Bab 6 : Pengurusan

CONTOH CARTA organisasi
Pengurus Besar

Pengurus Pengurus Pasaran Pengurus Pasaran
Pasaran kerajaan pengguna Perdagangan

iii. Mengikut Geografi

• Pengelompokkan aktiviti atau kerja mengikut lokasi atau wilayah tertentu
• Penggunaan penjabatanan ini memudahkan syarikat memfokus produk mereka mengikut kehendak

pelanggan berbeza dari kawasan berlainan
• Sesuai digunakan oleh syarikat yang beroperasi di pelbagai kawasan, lokasi atau negara.

KEBAIKAN:
▪Pengukuran prestasi mengikut kawasan mudah untuk dilakukan dan tanggung jawab bagi setiap jabatan juga
semakin jelas.
▪ Pengambilan keputusan perlulah cepat kerana organisasi dapat menjadi lebih peka dan sensitif kepada
budaya setempat.
▪Cita rasa pengguna dapat dipenuhi dengan mudah.
▪Pengeluaran dan pemasaran produk dapat disesuaikan mengikut permintaan tempatan.
▪Pengagihan sumber menjadi lebih mudah dan cekap kerana organisasi dapat mengurangkan kos dengan
menempatkan sumber-sumber organisasi berhampiran dengan pelanggan yang disasarkan.
KELEMAHAN:
▪Masalah koordinasi antara cawangan atau lokasi.
▪Masalah pertindihan fungsi antara lokasi, iaitu mempunyai fungsi yang sama di setiap lokasi.
▪Masalah kawalan pusat dan wujud konflik matlamat antara cawangan dengan organisasi.
▪Kos yang tinggi akibat faktor demografi yang berbeza mengikut kawasan.
▪Memerlukan banyak peraturan untuk koordinasi dan memastikan penyeragaman kualiti antara cawangan.

CONTOH CARTA organisasi

Ketua Pegawai Eksekutif

Pengurus Besar Pengurus Besar Pengurus Besar
Asia Barat Asia Timur Asia Tenggara

3.Penjabatanan organisasi Mengikut Matriks

• Merupakan kombinasi penjabatanan mengikut fungsi dan penjabatanan mengikut divisyen
• Pekerja dalam penjabatanan ini dimiliki oleh dua kumpulan formal iaitu pekerja perlu melapor kerja kepada

ketua jabatan fungsi dan ketua projek.
• Ia meningkatkan fleksibiliti dan kerjasama setiap peringkat organisasi.
• Lebih sesuai digunakan oleh syarikat yang beroperasi dalam persaingan sengit dari segi inovasi, teknologi

dan perubahan dalam pasaran
• Sesuai digunakan untuk mengurus projek, program atau aktiviti yang berskala besar secara cekap

KEBAIKAN:
▪Memberi fleksibiliti kepada pengurus dalam memperuntukkan para pekerja kepada pengurusan projek.
▪Menggalakkan kerjasama antara jabatan dalam organisasi.
▪Meningkatkan kemahiran pekerja merentasi fungsi organisasi.
▪Melibatkan penggunaan kepakaran pekerja mahir dengan cekap.
KELEMAHAN:
▪Terlalu banyak masa digunakan untuk mengkoordinasi keputusan.
▪Meningkatkan kekecewaan kerana pekerja menerima arahan daripada dua ketua yang berlainan.
▪Wujud konflik antara pengurus fungsian dan pengurus projek atau program disebabkan perebutan sumber
kepakaran dan keutamaan kerja
▪Pelaksanaan struktur ini melibatkan kos yang tinggi

CONTOH CARTA organisasi

BENTUK-BENTUK LAIN STRUKTUR organisasi

1.Struktur Berdasarkan Pasukan
2.Struktur Berdasarkan Unit Perniagaan Strategik (SBU)

3.Struktur Berdasarkan Projek

4.Struktur Berdasarkan organisasi Tanpa Sempadan

1.Struktur Berdasarkan Pasukan
• Terdiri daripada pasukan kerja berstruktur tetapi tidak mempunyai hierarki atau rantaian arahan
• Struktur yang dibentuk berdasarkan kepercayaan. Matlamat organisasi tidak akan tercapai melainkan kerja

secara berkumpulan bukan secara individu
• Setiap pasukan mempunyai akauntabiliti terhadap syarikat
• Bermatlamat untuk meningkatkan kualiti, produktiviti dan peningkatan prestasi syarikat

2.Struktur Berdasarkan Unit Perniagaan Strategik (SBU)

• SBU mempunyai strategi dan objektif berbeza dengan syarikat induk
• Eksekutif SBU bertanggungjawab melaporkan terus kepada Pegawai Eksekutif syarikat induk
• Penubuhan SBU akan meningkatkan kos kerana ia memerlukan kos pengurusan yang berasingan.

3.Struktur Berdasarkan Projek

• Pekerja diberi projek yang kekal
• Apabila selesai sesuatu projek pekerja tidak kembali ke jabatan masing-masing sebaliknya meneruskan

dengan projek baru
• Dalam setiap pasukan projek, pekerja mempunyai kemahiran yang lengkap untuk menjalankan sesuatu projek

4.Struktur Berdasarkan organisasi Tanpa Sempadan

• Struktur yang menekankan fleksibiliti dan tindak balas yang cepat
• Tidak wujud rantaian arahan, jangkauan kawalan dan pembinaan pasukan
• organisasi akan menggunakan kelebihan yang ada pada seseorang secara optimum

PROSES PENGorganisasiAN / PENJABATANAN

1.Penentuan Objektif

2.Pengenalpastian Aktiviti 1.Penentuan Objektif
3.Pengelasan Aktiviti
4.Pengelompokan Aktiviti • Mengenal pasti matlamat dan objektif setiap
5.Pengagihan Tugas Autoriti Dan Tanggungjawab jabatan

• Dijadikan panduan untuk menyelaraskan aktiviti
organisasi bagi mencapai objektif

• Contohnya; Objektif perniagaan kedai runcit 24 jam
ialah menjana keuntungan, menyediakan suasana
pembelian yang selesa, menawarkan produk pada
harga berpatutan dan menawarkan waktu
urusniaga yang panjang iaitu 24 jam.

