuasa pemimpin termasuklah kuasa sah, kuasa ganjaran,
6.5.4 Pemimpin dan kuasa desakan, kuasa rujukan, dan kuasa kepakaran;
pengurus
(d) membincangkan gaya kepimpinan autokratik, demokratik, laissez-faire, dan
kontingensi;

(e) membandingkan pemimpin dan pengurus;

6.5.5 Pemimpin formal dan (f) membandingkan pemimpin formal dan tidak formal;
tidak formal

6.5.6 Motivasi (g) menjelaskan teori motivasi Maslow, Herzberg, McGregor, dan McClelland;
(h) membincangkan perkaitan amalan dengan teori-teori motivasi;

6.5.7 Pasukan (i) mentakrifkan maksud pasukan dan menjelaskan kepentingan pasukan;
(j) menjelaskan proses pembentukan pasukan yang meliputi pembentukan
(forming), peributan (storming), penyesuaian (norming), pelaksanaan
(performing), dan penangguhan (adjourning);

6.5.8 Pengurusan stres (k) mentakrifkan maksud stres dan pengurusan stres;
(l) menjelaskan punca-punca stres;
(m) menerangkan kaedah mengurus stres dari aspek individu dan organisasi;
(n) menjelaskan kesan stres kepada individu dan organisasi

6.6 PENGAWALAN

6.6.1 Jenis kawalan (a) mentakrifkan maksud pengawalan dan menjelaskan kepentingannya;
6.6.2 Proses kawalan (b) membincangkan jenis kawalan dalaman (audit dalaman, dasar organisasi, dan

prosedur kerja) dan luaran (audit luar, peraturan, dan undang undang);

(c) menjelaskan proses kawalan iaitu menetapkan standard, mengukur
pencapaian, membandingkan pencapaian dengan standard, dan membuat
langkah pembetulan;

6.6.3 Kaedah kawalan (d) membincangkan kaedah kawalan iaitu awalan, semasa, dan selepas;

6.6.4 Alat-alat kawalan (e) menggunakan alat-alat kawalan termasuk analisis titik pulang modal, bajet,
carta Gantt, dan analisis Teknik Menilai dan Menyemak Program (Programme
Evaluation and Review Technique [PERT]), Cara Laluan Genting (Critical Path
Method [CPM])

6.1 PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN

FUNGSI PENGURUSAN (POLC)

MAKSUD PENGURUSAN 1. Perancangan

• proses sistematik yang melibatkan usaha • proses menetapkan visi, misi, matlamat, strategi dan taktik
merancang, mengorganisasi, memimpin dan dalam sesebuah organisasi.
mengawal sumber organisasi dengan cekap bagi
mencapai matlamat organisasi 2. Pengorganisasian

KEPENTINGAN PENGURUSAN • proses menyusun dan mengagihkan sumber dalam organisasi
secara sistematik supaya matlamat organisasi dapat dicapai.
• penyelarasan sumber
• mengekal dan memotivasi pekerja 3. Kepimpinan
• sumber diguna dengan optimum
• mengelak pembaziran • proses mempengaruhi pekerja supaya menjalankan tugas dengan
baik dan berkesan bagi mencapai matlamat.

4. Pengawalan

• proses memantau dan mengukur prestasi kerja semasa bagi
memastikan segala perancangan dilaksanakan dan mencapai
matlamat.

KONSEP KEBERKESANAN

• melakukan sesuatu kerja yang betul dan tepat/doing the right things
• Contoh: sebuah restoran yang menerima pesanan daripada pelanggan akan menyiapkan pesanan

tersebut seperti yang dipesan oleh pelanggan
• Contoh: syarikat kasut telah menetapkan standard untuk pengeluaran kasut, pekerja Berjaya

mengeluarkan kasut mengikut standard yang ditetapkan syarikat

KONSEP KECEKAPAN

• melakukan kerja dengan betul/doing things right/supaya dapat mengurangkan pembaziran/meminimumkan
kos atau meningkatkan output

• Contoh: sebuah restoran yang menerima pesanan daripada pelanggan dan memastikan pesanan dihantar
tepat pada waktunya.