2.Pengenalpastian Aktiviti

• Mengenal pasti aktiviti perniagaan yang sesuai dan terperinci bagi mendukung fungsi dan
matlamat jabatan

• Memahami aktiviti tugas yang kritikal.
• Contohnya: Aktiviti kedai runcit 24 jam ialah layanan pelanggan, pengurusan inventori barang

runcit, dekorasi dan keceriaan kedai, kerja-kerja merekod jualan dan penerimaan bayaran dan
susun atur jadual kerja.

3.Pengelasan Aktiviti

• Mengelaskan aktiviti mengikut kemahiran dan kecekapan tertentu
• Pihak pengurusan perlu mengelaskan kakitangan mengikut peringkat dan tanggungjawab

daripada kakitangan atasan hingga ke kakitangan bawahan

4.Pengelompokan Aktiviti

• Mengelompokkan aktiviti kerja mengikut tabii kerja atau fungsi yang sepadan supaya mudah
diuruskan.

• Seterusnya nama unit/jabatan akan diberikan.
• Contohnya: Unit Pengurusan Stok Inventori, Unit Perkhidmatan Pelanggan

5.Pengagihan Tugas Autoriti Dan Tanggungjawab

• Menentukan bilangan pekerja yang diperlukan
• Mengagihkan tugas mengikut keupayaan dan kepakaran masing-masing.
• Melantik ketua unit/ jabatan dan membentuk rantaian arahan. Autoriti dan tanggungjawab

diberikan supaya kerja-kerja dapat dijalankan dengan berkesan
• Contohnya: Pekerja yang mempunyai kemahiran komunikasi diletakkan dibahagian khidmat

pelanggan.

MANUAL organisasi

• dokumen formal yang menjadi panduan umum yang mengandungi dasar dan tatacara dalam aspek pengurusan

1.Fail Meja

• Dokumen rujukan peringkat individu atau jawatan
• Mengandungi carta organisasi yang menunjukkan kedudukan individu, objektif jabatan, senarai tugas dan

tanggungjawab individu, prosedur kerja dan senarai peruntukan kuasa dalam membuat keputusan

2.Manual Prosedur Kerja

• Dokumen rujukan diperingkat jabatan atau unit
• Memberi panduan bagaimana melakukan sesuatu kerja yang terperinci
• Sangat penting sebagai alat kawalan oleh pihak pengurusan demi memastikan keseragaman dalam

melaksanakan aktiviti kerja
• Perkara yang terkandung dalam manual ialah sejarah penubuhan jabatan, matlamat, prosedur kerja, carta

jabatan, senarai pegawai yang bertanggungjawab.

3.Prosedur Kualiti

• Dokumen yang disediakan oleh organisasi sebagai bukti pematuhan standard dan pelaksanaan sistem
kualiti.

• Perlu diamalkan oleh setiap jabatan supaya dapat mencapai kualiti secara keseluruhan dalam organisasi

KONSEP PENGorganisasiAN

1.Autoriti 6.Rantaian Arahan
2.Tanggungjawab 7.Jangkauan Kawalan
3.Akauntabiliti 8.Penugasan
4.Pemusatan Dan Pemencaran Autoriti 9.Empowermen

5.Autoriti Lini Dan Staf

1.Autoriti

• Merupakan kuasa atau hak yang sah pada pengurus bagi membuat keputusan dan membuat arahan
• Pengurus diberi autoriti sebab mereka memerlukan kuasa formal untuk mengarah, mengawal, dan menilai

subordinat
• Autoriti mengalir dari atas ke bawah, di mana kedudukan pengurus di peringkat atas mempunyai autoriti

formal yang lebih besar
• Contoh: Pengurus besar memberi arahan kepada pengurus pertengah untuk melaksanakan tugas

2.Tanggungjawab

• Setiap pengurus berkewajipan untuk melaksanakan tugas yang diserahkan atau diamanahkan
• Pengurus memberi arahan pekerja untuk melakukan tugas
• Contoh: pengurus dengan autoriti yang ada padanya bertanggungjawab memastikan pekerja menjalankan

tanggungjawab mereka dengan sempurna

3.Akauntabiliti

• Merujuk kepada pekerja yang diberikan autoriti dan tanggungjawab -Melaporkan hasil kerja mereka kepada
pihak atasan dan seseorang itu boleh dipersalahkan sekiranya mereka tidak menjalankan tanggungjawab
yang diamanahkan kepada mereka

• Contoh: seseorang pekerja yang diberi tanggungjawab akan secara automatik mempunyai akauntabiliti atau
amanah terhadap hasil tanggungjawab yang diberikan itu

4.Pemusatan Dan Pemencaran Autoriti

• Pemusatan Autoriti merujuk kepada autoriti ditumpukan atau terletak pada peringkat atas organisasi
• Segala keputusan atau arahan hanya datang dari peringkat atasan
• Contoh: Pekerja tidak diberi peluang untuk bersuara dalam sebarang keputusan yang dibuat
• Pemencaran Autoriti merujuk kepada pengagihan autoriti di mana autoriti diturunkan kepada pihak

bawahan dalam hierarki organisasi
• Contoh: kakitangan bawahan diberi peluang untuk membuat keputusan dalam sesuatu isi tertentu. Autoriti

yang diturunkan pengurus atasan atau jabatan kepada pekerja bawahan dalam lingkungan had tertentu
berdasarkan keperluan dan kepakaran individu