• Contoh: syarikat kasut menetapkan 10,000 pengeluaran kasut dalam masa sebulan, syarikat berjaya
menghasilkan 10,500 pengeluaran kasut dalam masa sebulan

PERANAN PENGURUS (TEORI MINTZBERG)

1. Antara Perorangan ( Interpersonal )
2. Peranan Bermaklumat ( Informational )
3.Pembuatan Keputusan (Decision Making)

1. Antara Perorangan ( Interpersonal )

i. Sebagai Tunggak / Lambang/Simbol

▪ menjalankan beberapa tugas yang berbentuk simbolik dan menjadi contoh kepada pekerja
▪ contohnya ketua datang ke pejabat pada waktu yang ditetapkan

ii. Sebagai Ketua / Pemimpin

▪ mengarah, menyelaraskan aktiviti serta memotivasikan pekerja agar dapat bekerjasama dengan ketua
▪ contohnya memberi ganjaran kepada pekerja yang mencapai sasaran

iii. Sebagai Penghubung / Pengantara
▪ bertindak sebagai penghubung antara organisasi dengan pihak luar organisasi seperti pelanggan,

pembekal

2. Peranan Bermaklumat ( Informational )

i. Sebagai Pemantau / Pengawas

▪ peka terhadap perubahan persekitaran dalaman dan luaran organisasi serta mampu membuat keputusan
yang berkesan

▪ contohnya membuat keputusan meningkatkan pengeluaran jika berlaku peningkatan permintaan

ii. Sebagai Penyampai / Penyebar

▪ menyampaikan maklumat kepada pekerja bagi melaksanankan tugas yang diberikan
▪ contohnya perancangan daripada pengurusan atasan perlulah disampaikan kepada semua staf

organisasi

iii. Sebagai Jurucakap

▪ menyampaikan maklumat kepada pihak lain di luar organisasi atau pihak berkepentingan mengenai
perancangan organisasi

▪ contohnya pengurus menyampaikan maklumat mengenai prestasi organisasi kepada media massa

3.Pembuatan Keputusan (Decision Making)

i. Sebagai Usahawan / Keusahawanan
▪ pengurus sentiasa berusaha untuk meningkatkan perniagaan melalui idea-idea baharu secara inovatif, kreatif

dan kritis
ii. Sebagai Perunding

▪ pengurus mewakili organisasi untuk berurusan dengan pihak luar atau pihak-pihak berkepentingan
iii. Sebagai Pengagih Sumber / Pembahagi Sumber
▪ sumber organisasi seperti pekerja, wang, bahan mentah, peralatan, mesin akan diagihkan kepada jabatan

tertentu menurut keperluan organisasi, mengikut keutamaan dan kepentingan tugas

iv. Sebagai Penyelesai Masalah / Pengawal Gangguan

▪ pengurus mengambil tindakan yang sewajarnya untuk memberi penyelesaian (mencari jalan) terhadap
sebarang masalah yang dihadapi dalam organisasi

PENDEKATAN PEMIKIRAN PENGURUSAN

1. Pendekatan Klasikal 3. Pendekatan Sains Pengurusan / Kuantitatif

• Teori Pengurusan Saintifik • Teori Sains Pengurusan
• Teori organisasi Klasik • Teori Pengurusan Operasi
• Teori Sistem Pengurusan Maklumat

2. Pendekatan Kemanusiaan / Gelagat 4. Pendekatan Moden / Kontemporari

• Teori Sains Gelagat • Teori Sistem
• Pergerakan Hubungan Kemanusiaan • Teori Kontingensi/Situasi

1. Pendekatan Klasikal

i. Teori Pengurusan Saintifik
▪ Frederick Taylor (pengkhususan kerja), Frank &Lillian Gilbreth (masa pergerakan kerja), Henry Gantt

(penjadualan tugas melalui Carta Gantt)]
ii. Teori organisasi Klasik
▪ Henry Fayol (14 Prinsip Asas Pengurusan), Max Weber (Teori Birokrasi dan Sistem Hierarki)]

2. Pendekatan Kemanusiaan / Gelagat

i. Teori Sains Gelagat
▪ Abraham Maslow (Hierarki Keperluan Maslow), Douglas McGreggor (Teori X danTeori Y)]
ii. Pergerakan Hubungan Kemanusiaan
▪ Menekankan hubungan dan interaksi yang baik antara pengurus dengan pekerja bagi mencapai matlamat

organisasi
▪ Hugo Munsterberg, Mary Parker Follet, Elton Mayo (Kajian Hawthorne)

3. Pendekatan Sains Pengurusan / Kuantitatif

i. Teori Sains Pengurusan
▪Melibatkan penggunaan model dan formula matematik untuk membuat keputusan pengurusan
ii. Teori Pengurusan Operasi
▪Melibatkan penggunaan kaedah statistik dan matematik untuk menjalankan aktiviti pengurusan harian
iii. Teori Sistem Pengurusan Maklumat
▪Melibatkan penggunaan teknologi maklumat atau sistem komputer untuk menguruskan data organisasi dan
meningkatkan kecekapan pengurus dalam membuat keputusan

4. Pendekatan Moden / Kontemporari

i. Teori Sistem
▪Menganggap organisasi sebagai satu sistem yang mengandaikan setiap bahagian dalam organisasi yang
berlainan mempunyai hubungkait antara satu sama lain demi mencapai matlamat bersama
ii. Teori Kontingensi / Situasi
▪Mengikut sistem ini,tiada satu pendekatan yang terbaik yang boleh digunakan untuk semua situasi
▪Pengurusan adalah bergantung pada faktor kontingensi organisasi (faktor dalaman dan faktor luaran)

6.2 KEMAHIRAN PENGURUSAN

• Kebolehan seorang pengurus bertindak dengan cepat dalam proses membuat keputusan

KEPENTINGAN KEMAHIRAN PENGURUSAN

• membolehkan pengurus mengurus dengan cekap dan berkesan
• membolehkan pengurus membuat keputusan dengan tepat
• membolehkan pengurus mengurus sumber manusia dalam organisasi dengan cekap
• berhubung dengan semua pihak secara berkesan
• membolehkan pengurus membuat penyelarasan kerja bagi setiap unit dalam organisasi

PERINGKAT PENGURUSAN

1. Peringkat Pengurusan Atasan

2. Peringkat Pengurusan Pertengahan

3. Peringkat Pengurusan Bawahan

1. Peringkat Pengurusan Atasan

• Menentukan perancangan strategik dan dasar organisasi (visi, misi, objektif, strategi jangka panjang)
• Bertanggungjawab terhadap keseluruhan organisasi
• Contoh: Presiden, Ketua Pegawai Eksekutif, Pengarah

2. Peringkat Pengurusan Pertengahan

• Bertanggungjawab menterjemah visi, misi, strategi daripada pengurus atasan
• Melaksanakan fungsi mengikut penjabatanan masing-masing, menyedia strategi jangka sederhana

organisasi, membuat rancangan taktikal dan menghubungkan pengurusan atasan dan bawahan
• Contoh: Pengurus Cawangan, Pengurus Pemasaran dan lain-lain

3. Peringkat Pengurusan Bawahan

• Bertanggungjawab melaksanakan perancangan dan aktiviti yang ditetapkan
• Menyediakan rancangan operasi dan strategi jangka pendek
• Mengarahkan pekerja bawahan melakukan kerja yang dirancangkan
• Contoh: Penolong Pengurus, Penyelia, Ketua Kumpulan

JENIS KEMAHIRAN PENGURUSAN 1. Kemahiran Konseptual
1. Kemahiran Konseptual
2. Kemahiran Kemanusiaan / Antara Perorangan • Keupayaan pengurus untuk melihat organisasi secara
3. Kemahiran Pengurusan Masa keseluruhannya, visi dan misi, matlamat dan strategi,
4. Kemahiran Pembuatan Keputusan hubungan antara bahagian-bahagian dalam organisasi
dan persekitaran organisasi yang terlibat

• Pengurus melihat perkaitan antara syarikat dengan
persekitaran, seperti pelanggan, pesaing, pembekal,
kerajaan dan sebagainya

• Keupayaan menyelesaikan masalah organisasi,
melihat peluang serta ancaman daripada persekitaran
luaran

5. Kemahiran Teknikal

2. Kemahiran Kemanusiaan / Antara Perorangan

• Keupayaan seseorang pengurus untuk bekerja secara efektif dengan orang lain
• Pengurus bukan sahaja berinteraksi dengan pekerja malah dengan rakan sekerja dan semua pihak yang

berkaitan dalam organisasi
• Contoh: Kemahiran berunding yang baik dengan pembiaya/pihak bank untuk mendapatkan pinjaman

3. Kemahiran Pengurusan Masa

• Merujuk kepada penggunaan masa oleh pengurus secara cekap dan berkesan dalam merancang dan
melaksanakan aktiviti kerja

• Kemahiran bekerja secara berkesan dan mengagihkan tugasan dan kerja secara tersusun dan berjadual
• Contoh: Mengaturkan jadual untuk berjumpa dengan pihak pembekal dan jadual untuk bermesyuarat dengan

pihak atasan atau kakitangan syarikat

4. Kemahiran Pembuatan Keputusan

• Pengurus memahami dan menganalisis masalah, membentuk alternatif-alternatif penyelesaian masalah, dan
memilih alternatif terbaik dalam menyelesaikan masalah tersebut

• Pengurus peringkat atasan terlibat dalam membuat keputusan yang besar berhubung dengan perancangan
strategik organisasi

• Contoh: pengurus harus memilih untuk mengurangkan bilangan kakitangan atau menghentikan
perkhidmatannya dalam mengatasi kemerosotan ekonomi yang dihadapi oleh negara.