KEBAIKAN:
•Mengurangkan beban tugas pengurus atasan. Membolehkan pengurus atasan menumpukan perhatian kepada
tugasan yang lebih utama.
•Menggalakkan pembangunan pekerja dengan menyumbang dalam tugasan dan penyelesaian masalah
•Pekerja boleh didedahkan kepada pelbagai tugasan yang dapat meningkatkan kemahiran pengurusan
KELEMAHAN:
•Pekerja mungkin menyalahgunakan kuasa yang diberi.
•Tidak semua pekerja yang sanggup menerima pemencaran autoriti.
•Pengurus yang menerima tanggungjawab terpaksa menanggung kegagalan sekiranya tugas yang diberi kepada pihak
bawahannya gagal disempurnakan.

5.Autoriti Lini Dan Staf

• Autoriti lini merujuk autoriti formal yang memberikan hak kepada pengurus untuk mengarah dan mengawal kerja
subordinat

• Garisan hitam lurus dalam carta organisasi yang menyambung pihak atas hierarki organisasi dengan pihak di bawah
mereka menggambarkan autoriti lini. la menunjukkan hubungan ketua dengan subordinat

• Pengurus yang memegang autoriti lini sebagai pengurus lini. Pengurus lini bertanggungjawab menyumbang secara
terus kepada pencapaian matlamat organisasi

• Contoh: Autoriti di bahagian sumber manusia. Pengurus yang memegang autoriti ini berhak dalam
melakukan aktiviti-aktiviti seperti mengambil pekerja, memecat pekerja, menilai prestasi pekerja, dan
memberi ganjaran kepada pekerja di bawah seliaan mereka.

• Autoriti staf merujuk kepada pengurus yang mempunyai kepakaran untuk menasihat dan membantu
pengurus lini dan pengurus lain dalam organisasi

• Autoriti staf menyediakan pengkhususan kepakaran tetapi tidak secara terus menyumbang kerja mereka
bagi mencapai matlamat organisasi

• Garisan putus-putus yang menunjukkan hubungan secara tidak langsung
• Contoh: Pengurus staf adalah seperti juruaudit syarikat, pegawai undang-undang syarikat yang terlibat

dalam menasihati kewangan syarikat, perundangan, dan keperluan dan peraturan pekerja

6.Rantaian Arahan

• Aliran arahan dari pengurus atasan kepada pengurus pertengahan, penyelia dan seterusnya pekerja
• Garisan menegak dalam carta organisasi yang menyambung setiap jabatan atau posisi pekerja menunjukkan

rantaian arahan
• Arahan bermula dari pengurus atasan kepada pengurus bawahan hinggalah kepada pekerja di posisi bawah carta

organisasi
• la membentuk rantaian garisan menegak yang menggambarkan arah autoriti dan aliran komunikasi
• Rantaian arahan juga menerangkan konsep uniti arahan iaitu subordinat hanya perlu mendapat arahan dari

seorang ketua

7.Jangkauan Kawalan

• Menunjukkan bilangan pekerja yang melaporkan kerjanya secara terus kepada seorang pengurus
• Terbahagi kepada dua iaitu jangkauan kawalan sempit dan jangkauan kawalan luas

Jangkauan kawalan lebar atau luas
- merujuk kepada keadaan seorang ketua atau pengurus mengawal bilangan pekerja yang ramai.
Faktor yang mempengaruhi penggunaan:
▪Pengurus berkeupayaan menyelia dan berpengalaman
▪Subordinat terlatih dan mahir.
▪Kerja yong rutin dan standard.

Kebaikan:
▪Pengurus dapat membuat penugasan kerja.
▪Subordinat berasa bebas kerana kurang penyeliaan.
▪Pengurus boleh membuat tugas lain yang lebih penting dan perlukan penumpuan.
Kelemahan:
▪Sukar menyelia ramai subordinat pada satu-satu masa.
▪Pengurus kurang berinteraksi dengan subordinat.
▪Pengurus sukar memahami masalah pekerja.

Jangkauan kawalan sempit
- merujuk kepada keadaan seorang ketua atau pengurus mengawal bilangan pekerja yang sedikit
Faktor yang mempengaruhi penggunaan;
▪Pengurus tidak berpengalaman dan tidak mohir.
▪Subordinat tidak terlatih dan tidak mahir.
▪Jenis kerja agok kompleks dan berubah-ubah.

Kebaikan:
▪Pengurus dapat mengawal subordinat dengan mudah.
▪Pengurus mudah memahami masalah subordinat.
▪Penyeliaan subordinat lebih mudah.
Kelemahan:
•Terdapat banyak tingkat hierarki pengurusan.
•Aliran komunikasi dari atas ke bawah adalah lambat.
•Pengurus banyak terlibat dalam kerja-kerja atau tugas subordinat.

8.Penugasan

• Merujuk kepada proses penyerahan tanggungjawab dan autoriti kepada subordinat untuk melaksanakan tugas
tertentu

• Contoh: pegawai atasan yang akan pergi bercuti perlu menyerahkan tugas kepada subordinat dalam membuat
keputusan

Panduan kepada pengurus untuk menjalankan penugasan autoriti yang efektif
i. Pilih pekerja yang sesuai untuk diberikan penugasan autoriti.
ii. Mengenalpasti tugas-tugas yang terlibat dalam penugasan autoriti.
iii. Membentuk objektif dan standard kerja yang dipersetujui bersama.
Kebaikan:
▪ Meningkatkan motivasi dan kepuasan kerja kepada pekerja.
▪ Meningkatkan penglibatan dan pengalaman baharu.
▪ Menjimatkan masa pengurus, membolehkan pengurus membuat tugasan yang lebih penting.
Kelemahan:
▪ Subordinat menyalahgunakan autoriti yang diberi.
▪ Subordinat kurang sesuai kerana tiada kebolehan atau pengalaman mengendalikan tugas yang diberi.
▪ Masalah dalam mengawal kemajuan sesuatu kerja atau tugas.

9.Empowermen

• Merujuk kepada pemberian kuasa, autoriti dan tanggungjawab, kepada subordinat untuk
membuat keputusan dalam melaksanakan tugas

• Ia juga bermaksud penurunan kuasa yang terkawal
• Contoh: Pengurusan atasan beri kuasa kepada pegawai bawahan menguruskan bajet dan

kewangan di jabatannya dengan garis panduan yang tertentu
• Kebaikan:
▪ dapat meningkatkan kualiti serta produktiviti dan dapat mengurangkan kos
▪ menggalakkan inovasi dan kreativiti dalam kalangan staf
▪ dapat meningkatkan motivasi dan kesungguhan serta kepuasan dalam melakukan kerja

6.5 KEPIMPINAN

MAKSUD KEPIMPINAN

• proses atau kemampuan seseorang ketua mempengaruhi pengikutnya untuk menjalankan sesuatu aktiviti kerja
bagi mencapai matlamat organisasi

KEPENTINGAN KEPIMPINAN

• Membentuk misi dan halatuju organisasi
• Mempengaruhi dan memotivasi pekerja dengan berkesan
• Menjadi contoh dan teladan yang baik kepada pekerja
• Mempunyai autoriti untuk mengarah dan membuat keputusan

CIRI-CIRI PEMIMPIN 1.Kemampuan dan kebijaksanaan 6.Keyakinan diri
2.Latarbelakang sosial 7.Kejujuran dan berintegriti
3.Kreatif 8.Bersifat terbuka
4.inovatif 9.Berkarisma
5.Personaliti 10.Berpandangan jauh atau berwawasan

1. Kuasa Sah 2.Kuasa Ganjaran JENIS-JENIS KUASA 5.Kuasa Kepakaran
3.Kuasa Desakan 4.Kuasa Rujukan

1. Kuasa Sah

• kuasa daripada perlantikan rasmi/autoriti formal
• Kuasa yang diperoleh oleh seseorang disebabkan oleh jawatan yang sah disandangnya atau

kedudukan yang formal dalam organisasi
• Merujuk kepada keupayaan seseorang untuk mempengaruhi gelagat orang lain disebabkan oleh

hak-hak formal yang terhasil daripada jawatan seseorang dalam organisasi.
• Seseorang pengurus berdasarkan kedudukan formalnya boleh mengarah dan mengawal pekerja

agar mereka bertanggungjawab dalam melakukan kerja.
• Kuasa ini terus dimiliki sehinggalah seseorang itu meninggalkan organisasi atau diberikan jawatan

lain.
• Contohnya, Ketua pegawai eksekutif mempunyai kuasa sah terhadap semua pekerja atau staf

dalam organisasi kerana mempunyai kuasa sah tertinggi.

2.Kuasa Ganjaran

• Kuasa untuk menawarkan/memberikan ganjaran sama ada dalam bentuk wang atau bukan wang kepada pekerja
bagi mempengaruhi produktiviti organisasi atau mendatangkan kebaikan kepada organisasi.

• Sekiranya ganjaran yang diberikan tinggi atau memuaskan hati pekerja, maka pekerja akan bekerja dengan
bersungguh-sungguh dan produktiviti organisasi meningkat.

• Contohnya, pengurus boleh memberikan ganjaran kepada pekerja yang mempunyai produktiviti yang tinggi
sebagai motivasi seperti memberikan bonus, kenaikan pangkat, hak istimewa atau tawaran jawatan penting

3.Kuasa Desakan

• Kuasa untuk mengenakan tindakan yang negatif kepada pekerja yang tidak mematuhi kehendak organisasi.
• Pekerja akan bekerja bersungguh-sungguh dan meningkatkan produktiviti supaya mereka tidak dikenakan

tindakan negatif.
• Tindakan bersifat negatif dalam mengawal pekerja melaksanakan arahan yang diberikan seperti desakan dalam

bentuk penurunan pangkat, pemecatan, pemotongan gaji dan lain lain boleh merangsang untuk pekerja
mematuhi arahan organisasi
• Contohnya, pengurus mengugut untuk mengambil tindakan tatatertib pekerja ingkar arahan

4.Kuasa Rujukan

• Kebolehan seseorang pemimpin untuk mempengaruhi pekerja melalui ciri-ciri peribadi perlakuan atau karisma
yang ada padanya dan boleh dicontohi oleh para pekerja.

• Memiliki daya penarik yang memaparkan keyakinan terhadap apa yang hendak dicapai serta dan disukai serta
disanjungi oleh pengikut atu pekerja

• Pengikut atau pekerja sanggup mengikut arahannya disebabkan hormat, suka dan ingin cuba mencontohinya.
• Contohnya pemimpin menjadi ‘role model’ kepada pekerjanya

5.Kuasa Kepakaran

• Kuasa yang diperoleh kerana pengetahuan dan kemahiran dalam bidang-bidang tertentu yang dimilikinya.
• Kuasa ini dipelopori oleh orang-orang yang berkemahiran dan berpengetahuan dalam bidang bidang seperti

teknikal, pengurusan, pencarian sumber dan sebagainya.
• Contohnya, akauntan kanan boleh menggunakan kemahiran dan kepakaran serta pengalaman yang ada

padanya untuk mempengaruhi tindak tanduk perjalanan sesebuah organisasi

JENIS-JENIS KEPIMPINAN

1.Kepimpinan Transactional 2.Kepimpinan Transformational

3.Kepimpinan Karismatik 4.Kepimpinan Berwawasan (Visionary)