5. Kemahiran Teknikal

• Merujuk kepada keupayaan dan kecekapan seseorang pengurus untuk memahami dan menggunakan
teknik, kaedah, sistem, peralatan, dan prosedur tertentu dalam pekerjaan

• Kemahiran ini diperlukan bagi tujuan mengoperasi mesin dan peralatan serta penggunaan prosedur dan
kaedah melakukan kerja dalam organisasi

• Contoh: Mahir dalam Autocad

HUBUNGKAIT KEMAHIRAN PENGURUSAN DENGAN PERINGKAT PENGURUSAN

Jenis Pengurusan Pengurusan Pengurusan
Kemahiran/ Atasan Pertengahan Bawahan
Peringkat
Konseptual Sangat Penting Penting Kurang Penting
Sangat Penting Sangat Penting Penting
Kemanusiaan Sangat Penting Sangat Penting
Sangat Penting
Pengurusan Sangat Penting Penting
Masa Kurang Penting
Kurang Penting Penting
Pembuatan Sangat Penting
Keputusan
Teknikal

6.3 PERANCANGAN

MAKSUD PERANCANGAN

• proses menentukan matlamat dan memutuskan strategi, tindakan yang bersesuaian yang perlu
diambil untuk capai matlamat tertentu

KEPENTINGAN PERANCANGAN

• menetapkan hala tuju organisasi
• menyelaraskan sumber
• menilai prestasi
• panduan membuat keputusan
• kawalan dan tindakan pembetulan

JENIS PERANCANGAN

1. Mengikut Jangkamasa
2. Mengikut Kegunaan
3. Mengikut Peringkat

1. Mengikut Jangkamasa 2. Mengikut Kegunaan

i. Jangka Panjang i. Rancangan Tetap
•3-5 @ 5-10 tahun, Rancangan Strategik, ditetapkan •diguna berulang kali seperti dasar, peraturan,
Pengurusan Atasan prosedur
ii. Jangka Sederhana ii. Rancangan Sekali Guna
•1-3 tahun, Rancangan Taktikal, ditetap Pengurusan •digunakan sekali sahaja dalam tempoh tertentu
Pertengahan seperti belanjawan
iii. Jangka Pendek
•kurang 1 tahun, Rancangan Operasi, ditetap
Pengurusan Bawahan

3. Mengikut Peringkat

i. Rancangan Strategik
•Merupakan rancangan jangka panjang 3-5 @ 5-10 tahun
•Merupakan rancangan menyeluruh dan menetapkan hala tuju organisasi.
•Menyediakan sebagai panduan dalam tindakan
•Dibentuk oleh pengurusan atasan
ii. Rancangan Taktikal
•Merupakan rancangan jangka sederhana 1-3 tahun.
•Menetapkan cara atau langkah untuk mencapai

rancangan strategik
•Menterjemahkan rancangan strategik secara lebih spesifik
•Dibentuk oleh pengurusan pertengahan
iii. Rancangan Operasi
•Merupakan rancangan jangka pendek, kurang 1 tahun
•Lebih memfokus diperingkat operasi dan dinyatakan secara khusus tentang hasil yang perlu dicapai
•Menterjemahkan rancangan taktikal dengan lebih khusus
•Dibentuk oleh pengurusan bawahan

PERBEZAAN PERANCANGAN STRATEGIK, TAKTIKAL DAN OPERASI

ASAS/ STRATEGIK TAKTIKAL OPERASI
DIMENSI
Jangka masa Jangka masa panjang Jangka masa Jangka masa pendek iaitu

Kegunaan iaitu lebih dari 5 tahun sederhana iaitu kurang kurang dari 1 tahun,1

(5 - 10 tahun) atau 3-5 dari 5 tahun. (1-5 bulan atau 3 bulan

tahun tahun) atau 1-3 tahun

Mencapai Mengagih sumber Mengawal operasi harian

objektif menyeluruh kepada aktiviti atau

syarikat iaitu visi dan kegiatan tertentu

misi syarikat.

Peringkat Pengurusan atasan Pengurusan Pengurusan bawahan
pertengahan

Skop dan Bersifat menyeluruh Berbentuk fungsian Memfokus kepada operasi
liputan harian

PROSES PERANCANGAN 1. Menentukan Matlamat Dan Objektif

1. Menentukan Matlamat Dan Objektif • Menetapkan matlamat umum dan menyeluruh
2. Menganalisis Persekitaran Perniagaan • Dijadikan panduan kepada pengurus pertengahan dan
3. Membentuk Alternatif Tindakan
4. Menilai Alternatif bawahan dalam menetapkan strategi unit masing-masing
5. Memilih Alternatif Tindakan
2. Menganalisis Persekitaran Perniagaan

• Mengkaji persekitaran dalaman dan luaran perniagaan
• Membuat ramalan perubahan persekitaran perniagaan

pada masa depan

3. Membentuk Alternatif Tindakan

• Mengenal pasti beberapa alternatif tindakan yang boleh
dilaksanakan bagi mencapai objektif