1.Kepimpinan Transactional 2.Kepimpinan Transformational

• pemimpin yang memberi arahan tentang apa yang • pemimpin yang berkeupayaan mempengaruhi
perlu dilakukan oleh subordinat untuk mencapai pekerja dalam melakukan perubahan yang
matlamat organisasi drastik dalam sesebuah organisasi

• pemimpin jenis ini akan memberi ganjaran kepada • pemimpin yang melakukan perubahan terhadap
pekerjanya yang mematuhi arahan dan hukuman pelbagai aspek seperti pemikiran, sikap pekerja,
kepada pekerja yang gagal mematuhi arahan visi, misi dan sebaginya bagi mencapai
matlamat organisasi
• pemimpin menentukan tindakan atau tugasan
pekerjanya untuk mencapai matlamat organisasi

3.Kepimpinan Karismatik 4.Kepimpinan Berwawasan (Visionary)

• kebolehan seorang pemimpin mempunyai kelebihan • kebolehan seorang pemimpin yang mampu
tersendiri dalam mempengaruhi, mendorong dan membayangkan masa depan yang realistik, positif
mengarah pekerja untuk melakukan sesuatu tugas dan munasabah bagi mencorakkan setiap
bagi mencapai matlamat organisasi matlamat yang ingin dicapai oleh organisasi

• pemimpin yang mempunyai kebolehan dalam • pemimpin ini mampu membawa perubahan yang
memberi motivasi kepada pekerja untuk positif kepada organisasi pada masa hadapan dan
melaksanakan tugas bagi mencapai kejayaan juga mampu mempengaruhi pekerja untuk
melebihi matlamat yang disasarkan. melaksanakan tugas dengan berkesan bagi
mencapai matlamat.

PERBEZAAN JENIS KEPIMPINAN KARISMATIK DENGAN KEPIMPINAN BERWAWASAN

DIMENSI KARISMATIK BERWAWASAN
autoriti. paksaan, ganjaran, rujukan
Sifat/Ciri personaliti • shared vision
• memptivasikan pekerja dan berupaya
Cara • mewujudkan keyakinan pengikut menentukan halatuju organisasi

• personal vision berterusan/mampan

• merupakan pemimpin yang mampu

mewujudkan imej yang positif

Kesan keberadaan pemimpin

MAKSUD GAYA KEPIMPINAN

• kaedah yang digunakan oleh seorang pemimpin untuk mempengaruhi pekerjanya bagi mencapai matlamat
organisasi

GAYA KEPIMPINAN

1.Gaya Kepimpinan Autokratik 3. Gaya Kepimpinan Laissez-Faire

2. Gaya Kepimpinan Demokratik 4. Gaya Kepimpinan Kontigensi

1.Gaya Kepimpinan Autokratik 2. Gaya Kepimpinan Demokratik

• segala aktiviti pembuatan keputusan yang dibuat oleh ketua • pengurus memberi peluang kepada pekerja dalam membuat
sahaja tanpa bertanya kepada orang lain keputusan bersama tetapi keputusan akhirnya adalah terletak
ditangan pengurus
• pengurus menggunakan kuasa sepenuhnya untuk membuat
keputusan tanpa melibatkan orang lain • pengurusan bekerjasama dengan pekerja untuk membuat
sesuatu keputusan dengan cara berbincang dan mendengar
• gaya kepimpinan yang tegas, patuh kepada peraturan dan idea-idea yang dikemukakan.
kurang memberi kebebasan kepada pekerja
4. Gaya Kepimpinan Kontigensi
3. Gaya Kepimpinan Laissez-Faire
• kaedah kepimpinan yang digunakan oleh pemimpin mengikut
• pemimpin memberi kuasa sepenuhnya kepada pekerja untuk situasi atau keadaan persekitaran tertentu
membuat keputusan dan melaksanakan kerja bagi mencapai
matlamat organisasi • seorang pemimpin perlu memahami situasi atau keadaan
persekitaran terlebih dahulu sebelum menggunakan gaya
• pemimpin memberi kuasa berdasarkan garis panduan yang kepimpinan tertentu
diberi
• contohnya: pengurus menggunakan gaya kepimpinan
• gaya ini sesuai diamalkan oleh pekerja profesional seperti autokratik untuk menangani pekerja yang bermasalah dan
peguam, akauntan, pensyarah dan sebagainya dalam masa yang sama menggunakan gaya kepimpinan
demokratik apabila memerlukan pandangan daripada pekerja
• kuasa yang diberikan kepada pekerja oleh pengurus ada untuk menambahbaik prestasi syarikat
hadnya iaitu setakat bidang kepakarannya sahaja

PEMIMPIN VS PENGURUS

1.Pemimpin
•pihak yang menggunakan kuasa formal dan tidak formal dalam mempengaruhi pekerja
•Terdiri daripada pengurus atasan, pertengahan, bawahan
2. Pengurus
•pihak yang menggunakan kuasa formal untuk merancang, melaksana dan mengawal aktivivti yang ditetapkan
untuk mencapai matlamat organisasi

1.Jurulatih @Mentor PERANAN PEMIMPIN
2.Pembimbing @fasilitator
3.Pendorong 5.Perunding
4.Penyelesai masalah 6.Jurucakap
7.Sahabat
8.Ketua