• Mengkaji kekuatan dan kelemahan perniagaan dan
menganalisis peluang dan ancaman dari persekitaran

4. Menilai Alternatif 5. Memilih Alternatif Tindakan

• Membuat analisis alternatif tindakan dari segi • Memilih alternatif tindakan terbaik yang boleh
kekuatan dan kelemahan, risiko dan keupayaan memberikan kejayaan kepada organisasi
melaksanakannya
• Alternatif yang memberikan banyak impak positif
• Menilai kemugkinan kejayaan untuk setiap kepada organisasi akan dipilih
alternatif yang dipilih

ALAT-ALAT PERANCANGAN

1.Analisis Pulang Modal
2.Bajet
3.Carta Gantt
4.Kaedah Laluan Genting (Critical Path Method- CPM)

1.Analisis Pulang Modal

• Menunjukkan jumlah unit/jualan yang perlu dicapai oleh perniagaan untuk mendapatkan semula modal yang telah

dilaburkan

• Jumlah hasil yang diperolehi sama dengan jumlah kos yang perlu ditanggung oleh perniagaan.

▪ APM: Kos Tetap

Harga Seunit - Kos Berubah Seunit

▪ Jumlah Kos: kos berubah + kos tetap

2.Bajet

• Rancangan terperinci dalam bentuk nilai kewangan yang menunjukkan anggaran peruntukan sumber kewangan untuk
melaksanakan sesuatu projek dalam satu tempoh masa

• Lazimnya digunakan untuk menunjukkan aliran tunai masuk dan keluar berdasarkan aktiviti yang akan dijalankan pada
masa depan

• Kepentingannya dalam perancangan:
i. Mengenal pasti punca perbelanjaan dan punca perolehan.
ii. Memastikan setiap sumber kewangan yang diperoleh dapat membiayai kos aktiviti yang dirancang.

iii. Membantu mengagihkan sumber yang terhad dengan berkesan.

3.Carta Gantt

• Menunjukkan tahap kemajuan dan pencapaian setiap aktiviti berdasarkan tempoh masa yang ditetapka
• Digunakan untuk merancang masa yang diperlukan untuk menyiapkan sesuatu projek dan menggelakkan

kelewatan
• Kerja-kerja dapat dijalankan dengan lebih tersusun mengikut urutan proses sesuatu projek
• Kegunaan dalam perancangan:
▪ untuk menetapkan masa mula kerja dan masa tamat kerja dalam setiap kerja yang dilakukan bagi setiap projek

untuk mengenal pasti kemajuan projek mengikut jadual.
▪ Dapat mengenal pasti urutan proses atau susunan kerja atau aktiviti sesuatu projek supaya kerja kerja tersebut

dijalankan secara tersusun iaitu melakukan langkah demi langkah.
• Kebaikan:
▪ Dapat memastikan urutan aktiviti dapat dijalankan seperti yang dijadualkan.
▪ Dapat membandingkan anggaran masa setiap aktiviti dengan anggaran masa yang sebenarnya.
▪ Kemajuan sesuatu projek dapat dipantau dari mula hingga tamat
▪ Dapat melakukan pengubahsuaian aktiviti dan penggunaan sumber dari bermulanya projek sehingga tamatnya

projek.

4.Kaedah Laluan Genting (Critical Path Method- CPM)

• Merupakan kaedah mengenal pasti aktiviti kritikal melibatkan aktiviti yang tidak boleh dilewatkan
• Jika sesuatu aktiviti mengambil masa terlalu lama akan menyebabkan keseluruhan projek akan

mengalami kelewatan siap.
• Digunakan dalam dan industri pembuatan dan pembinaan untuk memudahkan pihak pengurusan

melihat turutan aktiviti dan jangka masa terpanjang (laluan genting) untuk menyiapkan sesuatu
projek.
• Kepentingannya:
▪ melicinkan perjalanan sesuatu projek
▪ mengenalpasti jangkamasa penyiapan setiap aktiviti dalam sesuatu projek
▪ mengenalpasti aktiviti yang penting dalam sesuatu projek
▪ membantu pengurus elaukan kawalan dari segi kos

PERANCANGAN STRATEGIK

• unsur-unsur pencapaian organisasi dalam jangka panjang
• proses menentukan strategi dan halatuju organisasi
• pengurus membuat keputusan dengan mengira faktor dalaman dan luaran organisasi

TAHAP STRATEGI

• Tahap strategi yang boleh dijalankan oleh organisasi bergantung kepada jumlah keluaran dan
perkhidmatan yang ditawarkan di pasaran.

1. Strategi Korporat

2. Strategi Perniagaan

3. Strategi Fungsian

1.Strategi Korporat

• Merujuk kepada strategi keseluruhan yang memberi hala tuju umum organisasi.
• Dibentuk oleh lembaga pengarah atau pengurusan atasan dengan mengambil kira keseluruhan aktiviti organisasi.
• Dilakukan oleh organisasi yang mempunyai lebih daripada satu jenis perniagaan
• Merupakan rancangan induk organisasi untuk membangunkan perniagaan dalam industri yang berlainan.
• Contohnya, Petronas terlibat dalam industri minyak dan gas, sekarang terlibat dalam industri automotif dan perkapalan.
• Strategi yang boleh digunakan ialah strategi penembusan pasaran, strategi pembangunan pasaran, strategi

pembangunan keluaran, strategi usahasama, strategi penjimatan dan sebagainya.

2.Strategi Perniagaan

• Strategi yang dibentuk oleh syarikat atau unit perniagaan yang boleh meningkatkan kelebihan saingan kepada
perniagaan.

• Strategi ini menekankan kelebihan saingan barangan atau perkhidmatan yang di hasilkan dan akan bersaing dalam
pasaran.

• Setiap produk atau perkhidmatan mempunyai strategi perniagaan yang berbeza-beza antara satu sama lain.
• Strategi yang boleh digunakan sama ada berasaskan kos, pembezaan atau penumpuan.

3.Strategi Fungsian

• Strategi yang dibentuk mengikut fungsi perniagaan untuk merealisasikan strategi perniagaan
• Diwujudkan pada peringkat jabatan atau unit dalam organisasi.
• Setiap jabatan atau unit memerlukan strategi ini supaya dapat menyokong strategi perniagaan yang dijalankan oleh

organisasi.
• Contohnya, jika organisasi melaksanakan strategi kepimpinan kos untuk satu produknya, maka aktiviti di jabatan

pengeluaran, sumber manusia, dan pemasaran akan menekankan kepada usaha pengurangan kos.

UNSUR-UNSUR PERANCANGAN STRATEGIK

1. Misi 5. Prosedur

2. Visi 6. Dasar/Polisi

3. Objektif 7. Standard

4. Strategi dan Taktik

1. Misi

• matlamat jangka panjang yang ingin dicapai
• Satu pernyataan umum yang menerangkan tujuan utama penubuhan organisasi merangkumi falsafah

organisasi perniagaan
• Misi mengandungi tiga matlamat penting iaitu nilai yang ditekankan, bidang perniagaan yang diceburi dan hala

tuju perniagaan
• Contohnya: Misi Proton: Untuk pelanggan Proton berusaha untuk memastikan kepuasan pelanggan dengan

menyediakan produk kereta berkualiti dan perkhidmatan yang lebih cekap dan berkesan berbanding pesaing

2. Visi

• Satu pernyataan yang jelas menunjukkan hala tuju, wawasan dan matlamat yang ingin di capai pada masa
hadapan/ jangka masa panjang.

• Berfokus kepada perancangan strategik
• Contohnya: Visi PROTON menjadi sebuah syarikat kejuruteraan automotif yang berjaya di peringkat global

dan berorientasikan kepuasan pelanggan seterusnya menghasilkan produk dengan harga yang kompetitif dan
inovatif

3. Objektif

• Hasil akhir atau sasaran yang ingin dicapai dalam tempoh masa tertentu.
• Ciri-ciri objektif yang baik dibentuk berdasarkan konsep SMART (spesifik, boleh diukur, boleh dicapai

realistik, jangka masa)
• Objektif perlu selari dengan rancangan strategik, taktikal dan operasi.
• Contohnya: Objektif Proton:

i. Menerajui proses perindustran, pembuatan automotif dalam negara.
ii. Meningkatkan pengetahuan dan penguasaan teknologi dalam industri

4. Strategi dan Taktik

• Strategi - pelan tindakan untuk mencapai objektif jangka panjang
• Merujuk kepada cara yang akan digunakan untuk mencapai misi dan matlamat tertentu
• Satu rancangan yang menyeluruh yang memperihalkan bagaimana sumber diperolehi dan digunakan untuk

mencapai matlamat
• Contohnya: Strategi Proton (produk dan perkhidmatan) Menggunakan strategi penembusan pasaran untuk

meningkatkan syer pasaran organisasi dalam sesebuah kawasan

• Taktik - Satu pelan operasi yang spesifik, menerangkan tindakan yang akan diambil untuk mencapai objektif
tertentu.

• Skopnya lebih khusus, jelas dan berorientasikan tindakan

5. Prosedur

• Langkah khusus atau tatacara yang sistematik yang perlu diikuti dalam melaksanakan tugas.
• Memastikan aktiviti kerja yang dilakukan mengikut cara yang betul.
• Ditulis secara formal dan menjadi rujukan pekerja.