PERBANDINGAN PEMIMPIN DAN PENGURUS

Dimensi Pemimpin Pengurus

Halatuju membentuk halatuju @visi membentuk perancangan dan

organisasi belanjawan

Tugas menyusun atur pekerja melaksanakan fungsi pengorganisasian

kearah pencapaian dan penstafan

matlamat

Peranan memberi inspirasi dan melakukan aktiviti pengawalan dan

memotivasikan pekerja penyelesaian masalah

Autoriti memiliki kuasa dari sumber memdapat kuasa dari sumber posisi

peribadi atau jawatan

Tanggungjawab menekankan hubungan menekankan persiapan tugas kerana ia

interpersonal yang baik menjadi tanggungjawab pengurus

dengan pengikut

Tahap pembuatan penyelesaian masalah yang penyelesaian masalah melibatkan

keputusan lebih menekankan konflik masalah pengurusan dan kerumitan

pekerja dan menangani pekerjaan dalam organisasi

perubahan dalam organisasi

PERBEZAAN PEMIMPIN FORMAL DENGAN PEMIMPIN TIDAK FORMAL

Aspek Pemimpin formal Pemimpin tidak formal
Pelantikan
dilantik melalui saluran organisasi Dipilih melalui persetujuan ramai ahli yang
Jawatan
mengikut syarat tertentu terlibat

- jawatan diiktiraf melalui pelantikan jawatan tidak diiktiraf dan tidak rasmi dalam

- dilantik secara rasmi organisasi iaitu berdasarkan persetujuan ahli

Aktiviti bersifat kekal bersifat sementara
bertaggungjawab kepada kumpulan berdasarkan
Tanggungjawab akauntabiliti kepada mencapai
matlamat kumpulan
matlamat organisasi kuasa yang diperoleh melalui pengaruh sendiri

Autoriti/Kuasa kuasa sah melalui jawatan rasmi dan kebolehan yang ada, iaitu kuasa rujukan dan

yang disandang atau kedudukan kepakaran
kuasa yang diberi oleh kumpulan tertentu dan
formal dalam organisasi
terikat kepada perundangan dan peraturan
Bidang kuasa mengikut perundangan organisasi
organisasi
Contoh Pengurus Besar Ketua Keselamatan Tempat Kerja

MAKSUD MOTIVASI KEPENTINGAN MOTIVASI

• dorongan dalaman yang wujud dalam 1.menyatukan usaha ahli kepada satu arah
diri seseorang untuk berusaha 2.mengekalkan pekerja
bersungguh-sungguh untuk mencapai 3.mengurangkan kadar ponteng kerja
sesuatu matlamat 4.mengurangkan kadar lantik henti pekerja

JENIS GANJARAN

1.Ganjaran Ekstrinsik
•ganjaran dari luar yang boleh mewujudkan motivasi seperti gaji, upah, kenaikan pangkat
2.Ganjaran Instrinsik
•kepuasan yang didapati oleh individu dalam proses melakukan aktiviti kerja

TEORI MOTIVASI

1. Teori Motivasi Maslow 3. Teori Motivasi Mcgregor
2. Teori Motivasi Herzberg 4. Teori Motivasi McClelland

1. Teori Motivasi Maslow

• manusia mempuyai 5 keperluan yang perlu dipenuhi iaitu keperluan fisiologi, keperluan keselamatan,
keperluan sosial, keperluan penghargaan dan keperluan hasrat diri

Hierarki Keperluan Maslow

i.Keperluan Fisiologi

ii.Keperluan Keselamatan

iii.Keperluan Sosial
iv.Keperluan Penghargaan

v.Keperluan Pencapaian Hasrat Diri

i.Keperluan Fisiologi iv.Keperluan Penghargaan

• keperluan asas manusia untuk terus hidup • keperluan untuk mendapat pengiktirafan,status dan
• contoh:gaji dan upah yang diperoleh oleh pekerja mampu perhatian atas usaha yang dilaksanakan

memenuhi keperluan asas seperti membeli • contohnya:pengurus menghargai pekerja yang
makanan,minuman,pakaian dan sebagainya cemerlang dengan memberikan bonus,kenaikan
pangkat
ii.Keperluan Keselamatan
v.Keperluan Pencapaian Hasrat Diri
• keperluan mengelak diri daripada perkara yang boleh
mendtgkan kecedariaan @kehilangan nyawa dan boleh • keperluan manusia untuk memajukan diri dan
menjejaskan masa depan manusia dan pekerja memperoleh kejayaan dengan menggunakan
segala usaha dan membangunkan potensi diri
• contoh:pengurus perlu memastikan persekitaran tempat
kerja yang selesa,selamat dan ceria • contohnya:pengurus menyediakan kemudahan
@peluang untuk pekerjanya menyambung
iii.Keperluan Sosial pelajaran bagi meningkatkan tahap pengetahuan
mereka
• keinginan manusia diterima dalam masyarakat tertentu
seperti kasih sayang,kepunyaan,persahabatan dan
sebagainya

• contohnya: penganjuran Hari Keluarga,Majlis Makan Malam

RAJAH HIERARKI MASLOW

2. Teori Motivasi Herzberg

• Herzberg berpendapat bahawa terdapat 2 set faktor yang mempengaruhi gelagat pekerja iaitu:

i.Faktor Kesihatan (Penjagaan atau Hygiene) ii.Faktor Motivasi (Dorongan)

• faktor luaran kerja (ekstrinsik) iaitu persekitaran kerja • faktor dalaman kerja (intrinsik iaitu faktor yang
yang selesa, menarik dan sebagainya menjadi faktor berkaitan dengan bidang pekerja yang boleh
kepuasan kerja kepada pekerja meningkatkan dan merangsang kepuasan dan
motivasi pekerja
• contohnya: pekerja menerima gaji yang berpatutan,
keselesaan tempat kerja • pekerja yang cemerlang diberi kenaikan pangkat
boleh terdorong melakukan kerja dengan lebih
• jika faktor ini tidak dipenuhi, maka aka nada rasa baik
ketidakpuasan dalam kalangan pekerja dan boleh
menjejaskan daya pengeluaran • jika faktor ini tidak dipenuhi, maka akan ada rasa
ketidakpuasan dalam kalangan pekerja dan boleh
menjejaskan daya pengeluaran