6. Dasar/Polisi

• Pernyataan asas syarikat yang menjadi asas dalam pembuatan keputusan
• Dibentuk berdasarkan matlamat dan strategi umum syarikat dan melibatkan skop yang luas

7. Standard

• Satu ukuran piawai yang ditetapkan bagi memudahkan perbandingan prestasi, dibuat
• Merupakan panduan kepada pihak pengurusan bawahan dalam melaksanakan kerja.

ANALISIS KEKUATAN, KELEMAHAN, ANCAMAN DAN PELUANG(SWOT)

• Kaedah perancangan strategik yang digunakan untuk menilai kekuatan,kelemahan,peluang dan ancaman
yang ada dalam sesebuah organisasi

• Maksud Analisis SWOT : bagaimana dapat digunakan dalam membina perancangan strategik bagi sesebuah
organisasi

1. Kekuatan (Strengths) 2. Kelemahan (Weakness)

3. Peluang (Opportunities) 4. Ancaman (Threats)

1. Kekuatan (Strengths)

• Merujuk kepada persekitaran dalaman/sumber dalam organisasi yang dapat membantu mencapai objektif
organisasi

• Kekuatan yang dimiliki oleh sesebuah organisasi boleh memberikan kelebihan daya saing di pasaran
• Contohnya: Kedudukan kewangan kukuh, kakitangan berkemahiran, penggunaan teknologi/ mesin terkini,

pengurusan cekap.

2. Kelemahan (Weakness)

• Merujuk kepada persekitaran dalaman/sumber dalam organisasi yang dapat menghalang usaha mencapai objektif
organisasi

• Kelemahan dan keterbatasan yang menjadi penghalang utama kecemerlangan organisasi
• Contohnya: Produk kurang kualiti, kekurangan pekerja pakar jenama kurang dikenali, penggunaan teknologi konvensional.

3. Peluang (Opportunities)

• Merujuk kepada persekitaran luaran yang memberi kesan positif untuk mencapai objektif organisasi.
• Peluang yang wujud memberikan ruang untuk berkembang dan bersaing dengan lebih kompetitif di pasaran
• Contohnya: Dasar kerajaan menggalakkan penggunaan teknologi hijau memberi peluang menghasilkan produk mesra

alam
• Pemansuhan GST dapat merendahkan kos bahan mentah.

4. Ancaman (Threats)

• Merujuk kepada persekitaran luaran yang boleh menghalang pelaksanaan strategi untuk mencapai objektif organisasi
• Unsur-unsur negatif dalam persekitaran perniagaan yang membantuntukan perancangan organisasi
• Contohnya: Kemasukan pesaing baru, bencana alam, undang-undang yang tidak mesra peniaga, inovasi produk pesaing.

Kekuatan Perniagaan Kelemahan Perniagaan

Faktor Persekitaran Dalaman S W

Peluang Perniagaan Ancaman Perniagaan

Faktor Persekitaran luaran O T

Tujuan:

1. Mengekal dan menambahbaik segala faktor kekuatan yang ada

2. Mengenalpasti kelemahan-kelemahan perniagaan dan mengambil tindakan untuk

memperbetulkan kelemahan tersebut

3. Meneroka segala peluang bagi melaksanakan strategi organisasi

4. Mengenalpasti segala ancaman perniagaan serta mengambil langkah-langkah yang sesuai

untuk menghadapi dan mengurangkannya

6.4 PENGorganisasiAN

MAKSUD PENGorganisasiAN

• proses penyusunan dan penyelarasan sumber manusia dan sumber fizikal dalam organisasi untuk
mencapai matlamat organisasi

KEPENTINGAN PENGorganisasiAN

• menjelas struktur organisasi dan kedudukan individu dalam organisasi
• pengagihan sumber manusia dan fizikal secara sistematik
• mewujudkan rantaian arahan
• memboleh pekerja mengetahui bidang tugas penyelarasan aktiviti antara bahagian

CARTA organisasi

• gambarajah lini yang menunjukkan struktur jabatan, susunan kerja, hubungan autoriti, rantaian
autoriti dan kedudukan individu dalam organisasi

MAKLUMAT CARTA organisasi Menggambarkan hierarki pengurusan
1 Peringkat Pengurusan organisasi Menunjukkan kedudukan autoriti seseorang ke atas
2 Autoriti Lini
pihak lain
3 Pembahagian Kerja Kerja dikelompokkan mengikut bidang tugas tertentu
4 Rantaian Arahan Menunjukkan aliran arahan daripada pengurusan atasan

5 Jangkauan Kawalan ke pengurusan bawahan
Menunjukkan bilangan pekerja di bawah seliaan

pengurus.