3. Teori Motivasi Mcgregor

• memperkenalkan teori motivasi yang berkaitan ciri-ciri pekerja yang berbeza dari segi nilai, sikap dan
personalti

• perbezaan ini akan menimbulkan perlakuan @ gelagat pekerja yang berbeza antara satu sama lain
• andaian pekerja ada 2 iaitu:

i. Teori X ii. Teori Y

• pekerja yang memiliki motivasi yang • pekerja yang memiliki motivasi yang
rendah(negatif) tinggi(positif)

• iaitu malas, tidak suka bekerja, sikap tidak • iaitu minat terhadap kerja, sentiasa berusaha
ingin mengambil tahu, perlu dipaksa dan mencapai matlamat organisasi, sentiasa
lain-lain menunjukkan produktiviti kerja yang tinggi, tidak
perlu dipaksa
• pengurus perlu menggunakan gaya
Kepimpinan Autokratik • perlu perlu menggunakan gaya Kepimpinan
Demokratik

4. Teori Motivasi McClelland
• menekankan kepada 3 jenis pencapaian yang ingin dicapai oleh individu iaitu:

i.Keperluan kepada prestasi
• keinginan melakukan sesuatu yang sukar dalam mencapai matlamat yang ditetapkan
ii.Keperluan kepada perhubungan
• keinginan individu untuk kekal dan diterima dalam sesuatu kumpulan
iii.Keperluan kepada kuasa

• keinginan individu untuk mempengaruhi, mengawal dan menguasai pihak lain dalam organisasi

MAKSUD PASUKAN

• gabungan yang terdiri daripada dua atau lebih ahli yang boleh bekerjasama dalam sesuatu kumpulan untuk
mencapai matlamat bersama

• setiap ahli mempunyai pelbagai kemahiran dan memainkan peranan masing-masingsecara bekerjasama

KEPENTINGAN PASUKAN CIRI PASUKAN KERJA FORMAL

• Menghasilkan Kerja Yang Berkualiti • dibentuk secara rasmi oleh pengurus
• Mewujudkan Konsep Kerjasama • mempunyai tanggungjawab untuk
• Memudahkan Penyelarasan
• Meningkatkan Produktiviti melaksanakan tugasan yang ditetapkan
• Wujdkan Pembangunan Modal Insan • aktiviti pasukan berfungsi hanya semasa

waktu kerja

CIRI PASUKAN KERJA TIDAK FORMAL

• dibentuk secara tidak rasmi oleh pekerja sendiri
• diwujudkan untuk memenuhi keperluan sosial ahli
• aktiviti pasukan berfungsi semasa dan selepas waktu bekerja

PROSES PEMBENTUKAN PASUKAN 1.Pembentukan (Forming)

1.Pembentukan (Forming) • merupakan peringkat pengenalan penerimaan sesama
2.Peributan (Storming) ahli dalam kumpulan
3.Penyesuaian (Norming)
4.Pelaksanaan (Performing) • setiap ahli mengenalpasti dan mempelajari perlakuan
5.Penangguhan (Adjourning) yang diterima oleh ahli pasukan

• berlaku ketidakpastian mengenai matlamat, kuasa dan
perhubungan dalam kumpulan

• perlu beri keutamaan kepada program orientasi dan
penyesuaian diri

2.Peributan (Storming)

• wujud pertelingkahan dan persaingan sesama ahli pasukan yang boleh menjejaskan semangat kerjasama
pasukan

• wujud permasalahan siapa ketua, peranan yang dimainkan, tugas yang perlu dilaksanana
• konflik ini berlaku apabila terdapat ahli pasukan yang enggan toleransi

3.Penyesuaian (Norming)

• wujud suasana harmoni apabila semua ahli boleh bekerjasama dan berfungsi sebagai satu pasukan
• perhubungan sesama ahli menjadi normal dan sihat apabila sikap positif dipamerkan
• kesannya pekerja atau ahli dapat meningkatkan mutu, kualiti kerja

4.Pelaksanaan (Performing)

• apabila semua ahli mencapai peringkat harmoni, pasukan akan bertindak sebagai satu unit dan setiap ahli akan
menyokong antara satu sama lain

• setiap ahli komited memainkan peranan dan menjalankan tugas masing-masing

5.Penangguhan (Adjourning)

• sebuah pasukan yang bersifat jangka pendek akan terbubar apabila matlamat dicapai
• bagi pasukan yang bersifat jangka panjang akan terus beroperasi dan setiap ahli memainkan peranan masing-

masing untuk tugasan

PENGURUSAN STRES

MAKSUD STRES MAKSUD PENGURUSAN STRES

• tindakbalas fizikal dan psikologi yang berlaku apabila • tindakan seseorang untuk menangani stress atau
seseorang individu gagal memenuhi sesuatu tuntutan tekanan yang wujud pada individu atau pekerja di
terhadap diri dalam j/masa yang singkat. dalam sesebuah organisasi

LANGKAH DALAM PENGURUSAN STRES 1.Faktor Persekitaran Luaran
1.Mengenalpasti Punca Stres
2.Mengenalpasti Tahap Stres • Situasi ekonomi tidak stabil
3.Memberi Latihan Untuk Mengatasi Stres • Situasi politik tidak menentu
4.Memilih Teknik Yang Sesuai Untuk Mengurus Stres • Faktor sosiobudaya
• Faktor keluarga/saudara mara
PUNCA-PUNCA STRES • Perubahan teknologi
1.Faktor Persekitaran Luaran • Hubungan personal
• Masalah kewangan
2.Faktor Organisasi