MAKSUD PENJABATANAN organisasi

• pembahagian kerja atau tugas dalam organisasi mengikut bidang pengkhususan masing-masing.
• mengelompokkan manusia dan kerja dalam satu unit kerja

BENTUK organisasi (PENJABATANAN)

1.Penjabatanan organisasi Mengikut Fungsi

2.Penjabatanan organisasi Mengikut Divisyen

3.Penjabatanan organisasi Mengikut Matriks

1.Penjabatanan organisasi Mengikut Fungsi

• Mengelompokkan pekerja yang mempunyai kemahiran yang sama ke dalam fungsi khusus seperti pemasaran,
kewangan, pengeluaran dan sumber manusia

• Penjabatanan mengikut fungsi sesuai di gunakan dalam organisasi kecil dan sederhana dan beroperasi dalam
persekitaran yang stabil.

KEBAIKAN :
▪Menggalakkan pengkhususan kerja dan meningkatkan kemahiran pekerja dalam satu bidang khusus sahaja.
▪Meningkatkan kecekapan dalam melakukan kerja kerana penumpuan satu bidang sahaja.
▪Menggalakkan penyelesaian masalah dengan lebih cekap kerana pekerja lebih mahir dalam bidang mereka.
▪Memberi peluang kepada penyelia dan subordinat berkongsi kemahiran.

KELEMAHAN:
▪Mudah berlaku konflik antara jabatan atau fungsi yang berbeza.
▪Pekerja cenderung memberi keutamaan kepada jabatan masing-masing berbanding dengan organisasi.
▪Pengetahuan pekerja tentang fungsi atau bidang lain tidak dapat dikembangkan.
▪Mengehadkan komunikasi antara jabatan atau fungsi yang berbeza.

CONTOH CARTA organisasi

Pengurus Besar

Pengurus Pengurus Pengurus Sumber
Pemasaran Kewangan Manusia

2. Penjabatanan organisasi Mengikut Divisyen

• Mengelompokkan pekerja berdasarkan kepada jenis produk, kumpulan pelanggan dan kawasan pasaran
yang sama.

• Pekerja akan dikelompokkan dalam satu divisyen dan aktiviti kerja hanya berfokus kepada satu produk atau
kumpulan pelanggan tertentu sahaja.

• Terbahagi kepada :

i. Mengikut Divisyen Produk ii. Mengikut Divisyen Pasaran/Pelanggan iii. Mengikut Geografi

i. Mengikut Divisyen Produk

• Pengelompokkan aktiviti mengikut jabatan atau unit berdasarkan keluaran yang sama
• Jabatan/unit yang dipertanggungjawabkan ke atas sesuatu produk perlu fokus kepada pelanggan dan pasaran

sendiri.
• Lebih sesuai digunakan oleh syarikat besar yang mempunyai pelbagai barisan produk dan berada dalam

pasaran yang sentiasa berubah

KEBAIKAN:
▪Setiap jabatan dapat mengkhusus dalam sesuatu produk yang dihasilkan
▪Memudahkan pihak pengurusan menilai prestasi kerja jabatan dan keluaran
▪ Membolehkan penstrukturan semula dapat dijalankan bersesuaian dengan perubahan produk.
KELEMAHAN:
▪Wujud masalah kawalan dan koordinasi antara bahagian produk.
▪Menanggung kos yang tinggi akibat aktiviti penyelidikan dan pembangunan untuk mengubahsuai produk
mengikut kehendak pasaran
▪Wujud ketidakcekapan dalam pengagihan dan penggunaan sumber.

CONTOH CARTA organisasi

Pengurus Besar

Pengurus Bhg Pengurus Bhg
Pakaian Sukan Peralatan Sukan

Pengurus Pengurus Pengurus Sumber
Pemasaran Kewangan Manusia

ii. Mengikut Divisyen Pasaran/Pelanggan

• Mengelompokkan aktiviti kerja mengikut pelanggan
• Rasional pembetukan penjabatanan ini ialah pelanggan yang berbeza memerlukan perkhidmatan khusus

atau tersendiri
• Urusniaga dengan pelanggan menjadi lebih mudah dan layanan terbaik boleh diberikan.

KEBAIKAN:
▪Melibatkan kos pemasaran yang lebih cekap kerana aktivitinya tertumpu pada jenis-jenis pelanggan tertentu.
▪organisasi dapat menumpukan usaha untuk memenuhi kehendak dan permintaan pelanggan
▪Kawalan lebih mudah kerana tanggungjawab setiap jabatan adalah jelas. Contohnya, khidmat kepada
pelanggan tertentu.
KELEMAHAN:
▪ Wujud pertindihan usaha dalam menguruskan operasi kerana penekanan kepada pengguna dan bukannya
tugas.
▪Melibatkan kos yang tinggi untuk mengupah, melatih dan membangunkan ramai pengurus untuk setiap jenis
pengguna.
▪Banyak peraturan dan dasar yang perlu dibentuk.