3.Faktor Pekerjaan

4.Faktor Individu

2.Faktor Organisasi 3.Faktor Pekerjaan

• Struktur organisasi yang kabur • Konflik peranan
• Pengamalan dasar, prosedur dan peraturan yang ketat • Kekaburan peranan
• Gaya pengurusan • Keperluan kerja/tugas
• Kitaran hayat organisasi • Gangguan seksual
• Bebanan tugas
4.Faktor Individu • Kekurangan sokongan social
• Kepimpinan organisasi
• Personaliti
• Keperluan
• Pengalaman
• Keupayaan

KAEDAH MENGURUS STRES KESAN STRESS

1.Aspek Individu 1.Kesan Kepada Individu

• Mengamalkan tabiat menyelesaikan masalah • Penurunan Tahap Kesihatan
• Mengurus masa dengan berkesan • Perubahan Tingkahlaku
• Sentiasa bersukan dan senaman • Perubahan Sikap
• Amalan pemakanan seimbang • Penurunan Prestasi

2.Aspek Organisasi 2.Kesan Kepada Organisasi

• Mewujud iklim organisasi yang baik • Kadar Keganasan Meningkat
• Program kaunseling • Produktiviti Pekerja Merosot
• Program sokongan keluarga • Peningkatan Kes Disiplin
• Program pengurusan stres • Kadar Lantik Henti Tinggi

6.6 PENGAWALAN

MAKSUD PENGAWALAN

• proses membanding prestasi organisasi sebenar dengan standard dan mengambil tindakan pembetulan
agar matlamat organisasi dapat dicapai dengan berkesan.

KEPENTINGAN PENGAWALAN MAKSUD JENIS KAWALAN

• Sebagai Garis Panduan • merupakan bentuk-bentuk kawalan yang boleh digunakan
• Mengelak Penyelewengan oleh pengurus untuk mengawal aktiviti organisasi
• Memastikan Kelancaran Aktiviti
• Mengoptimumkan Pengeluaran
• Kenalpasti Kesilapan

JENIS KAWALAN DALAMAN JENIS KAWALAN LUARAN

1.Audit Dalaman 1.Audit Luaran

• proses pengauditan yang dilakukan oleh juruaudit • proses pengauditan yang dilakukan oleh juruaudit
dalam organisasi untuk kegunaan dalam professional yang dibayar perkhidmatannya oleh
organisasi organisasi

2.Dasar Organisasi 2.Peraturan

• garis panduan yang digunakan oleh sekumpulan • set undang-undang kecil yang terdapat dalam
pekerja dalam organisasi untuk melaksanakan organisasi bertujuan untuk keharmonian,
aktiviti organisasi secara sistematik ketenteraman dan memastikan kelancaran aktiviti
yang dirancang
3.Prosedur Kerja
3.Undang-Undang
• merupakan tatacara atau protokol yang perlu
dipatuhi oleh pekerja dalam membuat sesuatu • peraturan yang termaktub yang ditetapkan oleh
aktiviti sekumpulan masyarakat untuk mengawal kelakuan
ahli-ahli atau anggota dalam masyarakat tersebut

PROSES KAWALAN 1. Menetapkan standard

1. Menetapkan standard • Merujuk kepada tahap prestasi yang diharapkan untuk sesuatu
matlamat mengikut piawaian yang ditetapkan.
2. Mengukur pencapaian
• Standard boleh jadi dalam standard input atau standard output.
3. Membandingkan Standard input merujuk kepada prestasi kerja individu manakala
pencapaian dengan standard standard output merujuk kepada standard kualiti, kuantiti, kos atau
masa.
4. Membuat langkah
pembetulan • Standard yang baik harus jelas, spesifik, boleh diukur, dapat
dicapai, mudah difahami dan berkait rapat dengan objektif
organisasi.

• Penting bagi memberikan gambaran jelas tentang hasil kerja atau
prestasi yang perlu dicapai dalam tempoh masa yang ditetapkan.

• Selain itu, memudahkan penilaian dan komunikasi antara pengurus
dengan pekerja.

• Contohnya, Syarikat ACE merancang untuk menjual 1 juta produk
setahun dan dijual dengan harga RM 10 seunit. Syarikat berharap
untuk mendapat hasil sebanyak RM 10 juta.

2. Mengukur pencapaian

• Mengukur pencapaian prestasi sebenar pelaksanaan perancangan menggunakan kaedah kuantitatif.
• Melibatkan proses memantau dan mengukur hasil pencapaian semasa untuk memastikan sama ada seluruh

aktiviti berjalan mengikut standard yang telah ditetapkan.
• Tahap pencapaian perlu diukur secara berkala dan berterusan.
• Contohnya, hasil jualan Syarikat ACE mencapai RM 8 juta iaitu RM 2 juta dibawah sasaran yang hendak

dicapai.

3. Membandingkan pencapaian dengan standard

• Langkah ini mengukur keberkesanan kawalan yang diambil iaitu dengan membandingkan prestasi sebenar
yang telah diukur dengan standard yang telah dirancang.

• Menentukan sama ada terdapat sebarang penyimpangan antara hasil kerja sebenar dengan standard yang
ditetapkan.

• Contohnya, syarikat ACE gagal mencapai sasaran jualan sebanyak RM 10 juta, berkurang RM 2 juta, pihak
pengurusan perlu mencari sebab untuk tindakan pembetulan dengan menyediakan alternatif penyelesaian
masalah untuk operasi tahun hadapan.